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Manual de Eventos

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Manual de Eventos do Sistema CFA/CRAs

1 Edio - 2006

O Manual de Eventos uma publicao do Conselho Federal de Administrao, sob a responsabilidade da Cmara Setorial de Relaes Internacionais e Eventos

SAUS Quadra 1 - Bloco L - Ed. Conselho Federal de Administrao Braslia-DF - CEP: 70070-932 - Telefone: (61) 3218-1800 Fax: (61) 3218-1833 - cfa@cfa.org.br - www.cfa.org.br

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Ficha Tcnica Conselho Federal de Administrao:


Adm. Rui Otvio Bernardes de Andrade - Presidente Adm. Antonio Gildo Paes Galindo - Vice-Presidente

Coordenao Geral do Manual:


Adm. Adriana Santini Viana Imenes

Cmara de Relaes Internacionais e Eventos:


Adm. Adriana Santini Viana Imenes - Diretora Adm. Aldenize Assis de Arajo - Vice-Diretora Adm. Jesus Maus Pinheiro Adm. Manoel Tefilo Maia de Lima

Equipe Tcnica:
Adm. Luisa Prado dos Santos

Impresso:
Grfica ...........

Diagramao:
Edimar T. Sousa - 61- 84773330

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Apresentao
Transmitir identidade, confiana, competncia, legitimidade e ampliar a visibilidade do espao profissional ocupado pelo Administrador na sociedade brasileira representa uma das prioridades do Sistema CFA/CRAs. Em Administrao no h como se conceber uma idia ou objetivo sem explicitar a forma como essa idia ir concretizar-se ou esse objetivo ser atendido. Da a necessidade de colocar no papel aquilo que almejamos e de transformar nossos projetos em realidade. Organizar um evento exige arte e viso para superar a expectativa do participante atravs de servios e atendimento eficientes. Para quem organiza, evento significa muito trabalho, iniciativa, criatividade, competncia e resultados. Por isso, visando elevar o nvel de qualidade e sustentabilidade dos eventos realizados no mbito do Sistema CFA/CRAs, nas competncias que lhe so prprias, observa-se que a realizao dos mesmos devem atender padres mnimos de qualidade. Este Manual tem como objetivo precpuo orientar os Conselhos Regionais de Administrao na elaborao de projetos e na realizao de eventos relativos profisso, especialmente quanto ao temrio, palestrantes e resultados. Com o Manual de Eventos, elaborado por iniciativa da Cmara Setorial de Relaes Internacionais e Eventos do CFA, esperamos estar contribuindo na organizao e na realizao dos eventos pelos Conselhos Regionais de Administrao.

Adm. Rui Otvio Bernardes de Andrade Presidente do CFA

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Agradecimentos
Aos membros da Cmara Setorial de Relaes Internacionais e Eventos e aos Conselheiros Federais que tanto contriburam com suas idias e reflexes, importantes que foram na estruturao deste Manual. Ao Conselho Regional de Administrao do Rio Grande do Sul que contribuiu com seu conhecimento na realizao de eventos e desprendimento em compartilhar suas experincias com os demais Conselhos. Por fim, especial agradecimento Relaes Pblicas Jane de Carvalho Silva pela colaborao e suporte e Adm. Lusa Prado dos Santos pela concretizao do projeto. A todos os demais que anonimamente tm participao da elaborao deste Manual, especialmente o Sistema CFA/CRAs, para que usufruam do trabalho que apresentamos, com o intuito de ajudar este a atingir a excelncia de suas realizaes em tal campo.

Adm. Adriana Santini Viana Imenes Diretora da CRIE

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1) EVENTOS (definies) Instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicao, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizaes, produtos, servios, idias e pessoas por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um nico espao de tempo com a aproximao entre os participantes, quer seja fsica, quer seja por recursos da tecnologia.1 Eventos so todos os acontecimentos previamente planejados, organizados e coordenados de forma a contemplar o maior nmero de pessoas em um mesmo espao fsico e temporal, com informaes, medidas e projetos sobre uma idia, ao ou produto, apresentando os diagnsticos de resultados e os meios mais eficazes para se atingir determinados objetivos.2 Evento uma concentrao ou reunio formal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos e estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, cientfica etc. Um evento geralmente provoca fortes emoes para os participantes, para os promotores e organizadores e, enfim, para todos que convivem com o turbilho de atividades que compem seu universo. Para quem organiza, evento significa muito trabalho, iniciativa, criatividade, competncia e resultados. Para quem participa, significa congraamento e integrao, gerando e consolidando vnculos e relaes de carter profissional e pessoal.
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MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. So Paulo: STS, 1999. P.71. BRITTO, Janaina; FONTES, Nena Dantas. Turismo e eventos: instrumento de promoo e estratgia de marketing. Turismo em Anlise, So Paulo, p.66, 1997.

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2) TIPOS DE EVENTOS 2.1 - Concurso disciplinado por regulamento e coordenado por um grupo de especialistas em processo de seleo. O regulamento o instrumento de maior relevncia em um concurso e deve conter detalhadamente todos os aspectos relacionados com o evento, tais como datas, durao, participantes, jri, procedimentos, critrios de avaliao, recursos e julgamento, prmios. O regulamento resguarda os interesses das pessoas e entidades promotoras, patrocinadores, empresas e outros participantes. 2.2 - Conferncia Consiste na exposio de um tema geral, por especialista de elevada qualificao, conceito e amplo conhecimento da matria, dirigida a um pblico numeroso, de bom nvel cultural e diversificado. A conferncia um ato similar a uma palestra, porm mais formal e em condies mais confortveis. Habitualmente, a conferncia apresentada em ambiente amplo, com mesa central ocupada por personalidades ou convidados especiais, alm do presidente da mesa que coordena os trabalhos. O diretor da entidade promotora ou o presidente da mesa far a abertura dos trabalhos apresentando ao pblico o conferencista e o tema a ser debatido. Poder ser indicado um moderador ou mediador que auxiliar o presidente da mesa na conduo dos trabalhos e o conferencista na coordenao das perguntas e respostas dos participantes. A conferncia tambm poder ser parte integrante de congressos, fruns, convenes, seminrios e simpsios. 2.3 - Congresso

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um encontro solene de grande porte com nmero elevado de participantes, promovido por entidades ou associaes de classe, e pode ter carter regional, nacional ou internacional. Seu objetivo a apresentao e debate de assuntos de atualidade e de interesse especfico de determinada categoria ou ramo profissional. Em geral, os temas so diversificados, embora se relacionem com a mesma especialidade ou entidade, e podem ter carter profissional, tcnico, cultural, artstico, poltico, histrico etc. O fator de maior relevncia de um congresso a difuso de novas teorias e conceitos pela integrao dos participantes em torno das matrias abordadas. A programao de um congresso poder distribuir as atividades do evento em mesas-redondas, sesses plenrias, reunies, conferncias, painis, palestras e Workshops. Em sua maioria, os congressos so realizados em perodos regulares, alternando-se as localidades-sede, com durao de 3 a 5 dias em locais especiais, centros de convenes e hotis que disponham de instalaes adequadas. Os trabalhos apresentados nos congressos, reunidos em um conjunto com a denominao de anais, so entregues aos participantes do evento e, de acordo com a natureza e importncia, podem ser divulgados ou encaminhados a entidades ou autoridades como uma manifestao ou pronunciamento oficial da classe. Por sua grandeza e complexidade, o congresso dever ser coordenado por uma comisso organizadora e seu funcionamento disciplinado por regulamento ou regimento interno. A estrutura operacional de um congresso em geral compe-se de mestre-de-cerimnias, oradores, painelistas, debatedores, coordenador ou moderador. No decorrer dos congressos, tradicional a realizao de intensa programao complementar constante de atividades sociais, gastronmicas, passeios e comemoraes.

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2.4 - Conveno um encontro, reunio, assemblia ou similar, em geral realizado de forma espordica e no freqente, com durao mdia de 5 dias, promovido por empresas, associaes de classe ou entidades civis, e tem por objetivo bsico o congraamento e integrao de classes, grupos ou profissionais das prprias organizaes promotoras. Uma conveno rene normalmente participantes de diversos nveis e categorias que atuam, entretanto, no mesmo ramo de atividade. A conveno apresenta as mesmas caractersticas de um congresso, porm de mbito mais restrito. Em geral, nas convenes so abordados assuntos de interesse especfico e relacionados com a atividade e interesse profissional dos participantes, estimulando-se debates e discusses tcnicas para estabelecer diretrizes gerais, podendo, tambm, ter carter deliberativo sobre determinados assuntos. 2.5 - Debate Consiste na apreciao e discusso de temas especficos, em geral controvertidos e antagnicos, por vrios debatedores, defendendo pontos de vista e posies diferenciadas. Em geral, o debate promovido por entidade oficial e dirigido para tcnicos e estudantes de maior nvel. O debate dirigido por um mediador ou moderador ou coordenador de debate ao qual sero atribudos poderes para assumir posies e simular situaes objetivando ativar as discusses e estimular a maior ateno dos presentes. O moderador faz a apresentao do tema, destaca os assuntos a serem debatidos e os objetivos do debate. Em geral, a assistncia no participa dos debates e pode manifestar-se com aplausos ou protestos moderados.

