Ciclo contable

2.1. Nociones fundamentales

Al comienzo del ejercicio contable, la empresa cuenta con un determinado patrimonio. Durante el ejercicio, conforme vaya realizando operaciones, ste se ver alterado, al tiempo que se irn generando unos resultados al desarrollar su actividad productiva. Al cierre del ejercicio, dada la incidencia del resultado en el patrimonio empresarial, deber proceder a calcularlo. Posteriormente, podr presentar las cuentas anuales. Este proceso se podra resumir del siguiente modo:

Patrimonio inicial

-->

Operaciones efectuada

-->

Clculo del resultado

-->

Cuentas anuales: Balance situacin. de

Cuenta de prdidas y ganancias. Memoria.

En el proceso o ciclo contable se distinguen las siguientes fases o etapas: 1. Balance de situacin inicial. 2. Apertura de la contabilidad. 3. Registro de las operaciones del ejercicio. 4. Periodificacin. 5. Ajustes previos a la determinacin del beneficio o prdida generado en el ejercicio. 6. Balance de comprobacin de sumas y saldos. 7. Clculo del resultado. 8. Cierre de la contabilidad. 9. Cuentas anuales. 10. Distribucin del resultado.

Para facilitar la comprensin de cmo se lleva a cabo el ciclo contable, se va a desarrollar un ejemplo muy sencillo, que se ir resolviendo conforme se vayan explicando cada uno de los eslabones de este proceso.

EJEMPLO 5 A 1 de enero de X0, la empresa ELENA, dedicada a la fabricacin y comercializacin de chaquetones y abrigos de piel, cuenta con el siguiente patrimonio:

Locales 100.000 u.m. Nave 10.000 u.m. Chaquetones y abrigos 10.000 u.m. Mquinas 20.000 u.m. Dinero 10.000 u.m. Deudas con entidades de crdito 50.000 u.m. Capital 100.000 u.m.

Durante el ejercicio X0 realiza las siguientes operaciones: a. En enero vende los abrigos y chaquetones que tena en sus almacenes, por importe de 50.000 u.m. En el momento de la venta, cobra 20.000 u.m., el resto lo cobrar en marzo. b. En abril compra cuero y otras pieles a la empresa TAITA. El coste de esta adquisicin asciende a 15.000 u.m., que pagar en mayo. c. En junio devuelve 10.000 u.m. de una deuda contrada con una entidad financiera. d. En julio compra una mquina por 50.000 u.m. En esa fecha abona 10.000 u.m. y se compromete a satisfacer 1.000 u.m. en los siguientes meses. e. Durante el ao abona sueldos y salarios por un importe de 10.000 u.m. y energa elctrica por 2.000 u.m. Se pide:

Realizar el ciclo contable correspondiente al ejercicio X0 de la empresa ELENA.

2.2. Balance de situacin inicial

Al comienzo del ejercicio, la empresa dispondr de cierto patrimonio, que aparecer plasmado contablemente en un balance de situacin. ste ser exactamente igual al que se obtuvo al cierre del ejercicio anterior.

SOLUCIN A 1 de enero de X0, la empresa ELENA presentar el siguiente balance de situacin expresado en u.m.

Activo Locales 100.000 Nave 10.000 Chaquet. y abrigos 10.000 Mquinas 20.000 Dinero 10.000 Total 150.000

Pasivo Deudas con entidades de crdito 50.000 Capital 100.000 Total 150.000

2.3. Apertura de la contabilidad

Tanto en el Diario como en el Mayor se registrarn los elementos con los que cuenta la empresa en un primer momento. Es importante darse cuenta de que las cuentas que figuren en el activo del balance constituirn los empleos y las que aparezcan en el pasivo los recursos. Este criterio es vlido en cualquier caso, salvo que las cuentas que luzcan en el activo o en el pasivo lo hagan con signo negativo, como sucede con algunas cuentas (se ver en captulos posteriores); en estas ocasiones el razonamiento es el opuesto al indicado.

SOLUCIN En el Diario el asiento de apertura se registrar: 1 de enero

Concepto Locales Nave Chaquetones y abrigos Mquinas Dinero Deudas con entidades de crdito Capital

Debe 100.000 10.000 10.000 20.000 10.000

Haber

50.000 100.000

Tambin en el Mayor se efectuarn los correspondientes registros, pero, por razones de operatividad, se vern al explicar el balance de comprobacin de sumas y saldos.

