Sistema de inventario permanente.

Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercanca en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario fsico, que los movimientos de compraventa de mercancas se registran directamente en la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa, a precio de costo. La empresa que adopta este sistema, requiere un fichero o auxiliar de mercancas denominado krdex, en el cual se registra cada artculo como subcuenta de la cuenta mercancas. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de mercancas, razn por la cual este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen poca variedad de mercancas. Cuando las empresas tienen en existencia una gran variedad de artculos con distinta referencia, es conveniente llevar un krdex sistematizado para controlar el movimiento de las mercancas. Las empresas obligadas a presentar su declaracin tributaria firmada por revisor fiscal o contador pblico, debern utilizar el sistema de inventario permanente. Compras en el Sistema de inventario permanente. La adquisicin de mercancas se contabiliza con un dbito en la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa y un crdito en bancos o una cuenta de proveedores, segn el caso. Descuentos en ventas en el Sistema de inventario permanente. En este caso, una rebaja no implica entrada de mercancas al almacn; por tanto, se registra en un solo asiento, con dbito a gastos financieros y un crdito a clientes, caja o bancos, segn el caso; y de igual forma como en el sistema de inventario peridico. Devoluciones en compras en el sistema de inventario permanente. En las devoluciones en ventas y en compras no se tiene en cuenta la base para liquidar la retencin en la fuente. Si al comprar o vender se liquida retencin, cuando se devuelve mercanca por cualquier cuanta, tambin se retiene. Al recibir descuento por pronto pago, la cuanta se contabiliza con un crdito en la cuenta ingresos financieros y no se afectan ni el impuesto sobre las ventas por pagar, ni la retencin en la fuente. Devoluciones en ventas en el sistema de inventario permanente. Por este sistema, igual que en las ventas, se requieren dos asientos para registrar las devoluciones, as:

en el primer asiento se registra la devolucin a precio de venta, segn nota a crdito, tomando los datos de la factura de venta.

en el segundo asiento se registra la devolucin a precio de costo con los valores del krdex.

Entradas y salidas en el sistema de inventario permanente. En este sistema se registran al costo, en la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa,

cada operacin de compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y en ventas

Ventas en el sistema de inventario permanente. Para contabilizar la venta de mercancas, en este sistema se requieren dos asientos: En el primero se registra la salida de mercanca al precio de venta, tal como se hace en el inventario peridico, tomando los valores de la factura de venta, En el segundo se registra la venta a precio de costo, debitando la cuenta costo de ventas y acreditando la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa. Los valores se toman de la columna salidas de la tarjeta de krdex.

El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinacin del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo. Valuacin de los inventarios en el sistema permanente. La valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancas, puesto que stas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancas compradas. Para sortear este problema, la valuacin de los inventarios se realiza mediante diferentes mtodos que buscan determinar el costo de la forma ms real, dependiendo del tipo de empresa. Entre los mtodos de valuacin tenemos: Mtodo del promedio ponderado, Mtodo Peps, Mtodo Ueps, Mtodo retail, etc. Contabilizacin de los inventarios en el sistema permanente. En el sistema permanente, las compras de mercancas o Materia prima se contabilizan en un dbito a la cuenta de Inventarios (Activo). En la devolucin de compras de mercancas, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crdito a la respectiva subcuenta de inventarios. Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina tambin su costo.

Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema peridico y Sistema permanente o perpetuo. El sistema de inventarios peridico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo fsico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es el costo de los productos vendidos. La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo. El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdidadel los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes. Contabilizacin en el inventario peridico. En el inventario peridico, las compras de mercanca o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor all acumulado, se realiza el juego de inventarios paradeterminar el costo de venta. Las devoluciones de mercancas compradas se contabilizan tambin en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano). Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolucin en ventas (4175 Puc Colombiano). Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo fsico y se determina el inventario final, ste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios). Aspectos tributarios. El decreto 187 de 1975, en su artculo 27, establece que cuando el costo de venta se determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las mercancas en trnsito, ni las mercancas recibidas en consignacin.

En el caso de las mercancas en trnsito, si se llegare a vender esas mercancas estando en transito, el costo de venta que se considera provisional, se contabilizar como diferido. La utilidad o prdida por esas ventas, se determinar e incluir en la renta del ao en que se liquide definitivamente el respectivo costo. Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario peridico para los contribuyentes que de acuerdo al Estatuto tributario deban presentar la declaracin tributaria firmada por contador pblico. (Vea: Declaraciones tributarias que deben ser firmadas por contador pblico). Fiscalmente se acepta la disminucin del inventario final hasta en un 3%. Esta disminucin bien puede ser por deterioro o por prdida, obsolescencia, etc. Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro, obsolescencia o por cualquier otro motivo que la empresa considere prudente provisionar algn valor, no son aceptadas fiscalmente. La nica disminucin permitida es la del inventario final slo en el 3%.