EL DISEO DEL SISTEMA NACIONAL DE INFORMACION Y DOCUMENTACION CIENTIFICA Y TECNICA

Ing. Erizo Molino.

CONSEJO

NACIONAL

DE

CIENCIA

TECNOLOGIA

Documento preparado para el II Congreso Interamericano de Sistemas e Informdtica a celebrarse en Mxico, D. F . del 24 al 30 de Noviembre de 1974.

RESUMEN

EL DISEO DEL SISTEMA NACIONAL DE INFORMACION Y DOCUMENTACION CIENTIFICA Y TECNICA EN20 MOLINO Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologfa. Mkxico

Se describen los antecedentes y las bases sobre las que se est6 desarrollando el programa para disear y reforzar al Sistema Nacional de Informacin y Documentacin. Se incluye una discusin de los aspectos metodolgicos que estn guiando el diseo asi como algunos aspectos tericos relacionados con los sistemas de informacin documental. Se describen los diversos subsistemas que se han planeado asf como las interrelaciones entre los mismos, analizando brevemente las actividades principales del CONACYT en ceda aspecto.

A .-

ANTECEDENTES.

EI Consejo Nacional de CienciayTecnologfa(CONACYT)es un organismo creado por Leydel 23dediciembredei970, tiene encomendadaentre otras, lafuncin de establecer un Servicio Nacional de Informacin y DocumentacinCientfica. (1 ). Tal funcin se empez adesarrollar tanto los requerimientos del paik en materia desde un principio,analizando, de informacin documental, como los recursos existentes y sus posibilidades pai's en este campo erapoco desarrode desarrollo (2 ). La situacindel llada, cont&dose con unas cuentas instituciones bien organizadas yungran nmero de carencias o de unidadesinadecuadas( 3 ). Como ejemplos de la situacin prevaleciente,se puede mencionar que en las bibliotecasde Mxico, setenfaen.1972,aproximadamente un libro para cada 8 habitantes y un bibliotecario con capacitacin profesional para cada 40 bibliotecas. A esto debe agregarse lainequitativa distribucin, demostrada parcialmente por el hecho deque 67% delos libros estaban en 21% delas bibliotecas, la mayorfa de las cuales se localizan en laCiudad de Mxico o en grandes ciudades de provincia(4). Resultabaevidente ademds, que los programas y proyectos queCONACYT debi'apromover, no contaban con un respaldodeinformacin adecuado para lograr sus objetivos con toda la eficiencia posible. Desde entonces,se han venido realizando unaserie de acciones en relacin con estos problemas. La gravedad de la situacin no permiti en un principio hacer grandes estudios, sinoque exigia acciones pragmticas e inmediatas. Sinembargo, se analizaron los datos disponibles y se estudiaron recomendacionesinternacionales y soluciones adoptadas en otros paikes; Se obtuvo laasesorfade expertos en la materia, tanto nacionales como del extranjero En la y se analizaronlos programas de otras unidades delCONACYT. actualidad, adems de continuar con aquellos proyectos iniciales que han resultado ms positivos, se estdestructurando un plan coordinado para poder afrontar el problema con mayor efectividad a mediano y largo plazo. Este plan sedesprendede los planteamientos que se discutena continuacin y se prev6 parael mismo, un ajuste y evaluacin constante, conforme se vaya adquiriendo mayor experienciayse obtengan las retroalimentaciones que permitanirlo reorientando.

B .- !ESQlJEMASTEORICOS. Toda actividad humana se beneficiade un planteamiento terico que la sustente. En el caso que nos ocupa, existen diversos aspectos tericos que

-2-

es conveniente conocer con objeto de los proyectos que se desarrollen.

aclarar

los

conceptos

fundamentar

paradisear A nivel general, es esencial tener un esquema metidolgico el sistema: Neelameghan (5) sugiere una adaptacin simple de lateorfa de diseo de sistemas,considerando los siguientes aspectos que se discutirn mds adelante:
a).-

Objetivos del Sistema. b).- Componentes del Sistema. y estructura. c).- Interrelaciones d).- Otros aspectos.

