MANUAL DE MANUAL DE MICROSOFT

MICROSOFT2007 2007 EXCEL WORD 2007 PowerPoint

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION A PROYECTOS ............................................................................ 1 Qu es un Proyecto? ............................................................................................ 1 Partes constitutivas de un proyecto ....................................................................... 1 Criterios Generales para el desarrollo de un proyecto ............................................. 2 ADMINISTRACION DE PROYECTOS ...................................................................... 3 Introduccin ......................................................................................................... 3 Creacin de la programacin ................................................................................. 4 Modelos tradicionales de administracin de proyectos ............................................ 4 Mtodo de ruta crtica (MRC) ................................................................................. 4 Diagrama de Gantt ................................................................................................ 5 Ingreso a Microsoft Project .................................................................................... 6 Crear un nuevo proyecto ....................................................................................... 9 Tareas ................................................................................................................ 14 Fases .................................................................................................................. 17 Hitos ................................................................................................................... 20 Realizacin de tareas en el orden y momento correcto .......................................... 22 Asociacin de tareas por fechas y especificacin de los perodos laborales ............ 30 Recopilacin de recursos ..................................................................................... 38 Asignacin de recursos a las tareas ..................................................................... 44 Asignacin y administracin de costos ................................................................. 47 PROGRAMACIN ................................................................................................ 51 Mtodos para evaluar y ajustar la programacin .................................................. 51 La evaluacin de fin de la programacin .............................................................. 51 La evaluacin de la programacin ........................................................................ 52 Verificacin de la relacin entre tareas ................................................................. 53 Identificacin de la ruta crtica ............................................................................ 53 Bsqueda de mrgenes de demora en la programacin ........................................ 53 Revisin de las delimitaciones de las tareas ......................................................... 54 Bsqueda de los recursos sobre asignados y las asignaciones de tareas ............... 55 Bsqueda del costo de una tarea ......................................................................... 55 Reduccin de la programacin ............................................................................. 57 Sobre asignaciones .............................................................................................. 60 Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso sobre asignado ...................... 61 Reasignacin del recurso ..................................................................................... 61 Disminucin de la cantidad de trabajo asignada a un recurso .............................. 61 Cambio de la programacin laboral ...................................................................... 62

Resolucin automtica y manual de las sobre asignaciones .................................. 62 Retraso de una tarea por un recurso sobre asignado ............................................ 63 Reduccin de costos ............................................................................................ 63 Reduccin de los costos por uso .......................................................................... 63 Reduccin de costos eliminando tareas ................................................................ 64 Administracin de los flujos de caja ..................................................................... 64 INFORMACIN DEL PROYECTO .......................................................................... 64 Tablas y filtros .................................................................................................... 64 Tablas ................................................................................................................. 65 Filtros ................................................................................................................. 79 CONTROL DEL PROYECTO ................................................................................. 94 Establecimiento de una lnea base ....................................................................... 94 Actualizacin del proyecto ................................................................................. 100 INTERCAMBIO DE INFORMACIN .................................................................... 101 Compartir informacin ...................................................................................... 101 Fondo de Recursos ............................................................................................ 101

ii

Project

MICROSOFT PROJECT

INTRODUCCION A PROYECTOS

Qu es un Proyecto?

Un proyecto es un emprendimiento temporneo creado para realizar un producto o servicio particular y con objetivos definidos. En primer lugar un proyecto es temporal. Un proyecto es adems un esfuerzo. Los recursos pueden ser el personal y el equipamiento que necesitan para realizar su trabajo. El esfuerzo es encargado a un equipo u organizacin, por lo que los proyectos tienden a ser eventos planificados. El xito de un proyecto depende de una preparacin y planificacin previa. Cada proyecto crea un producto o servicio nico. Este es el objetivo del proyecto, la razn por la que se emprende el proyecto.

Partes constitutivas de un proyecto

Todo proyecto posee algn elemento de tiempo, algn componente financiero y requiere una cantidad de trabajo a llevar a cabo en alguna rea. Tiempo Posiblemente el tiempo limitado es la delimitacin con la que estaremos ms familiarizados en cualquier proyecto. Puede que no conozca el presupuesto del proyecto o el mbito de trabajo, pero lo que es seguro que conocer la fecha lmite para la entrega del producto. Un ejemplo de la delimitacin del tiempo puede ser: necesitamos el software de inventario implantado en la empresa dentro de dos meses. Costo

Pag. 1

Project

Cuando pensamos en costos pensamos solamente en el dinero, pero el costo de un proyecto tiene un significado mucho ms amplio. El costo son todos los productos requeridos para llevar a cabo el proyecto, por ejemplo. Incluye las personas, el equipamiento, materiales utilizados y todos los dems eventos y aspectos que requieran dinero o la atencin de alguien en un proyecto. mbito Se debe considerar dos aspectos: el mbito del producto y el mbito del proyecto. El mbito del producto describe la calidad, caracterstica y funciones del producto de manera detallada. El mbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, producto o servicio, del proyecto con el mbito previsto del producto.

Criterios Generales para el desarrollo de un proyecto

Todo proyecto debe tener las siguientes fases: Planeacin.- Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas, despus se determinan las estimaciones de tiempo para cada actividad y se construye un diagrama de red (flechas) donde cada una de las flechas representa alguna actividad. El diagrama de flechas completo da una representacin grfica de las relaciones entre las actividades del proyecto, la ventaja de esta etapa es que permite conocer con detalle diversas actividades o fases del proyecto, y de esta manera se puede sugerir mejoras antes que el proyecto se ejecute. Programacin.- Se construye un diagrama de tiempo donde se incluye los tiempos de iniciacin y terminacin para cada actividad y la relacin con el resto de actividades del proyecto, el programa seala las actividades crticas es decir, aquellas que requerirn de una atencin especial, para las actividades no crticas el programa debe indicar los tiempos de holgura que deben usarse cuando algunas actividades se demoran, ya que esto permitir el uso eficiente de recursos limitados.

Pag. 2

Project

Control.- Es la fase final de un proyecto, donde se incluye el diagrama de flechas y la grfica de tiempo para hacer reportes peridicos de progreso. Los diagramas deben analizarse y si es necesario determinar un nuevo programa para la parte restante del proyecto.

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Introduccin

La Administracin de Proyectos es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. Tambin se dice que la Administracin de proyectos es un conjunto de tcnicas, destrezas, herramientas que permiten generar una secuencia ordenada de fases, actividades y tareas que la experiencia y el sentido comn consideran como buenos para la realizacin de un proyecto. La Administracin de Proyectos ocurre cuando se da nfasis y una atencin especial para conducir actividades con el propsito de lograr un conjunto de metas. Microsoft Project es una herramienta computacional que me permite administrar proyectos. La administracin de proyectos est compuesta por las siguientes fases: Planificacin del proyecto y creacin de una programacin: Es la fase ms importante. Incluye la definicin de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de los recursos, la asignacin de los mismos. Todas las fases posteriores se basan directamente en la informacin que se les proporciona cuando se planifica el proyecto.

Pag. 3

Project

Adaptacin a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado la planificacin, y concluye cuando el proyecto est terminado. La administracin de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programacin para que refleje los cambios que se hallan produciendo a lo largo del desarrollo del proyecto. Comunicacin de la informacin del proyecto: en esta fase se comunica la informacin del proyecto a os clientes, personal y a la administracin. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes a fin de que muestren la informacin deseada en un formato conveniente.

Creacin de la programacin

Consiste e la lista de tareas o actividades que se llevarn a cabo y la cantidad de tiempo o duracin que se precisa para cada tarea. Este programa utiliza las tareas, duraciones y dems informacin, como flechas y lmites para construir la programacin y proporcionar un modelo realista del proyecto que se va a administrar.

