Apoyo Implementacion Guia de Gestión 2012

GERENCIA HSEC Spence
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APOYO PARA LA IMPLEMENTACION DE LA GUIA GESTION HSEC

Elemento 1 Evidencias
Publicacin de Poltica de Sustentabilidad.
Responsable
RR.HH Comunicaciones BHP Corporativo Gerentes rea Gerentes rea
Tipo de evidencia
Poltica publicada
Dnde debe estar?

En las reas y lugares donde se renan los empleados y sea de relevancia su presencia (oficinas gerencia, salas de reuniones) En el documento de la Poltica En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC. En las respectivas gerencias y un resumen ejecutivo en archivo de la Gerencia General.
Poltica firmada por CEO. Charla Poltica Sustentabilidad. Demostracin de cumplimiento de la Poltica de Sustentabilidad
Firma de la Poltica Registro de charla Programas de gestin de la empresa que demuestran que lo indicado en la Poltica est siendo gestionado. (anilisis de riesgos, aspectos legales, etc) Carta Gantt o Cronograma
Liderazgo y Responsabilidad
Programa (Carta Gantt) implementacin estndares HSEC.(incorpora alcance del sistema HSEC). Respaldo de recursos asignados para HSEC (financieros, tcnicos). Programa de Actividades Gerenciales KPIs HSEC de las Gerencias. KPIs HSEC en evaluaciones de desempeo individual Descripciones de cargo con responsabilidades HSEC. Programas de reconocimiento.
Gerencia HSEC
En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC o del encargado de costos de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. Carpetas personales almacenadas en RR.HH. Carpetas personales almacenadas en RR.HH. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. Publicados o copias archivas En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva.
Gerentes rea
Budget y forescast con tems asociados a HSEC Registro del programa y evidencias de cumplimiento. Registro de los KPIs HSEC Registro de evaluacin de desempeo individual Descripciones de cargo Definicin del cmo, cundo y a quienes se reconocer en gestin HSEC en la Compaa. De igual manera iniciativas por rea. Procedimiento de sanciones administrativas Certificados, Registro de charla o reunin donde se informe el derecho de detencin del trabajo.
Gerentes rea Gerentes rea RR.HH RR.HH Gerente HSEC
Proceso de sanciones administrativas Respaldo de certificacin de ISO-OHSAS Charla asociada a informar a los trabajadores sobre el derecho que les asiste de detener los trabajos o rehusarse a realizarlos si existen condiciones inseguras.
Gerente HSEC Gerencia Gral. Gerentes rea
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Matriz de identificacin y cumplimiento de aspectos legales HSEC aplicables. Documentos legales (Normas, leyes, decretos, NCh, etc.) disponibles en forma electrnica o en papel. Procedimientos de aspectos legales HSEC. Procedimientos de aspectos legales RR.HH (Laboral) Identificacin de actividades donde se aplican exigencias superiores a la Legislacin Nacional (Si aplica). Difusin de los requerimientos legales que deben aplicarse
Responsable
Gerencias de rea
Tipo de evidencia
Inventario de riesgos con informacin priorizada por rea. y Biblioteca tcnica disponible en papel y/o electrnica Documento que define gestin legal HSEC Documento que define gestin legal Laboral Registro de actividades que son definidas con exigencias mayores a la normativa nacional Registro de comunicacin con los empleados
Dnde debe estar?

En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC del rea. Gerencia HSEC RR.HH y en Gerencias del rea. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC del rea. reas y empresas
Requerimientos Legales y Otros requerimientos HSEC
Gerencia HSEC RR.HH. Gerencia HSEC Gerencia RR.HH Gerencias de rea
Gerencias y reas
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Procedimiento de administracin de Riesgos. Elaboracin y desarrollo del inventario de riesgos para todas las actividades a realizar o aquellas donde podemos influenciar (trabajos externos). Este anlisis debe incorporar las variables HSEC y aquellas asociadas a DD.HH. Identificar aquellas actividades de baja probabilidad y alta consecuencia. Asignacin de personas para el desarrollo del inventario de riesgos. Competente y/o experimentado Registro en papel y/o electrnico del Inventario de Riesgos Revisin del inventario de riesgos en forma anual como mnimo y luego de un incidente significativo, aprendizajes y cambios
Responsable
Gerencia HSEC Gerencias rea Superintendencias y
Tipo de evidencia
Copia del procedimientos de administracin de riesgos Inventario de papel o electrnico, donde estn analizadas TODAS las actividades del rea de responsabilidad.
Dnde debe estar?