2.4. Registro de las operaciones del ejercicio

Se realizar del modo expuesto en el epgrafe 1.4. Registro contable de este captulo. En este sentido, cabe sealar que los incrementos de activo normalmente constituirn empleos (Debe), mientras que las disminuciones de valor de activo representarn recursos (Haber). Este hecho tiene incidencia en los movimientos de las cuentas de activo, como se plasma a continuacin:

Debe

Cuentas de activo

Haber

Incrementos (A)

activo

Disminuciones de activo (A)

De modo anlogo, los incrementos de pasivo y neto generalmente constituirn recursos (y, por tanto, se anotarn en el Haber) y las disminuciones representarn em-pleos (Debe). Esta realidad puede expresarse esquemticamente mediante cuentas de pasivo y neto, respectivamente, de la siguiente manera:

Debe Disminuciones pasivo (P) de

Cuentas de pasivo

Haber Saldo inicial Incrementos de pasivo (P)

Debe Disminuciones neto (N) de

Cuentas de neto

Haber Saldo inicial Incrementos de neto (N)

Explicadas estas nociones, nos hallamos en condiciones de proseguir con nuestro ejemplo, considerando las cuentas que se cargarn y abonarn en cada caso.

SOLUCIN En el Diario se plasmarn las transacciones realizadas por la empresa: a) En enero, por la venta de chaquetones y abrigos: Enero

Concepto Dinero Derechos de cobro sobre clientes Ventas de chaquetones y abrigos

Debe 20.000 30.000

Haber

50.000

La cuenta abonada podra ser chaquetones y abrigos, pero se va a utilizar la de Ventas de chaquetones y abrigos, que viene a indicar que de esta operacin se derivan rentas. a') En marzo, por el cobro de los derechos originados por las ventas de enero:

Marzo

Concepto Dinero Derechos de cobro sobre clientes

Debe 30.000

Haber 30.000

b) En abril, por las compras de pieles realizadas a la empresa TAITA: Abril

Concepto Compras de cuero y pieles Deudas con proveedores de pieles

Debe 15.000

Haber 15.000

Nos inclinamos por cargar la cuenta Compras de cuero y pieles y no Cuero y pieles, al incidir esta transaccin en el clculo del resultado, puesto que a la empresa le resulta indispensable comprar materias primas para llevar a cabo su proceso productivo.

b') En mayo, satisface la obligacin de pago contrada con la empresa proveedora de cuero y pieles:

Mayo

Concepto Deudas con proveedores de pieles Dinero

Debe 15.000

Haber

15.000

c) En junio, por la devolucin de parte de una deuda: Junio

Concepto Deudas con entidades de crdito Dinero

Debe 10.000

Haber

10.000

d) En julio, compra una mquina: Julio

Concepto Mquinas Dinero Deudas con suministradores de inmovilizado

Debe 50.000

Haber 10.000 40.000

d') En los meses comprendidos entre agosto y diciembre de X0, ambos incluidos, por el importe que abona de la deuda que naci al adquirir la mquina, efectuar el siguiente registro:

Meses correspondientes

Concepto Deudas con suministradores de inmovilizado Dinero

Debe Haber 1.000 1.000

e) Por los sueldos y salarios pagados al personal:

Concepto Sueldos y salarios Dinero

Debe 10.000

Haber

10.000

Por la electricidad:

Concepto Electricidad Dinero

Debe Haber 2.000 2.000

El registro en el Mayor se ver al efectuar el balance de comprobacin.

2.5. Periodificacin
Esta etapa del ciclo contable se estudiar en el captulo 4, Periodificacin contable.

2.6. Ajustes previos a la determinacin del beneficio o prdida generado en el ejercicio

Para calcular el resultado obtenido por la empresa en un perodo hay que considerar:

La utilizacin de los equipos de la entidad para realizar su actividad, es decir, la incorporacin de stos al proceso productivo. Este tema ser estudiado en el captulo 5, El inmovilizado material, al hablar de la amortizacin. En principio, el resultado del perodo vendr dado por la diferencia entre los ingresos obtenidos por la venta de los productos y lo que cuesta fabricar los productos vendidos.

