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Gestin documental en la oficina

Autor: Zully Correa

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Presentacin del curso

La Gestin Documental es una labor importantsima, y muchas veces vital, en la organizacin de una oficina. Crear, recibir, registrar, clasificar y almacenar archivos o documentos, son elementos que forman parte de esa gran tarea que es la gestin de documentos. Existen varios tipos de archivos o documentos que cotidianamente son manejados en las oficinas. Los hay del tipo fsico, como del tipo digital. El objetivo de este curso es ensearos las pautas fundamentales para la gestin de todo aquel material. Para ello, y luego de sentar la definicin y el concepto de Gestin Documental, iniciaremos estudiando los diferentes tipos documentos que se manejan en las oficinas de una organizacin. Veremos cules son elementos esenciales de un documento y cules las normas, usos y formas de distribucin. Del mismo modo, estudiaremos una de las tareas importantes de esta actividad: la clasificacin de documentos. Veremos asimismo, por ejemplo y entre otros: cmo hacer el registro de documentos, cmo registrar correspondencias, cmo registrar gastos; cmo registrar actividades, proyectos, tareas, etc. Ser importante conocer tambin, cmo registrar un documento ndice y cmo archivar la documentacin. Diferenciaremos los archivos fsicos de los archivos electrnicos. Finalizaremos, presentando un manual gua de Gestin documental, de modo que se puedan asimilar mejor los fundamentos de la misma, expuestos en este curso.

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1. Documentos en la organizacin
Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organizacin, algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestacin del servicio. En este apartado definiremos algunas normas, usos, y distribucin para un tipo de documentos. Veremos tambin el mnimo de elementos que deben poseer otros tipos de documentos. Estos documentos, as como: las normas, usos, distribucin y elementos, podran ser los adoptados por su Organizacin, o bien ser adaptados a conveniencia. Normas, usos, distribucin. Circular. Normas: 1.- Ser emitida y firmada por el personal directivo. Las normas e instrucciones que se establezcan a travs de ella, tendrn carcter de obligatoriedad para todo el personal. 2.- Cuando se trate de instrucciones temporales, la respectiva Circular deber indicar el perodo de vigencia establecido. De no ser factible dicha indicacin, se anular oportunamente mediante la emisin de una Circular que haga referencia a la Circular que se anula. 3.- Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las circulares con el personal a su cargo. Asimismo, son responsables por la supervisin en cuanto a su cumplimiento y por el control de archivos de las mismas. Usos: 1.- Dictar instrucciones de carcter permanente o temporal para todo el personal. 2.- Hacer del conocimiento del personal las polticas adoptadas por la presidencia. 3.- Establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa. Distribucin: - Original: rea emisora. - Copias: Supervisores, quienes archivarn una copia para su control e informacin y utilizarn la otra para hacerla del conocimiento y observacin de sus subordinados. Notificacin. Normas: 1.- La comunicacin establecida a travs de la Notificacin, tendr carcter obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se indique en la misma. 2.- Ser emitida por Personal Directivo y/ Supervisores. Usos: 1.- Informaciones recibidas por otros institutos gubernamentales. 2.- Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional. 3.- Noticias e informaciones de inters para la Organizacin. 4.- Aspectos de carcter preventivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros.

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legales y otros. 5.- Nombramientos de funcionarios. Distribucin: - Original: rea emisora. - Copias: Supervisores, quienes archivarn una copia para su control e informacin y utilizarn la otra para hacerla del conocimiento y observacin de sus subordinados. En el prximo capitulo continuaremos con mas sobre normas y usos de documentos.

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2. Normas, usos, distribucin (continuacin)