En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de las gerencias respectivas.
Gerencias rea Superintendencias Gerencia rea
Peligros y Riesgos HSEC
Gerentes rea Gerentes rea
Indicar a travs de filtros (Excel) o mediante colores las actividades que cumplen esta condicin. Nominacin formal a travs de una carta por parte de la Gerencia o Superintendencia respectiva a quienes deben participar en esta actividad. Inventario de riesgos en papel o electrnico Fecha del inventario de riesgos actual y copia del inventario anterior, que demuestre el cumplimiento de este perodo de revisin. De igual manera cada vez que ocurra un incidente significativo debe dejarse evidencia de la revisin en la actividad relacionada con el incidente. Inventario de riesgos en papel con la firma del dueo del rea. Las medidas identificadas como barreras o Medidas de Control Actuales, dentro del inventario de riesgos como aquellas incorporadas en la columna Nuevas Medidas de Control; deben tener responsables y fechas de control, es decir, planes de accin. Inventario de riesgos firmados por los GerentesJefe operaciones Administradores Inspecciones- auditorias o evaluaciones de seguimiento a los inventarios de riesgos y sus medidas de control. Charla a trabajadores respecto a la jerarqua de control de riesgos..
En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva.
Registro de riesgos firmado por los dueos de las reas Medidas de control presentes y futuras (nuevas) incorporadas al inventario de riesgos, son monitoreadas y controladas con asignacin de responsables.
Gerente rea Gerente rea y Superintendencias
Inventarios de riesgos aprobados por los gerentes o administradores Sistema o forma que permita verificar la efectividad de las medidas de control propuesta en los inventarios Jerarqua de control de riesgos conocida por las personas
Gerentes Area SuperintendenciasAreas-Empresas Areas/ Empresas
Registro de los inventarios en archivadores del sistema de gestin . Registro de la efectividad de las medidas de control, deber encontrarse en los archivadores del sistema de Gestin. reas- Oficinas empresas colaboradoras
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Incorporacin de los requerimientos HSEC en las planificaciones de negocios y operacionales, identificando los temas, riesgos y oportunidades HSEC significativas. Definicin anual de objetivos, metas e indicadores (KPIs) proactivos y reactivos HSEC. Consistentes con los riesgos significativos del inventario de riesgos y los aspectos legales aplicables entre otros. Definicin de Programas HSEC que consideren objetivos, metas, actividades, responsables, plazos, recursos. Los resultados del cumplimiento HSEC deben ser utilizados para redefinir los objetivos y metas. (Mejoramiento continuo).
Responsable
Gerencias rea
Tipo de evidencia
Actas de reuniones de planificacin operacional semanal, mensual que incorporen la variable HSEC. Registro de los Objetivos, metas y KPIs HSEC de la empresa y por rea. Los indicadores deben diferenciar aquellos proactivos y los reactivos (estadsticas). Programa de la respectiva Gerencia
Dnde debe estar?

En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva.
Gerencia General y Gerencias rea
Planificacin, Objetivos y Metas
Gerencias rea
Gerencia rea
Definicin de objetivos, metas y KPIs HSEC en forma documentada, difundidos, monitoreados y revisados en forma anual.
Gerencia rea
Definicin de objetivos, metas y KPIs asociados a la Poltica de Sustentabilidad (empresa). Las metas y Objetivo deben ser consecuentes con las metas HSEC de BHPBilliton Las metas y objetivos deben ser conocidos por los trabajadores
Gerencia General y Gerencia HSEC Gerencia Superintendencia reas, empresas Gerencia Superintendencia reas, empresas , , , ,
Los resultados del programa HSEC debe servir para planificar las actividades futuras. Lo anterior debe demostrarse con las variables del programa que se mantienen y aquellas que han sufrido cambios. Programas HSEC deben estar comunicados, monitoreados, controlados y reformulados cunado corresponda generar variaciones del mismo. Lo anterior con una periodicidad anual como mnimo Documento ejecutivo que indique las actividades que demuestran el cumplimiento de lo indicado en la Poltica de Sustentabilidad. Documento ejecutivo que describa las metas y objetivos para una buena gestin HSEC durante al ao Registro de toma de conocimiento de las mestas y objetivos de la empresa
En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC. En archivos del sistema de gestin HSEC
Registro en archivos del sistema de gestin HSEC
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Cumplimiento de las Inducciones HSEC Generales. Debe incorporar la Carta Constitutiva, la Poltica de Desarrollo Sostenible, el cdigo de conducta y los estndares HSEC. Induccin del rea de los riesgos presentes a todos los trabajadores (Derecho a informar).
Responsable
Gerencia HSEC
Tipo de evidencia
Temario o presentacin de la induccin HSEC General
Dnde debe estar?