Modelos tradicionales de administracin de proyectos

Mtodo de ruta crtica (MRC)

El proceso de informatizacin de la administracin de proyectos se inici en los aos 50. Dupont Corpartion y Remington Rand en un esfuerzo por mejorar las tcnicas de programacin de proyectos, desarrollaron un sistema de programacin llamado Mtodo de Ruta Crtica, un modelo matemtico que calculaba la duracin total de un proyecto basndose en la duracin de cada tarea en particular y en sus dependencias y que identifica que tareas son crticas. Este modelo es el mtodo de programacin utilizado en el software para la administracin de proyectos actualmente incluido en Microsoft Project.

Pag. 4

Project

Durante los aos 50, la marina de Estados Unidos, desarroll el proyecto Misiles Polares, un sistema de programacin PERT (Programme Evaluation And Review Technique) que utiliza probabilidades estadsticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en da un diagrama Pert (tambin llamado un diagrama de red) hace referencia a la representacin grfica de las relaciones entre tareas. El mtodo de camino crtico, llamado tambin con la sigla PERT aplica principios de la teora de grafos. Esta teora realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante grficos. Se denomina grfica o grafo a un conjunto de puntos llamados nodos o vrtices y a un conjunto de arcos o aristas que unen esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estas grficas en donde cada tarea se simboliza por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a cada tarea, el mtodo busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominado camino) que, yendo desde el principio al final del proyecto o proceso, tenga mayor duracin. Esto es denominado camino crtico e interesa conocerlo, pues condicionar la duracin total del proyecto; por ello, las tareas comprendidas en ese camino (tareas crticas) deben ser controladas y en caso de desear acelerarlo habr que comenzar por ellas. Este mtodo es utilizado en aquellos proyectos que tienen un comienzo y una terminacin, es decir, no son continuos y que representan cierta complejidad en la interrelacin de las tareas que los forman.

Diagrama de Gantt

Henry L. Gantt desarroll un modo de representar grficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo. La grfica de Gantt cubre las distintas funciones de la programacin: asignacin de recursos y la determinacin de la secuencia y cronologa. A pesar de su sencillez constituye uno de los mtodos de programacin ms completos y sin duda el ms usado. La grfica se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo ( en horas, semanas, das); en la vertical se ordenan los elementos que intervienen en la programacin: mquinas, hombres tareas, rdenes de trabajo. La grfica establece una relacin cronolgica entre cada elemento productor o tarea. Las

Pag. 5

Project

subdivisiones horizontales del espacio en el grfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para este intervalo y trabajo realizado efectivamente en este lapso. La inclusin simultnea de estos dos ltimos aspectos implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir, controlar lo programado. Podr utilizar el diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programacin, as como, hacer el seguimiento e imprimir informes.

Ingreso a Microsoft Project

La administracin de proyectos sirve para aprovechar de mejor manera los recursos cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad, tambin ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio. Para ingresar a Microsoft Project 1. Pulse el botn Inicio (Start) en la barra de tareas de Windows. 2. Seleccione Programas (Programs) en el men Inicio (Start), a continuacin elija Microsoft Office y finalmente seleccione Microsoft Office Project 2007

Pag. 6

Project

Pag. 7

Project

3. Se iniciar Microsoft Project donde se distinguen los siguientes elementos:

Pag. 8

Project

Crear un nuevo proyecto

1. Pulse el botn Nuevo (New) en la barra de herramientas Standard

Pag. 9

Project

2. Seleccione la fecha de Inicio del Proyecto, en el Men Proyecto (Project) y seleccione Informacin del Proyecto (Project Information). Le aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Pag. 10

Project

Todo proyecto ser programado a partir de una fecha de comienzo y una fecha de finalizacin, decida como planificar su proyecto e ingrese las fechas adecuadas. 3. Pulse Aceptar (Ok), le aparecer la pantalla de Inicio de Microsoft Project

Pag. 11

Project

La vista de Diagrama de Gantt muestra una tabla en la parte izquierda llamada Tabla Entrada y un grfico en la parte derecha. Guardar un archivo de Microsoft Project

Pag. 12

Project

1. Pulse el botn Guardar (Save) en la barra de herramientas Standard

2. Localice la carpeta proyecto1. Escriba Proyecto prueba1 en el cuadro de texto Nombre de archivo (File Name).

3. Pulse el botn Guardar (Save) para cerrar el cuadro de dilogo. Microsoft almacenar el archivo Proyecto prueba1

Pag. 13

Project

Tareas

Haremos un ejercicio en el que introduciremos las tareas para realizar el inventario de los bienes de una institucin. 1. Haga clic directamente en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre de Tarea (Task Name) en la tabla Entrada. 2. Escriba Reunin de grupo de trabajo y despus pulse Intro (Enter).

Pag. 14

Project

3. Introduzca los siguientes nombres de tarea debajo de Reunin de grupo de trabajo, pulsando Intro (Enter) despus de cada nombre de tarea. Reparto de funciones y planificar calendario Revisar bienes Consolidacin de la informacin Revisin de la informacin Entrega de informe de inventario 4. La apariencia de su ventana ser la siguiente.

Pag. 15

Project

Pag. 16

Project

De manera predeterminada las tareas poseen una duracin estimada de un da.

Fases

Si posee un conjunto complejo de tareas, debera considerar la posibilidad de organizarlas en fases o grupos de tareas relacionadas. En Microsoft Project las fases estn representadas por tareas de resumen. El comportamiento de una tarea de resumen difiere de las dems, ya que no podr editar directamente su duracin y fecha de comienzo ya que estos dependen de las subtareas. Las tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener informacin sobre las fases del trabajo del proyecto. A continuacin se crear una tarea de resumen e insertaremos tareas adicionales 1. Haga clic en la Tarea, Reunin de grupo de trabajo, en la tabla de entrada 2. Elija Nueva tarea (New Task) en el men Insertar (Insert). 3. En el campo Nombre de tarea (Task Name) de la nueva tarea, escriba Estudio preliminar y pulse Intro. 4. Escriba lo siguiente debajo de la tarea 2: Diagnostico institucional Entrega horario de reuniones Entrega de procedimiento a seguir

Pag. 17

Project

5. Seleccione las tareas comprendidas entre la 2 y la 5. 6. Pulse el botn Aplicar sangra (Indent) en la barra de herramientas formato. .

Pag. 18

Project

La tarea 1 se convertir en una tarea resumen barra de tarea de resumen en el Diagrama de Gantt, as:

y aparecer una

Pag. 19

Project

Ejercicio Realice una nueva fase eligiendo la tarea revisar bienes con las siguientes actividades: a) Clasificar por tipo de bienes b) Codificar por tipo de bienes c) Elaborar etiquetas para los bienes d) Poner etiquetas a los bienes

Hitos

Para finalizar el plan inicial de un proyecto, puede que desee realizar un seguimiento de un evento importante del proyecto, como por ejemplo cuando finalizar la fase de Reunin de grupo de trabajo del proyecto. Para hacer esto creamos un hito.

Pag. 20

Project

Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto. Por ejemplo una fecha lmite para solicitud de permisos. Puesto que el hito en s no supone la realizacin de un trabajo, los hitos estn representados como tareas con duracin cero. A continuacin daremos un ejemplo de un hito. 1. Haga clic en el nombre de la tarea 5, Procedimiento a seguir, en la tabla de entrada. 2. Elija nueva tarea (New Task) en el men insertar (Insert). 3. Escriba Reunin de grupo completada y pulse Tab. 4. Escriba 0d en el campo de duracin (Duration) y pulse Intro.