Manuales, procedimientos, instructivos. Normas: 1.- Sern producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro previa autorizacin del Personal Directivo. 2.- Las polticas y normas contenidas en las circulares, se tendr como fundamento para realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisin de nuevos manuales en los casos que as se requieran. 3.- Cada Supervisor que reciba un manual, Instructivo, Procedimiento, deber dar a conocer y comentar con su personal asignado el contenido de dicho instrumento. 4.- Las observaciones producidas por la aplicacin de los mismos, deben ser dirigidas por escrito al Asesor de Calidad o ente emisor. 5.- Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de los Supervisores a quienes se les entregan dichos instrumentos. 6.- Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripcin que lo requiera. 7.- El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos actualizados, de acuerdo a las modificaciones, agregados o sustituciones que oportunamente se hagan. Usos: 1.- Procedimientos, normas, relacionadas con el rea de prestacin de servicios de la Organizacin, los cuales deben ser formar parte de la documentacin de la misma. 2.- Resaltar aspectos de carcter preventivo, correctivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros del rea en cuestin. Distribucin: - Original: rea emisora. - Copias: Supervisores, quienes archivarn una copia para su control e informacin y utilizarn la otra para hacerla del conocimiento y observacin de sus subordinados. Memorando. Normas: 1.- Tienen carcter de comunicacin formal entre una Lnea de mando a otra; en consecuencia, sern emitidos por los Supervisores o representantes de la Lnea. 2.- Toda respuesta a un Memorando, previamente cursado, deber referirse a la codificacin del Memorando que se va a contestar. Usos. 1.- Instruir o informar dentro del rea de actividades de cada funcionario sobre actividades especficas, de acuerdo a las atribuciones sealadas a cada quien y dentro de las normas y disposiciones vigentes sobre la materia. 2.- Llamar la atencin o poner sobre aviso al personal en las diferentes materias originadas por las actividades normales. 3.- Servir de recordatorio de asuntos previamente tratados entre las partes interesadas. 4.- Cualquier informacin de la que se desee dejar constancia escrita. Distribucin. Entre las partes.

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En el prximo capitulo veremos el mnimo de elementos que deben contener los documentos.

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3. Elementos esenciales
El mnimo de elementos que debe contener un documento, ya sea para registrar la parte administrativa, como lo referente a la prestacin del servicio se menciona a continuacin. Cabe mencionar que algunos elementos sealados, estn descritos en accin futura, esto es a lo que se refiere debe tener, pero si el documento es un producto, deber pasar la accin en pasado. ndice o Sumario. Contenido del documento a presentar expresado en trminos de descripcin -ttulos- y nmero de la pgina (opcional). Introduccin. (Opcional) Breve descripcin sobre el contenido del documento. Debe indicar claramente el tema a tratar (objetivo), as como tambin, a quien est dirigido y en qu forma est estructurado. Puede hacer mencin a antecedentes, as como tambin, resear el aporte -valor agregado- o contribucin, a que se llegar con la presentacin de dicho documento. Fuentes bibliogrficas o Referencias. (Cuando amerite) Contenido de todas aquellas citas bibliogrficas las cuales sustentaron la elaboracin del documento. Debe mencionar: autor, ttulo, lugar, ao. En la bibliografa se registrarn las obras que tratan el tema, implcita o explcitamente, no es recomendable citar obras de cultura general, como enciclopedias, diccionarios, etc. Desarrollo. Desarrollo del documento (ver Clarificacin) Conclusin. (Opcional). Resultado al cual se pudo llegar con el desarrollo del tema presentado. Anexos. (Opcional). Contendrn todos aquellos instrumentos, grficos, cuadros, actividades, etc., los cuales sustentaron la elaboracin del documento y que ilustran el mismo. En el prximo capitulo veremos la clasificacin de los documentos.

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4. Clasificacin de documentos
Ahora veremos una clasificacin de documentos, los cuales puedes ser los usados para su Organizacin. Cabe sealar que adems de los elementos indicados, deben contener los Elementos Esenciales, sealados anteriormente, es decir: ndice, Introduccin, Fuentes bibliogrficas o Referencias, Conclusin, Anexos. Informe Tcnico Exposicin de motivos. Despliegue de eventos ejecutados o por realizar, que evidencien la elaboracin de un proyecto que cumpla o puedan llegar a cumplir con objetivos propuestos. Metodologa. Breve descripcin del diseo y de la Tcnicas de recoleccin de informacin, y de Anlisis. Presentacin de la Poblacin y Muestra. Si es trabajo de campo sealar, entre otros: Estudio previo, Equipo de trabajo necesario (grabadoras, cmaras fotogrficas, filmadoras, etc.), Elaboracin del informe del trabajo de campo, Estimacin del personal necesario y costos. Cursos, Seminarios, Charlas, Otros. Invitacin. Exposicin de motivos. Certificado (fotocopia al concluir). Instructivos Normas, uso y distribucin. Descripcin de campos. Manual de Organizacin Breve resea histrica Visin Misin Organigrama estructural Descripcin de funciones y responsabilidades Normas, Polticas, Objetivos

Manual de Calidad - Mapa de proceso general. - Respuestas a cada una de las exigencias de la norma base, a saber ISO: control de documentos, informacin de cada uno de los procesos, validacin de los procesos de las operaciones de produccin y de servicio, auditoria interna, acciones correctivas, acciones preventivas, instalacin de equipos

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Manual de Usuario - Navegacin de la Aplicacin: entrada a la aplicacin, elementos para navegar, pantalla del sistema, barras, teclas y botones usadas en el sistema, visin general de la aplicacin o sistema, salida. - Descripcin de los Mdulos - Errores. Propuesta, Presentacin de un Proyecto Justificacin. Desarrollo o propuesta Cronograma de actividades. Anexos

En los prximos captulos comenzaremos a registros de datos.