Gerencia HSEC
Gerencias rea
Conciencia, Competencia y Comportamiento
Charlas de capacitacin especfica de los riesgos a los que se vern enfrentados los trabajadores. Incorporar lo indicado en los inventarios de riesgos, Reglamentos especficos, procedimientos de trabajo, Hojas de datos de seguridad de las sustancias qumicas. Registro de Charla de visitas realizada Incorporar en las descripciones de cargo la variable HSEC y someterlas a un proceso de revisin. Pautas de reclutamiento, donde demuestren la incorporacin de HSEC en sus fases de seleccin Matriz de necesidades de capacitacin HSEC de los empleados Capacitacin en liderazgo HSEC realizada o programada para los ejecutivos
Carpetas de Induccin del Derecho a Informar por reas. Se sugiere generar un registro de las informaciones entregadas por trabajador.
Registro de Induccin a visitas. Identificacin de competencias HSEC por cargos y revisadas peridicamente (sugerible anualmente). Contar con un Proceso de Reclutamiento y seleccin, considerando evaluacin de conocimientos, competencias, comportamientos y desempeo HSEC. Desarrollar matriz de Identificacin de necesidades de capacitacin HSEC en todos los niveles de la empresa (Organigrama) y contratistas. Gerentes capacitados en liderazgo HSEC.
Gerencias rea Gerencia RR.HH
En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC En Archivos de RR.HH.
Gerencia RR.HH
En Archivos de RR.HH.
Gerencia RR.HH (capacitacin) Gerencia RR.HH (capacitacin)
En Archivos de RR.HH.
En Archivos de RR.HH..
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Capacitacin en inventario de riesgos y tcnicas de identificacin preventiva de riesgos (inspecciones, observaciones, reportes de cuasi accidentes). Demostrar actividades de asesora en evaluacin y deteccin de riesgos. (reuniones informativas, folletos, videos, etc) Procedimiento de Gestin de No conformidades Evidenciar registros de Capacitacin en los procedimientos de trabajo. Implementacin de actividades de observacin de comportamiento (supervisores). Implementacin programa de seguridad conductual (SPOT). Anlisis de los resultados de las observaciones de comportamiento y proceso SPOT; lo anterior servir de base para la planificacin de las actividades HSEC de la empresa. Capacitacin transcultural a personas que interactan con personas de distintas culturas o las comunidades (si aplica). Proceso formal de induccin a empleados y visitas, explicando los riesgos de la operacin y/o rea Elaboracin de perfiles de cargo correspondiente a todos los niveles dentro de la organizacin Normas que establezcan las sanciones que se realizan por el incumplimiento de reglas, procedimientos Gerencia RR.HH (capacitacin) Gerencia reas Registro de asistencia a capacitacin de inventario de riesgos y en observaciones, inspecciones y en cuasi accidentes. Actas de reuniones, documentos informativos, charlas. Procedimiento de tratamiento de las no conformidades Registro de las charlas de los procedimientos (Parte de la actividad del Derecho de Informar). Programa de actividades de la supervisin con incorporacin de Observaciones. Registro de observadores por rea, resumen de gestin mensual del programa SPOT. Grficas de comportamientos y planes de accin resultantes. Demostrar como esta informacin a servido para definir las actividades del programa HSEC del rea. Definicin de la estructura y metodologa de temas que se entregarn en los casos de personas de la comunidad y culturas distintas a la de la Compaa Presentaciones de la induccin dada Registro de las inducciones realizadas a los empleados y/o visitas Perfile de cargo documentados por cada integrante de la organizacin Reglamentos internos, reglas cardinales, registro dado a los empleados de sus obligaciones respecto a respetas las normas y sus sanciones En Archivos de RR.HH las realizadas como parte del programa corporativo y en cada rea las capacitaciones realizadas en forma local. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva.
Conciencia, Competencia y Comportamiento (Continuacin)
Gerencia HSEC Lderes de rea Gerencias rea Gerencia HSEC Gerencias rea Gerencia HSEC Gerencias rea. Y Y
Gerencia HSEC
Archivos de Gerencia HSEC (Comunidades) y Gerencia RR.HH (personas de otras culturas).
Lderes de rea
En archivadores del sistema de gestin HSEC
Gerencias reas Gerencias reas
En archivadores del sistema de gestin HSEC En archivadores del sistema de gestin HSEC
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Programas de trabajo con las comunidades. Sistema de informacin a las comunidades (reuniones). Identificacin de las partes interesadas y elaboracin de estrategias de consulta para identificar y tratar preocupaciones y expectativas. (Comunidad interna y externa). Difusin de la poltica de desarrollo sostenible, los estndares HSEC y materias asociadas a los riegos y el desempeo HSEC a trabajadores Estadsticas, resultados de auditoras (charla, capacitacin). Iniciativas para incorporar la participacin de partes interesadas externas en actividades relevantes (mesas de trabajo, reuniones bimensuales). Informacin, consulta y participacin con autoridades en materias de sustentabilidad (Cuenta HSEC anual). Registro y gestin de quejas y reclamos externos asociados a HSEC, con las evidencias de las respuestas correspondientes. Desarrollo de planes de relaciones con la comunidad considerando la colaboracin de las partes interesadas. Implementacin de un sistema para medir la efectividad de los procesos de comunicacin interna y externa (encuestas, auditoras). Procedimiento documentado para acoger las quejas y dar respuesta a l,os Stakeholders
Responsable
Gerencia HSEC Gerencia HSEC Gerencia RR.HH. HSEC y
Tipo de evidencia
Programa PAC Actas de reuniones con la comunidad Procedimiento de comunicaciones internas y externas
Dnde debe estar?

En Archivos de Gerencia HSEC En Archivos de Gerencia HSEC En archivos de Gerencia HSEC y RR.HH.
Comunicacin , Consulta y Participacin
Gerencia HSEC Gerencia rea
Gerencia RR.HH
HSEC
Entrega de material tcnico de apoyo, publicacin de la poltica de desarrollo sostenible, reuniones informativas HSEC, publicacin de estadsticas en paneles informativos Programa de reuniones con la comunidad y autoridades
En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de las gerencias respectivas.
En Archivos de Gerencia HSEC y RR.HH.
Gerencia RR.HH Gerencia RR.HH.
HSEC
Evidencias de reuniones con autoridades, tipos de comunicados a las autoridades locales. Registro de quejas y reclamos externos con los correspondientes planes de accin y respuestas Programa de apoyo a la comunidad (PAC)
HSEC
Gerencia HSEC
En Archivos de Gerencia HSEC
Gerencia RR.HH
Herramientas de medicin de comunicacin implementadas y sus resultados Procedimiento aprobado, registro de consultas quejas y sus respuestas
En Archivos de Gerencia RR.HH.
Gerencia HSEC
En archivo de Gerencia HSEC .
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Los proyectos deben ser revisados y aprobados considerando una evaluacin de riesgos HSEC. Demostrar la utilizacin de aprendizajes obtenidos de actividades anteriores y de incidentes significativos, construcciones u operaciones similares en el desarrollo del proyecto. Demostrar el cumplimiento legal de los estndares de diseo y construccin y entrega; de igual manera la aplicacin de normas tcnicas (NCh) o similares. Utilizacin de metodologas de anlisis de riesgos (Hazop) para revisar diseos de construccin, operacin y mantenimiento.
Responsable
Gerencia reas Gerencias reas
Tipo de evidencia
Incorporacin de variables HSEC en las etapas iniciales de los proyectos Registro histrico de informacin HSEC que sea til y que pueda ser usada en proyectos actuales o en diseo. Registro de normativas legales y normas tcnicas que se aplicaron en los proyectos y las evidencias de su cumplimiento Registro de anlisis HAZOP para proyectos de construccin de gran envergadura o anlisis de riesgos similares (inventario de riesgos HSEC) que sirvan para demostrar la evaluacin temprana de los riesgos HSEC en los proyectos en diseo. Documentos codificados y ordenados por proyectos. Evidencias de revisiones de las especificaciones de diseo y operacin. Definicin de consideraciones tcnicas para determinar la conformidad del cierre, retiro y rehabilitacin de una faena; lo anterior aplicable a la empresa, un rea especfica o una empresa contratista. Elaborar registro de identificacin de equipamiento, sistemas, procedimientos y actividades crticas. Considera como herramienta de soporte el inventario de riesgos HSEC. Implementar listas de revisin o auditoras de cumplimiento de los estndares acordados y competencias de los empleados. Listas de chequeo o documentos similares que aseguren la revisin operacional y garanticen su cumplimiento con requisitos de diseo para el caso de infraestructuras.
Dnde debe estar?

