Informatica Unidad Ii

UNIDAD DE APRENDIZAJE: INFORMTICA
UNIDAD II. TECNOLOGAS INFORMTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS
2.1 Tecnologas de cmputo 2.1.1 Sistemas de microcomputadoras 2.1.2 Computadoras en red 2.1.3 Terminales de cmputo 2.1.4 Sistemas de computadoras centrales (mainframe) 2.1.5 Sistemas de supercomputadoras 2.2 Tecnologas de software 2.2.1 Clasificacin del software 2.2.2 Compra de software 2.2.3 Derechos de autor y licencias de software 2.3 Modelos de procesos de datos con software de aplicacin 2.3.1 Procesamiento de datos 2.3.2 Modos de procesamiento 2.3.3 Seleccin del modo de procesamiento 2.3.4 Sistemas en tiempo real 2.3.5 Software de aplicacin del negocio 2.3.5.1 Modelos de proceso de datos con software de aplicacin genrica Uso de la Hoja Electrnica de Clculo en la empresa 2.3.5.2 Modelo de proceso de datos con Hoja Electrnica de Clculo Planteamiento del problema Solucin (diagrama de flujo de datos) Uso de funciones, sintaxis y ejemplos de la Hoja Electrnica de Clculo =HOY() =AHORA() =COINCIDIR() =SUMA() =PROMEDIO() =CONTAR() =CONTARA() =ALEATORIO() =SI() =BUSCARV() =DESVEST() Introduccin a las macros 2.4 Modelos de procesos de datos con programas para computadora 2.4.1 Programa de cmputo 2.4.2 Introduccin a lenguajes de programacin 2.4.3 Planeacin de un programa de cmputo 2.4.4 Solucin de problemas con lenguaje de programacin (VBA) Planteamiento del problema Solucin Programacin o cdigo
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2.1 Tecnologas de cmputo. Introduccin Todas las computadoras son sistemas con componentes de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control. Comentaremos las tendencias, aplicaciones ya algunos conceptos bsicos de los muchos tipos de sistemas informticos que se utilizan en la actualidad. Tipos de sistemas informticos Los sistemas informticos de la actualidad tienen en una variedad de tamaos, formas y capacidades de cmputo. Los desarrollos rpidos de hardware y software y las necesidades cambiantes de los usuarios finales continuar impulsando la aparicin de nuevos modelos de computadoras, desde las combinaciones ms pequeas de telfono celular, asistente personal digital hasta las grandes computadoras centrales con mltiples procesadores para la empresa. Las categoras, tales como grandes computadoras centrales (mainframe), y microcomputadoras todava se utilizan para ayudarnos a expresar el poder relativo de procesamiento del nmero de usuarios finales de los diferentes tipos de computadoras pueden soportar. Pero estas clasificaciones no son precisas, y sobre poner unas a otras. Por eso, es, dar otros nombres con el fin de destacar los usos principales de los tipos particulares de computadoras. Los ejemplos incluyen computadoras personales, servidores de red, computadoras en red y estaciones de trabajo tcnicas. Adems, los expertos siguen pronosticando la funcin o desaparicin de algunas categoras de computadoras, sienten, por ejemplo, que muchos sistemas de rango medio y grandes sistemas centrales se han vuelto obsoletos por el poder y versatilidad de las redes cliente/servidor compuestas por microcomputadoras y servidores. Otros expertos de la industria han vaticinado que la aparicin de las computadoras de red y de los dispositivos informacin para aplicaciones sobre Internet e intranets corporativas reemplazarn a muchas computadoras personales, en particular en las grandes organizaciones y en el mercado de las computadoras domsticas. Todo el centro de gravedad de la computacin ha cambiado. Para millones de consumidores y usuarios de negocios, la principal funcin de la pc de escritorio es la de ser una ventana a Internet. Las computadoras son ahora dispositivos de comunicacin, y los consumidores las quieren lo ms baratas posible. 2.1.1 Sistemas de microcomputadoras Las microcomputadoras son la categora ms importante de los sistemas informticos para los hombres de negocios y los consumidores. Aunque a veces se les denomina computadoras personales (o PC, siglas del trmino Personal Computer), una microcomputadora es mucho ms que una pequea computadora para el uso de un individuo. El poder de cmputo de las microcomputadoras excede ahora al de las grandes computadoras centrales (mainframe) de
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generaciones anteriores de computadoras a una fraccin de un costo. Por eso, se han convertido en poderosas estaciones de trabajo profesionales en red para los profesionales de negocios. Las microcomputadoras vienen en diversos tamaos y formas para una variedad de propsitos. Por ejemplo, las PC estn disponibles como modelos de mano, notebooks, laptops, porttiles, de escritorio y de gabinete amplio. O segn su uso, incluyen sistemas para el hogar, personales, profesionales, estaciones de trabajo y multiusuario. La mayora de las microcomputadoras son de escritorio, diseadas para que quepan en el escritorio de una oficina; o laptops para aquellos que desean una PC pequea y porttil para sus actividades laborales. Proporciona consejos acerca de algunas caractersticas clave que deberan considerarse antes de adquirir una estacin de trabajo profesional de alto rendimiento, una PC multimedia o un sistema para principiantes. Esto nos dara una idea acerca del rango de las caractersticas disponibles en las microcomputadoras de la actualidad. Algunas microcomputadoras son poderosas computadoras estaciones de trabajo (estaciones de trabajo tcnicas) que apoyan aplicaciones con clculos matemticos y demandas de despliegue de grficos intensos, tales como diseos apoyado por computadora (CAD, siglas del trmino Computer Aided Design) en ingeniera, o anlisis de inversiones en ingeniera o anlisis de inversiones y portafolios en la industria de los seguros. Otras microcomputadoras se utilizan como servidores de red. Por lo General, son microcomputadoras ms poderosas que coordinan telecomunicaciones y comparten recursos en pequeas redes de rea local (LAN) y sitios Web de Internet e intranets. 2.1.2 Computadoras de red Las computadoras de red (NC, siglas del trmino Network Computer) son una categora de microcomputadoras diseadas en primer lugar para que los empleados de oficina, as como los trabajadores del conocimiento, con aplicaciones especializadas o limitadas, las utilicen con Internet e intranets corporativas. Las computadoras de red son microcomputadoras de bajo costo, selladas, sin almacenamiento en disco (o uno mnimo), que estn conectadas a la red. Los usuarios de las computadoras de red dependen sobre todo de servidores de red para su sistema operativo y navegador Web, software de aplicacin, as como para el acceso y almacenamiento de datos. Uno de los principales atractivos de las computadoras de red es que su costo total de propiedad (TCO) es ms bajo. La compra y actualizaciones, mantenimiento y soporte es mucho ms econmica cuando la comparamos con la de las PC completas. Otros beneficios para los negocios incluyen la facilidad de distribucin y de licencias de software, la estandarizacin de la plataforma de cmputo, menores requerimientos de soporte al usuario final y mejor manejabilidad mediante la administracin centralizada y el coste empresarial de los recursos de las redes de cmputo. Dispositivos de informacin Las computadoras personales no son la nica opcin: una multitud de artefactos inteligentes y dispositivos de informacin, desde telfonos celulares y radiolocalizadores hasta PC de mano y
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mquinas de juego basadas en Web, prometen acceso a Internet y la capacidad de desempear tareas bsicas de cmputo. Los dispositivos de microcomputadoras de mano conocidos como asistentes personales digitales (PDA, siglas del trmino Personal Digital Assistant) son algunos de los dispositivos ms populares en la categora de dispositivos de informacin. Los PDA habilitados para Web utilizan pantallas sensibles al tacto, reconocimiento de escritura manual basada en pluma o teclados numricos, de tal forma que los trabajadores mviles pueden enviar y recibir correos electrnicos para tener acceso a la Web e intercambiar informacin, como citas, listas de pendientes y contratos de rentas, con su PC de escritorio o servidores Web. Uno de los ltimos participantes en la tecnologa PDA es el Blackberry de Research in Motion (RIM), un pequeo dispositivo del tamao de un radiolocalizador que puede desempear todas las funciones comunes de un PDA, adems de actuar como un telfono mvil por entero a funcionar. Lo que diferencia a estos dispositivos de otras soluciones inalmbricas PDA es que siempre est encendido y conectado. Debido a esta funcionalidad, no se necesita marcar o establecer una conexin. El Blackberry ni siquiera tiene una antena visible. Cuando un usuario desea enviar o contestar un correo electrnico, el pequeo teclado en el dispositivo permite la entrada del texto. Igual que un telfono celular, el Blackberry est diseado para permanecer