Proyecto BIOPOLIS 2006-2007

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PLAN DE COMUNICACIN Proyecto Bipolis

Borrador

Proyecto BIOPOLIS 2006-2007

INTRODUCCIN

El Proyecto Biopolis, Construyendo una Bio-regin Europea, est integrado por distintos organismos que le dan un carcter funcional y que se han unido motivados por los mismos objetivos. Estos organismos son: - La Fundacin Canaria de Investigacin y Salud (FUNCIS) - La Fundacin Instituto Canario de Investigacin contra el Cncer (ICIC) - La Universidad de la Laguna (ULL) - La Universidad de Madeira - La Universidad de Azores.

Igualmente cuenta con otros organismos o empresas que actan como asociados. Estos son: - La Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC). Vicerrectorado de Investigacin - Unidad de Investigacin del HUNS de Candelaria (Tenerife) - Instituto Universitario Bioorgnico Antonio Gonzlez (Tenerife) - Instituto Universitario de Enfermedades Tropicales y Salud de Canarias (Tenerife) - Dracena Bioresearch Canarias, S.L. El Proyecto Biopolis est financiado en su totalidad por el Programa Europea Interreg III B (Aores, Madeira, Canarias) y por lo tanto, debemos ajustarnos en la creatividad a las especificaciones establecidas por su propio plan de comunicacin. En anexo 1 establecemos sus restricciones y los usos de su logotipo, adaptaciones etc.

Proyecto BIOPOLIS 2006-2007 Estas directrices deben ser utilizadas de manera estricta ya que un mal uso de la imagen puede causar graves consecuencias en la justificacin del proyecto.

Proyecto BIOPOLIS 2006-2007 OBJETIVOS GENERALES DE COMUNICACIN EXTERNOS E INTERNOS Teniendo en cuenta que debemos hacer un anlisis externo y otro interno de la comunicacin a desarrollar por nuestra Fundacin, diferenciaremos ambos entornos para una mejor comprensin. Objetivos de Comunicacin Externa 1. Generar el conocimiento del pblico objetivo sobre el Proyecto Biopolis: qu es Biopolis, cules son sus objetivos, para qu se cre, por quin est formado, etc. En definitiva, comunicar que existe este proyecto y hacer ver la importancia que tendr al un futuro prximo para la investigacin biomdica y biotecnolgica en el mbito de la Macaronesia. 2. Liderazgo de las entidades participantes en el sector de la biomedicina y la biotecnologa con respecto a otras instituciones, dando a conocer nuestros avances, investigaciones, apoyos y lo que es ms importante, generando una amplia base de datos que ser determinante para futuros estudios, etc. 3. Realizacin de una comunicacin eficaz y transparente, entendible por la sociedad. 4. Obtener el posicionamiento deseado segn los objetivos generales del Proyecto, en base a una imagen corporativa slida. Objetivos de Comunicacin Interna 1. Aplicacin de un sistema profesionalizado de relaciones que permita la asuncin y consecucin de los objetivos generales marcados por los integrantes del Proyecto y la coordinacin en su comunicacin posterior, ya sea interna y/o externa. Se trata de un objetivo nico que bien se podra desglosar en varios independientes pero creo que esta definicin engloba perfectamente lo que supondr la implantacin de un operativo sistema de comunicacin interna.

Proyecto BIOPOLIS 2006-2007 DEFINICIN DE LA POLTICA DE COMUNICACIN

Para llevar a cabo una satisfactoria poltica de comunicacin, debemos elaborar un plan que sea asumido por los integrantes al completo. Las direcciones deben comprometerse a respetarla y respaldarla en todo momento, as como potenciarla entre sus empleados. Para poder vender algo debemos conocer perfectamente el Proyecto. En nuestro caso, todos y cada uno de los que formamos parte de la organizacin debemos tener claros los objetivos que perseguimos, las estrategias establecidas para conseguirlos y evaluar puntualmente los resultados. Todos debemos sentirnos parte de Biopolis. El trabajo de cada uno de nosotros es fundamental para la correcta marcha del mismo. Para conseguir que el departamento de comunicacin pueda proporcionar informacin de lo que acontece en la empresa, tanto al exterior como al interior, debe conocerla, le debe llegar. Para ser suficientemente eficientes, debe existir una comunicacin interdepartamental. La comunicacin debe fluir en todos los sentidos, en la comn manera vertical (gerente-empleados y viceversa), as como en la horizontal, facilitando el intercambio entre los diferentes departamentos, grupos de trabajo y empleados.