Diseo, Construccin y Puesta en Marcha
Gerencia Ing. y Serv. Tcnicos Gerencias rea
En Archivos de Gerencia Ing. y Servicios Tcnicos
Revisin, monitoreo y control de documentacin de los proyectos de construccin, de manera de verificar el cumplimiento de las especificaciones de diseo y operacin. Definicin de la forma de establecer el cierre, retiro y rehabilitacin de faenas. Deben considerar actividades y costos, siendo revisados anualmente.
Gerencia Ing. y Serv. Tcnicos; Gerencia duea del proyecto Gerencia HSEC, Adm y Finanzas, Ing y Servicios Tcnicos y Gerencia duea del rea a cerrar Gerencia rea (duea del proyecto), Gerencia HSEC Gerencia rea (duea del proyecto), Gerencia HSEC y RR.HH Gerencia rea
Identificar (documentar) previo a la puesta en marcha de un proyecto el equipamiento, sistemas, procedimientos y actividades crticas. Plan o sistema para revisar previo a la operacin o puesta en marcha el cumplimiento de los estndares definidos y las competencias de los empleados y contratistas. Sistema (chequeo) de revisin pre-operacional a infraestructura y/o equipos nuevos o reparados (lista de chequeo). Lo anterior debe garantizar que la construccin est de acuerdo con los cdigos y estndares de diseo y a los requerimientos HSEC .
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Desarrollo de procedimientos de mantencin y operacin de equipos, instalaciones, maquinarias entre otros. Definicin de periodicidad de revisin de los procedimientos, planos, documentos HSEC en general. Contar con definicin documental de diseos (planos, proyectos) de las instalaciones. Los lmites de operacin de equipos, maquinarias y accesorios deben estar documentados e informados el personal afecto.
Responsable
Gerencias rea
Tipo de evidencia
Procedimientos, instructivos operacin y mantencin o manuales de
Dnde debe estar?

En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos de Gerencia Ing. Y Servicios Tcnicos En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva.
Gerencia HSEC
Procedimiento que indique la frecuencia de revisin de los documentos HSEC Planos, documentos de ingeniera de diseo de las instalaciones. Incorporar en procedimientos, instructivos o sealizados en los equipos los lmites de operacin y estos deben ser informados formalmente (Capacitacin, charlas, reuniones) al personal que deba interactuar con estos equipos, maquinarias y/o accesorios. Registrar a travs de documentos formales los equipamientos, sistemas, procedimientos y actividades crticas. Utilizar como herramienta de identificacin el inventario de riesgos. Procedimiento de gestin de parmetros claves de operacin. Inventario de riesgos que identifique la condicin operaciones simultneas y la participacin representantes de ambas actividades en generacin de este inventario. Documento electrnico o papel del programa mantencin y evidencias de cumplimiento. de de la de
Operaciones y Mantenimiento
Gerencia Ing. Y Servicios Tcnicos Lderes o supervisores
Identificar y Documentar (Listado) los equipamientos, sistemas, procedimientos y actividades crticas (inventario de riesgos). Elaboracin de sistema para medir, monitorear, analizar y revisar los parmetros claves de operacin. Realizar levantamiento de riesgos cruzados para aquellas actividades simultneas o donde dos o ms empresas o reas interacten. Programa de mantencin y chequeo de instalaciones. Programa de mantencin y chequeo de equipos. Programa de mantencin y chequeo de vehculos y maquinarias. Programa de prueba, calibracin y certificacin de equipos. Procedimiento para aplicar y revisar los sistemas de proteccin (elctricos / mecnicos).
Jefes de rea
En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la < gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC
Superintendentes Jefes de rea Superintendente Jefes de rea
Lderes y supervisores Lderes y supervisores Lderes y supervisores Lderes y supervisores Lderes y supervisores
Documento electrnico o papel del programa de mantencin y evidencias de cumplimiento. Documento electrnico o papel del programa de mantencin y evidencias de cumplimiento. Documento electrnico o papel del programa de mantencin y evidencias de cumplimiento. Desarrollo e implementacin del proceso de aplicacin de bloqueos y sistemas de protecciones mecnicas, elctricas u otras.
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Evaluacin de riesgos HSEC previo a contratar servicios / bienes. Incluir en los contratos los requerimientos HSEC y las consecuencias de su No cumplimiento.
Responsable
Gerencia Finanzas Adm. y
Tipo de evidencia
Anlisis HSEC preliminar de servicio de terceros
Dnde debe estar?

