Trabajo Final

ESCUELA DE EMPRESARIOS - IPAE
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN ESTRUCTURA DE PROYECTO FINAL
I.
Introduccin
E n un mundo en cambio constante como el de hoy por hoy, el tema de la administracin es fundamental para poder llevar a cambo un objetivo o cumplir las metas trazadas ya sea a nivel personal o profesional, en corto o largo plazo. Es por esta razn que el trabajo a continuacin elaborado recoge en tres etapas la informacin sobre la empresa Inversiones IMPEX S.A.C, la cual se dedica a la venta de equipos para los sectores marino e industrial, con ms de 20 aos en el rubro y cuya misin es proveer calidad para todos y cada uno de los productos usados o repotenciados que suministra, tales como: motores de propulsin marina, grupos electrgenos marinos e industriales, grupos estacionarios, motores industriales, transmisiones marinas y repuestos usados. La presente monografa tiene como objetivo entender, aplicar y tocar la importancia del conocimiento de los fundamentos de la administracin a travs de un anlisis terico-prctico, con el objetivo de conocer y diagnosticar los problemas dentro de la empresa; para finalmente proponer cambios organizacionales, administrativos o llegar a conclusiones sobre el actual manejo y las opciones de mejora para sta. Despus de la investigacin realizada se lleg a la conclusin que la empresa es administrada de manera emprica sin mayor conocimiento de las tcnicas y conocimientos sobre la materia, uno de los resultados fue el cambio de estructura organizacional y el reconocimiento de diversas fortalezas, amenazas, oportunidades y debilidades as como la propuesta de soluciones sostenibles en el tiempo.

II.
GENERALIDADES - ESTRUCTURA DE PROYECTO FINAL
II.I.
DATOS DE LA EMPRESA
A. Razn Social B. Direccin Callao C. Ruc D. Actividad
: INVERSIONES IMPEX S.A.C. : Av. Almirante Miguel Grau N.- 531 cercado
: 20509156205 : Reparacin, repotenciacin y venta de
motores marinos, grupos electrgenos y cajas de propulsin marina. E. Producto O Servicio: Servicio de reparacin de motores marinos e industriales. Venta de motores repotenciados (CATERPILLAR, DETROIT DIESEL, VOLVO, etc.) Venta de repuestos nuevos, en marcas alternativas, muy dentro de los estndares de las marcas competitivas dentro del mercado como CATERPILLAR; ya que INVERSIONES IMPEX S.A.C. es representante en PERU de las marcas: MC-BEE, IPD Y MIBA.
II.II. RESEA HISTRICA
Inversiones Impex S.A.C. fue fundada en el ao 2004 por el seor FRANCIS FREMONT , de nacionalidad francesa , de profesin ingeniero hidrulico , con 20 aos de experiencia plasmados en la empresa SOULSER de Francia ( empresa dedicada a la venta y reparacin de motores como WARSILLA , UD-30 y CREPPELL ,

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN ESTRUCTURA DE PROYECTO FINAL actualmente empresa solo dedicada a mantenimiento ) , y actual gerente general de Inversiones Impex sac.
Esta empresa fue creada con el fin de proveer y brindar un servicio de calidad a cada uno de nuestros clientes, en cada uno de los productos repotenciados que suministramos, tales como: motores de propulsin marina, grupos electrgenos marinos e industriales, grupos estacionarios, motores industriales, cajas de
Transmisin marina y la venta de repuestos nuevos para motores CATERPILLAR en marcas alternativas, muy reconocidas en el mercado nacional y extranjero.
Al inicio de fundada la empresa, solo fueron cuatro los trabajadores que laboraban en esta, con el seor FRANCIS FREMONT a la cabeza, se comprometieron en brindar un buen servicio y un producto de calidad a sus clientes.
Los primeros aos fueron duros sobre todo en esos aos donde ser empresario en PERU era difcil, pero gracias al compromiso y el esfuerzo que asumieron los trabajadores con la empresa, el trabajo en equipo y la buena comunicacin entre todos, sumada al compromiso total de la gerencia con los trabajadores y la capacitacin de estos, se pudo salir adelante y tener la muy buena cartera de clientes con la que contamos hoy.

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN ESTRUCTURA DE PROYECTO FINAL Hoy en da contamos con 22 trabajadores, tanto administrativo como personal de produccin, cada uno de ellos muy comprometidos a seguir brindando un buen producto y servicio de calidad a los mejores costos a fin de lograr la mxima satisfaccin del cliente.
II.III. ORGANIGRAMA

III.
PLANEAMIENTO ESTRATEGICO
A. Visin: alcanzar en los prximos 2 aos estndares de calidad en todos los procesos de adquisicin, almacenaje, reparacin, entrega y supervisin de garanta, a fin de posicionarnos entre las 10 mejores empresas del sector de reparacin y repotenciacin de motores.
B. Misin: brindar un servicio de reparacin y repotenciacin de motores a combustin interna y cajas de reduccin, en forma eficaz y eficiente, con altos niveles de calidad y a los mejores costos, a fin de lograr la mxima satisfaccin del cliente.
C. Valores Corporativos Brindar servicio de reparacin y repotenciacin de motores alcanzando los estndares de calidad. Uso seleccionado de herramienta de inspeccin y calibracin. Personal calificado y capacitado. Honestidad, responsabilidad y trabajo en equipo.
D. Estrategias Organizacionales Posicionarse entre las diez mejores empresas en el rubro. Aplicacin del JUST IN TIME. Visitas y envos de cartas de presentacin a las empresas pesqueras, mineras y de transporte. Capacitacin y entrenamiento del personal. Seguir innovando con tecnologa e infraestructura.