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5. Cmo registrar la documentacin

Una vez visto los documentos a utilizar, es necesario codificarlos y registrarlos para poder archivar y llevar el Control de los mismos. Existen diferentes formas para registrar la documentacin, vamos a ensearle una la cual podra ser la adoptada por su Organizacin, o bien podra ser modificada a su conveniencia. Siga los pasos descritos a continuacin. 1.- Establezca una codificacin que se adapte a su Organizacin. Puede elegir segn la Estructura Organizativa de su Empresa, o bien de los servicios prestados. Veamos un ejemplo, supongamos que su empresa tiene una estructura similar al Organigrama mostrado en la fig.1.

El cdigo para la unidad podra ser el formado por tres dgitos, tres letras, o la combinacin de letras, dgitos y caracteres especiales. Lo importante es que relacione a la unidad organizativa y que se tenga cuidado en no repetir el cdigo. Siguiendo el ejemplo, veamos la tabla resultante mostrada a continuacin.

2.- Forme una codificacin para los tipos de documentos. Podra ser la mostrada en la Tabla 2.

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en la Tabla 2.

3.- Relacione en una Tabla las dos codificaciones, es decir, escriba el cdigo de la Tabla1, seguido el cdigo de la Tabla2, seguido el correlativo, seguido una breve descripcin. Puede agregar fecha de actualizacin y ubicacin. Veamos la tabla resultante.

De la Tabla3 podemos decir: que la Organizacin tiene un formulario para seleccin de personal denominado: "Oferta de Empleo", el cdigo resultante seria: RHHFOR01 que se elabor el 03/02/04. Podemos decir tambin -siguiendo el ejemplo- que el cdigo: SE1O/P01 es la primera orden de pago de pago para el ao 2004. Puede que al principio el cdigo sea nemotcnico, pero dependiendo de la estructura pudiera no ser el caso. No se preocupe si al principio el resultado del cdigo es un poco complicado, de seguro al trmino de unos das ya se habr acostumbrado. Una ltima recomendacin, el registro y actualizacin de la documentacin debe ser llevada por una unidad o persona que tenga acceso tanto a las relaciones internas como externas de la Organizacin. En el prximo capitulo veremos como registrar correspondencias.

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6. Cmo registrar correspondencias

Vamos a ensearle una forma de registrar sus correspondencias, la cual podra ser la adoptada por su Organizacin, o bien podra ser modificada a su conveniencia. Solo recuerde que es necesario registrar las correspondencias para poder archivar y llevar el Control. Siga los pasos descritos a continuacin. 1.- Establezca una codificacin que se adapte a su Organizacin. 2.- Forme una codificacin para los tipos de documentos. (Ver pasos 1 y 2 del apartado: Cmo registrar la documentacin?) 3.- Escriba una codificacin para relacionar el medio o envi de la correspondencia recibida o enviada. Puede ser la mostrada en la Tabla 4.

4.- Escriba una codificacin para relacionar el tipo de clientes internos y externos que tiene su Organizacin. Podra ser la mostrada en la Tabla 5.

5.- Relacione en un formulario, el cual podra ser en Excel, los siguientes campos sealados a continuacin:

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Veamos el formulario resultante.

Del formulario ejemplo, podemos decir del cdigo: CRCAR03-001, que se Recibi una CARta de un Cliente, (CAN=CANTV), la Evaluacin de Registro de Proveedores. Por otro lado, podemos decir -siguiendo el ejemplo- que en ese mes solo recibi una cotizacin a travs del Fax, registrado: CRCOT03-001, para un despacho de productos. No se preocupe si al principio el resultado del cdigo es un poco complicado, de seguro al trmino de das ya se habr acostumbrado. Seria recomendable que el correlativo sea llevado por ao. Recuerde que cada Organizacin tiene su manera de llevar sus documentos, cuando se trate de Circulares, Memos, Cartas, etc., el documento respuesta, debe hacer mencin y estar relacionado al respectivo documento emisor ya sea interno o externo. Tenga en cuenta, para los casos de entes gubernamentales, que a travs de comunicados como Gacetas Oficiales, podran indicarle a su Organizacin la manera

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cmo debe registrar y llevar sus Documentos, Correspondencias, etc. Una ltima recomendacin, el registro de Correspondencias debe ser llevada por una unidad o persona que tenga acceso tanto a las relaciones internas como externas de la Organizacin. En el prximo capitulo comenzaremos a registrar los gastos.

