CRONOGRAMA DE ENTREGA DEL TRABAJO FINAL

ASOCIACION EDUCATIVA ICADI PERU E.I.R.L. INSTITUTO DE CAPACITACIN ASESORAMIENTO Y DESARROLLO INTEGRAL DEL PERU
RUC: 20525835864

Etapa I: 1. Nombre del Proyecto

Sistema para Conferencias

Creador: Qualit Corporation
2. Integrantes del Proyecto: Grupo Qualit Corporation

-PAZ CORREA, Darwin -MAURICIO GARRIDO, Mario -CALLE ARRIETA, Luis 3. Lenguaje a utilizar para el desarrollo de proyecto. -Visual Basic 6.0

ETAPA II: EMPRESAS ESTUDIADA

MARCO HISTORICO DE LA EMPRESA RAZON SOCIAL:

INSTITUTO DE CAPACITACION, ASESORAMIENTO Y DESARROLLO INTEGRAL DEL PERU

ICADI PERU E.I.R.L.

UBICACIN: La empresa tiene su sede nacional en Jr. Tambogrande Mz. S Lt. 21 Urb. Santa Ana Piura con telfono 073-675018. GIRO DEL NEGOCIO: ICADI PERU es la Empresa de derecho privado, encargada de promover la educacin y Capacitacin de todo el sector pblico y privado con actividades de ndole profesional sean as como seminarios, conferencias, congresos y cursos. Con la representacin del Gerente General y Coordinadores Zonales, negocia, celebra y supervisa los eventos en materia Educativa y Capacitadora, as como los Convenios de Evaluacin Tcnica. Asimismo, comercializa, a travs de terceros y bajo los principios del libre mercado, la certificacin necesaria para hacer prueba que una persona ha sido capacitada en un tema del inters de una institucin. Acta de acuerdo a los objetivos, polticas y estrategias que aprueba el Ministerio de Educacin. DESCRIPCION DEL AREA DE ESTUDIO DESCRIPCIN DE REA: El rea estudiada para elaborar el proyecto es el rea de COORDINACION EN SEDES y SECRETARIA GENERAL ya que son en estas reas donde se trabajan los informes diariamente de: ingresos, egresos, total de personas inscritas para eventos y sobre los certificados entregados a cada institucin ya sea privada o pblica. Es en esta rea donde se tratara de facilitar la labor con la creacin del software.

1. Fundamentacin.
DEFINICION DEL PROBLEMA: No se tiene especificado ningn tipo de control de la administracin, adems est se lleva solo por el buen parecer del coordinador, sin llevar a cabo una buena planeacin, para poder trazar mejores estrategias y planes de control.

Adems no se lleva un registro de los temas que mas tiene acogida en el sector laboral, lo cual origina una incertidumbre muy grande, ya que no se sabe especficamente, cual o cuales son los temas de ms inters, mermando muchas veces as, las ganancias. A pesar de realizar los informes despus de un pequeo inventario, estas no se registran o controlan, no se piensa que es lo que hace falta, omitiendo muchas veces informacin importante o errndola a su vez, cosa que podran afectar a la institucin. El control absoluto de la informacin de trabajo diario esta en poder del coordinador y solo l lo procesa, utilizando mtodos pocos fiables como son los clculos de cuentas en simples hojas, modificacin de datos de clientes con corrector daando as diariamente la nica fuente de datos que tiene. FORMULACION DEL PROBLEMA PROBLEMA PRINCIPAL: PROBLEMAS DETECTADOS: 2. 1.Falta de planeacin y control de las estrategias. No se lleva un control de la cantidad de clientes que asisten a los seminarios realizados. 3.No se conoce la cartera de clientes. 4.No cuentan con una base de datos de clientes ya que siempre se borran. 5.Falta de orden de la informacin de la clientela. 6.Malos informes y consultas por falta de un buen registro. Distintas formas de llevar los informes por parte de todas las sucursales de la institucin. Se esta utilizando excesivamente las hojas Bond como mtodo de registro de datos, informes diarios. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN JUSTIFICACIN: La necesidad de plantear la evaluacin de los procesos en los Departamentos de SECRETARIA Y COORDINACION incidir en la optimizacin de los mismos, ya que mediante su anlisis se podrn establecer los lineamientos a seguir en cuanto a Descripcin de Informes y Movimientos de Clientes, requeridos para el logro de los objetivos del Departamento, en beneficio de la Institucin Educativa IPCE y a su Plan Estratgico de Negocio, esto con el fin de que esta empresa pueda continuar siendo una de las compaas pioneras en su ramo. Las grandes empresas en la actualidad se hacen ms competitivas dentro de su rama y cada vez adoptan ms estrategias a fin de garantizar el xito. Estas organizaciones estn adoptando herramientas de optimizacin, basadas en las nuevos enfoques gerenciales (gestin estratgica y modelos de medicin de gestin, en las Teoras de Calidad y de Gestin del Servicio, a fin de alcanzar el xito a corto, mediano y largo plazo con el propsito de establecerse metas que permitan el alcance de los Planes Estratgicos del Negocio, enfocados al cumplimiento de la Visin , Misin, Valores etc., elementos que conjugados comprometen tanto a empleados como gerentes a la identificacin con la