Cualquier informacin, por nimia que nos parezca, y bien orientada, puede ser susceptible de convertirse en noticia.

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A travs de una correcta Comunicacin Externa, obtenemos: a)

b)

Posicin de relevancia en nuestro sector Mejorar nuestra imagen corporativa. Una va de control dirigida sobre nuestros intereses en la informacin generada.

c)

d)

Constancia en la informacin. No informar sobre hechos puntuales, sino generar noticias peridicas.

e)

Una manera de convertir nuestras debilidades en fortalezas y las amenazas del entorno en nuestras oportunidades.

Proyecto BIOPOLIS ESTRATEGIAS DEL PLAN DE COMUNICACIN EXTERNA OBJETIVO ESTRATGICO 1 Elaboracin de un identidad corporativa Objetivo operacional Elaboracin de un manual de identidad que permita, tanto de manera interna como externa, hacer un uso homogneo de la imagen corporativa de Biopolis manual de Responsable Joaqun Hernndez Brito Responsable Periodo 2006 Periodo

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Ejecucin Agencia de Publicidad Ejecucin

Departamentos implicados Responsables del proyecto Comunicacin y RRII Departamentos implicados Responsables del proyecto Comunicacin y RRII

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Agencia de publicidad

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Agencia de Publicidad

Resultado final Trabajar con un criterio homogneo en relacin a nuestra imagen y llegar a alcanzar el objetivo de que se identifique, all donde est, nuestra imagen con nuestra empresa.

DISEO BSICO DE IMAGEN: Emblema, logotipo, marca (emblema ms logotipo), colores corporativos y tipografa a utilizar. Establecer las diferentes versiones que se admiten (color, blanco y negro, etc) Ver anexo 1. Importante que est en consonancia. DISEO DE LA PAPELERA: 1 y 2 hoja, sobres en sus diferentes tamaos, tarjetas de visita (si procede), carpetas, subcarpetas, plantilla de fax y de comunicado interno. DISEO DE SOPORTES: Diseo de dpticos, trpticos, carteles, versin web, invitaciones para las jornadas, identificadores de congresistas, carpetas de congreso o jornadas, bloc de folios de carpetas, bolgrafos, pgina web y otros soportes. 7

Proyecto BIOPOLIS OBJETIVOS DEL PROYECTO

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A continuacin y para que se capte la intencin del proyecto, estableceremos los objetivos globales que se ha marcado la organizacin. - Objetivo 1.- Establecer redes especficas de cooperacin Macaronsica en materia de Biotecnologa y Biomedicina - Objetivo 2.- Promocionar el uso del conocimiento en las materias anteriormente mencionadas - Objetivo 3.- Desarrollar la capacidad cientfica y tecnolgica de la Macaronesia en cuanto a investigacin del potencial teraputica de la Biodiversidad. ESTRATEGIAS DEL PROYECTO Para la consecucin de los objetivos anteriormente mencionados, la organizacin ha establecido una serie de estrategias. Definiremos las estrategias en base a los objetivos para que sea ms fcil comprenderlos. - Objetivo 1.- Establecer redes especficas de cooperacin Macaronsica en materia de Biotecnologa y Biomedicina o Definir diferentes grupos de trabajo y constituir un Mapa del Conocimiento o Definir planes estratgicos especficos para el desarrollo de reas cientficas y tecnolgicas. o Definir y crear redes de investigacin o Realizar jornadas de presentacin de los diferentes planes estratgicos y sus posteriores revisiones. - Objetivo 2.- Promocionar el uso del conocimiento en las materias anteriormente mencionadas o Realizar estudios sobre el genotipado de enfermedades propias de la macaronesia y explotacin de metabolitos secundarios especficos. o Realizar una explotacin de las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin aplicadas al aprendizaje y a la innovacin. - Objetivo 3.- Desarrollar la capacidad cientfica y tecnolgica de la Macaronesia en cuanto a investigacin del potencial teraputica de la Biodiversidad.

