INTRODUCCION A LOS SISTEMAS DE INFORMACION Por qu estudiar sistemas de Informacin y tecnologas de Informacin?

As, como se estudian otras reas de los negocios, como finanzas, contabilidad, recursos humanos, logstica y operaciones, comprender las tecnologas de la informacin y su uso en las organizaciones es de suma importancia, pues son un componente vital en el xito de los negocios y las organizaciones. Los sistemas de Informacin (SI) estn cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales. A travs de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos de la empresa, proporcionan informacin de apoyo al proceso de toma de decisiones y lo, que es ms importante, facilitan el logro de ventajas competitivas a travs de sus implementacin en las empresas. As, pues, la aplicacin de las Tecnologas de Informacin (TI) en los negocios constituyen un campo de estudio fundamental para la ciencia de la administracin y gestin de negocios. Sistemas de Informacin Dato. Informacin Sistema Que contiene el software. Que tipos de software hay. Costo vrs. Eficiencia.

1.1 Definicin de Sistemas de Informacin Definiciones Importantes: Dato, Informacin y Sistemas En ocasiones los trminos de datos e informacin se utilizan como sinnimos, lo cual es un error. Dato: Puede ser un nmero, una palabra, una imagen, los cuales son la materia prima para la produccin de informacin.
Ejemplo Datos:

25, Pedro, una imagen Informacin: Son datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para alguien. Para los negocios hay una caracterstica muy importante de la informacin: la calidad de la misma.
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Para entender que significa informacin de calidad es indispensable considerar tres dimensiones: tiempo, contenido y forma.
Ejemplo Informacin

Pedro tiene 25 aos Dimensin Tiempo: La informacin debe estar disponible cuando se necesite. La informacin debe estar actualizada a la fecha que debe usarse. La informacin debe proveerse con la periodicidad requerida. La informacin puede representar el pasado, el presente y el futuro. Dimensin Contenido: La informacin debe proporcionarse sin errores. La informacin debe ser relevante respecto a lo que esta analizado. La informacin debe ser completa y no parcial. La informacin debe ser concisa. La informacin puede ser interna, externa con enfoque amplio o concentrado. La Informacin debe mostrar desempeos. Dimensin Forma: La informacin debe ser proveda en una forma sencilla de entender. La informacin debe ser detallada o en forma de resumen. La Informacin debe estar ordenada con base en ciertos criterios. La Informacin puede ser presentada en diferentes formatos: tablas, graficas, listas, etc. La Informacin puede ser proveda en diferentes medios: papel, medios digitales, etc. Sistema: Es el mecanismo por el cual se generar informacin. (Es un conjunto de elementos y procedimientos ntimamente relacionados que tienen por objeto lograr determinados objetivos.)
Datos Sistema Informaci n

1.1 DEFINICN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de informacin no necesariamente incluye equipo electrnico (Hardware). Sin embargo, en la prctica se utiliza como sinnimo de Sistema de informacin computarizado. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: El equipo de cmputo: es decir, el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo perifrico que puede conectarse a ellas. El Recursos Humano que interactan con el sistema de informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que genere. Los datos o informacin fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que este necesita para generar como resultado la informacin que se desea. Los Programas que son ejecutados por la computadora, y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del software del sistema de informacin que har que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan. Las Telecomunicaciones que son bsicamente hardware y software, facilitan la transmisin de texto, datos, imgenes, y voz en forma electrnica. Procedimientos que incluyen las polticas y reglas de operacin, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicacin en la computadora. Un sistema Un Sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: Entrada, Almacenamiento, Procesamiento y Salida de informacin. A continuacin se definen cada una de estas actividades: Entrada de Informacin: La entra es el proceso mediante el cual el sistema de informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuelas o automticas. La manuales: son aquellas que son proporcionadas en forma directa por el usuario.
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La automticas: Son datos o informacin que proviene o son tomas de de otros sistemas o mdulos. (se denominan tambin interfaces automticas). Ejemplo, As un sistemas de control del clientes podr tener una interface automtica de entrada con el sistema de facturacin, ya que toma las facturas que gnero o elaboro el sistema de facturacin como estrada al sistema de control de clientes. Los dispositivos tpicos de entrada de datos a los sistemas de informacin son las cintas magnticas, las unidades de disque, los lectores de cdigos de barras, plumas pticas, escneres, los monitores sensibles al tacto, lectoras de CD-ROM, lectoras de DVD, el ratn y el mouse. Almacenamiento de informacin: El almacenamiento en una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora ya que atreves de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en sesiones anteriores. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominada archivos en su versin simple y su base de datos en su modalidad compleja. Algunos dispositivos de almacenamiento son los discos magnticos o duros, los discos flexibles, o disquetes, los discos compactos (CD_ROM), los discos de alta capacidad (ZIP), los discos de video DVD. Existen otros mecanismos de almacenamiento los cuales sern explicados ms adelante. Procesamiento de informacin: Es la capacidad del sistema para efe3ctuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los tatos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base. Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un sistema de informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, disquete, cintas magnticas, la voz, los graficadores, y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un sistema de informacin puede constituirse la entrada a otro sistema de informacin o modulo. En este caso, tambin existe una interfaz automtica de salida. Por ejemplo, el sistema de control de clientes tiene una interfaz automtica de salida con el sistema de contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesados de clientes.

