Gua para auditar las cuentas del Disponible al cierre del ejercicio

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DISPONIBLE

El objetivo de esta gua es apoyar a los auditores en ejecucin de los procedimientos sustantivos que se realizarn a la cuenta del disponible. En esta gua se describen los principales procedimientos que debe ejecutar el auditor al momento de auditar el saldo de la cuenta del disponible al cierre del ejercicio. La evidencia de si las operaciones de efectivo registrado en el libro mayor reflejan de forma correcta todas las operaciones que tuvieron lugar durante el ao debe provenir de las pruebas de control y pruebas sustantivas a los ciclos que incluyen registros en el disponible (ventas, compras, nmina, etc.). Esta gua no pretende abarcar todas las situaciones que se pueden presentar, nuestro objetivo es proveer a los auditores de un punto de partida en la ejecucin de procedimientos sustantivos. La gua est estructurada de acuerdo con los pasos que debe seguir el auditor en la documentacin de cada prueba. 1. 2. 3. 4. Objetivos de la prueba Procedimientos Resultados Conclusiones

1. Objetivos de la prueba Los objetivos del auditor en la ejecucin de esta prueba deben ir encaminados a obtener evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir si la cuenta del disponible refleja, integridad, existencia, exactitud y propiedad. Integridad: Que todas las transacciones de la cuenta del disponible han sido registradas. Existencia: Que los saldos del disponible realmente existen al cierre de periodo Exactitud: Que los montos registrados estn libres de diferencias Propiedad: Que el disponible realmente es propiedad de la compaa auditada

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2. Procedimientos Revisin del saldo de Caja Mayor

Para el saldo de Caja Mayor al cierre del ejercicio se debe verificar que fue consignado en el mes siguiente teniendo en cuenta las polticas de la compaa. Recomendamos que esta verificacin se realice directamente con el extracto bancario y/o por pantalla de la cuenta bancaria. Revisin de las Conciliaciones Bancarias

Obtenga las conciliaciones bancarias y: Elabore resumen Smela Crcela contra el saldo segn libros. Crcela con el saldo del extracto bancario y la confirmacin recibida del banco Verifique que la cuenta est a nombre de la compaa que estamos auditando Verifique las fechas de corte Determine que los saldos en moneda extranjera hayan sido convertidos al tipo de cambio vigente a la fecha de cierre. h. Determine la existencia y validez de las partidas conciliatorias i. Determine si existe algn tipo de restriccin del disponible que tenga que ser revelado en las notas a los estados financieros. Determinacin de la poblacin que se someter a prueba a. b. c. d. e. f. g.

Para los procedimientos que realizamos al cierre del ejercicio a las cuentas del activo es recomendable realizarlos por cubrimiento. Entre mayor sea el cubrimiento menor va a ser el riesgo para el auditor. La forma ms sencilla de determinar el cubrimiento del disponible es tomando las partidas ms significativas inicialmente hasta completar el cubrimiento considerado por el auditor. La suma de las partidas no probadas debe ser menor a la materialidad determinada por el auditor. Para definir que cubrimiento debemos alcanzar en la cuenta que vamos a auditar es necesario definir la materialidad de los estados financieros. La AICPA sugiere que la materialidad se calcule sobre la utilidad antes de impuestos (5%). En los casos en donde la utilidad no se considere una medida adecuada el auditor puede optar por calcularla sobre el total activos o los ingresos (0,5%). En la seccin de papeles de trabajo de auditool encuentras una hoja en Excel para calcular la materialidad (PT BA-2). Las partidas del disponible estn compuestas principalmente por los saldos de las cuentas bancarias y los saldos de caja mayor y caja menor.