IV.
ANALISIS ORGANIZACIONAL
A. Proceso Funcional De Las Unidades De Negocio
ESQUEMA DE PROCESO FUNCIONAL
Unidad de Negocio Objetivo manteniendo
: GERENCIA GENERAL
: Velar por el buen funcionamiento de la empresa una fluida comunicacin con los responsables de las reas.
FASES DEL PROCESO
DESCRIPCIN DEL PROCESO Trabajo en equipo. Evaluaciones de produccin. Evaluaciones de tiempo de entrega
- Verificar el buen funcionamiento de todas las reas.
Comunicacin y capacitacin constante del personal.
Evaluaciones personales. Evaluaciones grupales.
Mantener una relacin cordial y constante con los clientes de la empresa.
- Reuniones Recoger las necesidades del cliente de hoy y a futuro. Horas funcionamiento del equipo Meses funcionamiento del equipo. Controles y mantenimientos de acuerdo a lo que mande el fabricante.
Cumplir con las garantas establecidas a los equipos o motores en venta o reparacin.

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN ESTRUCTURA DE PROYECTO FINAL ESQUEMA DE PROCESO FUNCIONAL
Unidad de Negocio Objetivo envi dems reas.
: SECRETARIA DE GERENCIA
: Documentacin oportuna y clara para las importaciones; y recepcin de correspondencias y distribuidas a las
FASES DEL PROCESO Envi de solicitud a proveedores
DESCRIPCIN DEL PROCESO Mercado extranjero Va E-mail, fax y telfono.
Recepcin de cotizaciones del extranjero. Generar la documentacin necesaria para la compra de repuestos. Comunicacin y seguimiento de compra de repuestos para importacin al embarcador.
Generar rdenes de compra.
Verificacin de envo. Verificacin de recepcin. Recepcin del aviso de llegada de la nave o aeronave. Invoice Packing list AWB BL
Recepcin y verificacin de la documentacin de importacin.
Entrega de la documentacin de importacin a la agencia de aduanas. Llevar cuaderno de control y registros de envi y recepcin de correspondencia. Llevar la agenda de nmeros telefnicos de inters de la empresa. Verificar fallas y el uso adecuado de las lneas telefnicas, fax y PC.
Coordinacin con el agente de aduanas. Coordinacin con el transporte.
Con todas las reas.
Proveedores y clientes.
Llamadas para asunto de la empresa. Desperfectos en las lneas e internet. Fallas en las PC.

ESQUEMA DE PROCESO FUNCIONAL
Unidad de Negocio Objetivo cero como
: DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
: Cumplir con una buena poltica de seguridad y reducir a a riesgos de accidentes que se puedan dar en la empresa; a si la proteccin del medio ambiente
FASES DEL PROCESO - Medidas de residuos y ambiental. tratamiento de de proteccin
DESCRIPCIN DEL PROCESO Tratamiento de lubricantes usados, petrleo usado, solventes, ETC: Trabajo de soldadura. Trabajo de pintura Trabajos en altura Riesgo elctrico Movilizacin de pesos Maniobras riesgosas.
Controlar los accidentes trabajo de altos riesgos.
en
Contar con brigada contra incendios o sismos. Sealizaciones determinadas para las reas de evacuaciones. Simulacros contra incendios o Personal entrenado para dicha sismos. actividad. Verificacin de los extintores en lugares indicados y cargas a la fecha indicada

ESQUEMA DE PROCESO FUNCIONAL Unidad de Negocio Objetivo materiales : DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
: El abastecimiento real y oportuno de repuestos y para la reparacin de equipos y motores.
FASES DEL PROCESO - Cotizacin de repuestos mercado local y extranjero. en el
DESCRIPCIN DEL PROCESO - Va email, fax, telefona local o internacional.
- Solicitar mensualmente la programacin de reparacin a realizar, a si mismo cada vez que ingrese un motor o equipo al taller, solicitar las cotizaciones de los repuestos respectivos - Dar cumplimiento a los procedimientos de importacin de repuestos y equipos aprobados por la empresa
Coordinacin e informacin con la gerencia general y el departamento de taller
- Previa aprobacin general
del
gerente
- Realizar las cotizaciones para la reparacin de equipos de la empresa a cargo de terceros.
- Realizar las cotizaciones de los trabajos de reparacin a realizar por la empresa a terceros.
- Solicitar la lista de repuestos valorizados as como el costo de mano de obra. - Verificar con el almacn la existencia de dichos repuestos. - Confrontar con otros proveedores los costos de dicha reparacin - Efectuar seguimiento al proceso de reparacin para que cumpla con el estndar de calidad. - Valorizacin de los repuestos necesarios para la reparacin con el factor de incremento considerado por la empresa. - Valorizacin de la mano de obra por motor. - Tramitar la proforma a cliente solicitante. - Una vez aprobada, pasara al rea tcnica y solicitara los repuestos de acuerdo a la importacin.

