Macroproceso: Programa Gobierno en Lnea. Versin: 1.0 Pg.

1 de 7

CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIN

OBJETIVO: Adelantar las acciones necesarias para la conceptualizacin, diseo, desarrollo, puesta en marcha y mantenimiento de un sistema de monitoreo, seguimiento y evaluacin a la Estrategia de Gobierno En Lnea en Colombia, a partir del: conocimiento del estado del arte a nivel nacional e internacional, la recoleccin de necesidades y la medicin de avances en proyectos, con el objeto de generar los insumos para la definicin permanente de lineamientos, polticas y cursos de accin orientados al logro de los objetivos de la Estrategia de Gobierno En Lnea. PROVEEDORES INTERNOS EXTERNOS

ENTRADAS Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, Estado Comunitario: desarrollo para todos. Documento Visin Colombia Segundo Centenario: 2019. CONPES 3072 de 2000. Estrategia de Gobierno En Lnea. Plan de accin Programa Gobierno en Lnea del ao en vigencia. Portafolio de productos y servicios del Programa Gobierno en Lnea. PGELAGFM-002 Ficha de proyecto. Diagnsticos sectoriales para la implementacin de la Estrategia de Gobierno En Lnea. Plan de accin sectorial para la implementacin de la Estrategia de Gobierno En Lnea. Plan de desarrollo sistemas transversales. de 1.

ACTIVIDADES

SALIDAS

CLIENTES INTERNOS EXTERNOS

Ministerio de Comunicaciones. Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Lnea. Proceso de Investigacin y Planeacin del Programa Gobierno en Lnea. Proceso de Articulacin y Gestin del Programa Gobierno en Lnea. Proceso de Apropiacin del Programa Gobierno en Lnea. Proceso Administrativo, Financiero y Jurdico del Programa Gobierno en Lnea.

Monitorear y evaluar el avance de Gobierno En Lnea.

Lnea base de Gobierno En Lnea en Colombia. Metodologa para monitorear y evaluar Gobierno En Lnea. Reportes de informacin del avance de Gobierno En Lnea. Informes consolidados del avance de Gobierno En Lnea. Recomendaciones para la Estrategia de Gobierno En Lnea. PGELAPFM-005 Solicitud de recursos de comunicacin. PGELMEFM-001 Requerimiento de contratacin. Investigaciones respecto del tema. Estudio de mercado. Trminos referencia. de

Ministerio de Comunicaciones. Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Lnea. Proceso Articulacin Gestin Programa Gobierno Lnea. de y del en

Entidades. Empresarios. Ciudadanos. Organizaciones Internacionales que hacen mediciones del avance de Gobierno En Lnea.

1.1. Conceptualizar, disear, aplicar y ajustar la metodologa de monitoreo y evaluacin del avance de Gobierno En Lnea para obtener informacin que permita medir el impacto, calidad, uso, necesidades y expectativas de los servicios de Gobierno En Lnea. 1.2. Analizar y promover los resultados obtenidos de la aplicacin de la metodologa de monitoreo y evaluacin de Gobierno En Lnea, a travs de la elaboracin y publicacin de informes. 1.3. Conceptualizar, disear, desarrollar, implementar, poner en marcha y mantener la herramienta de software que apoya el Sistema de monitoreo y evaluacin. 1.4. Gestionar contratacin, requiera. acciones cuando de se

Entidades. Empresarios. Ciudadanos. Organizaciones Internacionales que hacen mediciones del avance de Gobierno En Lnea. Organizaciones No Gubernamentales.

Proceso Administrativo, Financiero y Jurdico del Programa Gobierno en Lnea.

Relacin de servicios y soluciones de Gobierno En Lnea. Informes internacionales de Gobierno En Lnea. Manuales de contratacin.

