Jmfrelse mellan tv klientbokfringsprogram: DPR och BL Administration

Reklam och broschyrer om redovisningssystem fr ditt fretag som bekant i strida strmmar. Alla programfretag vill att du ska tro att just deras program r det bsta av alla. Men mycket sllan gr man i reklamen jmfrelser mellan olika programs egenskaper. Reklamen innehller oftast mer om det fretag som levererar n om den produkt man sljer. Varfr saknas det direkt jmfrande information? Kan det vara s att de som gr reklamen inte har tillrcklig detaljkunskap om hur programmen anvnds, och vad som r viktigt i dess egenskaper, eller r det fr att en sdan jmfrelse skulle f den egna produkten att framst som underlgsen? Detta dokument innehller just en sdan jmfrelse som du skulle behva. Mycket konkret visas sdana skillnader mellan programmen som har betydelse fr dig och ditt fretag. Ett klienbokfringsprogram r inte vilket program som helst, det r fr en redovisningsbyr sjlva produktionsapparaten fr huvuddelen av fretagets intkter. Om ett program hjlper personalen att arbeta tio eller tjugo procent snabbare betyder fr detta flera tiotusental kronor per r i kad vinst. Detta inser du som r redovisningskonsult, eftersom du vet att den tid du och medarbetarna sitter och grundbokfr r den strsta delen av arbetstiden. I nedanstende jmfrelse frkortas BL administration till BLA. EGENSKAPER I GRUNDBOKFRINGEN Eftersom grundbokfringsarbetet (registreringen av verifikationerna) r det arbetsmoment dr man tillbringar i srklass lngst tid nr man bokfr r det av stor ekonomisk betydelse att detta arbete skall g snabbt. Fr att f en bild ver vad som skiljer de tv programmen t har ett antal punkter dr programmen skiljer sig t identifierats.

Kan man med snabbkommando upprepa senast registrerat konto ? Bakgrund Enligt erfarenhet upprepar man ofta samma konto inom ett verifikat och mellan olika verifikat. Som i s mnga andra sammanhang gller hr ofta 80/20-regeln, som innebr att 80% av antalet konteringar avser 20% av de under ret kontona. Om du med snabbkommando kan upprepa tidigare registrerat konto spar du fljaktligen massor av tid. Detta har vi sedan mnga r i DPR lagt in som en viktig och sjlvklar egenskap. I DPR kan du registrera 1 samt <enter> fr att styra att kontot i fregende konteringsrad konto ska upprepas. BLA Denna funktion saknas.

Finns en enkel funktion fr att registrera motkonto? Bakgrund De flesta verifikat bestr av ett intkts- eller kostnadskonto med drtill hrande momskonto p ena sidan och en motkontering p andra sidan. Det motkonto som gller r ofta det samma, exempelvis checkrkning, postgiro eller privatkontot. Samma motkontering upprepas drfr ofta i en mycket stor del av verifikaten. Om man kan automatisera automatkonteringen med en snabbkod kan man spara mnga procent av den tid man registrerar. I DPR kan du registrera de 5 vanligaste motkontona, som man i grundbokfringen aktiverar genom att i kontofltet anger kod 5-9. D motkonteras verifikatet automatiskt , byte sker till nytt verifikat och man sparar ngra sekunder per verifikat. Denna funktion finns i BLA p ett annat stt. Man kan lgga upp en konteringsmall som innehller motkonto. Funktionen Konteringsmall finns ven i DPR och anvnds fr vanliga terkommande verifikat. Hur fungerar motkontering? Bakgrund Alla underskta program har ngon metod fr att automatiskt motkontera beloppen s att det belopp som skapas r lika med verifikationssaldot fast i motsatt rkneart. Detta r en viktig tidsbesparande finess. DPR Fr att motkontera trycker man - och enter nr markren str i debet eller kredit. BLA Vid kontering fr o m konteringsrad 2 freslr programmet alltid motkontering med verifikationsdifferensen. Kommentar: I DPR har vi undvikit att lta motkontering bli frslag till kontering, eftersom detta ltt kan leda till att man av vda konterar fel. Det borde krvas en form av aktiv handling/inknappning anser vi. I BLA kan man gra en instllning om man vill att programmet ska fresl verif.differensen.

Kan man arbeta med ett frkortat kontonummer ? Bakgrund Du spara en halv sekund varje gng du kan registrera 3 i stllet fr 4 siffror i kontonumret. Detta summeras till ett stort antal timmar p ett r. I DPR behver du inte ange mer n tre siffror om kontot slutar p en nolla. BLA sker upp kontot, om frsta siffrorna r rtt kan man vlja konto genom att trycka ENTER.. Visas kontosaldo och resultat under grundbokfringen ? Bakgrund I bokslutsarbetet i synnerhet men ven i lpande bokfring r det vrdefullt att se bde resultat och kontosaldon. I DPR finns kontosaldo p bildskrmen OCH resultat, ven under pgende verifikat, dvs svl kontosaldo som resultat visas pverkade av aktuell verifikation. I BLA visas kontosaldot men inte resultatet. En bra sak r att kontosaldot ven under pgende verifikation visas inklusive den aktuella verifikationens. Detta r bra nr man gr bokslutet.

Finns det en snabbkod fr att registrera vanliga konteringar (konteringsmall)? Bakgrund En stor del av verifikat r terkommande bde vad gller verifikationstext som kontering. Om man slipper skriva in verifikationstexter och konton fr sdana affrshndelser spar man massor av tid, med cirka 5 10 sekunder per verifikation. En redovisningsbyr med 100 kundfretag registrerar varje r kanske 50 000 verifikat. 50 000 x 10 sekunder r cirka 140 timmar, x 300 kr ger 42000 kronor i besparing ! I DPR kan man p totalniv (byrniv) registrera 50 konteringsmallar samt p fretagsniv (per fretag) ytterligare 50 koder. Om man anger en kod 1-99 i i verif-textfltet kommer texten som r kopplad till koden att registreras. Dessutom fresls drvid konteringen i konteringsmallen. Man ser i DPR dessa koder i nedre delen av bildskrmen nr markren str p Verif.textfltet I BLA finns ett antal konteringsguider upplagda.