ESQUEMA DE PROCESO FUNCIONAL Unidad de Negocio Objetivo humanos por el cliente. : DEPARTAMENTO DE TALLER
: Manejo adecuado de los recursos tanto materiales como para efectuar las reparaciones en el tiempo solicitado
FASES DEL PROCESO - Solicitar los repuestos y materiales necesarios segn cronograma de reparaciones.
DESCRIPCIN DEL PROCESO Verificacin de stock fsico de almacn. Generar orden de pedido. Distribucin de mecnicos y tcnicos segn trabajos a realizar.
Manejo de personal adecuado en el rea de taller.
Seleccin de personal para realizar trabajos extras en caso de urgencias o demoras.
Verificacin y seguimiento de trabajo en horas extras. Seleccin de personal a realizar dicho trabajo. Seleccin de personal capacitado y comprometido a realizar dichos trabajos. Entregas puntuales.
Cumplir con la entrega de los trabajos en el tiempo requerido por el cliente.
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ESQUEMA DE PROCESO FUNCIONAL Unidad de Negocio Objetivo requerida, almacn. : DEPARTAMENTO DE ALMACN
: Controles de stock necesarios para la produccin inventarios e informes de los materiales en
FASES DEL PROCESO
DESCRIPCIN DEL PROCESO Recoger pedidos de materiales o repuestos del rea del taller. Solicitar material o repuestos al rea de logstica confrontando stock fsico. Control de stock Realizacin de inventarios internos
- Requerimiento de materiales o repuestos segn produccin
Verificacin del stock fsico de almacn.
Despachos de los repuestos nuevos a taller o clientes.
Verificacin de ordenes de compra, facturas, ETC. Formulacin de guas de remisin. Verificacin de ordenes de compra, facturas, ETC. Formulacin de guas de remisin. Chequeo de materiales o repuestos segn factura Chequeo de materiales o repuestos segn parking list. Chequeo de lo recibido segn a lo solicitado.
Despacho de los motores y equipos reparados o repotenciados.
Recepcin de materiales o repuestos nuevos que llegan de importacin.
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ESQUEMA DE PROCESO FUNCIONAL Unidad de Negocio Objetivo prdidas) : DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
: Verificar el estado contable de la empresa (ganancias y
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FASES DEL PROCESO Mantener los cuadernos contables al da. Elaboracin de balance general presentar una trimestral a la gerencia. Presentar en fecha oportuna los PDT a la SUNAT. Elaborar planillas electrnicas de los trabajadores para sus pagos correspondientes.
DESCRIPCIN DEL PROCESO Libro de compras, ventas, libro mayor, caja chica, ETC. Formulacin de los ingresos Formulacin de las gastos Pagos IGV y renta Das trabajados Horas extras ESSALUD, ONP.AFP Solicitad informe con el encargado en el extranjero. Confeccin de cuadros de control de horas extras. Remitir el cuadro visado para su respectiva liquidacin. Pago a proveedores Cobros a clientes Balance general. Estado de ganancias y perdidas. Flujo defectivo. Situacin financiera. Compras menores y de urgencia. Locales y extranjeros
Control de pagos a personal que realice trabajos en el extranjero. Elaboracin de flujo de caja mensual, considerando los ingresos por cobranza de facturas y desembolsos por pagos de obligaciones. Cumplir con las normas internacionales de contabilidad (NIC) Mantener una caja chica en la empresa. Pagos de facturas a proveedores.
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B. Identificacin de Problemas y Propuestas de Solucin IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS Y MEJORAS

Unidad de Negocio: Gerencia general
Manifestacin del Problema (lo que observamos que no se hace bien) Ms coordinacin con todas las reas, no solo con el rea de taller.
Identificacin del Problema cul es el problema? Lazos amigables y personales que se inician con la empresa.
Descripcin del Problema Personal antiguo y que se ha iniciado desde el primer da que funciono la empresa, y creer que por ser el mas antiguo y haber visto el funcionamiento de la empresa desde el inicio. Sabe todo.
Propuestas de solucin Delegar las responsabilidades mesaras a cada jefe del rea. Ahora que la empresa va en crecimiento constante, ver el funcionamiento empresarial y global y no en forma familiar o individual. Escoger a los jefes de rea por meritocracia y no por amistad. Crear programas de induccin donde los expositores sean los antiguos trabajadores para compartir las distintas experiencias, ancdotas y fomentar una cultura organizacional con los nuevos trabajadores
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IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS Y MEJORAS