Resultado = Ingresos por ventas Coste de la produccin vendida

O sea, para determinar el beneficio o la prdida del ejercicio se considerarn las unidades vendidas a precio de venta menos stas valoradas a precio de coste. Para fabricar los productos realizados en el ejercicio la empresa ha utilizado diversos factores, como son: materias primas, mano de obra, energa elctrica, etc. A lo largo del perodo, conforme los fue adquiriendo, los contabiliz. Es decir, la entidad ha registrado contablemente la adquisicin de los factores que han intervenido en la produccin del perodo, con independencia de que sta sea o no vendida. Ahora bien, se pueden presentar las siguientes situaciones:

Al comienzo del perodo, en el almacn de la empresa haba productos fabricados en ejercicios anteriores, que si son vendidos se registra contablemente tal operacin a precio de venta. Los ingresos por ventas se han reflejado contablemente, pero cmo se anota la incidencia del coste de fabricacin de estos productos en el resultado del ejercicio?

Al cierre del ejercicio, algunos de los productos fabricados por la empresa no han sido vendidos; efectivamente, no se han registrado tales ventas, pero s la adquisicin de los factores que colaboraron en su fabricacin. A la hora de hallar el resultado del ejercicio, slo habra que considerar la porcin de stos que se ha consumido para la elaboracin de los productos vendidos. Qu ajuste ser preciso realizar para calcular correctamente el excedente empresarial?

Para determinar contablemente el resultado, dando solucin a las cuestiones planteadas, hay que registrar la variacin de existencias de todas clases experimentada en el ejercicio. Para ello, al cierre del perodo se dan de baja las existencias que inicialmente haba en almacn. Su registro ser:

Concepto Variacin de existencias Existencias

Debe Haber -

Simultneamente, se dan de alta las existencias que lo integren en esa fecha:

Concepto Existencias Variacin de existencias

Debe Haber -

SOLUCIN Por las existencias iniciales:

Concepto Variacin de chaquetones y abrigos Chaquetones y abrigos

Debe 10.000

Haber

10.000

Por las existencias finales, suponiendo que en el almacn de ELENA hay abrigos y chaquetones valorados en 27.000 u.m. y que no quedan ni pieles ni cuero:

Concepto Chaquetones y abrigos Variacin de chaquetones y abrigos

Debe 27.000

Haber

27.000

2.7. Balance de comprobacin de sumas y saldos

Ms que un eslabn del ciclo contable, el balance de comprobacin sirve para comprobar que no se han cometido errores formales en las anotaciones efectuadas hasta la fecha de su realizacin. De ah, que en l aparezcan cuentas representativas de elementos patrimoniales y cuentas que intervienen en el clculo del resultado, es decir, de gastos e ingresos. Su estructura es la siguiente:

Balance de sumas Concepto Totales ................. Sumas del debe Sumas del haber

Balance de saldos Saldos deudores Saldos acreedores

Se detectar que se han cometido errores si los totales de las sumas del Debe y del Haber no coincidiesen; lo mismo cabe decir si los totales de los saldos deudores y acreedores difiriesen.

SOLUCIN Antes de realizar el balance de comprobacin de sumas y saldos, veamos los registros que han debido efectuarse en el libro Mayor como consecuencia de las operaciones descritas:

Debe Apertura Suma

Locales 100.000 u.m. 100.000 u.m.

Haber

Suma

Saldo deudor 100.000 u.m.

Debe Apertura Suma

Nave 10.000 u.m. 10.000 u.m.

Haber

Suma

Saldo deudor 10.000 u.m.

Debe Apertura Cierre Suma

Chaquetones y abrigos 100.000 u.m. 27.000 u.m. 37.000 u.m. 10.000 u.m. 10.000 u.m.

Haber Cierre Suma

Saldo deudor 27.000 u.m.

Debe Apertura Julio Suma

Mquinas 20.000 u.m. 50.000 u.m. 70.000 u.m.

Haber

Suma

Saldo deudor 70.000 u.m.

Debe Junio Suma

Deudas con entidades de crdito 10.000 u.m. 10.000 u.m. 50.000 u.m. 50.000 u.m.

Haber Apertura Suma

Saldo acreedor 40.000 u.m.

Debe Apertura Enero Marzo

Dinero 10.000 u.m. 20.000 u.m. 30.000 u.m. 15.000 u.m. 10.000 u.m. 10.000 u.m. 1.000 u.m. 1.000 u.m. 1.000 u.m. 1.000 u.m. 1.000 u.m. 10.000 u.m. 2.000 u.m. 52.000 u.m.