En Archivos de Gerencia de Administracin y Finanzas. En Archivos de Administradores de Contrato
Gerencia Adm. Finanzas y HSEC Gerencia Finanzas. Adm.
Bases tcnicas con incorporacin de requisitos HSEC Procedimiento o documento que regule las comunicaciones entre las empresas contratistas y empleados de la Compaa.
Proveedores, Contratistas y Socios
Definicin de las lneas de comunicacin y responsabilidades entre contratistas y los representantes de Minera Spence. (administrador de contrato). Elaborar y desarrollar un sistema para monitorear y controlar el cumplimiento de las exigencias HSEC especificadas en los contratos (listas de chequeo, auditoras, inspecciones). Definicin de especificaciones (requerimientos) HSEC previo a la compra, contratacin o arriendo de equipamiento y materiales. Verificar el cumplimiento de ellas. Entrega de informacin de riesgos por parte de los proveedores y contratistas asociados a su equipamiento, productos y servicios (Inventario de riesgos). Planes para incentivar la creacin de negocios con contratistas y proveedores locales. Procesos que establezca la forma que se evaluara el cumplimiento HSEC del proveedor, contratista y socio
En Archivos de Gerencia de Administracin y Finanzas y Administradores de Contrato.
Gerencia Adm. Finanzas y HSEC.
Revisiones de cumplimiento de las exigencias contractuales y corporativas en materias HSEC.
En Archivos de Gerencia de Administracin y Finanzas y Administradores de Contrato.
Gerencia Adm. Finanzas y HSEC.
Requerimientos mnimos HSEC asociados a adquisicin, contratacin o arriendo de equipamiento, maquinarias o servicios.
En Archivos de Gerencia de Administracin y Finanzas.
Gerencia Finanzas.
Adm.
Registro de evaluaciones de riesgo de servicios o en el caso de sustancias qumicas las hojas de datos de seguridad. Planes de contingencia para actividades de transporte. Estructura de la forma de incentivar nuevos negocios o Poltica de incorporacin de mercado local Procedimiento, que regule la metodologa como se evaluaran los cumplimientos HSEC, ya sea esto antes de su adjudicacin y durante su permanencia
En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC.
Gerencia Finanzas. Gerencia Finanzas
Adm.
En Archivos de Gerencia de Administracin y Finanzas. En archivador gerencia Administracin y finanzas, y Archivadores sistema de gestiona empresas
Adm
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Registro de incidentes. Programa y registro de capacitacin en investigacin de incidentes (Procedimientos, ICAM). Informes de investigacin de incidentes y difusin en reas y empresas contratistas. Promocin de reportes de cuasi accidentes como una buena prctica. Seguimiento de cierres de acciones correctivas en las fechas acordadas (Close out).
Responsable
Gerencias reas Gerencia RR.HH
Tipo de evidencia
Descripcin de incidentes con sus respectivos informes Programa de capacitacin que incorpore curso de investigacin de incidentes y listados de asistentes. Reportes de investigacin de incidentes y evidencias de difusin al personal de la Compaa y empresas contratistas. Charlas, difusiones en folletos, reforzamiento en reuniones (actas). Informes de investigacin de incidentes con sus planes de accin y las evidencias de cumplimiento de las acciones indicadas en las fechas comprometidas. Charla, reunin, folletos; en donde se haya hecho referencia al tema.
Dnde debe estar?

En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva.
Gerencias reas
Incidentes y Emergencias
Gerencia HSEC Gerencias reas Gerencias reas
Definir la detencin de actividades ante la ocurrencia de incidentes significativos (trabajos relacionados) y los niveles de autoridad para reanudar las operaciones. Charla de difusin. Informes a gerencias de acciones correctivas realizadas asociadas a investigaciones de incidentes. Graficar tendencias de incidentes en las reas y empresas contratistas.(anlisis de causas) Difusin de lecciones aprendidas tanto dentro como fuera de la organizacin. Programas de ejercicios y simulacros (por lo menos una vez al ao); realizar y confeccionar informes de situacin con planes de accin de las desviaciones encontradas. Estos programas deben incorporar uso de recursos y comunicaciones con medios externos si se requieren para un mejor control de las emergencias.
Gerencias reas
Gerencia HSEC y en cada rea los Jefes de rea o Lderes Gerencia HSEC Gerencia HSEC Gerencia reas Gerencia HSEC Gerencia reas. y y
Informes a Gerencia con resmenes de cumplimiento de acciones cerradas y abiertas. Grficas estadsticas de incidentes y resultados de indicadores de accidentalidad. Actas de reuniones, folletos, paneles de informacin, charlas. Programa de ejercicios y simulacros en cada rea y al trmino de cada actividad un informe del desarrollo de ella con aplicacin de planes de accin al detectarse desviaciones o mejoras.
En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva.
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Identificacin de potenciales emergencias a travs del inventario de riesgos, considerando aquellas asociadas a labores vecinas. Desarrollo de procedimientos de situaciones de emergencias, incorporando responsabilidades y roles de personal de la Compaa y empresas contratistas. Difusin y capacitacin de los procedimientos de emergencia a todos los trabajadores Procedimientos de emergencia deben estar alineados con las exigencias corporativas del sistema de administracin de crisis y emergencias de BHP Billiton.
Responsable
Gerencia reas
Tipo de evidencia
Inventario de riesgos con identificacin de las potenciales emergencias.
Dnde debe estar?

Gerencia HSEC Gerencia reas.
Reglamentos de emergencia y procedimientos de emergencia con la indicacin de actividades con sus responsables.
Incidentes y Emergencias (Continuacin)
Gerencias reas
Registro de capacitacin de los trabajadores potencialmente expuestos a emergencias. y Procedimiento de emergencias locales deben estar alineados con los requerimientos indicados el el sistema Corporativo de administracin de crisis y emergencias.
Gerencia HSEC Gerencias reas.
Considerar en los procedimientos de emergencia el apoyo de servicios externos (Bomberos, brigada de emergencia, personal de policlnico, maquinarias, etc.) cuando se requiera y las coordinaciones que deben efectuarse. Identificar recursos financieros, tcnicos y humanos que se necesitan para afrontar las potenciales emergencias; estos recursos deben ser mantenidos (listas de chequeo), probados y deben estar disponibles para ser utilizados cuando se necesiten.
Incorporar cuando se requiera el uso de servicios externos para apoyar emergencias locales. Esto debe estar en conocimiento de quienes liderarn operacional y administrativamente las emergencias. Definicin documentada de los recursos necesarios para los distintos tipos de emergencias. Lo anterior puede ser incorporado como un anexo en los procedimientos especficos de emergencias. Los equipamientos deben contar con listas de revisin.
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Elemento 10
Evidencias
Las desviaciones evidenciadas en ejercicios y simulacros deben ser registradas en planes de accin con asignacin de responsables y plazos; estos planes de accin deben ser incorporados a los sistemas de seguimiento y control (Close out). Los aprendizajes de ejercicios y simulacros deben ser difundidos a todos los trabajadores, a travs de charlas, paneles, correo electrnico u otro medio disponible. En caso de una emergencia o incidente significativo, el trabajo en el rea afectada no se reiniciara sin la previa autorizacin del Gerente del rea
Responsable
Gerencia HSEC Gerencia reas. y
Tipo de evidencia
Planes de accin de desviaciones encontradas en los ejercicios y simulacros.
Dnde debe estar?