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3. Resultados: Identificacin de cuentas Antes que todo el auditor debe elaborara una sub sumaria en donde le mostremos al lector la composicin del disponible, sta sub sumaria debe cruzar con los estados financieros que estamos auditando en caso que posterior a nuestra auditora surjan cambios por ajustes propuestos por el auditor, el papel de trabajo debe reflejar esta situacin. Cuenta Caja Menor (a) Caja Mayor (b) Bancos (c) Total Cada saldo probado debe quedar amarrado con la sub sumaria para facilitar el entendimiento del papel de trabajo. (a) Caja menor: El saldo de esta cuenta normalmente no es significativo, sin embargo, el auditor debe determinar la realizacin de procedimientos de auditora cuenta al cierre mediante un arqueo de caja menor que debe ser sorpresivo para asegurar su efectividad. (b) Caja mayor: Normalmente al final de cada periodo esta cuenta debera quedar en cero, teniendo en cuenta que por poltica todas las compaas deberan de consignar de forma inmediata los ingresos recibidos en tesorera, en caso que encontremos que esta cuenta tiene un saldo al final del periodo esperaramos que el saldo se consigne durante los primeros das del mes de enero. Teniendo en cuenta lo anterior, nuestros procedimientos de auditora para verificar el saldo de la cuenta de caja mayor deben ir enfocados a verificar que el saldo que aparece en caja mayor a 31 de diciembre fue consignado en las cuentas bancarias de la compaa durante el mes siguiente a nuestra auditora (enero). Para mayor efectividad de esta prueba podemos revisar la consignacin directamente en el extracto bancario asegurndonos que no sean pagos suplantados. Teniendo en cuenta nuestro alcance por cubrimiento inicialmente verificamos las partidas ms significativas. Errores e irregularidades que normalmente se encuentran en esta cuenta Cuando no existe un adecuado control que asegure que lo recibido en caja fue consignado de forma oportuna en el banco, el auditor se puede encontrar con una cuenta con un saldo significativo que est compuesto por valores que no existen, por lo cual debe determinar la causa y el impacto en los estados financieros. Adicionalmente, las debilidades de control interno pueden estar facilitando la ocurrencia de fraudes. Ejemplo: Si en la cuenta de Caja Mayor se identificaron valores sin consignar pude ser indicio de malversacin de activos.
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Ref.

Balance Ajustes Inicial Dbito

Ajustes Crdito

Ref.

Balance final

(c) Bancos La auditora de los bancos la debemos realizar revisando las conciliaciones bancarias al cierre del ejercicio y la podemos complementar con la respuesta de las confirmaciones bancarias. Antes de iniciar la auditora de la cuenta de bancos debemos obtener un perspectiva global de la diferencia que existe entre la cuenta de bancos que aparece en el balance vs los extractos bancarios. Una forma prctica y rpida que nos permite obtener una perspectiva clara es mediante la elaboracin de una tabla en Excel en donde se determine:

Primer caso: El total bancos segn balance es mayor de forma significativa al total bancos segn extractos bancarios Esta es una de las situaciones ms riesgosas para el auditor ya que el balance est reflejando un monto que no est en los extractos bancarios de la compaa. Partidas conciliatorias que generan esta situacin: 1) Consignaciones registradas en contabilidad y que no estn en el extracto 2) Cheques cobrados y no registrados en contabilidad 3) Notas dbito no registradas en contabilidad 4) Notas crdito registradas en contabilidad y que no estn en el extracto

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Segundo caso: El total bancos segn balance es menor al total bancos segn extractos bancarios Significa que existe ms dinero en los bancos de lo que est registrado en contabilidad Partidas conciliatorias que generan esta situacin: 1) 2) 3) 4) Cheques pendientes de cobro Consignaciones no registradas en contabilidad Notas crdito no registradas en contabilidad Notas dbito registradas en contabilidad y que no estn en el extracto

Con esta primera perspectiva el auditor debe determinar si es necesario modificar su alcance. Procedimientos para revisar las conciliaciones bancarias 1) Revisar que las operacional aritmticas estn correctas 2) Revisar que los saldos de contabilidad segn las conciliaciones bancarias crucen con los saldos del balance 3) Revisar que los saldos del extracto segn las conciliaciones bancarias crucen con los extractos originales y/o las confirmaciones de los bancos recibidas. 4) Revisar que las cuentas estn a nombre de la compaa que estamos auditando 5) Revisar que el periodo de corte es el correcto 6) Para cuentas en moneda extranjera verificar la adecuada conversin 7) Determinar que no existen cuentas embargadas (confirmaciones de los bancos, revisando la correspondencia y confirmando a los abogados de la compaa) 8) Revisar la existencia y validez de las partidas conciliatorias. La mejor forma de verificar la existencia y validez de las partidas conciliatorias es revisando contra documentacin soporte su existencia y validez. Ejemplos o Si al cierre del ejercicio identificamos consignaciones registradas en contabilidad y que no estn en el extracto seguramente ingresaron en el mes siguiente y esto lo podemos verificar contra el extracto bancario del mes siguiente. Si al cierre del ejercicio existen cheques pendientes de pago seguramente fueron pagados el mes siguiente y esto lo podemos verificar contra el extracto bancario del mes siguiente.

