Plantilla para realizar entrevistas Fase de diagnstico del Rediseo de Procesos

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Entrevistado Rol

Cristian Auil Jefe de seguridad y servicios generales

Telfono E-mail

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Consultor (entrevistador)

Fecha

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NOTAS DE LA ENTREVISTA

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Breve descripcin del rol del entrevistado en el proceso Qu hace usted en el proceso? Cul es su responsabilidad u objetivos? Para quin trabaja y quien trabaja para usted? Qu experiencia se necesita para hacer su trabajo en el proceso? 1.-controlar entrada y salida de camiones a travs del sistema SIGOP. Para poder cerrar el circuito del camin. 2.-Camiones que ingresan deben ser solo los camiones que estn planificados, tanto camiones vacos como cargado. 3.-trabaja y depende de operaciones, vigilantes (23+7) Guardias internos TPA + externos (empresa de guardias martimos) 10x10x6, para das de descanso, de licencia, vacaciones, se completan con los guardias externos 4.-debe ser vigilante privado martimo, dictan diferentes OTEC el curso de vigilante privado martimo, y la armada es el organismo fiscalizador. (Renovacin, entrega de permisos, etc.), debe tener situacin militar al da, papel de antecedentes, 4to medio recomendable, y experiencia en seguridad. Adems el curso de trabajador portuario y manejo de sustancias peligrosos para poder trabajar en el puerto. 5.- las planificaciones llegan por e-mail, despus se imprimen y se publican en el tablero, los dos programas q trabajan SIGOP y el SCA, (sistema control de acceso), Toda persona que entra al puerto debe estar registrada ya sea que venga a pie o en vehculo, Choferes: <camiones vacos> DNI <camin asociado>, < horario de ingreso> y < salida>. De acuerdo al turno que viene planificado, y eso se da actualizado da a da. Peatones, se registra se entrega un formato de acceso, va carnet de identidad, visita o tarjeta de identificacin TPA dependiendo de la situacin.

Proceso de Materiales

Describa el proceso en forma secuencial incluyendo las herramientas, mquinas y Sistemas de Informacin utilizados (anexar diagrama de flujos si es necesario)

El control de acceso es un software exclusivo de vigilancia, cuando entran un camin vaco, parte de esa informacin pasa a SIGOP (a operaciones despus al TECO), primero para saber que camin est en el puerto y si ese camin est asociado a un documento y entonces poder sacar la carga. Si no existe el camin dentro del puerto no se puede generar el documento entonces no pueden..Directamente asociado a la patente del camin., si no est el sistema y esta el camin dentro del puerto Si no est el camin crean una hora ficticia del camin cuando llega. Y todo se hace con el control de vehculo con tracker, lee el cdigo de barra, o digitarlo el nmero de carnet o de identificacin. Y ve si est habilitado para ingresar, aparece la patente, o la empresa de transporte. Si encaso fueran transportista administrativos (Roberto Oyanedell) a l le llega las solicitudes de Ingreso al puerto y l la va ingresando al puerto Solicitud. Se activa en el sistema, Las planificaciones y el SIGOP se bajan automticamente Si es carga entra por el SIGOP o entra por el SCA. Proceso de Compromisos

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 Qu personas del proceso necesitan algo de usted y que le piden? Est usted satisfecho de cmo funciona el trabajo con estas personas? Por qu? Me puede dar ejemplos? A qu personas del proceso usted le pide algo y que pide? Est usted satisfecho de cmo funciona el trabajo con estas personas? Por qu? Me puede dar ejemplos? Qu otras personas lo contactan en forma espordica? (reclamos, gente externa, administrativos, contabilidad, etc.) En qu reuniones usted participa? A qu actividades dedica mayormente su tiempo?