encendido y conectado de continuo a la red inalmbrica, lo que permite la transferencia de correo electrnico casi en tiempo real. Adems, debido que el Blackberry utiliza la misma red que la mayora de los servicios de telfonos mviles, la unidad puede utilizarse en cualquier sitio en el que pueda usarse un telfono celular. Los dispositivos de informacin tambin pueden asumir la forma de consolas de videojuegos y otros dispositivos que se conectan al televisor del hogar. Estos dispositivos permiten navegar en Internet o enviar y recibir correos electrnicos y leer un programa de televisin o jugar videojuegos al mismo tiempo. Otro dispositivo de informacin y incluyen PDA inalmbricos, telfonos PCS y celulares habilitados para Internet, y dispositivos domsticos basados en el telfono que puedan enviar y recibir correos electrnicos y accesar a la Web. 2.1.3 Terminales de cmputo Hoy en da las terminales de cmputo experimentan una conversin importante hacia dispositivos de cmputo en red. Las terminales tontas, dispositivos de monitor de vdeo/declar con capacidades militares de procesamiento, est siendo reemplazados por terminales inteligentes, que son PC modificadas en red o computadoras de red. Tambin estn incluidas las terminales de red, las cuales pueden ser terminales Windows, dependientes de servidores de red para el software Windows, para su poder de procesamiento y su almacenamiento; o las terminales de Internet, que dependen de servidores de sitios Web en Internet, en intranets para sus sistemas operativos y para su software de aplicacin. Las terminales inteligentes toman muchas formas y pueden desempear de manera independiente entrada de datos ya algunas tareas de procesamiento de informacin. Esto incluye el uso extendido
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de terminales de transacciones en bancos, tiendas minoristas, fbricas y otros lugares de trabajo. Algunos ejemplos son los cajeros automticos (ATM, siglas del trmino Automated Taller Machine), los registradores de produccin en las fbricas, y las terminales de punto de venta (POS, siglas del trmino Point of Sale) de minoristas. Estas terminales inteligentes utilizan teclados numricos, pantallas sensibles al tacto, escneres de cdigos de barras, u otros mtodos de entrada para capturar datos e interactuar con los usuarios finales durante una transaccin, al tiempo que dependen se servidores o de otras computadoras en la red para llevar a cabo el procesamiento posterior a las transacciones. Sistemas de rango medio Los sistemas de rango medio son en su mayor parte servidores de red de alto desempeo, as como otros tipos de servidor que puede manejar el procesamiento a gran escala de muchas aplicaciones de negocios. Aunque no son tan poderosas como las grandes computadoras centrales (mainframe), son menos costosas de adquirir, operar y mantener que los grandes sistemas centrales, y por eso satisfacen las necesidades de cmputo de muchas organizaciones. La proliferacin de almacenes de datos de aplicaciones relacionadas, tales como la minera de datos y procesamiento analtico en lnea, estn forzando a las tiendas de TI a niveles cada vez mayores de configuraciones de servidores. De manera similar, las aplicaciones basadas en Internet, como servidores Web y comercio electrnico, estn forzando a los administradores de TI a elevar las normas de velocidad de procesamiento, de capacidad de almacenamiento y de otras aplicaciones [de negocio], lo que alimenta crecimiento de los servidores de alto desempeo. Los sistemas de rango medio se han popularizado como poderosas servidores de red para ayudar a administrar grandes sitios Web de Internet, intranets y extranets corporativas y otras redes. Las funciones de Internet y otras aplicaciones son aplicaciones populares de los servidores de alto desempeo, como son las aplicaciones integradas de manufactura, distribucin y financieras de toda la empresa. Otras aplicaciones, como la administracin de almacenes de datos, minera de datos y procesamiento analtico en lnea contribuyen a la demanda de sistemas servidores de alto desempeo. Los sistemas de rango medio se popularizaron primero como mini computadoras para investigacin cientfica, sistemas de instrumentacin, anlisis de ingeniera y monitorear y control de procesos industriales. Las minicomputadoras podan manejar con facilidad dichos usos porque estas aplicaciones tienen un corto alcance y nos demandan la versatilidad del procesamiento de los grandes sistemas centrales (mainframe). En la actualidad, los sistemas de rango medio incluyen servidores utilizados en plantas de manufactura y control de procesos industriales, y tienen una funcin importante en la manufactura asistida por computadora (CAM, siglas del trmino Computer Aided Manufacturing). Tambin pueden tomar la forma de poderosas estaciones de trabajo tcnicas para el diseo asistido por computadora (CAD) y otras aplicaciones intensivas de graficas y computacin. Los sistemas de rango medio tambin se utilizan como servidores de interfase frontal para apoyar a las computadoras centrales (mainframe) a tener procesamiento de telecomunicaciones y en la administracin de redes.
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2.1.4 Sistemas de computadoras centrales (mainframe) Los sistemas de computadoras centrales (mainframe) son sistemas informticos grandes, rpidos y poderosos. Por ejemplo, puede procesar miles de millones de instrucciones por segundo (MIPS, siglas del trmino millions of instructions per second). Tambin en cosa de grandes capacidades de almacenamiento primario. Su capacidad de memoria principal puede ir desde cientos de gigabytes hasta varios terabytes de almacenamiento primario. Las grandes computadoras centrales ante dos sido bastante su tamao en los ltimos aos, lo que ha disminuido de forma importante sus necesidades de al de acondicionado, consumo de energa elctrica y requerimientos de espacio, y como resultado tambin se han reducido sus costos de adquisicin y operacin. La mayora de estas mejoras son consecuencia de un cambio desde las pasadas computadoras centrales enfra las por agua hasta los ms recientes sistemas mainframe con tecnologa de enfriamiento por aire. Por eso, las computadoras centrales siguen mejorando las necesidades de procesamiento de informacin de las grandes corporaciones y agencias gubernamentales con altos volmenes de procesamiento de transacciones o complejos problemas de clculo. Por ejemplo los grandes bancos internacionales, lneas areas, empresas petroleras y otras grandes corporaciones procesan cada da a millones de transacciones de ventas y solicitudes de clientes con la ayuda de grandes sistemas centrales mainframe. Las computadoras centrales mainframe todava se utilizan para aplicaciones de cmputo a intensivas, tales como el anlisis de datos ssmico de las exploraciones de los campos petrolferos o la simulacin de condiciones de vuelo a la hora de disear una aeronave. Las computadoras centrales mainframe tambin se utilizan mucho como sper servidores para las grandes redes cliente/servidor y los sitios Web de Internet de alto volumen de las grandes empresas. Y como se menciono antes, las computadoras centrales se estn convirtiendo en una plataforma popular de la computacin de negocios para la minera de datos y almacenamiento de datos, y para las aplicaciones de comercio electrnico. 2.1.5 Sistemas de supercomputadoras El trmino supercomputadora describe a la categora de sistemas informticos en extremo poderosos que han sido diseados de manera especfica para ejercer aplicaciones cientficas, de ingeniera y negocios que requieren velocidades muy altas para realizar clculos numricos masivos. El mercado para las supercomputadoras incluye agencias de investigacin gubernamental, grandes universidades y corporaciones principales. Se utilizan supercomputadoras para aplicaciones como pronsticos globales de clima, sistemas de defensa militar, cosmologa y astronoma computacionales, investigacin y diseo de microprocesadores, minera de datos a gran escala, etctera. Las supercomputadoras utilizan arquitecturas de procesamiento en paralelo de microprocesadores interconectados (los cuales pueden ejecutar muchas instrucciones al mismo tiempo en paralelo). Puede realizar sin problemas clculos aritmticos a velocidades de miles de millones de operaciones de punto flotante por segundo (gigaflops). Hoy en da estn en uso la supercomputadoras que