Siendo el concepto de informa&% cienti?caytcnica muy amplio, se consider de interks aquella informacin que representara un conocimiento til para lainvestigacin, ladocencia, los sectores productivos, el gobierno, etc. Esto es, aquellos conocimientos que puedan favorecer el proceso de desarrollo del pafs. En otras palabras, se concibe ala informacin como un recursoeconmico de gran valor. Asfentendido el campo de accin, se planteala promover un sistemaque seala estructuradel Informacin y Documentacin, el cual deber el campo de la informacin documental, dando de accin ms definido. necesidad de organizar y Servicio Nacional de abarcar aspectos que rebasan al mismo tiempo un marco

Otros fundamentos,se derivan de consideraciones ms detalladas del diseo de un sistemadel tipo que nos interesa; principalmente se refieren alas estructuras que puede tener el sistema y a algunas de las relaciones posibles entrelos componentes. Liston, (6), de,informacin 4 establece 4 posibles estructuras para ligar centros o unidades (ver fig. 1):

Sistema monolfiico. En este caso se tiene un sistemade informacin altamente centralizado; el cual, para su esfera de actividades, adquiere, almacena, procesa y suministra
toda; la informacin.

b)

Red libre y desorganizada. Esta estructura permite que Se desarrollen libremente sistemas individuales, donde y cuando se requieran. Las relaciones entre los diversos componentes se establecen sin planeacin coordinada.

0
a) MONOLITICO b) R E D N O C O O R D I N A D A v c) RED COORDINADA

d) REDES CONGLOMERADAS

Figura 1

aw r-a Figu

usuarios

b)

CONMUTACION

-4-

cl

Red coordinada. En este caso, tambin se permite el desarrollo de sistemas individuales segn se requiera, Sin embargo seintroduce un elemento coordinador que simplifica y racionaliza la actividad y la estructura del sistema. Red aglomerada. Puede tenerse ademds unacombinacin de los tres tipos bdsicos de estructuras, en Ia cual cada elemento puede a su vez ser un sistemade cualquierade los tipos mencionados.

d)

Con respecto a las relaciones entre los diversos componentes, se han destacado (7)entre otroqdos tipos importantes (ver Fig. 2): 1) Conmutacin. En este caso, al recibir una unidad una pregunta, si esten posibilidad de hacerlo, Ia responde, en caso de no poder hacerlo directamente, obtiene lainformacin de otra unidad y se la comunicaal usuario. En este caso, si el centro que recibe Ia pregunta Referencia. no puede responderla, refiere al usuario a un centroque pueda hacerlo. combinaciones posibles entre

2)

Pueden, evidentemente, tenersetodaslas ambas posiciones extremas.

Otro aspectodeinterks, derivadelaheterogeneidaddelos usuarios. Para el caso de Mkxico se havisto confirmadalaopinin de expertos internacionales(8)en el sentido de que pueden agruparse las organizaciones usuarias de la informacin en cuatro categoris: al Las que tienen un nmero suficiente de tcnicos capacitados (9 ), dedicados a actividades de andlisis y soluci6nde problemas tecnolgicos. Estas organizaciones con capacidad interna de innovacin nicamente requieran apoyos especializados, pues lacapacidad de sustkcnicos les dacceso alos conocimientos necesarios y al tener el nmero suficiente de ellos, pueden dedicar tiempo paraobtener la informacin correspondiente. Se designarda estas organizaciones como de alta capacidad tecnol6gica. Lasque tienen tcnicos capacitados peroen nmeroinsuficiente. En este caso, la organizacin tiene el potencial necesario para aprovechar 10s conocimientos , y para hacer innovaciones pero nodispone de tiempo para obtenerlos. Se les designarcomo de capacidad tecnolgica intermedia.

b)

- 5 -

c>

Las que notienentkcnicos capacitados. Estas organizaciones (la mayori'a en nmero)no han podido incorporar los avances ni las tecnologis existentes para mejorar y optimizar sus actividades. Se les designar como de capacidad tecnolgica reducida. Segn Parker (IO), apoyar a este tipo de usuario y al anterior, puede producir la relacin costo-beneficio ms favorable posible, en virtud de que cualquier esfuerzo que se haga, por pequeo que sea, producira beneficios importantes desde un punto de vista social.

d)

Las organizaciones ligadas a los procesos acadmicos investigacin que tienen problemas y caracteristicas

y de peculiares.

