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Einfhrung in die Anwendung von net-files

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Inhalt
1 BERSICHT ................................................................................................................................. 3 2 LOGIN ........................................................................................................................................... 5 3 EINSTELLUNGEN ...................................................................................................................... 6 4 DOKUMENTE ............................................................................................................................. 8
4.1 Upload ................................................................................................................................... 10 4.2 Download .............................................................................................................................. 11 4.3 Versenden ............................................................................................................................. 12 4.4 Wiki erstellen ....................................................................................................................... 13 4.5 Automatische Benachrichtigung .................................................................................. 14 4.6 Dokumentenmanagement ............................................................................................. 15 4.7 Zugriffsrechte ...................................................................................................................... 17 4.8 Favoriten ................................................................................................................................ 18 4.9 Neu/Gendert...................................................................................................................... 19 4.10 Suche ..................................................................................................................................... 20

5 BENUTZER UND GRUPPEN ................................................................................................. 21

Version 6.3 net-files GmbH

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1 bersicht
Der Einsatz von net-files ist der schnellste und einfachste Weg fr Unternehmen einen sicheren Daten- bzw. Projektraum einzurichten, um mit unterschiedlichen Niederlassungen, Auendienstmitarbeitern, Geschftspartnern, Lieferanten, Kunden und innerhalb von Projektteams Daten auszutauschen und gemeinsam zu bearbeiten. netfiles ist eine Software, die als Service geliefert wird. Dadurch kann net-files vom Kunden sofort und ohne die Installation irgendeiner Software genutzt werden. Die net-files Server stehen in zwei verteilten Hochsicherheitsrechenzentren. Alle Systeme sind durch eine Firewall gegen unberechtigte Zugriffe gesichert. Alle Daten werden auf gespiegelten Plattensystemen gespeichert und tglich gesichert. Bei dem Ausfall eines Serversystems oder sogar eines ganzen Rechenzentrums knnen dessen Aufgaben in krzester Zeit von Systemen in dem zweiten Rechenzentrum bernommen werden. Hierdurch sind eine stndige Verfgbarkeit und ein optimaler Schutz gegen unbefugten Zugriff und Datenverlust sicher gestellt. net-files ermglicht die Zusammenarbeit von Personen ber Unternehmensgrenzen hinweg. net-files verbindet Mitarbeiter einer Firma an unterschiedlichen Standorten mit ihrem Auendienst, Kunden und Lieferanten. Hierbei erfolgt jegliche Kommunikation ber verschlsselte bertragung im Internet. Durch die Nutzung des Internets ist net-files von jedem Ort und jederzeit einfach erreichbar.

Mit Hilfe von net-files knnen alle berechtigten Teilnehmer ber den zur Verfgung gestellten Datenraum Dokumente austauschen und gemeinsam bearbeiten. Durch die zentrale Ablage aller Daten garantiert net-files einen konsistenten Datenbestand und eine minimale Anzahl von Kommunikationswegen zwischen allen Teilnehmern. Um net-files nutzen zu knnen, muss sich jeder Benutzer mit seinem Benutzernamen und Kennwort am System anmelden.

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Die Aufteilung des Bildschirmes von net-files ist immer gleich. Auf der linken Seite finden Sie eine Liste aller Hauptbereiche. Durch Klick auf einen Hauptbereich gelangen Sie in diesen Bereich. Auf der rechten Seite finden Sie alle Funktionen zu dem ausgewhlten Hauptbereich. In der Mitte finden Sie den eigentlichen Inhalt, Ihre Dokumente bzw. Dateien und Ordner.

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2 Login
Benutzername und Kennwort

Jeder Benutzer erhlt vom System einen Benutzernamen und ein Kennwort aus Sicherheitsgrnden in zwei verschiedenen E-Mails zugeschickt.

Zugangsvoraussetzungen

Damit eine Identifizierung bei net-files mglich ist, muss der Benutzer in seinem Browser Cookies erlauben und JavaScript aktivieren (Standardeinstellung).