Finns det en snabb metod fr att byta verifikationsdatum ? Bakgrund Att byta verifikationsdatum r ett ofta terkommande arbetsmoment. I DPR och SPCS finns tv olika metoder fr detta. Du behver i DPR inte anvnda musen fr att flytta markren till datumfltet, tryck bara ALT/D fr att ka datum med en dag, tryck ALT/M fr att minska datum. I BLA kan du ndra verif.datum dels genom att manuellt ndra i datumfltet eller med hjlp av en kalender eller med uppt/nedtpil. Man mste dock fr detta flytta musen till datumfltet. I DPR kan man ndra datum ven nr man har markren p annat dataflt

Kan man skriva ut rapporter mitt i en verifikation? Bakgrund: Ofta behver du kontrollera i ngon utskrift ngot, t ex om ett verifikat kanske redan r bokfrt eller se stllningen i balanseller resultatrkning (vid bokslutsarbete) Det r givetvis en frdel om detta gr att gra utan att man behver makulera eller fullflja den verifikation man registrerar. Om man registrerar en mycket lng verifikation och behver kontrollera ngot p skrmen i ex.vis huvudboken vill man naturligtvis inte vara frhindrad att gra detta. Inga sdana hinder finns i DPR. Inte heller i BLA r detta ett problem.

ven de verifikationsrader som ligger i en ej avslutad verifikation finns d med i saldona. Detta gller i bda programmen.

Kan man f kontoplanehjlp under grundbokfringen? Bakgrund Vid registreringen vinner man tid genom att snabbt kunna finna rtt konto. I denna egenskap skiljer sig programmen I DPR finns kontohjlp som p skrmen fortlpande visar 64 konton: Nr du slr kontots frsta siffra ser du en kontofrteckning som startar frn inslagen siffra. Nr du slr den andra siffran ndras frteckningen till att visa frteckningen startande frn de tv frsta siffrorna. Dessutom kan du i DPR ska p kontotexten fr att hitta ett konto (alfaskning kallas detta.) Vidare visas kontoplanen i en lista, som man kan vlja att ha i nummerordning eller i bokstavsordning. I BLA ser man en rullningslist med de konton som finns varvid det senaste kontot ndrar starten fr redovisningen. Detta r likas en mycket bra lsning. Man kan numera ven tillgripa s k alfaskning.

Kan man gra registervrd av kontoplanen under grundbokfringen? Bakgrund Man behver ibland snabbt pendla mellan att registrera verifikat och registrera nya/ndrade konton. Det r viktigt att det gr snabbt att flytta sig mellan grundbokfringen och kontoplaneformulret och att detta kan ske utan att man behver avbryta registreringen av aktuellt verifikat. I DPR gr man mellan grundbokfring och kontoplan genom att trycka ALTt+K, sedan tillbaka med ESCAPE. Man kan blddra bakt eller framt i kontoplanen med ALT+N eller ALT+F . Man behver inte klicka p Nytt eller liknande symbol fr att lgga upp ett nytt konto, det r bara att ange kontonumret man vill anvnda. Den SRU-kod som kontot normalt skall ligga under fresls automatiskt. I BLA mste man i kontoregisterformulret vlja konton genom att klttra uppt eller nedt i en lista och klicka p nskat konto. Om man vill lgga upp ett nytt konto mste man frst med musmarkren klicka p symbolen nytt. SRU-koden som kontot normal har fresls inte.

Kan man registrera och kontrollera ett kontos rkneart ? Bakgrund Om man kan f programmet att fresl normal rkneart fr ett konto vinner man i skerhet och snabbhet. I skerhet s, att du kan f varningslarm frn datorn om du registrerar i onormal rkneart vilket bidrar till att frebygga slarvfel i registreringen, samt kan hjlpa bokfrare med dliga bokfringskunskaper att undvika nybrjarfel. I snabbhet kan man vinna att man slipper sl ett extra ENTER fr att flytta kontot till kreditkolumnen. Det r drfr en sjlvklarhet att sdan mrkning av kontot skall kunna ske. DPR: Man kan sjlv bestmma rkneart. Nr man skapar en ny kontoplan eller nr man importerar en kontoplan via SIE-fil lggs kod + eller - in som frslag p intkts- och kostnadskontona. Vid grundbokfring ljuder dels ett varningspip vid ovanlig rkneart, dels markeras raderna med * i grundbokfringen, dels slutligen markeras i huvudboken kontoraderna med *. BLA: Man kan i senare versioner ange freslaget tecken. En nackdel r att ingen varning ges om att man utfrt en kontering mot den normala rknearten. Eftersom en redovisningsbyr arbetar mycket snabbt kan det vara en risk att man rkar boka t fel hll. I s fall skall det vara enkelt att rtta till detta genom att backa till verifikationen och justera. Detta r fullt mjligt att gra i BLA.

Hur gr man fr att radera hela det aktuella verifikatet? Bakgrund

Ibland upptcker man att man registrerat s fel att man vill gra om verifikatet frn brjan. Det r praktiskt om man i sdana fall snabbt kan ta bort HELA verifikationen. I DPR kan man i ett enda kommando dels radera hela det aktuella verifikatet med ALT+T, dels ta bort verifikatet, man kan ven infoga rader i verifikationen. I BLA finns inget kommando fr att ta bort alla rader i verifikatet utan man r tvungen att manuellt radera alla rader som registrerats genom att stlla markren p varje rad och trycka p delete. Detta kan man i BLA endast gra innan man har gjort periodbytet. (man kan i BLA stlla in programmet s att man inte gr periodbyte, d finns inga restriktioner mot att gra rttelser i tidigare perioder). Man behver i BLA inte anvnda ngon verstrykningsfunktion utan kan ndra utan restriktioner, givetvis p eget ansvar och med iakttagande av bokfringslagens skrivning om hur detta br gras.