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2.6 - Feiras e Exposies So eventos de carter comercial e de grande porte que renem fornecedores, fabricantes, vendedores, compradores ou clientes, consumidores ou usurios, entidades de fomento, financeiras, bancos etc., para estabelecer contatos comerciais, apresentao ou exposio de produtos, bens, servios e apresentao ou lanamento de novas tecnologias. O principal objetivo da feira proporcionar contatos com os canais de comercializao. As feiras podero ter carter reservado (feira comercial restrita ou fechada) ou com livre acesso ao pblico (feira com bilheterias). Por sua grandeza e complexidade, esses eventos podero exigir a montagem de instalaes especiais e a utilizao de ampla rea de ocupao e movimentao, alm da montagem de estandes. Utiliza-se tambm a denominao de salo ou mostra, o que se aplica para eventos com a mesma caracterstica, porm de pequeno ou mdio porte. 2.7 - Frum um evento organizado por entidade oficial para discusso e debate, de forma ampla, de temas especficos e de atualidade com a presena e participao ativa de elevado nmero de pessoas interessadas ou representantes de setores de atividades ou associaes de classe. De forma mais simples, o Frum consiste em uma apresentao breve de um assunto pelo orador, seguida por perguntas, comentrios e recomendaes. Quando for um Frum de Debates, significa ampla discusso sobre assunto atual e de interesse geral. O frum dirigido por um coordenador que comanda o grupo de debatedores. Esse evento exige ambiente amplo e eficiente infra-estrutura de servios de apoio. Ao final o coordenador da mesa colhe opinies e apresenta as conclu-

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ses em funo da maioria. O frum poder ter a durao de um a vrios dias. 2.8 - Jornada de Trabalho / Encontro Tcnico So eventos peridicos promovidos por entidades ou classes, de mbito regional, com a durao de vrios dias, reunindo grupos profissionais para apresentao, troca de idias e discusso de temas atuais e de interesse especfico de determinado nvel de participantes. Caracteriza-se por ser prtico e objetivo. Estimula a troca de experincias e conhecimentos em torno do tema proposto, no implicando necessariamente em debates, como ocorre em eventos similares. A jornada de trabalho poder ser realizada em vrios dias em salas distintas, para abordagem de temas diferenciados, simultaneamente, com um nmero mdio de pessoas. A conduo dos trabalhos feita por um coordenador que poder apresentar as concluses dos diversos grupos instalados em salas distintas. 2.9 - Seminrio um evento tcnico ou profissional administrado por um coordenador. Rene pessoas de mesmo nvel e qualificao, as quais, estruturadas em grupos e em salas menores, discutem aspectos tcnicos de um mesmo tema, geralmente de conhecimento prvio, por especialistas e expositores. Normalmente, o seminrio dividido em 3 etapas: exposio, discusso e concluso. Por seu carter tcnico, em que os participantes buscam solues de problemas em conjunto, os seminrios geralmente contam com um nmero limitado de participantes. Para apresentao dos temas, so promovidos debates de casos prticos e experincias entre os participantes ou coordenadores de grupos organizados, e finalmente formulam-se as concluses.

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Para que sejam includos nos debates, os participantes podero encaminhar antecipadamente coordenao do seminrio proposies, monografias ou sugerir matrias relacionadas aos temas propostos. Nos seminrios so distribudos aos participantes material tcnico para consulta e relatrio resumido da exposio feita pelo apresentante, incluindo cpia de transparncias que forem apresentadas. Os relatrios finais apresentados pelos grupos ou apostilas devero tambm ser colocados disposio dos interessados e fornecidos quando solicitados expressamente. De acordo com as condies da coordenao do seminrio, o material poder ser entregue no decorrer do evento ou remetido pelo correio posteriormente. O coordenador apresenta o tema e auxilia os participantes a selecionar subtemas especficos para pesquisas que podero ser bibliogrficas, de campo ou laboratrio. Em geral, o coordenador estabelece o perodo de estudo e pesquisa e orienta os participantes quanto s fontes de consulta. No final, dirige a integrao dos temas e apresenta as concluses. Um seminrio com a caracterstica de curso poder ser desdobrado em vrios mdulos com taxa de matrcula e preos diferenciados para cada um.

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MODELO DE METODOLOGIA DOS SEMINRIOS


1. Um seminrio pode funcionar com um s grupo ou dividirse em subgrupos, dedicando-se cada um deles ao estudo de aspectos particulares de um ou variados temas sobre um mesmo assunto. 2. O diretor do seminrio quase sempre um especialista em determinado assunto. Suas funes so: estabelecer os temas a serem estudados por sua indicao ou em conjunto com os participantes; orientar os trabalhos de pesquisa; presidir as sesses do seminrio. 3. O expositor apresenta o resultado dos estudos efetuados sobre o tema que faz parte do programa de trabalho do seminrio. Este trabalho pode ser de sua responsabilidade exclusiva ou fruto de trabalhos de um subgrupo. 4. Recomenda-se que, na programao do seminrio, seja escolhido local que propicie salas de reunies amplas para os grupos, bem como, salo para plenrio. 5. Na primeira sesso, todos os participantes devero estar presentes. O diretor inicia a sesso apresentando sugestes iniciais para o trabalho. Pe em pauta a agenda de trabalho levando-a discusso. Ao fim, prope a formao de grupos de trabalho. 6. Formado os grupos de trabalho com 5 a 12 membros e escolhido o assunto para estudo, retiram-se para locais reservados, onde passam a debater o tema proposto ou pesquis-lo, determinando-se a durao do trabalho. 7. Cada grupo escolhe um coordenador, um secretrio e um expositor. O coordenador coordena as atividades do grupo e as controla, insistindo em que os membros no entrem para a rea expressivo-emocional nem tampouco afastem-se do assunto princi-

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pal. O secretrio anota as concluses parciais e finais as quais devero ser levadas assemblia pelo expositor. 8. As concluses finais sero levadas assemblia na ocasio em que os grupos se reunirem novamente. 9. Na reunio final sero adotadas tcnicas de grupo como, por exemplo, painel, simpsio dentre outras. 2.1 - Simpsio Evento de carter cientfico ou tecnolgico promovido habitualmente por entidades profissionais, para discusso de aspectos diferenciados de um mesmo tema por especialistas de renome e elevada qualificao tcnica e cultural, com a participao ativa dos presentes, geralmente do mesmo nvel. Embora tenha algumas caractersticas semelhantes mesa-redonda, diferencia-se desta pela presena de vrias pessoas que abordam aspectos diferenciados de um mesmo tema ou problema, enquanto a mesa-redonda aborda temas diversificados de mbito geral e variados. O simpsio poder ser realizado em um ou vrios dias. No decorrer de cada apresentao podero ser formuladas perguntas breves por escrito e ao final realiza-se um debate amplo sobre os diversos aspectos dos temas discutidos, com a presena de um moderador. No caso de diversos apresentadores no dia do evento, caber ao coordenador realizar uma apresentao de cada um, informando o limite de tempo aproximado de cada exposio. Alm disso, dever expor as diretrizes ou a sistemtica a ser adotada nos trabalhos, ressaltando, principalmente, que o expositor no poder ser interrompido e que os participantes devero esclarecer suas dvidas e formular perguntas somente no final da exposio. Para a produo dos anais que sero distribudos aos participantes, os apresentadores devero encaminhar seus trabalhos Secretaria previamente.

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MODELO DE METODOLOGIA DOS SIMPSIOS


1. O Coordenador deve cumprimentar, apresentar-se, abrir e acompanhar o evento, agradecer ao final e encerrar a sesso; apresentar os expositores; dar a palavra a cada expositor; promover a articulao da parte de um expositor com a de outro; conduzir a participao da platia para as perguntas e respostas; evitar que se estabeleam debates entre os ouvintes e com os expositores. 2. O nmero de expositores no dever exceder a 5. O tempo de durao para cada expositor poder variar de 10 a 20 minutos e ser marcado antes do incio da sesso. 3. Cada expositor poder utilizar os recursos audiovisuais que julgar necessrio para apresentar e ilustrar a exposio. 4. O local dever ser amplo a fim de que se permita visualizar o coordenador e expositores, alm de adequado para a instalao dos equipamentos audiovisuais necessrios ao evento. 5. Os expositores podero ficar mais afastados de uma mesa central, que ser ocupada, individualmente, por eles na hora de realizarem as respectivas exposies. O coordenador poder ficar entre os expositores ou destacado deles. O esquema de disposio dos componentes do simpsio deve ser o sequinte:

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2.1 - Workshop Num conceito amplo, workshop, tambm chamado de oficina ou laboratrio, significa debater e obter solues para casos prticos apresentados por participantes do evento, com o auxlio de especialistas ou tcnicos. Ele pode acontecer como um nico evento ou dentro de um grande Seminrio, Simpsio, Congresso ou Frum.