Incidentes y Emergencias (Continuacin)
Actas de reuniones, publicacin en paneles de la actividad, folletos, charlas de difusin.
Gerencia HSEC
Los procedimientos de emergencias y de incidentes deben establecer la reanudacion de las actividades, y la autorizacin deber ser dada por el Gerente del rea afectada.
Procedimientos de incidentes y emergencias
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Proceso de cierre y abandono de faenas temporales en reas de la Compaa (Empresas contratistas).
Responsable
Gerencia Adm. y Finanzas, Gerencia HSEC y Administradores de contrato Gerencia HSEC
Tipo de evidencia
Las empresas contratistas que deban construir instalaciones en la faena deben tener considerado en sus propuestas Tcnicas, la forma, tiempos y costos asociados al cierre de sus instalaciones. Procedimiento de la forma de administrar cambios y los canales de autorizacin.
Dnde debe estar?

En Archivos de los Administradores de Contrato.
Definicin de la forma de evaluar los riesgos previamente a concretar cambios en las operaciones, en las instalaciones, en el equipamiento, en los procedimientos, en la reglamentacin, en los materiales, en los servicios, en los empleados y contratistas. Definicin de la administracin del cambio para riesgos HSEC, asociados con cambios planificados o no planificados, temporales o permanentes. Abordan cambios de personal, organizaciones, actividades, procesos, instalaciones, entorno fsico, equipamiento, tecnologa, procedimientos, leyes, normativas, materiales, productos, sistemas y servicios. Asegurar la aprobacin de los cambios por personal autorizado, una vez que el nivel de riesgo sea aceptable. Proceso de Comunicacin y capacitacin de la implementacin de los cambios, asegurando el cumplimiento de las acciones de la administracin del cambio.
En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de las gerencias respectivas.
Gestin de Cambio
Gerencia HSEC
Procedimiento de la forma de administrar cambios y los canales de autorizacin.
Gerencias rea y Superintendentes RR.HH
Actualizacin de planos, procedimientos y documentos producto de cambios implementados.
Gerencia Ing. y Serv. Tcnicos, Gerencia rea
Definicin formal en las reas de los cargos que tienen la facultad de aprobar cambios de acuerdo a los riesgos asociados. Registro de capacitacin de la herramienta de administracin del cambio, dirigida a Lderes, supervisores y personal que tenga la responsabilidad de la realizacin de las actividades de la empresa en un nivel de toma de decisiones. Los planos actualizados y listados con sus cdigos. Los documentos con las versiones y fechas actualizadas
En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC
En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC gerencia respectiva
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Elaborar programa de auditorias de conformidad con los Estndares HSEC con una frecuencia mnima de una vez al ao y difundir los resultados. Desarrollar planes de accin de las desviaciones encontradas en las auditorias. Elaborar programa de inspecciones, de acuerdo a la criticidad evaluada en el inventario de riesgos. Las desviaciones gestionarlas a travs de planes de accin.
Responsable
Gerencia HSEC
Tipo de evidencia
Programa de auditorias internas y comunicacin de resultados.
Dnde debe estar?

En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC
Monitoreo, Auditoria y Revisin
Gerencia HSEC Gerencia reas Gerencia reas.
Programa y cumplimiento de autoevaluaciones del estndar de control de riesgo fatales. Formular planes de accin para las desviaciones encontradas. La gerencia anualmente debe efectuar revisiones o auditorias HSEC, dejando evidencias escritas de ello, con los planes de accin en los casos que se detecten desviaciones. Designacin formal de auditores internos HSEC. Programa de Capacitacin a equipo de auditores HSEC.
Gerencia HSEC Y Gerencia reas
Gerencia General y Gerencia reas
Gerencia HSEC y Gerencias reas. Gerencia RR.HH y HSEC.
Planes de accin con responsables y plazos de las desviaciones evidenciadas en las auditorias. Programa de actividades HSEC del rea, donde se demuestre la correspondencia entre la informacin del inventario de riesgos y las actividades de control operacional (inspecciones) realizadas por la Gerencia y supervisin. Gestin de las desviaciones encontradas. Revisin de cumplimiento del estndar de Control de Riesgos Fatales aplican en las reas o empresas contratistas y la elaboracin de los planes de accin que permitan cumplir el 100% de las exigencias de estos protocolos. Revisin anual del grado de cumplimiento HSEC de la Compaa por parte de la Gerencia General y por los Gerentes en sus respectivas reas de responsabilidad. Nombramiento formal por parte de las Gerencias de los Auditores Internos HSEC. Definicin de competencias necesarias para ser un auditor interno HSEC, programar la capacitacin y evaluar el desempeo.
En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva. En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC
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Identificacin de iniciativas para usar eficientemente recursos naturales (agua, energa, etc) y materias primas. Identificacin de los impactos de la operacin en el medio ambiente e implementacin de iniciativas de mitigacin.
Responsable
Gerencias rea
Tipo de evidencia
Registro de iniciativas de uso eficiente de Recursos naturales y materias primas. Identificacin de los impactos (incidentes) ambientales y sus medidas de control en las actividades operacionales del rea y sus medidas de control actuales y/o futuras para mitigar sus consecuencias. Estrategias de gestin de tierra, agua y conservacin de energa. Definicin de poltica de uso eficiente de energa. Demostracin de evaluaciones de riesgos previos a incorporar productos nuevos (materias primas, sustancias qumicas, entre otros) o servicios a las actividades operacionales. Procedimiento de gestin de residuos
Dnde debe estar?