El hito ser aadido al archivo mostrada a continuacin:

. La apariencia de la pantalla es similar a la

Pag. 21

Project

Ejercicio Poner hitos al trmino de cada fase.

Realizacin de tareas en el orden y momento correcto

Las tareas de un proyecto deben ser llevadas a cabo en un determinado orden. Por ejemplo antes que se produzca el reparto de funciones y planificacin del calendario, deber ser completado la tarea reunin de grupo de trabajo. Estas dos tareas tienen relacin fin a comienzo en dos aspectos:

La segunda tarea debe producirse despus de la primera tarea; esto es una secuencia. La segunda tarea solo se producir si la primera tarea es completada; esto es una dependencia.

En Microsoft Project, la primera tarea (Reunin de grupo de trabajo) se denomina Predecesora. La segunda tarea (reparto de funciones) se denomina sucesora. Cualquier tarea puede ser predecesora de una o ms tareas

Pag. 22

Project

sucesoras. De modo que cualquier tarea puede ser sucesora de una o ms tareas predecesoras. En el diagrama de Gantt se distinguen los siguientes tipos de relacin:

La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora. La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora. La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora.

La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora.

Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Microsoft Project. Los lugares ms comunes en los que podr visualizar las relaciones de tarea son: En las vistas de Diagrama de Gantt (Gantt Chart) y Diagrama de Red (Network Diagram), las relaciones aparecen como lneas de vnculo entre las tareas. En las tablas, como por ejemplo en la tabla de entrada, los nmeros de identificador de las tareas predecesoras aparecen en los campos Predecesoras de las tareas sucesoras. Para crear relaciones de tareas, establezca vnculos entre las tareas. A continuacin utilizaremos diferentes mtodos de crear vnculos entre varias tareas, creando relaciones de fin a comienzo.

Pag. 23

Project

1. Haga clic en el nombre de la tarea 1, Reunin de grupo de trabajo, en la tabla entrada y a continuacin arrastre el ratn hasta el nombre de la tarea 2 denominada reparto de funciones. Las tareas 1 y 2 sern seleccionadas.

Pag. 24

Project

2. Pulse el botn Vincular tareas (Link Task) en la barra de herramientas Standard. Las tareas 1 y 2 sern vinculadas con una relacin fin y comienzo. Ntese que ha cambiado la fecha de comienzo de la tarea 2 al siguiente da de trabajo una vez completada la tarea 1. La apariencia de la pantalla ser similar a la mostrada a continuacin.

Pag. 25

Project

A continuacin ilustraremos otro mtodo para vincular tareas 1. Seleccione el nombre de la tarea 8. 2. Pulse el botn Informacin de la tarea (Task Information) en la barra de herramientas Standard. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la tarea (Task Information). 3. Seleccione la ficha Predecesores (Predecessors).

Pag. 26

Project

4. Haga clic en la celda justo debajo del encabezado de columnas Nombre de la tarea (Task Name) y despus pulse el botn de la flecha abajo que aparece. 5. Seleccione Revisar bienes en la lista Nombre de tarea (Task Name) y pulse Intro (Ok).

Pag. 27

Project

La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuacin:

Pag. 28

Project

Pag. 29

Project

Ejercicio Realice la vinculacin de las tareas restantes.

Asociacin de tareas por fechas y especificacin de los perodos laborales

La duracin de una tarea es la cantidad de tiempo empleado para completar la tarea. Microsoft Project es capaz de distinguir entre un perodo laborable y el perodo no laborable. Tambin se debe tomar en cuenta el calendario de trabajo, para un proyecto podra estar definido desde las 8h00 hasta las

Pag. 30

Project

17h00 de lunes a viernes, considerando como perodo no laborable las tardes y los fines de semana. A continuacin introduciremos la duracin de las tareas creadas

anteriormente. 1. Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre de tarea (Task Name) en la tabla de entrada, para la tarea, revisar bienes.

Pag. 31

Project

2. Escriba 2d y despus pulse Intro. Aparecer el valor 2d (abreviatura de 2 das) en el campo Duracin (Duration). La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuacin:

Pag. 32

Project

Otra forma es dando un clic en la celda situada debajo del encabezado de la columna Duracin (Duration) de la tabla de entrada y escribir el valor y luego dar Intro.

Pag. 33

Project

Pag. 34

Project

Microsoft Project utiliza valores estndar de minutos y horas para la duracin: un minuto son 60 segundos y una hora son 60 minutos. Sin embargo usted puede definir la duracin de los das, semanas y meses para el proyecto. Para hacer esto, elija Opciones (Options) en el men Herramientas (Tools) y seleccione la ficha Calendario (Calendar), mostrada a continuacin:

Pag. 35

Project

Los valores se pueden determinar para fijar los valores predeterminados para el comienzo de semana, nmero de horas por da, nmero de horas por semana y nmero de das por mes. Se puede determinar el perodo laboral para ello haremos lo siguiente: 1. Elija la opcin Cambiar calendario laboral (Change Working Time) del men Herramientas (Tools). 2. Cambie los datos de acuerdo al perodo laboral que usted fije para su proyecto en la siguiente pantalla:

Pag. 36

Project

Pag. 37

Project

Ejercicio Introduzca las siguientes duraciones para las tareas: Consolidar informacin (3d). Revisin de informacin (4d). Entrega de informe inventario (5d).

Recopilacin de recursos

Los recursos son las personas, equipamiento y material necesarios para realizar y completar las diferentes tareas del proyecto. Microsoft Project concentra su atencin en dos aspectos bsicos de los recursos: su disponibilidad y sus costos. La disponibilidad determina el momento en el que el recurso influye sobre la ejecucin de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer y los costos hacen referencia al importe que ser necesario pagar por ese recurso. En Microsoft Project se distinguen dos tipos de recursos: los recursos de trabajo y los recursos materiales. Los recursos de trabajo son las personas y el equipamiento que realizan el trabajo del proyecto; mientras que los recursos materiales son artculos de consumo que sern agotados durante el progreso del proyecto. A continuacin estableceremos la informacin de diversos recursos humanos en la vista Hoja de recursos. 1. Haga clic en Hoja de Recursos (Resource Sheet) en la Barra de vistas.

Pag. 38

Project

Pag. 39

Project

3. Haga clic en la celda situada dejado del encabezado de columna Nombre del recurso (Resource Name) en la Hoja de recursos (Resource Sheet). 4. Escriba Mario Barahona y pulse Tab. 5. Asegrese, de que se encuentra seleccionado Trabajo (Work) en el campo Tipo (Type) y pulse Tab (Por que se trata del tipo de recurso Trabajo). 6. Pulse Tab de nuevo. En el campo Iniciales (Initials) primera inicial del nombre del recurso. 7. Escriba MB en el campo Iniciales (Initials) y pulse Tab. 8. Pulse de nuevo Tab para omitir el campo Grupo (Group). 9. Seleccione el valor 100% en el campo Capacidad mxima (Max. Units) y haga clic en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso. La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuacin: ha colocado la

Pag. 40

Project

El valor ingresado en el campo Capacidad mxima (Max. Units) del 100% expresa que el Sr. Mario Barahona se encuentra disponible el 100% de su tiempo para trabajar en las tareas que se la han asignado. Microsoft Project le advertir si asigna a Mario Barahona ms tareas de las que puede llevar a cabo en la capacidad mxima, es decir si Mario fuese sobre asignado. A continuacin ingresaremos informacin de los recursos materiales:

Pag. 41

Project

1. Haga clic en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso (Resource Name) en la Hoja de recursos (Resource Sheet). 2. Escriba Papel bond y pulse Tab. 3. Seleccione Material en el campo Tipo (Type) y pulse Tab.