Kennwort vergessen

Falls Sie einmal Ihr Kennwort vergessen haben, knnen Sie sich von net-files ein neues Kennwort erzeugen und per E-Mail zusenden lassen. Bitte klicken Sie hierzu auf der Login-Seite von net-files auf den Link "Kennwort vergessen". Es ffnet sich ein Fenster, in dem Sie zuerst Ihren Benutzernamen eingeben mssen. Wenn Sie die anschlieende Kennwortfrage richtig beantworten, erzeugt net-files fr Sie ein neues Passwort und schickt Ihnen dieses per E-Mail zu. Falls Sie auch die Kennwortfrage nicht richtig beantworten knnen, mssen Sie sich an den Administrator Ihres Accounts wenden. Dieser kann Ihnen ein neu generiertes Kennwort per E-Mail zukommen lassen.

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3 Einstellungen
Hier finden Sie einen berblick ber die wichtigsten Daten zu Ihrem Account. ber einen Klick auf den Bearbeiten Button knnen den Titel Ihres Accounts ndern. Dieser wird rechts oberhalb der Funktionsleiste angezeigt. Falls hier nichts angezeigt werden soll, knnen Sie als Titel ein Leerzeichen eingeben. Falls Sie zustzlichen Speicher oder weitere Benutzer bentigen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an unseren Vertrieb unter vertrieb@net-files.de (diese Funktion ist nur fr Administratoren verfgbar).

Allgemeine Einstellungen

Hier knnen Sie die wichtigsten Einstellungen Ihres net-files Accounts vornehmen. Die hier vorgenommenen nderungen betreffen alle Benutzer dieses Accounts und knnen von allen Administratoren vorgenommen werden. Hier knnen Sie z.B. festlegen, welche Teile von net-files angezeigt werden und was alles protokolliert werden soll. Hier knnen Sie einstellen welche Bereiche in der linken Navigationsleiste angezeigt werden sollen. Die hier vorgenommenen nderungen betreffen ebenfalls alle Benutzer dieses Accounts und knnen von allen Administratoren vorgenommen werden. Hier knnen Sie alle Einstellungen Ihres net-files Accounts fr den Bereich Dokumente vornehmen. Hier knnen Sie z.B. die Versionskontrolle ein- bzw. ausschalten und zustzliche Dokumentattribute definieren. Auch diese Einstellungen gelten fr alle Benutzer und knnen nur von Administratoren vorgenommen werden. Hier knnen Sie alle Einstellungen fr das Anlegen und die Rechte von Benutzern vornehmen. Die hier eingestellten Optionen gelten fr alle Benutzer des Daten- bzw. Projektraums. Nur die Administratoren sehen diese Optionen und knnen diese auch ndern. Hier knnen Sie das Erscheinungsbild Ihres net-files Accounts an Ihre Corporate Identity anpassen. Sie knnen nur Logos und Grafiken auswhlen, die Sie zuvor im Ordner Erscheinungsbild abgespeichert haben. Sie knnen eine der vordefinierten Farbkombinationen verwenden oder eigene Farben definieren. Bitte geben Sie in diesem Fall die Farben als hexadezimale RGB Werte an (diese Funktion ist nur fr Administratoren verfgbar).

Navigationseinstellungen

Dokumenteinstellungen

Benutzereinstellungen

Erscheinungsbild

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Protokoll

Hier sehen Sie alle protokollierten Aktionen Ihres gesamten Accounts. Ob und was alles protokolliert werden soll, knnen Sie unter der Funktion "Allgemeine Einstellungen" einstellen (diese Funktion ist nur fr Administratoren verfgbar). Hier sehen Sie eine Liste aller Ordner und Dokumente Ihres gesamten Accounts zusammen mit der Gre aller Elemente. Bitte beachten Sie, dass immer nur die zuletzt gespeicherte Liste angezeigt wird. Das Datum der Erstellung finden Sie in Klammern hinter der berschrift (diese Funktion ist nur fr Administratoren verfgbar). Hier sehen Sie eine Liste aller Benutzer mit Ihren wichtigsten Daten Ihres gesamten Accounts (diese Funktion ist nur fr Administratoren verfgbar).