Elaborado por: Consultores rea de Monitoreo y Evaluacin. Fecha: 04-07-2007

Revisado por: Elicer Vanegas Murcia. Director de Monitoreo y Evaluacin. Fecha: 12-10-2007
Una vez impreso este documento se considera documento no controlado.

Aprobado por: Mara Isabel Meja Jaramillo. Directora del Programa Gobierno en Lnea. Fecha: 09-11-2007

PROVEEDORES INTERNOS EXTERNOS

ENTRADAS

ACTIVIDADES 2. Monitorear y evaluar la gestin de los proyectos.

SALIDAS PGELAGFM-002 Ficha de proyecto. Informes para entes de control. PGELMEFM-014 Requerimiento de informacin, peticin, queja o reclamo, diligenciada con la respuesta adjunta. Plan de accin operativo F4. u

CLIENTES INTERNOS EXTERNOS Ministerio de Comunicaciones. Oficina de Control Interno del Ministerio de Comunicaciones. Oficina Asesora de Planeacin del Ministerio de Comunicaciones. Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Lnea. Proceso Articulacin Gestin Programa Gobierno Lnea. de y del en

Ministerio de Comunicaciones. Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Lnea. Proceso Articulacin Gestin Programa Gobierno Lnea. de y del en

Entidades. Ciudadanos. Empresarios. Organizaciones que hacen mediciones del avance de Gobierno En Lnea.

Portafolio de productos y servicios del Programa Gobierno en Lnea. PGELAGFM-002 Ficha de proyecto. PGELMEFM-014 Requerimiento de informacin, peticin, queja reclamo. Sistema de Gestin y Seguimiento a las Metas de Gobierno - SIGOB. Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversin SPI. Ficha de Estadstica Bsica de Inversin EBI. Manuales de contratacin. Informe consolidado de informacin de la Estrategia de Gobierno En Lnea: Proyectos del Programa Gobierno en Lnea. Cronograma general de actividades.

Entidades. Ciudadanos. Empresarios. Organizaciones que hacen mediciones del avance de Gobierno En Lnea.

1.5. Realizar el monitoreo y evaluacin a la gestin del proyecto de acuerdo a lo establecido en la ficha de proyecto. 1.6. Generar y publicar informes de los resultados obtenidos del monitoreo y evaluacin a la gestin de los proyectos. 1.7. Atender requerimientos de informacin relacionados con la gestin y avance de los proyectos. 1.8. Definir y evaluar conjuntamente con el responsable de la articulacin de proyectos, las acciones correctivas cuando correspondan. 1.9. Revisar y consolidar los datos asociados a productos, servicios o proyectos. 1.10.Gestionar contratacin, requiera. acciones cuando de se

Proceso Administrativo, Financiero y Jurdico del Programa Gobierno en Lnea. Procesos Programa Gobierno Lnea. del en

Ejecucin del Plan de accin u operativo F4A. Indicadores de gestin F6 y sus correspondientes soportes. Plan operativo accin POIA. de

Cronograma de actividades del POIA. Sistema de Gestin y Seguimiento a las Metas de Gobierno SIGOB, actualizado. Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversin SPI, actualizado. Planes de mejoramiento del Programa presentados a la Contralora General de la Repblica. Fichas de Estadstica Bsica de Inversin EBI, actualizada. Informe consolidado de informacin de la Estrategia de Gobierno En Lnea: Proyectos del Programa Gobierno en Lnea.

Proceso Administrativo, Financiero y Jurdico del Programa Gobierno en Lnea.

Macroproceso: Programa Gobierno en Lnea

CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIN

Una vez impreso este documento se considera documento no controlado.

