Diseo y Gestion de Proyectos de Desarrollo I

MODULO 1 DEFINICIONES BASICAS

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DEFINICIONES BSICAS

Objetivos del Planificacin Modulo - Adquirir los conceptos bsicos para desarrollar una planeacin integral - Aprender los ciclos de vida de un proyecto - Identificar una comunidad para el desarrollo de un proyecto concreto PLANIFICACION Los planes bien meditados dan buen resultado; los que se hacen a la ligera causan la ruina. Proverbio Hay una frase: Si fracasas en la planificacin, planificas para fracasar. Piensa en ejemplos de situaciones que hayan fracasado por no estar adecuadamente planificadas. Por qu salieron mal? Qu fue lo que no se tom en cuenta? Hay varias razones por las cuales planificar es una buena idea. Planificar ayuda a: Adelantarse y prepararse para el futuro Asegurar la direccin correcta Identificar asuntos que necesitarn ser abordados Considerar si el proyecto es posible Hacer el mejor uso de los recursos Motivar al equipo de trabajo Asegurar un proceso del proyecto sin sobresaltos Aclarar las metas y desarrollar una visin Establecer la razn para hacer algo Elegir entre diferentes opciones Obtener fondos y otros recursos Asignar recursos y responsabilidades Guiar la implementacin del proyecto Conseguir los mejores resultados

Hay varios obstculos para planificar. Algunos son: Falta de tiempo, o no hacerse el tiempo para planificar No saber cmo planificar Dificultades para reunir a la gente correcta Encontrar difcil la planificacin porque el futuro es muy incierto Querer hacer las cosas inmediatamente sin darse tiempo para analizarlas porque la necesidad es urgente.

Los siguientes ejemplos muestran la falta de planificacin: Alguien que proviene de otro pas importa tenedores porque ve que las personas comen con sus manos. Sin embargo, en ese pas las personas suelen comer con las manos. Este proyecto no est apuntando a una necesidad real. Se emprende un proyecto sanitario porque las personas se estn muriendo como consecuencia de la diarrea. Las personas creen que la diarrea es causada por un espritu maligno y por eso, tienen dificultades para comprender la importancia del proyecto. 2

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Un proyecto agro-cultural quiere ayudar a personas muy pobres. Un agricultor comienza un programa para la cosecha de vegetales. El proyecto es tcnicamente muy exitoso, sin embargo, las personas ms pobres no se benefician porque no tienen tierras. Un proyecto de pesca excava estanques, pero stos no contienen el agua que se necesita debido a que la tierra no posee la cantidad de arcilla suficiente. No se obtuvo la informacin tcnica necesaria. Un proyecto de artesanas ayuda a la gente a fabricar bolsos. Un ao despus se encuentran con una gran cantidad de bolsos sin vender, ya que no se hizo bien el estudio de mercado del proyecto. Un proyecto construye letrinas, pero las mujeres no las usan porque stas se encuentran en una zona donde hay poca iluminacin y temen ser atacadas por hombres. No fueron tomados en cuenta ciertos factores sociales y culturales. La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo del desarrollo o de los negocios y definiendo las consecuencias de una accin administrativa determinada. El propsito afirmativo de la planificacin consiste en elevar el nivel de xito organizacional. Un propsito adicional de la planificacin consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificacin es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organizacin, la direccin y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificacin como el tronco fundamental de un rbol imponente, del que crecen las ramas de la organizacin, la direccin y el control. Sin embargo, el propsito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la organizacin. Implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito futuro en el cual debern ejecutarse las acciones planificadas. La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organizacin y busca adaptarse a ellos. Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin es una estrategia para la organizacin. Aspectos generales e importancia de la planificacin Planificar significa que los participantes estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algn mtodo, plan o lgica. Los planes establecen los objetivos del proyecto y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Adems los planes son la gua para que (1) la organizacin obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organizacin desempeen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atencin de todos los participantes sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organizacin, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificacin: los eventos inesperados, la resistencia psicolgica al cambio ya que sta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente informacin, la falta de habilidad en la utilizacin de los mtodos de planificacin, los elevados gastos que implica, entre otros.

