Administração Do Tempo

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Administrao do Tempo Por Sandro Neto Ribeiro Renda1 - http://www.renda1.hpg.com.br - Reproduo e Revenda permitida deste que citada a fonte!
Administrao do Tempo
Introduo
A maioria das pessoas reclama da falta de tempo que dispe para suas atividades dirias devido enorme carga de tarefas que tem para executar. O que ocorre que as pessoas quando aprendem em um curso acadmico, ou mesmo ingressam de alguma forma em uma funo, profisso, so sempre instrudas sobre O que fazer sendo ignorado o modo como se fazer o trabalho, principalmente aos detalhes que fazem o diferencial para se obter uma maior eficincia e eficcia. No basta ser especialista no que se faz, que preciso ter noes da melhor maneira de realizar o trabalho.
Como administrar melhor o seu tempo?

Tempo das coiisas maiis iindeffiinveiis e parradoxaiis:: o passado jj se ffoii,, o ffutturro aiinda Tempo das co sas ma s nde n ve s e pa adoxa s o passado se o o u u o a nda no chegou,, e o prresentte se ttorrna o passado,, mesmo enquantto prrocurramos deffiinii--llo,, e como se no chegou e o p esen e se o na o passado mesmo enquan o p ocu amos de n o e como se ffosse um rrellmpago,, num iinsttantte exiistte e se exttiingue.. osse um e mpago num ns an e ex s e e se ex ngue Na maiiorriia dos casos,, a anlliise rrevella que,, com allguns ajjusttes,, o iindiivduo poderr Na ma o a dos casos a an se eve a que com a guns a us es o nd v duo pode prroduziirr muiitto maiis,, com menos diispndiio de esfforros.. Chama--se ttrraballho iinttelliigentte.. p oduz mu o ma s com menos d spnd o de es o os Chama se aba ho n e gen e
ORGANIZE UMA AGENDA DO TEMPO. Para identificar com preciso como voc ocupa o seu tempo, faa uma agenda, dimensione exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de atividade. Pois no podemos controlar nosso tempo se no sabemos exatamente como o estamos utilizando. Geralmente somos levados a achar que sabemos como utilizamos nosso tempo, mas nem sempre isso verdade. O princpio bsico para utilizar bem o tempo priorizar as tarefas realmente importantes e que nos trazem maiores resultados, aquelas que sempre deixamos para executar depois das mais fceis! Avaliar a forma como utilizamos nosso tempo o primeiro passo que devemos dar, e aps isso questionar: Os resultados seriam melhores se eu pasasse o meu tempo trabalhando em outra atividade? Como eu poderia executar as tarefas mais importantes com mais freqncia e eficincia? Um outtrro aviiso iimporrttantte:: Gerrallmentte seus collegas de ttrraballho ttem o costtume de llhe Um ou o av so mpo an e Ge a men e seus co egas de aba ho em o cos ume de he passarr matterriiall,, assunttos e ttarreffas que no diizem rrespeiitto sua attiiviidade prriinciipall((ao seu passa ma e a assun os e a e as que no d zem espe o sua a v dade p nc pa ao seu ffoco)).. Estte ttiipo de matterriiall deve iimediiattamentte serr rrettorrnado pessoa que rreallmentte deve darr oco Es e po de ma e a deve med a amen e se e o nado pessoa que ea men e deve da conttiinuiidade.. Responda na prrprriia corrrrespondnciia e rrettorrne iimediiattamentte.. No deiixe nada con nu dade Responda na p p a co espondnc a e e o ne med a amen e No de xe nada enttullhando sua mesa ou caiixa posttall de e--maiill.. Semprre que possvell eviitte darr rresposttas como:: en u hando sua mesa ou ca xa pos a de e ma Semp e que poss ve ev e da espos as como Vou verr e llhe rrettorrno depoiis!!.. Assiim que ttiiverr um rrettorrno llhe iinfforrmo!!.. D as iinfforrmaes Vou ve e he e o no depo s Ass m que ve um e o no he n o mo D as n o maes necessrriias jj no momentto parra que a pessoa mesmo pesquiise soziinha!!.. No attue como necess as no momen o pa a que a pessoa mesmo pesqu se soz nha No a ue como iintterrmediirriio de nada.. n e med o de nada
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Voc realmente sabe como usar seu tempo?

A prriimeiirra mediida parra mellhorrarr a uttiilliizao do ttempo verriiffiicarr como elle vem sendo A p me a med da pa a me ho a a u zao do empo ve ca como e e vem sendo emprregado.. Muiittas pessoas iimagiinam que sabem como usam seu ttempo,, mas quando elles so emp egado Mu as pessoas mag nam que sabem como usam seu empo mas quando e es so rregiisttrrados,, numa ttabella de ttempo,, o rresullttado surrprreendentte parra esttes iindiivduos.. eg s ados numa abe a de empo o esu ado su p eenden e pa a es es nd v duos Allgumas siittuaes comuns obserrvadas numa ttabella de ttempo:: A gumas s uaes comuns obse vadas numa abe a de empo Deciises sobrre assunttos iimporrttanttes;; Dec ses sob e assun os mpo an es Converrsas ttelleffniicas que se esttendem demasiiadamentte;; Conve sas e e n cas que se es endem demas adamen e Perrodos de iintterrrrupes consttanttes;; Pe odos de n e upes cons an es Concenttrrao em assunttos poucos iimporrttanttes;; Concen ao em assun os poucos mpo an es Perrodos de escrraviido ao papell,, onde se manuseiiam muiittos papiis sem iimporrttnciia;; Pe odos de esc av do ao pape onde se manuse am mu os pap s sem mpo nc a Falltta de ttempo parra pensarr e pllanejjarr,, ffiicando escrravo da rrottiina;; Fa a de empo pa a pensa e p ane a cando esc avo da o na Perrodos de grrandes attiiviidades conserrttando ou rreffazendo attiiviidades antterriiorres.. Pe odos de g andes a v dades conse ando ou e azendo a v dades an e o es
Parra effettiivamentte avalliiarr a uttiilliizao do ttempo,, necessrriio questtiionarr o effettiivo uso Pa a e e vamen e ava a a u zao do empo necess o ques ona o e e vo uso do mesmo.. do mesmo
Quanto tempo utilizar em cada tarefa?

A lleii de Parrkiinson diiz que o ttrraballho ttende a prreencherr ((ou adapttarr--se)) ao ttempo A e de Pa k nson d z que o aba ho ende a p eenche ou adap a se ao empo diisponvell ou allocado parra elle.. Se voc allocarr uma horra parra uma detterrmiinada ttarreffa,, tterr d spon ve ou a ocado pa a e e Se voc a oca uma ho a pa a uma de e m nada a e a e maiis chances de tterrmiinarr o ttrraballho denttrro desse prrazo,, caso esttabellea duas horras parra o ma s chances de e m na o aba ho den o desse p azo caso es abe ea duas ho as pa a o mesmo ttrraballho prrovavellmentte uttiilliizarr as duas horras parra o ttrraballho.. aba ho p ovave men e u za as duas ho as pa a o aba ho mesmo Esttabellea semprre a quanttiidade de horras e dattas parra conclluso de prrojjettos,, prrovallvellmentte Es abe ea semp e a quan dade de ho as e da as pa a conc uso de p o e os p ova ve men e descobrriirr um meiio de ffaz--llo denttrro do prrazo esttabelleciido porr voc,, e sua prroduttiiviidade descob um me o de az o den o do p azo es abe ec do po voc e sua p odu v dade aumenttarr basttantte.. aumen a bas an e
Dividindo seu trabalho de rotina em lotes.

A diiviiso em cattegorriias e o agrrupamentto de seu ttrraballho podem serr chamados de A d v so em ca ego as e o ag upamen o de seu aba ho podem se chamados de "agrrupamentto".. Prrocesse as iinfforrmaes e as ttarreffas semellhanttes em llottes,, rreduziindo dessa "ag upamen o" P ocesse as n o maes e as a e as seme han es em o es eduz ndo dessa fforrma,, o desperrdciio e o desllocamentto.. Voc executtarr cada ttarreffa de fforrma maiis effiiciientte.. o ma o despe d c o e o des ocamen o Voc execu a cada a e a de o ma ma s e c en e Muiittos ellementtos de seu ttrraballho podem serr rreduziidos a siimplles rrottiinas que llhe perrmiittiirro Mu os e emen os de seu aba ho podem se eduz dos a s mp es o nas que he pe m o conclluiirr ttarreffas semellhanttes no mniimo ttempo possvell.. Esses ttiipos de ttarreffas rreallmentte se conc u a e as seme han es no m n mo empo poss ve Esses pos de a e as ea men e se prresttam ao agrrupamentto.. As vanttagens de aborrdarr o seu ttrraballho dessa maneiirra so vrriias.. p es am ao ag upamen o As van agens de abo da o seu aba ho dessa mane a so v as Voc verr que o ttrraballho em llottes perrmiitte que voc se prreparre e se orrganiize parra elle de uma Voc ve que o aba ho em o es pe m e que voc se p epa e e se o gan ze pa a e e de uma s vez,, ao iinvs de tterr de ffaz--llo vrriias vezes se o ttrraballho fforr ffeiitto alleattorriiamentte.. s vez ao nvs de e de az o v as vezes se o aba ho o e o a ea o amen e
Superando o adiamento
O adiamento provavelmente consumir mais tempo no seu local de trabalho do que em qualquer outro lugar. Se voc for uma pessoa que costuma adiar, a mudana de atitude para o Faa Agora ser um elemento chave para ajud-lo a identificar onde existe adiamento nos seus hbitos profissionais e a super-lo. 3 3
A maioria das pessoas muito inteligente, at mesmo engenhosa, no que diz respeito a adiar as coisas. "Eu no tenho muito tempo" uma desculpa comum. "Eu acho que eles disseram que no estariam aqui hoje, ento eu no liguei." "No to importante." A lista e motivos pelos quais uma tarefa no pode ser concluda interminvel. Seja to esperto para concluir as coisas quanto o para adi-las. Insista at encontrar a soluo para cada problema sem adi-lo. a que voc deve concentrar o poder de sua mente, e no em desculpas inteligentes. As oito maneiras de superar o adiamento: 1) Faa agora e far uma vez somente: No fique lendo e relendo para fazer uma ao. Leia e aja. 2) Clareie a sua mente: No postergue nada. Programe o que voc vai fazer e realmente faa ou esquea o que voc no vai fazer. 3) Resolva os problemas enquanto eles so pequenos: Caso contrrio seus problemas crescero e consumiro mais tempo. 4) Diminua as interrupes desnecessrias: Isso o ajudar a ser mais produtivo. 5) Coloque os atrasos em dia: Os trabalhos atrasados criam o seu prprio trabalho extra. 6) Comece a operar visando o futuro e no o passado: Trabalhe sempre de forma preventiva, antecipando-se. 7) Pare de se preocupar: O grande dano do adiamento o cansao mental e psquico que isso causa. 8) Agora sinta-se melhor em relao a si mesmo: A concluso de tarefas evita o estresse e a ansiedade e traz mais autoconfiana e auto-respeito.
Esquea lembrando
A maioria das pessoas tem certo orgulho da sua capacidade de se lembrar de "tudo" o que deve ser feito. um jogo mental que fazem. Embora possam ter sido bem-sucedidas em uma certa poca, o ritmo atual do trabalho e da vida particular e o volume de atividades com as quais devemos estar em dia aumentaram tanto que impraticvel estar por dentro de mil coisas a fazer. Essa preocupao constante de tudo o que precisa fazer, lembrar-se de tudo, simplesmente lhe sobrecarregam, principalmente porque acaba se lembrando de "tudo" nos momentos menos interessantes. Os executtiivos e gerenttes deveriiam se iintteressar maiis em esquecer ttodas as coiisas Os execu vos e geren es dever am se n eressar ma s em esquecer odas as co sas que ttm a ffazer.. Siim eu diisse esquecer.. O que as pessoas preciisam de tter um siisttema que m a azer S m eu d sse esquecer O que as pessoas prec sam de er um s s ema adequado em prttiica para se llembrar dessa iinffiiniidade de dettallhes quando,, e s quando,, adequado em pr ca para se embrar dessa n n dade de de a hes quando e s quando ffor preciiso.. or prec so Parrece lloucurra? Na verrdade no .. Pa ece oucu a? Na ve dade no
Trs priincpiios gerenciiaiis cllssiicos de admiiniisttrao de ttempo Trs pr nc p os gerenc a s c ss cos de adm n s rao de empo
Trrs prriincpiios gerrenciiaiis cllssiicos de admiiniisttrrao de ttempo estto sendo serriiamentte T s p nc p os ge enc a s c ss cos de adm n s ao de empo es o sendo se amen e questtiionados pellos esttudiiosos.. ques onados pe os es ud osos
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Esttes conceiittos so:: Es es conce os so 1.. Faa uma lliistta das ttarreffas que voc prreciisa executtarr diiarriiamentte e concenttrre--se nellas 1 Faa uma s a das a e as que voc p ec sa execu a d a amen e e concen e se ne as att que ttodas esttejjam executtadas.. a que odas es e am execu adas 2.. Cuiide prriimeiirro dos assunttos urrgenttes.. 2 Cu de p me o dos assun os u gen es 3.. Diisttrriibua uniifforrmementte sua carrga de ttrraballho.. 3 D s bua un o memen e sua ca ga de aba ho O fato que todo mundo j utilizou estas tcnicas freqentemente com algum grau de sucesso. No entanto, renomados experts como Peter Drucker, Merrill Douglass e o filsofo do sculo XX, Vilfredo Pareto, afirmam que elas precisam ser descartadas a fim de abrir caminho para mtodos mais eficazes. Aparentemente, as regras so boas. Cada uma delas, entretanto, contm aspectos negativos. Analisemos em separado estas diretrizes para descobrirmos por que elas precisam ser riscadas do livro de regras gerenciais.
1. Faa uma lista das tarefas que voc precisa executar diariamente e concentre-se nelas at que todas estejam executadas. O que h de errado nisto? Uma poro de coisas. Conforme Drucker aponta, preciso equilibrar o trabalho com o tempo. Lembre-se que o tempo imutvel, ao passo que o trabalho flexvel como massa para modelar. Ele pode ser pressionado, moldado, reformulado e dividido. Portanto, o trabalho deve sempre subordinar-se ao tempo disponvel. Atacar com entusiasmo sua lista diria de itens a fazer no suficiente. O tempo deve ser realisticamente programado para que as tarefas certas realmente sejam feitas.
2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes. Se urgente, deve ser importante, certo? Errado! Quem que diz que o assunto urgente? voc, seu chefe, sua secretria, um cliente, um empregado, um vizinho? Urgente implica em necessidade de ateno imediata. Mas quem est exigindo ateno imediata? Como a tarefa em questo se relaciona com os objetivos a serem atingidos? Na realidade, existe um relacionamento matricial entre assuntos urgentes e importantes. Esta correlao pode ser simplesmente citada como: "Assuntos urgentes podem ser importantes, mas no necessariamente." So quatro os possveis relacionamentos. O assunto pode ser: Tantto iimporrttantte quantto urrgentte Tan o mpo an e quan o u gen e Ex..:: voc estt quase perrdendo seu prriinciipall clliientte.. Ex voc es quase pe dendo seu p nc pa c en e IImporrttantte mas no urrgentte mpo an e mas no u gen e Ex..:: pllanejjamentto esttrrattgiico parra os prrxiimos ttrrs anos.. Ex p ane amen o es a g co pa a os p x mos s anos Urrgentte mas no iimporrttantte U gen e mas no mpo an e Ex..:: a maiiorriia do ttelleffonemas.. Ex a ma o a do e e onemas Nem urrgentte nem iimporrttantte.. Nem u gen e nem mpo an e Ex..:: converrsa ffiiada ou comenttrriios excessiivos sobrre o jjogo de ffutteboll da semana Ex conve sa ada ou comen os excess vos sob e o ogo de u ebo da semana passada.. passada
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Conclui-se, portanto, que assuntos importantes (os que tm vnculo com os objetivos) devero sempre ter prioridade sobre assuntos meramente urgentes (os que pressionam pelo tempo), uma vez que ateno deixar pouco tempo para fazer o que realmente importante.
3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho. H quase 100 anos, Pareto questionou este conceito. O Princpio de Pareto postula que para qualquer nmero de itens, um pequeno nmero destes itens muito mais importante do que o restante. Por exemplo, 20% dos clientes de uma companhia provavelmente so responsveis por 80% das vendas, ao passo que 20% dos itens em estoque podem representar 80% do inventrio. O Princpio de Pareto uma prescrio de discriminao. Ele prope dedicar mais ateno aos itens importantes e menos ateno aos itens de menor importncia. Conclui-se, portanto, que uma carga de trabalho uniforme, que trata de todas as tarefas da mesma maneira, no atende necessidade do executivo. O esforo concentrado em poucos assuntos importantes que abre o caminho para a produtividade gerencial.
Alguns passos para gerenciar seu tempo com maior eficcia

Mesmo com os trs conceitos "furados" colocados em perspectiva, a questo permanece. Que regras podero realmente ajudar-me a melhor administrar meu tempo? O primeiro passo para melhor administrar o tempo determinar como utilizado. A maioria as pessoas acha que sabe como ocupa seu tempo mas, comumente, quando os fatos so registrados num quadro de tempo, o resultado surpreendente. Situaes tpicas demonstradas nesse quadro so: Jullgamenttos brruscos ffeiittos em rrellao a assunttos allttamentte iimporrttanttes;; Ju gamen os b uscos e os em e ao a assun os a amen e mpo an es Converrsas ttelleffniicas que se esttendem em demasiia;; Conve sas e e n cas que se es endem em demas a Perrodos de iincessanttes iintterrrrupes nos quaiis nada de siigniiffiicattiivo ffeiitto;; Pe odos de ncessan es n e upes nos qua s nada de s gn ca vo e o Longo envollviimentto em assunttos de pouca iimporrttnciia que poderriiam serr dellegados ou Longo envo v men o em assun os de pouca mpo nc a que pode am se de egados ou iignorrados;; gno ados 5.. Perrodos de escrraviido burrocrraciia,, nos quaiis a "papellada" domiina o diia;; 5 Pe odos de esc av do bu oc ac a nos qua s a "pape ada" dom na o d a 6.. Ausnciia de ttempo parra pensarr ou pllanejjarr.. 6 Ausnc a de empo pa a pensa ou p ane a 1.. 1 2.. 2 3.. 3 4.. 4 A percepo de como voc usa seu tempo implica num esforo de cronometrar suas atividades dirias e registrar os resultados para anlise. Para ajudar a capturar seu dia como ele realmente , siga estes passos: Passo 1 -- Faa um quadrro de ttempo.. Passo 1 Faa um quad o de empo Use uma agenda, um caderno ou um bloco e anote de 30 em 30 minutos o que voc esteve fazendo durante a meia hora que passou. Registre suas atividades por uma semana. Passo 2 -- Revejja o quadrro.. Passo 2 Reve a o quad o
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Faa um resumo dos resultados. Veja quanto tempo voc gastou em assuntos realmente importantes, quanto tempo foi gasto inutilmente e quanto foi dedicado rotina. Passo 3 -- Refflliitta.. Passo 3 Re a Voc est realmente aplicando o tempo nos assuntos que o ajudaro a atingir seus objetivos? (voc poder concluir que, certamente, seu tempo no est sendo bem utilizado, mas justifica assim "no existem horas suficientes no dia e, alm disso, as pessoas vivem me interrompendo.") Para resolver este problema, examine os maiores estranguladores de tempo e deixe mais tempo livre para os assuntos importantes. As seguiinttes attiiviidades ttendem a domiinarr o diia do gerrentte//prroffiissiionall:: As segu n es a v dades endem a dom na o d a do ge en e p o ss ona -- Papellada -- Aguarrdando assiinatturra ou lleiitturra;; Pape ada Agua dando ass na u a ou e u a -- Reuniies -- Prrogrramadas ou no;; Reun es P og amadas ou no -- Diillogos -- Converrsas e diiscusses;; D ogos Conve sas e d scusses -- Chamadas Telleffniicas -- Recebiidas e//ou ffeiittas porr voc.. Chamadas Te e n cas Receb das e ou e as po voc Para ganhar tempo, analise seu dia visando eliminar atividades inteis. Aqui esto alguns indicadores para manter-se livre da maioria dos estranguladores de tempo: Passo 4 -- Perrguntte a voc mesmo se rreallmentte prreciisa verr ttoda aquella papellada.. Passo 4 Pe gun e a voc mesmo se ea men e p ec sa ve oda aque a pape ada O fato de ter sido mandada para voc no significa que deva perder tempo com ela. Faa uma lista dos documentos que recebe; classifique-os em grupos de prioridades A, B e C. Ento, delegando, eliminando e condensando, reduza drasticamente seu gasto de tempo com os itens C e, em menor grau, com os assuntos B, permitindo desse modo, mais tempo para os de prioridade A. Passo 5 -- Diisciiplliine suas rreuniies parra obtterr rresullttados maiis effiicazes em menos ttempo.. Passo 5 D sc p ne suas eun es pa a ob e esu ados ma s e cazes em menos empo Volte s bases. Todos conhecem o assunto e o objetivo da reunio? comum os participantes no saberem o objetivo da reunio (s vezes, nem o lder tem uma idia clara). Estabelea o objetivo da reunio de forma cristalina. Antes dela, faa uma agenda detalhada e, finalmente, registre os resultados em ata. Pergunte-se tambm se a reunio realmente necessria. Talvez no seja e, sim, uma perda de tempo para todos os participantes. Passo 6 -- Detterrmiine quantto ttempo voc diispe parra diillogos ((parra ouviirr,, rresollverr Passo 6 De e m ne quan o empo voc d spe pa a d ogos pa a ouv eso ve prrobllemas,, converrsarr));; entto,, rraciionalliize o seu ttempo de acorrdo.. p ob emas conve sa en o ac ona ze o seu empo de aco do Precisa receber todas as pessoas que querem falar com voc? E pelo tempo que elas quiserem? Obviamente no. Muitos dos seus visitantes podero ser bem atendidos por outra pessoa que no voc. Se tem outras prioridades, uma prerrogativa sua determinar os limites de tempo dos seus dilogos. Redobre, portanto, seus esforos para organizar sua agenda de entrevistas. Passo 7 -- Esttabellea um cdiigo de condutta ttelleffniica.. Passo 7 Es abe ea um cd go de condu a e e n ca
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Evite escravizar-se ao telefone. Agrupe as ligaes para logo se ver livre delas. Evite interrupes telefnicas quando estiver trabalhando em assuntos importantes (desligue o aparelho, ou pea a algum para anotar recados). Se precisa fazer ligaes diariamente, tente estabelecer um horrio para isso. Evite pegar o telefone impulsivamente - organize seus pensamentos e discuta os assuntos em uma seqncia ordenada.
De volltta aos anttiigos conceiittos.. De vo a aos an gos conce os