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pueden calcular en teraflops (billones de operaciones de punto flotante por segundo), y las cuales utilizan diseos de procesamiento paralelo masivo (MPP, siglas del trmino Massive Parallel Processing) de miles en micro procesadores. Los precios de compra de las grandes supercomputadoras estn en un rango de entre $5 y $50 millones. Nota tcnica: el concepto de sistema informtico Como profesional de los negocios, usted. No necesita un conocimiento tcnico desarrollado acerca de las computadoras. Sin embargo, tiene que entender algunos conceptos bsicos acerca de los sistemas informticos. Esto de ayudar a hacer un usuario informado y productivo de los recursos de los sistemas informticos. Una computadora es ms que un conjunto de dispositivos electrnicos de alto poder que realizar una variedad de tareas de procesamiento de informacin. Una computadora es un sistema, una combinacin interrelacionar de componentes que realizan las funciones bsicas del sistema entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control, y de este modo proporciona a los usuarios finales una poderosa herramienta de procesamiento de informacin. Concebir a la computadora como un sistema informtico es vital para su uso y manejo efectivo. Usted deber ser capaz de visualizar cualquier computadora de esta forma, desde el dispositivo de microcomputadora ms pequeo, hasta una gran red de computadoras con componentes interconectados mediante conexiones de redes de telecomunicaciones en todo el conjunto de edificios o una zona geogrfica. Una computadora es un sistema de dispositivos de hardware organizados segn las siguientes funciones del sistema: Entrada. Los dispositivos de entrada de un sistema informtico incluyen los teclados de las computadoras, pantallas sensibles al tacto, plumas electrnicas, escneres pticos, etc. Ellos convierten a los datos a una forma electrnica para su entrada directa, o mediante una red de telecomunicaciones, a un sistema informtico. Procesamiento. La unidad central de procesamiento (CPU, siglas del trmino Central Processing Unit) es el componente principal de procesamiento de un sistema informtico. (en las microcomputadoras, es el microprocesador principal). Desde un punto de vista conceptual, los sistemas de circuitos de un CPU puede dividirse en dos subunidades principales: la unidad lgico-aritmtica y la unidad de control. Son los circuitos electrnicos (conocidos como registros) de la unidad y lgica-aritmtica los que realizan las funciones alimenticias y lgicas requeridas para ejecutar las instrucciones de software. Salida. Los dispositivos de salida de un sistema informtico comprenden unidades de despliegue de dinero, impresoras, unidades de respuesta de audio, etc. Ellos convierten la informacin electrnica producida por el sistema informtico en una forma que ser inteligible al ser humano para su presentacin a los usuarios finales.
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Almacenamiento. La funcin de almacenamiento de un sistema informtico tiene lugar en los circuitos de almacenamiento de la unidad de almacenamiento primario de la computadora uno, o memoria, apoyada por dispositivos de almacenamiento secundario, tales como discos magnticos y unidades de disco pticos. Estos dispositivos almacena los datos e instrucciones de software necesarios para el procesamiento. Los procesadores de computo tambin pueden incluir sistemas de circuitos de almacenamiento llamados memoria cach, para almacenar, alta velocidad y de manera temporal, elementos de instrucciones y de datos. Control. La unidad de control de un CPU es el componente de control de un sistema informtico. Sus elementos y otras circuitos interpretan las instrucciones de software y transmiten indicaciones que controlan las actividades de los otros componentes del sistema informtico. Velocidades del procesamiento de cmputo Qu tan rpido son los sistemas informticos? Las primeras velocidades de operacin de las computadoras se medirn en milisegundos (milsimas de segundo) y microsegundos (millonsimas de segundo). Ahora las computadoras operan en rangos de nanosegundos (milmillonsimas parte de un segundo), no obstante, algunos alcanza velocidades de picosegundos (billonsima parte de un segundo). Dichas velocidades parecen casi inconcebibles. Por ejemplo, una persona promedio dando un paso cada nanosegundo dara la vuelta a la tierra 20 veces en un segundo! Ya hemos mencionado las velocidades teraflop de algunas supercomputadoras. Sin embargo, ahora la mayora de las computadoras pueden procesar instrucciones de programas a velocidades de millones de instrucciones por segundo (MIPS). Otras medidas de velocidad de procesamiento es el megahertz (MHz), o millones de ciclos por segundo, y el gigahertz (GHz), o miles de millones de ciclos por segundo. Esta clasificacin se conoce como la velocidad del reloj de un microprocesador, dado que se usa para clasificar microprocesadores segn la velocidad de sus circuitos tan polarizados o reloj interno. Sin embargo, dichas clasificaciones puede ser indicadores engaosos de la velocidad de efectiva de procesamiento de los microprocesadores y de su rendimiento, o capacidad para realizar tareas sutiles de clculo o de procesamiento de datos durante un perodo determinado. Esto se debe a que la velocidad de procesamiento depende de una variedad de factores, que incluyen el tamao de la trayectoria de los circuitos, o lneas (bus), que interconectados los componentes del microprocesador; la capacidad de los registros de procesamiento de instrucciones; el uso de la memoria cach de alta velocidad, ya el uso de microprocesadores especializados, tales como un coprocesador matemtico para realizar clculos aritmticos ms rpidos.
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2.2 Tecnologas de software. Aspectos bsicos del software El software para computadora determina los tipos de tareas que le ayudar a realizar una computadora. Cierto software le ayuda a crear documentos, mientras que otro le ayuda a bloquear virus o a mejorar el desempeo de su computadora. Categoras de software Qu es el software? Las instrucciones que le indican a una computadora cmo realizar una tarea se les llama programas para computadora. Estos programas forman el software con el cual una computadora se prepara para hacer una tarea especfica, como producir un documento, editar una fotografa, proteger contra los ataques de virus, administrar los archivos o desplazarse por la Web. 2.2.1 Clasificacin del software Las dos categoras principales son software del sistema y software de aplicaciones. El software del sistema est diseado para las tareas propias de la computadora, mientras que el software de aplicaciones est diseado para ayudar a las personas a realizar tareas concretas. Por ejemplo, utiliza el software del sistema para diagnosticar un problema con su disco duro o con su fotografa o preparar una redaccin de su curso. Las categoras de software del sistema y software de aplicaciones se pueden dividir en categora secundarias. Software de aplicacin Por qu se llama software de aplicacin? Cuando usted escucha palabra aplicacin, su primera reaccin puede ser imaginar una solicitud de ayuda financiera, un formulario de solicitud de empleo o una solicitud para la inscripcin en un club o una licencia de conductor. Sin embargo, la palabra aplicacin tiene otros significados. Tambin es sinnimo de la palabra uso. Una computadora tiene muchos usos, como crear documentos, procesar nmeros, dibujar diseos y editar fotografas, cada uso se considera una aplicacin, y el software que proporciona a la computadora las instrucciones para cada uso se denomina software de aplicacin, o simplemente aplicacin. Existen miles de aplicaciones de software tiles diseadas para uso personal o empresarial. Mas adelante en el capitulo conocer con detalle algunas aplicaciones muy conocidas. Qu es el software de productividad? Algunas aplicaciones se denominan software de productividad. Existen muchas definiciones diferentes para este trmino. Sin embargo, el software de productividad se suele definir como cualquier tipo de aplicacin que ayuda a las personas a realizar su trabajo con ms eficiencia. El trmino pudo haber surgido en referencia a las herramientas de software utilizadas por las empresas para aumentar la eficiencia secretarial en las tareas cotidianas, como escribir, guardar
