INTRODUCCIN

A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIONES

Mdulo 1

Autor Beatriz Lorena Rodrguez Montenegro Mdulo1

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MODULO 1. INTRODUCCION A LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIONES

Hoy en da las empresas consideran el beneficio principal de la logstica el integrar funciones interdependientes en un proceso coordinado y controlado. Para que esto se de se requiere de un dominio de flujos de producto y de informacin. Los flujos de informacin en el proceso de la logstica trascienden ms all de las fronteras. Requieren mayor flexibilidad, ms sensibilidad, menos tiempo de espera, menos existencias, menos costos, ms valor agregado, entregas puntuales, todo lo anterior depende de que tan bien este el flujo de informacin al interior de las empresas, podramos resumirlo en una frase:

Obtener cosas movindose cada vez ms rpido

La informacin es un prerrequisito para la toma de decisiones. Una buena informacin permite la toma de decisiones correctas. Segn los apuntes de RODRIGUEZ, BEATRIZ en el MBA Internacional en Gestin Logstica Integral y SCM, Instituto Tecnolgico de Logstica 2009-2010, Montevideo Uruguay. Campus Virtual, l, Gestin Superior para la logstica Integral, Unidad 5. Informacin para la logstica (flujos de informacin y diseos del sistema), Los Sistemas de informacin de logstica son: Un sistema de interaccin de sistemas, equipos y procedimientos, que hacen que la informacin pertinente est disponible para la planificacin, el anlisis, la implementacin y el control El mdulo de introduccin a las TICS busca que el participante adquiera el conocimiento de la conceptualizacin bsica sobre sistemas tecnolgicos y comunicaciones, siendo este fundamental para ajustarse al ritmo del mercado y las organizaciones que van a la par con la evolucin tecnolgica. Es importante adaptar a nuestras vidas este tipo de tecnologas e identificar los beneficios que como personas integrales podemos aportar a las instituciones a travs de estas herramientas indispensables para el desarrollo de estas.

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Ideograma

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Conceptos bsicos
TECNOLOGA: Es un conjunto de conceptos, procesos y tcnicas, que sirven para el diseo y construccin de herramientas que facilitan la vida de las personas. INFORMACION: Las personas necesitan basarse en la informacin para realizar cualquier tipo de actividad, gracias a los procesos cognitivos, se puede captar, analizar y establecer acciones, tomando como base la recepcin de la informacin para la toma adecuada de decisiones y desarrollo de acciones pertinentes COMUNICACIN: El hombre es un ser social y comunicativo. Necesita de la humanidad para vivir y establecerse como ser histrico en la sociedad, de ah parte la necesidad de comunicacin y expresar a su entorno sus pensamientos y necesidades. TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIN: Las TIC (tecnologas de la informacin y la comunicacin) se basan principalmente en un acumulado de actividades como tcnicas y mecanismos para almacenamientos, produccin y transferencia de informacin. LECTURA DE APOYO: LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION EN DESARROLLO DE LA PEQUEA Y MEDIANA EMPRESA Leopoldo Rojas Moguel. http://www.microfinanzas.org/uploads/media/1068.pdf

Beneficios de la tecnologa de la informacin y comunicacin

La aplicacin de las TICS es una actividad primordial para las empresas, con el fin de fortalecer la capacidad empresarial y de posicionar en el mercado sus productos y servicios. Como beneficios del uso de las TICS en las empresas podemos encontrar: Desarrollo de centros de informacin dirigidos a cada sector. Tener presencia global Desarrollo de diversos servicios de informacin dirigidos al fortalecimiento de la Compaa Aumento de la competitividad Facilidad para posicionamiento global de los productos de la empresa Formacin de cadenas productivas cuyo eje central sea la comunicacin y el control a travs de la tecnologa Cadenas de distribucin y entrega ms cortas Pgina 3

INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIONES Aceleracin e impulso de la globalizacin Reduccin notable de costos Generacin de nuevas oportunidades de negocios Reduccin de tiempos de produccin y control Toma de decisiones pertinentes en tiempo real Almacenamiento de grandes cantidades de informacin Automatizacin de tareas

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En logstica los sistemas de informacin desempean nmeros cometidos: Implantar/ iniciar otras actividades: ( por ejemplo: proceso de pedidos) Planificar el proceso ( por ejemplo: previsin de demanda, planificacin de instalaciones) Controlar el rendimiento ( por ejemplo: informes respecto a estndares) Estos cometidos pueden ser internos o externos; por consiguiente, otro cometido de informacin en la logstica es: Coordinar y enlazar funciones internas Coordinar y enlazar funciones internas a proveedores externos, contratistas y clientes.