Para administrar eficazmente o seu tempo, basta fazer uma reviso nos conceitos "furados". Com o acrscimo de algumas palavras, os velhos conceitos se transformam em poderosas diretrizes gerenciais. Eis a verso revisada: 1) Faa uma lista das tarefas que voc precisa executar diariamente; ento, estabelea prioridades e programe as atividades, concentrando-se nestas tarefas at que os itens programados estejam executados. 2)) Cuiide prriimeiirro dos assunttos iimporrttanttes;; esttes devem semprre prrevallecerr sobrre 2 Cu de p me o dos assun os mpo an es es es devem semp e p eva ece sob e aquelles que merramentte parrecem urrgenttes.. aque es que me amen e pa ecem u gen es 3)) Diisttrriibua sua carrga de ttrraballho prroporrciionallmentte de acorrdo com a iimporrttnciia dos 3 D s bua sua ca ga de aba ho p opo c ona men e de aco do com a mpo nc a dos assunttos que voc ttem mo.. assun os que voc em mo Estas mudanas, aparentemente sutis, transformam os trs conceitos "furados" de tempo em regras altamente eficazes. Siga estas diretrizes e voc se tornar mais eficaz produzindo mais em menos tempo. COMO DELEGAR COMO DELEGAR A dellegao detterrmiina em grrande parrtte a sua effiicciia como executtiivo,, gerrentte ou A de egao de e m na em g ande pa e a sua e cc a como execu vo ge en e ou superrviisorr.. A qualliidade do seu ttrraballho ttambm depende de sua capaciidade de dellegarr supe v so A qua dade do seu aba ho ambm depende de sua capac dade de de ega adequadamentte.. Se voc o ffiizerr,, mullttiiplliicarr a sua prroduttiiviidade.. adequadamen e Se voc o ze mu p ca a sua p odu v dade Quantto maiis cedo dettecttarr,, no seu prrocesso de pllanejjamentto,, a sobrrecarrga de ttrraballho,, Quan o ma s cedo de ec a no seu p ocesso de p ane amen o a sob eca ga de aba ho sua ou de outtrra pessoa,, maiis effiicaz voc serr corrrriigiindo o prrobllema.. No esperre ffazerr ttudo sua ou de ou a pessoa ma s e caz voc se co g ndo o p ob ema No espe e aze udo soziinho.. soz nho Tallvez voc perrca muiitto ttempo ttenttando domiinarr allgo em que no muiitto bom.. Ta vez voc pe ca mu o empo en ando dom na a go em que no mu o bom Dellegarr,, aprroprriiadamentte,, pessoa cerrtta,, com experriinciia adequada,, uma das habiilliidades De ega ap op adamen e pessoa ce a com expe nc a adequada uma das hab dades executtiivas maiis iimporrttanttes.. Quando voc dellega,, estt desiignando uma ttarreffa a uma pessoa e execu vas ma s mpo an es Quando voc de ega es des gnando uma a e a a uma pessoa e a auttorriidade parra executt--lla,, mesmo que no ttrransffiirra a sua rresponsabiilliidade pessoall,, que a au o dade pa a execu a mesmo que no ans a a sua esponsab dade pessoa que conttiinua com voc.. con nua com voc O Dellegantte Effiicaz O De egan e E caz 1.. IIdenttiiffiica a pessoa cerrtta parra ffazerr o ttrraballho.. 1 den ca a pessoa ce a pa a aze o aba ho 2.. Dellega agorra,, dando ttempo suffiiciientte parra a conclluso.. 2 De ega ago a dando empo su c en e pa a a conc uso 3.. Expe cllarramentte o objjettiivo.. 3 Expe c a amen e o ob e vo 4.. Forrnece ttodas as iinfforrmaes necessrriias parra a conclluso da ttarreffa.. 4 Fo nece odas as n o maes necess as pa a a conc uso da a e a 8 8
5.. Cerrttiiffiica--se de que o sttaffff enttendeu a ttarreffa anttes de comearr a ttrraballharr.. 5 Ce ca se de que o s a en endeu a a e a an es de comea a aba ha 6.. Marrca uma datta parra conclluso.. 6 Ma ca uma da a pa a conc uso 7.. IIncenttiiva um pllano de prrojjetto porr escrriitto.. 7 ncen va um p ano de p o e o po esc o 8.. Moniittorra perriiodiicamentte a evolluo.. 8 Mon o a pe od camen e a evo uo 9.. acessvell parra escllarreciimenttos e consellhos.. 9 acess ve pa a esc a ec men os e conse hos 10.. Assume a rresponsabiilliidade,, mas d crrdiitto pessoa que rrealliizou o ttrraballho.. 10 Assume a esponsab dade mas d c d o pessoa que ea zou o aba ho 11.. Ajjuda o sttaffff a crrescerr,, confferriindo--llhe novas rresponsabiilliidades 11 A uda o s a a c esce con e ndo he novas esponsab dades
Faa agora
O primeiro passo para comear a aproveitar melhor o tempo organizando o espao de trabalho. necessrriio comearr pellas piillhas de papiis e documenttos que povoam mesas dos necess o comea pe as p has de pap s e documen os que povoam mesas dos escrriittrriios.. esc os Ao pegarr no papell ou documentto pella prriimeiirra vez deve--se rresollverr de iimediiatto,, ttrrattarr Ao pega no pape ou documen o pe a p me a vez deve se eso ve de med a o a a do assuntto e diirreciionarr o papell parra o llugarr cerrtto.. do assun o e d ec ona o pape pa a o uga ce o No se pode usarr dos adiiamenttos,, poiis quantto maiis adiiarr--se uma ttarreffa,, outtrras maiis se No se pode usa dos ad amen os po s quan o ma s ad a se uma a e a ou as ma s se acumullarro.. Porrttantto,, ao se ttrrattarr de um assuntto,, deve--se rresollverr no atto (( ffaa agorra)),, parra acumu a o Po an o ao se a a de um assun o deve se eso ve no a o aa ago a pa a no siimpllesmentte ttrrocarr o prrobllema (( papell)) de llugarr .. no s mp esmen e oca o p ob ema pape de uga Allm diisso,, iimporrttantte que se ffaa ttudo de uma vez s,, no compensa perrderr ttempo A m d sso mpo an e que se aa udo de uma vez s no compensa pe de empo parra llerr cada um dos documenttos,, parra llerr depoiis analliisarr e porr ffiim ttomarr uma prroviidnciia.. O pa a e cada um dos documen os pa a e depo s ana sa e po m oma uma p ov dnc a O corrrretto llogo que se comearr a rresollverr um assuntto,, o ffaz--llo de uma s vez,, elliimiinando--se co e o ogo que se comea a eso ve um assun o o az o de uma s vez e m nando se ettapas desnecessrriias do prrocesso de ttrraballho.. e apas desnecess as do p ocesso de aba ho Outtrro aspectto iimporrttantte ttrraballharr--se com a mentte lliimpa.. Miillharres de affazerres Ou o aspec o mpo an e aba ha se com a men e mpa M ha es de a aze es menorres rrondam a mentte ttiirrando a atteno da pessoa do assuntto a serr ttrrattado no momentto porr meno es ondam a men e ando a a eno da pessoa do assun o a se a ado no momen o po serrem puxados pella memrriia.. Porr iisso,, deve--se elliimiinarr essas pequenas coiisas parra depoiis se se em puxados pe a mem a Po sso deve se e m na essas pequenas co sas pa a depo s se tterr maiiorr concenttrrao maiiorres ffaciilliittando--se sua execuo.. e ma o concen ao ma o es ac ando se sua execuo Allm do que,, a iimporrttnciia de se ttrrattarr de pequenos prrobllemas estt no ffatto de que A m do que a mpo nc a de se a a de pequenos p ob emas es no a o de que assiim eviitta--se que se ttorrnem prrobllemas maiiorres e maiis diiffceiis de se rresollverr.. ass m ev a se que se o nem p ob emas ma o es e ma s d ce s de se eso ve Muiittas vezes durrantte o diia as pessoas so iintterrrrompiidas pellos cheffes,, companheiirros de Mu as vezes du an e o d a as pessoas so n e omp das pe os che es companhe os de ttrraballho,, suborrdiinados e clliienttes,, jjusttamentte porr no rresollverrem pequenos prrobllemas piiorrados aba ho subo d nados e c en es us amen e po no eso ve em pequenos p ob emas p o ados com os adiiamenttos.. com os ad amen os Attrrasos gerram prrobllemas,, e prrobllemas gerram iintterrrrupes que attrrapallham o A asos ge am p ob emas e p ob emas ge am n e upes que a apa ham o desenvollviimentto das attiiviidades nas quaiis estt--se ttrraballhando.. desenvo v men o das a v dades nas qua s es se aba hando Destta fforrma ffaz--se necessrriio iidenttiiffiicarr as prriiorriidades de ttrraballho,, rreserrvando--se Des a o ma az se necess o den ca as p o dades de aba ho ese vando se ttempo parra ellas,, iidenttiiffiicarr--se as causas e rremedii--llas.. empo pa a e as den ca se as causas e emed as Devemos ffocalliizarr aquellas attiiviidades que maiis podem conttrriibuiirr parra attiingiirr os Devemos oca za aque as a v dades que ma s podem con bu pa a a ng os objjettiivos gllobaiis prreviisttos.. ob e vos g oba s p ev s os
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Questtiionarr semprre as urrgnciias,, usando os seus crriittrriios e comprrando--os com os do Ques ona semp e as u gnc as usando os seus c os e comp ando os com os do iintterrllocuttorr.. n e ocu o Prreocupaes iimpedem pessoas de viisualliizarr o ffutturro,, as prrendem a ffattos passados,, P eocupaes mpedem pessoas de v sua za o u u o as p endem a a os passados iimpediindo--as de desempenharrem boas aes no prresentte.. mped ndo as de desempenha em boas aes no p esen e Resollvendo prriimeiirramentte as ttarreffas maiis desagrradveiis ao iinvs de adii--llas,, eviitta--se Reso vendo p me amen e as a e as ma s desag adve s ao nvs de ad as ev a se ttaiis prreocupaes e,, senttiindo--se mellhorr,, as pessoas ttrraballham mellhorr.. a s p eocupaes e sen ndo se me ho as pessoas aba ham me ho Natturrallmentte,, no so ttodas as ttarreffas que so possveiis de serr rresollviidas no exatto Na u a men e no so odas as a e as que so poss ve s de se eso v das no exa o momentto,, allgumas dependem de outtrras pessoas ou ffattos,, dados iindiispensveiis momen o a gumas dependem de ou as pessoas ou a os dados nd spensve s momenttaneamentte,, e so essas que devem serr cllassiiffiicadas como pendnciias.. H ttambm de momen aneamen e e so essas que devem se c ass cadas como pendnc as H ambm de se tterr perrttiinnciia poiis h ttarreffas que so verrdadeiirramentte bobas e no devem merrecerr atteno se e pe nnc a po s h a e as que so ve dade amen e bobas e no devem me ece a eno iimediiatta.. med a a
LIDANDO COM AS INTERRUPES. Nem ttodas as iintterrrrupes,, obviiamentte so rruiins.. Na verrdade,, exiisttem allgumas Nem odas as n e upes obv amen e so u ns Na ve dade ex s em a gumas iintterrrrupes boas,, aquellas onde se diiscuttem boas iidiias.. n e upes boas aque as onde se d scu em boas d as Para cortar interrupes indesejveis: -- Elliimiine os assunttos attrrasados parra no tterr de enffrrenttarr as conseqnciias;; E m ne os assun os a asados pa a no e de en en a as conseqnc as -- Liide com as coiisas de fforrma ttottall e corrrretta,, parra rreduziirr os pediidos de corrrrees.. L de com as co sas de o ma o a e co e a pa a eduz os ped dos de co ees -- D iinsttrrues cllarras e compllettas parra os seus suborrdiinados a ffiim de rreduziirr os D ns ues c a as e comp e as pa a os seus subo d nados a m de eduz os pediidos de escllarreciimentto e as suas ffrrusttrraes quando as coiisas no fforrem ffeiittas ped dos de esc a ec men o e as suas us aes quando as co sas no o em e as da maneiirra cerrtta na prriimeiirra vez.. da mane a ce a na p me a vez -- Lembrre--se de que a sua ffuno educarr os seus ffunciionrriios quantto fforrma de Lemb e se de que a sua uno educa os seus unc on os quan o o ma de executtarr ttantto as ttarreffas de rrottiina quantto os ttrraballhos maiiorres.. execu a an o as a e as de o na quan o os aba hos ma o es -- Quando deiixarr rrecados,, deiixe iinfforrmaes compllettas.. Quando de xa ecados de xe n o maes comp e as -- Pea que se anottem rrecados compllettos quando os outtrros llhe lliigarrem.. Pea que se ano em ecados comp e os quando os ou os he ga em -- Liide com as iintterrrrupes expondo as suas lliimiittaes de ttempo.. "Temos apenas 20 L de com as n e upes expondo as suas m aes de empo "Temos apenas 20 miinuttos para esse assuntto!!" m nu os para esse assun o " -- Apiie uma culltturra com menos iintterrrrupes.. Ap e uma cu u a com menos n e upes - Comece a dividir a sua comunicao em lotes. Evite a cada assunto que surge discutir imediatamente com o responsvel por isso. Em vez disso discuta vrios problemas no mesmo momento.
Como prioritarizar assuntos em funo de importncia e urgncia?

A TIIRANIIA DA URGNCIIA RESIIDE NA SUA DIISTORO DE PRIIORIIDADES -- PELO A T RAN A DA URGNC A RES DE NA SUA D STORO DE PR OR DADES PELO SUTIIL DIISFARCE DE PROJETOS MENORES COM SATUS MAIIOR,, COMUMENTE SUT L D SFARCE DE PROJETOS MENORES COM SATUS MA OR COMUMENTE SOB A MSCARA DE CRIISE.. SOB A MSCARA DE CR SE Assunttos iimporrttanttes so aquelles que so rrellevanttes em tterrmos de nossos objjettiivos.. Assun os mpo an es so aque es que so e evan es em e mos de nossos ob e vos Urrgnciias so carractterriizadas porr uma necessiidade prrementte de se rrealliizarr attiiviidades denttrro de U gnc as so ca ac e zadas po uma necess dade p emen e de se ea za a v dades den o de um prrazo especffiico,, podendo serr ou no coiinciidentte com um assuntto iimporrttantte.. um p azo espec co podendo se ou no co nc den e com um assun o mpo an e
Programar seu tempo ou seu trabalho?

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O que que eu rreallmentte conseguii ffazerr hojje?,, quando,, no ffundo,, voc jj sabe quall O que que eu ea men e consegu aze ho e? quando no undo voc sabe qua rrespostta.. Como que pode aconttecerr estte ffenmeno? espos a Como que pode acon ece es e enmeno? porrque nos deiixamos serr conttrrollados pellas urrgnciias dos outtrros,, mesmo quando po que nos de xamos se con o ados pe as u gnc as dos ou os mesmo quando esttes assunttos no conttrriibuem de nenhuma fforrma parra objjettiivos em miirra.. es es assun os no con buem de nenhuma o ma pa a ob e vos em m a
Devemos nos perguntar onde estamos e para onde estamos tendendo

PETER DRUCKER ffalla que:: no conseguiimos attiingiirr nossas mettas diirriias porrque,, em PETER DRUCKER a a que no consegu mos a ng nossas me as d as po que em tterrmos de admiiniisttrrao de ttempo,, prrocedemos de maneiirra ttottallmentte iinverrsa,, iistto ,, e mos de adm n s ao de empo p ocedemos de mane a o a men e nve sa s o prrocurramos esprremerr uma massa que se enconttrra em prrocesso de consttantte expanso,, denttrro p ocu amos esp eme uma massa que se encon a em p ocesso de cons an e expanso den o de um comparrttiimentto rrgiido e lliimiittado.. de um compa men o g do e m ado O iimporrttantte prrocurrarr allocarr prreviiamentte uma parrcella de ttempo parra a execuo de O mpo an e p ocu a a oca p ev amen e uma pa ce a de empo pa a a execuo de ttarreffa,, executtando,, em prriimeiirro llugarr,, aquella ttarreffa que prroduziirr maiis rresullttados ou a e a execu ando em p me o uga aque a a e a que p oduz ma s esu ados ou conseqnciias.. conseqnc as Aceiittarr o ffatto de que nunca conseguiirr darr contta de ttodo o ttrraballho que llhe fforr Ace a o a o de que nunca consegu da con a de odo o aba ho que he o attrriibudo;; a bu do Aceiittarr que outtrras pessoas podem serr tto compettenttes do que voc e,, porrttantto,, ttm Ace a que ou as pessoas podem se o compe en es do que voc e po an o m capaciidade parra executtarr ttarreffas que s voc sabe ffazerr;; capac dade pa a execu a a e as que s voc sabe aze Mantterr--se no attaque;; Man e se no a aque Concenttrrarr--se naquelles iittens que rreallmentte so iimporrttanttes;; Concen a se naque es ens que ea men e so mpo an es Dellegarr;; De ega Pllanejjarr seu diia em tterrmos de ttarreffas especffiicas a serrem executtadas durrantte perrodos P ane a seu d a em e mos de a e as espec cas a se em execu adas du an e pe odos prr--detterrmiinados;; p de e m nados Comearr seu diia semprre pella execuo das ttarreffas maiis iimporrttanttes.. Comea seu d a semp e pe a execuo das a e as ma s mpo an es
Tarefas importantes e tarefas urgentes