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o Disear una Organizacin Macaronsica de la Industria Farmacutica. DESTINATARIOS PRINCIPALES El target del proyecto Biopolis es bastante amplio, abarcando los siguientes grupos socioeconmicos: - La Comunidad Cientfica - La Comunidad Universitaria - Los Grupos Empresariales relacionados con los sectores objeto del Proyecto - Las Asociaciones de Usuarios - Las Asociaciones Empresariales - Los Organismos polticos, locales, regionales, nacionales e internacionales - Los prescriptores (publicaciones en revistas, etc.) El mbito del target group condiciona el mensaje que queremos dar y los medios que utilicemos para tal fin. Por ejemplo, quizs, la pgina Web as como el resto de soportes deba estar traducido tanto al ingls (idioma estndar europeo) y al portugus (principal idioma en Aores y Madeira). Esto supone, adems, un mayor coste para la organizacin, que deber tenerlo en cuenta a la hora de distribucin de partidas presupuestarias. Otro aspecto a tener en cuenta es las vas de comunicacin ms efectivas utilizadas en Madeira y Aores, quizs para conseguir una mejor comunicacin y ms efectiva, en vez de utilizar un buzoneo fsico para la promocin de los eventos que surjan del Proyecto, que puede generar problemas de distribucin, es ms rentable hacerlo por va electrnica (si se dispone de la base de datos suficiente o de los intermediarios lo suficientemente comprometidos para que se distribuya correctamente, en tiempo y forma).

Proyecto BIOPOLIS MIX DE COMUNICACIN

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A la hora de elegir nuestro Mix de Comunicacin, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos: - La profesionalidad de nuestro target, lo que implica que nuestra comunicacin debe ser directamente proporcional. - El tipo de mercado al que nos dirigimos, que es muy profesional, por lo que la informacin que surja del Proyecto debe ser igualmente muy profesional. - El ciclo de vida del Proyecto, que tiene fecha de vencimiento en junio de 2007, por lo que la comunicacin se podr alargar ligeramente en el tiempo, con presentacin de resultados, etc., pero sabiendo que tiene fecha de fin establecida. Los medios a los que podemos acudir para promocionar nuestro proyecto, presentar resultados, etc. y sobre los que trabajaremos, en funcin del momento en el que nos encontremos del proyecto, y del contenido de lo que queramos publicar son los siguientes: - Mass Media (promocin directa dirigida a nuestro pblico objetivo): Televisin, Prensa, Radio. En el apartado de prensa, se incluye, lgicamente, la prensa especializada revistas, publicaciones, Webs, etc.) - Below the line (las podemos utilizar para la presentacin de resultados, as como para bsqueda de informacin y dar a conocer nuestro Proyecto): Relaciones Pblicas, Telemarketing, Ferias y Exposiciones.

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Proyecto BIOPOLIS PLAN CREATIVO