Versin 1.0

Pg. 2 de 7

PROVEEDORES INTERNOS EXTERNOS

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS PGELAFFM-001 Requerimiento contratacin. Estudio de mercado. Trminos de referencia. PGELMEMA-001 Manual de calidad. PGELMEMA-002 Manual de indicadores. PGELMEMA-003 Manual de riesgos. PGELMEFM-001 Solicitud elaboracin, modificacin eliminacin documentos. PGELMEFM-004 Listado maestro documentos. PGELMEFM-005 Relacin sensibilizacin apropiacin de documentos Programa Gobierno Lnea. de o de

CLIENTES INTERNOS EXTERNOS de

Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Lnea. Procesos Programa Gobierno Lnea. del en

No aplica.

PGELMEMA-001 Manual de calidad: mapa de procesos, organigrama, poltica y objetivos de calidad. PGELMEMA-002 Manual de indicadores de calidad: hojas de vida de los indicadores y tablero de control. PGELMEFM-001 Solicitud de elaboracin, modificacin o eliminacin de documentos. PGELMEFM-003 Reporte de no conformidades, acciones correctivas y preventivas. Informe consolidado de informacin de la Estrategia de Gobierno En Lnea: Proyectos del Programa Gobierno en Lnea Cronograma general de actividades.

3.

Definir, disear, implementar, monitorear y evaluar el Sistema de Gestin de Calidad.

1.11.Controlar documentos. 1.12.Controlar registros. 1.13.Realizar seguimiento al producto no conforme. 1.14.Programar y realizar auditoras internas. las

Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Lnea. Proceso Apropiacin Programa Gobierno Lnea. Procesos Programa Gobierno Lnea. de del en del en

No aplica.

Oficina Asesora de Planeacin del Ministerio de Comunicaciones. Oficina de Control Interno del Ministerio de Comunicaciones.

1.15.Gestionar acciones preventivas. 1.16.Gestionar acciones correctivas. 1.17.Realizar seguimiento a los indicadores de los procesos. 1.18.Monitorear cronograma actividades. y evaluar general el de

de

de y los del en

Oficina Asesora de Planeacin del Ministerio de Comunicaciones. Oficina de Control Interno del Ministerio de Comunicaciones.

PGELAPFM-005 Solicitud de recursos de comunicacin. PGELMEFM-006 Listado maestro registros. de

PGELMEFM-003 Reporte de no conformidades, acciones correctivas y preventivas. PGELMEFM-007 Programa de auditoras internas de calidad. PGELMEFM-008 Plan de auditora interna de calidad. PGELMEFM-009 Lista Versin 1.0 Pg. 3 de 7

Macroproceso: Programa Gobierno en Lnea

CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIN

Una vez impreso este documento se considera documento no controlado.

PROVEEDORES INTERNOS EXTERNOS

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS de verificacin para auditora interna de calidad.

CLIENTES INTERNOS EXTERNOS

PGELMEFM-010 Evaluacin auditores. PGELMEFM-011 Informe de auditora. Ayudas de memoria.

de

PGELMEFM-012 Consolidado de acciones correctivas y preventivas. Informe de anlisis de los datos de los indicadores por proceso. PGELMEFM-013 Reporte observaciones solicitud modificaciones. de y de

4.

Gestionar derechos de peticin, solicitudes de informacin, consultas, quejas y reclamos.

1.19.Recibir derechos de peticin, solicitudes de informacin, consultas, quejas y reclamos.

Ministerio de Comunicaciones. Procesos Programa Gobierno Lnea. del en

Entidades. Ciudadanos. Empresarios.

PGELMEFM-014 Requerimiento de informacin, peticin, queja reclamo.

1.20.Evaluar, priorizar y direccionar los derechos de peticin, solicitudes de informacin, consultas, quejas y reclamos. 1.21.Hacer seguimiento a la gestin de la respuesta del derechos de peticin, solicitudes de informacin, consultas, quejas y reclamos. 1.22.Consolidar y entregar la respuesta de derechos de peticin, solicitudes de informacin, consultas, quejas y reclamos.

PGELMEFM-014 Requerimiento de informacin, peticin, queja reclamo. PGELMEFM-015 Consolidado de requerimientos de informacin, peticin, queja reclamo.