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MODELO DE METODOLOGIA PARA WORKSHOP


1. Este Frum Temtico ser constitudo de 4 (quatro) Workshops e um grande painel final, conforme o esquema a seguir:
FRUM TEMTICO WORKSHOP 1
Tema

Coordenador

Relator

Conferencista /Expositor

PAINEL FINAL
Fonte: CRA/RS

2. No Workshop, cada conferencista-expositor ter 50 minutos para expor suas idias sobre o tema enquanto o relator ter 20 minutos para suas consideraes sobre a abordagem apresentada.

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Aps as exposies do conferencista e do relator a platia poder encaminhar questionamentos mesa durante 30 minutos. Cabe ao coordenador a leitura das perguntas e o encaminhamento ao conferencista ou ao relator. 3. A redao do documento de cada tema ser elaborada ao final de cada workshop pelo relator assessorado pelo expositor e assistido pelo coordenador de mesa, contando com o apoio da secretaria do evento. 2.1 - Evento social - Coquetel uma recepo gastronmica de breve durao para promover ou comemorar atos e datas significativas e importantes, tais como apresentao campanhas institucionais, produtos no mercado, recepo de pessoas, posse em cargos, inaugurao, homenagens, abertura ou encerramento de eventos principais , entre outros. 3) ATIVIDADES QUE PODERO SER DESENVOLVIDAS DURANTE OS GRANDES EVENTOS
(Congressos, Convenes, Fruns, Seminrios e Simpsios)

3.1- Conferncia, Debate e Workshop Conceitos j descritos nos itens 2.2, 2.5 e 2.11, pois podem acontecer sozinhos ou inseridos nos grandes eventos. 3.2 - Mesa-redonda um evento promovido geralmente por entidades profissionais, de curta durao, controlada por um moderador ou coordenador, com a participao de um nmero reduzido (4 a 8 pessoas) de especialistas de elevado nvel profissional e tcnico para debater coletivamente, com tempo limitado, um tema preestabelecido, normalmente controvertido e de interesse relevante. Com a direo ou coordenao do moderador, a equipe de especialistas sustenta pontos de vista diferentes sobre o tema. Em alguns casos, ao trmino do evento elaborado um relatrio conclusivo ou uma tomada de posi-

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o conjunta sobre os temas abordados, formalizados em um documento especfico. Opcionalmente, o pblico poder participar de forma direta ou indireta com o encaminhamento de perguntas mesa, por escrito. A promoo de uma mesa-redonda feita de forma espordica e no tem continuidade ou freqncia.

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MODELO DE METODOLOGIA DAS MESA-REDONDAS


1. O Coordenador/ Moderador abre a sesso, apresenta os expositores, justifica a mesa-redonda, impede excessos nas apresentaes, controla debates, auxilia na participao do auditrio, delimita o tempo e, na hora aprazada, encerra a sesso agradecendo a participao de todos. 2. Os expositores devero usar a palavra, no mximo, por 10 minutos; aceitar as determinaes do coordenador/moderador, quando este determinar que o tempo est esgotado; falar sentado. 3. A disposio dos participantes dever obedecer ao demonstrado a seguir: (inserir figura)

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4. A palavra dada alternadamente a expositores de idias afins e contrrias. 5. Finda as exposies, o coordenador far uma sntese do pensamento de cada um, ressaltando as idias mais importantes, afins e contrrias. 6. Aps a sntese, a palavra franqueada novamente aos expositores, para que, em mais ou menos 3 minutos, prestem esclarecimentos, faam retificaes ou melhorem os conceitos proferidos. 7. O coordenador convida o auditrio a fazer perguntas aos expositores, mas em carter ilustrativo, sem debates. 8. Ao final da sesso, o coordenador realiza uma apreciao sobre os trabalhos expostos e agradece a presena de todos. Recolhe os resumos das apresentaes dos expositores, que so fornecidos ao pblico do auditrio. 3.3 - Painel Consiste na discusso e anlise informal de um problema ou tema pr-selecionado, normalmente um assunto tcnico, por um palestrante, diversos especialistas ou debatedores, com a participao de um grupo selecionado e reduzido de pessoas. A abordagem do tema em grupo desperta maior objetividade e qualidade, pois so analisados os vrios aspectos e solues de problemas e apresentadas alternativas. Nos painis, nem sempre se obtm uma soluo completa ou definitiva, embora as concluses possam orientar solues e decises. A organizao de um painel obedece, basicamente, ao seguinte roteiro de atividades: a) definio do tema; b) seleo do coordenador ou moderador do painel e dos painelistas ou especialistas no tema a ser abordado (de 4 a 8 pessoas); c) definio da metodologia dos trabalhos, especialmente os pero-

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dos de discusso ou exposio dos painelistas; d) fixao do tempo para discusso e perguntas dos participantes. Em geral, o painel desdobrado em 2 etapas, com a apresentao e discusso dos painelistas na primeira etapa, quando o pblico impedido de formular perguntas, e a sua participao na etapa final, com caractersticas de mesa-redonda. O perodo de discusso dever ser flexvel, a critrio do moderador, sendo recomendvel, porm, no ultrapassar 1h30min. e) promoo de reunio antecipada entre os painelistas e moderador para estabelecer sistemtica de abordagem dos assuntos, especialmente tempos de exposio e perguntas. A coordenao de um painel feita por um moderador, com as seguintes atribuies bsicas: - apresentar o tema e o objetivo da reunio ou discusso; - apresentar os componentes do painel, da esquerda para a direita ou de acordo com o nvel hierrquico dos participantes; - informar aos participantes o regimento interno do painel e, em especial, esclarecer sobre o perodo de tempo permitido nas intervenes e perguntas do pblico na segunda etapa; - encerrar o evento dirigindo-se aos painelistas, pblico e colaboradores.

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MODELO DE METODOLOGIA DOS PAINEIS


1. Os membros do painel e o coordenador devero estar posicionados de forma que possam ver e ser vistos pelo auditrio. 2. O tempo mximo de um evento deste tipo deve ser de 90 minutos. 3. importante ressaltar que o painel no deve ser ensaiado, com dilogos ou intervenes programadas. 4. O diretor apresentar o coordenador e os painelistas e aps findos os debates, encerrar o evento. 5. O coordenador dever deixar que a discusso flua normalmente, s poder intervir com o intuito de pedir esclarecimentos de pontos que deixaram dvidas e encerrar assuntos e iniciar outros, no permitindo que se voltem a discuti-los novamente. 6. Ao final do painel, o coordenador apresentar resumo final. 7. Os painelistas devero ser no mnimo 3 e no mximo 5. 8. Os painelistas tm funes pr-definidas, a saber: - preparar previamente o material necessrio acerca do assunto a ser discutido; - ouvir com ateno o que os outros participantes tm a dizer e interrompe-los quando oportuno; - mudar de opinio sempre que os fatos ou a lgica provarem que est errado, no se deixando exaltar pela defesa de um determinado ponto de vista; 9. Monopolizar a discusso no funo do painel, pois todos tm oportunidades iguais de manifestao. Convm estabelecer que a durao mxima de cada interveno seja de, no mximo, 2 ou 3 minutos.