4. Escriba Resma en el campo Etiqueta de material pulse Tab. La resma es

(Material Label) y

la unidad de medida que su utilizar para

realizar el seguimiento del consumo del papel durante el proyecto. 5. Escriba Papel en el campo Iniciales (Initials) y pulse Tab. La apariencia de la pantalla ser similar a la mostrada a continuacin:

Pag. 42

Project

Ejercicio Ingrese la siguiente informacin para el recurso de trabajo:

Pag. 43

Project

Nombre del recurso Milton Glvez Jos Lpez Karina Hernndez Marcia Paredes

Iniciales MG JL KH MP

Capacidad mxima 100% 100% 75% 50%

Asignacin de recursos a las tareas

Una asignacin es la asociacin de un recurso a una tarea especfica para la realizacin del trabajo. La capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda almacenada en el Campo Capacidad mxima. A continuacin asignaremos recursos individuales a las tareas.

1. vistas.

Haga clic en el Diagrama de Gantt (Gantt Chart) en la barra de

2. Pulse el botn

Asignar recursos (Assign Resources) en la barra de

Herramientas estndar. 3. Aparecer el cuadro de dilogo Asignar recursos (Assign Resources) y podr observar el nombre de los recursos ingresados anteriormente.

Pag. 44

Project

4. Seleccione la tarea 1, Reunin de grupo de trabajo, en la columna Nombre (Name) de tarea en la tabla Entrada. 5. Seleccione Mario Barahona en la columna Nombre (Name) del cuadro de dilogo Asignar recursos (Assign Resources) y despus pulse el botn Aceptar (Ok).

Pag. 45

Project

Ejercicio

Pag. 46

Project

Realice la asignacin de los recursos para cada una de las tareas del proyecto.

Asignacin y administracin de costos

El costo o presupuesto es uno de los elementos fundamentales del proyecto. Todos los proyectos poseen algn aspecto financiero. En muchos proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los costos. Para aprovechar las caractersticas de gestin de costos de Microsoft Project, el administrador deber conocer los costos asociados a cada uno de los recursos tanto material como de trabajo. El propsito de la asignacin de una cuota estndar para un recurso material es calcular el costo aproximado de los materiales para el plan del proyecto. Para el recurso material denominado Papel bond introduciremos una unidad de medida expresada en hojas en el campo Etiqueta de material; a continuacin, asignaremos un costo de 2 centavos por hoja de papel. Conforme vayamos consumiendo el papel durante el transcurso del proyecto, Microsoft Project calcular el costo acumulado de hojas que ha sido consumido. A continuacin ingresaremos la informacin del costo de cada recurso para ello utilizaremos la vista Hoja de Recursos (Resource Sheet). 1. Haga clic en el campo Tasa Standard (Std. Rate) del recurso 1, Mario Barahona en la Hoja de recursos (Resource Sheet). 2. Escriba 800/ms y pulse Intro. Los honorarios mensuales para Mario Barahona aparecen en la columna Tasa Standard (Std. Rate). 3. En el caso de un recurso material Papel, ingresar el valor de 2 en el campo Costo/Uso (Cost/Use) de la Hoja de Recursos (Resource Sheet).

Pag. 47

Project

4. Algunos recursos requieren un pago por trabajo realizado. Ingrese un nuevo recurso de trabajo, Digitador y haga clic en el campo Tasa de Horas extras (Ovt. Rate) en la Hoja de recursos (Resource Sheet). 5. Escriba .30/h y pulse Intro.

Algunos recursos

requieren del pago de un importe cada vez que son

utilizados. Por ejemplo en el caso del alquiler de un computador tiene un costo de $ 40 por su uso y mantenimiento cada vez que lo utilicemos. A continuacin ilustraremos como se realizara ese pago: 1. Desplace la visualizacin de forma que pueda observar los campos situados ms a la derecha en la Hoja de Recursos (Resource Sheet) y haga clic en el campo Costo/Uso (Cost/Use) del recurso Computador. 2. Escriba $40 y pulse Intro.

Pag. 48

Project

No todos los recursos acumulan su costo de la misma manera. Por ejemplo, una parte del equipamiento arrendado (Computador), podra requerir el pago de una tasa de arrendamiento en cuanto es arrendado el equipamiento, el pago a medida que aunque los empleados normalmente acumularn

transcurra el tiempo. En el campo Acumular (Accrue At), especificaremos el modo en que Microsoft Project trata la acumulacin del costo de un recurso. 1. Desplace la visualizacin en forma que pueda observar los campos situados a la derecha de la hoja de recursos y haga clic en el campo Acumular (Accrue At) del recurso 4, Computador. El pago por el alquiler del computador deber ser realizado antes de utilizar el equipo. Para reflejar esto, acumule el importe del recurso tan pronto como la tarea comience. 2. Elija comienzo (Start) en el campo Acumular (Accrue At). La apariencia de la pantalla ser similar a la mostrada a continuacin:

Pag. 49

Project

Ejercicio Ingrese los siguientes importes para cada recurso Nombre del recurso Milton Glvez Jos Lpez Karina Hernndez Marcia Paredes Gasolina 20/h 250/s 760/ms 50/h 40/d Tasa Estndar

Pag. 50

Project

PROGRAMACIN

Mtodos para evaluar y ajustar la programacin

Una vez creada la programacin mediante la introduccin de tareas, costos, estar preparado para evaluarla y ajustarla.

la

asignacin de recursos y la introduccin de la informacin acerca de los

Al evaluar la programacin, probablemente encontrar problemas u omisiones que deban ser ajustados. Lo ms prctico es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del proceso de planificacin y mejor todava antes de poner en marcha el proyecto. Sin embargo, una vez indiciado el proyecto tambin podr comprobar la planificacin y ajustarla, cuando sea necesario, para adecuarla a sus objetivos y necesidades. Los aspectos de la programacin que vayan a evaluarse dependern de la informacin contenida en la programacin y del nivel de detalle en el que se est administrando el proyecto. Por consiguiente, debera considerar la evaluacin de:

La evaluacin de fin de la programacin

La forma en que se han asignado los recursos. El costo de la programacin.

Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duracin de las tareas en la ruta crtica, es decir, la secuencia de base de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta crtica provocar que el proyecto finalice ms tarde de lo planificado. Para ajustar la fecha de fin de la programacin, concntrese en la en la modificacin de las tareas crticas.

Pag. 51

Project

Una vez evaluada la programacin, podr utilizar diversas estrategias para reducir su longitud, buscar y resolver recursos sobre asignados y reducir el costo del proyecto.

La evaluacin de la programacin

Para determinar si la programacin tiene o no reas problemticas que requieran ajustes, en primer lugar deber analizar la programacin y evaluar la utilizacin del tiempo, de los recursos y de los costos. La evaluacin de la programacin de varias maneras le ayudar a identificar: La relacin entre tareas y la ruta crtica. El tiempo de demora en la programacin. Las delimitaciones en las tareas Los recursos sobre asignados. El costo de las tareas.

En una programacin de Microsoft Project las tareas pueden relacionarse entre si de diversas formas. Utilizando de manera eficaz estas relaciones ser posible modificar la ruta crtica y reducir la programacin. Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta crtica de la programacin, ser posible ajustar la relacin entre tareas y las asignaciones de los recursos de las tareas no crticas para utilizar la demora de la programacin. El tiempo de demora es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Si una tarea que tiene demora finaliza ms tarde, no afectar al resto de la programacin. Las delimitaciones en las tareas tambin servirn de ayuda para controlar las fechas de comienzo o de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en las tareas de distintas fases del proyecto, en especial en las tareas crticas, para cerciorarse de que sean absolutamente necesarias ya que las delimitaciones pueden reducir la flexibilidad de la programacin.