Kan man radera ett verifikat i perioden som uppdaterats (tidigare verifikation) ? Bakgrund: Det hnder tyvrr ibland fr den ovane bokfraren ganska ofta - att man gr fel och upptcker detta frst efter att man avslutat verifikationen. Detta innebr att det finns stort behov att smidigt kunna rtta sina fel. Man kan i hastigheten ha glmt att byta verifikationsdatum, man kan ha glmt att ange en verifikationstext, man kan i hastigheten ha registrerat fel konto. Nr man arbetar snabbt kar sjlvfallet risken fr att sdana missar grs. Det r mycket uppskattat av anvndaren att man kan g tillbaka i ett redan registrerat verifikat och ndra detta eftersom det sparar massor av arbete jmfrt med alternativen att gra ndring med verstrykning eller att gra en spegelbokning plus en ny bokning. Bokfringslagen stadgar i detta fall att man drvid skall notera att sdan ndring av verifikatet har skett, dock anger den inte HUR detta skall ske. Allmnt om bokfringslagen och nskemlet att kunna ndra eller makulera ett verifikat. I skrivningen framgr inte om nr grundbokfring anses ha skett. Detta har av en del experter tolkats strngt s, att s fort man fortstter till nsta verifikat har grundbokfring skett och med den tolkningen fr man allts inte ndra i senast bokfrda verifikat utan endast i det aktuella, ej avslutade. Andra experter tolkar det s att om systemet innehller mjligheter att ndra i den aktuella mnadens verifikat men att man har en funktion fr att lsa verifikaten vid ex.vis vergng till en ny mnad genom periodbyte s skall man ha mjlighet att utfra rttelser fre periodbytet. S har uppenbarligen BLA tolkat lagen, och det torde vara en frnuftig och praktisk lsning. Flera nackdelar finns med en strikt tolkning om ndringsfrbud: dels vid bokslutsarbetet dr man ofta har anledning att i vissa bokslutsdispositioner prova med olika alternativ, och d vill man definitivt inte tvingas att spegelboka och boka p nytt. Huvudboken blir d ltt rrig och svr att revidera. Vidare r det tyvrr s, att man ltt pga. stress begr fler fel om man begtt en, och att d i huvudboken behva lagra rttelse av rttelse och sedan rttelse av rttelse av rttelse r ohllbart. I ngra klientversioner av bokfringsprogram har man tagit bort sdana sprrar som finns i basversionen, orsaken till detta kan man spekulera i, kan vara att man vill f kunderna att kpa en dyrare version av programmet fr att komma t en trvrd egenskap, eller kanske att redovisningskonsulter har s kraftigt pressat p fr att kunna gra rttelser osynliga. Man kan avslutningsvis konstatera, att mjligheterna att p annat stt n i bokfringen ndra i verifikationerna r stora, exempelvis kan man exportera verifikaten till SIE-fil, sedan ndra nskade verifikat i SIE-filen och drefter terimportera SIE-filen. Mjligheten att flla en anvndare fr bokfringsbrott fr att ndring skett i verifikaten r frsvinnande liten. Lmpligt frfaringsstt vid makulering av ett verifikat: Om man vill makulera ett verifikat som INTE r det senast registrerade eller om man har alla verifikaten redan numrerade och vill behlla den numreringen fr man inte lmna verifikatet tomt. Man anvnder frslagsvis ett OBS-konto, frslagsvis 1399 och bokar in 1 kr i debet och i kredit. I verif.texten anger man tagit bort verifikatet och vem som gjort detta. Om man vill makulera ett verifikat som r det sista som registrerats och man numrerar verifikaten under tiden som man grundbokfr (detta r det vanligaste) kan man i stllet backa och ndra kontering och belopp, ta bort de rader som inte skall vara med. Frgan huruvida man d mste p papper ange vilken felkontering man erstter med en ny r en tolknings- och samvetsfrga. I DPR kan du utan hinder backa till valfritt verifikat i aktuell mnad och ndra detta, du kan ven makulera ett verifikat inom aktuell mnad. Vid sdan makulering lggs normalt 1:- kr i debet och kredit p OBS-kontot, fr att undvika att ett verifikationsnummer blir verhoppat.

I BLA kan man gra p samma stt men det tar lngre tid: man mste ndra varje rad. Detta gller om man anvnder funktionen periodbyte, som r normalfrfarandet. Man kan koppla bort periodbytet och bokfra allt i en och samma period. D bortfaller restriktioner, man kan blddra tillbaka nda till verif nummer 1 och gra nskade ndringar, ven hr med iakttagande av bokfringslagens krav p att man skall gra noteringar om nr och vem som ndrat eller tagit bort verifikatet. Inget str ju i bokfringslagen om att detta mste ske inom sjlva bokfringssystemet, det kan lika lagligt ske med papper och penna. Kan man ndra verifikat i tidigare perioder ? Bakgrund En del bokfringsprogram medger indelning av ret i perioder. Tanken bakom att ha en periodindelning r att det r rationellt att varje mnad utfra vissa uppgifter, bland annat att momsredovisa, gra periodiseringar av vissa kostnader och intkter utfra berknade avskrivningar, gra kontoavstmningar, samt att lta revisorn gra sin lpande revision av bokfringen. Varje mnadsskifte kan ses som en kontrollstation dr man kan gra sitt periodbokslut. Periodbytet innebr ven att man kan i systemet definiera en registerstruktur dr jmfrelsesiffror fr fregende r och budget kan lagras fr varje mnad som en total. Detta underlttar och frbttrar rapporterna. Periodindelningen innebr ven att man kan frhindra att verifikationer i tidigare perioder kan ndras. I och med att momsredovisning gjorts br man inte ndra i gngna mnadernas verifikationer. Detta har i DPR ombesrjts genom att bokfringsret kan indelas i perioder, en period r i regel = en mnad. Om man vill kan man ndra verifikat i tidigare perioder men fr detta mste man ha en s k superbehrighetskod. Det r klok strategi att denna mjlighet att ndra i mnad som man redan gjort momsredovisning fr begrnsas s att endast de personer i fretaget som r erfarna kan gra sdana ndringar, vilka br gras endast i undantagsfall. Man kan avst frn periodindelningen genom att hela ret r en period.