Unidad de Negocio: Secretara general
Manifestacin del Problema (lo que observamos que no se hace bien) Retraso en el envo de solicitudes y recepcin de cotizaciones del extranjero. Demora en el envo y recepcin de correspondencias y correos hacia las dems reas.
Identificacin del Problema cul es el problema? El mal uso de redes sociales como Facebook, twitter, chat. Demora en la entrega de informacin a contactos puntuales involucrados con un tema especfico.
Descripcin del Problema Personal distrado y no trazadas. comprometido con los objetivos y metas
Contratacin de Personal no idneos para el puesto. Falta de pro actividad de las personas encargadas.
Propuestas de solucin Fomentar y proponer la creacin de nuevas reas dentro de la empresa para deslindar responsabilidades a la secretaria general: Gerencia de Divisin Comercial, Gerencia Tcnica, rea de sistemas entre otras. Proponer con Gerencia General que todas las cabezas de las diversas areas y ejecutivos posean un equipo Blackberry con una cuenta de correo personal para disminuir los tiempos de entrega de correspondencia e informacin
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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN ESTRUCTURA DE PROYECTO FINAL Fomentar la convergencia del uso y cultura sobre las redes sociales, creando los espacios virtuales (perfiles) para la empresa en las diversas redes sociales.
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Elaborar pautas para la calificacin y contratacin del futuro personal aadido a la empresa. En competencia con el departamento de sistemas generar la creacin de cuentas de correo especificas para temas con el publico interno o externo de la empresa por ejemplo: consultas@impex.com.pe, cotizaciones@, gestiondetiempos@ etc. La creacin del departamento de sistemas donde recaiga la responsabilidad del control de los diversos elementos tecnolgicos que forman parte de la comunicacin de la empresa: Lneas, Computadoras e internet.
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Unidad de Negocio: Departamento de seguridad
Manifestacin del Problema (lo que observamos que no se hace bien) Realizar ms prcticas o simulacros contra incendios o sismos.
Identificacin del Problema cul es el problema? Falta de tiempo por la alta demanda de produccin.
Descripcin del Problema Ausencia de coordinacin para las charlas sobre temas relevantes competentes al rea Falta de tiempo para ejecutar prcticas o simulacros.
Propuesta de solucin Coordinar los tiempos de produccin con la gerencia general y el responsable de taller para as poder asignar media hora diaria durante ciertos periodos para las prcticas de charlas y simulacros de seguridad. Charlas de seguridad de la empresa (uso correcto de cascos, botas, lentes de seguridad, etc.). Elaboracin de charlas y talleres sobre primeros auxilios.
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Unidad de Negocio: Departamento de logstica.
Manifestacin del Problema (lo que observamos que no se hace bien) Captar y contar con ms proveedores, para poder tener ms alternativas de compras.
Identificacin del Problema cul es el problema?

La gestin de tiempos y delegacin de responsabilidades dentro del rea.
Descripcin del Problema

Debido al poco tiempo que existe, por la alta cantidad de reparaciones que se realizan, solo se esta abocado a trabajar con los proveedores con las que la empresa ya trabaja continuamente.
Propuestas de solucin Proponer un cambio de estructura organizacional, fomentando la creacin de la Gerencia Comercial para dedicarse exclusivamente al tema de las ventas. Desarrollar un canal de comunicacin directa entre el rea de almacn y logstica, a travs de jefaturas, las cuales son ms dinmicas e inmediatas.
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Unidad de Negocio: Departamento de taller.
Manifestacin del Problema (lo que observamos que no se hace bien) Mal uso de las horas extras Comunicar con anticipacin a el rea de logstica y almacn, los trabajos a realizar en embarcaciones, rea local y extranjera, para as hacer el requerimiento necesario y a tiempo de las autoridades y repuestos a usar.
Identificacin del Problema cul es el problema? Algunos lazos familiares Creer que los trabajos se avanzan ms rpido. Si se trabaja ms horas. Falta de comunicacin con las dems reas.
Descripcin del Problema Poca coordinacin con las dems reas, solo se coordina con la gerencia general.
Propuestas de solucin Seleccin al personal. Exacto para los labores extras. Realizar cuadros mensuales de las reparaciones a realizar con embarcaciones, rea local o extranjera. Capacitar constantemente a los encargados de ver el trabajo en planta representantes tcnicos
Proponer breves reuniones diarias al inicio y fin de la jornada con el rea de Logstica para la coordinacin de tareas pendientes. 20


Unidad de Negocio: Departamento de almacn Manifestacin del Problema (lo que observamos que no se hace bien)
No son debidamente seleccionados los materiales o repuestos que ingresan al almacn. Uso inadecuado de las horas extras.
Identificacin del Problema cul es el problema?