O combatte a URGNCIIAS ffundamenttall parra a concenttrrao do ttempo nas O comba e a URGNC AS undamen a pa a a concen ao do empo nas IIMPORTNCIIAS.. MPORTNC AS Parra combatterr as URGNCIIAS prreciiso que:: Pa a comba e as URGNC AS p ec so que Eviitte semprre o uso da pallavrra NO;; Ev e semp e o uso da pa av a NO Trransffiirra parra outtrra pessoa o attendiimentto;; T ans a pa a ou a pessoa o a end men o Detterrmiine o momentto que voc vaii rresollverr o prrobllema do outtrro.. De e m ne o momen o que voc va eso ve o p ob ema do ou o O que iinesperrado no necessarriiamentte iimporrttantte!! Diiantte do iinesperrado,, rresiistta O que nespe ado no necessa amen e mpo an e D an e do nespe ado es s a ttenttao de execuo iimediiatta,, prrocurrando anttes iidenttiiffiicarr a iimporrttnciia//urrgnciia da ttarreffa.. en ao de execuo med a a p ocu ando an es den ca a mpo nc a u gnc a da a e a
Ordem
Pessoas ttm maniia de guarrdarr coiisas sob o prrettextto de ttallvez prreciisarr dellas maiis ttarrde.. Pessoas m man a de gua da co sas sob o p e ex o de a vez p ec sa de as ma s a de No enttantto,, deve--se guarrdarr somentte o que rreallmentte iimporrttantte e pode serr ttiill maiis No en an o deve se gua da somen e o que ea men e mpo an e e pode se ma s ttarrde.. a de
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H um conceiitto de que a desorrdem iinsttiiga a crriiattiiviidade,, o que no verrdade.. Segundo H um conce o de que a deso dem ns ga a c a v dade o que no ve dade Segundo o Wallll Sttrrett Jourrnall as pessoas passam em mdiia 6 semanas porr ano prrocurrando coiisas no o Wa S e Jou na as pessoas passam em md a 6 semanas po ano p ocu ando co sas no escrriittrriio.. esc o Allm da orrdem ajjudarr no acesso s iinfforrmaes de maneiirra rrpiida,, possiibiilliitta um A m da o dem a uda no acesso s n o maes de mane a p da poss b a um ambiientte confforrttvell,, e iistto ajjuda a aumenttarr a prroduttiiviidade.. amb en e con o ve e s o a uda a aumen a a p odu v dade Parra ttrratto dos papiis,, usa--se o siisttema de bandejjas,, sendo uma parra enttrrada de Pa a a o dos pap s usa se o s s ema de bande as sendo uma pa a en ada de documenttos,, uma de pendnciias e outtrra parra sada.. documen os uma de pendnc as e ou a pa a sa da Enttrada:: assunttos novos;; matterriiaiis aiinda no analliisados a serrem ttrrattados.. En rada assun os novos ma e a s a nda no ana sados a se em a ados Pendnciias:: aquelles que no podem serr rresollviidos de momentto;; no podem ffiicarr maiis Pendnc as aque es que no podem se eso v dos de momen o no podem ca ma s de 24 ou 48 horras pendenttes.. de 24 ou 48 ho as penden es Sada:: assunttos rresollviidos,, aquelles que jj podem serr arrquiivados ou elliimiinados.. Sa da assun os eso v dos aque es que podem se a qu vados ou e m nados Um outro ponto crucial a eficincia, eficcia e rapidez no trabalho, necessrio ter-se todo o material, ferramentas funcionando perfeitamente e saber-se utiliz-los. Esses materiais vo desde clipes, grampeadores e tesouras at copiadoras, fax e computadores. sempre bom manter-se atualizado acerca de novas ferramentas de trabalho que surgem.
Arquivos
Os arrquiivos devem esttarr diiviidiidos em arrquiivos de ttrraballhos do momentto,, arrquiivos de Os a qu vos devem es a d v d dos em a qu vos de aba hos do momen o a qu vos de rrefferrnciia e arrquiivo morrtto.. e e nc a e a qu vo mo o Arquiivo de ttraballho do momentto:: So aquelles em que se ttrraballham nos prrojjettos Arqu vo de raba ho do momen o So aque es em que se aba ham nos p o e os attuaiis.. Devem esttarr semprre mo,, de ffciill acesso como ttelleffones,, cdiigos,, pollttiica da a ua s Devem es a semp e mo de c acesso como e e ones cd gos po ca da emprresa,, enderreos,, ettc..Depoiis de serrem diiscuttiidos ((rreuniies)),, h os arrquiivos de rrottiina e os de emp esa ende eos e c Depo s de se em d scu dos eun es h os a qu vos de o na e os de acompanhamentto que devem serr diiviidiidos de 1 a 12 ((rreprresenttando os meses)) e outtrra parrtte de acompanhamen o que devem se d v d dos de 1 a 12 ep esen ando os meses e ou a pa e de 1 a 31((diias));; Nesttes devem serr collocados aquelles ttrraballhos diirriios,, substtiittuiindo--se llembrrettes 1 a 31 d as Nes es devem se co ocados aque es aba hos d os subs u ndo se emb e es escrriittos em papiis porr anottaes na agenda e colloca--se cada arrquiivo no diia corrrrespondentte do esc os em pap s po ano aes na agenda e co oca se cada a qu vo no d a co esponden e do ms a serr ttrrattado.. ms a se a ado Arquiivos de reffernciia:: So os prrojjettos ffutturros e passados,, iinfforrmaes sobrre os Arqu vos de re ernc a So os p o e os u u os e passados n o maes sob e os rrecurrsos da emprresa,, iinfforrmaes sobrre o pessoall,, dados admiiniisttrrattiivos,, verrbas,, conttas de ecu sos da emp esa n o maes sob e o pessoa dados adm n s a vos ve bas con as de clliienttes.. Prrocurra--se guarrdarr o que necessrriio e,, se fforr possvell,, enttrregarr documenttos a outtrras c en es P ocu a se gua da o que necess o e se o poss ve en ega documen os a ou as pessoas que sejja maiis conveniientte.. pessoas que se a ma s conven en e Arquiivo Mortto:: Norrmallmentte,, arrquiivos de att ttrrs anos,, parra ffiins jjurrdiicos e Arqu vo Mor o No ma men e a qu vos de a s anos pa a ns u d cos e ttrriibuttrriios da emprresa.. Parra os arrquiivos ellettrrniicos,, muiitto ttiill diisttrriibu--llos em pasttas a bu os da emp esa Pa a os a qu vos e e n cos mu o d s bu os em pas as a serrem crriiadas porr cattegorriias,, de acorrdo com o ttiipo de arrquiivo e o ttiipo de aplliicattiivo exiisttenttes.. se em c adas po ca ego as de aco do com o po de a qu vo e o po de ap ca vo ex s en es As mensagens do corrrreiio ellettrrniico devem serr ffiillttrradas llogo na ttella,, selleciionando os As mensagens do co e o e e n co devem se adas ogo na e a se ec onando os rrellevanttes,, apagando as mensagens iintteiis e se fforr rreallmentte prreciiso,, guarrd--llas.. Porrem as que e evan es apagando as mensagens n e s e se o ea men e p ec so gua d as Po em as que no prreciisarrem serr guarrdadas devem serr llogo apagadas parra que no ffiiquem ocupando espao.. no p ec sa em se gua dadas devem se ogo apagadas pa a que no quem ocupando espao
ORGANIZE SISTEMAS DE FOLLW-UP EFICIENTES
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Porque ter lembretes sempre frente, no vai necessariamente nos levar concentrao, ao foco e produtividade. Se esses lembretes ficarem pendurados durante um determinado tempo, voc no os ver mais. Olh-los e no tomar uma atitude em relao a todos eles, refora um hbito: NO FAA AGORA. Coloque em prtica sistemas simples, que permitem superar esses problemas e fazer o trabalho realmente importante. 1.. Trransffiirra seus papiis parra um arrquiivo que llhe perrmiitte agendarr matterriiall,, attravs de 1 T ans a seus pap s pa a um a qu vo que he pe m e agenda ma e a a ravs de llembrettes,, de acordo com o diia:: -- ((1 a 31)) ou por ms ((de 1 a 12)).. Se voc enviia 1 a 31 ou por ms de 1 a 12 Se voc env a embre es de acordo com o d a uma carrtta e esperra rrespostta em uma semana,, colloque o llembrrette com uma cpiia da uma ca a e espe a espos a em uma semana co oque o emb e e com uma cp a da carrtta que iirr llembrr--llo de que prreciisa ffallarr novamentte com o clliientte.. ca a que emb o de que p ec sa a a novamen e com o c en e 2.. Tambm poderr consolliidarr ttodas as pequenas ttarreffas em um caderno de regiisttros o 2 Tambm pode conso da odas as pequenas a e as em um caderno de reg s ros o que elliimiina a necessiidade de pequenos pedaos de papell.. Use quando voc se que e m na a necess dade de pequenos pedaos de pape Use quando voc se llembrrarr de allgo e prreciisa um llugarr parra escrreverr.. Manttenha nelle um diirriio de emb a de a go e p ec sa um uga pa a esc eve Man enha ne e um d o de attiiviidades em orrdem crronollgiicas.. Voc deve dattarr cada um dos rregiisttrros.. Escrreva em a v dades em o dem c ono g cas Voc deve da a cada um dos eg s os Esc eva em llettrras grrandes e separre cada rregiisttrro.. Quando conclluiirr uma ttarreffa,, ffaa um ((X)) grrande e as g andes e sepa e cada eg s o Quando conc u uma a e a aa um X g ande sobrre ella.. Att crriiarr o hbiitto,, deiixe--o semprre em ciima de sua mesa.. sob e e a A c a o hb o de xe o semp e em c ma de sua mesa 3.. No siisttema de agenda,, como so dattadas,, ellas prevm as necessiidades ffutturas e 3 No s s ema de agenda como so da adas e as prevm as necess dades u uras e voc pode uttiilliiz--llas,, como um siisttema lliinear de llembrettes.. A boa rregrra parra voc pode u z as como um s s ema near de embre es A boa eg a pa a quallquerr siisttema de agenda voc escollherr um siisttema parra mesa com vrriias sees e qua que s s ema de agenda voc esco he um s s ema pa a mesa com v as sees e carractterrsttiicas,, ou uma de bollso.. Uttiilliize agenda que ttenha a ffuno de viiso rrpiida da ca ac e s cas ou uma de bo so U ze agenda que enha a uno de v so p da da semana.. Aprrenda a uttiilliizarr ttodos os rrecurrsos do seu siisttema de agenda.. semana Ap enda a u za odos os ecu sos do seu s s ema de agenda 4.. Exiisttem siisttemas de agendas ellettrniicas portttteiis que podem nos ffornecer uma 4 Ex s em s s emas de agendas e e rn cas por e s que podem nos ornecer uma grande quanttiidade de iinfformaes.. Quallquerr que sejja o ttamanho exiisttem allguns grande quan dade de n ormaes Qua que que se a o amanho ex s em a guns iinconveniienttes.. Um siisttema//agenda do ttamanho da pallma da mo pode tterr um ttecllado nconven en es Um s s ema agenda do amanho da pa ma da mo pode e um ec ado diiffciill de se ttrraballharr.. Exiisttem prrogrramas com vrriias ffunes que voc pode uttiilliizarr d c de se aba ha Ex s em p og amas com v as unes que voc pode u za parra ffazerr anottaes rrpiidas e depoiis rreviisarr e ajjusttarr como aconttece quando voc pa a aze ano aes p das e depo s ev sa e a us a como acon ece quando voc pllanejja no papell.. p ane a no pape 5.. Muiittas pessoas combiinam os siisttemas de agenda de papell e ellettrrniica,, que pode 5 Mu as pessoas comb nam os s s emas de agenda de pape e e e n ca que pode iimpriimiir a sua agenda em quallquer ttamanho e voc poder llevar o iimpresso ao mpr m r a sua agenda em qua quer amanho e voc poder evar o mpresso ao iinvs do computtador.. nvs do compu ador
Quanto tempo para cada atividade?

Aumenttarr,, mantterr ou diimiinuiirr o ttempo gastto em cada attiiviidade? Aumen a man e ou d m nu o empo gas o em cada a v dade? Em pesquiisa rrealliizada com maiis de 1000 executtiivos em 10 pases,, os prroffessorres Em pesqu sa ea zada com ma s de 1000 execu vos em 10 pa ses os p o esso es Cooperr e Arrbose consttattarram que os ffattorres que maiis conttrriibuem parra o sttrress gerrenciiall so:: Coope e A bose cons a a am que os a o es que ma s con buem pa a o s ess ge enc a so 1.. 1 2.. 2 3.. 3 4.. 4 5.. 5 Falltta de ttempo parra cumprriirr prrazos;; Fa a de empo pa a cump p azos Carrga excessiiva de ttrraballho;; Ca ga excess va de aba ho Suborrdiinados mall ttrreiinados;; Subo d nados ma e nados Horras de ttrraballho allm do norrmall;; Ho as de aba ho a m do no ma Parrttiiciipao em rreuniies;; Pa c pao em eun es O ttempo um rrecurrso iimpossvell de serr rrecuperrado depoiis de gastto.. O empo um ecu so mposs ve de se ecupe ado depo s de gas o
Administrao do tempo: quem pode ajudar?

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ASPECTOS ESTRATGICOS Ao iimpllanttarr quallquerr iidiia//sugestto parra rraciionalliizao do uso do ttempo,, prrocurre:: Ao mp an a qua que d a suges o pa a ac ona zao do uso do empo p ocu e 1.. 1 2.. 2 3.. 3 4.. 4 5.. 5 6.. 6 7.. 7 8.. 8 9.. 9 Mosttrrarr outtrra parrtte envollviida;; Mos a ou a pa e envo v da Negociiarr com sua cheffiia apoiio parra as mudanas;; Negoc a com sua che a apo o pa a as mudanas Explliicarr,, anttes de aplliicarr quallquerr mediida;; Exp ca an es de ap ca qua que med da IImpllanttarr as iidiias grraduallmentte,, eviittando a ttenttao de iimpllanttarr 10 ou 20 sugesttes;; mp an a as d as g adua men e ev ando a en ao de mp an a 10 ou 20 suges es IIniiciiarr pella iidiia//sugestto;; n c a pe a d a suges o Serr ffllexvell,, eviittando rradiicalliismos;; Se ex ve ev ando ad ca smos Terr perrsiisttnciia;; iistto ffundamenttall;; Te pe s s nc a s o undamen a Eviittarr quallquerr jjuzo de vallorr sobrre a uttiilliizao do ttempo pellos outtrros;; Ev a qua que u zo de va o sob e a u zao do empo pe os ou os Respeiittarr o ttempo do outtrro.. Respe a o empo do ou o
ASPECTOS TTICOS O CHEFE Se fforr iintterrrrompiido pello cheffe prrocederr assiim:: Fullano,, voc pediiu parra eu iirr att a Se o n e omp do pe o che e p ocede ass m Fu ano voc ped u pa a eu a a agorra,, mas esttou com siicrrano;; ago a mas es ou com s c ano Marrcarr 2 ou 3 conttattos em horrrriios prredetterrmiinados com seu cheffe ttoda semana;; Ma ca 2 ou 3 con a os em ho os p ede e m nados com seu che e oda semana Mantterr o cheffe iinfforrmado do prrogrresso dos seus esfforros na admiiniisttrrao do seu Man e o che e n o mado do p og esso dos seus es o os na adm n s ao do seu ttempo;; empo SUBORDINADOS Solliiciittarr a seus suborrdiinados que,, jjuntto com os prrobllemas,, ttrragam ttambm alltterrnattiivas So c a a seus subo d nados que un o com os p ob emas agam ambm a e na vas de solluo;; de so uo SECRETRIA Deffiiniirr doiis momenttos diirriios parra despacho com sua secrrettrriia;; De n do s momen os d os pa a despacho com sua sec e a Solliiciittarr a ella que colloque porr escrriitto e arrquiive ttoda iinsttrruo sua;; So c a a e a que co oque po esc o e a qu ve oda ns uo sua Pediirr que a documenttao llhe sejja enttrregue empiillhada e arrrrumada,, collocando na parrtte Ped que a documen ao he se a en egue emp hada e a umada co ocando na pa e superriiorr o que fforr maiis iimporrttantte;; supe o o que o ma s mpo an e IInsttrruiirr sua secrrettrriia parra iintterrrrompe--llo o mniimo necessrriio e semprre attrravs de ns u sua sec e a pa a n e ompe o o m n mo necess o e semp e a avs de biillhettes.. b he es CLIENTES Reserrvarr horrrriio prr--detterrmiinado parra attendiimentto de clliienttes;; Rese va ho o p de e m nado pa a a end men o de c en es Deffiiniirr prreviiamentte,, de comum acorrdo com os clliienttes,, o momentto do iinciio e De n p ev amen e de comum aco do com os c en es o momen o do n c o e ttrrmiino de cada enttrreviistta,, rreuniio ettc... m no de cada en ev s a eun o e c Marrcarr conttattos sociiaiis ou pessoaiis com clliienttes parra o horrrriio de allmoo.. Ma ca con a os soc a s ou pessoa s com c en es pa a o ho o de a moo
Agenda de tempo:
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A organizao do trabalho e a distribuio das tarefas dirias podem ser melhor feitas utilizando-se uma agenda de tempo. Fiillttrra--se ttodo o matterriiall de enttrrada ((papiis,, corrrreiio ellettrrniico,, corrrreiio de voz,, F a se odo o ma e a de en ada pap s co e o e e n co co e o de voz lliigaes)),, dediicando--se um ttempo deffiiniido parra ttrrattarr delles.. gaes ded cando se um empo de n do pa a a a de es Deve--se diiviidiirr o diia de ttrraballho em llottes,, crriiando--se bllocos de ttempo com horrrriios Deve se d v d o d a de aba ho em o es c ando se b ocos de empo com ho os deffiiniidos,, ou sejja,, rreserrvarr horrrriios ffiixos ttodos os diias parra ttrrattarr do corrrreiio ellettrrniico,, das de n dos ou se a ese va ho os xos odos os d as pa a a a do co e o e e n co das lliigaes,, dos papiis,, ettc.. gaes dos pap s e c
Telefonemas em lotes:
Crriiarr uma rrottiina de attenderr lliigaes em horrrriios currttos ttodos os diias,, ffazendo com C a uma o na de a ende gaes em ho os cu os odos os d as azendo com que as outtrras pessoas possam ttambm se habiittuarr a lliigarr semprre nos mesmos horrrriios.. Uma que as ou as pessoas possam ambm se hab ua a ga semp e nos mesmos ho os Uma mensagem de corrrreiio de voz iindiicando o seu ttempo diisponvell e solliiciittando uma escollha porr mensagem de co e o de voz nd cando o seu empo d spon ve e so c ando uma esco ha po parrtte de quem lliiga,, pode auxiilliiarr em muiitto.. pa e de quem ga pode aux a em mu o
Correio Eletrnico:
Como o fluxo de informaes via correio maior e mais variado, pode-se reservar dois horrios durante o dia para cuidar dele, sempre lembrando-se de eliminar a mensagem, se possvel, assim que terminar de l-la (trat-la). de fundamental importncia que se passe mensagens claras e objetivas, no distribuir-se mensagens para muitas pessoas incidindo em muitas respostas tambm e no tratar mais de um assunto por mensagem, para deix-la mais clara. Recomendo as seguiinttes rregrras ao enviiarr mensagens:: Recomendo as segu n es eg as ao env a mensagens 1.. 1 2.. 2 3.. 3 Diiscutta um assuntto porr mensagem.. D scu a um assun o po mensagem Deffiina cllarramentte o ttpiico no cabeallho.. De na c a amen e o p co no cabea ho Crriie uma mensagem currtta,, mas que iincllua ttodas as iinfforrmaes necessrriias parra que o C e uma mensagem cu a mas que nc ua odas as n o maes necess as pa a que o rrecepttorr possa ttomarr uma attiittude ou rresponderr.. ecep o possa oma uma a ude ou esponde 4.. Os prrogrramas de corrrreiio ellettrrniicos ttm ffunes de blloqueiio parra mensagens 4 Os p og amas de co e o e e n cos m unes de b oque o pa a mensagens iindesejjadas,, quando fforr o caso,, pea ao rremettentte parra rrettiirrarr seu nome da lliistta de e-ndese adas quando o o caso pea ao eme en e pa a e a seu nome da s a de e maiill ou siimpllesmentte blloqueiie a mensagem a parrttiirr do prrogrrama.. ma ou s mp esmen e b oque e a mensagem a pa do p og ama No deiixe parra depoiis parra ttomarr uma attiittude em rrellao mensagem.. A rregrra Faa No de xe pa a depo s pa a oma uma a ude em e ao mensagem A eg a Faa Agora ou Excllua Agora.. No ttrratte a mensagem llogo que ella chega,, ao iinvs diisso ttrratte as Agora ou Exc ua Agora No a e a mensagem ogo que e a chega ao nvs d sso a e as mensagens em blloco parra serr maiis effiiciientte.. Caso a mensagem sejja iintterressantte crriie pasttas porr mensagens em b oco pa a se ma s e c en e Caso a mensagem se a n e essan e c e pas as po assuntto e ttrransffiirra--as parra ll ou excllua--as.. assun o e ans a as pa a ou exc ua as Quando se ffaz allgo corrrrettamentte,, eviitta--se que outtrras pessoas iintterrrrompam o ttrraballho Quando se az a go co e amen e ev a se que ou as pessoas n e ompam o aba ho das outtrras parra corrrriigiirr os errrros.. Da mesma fforrma ,, as mensagens e ttelleffonemas devem serr das ou as pa a co g os e os Da mesma o ma as mensagens e e e onemas devem se cllarras parra que no hajja a necessiidade de uma nova comuniicao parra ttrrattarr do mesmo c a as pa a que no ha a a necess dade de uma nova comun cao pa a a a do mesmo assuntto.. assun o
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preciso dizer no!