I BLA finns liksom i DPR en periodindelning vilket r en frdel. Alla verifikationer i aktuell mnad ligger ppna fr att kunna frndra. Tidigare perioder r i regel lsta men man kan ppna lsta perioder och ta bort verifikat i dessa. Om man har gjort bokfring och skattedeklaration fr januari december r det olmpligt om man som anvndare gr frndringar i bokfringen fr de mnader som man har momsredovisat. Man kan avst frn periodindelningen genom att hela ret r en period.

Kan man snabbt blddra bakt och framt i verifikaten ? DPR Ja (alt+F = fregende verifikat, alt+N =nsta verifikat) BLA: Ja, med piltangenter, vilka dock inte r kombinerade med snabbkommando.

Kan man arbeta med momsindex / momskod ? Bakgrund En mycket stor tidsbesparing uppns om man lter datorn rkna ut momsen. Detta gr att i ett typiskt verifikat tre belopp kan nedbringas till ett enda belopp att registrera. Resten av belopp och konton skapas med momsautomatik. DPR Ja. Du kan p ett konto ange en av sex momskoder, 1-6. Momskoden fresls d och behver ej knappas in utan kan accepteras genom <enter> i momskodfltet. I DPR anger man momskoden till hger om beloppet: Momskod 1,2 eller 3 fresls beroende p vilken momskod kontot har kodats med, men man kan i den aktuella raden ta bort automatiken. (Momskod 1 r d normalt=20%, 2=10.714% 3=5.666%, rknat som marginalprocent). Man kan ndra momsprocenten vilket har visat sig mycket vrdefullt i bl a hyresfastigheter som har blandat lgenhetsbestnd av momspliktiga och momsbefriade, och dr man skall proportionera ned momssatsen, i regel i frhllande till ytan mellan momsbefriade och momspliktiga lokaler. Vidare finns speciella momskoder 4-6 fr ex vis att dra av halva ing momsen p leasing av personbilar.

BLA Ja man kan koppla nskade konton till en automatmoms. Den metod som BLA anvnder r den samma som andra program med momsautomatik valt, utom DPR. Ett konto kopplas alltid till en VISS momssats. Om annan momssats skulle glla kan man inte ndra momssatsen i registreringen. En nackdel med denna metod kan vara att man ibland har en verifikation som INTE har moms, ex vis om man kpt in en

kontorsutrustning frn en icke momsregistrerad person, frening etc. Man kan dock ndra momssats p enstaka verifikationsrader. Hur byter man verifikation nr man frdigregistrerat? Bakgrund Det r viktigt att man kan byta till ny verifikation utan att behva klicka p musen eftersom det tar tid. Det skall knnas naturligt och g snabbt att byta till ny verifikation. I DPR fungerar det s att nr tre villkor r uppfyllda byter programmet till nytt verifikat a) Differens r noll b) Summa debet och kredit r strre n noll c) Man trycker p ENTER p frsta tomma verifikationsrads kontoflt. I BLA fungerar byte till nytt verifikat p samma stt.

Hur flyttar man markren i den aktuella verifikationen? Om man i pgende verifikation vill ndra ngon rad innan man byter till ny verifikation skall detta vara enkelt och snabbt. I DPR finns snabbkommandon (ALT+=uppt, Alt+=nedt) fr att flytta markren uppt eller nedt, men man kan ven flytta till nskat flt genom att klicka p nskat flt med musmarkren. I BLA kan man med piltangenterna eller med musmarkren placera markren p nskat flt. Snabbkommandotangenter finns inte fr detta ndaml. Kan man utnyttja funktionstangenter? En del anvndare tycker det gr mycket snabbare att kontera om man i stllet fr de 9 vanligaste kontona kan trycka en funktionstangent. DPR innehller denna finess. Saknas i alla jmfrda bokfringsprogram, inkl BLA. Hur snabb r verifikationsregistreringen? Vi gjorde upprepade tester med ett typiskt verifikationsmaterial p 10 verifikationer och 30 transaktionsrader. Verifikaten innehll moms i samtliga fall. Tidstgngen fr registrering blev: Fr DPR i snitt 60 sekunder Fr BLA tar importen ocks relativt kort tid, cirka 90 sekunder. Momsautomatiken snabbar upp avsevrt jmfrt med i ex vis SPCS. De tre faktorer som gr registreringen lngsammare i BLA r frmodligen fljande: - byte av verifikationsdatum saknar snabbkommando, man mste flytta musen till datumfltet fr att byta - man har inga snabbtangenter fr frekventa konton som kassa ej heller snabbkommando fr att upprepa senast registrerade konto - man har inget snabbkommando fr att motboka mot ett av de fem vanligaste motbokningskontona.

Registrera representation En liten, till synes banal detalj r en hjlp som finns i DPR vid bokning av representationskostnader. Dessa r som bekant avdragsgilla endast upp till 90 kr exkl. moms. I DPR finns en srskild berkningsfunktion som bestr i att om man registrerar ett belopp p avdragsgill representation frgar programmet om antal personer. Drefter grs automatiskt omkontering av det belopp som verstiger avdragsgill. Avdragsgill moms reduceras i proportion drtill. Denna funktion finns numera enligt uppgift ven i BLA under knappen MER. Funktionen krver dock att man aktivt klickar p Mer vilket innebr att man kan riskera att glmma bort kontrollen.