Haber Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Sueldos Electricidad Suma

Suma

60.000 u.m.

Saldo deudor 8.000 u.m.

Debe

Capital 100.000 u.m.

Haber Apertura Suma

Suma

100.000 u.m.

Saldo acreedor 100.000 u.m.

Debe Enero

Derechos de cobro sobre clientes 30.000 u.m. 30.000 u.m.

Haber Marzo

Suma

30.000 u.m.

30.000 u.m.

Suma

Saldo nulo

Debe

Ventas de chaquetones y abrigos 50.000 u.m.

Haber Enero Suma

Suma

50.000 u.m.

Saldo acreedor 50.000 u.m.

Debe Ao Suma

Electricidad 2.000 u.m. 2.000 u.m.

Saldo deudor 2.000 u.m.

Haber

Suma

Debe Abril Suma

Compras de cuero y pieles 15.000 u.m. 15.000 u.m.

Haber

Suma

Saldo deudor 15.000 u.m.

Debe Mayo

Deudas proveedores de pieles 15.000 u.m. 15.000 u.m.

Haber Abril

Suma

15.000 u.m.

15.000 u.m.

Suma

Saldo nulo

Debe Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Suma

Deudas suministradores de inmovilizado 1.000 u.m. 1.000 u.m. 1.000 u.m. 1.000 u.m. 1.000 u.m. 5.000 u.m. 40.000 u.m.

Haber Julio

40.000 u.m.

Suma

Saldo acreedor 35.000 u.m.

Debe Ao Suma

Sueldos y salarios 10.000 u.m. 10.000 u.m.

Haber

Suma

Saldo deudor 10.000 u.m.

Debe Ex. iniciales Suma

Variacin de chaquetones y abrigos 10.000 u.m. 10.000 u.m. 27.000 u.m. 27.000 u.m.

Haber Ex. finales Suma

Saldo acreedor 17.000 u.m.

Balance de comprobacin:

Balance de sumas Concepto Locales Nave Chaquetones y abrigos Mquinas Dinero Deudas con entidades de crdito Capital Derechos de cobro sobre clientes Ventas de chaquetones y abrigos Electricidad Compras de cuero y pieles Deudas con proveedores de pieles Deudas con suministradores de inm. Sueldos y salarios Variacin de chaquetones y abrigos Totales Sumas debe Sumas haber

Balance de saldos Saldos deudores Saldos acreedores

100.000 10.000 37.000 70.000 60.000 10.000 30.000 2.000 15.000 15.000 5.000 10.000 10.000

10.000 52.000 50.000 100.000 30.000 50.000 15.000 40.000 27.000

100.000 10.000 27.000 70.000 8.000 2.000 15.000 10.000

40.000 100.000 50.000 35.000 17.000

374.000

374.000

242.000

242.000

El hecho de que las sumas de estos balances sean iguales indica que formalmente se han contabilizado las operaciones de un modo adecuado, pero ello no es bice para que pudieran haberse valorado o empleado partidas incorrectamente.

2.8. Clculo del resultado

El resultado de un ejercicio viene dado por la diferencia entre los ingresos y gastos en l producidos.

Resultado = Ingresos Gastos

En principio, puesto que estos conceptos son ms amplios, como se ir viendo en posteriores captulos, los ingresos expresan en trminos monetarios las ventas de los productos fabricados por la empresa o los servicios por ella prestados y los gastos el importe monetario de todos aquellos factores productivos que la empresa adquiere para la obtencin de aqullos. En el Diario, para determinar el excedente empresarial de un perodo, basta con abonar las cuentas de gastos y cargar las de ingresos, utilizando en ambos casos como contrapartida una cuenta representativa del resultado del ejercicio. En terminologa contable, se habla de contrapartida de un asiento para designar la cuenta o cuentas que se cargan (o abonan) al abonar (o cargar) otra. As, las anotaciones contables que se realizarn en el Diario, en forma resumida sern:

Concepto Resultado del ejercicio Gastos Ingresos Resultado del ejercicio

Debe Haber -

El efecto en el Mayor, al pasar los asientos del Diario a aqul, es que todas las cuentas de gastos e ingresos quedan saldadas. Saldar una cuenta significa efectuar un cargo o un abono en la misma segn convenga para lograr que presente saldo cero.

