Centro de Formacin Tcnica Soeduc San Felipe

Asignatura: Auditoria Prof: Eduardo Fernndez

LAS HOJAS DE TRABAJO O PAPELES DE TRABAJO -- Los papeles de trabajo, son todos aquellos documentos que sustentan la evidencia recopilada por los profesionales auditores durante el proceso de una auditoria, y que sirven para respaldar el informe y el juicio tcnico sobre lo que se est examinando. -- Para algunos autores las hojas o papeles de trabajo, " son el conjunto de cdulas, documentos, cintas magnticas, videos y otros, en los cuales el auditor registra los datos y la informacin obtenida, as como los resultados de las pruebas realizadas durante su examen". -- En la actualidad, muchos profesionales utilizan computadores personales, para llevar sus HT, las cuales quedan archivadas en sus respectivas memorias. --A nadie le cabe la menor dudas que los auditores estamos obligados, de conformidad a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, a preparar, organizar, controlar y conservar los papeles u hojas de trabajo, donde han quedado registrados las pruebas que el auditor aplic, y la evidencia y conclusiones a las cuales ha arribado. --Tampoco es ninguna novedad que los profesionales, como parte de su metodologa de trabajo, normalizan sus procedimientos, para sistematizar sus exmenes, ms an cuando se trabaja en equipo, y debe quedar en las respectivas hojas de trabajo, las cuales debern estar en los archivos, disquetes , CD ROM, y otros, y cada da los auditores efectuamos auditoras con menos papel de celulosa, ya que la tecnologa, as lo dispone.

OBJETIVOS DE LAS HOJAS DE TRABAJO

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-- Los objetivos bsico de las HT. o papeles de trabajo los podemos resumir en los siguientes: 1.- Registrar las labores llevadas a cabo en una auditora Las HT proporcionan un registro sistemtico y detallado de las labores llevadas a cabo por los profesionales del rea, en los exmenes de auditora que se practican. Tambin las HT, se transforman en un registro de la informacin y de la evidencia que se ha obtenido, y que sirve para respaldar los hallazgos, las conclusiones, los juicios y las recomendaciones entregadas, producto del trabajo de auditora. Luego entonces, el contenido de estas HT, tiene que ser suficiente para respaldar los juicios, conclusiones y recomendaciones que se entrega a travs del respectivo informe de auditora. 2.- Determinar que el examen se efectu de acuerdo con las NAGAS En las HT, deber quedar reflejado todos los antecedentes que permitan avalar que el examen se efectu conforme a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, especialmente las relativas a la ejecucin del trabajo. Por lo tanto los legajos o carpetas de estas HT, deben contener, los programas de auditora, la evidencia obtenida, los estudios y compresin del Control Interno y el grado de confianza o riesgos que este implica, los procedimientos aplicados, y otros antecedentes necesarios para el examen. 3.- Servir como fuente de informacin para futuros exmenes. Los antecedentes recopilados durante el examen y las conclusiones a las cuales han llegados los auditores, y que sirven como evidencia para respaldar el informe de auditora, en muchas oportunidades puede servirle al auditor, para demostrar en el trabajo efectuado, y considerarlo como un elemento de juicio ms al programar la nueva auditora. 4.- Mejorar la calidad de los exmenes Las HT, no slo deben estar bien preparadas o elaboradas, sino que adems tienen que contener los asuntos ms relevantes debidamente estudiados, con toda la evidencia suficiente que asegure que se le ha dado una adecuada atencin del punto de vista de la auditora a las materias examinadas.

5.- Facilitar la Revisin y Supervisin

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Las HT, son fundamentales para la etapa de revisin que debe efectuar el encargado de la auditora o el responsable de ella en la etapa de la ejecucin del examen y del informe en borrador o preliminar de auditora, antes que pueda ser formulado o remitido a los distintos usuarios. Tambin permite que personas ajenas a quien las ha preparado, examine los detalles de la auditora registrado en dichos papeles. 6.- Ayudar al desarrollo Profesional La correcta preparacin del las HT, puede ser de ayuda importante en el desarrollo profesional de los auditores que conforman el grupo humano o equipo que esta llevando a cabo una determinada auditora, ya que con toda seguridad, estas HT, pueden ser utilizadas en otras oportunidades y tambin servirn como guas para futuros exmenes. 7.- Respaldar el informe de auditora en los procesos judiciales En aquellos casos que los informes de auditora den origen a presentaciones ante los tribunales de justicia, normalmente por algn asunto asociados con algunas irregularidades cometidas en las empresas, u otros delitos encontrados durante el examen, las HT, son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditora, y le ayudan adems al auditor a recordar situaciones de la cual se trata la materia impugnada.