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archivos y la contabilidad bsica. Las aplicaciones que se suelen asociar con el software de productividad son los procesadores de textos, las hojas de clculos, los planificadores y los sistemas de administracin de base de datos. El software para grficos, de prestaciones y para edicin por computadora en ocasiones tambin se clasifica como aplicaciones de productividad. Qu es el groupware? Otro tipo de aplicaciones, denominado groupware, est diseado para ayudar a que varias personas colaboren en un solo proyecto a travs de redes locales o conexiones a Internet. El groupware permite mantener programas para los integrantes de un grupo, seleccionar automticamente los horarios de reunin, facilitar la comunicacin por correo electrnico u otros canales, distribuir documentos de acuerdo con un programa o secuencia establecidos con anticipacin, y permitir que muchas personas contribuyan en un solo documento. Cmo ejecuto el software de aplicaciones? Las tcnicas para ejecutar las aplicaciones dependen del sistema operativo de su computadora, pero en casi todas las computadoras personales se debe hacer doble clic en un icono del escritorio o seleccionar la aplicacin de un men. Software de utileras Qu es el software de utileras? Un tipo de software llamado software de utileras est diseado para ayudarle a vigilar y configurar las especificaciones de su sistema de cmputo, el sistema operativo o el software de aplicaciones. Algunos ejemplos de software de utileras son las herramientas de diagnstico y mantenimiento, los asistentes de instalacin, los programas de comunicaciones y el software de seguridad. El software de utileras se suele orientar a una tarea especfica, e incluye un conjunto de funciones mucho ms limitado que el software de aplicaciones. Igual que todo el software del sistema, las utileras se concentran en las tareas principales de la computadora, como bloquear los virus o diagnosticar errores en el disco duro, y no en tareas del mundo real, como generar documentos o llevar la contabilidad. En una PC, usted consulta el software de utileras desde los iconos del escritorio o desde el men Inicio, igual que el software de aplicaciones. Otras utileras se consultan desde el Panel de control de Windows. Cules son las utileras ms populares? En aos recientes, el software antivirus, como el Norton AntiVirus y McAfee VirusScan, ha sido una categora popular del software de utileras. Con la reciente aparicin de anuncios molestos, intentos de invasin, y correo no solicitado (spam), tiene gran demanda utileras como bloqueadores de anuncios, cortafuegos personales (firewalls) y filtros para correo no solicitado (spam). Otras utileras relacionadas con la seguridad son el software de cifrado, como PGP, que desordena el contenido de un archivo para su almacenamiento o transmisin. Para las personas que no quieren dejar huellas de los sitios Web visitados, utileras como 12Ghosts eliminan las listas con el historial en Internet, los archivos y los grficos dispersos en muchos lugares del disco duro. Los padres
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utilizan el software de filtrado, como Net Nanny, para evitar que sus hijos vean sitios Web cuestionables. Acrobat Reader es una utilera muy apreciada que transforma todo tipo de archivos en un formato porttil que se puede generar y leer en cualquier computadora donde est instalado. Acrobat es muy til para distribuir documentos creados con software de edicin por computadora costoso que no es probables que est instalado en las computadoras de muchas personas. A los usuarios de computadoras les agrada personalizar sus escritorios con grficos que se exhiben cuando la maquina est inactiva. Tambin son muy populares las cubiertas de pantalla que personalizan el aspecto y la sensacin de los reproductores de medios y los quemadores de DVDs. Otra categora popular son las utileras del sistema, como Norton SystemWorks y System Mechanic. Estas utileras detectan y reparan errores en el disco, reparan los archivos daados y afinan y mejoran el desempeo de su PC. Un grupo final de utileras que vale la pena mencionar est diseado para respaldar archivos, limpiar el disco duro y eliminar los archivos irrecuperables. Utileras como Recover My Files, VirtualLab y R-Undelete recuperan los archivos eliminados por error. Qu son los instrumentos o controles del escritorio? Un instrumento del escritorio (tambin llamado artefacto o control) es un programa de utilera especializado que se exhibe en el escritorio de una computadora, parece un control y puede mostrar un fragmento de informacin. Algunos de estos controles son los relojes, calendarios, calculadoras, avisos de noticias, avisos mostrados como notas adheribles e informadores del clima. Los controles suelen configurarse para que se activen al mismo tiempo que la computadora y permanezcan ah hasta que se apague. Estos instrumentos tambin se integran en una barra lateral o un tablero de control. En ocasiones, los instrumentos son diseados para ser transparentes, de manera que no oscurezcan a otros objetos. Controladores de dispositivos Qu es un controlador de dispositivo? Un controlador de dispositivo es el software que ayuda a un dispositivo perifrico a establecer comunicacin con una computadora. Este tipo de software del sistema es utilizado por las impresoras, los monitores, las tarjetas para grficos, las tarjetas de sonido, las tarjetas de red, los mdems, los dispositivos de almacenamiento, los ratones y los escneres. Una vez instalado, un controlador de dispositivos suelen funcionar en un segundo plano, sin abrir una ventana en la pantalla. Suponga que conecta una impresora a su computadora. Cuando la instala, tambin incorpora un controlador a la impresora. Cuando inicia un trabajo de impresin, el controlador del dispositivo funciona en un segundo plano para enviar los datos a la impresora. El controlador le indica si encuentra un problema, por ejemplos, si la impresora est conectada o se ha agotado el papel.
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2.2.2 Compra de software Aspectos bsicos del consumidor. Cules son las aplicaciones y las utileras esenciales que hay que tener en mi computadora? Adems de un sistema operativo, su computadora debe tener software de navegador, un cliente de correo electrnico, software para procesar textos, una suite de seguridad, un visor de imgenes y software que le permita quemar archivos CDs y DVDs. Debo utilizar las aplicaciones y las utileras que vienen con el sistema operativo? Casi todos los sistemas operativos y las utileras. Debe analizar de manera minuciosa lo que ofrece su sistema operativo antes de gastar dinero en software de otros fabricantes. Cul es la ventaja de una suite de software? Una suite de software es un conjunto de software de aplicaciones que se vende como un solo paquete. Las suites para oficina, como Microsoft Office, StarOffice, OpenOffice.org y WordPerfect Office, incluyen aplicaciones para mejorar la productividad bsica: procesamientos de textos, hoja de clculo y software para correo electrnico. Las suites de grficos, como Adobe Creative Suite, Macromedia Studio MX y CorelDRAW Graphics Suite, suelen incluir herramientas para pintar , dibujar y preparar grficos para la Web. Las suites de medios, como InterVideo MediaOne, proporcionan herramientas para crear CDs de msica y DVDs de video. Las suites de seguridad incluyen herramientas para buscar virus en su computadora y evitar invasiones en lnea. Cmo s si un programa de software funcionar en mi computadora? Publicados en el sitio Web del fabricante de software o impresos en el paquete, encontrar los requerimientos del sistema, los cuales especifican las capacidades mnimas del sistema operativo y del hardware para que el software funcione correctamente. Dnde encuentro el software mas reciente y mejor? El software nuevo hace su aparicin tan rpido que parece imposible mantenerse actualizado. Sin embargo, un conjunto de sitios Web y publicaciones le ayudan a mantenerse a la vanguardia de los descubrimientos de software que mejoran su experiencia de computo. Las revistas de computadoras y de tecnologa, como Wired, Macworld y PC Computing, suelen incluir reseas del software en cada nmero. Algunas revistas se concentran en los juegos, mientras que otras se especializan en aplicaciones empresariales o destacadas, pero si encuentra una revista de computadoras que disfrute leer, es probable que incluya informacin acerca del software que le interesa. Dnde consigo software? El software se vende en lugares sorprendentes. Puede encontrar software de grficos en la papelera ms cercana. Su sala de belleza puede distribuir software Cosmopolitan de maquillaje y peinados. Puede encontrar software de medicina homeoptica a la venta en una tienda de alimentos naturistas. Por supuesto, el software tambin se distribuye en tiendas tradicionales, como de artculos para oficina, de artculos electrnicos y tiendas de