SOLUCIN La empresa ELENA vendi chaquetones y abrigos por 50.000 u.m., que constituyen ingresos y que, en este ejemplo, eran las prendas que tena al comienzo del perodo en almacn; para fabricar ms ropa, incurri en los siguientes gastos: energa elctrica, compras de cuero y pieles y sueldos. Finalizado el ejercicio, cuenta con abrigos y chaquetones elaborados en este ao y que no han sido vendidos. Como:

Resultado = Ingresos por ventas Coste de la produccin vendida (I)

y puesto que:

Existencias iniciales + Coste produccin realizada = Coste produccin vendida + Ex. finales

se deduce que:

Ex. iniciales + Coste produccin realizada Ex. finales = Coste produccin vendida

Coste de la produccin vendida = Electricidad + Compras + Sueldos + (Ex. iniciales Ex. finales) = Electricidad + Compras + Sueldos + Variacin de existencias = = 2.000 + 15.000 + 10.000 + (10.000 27.000) * = 10.000 u.m.
* Es de notar que en este caso la variacin de existencias supone un menor gasto. Por ello, se considera que funciona como un ingreso.

Por lo tanto, sustituyendo en (I) se obtiene: Resultado = 50.000 10.000 = 40.000 u.m.

La empresa, en el Diario, registrar:

Concepto Resultado del ejercicio Electricidad Compras de cuero y pieles Sueldos y salarios Ventas de chaquetones y abrigos Variacin de chaquetones y abrigos Resultado del ejercicio

Debe 27.000

Haber

2.000 15.000 10.000 50.000 17.000 67.000

Tras pasar estos asientos del Diario al Mayor, en ste todas las cuentas de gastos e ingresos presentarn saldo cero, al tiempo que se abrir la cuenta Resultado del ejercicio. Es recomendable que el lector compruebe la afirmacin hecha en relacin a las cuentas de gastos e ingresos; la cuenta de Resultado del ejercicio mostrar el siguiente movimiento:

Debe Gastos Suma

Resultado del ejercicio 27.000 u.m. 27.000 u.m. 67.000 u.m. 67.000 u.m.

Haber Ingresos Suma

Saldo acreedor 40.000 u.m.

2.9. Cierre de la contabilidad

Al finalizar el ejercicio, en el Diario se cargarn todas las cuentas acreedoras y se abonarn las deudoras. Al traspasar esta anotacin al Mayor, todas las cuentas quedarn saldadas, es decir, con saldo nulo.

SOLUCIN En el Diario se registrar:

Concepto Capital Deudas con entidades de crdito Deudas con suministradores de inmovilizado Resultado del ejercicio Locales Nave Chaquetones y abrigos Dinero Mquinas

Debe 100.000 40.000 35.000 40.000

Haber

100.000 10.000 27.000 8.000 70.000

En el Mayor todas las cuentas presentarn saldo cero y se cerrarn. Cerrar una cuenta consiste en sumar, a la misma altura, su Debe y Haber, que mostrarn los mismos importes. A modo de ejemplo, veamos el cierre de la cuenta Local. No obstante, es aconsejable que el lector lo verifique con las restantes cuentas.

Debe Apertura Suma

Locales 10.000 u.m. 10.000 u.m. 10.000 u.m. 10.000 u.m.

Haber Cierre Suma

Saldo nulo

2.10. Cuentas anuales

Las cuentas anuales son: el balance, la cuenta de prdidas y ganancias y la memoria. A stas se dedica el captulo 17, Cuentas anuales. El balance mostrar el patrimonio empresarial en una fecha dada, reflejando los saldos de los distintos elementos que lo integran. La cuenta de prdidas y ganancias explicar sucintamente mediante qu actividades la entidad ha generado rentas; y la memoria se ocupar de detallar y comentar la informacin en aqullas contenida. Hay que diferenciar el balance de situacin y el de comprobacin, puesto que en el primero slo aparecern cuentas representativas de elementos patrimoniales, mientras que en el segundo figurarn, adems de las citadas, las de gastos e ingresos.