En suma, el uso de los servicios de informacin debe verse estrechamente ligado a la capacidad tecnolgica de los usuarios. Resulta asi:que estos servicios se constituyen en la avanzada de otras acciones orientadas a promover el desarrollo tecnolgico y la mejor utilizacin de los conocimientos cienti?icos y tcnicos dentro de los planes y programas nacionales en la materia.

C.-

MODELOPROPUESTO.

l.-

Objetivos.

El objetivo del Sistema Nacional de Informacin y Documentacin Cientiiica yTecnolgica, debe quedar enmarcado dentro del Plan Nacional de Ciencia ~Tecnologfa, el cual, a su vez, debe formar parte dela poli'ticadedesarrollo socioeconmico del pafs. (ver Fig. 3). Para el caso de Mkxico, los objetivos explfcitos de la polticade informacin cientffica y tecnolgica que debe cubrir el Sistema de Informacin y Documentacibn que nos ocupa, son los siguientes: Contribuir al desarrollo integral del pars, facilitando y promoviendo el uso dela informacin y mejorando el procesodetransferencia y adaptacin del conocimiento. Lo anterior debe considerar adems: reduciendo

Aprovechar al maximo los recursos existentes en el pafs, duplicaciones y gastos innecesarios.

POLITICA CIEI

NACIONAL

DE

POLITICA NACIONAL DE DESARROLLO SOCIO - ECONOMICD 1

POLITICA

NACIONAL Y

DE C.Y T.

INFORMACION

DOCUMENTACION

Figura 3

-7-

Cubrir las reas prioritarias paraeldesarrollo del pak, y los programas indicativos del CONACYT. Prever una adecuada distribucin de servicios a nivel nacional. Incluir provisiones que le permitan adaptarse al ambiente dinmico enque se desarrolla y corregir situaciones problemdticas que puedan presentarse. Utilizarlos recursos de informacin del extranjero paracomplementar y reforzar los que existan en el pas. Adaptar los servicios alas caracter fsticas y necesidades de los diversos tipos y grupos de usuarios. 2 .Componentes del sistema.

Se consideran seis subsistemas y componentes principales desde un punto de vista funcional. (ver Fig. 4). aI Infraestructura . Este subsistema comprende toda clase de unidades que mantienen un almacdn de informacin. Se incluyen bibliotecas, archivos, oficinas gubernamentales, bancos dedatos, etc. (11 >. Lafuncin de estas unidades dentro del esquemageneral del sistema se planteadeformadual; esto es, por un lado cadaunidad debe atender las necesidades especificas de los usuarios paralos que fue creada, y por otro constituye el acervo nacional de informacin para el sistema en su conjunto. Esta ltima funcin permite poner de relieve la necesidad de estructurar este componente de modoque se aprovechenlos recursos existentes al mximo. En su funcin de atender alos usuarios de las instituciones en que se ubican, estas unidades deben cubrir principalmente las necesidades de los sectores acadmicos ydeinvestigacin, apoyando al sistema educativo. La estructura interna de este subsistema podrfa esquematizarse como una sobreposicin de redes de diversos tipos como sa muestraen lafigura5. Cada red coordinada tiene un elemento

MECANISMO DE COMUNICACION + APOYOS HORIZONTALES I

U S U A

ESPECIALIZADOS

R I

PLANEACION

0 S

F SERVICIOS - COLABO RACION Y APOYO - -t C O O R O I N A C I O N

Figura 4

CATALOGACION -e-e PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO SISTEMAS DE RECUPERACION