Subsistemas de Informacin
Podemos dividir el Sistema de Informacin Logstica en dos subsistemas con dos grandes bucles: Proveedores y Clientes, como se muestra en la figura:

Figura tomada de los apuntes de MBA Internacional en Gestin Logstica Integral y SCM, del Instituto Tecnolgico de Logstica Montevideo-Uruguay. Campus VirtualGestin Superior de la Logstica. Unidad 5. Informacin para la logstica Pgina 4

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SUBSISTEMA 1 (Bucles proveedores): el bucle de proveedores se iniciar con las previsiones de demandas de clientes. Este bucle est relacionado con la adquisicin de materias primas, en el momento correcto, para el lugar correcto y a los mejores costos. Esto implicar informacin sobre los niveles de stock de materias primas mantenidos en un fichero de inventario de materiales. Los detalles de los proveedores se mantendrn en un fichero de proveedores. Un fichero de rdenes de compra contendr detalles de las rdenes de compra emitidas. A partir de la informacin contenida en estos ficheros, se tomarn decisiones sobre compras para cubrir los requerimientos de materiales. Esto generar una orden de compra y actualizar los registros sobre el rendimiento del proveedor. Los detalles de la transaccin se transferirn luego a los sistemas financieros de la empresa. A la entrega, se aceptaran las mercancas y el fichero de existencias de materiales se actualizar con el incremento en la cantidad de stock. (Ver representacin grfica en la figura)

Figura tomada de los apuntes de MBA Internacional en Gestin Logstica Integral y SCM, del Instituto Tecnolgico de Logstica Montevideo-Uruguay. Campus VirtualGestin Superior de la Logstica. Unidad 5. Informacin para la logstica SUBSISTEMA 2 (Bucle de los clientes): aqu se inicia con un pedido del cliente. Se emite informacin sobre los productos en un fichero de productos y su stock en un fichero de existencias. Los detalles de los clientes activos se mantienen en el fichero de clientes. A la recepcin de un pedido, se comprobarn los detalles del pedido con respeto a estos tres ficheros para su proceso, el fichero de productos ser validado para establecer los productos vlidos, se comprobaran los niveles de stock en el fichero de existencias y se confirmara la solvencia en el fichero de clientes. Una vez se acepta el pedido se inician una gama completa de actividades. Se pueden generar automticamente las necesidades de reaprovisionamiento. Se proporcionarn instrucciones para la recogida, la entrega y las facturas de pedido.

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La agregacin de esta informacin en un SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRAL en base de tiempo o de emplazamiento permitir realizar informes de rendimiento y tener datos para la previsin. (Vea la representacin grfica en la figura)

Figura tomada de los apuntes de MBA Internacional en Gestin Logstica Integral y SCM, del Instituto Tecnolgico de Logstica Montevideo-Uruguay. Campus VirtualGestin Superior de la Logstica. Unidad 5. Informacin para la logstica BUCLES INTEGRADOS: en aquellos casos en que los dos bucles estn enlazados por un sistema informtico comn, se crear un SISTEMA INFORMATICO INTEGRADO. Un sistema informtico integrado es un sistema que contiene muchos programas informticos diferentes, que estn diseados para operar de forma armoniosa entre ellos, frecuentemente compartiendo ficheros de datos comunes. Dentro del entorno de la logstica, los datos se utilizan para muchas aplicaciones diferentes y la integracin es esencial si han de optimizarse los costos y los servicios. Supongamos un sistema de informacin integrado, donde una vez se haya introducido un pedido en el sistema ese detalle debe estar disponible para TODOS los procesos posteriores, (administracin de inventarios, almacenamiento de mercancas, manipulacin, distribucin). Adems todos los detalles deben estar disponibles con fines de consulta inmediata en cualquier etapa y en cualquier momento y presentarse de una manera apropiada para el tipo de consulta que se realiza.

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Usos generales de las tecnologas de la informacin