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organizacin, a travs de un sentimiento de compromiso para alcanzar los objetivos de la misma. IMPORTANCIA: Por lo tanto, esta investigacin es importante porque generar beneficios expresados en la optimizacin de los procesos en los Departamentos de SECRETARIA Y COORDINACION, mediante el seguimiento y evaluacin de los procedimientos aplicados para la consecucin de los objetivos, a fin de mejorar la calidad, el control de la gestin, la satisfaccin y la respuesta a los clientes internos en forma oportuna y eficiente para el beneficio de toda la empresa y mantener un nivel de satisfaccin y equilibrio interno. Esta investigacin esta generando la aplicacin de un nuevo mtodo tecnolgico para generar una forma de trabajo mas practica y confiable dentro del rea donde se llevan a cabo toda la recaudacin de dinero y de informacin en particular y de las Administrativas en general.

2. Objetivos del Proyecto

OBJETIVO GENERAL: Desarrollar Anlisis, Diseo e Implementacin de un Sistema de Gestin para la empresa ICADI PERU que ayude a satisfacer las necesidades y resuelva la problemtica que existe en la empresa, atreves de un completo anlisis de todo lo que involucra la forma de laborar en dicha empresa. As aportar a que la informacin que se brinde sea ms fiable y rpida. El objetivo general de este sistema ser facilitar el proceso de la informacin diariamente reduciendo la aplicacin innecesaria de mtodos poco solventes. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Facilitar la elaboracin de informes ya sean diarios, semanales o mensuales segn lo requiera la empresa. Crear formularios que exijan la informacin exacta y sin replicas se podr laborar sin temor a una falla. El acceso a este software solo ser para la persona que administre diariamente los datos, para que no pueda ser daada y falseada la informacin almacenada. Usando la seguridad al momento de accesar al sistema. Segn sea el caso los distintos informes que producir este software sern los adecuados para un mejor planeamiento de estrategias. Reducir el costo de trabajo que produce la compra de demasiadas hojas que al final terminan dificultando el trabajo. Llevar un orden mas apropiado de toda la informacin que se maneja en la institucin. Gracias a la estructura de los formularios y a su fcil entendimiento se solucionar problemas como los de errores ortogrficos, la dificultad por encontrar el registro de una persona ya sea cliente, ponente o usuario.