Lsenordsskydd Bakgrund En redovisningsbyr med anstllda vill frmodligen inte att de anstllda skall kunna g in i arbetsgivarens fretags bokfring. Det har drfr stllts krav p att man kan lsenordsskydda enskilda fretag.

I DPR finns ett lsenordssystem som hindrar obehriga frn att n visst/vissa fretag. I BLA saknas sdant lsenordsskydd per fretag. Det finns ett lsenord per anvndare, men en viss anvndare kan man inte sprra av frn att n vissa fretag. Det finns frvisso i Windows operativsystem verktyg fr att sprra av tkomstmjligheterna till vissa datakataloger, men tyvrr r kunskapen om hur man anvnder denna teknik att skydda filer eller kataloger alls icke srskilt stor.

Tidstgng och utrymmeskrav vid skerhetskopiering Skerhetskopiering tar ofantligt mycket kortare tid om man anvnder USB-minne i stllet fr diskett. Detta gller svl i DPR som BLA som andra system. En annan frdel med att erstta disketten med USB-minne r att man utan risk fr utrymmesbrist kan vlja att skerhetskopiera alla fretag. I bgge programmen gr skerhetskopiering till USB-minne fredmligt snabbt, ven vid mycket stort antal verifikationer vilket innebr endast ett par-tre sekunder.

Registrering av ingende balans och fregende r Bakgrund Vid start av systemet r det ndvndigt att manuellt kunna registrera ingende balans och eventuellt ven fregende rs belopp p resultatkontona. I DPR kan man manuellt registrera fregende rs belopp liksom budgetbelopp. I BLA kan man registrera Ingende balans, och fregende rs jmfrelsesiffror fr fregende r. Detta krver dock att man stller om fretagets rkenskapsr till stngt.

Hur r rutinerna vid byte till nytt rkenskapsr? Bakgrund I detta omrde finns mnga olika lsningar. Det som enligt erfarenhet r viktigt r att man inte skall riskera att mla in sig i ett hrn genom att man vid verfring till nytt r (rsavslut) lser bokfringen. I teorin r det vettigt att man inte ska kunna gra ngra ingrepp i en bokfring som man anser vara avslutad. men vi lever inte i teorin utan i verkligheten. Dr hnder det ganska ofta att man upptcker att man behver ndra ngonting och att man efter ndringen behver gra en nytt verfring av utgngssaldona till det nya rets bokfring. I DPR kan du gra om rsbytesrutinen mer n en gng om det skulle bli s att man behver ndra i ett bokslut. I BLA finns ett kommando fr rsbyte (upplggning av nytt r) Vid rsbytet fungerar detta p samma stt som i DPR. rsbyte nollstller givetvis alla verifikationer och kan bara gras en gng.

Hur r rutinerna vid import av Ingende balansfrndringar? Bakgrund Man vill normalt gra rsbyte innan man hunnit gra bokslutet helt klart. Detta innebr att det mste finnas en funktion dr man kan importera ingende balansbeloppen frn fregende rs bokfring varje gng man har gjort bokslutsarbete i det gamla rets bokfring, alternativt gra detta vid annat lmpligt tillflle. Bokslutet kan ta tid att frdigstlla beroende p t ex att man inte har alla papper tillgngliga. I DPR finns en knapp fr att importera IB och jmfrelsesiffror med fregende r, som man kan anvnda nr man vill, ven fler n en gng. I BLA fungerar det s att jmfrelsevrdena uppdateras om man i det gamla ret gr ndringar efter rsbytet.

Upplggning av kontoplan I DPR kan man vlja mellan att skapa kontoplan p bas96, EU-bas eller frn valfritt fretag. EU-bas innehller dels en mindre smfretagsanpassad variant, fullstndig, fr jordbruk, travtrnare, och frening. Man kan ven kopiera kontoplan frn annat fretag. Detta tredje alternativ r mycket viktigt. I BLA kan man skapa fretag frn olika baskontoplaner (avser standardversionen). Om man vill anvnda kontoplan frn ett visst fretag kan man gra s. Det finns ven ett antal branschkontoplaner.

Kontoplanejusteringar fr flera fretag samtidigt. Hr finns en liten men viktig skillnad mellan DPR och andra system. I DPR kan du nr du vill ndra kontoplanens egenskaper med ett ftal knapptryckningar fr alla fretag. Om du exempelvis fr meddelande om att konton i basplanen infrts p grund av nya skatte-/momsregler kan du enkelt kopiera in en ny baskontoplan till fretaget. Vlj Kontoplan/skapa kontoplan och vlj att kopiera frn rtt baskontoplan. Denna funktion saknas i BLA.

Skerhetskopia/fretagsdiskett Bakgrund Man skall kunna ta kopia till annan dator eller gra skerhetskopia. Fr detta finns ngra sjlvklara nskeml Ett frsta krav r att kopieringen eller terlsningen inte skall ta lng tid och att den inte skall ta fr mycket plats. Ett andra krav r att man skall kunna ta skerhetskopia av mnga fretag i samma arbetsmoment Ett tredje r att man ska kunna gra byranpassad skerhetskopiering vilket innebr att man kan skerhetskopiera och terlsa endast den verif.nummerserie som byrn anvnder. Ett fjrde r att den backupfil som skapas p diskett skall ha ett unikt filnamn s att den inte kan frvxlas med andra fretags backupfiler samt att man d fr plats med fler fretag p en diskett. En redovisningsbyr som har 100 kunder skall man inte behva ha 100 disketter till, detta ger alltfr arbetskrvande rutiner. Man har ofta behov att skicka en skerhetskopia via e-postbilaga. Det r d en stor frdel om filen som skickas r liten och kompakt samt har ett unikt filnamn. Endast DPR skerhetskopiering klarar av alla dessa krav.