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3.3 - Palestra Apresenta caractersticas de uma conferncia com menor formalidade e com pblico ou assistncia reduzida, que possui noes sobre o assunto. Consiste na apresentao de um tema preestabelecido e de interesse especfico de um grupo homogneo de pessoas, com limitao do tempo de durao. A palestra pode ser proferida sob a forma de simples narrativa de fatos ou por meio de um ciclo de palestras quando participam diversos professores ou especialistas para a abordagem de vrios assuntos. So admitidas perguntas dos presentes. Utiliza-se essa modalidade especialmente quando se pretende imprimir um carter informal e descontrado ao ambiente, estimulando o comparecimento e maior integrao dos participantes. 3.5 - Apresentao de cases Consiste na anlise e na crtica de um caso tirado da realidade do mundo dos negcios, para mostrar ao pblico-alvo a relao dos conceitos tericos com a prtica vivenciada nas empresas. Apresenta caractersticas de uma palestra, pois os temas dos cases so preestabelecidos e de interesse especfico de um grupo homogneo de pessoas. A apresentao de cases pode ser proferida sob a forma de simples narrativa dos fatos. 4) PLANEJAMENTO E ORGANIZAO DE EVENTOS A realizao e organizao de um evento exigem alta especializao tcnica e experincia. Sua operacionalizao fundamenta-se em um eficiente sistema de planejamento, abrangendo alguns aspectos bsicos com vistas definio do projeto : - definir de forma clara e precisa os objetivos, bem como a amplitude do evento;

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- estruturar o roteiro de planejamento e o respectivo cronograma de execuo com bastante antecedncia da data prevista para seu incio; - prever recursos materiais, financeiros e de apoio para atender s exigncias operacionais; - dispor de pessoas, grupos ou comisses para assumir a responsabilidade pela coordenao e execuo dos trabalhos; - estabelecer sistema de integrao e relacionamento permanente com patrocinadores, promotores, autoridades, especialistas, imprensa, agentes de viagem, fornecedores, participantes e colaboradores colhendo subsdios e sugestes; - instituir canais de comunicao geis e eficientes entre todas as reas de operao e servios, a fim de prevenir e corrigir, eventuais falhas no decorrer do evento; - assegurar a quantidade e qualidade dos materiais, produtos e equipamentos necessrios para a operacionalizao do evento; - estabelecer normas e procedimentos a serem observados pelos participantes do evento. O planejamento do evento refere-se aos aspectos direta ou indiretamente relacionados sua preparao e desenvolvimento. a anlise situacional do evento ou diagnstico realstico, efetuado antes da realizao do empreendimento. So considerados como itens: - local e data do evento; - temrio e calendrio; - identificao e anlise dos participantes; - estratgia de comunicao e marketing; - planejamento financeiro; - planejamento de recursos audiovisuais; - planejamento de materiais, servios e equipamentos; - esforo de vendas ou obteno de recursos financeiros, quais sejam: patrocnio, apoio e colaborao;

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- definio do transporte interurbano dos participantes e importncia da escolha da companhia transportadora oficial; - definio do transporte urbano para os participantes; - atividades sociais, tursticas e paralelas; - planejamento do cerimonial e protocolo; - definio dos convidados especiais e autoridades. 4.1 - Local A cidade deve ser escolhida com base em critrios que visem facilitar e estimular a participao do pblico-alvo. Destacam-se: - infra-estrutura (hospedagem, alimentao, entretenimento e deslocamento pela cidade): capacidade, custos compatveis e adequados aos padres e necessidades dos participantes; - local adequado aos objetivos propostos pelo evento: capacidade, custos, qualidade das instalaes, equipamentos etc.; - acessibilidade fcil cidade escolhida e ao local do evento, pelos transportes disponveis (areo, ferrovirio, rodovirio e/ou fluvial); - eventos paralelos e servios auxiliares devem ter condies de instalao e operao; - atraes tursticas que motivem a adeso ao evento e ofeream diversidade de opes de bom entretenimento; - convenincia dos patrocinadores; - proximidade da regio de maior concentrao de pblico-alvo; - apoio dos rgos pblicos pertinentes. No que concerne ao salo ou centro onde ser realizado o evento, deve-se observar os seguintes pontos: - acessibilidade (facilidade de acesso aos aeroportos, ferrovias e rodovias); - estacionamento prprio (verificar se o nmero de vagas suficiente);

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- servios de transportes pblicos e privados (linhas de metr, trem, nibus e txi); - atendimento profissional, rpido e eficiente; - sinalizao interna e externa no local, adequada e com boa visibilidade; - entrada principal (de fcil localizao e ampla o suficiente para acomodar bem o nmero de participantes); - facilidades (farmcia, pronto-socorro, lojas de convenincia, de presentes, entre outras); - outros (guarda-volumes, cofres, chapelaria); - elevadores e rampas de acesso. 4.2 - Data Deve-se observar e evitar a proximidade com a realizao de eventos de qualquer natureza (religioso, esportivo, cvico etc.), abrangncia (local, regional, estadual, nacional ou internacional), ou correlato que possam atrapalhar ou dificultar a adeso e participao do pblico-alvo do seu evento. A data escolhida deve ser a de maior interesse e convenincia das entidades promotoras, dos associados, dos principais patrocinadores e do governo (municipal, estadual ou federal). 4.3 - Tema Central Consiste na fixao antecipada do ttulo e dos assuntos que devero ser abordados no evento. Para defini-lo deve-ser partir de um tema central, uma linha mestra com base na qual sero definidos os demais assuntos a serem abordados. Como serve de fora- motriz do evento, por estimular a adeso ao evento, o tema deve ser claro, bem atual e de grande interesse para todo o pblico-alvo desejado.

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4.4 - Programao Temtica Consiste na organizao das diferentes atividades que acontecero no evento. Expressa-se da seguinte forma: - distribuio de datas, horrios e atividades tcnicas; - informaes das atividades sociais, tursticas e paralelas; - especificao de nomes importantes, horrio e local. 4.5- Pblico-alvo Entende-se por pblico-alvo de eventos as empresas e pessoas, principalmente as que atuam como consumidoras e decidem sobre produtos e servios em reas especficas e com caractersticas definidas (clientes atuais e potencias, empresrios, fornecedores, profissionais, estudantes, formadores de opinio, pblico em geral entre outros). 4.6- Nmero de participantes A determinao do nmero de participantes dever efetuar-se de acordo com: - os objetivo e as caractersticas do evento; - o local disponvel; - as condies econmicas para divulgao e marketing; - as condies, conhecimento e experincia da organizao; - a infra-estrutura fsica e material para absorver a organizao; - os recursos humanos, materiais e financeiros disponveis. 4.7- Autoridades e convidados especiais Para determinar as autoridades e os convidados especiais que participaro do evento, deve-se observar os seguintes pontos: - as pessoas convidadas devero ter relao direta com o temrio do evento;

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- dever ser visto quais autoridades tm relao com o tema do evento. 4.8 - Equipe tcnica e comisso organizadora A equipe tcnica e a comisso organizadora so compostas por pessoas que acompanham e coordenam todo o evento. equipe tcnica caber: - ser especialista no tema/contedo; - elaborar o programa e distribuir o contedo; - distribuir as tarefas e especificar as pesquisas; - coordenar os trabalhos e acompanhar o planejamento do temrio; - contratar e entrevistar especialistas. comisso organizadora caber: - participar desde o surgimento da idia at a execuo do evento; - determinar critrios para a seleo; - distribuir responsabilidades. 4.9 - Cronograma Entende-se por cronograma a distribuio ordenada do evento, especificando as responsabilidades, atividades e o tempo para a realizao de cada uma delas, definindo os resultados. O cronograma permite avaliar o planejamento do evento, sanar faltas com o esforo da equipe e reformular o planejamento no caso de situaes imprevistas. 4.10 - Estratgias de comunicao e marketing Entendem-se como estratgias de comunicao e marketing a escolha, definio e formato das mensagens a serem utilizadas como forma de divulgar, estimular e cativar o pblico-alvo para participar do evento. Inclui-se tambm a definio da forma e dos meios

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de comunicao a serem utilizados, bem como a freqncia com que sero veiculados ou distribudos. Quaisquer que sejam os veculos utilizados, eles devem estar em perfeita sintonia com as caractersticas do pblico-alvo escolhido e dever ser transmitida uma mensagem nica. A estratgia de divulgao, tanto institucional, como motivacional, promocional ou comercial, pode ser feita desde um simples convite escrito ou falado, at uma complexa e dispendiosa programao envolvendo inseres em rdio e televiso. 4.11 - Meios de comunicao Os meios de comunicao devem estar em consonncia com a natureza da mensagem do evento e as caractersticas do pblico-alvo. Podem-se citar como meios de comunicao jornais, revistas, rdio, televiso, painis de rua, cartazes internos, mala-direta, dilogos pessoais, cartas especiais ou ofcios, entre outros. Em jornais, revistas, rdios e televiso a comunicao poder ser desenvolvida por intermdio da propaganda ou de notcias. Na propaganda tem-se a compra de espaos para futuros anncios e atravs das notcias, a publicidade feita gratuitamente, direcionada ao evento, que tambm se denomina release. A comunicao pressupe esforo ordenado, consciente e responsvel no sentido de apresentar os veculos utilizados, elementos autnticos de informao, que possuam, intrinsecamente, valor em termos de interesse do pblico. importante ressaltar que normalmente a utilizao de determinado meio de comunicao, no fator excludente do uso de outras formas. Ao contrrio, o que normalmente recomenda-se a adoo planejada, simultnea ou sucessiva, de dois ou mais meios de comunicao para fazer chegar ao pblico a informao da ocorrncia de determinado evento.