 La contabilidad ser ms difcil de llevar gracias a los mtodos que se utilizan en el sistema de ingreso y egreso de dinero. 3. Estado de situacin de la Empresa No se tiene especificado ningn tipo de control de la administracin, adems est se lleva solo por el buen parecer del coordinador, sin llevar a cabo una buena planeacin, para poder trazar mejores estrategias y planes de control. Adems no se lleva un registro de los temas que mas tiene acogida en el sector laboral, lo cual origina una incertidumbre muy grande, ya que no se sabe especficamente, cual o cuales son los temas de ms inters, mermando muchas veces as, las ganancias. A pesar de realizar los informes despus de un pequeo inventario, estas no se registran o controlan, no se piensa que es lo que hace falta, omitiendo muchas veces informacin importante o errndola a su vez, cosa que podran afectar a la institucin. El control absoluto de la informacin de trabajo diario esta en poder del coordinador y solo l lo procesa, utilizando mtodos pocos fiables como son los clculos de cuentas en simples hojas, modificacin de datos de clientes con corrector daando as diariamente la nica fuente de datos que tiene. SITUACION REAL DE LA EMPRESA PROBLEMAS DETECTADOS: 1. Falta de planeacin y control de las estrategias. 2. No se lleva un control de la cantidad de clientes que asisten a los seminarios realizados. 3. No se conoce la cartera de clientes. 4. No cuentan con una base de datos de clientes ya que siempre se borran. 5. Falta de orden de la informacin de la clientela. 6. Malos informes y consultas por falta de un buen registro. 7. Distintas formas de llevar los informes por parte de todas las sucursales de la institucin. 8. Se esta utilizando excesivamente las hojas bond como mtodo de registro de datos, informes diarios. 9. Los empleados no tienen un acceso a toda la informacin de informes de su labor. 10. Los equipos de cmputo no son explotados en su totalidad. 11. El mantenimiento de dichos equipos se dan despus de mucho tiempo. 12. El software encontrado en las PCs no es original, por lo tanto no cuenta con

4. Metodologa.
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Ya que el modelo o metodologa de procesos es un conjunto estructurado de actividades y resultados asociados requeridos para desarrollar un sistema de software hemos optado por seleccionar el tipo Modelo o Metodologa de Cascada:

Fortalezas La ventaja de este mtodo radica en su sencillez ya que sigue los pasos intuitivos necesarios a la hora de desarrollar el software. Oportunidades Bajo riesgo para desarrollos bien comprendidos utilizando tecnologa conocida. El modelo que hemos elegido es muy conveniente ya que sigue una rutina que se nos hace muy fcil de seguir, paso a paso realizamos los puntos que nos sugiere ese modelo: 1.- Requerimientos: Antes de empezar con el proyecto tenemos que tener en cuenta todo lo que necesitaremos para su elaboracin, ya que sin estos elementos no llevaremos a cabo el proyecto con facilidad. 2.- Anlisis: Luego de tener todo lo necesario comenzaremos con el anlisis del problema existente en la empresa para ubicar los puntos donde se encuentra la problemtica de la institucin. 6

3.- Diseo: conociendo ya los requerimientos de la empresa, en esta etapa comenzaremos a modelar el diseo de los datos, las entradas y salidas. 4.- Implementacin: Teniendo ya el diseo el cliente lo revisara y vera en el las aplicaciones que estn aun defectuosas para el y basado en ello implementaremos los detalles que faltan. 5.- Post Entrega y Retiro: Cuando ya estn todas las implementaciones realizadas se continuara a la post entrega del sistema que significa que ya se le entregara por completo y terminado el sistema al cliente para su uso. Tengamos en cuenta que en cada paso que demos tendremos 2 acciones muy importantes que son el desarrollo paso a paso y el mantenimiento del sistema para que no nos genere un costo por dems luego de entregado el sistema.

5. Instrumentos de recoleccin de informacin.

5.1 TECNICAS: Las tcnicas que se utilizan como recoleccin de informacin son: Tcnica de la Observacin Tcnica de la Entrevista Tcnica del Cuestionario de Auto aplicacin Tcnica de los Test Tcnica de los Diagramas Sociomtricos Tcnica de Las Escalas Tcnica de las Diferenciales Semnticas

Las tcnicas que utilizaremos en nuestra recoleccin de datos para la elaboracin del sistema son: a) Tcnica de la Observacin: Utilizaremos esta tcnica porque a travs de nuestro sentido de la observar es donde primero captamos la realidad de lo que nos rodea para luego organizarla intelectualmente Esta tcnica nos da una ventaja porque los hechos son percibidos directamente, sin ninguna clase de intermediacin, colocndonos ante la situacin estudiada tal como se da naturalmente Es que el uso de nuestros sentidos, que permanentemente empleamos, es una fuente inagotable de datos que, tanto para la actividad cientfica como para la vida prctica, resulta de primordial valor. b) Tcnica de la Entrevista:

Tambin Utilizaremos esta tcnica porque es una forma especifica de interaccin social. Nos situaremos frente al investigado y le formularemos preguntas, a partir de cuyas respuestas surgirn los datos de nuestro inters. Es aqu donde estableceremos un dialogo, pero un dialogo peculiar, asimtrico, donde una de las partes sea nosotros; buscamos recoger informacin y la persona entrevistada se nos presenta como fuente de estas informaciones. La ventaja que tendremos con esta tcnica reside en que son los mismos actores laborales quienes nos proporcionan los datos relativos a sus conductas, opiniones, deseos, actitudes, expectativas, etc., cosas que por su misma naturaleza es casi imposible observar desde fuera.. Nadie mejor que la misma persona involucrada para hablarnos acerca de todo aquello que piensa y siente, de lo que ha experimentado. 5.2 INSTRUMENTOS: Para realizar el sistema utilizaremos los siguientes instrumentos:
Instrumento Hardware Descripcin Este sistema requiere de la compra de por lo menos una computadora con los siguientes requerimientos mnimos: PC Pentium III 500 MHz 512 MB RAM 20 MB libres en disco duro Resolucin 800 x 600 pxeles (a mas para tener una buena interfase grafica Cualquier sistema operativo

Como se observa, los requerimientos de hardware no son elevados Software Los programas a utilizar son: Visual Basic 6.0, SQL Server, Microsoft Access, Microsoft Word, Microsoft Power Point, Erwin, Rational Rose 2000 Esto resulta muy econmico porque no se hace necesario incurrir en gastos de demasiado software. La portabilidad de este sistema es excelente porque va a funcionar en cualquier computadora que tenga un rendimiento aceptable.

6. Implementacin de la evaluacin.

Haciendo un Anlisis profundo sobre el software desarrollado, la empresa no tiene un tipo de control de la administracin de sus clientes, la empresa tiene un pequeo inventario las cuales no ayuda mucho a la empresa. El control absoluto de la informacin de trabajo diario esta en poder del coordinador y solo l lo procesa, utilizando mtodos pocos fiables como son los clculos de cuentas en simples hojas, modificacin de datos de clientes con corrector daando as diariamente la nica fuente de datos que tiene. Pero con el software que vamos a desarrollar, ayudar a la empresa a tener un mejor control de la empresa, ya que contar con una Base de Datos en la cual es fiable, dndole as datos reales y precisos. Haciendo un Anlisis profundo la empresa llegara a recuperar su DINERO en 6 meses, ya que obtendr clientes, ya que no tendr casi ningn inconveniente, y la calidad de su informacin ser mejor.

7. Sustentabilidad del Proyecto.

Aqu vamos a detallar los recursos que vamos a Utiliza en el Software que vamos hacer para el desarrollo de la empresa. Con este Proyecto que tendr la empresa obtendr una BASE DE DATOS EN SQL SERVER, mejorando la calidad de la informacin de la empresa, nos ayudara a Generar REPORTES y as tendremos un mejor manejo de la EMPRESA.

Hardware
Este sistema requiere la compra de por lo menos una computadora con los siguientes requerimientos mnimos: PC Pentium III 500 MHz 512 MB RAM 20 MB libres en disco duro Resolucin 800 x 600 pxeles (a mas para tener una buena interfase grafica Cualquier sistema operativo

Como se observa, los requerimientos de hardware no son elevados

Software
Los programas a utilizar son: Visual Basic 6.0, SQL Server,

Microsoft Access, Microsoft Word, Microsoft Power Point, Erwin, Rational Rose 2000

Esto resulta muy econmico porque no se hace necesario incurrir en gastos de demasiado software. La portabilidad de este sistema es excelente porque va a funcionar en cualquier computadora que tenga un rendimiento aceptable MATERIAL Hojas A4 (100 %) _______________________ S/ 5.00 Lapiceros (100%) _______________________ S/ 1.50 Pasajes (100 %) _________________________ S/ 50.00 CDS (100 %) ___________________________ S/ 10.00 Pago a desarrolladores (100%) _____________ S/ 6 600.00 Tarjeta (100%) ________________________ S/ 20.00 Impresiones (100%) ______________________ S/ 15.00 Copias (100%) __________________________ S/ 7.50

TOTAL: S/ 6 710.00

8. Anexos
8.1 Recopilacin de Informacin:
8.1.1 ENTREVISTAS CON USUARIOS Y JEFES:
I ENCUESTA Encuestado: Henry More Martnez Cargo: Coordinador Zonal Piura; jefe del departamento de Coordinacin Piura Encuestador: Calle Arrieta, Luis

Fecha: 11 de Mayo 2009 1-De qu trata su empresa?

