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Workflow, Racionalizao do Trabalho e Gesto Eletrnica de Documentos

Workflow ou Fluxo de Trabalho o processo onde as empresas estabelecem meios de automatizar e racionalizar os seus processos de negcio, estabelecendo melhores maneiras para realizar o trabalho dentro de uma organizao. Quanto o fluxo de trabalho e atividades de uma empresa est otimizado, temos um enorme ganho tanto em eficincia, custos e at mesmo em produtividade, j que as atividades j foram previamente planejadas e descritas, no se perde mais tempo elaborando e repensando estratgias todas vez que um problema semelhante ocorre. No contexto da administrao e gesto da informao modernas, para poder se implementar um sistema eficiente de Workflow, como parte integrante do mesmo com certeza temos que implementar um sistema de gesto eletrnica de documentos ( GED ). A lgica simples: como podemos racionalizar e organizar o mtodo de trabalho de uma empresa se as informaes dentro da mesma se encontram mau organizadas e so produzidas de forma catica ?

No caso descrito acima o sistema de gerenciamento eletrnico de documentos passa a ser parte integrante do sistema de Workflow, compondo um mecanismo ainda maior. Ao invs de termos um sistema simples de gesto eletrnica de documentos, temos um sistema chamado WfMs ( Workflow Management System ) que engloba alm do processo de gesto da informao, tambm toda a questo do uso correto e racional da mesma, um sistema onde documentos, informaes, dados e tarefas so repassados a todos os profissionais envolvidos, segundo um conjunto pr-estabelecido de regras e procedimentos.

Beneficios Trazidos para as Empresas que Adotam Sistemas de Workflow + Gesto Eletrnica de Documentos
Sistemas integrados de gesto eletrnica de documentos e gesto de processos de trabalho, trazem os seguintes benefcios para a sua empresa:

Integrao de documentos, processos, personagens, sistemas de informao e conhecimentos gerais dentro da empresa em uma nica esfera. Melhor controle do acervo documental ( digitalizado e fsico ), tanto do ponto da produo da informao, quanto do uso da mesma, empregando em conjunto as ferramentas de controle do sistema de gesto eletrnica de documentos e tambm do sistema de workflow Direcionamento do conhecimento da empresa do nvel de pessoa para o nvel de empresa, desta maneira o trabalho fica mais racional e menos dependente do talento e conhecimento individuais. Mapeamento e controle do fluxo das informaes: com um processo mais organizao de gesto e produo de documentos podemos controlar melhor por quem, onde e quando as informaes foram acessadas Eliminao ou reduo da necessidade de mecanismos manuais de controle tais como cadernetas ou fichrios, que esto mais sujeitos a erros e interferncias do que sistemas eletrnicos de gesto de documentos. Digitalizao de documentos que anteriormente se encontravam em papel e restritos a poucas pessoas, para o formato eletrnico que mais simples de ser distribuido e controlado Melhor controle dos prazos e detalhes relativos ao organograma dos projetos, j que vai ser possivel controlar quem e quando cada documento foi acessado Registro unificado do histrico dos projetos, bem como quais informaes foram utilizadas nos mesmos.

As informaes so o maior patrimnio de uma empresa. Gerencia-las de modo eficiente e simples, faz toda a diferena para uma organizao que quer se modernizar e se tornar mais competitiva.