Liste aller Dateien

Liste aller Benutzer

ber einen Klick auf Ihren Benutzernamen oben links haben Sie Zugriff auf Ihre persnlichen Einstellungen und knnen Ihr Kennwort ndern.

Persnliche Daten

ber die Funktion persnliche Daten knnen Sie Informationen ber sich eingeben und korrigieren, die allen anderen Benutzern in Ihrer Gruppe zur Verfgung gestellt werden. Beachten Sie hierbei, dass andere Benutzer Ihres Accounts, die nicht mit Ihnen zusammen in einer Gruppe sind, diese Daten nicht lesen knnen. In den persnlichen Daten knnen Sie auch Ihre bevorzugte Sprache fr net-files einstellen. In diesem Dialog knnen Sie zustzliche Informationen ber sich im Daten- bzw. Projektraum publizieren. Diese Felder sollen helfen, dass sich die Mitglieder der Gruppen besser kennen lernen und damit die Zusammenarbeit verbessert wird. Diese Informationen werden im Bereich Benutzer angezeigt, wenn jemand auf Ihren Namen klickt oder Sie auswhlt und auf Eigenschaften klickt. Nach dem ersten Login sollten Sie das Kennwort ndern. Klicken Sie hierzu bitte auf der rechten Seite auf den Link "Kennwort ndern". Es erscheint ein Fenster, in dem Sie zuerst das alte Kennwort und anschlieend das neue Kennwort zweimal eingeben mssen. Bitte beachten Sie hierbei, dass Ihr Kennwort Sonderzeichen, Buchstaben und Zahlen beinhalten sollte. Bitte verwenden Sie auch Gro- und Kleinschreibung.

Meine Beschreibung

Kennwort

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4 Dokumente
Im Bereich Dokumente bzw. Datenraum sehen Sie alle Ordner und Dokumente, auf die Sie zugreifen drfen (in jedem Ordner knnen sich andere Ordner oder Dokumente befinden, diese werden Ihnen aber nicht angezeigt, wenn Sie dafr kein Leserecht besitzen). Die Ordner sind hierarchisch angeordnet.

Navigation

Durch Klick auf einen Ordner gelangen Sie in diesen Ordner. Es wird eine neue Seite mit dem Inhalt dieses Ordners angezeigt. Beim Klick auf ein Dokument wird eine Vorschau des Dokumentes im Browser angezeigt. In die nchst hhere Ebene gelangen Sie einfach, in dem Sie auf den kleinen Pfeil oberhalb der Symbole fr die Ordner und Dokumente klicken. In der Titelleiste wird ihnen rechts neben dem Ordner auch immer der gesamte Pfad angezeigt, in dem sich der aktuelle Ordner befindet. Dadurch knnen Sie sehr einfach mit einem Klick gleich mehrere Ebenen zurckgehen. Die Funktionen auf der rechten Seite beziehen sich immer auf die zuvor ausgewhlten Ordner und Dokumente. Um einen Ordner oder ein Dokument auszuwhlen, mssen Sie hierzu in das Auswahlfeld (kleines Kstchen) ganz rechts klicken. Um die Auswahl wieder aufzuheben klicken Sie einfach ein weiteres Mal in das Auswahlfeld. Sie knnen jederzeit mehrere Ordner und Dokumente auswhlen. Um alle Dokumente auszuwhlen klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil in der oberen Leiste. Die meisten Dokumente knnen Sie bereits direkt im Webbrowser innerhalb von netfiles ansehen, ohne dass Sie das Dokument herunterladen mssen. Klicken Sie dazu einfach auf den Dateinamen, um das Dokument in der net-files Dokumentvorschau zu betrachten.