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descuento, al igual que en tiendas de computadoras. Tambin puede adquirir software en catlogos de pedidos por correo, en el sitio Web y en otros sitios de descarga. Qu incluye un paquete de software normal? Los ingredientes fundamentales para instalar el software nuevo son los archivos que contienen los programas y los datos. Estos archivos se entregan en medios de distribucin: uno o ms CDs o DVDs empacados en una caja, junto con un manual de instrucciones. Los archivos tambin se distribuyen en descargas de Internet que contienen los mdulos del programa y el texto del manual de instrucciones. 2.2.3 Derechos de autor y licencias del software Qu son los derechos de autor del software? Despus de comprar un paquete de software, puede suponer que puede instalarlo y utilizarlo en cualquier manera. Pero, de hecho, su compra le da derecho a utilizar el software solo en ciertas maneras recomendadas. En muchos pases, el software de computadora, igual que un libro o una pelcula, est protegido por los derechos de autor. Un derecho de autor es una forma de proteccin que concede al creador de una obra original el derecho exclusivo para copiarla, venderla y modificarla, excepto en circunstancias especiales descritas por las leyes de derechos de autor. Estas excepciones son: El comprador tiene derecho a copiar el software de los medios de distribucin o de en sitio Web en el disco duro de una computadora para instalarlo. El comprador puede hacer una copia adicional de respaldo del software en caso de que la copia original se borre o se dae, a menos que el proceso de hacer el respaldo requiera que el comprador quebrante el mecanismo de proteccin diseado para evitar las copias. Se permite al comprador copiar y distribuir secciones de un programa de software para usarlo en reseas importantes y la enseanza. Puedo saber si el software es pirata? Los piratas del software se vuelven cada vez ms agresivos y no siempre es fcil identificar el software pirata. Algunos clientes ingenuos han obtenido sin saberlo software pirata, y hasta llegan a pagar el precio del software legal en un lugar conocido. Qu en una licencia de software? Adems de la proteccin de los derechos de autor, el software est protegido por los trminos de una licencia. Una licencia de software, o un acuerdo de licencia, es un contrato legal que define el modo en el cual se puede utilizar un programa para computadora. Las licencias de software imponen restricciones adicionales en el uso del software y ofrecen derechos adicionales a los consumidores. Por ejemplo, casi todo el software se distribuye con una licencia para un solo usuario, lo cual limita el uso a una persona a la vez. Sin embargo, algunos fabricantes ofrecen licencias para varios usuarios a escuelas, organizaciones y empresas. Qu es el software comercial? El software comercial se vende en las tiendas de computadoras o en los sitios Web. Si usted compra este software, en realidad solo adquiere el derecho a utilizarlo bajo los trminos de la licencia. Una licencia para software comercial suele apegarse estrechamente
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a las limitaciones mencionadas por las leyes de derechos de autor, aunque puede darle permiso para instalar el software en una computadora en el trabajo y una en el hogar, siempre y cuando solo utilice una de ellas a la vez. Qu es el demoware? Cierto software comercial est disponible en versiones de prueba, que suelen denominarse demoware. El demoware se distribuye en forma gratuita y viene pre instalado en las computadoras nuevas, pero est limitado en algn modo hasta que usted lo adquiere. Los productores de demoware emplean diversas tcnicas para limitar el software. Funciona una cantidad precisa de das antes de expirar y solicitar su pago. Puede funcionar un tiempo limitado por ejemplo, 60 minutos- cada vez que lo usa. El demoware se puede configurar para que funcione solo una cantidad limitada de veces. O estn inhabilitadas funciones importantes, como imprimir, lo cual sirve para dar al demoware el poco halagador nombre de mutiladoware. El shareware es igual que el demoware? Las caractersticas del shareware se asemejan a las del demoware. El shareware es software con una reserva de derechos de autor que se comercializa bajo una poltica de prubelo antes de usar. Suele incluir una licencia que permite emplear el software durante un periodo de prueba. Para utilizarlo despus del periodo de prueba, usted debe pagar una tarifa de registro. La idea detrs del shareware era que el pago seria bajo un sistema de honor. A diferencia del demoware mutilado o por tiempo limitado, el shareware es un software con todas las funciones. Y el freeware? El freeware es software con reserva de derechos de autor que se ofrece de manera gratuita. Tiene funciones completas y no requiere un pago para utilizarlo. Debido a que el software est protegido por derechos de autor, usted solo puede hacer lo que autorizan de manera explcita la ley de derechos de autor. Una licencia de freeware le permite usar el software, copiarlo y distribuirlo, pero no lo autoriza a alterarlo o venderlo. Muchas utileras, controladores de dispositivos y algunos juegos se distribuyen como freeware. Debe una licencia del software afectar mi decisin de compra? Los compradores de software astutos suelen considerar las licencias antes de hacer una compra. Comprender una licencia lo mantiene en el lado correcto de la ley y le ahorra dinero. Antes de comprar software, compruebe que la licencia le permite utilizarlo como usted quiere. Si planea instalar el software en ms de una computadora o introducir modificaciones, compruebe que la licencia se lo permita. Cierto software comercial, como el de seguridad, requiere renovacin. Si no quiere pagar la cuota cada ao, considere el software de seguridad de cdigo fuente abierto. Los consumidores informados tienden a tomar mejores decisiones de compra. Solo recuerde que existen muchos programas de software y que podr encontrar alternativas con funciones similares y diferentes trminos de licencia.
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2.3 Modelos de procesos de datos con software de aplicacin 2.3.1 Procesamiento de datos En todos los sistemas de procesamiento de datos, sin considerar su modo de procesado, son necesarias cuatro funciones, y cada una juega un papel muy importante para hacer que el sistema de computacin sea una herramienta til. Se examinarn las funciones de a) recoleccin de datos, b) revisin (o "edicin"), c) procesamiento y d) reporte. Saber de qu manera se llevan a cabo estas funciones ayudar a comprender mejor la operacin de las computadoras en el procesamiento de los datos. Tambin explicar mucho ms acerca de interrelaciones de los modos de procesamiento y la organizacin de los archivos. a) Recoleccin de datos La funcin ms fundamental llevada a cabo en el procesado de transacciones es la recoleccin de datos. Esta es una etapa necesaria tanto en los sistemas en lnea como en los de lotes, y consiste en la captura, preparacin y registro de los datos para su procesamiento. La captura de los datos debe llevarse a cabo lo ms cercana posible tanto en espacio como en tiempo respecto de la fuente de la transaccin. Normalmente es muy difcil; ya veces imposible, regresar y capturar datos despus de que una transaccin ya ha ocurrido. A esto se debe que los documentos de las ventas, por ejemplo, estn diseados cuidadosamente para indicar al personal exactamente qu datos deben ser capturados en relacin con las transacciones. Si los supervisores o los gerentes encuentran que los comprobantes de las ventas han sido diseados en forma inadecuada o no estn siendo utilizados correctamente, se deben tomar de inmediato las acciones correspondientes para mejorar la captura de los datos mediante un cambio de diseo en los comprobantes, o bien cambios en los procedimientos o ajustes de personal. Adicionalmente a la captura de los datos en documentos fuente como los comprobantes o notas de venta, se ver que en muchos sistemas esto se hace directamente a travs de una terminal de entrada. Los agentes de reservaciones de las lneas areas, por ejemplo, utilizan terminales diseadas especialmente que tienen teclas especficas para ingresar los datos de nmero de vuelo, nombre del pasajero, fecha del vuelo, seleccin de asiento y otros por el estilo. De la misma manera, se han introducido terminales de punto de venta en la actividad de ventas al menudeo para la captura de datos. Estos dispositivos proporcionan ingreso directo para datos tales como el nmero de artculo del producto comprado, la cantidad comprada y el precio unitario. Para las ventas a crdito, tambin es necesario teclear datos de entrada en el nmero de cuenta del comprador, los cuales pueden ser convalidados inmediatamente. Verificando de inmediato en el registro de crdito almacenado en el archivo de cuentas a crdito. Si la cuenta no es vlida o ya ha sido cancelada, la terminal puede bloquear los datos, impidiendo la venta a crdito. Tambin se pueden utilizar terminales ordinarias (pantallas, mquinas de escribir, etc.) para la captura de datos directa en lnea, si el sistema est diseado para recibir tales entradas. En estos casos, el usuario no puede confiar en teclas especiales para guiarse en el ingreso de los datos; en vez de ello, el software contiene muchos ms controles para respaldar esta aplicacin. Los