Pag. 52

Project

Al evaluar la programacin, asegrese de haber asignado los recursos de forma eficaz. Un recurso puede estar sobre asignado, por lo que se podr reducir el costo de las tareas y recursos individuales para disminuir el costo total del proyecto. Una vez localizados los problemas en las reas mencionadas se podr ajustar la programacin para optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles.

Verificacin de la relacin entre tareas

En la programacin de un proyecto las tareas pueden relacionarse entre si de diversas formas, mencionadas anteriormente. Microsoft Project dispone de cuatro relaciones entre tareas que pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en una programacin. Utilizando de manera eficaz estas relaciones es posible modificar la ruta crtica y reducir la programacin del proyecto.

Identificacin de la ruta crtica

Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programacin en funcin de las duraciones de las tareas en la ruta crtica; la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fina proyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto completo termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta crtica provocar que el proyecto finalice ms tarde de lo planificado. La ruta crtica se identifica por la serie de tareas crticas consecutivas incluidas en la programacin. Para ajustar la fecha de fin de la programacin deber centrarse en modificar las tareas crticas. Para llamar la atencin hacia la ruta crtica es posible modificar una presentacin. Microsoft Project guardar los cambios junto con el archivo de proyecto.

Bsqueda de mrgenes de demora en la programacin

Pag. 53

Project

Al analizar las tareas en la programacin es posible buscar demoras permisibles, es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar a ninguna otra. Tambin es posible ver la cantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto, llamado margen de demora total. Es importante distinguir los mrgenes de demora dentro de la programacin, ya que esto permitir ajustar las fechas de comienzo y de fin de las tareas cuando determinadas fases de la programacin no tienen margen de demora y otras exceden en cantidad. La mayora de las programaciones tiene algunas tareas crticas con margen de demora. Esto permite que estas tareas comiencen en una fecha posterior sin afectar a la programacin, lo que compensara las tareas que han tardado ms tiempo que lo planificado.

Revisin de las delimitaciones de las tareas

Mediante el uso de las delimitaciones, Project le asignar automticamente

es posible controlar las fechas de

comienzo o de fin de tareas importantes. Al ingresar una tarea, Microsoft la delimitacin <<lo antes posible>>. Solo cuando sea necesario, debern definirse otras delimitaciones, como en el caso en que un cliente o un contrato requieran que determinada tarea comience finalice en una fecha especfica. Las delimitaciones de las tareas son tiles para crear una programacin ms precisa empleando informacin detallada. Sin embargo, las delimitaciones tambin pueden restringir la flexibilidad de la programacin. Si se produce un conflicto de programacin entre una delimitacin y una relacin entre tareas, Microsoft Project programar la tarea de acuerdo con la delimitacin. En diversas fases del proyecto ser til verificar las delimitaciones en las tareas de la programacin, en especial las tareas en la ruta crtica, para cerciorarse de que efectivamente son necesarias. Toda delimitacin que requiere del ingreso de una fecha debe utilizarse con mucho cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las fechas de

Pag. 54

Project

comienzo y de fin en caso de cambiar la programacin y adems restringen la posibilidad de distribuir los recursos reasignados.

Bsqueda de los recursos sobre asignados y las asignaciones de tareas

Al evaluar la programacin deber verificarse de haber asignado los recursos de una manera eficaz. A cada tarea se le debe asignar un nmero de recursos adecuados, en ele momento justo de realizar el trabajo. A cada recurso se le debe asignar el trabajo suficiente, de tal forma que pueda elaborarse una programacin completa con la menor cantidad posible de casos de sobre asignacin y de infla asignacin. Antes de dedicarse a resolver problemas de sobre asignacin de recursos debe determinarse cules son los recursos sobre asignados, en que momentos estn sobre asignados y que tareas tienen asignadas en dichos momentos.

Bsqueda del costo de una tarea

Una vez evaluada la programacin, es necesario evaluar el costo total de la misma, para asegurarse de que se mantiene dentro de los lmites del presupuesto. Si el costo total es superior al presupuesto, observe el costo de las tareas individuales y las tasas de los recursos para ver si es posible reducir los costos. El costo total de una tarea es la suma de las tasas del recurso y todos los costos fijos atribuidos a la tarea. Un costo fijo es una cantidad especfica definida por el usuario que es independiente del tiempo o el trabajo que apoyen que sirve para completar una tarea. Para visualizar el costo total de la programacin en sus diversas fases: 1. Seleccione Informacin del Proyecto en el men Proyecto. 2. Elija el botn Estadsticas

Pag. 55

Project

3. Observe en la columna Costo, las cantidades totales de los costos actuales, previstos, reales y distantes. La apariencia de la pantalla ser similar a la mostrada a continuacin:

Pag. 56

Project

Ejercicio Compare esta pantalla con los datos de recursos, duracin y costos ingresados en su totalidad en los ejercicios de los temas anteriores.

Reduccin de la programacin

La mejor manera para reducir la duracin de la programacin consiste en reducir la ruta crtica mediante la eliminacin o combinacin o combinacin de tareas. Este mtodo puede ser tambin el ms difcil ya que es necesario identificar las tareas que no sean absolutamente necesarias para completar el

Pag. 57

Project

proyecto. Si no es posible eliminar o combinar las tareas se puede considerar la posibilidad de cambiar algunas tareas para eliminarlas de la ruta crtica. Observe cada tarea en la ruta crtica para ver si existe la posibilidad de dividir en subtareas. Para que el proyecto avance quiz puede ser necesario que algunas de las subtareas se completen de manera secuencial por lo que podr reducir la ruta crtica convirtiendo algunas de las subtareas en subcrticas. Otro mtodo para reducir la ruta crtica de la programacin consiste en analizar todas las tareas con relaciones de fin a comienzo para ver la posibilidad de superponerlas, de manera que las tareas puedan llevarse a cabo simultneamente. Microsoft Project utiliza el tiempo de adelanto para hacer que una tarea comience antes del fin de comienzo antes del fin de su predecesora. Asimismo, puede utilizarse el tiempo de posposicin para retrasar el comienzo de una tarea sucesora. Para visualizar la ruta crtica del proyecto prueba 1. 1. Haga clic en Ms vistas (More Views) en el men Ver (View) 2. Haga clic en Gantt detallado (Leveling Gantt).

Pag. 58

Project

3. Elija Aplicar (Apply). Mostrar la pantalla siguiente:

Pag. 59

Project

Una vez analizada la programacin y despus de determinar lo que se debe reducir, se podr disminuir la duracin de algunas tareas para reducir la programacin. Microsoft Project est predeterminado para calcular la duracin de las tareas basndose en la cantidad de trabajo necesario para completarla, en el nmero de unidades de recurso que se le han asignado, en los horarios y el trabajo asignados estos recursos. Esto se denomina programacin en funcin de los recursos. Es posible disminuir la duracin de una tarea disminuyendo la cantidad de trabajo que se haya asignado a los recursos esenciales. La disminucin del trabajo necesario para las tareas en la ruta crtica posibilitar el adelanto del fin de la programacin. Tambin es importante, si es posible asignar ms recursos a una tarea, por lo que quiz ser conveniente ajustar los calendarios laborales de los recursos esenciales asignados a las tareas de manera que trabajen mayor cantidad de horas.

Sobre asignaciones

Se dice que un recurso est sobre asignado cuando se le ha asignado ms trabajo del que puede realizar en las horas programadas. Se dice que un recurso est sobre asignado cuando no est plenamente asignado.

Pag. 60

Project

Para resolver la sobre asignacin de recursos deber asignarlos de manera diferente o bien ser necesario volver asignarlos para el momento en que el recurso est disponible.

Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso sobre asignado

El mtodo ms directo para resolver el problema de la sobre asignacin de recursos consiste en cambiar las asignaciones de tarea del recurso sobre asignado. Esto se efecta quitando un recurso de una tarea que tenga lugar en un momento de la sobre asignacin. Otra manera es reprogramar la tarea para que tenga lugar cuando el recurso est disponible.

Reasignacin del recurso

Si un recurso est sobre asignado y no se desea reprogramar ninguna de las tareas a las que ha sido asignado el recurso ni quitar el recurso de ninguna de las tareas asignadas, existe otra opcin. Se puede asignar el recurso para que trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que se efecten durante el perodo de sobre asignacin.

Disminucin de la cantidad de trabajo asignada a un recurso

Se puede disminuir la duracin de la tarea a la cual se ha designado el recurso sobre asignado durante el perodo de sobra asignacin y reducir la cantidad de tiempo requerido al recurso sobre asignado. Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las tareas a las que estn asignados. Este mtodo disminuye la duracin de la tarea en el caso de que el recurso al que se desea disminuir la cantidad de trabajo sea el nico recurso esencial.

Pag. 61

Project

Cambio de la programacin laboral

Cada recurso puede tener su propio calendario de recursos, en los cuales es posible introducir la informacin individual de la programacin, por ejemplo vacaciones o mantenimiento de equipos. En el caso que en determinados puntos de la programacin un recurso est sobre asignado, una solucin podra ser cambiar el calendario de recursos. Por ejemplo, si la programacin incluye una semana laboral de 5 das y un recurso a tiempo parcial trabaja solo 3 das, la extensin del calendario de recursos a una semana laboral de 4 o 5 das podra aliviar en parte las sobre asignaciones del recurso.

Resolucin automtica y manual de las sobre asignaciones

Microsoft Project pude resolver automticamente las sobre asignaciones de recursos, mediante la redistribucin. La redistribucin retrasa determinadas tareas de la programacin hasta que los recursos asignados a ellas dejen de estar sobre asignados. Cuando se redistribuye la programacin, se verifica las relaciones entre predecesoras, el tiempo de margen de demora, las prioridades y las delimitaciones de las tareas para determinar que tareas retrasar. Es posible dar prioridad a las tareas para especificar cules debe retrasarse en primer lugar o cules no deben retrasarse de ninguna manera. Tambin se puede decidir si de proyecto. Otra forma de redistribuir la programacin consiste en resolver en forma manual las sobre asignaciones de los recursos. Esto puede ser til cuando la redistribucin automtica no produzca el ajuste de la programacin deseada. Microsoft Project dispone de una presentacin en la que puede visualizarse los recursos sobre asignados y sus tareas asignadas. Se puede dirigir a cada sobre asignacin y resolver el conflicto de la manera ms adecuada. se redistribuirn todos los recursos o solamente algunos seleccionados. Adems se puede redistribuir con o sin retrasar la fecha de fina

Pag. 62

Project

Retraso de una tarea por un recurso sobre asignado

La forma ms sencilla de resolver un problema de sobre asignacin de recursos consiste en retrasar la tarea asignada al recurso hasta que este disponga de tiempo para trabajar en ella. Es posible agregar retraso a una tarea, verificar el efecto de la asignacin del recurso y a continuacin ajustar an ms el retraso, si ello fuese necesario. El retraso de una tarea retrasar asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras y puede afectar a la fecha de fin de la programacin. Pare evitarlo, retrase primero las tareas con margen de demora permisible y agregue un retraso solo de una duracin equivalente al margen de demora de la tarea. Tambin resulta de utilidad retrasar las tareas no crticas antes que las tareas en la ruta crtica. Puede agregar retrasos a diferentes tareas para ver los efectos sobre la programacin.

Reduccin de costos

Existe la posibilidad de reducir costos mediante el reemplazo de recursos por otros menos costosos. Sin embargo, antes de realizar este cambio ser necesario tomas en consideracin el hecho de que un recurso menos preparado le llevar ms tiempo cumplir una tarea que un trabajador mejor preparado y ms costoso.

Reduccin de los costos por uso

Algunos de los recursos pueden cobrar una tasa o tarifa por cada vez que se los utiliza, adems de su tasa por hora. Es posible reducir costos mediante la consolidacin de tareas que tengan tarifas por uso. Por ejemplo, si varias tareas programadas para diferentes horarios incluyen tarifas o tasas por uso; en el caso de un recurso que trabaja en dos tareas, es posible eliminar una tarifa por uso disponiendo que el recurso trabaje simultneamente en las tareas. Tambin se puede dividir la tarifa entre las dos tareas.

Pag. 63

Project

Reduccin de costos eliminando tareas

Otra estrategia para reducir costos es reducir la extensin del proyecto. En otras palabras, sera posible reducir el costo de un proyecto eliminando tareas de baja prioridad y que la pueda realizar otro recurso sin sobre asignacin. Tambin se puede reducir la extensin del proyecto mediante la reduccin de trabajo en tareas individuales.

Administracin de los flujos de caja

Microsoft Project puede administrar los flujos de caja del proyecto mediante el prorrateo del costo de una tarea basndose en su porcentaje de conclusin y de los recursos asignados a la misma. Otra opcin consiste en acumular los costos cuando la tarea comienza o es concluida. Por ejemplo: se desea negociar con un proveedor la retencin de un pago hasta que el trabajo haya sido terminado. Este cambio puede reflejarse en la programacin mediante la acumulacin del costo de esta tarea en el momento en que haya quedado concluida. Es posible prorratear el costo por trabajo estndar y de horas extras del recurso, asimismo el costo por cada uso de un recurso solo puede prorratearse al comienzo o al final de la tarea y los costos fijos siempre se acumulan al final.

INFORMACIN DEL PROYECTO

Tablas y filtros

Microsoft Project incluye caractersticas de gran potencia que permiten organizar y analizar los datos.

Pag. 64

Project

Tablas

Una forma es por medio de tablas, una tabla es una presentacin similar a la de una hoja de clculo de los datos de un proyecto, organizados en columnas verticales y en filas horizontales. Cada una representa uno de los muchos campos de Microsoft Project y cada fila representa una nica tarea o recurso. La interseccin de una columna y una fila se le denomina campo (en trminos de base de datos) o celda (en trminos de una hoja de clculo). Microsoft incluye 15 formatos de tablas predefinidas de tarea y 10tablas de recurso que pueden ser mostradas en las diferentes vistas. Hasta ahora hemos utilizado la Tabla Entrada y la tabla de resumen. En la mayora de los casos estas tablas contendrn los campos que usted desea, pero, puede modificar cualquier tabla predefinida o crear su propia tabla donde incluya solamente los datos que requiere. A continuacin, crearemos una tabla para visualizar la informacin sobre un calendario prueba1, un formato comn para la presentacin de la informacin de la programacin del proyecto musical 1. 1. Seleccione Ms vistas (More Views) en el men Ver (View). Aparece el cuadro de dilogo ms vistas (More Views). 2. Elija Hoja de tareas (Task Sheet) y despus pulse el botn Aplicar (Apply).

Pag. 65

Project

Esta vista no incluye la parte grfica de la vista Diagrama de Gantt, de modo que resultar ms fcil la visualizacin de ms columnas de la tabla activa. La apariencia de la pantalla ser similar a la mostrada a continuacin:

Pag. 66

Project

3. Seleccione Tabla: Entrada (Table:Entry) en el men Ver (View) y despus elija ms tablas (More Tables). 4. Asegrese de haber seleccionado la opcin Tarea (Task) y que la tabla seleccionada es Entrada (Entry) y despus pulse el botn Copiar (Copy). 5. Escriba Tabla Calendario Prueba 1 en el cuadro Nombre (Name).