Ministerio de Comunicaciones. Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Lnea.

Entidades. Ciudadanos. Empresarios.

Macroproceso: Programa Gobierno en Lnea

CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIN

Una vez impreso este documento se considera documento no controlado.

Versin 1.0

Pg. 4 de 7

PROVEEDORES INTERNOS EXTERNOS

ENTRADAS 5.

ACTIVIDADES Seguimiento y auto evaluacin de la Gestin del Proceso de Monitoreo y Evaluacin la los

SALIDAS PGELMEFM-003 Reporte de no conformidades, acciones correctivas y preventivas. Informe consolidado de informacin de la Estrategia de Gobierno En Lnea: Proyectos del Programa Gobierno en Lnea. Cronograma general de actividades. Informes de avance de actividades, cuando se requiera.

CLIENTES INTERNOS EXTERNOS

Procedimientos internos relacionados con el proceso. PGELMEMA-001 Manual de calidad. PGELMEMA-002 Manual de indicadores de calidad. PGELMEMA-003 Manual de riesgos. Cronograma actividades. general de

1.23.Realizar seguimiento a implementacin de procedimientos.

Proceso de Monitoreo y Evaluacin del Programa Gobierno en Lnea.

No aplica.

1.24.Realizar seguimiento a la aplicacin de las acciones de control asociadas a los riesgos. 1.25.Analizar gestin los indicadores de

Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Lnea. Proceso Monitoreo Evaluacin Programa Gobierno Lnea. de y del en No aplica.

PGELMEFM-003 Reporte de no conformidades, acciones correctivas y preventivas.

1.26.Evaluar el estado de avance del cronograma general de actividades del rea. 1.27.Formular y ejecutar las acciones correctivas y preventivas.

RESPONSABLES Director de Monitoreo y Evaluacin.

RECURSOS

DOCUMENTOS INTERNOS

REGISTROS DE CALIDAD

Humanos: Contratistas (Personas Naturales y/o Jurdicas). Proveedores Jurdicas). Infraestructura Fsica: Instalaciones del Programa Gobierno en Lnea: Oficinas y Salas de Reuniones. Puestos de Trabajo. Elementos de oficina. Recurso de informacin: Sitio Web del Comunicaciones: Ministerio de (Personas

Metodologa para monitorear y evaluar Gobierno En Lnea. PGELMEMA-001 Manual de calidad. PGELMEMA-002 Manual de indicadores de calidad. PGELMEMA-003 Manual de riesgos. PGELMEMA-004 documental. Manual de parametrizacin

Lnea base de Gobierno En Lnea en Colombia. Reportes de informacin del avance de Gobierno En Lnea. Informes consolidados del avance de Gobierno En Lnea. Recomendaciones para la Estrategia de Gobierno En Lnea. PGELAFFM-001 Requerimiento de contratacin. Estudio de mercado. Trminos de referencia. PGELAGFM-002 Ficha de proyecto Informes para entes de control. Plan de accin u operativo F4. Ejecucin del Plan de accin u operativo F4A. Indicadores de gestin F6. Plan operativo de accin POIA. Cronograma de actividades del POIA. Sistema de Gestin Y Seguimiento a las Metas de Gobierno SIGOB. Sistema de seguimiento a proyecto de inversin SPI.

Lnea base de Gobierno En Lnea. PGELMEPR-001 documentos. PGELMEPR-002 registros. Procedimiento Procedimiento para de control control de de

w w w . m i n c o m u n i c a c i o n e s . g o v . c o

PGELMEPR-003 Procedimiento de control de producto no conforme. PGELMEPR-004 internas. Procedimiento para de auditoras acciones

Sitio Web del Programa Gobierno en Lnea:

p o r o b i g e r r a n m a . o e n g l

PGELMEPR-005 Procedimiento correctivas y preventivas.