Gerencias rea
Planes de manejo de tierras, agua y conservacin de energa; de igual manera programas de manejo de gases de invernadero si corresponde. Productos y servicios nuevos deben ser evaluados para determinar su potencial de impactos (positivos o negativos) durante su permanencia en faena y su ciclo de vida (sustancias qumicas, residuos). Programa de tratamiento de desechos en empresas o instalaciones autorizadas (eliminacin, reduccin, reutilizacin, reciclado, tratamiento o disposicin final). Registros de desechos, que debe considerar tipo de desecho, actividad generadora, almacenamiento transitorio, codificacin y sealizacin, disposicin final y permisos sanitarios cuando aplique. Para los desechos peligrosos se debe implementar el sistema en lnea de seguimiento de desechos peligrosos (SIDREP). Definicin de los sistemas administrativos y operativos para asesorar y comunicar a personal de la empresa, contratistas, proveedores, clientes y comunidad de los posibles efectos o impactos HSEC asociados con el transporte, almacenamiento, uso, reciclado y disposicin de los productos generados por Minera Spence (ejemplo: residuos, excedentes.)
Gerencia General y HSEC
Gerencias de rea
Medio Ambiente
Gerencia HSEC
Gerencia HSEC Gerencias de rea
Registro de generacin de residuos de las reas y su tratamiento hasta su destino final. Lo indicado debe estar incorporado en los contratos de servicios de las empresas contratistas.
Gerencia RR.HH.
Procedimiento de comunicaciones externas.
En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC.
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Elaboracin de Estudio de Impacto Ambiental (EIA), Declaracin de Impacto Ambiental (DIA) y recepcin de Resoluciones de Calificacin Ambiental (RCA); adems del seguimiento y control del cumplimiento de las mismas. Elaboracin de los planes de cierre y abandono. Deben incluir los costos. Registro de consultas, reclamos HSEC y su gestin interna. Lo anterior debe incorporar las influencias externas relacionadas con HSEC (expectativas clientes, reglamentos, estndares voluntarios). Gerencia HSEC Documentos de EIA, DIA y RCA. Revisiones de cumplimiento. En Archivos de Gerencia HSEC
Gerencia HSEC, Finanzas, Ing y Servicios Tcnicos. Gerencia HSEC y RR.HH.
Plan de cierre y abandono presentado a las autoridades competentes (CONAMA, Sernageomin). Registro de consultas, reclamos HSEC y sus respuestas y/o planes de accin
En Archivos de Gerencia HSEC, Finanzas e Ing y Servicios Tcnicos. En Archivos de Gerencia HSEC y RR.HH.
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Definicin de competencias del personal que realizan las evaluaciones de salud, higiene, monitoreos y supervisin mdica. . Registro y evaluacin de prevalencia (proporcin de personas que sufren una enfermedad con respecto al total de la poblacin en estudio) e incidencia de las enfermedades laborales; incluir resultados de programas de vigilancia mdica y tratamientos mdicos relacionados con incidentes. Elaborar Programas de salud ocupacional. Elaborar Programa de monitoreo de higiene ocupacional (agentes identificados en el inventario de riesgos). Elaborar Programas de salud ocupacional.
Responsable
Gerencia HSEC
Tipo de evidencia
Programa de salud Integral con las especificaciones del tipo de profesional que debe realizar las actividades de salud e higiene ocupacional. Registro estadsticos de enfermedades ocupacionales y de enfermedades comunes que puedan afectar la condicin laboral de las personas o sean fuentes de generacin de incidentes.
Dnde debe estar?

Archivos Gerencia HSEC
Gerencia HSEC
Gerencia HSEC Gerencia HSEC
Programa de salud ocupacional, aprobado por la Gerencia de la empresa. Programa de actividades de monitoreo de higiene (anual o semestral) Programa que incorpore el tipo de exmenes pre-ocupacionales y ocupacionales por rea y personal expuesto Matriz donde se indiquen las actividades o cargos y los requerimientos de uso de EPP. o Registro de charla de uso de EPP (Parte de la actividad del Derecho de Informar). Registro de inspecciones o listas de chequeo de estado de EPP. Incorporar como parte de las actividades de la supervisin Grfica donde se indiquen los lugares de atencin mdica interna, indicando que tipo de atenciones se pueden generar. Copia de los exmenes pre-ocupacionales Copia de los exmenes ocupacionales. Programa con actividades preventivas de difusin, monitoreo, control y en los casos que aplique planes de tratamiento mdico.
Archivos Gerencia HSEC Archivos Gerencia HSEC
Salud e Higiene
Gerencia HSEC
Desarrollar matriz de Identificacin de necesidades de EPP. Realizar Capacitacin en uso de EPP.
Gerencias rea
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Lderes supervisores Lderes supervisores Gerencia HSEC
Definir Inspecciones o listas de chequeo de estado de EPP. Definicin de lugares donde se asistirn las atenciones mdicas (Plano de ubicacin y telfonos). Registro de exmenes pre ocupacionales Registro de exmenes ocupacionales Elaborar programa de deteccin y control de drogas y alcohol.
Gerencia RR.HH Gerencia HSEC Gerencia HSEC
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Evidencias
Elaborar programa de manejo de fatiga.
Responsable
Gerencia HSEC
Tipo de evidencia
Programa con actividades de difusin, capacitacin, deteccin y actividades de terreno asociadas a la administracin de la fatiga. Incorporar mejoras tecnolgicas cuando sea posible. Proceso de actividades que se realizan cuando se deba reintegrar una persona que ha sido afectado por lesiones o enfermedades laborales que significan su ausencia por un perodo mayor a 15 das o que afecta su condicin sicolgica. Proceso de actividades que se realizan cuando se deba reintegrar una persona que ha sido afectado por lesiones o enfermedades NO laborales que significan su ausencia por un perodo mayor a 15 das o que afecta su condicin sicolgica. Programa con actividades asociadas a hbitos de alimentacin, acondicionamiento fsico, desarrollo de actividades fuera de faena. Lo anterior en concordancia con el Programa de Salud integral de la empresa Identificacin a travs del inventario de riesgos y/o CURA de riesgos asociados a la salud de las personas de comunidades aledaas y que son originas por actividades de la empresa. Instructivo o informativo electrnico o papel que indique las coberturas de proteccin de riesgos en viajes al extranjero
Dnde debe estar?