Personal distrado. No mantienen el orden con la que debera ser organizado los repuestos en los estantes. Muy poco control de los trabajos que se quedan realizando el personal de esta rea despus de las horas diarias de labor.
Descripcin del Problema

Poco orden y poca concentracin a la hora de los despachos y recepciones de materiales y repuestos. Tener en cuenta que las horas extras no son una fuente de ingreso constante.
Propuestas de solucin Generar, Crear el cargo de Jefatura del departamento, responsable del desenvolvimiento y cumplimiento de objetivos del rea. Crear un sistema adecuado para poder controlar mejor el almacn tanto virtual como fsico, sistemas de inventariado.
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Unidad de Negocio: Departamento de contabilidad.
Manifestacin del Problema (lo que observamos que no se hace bien) Faltantes en los pagos de horas extras a los trabajadores.
Identificacin del Problema cul es el problema? Uso excesivo de las lneas telefnica por parte de la asistente No llevar ordenadamente el control de las horas extras.
Descripcin del Problema Los trabajadores opinan que trabajan ms por menos paga o que la paga es incompleta.
Propuestas de solucin Trabajar conjuntamente con el departamento de sistemas creando un mtodo que controle el uso de la lnea telefnica vistos telefnicos Fomentar la creacin de Peridicos Murales en los ambientes adecuados, donde se publiquen con una semana de anticipacin, las horas trabajadas de los colaboradores del rea para evitar quejas a futuro por la paga incompleta
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C. Anlisis Del Ambiente De Trabajo ANLISIS DEL AMBIENTE DE TRABAJO Unidad de Negocio: Secretaria de Gerencia Objetivo: Comunicacin fluida con las dems reas.
Existe problemas entre los empleados? Cules son? Realizacin de los trabajos a nivel personal y no grupal.
Existe problemas entre el Superior y los empleados? Cules son? Los subordinados opinan que la secretaria general demora mucho en el proceso de diversas tareas. Las secretarias carecen de vas de comunicacin con toda la organizacin Malas actitudes, discriminatorias.
Qu esperan los superiores de los empleados? Cumplir con lo solicitado Tiempo oportuno y eficaz en la realizacin de los trabajos. Lograr mejorar y agilizar los procesos requeridos.
Qu esperan los empleados de la Empresa? Cumplir con las metas trazadas. Que la empresa vaya en crecimiento. Reconocimiento profesional.
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ANLISIS DEL AMBIENTE DE TRABAJO Unidad de Negocio: Departamento de seguridad Objetivo: Prevencin del riesgo y del dao contra las personas como criterio prioritario.
Existe problemas entre los empleados? Cules son? Ninguno
Existe problemas entre el Superior y los empleados? Cules son? Ninguno
Qu esperan los superiores de los empleados? Que cumplan con las clausulas de seguridad promulgadas por la empresa. Cumplir con utilizar los artculos personales de seguridad.
Qu esperan los empleados de la Empresa? Apoyo y cumplimiento en las entregas de uniforme e implementos de seguridad en el momento indicado. Disponer de un presupuesto anual para la adquisicin de equipos, elaboracin de pilotos o charlas a fines para los trabajadores Que el personal de otras areas se comprometan con los temas competentes de sta jefatura. Mayor participacin pro-activa dentro de las charlas instruidas.
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ANLISIS DEL AMBIENTE DE TRABAJO Unidad de Negocio: Departamento de logstica. Objetivo: trabajo en equipo e integracin para alcanzar los logros.
Existe problemas entre los empleados? Cules son? Falta de coordinacin para las importaciones.
Existe problemas entre el Superior y los empleados? Cules son? Ninguno.
Qu esperan los superiores de los empleados? Alcanzar los objetivos trazados al final de la adquisicin de los materiales o repuestos nuevos. Tiempo oportuno en la adquisicin de los mismos. Tomar decisiones para la mejora de la empresa.
Qu esperan los empleados de la Empresa? Apoyo total en la toma de decisiones. Deslindar responsabilidades que no son de ndole logstico Reconocimiento del trabajo efectuado. Obtencin de bonos cuatrimestrales en base al cumplimiento de metas establecidas.
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ANLISIS DEL AMBIENTE DE TRABAJO Unidad de Negocio: Departamento de taller Objetivo: Alcanzar los objetivos con los materiales necesarios y en el tiempo oportuno.
Existe problemas entre los empleados? Cules son? Ninguno
Existe problemas entre el Superior y los empleados? Cules son? Qu esperan los superiores de los empleados? Qu esperan los empleados de la Empresa? Mejores reconocimientos. Alcanzar los objetivos trazados de la empresa. Cumplir con los tiempos requeridos por el cliente. Reduccin a cero de los desperfectos de las maquinarias. Cambios de calidad en los procesos. Delegacin de responsabilidades. Soberbia. Creer que lo saben todo.
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ANLISIS DEL AMBIENTE DE TRABAJO Unidad de Negocio: Departamento de almacn Objetivo: Orden y control de los materiales y repuestos.
Existe problemas entre los empleados? Cules son? Falta de orden. Falta de responsabilidad.
Existe problemas entre el Superior y los empleados? Cules son? Falta de coordinacin para la elaboracin del cronograma del trabajo. El departamento piensa que hace tareas que no le corresponde.
Qu esperan los superiores de los empleados? Desempearse con responsabilidad, puntualidad y honradez. Tener orden y control de los materiales.
Qu esperan los empleados de la Empresa? Reconocimiento por la labor realizada. Comunicacin fluida entre las areas. Herramientas que permitan hacer un mejor trabajo en menos tiempo.
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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN ESTRUCTURA DE PROYECTO FINAL ANLISIS DEL AMBIENTE DE TRABAJO Unidad de Negocio: rea de contabilidad. Objetivo: Comunicacin fluida para efectuar a tiempo las labores contables.
Existe problemas entre los empleados? Cules son? Existe problemas entre el Superior y los empleados? Cules son? Ninguno. Personal nuevo que no esta en planilla.
Qu esperan los superiores de los empleados? Qu esperan los empleados de la Empresa? Buen trato. Reconocimiento. Presentar los balances en el tiempo oportuno. Informes del estado financiero de la empresa.
Resumen de los Problemas Mal manejo de las funciones, el rea dedica tiempo en tareas que no son de su competencia. Manejo de funciones de carcter incompatible Uso de las instrucciones verbales Nuevos sistemas para el control y personal nuevo.
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Propuestas de Solucin Toda entidad necesita ser definida con bases firmes, partiendo de una adecuada separacin de funciones de carcter incompatible, as como la asignacin de responsabilidades y autoridad a cada puesto o persona, para lo cual son aplicables los siguientes controles La Responsabilidad delimitada de sus funciones; fijar con claridad las funciones por las cuales adquiere responsabilidad una unidad administrativa o una persona en particular Separacin de funciones de carcter incompatible Evitar que un mismo empleado, ejecute todas las etapas de una operacin dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorizacin Instrucciones por escrito, en los procedimientos para ponerlos en funcionamiento, garantizan que sean entendidas y cumplidas esas instrucciones. La Capacitacin continua permitir que una organizacin que disponga de los recursos humanos para fortalecer el conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda, para lo cual la organizacin deber programar la capacitacin de su personal en los distintos campos Uso de dispositivos de seguridad En las organizaciones que disponen de equipos informticos, mecnicos o electrnicos, formando parte de los sistemas de informacin, deben crearse las medidas de seguridad que garanticen un control adecuado del uso de esos equipos en el proceso de las operaciones, as como para que permitan la posibilidad de comprobacin de las operaciones ejecutadas.