Diizerr no poderr causarr allgumas conclluses negattiivas,, mas ttambm poderr ttrrazerr D ze no pode causa a gumas conc uses nega vas mas ambm pode aze grrandes beneffciios,, porr exempllo:: g andes bene c os po exemp o Ganharr ttempo;; Ganha empo Deffiiniirr cllarramentte siittuaes;; De n c a amen e s uaes Mantterr prriiorriidade;; Man e p o dade Economiizarr esfforros.. Econom za es o os
prreciiso saberr o momentto cerrtto parra diizerr no,, porrque exiistte vrriio siigniiffiicado do p ec so sabe o momen o ce o pa a d ze no po que ex s e v o s gn cado do NO,, mas se fforr prreciiso diizerr no,, diiga.. NO mas se o p ec so d ze no d ga
Quando dizer no
O NO iindiicado quando:: O NO nd cado quando A attiiviidade esttrranha ao pllano esttrrattgiico da emprresa;; A a v dade es anha ao p ano es a g co da emp esa H outtrra prriiorriidade maiis iimporrttantte;; H ou a p o dade ma s mpo an e O esfforro rrellattiivo execuo da attiiviidade na compensa o rresullttado;; O es o o e a vo execuo da a v dade na compensa o esu ado A attiiviidade aumentta o custto,, sem ttrrazerr o beneffciio corrrrespondentte;; A a v dade aumen a o cus o sem aze o bene c o co esponden e A attiiviidade diimiinuii o llucrro,, sem ttrrazerr conttrraparrttiida posiittiiva.. A a v dade d m nu o uc o sem aze con apa da pos va
Planejamento:
Um planejamento permitir obter-se uma viso geral do trabalho a longo prazo, definindo as principais metas e objetivos. Prriimeiirramentte,, crriia--se um pllanejjamentto mensall onde aparrecerro ttodas as ttarreffas,, P me amen e c a se um p ane amen o mensa onde apa ece o odas as a e as semana a semana a serrem desenvollviidas no ms.. semana a semana a se em desenvo v das no ms A parrttiirr da,, crriia--se um pllanejjamentto semanall,, vollttado parra as attiiviidades prriinciipaiis da A pa da c a se um p ane amen o semana vo ado pa a as a v dades p nc pa s da semana nos seus rrespecttiivos diias e horrrriios rreserrvados parra execuo.. Da mesma maneiirra semana nos seus espec vos d as e ho os ese vados pa a execuo Da mesma mane a que chega--se,, porr ffiim,, ao pllanejjamentto diirriio.. que chega se po m ao p ane amen o d o Um pllanejjamentto parra desenvollviimentto dos prrojjettos consiistte em diiviidiirr cada prrojjetto Um p ane amen o pa a desenvo v men o dos p o e os cons s e em d v d cada p o e o em ettapas,, consttiittuiindo ttarreffas menorres e deffiiniirr quem as executtarr e quantto ttempo tterr parra em e apas cons u ndo a e as meno es e de n quem as execu a e quan o empo e pa a ffazerr,, no se esquecendo da iimporrttnciia do acompanhamentto .. aze no se esquecendo da mpo nc a do acompanhamen o
Bons hbitos de trabalho

Para um bom desempenho do trabalho, cada pessoa deve definir quais so seus planos, metas pessoais e valores, cruz-los com os objetivos da organizao e realmente se engajar no projeto da empresa, podendo visualizar melhor o futuro. Perrsiisttiirr e attualliizarr--se obserrvando os ponttos aiinda ffallhos que podem serr mellhorrados.. Pe s s e a ua za se obse vando os pon os a nda a hos que podem se me ho ados
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Nunca se deve conffiiarr iintteiirramentte na memrriia,, att mesmo parra no sobrrecarrrreg--lla.. Nunca se deve con a n e amen e na mem a a mesmo pa a no sob eca eg a Parra iisso deve--se elliimiinarr os pequenos llembrrettes que as pessoas costtumam usarr,, Pa a sso deve se e m na os pequenos emb e es que as pessoas cos umam usa pendurrados aquii ou jjogados allii e substtiittu--llos porr um caderrno de llembrrettes,, semprre acessvell,, pendu ados aqu ou ogados a e subs u os po um cade no de emb e es semp e acess ve que perrmiitte um mellhorr acompanhamentto daquiillo que jj ffoii ou serr ffeiitto.. que pe m e um me ho acompanhamen o daqu o que o ou se e o Porrm,, o uso de uma agenda aiinda iindiispensvell,, podendo--se enconttrrarr ttiipos e Po m o uso de uma agenda a nda nd spensve podendo se encon a pos e siisttemas de agenda que mellhorr se enquadrrem no gostto pessoall.. s s emas de agenda que me ho se enquad em no gos o pessoa Mesmo com as agendas ellettrrniicas,, no se perrde a iimporrttnciia do uso de uma de Mesmo com as agendas e e n cas no se pe de a mpo nc a do uso de uma de papell,, poiis no so ttodas as agendas ellettrrniicas que so porrtttteiis ou prrttiicas parra carrrregarr.. pape po s no so odas as agendas e e n cas que so po e s ou p cas pa a ca ega
Delegao
A pessoa mais apropriada para se delegar uma tarefa no aquela que no faz nada, porque provavelmente continuar a no fazer. A dellegao consiistte na escollha da pessoa aprroprriiada parra se dellegarr a ttarreffa,, iinfforrm-A de egao cons s e na esco ha da pessoa ap op ada pa a se de ega a a e a n o m lla com cllarreza acerrca da execuo,, darr o ttempo suffiiciientte parra rrealliizao.. a com c a eza ace ca da execuo da o empo su c en e pa a ea zao Attrriibuiirr novas rresponsabiilliidades e darr crrdiitto s pessoas no ffaz com que o dellegantte A bu novas esponsab dades e da c d o s pessoas no az com que o de egan e perrca o seu postto,, mas siim possa serr viistto como um bom orrganiizadorr.. pe ca o seu pos o mas s m possa se v s o como um bom o gan zado
Ordem 4 S
1.. 1 2. 3. 4. Sei-ri: Organizao Sei-ton: Ordem Sei-kez: Asseio Sei-sou: Limpeza A orrganiizao ffundamenttall parra um bom desenvollviimentto do ttrraballho.. A o gan zao undamen a pa a um bom desenvo v men o do aba ho Uma padrroniizao do siisttema de ttrraballho e arrquiivamentto ((prriinciipallmentte em llocaiis Uma pad on zao do s s ema de aba ho e a qu vamen o p nc pa men e em oca s onde h rrottattiiviidade de ffunciionrriios)) perrmiitte o ffciill acesso a matterriiaiis porr outtrras pessoas que onde h o a v dade de unc on os pe m e o c acesso a ma e a s po ou as pessoas que prreciisem acompanharr cerrttos ttrraballhos.. p ec sem acompanha ce os aba hos Assiim,, deve--se ttomarr uma pessoa como rrefferrnciia exempllo e buscarr--se a mellhorra a Ass m deve se oma uma pessoa como e e nc a exemp o e busca se a me ho a a cada prrojjetto,, aperrffeiioarr--se.. cada p o e o ape e oa se
Gerncia peripattica
O termo decorre do modo aristocrtico de ensinar caminhando. Um gerrentte deve esttarr semprre porr perrtto de seus suborrdiinados parra esttarr a parr dos Um ge en e deve es a semp e po pe o de seus subo d nados pa a es a a pa dos acontteciimenttos,, iidenttiiffiicarr os prrobllemas,, darr auxlliio e acompanharr o ttrraballho,, poiis assiim no acon ec men os den ca os p ob emas da aux o e acompanha o aba ho po s ass m no serr iintterrrrompiido em m horra,, nem tterr de enffrrenttarr de uma vez grrandes prrobllemas se n e omp do em m ho a nem e de en en a de uma vez g andes p ob emas
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decorrrrenttes de outtrros menorres no rresollviidos nem prrobllemas no prrocesso de ttrraballho,, esttando deco en es de ou os meno es no eso v dos nem p ob emas no p ocesso de aba ho es ando a parr das rreiiviindiicaes iimediiattas e attendendo--as.. a pa das e v nd caes med a as e a endendo as
Um declogo contra a patologia burocrtica

Um dos ffattorres de desperrdciio de ttempo o excesso de documenttao.. Um dos a o es de despe d c o de empo o excesso de documen ao Tenha pouco papell sobrre a mesa,, o papell s ffaz ttomarr maiis seu ttempo.. A mellhorr Tenha pouco pape sob e a mesa o pape s az oma ma s seu empo A me ho maneiirra de se comuniicarr OLHO A OLHO.. mane a de se comun ca OLHO A OLHO
Sugestes de administrao do tempo

Respeiitte o ttempo do seu clliientte;; Respe e o empo do seu c en e Conffiirrme as viisiittas porr ttelleffone;; Con me as v s as po e e one Elliimiine a viisiitta iinesperrada -- parra semprre!!;; E m ne a v s a nespe ada pa a semp e D ao seu clliientte uma esttiimattiiva da durrao da enttrreviistta;; D ao seu c en e uma es ma va da du ao da en ev s a Pllanejje ii seu ttempo parra quando o clliientte desperrdiiarr o delle;; P ane e seu empo pa a quando o c en e despe d a o de e Falle com quem ttoma deciiso;; Fa e com quem oma dec so Aprroveiitte bem seu ttempo de viiagem//desllocamentto;; Ap ove e bem seu empo de v agem des ocamen o Desenvollva hbiittos saudveiis da venda;; Desenvo va hb os saudve s da venda Trratte do mesmo assuntto com vrriios clliienttes,, ao mesmo ttempo;; T a e do mesmo assun o com v os c en es ao mesmo empo Diivullgue o matterriiall sobrre admiiniisttrrao do ttempo;; D vu gue o ma e a sob e adm n s ao do empo IIdenttiiffiique os mellhorres diias parra conttattos comerrciiaiis.. den que os me ho es d as pa a con a os come c a s
Em que usar o tempo ganho?

Saberr admiiniisttrrarr o ttempo nos ttorrna maiis effiicaz,, podendo assiim tterr maiis ttempo lliivrre.. Sabe adm n s a o empo nos o na ma s e caz podendo ass m e ma s empo v e Mas se voc no sabe como usarr esse ttempo lliivrre,, ttudo que voc aprrendeu att agorra de nada Mas se voc no sabe como usa esse empo v e udo que voc ap endeu a ago a de nada vallerr.. va e
MUDANA CONTNUA A mellhoriia conttnua se resume em mudanas consttanttes.. As pessoas ttm A me hor a con nua se resume em mudanas cons an es As pessoas m diiffiiculldade em lliidarr com mudanas..Os gerrenttes maiis effiicazes prrefferrem que o seu pessoall se d cu dade em da com mudanas Os ge en es ma s e cazes p e e em que o seu pessoa se envollva com o ttrraballho.. diiffciill lliidarr com a mudana conttnua se as mettas pessoaiis e os da com a mudana con nua se as me as pessoa s e os envo va com o aba ho d c rresullttados ffiinaiis desejjados no fforrem exposttos com cllarreza e rreviisttos perriiodiicamentte.. Do esu ados na s dese ados no o em expos os com c a eza e ev s os pe od camen e Do pontto de viistta do PEP ((Prrogrrama de Effiiciinciia Pessoall)) a mellhorriia da qualliidade possuii ttrrs pon o de v s a do PEP P og ama de E c nc a Pessoa a me ho a da qua dade possu s iingrrediienttes prriinciipaiis:: ng ed en es p nc pa s 1.. 1 2.. 2 3.. 3 IIdenttiiffiique o que prreciisa serr mellhorrado den que o que p ec sa se me ho ado Pllanejje attiittudes parra mellhorrarr P ane e a udes pa a me ho a Leve os pllanos adiiantte Leve os p anos ad an e METAS PESSOAIS E PROFISSIONAIS METAS PESSOAIS E PROFISSIONAIS
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O iittem de maiiorr iimporrttnciia na Admiiniisttrrao do Tempo ,, sem dviida o O em de ma o mpo nc a na Adm n s ao do Tempo sem dv da o esttabelleciimentto de mettas.. Saberr parra onde se querr chegarr prriimorrdiiall parra orriienttarr ttodas as es abe ec men o de me as Sabe pa a onde se que chega p mo d a pa a o en a odas as deciises de nossas viidas.. Um vellho prrovrrbiio diiz:: "Se voc no sabe parra onde estt iindo,, dec ses de nossas v das Um ve ho p ov b o d z "Se voc no sabe pa a onde es ndo quallquerr camiinho ffarr com que voc chegue ll..",, porrm aii que estt o prrobllema.. Quem no qua que cam nho a com que voc chegue " po m a que es o p ob ema Quem no sabe o que rreallmentte iimporrttantte ffiica semprre "dando vollttas" gasttando esfforros,, sem saberr a sabe o que ea men e mpo an e ca semp e "dando vo as" gas ando es o os sem sabe a diirreo.. d eo Quem ttem mettas deffiiniidas consegue diirreciionarr aes e esfforros,, e ttodas as suas Quem em me as de n das consegue d ec ona aes e es o os e odas as suas attiittudes possuem um prropsiitto,, o de allcanarr a metta deffiiniida.. a udes possuem um p ops o o de a cana a me a de n da A metta a viisualliizao de um allvo.. A me a a v sua zao de um a vo A metta o siigniiffiicado e o senttiido da viida e nella que estt a ffelliidiidade e o prrazerr do A me a o s gn cado e o sen do da v da e ne a que es a e d dade e o p aze do ttrraballho.. aba ho Lembrre--se semprre:: As mettas devem serr SMART.. Lemb e se semp e As me as devem se SMART eSpecffiica eSpec ca Mensurrvell Mensu ve Allcanveiis A canve s Reprresenttarrem um desaffiio pessoall Rep esen a em um desa o pessoa Temporraiis Tempo a s
Bibliografia:
GLLESON,, Kerrrry.. O prrogrrama de experriinciia pessoall.. So Paullo,, ed.. MakrronBooks,,1994,, GLLESON Ke y O p og ama de expe nc a pessoa So Pau o ed Mak onBooks 1994 ttrrad.. Elliiane Rannerr.. ad E ane Ranne JUNQUEIIRA,, Luiiz Augustto Costtacurrtta.. Admiiniisttrrao do ttempo,, Riio de Janeiirro,, JUNQUE RA Lu z Augus o Cos acu a Adm n s ao do empo R o de Jane o COP Ediittorra,,1992.. 5ediio.. COP Ed o a 1992 5 ed o Pesquisa na Internet www.viasoft.com.br/framg.html
Fonttte de Pessquiiisa desstte arrttiigo ::: htttttp:::////www...gerranegociiio...com...brr 30///01///01 Fon e de Pesq u ssa deste artig o h tp //w ww g era negoc o c om b r 30 0 1 0 1 Fon e de Pe qu a de e a go h p www ge anegoc o com b 30 01 01
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Os anexos abaixo so
Materiiaiis iinteressantes pesquiisados sobre Admiiniistrao do Mater a s nteressantes pesqu sados sobre Adm n strao do Tempo na Internet,, as fontes de pesquiisa esto no fiinall de cada Tempo na Internet as fontes de pesqu sa esto no f na de cada artiigo.. art go
20 20
Como Fazer Reunies Criativas