USOS DOMESTICOS: Podemos hablar de fcil acceso a todo tipo de informacin y comunicacin, a travs de la televisin, el internet y la telefona, cualquier tema en cualquier formato textual, icnico y auditivo. USOS EDUCATIVOS: Instrumento cognitivo que potencializa capacidades mentales, permitiendo el desarrollo de nuevas formas de pensar y educacin dinmica. USOS EMPRESARIALES: Para procesamiento de datos, canales de comunicacin para difusin de informacin, almacenamiento de informacin, interactividad con programas de gestin, control y optimizacin de procesos de produccin. Antes de pasar a ver las TICS Aplicadas a la logstica es necesario entender que as como la informacin necesita ser amplia y variada, tambin lo sern las reas donde se aplican los Sistemas de Informacin de Logstica, veamos cada una de las reas en logstica y que informacin se necesita para poder llegar a ser suficiente para integrar los sistema de informacin logsticos: COMPRAS Y TICS (IT): Flujos de informacin rpidos y exactos son esenciales para la eficiencia en las compras. Con stock reducido en todos los puntos de la cadena de suministro, la interrelacin con otras funciones es fundamental para asegurar que las estrategias de existencias mnimas sean satisfactorias. El acceso a la informacin, tanto a nivel de proveedores como a nivel interno, se realiza por medios electrnicos en gran parte del entorno actual. Por lo tanto, resulta esencial un grado de conocimientos informticos entre el personal. Las compras tienen una relacin especialmente estrecha con la previsin, planificacin de calendarios de produccin, gestin de existencias y control de costos y de calidad. La coordinacin mediante la transmisin de informacin dentro de un sistema integrado, permite que se realicen comprobaciones lgicas respeto a la exactitud. Quizs el desarrollo ms importante para las compras haya sido el intercambio electrnico de datos (EDI), que estudiaremos en el prximo mdulo. La capacidad de transmitir rdenes de compra y facturas, por medios electrnicos, ha proporcionado grandes ventajas tanto en costos como en exactitud. El desarrollo de estrategias de MRP, MRP (II) Y JIT, en las que la compra desempea un importante papel en asegurar que la realizacin de pedidos y flujo de materiales cumplan los requisitos del plan, significa que las compras y la tecnologa de la informacin sigan siendo funciones centrales. Pgina 7

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PRODUCCIN Y TICS: La tecnologa de la informacin tiene una amplia gama de aplicaciones en diversas actividades de planificacin de la produccin, estructurando, ensamblando, clasificando y dirigiendo la informacin. Segn los apuntes de RODRIGUEZ, BEATRIZ del MBA Internacional en Gestin Logstica Integral y SCM, del Instituto Tecnolgico de Logstica Montevideo-Uruguay. Campus VirtualGestin Superior de la Logstica. Unidad 5. Informacin para la logstica Las siguientes aplicaciones resaltan estas reas. Planificacin de la produccin: La planificacin de la produccin utiliza la previsin a partir de la planificacin de productos y ventas para poder planificar los ritmos de produccin globales. El plan de produccin establece objetivos de niveles de servicio al cliente, niveles de existencias, los ritmos de produccin, la magnitud de los equipos de trabajo y los planes para horas extraordinarias y subcontratacin. El plan debe contar con la informacin suficiente para ubicarse dentro de las limitaciones de las capacidades. Algunas organizaciones reajustan el plan gradualmente hasta llegar a un puento en que sea ms bien un calendario de produccin maestro que un plan de produccin. Gestin de la demanda: La funcin de gestin de la demanda consiste en determinar la demanda global. Esta determinacin refleja previsiones e incluye los pedidos de los clientes, pedidos de almacn, entre fbricas, promociones especiales, requerimientos de stock de seguridad, piezas de repuesto y la elaboracin de un inventario para posteriores perodos de demanda de alto volumen. Las salidas de la gestin de la demanda son una suma de demandas por perodo de tiempo, agrupadas por familia de productos Programas de produccin maestra ( MPS): El MPS es un plan en fases para artculos y la cantidad de cada uno que la organizacin pretende establecer. Se trata de un compromiso para cumplir los requisitos de marketing y utilizar la capacidad de produccin. Los departamentos de compras, produccin , marketing y alta direccin deben aprobar el MPS. El MPS cubre todo dese el momento actual a 1 a 18 meses o ms en el futuro. Se utiliza como un dispositivo de planificacin a coarto y medio plazo. El MPS debe ser coherente con el plan de produccin. Impulsa el sistema de planificacin a corto plazo proporcionando la entrada a la planificacin de necesidades de materiales. Planificacin de necesidades de materiales ( MRP): La planificacin MRP en fases comienza con los artculos enumerados en el MPS y determina: La cantidad de todos los componentes y materiales necesarios para obtener dichos artculos Y La fecha en que se necesitan los componentes y materiales. La planificacin MRP se realiza con el desglose de la lista de materiales y Pgina 8