Tidstgng och utrymmeskrav vid skerhetskopiering Skerhetskopiering tar ofantligt mycket kortare tid om man anvnder USB-minne i stllet fr diskett. Detta gller svl i DPR som BLA som andra system. En annan frdel med att erstta disketten med USB-minne r att man utan risk fr utrymmesbrist kan vlja att skerhetskopiera alla fretag. I bgge programmen gr skerhetskopiering till USB-minne fredmligt snabbt, ven vid mycket stort antal verifikationer vilket innebr endast ett par-fem sekunder.

SIE-export Allmnt SIE-export innebr att man kan skapa en fil med saldon och verifikationer som man kan importera i andra bokfrings- eller revisionsprogram. Alla program mste klara detta fr att vara konkurrensdugliga. I DPR sker export utan att man behver ange filnamnet, den dps efter kundnummer och r. Vidare r SIE-formatet default SIE 4 som innehller svl saldon som verifikationer. I BLA fresls SIE-filens namn som BL samt fyra bokstver, detta oberoende av vilket r som exporteras.

Default SIE-format r SIE 2 dvs. endast saldon. Detta medfr tyvrr den risken att man riskerar att av misstag ta kopia av endast saldona medan verifikationerna saknas. Revisorer som vill ha en SIE-fil nskar genomgende att f med ven verifikationerna. Anvndaren mste sledes manuellt ndra instllningen till SIE 4 om man vill skapa en SIE-fil som revisorerna nskar och som kan importeras till andra bokfringsprogram. Vidare framgr vid exporten inte vilket r som filen avser. Om man vill exportera ett fretags verifikationer fr tv olika r kommer samma filnamn att fresls vilket innebr risk fr att man kan blanda ihop de tv rens sie-filer.

SIE-import Selektiv SIE-import Selektiv SIE-Import innebr att man kan importera frn visst verifikationsdatum eller frn annat delsystem som till exempel faktureringne. Detta mjliggr att skrare och rationella rutiner kan anvndas i samarbete mellan redovisningsbyr och klientfretag s, att man varje mnad kan importera den senaste mnadens verifikat men bibehlla tidigare mnaders verifikat. Detta r ur skerhetssynpunkt mycket viktigt eftersom man annars lper risken att icke upptcka att klienten (med eller utan avsikt) gjort ndringar i verifikat de mnader som redan importerats. I DPR redovisning finns mjlighet till selektiv SIE-import, som innebr att man kan begrnsa verifikationerna i SIE-filen till att omfatta endast de daterade frn ett visst datum eller frn ett visst nummer. Vidare finns i DPR mjlighet att importera SIE-fil frn visst verifikationsnummer, om detta skulle passa bttre n frn visst datum. I BLA kan man inte importera verifikationer frn annat system (ex.vis faktureringssystem) med ver.serie A, man mste ange att de ska avse viss annan ver.nummerserie, annars kommer importen att radera tidigare registrerade verifikat i serie A. Om man kommer ihg att vidta denna tgrd innan man importerar fungerar selektiv import. Kan import dubbleras? Man br kunna gra om en import av SIE-filer med verifikationer frn samma fretag, eftersom det kan frekomma att man upptcker att det ursprungliga fretagets bokfring behver kompletteras. I DPR kan man ter-importera en bokfring svl frn rets brjan som frn viss mnad. Detta ger en strre smidighet t ex i de fall d man av misstag importerat en SIE-fil fr tidigt, innan eventuella kompletterande verifikat skapats. I detta fall kan inte omnumrering av verifikationer ske vilket r en frdel. Detta kan man ven gra i BLA vilket r bra. Verifikationerna lggs inte till tidigare. Tidstgng Sie-import och Sie-export r ett OFTA frekommande arbetsmoment som inte ska ta ondigt lng tid. SIE-import anvnds frekvent fr att lsa in bokfringsdata frn andra system. Tiden som gr t fr att importera verifikat i BLA r nstan lika snabb som i DPR. I vrt test av att importera verifikationer fr ett fretag med ca 5500 verifikat tog detta i DPR cirka 10 sekunder. (jmfrelsen sker p samma dator som r en PC med 1.5 Ghz klockfrekvens). I BLA mindre n en minut. Som jmfrelse kan nmnas att SIE-import av denna transaktionsmngd i SPCS tog ca 40 minuter!

RAPPORTBESTLLNING (utskriftscentralen) Kan man vlja flera rapporter samtidigt? Bakgrund: En redovisningsbyr har inte tid att individuellt bestlla varje enskild rapport. Om man vill arbeta effektivt ska man kunna ta ut alla de rapporter som kunden vill ha i ett enda kommando. Detta spara massor av tid. I DPR kan man lagra en bestllning av de rapporter kunderna normalt vill ha och sedan klicka i en ruta som innebr att alla dessa rapporter skrivs ut. Man kan ven individuellt anpassa denna utskriftsk till varje fretag. Nr man skrivit ut en rapport/flera rapporter ligger programmet kvar i det formulr dr utskrifterna sker, detta eftersom man ofta efter utskrift av en rapport vill skriva ut ngon annan rapport. I BLA kan man likas bestlla rapporter s att man i ett enda kommando kan skriva ut alla listor man nskar. Man kan ven lagra en standardbestllning av vissa rapporter.

Man kan bestlla listor fr frhandsgranskning direkt. Att vlja rtt period I DPR finns ett antal knappar dr man med ett enda tryck kan ndra den period man vill vlja. Detta med hjlp av systemet med period nummer som i sin tur skapar intervallen fr utskriftsdatum. Efter att man valt en rapport i en avvikande period (t ex i november trots att aktuell period r en annan mnad) br den avvikande perioden ligga kvar i minnet efter att man skrivit ut en viss rapport. Det r ju ofta frekommande att man t ex vill skriva ut en momsrapport fr en viss mnad, drefter kanske man vill titta i huvudboken p vissa konton i samma period. Det r d mycket strande om vald period tergr till aktuell period s att man p nytt mste redigera i periodflten fr att vlja avvikande utskriftsperiod.