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Segundo esse pensamento, citam-se alguns meios de comunicao, que devem ser utilizados em conjunto ou isoladamente, dependendo do tipo de evento que se esteja realizando. Podemos citar: - Painel de rua (outdoor): o outdoor um instrumento de comunicao de grande valor em termos de comunicao de massa, mas cuja utilizao deve ser analisada caso a caso. - Cartazes internos: uma das formas mais conhecidas e utilizadas de divulgao de eventos, consistindo na afixao de cartazes informativos e motivacionais em locais de forte fluxo de pessoas. - Mala-direta: o sistema que visa informar e motivar, atravs de remessa de folhetos, circulares, cartas personalizadas, e-mails etc., direcionado a um pblico especfico que se deseja atingir. - Dilogos pessoais: consiste na tcnica de transmitir e obter informaes atravs da entrevista pessoal, pressupondo a elaborao cuidadosa de dilogos-padres, de sistemas de registro e controle de entrevista, dentre outros. - Cartas especiais ou ofcios: determinadas pessoas, autoridades principalmente, devem ser informadas e motivadas atravs de cartas especiais, que comumente revestem-se em forma de ofcios. - Display: serve para informar e situar o participante no local ou nas proximidades do evento. de estrutura de alumnio ou madeira, utilizando a impresso silk-screen. 4.12- Planejamento Financeiro definido como o esforo de previso e planejamento dos ingressos e sadas de recursos financeiros. Atravs da previso, sero avaliadas as fontes de recursos financeiros e estimado o valor numerrio que se deseja alcanar, sendo previstas as fontes de despesas e estimadas as respectivas sadas. Quanto ao planejamento financeiro, procura-se harmonizar a

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posio, no tempo, entre o ingresso e a sada do numerrio, atravs da determinao de datas de receitas, de forma que o capital de giro disponvel seja suficiente, ao longo do evento, para satisfazer os encargos previstos, bem como, os imprevistos. Assim, compreende ao planejamento financeiro, em funo da receita, estabelecer alternativas de volume global de gastos, sendo fundamental a adoo de um critrio de prioridade, definindo-se por grau de importncia, os gastos previstos sendo suprimidos os referentes s providncias menos importantes. 4.13 - Planejamento de Recursos Audiovisuais Consiste em identificar as necessidades operacionais dos expositores, para suprir-lhes dos recursos audiovisuais adequados. So considerados recursos audiovisuais: - aparelhagem de som (servio de som, microfones e amplificadores); - projetor de slides, telas e teles de projeo; - projetor de filmes; - data-show e retroprojetor; - circuito fechado de televiso; - gravadores e filmadoras; - sistema de traduo simultnea; - quadro magntico e flip-chart; - ponteira iluminada, televiso e CD; - lousas; - painis isolados. 4.14 - Planejamento de Materiais e Servios Nesse planejamento so atendidas todas as exigncias de materiais, equipamentos e servios necessrios para a realizao do evento.

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Materiais: - material de expediente: papel para circulares e cartas, envelopes, recibos, notas fiscais, formulrios de controle, carimbos, grampeadores etc. - material dos participantes: pastas, anais, crachs, blocos de anotaes e rascunho, lpis, canetas, informativos, documentos tcnicos, programao do evento, brindes etc. Servios (na maioria das vezes executados por terceiros qualificados): - arte (criao de desenhos, folhetos, folders, cartazes etc.); - fotografia; - buffet; - decorao; - impresso, em geral; - digitao; - recepo; - cerimonial e protocolo; - segurana e portaria; - copa e cozinha; - limpeza. Equipamentos: - computadores; - equipamentos de recursos audiovisuais etc. 4.15 - Esforo de venda ou obteno de recursos Quando se fala em evento, os recursos, geralmente, apresentam-se da seguinte forma: - pr-existente, da entidade promotora; - atravs das inscries dos participantes;

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- atravs das inscries dos expositores; - vendas de stands; - doaes privadas; - contribuies do Poder Pblico; - patrocnios, apoios, colaboraes, co-participaes e parcerias. Inscrio de participantes: a adeso do participante fruto de um processo bem elaborado de informao e motivao. Venda de stands e inscrio de expositores: este o aspecto mais agressivo do esforo de obteno de recursos. Deve ser previsto o custo dos stands, bem como, deve ser elaborado o instrumento contratual que vincular o expositor ao evento. Doaes privadas: registram-se as contribuies de pessoas ou entidades privadas. Essas contribuies podem assumir a forma de doaes em dinheiro, mas freqentemente revestem-se na forma de materiais, pagamento direto de despesas, etc. Contribuies pblicas: figuram os auxlios governamentais. Podem ser prestadas em dinheiro, ou atravs do fornecimento de materiais ou pagamento direto de despesas. 4.16 - Outras contribuies As empresas podem contribuir nas formas citadas, como tambm, atravs do patrocnio, apoio, colaborao, parcerias etc. O importante que se defina o papel da empresa no evento e a forma de auxlio que prestar, ensejando, alm da ajuda financeira, a material e de recursos humanos. Patrocnio: consiste em obter recursos financeiros de empresa ou instituio que comprou a idia do evento. Em troca, seu nome passar a ser divulgado em todos os meios e veculos de propaganda e marketing do evento, ressaltando-se a importncia na participao da realizao do evento.

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Apoio: consiste em obter o apoio de uma empresa ou instituio na divulgao do evento atravs do custeio de brindes, faixas, cartazes, divulgao local etc. Colaborao: consiste em obter o apoio de uma empresa ou instituio com qualquer tipo de participao no evento. Pode ser na organizao ou fornecendo recursos humanos, materiais ou equipamentos. Co-participao: consiste em duas ou mais empresas ou instituio participando de alguma forma no evento.

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Modelo de elaborao de Projeto


Identificao do Projeto 1.1 - Nome: 1.2 - Tema Central: 1.3 - Realizao: CRA/ 1.4 - Promoo CRA/ CRA/ CFA - Conselho Federal de Administrao Outras Entidades 1.5 - Co-Promoo 1.6 Apoio Institucional OLA Organizao Latino-Americana de Administrao 1.7- Apoio de Divulgao RBA Revista Brasileira de Administrao 1.8 - Perodo 1.9 - Local Centro de Eventos do Hotel Endereo: 1.10 - Pblico Alvo Administradores, empresrios, dirigentes pblicos e privados, professores e estudantes de administrao. 1.11 - Expectativa de Pblico:

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Mnimo de ___ pessoas Mximo de ___ pessoas Apresentao Escrever a apresentao de acordo com os objetivos do evento Objetivos 1 - OBJETIVOS GERAIS: 2 - OBJETIVOS ESPECFICOS:
Estrutura do Evento TEMA CENTRAL: Programao Temtica DD/MM DIA DA SEMANA - A partir das xx horas xx horas Recepo aos congressistas, conferencistas e convidados no Hall do Hotel (NOME DO HOTEL, ENDEREO) xxhxxmin Abertura Oficial xxhxxmin Coquetel de confraternizao DD/MM DIA DA SEMANA - das xhxxmin s xxhxxmin xx horas Painel s - Tema: Conferencistas: xxhxxmin - Nome: (pas e atividade profissional) - Nome: (pas e atividade profissional) - Nome: (pas e atividade profissional) Coordenador de Mesa: Nome: (pas e atividade profissional) xxhxxminxx PainelTema: s Conferencistas: horas - Nome: (pas e atividade profissional) - Nome: (pas e atividade profissional) - Nome: (pas e atividade Profissional) Coordenador de Mesa: Nome: (pas e atividade profissional)