Pag. 67

Project

6. Seleccione cada uno de los siguientes nombres de campo en la columna Nombre de campo (Field Name) y despus de cada seleccin pulse el botn Eliminar fila: Indicadores (Indicators), Duracin (Duration), fin (Finsh), Predecesoras (Predecessors), Nombre de los recursos (Resource Names). 7. Una vez eliminados los campos, la apariencia de la pantalla debe ser igual a la que se muestra a continuacin:

Pag. 68

Project

8. Podemos aadir campos a esta tabla, para ello, pulse el botn de flecha junto a la celda o campo vaco debajo de Comienzo en la columna Nombre de campo (Field Name) o pulse el botn Insertar Fila (Insert Row) y despus seleccione Texto9 en la lista desplegable.

Pag. 69

Project

9. Seleccione izquierda en la columna Alinear datos (Align Data) de la misma fila. Automticamente se pondrn las entradas de fila para el campo seleccionado aadiendo datos en la columna ancho.

Pag. 70

Project

10. Escriba o seleccione 20 en la columna ancho (Width).

Pag. 71

Project

11. Pulse el botn de flecha situado a la siguiente celda vaca debajo de Texto9 en la columna nombre de campo y despus seleccione Duracin (Duration) en la lista desplegable.

Pag. 72

Project

12. Seleccione Izquierda en Alinear datos (Align Data).

Pag. 73

Project

13. Seleccione comienzo (Start) en la columna Nombre de campo (Field Name) y despus pulse el botn Cortar fila (Cut Row).

Pag. 74

Project

14. Seleccione Nombre (Name) en la columna Nombre de campo (Field Name) y despus pulse el botn Pegar fila (Paste Row).

Pag. 75

Project

15. Esto coincidir con el orden en el que est listada la informacin en un calendario. 16. Seleccione 31/1/00 12:33 en Formato de Fecha (Date Format).

Pag. 76

Project

17. Pulse el botn Aceptar (Ok) parar cerrar el cuadro de dilogo. La nueva tabla aparecer en el cuadro de dilogo Ms tablas (More Tables)

Pag. 77

Project

18. Pulse el botn aplicar (Apply). Microsoft mostrar la nueva tabla en la vista Hoja de tareas (Task Sheet). La apariencia de la pantalla ser similar a la siguiente:

Pag. 78

Project

Ejercicio Cree la tabla Calendario de inventario con los datos del proyecto ingresados anteriormente.

Filtros

Otra caracterstica para cambiar la visualizacin de la informacin de tareas y recursos en Microsoft Project son los filtros. Un filtro oculta los datos de las tareas o recursos que no cumplen un criterio especificado, visualizando solamente aquellos datos en los que se est interesado. El filtrado no cambiar los datos del archivo grabado en Microsoft Project, solo el modo en que son visualizados. Existen dos formas de utilizar los filtros: aplicando filtros predefinidos a una vista o aplicando un auto filtro a una vista.

Pag. 79

Project

A continuacin realizaremos filtros de la informacin que se desea visualizar con mayor detalle en forma automtica (autofiltros). 1. Haga clic en Diagrama de Gantt (Gant Chart) en la barra de Vistas. Aparecer el diagrama de Gantt, antes de crear el auto filtro.

Pag. 80

Project

2. Pulse el botn Autofiltro (Autofilter) en la barra de Herramientas de formato. Microsoft Project mostrar flechas a la derecha del encabezado de cada columna.

3. Pulse la flecha abajo del encabezado de columna Nombre de tarea (Task name) y seleccione Personalizado (Custom).

Pag. 81

Project

4. Asegrese de que aparece Contiene (Contains) en el primer cuadro de lista del apartado Nombre (Name).

Pag. 82

Project

5. Escriba rodaje en el cuadro situado a su derecha.

Pag. 83

Project

6. Pulse el botn aceptar (Ok) para cerrar el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado (Custom Autofilter). Microsoft Project mostrar la lista de tareas que contengan la palabra rodaje.

A continuacin desactivaremos el Autofiltro (Autofilter) y crearemos un filtro personalizado. Pulse el botn Autofiltro (Autofilter) en la barra de herramientas de Formato. Seleccionado Filtro para: Todas las tareas (Filtered for: All task) en el men Proyecto (Project) y despus elija Ms filtros (More Filtres).

Pag. 84

Project

Pulse el botn Nuevo (New).

Pag. 85

Project

Escriba Rodajes incompletos en el cuadro Nombre (Name)

Pag. 86

Project

Escriba o seleccione Nombre en la primera fila de la columna Nombre de campo (Field Name).

Escriba o seleccione Contiene (Contains) en la primera fila de la columna Criterio (Test).

Pag. 87

Project

Escriba rodaje en la primera fila de la columna Valores (Values).

Pag. 88

Project

Aada un segundo criterio, escribiendo o seleccionando Y (And) en la segunda fila de la columna Y/O (And/Or).

Pag. 89

Project

Escriba o seleccione Fin real (Finsh Slack) en la segunda fila de la columna Nombre de campo (Field Name).

Escriba o seleccione Igual (Equals) en la segunda fila de la columna Criterios (Test).

Pag. 90

Project

Escriba 1 en la segunda fila de la columna Valores (Values).

Pag. 91

Project

Pulse el botn Aceptar (Ok) para cerrar el cuadro dilogo Definicin de filtro (Filter Definition). El nuevo filtro aparecer en el cuadro de dilogo Ms filtros (More Filters).

Pag. 92

Project

Pulse el botn aplicar (Apply). El nuevo filtro se aplicar a la vista de Diagrama de Gantt (Gantt Chart).

Ejercicio Realice un autofiltro y cree un filtro personalizado tomando en cuenta los datos del proyecto Prueba 1

Pag. 93

Project

CONTROL DEL PROYECTO

Establecimiento de una lnea base

Una de las actividades muy importantes de un administrador de proyecto despus de desarrollar un plan de proyecto es registrar los datos actuales y evaluar el funcionamiento del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo con su plan original. Este plan original es lo que se denomina lnea de base del plan, o simplemente lnea de base. Una lnea de base es un conjunto de los valores importantes de un plan de proyecto, como son las fechas de comienzo y finalizacin estimadas de las diversas tareas y asignaciones con sus costos presupuestados. Cuando usted almacena una lnea de base, Microsoft Project toma una imagen esttica de los valores existentes y la almacena en el archivo de Microsoft Project para futuras comparaciones. Los valores especficos almacenados en una lnea de base incluyen los campos de tarea, recursos y asignaciones y los campos por fase temporal listados a continuacin:
Tarea Campo comienzo del Campo fin Campo duracin Recursos Los campos de trabajo y trabajo por fase Campo fin Los campos de trabajo y del Los campos de trabajo y de trabajo por fase temporal Los campos de costo y de costo por fase temporal trabajo por fase temporal Los campos de costo y de costo por fase temporal temporal Los campos de costo y de costo por fase temporal Asignacin Campo comienzo

Pag. 94

Project

Usted debera almacenar una lnea de base en las siguientes situaciones: Cuando haya desarrollado un plan de proyecto lo ms completo posible. Cuando no haya comenzado el ingreso de los valores reales, por ejemplo el porcentaje del trabajo realizado. El plan del proyecto musical 1 est totalmente desarrollado y el trabajo real comenzar en breve. A continuacin, almacenaremos la lnea de base para el proyecto musical1 y despus visualizaremos los valores de la lnea de base de las tareas, recursos y asignaciones. 1. Seleccione Seguimiento (Tracking) en el men Herramientas (Tools) y elija Establecer lnea de base (Set Baseline).