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Cuando dentro de su auditora el auditor detecta una partida conciliatoria que no existe, es una seal que la conciliacin no se est realizando de forma adecuada y que por consiguiente pueden existir valores significativos que no han sido registrados en los estados financieros. Una partida conciliatoria falsa puede ser un valor neto compuesto por valores dbito y crdito significativos. En estos casos el auditor debe ampliar sus procedimientos de auditora para determinar las implicaciones en los estados financieros y puede llegar a dar una limitacin en su alcance en los casos en donde se dificulta conocer las implicaciones que pueden existir. Un mtodo comn es comenzar con la conciliacin bancaria de noviembre para validar la existencia de las partidas conciliatorias teniendo en cuenta lo ocurrido en diciembre (cheques pagados, consignaciones registradas en el extracto, etc.), de igual forma se pueden realizar procedimientos posteriores en el mes de enero. 9) Determinar las implicaciones en los estados financieros de las partidas conciliatorias. Las implicaciones estn relacionadas con ajustes que debera realizar la compaa en caso de que las partidas conciliatorias sean significativas. Ejemplo: Intereses por prestamos bancarios no contabilizados. Consignaciones no registradas en contabilidad. Errores e irregularidades que normalmente se encuentran en las conciliaciones bancarias 1) 2) 3) 4) Partidas conciliatorias con implicaciones significativas en los estados financieros Partidas conciliatorias falsas Partidas conciliatorias antiguas Inadecuada segregacin de funciones. Ejemplo, la persona que elabora la conciliacin es la misma que tiene a la custodia del disponible y realiza los registros contables. La conciliacin bancaria no es revisada por un nivel superior de la persona que lo prepara.

5)

Control Interno inadecuado Cuando el auditor ha determinado que existe un control interno inadecuado, en especial si existe una separacin inadecuada de responsabilidades entre el manejo del disponible y el registro de las operaciones, el auditor debe ampliar los procedimientos de auditora al final del ao para determinar la posibilidad de un fraude material. El auditor debe disear procedimientos de auditora para descubrir fraudes teniendo en cuenta la naturaleza de las debilidades de control interno, el tipo de fraude que es probable que se origine de las debilidades y la materialidad potencial de fraude.

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Esquemas de Fraude

La Asociacin de Examinadores Certificados de Fraude (ACFE por sus siglas en ingls), ha dado a conocer desde 1996 el estudio Reporte a la Nacin en abuso y fraude ocupacional. El ltimo de ellos fue publicado en el 2008. y puede servirnos para reflexionar sobre el tema de fraudes, cules son sus causas y algunas soluciones. El estudio se realiz con base en 959 casos de fraude ocupacional, investigados entre enero del 2006 y febrero del 2008 y se define ste como el uso del puesto para enriquecimiento personal a travs del mal uso intencional o mala aplicacin de los recursos o activos de la organizacin. Los participantes en el estudio consideran que las organizaciones en Estados Unidos pierden 7% de sus utilidades en fraudes. Aproximadamente $994 billones de dlares en prdidas. Los esquemas de fraude tienden a ser muy costosos, la mediana de costos en el presente estudio fue de $175,000 dlares., pero aproximadamente un cuarto de los fraudes estudiados involucr una prdida de al menos $1 milln de dlares. Estos esquemas frecuentemente duran aos antes de ser descubiertos. El tpico fraude en el estudio tard al menos dos aos desde que empez hasta que fue descubierto. El estudio clasifica once diferentes categoras de fraude ocupacional, divididas en tres grandes bloques: 1. Malversacin de activos: fraudes donde el perpetrador roba o hace mal uso de los recursos de la organizacin. Ejemplos: falsificacin de facturas, fraude de la nmina de pago y skimming (esquema donde se roba dinero de la compaa antes de que sea clasificado o registrado en libros. 2. Corrupcin: esquemas donde el defraudador usa su influencia en las transacciones de negocio de un modo que viola su deber hacia la compaa para obtener un beneficio propio o para alguien. Ejemplos: soborno, extorsin o conflicto de inters. 3. Fraude en los estados financieros: involucra la modificacin u omisin de informacin de los reportes financieros de la organizacin. Ejemplos: reporte de utilidades ficticias, o encubrimiento de costos o responsabilidades.