1... 1 1 2... 2 2 3... 3 3 4... 4 4 5... 5 5 6... 6 6 7... 7 7 8... 8 8 9... 9 9 S convoque uma rreuniiio quando tttotttalllmenttte iiindiiispenssvelll;; S convoque uma re un o quando o a m en e n d sspens ve ; S convoque uma eun o quando o a men e nd pen ve Essttabelllea oss objjjetttiivoss;; Esta be e a os ob e iv os; E abe ea o ob e vo Elllaborre uma pauttta,,, ffiixando tttempo parra cada asssunttto;;; E a bore uma pau a fix ando e mpo para cada asssun o E abo e uma pau a xando empo pa a cada a un o Collloque ss ass pesssoass ss quaiiis o asssunttto iiinttterresssa;;; Co o que s as pesssoas s qua ss o asssun o n e re sssa Co oque a pe oa qua o a un o n e e a No cassttiigue oss pontttuaiiis,,, prremiiiando oss atttrassadoss;; No castig ue os pon u a ss pre m a ndo os a rrasa dos; No ca gue o pon ua p em ando o a a ado Mantttenha o rrumo da diiiscussso;;; Man e nha o ru mo da d sscussso Man enha o umo da d cu o Dessiigne um parrttiiciiipanttte parra ssecrretttarriiarr a rreuniiio;;; Desig ne um partic p an e para se cre a ria r a re un o De gne um pa c pan e pa a ec e a a a eun o Siiintttetttiize ass conclllussess;; S n e iz e as conc u s es; S n e ze a conc u e Faa o acompanhamenttto de tttodass ass deciiisess tttomadass.. Faa o acompanhamen o de o das as dec sses o madas. Faa o acompanhamen o de oda a dec e omada Admiiiniiistttrao do Tempo Adm n ss rrao do Tempo Adm n ao do Tempo A admiiiniiistttrao do tttempo uma fferrramenttta gerrenciiialll,, que pode sserr utttiilliizada tttanttto nass emprressass quanttto A adm n ss rrao do e mpo uma fe rrramen a gere nc a , que pode se r u iliz ada a n o nas empre sa s quan o A adm n ao do empo uma e amen a ge enc a que pode e u zada an o na emp e a quan o na nosssa viiida parrttiiculllarr,, perrmiiittiindo a orrganiiizao de metttass pesssoaiiis e prroffiisssiionaiiis,,, com menorr diiispndiiio de na nosssa v d a partic u a r, perm tin do a org an z ao de me a s pesssoa ss e pro fisssio na ss com menor d sspnd o de na no a v da pa cu a pe m ndo a o gan zao de me a pe oa e p o ona com meno d pnd o de enerrgiiia ffsiiica e mentttalll.. A boa admiiiniiistttrao do tttempo ,,, prrovavelllmenttte,,, o ffatttorr maiiis iiimporrttanttte na energ a fss c a e men a . A boa adm n ss rrao do e mpo pro vave m en e o fa o r ma ss m porta n e na ene g a mpo an e na ca e men a A boa adm n ao do empo p ovave men e o a o ma admiiiniiistttrao de ssii messmo e do tttraballlho executttado... Ellla comea com a auttto--desscoberrtta,,, iiisttto ,,, com a adm n ss rrao de si mesmo e do rraba h o execu a do E a comea com a au o -d esc oberta ss o com a adm n ao de me mo e do aba ho execu ado E a comea com a au o de cobe a o com a iiidentttiifiiicao de como utttiilliizamoss o nossso tttempo,,, do que no noss ssatttiisffaz e do que dessejjjamoss mudarr.. d en iff c ao de como u iliz amos o nossso e mpo do que no nos sa issfa z e do que dese a mos mudar. den cao de como u zamo o no o empo do que no no a az e do que de e amo muda Diiicass Parra sse Economiiizarr Tempo D c as Para se Econom z ar Tempo D ca Pa a e Econom za Tempo "O tttempo uma vez gasstto,,, nunca rrecuperrado,,, "O e mpo uma vez gasto nunca re cupera do "O empo uma vez ga o nunca ecupe ado e ellle prroporrciiiona oporrttuniiidadess iiiguaiiis parra tttodoss" e e e pro porc o na oportu n d ades g ua ss para o dos" e e e p opo c ona opo un dade gua pa a odo " PLANEJJAMENTO -- Toda horra apllliicada em plllanejjjamenttto effiiciiienttte poupa tttrss ou quatttro na execuo e PLANEJA MENTO - Toda hora ap ic ada em p a ne amen o efic e n e poupa rrs ou qua rro na execuo e PLANE AMENTO Toda ho a ap cada em p ane amen o e c en e poupa ou qua o na execuo e prroduz melllhorress rressulllttadoss;; pro duz me h ore s re su ta dos; p oduz me ho e e u ado ORGANIIZAO -- A orrganiiizao um outttro ffatttorr ffaciiilliittadorr na execuo dass tttarreffass;; uma allliiada do ORGANIZ AO - A org an z ao um ou rro fa o r fa c lita dor na execuo das a re fa s; uma a ia da do ORGAN ZAO A o gan zao um ou o a o ac ado na execuo da a e a uma a ada do tttempo... Ellla deve exiiistttiir prriinciiipalllmenttte nass iiinfforrmaess;; e mpo E a deve ex ss irr prin c p a m en e nas n fo rm aes; empo E a deve ex p nc pa men e na n o mae DELEGAO -- Atttriiibuiiio de tttarreffass parra outttrass pesssoass a ffiim de llliiberrarr o tttempo parra tttarreffass maiiis DELEGAO - A rr b u o de a re fa s para ou rras pesssoas a fim de ib era r o e mpo para a re fa s ma ss DELEGAO A bu o de a e a pa a ou a pe oa a m de be a o empo pa a a e a ma iiimporrttantttess.. a chave da admiiiniiistttrao effiicaz;;; m porta n e s. a chave da adm n ss rrao efic az mpo an e a chave da adm n ao e caz TELEFONE -- Usse--o parra eviiittarr dessllocamenttto dessnecesssrriio parra obttterr iiinfforrmaess;; TELEFONE - Use -o para ev ta r deslo camen o desn ecesssrio para ob e r n fo rm aes; TELEFONE U e o pa a ev a de ocamen o de nece o pa a ob e n o mae COMUNIICAO -- A llliinguagem ssiimpllless,, conciiisa e iiisenttta de ambiiiguiiidadess asssegurra a comprreensso e COMUNIC AO - A in guagem sim p e s, conc ssa e ssen a de amb g u d ades asssegura a compre ens o e COMUN CAO A nguagem mp e conc a e en a de amb gu dade a egu a a comp een o e poupa o tttempo com malll-entttendiiidoss;; poupa o e mpo com ma --en e nd d os; poupa o empo com ma en end do TOMADA DE DECIISES -- A anllliise de deciiiso tttem que sserr prreciiisa e basseada em iiinfforrmaess TOMADA DE DECIS ES - A an isse de dec sso e m que se r pre c ssa e base ada em n fo rm aes TOMADA DE DEC SES A an e de dec o em que e p ec a e ba eada em n o mae ssegurrass,, parra que posssa sserr atttacado o prroblllema,,, iiimediiiatttamenttte;;; se gura s, para que posssa se r a a cado o pro b e ma m ed a a men e egu a pa a que po a e a acado o p ob ema med a amen e CONCENTRAO -- Tempo mniiimo ((anttterriiorr a ao)) em que sse jjjulllgarr necesssrriio parra consseguiiir CONCENTRAO - Tempo m n m o (a n e rio r a ao) em que se u g ar necesssrio para conse gu rr CONCENTRAO Tempo m n mo an e o a ao em que e u ga nece o pa a con egu prrogrressso em menoss tttempo... pro gre ssso em menos e mpo p og e o em meno empo Economiiizadorress de Tempo Econom z adore s de Tempo Econom zado e de Tempo Utttiilliizao de uma agenda ou um calllendrriio de rreuniiiess;; U iliz ao de uma agenda ou um ca e ndrio de re un es; U zao de uma agenda ou um ca end o de eun e Crriiao de llliistttass de affazerress;; Cria o de iss a s de afa zere s; C ao de a de a aze e Deffiiniiio de metttass;; Defin o de me a s; De n o de me a Manuttteno de ssuass metttass em viiisttta;;; Manu e no de su as me a s em v ss a Manu eno de ua me a em v a Deffiiniiio de prriiorriidadess;; Defin o de prio rid ades; De n o de p o dade Acompanhamenttto dass prriiorriidadess;; Acompanhamen o das prio rid ades; Acompanhamen o da p o dade Orrganiiizao dass tttarreffass;; Org an z ao das a re fa s; O gan zao da a e a Orrganiiizao e acessso com rrapiiidez de iiinfforrmaess ussadass com ffrequnciiia... Org an z ao e acessso com ra p d ez de n fo rm aes usa das com frrequnc a O gan zao e ace o com ap dez de n o mae u ada com equnc a
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Errross e Falllhass na Admiiiniiistttrao do Tempo Errros e Fa h as na Adm n ss rrao do Tempo E o e Fa ha na Adm n ao do Tempo Excessso de tttempo em converrsaess;; Excessso de e mpo em converssaes; Exce o de empo em conve ae Conssollliidao iiinssuffiiciiienttte de conclllussess;; Conso id ao n su fic e n e de conc u s es; Con o dao n u c en e de conc u e Sou o dono do meu tttempo... Ellle ss depende de miiim;;; Sou o dono do meu e mpo E e s depende de m m Sou o dono do meu empo E e depende de m m O ssuborrdiiinado ssemprre pode me essperrarr;; O su bord n ado se mpre pode me esp era r; O ubo d nado emp e pode me e pe a Nunca vou me tttorrnarr esscrravo do rrelllgiiio;;; Nunca vou me o rn ar esc ra vo do re g o Nunca vou me o na e c avo do e g o No vejjjo diiiferrena entttre o urrgenttte "parra ontttem" e o iiimporrttanttte;;; No ve o d ffere na en rre o urg en e "para on e m" e o m porta n e No ve o d e ena en e o u gen e "pa a on em" e o mpo an e Eu ffao o tttempo::: oss outttross devem ffazerr o sseu tttempo,,, em ffuno do meu;;; Eu fa o o e mpo os ou rros devem fa zer o se u e mpo em fu no do meu Eu ao o empo o ou o devem aze o eu empo em uno do meu Pellla possiio que ocupo,,, no prreciiiso darr ssatttiisffao do meu tttempo parra niiingum;;; Pe a posi o que ocupo no pre c sso dar sa issfa o do meu e mpo para n n gum Pe a po o que ocupo no p ec o da a ao do meu empo pa a n ngum Pelllo meu grrau de rressponssabiiilliidade perranttte a emprressa,,, no tttenho condiiiess de plllanejjjarr o meu tttempo... Pe o meu gra u de re sp onsa b lid ade pera n e a empre sa no e nho cond es de p a ne a r o meu e mpo Pe o meu g au de e pon ab dade pe an e a emp e a no enho cond e de p ane a o meu empo
Caussass do Dessperrdciiio do Tempo Causa s do Desp erd c o do Tempo Cau a do De pe d c o do Tempo Fallltta de::: Fa ta de Fa a d e Plllanejjjamenttto;;; P a ne a men o P ane amen o IInfforrmaess effiiciiientttess;; In fo rm aes efic e n e s; n o mae e c en e Diiisciiipllliina no cumprriimenttto da agenda;;; D ssc p in a no cumprim en o da agenda D c p na no cump men o da agenda Deffiiniiio clllarra de objjjetttiivoss na execuo dass tttarreffass;; Defin o c a ra de ob e iv os na execuo das a re fa s; De n o c a a de ob e vo na execuo da a e a Delllegao;;; De e gao De egao
Comprromiiissso com oss rressulllttadoss;; Compro m ssso com os re su ta dos; Comp om o com o e u ado Menossprrezo ou nffasse iiinadequada em cerrttass atttiiviiidadess;; Menosp re zo ou nfa se n adequada em certa s a iv d ades; Meno p ezo ou n a e nadequada em ce a a v dade IIndeffiiniiio de prriiorriidadess e cobrrana iiincomplllettta e desscontttnua;;; In defin o de prio rid ades e cobra na n comp e a e desc on n ua nde n o de p o dade e cob ana ncomp e a e de con nua Frragmentttao e ssuperrfiiiciiiallliidade;;; Fra gmen a o e su perff c a id ade F agmen ao e upe c a dade Excessso de rreuniiiess e burrocrraciiia iiinttterrna;;; Excessso de re un es e buro cra c a n e rn a Exce o de eun e e bu oc ac a n e na IIndeffiiniiio de prriiorriidadess;; In defin o de prio rid ades; nde n o de p o dade IIncapaciiidade de diiizerr "no";;; In capac d ade de d z er "no" ncapac dade de d ze "no" M utttiilliizao doss rrecurrsoss ((ttellleffone,,, ffax,,, xerrox,,, computttadorr);;; M u iliz ao dos re curssos (te e fo ne fa x xero x compu a dor)) M u zao do ecu o e e one ax xe ox compu ado Centttrallliizao de poderr;; Cen rra iz ao de poder; Cen a zao de pode Execuo de sserrviiio parrttiiculllarr,, em horrrriio comerrciiialll;; Execuo de se rv o partic u a r, em hor rio comerc a ; Execuo de e v o pa cu a em ho o come c a Ressiistttnciiiass ss mudanass.. Resiss nc a s s mudanas. Re nc a mudana
Sollluess Prrtttiicass Parra Economiiizarr Tempo So u es Pr ic as Para Econom z ar Tempo So ue P ca Pa a Econom za Tempo Essttabelllea metttass:: anuaiiis,,, menssaiiis,,, ssemanaiiis e diiirriiass;; Esta be e a me a s: anua ss mensa ss se mana ss e d ria s; emana e d a E abe ea me a anua men a Prrogrrame ssuass tttarreffass e atttiiviiidadess da ssemana e do diiia,,, em ffuno desssass metttass;; Pro gra me su as a re fa s e a iv d ades da se mana e do d a em fu no desssas me a s; P og ame ua a e a e a v dade da emana e do d a em uno de a me a IIdentttiifiiique ass atttiiviiidadess que lllevem aoss rressulllttadoss e concentttre--se nelllass;; Id en iff q ue as a iv d ades que e vem aos re su ta dos e concen rre-sse ne a s; den que a a v dade que evem ao e u ado e concen e e ne a Faa ass coiiisass em orrdem de prriiorriidade;;; Faa as co ssas em ord em de prio rid ade Faa a co a em o dem de p o dade Contttrollle,,, diiiarriiamenttte,,, ass atttiiviiidadess rreallliizadass e oss rressulllttadoss alllcanadoss;; Con rro e d a ria men e as a iv d ades re a iz adas e os re su ta dos a c anados; Con o e d a amen e a a v dade ea zada e o e u ado a canado Saiiiba onde sseu tttempo rrealllmenttte emprregado;;; Sa b a onde se u e mpo re a m en e empre gado Sa ba onde eu empo ea men e emp egado Essttabelllea dattta e horra parra iiinciiio e ffiim de cada atttiiviiidade;;; Esta be e a da a e hora para n c o e fim de cada a iv d ade E abe ea da a e ho a pa a n c o e m de cada a v dade Ellliimiiine dessperrdiiiadorress de tttempo;;; E i m n e desp erd adore s de e mpo E m ne de pe d ado e de empo Melllhorre ssuass rrotttiinass e hbiiittoss de tttraballlho... Me h ore su as ro in as e hb to s de rraba h o Me ho e ua o na e hb o de aba ho
Prrocesssoss envolllvendo rreuniiiess Pro cesssos envo v endo re un es P oce o envo vendo eun e Cussttoss de ambiiienttte orrganiiizaciiionalll iiimprrodutttiivo e iiineffiiciiienttte Custo s de amb e n e org an z ac o na m pro du iv o e n efic e n e Cu o de amb en e o gan zac ona mp odu vo e ne c en e
Prromoverr a conssciiientttiizao doss cussttoss rreaiiis de rreuniiiess iiimprrodutttiivass e vecullloss de comuniiicao Pro mover a consc e n iz ao dos custo s re a ss de re un es m pro du iv as e ve c u o s de comun c ao P omove a con c en zao do cu o ea de eun e mp odu va e ve cu o de comun cao orrganiiizaciiionalll llliimiiittadoss.. org an z ac o na im ta dos. o gan zac ona m ado Garrgallloss de prrodutttiiviiidade em rreuniiiess nass orrganiiizaess.. Garg a o s de pro du iv d ade em re un es nas org an z aes. Ga ga o de p odu v dade em eun e na o gan zae Oss ssettte pecadoss de rreuniiiess iiimprrodutttiivass! Os se e pecados de re un es m pro du iv as!! O e e pecado de eun e mp odu va Redeffiiniiindo o prrocessso de rreuniiiess Redefin n do o pro cessso de re un es Rede n ndo o p oce o de eun e Prromoverr diiiscussso ssobrre oss prroblllemass encontttradoss no prrocessso de rreuniiiess e como ssollluciiion--lloss.. Pro mover d sscussso so bre os pro b e mas encon rrados no pro cessso de re un es e como so u c o n-lo s. P omove d cu o ob e o p ob ema encon ado no p oce o de eun e e como o uc on o
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Razess parra ass pesssoass sse rreuniiirem... Razes para as pesssoas se re un rrem Raze pa a a pe oa e eun em Porrque ass rreuniiiess sso iiimprrodutttiivass? Porq ue as re un es s o m pro du iv as? Po que a eun e o mp odu va ? Trrss nveiiis de tttraballlho em grrupo e tttrss prrocesssoss de prrodutttiiviiidade Tr s n v e ss de rraba h o em gru po e rrs pro cesssos de pro du iv d ade T n ve de aba ho em g upo e p oce o de p odu v dade IIdentttiifiiicarr oss nveiiis de tttraballlho em grrupo e ass tttecnolllogiiiass necesssrriiass parra ssuporrttarr essttess nveiiis... Id en iff c ar os n v e ss de rraba h o em gru po e as e cno o g a s necesssria s para su porta r este s n v e ss den ca o n ve de aba ho em g upo e a ecno og a nece a pa a upo a e e n ve Oss nveiiis iiindiiiviiidualll,, coorrdenao e grrupo... Os n v e ss n d v d ua , coord enao e gru po O n ve nd v dua coo denao e g upo Oss prrocesssoss de comuniiicao,,, penssamenttto e acessso a iiinfforrmao Os pro cesssos de comun c ao pensa men o e acessso a n fo rm ao O p oce o de comun cao pen amen o e ace o a n o mao Forrass que iiimpulllsiiionam a utttiilliizao de Tecnolllogiiia da IInfforrmao parra aumentttarr a prrodutttiiviiidade For as que m pu ss o nam a u iliz ao de Tecno o g a da In fo rm ao para aumen a r a pro du iv d ade Fo a que mpu onam a u zao de Tecno og a da n o mao pa a aumen a a p odu v dade IIdentttiifiiicarr na orrganiiizao ass fforrass que iiimpulllsiiionam ass mudanass.. Id en iff c ar na org an z ao as fo r as que m pu ss o nam as mudanas. den ca na o gan zao a o a que mpu onam a mudana Porrqu prreciiisamoss mudarr? ((O ssucessso de hojjje no garranttte o ssucessso de amanh!!) Porq u pre c ssamos mudar? (O su cessso de ho e no gara n e o su cessso de amanh!)) Po qu p ec amo muda ? O uce o de ho e no ga an e o uce o de amanh Ass ffassess de um prrocessso deciiisrriio As fa se s de um pro cessso dec ssrio A a e de um p oce o dec o IIdentttiifiiicarr e explllorrarr ass ffassess do prrocessso deciiisrriio... Id en iff c ar e exp o ra r as fa se s do pro cessso dec ssrio den ca e exp o a a a e do p oce o dec o Fasse de Diiiscussso Fase de D sscussso Fa e de D cu o Fasse de Prrojjjettto Fase de Pro e o Fa e d e P o e o Fasse de Esscolllha Fase de Esc o h a Fa e de E co ha Fasse de Acompanhamenttto Fase de Acompanhamen o Fa e de Acompanhamen o gerradass.. gera das. ge ada A iiimporrttnciiia de gerrarr iiidiiiass.. A m port nc a de gera r d a s. A mpo nc a de ge a d a Oss papiiis doss parrttiiciiipantttess Os pap ss dos partic p an e s O pap do pa c pan e Explllorrarr a ffunciiionallliidade e ass rressponssabiiilliidadess doss parrttiiciiipantttess de uma rreuniiio... Exp o ra r a fu nc o na id ade e as re sp onsa b lid ades dos partic p an e s de uma re un o Exp o a a unc ona dade e a e pon ab dade do pa c pan e de uma eun o O papelll do coorrdenadorr O pape do coord enador O pape do coo denado O papelll do rrelllatttorr O pape do re a o r O pape do e a o O papelll do ffaciiilliittadorr O pape do fa c lita dor O pape do ac ado Ferrramentttass parra aumentttarr a prrodutttiiviiidade Ferrramen a s para aumen a r a pro du iv d ade Fe amen a pa a aumen a a p odu v dade A iiimporrttnciiia do Brraiiinssttorrmiiing A m port nc a do Bra n sto rm n g A mpo nc a do B a n o m ng Prromoverr novass iiidiiiass,, explllorrando o ffattto de que boass iiidiiiass sso uma ffrao do nmerro de iiidiiiass Pro mover novas d a s, exp o ra ndo o fa o de que boas d a s s o uma frrao do nmero de d a s P omove nova d a exp o ando o a o de que boa d a o uma ao do nme o de d a
Anllliise e exempllliifiiicao de alllgumass fferrramentttass de tttecnolllogiiia ou no parra auxiiilliiarr o prrocessso de An isse e exemp iff c ao de a g umas fe rrramen a s de e cno o g a ou no para aux lia r o pro cessso de An e e exemp cao de a guma e amen a de ecno og a ou no pa a aux a o p oce o de rreuniiiess.. re un es. eun e Essttudoss de Casso Estu dos de Caso E udo de Ca o Ferrramentttass de Grroupwarre Ferrramen a s de Gro upware Fe amen a de G oupwa e Ferrramentttass IIntttranettt Ferrramen a s In rrane Fe amen a n ane Prrocediiimentttoss Gerraiiis Pro ced m en o s Gera ss P oced men o Ge a Ressulllttadoss:: ffazendo ass rreuniiiess prrodutttiivass Resu ta dos: fa zendo as re un es pro du iv as Re u ado azendo a eun e p odu va Avallliiao e diiiscussso doss rressulllttadoss apllliicveiiis na emprressa... Ava ia o e d sscussso dos re su ta dos ap ic ve ss na empre sa Ava ao e d cu o do e u ado ap cve na emp e a Biiibllliiogrraffiia B b io gra fia B b og a a ALEXANDER,,, Roy... GUIIA PARA A ADMIINIISTRAO DO TEMPO,,, Riiio de JJaneiiiro::: Campuss,, 1994... ALEXANDER Roy GUIA PARA A ADMIN IS TRAO DO TEMPO R o de Ja ne rro Campus, 1994 ALEXANDER Roy GU A PARA A ADM N STRAO DO TEMPO R o de ane o Campu 1994 147 p... 147 p 147 p COVEY,,, Stttephen R... ... COMO DEFIINIIR PRIIORIIDADES NUM MUNDO SEM TEMPO... Riiio de COVEY S e phen R COVEY S ephen R COMO DEFIN IR PRIO RID ADES NUM MUNDO SEM TEMPO R o de COMO DEF N R PR OR DADES NUM MUNDO SEM TEMPO R o de JJaneiiiro::: Campuss,, 1994... 453p Ja ne rro Campus, 1994 453p ane o Campu 1994 453p Reviiisttta de Admiiiniiistttrao -- Volllume 19((2)) -- abrriill//jjunho///84 -- Pg... 53 a 58... Rev ss a de Adm n ss rrao - Vo u me 19(2 ) - abril/ju nho 8 4 - Pg 53 a 58 Rev a de Adm n ao Vo ume 19 2 ab unho 84 Pg 53 a 58 COSTA,,, Arriilldo Frranciiisco da... Admiiiniiistttrao do tttempo... Goiiiniiia::: SEBRAE,,, S...d... COSTA Arild o Fra nc ssco da Adm n ss rrao do e mpo Go n a SEBRAE S d COSTA A do F anc co da Adm n ao do empo Go n a SEBRAE S d
Tempo : Como torn-lo seu parceiro