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7. Cmo registrar gastos

Veamos una forma de registrar los conceptos: por actividades, por departamento, rea, persona. Elija una Codificacin para relacionar el tipo de tareas con los servicios prestados en su Organizacin o reas. Supongamos que su Organizacin tiene una estructura similar al Organigrama mostrado en la fig.1. del captulo 5. A continuacin le presentamos la Tabla 6 con varios conceptos a facturar.

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Observe que el concepto Horas Extras aparece en varios renglones, lo que lo hace diferente es el rea al cual se aplica. Agregue otros conceptos segn sus requerimientos y necesidades. En el prximo capitulo vamos a registrar actividades de la Organizacin.

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8. Cmo registrar actividades

Continuemos con los gastos. Ahora vamos a mostrarle una forma de registrar las actividades involucradas con los servicios prestados en su Organizacin. Siga los pasos sealados. 1.- Elija una Codificacin para relacionar el tipo de tareas con los servicios prestados en su Organizacin. Supongamos que su Organizacin tiene una estructura similar al Organigrama mostrado en la fig. 1 y queremos registrar la facturacin a un proyecto del rea: Prestacin de Servicios. Definamos los procesos involucrados y luego las tareas para ejecutar ese proceso. Como hemos estado haciendo, el cdigo est representado, bien sea por tres dgitos, 3 letras, o la combinacin de letras y nmeros. Los procesos, tareas y cdigos, podran ser los mostrados en la Tabla 7.

2.- Elija una Codificacin para relacionar el tipo de conceptos los cuales puedan ser descontados o dejados de facturar. Podran ser los mostrados en la Tabla 8.

En el prximo capitulo veremos como registrar los proyectos.

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9. Cmo registrar proyectos

En el apartado anterior dijimos que queramos registrar la facturacin a un proyecto del rea: Prestacin de Servicios. Veamos una manera de como hacerlo. Siga los pasos sealados. 1.- Escriba una codificacin para relacionar el tipo de clientes internos y externos que tiene su Organizacin. Puede ser la mostrada en la Tabla 5. (ver apartado: Cmo registrar correspondencias?) 2.- Relacione en un formulario: "Registro de Proyectos", el cual podra ser en Excel, los siguientes campos sealados a continuacin.

En el prximo capitulo veremos como registrar los proyectos.

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10. Cmo registrar horas/das trabajados

En este apartado vamos a relacionar todos los conceptos manejados hasta ahora. Siga los pasos sealados. 1.- Vamos a registrar los conceptos de Actividad, con Cargos, con el Proyecto, con conceptos. A continuacin le presentamos el Formulario: "Reporte de Tiempo de Tareas", el cual podra ser en Excel, los campos a usar serian los siguientes sealados a continuacin:

2.- Registre las actividades en el formulario para cada Cargo. Aunque el Organigrama de la Fig. 1, no muestra los cargos, supongamos que Prestacin de Servicios tiene una Secretaria y un Asesor de Cuenta para cada servicio. Recuerde adems, que debe incluir el resto de cargos involucrados, tales como: Vendedor, Cobrador, Personal de limpieza, Servicios Generales, Asesores Externos, etc. 3.- Registre la informacin de cada cargo en el formulario: "Registro de Proyectos", (Ver apartado: como registrar proyectos?) Seria recomendable que el correlativo sea llevado por ao.

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Recuerde que cada Organizacin tiene su manera de Reportar sus Tareas, tenga en cuenta esto, para los casos de entes gubernamentales, Consultoras, que podran indicarle a su Organizacin la manera como llevar su Reporte de Tareas. Una ltima recomendacin, la responsabilidad de llevar el Control de Reporte de Tareas debe ser llevada por una unidad o Lder del Proyecto. En el prximo capitulo veremos registrar un documento ndice.