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Los ms comunes de estos fueron la corrupcin en un 27% de los casos y la facturacin fraudulenta con 24%. Sin embargo, el fraude a los estados financieros es la estrategia ms costosa con una mediana en prdidas de $2 millones de dlares. A pesar del incremento en los controles anti fraude y el surgimiento de la Ley Sarbanes-Oxley, la mayora de los fraudes ocupaciones se detectan por denuncias annimas (tip) ms que por controles o auditoras. Sin embargo, aquellas compaas que cuentan con controles anti fraude s disminuyeron el impacto del fraude sustancialmente. Por ejemplo, empresas que llevaron a cabo auditoras sorpresa redujeron las prdidas en una mediana de hasta $70,000 dlares, mientras que las que no las implementaron tuvieron una mediana en prdidas por $207,000 dlares. Similares cifras se encuentran en empresas que tienen: lneas de denuncia annima, y programas de capacitacin en estos temas a empleados. En cuanto a la educacin del perpetrador, slo el 11% tiene un posgrado, y el 34% tienen una licenciatura. Sin embargo, mientras ms se eleva el grado acadmico ms se elevan las prdidas para la empresa. Empleados con licenciatura tienen una mediana de prdidas por $210,000 dlares., mientras que los posgraduados tienen una mediana en prdidas por $550,000 dlares. Como vemos en los datos anteriores el fraude se comete en todos los niveles, pero el perfil del defraudador que ms hace dao a las instituciones es el de una persona con buena educacin y una alta responsabilidad. Por qu se da el fenmeno de que un directivo con buena remuneracin y buena preparacin considere la posibilidad de cometer fraude? El problema es profundamente humano y la antropologa filosfica tiene mucho qu decir al respecto. La causa de la comisin de fraudes es la avaricia, y sta se define como el apetito desordenado de bienes materiales. Una de sus manifestaciones es el engao, y cuando el engao es con cosas se le llama fraude. La causa de que las personas cometan fraude es una falta de educacin en una virtud que los griegos llamaban liberalidad, que es la virtud que regula conforme a la razn, las acciones que tienen que ver con el uso y adquisicin de los bienes materiales. El equilibrio entre el dar, gastar, cuidar y obtener los bienes materiales se aprende, no se da naturalmente. Cuando no se pone atencin en el desarrollo de esta virtud se abren posibilidades inmensas en la comisin de fraudes. El equilibrio entre la tica (en cuanto a la educacin de virtudes, en este caso la liberalidad) y los controles (internos y externos) es la mejor arma para fomentar una cultura de confianza en las instituciones y disminuir los riesgos de fraudes en su interior. Fuente: IPADE

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4. Conclusiones Las conclusiones deben estar directamente amarradas con los objetivos de la prueba, es decir que de acuerdo con los resultados de la prueba el auditor obtuvo evidencia suficiente y adecuada que le permite concluir que la cuenta del disponible refleja, integridad, existencia, exactitud y propiedad. En caso contrario puede indicar que es necesaria una salvedad por parte del auditor.

10 Tips para una documentacin efectiva:

1) El objetivo debe estar amarrado con la conclusin 2) Los procedimientos del memorando deben quedar alienados con el programa y totalmente desarrollados 3) El memorando debe quedar totalmente referenciado con las sumarias y con otros papeles 4) Los resultados deben ser concretos, fciles de entender y no redundantes 5) En caso de un litigio ese papel puede ser utilizado como defensa del auditor 6) Cualquier persona lo puede entender. Recuerde, "los papeles de trabajo deben hablar" 7) El memorando debe quedar firmado por la persona que lo elabora 8) El papel de trabajo debe quedar enumerado (1/2, 2/2) 9) Los papeles que anexamos deben ser realmente relevantes Ej. Confirmaciones recibidas 10) Los puntos de recomendaciones y las diferencias de auditora deben quedar en los respectivos papeles de trabajo

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