((*)) porr Eulllerr de Paullla Baumgrratttz (* ) por Eu e r de Pau a Baumgra z * po Eu e de Pau a Baumg a z
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Admiiiniiistttrao do tttempo um asssunttto que h anoss vem ssendo tttratttado pellla ciiinciiia do dessenvolllviiimenttto humano,,, Adm n ss rrao do e mpo um asssun o que h anos vem se ndo rra a do pe a c nc a do dese nvo v m en o humano Adm n ao do empo um a un o que h ano vem endo a ado pe a c nc a do de envo v men o humano dentttro de diiiverrsass atttiiviiidadess,, ssemiiinrriioss,, currsoss e publlliicaess em llliivrross,, jjjorrnaiiis e rreviiistttass.. den rro de d v erssas a iv d ades, se m n rio s, curssos e pub ic aes em iv ro s, o rn a ss e re v ss a s. den o de d ve a a v dade em n o cu o e pub cae em v o o na e ev a Pettterr Drruckerr em sseu llliivrro O Gerrenttte Effiicaz,,, publlliicado em 1966,,, jjj diiiziiia que um gerrenttte effiicaz tttem que Pe e r Dru cker em se u iv ro O Gere n e Efic az pub ic ado em 1966 d z a que um gere n e efic az e m que Pe e D ucke em eu v o O Ge en e E caz pub cado em 1966 d z a que um ge en e e caz em que conhecerr bem o sseu tttempo... Nesssa publlliicao,,, Drruckerr rresserrva um capttulllo ssobrre admiiiniiistttrao do tttempo... conhecer bem o se u e mpo Nesssa pub ic ao Dru cker re se rv a um cap tu o so bre adm n ss rrao do e mpo conhece bem o eu empo Ne a pub cao D ucke e e va um cap u o ob e adm n ao do empo Mass,, messmo asssiiim,,, muiiittoss gerrentttess e executttiivoss hojjje conssiiderram o tttempo como um iiiniiimiiigo que tttem que sserr Mas, mesmo asss m mu to s gere n e s e execu iv os ho e consid era m o e mpo como um n m g o que e m que se r Ma me mo a m mu o ge en e e execu vo ho e con de am o empo como um n m go que em que e enffrentttado no campo de batttalllha... Desstta fforrma,,, grrande parrtte doss executttiivoss tttentttam domiiinarr rraciiionalllmenttte o tttempo enfrren a do no campo de ba a h a Desta fo rm a gra nde parte dos execu iv os e n a m dom n ar ra c o na m en e o e mpo en en ado no campo de ba a ha De a o ma g ande pa e do execu vo en am dom na ac ona men e o empo e esstte esscapa pellloss dedoss,, ou melllhorr,, pellla viiida,,, com a ffaciiilliidade de um pulllo de gattto... e este esc apa pe o s dedos, ou me h or, pe a v d a com a fa c lid ade de um pu o de ga o e e e e capa pe o dedo ou me ho pe a v da com a ac dade de um pu o de ga o Mass qualll o pulllo do gattto na Admiiiniiistttrao do Tempo? Mas qua o pu o do ga o na Adm n ss rrao do Tempo? Ma qua o pu o do ga o na Adm n ao do Tempo? A rressposstta ssiimplllessmenttte conssiiderr--llo como parrceiiiro,,, no em um campo de guerrra,,, mass um Parrceiiiro na Viiida... A re sp osta sim p e smen e consid er -lo como parc e rro no em um campo de guerrra mas um Parc e rro na V d a A e po a mp e men e con de o como pa ce o no em um campo de gue a ma um Pa ce o na V da Com o objjjetttiivo prriimeiiiro de uma melllhorr quallliidade de viiida e,,, consseqentttementtte,,, uma melllhorr quallliidade no Com o ob e iv o prim e rro de uma me h or qua id ade de v d a e conse qen e men e uma me h or qua id ade no Com o ob e vo p me o de uma me ho qua dade de v da e con eqen emen e uma me ho qua dade no tttraballlho... rraba h o aba ho O grrande avano tttecnolllgiiico tttende a tttranssforrmarr tttudo parra o iiinssttantttneo,,, a comiiida,,, ass viiiagenss arreass,, a O gra nde avano e cno g c o e nde a rransfform ar u do para o n sta n neo a com d a as v a gens are as, a O g ande avano ecno g co ende a an o ma udo pa a o n an neo a com da a v agen a ea a comuniiicao e outttrass coiiisass maiiis... comun c ao e ou rras co ssas ma ss comun cao e ou a co a ma Mass e nss,, sserress humanoss? Corrremoss atttrss tttentttando sserr maiiis rrpiiidoss do que o ffax... Mas e ns, se re s humanos? Corrremos a rrs e n a ndo se r ma ss r p d os do que o fa x Ma e n e e humano ? Co emo a en ando e ma p do do que o ax Nenhum dessttess avanoss sserrve sse no fforr parra ffaciiilliittarr a nosssa viiida e,,, em muiiittoss cassoss,, no iiisttto que essttou vendo Nenhum deste s avanos se rv e se no fo r para fa c lita r a nosssa v d a e em mu to s caso s, no ss o que esto u vendo Nenhum de e avano e ve e no o pa a ac a a no a v da e em mu o ca o no o que e ou vendo e ssentttiindo... Executttiivoss corrrendo cada vez maiiis e prroduziiindo menoss ou com essforro iiintttiill em tttraballlhoss ssem e se n in do Execu iv os corrrendo cada vez ma ss e pro duz n do menos ou com esffor o n il em rraba h os se m e en ndo Execu vo co endo cada vez ma e p oduz ndo meno ou com e o o n em aba ho em rressulllttadoss.. A ssiim,,, a viiida no tttraballlho viiira uma llluttta a sserr enffrentttada como herriiis enffarrttadoss a guerrrearr.. re su ta dos. A si m a v d a no rraba h o v rra uma u a a se r enfrren a da como her ss enfa rta dos a guerrrear. e u ado A m a v da no aba ho v a uma u a a e en en ada como he en a ado a gue ea Mass volllttamoss a perrguntttarr:: como ttterr o tttempo como parrceiiiro? Liiistttarremoss pontttoss que posssam ajjjud--lloss nesstte Mas vo ta mos a perg un a r: como e r o e mpo como parc e rro? L ss a re mos pon o s que posssam a u d-lo s neste Ma vo amo a pe gun a como e o empo como pa ce o? L a emo pon o que po am a ud o ne e dessaffiio::: desa fio de a o Parre e ffaa uma rreviiiso de como voc esstt agiiindo com o sseu tttempo... Vollltte a iiinssttrumentttoss que voc llleu ou Pare e fa a uma re v sso de como voc est ag n do com o se u e mpo Vo te a n strrumen o s que voc e u ou Pa e e aa uma ev o de como voc e ag ndo com o eu empo Vo e a n umen o que voc eu ou aprrendeu em ssemiiinrriio que parrttiiciiipou,,, ellless sso ssemprre ttteiiis... apre ndeu em sem n rio que partic p ou e e s s o se mpre e ss ap endeu em em n o que pa c pou e e o emp e e Faa um diiiagnssttiico atttravss da sseguiiinttte anllliise do tttempo::: Faa um d a gnstic o a rravs da se gu n e an isse do e mpo Faa um d agn co a av da egu n e an e do empo Effeiiitto ::: qualll o effeiiitto que o atttualll usso do meu tttempo prrovoca em miiim? Efe to qua o efe to que o a u a uso do meu e mpo pro voca em m m ? E e o qua o e e o que o a ua u o do meu empo p ovoca em m m? Caussa ::: O que prrovoca anssiiedade? Quaiiis oss ssentttiimentttoss dessagrradveiiis que ssiinttto na miiinha viiida cotttiidiiiana? Causa O que pro voca ansie dade? Qua ss os se n im en o s desa gra dve ss que sin o na m n ha v d a co id a na? Cau a O que p ovoca an edade? Qua o en men o de ag adve que n o na m nha v da co d ana? Exemplllo ::: O tttrnssiitto? A messa cheiiia de papiiis? O entttrarr e ssaiiir de pesssoass na miiinha ssallla? O rrelllaciiionamenttto com o Exemp o O rrnsito ? A mesa che a de pap ss? O en rrar e sa rr de pesssoas na m n ha sa a ? O re a c o namen o com o Exemp o O n o? A me a che a de pap ? O en a e a de pe oa na m nha a a? O e ac onamen o com o colllaborradorr? O tttellleffone? Diiifiiicullldadess ffiinanceiiirass? co a bora dor? O e e fo ne? D ff c u d ades fin ance rras? co abo ado ? O e e one? D cu dade nance a ? 1 mediiida ::: Avallliiarr oss pontttoss prriiorriittrriioss que lllhe prrovocam iiinssatttiisffao... 1 med d a Ava ia r os pon o s prio rit rio s que h e pro vocam n sa issfa o 1 med da Ava a o pon o p o o que he p ovocam n a ao 2 mediiida ::: Busscarr ass caussass dessttass ssiittuaess.. 2 med d a Busc ar as causa s desta s situ aes. uae 2 med da Bu ca a cau a de a Caussass de carrttterr Causa s de car e r Cau a de ca e iiindiiiviiidualll ((depende de voc)) n d v d ua (d epende de voc) nd v dua depende de voc cullltturralll ((comporrttamentttoss e hbiiittoss da ssociiiedade)) cu tu ra (c omporta men o s e hb to s da so c e dade) cu u a compo amen o e hb o da oc edade gerrenciiialll ((sua posstturra como gessttorr de equiiipe)) gere nc a (ssua postu ra como gesto r de equ p e) ge enc a ua po u a como ge o de equ pe orrganiiizaciiionalll ((iimpossiio da emprressa)) org an z ac o na (im posi o da empre sa ) o gan zac ona mpo o da emp e a ambiiientttalll ((ambiiienttte ffsiiico::: esscrriittrriio,,, cassa,,, etttc...) amb e n a (a mb e n e fss c o esc rit rio casa e c )) amb en a amb en e co e c o ca a e c Refflliitta ssobrre sseuss objjjetttiivoss na viiida,,, parra ffaciiilliitt--lloss tttrace pequenass metttass parra atttiingiiir cada um dellless e collloque Reflita so bre se us ob e iv os na v d a para fa c lit -lo s rrace pequenas me a s para a in g rr cada um de e s e co o que Re a ob e eu ob e vo na v da pa a ac o ace pequena me a pa a a ng cada um de e e co oque prrazoss.. pra zos. p azo Focallliize tttodass ass oporrttuniiidadess ((pontttoss fforrttess) e ass oporrttuniiidadess ssurrgiiiro,,, tttorrnando voc muiiitto maiiis auttto-Foca iz e o das as oportu n d ades (p on o s fo rte s)) e as oportu n d ades su rg rro o rn ando voc mu to ma ss au o Foca ze oda a opo un dade pon o o e e a opo un dade u g o o nando voc mu o ma au o ssuffiiciiienttte parra rrebattterr ass iiinffllunciiiass negatttiivass que aparrecerro como contttriiibuiiioziiinha... su fic e n e para re ba e r as n flu nc a s nega iv as que apare cer o como con rr b u oz n ha u c en e pa a eba e a n unc a nega va que apa ece o como con bu oz nha Lembrre--se que o worrkahollliic ((pesssoa obcecada porr tttraballlho)) no tttem capaciiidade de ffazerr um tttraballlho com Lembre -sse que o work aho ic (p esssoa obcecada por rraba h o) no e m capac d ade de fa zer um rraba h o com Lemb e e que o wo kaho c pe oa obcecada po aba ho no em capac dade de aze um aba ho com quallliidade como aquellle executttiivo que ssabe diiiviiidiiir o sseu tttempo com o tttraballlho,,, ffamlliia e lllazerr.. qua id ade como aque e execu iv o que sa be d v d rr o se u e mpo com o rraba h o fa m lia e a zer. qua dade como aque e execu vo que abe d v d o eu empo com o aba ho am a e aze Na admiiiniiistttrao do tttempo como parrceiiiro,,, a delllegao uma ffuno bssiica... Delllegao a tttranssferrnciiia de Na adm n ss rrao do e mpo como parc e rro a de e gao uma fu no bsic a De e gao a rransffer nc a de Na adm n ao do empo como pa ce o a de egao uma uno b ca De egao a an e nc a de rressponssabiiilliidade ((ttarreffass) e autttorriidade ((poderr do ssuborrdiiinado de tttomarr deciiisess na tttarreffa delllegada)).. re sp onsa b lid ade (ta re fa s)) e au o rid ade (p oder do su bord n ado de o mar dec sses na a re fa de e gada). e pon ab dade a e a e au o dade pode do ubo d nado de oma dec e na a e a de egada Como esstto ssuass rreuniiiess? Quaiiis oss rressulllttadoss? Ass rreuniiiess sso essbanjjjadorrass de tttempo iiimenssoss.. Porrm,,, jjj que Como est o su as re un es? Qua ss os re su ta dos? As re un es s o esb an a dora s de e mpo m enso s. Por m que Como e o ua eun e ? Qua o e u ado ? A eun e o e ban ado a de empo men o Po m que sso iiineviiittveiiis,,, vantttajjjosso nss a conduziiirmoss ou parrttiiciiiparrmoss de fforrma maiiis effiicaz e lllucrratttiiva posssvelll.. s o n ev t ve ss van a o so ns a conduz rrmos ou partic p arm os de fo rm a ma ss efic az e u cra iv a posss v e . o nev ve van a o o n a conduz mo ou pa c pa mo de o ma ma e caz e uc a va po ve Eviiitta a prrocrrassttiinao::: comece um tttraballlho quando voc tttiiverr condiiiess de ttterrmiiin--llo... Saberr tttomarr deciiiso pode Ev ta a pro cra stin ao comece um rraba h o quando voc iv er cond es de e rm n -lo Saber o mar dec sso pode Ev a a p oc a nao comece um aba ho quando voc ve cond e de e m n o Sabe oma dec o pode sserr aprrendiiido e dessenvolllviiido... se r apre nd d o e dese nvo v d o e ap end do e de envo v do Submettta tttoda ssollliiciiittao de sseu tttempo ao tttesstte de prriiorriidade... Subme a o da so ic ta o de se u e mpo ao e ste de prio rid ade Subme a oda o c ao de eu empo ao e e de p o dade Diiiga no a uma ssollliiciiittao iiinadequada de ajjjuda,,, de maneiiira corrdiiialll,, mass com ffiirmeza... D g a no a uma so ic ta o n adequada de a u da de mane rra cord a , mas com firrmeza D ga no a uma o c ao nadequada de a uda de mane a co d a ma com meza Plllanejjje sseu tttraballlho e tttraballlhe a parrttiir de sseu plllano::: o combattte a iiincndiiio uma fforrma diiispendiiiossa de ffazerr ass P a ne e se u rraba h o e rraba h e a partirr de se u p a no o comba e a n cnd o uma fo rm a d sspend o sa de fa zer as de eu p ano o comba e a ncnd o uma o ma d pend o a de aze a P ane e eu aba ho e aba he a pa coiiisass,, deiiixe parra oss bombeiiiross.. co ssas, de x e para os bombe rros. co a de xe pa a o bombe o
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Lembrre--se::: a crriise ffabrriicada... Saiiiba darr pesso cerrtto parra ass tttarreffass urrgentttess e iiimporrttantttess.. Muiiittass vezess,, o Lembre -sse a crisse fa bric ada Sa b a dar peso certo para as a re fa s urg en e s e m porta n e s. Mu ta s vezes, o Lemb e e a c e ab cada Sa ba da pe o ce o pa a a a e a u gen e e mpo an e Mu a veze o urrgenttte no iiimporrttanttte... urg en e no m porta n e u gen e no mpo an e Utttiilliize o tttempo ganho com a boa admiiiniiistttrao do sseu tttempo em prrojjjetttoss e contttriiibuiiiess iiinovadorrass e crriiatttiivass.. U iliz e o e mpo ganho com a boa adm n ss rrao do se u e mpo em pro e o s e con rr b u es n ovadora s e cria iv as. U ze o empo ganho com a boa adm n ao do eu empo em p o e o e con bu e novado a e c a va Attteno!! No deiiixe que a rrotttiina abssorrva novamenttte esstte tttempo conquiiistttado... A e no! No de x e que a ro in a abso rv a novamen e este e mpo conqu ss a do A eno No de xe que a o na ab o va novamen e e e empo conqu ado Orrganiiize--se::: cuiiidado com oss papiiis em ssua messa,,, prrocurre uma agenda prrtttiica e attteno com sseuss arrquiiivoss.. Serr Org an z e-sse cu d ado com os pap ss em su a mesa pro cure uma agenda pr ic a e a e no com se us arq u v os. Ser O gan ze e cu dado com o pap em ua me a p ocu e uma agenda p ca e a eno com eu a qu vo Se orrganiiizado acrresscenttta poderr e conffiiana ss ssuass aess,, ffazendo do tttempo o sseu parrceiiiro e tttorrnando--o um org an z ado acre sc en a poder e confia na s su as aes, fa zendo do e mpo o se u parc e rro e o rn ando-o um o gan zado ac e cen a pode e con ana ua ae azendo do empo o eu pa ce o e o nando o um executttiivo effiicaz... execu iv o efic az execu vo e caz A Apiiis Conssulllttorress Orrganiiizaciiionaiiis Ltttda... vem dessenvolllvendo h 8 anoss,, o Semiiinrriio Admiiiniiistttrao do Tempo,,, A Ap ss Consu to re s Org an z ac o na ss L d a vem dese nvo v endo h 8 anos, o Sem n rio Adm n ss rrao do Tempo A Ap Con u o e O gan zac ona L da vem de envo vendo h 8 ano o Sem n o Adm n ao do Tempo com uma carrga horrrriia de 16 horrass,, em diiiverrsoss hosspiiittaiiis do Brrassiill,, parra diiiretttorress,, prrovedorress e cheffiiass.. com uma carg a hor ria de 16 hora s, em d v erssos hosp ta ss do Bra sil, para d rre o re s, pro vedore s e chefia s. com uma ca ga ho a de 16 ho a em d ve o ho p a do B a pa a d e o e p ovedo e e che a ((*)) porr Eulllerr de Paullla Baumgrratttz -- Prressiidenttte da ABTD e Diiiretttorr da Apiiis Conssulllttorress Orrganiiizaciiionaiiis ((Tellleffax (* ) por Eu e r de Pau a Baumgra z - Pre sid en e da ABTD e D rre o r da Ap ss Consu to re s Org an z ac o na ss (T e e fa x * po Eu e de Pau a Baumg a z P e den e da ABTD e D e o da Ap Con u o e O gan zac ona Te e ax 031--344...4418 -- Emaiiill ::: apiiis@nettt..em...com...brr) 031-3 44 4 418 - Ema l ap ss@ne .e m c om br)) 031 344 4418 Ema ap @ne em com b
Fonttte de pessquiiisa htttttp:::////www...ahmg...com...brr//arrttttempo...htttm Fon e de pesq u ssa h tp //w ww a hmg c om b r/a rtte mpo h m Fon e de pe qu a h p www ahmg com b a empo h m
"O TEMPO NA ADMIINIISTRAO:: DE QUEM O PROBLEMA ?" "O TEMPO NA ADM N STRAO DE QUEM O PROBLEMA ?" Capttullo Prriimeiirro Cap u o P me o Esta a primeira parte da "estria dos macaquinhos", ou seja, da delegao "para cima", "para o lado" ou "para baixo", para sua reflexo. Este artigo foi cedido a muitos anos atrs pelo consultor e amigo Renato Bernhoeft.
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Observe, em seu dia-a-dia nas prximas 4 semanas, quantos e quais simpticos macaquinhos voc est carregando e reflita por que nunca parece haver tempo suficiente para realizar tudo o que necessita ser feito... Porrque rrazo os admiiniisttrradorres no ttm ttempo parra nada,, enquantto seus suborrdiinados Po que azo os adm n s ado es no m empo pa a nada enquan o seus subo d nados nada ttm a ffazerr? Nestte arrttiigo vamos analliisarr a ffundo o siigniiffiicado do ttempo na nada m a aze ? Nes e a go vamos ana sa a undo o s gn cado do empo na admiiniisttrrao,, no que ttange ao iintterr--rrellaciionamentto do admiiniisttrradorr com seu "biig boss" adm n s ao no que ange ao n e e ac onamen o do adm n s ado com seu "b g boss" ((como chamarremos o "cheffe" maiiorr)) e com seus suborrdiinados.. como chama emos o "che e" ma o e com seus subo d nados Maiis especiiffiicamentte,, vamos ttrrattarr aquii de ttrrs ttiipos diiverrsos de ttempo do Ma s espec camen e vamos a a aqu de s pos d ve sos de empo do admiiniisttrradorr,, a saberr:: adm n s ado a sabe O ttempo iimpostto pello superriiorr -- parra execuo das attiiviidades exiigiidas pello superriiorr e O empo mpos o pe o supe o pa a execuo das a v dades ex g das pe o supe o e que o admiiniisttrradorr no pode menosprrezarr sem soffrrerr uma admoesttao diirretta e iimediiatta.. que o adm n s ado no pode menosp eza sem so e uma admoes ao d e a e med a a O ttempo iimpostto pella orrganiizao -- parra attenderr aos pediidos fforrmullados ao admiiniisttrradorr,, O empo mpos o pe a o gan zao pa a a ende aos ped dos o mu ados ao adm n s ado parra um apoiio effettiivo aos seus collegas.. Essa ajjuda ttambm deve serr prroporrciionada,, sob pena pa a um apo o e e vo aos seus co egas Essa a uda ambm deve se p opo c onada sob pena de ocorrrrerrem admoesttaes,, emborra nem semprre diirrettas e iimediiattas.. de oco e em admoes aes embo a nem semp e d e as e med a as O ttempo iimpostto porr elle mesmo -- parra rrealliizarr aquiillo que o admiiniisttrradorr crriiarr ou O empo mpos o po e e mesmo pa a ea za aqu o que o adm n s ado c a ou rresollverr porr contta prrprriia.. Uma parrtte destte ttiipo de ttempo,, porrm,, serr ttomada porr seus eso ve po con a p p a Uma pa e des e po de empo po m se omada po seus suborrdiinados e chamada de "ttempo iimpostto pellos suborrdiinados".. O ttempo rresttantte serr ttodo subo d nados e chamada de " empo mpos o pe os subo d nados" O empo es an e se odo seu e chamado "ttempo diiscrriiciionrriio",, iimpostto porr seu lliivrre arrbttrriio.. O ttempo autto--iimpostto seu e chamado " empo d sc c on o" mpos o po seu v e a b o O empo au o mpos o no estt sujjeiitto a nenhuma iimposiio extterrna,, poiis nem o "biig boss" nem a orrganiizao no es su e o a nenhuma mpos o ex e na po s nem o "b g boss" nem a o gan zao podem rreprreenderr o admiiniisttrradorr porr no ffazerr o que elles nem sabiiam que elle ttenciionava podem ep eende o adm n s ado po no aze o que e es nem sab am que e e enc onava rrealliizarr.. ea za A perrffeiitta admiiniisttrrao do ttempo exiige que o admiiniisttrradorr ttenha ttottall conttrrolle da A pe e a adm n s ao do empo ex ge que o adm n s ado enha o a con o e da prrogrramao ou crronogrrama de suas ffunes.. Uma vez que aquiillo que o "biig boss" e a p og amao ou c onog ama de suas unes Uma vez que aqu o que o "b g boss" e a orrganiizao llhe iimpem estt apoiiado nos rregullamenttos iintterrnos,, elle no pode brriincarr com ttaiis o gan zao he mpem es apo ado nos egu amen os n e nos e e no pode b nca com a s exiignciias.. Porrttantto,, o ttempo que elle iimpe a sii prrprriio se ttorrna seu prriinciipall mottiivo de ex gnc as Po an o o empo que e e mpe a s p p o se o na seu p nc pa mo vo de prreocupao.. p eocupao A esttrrattgiia do admiiniisttrradorr serr,, porr conseguiintte,, a de aumenttarr o componentte A es a g a do adm n s ado se po consegu n e a de aumen a o componen e "diiscrriiciionrriio" do ttempo autto--iimpostto,, miiniimiizando ou elliimiinando o componentte "d sc c on o" do empo au o mpos o m n m zando ou e m nando o componen e "suborrdiinado".. Elle se vallerr,, entto,, do iincrrementto adiiciionall a ffiim de mantterr um conttrrolle maiis "subo d nado" E e se va e en o do nc emen o ad c ona a m de man e um con o e ma s effettiivo das attiiviidades que llhe so iimposttas pello "biig boss" e pella orrganiizao.. A maiiorriia dos e e vo das a v dades que he so mpos as pe o "b g boss" e pe a o gan zao A ma o a dos Gerrenttes despendem muiitto maiis do "ttempo iimpostto pello suborrdiinado" do que podem Ge en es despendem mu o ma s do " empo mpos o pe o subo d nado" do que podem iimagiinarr.. mag na Assiim sendo,, vamos uttiilliizarr aquii a anallogiia do "macaquiinho" ((iistto ,, o prrobllema)) parra Ass m sendo vamos u za aqu a ana og a do "macaqu nho" s o o p ob ema pa a analliisarr de que fforrma surrge o ttempo iimpostto pellos suborrdiinados e o que o admiiniisttrradorr pode ana sa de que o ma su ge o empo mpos o pe os subo d nados e o que o adm n s ado pode ffazerr no senttiido de eviitt--llo.. aze no sen do de ev o ONDE EST O "MACAQUINHO"? ONDE EST O "MACAQUINHO"? Vamos iimagiinarr que o admiiniisttrradorr esttejja attrravessando o corrrredorr e notta que um de Vamos mag na que o adm n s ado es e a a avessando o co edo e no a que um de seus suborrdiinados,, o Srr.. Fullano,, vem viindo em senttiido conttrrrriio.. Quando os doiis se crruzam,, o seus subo d nados o S Fu ano vem v ndo em sen do con o Quando os do s se c uzam o Srr.. Fullano cumprriimentta amavellmentte o Gerrentte,, diizendo:: "Bom diia!!.... A prropsiitto,, ttemos um S Fu ano cump men a amave men e o Ge en e d zendo "Bom d a A p ops o emos um pequeno prrobllema.. Sabe como ...." pequeno p ob ema Sabe como "