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D. Anlisis Situacional Matriz FODA Anlisis Externo: oportunidades y amenazas del Macro Ambiente Tendencias poltico legales: Los diversos acuerdos comerciales TLC (tratados de libre comercio) por concretarse y los que actualmente mantenemos con pases como: Cuba, Chile, Mxico, Estados Unidos, Canad, Singapur China, Corea del Sur, Tailandia y Japn incrementan las posibilidades de mayor comercio bilateral entre los pases, lo cual generar un crecimiento en el rubro del negocio. 1 La carencia de cdigos legales para el rubro de la actividad econmica de la empresa, es una amenaza ya que nadie regula actualmente el rubro. Dando cabida a la informalidad y a la evasin de normas en cuanto a la relacin oferta demanda. Las distintas vedas de mariscos y pescados durante el ao siempre son un amenaza debido a que no trabajan los barcos pesqueros, dejando de lado el mantenimiento as como la adquisicin de nuevos repuestos, motores o componentes de los mismos. Que suban los aranceles e impuestos a la exportacin e importacin. Al existir un auge de exportaciones e importaciones el temor de un alza en los costos de aranceles, impuestos y fletes que actualmente se manejan dentro del rubro son una amenaza que ayuntara al pblico objetivo. Tendencias Econmicas: Segn la ltima publicacin del INEI desde el ao 1982 hasta 2012 el tema de la inflacin ha sido controlada por ejemplo en 1990 la inflacin alcanzaba su mximo indicador 7649.60 % mientras que actualmente el 2011 cerr con un 4.7% de inflacin motivo que atrae a inversiones nacionales como extranjeras debido a la estabilidad del pas.2 Otra tendencia econmica sera que en el 2011, nuestros puertos movilizaron 35.9 millones de toneladas de carga. De ese total, el 48.4% correspondi a contenedores, en tanto que el restante 51.6% a mercanca no contenedorizada, granel slido, granel lquido o carga rodante.
Tomado del articulo Acuerdos Comerciales del Per Indicadores econmicos Instituto Nacional de estadstica e informtica.
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La cifra, proporcionada por la Autoridad Portuaria Nacional (APN), significa un importante crecimiento frente al total embarcado y desembarcado en el 2010, y refleja el buen ao de nuestro comercio exterior, con exportaciones e importaciones que crecieron significativamente. Dicha importacin se dio a travs de los diversos puertos del Per entre ellos Matarani, Ilo, Salaverry, Paita entre otros.3 El crecimiento de la Pesca, ya que el aporte de la pesca en la produccin nacional del 2011 indica que se mantendr entre las principales actividades de produccin.4 El INEI emiti en su reporte anual 2011 que la pesquera aporto un 29.6% a la produccin dejando atrs a la minera y construccin. El tema de la amenaza en el sector econmico se da en el tiempo de espera que tenemos para que la crisis que actualmente afronta Europa y otros continentes afecten el tiempo de respuesta para el envo de piezas o maquinarias lo cual afectara el desempeo y desenvolvimiento de la empresa y el tiempo de respuesta frente a los clientes. Tendencia Socio Cultural: Actualmente el pas atraviesa una suerte de orgullo nacional, ser peruano esta en boga por lo tanto apoyamos el consumo de insumos peruanos tanto en la cocina y la moda, pero no solo lo consumimos tambin lo compartimos a travs de las redes sociales creando una comunidad globalizada donde el ceviche, la alpaca, el maz morado, el pisco, las conchas de abanico, la papa y otros productos peruanos deseen ser consumidos en otro pases fomentando as las exportaciones. Otra oportunidad/ amenaza es lo voluble de la pobreza extrema actual, a pesar que del 2004 al 2010 la brecha se ha recortado, es un arma de doble filo. 5 El terrorismo tambin constituye una amenaza continua a pesar del control y soberana que actualmente se tiene.
Citado del Articulo Los principales puertos Peruanos
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica - Produccin por sectores econmicos Ene Dic 2011
5
INEI Brecha de Pobreza Extrema de 2004 - 2010
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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN ESTRUCTURA DE PROYECTO FINAL Tendencias Tecnolgicas: Las constantes mejoras a nivel de inmediatez de comunicacin y respuesta son una oportunidad para la empresa en cuanto al entorno publicitario que se puede explotar.
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Anlisis Externo: oportunidades y amenazas del Micro Ambiente
Competidores: La ubicacin fsica de nuestra oficina, situada en el mismo puerto del Callao es una oportunidad latente ya que podemos atender y asesorar al cliente reduciendo los tiempos de espera gracias a la corta distancia. Clientes: La relacin de nuestros clientes no se encuentra fidelizada la cual, es una amenaza ya que cualquier empresa joven con un mejor servicio de atencin al cliente puede reemplazarnos. Al no existir un lazo vendedor usuario. Proveedores: La relacin actual con nuestros proveedores internacionales se ve afectada debido al tiempo de atencin y respuesta y al canal de comunicacin que hoy por hoy se maneja ya que todo recae en la secretara general, departamento actualmente atareado y sin organizacin alguna. En cuanto a nuestros proveedores nacionales no tenemos exclusividad o agenda de proveedores lo cual retrasa muchas veces el trabajo ya que hay que buscar los recursos faltantes en todos los lugares posibles. Competidores potenciales: Debido a que el rubro es poco explotado, nuestros competidores potenciales son las jvenes empresas con una mejor estructura organizacional ms adecuada, otros competidores potenciales debido a los TLCs actuales son las mismas marcas como Volvo Penta, Seimi, Barloworld Finanzauto CAT, Wrtsila, entre otros ya que al existir las relaciones comerciales los costos se abaratan y la colocacin de una oficina a nivel nacional, representante de marca no es un plan a largo plazo o insostenible. Productos Sustitutos: Se investig que a la fecha no existen productos sustitutos para la elaboracin y manufactura de los equipos, motores marinos.
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ANLISIS SITUACIONAL
Anlisis Interno: Fortalezas y debilidades
Descripcin de las fortalezas que cuenta la organizacin Tiene respaldo internacional IPD (E.E.U.U) (Austria) y C-M-R (Francia) MIBA Bearing Group
Tiene una numerosa cartera de clientes al cual satisface y cubre sus expectativas. Tendencia a crecer empresarialmente. Los aos de experiencia dentro del mercado son una Fortaleza marcada, actualmente inversiones Impex SAC se desarrollan dentro del mercado local como representantes exclusivos de otras prestigiosas marcas, lo cual puede servir como paraguas para obtener la representacin exclusiva de marcas extranjeras del mismo rubro, a causa del excelente trabajo de que actualmente desempean.
Descripcin de las debilidades que cuenta la organizacin El reducido Stock que manejan, al no existir un control de inventario interno, tal y como lo sealan en las pgina web: si lo que buscan no lo tuviramos en Stock no duden en contactarnos y lo localizaremos para usted. El esquema organizacional actual es atpico lo cual deja el dinamismo de lado. Carece de reas o departamentos para poder expandirse en el mercado. Falta de compromiso con los trabajadores. Falta de dialogo centre los directivos y los trabajadores en planta. Tener una mayor supervisin y control en los trabajos realizados. Incentivar a sus empleados. Capacitar correctamente a todos los personales tanto directivos como trabajadores en planta. 34