6.-Capataces le pide a portera los camiones que necesita para que entren y hagan sus faenas, como tambin por el rea de TECO, que necesitan eventualmente que se corran camiones de un estacionamiento para hacer alguna maniobra, etc. no le piden nada como alguna validacin, ejemplo estacionar camiones le piden si se puede dejar o hacer alguna operacin, cada turno tiene un supervisor, y si l no puede resolver el problema acurren a jefe de rea de vigilancia, 7.- el grado de satisfaccin es bueno, podra ser mejor. Se est trabajando para hacer e implementar un proyecto, 8.- pide a TECO que los contenedores no estn en la parte de transito al interior del puerto. A operaciones terrestres le pide que no dejen herramientas botadas o faenas a media terminar, desordenado cosas que puedan generar accidentes. El grado de satisfaccin es: satisfecho. 9.- contactan, los dueos de la carga, las agencias de aduana, los representantes de transportistas, y toda ladas empresas contratistas asociadas al puerto. Siempre llegan gente a preguntar a vigilancia, suponiendo que vigilancia sabe todo, como por ejemplo: turistas. 10.- Lunes reunin de planificacin, gerente de planificaciones, con los jefes de rea. Martes y jueves Jefes de rea con los supervisores. 11.-Servicios generales en particular al rea de proyectos y algunos problemas que no se puedan resolver por los supervisores, solo hay dos personas encargados de esas cosas., en su mayora del tiempo, ya que tiene supervisores que manejan el rea de vigilancia. 12.- Planificacin de camiones (rea de vigilancia) Tener claro cuntos camiones tiene q hacer entrar al puerto y que espacio hay en el puerto, y si no hay donde los va a dejar, como los vamos planificar las faenas para poder y lograr no entorpecer las faenas. Dependiendo el tipo de faenas que se realice necesita diferentes datos. Siempre pregunto a los supervisores: cuantos camiones, espacio s, q faenas hay, que naves hay en el puerto.

Proceso de Informacin 13.- de los supervisores viene de la planificacin, todo computarizado Qu informacin use para su trabajo en el proceso? (datos, reportes, indicadores, etc.) Cmo obtiene esta informacin? (papel, computador, etc) Como usa esta informacin? Hay informacin que usted recibe y no la necesita? Hay informacin que le gustara recibir y no hoy no la recibe? Por qu? Cunto tiempo dedica a revisar la informacin que necesita? 14.- se publica toda la informacin para que pueda ingresar con respecto a un camin vaco en el tablero, camin lleno se planifica y se entrega en el truck center la planificacin. 15.- toda la informacin se utiliza. 16.- no, actualmente no, anteriormente, no llegaba que cosa se cargaba y entonces no se saba que cargaba, pero ya se tiene ahora la informacin que cosa era en la parte de consumo. 17.Proceso rpido, viene filtrada, y no queda nada ms que decir, y ya viene con la planificacin lista pro las reas para las faenas que se realizaran, la idea es tener la capacidad del puerto acorde al espacio que el puerto no sea capaz de recibir, si son muchos camiones debemos dejar camiones afuera. Los camiones llenos siempre entran, los vacos se quedan afuera, porque depender de las mquinas y gente para poder cargar. 6 Plantilla entrevistas de diagnstico de procesos