Pag. 95

Project

Aparecer el cuadro de dilogo Guardar lnea de base (Save Baseline), pulse el botn Aceptar (Ok).

Pag. 96

Project

2. Elija Ms vistas (More View) en el men Ver (View). El cuadro de dilogo Ms vistas (More Views) ser visualizado.

Pag. 97

Project

3. Seleccione la Hoja de tareas (Task Sheet) en el cuadro Vistas (Views) y pulse el botn Aplicar (Apply).

Pag. 98

Project

La vista Hoja de tareas (Task Sheet) ofrece un mayor espacio para la visualizacin de los campos de la tabla, ya que no incluye el diagrama de Gantt. A continuacin activaremos la visualizacin de una tabla diferente en la vista Hoja de tareas.

4. Seleccione tabla: Entrada (Table: Entry) en el men Ver (View) y elija Trabajo (Work). La apariencia de su pantalla ser similar a la mostrada a continuacin:

Pag. 99

Project

Ejercicio Guarde el proyecto Prueba 1 con lnea de base y evalu el desarrollo del mismo.

Actualizacin del proyecto

Despus de crear una programacin y establecer un plan previsto (Plan de lnea de base), podr actualizar la programacin tan frecuentemente como lo desee para seguir el proceso. Para actualizar la programacin, evale el estado de cada tarea y actualice la informacin pertinente de la programacin. Puede seguir toda la informacin incluida en el plan previsto en detalle. Mediante la comparacin de la informacin del plan previsto con la programacin hasta la fecha del proyecto, puede identificar y resolver problemas y planificar de forma ms precisa proyectos futuros. Ejercicio Despus de evaluar su programacin con el plan previsto realice los ajustes necesarios a su proyecto Prueba 1

Pag. 100

Project

INTERCAMBIO DE INFORMACIN

Compartir informacin

Muchos administradores de proyectos deben encargarse de varios proyectos a la vez. Estos proyectos a menudo comparten recursos e incluso trabajan de manera simultnea. Adems, es posible que existan relaciones de dependencia entre ellos o con otros proyectos para los que no sea el administrador. Microsoft Project dispone de varias caractersticas para facilitar el trabajo con varios archivos de proyecto.

Fondo de Recursos

Cuando se administran varios proyectos, los recursos de trabajo (personas y equipamiento) suelen estar asignados a ms de un proyecto. Podra resultar muy difcil la coordinacin del tiempo de los recursos entre diversos proyectos, especialmente si los proyectos son administrados por diferentes personas. Por ejemplo un contador podra tener asignaciones de tarea para el desarrollo del rol de pagos, compra de equipos computacionales, contratacin de seguros de vida para el personal (tres proyectos que se realizan de manera simultnea). En cada proyecto, el contador podra estar totalmente asignado o incluso sobre asignado. Sin embargo, si rene todas las tareas que le han sido asignadas en cada proyecto, podra descubrir que est sobre asignado, es de ir que ha sido asignado a ms tareas de las que puede llegar a cumplir en un determinado momento. Un fondo de recursos le ayudar a observar el modo en que estn siendo utilizados los recursos en los diversos proyectos. El fondo de recursos es un archivo de Microsoft Project que rene la informacin de recursos de varios archivos de proyecto. Este archivo contiene informacin sobre todas las asignaciones de tarea de los recursos de todos los archivos de proyecto vinculados al fondo de recursos. Cuando usted cambie informacin de algn

Pag. 101

Project

recurso en el fondo de recursos, automticamente todos los archivos de proyectos vinculados utilizarn informacin actualizada. A los archivos que estn vinculados con el fondo de recursos se denominan archivos compartidos. Microsoft Project puede disponer de has 999 archivos compartidos vinculados a un nico fondo de recursos. A continuacin crearemos un fondo de recursos para dos archivos de proyecto: 1. Abra los archivos de proyecto Prueba 1 y video musical 1. 2. Pulse el botn Nuevo (New) en la barra de herramientas Standard. 3. Pulse el botn Aceptar (Ok) en el cuadro de dilogo Informacin del Proyecto (Project Information). 4. Elija Guardar como (Save As) en el men Archivo (File). 5. Almacene el archivo como Fondo de recursos 1

Pag. 102

Project

5. Seleccione Organizar todo (Arrange All) en el men Ventana (Window)

Pag. 103

Project

Microsoft Project organiza las tres ventanas de archivo de proyecto presentando los tres proyectos lo que servir de ayuda para observar los resultados obtenidos. 6. Haga clic en Hoja de recursos (Resource Sheet) en la Barra de vistas.

Pag. 104

Project

7. Haga clic en la barra de titulo de la ventana Prueba1. 8. Seleccione Recursos (Resources Sharing) en el men Herramientas (Tools) y elija Compartir recursos (Share Resources)

Pag. 105

Project

9. Seleccione Utilizar recursos (Use Resource) en el apartado Recursos de Prueba1 10. Seleccione Fondo recursos 1.

Pag. 106

Project

11. Pulse el botn aceptar (Ok). Podr ver los recursos del archivo Prueba 1 en el archivo Fondo recursos 1.

Pag. 107

Project

12. Haga clic en la barra de ttulo proyecto musical 13. Seleccione Recursos (Resources Sharing) en el men Herramientas (Tools) y despus elija Compartir recursos (Share Resources). 14. Seleccione Utilizar recursos (Use Resources) en el apartado Recursos de proyecto musical. 15. Seleccione Fondo recursos 1 16. Pulse el botn aceptar (Ok) para cerrar el cuadro de dilogo Compartir recursos (Share Resources). La apariencia de la pantalla ser similar a la mostrada a continuacin:

Pag. 108

Project

El fondo de recursos contiene la informacin de recursos de dos archivos compartidos (Prueba 1 y proyecto musical). Microsoft Project consolidar la informacin de los archivos basndose en el nombre del recurso, por ejemplo Mario Barahona.

Pag. 109

Project

Una de las ventajas importantes del uso de un fondo de recursos es que me permite visualizar el modo en que se encuentran asignados los recursos en los proyectos. A continuacin visualizaremos la informacin del fondo de recursos. 1. Haga clic en la barra de titulo de la ventana Fondo recursos 1.

2. Haga clic en Uso de recursos (Resources Usage) en la Barra de vistas.

Pag. 110

Project

4. Seleccione Mario Barahona en la columna Nombre de recurso (Resource Name) y deslcelo a travs de la vista Uso de recursos hasta

Pag. 111

Project

que sean visualizadas todas las asignaciones de Mario debajo de su nombre. 5. Pulse el botn Ir a la tarea seleccionada (Go To Selected Task) en la barra herramientas Standard Los detalles de la escala temporal de la parte derecha de la ventana, se desplazarn horizontalmente para mostrar las asignaciones de las tareas

6. Elija Dividir la (Split) en men Ventana (Windows)

Pag. 112

Project

Pag. 113

Project

En esta vista combinada podr visualizar todos los recursos en el fondo de recursos y sus asignaciones (en el panel superior), adems, de los detalles adicionales (en el panel inferior) de todos los archivos compartidos Ejercicio 1. Realice un proyecto para un concurso de ofertas par la compra de 10 computadoras para la unidad Informtica, que contenga lo siguiente: Se lo realice en 3 fases. Tareas Hitos Duracin Recursos humanos, equipamiento y material Costos Refinamiento de la asignacin Formas de presentacin Informacin del proyecto

2. Cree su archivo Fondo recurso 2 3. Comparta la informacin con el proyecto Prueba 1 desarrollado en este manual. 4. Realice una comparacin entre el diagrama de Gantt y el diagrama de Pert para su proyecto concurso de ofertas.

Pag. 114