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A continuacin, y en base a unos parmetros establecidos, generaremos la informacin necesaria para que la agencia de publicidad pueda crear la campaa publicitaria. - Definicin del pblico objetivo: polticos y profesionales del sector biotecnolgico y biosanitario. - Definicin de los beneficios que obtiene el pblico objetivo con nuestro proyecto: o generar un mapa de conocimiento (evitar diversidad de informacin) o visin de conjunto del sector anteriormente sealado o elaboracin de un plan estratgico comn basado en los intereses del conjunto de los integrantes del proyecto o Trabajos en equipo por medio de Redes de Investigacin entre la Macaronesia. - Justificacin de la promesa (por qu es factible el proyecto y el proyecto creble): En la Macaronesia contamos con los medios humanos y materiales necesarios para poder hacer efectivo este proyecto. Lo nico que persigue este proyecto es unificar criterios y trabajar de manera coordinada y bajo unas mismas directrices consensuadas entre las partes. - Mensaje creativo: o Concepto creativo: Trabajo en Red de investigacin y elaboracin de un mapa de conocimiento que permita trabajar de manera ms eficiente en el futuro prximo. o El tema principal: El trabajo en Red es fundamental para este proyecto, as como generar esa base de datos general de todos los agentes e investigadores de la Macaronesia. Este es el mayor valor aadido del Proyecto. o Enfoque: Debe ser un enfoque profesional y lo suficientemente llamativo e impactante que se venda por s mismo. - Aspecto diferenciador: La imagen del Proyecto debe quedar en la mente de nuestro pblico objetivo e identificarla all en donde se encuentre. El logotipo que se generar como imagen de BIOPOLIS debe ser fcilmente identificable, entendible como grupo de trabajo de la Macaronesia (Madeira, Aores y Canarias) y con un marcado carcter profesional de la investigacin en materia sanitaria y tecnolgica. As 11

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mismo, sus posibles adaptaciones y posteriores incorporaciones segn los diferentes soportes debe estar de acuerdo a la normativa creativa del propio Proyecto Interreg III B. ACCIONES A DESARROLLAR I. Pagina web que deber estar siempre actualizada, en la que los investigadores, agentes y pblico objetivo pueda ver exactamente los avances, las actividades etc. del programa, publicaciones que deriven del trabajo, etc. II. Realizacin de una Rueda de Prensa en la que intervengan todos los agentes que forman parte del Proyecto Biopolis. En esta presentacin se dar cuenta de los objetivos del proyecto, las estrategias para alcanzar los objetivos, el presupuesto, los planes de actuacin, las actividades a desarrollar, etc. Ser el punto de partida operacional del Proyecto. III. En relacin al punto anterior, se podra organizar, con los directores y un reportero de los medios generales y especializados, una comida de trabajo que sirva de presentacin y que obligue a publicar las noticias. Es como un anuncio contratado, pero estrechando lazos con los medios, que nunca est de ms. IV. Ejecucin de las Jornadas propuestas. Con anterioridad a esas jornadas se realizarn ruedas de prensa especficas de las jornadas. Si hubiera dos actos en un corto periodo de tiempo, se podran presentar los dos para no agotar a la prensa. Para el desarrollo de los actos se elaborarn los soportes necesarios en cada ocasin (folletos, carteles, actualizaciones de la web, identificaciones asistentes, certificados de asistencia, etc.). Enviar a la prensa un programa de las jornadas as como invitaciones a la misma. Este mismo mailing debe hacerse con el suficiente tiempo de antelacin a nuestro pblico objetivo. Igualmente, debemos contratar anuncios en prensa con la informacin de las jornadas en la semana previa a su celebracin (7 das antes y los tres ltimos das). V. En aquellas jornadas que sean en Azores o Madeira, se podra estudiar, en funcin del presupuesto, invitar a un reportero de algn medio de comunicacin que nos interese para que cubra las noticias y asegurarnos presencia en los medios. De esta manera, el peridico agradece el gesto, el reportero se siente valorado y nosotros conseguimos nuestro objetivo, que es promocionar el evento. A la hora de justificar subvenciones, la importancia del dossier de prensa es alta. VI. Habr que concertar un programa de entrevistas en medios de comunicacin, dentro de programas relacionados con la medicina o la investigacin, para promocionar el evento. 12