PGELMEPR-006 Procedimiento para atender derechos de peticin, solicitudes de informacin, consultas,

Macroproceso: Programa Gobierno en Lnea

CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIN

Una vez impreso este documento se considera documento no controlado.

Versin 1.0

Pg. 5 de 7

RESPONSABLES
i n o

RECURSOS
e a . g o v . c

DOCUMENTOS INTERNOS quejas y reclamos. PGELMEPR-007 Procedimiento para la generacin, reporte y seguimiento del cronograma general de actividades. PGELMEPR-008 Procedimiento informacin peridica. para reporte de

REGISTROS DE CALIDAD Planes de mejoramiento del Programa presentados a la Contralora General de la Repblica. Fichas de estadstica bsica de inversin EBI. Informe consolidado de avance de la estrategia de Gobierno En Lnea: proyectos Programa Gobierno en Lnea. PGELMEFM-001 Solicitud de elaboracin, modificacin o eliminacin de documentos. Cuadro de control de indicadores. PGELMEFM-003 Reporte de no conformidades, acciones correctivas y preventivas. Cronograma general de actividades. PGELMEFM-004 Listado maestro de documentos. PGELMEFM-005 Relacin de sensibilizacin y apropiacin de los documentos del Programa Gobierno en Lnea. PGELAPFM-005 comunicacin. Solicitud de recursos de

Sitio Web de Gubernamental:

w o w w . i v . c o g

la
o

Intranet
b . g

Infraestructura Tecnolgica:

Software: PARTICIPANTES

PGELMEPR-009 Procedimiento para diligenciamiento de la ficha de Estadstica Bsica de Inversin EBI. DOCUMENTOS EXTERNOS

Software de Ofimtica. SIGOB: Sistema de Seguimiento a Metas Presidenciales,

w g w w . s i o v . c o g o b .

SPI: Sistema de Seguimiento de Proyectos de inversin:

w o w w . d v . c o n p . g

Sistema de Correspondencia del Ministerio de Comunicaciones: ALFAWEB.

PGELMEFM-006 Listado maestro de registros. PGELMEFM-007 Programa de auditoras internas de calidad. PGELMEFM-008 calidad. Plan de auditora interna de

Hardware

Equipos de cmputo. Impresoras. Aparatos Telefnicos. Video Beam. Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, Estado Comunitario: desarrollo para todos. Documento Visin Colombia Segundo Centenario: 2019. CONPES 3072 de 2000. Norma Tcnica de Calidad de Gestin Pblica, NTCGP1000:2004. Norma Tcnica Colombiana ISO 9001:2000.

PGELMEFM-009 Lista de verificacin para auditora interna de calidad. PGELMEFM-010 Evaluacin de auditores. PGELMEFM-011 Informe de auditora. Ayuda de memoria. PGELMEFM-012 Consolidado correctivas y preventivas. de acciones

Consultores Evaluacin.

de

Monitoreo

Comunicaciones.

Lnea telefnica. Red fsica comunicacin. interna de

Red inalmbrica de comunicacin. Financieros: Recursos Cofinanciacin. Recursos Propios.

Informe de anlisis de los datos de los indicadores por proceso. PGELMEFM-013 Reporte solicitud de modificaciones de observaciones de y

PGELMEFM-014 Requerimiento peticin, queja o reclamo.

informacin,

Recursos asignados para el desarrollo del Programa de Renovacin de la Administracin Pblica, PRAP para el subcomponente de Sistemas de Informacin desarrollado por el Programa Gobierno en Lnea.

PGELMEFM-015 Consolidado de requerimientos de informacin, peticin, queja reclamo. Informes de avance de actividades.

Macroproceso: Programa Gobierno en Lnea

CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIN

Una vez impreso este documento se considera documento no controlado.