Pfad

Auswahl von Ordnern und Dokumenten

Dokumentvorschau

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Ordnerbeschreibungen

Die net-files Ordnerbeschreibungen helfen Ihnen und Ihrem Team wichtige Informationen zu Dokumenten bzw. Projekten schnell auszutauschen. ber einen Klick auf das Stiftsymbol oben rechts knnen Sie direkt im Webbrowser beliebige Informationen zu einem Ordner auf net-files eingeben, um so zum Beispiel aktuelle Bearbeitungsstnde, Verantwortlichkeiten oder wichtige Hinweise zu kommunizieren.

Die Ordnerbeschreibungen funktionieren auf jeder Ordnerebene und knnen von allen Benutzern mit Schreibrechten eingegeben, ergnzt oder verndert werden. Benutzer mit Schreibrechten knnen diese Informationen bei Bedarf ergnzen. Benutzer mit Leserechten sehen die Ordnerbeschreibungen, knnen aber keine nderungen oder Ergnzungen vornehmen.

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4.1

Upload
Mit der Funktion "Upload" knnen Sie Dokumente von Ihrem Rechner in net-files kopieren.

Hier knnen Sie durch einen Klick auf den jeweiligen "Datei auswhlen" Button bis zu 8 Dateien gleichzeitig auf den Server hochladen. Beim einem Klick auf einen "Datei auswhlen" Button ffnet sich ein Fenster Ihres eigenen Rechners, ber das Sie jeweils eine Datei aus Ihrem lokalen Filesystem oder Netzlaufwerken auswhlen knnen. Komprimierte Dateien (.zip, .rar, .tar, .gz) knnen auf dem Server automatisch entpackt werden. Hierzu mssen Sie nur das entsprechende Auswahlkstchen aktivieren. Auf diese Weise knnen Sie nicht nur einzelne Dokumente, sondern ganze Ordnerstrukturen mit hunderten von Dokumenten auf einmal hochladen. Nach Klick auf den Button "Upload" startet der Uploadvorgang. Hierbei werden die Dateien zum Server bertragen. Der Uploadfortschritt wird Ihnen sowohl grafisch (Balken) als auch in Zahlen angezeigt. Sie knnen Dateien auch ganz einfach per drag & drop in einen Ordner auf net-files hochladen.

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4.2 Download
Um ein oder mehrere Dokumente herunterzuladen, whlen Sie diese bitte ber das Auswahlfeld aus und klicken Sie auf Download in der rechten Funktionsleiste.

In der Dokumentvorschau von net-files knnen Sie Dokumente durch Klick auf das Diskettensymbol in der oberen Menleiste downloaden.

Mit net-files ist es aber auch mglich vollstndige Ordnerstrukturen mit allen Dokumenten und Unterordnern auf einmal herunterzuladen. Whlen Sie hierzu einfach den oder die Ordner aus und klicken Sie dann auf "Download" in der rechten Menleiste.

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4.3 Versenden
net-files bietet die Mglichkeiten Links auf Ordner und Dateien an andere Benutzer von net-files zu verschicken. Hierzu mssen Sie nur die entsprechenden Dateien und Ordner auswhlen und auf die Funktion "Versenden" klicken.

Empfnger (An/Cc)

Hier knnen Sie entweder die Gruppen und/oder Personen direkt aus der Liste auswhlen, die rechts angezeigt wird, und/oder Sie geben die E-Mail Adressen der Empfnger direkt an. Falls Sie mchten, dass eine Kopie der E-Mail auch an Ihre Adresse verschickt wird, lassen Sie dies im Feld Bcc aktiviert. Ebenso knnen Sie entscheiden, ob die Liste der Empfnger fr alle Empfnger sichtbar ist oder nicht. Der Name der zu sendenden Datei und der Link auf diese Datei wird automatisch in das Betreff und das Textfeld geschrieben. Der Betreff und der Mailtext knnen beliebig verndert werden. net-files versendet standardmig immer nur einen Link auf Ordner oder Dokumente. Sie haben aber die Mglichkeit, Dokumente zustzlich als Anhang zu einer E-Mail zu versenden. Falls Sie das wnschen, mssen Sie die entsprechende Option aktivieren.