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programas indican al usuario cules son los datos requeridos y el orden adecuado en que deben ser ingresados. Previamente a la introduccin de los datos para su procesado, deben estar preparados, esto es, puestos en una forma que pueda ser utilizada por el sistema. En los sistemas en lnea, esta etapa puede estar integrada en los mismos procedimientos de entrada. En muchos sistemas de procesamiento de transacciones es muy til agregar un elemento de los datos que asigne la transaccin a una de varias categoras. A esto se le llama clasificacin de transacciones. Por ejemplo, puede desearse clasificar las transacciones sobre la base de que si van a agregar o a eliminar registros, o bien a cambiar el contenido de registros almacenados. Si se agrega un nuevo cliente a un archivo de cuentas por cobrar, bien se cancela (suprime) la cuenta de otro cliente, debe indicarse todo esto al sistema. Por lo tanto, es posible incluir un elemento de datos en el registro de las transacciones que indique al sistema la clase de transaccin de que se trata, la cual a su vez la dirigir hacia un modo de procesamiento en lugar de a otro. Un valor 1 podra ser asignado a las transacciones que agreguen nuevos registros; un valor 2, a aquellas que eliminen registros, y 3 a aquellas que modifiquen registros existentes. Se podran utilizar tambin las letras A, B y C (con el significado de agregar, borrar o cambiar) o cualquier otra clasificacin o sistema de codificacin que pueda ser fcilmente entendido por el personal de sistemas. Si todas las transacciones procesadas por un determinado programa son siempre del mismo tipo, podra optarse por omitir dicha clasificacin. Por ejemplo, si un programa en sistema de crdito siempre se usa para agregar nuevas cuentas y nunca procesa eliminaciones o cambios, es posible omitir el cdigo de clasificacin; el programa podra estar desarrollado de manera que siempre maneje una transaccin como si fuera de agregar. La codificacin de los datos es la traduccin (o traslado) de stos desde el documento fuente a una forma procesable por la mquina. El procedimiento es semejante al utilizado para clasificar transacciones: los datos son examinados y traducidos a un cdigo que sea significativo para el programa de aplicacin. Por ejemplo, un programa de personal puede requerir datos referentes a sexo, edad y departamento. Podra utilizarse un cdigo para enviar estos datos al sistema, 0-1 o M-F para indicar el sexo, 999999 para la fecha de nacimiento (representando con dgitos el mes, da y ao), y un nmero de departamento (en vez del nombre como "departamento de moldeo", "departamento de embarques", o cualquier otro). Los datos deben ser registrados en forma que sea utilizable por el sistema. Normalmente cuando se clasifican transacciones o se codifican datos, esto se efecta en forma de codificacin. Las formas (o formularios) tienen columnas que corresponden a elementos de datos especficos, y se escriben las cifras (o cdigos) en los espacios adecuados de la forma. La inscripcin o registro de los datos puede incluir tambin dispositivos de almacenamiento. b) Revisin (Edicin) La edicin es tambin importante en los sistemas en lnea, donde las transacciones ocurren a menudo una por una. Aqu cada transaccin es verificada antes de su procesamiento. Si un
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elemento no es aceptado por cualquier motivo se le rechaza y se informa de inmediato al usuario de la terminal para que proceda a hacer las correcciones pertinentes. Normalmente tambin se lleva un registro de errores, de manera que si los mismos equvocos se estn repitiendo constantemente, o si una terminal en particular (o un operador) est fallando de modo continuo, el personal de sistemas proceder a corregir el problema identificado. c) Procesamiento La funcin de procesamiento abarca las actividades de clasificacin, creacin de archivos y actualizacin. Se examinarn primeramente la actividad de clasificacin, ya que este proceso precede con frecuencia a la creacin de los archivos o a su actualizacin. Clasificacin previa. La clasificacin consiste en ordenar o disponer los registros en una secuencia u orden particular. Cuando se estn utilizando archivos de transacciones que sern procesados contra archivos maestros en los que se ha integrado una secuencia en especial, es conveniente ordenar el archivo de transacciones con la misma secuencia que el archivo maestro a fin de aumentar la eficiencia del proceso. De la misma manera, cuando se crea un archivo maestro que tendr un orden o una secuencia, primeramente hay que clasificar las transacciones. Esto hace al proceso mucho ms rpido y eficiente. Si se procesaran por lotes, transacciones de ventas a crdito contra archivos maestros de cuentas por cobrar clasificados secuencialmente, o que estn almacenados siguiendo una organizacin secuencial con ndice teniendo como clave del registro al nmero de cuenta, primeramente se clasifican todas las transacciones. La operacin de clasificacin produce un nuevo archivo ordenado por los nmeros de cuenta, es decir, en orden ascendente. La mayora de las instalaciones de cmputo disponen de uno o ms programas de clasificacin. Creacin de archivos. La creacin de archivos es el proceso de generar un archivo maestro. Previamente al proceso de creacin del archivo se deben hacer todas las especificaciones de registros y seleccionar la organizacin del archivo. El proceso de creacin del archivo especfico depende de la organizacin de archivo que haya sido seleccionada. Para los archivos secuenciales en disco, la terminacin del proceso de clasificacin origina el archivo maestro. Por tanto, cuando se desea crear un archivo maestro secuencial en un disco magntico partir de archivos, simplemente puede hacerse que la salida del proceso de clasificacin sea inscrita en un disco. La creacin de archivos maestros que utilizan otras organizaciones de archivos es un poco ms compleja. Para estas organizaciones (es decir, aleatoria e indexada) deben determinarse las direcciones y los registros deben ser escritos en las posiciones adecuadas -por ejemplo, en un bloque o en una pista. En el caso de las organizaciones indexadas, las claves y las direcciones tambin se inscriben en archivos separados o ndices. Y como ya se ha indicado, se requieren niveles mltiples de ndices. En muchas instalaciones se utiliza programas o software de utilera para determinar los ndices, de manera que los programas para la creacin de los archivos no necesiten contener todas las etapas y las instrucciones para generar cada uno de los ndices.
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Actualizacin. Al actualizar archivos es muy importante recordar que el archivo de transacciones siempre dirige el proceso. Esto significa que antes de que tenga lugar cualquier procesamiento con el archivo nuestro, se debe leer un registro del archivo de transacciones. En el caso de un procesamiento en lnea, se recibe un registro de transaccin del usuario a travs de una terminal. Cuando ya ha sido ledo el registro de transaccin, entonces se localiza el registro correspondiente en el archivo maestro para las supresiones o los cambios) o bien se localiza el punto adecuado para su almacenamiento (para agregar nuevos registros). La manera como se efectan estos procedimientos generalmente depende de la organizacin del archivo pero los registros de transacciones siempre se leern primero. Debido a que el archivo de transacciones siempre gua al proceso de actualizacin, se inicia el proceso de actualizacin leyendo primeramente el primer registro de transacciones. d) Reportes. Los archivos siempre se crean y mantienen en vista de que la gente espera utilizar los mismos datos posteriormente. Los informes o reportes son respuestas preparadas para contestar preguntas que los usuarios, en forma directa o indirecta, han formulado acerca de datos almacenados en los archivos, o bien son el resultado del procesamiento de datos a partir de las transacciones. Los reportes se pueden generar como resultado de un procesamiento por lotes o de una consulta en lnea, dependiendo de diseo de la aplicacin. Ms aun, puede combinarse la elaboracin de reportes con la funcin de actualizacin, o bien dejarla como una actividad totalmente separada. Asimismo, pueden procesarse los datos y los reportes producidos ser enviados a impresoras en lnea o a estaciones de trabajo. Adicionalmente, algunos procedimientos conducen a la creacin de un archivo de reportes, que es uno que contiene datos que ya han sido procesados en forma de reporte y se conservan en un dispositivo de almacenamiento. 2.3.2 Modos de procesamiento Muchas de las aplicaciones en el procesado de transacciones dependen del modo de procesamiento, la forma particular en la cual se manejan las transacciones. Algunas transacciones se conservan y clasifican en grupos por su tipo, mientras que otras se procesan tan pronto como llegan y ocurren sobre la consideracin de una a la vez. El modo de procesamiento tambin est relacionado con la forma en que los usuarios intervienen en el manejo de las transacciones. Algunas veces los usuarios ingresan las transacciones directamente al sistema de cmputo por medio de terminales o de estaciones de trabajo. En otros casos, los datos son registrados en documentos fuente, los cuales posteriormente se agregan al flujo del proceso.