CONTENIDO DE LAS HOJAS DE TRABAJO O PAPELES DE TRABAJO

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Las HT, van a contener la evidencia encontrada por el auditor durante el examen, como tambin aquellos antecedentes que le permitieron obtener esa evidencia. Tambin es importante destacar, que el contenido de las HT, depender del tipo de auditora que se est llevando a cabo, es as como los papeles de trabajo van a contener: -- Programas de auditora --Cuestionarios elaborados, tanto de control interno, como aquellos preparados para obtener informacin. -- Cdulas guas -- Copias de la escritura de formacin de la sociedad. -- Estatuto orgnico de la empresa -- Organigrama de la entidad -- Copias de procedimientos de inters para la auditora -- Estados Contables -- Estados Presupuestarios -- Anlisis de saldos -- La evaluaciones llevadas a cabo -- La constancia de los procedimientos aplicados -- Copias de cartas remitidas por los auditores -- Entrevistas efectuadas -- Clculos efectuados -- Notas de los supervisores -- Asientos de ajuste y otras recomendaciones efectuadas por el auditor -- Conciliaciones -- Extracto de documentos importantes -- Fotocopias de documentos importantes y que sirven para la auditora.(Fax, Facturas, Comprobantes. -- Confirmaciones obtenidas de terceros -- Carta de Gerencia o de Salvaguarda -- Flujogramas elaborados, ya sea por la empresa o por el auditor -- Actas de arqueo -- Copias de inventarios -- Copias de planillas electrnicas con antecedentes pertinentes a la auditora que se practica. -- Antecedentes sobre muestreo estadstico empleado -- Notas y observaciones efectuadas por el auditor, sobre procedimientos empleados, sobre C.I.,Otros comentarios y las recomendaciones propuestas. -- Informes emitidos por la auditora interna -- Informes emitidos por los auditores externos -- Copias de las cartas emitidas a los asesores legales de la entidad. -- Informe de los especialistas -- Copia del informe emitido en relacin a la auditora practicada.

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ORGANIZACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO El gran volumen de HT, que se acumulan durante una auditora, obliga a los profesionales a tener una buena organizacin de los mismo. En efecto, los profesionales auditores con experiencia recomiendan que en la mayora de los exmenes exista un archivo permanente y uno corriente por separado. ARCHIVO PERMANENTE O CARPETA PERMANENTE Esta carpeta o legajo, debe reunir los datos tiles, que se pueden usar permanentemente, o en ms de una auditora y en su mayora estn relacionados con la toma de conocimiento de la entidad. Entre el material que debe estar archivado en las carpetas permanentes tenemos los siguientes: -- Escritura de constitucin de la entidad -- Actividad principal del cliente -- Organigrama de la entidad -- Reglamento de la empresa -- Informes contables y presupuestarios -- Evaluacin efectuadas a la empresa -- Antecedentes de tipo estadstico de la entidad -- Canales de distribucin de la empresa -- Nmero de sucursales, y la ubicacin de las oficinas y planta -- Caractersticas especiales de la empresa, y los mercados donde est operando. -- Copias de los contratos de importancia en la cual est involucrada la empresa. -- Anlisis detallado de algunas cuentas de la empresa -- Plan de cuentas -- Extracto de actas del directorio, comites y otros de inters permanente. -- Datos importantes sobre los ttulos de los principales bienes de la entidad. --Flujogramas sobre algunos procedimientos, preparados tanto por el auditor, como por la empresa examinada. --Copias de cartas importante --Otros antecedentes que los profesionales auditores estimen como apropiado En todo caso en cada auditora hay que examinar si la informacin que contiene esta carpeta esta vigente o no.