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VII. Tras la celebracin de cualquier evento, la memoria debe ser publicada en la web que se elabore a efecto del Proyecto. Igualmente pienso que para dar mayor cobertura e impacto, y dada la importancia de los miembros participantes de Biopolis, debera haber un link con la pgina principal desde las webs de cada uno. VIII. Para las acciones anteriores, deberamos contar con una base de datos de los Principales medios de comunicacin, generales y especializados, para que el envo sea masivo. IX. En cuanto a los soportes a utilizar, estimo que los ms adecuados son los folletos (dpticos o trpticos) pero que doblados no superen el tamao de sobre americano (abaratar costes de envo), as como las invitaciones. Los logotipos a utilizar, amen de lo establecido en el reglamento (CE) n1159/2000, son los siguientes: Como organizadores - FUNCIS - ICIC - ULL - Universidad de Madeira - Universidad de Azores Como asociados - La Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC). Vicerrectorado de Investigacin - Unidad de Investigacin del HUNS de Candelaria (Tenerife) - Instituto Universitario Bioorgnico Antonio Gonzlez (Tenerife) - Instituto Universitario de Enfermedades Tropicales y Salud de Canarias (Tenerife) - Dracena Bioresearch Canarias, S.L. X. La papelera necesaria para el trabajo diario debe constar de: Primer folio, segundo folio (prescindible, si es necesario abaratar costes), sobres tipo americano y A4 y tarjetas de visita en blanco con la informacin genrica del proyecto (direccin central, email, telfono y fax). XI. Igualmente y con el fin de no generar confusin, debera haber una cartula de fax exclusiva para el Proyecto Bipoplis, ya que se debe de evitar que cada miembro enve

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fax corporativos para hablar de un proyecto especfico que engloba a varias instituciones. Genera confusin y no da imagen de grupo, sino de descoordinacin y falta de cohesin. PUESTA EN ACCIN - Creacin de las piezas base: boceto del logotipo y sus posibles adaptaciones en folletos, web etc. - Realizacin de los originales: en base a lo acordado en el punto anterior, la agencia proceder a realizar los elementos finales. - Negociacin con los medios: Ante la creciente contratacin de publicidad, debemos establecer una planificacin, e ir a los responsables de los medios para que nos oferten precios especiales por paquetes publicitarios. Si vamos directamente, seguramente consigamos mejores precios, ya que evitamos la comisin de gestin. No obstante, hay ocasiones en las que los descuentos de agencia son interesantes, as que debemos hacer un estudio comparativo. - Negociacin con los proveedores: habr gestiones como la imprenta que seguramente lo llevar a cabo la agencia. No obstante, si hubiera que contratar los mailings etc, tendramos que tener previstas varias empresas e igual que con los medios, se debera de negociar un paquete, ya que por volumen de ventas los precios se pueden ver reducidos. - Lanzamiento de la campaa: Una vez que tenemos todo listo y previo al comienzo de los actos se procede al envo de la documentacin, a la contratacin de los medios, a concertar entrevistas etc. - Control de la campaa: peticin de informes a los proveedores sobre el trabajo realizado. Es bueno, en los mailing incluir las direcciones de los miembros de la organizacin, as controlamos que efectivamente se ha realizado bien el trabajo. - Conclusiones: Elaboracin de la memoria de la actividad.

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Proyecto BIOPOLIS COMUNICACIN INTERNA

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- Debe haber un nico interlocutor vlido a efectos de organizacin. Ese interlocutor debe adems conocer las necesidades de la organizacin en cuanto a justificacin de gastos, emisin de facturas y dems tarea administrativa. Debe de existir un documento conocido por todos los miembros y de obligado cumplimiento para evitar errores administrativos que dificulten la justificacin posterior ante Europa. - La informacin lanzada a la opinin pblica debe ser conocida por todos los miembros, pero lanzada a la opinin pblica por ese interlocutor. - Se deben normalizar los documentos de manera que sean homogneos y fcilmente identificables por los receptores (fax, comunicados, etc.) - Debe de haber un Comit organizador en el que se acuerden las actuaciones a seguir por cada miembro y que se controle su cumplimiento. - Deberamos de establecer un plan de comunicacin de las actuaciones que se vayan realizando de manera que todos los miembros de la organizacin conozcan al da qu trabajo se ha hecho, los avances etc. Mayor comunicacin, mejor control de la situacin.

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