SOLUCIN

 ELENA, al cierre del ejercicio, presentar el siguiente balance de situacin:

Activo Locales 100.000 Nave 10.000 Chaquet. y abrigos 27.000 Dinero 8.000 Mquinas 70.000 Total 215.000

Pasivo Capital 100.000 Deudas con ent. de cdto. 40.000 Deudas con suministradores de inmovilizado 35.000 Resultado del ejercicio 40.000 Total 215.000

La cuenta de prdidas y ganancias representativa de los resultados generados en el perodo se aproximar a la siguiente: Resultado del ejercicio

Debe Electricidad 2.000 Compras de cuero y pieles 15.000 Sueldos y salarios 10.000 Resultado del ejercicio 40.000 Total 67.000

Haber Incremento de chaquetones y abrigos 17.000 Ventas de chaquetones y abrigos 50.000 Total 67.000

En la memoria de ELENA se comentarn matices puntuales acerca de los conceptos contenidos en el balance y la cuenta de prdidas y ganancias.

2.11. Distribucin del resultado

Dado el carcter introductor de este captulo, este tema slo puede ser abordado vagamente. As, el beneficio obtenido por la empresa, tras el pago del Impuesto sobre Sociedades (en adelante IS), se destinar a repartirlo entre los propietarios de la entidad o a engrosar los fondos propios de sta, mediante la creacin de

reservas. Con estas pinceladas, el registro de la distribucin del resultado podr plasmarse mediante una anotacin como la que sigue:

Concepto Resultado del ejercicio Reservas Deudas con propietarios

INTRODUCCION

Debe Haber -

El ciclo contable es el perodo de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurrren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el mas usado es el anual. Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar finalmente la informacin financiera de una empresa. Sabiendo que una empresa de capital esta compuesta por varios socios y que sus ingresos provienen de las ventas de mercancas o servicios es preciso definir entonces que es un diario y que es un mayor. El diario es el libro en el que se anotan o registran las operaciones de las empresas al momento de realizar una transaccin. Este es conocido tambin como el libro de primera anotacin. Entre las caractersticas de un diario podemos mencionar que posee una primera columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el detalle, una tercera que se llama referencia que es donde se anota el nmero o cdigo que corresponde a la cuenta que se carga; tiene tres columnas seguidas donde aparecera un auxiliar, el dbito y el crdito; en el auxiliar se anota el importe de una cuenta que se haya cargado o acreditado y que la misma tenga su cuenta auxiliar; en el dbito se anotar el importe que se carga, y en el crdito el importe que se acredita. El mayor es un libro de segunda anotacin el cual recibe la informacin del diario indicando los dbitos y crditos que se realizaron en el diario. Los pases al mayor debe empezar con el pase del asiento dbito, se registran los datos en el lado izquierdo de la cuenta dbito; en la columna de la fecha, la fecha, en la columna de referencia, el nmero de la pgina donde se tom el asiento, en la columna de valores el importe del dbito. Quedando esto claro presentamos este trebajo el cual define los procedimientos del ciclo contable aplicados a una empresa, sociedad de capital. DIARIZACION DE LAS OPERACIONES. Los datos que el contador toma para realizar un asiento se sacan de los documentos origen. Los asientos en el diario son el acto de anotar todas las transacciones de una empresa. Las operaciones en el diario se registran de la siguiente manera: Primero se analiza cada operacin preguntndose qu aumento o disminucin produjo la operacin en el activo, pasivo o el capital de la empresa?; luego de tener la respuesta sabremos a qu cuenta debemos cargar o acreditar.