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mediida que o Srr.. Fullano vaii ffallando,, o Gerrentte descobrre nesse prrobllema os mesmos med da que o S Fu ano va a ando o Ge en e descob e nesse p ob ema os mesmos doiis aspecttos ffundamenttaiis que carractterriizam ttodas as questtes que seus suborrdiinados do s aspec os undamen a s que ca ac e zam odas as ques es que seus subo d nados grraciiosamentte llhe ttrrazem atteno.. IIstto :: g ac osamen e he azem a eno s o Elle jj sabe de sobrra o que aconttece parra comprreenderr a siittuao mas.... E e sabe de sob a o que acon ece pa a comp eende a s uao mas No sabe o suffiiciientte parra ttomarr uma deciiso allii mesmo,, o que serriia a attiittude esperrada delle.. No sabe o su c en e pa a oma uma dec so a mesmo o que se a a a ude espe ada de e Aps allgum ttempo,, o Gerrentte diiz:: "Foii bom voc tterr ttrraziido iisso ao meu conheciimentto.. S Aps a gum empo o Ge en e d z "Fo bom voc e az do sso ao meu conhec men o S que esttou com muiitta prressa no momentto.. Deiixe--me pensarr um pouco no assuntto e eu o aviiso que es ou com mu a p essa no momen o De xe me pensa um pouco no assun o e eu o av so em seguiida".. Cada quall segue o seu rrumo.. em segu da" Cada qua segue o seu umo Analliisemos o que acaba de ocorrrrerr.. Anttes de os doiis se enconttrrarrem,, com quem esttava Ana semos o que acaba de oco e An es de os do s se encon a em com quem es ava o "macaquiinho"? Com o suborrdiinado,, cllarro.. Mas,, depoiis que se separrarram,, com quem ffiicou? o "macaqu nho"? Com o subo d nado c a o Mas depo s que se sepa a am com quem cou? Com o Gerrentte.. Porrttantto,, o "ttempo iimpostto pello suborrdiinado" comea no momentto em que o Com o Ge en e Po an o o " empo mpos o pe o subo d nado" comea no momen o em que o "macaquiinho" consegue pullarr das costtas do suborrdiinado parra as costtas do seu superrviisorr,, e o "macaqu nho" consegue pu a das cos as do subo d nado pa a as cos as do seu supe v so e o piiorr que no tterrmiina enquantto o "macaco" no vollttarr ao seu dono parra serr ttrrattado e p o que no e m na enquan o o "macaco" no vo a ao seu dono pa a se a ado e deviidamentte alliimenttado.. dev damen e a men ado Ao aceiittarr o "macaco" nas costtas,, o Gerrentte,, vollunttarriiamentte,, assume a posiio de Ao ace a o "macaco" nas cos as o Ge en e vo un a amen e assume a pos o de suborrdiinado do seu suborrdiinado.. Ou sejja,, elle perrmiitte que o Srr.. Fullano o ffaa de seu prrprriio subo d nado do seu subo d nado Ou se a e e pe m e que o S Fu ano o aa de seu p p o suborrdiinado ao rrealliizarr duas coiisas que um suborrdiinado gerrallmentte deve ffazerr parra seu cheffe subo d nado ao ea za duas co sas que um subo d nado ge a men e deve aze pa a seu che e -- o admiiniisttrradorr ttiirrou a rresponsabiilliidade das costtas de seu auxiilliiarr e prrometteu--llhe que ffarriia ou a esponsab dade das cos as de seu aux a e p ome eu he que a a o adm n s ado um rrellattrriio sobrre as prroviidnciias cabveiis.. um e a o sob e as p ov dnc as cab ve s O suborrdiinado,, parra cerrttiiffiicarr--se de que o Gerrentte no deiixou de comprreenderr ttudo O subo d nado pa a ce ca se de que o Ge en e no de xou de comp eende udo diirreiittiinho,, darr um pullo a salla e corrdiiallmentte llhe iindagarr:: "Entto,, como vaii a coiisa,, cheffe?" d e nho da um pu o a sa a e co d a men e he ndaga "En o como va a co sa che e?" ((a iisso se chama "superrviiso".....)).. a sso se chama "supe v so" Ou,, entto,, iimagiinemos que,, ao encerrrrarr--se uma rreuniio de rrottiina com um outtrro Ou en o mag nemos que ao ence a se uma eun o de o na com um ou o suborrdiinado,, Srr.. Bellttrrano,, o Gerrentte admiiniisttrrattiivo llhe diiga:: "ttiimo.. Mande--me um subo d nado S Be ano o Ge en e adm n s a vo he d ga " mo Mande me um memorrando sobrre iisso a".. memo ando sob e sso a " Analliisemos estte caso.. O "macaco" estt nesse dado momentto nas costtas do suborrdiinado Ana semos es e caso O "macaco" es nesse dado momen o nas cos as do subo d nado porrque a prrxiima prroviidnciia delle.. Porrm,, o giill "macaquiinho" jj estt prreparrando o pullo..... po que a p x ma p ov dnc a de e Po m o g "macaqu nho" es p epa ando o pu o Ollhe s que danado!! O Srr.. Bellttrrano obediienttementte ellaborra o memorrando solliiciittado e o O he s que danado O S Be ano obed en emen e e abo a o memo ando so c ado e o colloca em sua caiixa de sada.. Pouco depoiis,, o Gerrentte o rrettiirra de sua caiixa de enttrrada e o ll co oca em sua ca xa de sa da Pouco depo s o Ge en e o e a de sua ca xa de en ada e o com atteno.. De quem a vez agorra? Do Gerrentte admiiniisttrrattiivo,, cllarro!! Se elle no ttomarr com a eno De quem a vez ago a? Do Ge en e adm n s a vo c a o Se e e no oma uma prroviidnciia llogo maiis,, rreceberr um outtrro "memo" de seu suborrdiinado,, cobrrando a coiisa uma p ov dnc a ogo ma s ecebe um ou o "memo" de seu subo d nado cob ando a co sa ((essa uma outtrra fforrma de "superrviiso"!!)).. E quantto maiis o Gerrentte demorrarr em rresponderr,, essa uma ou a o ma de "supe v so" E quan o ma s o Ge en e demo a em esponde ttantto maiis ffrrusttado ffiicarr seu suborrdiinado ((estte ffiicarr "dando ttrrattos bolla")) e maiis cullpado o an o ma s us ado ca seu subo d nado es e ca "dando a os bo a" e ma s cu pado o Gerrentte se senttiirr ((seu attrraso no "ttempo iimpostto pellos suborrdiinados" esttarr aumenttando cada Ge en e se sen seu a aso no " empo mpos o pe os subo d nados" es a aumen ando cada vez maiis)).. vez ma s Suponhamos,, porr outtrro llado,, que numa rreuniio com o Srr.. Siicrrano,, o Gerrentte concorrde Suponhamos po ou o ado que numa eun o com o S S c ano o Ge en e conco de em fforrnecerr--llhe ttodo apoiio num pllano de rrellaes pblliicas que acaba de solliiciittarr--llhe.. As em o nece he odo apo o num p ano de e aes pb cas que acaba de so c a he As pallavrras ffiinaiis do Gerrentte ao Srr.. Siicrrano so:: "Aviise--me de que fforrma posso ajjud--llo niisso,, pa av as na s do Ge en e ao S S c ano so "Av se me de que o ma posso a ud o n sso estt bem?" es bem?" Agorra examiinemos a siittuao.. Nestte caso o "macaquiinho" iiniiciiallmentte enconttrra--se nas Ago a exam nemos a s uao Nes e caso o "macaqu nho" n c a men e encon a se nas costtas do suborrdiinado.. Mas,, porr quantto ttempo? O Srr.. Siicrrano enttende perrffeiittamentte que no cos as do subo d nado Mas po quan o empo? O S S c ano en ende pe e amen e que no pode desenvollverr o pllano att que a sua prropostta rreceba a aprrovao do Gerrentte.. E,, porr pode desenvo ve o p ano a que a sua p opos a eceba a ap ovao do Ge en e E po experriinciia prrprriia,, ttambm sabe que sua prropostta com cerrtteza ffiicarr arrquiivada na pastta do expe nc a p p a ambm sabe que sua p opos a com ce eza ca a qu vada na pas a do 27 27
Gerrentte porr vrriias semanas,, aguarrdando que o cheffe,, com ttempo,, chegue att ll.. Quem que Ge en e po v as semanas agua dando que o che e com empo chegue a Quem que rreallmentte estt com o "macaquiinho",, entto? Quem esttarr cobrrando de quem? Haverr muiitta ea men e es com o "macaqu nho" en o? Quem es a cob ando de quem? Have mu a "ffundiio de cuca" e novo attrraso nas prroviidnciias,, uma vez maiis.. " und o de cuca" e novo a aso nas p ov dnc as uma vez ma s Outtrro suborrdiinado,, o Srr.. De Tall,, acaba de serr ttrransfferriido de um outtrro deparrttamentto,, a Ou o subo d nado o S De Ta acaba de se ans e do de um ou o depa amen o a ffiim de llanarr e postterriiorrmentte admiiniisttrrarr um prrojjetto rrecm--crriiado.. O Gerrentte diisse--llhe que m de ana e pos e o men e adm n s a um p o e o ecm c ado O Ge en e d sse he que deverriiam rreuniirr--se llogo maiis,, a ffiim de esttabellecerr uma srriie de objjettiivos parra o carrgo,, e que deve am eun se ogo ma s a m de es abe ece uma s e de ob e vos pa a o ca go e que "ffarreii um esboo iiniiciiall parra diiscuttiirrmos entto a questto".. " a e um esboo n c a pa a d scu mos en o a ques o" Orra,, analliisemos estte caso ttambm.. O suborrdiinado assume o novo carrgo ((porr nomeao O a ana semos es e caso ambm O subo d nado assume o novo ca go po nomeao effettiiva)) e ttoma a sii ttoda a rresponsabiilliidade ((porr dellegao effettiiva)),, s que a prroviidnciia e e va e oma a s oda a esponsab dade po de egao e e va s que a p ov dnc a seguiintte cabe ao Gerrentte admiiniisttrrattiivo.. Enquantto elle no a ttomarr,, esttarr com o segu n e cabe ao Ge en e adm n s a vo Enquan o e e no a oma es a com o "macaquiinho" nas costtas e o suborrdiinado ffiicarr de brraos crruzados..... "macaqu nho" nas cos as e o subo d nado ca de b aos c uzados Mas porrque as coiisas so assiim? Porrque em cada um dos casos o Gerrentte e o Mas po que as co sas so ass m? Po que em cada um dos casos o Ge en e e o suborrdiinado enttendem llogo de carra,, consciientte ou iinconsciienttementte,, que o ttema em questto subo d nado en endem ogo de ca a consc en e ou nconsc en emen e que o ema em ques o um prrobllema conjjuntto.. O "macaco" em cada caso comea monttado nas costtas de ambos.. um p ob ema con un o O "macaco" em cada caso comea mon ado nas cos as de ambos Tudo o que ttem a ffazerr agorra mexerr a perrna errrrada e -- prrontto!! -- o suborrdiinado habiillmentte Tudo o que em a aze ago a mexe a pe na e ada e p on o o subo d nado hab men e ttiirra o corrpo fforra.. O Gerrentte ffiica,, assiim,, com maiis um biicho em sua colleo.. Cllarro que a o co po o a O Ge en e ca ass m com ma s um b cho em sua co eo C a o que macacos podem serr ensiinados a no moviimenttarr a perrna errrrada.. Mas bem maiis ffciill eviittarr macacos podem se ens nados a no mov men a a pe na e ada Mas bem ma s c ev a que elle suba nas costtas,, parra iinciio de converrsa.. que e e suba nas cos as pa a n c o de conve sa AFIINAL,, QUEM TRABALHA PARA QUEM? AF NAL QUEM TRABALHA PARA QUEM? Parra ttorrnarr o que se segue maiis verrossmiill,, admiittamos que esttes quattrro suborrdiinados Pa a o na o que se segue ma s ve oss m adm amos que es es qua o subo d nados sejjam tto ciiosos com o ttempo do Gerrentte que se esfforrcem a ffiim de que no maiis de ttrrs se am o c osos com o empo do Ge en e que se es o cem a m de que no ma s de s "macaquiinhos" pullem das costtas de cada um parra as do cheffe num mesmo diia de ttrraballho.. Em "macaqu nhos" pu em das cos as de cada um pa a as do che e num mesmo d a de aba ho Em uma semana de ciinco diias,, entto,, o Gerrentte tterr ffiicado com sessentta "macaquiinhos" uma semana de c nco d as en o o Ge en e e cado com sessen a "macaqu nhos" esganiiados -- o que demaiis parra que o coiittado possa ttrrattarr de ttodos elles,, um de cada vez.. esgan ados o que dema s pa a que o co ado possa a a de odos e es um de cada vez Porrttantto,, o Gerrentte gastta o "ttempo iimpostto porr seus suborrdiinados" jjogando prra ll e prra c Po an o o Ge en e gas a o " empo mpos o po seus subo d nados" ogando p a e p a c com suas "prriiorriidades".. com suas "p o dades" Na Sextta--Feiirra ttarrdiinha o Gerrentte enconttrra--se em sua salla,, com a porrtta ffechada parra Na Sex a Fe a a d nha o Ge en e encon a se em sua sa a com a po a echada pa a poderr tterr o necessrriio sossego e poderr pensarr na siittuao,, enquantto seus suborrdiinados pode e o necess o sossego e pode pensa na s uao enquan o seus subo d nados aguarrdam,, do outtrro llado,, porr uma llttiima chance de llembrrarr--llhe,, anttes do ffiim da semana,, que agua dam do ou o ado po uma ma chance de emb a he an es do m da semana que elle deverr "assobiiarr e chuparr cana".. e e deve "assob a e chupa cana" IImagiine s o que estto diizendo,, um ao outtrro,, enquantto esperram parra darr aquella mag ne s o que es o d zendo um ao ou o enquan o espe am pa a da aque a pallavrriinha com o Gerrentte:: "Que chatteao.... O homem no capaz de ttomarr uma deciiso.... pa av nha com o Ge en e "Que cha eao O homem no capaz de oma uma dec so Como que allgum consegue chegarr quella posiio na emprresa sem capaciidade de deciidiirr Como que a gum consegue chega que a pos o na emp esa sem capac dade de dec d coiisa allguma.. o que niingum enttende...." co sa a guma o que n ngum en ende " O piiorr de ttudo que a rrazo pella quall o Gerrentte no pode ttomarr nenhuma das O p o de udo que a azo pe a qua o Ge en e no pode oma nenhuma das "prroviidnciias seguiinttes" que o seu ttempo estt quase iintteiirramentte ttomado com o attendiimentto "p ov dnc as segu n es" que o seu empo es quase n e amen e omado com o a end men o das exiignciias do "biig boss" ou da prrprriia orrganiizao.. Parra poderr conttrrollarr ttaiis exiignciias,, das ex gnc as do "b g boss" ou da p p a o gan zao Pa a pode con o a a s ex gnc as elle prreciisa de ttempo diiscrriiciionrriio que,, porr sua vez,, llhe negado quando estt s vollttas com e e p ec sa de empo d sc c on o que po sua vez he negado quando es s vo as com ttodos esses "macaquiinhos".. Enffiim,, o Gerrentte ffiica prreso a um verrdadeiirro crrcullo viiciioso.. odos esses "macaqu nhos" En m o Ge en e ca p eso a um ve dade o c cu o v c oso Mas o ttempo estt sendo perrdiido ((o que no bem verrdade)).. Mas o empo es sendo pe d do o que no bem ve dade
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O Gerrentte admiiniisttrrattiivo chama a secrrettrriia pello iintterrffone e a iinsttrruii a diizerr a seus O Ge en e adm n s a vo chama a sec e a pe o n e one e a ns u a d ze a seus suborrdiinados que no poderr v--llos att segunda--ffeiirra pella manh.. s 8 horras da noiitte elle vaii subo d nados que no pode v os a segunda e a pe a manh s 8 ho as da no e e e va parra casa,, com o ffiirrme prropsiitto de vollttarr ao escrriittrriio no diia seguiintte e passarr o ffiim de pa a casa com o me p ops o de vo a ao esc o no d a segu n e e passa o m de semana ttrraballhando.. Rettorrna ao escrriittrriio bem--diispostto na manh de Sbado apenas parra verr,, semana aba hando Re o na ao esc o bem d spos o na manh de Sbado apenas pa a ve no campiinho de ffutteboll que ffiica do outtrro llado da rrua e que pode serr viistto da jjanella de seu no camp nho de u ebo que ca do ou o ado da ua e que pode se v s o da ane a de seu escrriittrriio,, adiiviinhe quem battendo uma bolliinha e ttomando umas cerrvejjas? esc o ad v nhe quem ba endo uma bo nha e omando umas ce ve as? Erra s o que ffallttava!! Agorra elle ffiicou sabendo quem rreallmentte ttrraballha parra quem.. E a s o que a ava Ago a e e cou sabendo quem ea men e aba ha pa a quem Allm do maiis,, agorra enttende que,, se conseguiirr rrealliizarr nestte ffiim de semana ttudo aquiillo que A m do ma s ago a en ende que se consegu ea za nes e m de semana udo aqu o que veiio deciidiido a ffazerr,, a morrall de seus suborrdiinados se ellevarr ttantto que elles aumenttarro ve o dec d do a aze a mo a de seus subo d nados se e eva an o que e es aumen a o ttrranqiillamentte o nmerro de "macaquiinhos" que no ffutturro deiixarro sallttarr parra as costtas do anq amen e o nme o de "macaqu nhos" que no u u o de xa o sa a pa a as cos as do Gerrentte.. Em suma,, elle comprreende agorra,, com a niittiidez de uma rrevellao num montte Ge en e Em suma e e comp eende ago a com a n dez de uma eve ao num mon e sagrrado,, que quantto maiis se aprroffundarr no ttrraballho maiis e maiis ffiicarr attrrasado no sag ado que quan o ma s se ap o unda no aba ho ma s e ma s ca a asado no attendiimentto dos prrobllemas.. Elle entto deiixa o escrriittrriio com a prressa de quem vaii ttiirrarr o paii a end men o dos p ob emas E e en o de xa o esc o com a p essa de quem va a o pa da fforrca.. da o ca O que prrettende? Envollverr--se de corrpo e allma em allgo que h muiittos anos no ttem ttiido O que p e ende? Envo ve se de co po e a ma em a go que h mu os anos no em do ttempo de ffazerr:: passarr um ffiim de semana iintteiirriinho com a ffamlliia ((estta uma das muiittas empo de aze passa um m de semana n e nho com a am a es a uma das mu as alltterrnattiivas de uttiilliizao do "ttempo diiscrriiciionrriio")).. a e na vas de u zao do " empo d sc c on o" Na noiitte de Domiingo elle assiistte ao "Saii de Baiixo" sem cullpa e perrmiitte--se aprroveiittarr 8 Na no e de Dom ngo e e ass s e ao "Sa de Ba xo" sem cu pa e pe m e se ap ove a 8 horras de sono ttrranqiillo e iimperrtturrbvell,, porrque jj ttem pllanos bem deffiiniidos parra segunda-ho as de sono anq o e mpe u bve po que em p anos bem de n dos pa a segunda ffeiirra.. Resollveu lliivrrarr--se do "Tempo iimpostto porr seus suborrdiinados".. Em ttrroca,, vaii conseguiirr o e a Reso veu v a se do "Tempo mpos o po seus subo d nados" Em oca va consegu o equiivallentte em "ttempo diiscrriiciionrriio",, parrtte do quall passarr com seus suborrdiinados parra que equ va en e em " empo d sc c on o" pa e do qua passa com seus subo d nados pa a que esttes aprrendam a diiffciill,, porrm compensadorra,, arrtte de "Como Cuiidarr de Macacos".. es es ap endam a d c po m compensado a a e de "Como Cu da de Macacos" O Gerrentte ttambm tterr basttantte ttempo diiscrriiciionrriio sua diisposiio parra conttrrollarr o O Ge en e ambm e bas an e empo d sc c on o sua d spos o pa a con o a o crronogrrama e a espciie no s do ttempo que llhe exiigiido pello "biig boss",, mas ttambm do c onog ama e a espc e no s do empo que he ex g do pe o "b g boss" mas ambm do ttempo que llhe exiigiido pella emprresa.. Tudo iisso poderr llevarr vrriios meses;; porrm,, quando empo que he ex g do pe a emp esa Tudo sso pode eva v os meses po m quando comparrado com a maneiirra como as coiisas iiam anttes,, as compensaes so enorrmes.. O seu compa ado com a mane a como as co sas am an es as compensaes so eno mes O seu objjettiivo ffiinall o de gerriirr seu prrprriio ttempo admiiniisttrrattiivo.. ob e vo na o de ge seu p p o empo adm n s a vo Conttiinua no capttullo segundo,, em quattrro semanas,, na Diica do Ms de Dezembrro..... Con nua no cap u o segundo em qua o semanas na D ca do Ms de Dezemb o Enquantto iistto,, passe a obserrvarr e lliisttarr em uma ffollha parrtte o seu zoollgiico pessoall,, a Enquan o s o passe a obse va e s a em uma o ha pa e o seu zoo g co pessoa a parrttiirr de agorra mesmo ((no ttempo que llhe sobrrarr....)):: pa de ago a mesmo no empo que he sob a Macaquiinhos que a orrganiizao me iimpe:: Macaqu nhos que a o gan zao me mpe Macaquiinhos llegiittiimamentte iimposttos pello meu cheffe:: Macaqu nhos eg mamen e mpos os pe o meu che e Macaquinhos gentilmente cedidos por meus subordinados: Meus prrprriios e llegttiimos macaquiinhos:: Meus p p os e eg mos macaqu nhos CUIDADO PARA QUE OS MACAQUINHOS QUE "MANDAMOS PARA CIMA" E CUIDADO PARA QUE OS MACAQUINHOS QUE "MANDAMOS PARA CIMA" E QUE "RECEBEMOS DE BAIXO" NO SE TRANSFORMEM EM GORILES!!..... QUE "RECEBEMOS DE BAIXO" NO SE TRANSFORMEM EM GORILES COMO LIVRAR-SE DOS "MACAQUINHOS" Capttullo Segundo Cap u o Segundo