Betreff und Mailtext

Dokumente als Anhang versenden

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4.4 Wiki erstellen


net-files bietet die Mglichkeit, Wikis zu erstellen und gemeinsam daran zu arbeiten. Somit knnen Sie schnell Ideen und Notizen austauschen und im Team dieses Dokument ergnzen bzw. verndern. Sie knnen Wikis direkt im Browser, ohne zustzliche Software, erstellen und bearbeiten. Whlen Sie im Bereich Dokumente bzw. Datenraum in der rechten Menleiste Neues Wiki, um ein Wiki zu erstellen.

Sie knnen innerhalb des Wiki-Dokumentes Formatierungen vornehmen und Grafiken bzw. Bilder einfgen.

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4.5 Automatische Benachrichtigung


In net-files knnen Sie sich automatisch vom System benachrichtigen lassen, wenn neue Dokumente eingestellt oder neue Versionen bestehender Dokumente erzeugt werden. Um nachzusehen, ob die automatische Benachrichtigung fr einen bestimmten Ordner aktiviert ist oder um diese zu ndern, whlen Sie den entsprechenden Ordner aus und klicken anschlieend auf Eigenschaften. Es wird ein Dialog geffnet, in dem die Eigenschaften des ausgewhlten Ordners angezeigt werden.

Hier knnen Sie jetzt neben dem Namen des Ordners (nur bei entsprechender Berechtigung) auch die Einstellungen fr die automatische Benachrichtigung ndern. Whlen Sie Bei nderungen einfach aus, ob Sie bei nderungen benachrichtigt werden wollen oder nicht. Diese Einstellung gilt nur fr den ausgewhlten Ordner, nicht die darin enthaltenen Unterordner. Falls Sie eine Benachrichtigung auch bei nderungen in beliebigen, in diesem Ordner enthaltenen Unterordnern wnschen (oder diese abstellen wollen), aktivieren Sie " fr alle Unterordner ndern". Wenn Sie jetzt auf "Speichern" klicken, wird die angegebene Einstellung fr alle enthaltenen Unterordner bernommen. Ordner, fr die ein die automatische Benachrichtigung gesetzt ist, erhalten ein kleines Briefsymbol zu Ihrem Icon dazu, und werden in der Liste der Dateien und Ordner wie folgt angezeigt:

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4.6 Dokumentenmanagement
In net-files hat jedes Dokument eine Reihe von Attributen, die fr das Management der Dokumente genutzt werden. Voraussetzung hierfr ist, dass die entsprechenden Einstellungen in den Dokumenteinstellungen gesetzt wurden.

Titel

Titel ist der Dateiname einer Datei. Dieser Name entspricht in der Regel dem Namen, den die Datei vorher auf der lokalen Festplatte des Benutzers hatte, der diese Datei hochgeladen hat. Wird ein Dokument in einen Ordner hochgeladen, in dem sich bereits ein Dokument mit dem gleichen Namen (inkl. der Endung) befindet, wird das bestehende Dokument dahingehend umbenannt, dass die Versionsnummer des Dokuments an den Dateinamen (vor der Endung) angehngt wird. Das neue Dokument erhlt den Dateinamen ohne Versionsnummer. Diese wird jedoch um eins erhht und kann in den Eigenschaften des Dokuments angezeigt werden. In der oberen Menleiste des Dokumentenlistings kann ber verberge bzw. zeige alte Versionen ausgewhlt werden, ob alle oder nur die aktuellsten Version der Dokumente angezeigt werden. Falls alle Versionen angezeigt werden, wird die Versionsnummer in Klammern nach dem Dateinamen angezeigt. Der Verantwortliche fr ein Dokument kann jeder sein, der Schreibrecht auf diese Datei hat. Ansonsten hat der Verantwortliche keine besonderen Rechte oder Pflichten. Bei dem Attribut "Verantwortlich" handelt es sich um ein reines Informationsfeld, das von net-files nicht weiter ausgewertet wird. In der Drop-Down Liste werden alle Benutzer angezeigt, die ein Schreibrecht auf dieses Dokument besitzen und daher als Verantwortlicher ausgewhlt werden knnen.