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Quin debe planificar? Una pregunta clave en el proceso de planificacin es quin debe estar involucrado? Hay ventajas y desventajas en planificar solo o con diferentes tipos de personas. Ventajas y desventajas Piense en estas situaciones considerando el uso de tiempo, la toma de decisiones, los conflictos, las responsabilidades, los conocimientos, la apropiacin, los recursos y las motivaciones: Imagine un gerente en una Organizacin de Asistencia y Desarrollo Cules son las ventajas de este gerente planificando un proyecto solo? Cules son las desventajas? Imagine a unos pocos miembros de un equipo de trabajo de una Organizacin de Asistencia y Desarrollo planificando juntos un proyecto. Cules son las ventajas? Cules son las desventajas? Imagine a los miembros de una Organizacin de Asistencia y Desarrollo planificando un proyecto junto con los miembros de una comunidad. Cules son las ventajas? Cules son las desventajas? Cul de estas situaciones es la mejor? Por qu? Cmo se pueden superar algunas de las desventajas de esta situacin? Planificacin. Definicin. Entre conceptos de varios autores se pueden enfocar las siguientes definiciones: "Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996). "Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organizacin har para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f). "Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de accin recomendado: un plan", (Sisk, s/f). "Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la accin", (Goodstein, 1998). "La planificacin... se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir... antes de que se requiera la accin" (Ackoff, 1981). "Consiste en decidir con anticipacin lo que hay que hacer, quin tiene que hacerlo, y cmo deber hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir. "Es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Corts, 1998). "Es el proceso consciente de seleccin y desarrollo del mejor curso de accin para lograr el objetivo." (Jimnez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situacin considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor. "La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jimnez, 1982). "Es el proceso de seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry, 1987).

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En prcticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la eleccin de los medios ms convenientes para alcanzarlos (planes y programas). Implica adems un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsin (anticipacin), visualizacin (representacin del futuro deseado) y de predeterminacin (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan tiene tres caractersticas: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, accin y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

Lecturas adicionales sugeridas: http://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n http://www.monografias.com/trabajos34/planificacion/planificacion.shtml#planif http://ejecucion.wordpress.com/2011/06/02/%C2%BFplanificacion-para-que/

El ciclo del proyecto El proceso de planificar y gestionar un proyecto puede representarse como un ciclo. Cada fase del proyecto se relaciona con la siguiente. IDENTIFICACION: Para identificar hacia dnde debe dirigirse el proyecto necesitamos conocer quines deben beneficiarse y cules son sus necesidades. El anlisis de necesidades brindar una visin general de los problemas de la comunidad. El anlisis de capacidades ayudar a identificar cul es el problema que el proyecto debe abordar. DISEO: Una vez que se ha decidido avanzar con el proyecto podemos empezar a pensar en los detalles. Esto implica llevar adelante una investigacin ms profunda de las personas afectadas por un problema y de las maneras en que ste las afecta. Tambin necesitamos considerar los riesgos del proyecto y el modo en que mediremos su funcionamiento. IMPLEMENTACION: Durante la implementacin del proyecto es importante monitorear y supervisar el progreso del proyecto y cualquier cambio externo que lo pueda afectar. La planificacin del proyecto debe ser ajustada donde sea necesario. EVALUACION: La evaluacin debe llevarse a cabo al o despus de finalizar el proyecto. Para valorar su impacto a largo plazo y su sostenibilidad, se puede realizar algunos meses o aos despus de haber concluido el proyecto. APRENDIENDO LECCIONES: El ciclo del proyecto es una manera til de destacar las etapas de un proyecto pero tiene un inconveniente: se presenta como si una herramienta le siguiera a la otra. En realidad, muchas de las herramientas de la planificacin pueden ser utilizadas en cualquier etapa del proyecto. Para asegurarse 5

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que cualquier cambio que pudiera afectar el xito del proyecto sea tomado en cuenta, las herramientas se debern repetir durante toda la vida del proyecto.

Identificacin

Evaluacin

APRENDIENDO LECCIONES

Diseo

Implementacin

Revisin

Monitoreo

Los nuevos hallazgos tambin debern ser utilizados para el aprendizaje organizacional y para mejorar otros proyectos. La planificacin de un proyecto debe verse como un proceso continuo que implica el aprendizaje a travs de la reflexin y la accin. Es importante darse tiempo para retirarse un poco, pensar, re-pensar, aprender de otros y aprender de Dios.