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O Gerrentte volltta ao escrriittrriio,, Segunda--Feiirra de manh,, em ttempo parra perrmiittiirr que O Ge en e vo a ao esc o Segunda Fe a de manh em empo pa a pe m que seus quattrro suborrdiinados se rrenam na antte--salla parra v--llo s vollttas com os "macaquiinhos" seus qua o subo d nados se enam na an e sa a pa a v o s vo as com os "macaqu nhos" que llhe collocarram nas costtas.. Elle os chama sua salla,, um porr vez.. A ffiinalliidade de cada que he co oca am nas cos as E e os chama sua sa a um po vez A na dade de cada enttrreviistta a de pegarr um "macaquiinho",, colloc--llo jjeiittosamentte sobrre a mesa enttrre elles e,, em en ev s a a de pega um "macaqu nho" co oc o e osamen e sob e a mesa en e e es e em conjjuntto,, iimagiinarr de que modo a prroviidnciia seguiintte poderr ffiicarr porr contta do suborrdiinado.. con un o mag na de que modo a p ov dnc a segu n e pode ca po con a do subo d nado Em cerrttos casos,, iisso pode serr uma ttrremenda durreza.. Em ce os casos sso pode se uma emenda du eza A prrxiima prroviidnciia,, porr parrtte do suborrdiinado,, poderr serr deffiiniida de maneiirra tto A p x ma p ov dnc a po pa e do subo d nado pode se de n da de mane a o vaga e iindeciiffrrvell porr estte que o Gerrentte rresollva -- pello menos porr enquantto -- deiixarr o vaga e ndec ve po es e que o Ge en e eso va pe o menos po enquan o de xa o macaco passarr a noiitte nas costtas do suborrdiinado,, ffazendo com que estte o ttrraga de volltta no diia macaco passa a no e nas cos as do subo d nado azendo com que es e o aga de vo a no d a seguiintte,, a uma detterrmiinada horra,, parra conttiinuarrem a diiscusso em conjjuntto,, e s entto sejja segu n e a uma de e m nada ho a pa a con nua em a d scusso em con un o e s en o se a ttomada uma delliiberrao maiis concrretta porr parrtte do suborrdiinado.. omada uma de be ao ma s conc e a po pa e do subo d nado bom que se diiga que os macacos costtumam dorrmiirr tto bem nas costtas ou nos ombrros bom que se d ga que os macacos cos umam do m o bem nas cos as ou nos omb os dos suborrdiinados quantto nas costtas de seus superriiorres.. dos subo d nados quan o nas cos as de seus supe o es mediida que os suborrdiinados vo deiixando a salla,, o Gerrentte rrecompensado pella med da que os subo d nados vo de xando a sa a o Ge en e ecompensado pe a viiso dos "macaquiinhos" saiindo de seu escrriittrriio,, monttados nas costtas de cada suborrdiinado.. v so dos "macaqu nhos" sa ndo de seu esc o mon ados nas cos as de cada subo d nado Durrantte as 24 horras seguiinttes,, o suborrdiinado no ffiicarr esperrando,, mas siim o Gerrentte que Du an e as 24 ho as segu n es o subo d nado no ca espe ando mas s m o Ge en e que esttarr aguarrdando o suballtterrno.. es a agua dando o suba e no Maiis ttarrde,, como se ffosse parra llembrrarr--se de que no exiistte nenhuma lleii que o prroba Ma s a de como se osse pa a emb a se de que no ex s e nenhuma e que o p o ba de dediicarr--se a um exerrcciio saudvell e ttiill nesse meiio ttempo,, o Gerrentte passa pellas sallas de de ded ca se a um exe c c o saudve e nesse me o empo o Ge en e passa pe as sa as de seus auxiilliiarres,, d uma espiiadiinha pella porrtta e,, jjoviiallmentte,, perrguntta:: "Como vaii a coiisa,, seus aux a es d uma esp ad nha pe a po a e ov a men e pe gun a "Como va a co sa rrapazes?" apazes?" O ttempo gastto com iisso "diiscrriiciionrriio" parra o Gerrentte e "iimpostto pello superrviisorr" O empo gas o com sso "d sc c on o" pa a o Ge en e e " mpos o pe o supe v so " parra o suborrdiinado ((parrece que allgumas coiisas estto comeando a enttrrarr nos eiixos....)).. pa a o subo d nado pa ece que a gumas co sas es o comeando a en a nos e xos Quando o suborrdiinado ((com o "macaco" s costtas)) e o Gerrentte se rrenem horra Quando o subo d nado com o "macaco" s cos as e o Ge en e se enem ho a aprrazada do diia seguiintte,, o Gerrentte explliica quaiis so os rregullamenttos,, maiis ou menos assiim:: ap azada do d a segu n e o Ge en e exp ca qua s so os egu amen os ma s ou menos ass m "De maneiirra allguma,, enquantto eu o esttiiverr ajjudando nestta ou em quallquerr outtrra questto,, o seu "De mane a a guma enquan o eu o es ve a udando nes a ou em qua que ou a ques o o seu prrobllema se ttorrnarr meu prrobllema.. No momentto em que o seu prrobllema se ttorrnarr meu,, voc p ob ema se o na meu p ob ema No momen o em que o seu p ob ema se o na meu voc no maiis tterr um prrobllema em suas mos.. E eu no posso ajjudarr quem no ttem prrobllemas,, no ma s e um p ob ema em suas mos E eu no posso a uda quem no em p ob emas cerrtto? Porrttantto,, quando estta rreuniio se encerrrrarr,, o prrobllema saiirr destta salla exattamentte da ce o? Po an o quando es a eun o se ence a o p ob ema sa des a sa a exa amen e da mesma fforrma como enttrrou -- nos seus ombrros.. Voc poderr pediirr a miinha ajjuda a quallquerr mesma o ma como en ou nos seus omb os Voc pode ped a m nha a uda a qua que momentto e ns ttomarremos uma deciiso conjjuntta sobrre quall serr a prrxiima prroviidnciia a serr momen o e ns oma emos uma dec so con un a sob e qua se a p x ma p ov dnc a a se ttomada e quall dos doiis a ttomarr".. omada e qua dos do s a oma " "Nos rrarros casos em que a prroviidnciia seguiintte couberr a miim,, voc e eu "Nos a os casos em que a p ov dnc a segu n e coube a m m voc e eu esttabellecerremos iisso de comum acorrdo.. Porrttantto,, ffiica enttendiido que eu no ttomarreii nenhuma es abe ece emos sso de comum aco do Po an o ca en end do que eu no oma e nenhuma prroviidnciia soziinho!!" p ov dnc a soz nho " O Gerrentte segue estta mesma lliinha de pensamentto com cada um de seus suborrdiinados,, O Ge en e segue es a mesma nha de pensamen o com cada um de seus subo d nados att que ll pellas 11 horras da manh perrcebe que no prreciisa maiis mantterr a porrtta ffechada.. Seus a que pe as 11 ho as da manh pe cebe que no p ec sa ma s man e a po a echada Seus "macaquiinhos" desaparrecerram quase ttodos.. Elles poderro vollttarr -- mas somentte com horra mas somen e com ho a "macaqu nhos" desapa ece am quase odos E es pode o vo a marrcada.. Sua agenda de comprromiissos vaii cuiidarr diisso,, dorravantte.. ma cada Sua agenda de comp om ssos va cu da d sso do avan e TRANSFERINDO A INICIATIVA
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O que esttiivemos ttenttando ffazerr com estta anallogiia do "macaquiinho nas costtas" O que es vemos en ando aze com es a ana og a do "macaqu nho nas cos as" ttrransfferriirr a iiniiciiattiiva do Gerrentte parra seus suborrdiinados e mantt--lla a.. Prrocurramos rressallttarr ans e a n c a va do Ge en e pa a seus subo d nados e man a a P ocu amos essa a um ttrrusmo tto eviidentte quantto suttiill.. Ou sejja,, anttes que um Gerrentte possa crriiarr o senso de um u smo o ev den e quan o su Ou se a an es que um Ge en e possa c a o senso de iiniiciiattiiva em seus suborrdiinados,, deverr assegurrarr--se de que elles ttm iiniiciiattiiva.. Se elle a ttiirrarr n c a va em seus subo d nados deve assegu a se de que e es m n c a va Se e e a a delles,, no maiis a tterro e entto elle pode perrffeiittamentte darr adeus ao seu "ttempo diiscrriiciionrriio".. de es no ma s a e o e en o e e pode pe e amen e da adeus ao seu " empo d sc c on o" Vollttarr,, ttodo elle,, a serr "ttempo iimpostto pellos suborrdiinados".. Vo a odo e e a se " empo mpos o pe os subo d nados" Tambm no possvell que ambos,, Gerrentte e suborrdiinado,, ttomem a mesma iiniiciiattiiva Tambm no poss ve que ambos Ge en e e subo d nado omem a mesma n c a va ao mesmo ttempo.. O cllssiico iinciio de converrsa,, "Cheffe,, ttemos um pequeno prrobllema",, d a ao mesmo empo O c ss co n c o de conve sa "Che e emos um pequeno p ob ema" d a enttenderr essa dualliidade e aprresentta,, confforrme jj rressallttado antterriiorrmentte,, que h um en ende essa dua dade e ap esen a con o me essa ado an e o men e que h um "macaquiinho" empolleiirrado nas costtas de cada um,, o que uma fforrma muiitto rruiim de aborrdarr "macaqu nho" empo e ado nas cos as de cada um o que uma o ma mu o u m de abo da quallquerr assuntto.. Porr iisso,, ttomemos allguns miinuttos parra examiinarr o que prrefferriimos chamarr qua que assun o Po sso omemos a guns m nu os pa a exam na o que p e e mos chama de "Anattomiia de IIniiciiattiiva Admiiniisttrrattiiva".. de "Ana om a de n c a va Adm n s a va" Exiisttem quattrro grraus de iiniiciiattiiva que um Admiiniisttrradorr pode exerrcerr em rrellao ao Ex s em qua o g aus de n c a va que um Adm n s ado pode exe ce em e ao ao Superriiorr e Orrganiizao:: Supe o e O gan zao 1.. 1 2.. 2 4.. 4 5.. 5 Esperre att serr chamado ((mniima iiniiciiattiiva));; Espe e a se chamado m n ma n c a va 2.. Perrguntte o que deve ffazerr;; 2 Pe gun e o que deve aze Recomende,, depoiis ttome a ao rresullttantte;; Recomende depo s ome a ao esu an e Ajja,, mas iinfforrme norrmallmentte ((mxiima iiniiciiattiiva)).. A a mas n o me no ma men e mx ma n c a va
Eviidenttementte,, o Admiiniisttrradorr deve serr suffiiciienttementte prroffiissiionall parra no ttomarr Ev den emen e o Adm n s ado deve se su c en emen e p o ss ona pa a no oma as iiniiciiattiivas 1 e 2,, querr sejja em rrellao aos Superrviisorres ou Orrganiizao.. Um as n c a vas 1 e 2 que se a em e ao aos Supe v so es ou O gan zao Um Admiiniisttrradorr que se valle da iiniiciiattiiva 1 no pode conttrrollarr os prrazos nem o ttiipo de Adm n s ado que se va e da n c a va 1 no pode con o a os p azos nem o po de aprroveiittamentto do ttempo iimpostto pello Superrviisorr ou pella Orrganiizao.. ap ove amen o do empo mpos o pe o Supe v so ou pe a O gan zao Porr conseguiintte,, elle abrre mo de ttodo e quallquerr diirreiitto de rrecllamarr daquiillo que llhe Po consegu n e e e ab e mo de odo e qua que d e o de ec ama daqu o que he mandado ffazerr ou da horra em que deve ffaz--llo.. O Gerrentte que ttoma a iiniiciiattiiva 2 pode mandado aze ou da ho a em que deve az o O Ge en e que oma a n c a va 2 pode conttrrollarr os prrazos,, porrm no o aprroveiittamentto do ttempo.. As iiniiciiattiivas 3 e 4 deiixam o con o a os p azos po m no o ap ove amen o do empo As n c a vas 3 e 4 de xam o Admiiniisttrradorr com condiies de conttrrollarr ambas as coiisas,, sendo que o maiiorr conttrrolle o Adm n s ado com cond es de con o a ambas as co sas sendo que o ma o con o e o nvell 4.. n ve 4 A funo do Gerente, em relao s iniciativas tomadas por seus subordinados, dupla: primeiro, a de descartar o uso das iniciativas 1 e 2, forando seus subordinados a aprenderem a dominar o "Trabalho em Equipe"; ou ento para certificar-se de que para cada problema ou "macaco" que sai de sua sala existe um nvel estipulado de iniciativa que lhe atribudo, alm de prazo e local pr-estabelecidos para a reunio posterior entre o Gerente e o subordinado. Isso deve ser devidamente anotado na agenda do Gerente.
COMO CUIIDAR DOS "MACAQUIINHOS" COMO CU DAR DOS "MACAQU NHOS" A ffiim de mellhorr esttabellecerr nossa anallogiia enttrre a esttrriia do "macaquiinho nas costtas" A m de me ho es abe ece nossa ana og a en e a es a do "macaqu nho nas cos as" e os conheciidos prrocessos de attrriibuiirr e conttrrollarr ttarreffas,, vollttemos rrapiidamentte prrogrramao e os conhec dos p ocessos de a bu e con o a a e as vo emos ap damen e p og amao ou agenda de comprromiissos do Admiiniisttrradorr,, que esttiipulla ciinco rregrras esttrriittas e objjettiivas ou agenda de comp om ssos do Adm n s ado que es pu a c nco eg as es as e ob e vas rregullamenttando os "Cuiidados e Alliimenttao de Macacos".. Quallquerr viiollao dessas rregrras egu amen ando os "Cu dados e A men ao de Macacos" Qua que v o ao dessas eg as custtarr ttempo diiscrriiciionrriio!! cus a empo d sc c on o 31 31
Regrra 1 Reg a 1 Os "macaquiinhos" devem serr ttrrattados ou morrttos a ttiirros.. Se no,, elles morrrrem de ffome e Os "macaqu nhos" devem se a ados ou mo os a os Se no e es mo em de ome e o Admiiniisttrradorr perrderr ttempo valliioso com as cerriimniias ffnebrres ou ttenttattiivas de rressusciitt-o Adm n s ado pe de empo va oso com as ce mn as neb es ou en a vas de essusc llos.. os Regrra 2 Reg a 2 A popullao de "macacos" deve serr manttiida abaiixo do lliimiitte que o Admiiniisttrradorr ttem A popu ao de "macacos" deve se man da aba xo do m e que o Adm n s ado em condiies de cuiidarr.. Seus suborrdiinados crriiarro ttanttos "macaquiinhos" quanttos elle ttiiverr ttempo cond es de cu da Seus subo d nados c a o an os "macaqu nhos" quan os e e ve empo de ttrrattarr,, mas no maiis.. No deve llevarr maiis de ciinco a quiinze miinuttos parra cuiidarr de um de a a mas no ma s No deve eva ma s de c nco a qu nze m nu os pa a cu da de um "macaquiinho" jj deviidamentte prreparrado.. "macaqu nho" dev damen e p epa ado Regrra 3 Reg a 3 Os "macaquinhos" s devem ser atendidos com hora marcada. O Administrador no deve, de jeito nenhum, ter de cuidar de macacos que estejam morrendo mngua e aliment-los na base do "Deus nos acuda". Regrra 4 Reg a 4 Os "macaquiinhos" devem serr ttrrattados pessoallmentte ou pello ttelleffone,, mas nunca porr Os "macaqu nhos" devem se a ados pessoa men e ou pe o e e one mas nunca po escrriitto.. ((Se fforr escrriitto,, a prroviidnciia seguiintte caberr ao superriiorr -- llembrra--se?)).. A ttrroca de esc o Se o esc o a p ov dnc a segu n e cabe ao supe o emb a se? A oca de corrrrespondnciia,, CC maiill,, E--maiills,, ettc.. podem ajjudarr no prrocesso de alliimenttao,, mas no co espondnc a CC ma E ma s e c podem a uda no p ocesso de a men ao mas no substtiittuem a comiida.. subs uem a com da Regrra 5 Reg a 5 Todo "macaco" deve tterr uma horra marrcada parra a "prrxiima rreffeiio" bem como um Todo "macaco" deve e uma ho a ma cada pa a a "p x ma e e o" bem como um "grrau de iiniiciiattiiva" prr--esttabelleciido.. Ambos devem serr rreviisados a quallquerr momentto,, de "g au de n c a va" p es abe ec do Ambos devem se ev sados a qua que momen o de comum acorrdo,, mas no devem serr vagos ou iindeffiiniidos.. Caso conttrrrriio,, o "macaco" ou morrrre comum aco do mas no devem se vagos ou nde n dos Caso con o o "macaco" ou mo e de iinaniio ou acaba outtrra vez nas costtas do Admiiniisttrradorr.. de nan o ou acaba ou a vez nas cos as do Adm n s ado CONCLUIINDO CONCLU NDO O consellho "manttenha conttrrolle dos prrazos e do ttiipo de ao que ttomarr" consttiittuii um O conse ho "man enha con o e dos p azos e do po de ao que oma " cons u um ellementto vlliido parra gerriirr o ttempo admiiniisttrrattiivo.. A prriimeiirra rrecomendao admiiniisttrrattiiva e emen o v do pa a ge o empo adm n s a vo A p me a ecomendao adm n s a va parra que o Admiiniisttrradorr aumentte seu ttempo diiscrriiciionrriio,, elliimiinado o ttempo iimpostto porr pa a que o Adm n s ado aumen e seu empo d sc c on o e m nado o empo mpos o po seus suborrdiinados.. seus subo d nados A segunda parra que uttiilliize parrtte do ttempo diiscrriiciionrriio rrecm--crriiado parra assegurrarr-A segunda pa a que u ze pa e do empo d sc c on o ecm c ado pa a assegu a se de que cada um de seus suborrdiinados possuii rreallmentte a suffiiciientte iiniiciiattiiva,, sem a quall se de que cada um de seus subo d nados possu ea men e a su c en e n c a va sem a qua no pode exerrcerr uma attiiviidade admiiniisttrrattiiva e,, entto,, cerrttiiffiicarr--se de que ttall iiniiciiattiiva sejja no pode exe ce uma a v dade adm n s a va e en o ce ca se de que a n c a va se a rreallmentte ttomada.. ea men e omada A tterrceiirra parra que use outtrra parrtte de seu ttempo diiscrriiciionrriio,, agorra maiis ampllo,, no A e ce a pa a que use ou a pa e de seu empo d sc c on o ago a ma s amp o no senttiido de conttrrollarr os prrazos e as attrriibuiies denttrro das exiignciias ffeiittas pello seu superrviisorr sen do de con o a os p azos e as a bu es den o das ex gnc as e as pe o seu supe v so ou pella Orrganiizao.. ou pe a O gan zao
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O rresullttado de ttudo iisso que o Admiiniisttrradorr aumenttarr sua iinffllunciia pessoall,, o O esu ado de udo sso que o Adm n s ado aumen a sua n unc a pessoa o que,, porr sua vez,, perrmiittiirr que aumentte,, sem lliimiittes tterriicos,, a iimporrttnciia de cada miinutto do que po sua vez pe m que aumen e sem m es e cos a mpo nc a de cada m nu o do ttempo que despenderr orrganiizando seu ttempo de admiiniisttrrao.. empo que despende o gan zando seu empo de adm n s ao Exttrrado da:: Ex a do da Biiblliiotteca Harrwarrd de Admiiniisttrrao de Emprresas B b o eca Ha wa d de Adm n s ao de Emp esas ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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