Las diferentes actividades que realiza un sistema de informacin se puede observar en el diseo conceptual ilustrado.

INTRODUCCION A LOS SISTEMAS DE INFORMACION TECNOLOGA Medios y procedimientos para la fabricacin de productos y modificar el ambiente para satisfacer los deseos y necesidades del ser humano. Al aplicarse los conocimientos cientficos solucionan problemas prcticos en forma constructiva y hacen ms placentera la vida de las personas. Tecnologas de la Informacin
Es la base o plataforma sobre la cual la empresa puede construir sus sistemas especficos de informacin.

Despus de haber comprendido el concepto de Sistemas de Informacin existe la necesidad de explicar el trmino complementario: Tecnologa de Informacin (TI), del Ingls (Information Technology). Este concepto hace referencia a todas aquellas tecnologas que permiten y dan soporte a la construccin y operacin de los sistemas de informacin, las cuales pueden ser tecnologas de hardware, software, tecnologas de almacenamiento y tecnologas de comunicaciones. Todas estas tecnologas forman la infraestructura tecnolgica de la empresa, la cual provee una plataforma desde donde la compaa puede construir y operar los sistemas de informacin. A continuacin se presenta una lista no exhaustiva de ejemplo de estas tecnologas: (Enlaza dos o ms computadoras para compartir datos o Redes de datos recursos) Redes de voz Satlites Sistemas de telefona Medios de transmisin como fibra ptica Redes inalmbricas Ruteadores (routers) Concentradores (hubs) Mdems Reproductores de discos compactos (CD-ROM), DVD-ROM) (Controlador maestro de todas las actividades que tienen lugar dentro Sistemas operativos de la PC.) Protocolos de comunicacin (TCP-IP, HTTP, FTP) Otros sistemas de almacenamiento, etc.
Referencia de Tecnologas: Hardware de Computo: Es el equipo fsico utilizado para las actividades de entrada, procesamiento y salida en un sistema de informacin. Software de computo: Consiste en instrucciones detalladas pre-programadas que controlan y coordinan los componentes del hardware de computo en un sistema de informacin. Tecnologa de Almacenamiento: Incluye tantos medios fsicos para almacenar datos, como discos o cintas magnticas. Tecnologa de la Comunicacin: Son los dispositivos fsico y software que enlazan las diversas piezas del hardware y transfieren dato de una ubicacin fsica a otra.

1.3 Tipos y Usos de los Sistemas de informacin

Durante los siguientes aos, los sistemas de informacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones: Automatizar los procesos operativos Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones Lograr ventajas competitivas a travs de su implementacin y uso. Con frecuencia los sistemas de informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin son llamados sistemas transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas entradas y salidas, etc. Por otra parte, los sistemas de informacin que operan dando soporte a los mandos intermedios de las organizaciones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, sistemas para la toma de dicciones de grupo (GDSS), sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones (EDSS) y sistemas de informacin para ejecutivos (EIS). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen es el de los sistemas estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de la informacin. Los tipos y usos de los sistemas de informacin se muestran en la siguiente imagen.

PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES Dado que hay intereses, especialidades y niveles diferentes en una organizacin, existen diferentes tipos de sistemas. Un sistema no solamente proporciona toda la informacin que una empresa necesita. Diferentes tipos de sistemas: Sistemas que dan servicio a los diferentes niveles de la organizacin. Sistemas a nivel operativo: Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de actividades y transacciones elementales de la organizacin como ventas, ingresos, depsito en efectivo, nmina, decisiones de crdito y flujo de materiales en una fbrica. Tienen como objetivo responder a las preguntas de rutina y seguir el flujo de las transacciones a travs de la organizacin. Cuntas partes hay en el inventario? Qu pas con el pago del seor Gutirrez? Sistemas a nivel del conocimiento: Apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organizacin. El propsito de estos sistemas es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organizacin a controlar el flujo del trabajo de oficina. Estos tipos de sistemas estn entre las aplicaciones de crecimiento ms rpidas en los negocios actuales. Sistemas a nivel administrativo: Sirven a las actividades de supervisin, control, toma de decisiones, y administrativas de los gerentes de nivel medio. La pregunta principal que plantean estos sistemas es: Van bien las cosas? Por lo general, este tipo de sistemas proporcionan informes peridicos ms que informacin instantnea de operaciones. Apoyan a las decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requisitos de informacin no siempre son claros. Sistemas a nivel estratgico: Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratgicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Su funcin principal es compaginar los cambios del entrono externo con la capacidad organizacional existente.