MATRIZ FODA
FORTALEZAS Respaldo internacional Ubicacin geogrfica. Alcanza las expectativas de los clientes. -
OPORTUNIDADES
Nuevos respaldos internacionales. Demostraciones de nuestros productos. Tratado de libre comercio
DEBILIDADES
AMENAZAS
Carencia de reas especializadas Falta de supervisin de los trabajos Falta de incentivos para el pblico interno.
Vedas constantes de recursos marinos Bajos Stocks fsicos. Alzas de aranceles e impuestos
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V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A. CONCLUSIONES
La empresa, a la fecha, a pesar de su antigedad en el mercado, lleva un modelo de administracin emprico con un diseo organizacional carente de reas competentes y especializadas, recayendo muchas veces la misma tarea en dos mismos departamentos.
Al ser una empresa de ndole familiar los puestos administrativos y de jefaturas son otorgados por el grado de cercana con el dueo de la empresa sin tomar reparo en la preparacin acadmica del aspirante al puesto.
Se puede ver que las cabezas actuales no se encuentran capacitadas para ofrecer una cultura organizacional, as como tampoco elaboran programas de induccin a los nuevos trabajadores.
De no entrar al mundo globalizado tanto en mbito tecnolgico como operativo e institucional, los costos de los diversos procesos se elevan y se pierdern oportunidades de negocios significativos.
El servicio brindado es de calidad, siempre dentro de los estndares que manda el fabricante y por lo solicitado del cliente.
El descontento de los trabajadores no se hace esperar lo que ocasiona muchas veces los retrasos, incumplimientos, y reclamos sobre tareas especficas.
36