Despus de dicho anlisis se proceder al registro de la operacin en el diario, inicialmente anotamos la fecha en que se realiz la transaccin (ao, mes y da), luego se escribe el nombre de la cuenta que ha de cargarse, y en el mismo rengln, se anota el importe del dbito en la columna de la izquierda y se anota el importe del crdito en la columna de la derecha. Se escribe una breve descripcin del documento de origen en la columna nombre de la cuenta inmediatamente debajo de la ltima partida del crdito. Siempre es recomendable dejar un rengln en blanco despus de cada asiento, aunque en los pases de habla espaola no se permite. El diario cumple tres funciones tiles: en primer lugar, reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor existira el serio peligro de omitir el dbito o el crdito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo dbito o crdito. En el diario los dbitos y los crditos de cada operacin se registran juntos, lo cual permite descubrir fcilmente este tipo de errores; en segundo lugar los dbitos y crditos de cada transaccin se asientan en el diario guardando perfecto balance, logrndose as el registro completo de la operacin en un solo lugar. Adems el diario ofrece amplio espacio para descubrir la operacin con el detalle que se desee. En tercer lugar, todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronolgico, proporcionando as una historia cronolgica de las operaciones de una empresa. El Cdigo de Comercio en la Repblica Dominicana establece que todo comerciante esta obligado a tener un libro diario que presente por da las operaciones de su comercio. Que ser llevado en el idioma espaol y ser foliado, rubricado y visado una vez por ao por el juez de lo civil y lo comercial de la jurisdiccin del negocio. DETERMINACION DE SALDOS DE CUENTAS. La determinacin de saldos de cuentas no es mas que realizar los siguientes pasos: 1. Se suma la columna de dbitos, anotando el total al pi de la misma. 2 . Se suma la columna de crditos, anotando el total al pi de la misma. 3 . Se anota el saldo en la columna de descripcin : en el rengln del ltimo asiento de cargo, si el saldo es deudor; y si es acreedor en el rengln de ltimo asiento. Si aparece slo un asiento en cualquier lado o sea, dbito y crdito, no es necesario anotar el saldo. Los saldos de cuentas no son mas que la diferencia entre las partidas deudoras y acreedoras de una cuenta. Es deudor cuando los dbitos exceden a los crditos y acreedor en caso contrario. BALANZA DE COMPROBACION. Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumndolos en columnas separadas; esto as a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operacin requiere el asiento de dbitos y crditos de una operacin que suman igual importe, resulta obvio que el total de dbitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los crditos. La balanza de comprobacin sirve para localizar errores dentro de un perodo identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que sern empleados en la preparacin de los Estados Financieros.

Es til para comprobar la exactitud matemtica del mayor y proporcionar al contador informacin para preparar los Estados Financieros peridicos, ya que le es mucho ms sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomndolos directamente del mayor. HOJAS DE TRABAJO. Son un medio mecnico, formas columnares que utilizan los contadores como un medio para organizar cmoda y ordenadamente, la informacin contable que se necesitar en la preparacin de los asientos de ajustes, los estados peridicos y los asientos de cierre. Sumarizan los datos que deben ser incluidos en los asientos de ajustes y cierre. Forma para preparar una hoja de trabajo: 1. 2. 3. 4. 5. Se escribe el encabezamiento en 3 lneas; se centra cada partida del mismo. Se escriben los encabezamientos de las columnas. Se anotan los datos de la Balanza de Comprobacin. Asientos de ajustes en las columnas de ajustes. El concepto de cada ajuste est indicado al pi de la hoja de trabajo, con una letra clave que aparece tambIn junto a los dbitos y crditos de las columnas de ajustes. Partidas de activos, pasivo y capital a las columnas del Estado de Situacin. Partidas de los ingresos y gastos a las columnas del Estado de ingresos. Totalizar columnas del Estado de Ingreso y columnas del Estado de Situacin. Se calcula y se anota el ingreso neto (o prdida neta). Se lleva el ingreso neto al crdito de las columnas del Estado de Situacin. Se trazan lneas dobles debajo de los ltimos totales de las columnas del Estado de Ingresos y Estado de Situacin. Estas lneas muestran que todo el trabajo se concluy y se asume que este correcto.

6. 7. 8. 9. 10. 11.

Las hojas de trabajo sirven como base para preparar:

El Estado de Resultado El Balance General Los asientos de ajuste del diario Los asientos de cierre del diario

ESTADOS FINANCIEROS. Los Estados Financieros son documentos esencialmente nmericos que a una fecha o por un perodo determinado presentan la situacin financiera de una empresa, los resultados obtenidos en un perodo determinado y el comportamiento del efectivo. La importancia de los Estados Financieros viene dada por la necesidad de las empresas conocer y dar a conocer su situacin determinada generalmente en un perodo contable de 1 ao o menos. Los Estados Financieros deben cumplir con los requisitos de: universalidad, al expresar la informacin clara y accesible; continuidad, en perodos regulares; periodicidad, que se lleven a cabo en forma peridica; oportunidad, que la informacin que consiguen sea rendida oportunamente. Los Estados Financieros son:

Estado de Situacin o Balance General

Estado de Ganancias y Prdidas Estado Flujo de Efectivo

Son peridicos porque se preparan tras finalizar cada perodo contable, que generalmente es de 12 meses. Todos los Estados Financieros deben contener nombre del negocio, nombre del Estado y perodo que abarca. Balance General o Estado de Situacin. Muestra la naturaleza y cantidad de todos los activos posedos , naturaleza y cantidad del pasivo, tipo y cantidad de inversin residual de los propietarios de un negocio. Tiene por objeto rendir un claro y preciso informe a las partes interesadas en la empresa sobre la situacin de la misma al final de un ao comercial. Se prepara con las cuentas reales de la balanza de comprobacin y con el Estado de Utilidades no Distribuidas. En sus muestras mas complejas, revela la fuente de los fondos utilizados en el negocio y define rea a donde fueron aplicados estos fondos. Los rubros del balance general se clasifican en:

Activos: suma de bienes, recursos y derechos que posee la empresa Pasivos: obligaciones o compromisos que ha adquirido la empresa hacia terceros

Capital o patrimonio: diferencia del activo y el pasivo, representa la inversin o el aporte de socios y empresarios sobre los cuales puedan tener derecho Estado de Resultado o de Ganancias y Prdidas. Este se realiza con el fin de saber cuales fueron las utilidades en un perodo determinado. El xito de un negocio se juzga principalmente a travs de sus ganancias, no nicamente por cuanta, sino tambin por la tendencia que manifiestan. Este Estado presenta el exceso de los ingresos sobre los gastos lo que da origen a la utilidad neta y al exceso de los costos y los gastos sobre los ingresos se llama prdida neta. Si el resultado es utilidad neta el capital contable de la empresa aumenta, si es una prdida disminuye. A pesar de la considerable variedad en el formato bsico y en el arreglo de las partidas financieras, en el Estado de Ganancias y Prdidas es preciso contar con los siguientes datos: a. b. c. d. e. Fuentes del ingreso de las operaciones. Principales gastos comerciales de operaciones. Prdidas y ganancias operativas durante el perodo. Impuestos sobre ingresos. Utilidades o prdidas netas que causan efectos a todas las dems partidas de ingresos y gastos del perodo.

Las secciones anliticas de este Estado son: 1. 2. 3. 4. Categora de las ventas. Categora de los costos de mercancas. Categora de los gasos de operacin. Categora de otros ingresos y gastos.

5. Utilidad o prdida neta del perodo. Este Estado puede incluir los informes a los accionistas para que estos se formen una opinin sobre el progreso de la compaa y la eficiencia de los administradores. Puede presentarse a los bancos apoyando las solicitudes de prstamos para que aquellos puedan juzgar sobre las perspectivas de ganancias de la compaa solicitante. Los inversionistas pueden valerse de dicho estado para decidir la conveniencia de adquirir, conservar o disponer de los valores emitidos por la sociedad (sus acciones). Estado de Flujo de Efectivo. Este estado se prepara analizando todo el movimiento concerniente a las entradas y salidas de efectivos especficos. Puede definirse como un documento que presenta el impacto que tienen las actividades operativas de inversin y de financiamiento de una empresa sobre sus flujos de efectivo a lo largo de un perodo contable o fiscal. El propsito del Estado de Flujo de Efectivo es mostrar la informacin pertinente sobre los cobros y pagos de efectivo de una empresa durante un perodo. La finalidad de este Estado es: evaluar la habilidad de la empresa para generar futuros flujos de efectivo; evaluar la habilidad de la empresa para cumplir con sus necesidades de financiamiento; evaluar las razones de la diferencia entre las utilidades netas y los cobros y pagos de efectivo asociado. Las actividades de una empresa pueden ser clasificadas atendiendo a los siguientes renglones: a) Actividades operativas. 1. Efectivo recibido de clientes. 2. Efectivo pagado a proveedores. 3. Efectivo pagado por intereses, etc. a. Actividades de inversin. 1. Ventas de activos fijos. 2. Adquisicin de activos fijos. a. Actividades de financiamiento. 1. Prstamos pblicos. 2. Emisin de acciones. 3. Pago de dividendos. Estado de Utilidades no Distribuidas. Las utilidades no distribuidas de una empresa representan la parte del patrimonio social que ha tenido su origen en las ganancias del negocio. Constituyen el exceso de las utilidades totales de la compaa, desde su organizacin, sobre el total de dividendo que se han distribuido a los accionistas.

Es importante distinguir el capital social de las utilidades no distribuidas y mantener esta distincin en los Estados y las cuentas, en virtud de que el monto de las utilidades no distribuidas generalmente tienen alguna influencia sobre el importe de los dividendos. Adems las personas interesadas en los Estados Financieros consideran til conocer qu parte del capital contable proviene de inversiones de los accionistas, y qu parte es atribuible a la retencin de utilidades.