Version

Verantwortlich

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Status

Als "Status" eines Dokuments kann ein Element aus einer Liste ausgewhlt werden, die von dem Accountverantwortlichen unter den Dokumenteinstellungen beliebig definiert werden kann. Der Status hat keine Auswirkungen auf die weiteren Eigenschaften des Dokuments und dient lediglich als Information fr die Benutzer.

Zugriff

Es gibt drei fest definierte und nicht nderbare Zustnde eines Dokuments. "normal" ist die Standardeinstellung. Hier erfolgt keine besondere Behandlung. Im Zustand geschtzt kann das Dokument so lange von niemand gelscht oder mit einer neueren Version versehen werden, bis der Zustand "geschtzt" wieder aufgehoben wurde. "In Bearbeitung" bedeutet, dass das Dokument nur von dem Mitarbeiter gendert werden kann, der diesen Status gesetzt hat. Alle anderen knnen die Datei zwar lesen, sie aber nicht lschen oder durch eine neue Version berschreiben. Der Zustand "in Bearbeitung" wird durch ein kleines Symbol in Form einer Person in der Liste der Dateien und Ordner angezeigt. Ein geschtztes Dokument wird mit einem kleinen Schloss gekennzeichnet.

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4.7 Zugriffsrechte
Fr jeden Ordner und fr jedes Dokument knnen detaillierte Zugriffsrechte definiert werden. Zugriffsrechte werden aus Grnden der Sicherheit und Handhabung immer nur auf Gruppen und nicht auf einzelne Personen vergeben. Aus diesem Grund ist es notwendig, dass vor der Vergabe von Zugriffsrechten die Benutzer zu entsprechenden Gruppen zusammengefasst werden, wobei jeder Benutzer Mitglied in beliebig vielen Gruppen sein kann.

net-files unterscheidet zwei verschiedene Arten von Zugriffsrechten: Anzeigen und Download (Lesen) Anzeigen, Download, ndern und Lschen (Lesen und Schreiben) Hat ein Benutzer das Recht "Anzeigen und Download" auf ein Dokument, so wird es ihm in der Liste der Dateien angezeigt und er kann es ffnen (downloaden). Gleiches gilt fr Ordner. Hat ein Benutzer das Recht " Anzeigen, Download, ndern und Lschen", so kann er zustzlich das Dokument verndern (eine neue Version erzeugen), die Eigenschaften des Dokumentes (auch deren Zugriffsrechte) verndern oder das Dokument lschen. Hat ein Benutzer das Recht " Anzeigen, Download, ndern und Lschen" in einem Ordner, kann er in diesem Ordner weitere Ordner anlegen oder Dokumente abspeichern. Hat ein Benutzer kein Recht auf ein Dokument oder einen Ordner, so wird ihm dieses Objekt nicht angezeigt. Ebenso hat er keine Mglichkeit es zu ffnen, auch wenn er dessen URL kennt. Wenn ein Benutzer Mitglied in mehreren Gruppen ist, die Zugriffsrechte fr ein Dokument (einen Ordner) besitzen, so erhlt er immer das hchste der Rechte. Wird kein Zugriffsrecht angegeben, erhlt ein Ordner (ein Dokument) automatisch die gleichen Zugriffsrechte wie das bergeordnete Element.

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4.8 Favoriten
Ordner und Dokumente, die Sie immer direkt im Zugriff haben mchten, knnen Sie in den Bereich Favoriten in der linken Leiste ziehen. Mit einem Klick auf diese Favoriten ffnen Sie das entsprechende Dokument oder den Ordner.

Favoriten entfernen Sie aus der Leiste mit einem Klick mit der rechten Maustaste und Auswahl von Aus Favoriten entfernen.