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A continuacin se examinan dos modos de procesamiento: el procesado en lotes (batch) y el procesado en lnea (on-line). Procesamiento en lotes (batch) En el procesado en lotes, como su nombre lo indica, todos los datos y las transacciones se codifican y renen en grupos (lotes) antes de ser procesadas. El procesamiento de los datos es por lo tanto peridico: segn determinados intervalos o periodos, se procesan datos que han sido clasificados en lotes. El procesado puede hacerse cada hora, cada dos horas, cada ocho horas, y as sucesivamente, dependiendo de las organizaciones. Cuando los documentos fuente (en forma fcilmente entendible por la computadora) se introducen juntos en la computadora, el conjunto se procesa luego por lotes. Un lote puede variar de tamao desde unas pocas transacciones hasta varios miles de ellas. El proceso por lotes se puede utilizar, por ejemplo, para archivos como las cuentas por cobrar. Este mtodo permite poder obtener un reporte con los nombres de todas las personas que tienen una deuda de ms de $100,000 simplemente procesando, en un slo intervalo como un grupo o lote, todas las cuentas por cobrar que se han registrado previamente en un dispositivo de almacenamiento. En esta aplicacin particular del procesamiento por lotes, cada registro del archivo debe ser examinado para determinar si el saldo de la cuenta excede de $100,000. Supngase que se conoce, sin embargo, que nicamente 50 de 5 000 en el archivo deben ser examinados. Si tal fuera el caso, el programa debera haber sido escrito para examinar nicamente las 50 cuentas que se especificaron (proporcionando por ejemplo el nmero de cuenta como clave). Semejante proceso puede hacerse mucho ms fcil con una organizacin secuencial indexada localizando las claves (en este caso los nmeros de cuenta) para los registros deseados en el ndice, y accediendo al registro adecuado en la direccin que se seala. Sin embargo, esto constituye an un caso de proceso por lotes. El procesamiento por lotes incluye dos variantes: el procesamiento secuencial y el procesamiento aleatorio. Supongamos que un archivo maestro va a ser ledo segn el modo de procesamiento por lotes en forma secuencial. Antes del proceso de lectura, que puede implicar la comprobacin de las nuevas cantidades de las ventas a crdito o los pagos de contado que se hicieron en la cuenta, los registros de las transacciones deben ser clasificados en el mismo orden en que se encuentran los registros en el archivo maestro. Las transacciones son agrupadas en un lote, dispuestas en el orden adecuado para un acceso eficiente, y posteriormente procesado contra el archivo maestro. Es mucho ms eficiente tener tanto las transacciones como los archivos maestros en el mismo orden, puesto que de esta manera el archivo maestro puede ser ledo secuencialmente, registro por registro de otra forma tendra que ser recorrido hacia adelante y hacia atrs para cada transaccin. En el proceso aleatorio por lotes, las transacciones de entrada se pueden procesar contra el archivo (o contra diferentes archivos) sin tener que ser preclasificado. Esta capacidad es muy til con las
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organizaciones aleatorias en las cuales e posible almacenar los registros con acceso directo, de la misma manera que los archivos en un disco o un tambor magntico. Puesto que no es necesaria la clasificacin previa ni el examen de cada uno de los registros, el procesado por lotes en forma aleatoria es un modo de procesamiento comparativamente mucho ms rpido. Sin embargo, si un alto porcentaje del archivo (digamos un 50%) va a ser accedido durante una sola corrida de proceso, probablemente se ahorrar tiempo clasificando previamente el archivo y procesndolo posteriormente en lotes secuenciales. Este procedimiento es ms rpido que el tener que calcular las direcciones para todos los registros accedidos. Procesamiento en lnea El procesado en lnea es virtualmente el opuesto al procesado en lotes. Segn este modo las transacciones no necesitan ser reunidas en grupos o lotes para ser ledas a la memoria. Ms an, con un procesamiento en lnea no se necesita de un intermediario entre el usuario y la computadora. El usuario puede trabajar directamente con el procesador a travs de una terminal o de una estacin de trabajo. Un sistema en lnea puede aceptar la entrada directamente desde los usuarios en su ubicacin de trabajo; esto es, en un sistema en lnea, los datos de entrada entran al sistema directamente desde su punto de origen y las salidas son transmitidas directamente hacia el usuario. Las etapas intermedias de la escritura en cinta magntica o la ejecucin de la impresin fuera de lnea son evitadas fcilmente. El procesado en lnea, por lo tanto, implica la comunicacin directa entre la UPC y el usuario tanto para las entradas como para los resultados de salida. Por ejemplo, un farmacutico de hospital que desea saber cundo un medicamento prescrito puede reaccionar con otro de los frmacos que el paciente est tomando, puede preguntar en lnea al sistema de registros de los pacientes del hospital y obtener rpidamente una visualizacin (o despliegue) de los medicamentos de este paciente en particular. En tal caso, el farmacutico interroga al sistema directamente dando como entrada el nombre del enfermo o su nmero de identificacin y recibe una respuesta a su pregunta. Por lo tanto, no es necesario registrar transacciones y esperar que stas sean procesadas en un lote ni tener que esperar que el reporte sea escrito y enviado desde el centro de cmputo del hospital. El procesamiento en lnea implica que las actividades y la interaccin con el procesador puedan ocurrir desde ubicaciones remotas, pero desde luego esto tambin implica que los archivos estn en lnea. Esto significa que los archivos se almacenan en un dispositivo de acceso directo de manera que una persona pueda tener acceso rpido o inmediato a los datos solicitados. Semejante acceso raramente es posible con grandes archivos secuenciales ubicados en dispositivos de almacenamiento. Si se utiliza un proceso secuencial por lotes para elaborar reportes o bien obtener los datos a partir de registros especficos, todos los archivos deben ser ledos para poder localizar los datos. El proceso en lnea, sin embargo, puede liberar al usuario de esta restriccin. Por ejemplo, supngase que un cajero est interesado en determinar si una determinada tarjeta de crdito de un cliente es
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vlida, y que el archivo de todas las cuentas se mantiene en lnea. Todo lo que necesita hacer el cajero es ingresar en la terminal el nmero de cuenta y un smbolo que indique el tipo de pregunta. Una respuesta o un mensaje con los datos de la cuenta pueden visualizarse en la terminal, a menudo en un segundo o en dos. (Nota: Esta es una aplicacin de tiempo real, en lnea.) Las preguntas de esta naturaleza raramente son posibles en un procesamiento por lotes. En su lugar, la computadora se utiliza para imprimir un reporte completo de cuentas "buenas" y "malas" en forma peridica diariamente, cada tercer da, semanalmente, o cuando se deseen. El procesado en lnea es muy importante en el mantenimiento de archivos. Por ejemplo, en una oficina de ventas que utiliza un sistema de ingreso de pedidos en lnea, los artculos ordenados, las cantidades, sus precios y los nombres de los clientes pueden entrar directamente en el archivo del sistema mientras el cliente se encuentra presente. De esta manera, los datos de las ventas actualizan el archivo de contabilidad, los niveles del inventario y otros. Adicionalmente, con frecuencia el cliente se asegura de que la mercanca deseada se encuentra en el almacn antes de que salga de la oficina de ventas. En el proceso por lotes es necesario agrupar todos los pedidos en lotes para posteriormente ingresar los datos y procesarlos. El mantenimiento y la actualizacin generalmente pueden ser ejecutadas en cualquier oportunidad en un sistema en lnea. Cuando se tienen que agregar o eliminar registros de un archivo, la operacin puede efectuarse desde una terminal en cualquier oportunidad si el archivo est continuamente cargado en el sistema. (Puesto que se requiere de trabajo extra para eliminar un gran nmero de registros de un archivo, existe la tendencia de dejar en ste grandes porciones de datos., obsoletos o no utilizables de cualquier otra forma, lo que hace que el tamao del archivo crezca continuamente. El usuario irremediablemente pagar este costo en pequeas cantidades debido al tiempo de acceso cada vez ms largo en un entorno de tiempo real.) Normalmente los archivos se almacenan en dispositivos de acceso directo que pueden ser actualizados muy rpidamente. 2.3.3 Seleccin del modo de procesamiento El procesado en lnea ofrece un gran nmero de ventajas sobre el procesado por lotes, pero no ser siempre el mejor sistema. Qu factores deben ser considerados para determinar cundo un procesamiento en lnea es el ms adecuado para una aplicacin? En general, el criterio de seleccin incluye el tiempo de respuesta, detalles de reporte; volumen de las entradas y la utilizacin del archivo. Estos cuatro factores afectan el costo total del procesamiento. Tiempo de respuesta. El tiempo necesario para procesar una pregunta es un factor muy importante al seleccionar un modo de procesamiento en particular. El tiempo de respuesta es el nmero de segundos, minutos o bien horas que transcurren entre el tiempo en que ocurre una transaccin o una pregunta entra al flujo del proceso, y el tiempo en que la UPC emite una informacin o una respuesta a todo lo anterior. Si se requiere una respuesta inmediata una que tome nicamente unos pocos segundos entonces el procesado en lnea tal vez sea el ms adecuado. Sin embargo, si un tiempo de respuesta de 24 horas es suficiente, entonces puede no ser muy necesario tener que utilizar un sistema en lnea. El mtodo de procesamiento por lotes probablemente satisfaga estas necesidades del usuario.