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xxhxxmin s xx horas

xxhxxmin s xxhxxmin

xx horas

xx horas xxhxxmin s xxhxxmin

Cases Tema: - Case 1: Nome da Empresa Expositor: Nome: (pas e atividade profissional) - Case 2: Nome da Empresa Expositor: Nome: (pas e atividade profissional) Coordenador de Mesa: Nome: (pas e atividade profissional) Conferncia Magna Tema: Conferencista: Nome: (pas e atividade profissional) Coordenador de Mesa: Nome: (pas e atividade profissional) Conferncia Magna Tema: Conferencista: Nome: (pas e atividade profissional) Coordenador de Mesa: Nome: (pas e atividade profissional) Programao Artstica DD/MM DIA DA SEMANA - A partir das xx horas Conferncia Magna Tema: Conferencista: Nome: (pas e atividade profissional) Coordenador de Mesa: Nome: (pas e atividade profissional) ConfernciaTema: Conferencista: Nome: (pas e atividade profissional) Coordenador de Mesa: Nome: (pas e atividade profissional) ConfernciaTema: Conferencista: Nome: (pas e atividade profissional) Coordenador de Mesa; Nome: (pas e atividade profissional)

xxhxxmin s xx horas xxhxxmin s xx horas

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xxhxxmin s xxhxxmin

xx horas

Frum Temtico Workshop 1 Tema: Expositor: Relator: Workshop 2 Tema: Expositor: Relator: Workshop 3 Tema: Expositor: Relator:. Workshop 4 Tema: Expositor: Relator: Conferncia Tema: Conferencista: Nome: (pas e atividade profissional) Coordenador de Mesa: Nome: (pas e atividade profissional) DD/MM DIA DA SEMANA - A partir das xx horas Painel de Apresentao das concluses produzidas nos Workshops pelos Expositores-Conferencistas que faro um resumo e pelo Relator que apresentar as concluses de cada grupo temtico. Encerramento

xxhxxmin

xxhxxmin

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Estimativa de Custos
ESPECIFICAO Abertura Oficial - Coquetel de confraternizao (se for o caso) Conferencistas / Palestrantes - Honorrios - Passagens areas: (Internacionais e Nacionais) - Hospedagem: (XX Pessoas) - Alimentao: (XX pessoas x XX refeies = ) - Transfer: Local - Espao para o evento e guichs para secretaria - Identificao visual do espao - Equipamento de som - Aluguel de computador e impressoras - Aluguel de data show - Coffe Breack (02) e caf (02) para XXX pessoas Material Grfico e Promocional - Criao de logomarca - Mala Direta (folha extra Jornal do CRA/___) - Cartazes - Crachs - Certificados - Folhas de ofcio ou blocos - Faixa de mesa - Pastas para xxx pessoas - Canetas para xxx pessoas Divulgao - Publicaes em jornais, rdio, out door; Postagem. Equipe de Trabalho - Recepcionistas - Assessoria de Relaes Pblicas e Imprensa - Secretaria Outras Despesas - Refeies, deslocamentos e alojamento da equipe (XX pessoas) SUBTOTAL Eventuais (10%) TOTAL GERAL VALOR R$

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Fontes de Custeio
Recursos Oramentrios (Patrocnios) XXX Inscries (R$ ) TOTAL

Retorno para o Patrocinador Para cada cota de patrocnio (R$ ___,__) o patrocinador ter o seguinte retorno: - 03 (trs) ingressos para o evento - Incluso da logomarca nas peas promocionais do evento (folder e cartaz); - Incluso da logomarca no material de secretaria do evento (pastas, crachs e blocos de anotaes); - Incluso da logomarca nos banners do evento (recepo e fundo de palco); Espao para transmisso de vdeo institucional no Auditrio do evento
Comit Executivo Coordenao Geral Coordenao de Programao Coordenao de Relaes Internas Coordenao de Finanas Coordenao de Receptivo Produo e Secretaria Produo, Organizao e Divulgao Captao de Recursos e Apoio de Secretaria Secretaria Categoria No Matriculados/Registrados Administradores em dia e scios da ___ Estudantes * Para grupos (10 ou mais pessoas) Acompanhante (sem direito a inscrio no evento) Investimento At / / U$ R$ At / / U$ R$ Dia do evento U$ R$

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Inscrio e Forma de Pagamento Dever ser preenchida a ficha de inscrio e encaminhada juntamente com o comprovante de pagamento pelo fax 00 55(XX) ou atravs do e-mail: Somente ser considerado inscrito no evento o congressista que satisfizer estas exigncias.No sero devolvidos valores de inscrio. Poder, entretanto, ser substitudo o inscrito na mesma categoria. Forma de Pagamento: Depsito Bancrio Banco: Agncia: Conta Corrente n: Em nome de: CRA/ - Nome do evento FICHA DE INSCRIO Nome: Administrador: Sim ( ) No ( Estudante: ( ) Outro ( Endereo: Cidade: CEP: Comercial: E-mail particular: E-mail comercial: Empresa onde Trabalha: Cargo: Carteira de Identidade: Acompanhante*: Passaporte: ) - Se sim informe o n do CRA/ )

Fone Residencial: Celular:

CPF: Profisso:

(*) O acompanhante pagar o valor estabelecido na tabela INVESTIMENTO

Encaminhar pelo fax: 0055 (XX) XXXX-XXXX ou atravs do e-mail:


Fonte: CRA/RS

4. REALIZAO OU EXECUO Consiste em definir qual a empresa que realizar ou executar o evento. 5. PROMOO OU DIVULGAO Consiste no ato de promover ou divulgar o evento atravs dos meios de publicidade e marketing disponveis na regio.

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7. LOGSTICA 7.1 - Transporte interurbano Em um pas de extenso continental como o nosso o deslocamento dos participantes at o local do evento pressupe a utilizao, na maioria dos casos, do transporte areo. Logo, da maior utilidade que seja estabelecida uma efetiva aproximao entre a organizao do evento e uma determinada companhia area (denominada Companhia Area Oficial), que assuma os encargos do planejamento e coordenao do transporte dos participantes. 7.2 - Transporte interurbano e urbano Refere-se ao transporte dos participantes na cidade onde se realiza o evento, assumindo grande importncia quando o evento desenvolve-se em local afastado dos centros de hospedagem. 7.3 - Hospedagem - Escolha de hotis: devem ser escolhidos, de preferncia, hotis prximos ao local de realizao do evento, contemplando vrias opes de custos, de forma a atender s condies financeiras dos participantes. - Reserva antecipada: antes mesmo do pronunciamento positivo dos participantes, devem ser reservadas as acomodaes nos hotis escolhidos, sendo que estas devero ser utilizadas at determinada data. - Confirmao de reservas: deve-se, atravs de correspondncia especfica, informar aos participantes sobre o custo das dirias dos hotis, bem como as caractersticas dos mesmos, para que possam optar por determinado servio. Deve-se, tambm, orientar o participante de como proceder para confirmar a reserva, bem como sobre o prazo para faz-la.

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8. CERIMONIAL E PROTOCOLO Consiste na descrio de como o evento ocorrer, dependendo da sua natureza, desde a abertura at o encerramento. MODELO DE CERIMONIAL (simples) CONSELHO REGIONAL DE NOME DO EVENTO: CIDADE: DATA/HORRIO: CERIMONIAL DE ABERTURA COMPOSIO DA MESA: 4 2 1 Mesa mpar 5 3 1 Mesa par Senhoras e senhores, boa noite! Com a presena do - Prefeito Municipal - Presidente do Conselho Regional de Administrao do Administrador - Do Reitor da Universidade da - Do Delegado do CRA/ na cidade de - Do Presidente - etc 2 4 6 3 5

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Estamos dando incio, neste momento, sesso solene de abertura do (NOME DO EVENTO). O (NOME DO EVENTO) (fazer uma breve apresentao sobre o evento) O evento tem como tema principal:

O (NOME DO EVENTO) uma promoo e realizao do e Conselho Regional de Administrao do (CITAR OUTRAS ENTIDADES PARCEIRAS DO EVENTO) Prestigiam este evento as seguintes autoridades:

O evento tem como apoiadores:

Este evento conta com o patrocnio da

Convidamos a todos, para em p, cantarmos o hino nacional.


(execuo do hino nacional)

Convidamos para fazer uso da palavra o Administrador (anfitrio do evento) (fala 2 min)

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Convidamos para fazer uso da palavra, o


(fala 2 min)

Convidamos para fazer uso da palavra,


(fala 2 min)

Convidamos para fazer uso da palavra o Presidente do Conselho Regional de Administrao, Administrador
(fala 2 min)

Damos por encerrada a sesso solene de abertura do (NOME DO EVENTO), convidando as autoridades que compem a mesa para ocuparem seus lugares na platia, que imediatamente estaremos dando incio conferncia deste evento. Solicitamos a todos os participantes que permaneam no local. A conferncia de abertura deste evento ter como tema: (TTULO DA PALESTRA), com o Conferencista , que convidamos para subir ao palco, juntamente com o Administrador , que coordenar a mesa. - Pausa para a composio - O Conferencista (breve currculo) Com a palavra o Administrador coordenador de mesa. 7. ATIVIDADES SOCIAIS PARALELAS Podem ser citadas: - coquetis; - almoos ou jantares de confraternizao; - jantares danantes; - teatros; - concertos; - shows. ,