Figura 5

- 10 -

coordinador y se incorpora aun mecanismo de coordinacibn a nivel del subsistema. Hastalafecha, el CONACYT havenidotrsbajando en varios aspectos relacionados con este subsistema. Principalmente, pueden mencionarse los estudios y asesorfasbrindadas a bibliotecas de diversas instituciones, la colabora&% con Ia Secretarihde Obras Pblicas en su programade construccibn en bibliotecas, apoyo econmico parafortalecer CoIeCCiOneS, los estudios paradesarrollar redes de informacin, etc. b) Centros de informacin especializados. En este subsistemaseincluyen unidades que se especializan en informacin de un campo especifico del conocimiento, tienen un servicio ms activo que el bibliotecario tradicional, tienen capacidad de analisis de informacin y pueden manejar informacin nodocumental en formalimitada. Generalmente se apoyan en gran medida en los acervos de Iainfraestructuray tienen publicaciones de consulta y de referencia. Sus actividades se enmarcan enlo que se haIIamado Centros de Documentacin y Centros de Andlisis de Informacin. l-a funcin de estas unidades dentro del sistema es la de constituirse en centros de excelencia en un campodeterminado del conocimiento, al mismo tiempo que apoyan con informacin las actividades de Iainstituci6n que los cobija. Su mayor utilidad puede verse en el apoyo a organizaciones con alta capacidad tecnolgica y parcialmente alas de capacidad tecnolgica intermedia. Este subsistemase ha estructurado como una red coordinadade centros de informacin que actuan tanto a nivel de referencia como de conmutacin. Como elemento coordinador hafungido el propioCONACYT, aunque en un futuro, se planeaque sean un elemento que se crear paraello. Hastalafecha el CONACYT ha promovido la creacibn de diversos centros de este tipo en reas prioritarias del desarrollo cientifico y tecnolgico, como el Centro Mexicano de Informacin Qui'mica (CEMIQ) ubicado en los Laboratorios Nacionales de Fomento Industrial, el Centro de Informacin Metalrgica (CIM)ubicado enAsesoriTcnica Industrial, S. A. unaempresade participacin estatal, elcentro de Informacin paralas ZonasAridas(CIZA) ubicado en la Escuela Antonio Narro en Saltillo Coahuila, etc.

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Ademas se haapoyado a otros centros como el Centrode Informacin Pecuariadel INIP, IaOficinade Informacin la Oficinade Banco de Datos, Biblioteca Tcnicade laC.F.E., y Hemerotecade la DireccinGeneral deTelecomunicaciones dela SCT, etc. cl Mecanismos de comunicacin.

Este subsistemase estructura como una red coordinadade unidadesinterdisciplinarias cuya funcin es promover un ambientefavorableyfomentarelusodel conocimiento para lograr un mayorgradodeinnovacin(12). Se orienta primordialmente alos sectores productivos, sin por ellodejar de atender otros sectores deinterks. Los usuarios hacia los que se orienta principalmente un mecanismode este tipo, son organizaciones con capacidad tecnolgica reducida e intermedia. Su papel dentro del sistema pcdrt'a considerarse equivalente al del departamento de ventas en una organizacin. Este subsistema se organiza con unidades interdisciplinarias distribuidas geogrficamente por todo el territorio nacional. Se considera esencial que, en este caso, las unidades tengan un contacto directo con los usuarios. Eneste campo, elCONACYT hadesarrollado el Servicio de InformacinTBcnica(SIT)el cual se ve como unaunidad coordinadora ypromotoradel subsistemade informacin para la industria, al mismo tiempo que atiende una regi6n determinada y proporcionaapoyotcnico al resto de las unidades. El SIT desarrolla un programade visitas asus usuarios,~pubIica boletines de informacin tcnica y contesta preguntas sobre problemas tecnolgicos suministrando informacin y/o contactos con expertos e investigadores, adems de ungran nmerode otras actividades (13). Hastala fecha, puede decirse que el SIT ha tenido gran xito en el sector industrial, ayudando a un nmero considerable de empresas a resolver problemas, lanzar nuevos productos o planear sus actividades futuras. 4 Apoyos Horizontales. requieren son comunes

Los diversos subsistemas mencionados previamente, parasus actividades de apoyos que, en su mayorfa,