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compensando los requerimientos de proveedores con los tiempos de espera apropiados. Planificacin de requerimientos de capacidades ( CRP): Los requerimientos en fase obtenidos de MRP se utilizan en conjuncin con otros datos para determinar la capacidad necesaria para fabricar los artculos especificados en el MRP. Estos requerimientos de capacidades se comparan con la capacidad disponible. Se toma una accin correctora si fuera necesario. Las acciones correctoras incluyen la adicin de horas extraordinarias, encaminamiento de la produccin y subcontratacin de algunos trabajos. Cuando la capacidad disponible es insuficiente a pesar del a accin correctora, el planificador principal revisa las prioridades, y trabajando en colaboracin con los departamentos de marketing y produccin, toma las decisiones necesarias para revisar la programacin. Las revisiones del MPS exigirn que se vuelva a ejecutar el MRP y su salida se utiliza para verificar que los requerimientos de capacidades estn ahora dentro de las limitaciones. ALMACENAMIENTO Y TICS: Una de las aplicaciones ms complejas de los sistemas informticos a nivel operativo est en el control de los almacenes. Dichos sistemas integran el proceso de pedidos, el control de existencias y la localizacin del stock para controlar y programar todas las operaciones dentro del almacn. La funcin de recepcin puede programarse para incluir la inspeccin de calidad y cantidad. Los cdigos de barras se suelen aplicar a la unidad de almacenamiento y se utilizan para el seguimiento del producto a travs de todo el sistema. Los cdigos de barras permiten que se asigne el producto por ordenador, con la localizacin del stock en el que estn situados. En el mdulo dos veremos el uso de esta TIC. El desarrollo de los Sistemas automticos de almacenamiento y recuperacin solo ha sido factible gracias al desarrollo en la tecnologa de Informacin. TRANSPORTE Y TICS: Existen aplicaciones para la planificacin y la gestin de flotas de transporte. Estarn basadas en los vehculos. Los sistemas de tecnologa de informacin cubren la programacin de mantenimiento, los controles de piezas, la administracin, costos, el anlisis por tacgrafos y la programacin de rutas. INVENTARIO Y TICS: Los sistemas de control de existencias ayudan si existe una gestin de stock eficiente incluyendo: Registros de emisiones, recepciones, compras, asignaciones Registros de rendimiento, tiempos de espera, precios Niveles de reaprovisionamiento y sus cantidades Pgina 9

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Informes de niveles de existencias, restos de pedidos, nivel de servicio Interrelaciones con el procesos de pedidos y las actividades de ventas Informes de excepciones sobre stock cero, stock altos

MARKETING Y TICS: Los sistemas de proceso de pedidos permiten: Mtodos de entrada variados, por ejemplo: venta por telfono, fax, terminales porttiles, EDI. Respuesta inmediata a la asignacin de stock Fecha de entrega programada Generacin de listas de recogida Interrelaciones con los departamentos de ventas y facturacin Informes de niveles de ventas, retrasos de pedidos y niveles de servicio Administracin de las relaciones con los clientes. CRM.

Como podemos ver en el mdulo la informacin trae una serie de ventajas que beneficia a muchas reas de la compaa veamos en resumen cuales son estas ventajas: Acceso rpido a la informacin: por ejemplo: entrada de pedidos centralizada Conformidad con las peticiones de proveedores/ clientes Ahorro de costos, por ejemplo: niveles de personal Ventajas competitivas: por ejemplo proceso automtico de pedios Exactitud ( reduccin de errores)

Las decisiones para introducir cambios suelen exigir que se tomen de manera estratgica. La tecnologa de la informacin no es simplemente otra tecnologa. La tecnologa de la informacin afecta a la manera en que las empresas dirigen sus negocios. La tecnologa de la informacin prestar ayuda en las siguientes reas: Sistemas de proceso de pedidos Sistemas de informacin Sistemas inteligentes de informacin Sistema de toma de decisiones

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Por supuesto, estas reas se solapan y numerosas empresas quieren o estn buscando mejoras para las tres primeras reas. La ltima rea de soporte a la toma de decisiones puede clasificarse en dos tipos de mtodos de creacin de modelos: 1. Optimizacin: la programacin lneas es un ejemplo y trata de encontrar la mejor manera de optimizar. 2. Simulacin: esto implica una representacin informatizada de un sistema y la manipulacin de variables claves para probar estrategias y operaciones alternativas.

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BIBLIOGRAFA BSICA
1. PRESENCIA JOS, Tecnologas de la informacin , Cuadernos de logstica, Editorial Logis. Book, Instituto de logstica, transporte y comercio Internacional, Iberoamrica. 2. RODRGUEZ MONTENEGRO, Beatriz Lorena. Notas de clase de la MBA Internacional en Gestin Logstica Integral y SCM, Instituto Tecnolgico de Logstica 2009-2010, Montevideo Uruguay. Campus Virtual, Gestin de la Informacin y TIC`S, y Campus Virtual, Gestin Superior para la logstica Integral, Unidad 5. Informacin para la logstica ( flujos de informacin y diseos del sistema)

BIBLIOGRAFA COMPLEMENTARIA
1. PETRISSANS, RICARDO, Adaptacin a El salto desde la Gestin de Informacin a la Gestin del Conocimiento . JAVIER MARTINIEZ MNDEZ, FRANCISCO, . Grupo de Tecnologas de la Informacin, Departamento de Informacin y Documentacin. Universidad de Murcia. 2. SAAVEDRA FERNNDEZ, OSCAR . La produccin de conocimiento y las tecnologas de informacin: Valores, conceptos y herramientas. EBSCO Information Services.

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