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10) ROTEIRO BSICO (CHECK-LIST) O organizador do evento dever compreender este captulo como um check-list para o planejamento geral do evento, lembrando-se que cada evento tem sua particularidade, devendo adequar os itens abaixo, alm de inserir ou excluir outros de acordo com as suas necessidades.
Itens 01 02 03 03.01 03.02 03.03 03.04 03.05 03.06 03.07 03.08 Especificao Logomarca Prog. Tc. e Social (preliminar) Impressos 1 mala direta 2 mala direta Pasta do evento Certificados Bloco de anotaes Bloco de perguntas Folha e envelope ofcio Crachs - Congressistas - Acompanhantes - Coordenao - Conferencistas Canetas Encartes das pastas Talonrios de recibos Prismas de mesa Convites especiais Passaporte para refeies Passaporte para viagens Convites p/prog. social - ticket Cpias xerox Faixas internas Faixas externas Bandeiras / Hinos Programa oficial Programao visual Auditrios Programao visual secretaria Programao visual feira Equipamentos Suportes de mesa Slide desk Projetor de slides Retroprojetor Telo Qtd. Providncia Responsvel Custo Sim No

03.09 03.10 03.11 03.12 03.13 03.14 03.15 03.16 03.17 03.18 03.19 03.20 03.21 03.22 03.23 03.24 04 04.01 04.02 04.03 04.04 04.05

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Itens 04.06 04.07 04.08 04.09 04.10 04.11 04.12 04.13 04.14 04.15 04.16 04.17 04.18 04.19 04.20 04.21 04.22 04.23 04.24 05 05.01 05.02 05.03 05.04 05.05 05.06 06 06.01 06.02 06.03 06.04 06.05 06.06 06.07

Especificao Vdeo cassete Datashow Televiso Fichrios diversos Mquina xerox Microcomputadores inst. em rede Impressoras Equip. de Traduo Siumultnea Registradora Numerador Grampeador e perfurador Disquetes e CDs Telefone direto Telefone pblico Telefone Celular Painel de informaes Sinalizadores Sonorizao / Gravao Rdios de comunicao Material Audiovisual Fita de gravador Transparncias Canetas para transparncias Lmpada reserva p/ retroprojetor Lmpada reserva p/ projetor slides Controle p/ passar power point Recursos Humanos Coordenador Geral Coordenador de Secretaria Coordenador de Recepcionistas Coordenador de Transportes Relaes Pblicas Jornalista Recepcionistas - Para power point - Assistncia de sala - Arrumao de mesa - Encaminhamento de program. - Traduo Simultnea Coordenador de Aeroporto-Hotel Coordenador da Program. Social Coordenador de Tesouraria Operador de luz Operador de som Intrprete Fotgrafo Decorador Mestre de Cerimnias Meios de Transporte Camionete Van

Qtd. Providncia Responsvel Custo Sim No

06.08 06.09 06.10 06.11 06.12 06.13 06.14 06.15 06.16 07 07.01

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Itens

Especificao Motorista: Automvel Motorista: nibus Motorista:

Qtd. Providncia Responsvel Custo Sim No

07.02 07.03

Fonte:CRA/RS

11) AVALIAO DO EVENTO No decorrer de cada evento e no seu trmino, devero ser realizadas pesquisas sobre as atividades e servios com os participantes, expositores, locadores de stands, conferencistas etc. A pesquisa no curso dos eventos objetiva colher a opinio do pblico e participante, observar o cumprimento dos objetivos traados, a situao atual e as deficincias que devem ser corrigidas. So dados que ajudaro na organizao dos prximos eventos. O ps-evento marcado pelas atividades de fechamento do evento. Essas atividades vo alm da desmontagem fsica das infraestruturas utilizadas para a realizao do evento. necessrio encerrar os pagamentos em aberto e liquidar pendncias administrativas e contbeis. Finalmente, fazer a prestao de contas, apresentando relatrios da movimentao financeira, dos resultados esperados e alcanados e devolver as sobras de todos os materiais no utilizados. Este captulo busca ser um norteador para os organizadores do evento, sugerindo um modelo de relatrio final do evento e um modelo de questionrio de avaliao do evento. MODELO 1 - FICHA DE AVALIAO 1. Programa Tcnico 1.1. Contedo dos Temas ( ) Terico ( ) Terico e prtico ( ) Prtico ( ) Insuficiente

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1.2. Expositores Na sua opinio, qual foi o melhor expositor? Quais as sugestes de expositores que voc gostaria de dar para a realizao do prximo evento?

2. Auto-avaliao
Itens/Conceito Aproveitamento do evento Interesse no assunto/matria Aptido para transmitir os conhecimentos recebidos Possibilidade de aplicao no trabalho Observaes: Excelente Bom Regular Insuficiente

1. Divulgao 1.1 Como tomou conhecimento acerca da realizao do evento? ) Mala-direta Qual? ) Jornal Qual? ) Revista Qual? ) Site Qual? ) Informativo da sua categoria profissional Qual? ) Outros Qual? 1.2. A fonte de informao foi eficaz e motivacional? ( ) Sim ( ) No Se no, por qu?

( ( ( ( ( (

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2. Servios de apoio ao evento 2.1. Pessoal


Discriminao Profissionais Coordenao Secretaria Executiva Recepcionista social Apoio ao auditrio Outras observaes: Dedicados, mas amadores Amadores

1. Programao social 1.1. Adequada aos objetivos do evento e ao tempo e contedo? ( )Sim ( )No Por qu? Benefcios gerais
Itens/Conceito Abatimento nas passagens Descontos na hotelaria Observaes: Excelente Bom Regular Insuficiente

MODELO 2 - FICHA DE AVALIAO Com o objetivo de conhecer sua opinio quanto realizao deste evento, solicitamos que preencha a presente avaliao e entregue na secretaria ou na sada da sala. Responda! Pois sua manifestao importante para a qualificao dos futuros eventos. 1. Qual a sua categoria? ( ) Administrador ( ) Acadmico do Curso de Administrao ( ) Empresrio/Empreendedor ( ) Outro

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2. Em relao a sua expectativa, os assuntos abordados neste evento: ( ) Atenderam acima do esperado ( ) Atenderam ( ) Atenderam em parte ( ) No atenderam 3. Qual o Workshop que voc participou: ( )1 ( )2 ( )3 ( )4 4. Na sua opinio, as exposies, de forma geral, foram:
Data dd/mm Exposio / Conferencista Titulo da palestra Titulo da palestra Ttulo da palestra Ttulo da palestra Titulo da palestra Ttulo da palestra Ttulo da palestra Ttulo da palestra... Painel de Encerramento Excelente Muito Regular tima Boa Boa No Assistiu

dd/mm

dd/mm

5. Avalie os conferencistas atribuindo conceitos:


Conferencistas Palestrante 1 Palestrante 2 Palestrante 3 Palestrante 4 ... ... Conceitos 4 5 6 7 8 9 10

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6. Avalie os itens abaixo atribuindo conceitos:


Conferencistas Comunicao Pr-evento Recepo Infra-estrutura local Recursos audiovisuais Organizao geral 1 2 3 Conceitos 4 5 6 7 8 9 10

7. Como obteve conhecimento do evento: ( ) Imprensa ( ) Site do CRA/ ( ) Mala Direta ( ) Jornal da classe ( ) Site do CFA ( ) Outro

8. Comentrios e Sugestes:

Entregue e concorra a prmios Nome:


Fonte: CRA/RS

12) Relatrio do evento No Relatrio final devem ser descritas todas as atividades realizadas durante o evento, mantendo-se praticamente o mesmo roteiro do projeto e do check-list das atividades, CONFORME EXEMPLO A SEGUIR. a) Apresentao do evento b) Realizao c) Organizao

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d) Patrocnio e) Apoio f) Participantes g) Desenvolvimento Administrativo (planejamento, cronograma, agenda de reunies) h) Pr-secretaria e Secretaria Executiva durante o evento (remessa de recibos, convites, controle de inscries e cortesias, entrega de certificados) i) Instalao fsica (local, equipamentos, servios utilizados, sinalizao e decorao) j) Organizao durante o evento (equipes de trabalho) k) Cerimonial de abertura l) Tabulao dos Questionrios de Avaliao do Evento m) Feira de Negcios n) Folheteria / Divulgao do evento - Papel carta (timbrado do evento) - Envelopes ofcio - Convite para o lanamento do evento - Cartaz - Home Page (pgina do evento na internet) - Anncios (jornais, revistas) - Programao oficial - Crach (apoio, convidado, expositor, imprensa, moderador, organizao, palestrante, participante, presidente de mesa, etc.) - Certificados - Blocos - Questionrio de Avaliao do Evento - Recibos o) Registro fotogrfico p) Palestrantes q) Relatrio de inscritos

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12.1- Prestao de contas


RECEITAS ITEM 1 ATIVIDADE Patrocnios DATA DE RECEBIMENTO VALOR (R$)

EXPOSITORES Stand 1 Stand 2 Stand 3 Stand 4 INSCRIES N de Inscries X Valor UnitrioPor categoria (estudantes, Administradores, outros profissionais) Total OUTROS Juros de Aplicao Financeira