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a todos ellos. Es por10 tanto razonabk, incluir en un solo rubro estos apoyos. Como casos particularmente importantes de lo anterior, pueden mencionarse: Preparacin de personal. Este rengln es esencial para una efectiva operacin del sistema. Sin embargo, en Mxico al nmero de profesionales con estudios formales e-materia de informacin documental es bastante pequeo, 10 cuald una idea, aunque seaburda, del problema que representa este aspecto. (14) Se ha asignado por lo tanto, una alta prioridad ala preparacin de personal, habiendo realizadoel CONACYT hasta el momento diversas actividades tendientes a resolver este problema. Puede mencionarse, elcursode entrenamientotkcnico que organiza el CONACYT con la ENEA, dependiente de la SEP, el curso de maestrque se eStd organizando en la Universidad Autnomade San Luis Potosi; las becas que se han otorgado paraestudios enel extranjero, cursos cortos, etc. Investigacin. Es esencial que se cuente en MCxico con la capacidad suficiente deinvestigacinen elreade ciencias de lainformaci6n. Esta capacidad serdindispensable para resolverlos problemas del diseo detallado y de operacin del sistema, ascomo para prestar las asesor&s tknicas que requieren las diversas unidades del sistema. Se ha previsto lacreacin de un organismoque cubra estas funciones, asicomo otras que se est&-tIlevando a cabo actualmente en el CONACYT. Por ejemplo, el Catdlogo Colectivo de Publicaciones Peridicas que es un instrumento indispensable parasaber en que institucin se encuentra una publicaci6n determinada. Otro ejemplo es un sistema automatizado de informacin, que permitir5 localizar libros y otros materiales en las principales bibliotecas, asfcomo hacer bsquedas de informacin por medio de computa&ra. Otros aspectos. Existendiversos servicios que seriande gran utilidad al Sistema en su conjunto, principalmente pueden mencionarse; SerViCiOs de elaboraci6n de bibliografias, aplicacin de tecnologra moderna como computadoras ymicrofilmacin, servicios detraduccik,, etc.

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=)

Coordinacin y Planeaci6n. Este componente se integra con un comit coordinador bajo los auspicios del CONACYT y de otras instituciones interesadas, el propioconsejo, subcomitks especflicos y otros organismos que se determine sea conveniente incluir. Su funcin es establecer los lineamientos generales de desarrollo y operacin del sistema, realizar lacoordinacin necesaria y asegurar que se logren los objetivos propuestos. Debe ademds asegurar que se realicen los diseos detallados de cada componente y establecer atravks del CONACXT los mecanismos de cooperacin internacional que convengan.

Usuarios. ste componente del sistema constituye la justificacin de SU existencia. Deben tenerse presentes en este aspecto las cOnsideraciones siguientes: Los,servicios debern adecuarse para resolver los problemas dalos usuarios, de modo que atravks del conocimiento estos obtengan mejores resultados, apoyando asi'el desarrollo del pafs. Dadas las carencias de los sistemas actuales, los usuarios potenciales no han tenido oportunidad de obtener beneficios importantes de los sistemas de informacin. Esto ha derivado en una falta de conocimiento, tanto de las posibilidades comode los mecanismos, por lo que es indispensable prever acciones paraentrenar alos usuarios paraque puedan beneficiarse de estas herramientas. Cabe destacar que esta organizacin permite estructurar con gran flexibilidad redes de informacin especificas para apoyos a sectores de interks prioritario, asi'como para participar en otros programas del propioCONACYT. Se ha puesto particular knfasis paraapoyar los programas indicativos de Ciencia y Tecnologra en los queCONACYT est trabajando. Enlafigura6 se muestran como ejemplo, algunas de las estructuras que se han estado desarrollando o analizando.

3 .-

Consideraciones

adicionales.