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11. Cmo registrar un documento ndice

En este apartado vamos a indicarle como relacionar todos los documentos manejados hasta ahora con Entes Externos. Siga los pasos sealados. 1.- Escriba una codificacin para relacionar el tipo de clientes internos y externos que tiene su Organizacin. Puede ser similar a la mostrada en la Tabla 5. (ver apartado: Cmo registrar llamadas, correspondencias?) 2.- Elabore una Tabla ndice: Entes Externo, la cual indique para cada Ente Registrado, el tipo de documentacin requerida para presentar un proyecto, solicitar un prstamo, realizar una Licitacin, etc. Tenga presente esta tabla al momento de una Solicitud, recuerde que usted siempre esta corto de tiempo. En el prximo capitulo veremos como archivar la documentacin.

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12. Cmo archivar la documentacin

En este apartado vamos a indicarle como archivar los documentos. Siga los pasos sealados. 1.- Elabore una Tabla: Archivo de Documentos, que relacione la informacin de documentos elaborados en la Organizacin, presentados a Entes Externos y cualquier otra categora que aplique. Puede ser similar a la mostrada en la Tabla 9.

2.- Cree una Carpeta para cada rea. 3.- Dependiendo de la informacin que tenga, elabore los lomos e ndices siguiendo el registro de la Tabla 9. 4.- Puede usar la misma codificaron tanto para los archivos fsicos cono electrnicos.

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En el prximo capitulo veremos como archivar un Archivo Fsico y Electrnico.

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13. Archivo fsico y electrnico

Archivo Fsico. Carpeta. Cdigo: C A L 0 1 1 1 - 2 0 0 4 - O. Este cdigo le indica que usted tiene una Carpeta que contiene documentos originales de las Correspondencias del ao 2004, usted los archiv en la categora de Calidad. (Ver tabla 9 del apartado: Como archivar la documentacin?) Si ocurriera el caso de que debe archivar documentos copias, agregue la letra C, es decir: C A L 0 1 1 1 - 2 0 0 4 - C. Esta carpeta debe contener, adems, un ndice de registro de documentos: cdigo o nombre y fecha; asimismo, debe registrar la copia controlada del documento, si este fuera el caso. Estante: Debe indicar en un estante, archivo, o sitio destinado para el archivo de documentos, una etiqueta igual a la carpeta, es decir: C A L 0 1 1 1 - 2 0 0 4 - O. Archivo electrnico. (Ejemplo) C:\Calidad\Documentacin\Correspondencias\(nombre del documento).Ext. En el prximo capitulo veremos el Manual para Oficina

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14. Manual para oficina. Gestin Documental

Una Organizacin es dinmica, por lo que siempre debe registrar cualquier tipo de informacin inherente al manejo de Oficina que pueda serle til. Utilidad de este Manual. Recuerde que la documentacin es necesaria en toda Organizacin y la actualizacin de la misma es fundamental. La responsabilidad de conducir la Oficina siempre se estila que sea llevada por una Secretaria, pero cuando no est presente, cualquier personal de la Organizacin, puede registrar y archivar correspondencias, documentos, atender y registrar llamadas, atender a un Cliente o Proveedor, etc.; aun as, recuerde que luego debe comunicar a la Secretaria o persona responsable. La informacin contenida en este Manual puede serle de utilidad al momento de elaborar un Manual de Normas y Procedimientos, o servirle de referencia para un Manual de Calidad, de Organizacin, o de Seguridad Industrial. ndice y contenido. A continuacin le sugerimos el ndice para el desarrollo de este Manual: Capitulo I: Manejo de la oficina. 1.- Registro de documentos. 2.- Registro de correspondencias. 3.- Registro de proyectos. 4.- Archivo de documentacin. Capitulo II: Normas y Procedimientos. A continuacin, algunas sugerencias para Normas y Procedimientos. - Normas y polticas de la Organizacin respecto al uso de Uniformes, carnet. - Uso de telfonos, impresora. - Cualquier norma o procedimiento respecto a la recepcin de Clientes, Visitantes, Proveedores. - Uso del papel reciclable. - Cruz Roja. - Plan de Evacuacin. - Uso de la Cartelera como medio de comunicacin. El encabezado del Manual puede ser similar al mostrado a continuacin:

El ejemplo del Encabezado mostrado, le dice que es un Documento no confidencial

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El ejemplo del Encabezado mostrado, le dice que es un Documento no confidencial (NC), la letra I, luego de la Fecha, le indica que es una versin inicial; cuando sea actualizado, coloque la letra A luego de la fecha. Si coloca CC en el campo copia, debe indicar el nmero en el campo Nmero, de lo contrario coloque NC. Este mtodo empleado podra ser la adoptada por su Organizacin para la elaboracin de sus documentos, o bien podra ser modificado a su conveniencia.

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