Frslag till utskriven period I DPR vljer programmet som frslag period = aktuell mnad. S r ven fallet i BLA. I BLA kan man vlja en viss rapportperiod genom att klicka p nskad mnad i en rullningslist, detta dock endast vid frhandsgranskning. Vid utskrift p skrivare kan man endast vlja datumintervall genom att fylla i datumet manuellt eller genom att i en kalender markera datumintervall. Det hade varit bra om de utmrkta knappar med nskad mnad hade funnits ven fr utskrift p papper..

Kan man vlja rapport eller period utan att anvnda musen? Bakgrund Som van anvndare av ett dataprogram upptcker man snabbt att det gr mycket fortare att arbeta om man kan lra sig snabbkommandon, som ersttning fr att peka med musen. Ett program som saknar snabbkommandon blir fr en anvndare som r van vid snabbkommandon lngsammare att arbeta med n ett dr snabbkommandon finns. I DPR finns snabbkommandon inbyggda i de allra flesta delar av programmet, svl i grundbokfring som registervrd och givetvis ven vid rapportbestllningen. Endast i DPR kan man vlja period utan att anvnda musen.

Att vlja rapporter Bakgrund I det dagliga arbetet r det en stor frdel om man i frvg kan definiera vilka rapporter men normalt vill skriva ut vid mnadens slut. Detta kallar vi hr gruppbestllning av rapporter Detta har vi i DPR lst p ett optimalt stt genom att du i tv bestllningsgrupper kan lagra de rapporter som FRETAGET skall ha och de rapporter som REDOVISNINGSBYRN skall ha. Vid bestllningen r det sedan bara att klicka i den kryssruta som str fr resp av de tv gruppbestllningarna. Man kan drutver kryssa fr alla de rapporter som man nskar ska skrivas ut. Man behver inte fr varje enskilt fretag stlla in val av rapporter. I DPR behver man endast markera kryssrutorna fr nskade rapporter och sedan vlja Skrivare. I BLA kan man p skrivaren lgga ut en bestllning av nskade rapporter, som man kan lagra, men inte p byrniv utan p fretagsniv.

Rubriker i rapporterna Bakgrund Det r viktigt att man av rapporterna kan avlsa de uppgifter som r av vikt. En sdan uppgift r vilket som r det senaste verifikationsnumret. Speciellt nr man hller p att gra bokslutet r det ju viktigt och man kanske skriver ut flera omgngar av balans- och resultatrapporter vill man undvika att blanda ihop de olika rapporterna. I DPR visas fljande uppgifter i rubriken i alla rapporter: Rad 1: Rapportens namn (i stor fet stil) Rad 2: Fretagets namn, orgnr, och rkenskapsr

Rad 3: Omfattar tiden + mnad och r, fretagsnummer, senaste verif.nummer samt sidnummer. I botten av sidan visas datum och klockslag nr rapporten skrevs ut. I BLA visas fljande uppgifter i rubriken: Rad 1: Rapportens namn Rad 2: Fretagets namn samt sidnummer Rad 3: Rkenskapsrets brjan samt senaste ver nummer Rad 4: Kontointervall, t ex 1-8999 Rad 5: Vald period, t ex 05-01-01 - 05-04-30 Sledes finns i bgge programmen all relevant information att avlsa.

Verifikationslista I DPR visas per verifikat en totalomslutning, vilken summa saknas i BLA. Denna summa kan vara till nytta om man vill kontrollera att alla konteringsrader finns med. Listan heter i BLA Dagbok vad den heter spelar fga roll s lnge inga missfrstnd kan uppst. I DPR kan man utver fr viss period bestlla utskrift fr visst verifikationsnummerintervall. Det kan man ven i BLA. I DPR skrivs ut uppgift om kontonamn, kostnadsstllenummer, projektnummer, samt i ver text svl ordinarie verif.text som radtext. S kan man ven i BLA, genom att markera kryssrutor fr olika extra kolumner fr ex vis kostnadsstlle, projekt etc. I DPR kan man bestlla verifikationer fr visst datumintervall. Detta innebr att alla verifikat som ligger inom datumintervallet skrivs ut. ven i BLA kan man detta. Faktureringsunderlag Fr en redovisningsbyr r det en frdel om man har berkning av kostnaden som kan baseras p antal transaktioner, verifikat eller liknande. I DPR fr du i slutet av verifikationslistan fram ett faktureringsunderlag, baserat p antal transaktioner, verifikat och en ev fast avgift per period. Faktureringsunderlag saknas i BLA.

Huvudbok Bakgrund Huvudboken r en viktig rapport. Den ser oftast mycket likartad ut i olika system. Till skillnad frn i andra bokfringsprogram kan man i DPR skriva ut huvudboken i olika skepnader. Utver den konventionella huvudboken eller kontoutdraget fr enstaka konton kan du gra den till en beloppsskning vilket r vrdefullt nr man sker efter fel, differenser, gr avstmning m m. Vidare kan du i DPR ska efter transaktioner genom fritextskning i verif.text och radtext s, att du anger de 1,2 eller 3 frsta tecknen i verif.texten. BLA medger att man skriver ut huvudbok fr alla konton eller fr ett kontointervall, som kan vara ett enda konto.