Es necesario adems delos puntos anteriores considerar las variables del medioambiente en que sedesarrolla el sistema, las provisiones

14

RED DE INFORMACION: AGROPECUARIA-aK?b

PARA LA INDUSTRIA tABoMEDc A

APOYOS

HORIZONTALE S

U S U
==4

A R

PLANEACION \ COORDINAClON

I 0 S

Figura 6

15 -

para que este se adapte a cambios, los mecanismos de retroalimentacin necesarios,Ios problemas de financiamiento, etc. A pesar de la importancia de estos aspectos y otros igualmente importantes, la limitacin de espacio de este trabajo impide discutirlos en detalle. Cabe sin embargo, destacar aquque se ha contado con un gran apoyo internacional en las actividades que se han desarrollado. Particularmente, se ha tenido la participacin de UNESCO para asesorar en el desarrollo de sistemas bibliotecarios de universidades de provincia, del PNUD y ONUDI para desarrollar el sistema de informacidn para la industria, de la OEA para entrenamiento de personal y para apoyar centros de informacin para la industria, etc. Los acuerdos bilaterales con otros paises tambikn han resultado de gran utilidad. 4.Nota Final. Quisiera destacar para finalizar, que las actividades y programas mencionados en este trabajo, as como otros que se estn Ilevando a cabo por el CONACYT y por otras instituciones, no son ms que un esfuerzo incipiente comparados con los problemas y las posibilidades este campo.

en

Norbert Wiener asign6 ( 15 ) a la informacin la misma categoria que a la materia y a la energia. Puede aadirse que, como aquellas,resulta esencial para toda actividad y para la vida humana misma. Esta reflexin puede ofrecer una indicacin de la importancia para Mkxico de un sistema como el que se ha descrito.

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REFERENCIAS

i).-

Ley que crea eI Consejo Nacional de Ciencia y Tecnolcgfa. Diario Oficial No. 47 del 29 de diciembre de 1970. Articulo 2, fraccin WI, inciso C . Fernndez de la Garza, Guillermo. Los trabajos del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologra para establecer un Servicio Nacional de Informacin y Documentacin. Presentacin a las Delegaciones Latinoamericanas a la 12a. Reunin de FID/CLA, Mkxico, D. F. 21 de agosto de 1972. Fernndez de la Garza, Guillermo. Proposicin de programa de actividades con relacin al Servicio Nacional de Informacin y Documentacibn, Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologi, Octubre 1972. Datos no publicados obtenidos por CONACM, Direccin de Informacin y Documentacin. 1972. Neelameghan, A . Notas personales sobre el diseo del sistema de informacin de la India. El esquema se ha adaptado para el caso de Mxico reagrupando algunos renglones. Liston, David M., Jr.; Schoen e, Mary L. The basic elements of planning and design of National and Regional Information Systems. Preparado para la OEA, Battelle, Columbus Laboratories, Columbus Ohio, Mayo 1971, pbg. 21. Ibid, p&. 2 4 . KIinQfe, K. The Contractors Report; Project DP/MEX/77/006, Provision for Consultation a n d T r a i n i n g in Information Services Industry for the Technical Information Service of CONACYT. Copenhagen, Denmark. Sept. 1974. for

2).-

3).-

4).-

5).-

6).-

7).8).-

9).-

aquellas personas responsables de las Entindase por tkcnico decisiones que impIican conocimientos especiaIizados,principaImente de carcter tecnolgico y cienti?ico. Parker, Edwin B. Information and Society Capftulo 11 en Cuadra, Carlos A. y Luke A n n W . E d s . : Annual Review of Information Science and Technology Ameritan Society for Information Science, Val. 8, Washington, D.C. 1973.

lO).-

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11). - Quevedo, Jos. Information and Documentation Services of the Council of Science and Technology of Mexico. Presentado en Technical Conference on Engineering Information in Developing Countries. WFEO, Caiio awPL 22 - 26 Abril 1974. 12). 13).14).15).Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologfa. El Servicio de Informacin Tkcnica de Mkxico, Mexico. Klint$e, K. op. cit. anexo ll.

Se tienen 56 bibliotecarios capacitados profesionalmente segn el No. 26 del Noticiero de la AMSAC<, Julio de 1974. Norbert Wiener, citado por Arntz, H. en Planning of National Overa11 Documentation, Library and Archives Infrastructures.