B. RECOMENDACIONES
Re-estructuracin de la estructura organizacional.6 El manejo equilibrado de un presupuesto econmico por reas y departamentos es vital para la organizacin econmica de la empresa.
Capacitacin constante tanto del personal de gerencia como de los dems trabajadores.
Mejorar y enfocar los nuevos valores corporativos dentro de la empresa as como establecer una cultura organizacional uniforme en todas las reas.
Tercerizar la evaluacin del personal a contratar para ver el nivel tcnico y personal con la que cuenta. A travs de alguna empresa especializada. Estimular al personal con incentivos y premios, por el
cumplimiento de sus labores, compromiso con la empresa y trabajo con cooperacin de los dems compaeros. Mejorar el valor agregado y post venta hacia el pblico interno. La creacin de una cultura de responsabilidad social con el medio ambiente es importante debido al rubro en el que se desarrollan las actividades de la empresa.
Re Estructuracin organizacional - Anexo de imagen.
37

NDICE
INTRODUCCIN 1
GENERALIDADES ESTRUCTURA DEL PROYECTO FINAL 2 DATOS GENERALES DE LA EMPRESA 2 RESEA HISTRICA 2 ORGANIGRAMA 4
PLANEAMIENTO ESTRATGICO 5
ANALISIS ORGANIZACIONAL 6 Proceso Funcional De Las Unidades De Negocio 6
Identificacin de Problemas y Propuestas de Solucin

13 Anlisis Del Ambiente De Trabajo 21 Anlisis Situacional 38 28

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN ESTRUCTURA DE PROYECTO FINAL CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 33 NDICE 35 ANEXOS 36
ANEXOS
39

Pagina Web: Acuerdos Comerciales del Per o http://www.acuerdoscomerciales.gob.pe/
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica o El Per en cifras: http://www.inei.gob.pe/
Articulo Los principales puertos Peruanos ubicado en el Blog: o http://desarrolloperuano.blogspot.com/2012/02/principalespuertos-peruanos-2011.html
40

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Mantener una relacin cordial y constante con los clientes de la empresa.

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DESCRIPCIN DEL PROCESO Mercado extranjero Va E-mail, fax y telfono.

Generar rdenes de compra.

Recepcin y verificacin de la documentacin de importacin.

Coordinacin con el agente de aduanas. Coordinacin con el transporte.

Con todas las reas.

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DESCRIPCIN DEL PROCESO - Va email, fax, telefona local o internacional.

Coordinacin e informacin con la gerencia general y el departamento de taller

- Previa aprobacin general

- Realizar las cotizaciones para la reparacin de equipos de la empresa a cargo de terceros.

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Manejo de personal adecuado en el rea de taller.

Seleccin de personal para realizar trabajos extras en caso de urgencias o demoras.

Cumplir con la entrega de los trabajos en el tiempo requerido por el cliente.

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: Controles de stock necesarios para la produccin inventarios e informes de los materiales en

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- Requerimiento de materiales o repuestos segn produccin

Verificacin del stock fsico de almacn.

Despachos de los repuestos nuevos a taller o clientes.

Despacho de los motores y equipos reparados o repotenciados.

Recepcin de materiales o repuestos nuevos que llegan de importacin.

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