Elaboracin e implementacin de un programa para rehabilitar a las personas despus de lesiones o enfermedades laborales.
Gerencia RR.HH
Archivos Gerencia RR.HH y Gerencia HSEC.
Elaborar plan de asistencia para reincorporar a los empleados que hayan sufrido lesiones o enfermedades NO relacionadas con el trabajo a sus labores.
Gerencia RR.HH
Archivos Gerencia RR.HH y Gerencia HSEC.
Elaborar Programas de vida sana.
Gerencia HSEC
Identificar, evaluar y comunicar los peligros relacionados con la salud de las personas de las comunidades, que son originados por las operaciones de la empresa. Elaborar y difundir Procedimientos asociados a cubrir los riesgos provenientes de viajes al extranjero.
Gerencia HSEC
Gerencia RR.HH
En Archivos de Gerencia RR.HH
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Difusin a todos los empleados y empresas contratistas de la Gua de Conducta de Negocios de BHP Billiton (charla).
Responsable
Gerencia reas
Tipo de evidencia
Temario de induccin HSEC, charla de reforzamiento en las reas y empresas contratistas; registro de entrega de la Gua de Conductas. Publicacin de la Declaracin de DD.HH; Charla de difusin en reas y empresas contratistas. Registro de autoevaluacin corporativa con participacin de empresas contratistas. Informes de monitoreo social y arqueolgico.
Dnde debe estar?

En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva..
Conducta de negocios , recursos humanos y desarrollo comunitario
Difusin a todos los empleados y empresas contratistas de la Declaracin Universal de los Derechos Humanos (charla). Autoevaluacin del cumplimiento Declaracin de DD.HH (corporativa) de la
Gerencia RR.HH Gerencia reas Gerencia RR.HH
En Archivos de Gerencia RR.HH.
Implementacin de monitoreo arqueolgico y social en las comunidades locales. Desarrollo de Programas de apoyo al desarrollo de las comunidades. Implementacin de planes o programas que aborden las necesidades de capacitacin para facilitar las opciones de empleo o competencias en los habitantes de las comunidades locales. Programas de capacitacin a las comunidades, cuando se incorporen equipos o tecnologa en ellas. (cuando aplique)
Gerencia HSEC
Gerencia HSEC
Implementacin de programas con comunidades que apoye su desarrollo. y
las
Gerencia RR.HH.
HSEC
Programa de capacitacin que considere los requerimientos formativos y de especializacin necesarios para acceder a oportunidades de empleo. Desarrollo de programas de capacitacin previos a implementar equipamientos y/o tecnologas en las comunidades.
Gerencia HSEC

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GERENCIA HSEC Spence

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Dnde debe estar?

Gerentes rea Gerentes rea RR.HH RR.HH Gerente HSEC

Gerente HSEC Gerencia Gral. Gerentes rea

GERENCIA HSEC Spence

APOYO PARA LA IMPLEMENTACION DE LA GUIA GESTION HSEC

Dnde debe estar?

Requerimientos Legales y Otros requerimientos HSEC

Gerencia HSEC RR.HH. Gerencia HSEC Gerencia RR.HH Gerencias de rea

GERENCIA HSEC Spence

APOYO PARA LA IMPLEMENTACION DE LA GUIA GESTION HSEC

Dnde debe estar?

Gerencias rea Superintendencias Gerencia rea

Peligros y Riesgos HSEC

Gerentes rea Gerentes rea

Gerente rea Gerente rea y Superintendencias

Gerentes Area SuperintendenciasAreas-Empresas Areas/ Empresas

GERENCIA HSEC Spence

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Dnde debe estar?

Gerencia General y Gerencias rea

En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva.

Planificacin, Objetivos y Metas

En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de la gerencia respectiva.

Registro en archivos del sistema de gestin HSEC

GERENCIA HSEC Spence

APOYO PARA LA IMPLEMENTACION DE LA GUIA GESTION HSEC

Dnde debe estar?

Conciencia, Competencia y Comportamiento

Gerencias rea Gerencia RR.HH

En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC En Archivos de RR.HH.

Gerencia RR.HH (capacitacin) Gerencia RR.HH (capacitacin)

GERENCIA HSEC Spence

APOYO PARA LA IMPLEMENTACION DE LA GUIA GESTION HSEC

Conciencia, Competencia y Comportamiento (Continuacin)

Archivos de Gerencia HSEC (Comunidades) y Gerencia RR.HH (personas de otras culturas).

En archivadores del sistema de gestin HSEC

Gerencias reas Gerencias reas

GERENCIA HSEC Spence

APOYO PARA LA IMPLEMENTACION DE LA GUIA GESTION HSEC

Dnde debe estar?

Comunicacin , Consulta y Participacin

Gerencia HSEC Gerencia rea

En Archivos del sistema integrado de Gestin HSEC de las gerencias respectivas.

En Archivos de Gerencia HSEC y RR.HH.

Gerencia RR.HH Gerencia RR.HH.

En Archivos de Gerencia HSEC y RR.HH.

En Archivos de Gerencia HSEC y RR.HH.

En Archivos de Gerencia HSEC

En Archivos de Gerencia RR.HH.

En archivo de Gerencia HSEC .

GERENCIA HSEC Spence

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Dnde debe estar?

Diseo, Construccin y Puesta en Marcha

Gerencia Ing. y Serv. Tcnicos Gerencias rea

En Archivos de Gerencia Ing. y Servicios Tcnicos

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