Siete Tipos Principales de Sistemas La organizacin cuenta con sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, por sus siglas en ingls) en el nivel estratgico; sistemas de informacin gerencial (MIS) y sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) en el nivel administrativo; sistemas de trabajo del conocimiento (KWS), sistemas de oficina en el nivel de conocimiento, y sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) en el nivel operativo. A su vez, los sistemas de cada nivel se especializan en apoyar a cada una de las principales reas funcionales.
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Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) Sistema de apoyo a las decisiones (DSS) Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo (GDSS) Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS) Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS) Sistemas de Informacin para la Administracin (SIA) Sistemas de informacin Estratgicos

Sistemas Transaccionales Qu es una transaccin? Es un evento que requiere una actividad manual o computacional. Cuando ordena un producto en un sitio Web, compra mercanca en una tienda o retira efectivo de un cajero automtico, est participando en una transaccin. 1. Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) Son los sistemas bsicos de negocios que dan servicio al nivel operativo de la organizacin. (TPS, Transaction Processing System) es un sistema computarizado que efecta, registra, procesa, almacena, desplega, modifica o cancela las transacciones diarias necesarias para dirigir negocios. Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con procesos de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros. Ejemplo: Entradas de pedidos de ventas Sistema de reservaciones en hoteles Nominas Registro de empleados y embarques

Sus principales caractersticas son: Atreves de estos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de sistema de informacin que se implementa en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin para continuar con los mandos intermedios. Y posteriormente con la alta administracin a medida que evolucionan. Muestran una intensa entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco complejos. Estos sistemas requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan tambin grandes volmenes de informacin. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin; es decir, que atreves de ellos se cargan las grandes bases de informacin para su posterior utilizacin. Estos sistemas son los encargados de integrar gran cantidad de la informacin que se maneja en la organizacin, la cual ser empleada posteriormente para apoyar a mandos intermedios. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y cuantificables. El proceso de justificacin puede realizarse enfrentando ingresos y costos. Esto se debe a que en el corto plazo se pueden evaluar los resultados y las ventajas que origina el uso de este tipo de sistema. Entre las ventajas, desde una perspectiva econmica, que pueden medirse se encuentra el ahorro de mano de obra.

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Son fcilmente adaptables a paquetes de aplicacin que se encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos bsicos que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones.

Ejemplos de este tipo de sistemas son la facturacin, nominas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad general, conciliaciones bancarias, inventarios, abastecimientos, control de distribucin, produccin, etc.

2. Sistema de apoyo a las decisiones Dan servicio al nivel administrativo de la organizacin. Los DSS ayudan a los gerentes a tomar decisiones que son exclusivas, rpidamente cambiantes y no especificadas fcilmente con anticipacin. Abordan problemas donde el procedimiento para llegar a una solicitud podran no estar predefinido con anterioridad, combinan datos y modelos analticos sofisticados o herramientas de anlisis de datos para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no estructurada. Estos sistemas tienen ms poder analtico que los dems sistemas contienen explcitamente una variedad de modelos para el anlisis de datos, o bien condensan grandes cantidades de datos de tal forma que su anlisis sea sencillo para los encargados de la toma de decisiones. Las principales caractersticas de estos sistemas son las siguientes: Suelen introducirse despus de haber implementado los sistemas transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que los transaccionales constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones.
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 Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin pues esta ya fue recopilada por los sistemas transaccionales. Por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, pero generalmente realizan muchos clculos durante su proceso. No suele ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los beneficios del proyecto de inversin. Suelen ser sistemas de informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grafico y visual. Apoyan a la toma de decisiones que, por su misma naturaleza, son repetitivas y estructuradas, as como las decisiones no repetitivas y no estructuradas. Por ejemplo, un sistema de compras de materiales que indique cuando debe hacerse un pedido al proveedor o un sistema de simulacin de negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica. Los sistemas de apoyo a las decisiones se pueden clasificar en:

DSS (Decision support System), Sistemas de apoyo a la toma de decisiones. GDSS (Group Decision support System), Sistema de apoyo a la toma de decisiones en grupos. EIS (executive Information system), Sistemas de informacin para ejecutivos. EDSS Expert Decision support System), Sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones. Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etc.

Esquema conceptual de los diferentes sistemas de informacin en los negocios

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