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ARCHIVO CORRIENTE O CARPETA CORRIENTE En todas las auditoras practicadas, se debe confeccionar una o varias carpetas o archivos corrientes para acumular toda la informacin que no es de uso continuo por parte de los auditores, y que va a respaldar las conclusiones a las cuales ha arribado, despus de aplicar procedimientos y obtener evidencia. Entre el material que debera contener estas carpetas, tenemos lo siguiente: -- Programa de trabajo -- Planilla de tiempo empleado en el desarrollo del examen - Evaluaciones de los controles internos -- Estados Contables -- Anlisis de cuentas -- Pruebas de auditoras llevadas a cabo -- Cedulas guas -- Copias de comprobantes y otros documentos corrientes -- Memorndum y otras cartas corrientes -- Entrevistas efectuadas por el auditor durante el examen -- Copias de documentos e informes que se acumulan durante el examen. -- Listados computacionales -- Borradores del informe de auditora -- Resumen de los problemas importantes encontrados -- Resumen de las principales debilidades de control -- Recomendaciones entregadas -- Asientos de ajustes propuestos -- Copias de Circularizaciones -- Copias de Conciliaciones bancarias -- Actas de arqueo de fondos -- Otros asuntos corrientes de inters para la auditora. PREPARACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO Las HT, que son el medio que utilizan los auditores para recopilar los antecedentes y evidencia de un examen, deben estar preparadas en forma prolija, claras, concisa y estar elaboradas y estructuradas bajo pautas uniformes, que permitan un adecuado control y comprensin del trabajo ejecutado. Las HT, deben estar compuesta, por un encabezamiento, por un cuerpo o parte central, y por la parte final.

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a.- Encabezamiento El encabezamiento de las HT, debe estar compuesto de la siguiente forma: -- Nombre de la Empresa -- Materia, asunto o cuenta examinada -- Objetivo de la HT. -- Nombre de la subcuenta, si se trata de anlisis de una auditora contable. -- Nombre de quien prepar las HT, en una ngulo de la HT, y la fecha de su confeccin. -- En el mismo ngulo y debajo del anterior las iniciales de quien las revis y la respectiva fecha. b.- Cuerpo Central En esta parte el auditor debe dejar establecido los procedimientos aplicados, e indicar la evidencia reunida, los anlisis, clculos y conclusiones a las cuales el auditor ha arribado. c.- Parte Final En la parte final de las HT, el auditor deber dejar establecido, la fuente de la informacin obtenida, el alcance y profundidad del examen, el Resultado y conclusiones, las marcas o tildes empleadas, y la numeracin de la HT. CODIFICACION Y ORDENAMIENTO DE LAS HOJAS DE TRABAJO a.- Codificacin Es fundamental tener una buena codificacin y un orden en las HT, ya que facilita tanto su localizacin posterior, como la referenciacin con otras materias relacionadas. En una auditora pueden existir ms de una carpeta permanente o corriente, por lo cual es fundamental su orden. Se puede ordenar los antecedentes ya sea por materia o siguiendo otra secuencia, y se puede numerar en forma correlativa o en combinacin con letras, en todo caso cualesquiera sea el mtodo adoptado este debe ser uniforme para todas las carpetas corrientes o permanentes que se originen en la empresa auditada. b.- Referenciacin (Ver ejemplo en caso prctico) La referenciacin consiste en colocar en las HT, el cdigo de otra HT, donde figura la misma informacin, u otra relacionada, que permita una mejor comprensin de lo estudiado. Es aconsejable colocar el nmero de la HT, al lado de la cifra o literatura en ambas HT que se estn referenciando.

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PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LAS HOJAS DE TRABAJO La propiedad de las HT, corresponde al auditor, y este tiene la responsabilidad de velar por la debida custodia de las mismas. CONSERVACION DE LAS HOJAS DE TRABAJO En relacin a esta materia, esto vara de un pas a otro, en Chile, las NAGAS, nos indican que el auditor no debe destruir bajo ninguna circunstancia los papeles de trabajo, hasta el trmino o expiracin de un plazo prudencial, que aunque la legislacin vigente no especifica particularmente, se puede considerar prudente un lapso de 7 aos a contar de la fecha de trmino de los exmenes.