Hora: 10:30am

La empresa se dedica a realizar seminarios, congresos y curso mensualmente dirigido a todo el sector pblico y privado en las provincias de Piura, Paita, Sullana, Sechura y Tambogrande. 2-Cmo est organizada la empresa? IPCE esta organizada por el Gerente General, los Sub Gerentes, la secretaria general, los coordinadores zonales y las promotoras.

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3-Con cuntos empleados cuenta? Aqu en Piura cuento con 3 empleadas que son las promotoras. 4-Qu necesita que haga el sistema? Necesito que me facilite la administracin de informacin de todo lo que se hace diariamente en la empresa, tal sea el caso de ingresar nueva informacin, la bsqueda de algn dato que desee, que lleve la contabilidad de los fondos de la empresa, que me brinde informes generales segn el requerimiento que le pida. 5-Cmo se organiza con respecto a los informes?, Tiene algn registro de los mismos?, Le gustara tenerlo? Con respecto a los informes, los trabajo diariamente en simples hojas para luego pasarlas a Word y envirselos a mi jefe por e-mail. Los informes del dinero ingresado y egresado los escribo en un cuaderno hoja por hoja. Los informes del control de las promotoras los registro en un cuadro de Excel. No tengo ningn registro de los informes y si me gustara tenerlo. 6-Cuenta con ms de una sucursal?, Le gustara tener ms en un futuro? IPCE cuenta con 10 sucursales y si me gustara que tuviera mas. 7-Vende algn tipo de productos? No, no vendemos ningn producto, solo ofrecemos nuestros servicios de capacitacin la cual es respaldada a travs de un certificado que otorgamos al finalizar cada seminario. 8-Tiene clientes habituales?, Qu registros tiene de stos?, De qu manera tiene el registro? Si, tenemos muchos clientes habituales y los registros que tenemos de ellos son sus fichas de inscripcin. Las tenemos agrupadas en una caja y por tipo de seminario que se realiza. 9-Tiene un registro de clientes de reservas?, Cmo funciona? No, no tenemos una reserva de los registros de los clientes. 10-Quines usaran el sistema? Pues el sistema lo usaran las coordinadoras, la secretaria general, el gerente general y yo por supuesto.

II ENCUESTA

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Encuestado: Henry More Martnez Cargo: Coordinador Zonal Piura; jefe del departamento de Coordinacin Piura Encuestador: Paz Correa Darwin

Fecha: 13 de Mayo 2009 1-Cmo organiza los gastos mensuales de la empresa?

Hora: 9:00am

Pues en un cuaderno donde anoto lo que ingresa y egresa diariamente. 2-Le gustara tener algn tipo de estadsticas? gastos mensuales, clientes habituales, etc.? Si me gustara tener estadsticas de gastos mensuales, clientes y de los eventos de realizamos. 3-Cules son los materiales de trabajo?, Cmo estn registrados? Los materiales de trabajo son las fichas de inscripcin, los volantes y afiches donde anunciamos nuestros eventos, los recibos, boletas, facturas, los certificados y oficios que enviamos a las instituciones invitndolas a participar en un seminario. No estn registrados de ninguna forma. 4-Cmo y cundo realiza los seminarios? Los realizamos haciendo una anticipada publicidad a travs de volantes y afiches, lo principal es que las promotoras visiten las oficinas de cada cliente en su respectivo centro de trabajo. Los seminarios los realizamos mensualmente o cada vez que una institucin nos contrate para capacitarlos en sentido privado. 5-Cmo es el cobro a los clientes?, Hay diferencia de precio entre clientes habituales y no habituales? El cliente siempre pone una fecha de pago y nosotros lo visitamos a su oficina el da que el elige. Si hay diferencia de precios, ya que los clientes habituales se han acostumbrado a un precio y los nuevos estn dispuestos a pagar el monto que le exigimos. 6-Maneja cuenta corriente con los clientes? IPCE tiene una cuenta corriente para facilitar el pago de los clientes que se encuentren alejados de la Oficina central. 7-Cuenta con algn tipo de maquinaria? Pues los escritorios y equipos de cmputo son la nica maquinaria que tenemos