Versin 1.0

Pg. 6 de 7

RIESGOS

ACCIONES DE CONTROL

INDICADORES Nmero de informes publicados sobre el Estado del Gobierno En Lnea (NIEGEL). Nmero de productos y servicios no conformes por proceso (NPSNC). Porcentaje de atencin Informacin, Peticiones, (PARIPQR). de Requerimientos de Quejas y Reclamos

Ejecutar pruebas piloto de la metodologa para monitorear y evaluar el avance de Gobierno En Lnea. Adelantar las acciones a que haya lugar para articular, gestionar y difundir los objetivos a alcanzar en la aplicacin de la metodologa de monitoreo y evaluacin del Gobierno En Lnea. Implementar estrategias de incentivos para que las Entidades suministren los datos requeridos para monitorear y evaluar el avance de Gobierno En Lnea. Impulsar la creacin de instrumentos normativos para que las Entidades suministren los datos requeridos para monitorear y evaluar el avance de Gobierno En Lnea. Implementar la metodologa para monitorear y evaluar Gobierno En Lnea. Implementar procedimientos para formular anteproyectos proyectos, y para articular y administrar proyectos. y

Conceptualizacin, diseo y/o aplicacin de la metodologa no contemple todas las alternativas de monitoreo y evaluacin de las soluciones y/o servicios disponibles dentro del marco del Gobierno En Lnea. Entidades no generan el(los) espacio(s) para la aplicacin de la metodologa de monitoreo y evaluacin del Gobierno En Lnea. Entidades no suministran los datos base para las mediciones de monitoreo y evaluacin de manera oportuna y con la precisin y consistencia requerida. Ficha de proyecto no diligencia de manera oportuna y con datos precisos y consistentes. Planificacin inadecuada o inexistente de los cambios que puedan afectar la integridad del Sistema de Gestin de Calidad del Programa Gobierno en Lnea. Ejecucin de las acciones correctivas no cubre la causa de la no nonformidad. Datos para atender requerimientos de informacin y gestionar peticiones, quejas reclamos, inoportunos y/o sin la precisin y consistencia requerida. Respuesta ofrecida al requerimiento de informacin, peticin, queja reclamo, no satisface la necesidad del solicitante.

Porcentaje de avance en el levantamiento de la Lnea Base de la Estrategia de Gobierno En Lnea (ALB). Porcentaje de avance en la definicin, diseo, desarrollo e implementacin del Sistema de Monitoreo y Evaluacin de la Intranet Gubernamental (ASMEIG) Porcentaje de avance en la definicin, diseo, desarrollo e implementacin del Sistema de Monitoreo y Evaluacin del Gobierno En Lnea (ASME) Porcentaje de avance en la ejecucin de las actividades para analizar, publicar y promover los resultados de la Estrategia de Gobierno En Lnea generados por el Sistema de Monitoreo y Evaluacin (AAPREGEL). Porcentaje de avance en la elaboracin de estudios para determinar necesidades y expectativas de ciudadanos, empresarios y entidades sobre el Gobierno En Lnea (AEGEL). Porcentaje de avance en la elaboracin de estudios para determinar necesidades, expectativas y usos de la Intranet Gubernamental por parte de las entidades pblicas (AENEUIG). Tiempo de atencin de requerimientos de informacin, peticiones, quejas y reclamos (TPAR).

Implementar el formato de planificacin de cambios del Sistema de Gestin de Calidad del Programa Gobierno en Lnea. Adelantar la(s) revisiones del Sistema de Gestin de Calidad del Programa Gobierno en Lnea, por parte de la Direccin. Implementar el PGELMEPR-005 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas. Implementar procedimientos para formular anteproyectos proyectos, para articular y administrar proyectos. y

Implementar el PGELMEPR-006 Procedimiento para atender derechos de peticin, solicitudes de informacin, consultas, quejas y reclamos.

P A

H V

Macroproceso: Programa Gobierno en Lnea

CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIN

Una vez impreso este documento se considera documento no controlado.

Versin 1.0

Pg. 7 de 7