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18.-El primero en resolverlo es el vigilante, despus viene el supervisor, la siguiente instancia, si es capaza de no poder resolverlo viene el jefe de rea. Problemas de equipo, el supervisor explica sobre el problema, y tratan de juntarse 60% o ms, se habla y se buscan soluciones, o tambin si es uno solo se habla y se trata de solucionarlo. Liderazgo en el equipo Cmo enfrenta cuando se presentan problemas con personas de su equipo o fuera de su equipo? Cmo evala la calidad y del equipo (el que lidera o al cual pertenece)? (solicitar fundamentos) Qu nimo tiene el equipo? Qu situaciones afectan el nimo del equipo? Qu prcticas usted tiene o existen en el equipo para revisar la calidad del trabajo y la implementacin de mejoras? Existen reuniones de equipo? Quines participan? Con que frecuencia? Qu temas se tratan en estas reuniones? 19.- La evaluacin es buena. 20.-En nimo es muy bueno, existe predisposicin para hacer las cosas, pero como todo grupo humano hay alguien que arruga. Personas 60% sobre 45 aos, otros 40% entre los 22- 40 aos Como vigilantes no hay mujeres, como guardias martimos si hay mujeres. 21.- Dentro de la encuesta de clima laboral, es el tema de remuneracin, pero ya la compaa hizo un esfuerzo para subir la remuneracin entre un 10 a 20%, ya no es un factor paras que genere un grado de insatisfaccin, en general la carga }de trabajo, para mejorar eso se hacen actividades extracurriculares para distraccin y esparcimiento, todo los meses se hace, es el nica rea que lo hace, reuniones solo del rea de vigilancia, algunas veces igual se invita a gente de otras reas, y que vean que no son personas y que nos conozcan en otra faceta, y con aportes de la compaa, y solo el trago lo ponen nosotros, a fin de ao ponemos un paso que vamos a Tacna, los que quieren ir a comprar van a comprar o hacer alguna vuelta turstica para conocer los alrededores. 22.- Entra al sistema control de acceso y ve si el vigilante lo registra y si no trackea se lo dice porque no le aparece en pantalla. Acepto todas las sugerencias para el sistema, y as poder tener buenas mejorar y as se implementa despus, el sistema siempre se est mejorando. Y cuando falla se ponen en problemas. Cuando se mejora algo, se hace insitu, en terreno explicarlo grficamente, el efecto que entrega esa mejora, que una presentacin terica, as poder y hacerlo que le quede grabado. Y tenga la idea grfica, de que har y porque va suceder y que cosa le va arrojar como resultado. Como por ejemplo la instalacin de cmaras, y as poder mejorar la vigilancia, y como jefe de rea me encargo de explicar sobre las nuevas mejoras y sacarles mejores rendimientos. 23.-Existen reuniones de los supervisores con jefe de rea., el supervisor en cada turno tiene sus reuniones con su equipo de trabajo. La frecuencia es mensual, los temas que tratan son el funcionamiento del puerto y reas de vigilancia. Quiebres/Oportunidades Cmo opera este proceso para usted? Qu problemas usted ve en este proceso? (fundamentos) Qu reclamos recibe o escucha usted respecto de este proceso? Qu oportunidades de mejoras ve en este proceso? Porque? 24.- bien pero se puede mejorar, ahora el proyecto se ejecutara en abril mayo y van a implementar la automatizacin de procesos, 25.-Problemas relacionados en factor humano, ya acostumbrados a lpiz a papel y rechazo al cambio por mejorar los procesos y a la vez tecnificarse. Y as liberar de trabajos que son ms estresantes, y as poder tener un mayor control del proceso. 26.- reclamos acerca de camiones que no es tan planificados, el principal problema, no entiendo por qu si sale que el representante dijo que est planificado. Pero realmente no se estaba planificado. Bcoord Consulting 2012 7 Plantilla entrevistas de diagnstico de procesos

Tratando de resolver la situacin. 27.-Automatizar algunos procesos, y considerar bajar los niveles de estrs y enfocarla a una gestin de apoyo de resolver problemas. Proyectos en carpeta: gate control. Portera electrnica. En la cual se saca fotos y se graba el camin y como viene el camin. Remodelacin y mejoras en el puerto, siempre saliendo nuevos proyectos. Peor en el rea de vigilancia son solo esos dos gate control con portera y tracker con una barrera de contencin. Grado de compromiso con el Proceso Qu le produce orgulloso del trabajo que usted realiza en este Proceso? Cules son sus mayores frustraciones en el trabajo que realiza? 28.-Cambios de las cmaras de seguridad que en total eran 14 cmaras con grabacin muy antiqusima, pero ahora el control acceso con cmaras mejoradas, actualmente cmaras con pantalla LCD de 42 y en total son 46 cmaras instaladas y digitales, transmitidas en fibra ptica capacidad de grabado 30 das, amigable el funcionamiento, etc. Ejemplo traslado en das de gente del TPA a las dependencias de Ultramar, quedando contentos y conformes. 29.-Que el sistema de acceso no funcionara el sistema de acceso como yo quisiera, que el ser Humano el factor fundamental en que no funciones como quisiera. Adems de las frustraciones de no valorar las cosas de mejoras para el rea de vigilancia, quizs por la difusin ma que no ha sido muy buena.

Evaluacin por parte Consultor (entrevistador) Estado de nimo del entrevistado (positivo, negativo, optimista, ansioso, desconfiando, etc.) Principales preocupaciones e insatisfacciones detectadas

Estado de nimo es positivo y confiado de la informacin que entrega.

Preocupaciones era sobre el tiempo dado y lo que podra darse en la prctica con las preguntas y respuestas.

Principales quiebres y/o oportunidades detectadas

Algunos quiebres son los problemas asociados a los vigilantes y el tracking para entrar los camiones, en la cual se olvidan por x motivos, y todo se hace ms lento, una oportunidad fundamental es mejorar eso a travs de un control automtico de entrada, es lo que se implementara dentro de poco segn el mismo jefe de seguridad.

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