Huvudbok per kostnadsstlle och projekt Bakgrund Om man behver registrera kostnadsstllen och/ eller projekt kan man behva se dessa svl i sammandrag (som t ex en resultatrapport) som i detalj (som en huvudbok). DPR: Man kan samtidigt registrera bde kostnadsstlle och projekt. Kostnadsstlle r vad som normalt brukar benmnas resultatenhet medan projekt kan vara ngot helt annat. Skillnaden r bl a dels att en resultatenhet nollstlls nr rkenskapsret

slutar vilket projektets saldo inte gr, dels att ett projekt kan definieras som avslutat. Ett projekt skall normalt ha en start- och en slutpunkt. BLA: Man kan registrera svl kostnadsstlle som projekt, samt ven kostnadsbrare. Ngon skfunktion fr att fr belopp eller verifikationstext Skatterapporter Skatterapporter r dels momsdelen av skattedeklarationen, och dels uppbrdsdeklarationen (lner och kllskatt i skattedeklarationen). Varje mnad skall de flesta fretag redovisa skattdeklaration som bestr av Momsrapport och Uppbrdsdeklaration I bgge fallen kan uppgifterna hmtas frn bokfringen. Momsrapport I DPR r momsrapporten utformad exakt som skattedeklarations-blanketten. Man kan bestlla momsraport fr nskad mnad, ven i mnader fre den aktuella. I momsrapporten kontrolleras rimligheten av utg moms mot omsttning. Det finns en tabl som mnad fr mnad visar momsredovisningen (revisorerna lskar den tabln). Man kan automatiskt skapa en momstmning som blir ett nytt verifikat, dvs man behver inte bokfra momstmningen om, man inte vill det. I DPR kan du retroaktivt skapa en ny frndrad momsrapport ven efter att momsen r tmd fr perioden. I BLA mste man som tidigare nmnts frst manuellt ndra freslagen tidpunkt fr momsrapporten frn hela ret till den senaste mnaden. BLA hmtar beloppen till momsrapporten antingen via saldofrndringen i resp mnad eller via utgende saldot i resp konto fr utg eller ing moms. Momsomfringen har i BLA ingen srskild mrkning i BLA, det medfr att efter momsomfringen kan man i BLA inte skriva ut en momsrapport fr viss mnad. BLA innehller en funktion dr man automatiskt kan skapa en momsomfringsverifikation

Uppbrdsdeklaration I DPR finns uppbrdsdeklaration som r den andra halvan av skattedeklarationen. Man kan ven manuellt registrera lner, kllskatt och frmner m m. Detta r intressant att vlja p grund av att redovisningsperioderna fr moms och uppbrd r olika. Det r ofta s att bokfringen av den mnad som avser uppbrdsdeklarationen inte har hunnit bokfras men nrmast fregende mnad har bokfrts. Uppbrdsdeklarationen finns i BLA men r inte kopplad till bokfringen som i DPR. Man mste drfr manuellt registrera beloppen i blanketten.

Minireskontra I DPR finns en mjlighet att registrera per vissa konton (som kundfordringar, lev.skulder) fakturanummer eller liknande. I grundbokfringen ser du saldot per faktura. Registreringen av kontohndelserna i reskontran sker i samma formulr som grundbokfringen vilket innebr att man utan problem kan ha ALLA typer av verifikat i en och samma verifikationsnummerserie. Denna funktion r oumbrlig fr mnga anvndare. I BLA finns i PLUS-versionen numera en kontoreskontra. Registrering av reskontrahndelserna sker i BLA i ett separat formulr, till skillnad mot i DPR. Denna lsning innebr att man frutstter att registrering av hndelserna p kundfordringars och leverantrsskulders konto helst sker separat, och mjligen i separata verifikationsserier.

Balans-/ Resultatrapport Bakgrund Dess rapporter r p mnga stt den viktigaste. De skall kunna skrivas ut efter valfria nskeml och fr inte vara bunden till endast en eller ett ftal modeller. Det r en stor frdel om en rapportgenerator finns att tillg s att man sjlv kan gra egna rapporter. Hr skiljer sig systemen kraftigt.

I DPR skrivs balans-/ resultatrapport ut i normallget som en enda rapportbestllning. Man kan ven bestlla endast balansrapport resp endast resultatrapport. Du behver allts inte bestlla mer n en lista. Utver en standardiserad balanseller resultatrapport kan man ven via egna rapporter konstruera egna varianter Vidare finns versiktstabl ver resultatrapporten i 12 mnadskolumner plus en totalkolumn fr hela ret. Och det finns en srskild chefsrapport med starkt frkortat innehll. I DPR skrivs ut: Denna period % Freg r % Detta r % Freg r %. Du kan med ett klick ndra jmfrelsen till att i stllet glla budget i period och ackumulerat. I BLA mste du separat bestlla en balansrapport och en resultatrapport. I DPR finns det mjlighet att identifiera de konton som i deklarationen skall terfras till beskattning (ej avdragsgilla kostnader resp skattefria intkter). Man kan i resultatrapporten markera att man vill skriva ut en rapport som begrnsar sig till endast de nmnda kontona, vilket r vrdefullt i samband med bokslutet, dels som dokumentation av bokslutet och dels som hjlp s att inga konton glms bort i nringsblanketten. Denna mjlighet saknas i BLA, liksom i andra jmfrda program.

Varugruppsanalys Bakgrund I handelsfretag r det mycket viktigt att direkt kunna se vad varje enskild vara eller varugrupp bidrar med till bruttovinsten. Detta r i en konventionell resultatrapport inte helt ltt eftersom frsljningskontona och inkpskontona redovisas var fr sig. I DPR har en specifik rapport skapats fr detta. Den redovisar kontona varvade dvs frst visas frsljningskontona fr varugrupp 1, sedan varukostnadskontona fr dito, sedan tckningsbidraget fr varugruppen. Drefter visas nsta varugrupp etc. I slutet visas en total av samtliga varugrupper. Denna rapport kan man ta in i BLA men d genom att skapa den i rapportgeneratorn.

Tabler I DPR finns som ovan nmnts fyra resultattabler, dels fr detta r, dels fr freg r, dels fr budget och dels slutligen en jmfrelse med de sex senaste ren. Saknas helt i BLA.

Konteringsetiketter Fr den som vill skriva in konteringarna i verifikationerna spara denna funktion oerhrt med tid. Denna funktion r mycket flitigt anvnd hos anvndare av DPR, men saknas i alla jmfrda system, ven BLA.