PARTICIPAO DO CFA ... % sobre o total das receitas

TOTAL DE RECEBIMENTOS DAS RECEITAS

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DESPESAS ITEM 1 ATIVIDADE LOCAO Espao fsico Equipamento de som Computadores e impressoras Multimdia Cobertura fotogrfica Mquina de xerox ALIMENTAO Coffee-break Coquetel de abertura Jantar de confraternizao Lanamento do evento Alimentao para equipe HONORRIOS Conferencistas/Palestrantes Empresa Organizadora do evento Mestre de cerimnias HOSPEDAGEM Apartamento single Apartamento double TRANSPORTE Transfer Passagens Passagens nacionais (pr-evento) Passagens internacionais PROMOO DO EVENTO Web site (criao /manuteno/hospedagem) Outdoor Outdoor eletrnico Anncio Jornal A Anncio Jornal B Outros DATA DE PAGAMENTO VALOR (R$)

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FOLHETERIA Postagem Grfica Fotolitos Criao Outros Mala direta Banners Cartazes Crachs Certificados Pastas Canetas Folders 7 SERVIOS DE TERCEIROS ESPECIALIZADOS Traduo simultnea Recepcionistas Assessoria de Imprensa Conservao e Limpeza Segurana Decorao Manuteno DIVERSOS Tarifas bancrias Impostos Cpias Reembolso de inscries Reembolso de passagens Pagamentos diversos Outros TOTAL GERAL

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13) MODELOS DE FORMULRIOS A seguir , modelos de formulrios prticos que auxiliam na organizao do evento 13.1- Ficha Tcnica sobre cada tema do evento que pode ser encaminhada aos conferencistas/palestrantes, orientando sobre o tema a ser abordado com o contato dos demais participantes do tema.
FICHA TCNICA DE TRABALHO Conferncia Ttulo da Conferncia Data e Horrio Conferencista/Painelistas Nome: (pas e atividade profissional) e contato (fone e e-mail) Coordenador de Mesa Nome: (pas e atividade profissional) contato (fone e e-mail)

1- Tempo para desenvolvimento do Tema: a) Tempo Total: 01h15min b) Para a exposio da conferncia: 01h c) Para Perguntas e Respostas: 15min 2- PAPIS/FUNES Conferencista: Preparar previamente o material necessrio acerca do assunto a ser transmitido. Coordenador de Mesa: a) Planejar e realizar reunio com o conferencista a fim de estabelecer procedimentos de ao; b) Abrir a Conferncia apresentando aos congressistas os procedimentos de ao, informando o tempo de exposio do tema e o tempo destinado a perguntas e respostas, que devem ser encaminhadas mesa por escrito. c) Selecionar as perguntas encaminhadas mesa, para o Conferencista d) Fazer o encerramento da conferncia e agradecimentos
Fonte: CRA/RS

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13.2- Rider Tcnico sobre cada Conferencista


RAIDER CONFERENCISTAS NOME: CONTATOS: Fone: Endereo: E-mail: DADOS DA CONFERNCIA / PALESTRA: Tema: Data: Horrio: LANAMENTO DE LIVRO: Ttulo(s): Editora: Contato Editora: EQUIPAMENTOS UTILIZADOS NA CONFERNCIA / PALESTRA: CURRCULUM SINTTICO:

DADOS DA VIAGEM / HOSPEDAGEM: Chegada: Vo: Horrio: Retorno: Vo: Horrio: Hotel: Apt: OBSERVAES:

Fonte:CRA/RS

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13.3- Termo de Compromisso entre apoiadores e/ou patrocinadores e/ou co-promotores para entidades fora do Sistema CFA/CRAs TERMO DE CONVNIO PARA COOPERAO E PARCERIA (Modelo) Pelo presente instrumento particular, o CRA/ Conselho Regional de Administrao do , inscrito no CNPJ/MF sob o n . . / , com sede na Rua bairro / , doravante denominado PRIMEIRO CONVENENTE, representado por seu Presidente, Adm. e, , doravante denominado(a) de SEGUN, DA CONVENENTE, com sede na rua na cidade , no Estado do , inscrita no CNPJ sob n . . / , neste ato representado por , nacionalidade, profisso, tm entre si justo e contratado o quanto segue: CLUSULA PRIMEIRA - OBJETO O presente TERMO DE CONVNIO PARA COOPERAO E PARCERIA visa a participao conjunta e integrada das partes convenentes para a realizao da (NOME DO EVENTO), na cidade de No (LOCAL DO EVENTO), no dia , de de 200 .

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CLUSULA SEGUNDA - OBRIGAES 1 - Ao PRIMEIRO CONVENENTE compete: 1.1. A contratao do Conferencista, para proferir palestra magna no evento, com todas as despesas de passagem area e deslocamentos; 1.2. fazer especificao ........................................... 1.3. fazer especificao ........................................... 1.4. fazer especificao ........................................... 2. SEGUNDA CONVENENTE compete: 2.1. Disponibilizar infra-estrutura .......................... 2.2. fazer especificao ........................................... 2.3. fazer especificao ........................................... 2.4. fazer especificao ........................................... Pargrafo nico: Quando for o caso ....................... CLUSULA TERCEIRA RESPONSABILIDADES 1) Na eventualidade de descumprimento de quaisquer das clusulas do presente TERMO DE CONVNIO PARA COOPERAO E PARCERIA por parte de SEGUNDA CONVENENTE, de forma a comprometer ou prejudicar a realizao do evento ora contratado, a mesma fica obrigada a indenizar o PRIMEIRO CONVENENTE em valor correspondente a 50% das despesas de honorrios e deslocamentos do Conferencista contratado pelo PRIMEIRO CONVENENTE; 2) As partes responsabilizar-se-o, cada qual por seus prepostos, empregados ou dirigentes que trabalharem no evento descrito na clusula primeira, e pelos respectivos encargos da decorrentes , em

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face da Legislao social e do trabalho, bem como infortunstica, assim como toda e qualquer incidncia ao presente instrumento. CLUSULA QUARTA - CONDIES GERAIS Os casos omissos ao presente TERMO DE CONVNIO PARA COOPERAO E PARCERIA sero resolvidos pela aplicao da Lei vigente que couber, ou ainda, por comum acordo entre as partes, mediante formalizao. CLUSULA QUINTA - FORO As partes elegem o Foro da Justia Federal, Circunscrio de , Seo Judiciria do Estado do como o competente para dirimir eventuais dvidas ou litgios oriundos deste ajuste, exceo de qualquer outro, por mais privilegiado que seja. E por estarem assim justas e acertadas, assinam o presente instrumento em 3 (trs) vias de igual teor e forma, e na presena de testemunhas abaixo, que igualmente as assina Local e data Adm. Conselheiro Presidente do CRA/ PRIMEIRO CONVENENTE SEGUNDO CONVENENTE Testemunhas: 1.
Nome: RG: RG:

2.
Nome:

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13.4- Planilha de organizao de chegadas e retornos de convidados


RECEPTIVO CONFERENCISTAS VINDA Procedncia Data Horrio Vo
Mxico Rio de Janeiro So Paulo Santiago/Chile So Paulo So Paulo EUA Lisboa Venezuela Rio de Janeiro So Paulo Poa Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rio de Janeiro Buenos Aires So Paulo Campinas Buenos Aires So Paulo So Paulo Uberlndia So Paulo Rio de Janeiro dd/mm 13:30h RG 2114

Conferencista
Nome do Conferencista Convidado

Observaes

So Paulo

16h25min 18h 18h30min 21h55min 23h35min 23h35min dd/mm 09h10min 09h10min 12h30min 13h 18h 18h 18h 18h05min dd/mm 09h 18/mai 11h50min 18/mai 18/mai 16h45min 18/mai 17h25min 18/mai 20h30min 18/mai 20h30min 19/mai 19/mai 07h-sada de Gramado 19/mai 11h 19/mai 9:30h sada de Gramado 19/mai 9:30h sada de Gramado 19/mai 9:30h sada de Gramado 19/mai 9:30h sada de Gramado

JJ 3055 RG 2104 JJ 3049 JJ 3866 JJ 3151 RG 8640 RG 8640 JJ 3053 RG 2104 RG 2104 RG 2104 RG 8641 JJ 3059

G 1680 JJ 3061 JJ 3057 JJ 3057

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Conferencista

Data
20/mai 20/mai 20/mai 21/mai 21/mai 21/mai 22/mai 22/mai

RETORNOS HORRIO Horrio Vo


14h15min 17h24min 17h24min 06h10min 13h 17h10min 06h40min 10h15min RG 8610 JJ 3066 JJ 3066 RG 2127 JJ 3052 G 1608 JJ3150 JJ 3058

Observaes

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