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4.9 Neu/Gendert
ber die "Neu/Gendert Funktion in der linken Hauptnavigationsleiste kann man sich sehr schnell einen berblick darber verschaffen, welche Ordner und Dokumente in einem angegebenen Zeitraum gendert oder neu erstellt wurden.

ber die Drop-Down Listen in der oberen Leiste kann der gewnschte Zeitraum verndert werden. Die gefundenen Objekte werden sofort im gleichen Fenster angezeigt. Durch einen Klick darauf kann man sofort zu den Dokumenten oder den Ordnern in denen sich diese befinden, verzweigen. Bitte beachten Sie, dass die "Neu/Gendert Funktion vom Accountverantwortlichen freigeschaltet sein muss.

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4.10 Suche
ber das Suchfeld in der linken Hauptnavigationsleiste kann der gesamte Account nach Dokumenten durchsucht werden. Hierbei werden sowohl alle Attribute aller Ordner und Dokumente als auch der Inhalt der Dateien fr die Suche herangezogen. Fr die Suche im Inhalt werden ca. 200 verschiedene Dokumenttypen (darunter alle gngigen MS-Office Dateiformate) untersttzt. Alle gefundenen Dokumente werden anschlieend in einem eigenen Fenster angezeigt.

Klickt man auf ein Dokument wird dieses (je nach Dokumenttyp und Einstellungen des Browsers) entweder angezeigt oder auf die lokale Festplatte gespeichert. Klickt man auf einen Ordner, so wird der Inhalt dieses Ordners im Hauptfenster angezeigt. Bitte beachten Sie, dass auch bei der Suche (ebenso wie in allen anderen Bereichen von net-files) nur solche Dokumente angezeigt werden, fr die der Benutzer Leserechte besitzt. Daher kann es vorkommen, dass einem Benutzer Dokumente nicht angezeigt werden, obwohl diese vorhanden, jedoch fr den Suchenden nicht zugreifbar sind.

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5 Benutzer und Gruppen


Klickt man auf der linken Hauptnavigationsleiste auf Benutzer, erhlt man eine Liste aller Gruppen, in denen man selbst Mitglied ist. Aus Grnden der Sicherheit und des Datenschutzes werden alle anderen Gruppen nicht angezeigt. Lediglich die Gruppe der Administratoren wird allen Benutzer angezeigt. Die Administratoren selbst sehen alle Gruppen.

Klickt man auf eine Gruppe, werden alle Mitglieder dieser Gruppe angezeigt. Klickt man dann wiederum auf eine einzelne Person, werden die persnlichen Daten dieses Benutzers angezeigt. Klickt man auf seinen eigenen Datensatz, so kann dieser gendert werden. Administratoren knnen die persnlichen Daten aller Benutzer verndern.
e-Mail senden

Will man an eine oder mehrere Gruppen oder Personen eine E-Mail versenden, so whlt man diese nur durch einen Klick in das Auswahlkstchen auf der rechten Seite aus und klickt auf "e-Mail senden". Nun erscheint das bereits weiter oben beschriebene Fenster zum Versenden von E-Mails. Nur Administratoren haben das Recht neue Benutzer und Gruppen anzulegen oder Benutzer bestimmten Gruppen zuzuweisen. Hierzu gibt es entsprechende Funktionen in der rechten Funktionsleiste. Damit die Administration jeder Gruppe nicht immer durch einen zentralen Administrator erfolgen muss, gibt es die Mglichkeit sog. Gruppenadministratoren zu definieren. Diese haben dann das Recht neue Mitglieder einer Gruppe anzulegen oder diese aus einer Gruppe zu lschen.

Anlegen von Benutzern und Gruppen

Gruppenadministratoren

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net-files GmbH Kanzelmllerstr. 94 84489 Burghausen Tel. ++49 8677-88199-11 Fax ++49 8677-88199-19 Mobil ++49 175 22 33 411 info@net-files.de