8-Para que usa las computadoras? 12

Las uso para realizar los oficios, para enviar los informes a mi jefe, llevar el control de las promotoras, imprimir los nombres de las personas en los certificados. 9-Algo ms que quiera aportar y no hayamos tratado? Bueno me gustara que el sistema tuviera muy buen diseo, ya que as trabajara con ms solvencia y facilidad.
III ENCUESTA Encuestado: Francesca Pedrera Quezada Cargo: Promotora Encuestador: More Martnez Henry

Fecha: 18 de Mayo 2009 1-Qu informacin te gustara obtener del sistema?

Hora: 11:45am

Pues me gustara que me brinde la informacin con respecto a mi trabajo, ya sea la cantidad de clientes que inscribo, los certificados que entrego y lo principal que me muestre el total de pago que me corresponde. 2-Y cual es tu forma de trabajo? Pues mi trabajo consiste en ir de oficina en oficina de diferentes instituciones para tratar de inscribir la mayor cantidad de clientes posibles para luego realizar la cobranza correspondiente. 3-Llevas algn registro de tu trabajo? Pues no lo llevo, a veces ya ni se cuanto me toca de pago. 4-Algo ms que quiera aportar y no hayamos tratado? Pues lo conveniente para nosotras las promotoras es que el sistemas nos muestre estadsticamente nuestro desempeo mensualmente para as poder ver en que puntos tenemos deficiencias para mejorarlas. 8.1.2 RECOLECCIN DE INFORMACIN: La Informacin que se nos brindo fueron los siguientes documentos: *Boletas *Facturas *recibos * Fichas de Inscripcin de todos los clientes *Carnets de trabajadores *Control de firmas de certificados *Lista de participantes *Lista de las Instituciones pblicas y privadas con las que trabajan *Organigrama de la empresa

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8.1.3 VISITA A INSTALACIONES: Se vivito la empresa en las siguientes fechas y horas: 11 de Junio 2009 12 de Junio 2009 13 de Junio 2009 18 de Junio 2009 19 de Junio 2009 (para entrevista) (para entrevista) (para entrevista) (para verificar la forma de trabajo) (para verificar la forma de trabajo) 10.30am 9.00am 11:45am 9.00am 1.00pm

8.2 Seleccin del Modelo de Procesos:

Modelo de cascada. Modelo de incremental. Modelo de procesos. Modelo en espiral. Modelo de desarrollo concurrente. Modelo basado en componentes. Modelo iterativo.

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8.3 Elaboracin de los Diagramas Orientados a Objetos: CASOS DE USO

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 DIAGRAMA DE CLASES

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 DIAGRAMA DE ESTADOS

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Universidad Nacional de Piura

Escuela Tecnolgica Superior

SISTEMA PARA CONFERENCIAS

Qualit

Corporation

Universidad Nacional de Piura

Escuela Tecnolgica Superior

ACTIVIDADES

SISTEMA PARA CONFERENCIAS

Qualit

Corporation

Universidad Nacional de Piura

Escuela Tecnolgica Superior

SISTEMA PARA CONFERENCIAS

Qualit

Corporation

Universidad Nacional de Piura

Escuela Tecnolgica Superior

DIAGRAMA DE SECUENCIA

SISTEMA PARA CONFERENCIAS

Qualit

Corporation

Universidad Nacional de Piura

Escuela Tecnolgica Superior

DIAGRAMA DE COLABORACION

SISTEMA PARA CONFERENCIAS

Qualit

Corporation

Universidad Nacional de Piura

Escuela Tecnolgica Superior

DIAGRAMA DE DISTRIBUCION

9. Webgrafia Bibliografa
http://es.wikipedia.org/wiki/Modelado_de_procesos http://www.oficinatreball.net/socweb//export/sites/default/scoweb_es/ciutadans/orientacio _feina/entrevista/index.html http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/comadmva/t24.htm http://tesisymas.blogspot.com/2007/12/ejemplo-de-justificacion-de-la.html http://www.monografias.com/trabajos16/recoleccion-datos/recoleccion-datos.shtml

SISTEMA PARA CONFERENCIAS

Qualit

Corporation