Caractersticas para seleccionar a un proveedor Por ello los especialistas recomiendan considerar algunos aspectos clave a la hora de elegir

a su proveedor: 1.- Infrmese sobre la empresa. Parta, primero por pensar que proveedor o proveedores se acercan ms a sus necesidades. Luego examine algunos aspectos esenciales de sus candidatos; Quines son? Cmo se estructuran? Cules son las tarifas de sus productos y las condiciones de pago? Disponen de los recursos necesarios para proveer de forma eficaz? Son parte, adems, de una cadena de distribucin mayo? 2.- Obtenga referencias. Un proveedor serio y responsable no tendr problema en entregar informacin de sus clientes. Es fundamental que analice quines son y cul es su nivel de satisfaccin respecto a los servicios y productos entregados por la empresa, as como del cumplimiento de los plazos de entrega, de la tecnologa y avances utilizados, entre otros aspectos. Su proveedor goza de buena reputacin entre sus clientes? 3.- Pngalos a prueba. La mejor referencia de su potencial proveedor consistir en ponerlo a prueba. Durante el proceso, podr ver si cuentan con canales de comunicacin eficaces (tanto durante las etapas de pedido como en la venta, la entrega y postventa del producto), si cumplen los plazos pactados, si los productos llegan en buen estado, etc. Un buen proveedor contar necesariamente con un sistema de seguimiento de los productos. 4.- Poner hincapi en la relacin calidad/precio. De nada sirve contar con suministros a buen precio si son de mala calidad. Lo mismo su cumplen con los plazos pactados, pero los productos no llegan en buenas condiciones. Es aceptable o no el plazo de entrega y los precios ofrecidos? 5.- Cuente con ms de un proveedor. Se recomienda no poner todos los huevos en la misma canasta. Si la materia prima que ofrece el proveedor es fundamental para su negocio, no dependa de un solo proveedor. Esto, ya que en caso de un aumento de la demanda, su proveedor puede no cumplir con la cantidad esperada o los plazos pactados En primera instancia, a nivel operativo, hay tres elementos que deben conjugarse en el momento de seleccin: calidad, precio y entrega. Con respecto a la calidad, el comprador debe asegurarse que el producto que est recibiendo provenga de procesos productivos en los que se cumpla como mnimo el Decreto 3075 del Ministerio de Salud, que regula las Condiciones Bsicas de Higiene en la Fabricacin de Alimentos Buenas Prcticas de Manufactura. Estn obligados a cumplir con este decreto todos los establecimientos destinados a la fabricacin, procesamiento, envase, almacenamiento y expendio de alimentos. Existe otra certificacin en el medio que es la HACCP, Anlisis de Peligros y Control de Puntos Crticos, un sistema de aseguramiento de la calidad sanitaria o inocuidad. Para asegurar este cumplimiento, el comprador no slo debe limitarse a solicitar los certificados obtenidos por el proveedor, sino realizar inspecciones a sus plantas, que

deben quedar plasmadas en un formulario integral de evaluacin elaborado por el comprador. Esta evaluacin dar como resultado la aprobacin del proveedor, su rechazo o su aprobacin temporal, que permitir trazar planes de mejoramiento de locaciones, procesos, etc., de modo que una vez corregidas las desviaciones en un tiempo fijado por las dos partes, el proveedor quede aprobado. Dentro de los elementos a evaluar en cuanto a calidad, pueden mencionarse el personal manipulador de alimentos, los requisitos higinicos de fabricacin, el aseguramiento de control de calidad, saneamiento y almacenamiento, la certificacin ISO y HACCP. En cuanto a fabricacin, se deben tener en cuenta aspectos como edificaciones, equipos instalados, capacidad instalada, velocidad de respuesta, flexibilidad en cambios de produccin, mantenimiento y estandarizacin de procesos. Como segundo elemento est el precio o, en general, las condiciones comerciales. El comprador debe asegurar que el precio cobrado por el proveedor sea justo. Pero qu es un precio justo? Cmo se sabe cul es el precio? En este sentido, los compradores deben hacer investigacin de mercado de los precios, llevar histricos de la variacin de stos y estar informados de los elementos que pueden afectar esta variable, como condiciones climticas, movimientos micro y macroeconmicos de la industria, y aumento o disminucin de exportaciones del producto, con el fin de entender dichas variaciones y saber si el precio cobrado por el proveedor est de acuerdo al mercado y a los movimientos mencionados. Dentro de los elementos a evaluar en lo que respecta a las condiciones comerciales pueden mencionarse: precios competitivos, plazos de pago, descuentos por volumen, descuentos financieros por pronto pago, descuentos por entregas centralizadas, asistencia tcnica y servicio al cliente, atencin de quejas y reclamos y poltica de devoluciones. El tercer elemento es la logstica de entrega del proveedor. El comprador debe asegurar que el proveedor se ajuste a las necesidades del establecimiento, y que stas se basen en capacidades de almacenamiento y durabilidad de los productos. No obstante, hay que tener mucho cuidado que este ajuste no se lleve al extremo de que el proveedor atienda las faltas de planeacin del cliente, que lo llevar a tener una logstica no planeada y costosa, y que al final, dichos sobrecostos terminarn siendo pagados por el cliente final. Dentro de los elementos a evaluar en lo que respecta a la entrega pueden mencionarse en cuanto a capacidades de despacho las siguientes: condiciones de flota de distribucin, cobertura, tiempos frecuencia y oportunidades de entrega, y flexibilidad en cambios de distribucin. Controle los riesgos Los tres elementos mencionados son slo la primera etapa del proceso de seleccin y evaluacin. El comprador institucional debe ir un poco ms all de esta parte transaccional y evaluar tambin al proveedor a nivel general en su gestin empresarial.

Por un lado, el proveedor debe estar alineado con las metas y estrategias de la empresa compradora. Un ejemplo de esto es que nuestra empresa tenga unas metas de crecimiento definidas para aos venideros. El comprador debe asegurarse de que el proveedor tenga como mnimo las mismas metas de crecimiento, ya que si su proyeccin est por debajo de la del comprador, en un momento dado no va a tener suficiente producto para abastecer y el comprador tendr que conseguir otro u otros proveedores que le satisfagan la totalidad de su demanda. Otro elemento importante que nunca es tenido en cuenta es al ambiente laboral del proveedor. Empleados insatisfechos procesan productos de mala calidad, implementan malas logsticas y en casos extremos, estos empleados, tratando de hacerle un mal al proveedor, boicotean la produccin daando intencionalmente los productos y terminan hacindole un dao al comprador y al consumidor final. Finalmente, es importante conocer los estados financieros del proveedor. Empresas sanas econmicamente le dan seguridad al comprador, de que se trata de un abastecimiento seguro y de buena calidad. Empresas con dificultades financieras, en su afn de reducir costos, pueden poner en riesgo la calidad de sus productos, pueden incumplirle en los pagos a sus propios proveedores generando suspensin en despachos de sus materias primas, lo que a su vez genera paros en produccin y suspensin del abastecimiento de sus propios productos terminados. Empresas con altos endeudamientos presentan condiciones de pago de sus clientes muy restrictivas, por la necesidad de altos flujos de caja. Como puede observarse, el conocimiento claro de las condiciones financieras de nuestros proveedores nos da un panorama mucho mas claro de cmo ser el comportamiento del abastecimiento de nuestras materias primas.