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Por ejemplo, los corredores burstiles necesitan los precios actualizados al minuto desde el piso de transacciones de una casa de bolsa. Aun en caso de que puedan recibir los ltimos precios unos minutos despus de que ocurra la transaccin el precio puede realmente haber cambiado en varios puntos. Claramente, un tiempo de respuesta de 24 horas de ninguna manera es aceptable. Los corredores de bolsa necesitan indicadores de alta velocidad que reciban y visualicen en forma electrnica los precios de las acciones, para mostrar el precio a la ltima transaccin. En cierto sentido, esto es un sistema en lnea. El mismo tipo de procesamiento puede ser realizado en una pantalla de computadora. El corredor puede preguntar acerca de un archivo de acceso directo a travs de una terminal y recibir una visualizacin inmediata del precio actual. Muchos bancos han tenido que desarrollar un sistema de cajero en lnea para evitar retiros, de las cuentas. Con el sistema de servicio "cualquier sucursal, cualquier cajero" tan utilizado en la actualidad, es posible depositar dinero en un banco y el retirarlo en otro. Utilizando un procesamiento en lnea para las transacciones de los depsitos y de los retiros con objeto de actualizar los estados de cuenta, los bancos evitan que la gente retire las mismas cantidades varias veces acudiendo a diferentes sucursales o a diferentes cajeros en el mismo banco. Cuando estos retiros se registran en los archivos de las cuentas tan pronto como se hacen, la oportunidad para estos sobregiros intencionales queda eliminada. No todos los casos requieren este breve tiempo de respuesta. Por ejemplo, un cajero que procesa una nmina y que recibe un viernes las tarjetas de tiempo de los trabajadores y emite los cheques de pago el siguiente viernes muy bien se las puede arreglar utilizando un sistema de procesamiento por lotes. En la misma manera, el gerente de almacn de una tienda de departamentos que repone la mercanca dos veces por semana, no necesitar posiblemente un sistema en lnea para colocar un pedido. En su lugar, se pueden llenar tarjetas que sean ledas por una mquina y enviadas a una computadora de procesado por lotes, El procesamiento en lnea tambin se puede combinar con el procesamiento por lotes con objeto de tener un tiempo de respuesta adecuado para las preguntas. En este caso, si bien una terminal en lnea puede utilizarse para recibir las respuestas a las preguntas (llamadas tambin consultas o interrogantes) los archivos no tienen que ser actualizados ni las transacciones deban ser procesadas en lnea, de manera que pueden combinarse fcilmente los dos sistemas. Esto es, las preguntas se pueden formular utilizando un dispositivo en lnea cuando la actualizacin del archivo o el procesado de las transacciones se pueden efectuar fcilmente por lotes. Por ejemplo, en muchos casos del control de grandes inventarios en un proceso de manufactura los gerentes o los supervisores deben estar capacitados para comprobar los registros con objeto de determinar cundo existen suficientes partes o piezas para completar los programas de produccin del da. Necesitan estar capacitados para preguntar al sistema y recibir una respuesta rpidamente. Pero no hay necesidad de que los archivos sean actualizados cuando cada elemento sea retirado del inventario. Tan pronto como el supervisor sepa que existen suficientes elementos para satisfacer las demandas de produccin durante el da, y en la medida de que los retiros se contabilicen tan pronto ocurren, es muy aceptable que los archivos sean actualizados al final del da. Por lo tanto, el proceso
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por lotes puede utilizarse para mantener los archivos restando los retiros de los artculos una vez cada da. En esta situacin, la capacidad de consulta en lnea con el mantenimiento de procesado por lotes proporciona la mejor combinacin de los tiempos de respuesta a un menor costo. No hay nada impropio en que sean del tipo en lnea las capacidades de consulta y de actualizacin, pero no existe motivo para incurrir en gastos extra. Detalles de los reportes. La cantidad de detalle y el nmero de lneas en los reportes elaborados por computadora son muy significativos en la determinacin del modo de procesamiento. Desde luego las impresoras en lnea funcionan a una velocidad mucho ms alta que la mayora de los dispositivos terminales. Ms an el mximo nmero de columnas en una pgina impresa normalmente es mucho mayor en las impresoras en lnea que en muchas de las terminales. Si un trabajo requiere la generacin de reportes muy detallados y largos, la impresora en lnea y el procesado por lotes probablemente sea la mejor combinacin. Sin embargo, si la salida es nicamente una lnea o dos para cada pregunta, como el nmero de unidades de un cierto artculo disponible en el inventario, lo opuesto puede ser cierto. Algunos de los sistemas en lnea actuales hacen posible que una persona que utiliza una terminal solicite una respuesta de salida sea enviada a una impresora de lneas, lo cual elude el problema en forma parcial. Volumen de entradas. El nmero de elementos que se van a introducir en un sistema para ser procesados debe tambin ser considerado cuando se selecciona un modo de procesamiento. Si el nmero de los elementos es grande, puede ser mucho ms efectivo ingresarlos directamente a un medio de almacenamiento magntico (a travs de un dispositivo del tipo de teclado a almacenamiento), que en forma directa a la memoria principal a travs de una terminal. Un empleado de nmina, por ejemplo, en forma normal no tecleara los datos de 500 empleados utilizando un sistema en lnea. En vez de ello los datos se prepararan fuera de lnea y despus se procesaran por lotes. Utilizacin de un archivo. El procesamiento por lotes es un medio muy efectivo para procesar archivos de por ejemplo, 10000 registros, desde el principio hasta el final. El archivo de crdito de clientes en el cual cada uno de los registros se procesa para preparar una facturacin mensual, se procesa mucho mejor por lotes. El procesado de esta clase tambin se utiliza a menudo con archivos estrictamente secuenciales cuando los registros pueden ser procesados desde el principio hasta el final en el orden en el que se encuentran almacenados. Sin embargo, si nicamente una pequea parte del archivo debe ser procesado y el archivo no se encuentra en forma secuencial (es decir, se encuentra almacenado segn una de las organizaciones aleatorias), puede ser mucho ms rpido y ms eficiente el acceder a los datos en lnea especificando por medio de una terminal, uno a la vez, los registros particulares que se desean. Los archivos que consisten en listas simples o de doble distribucin pueden requerir ms tiempo para recorrerlos en su totalidad que en aquellos que se establecieron por organizacin directa. Pero si nicamente un registro es normalmente accedido en una consulta, un modo en lnea puede ser preferible. Si los grupos de registros van normalmente a ser accedidos juntos, el procesado por lotes es normalmente mucho mejor.
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2.3.4 Sistemas en tiempo real Muchas veces los sistemas en tiempo real y los sistemas en lnea van paralelamente. Sin embargo, los sistemas en lnea no siempre han de trabajar en tiempo real. Procesamiento en tiempo real Un sistema en tiempo real es aquel qu puede recibir datos, procesarlos, y regresar los resultados al usuario en forma bastante rpida para afectar las actividades del usuario, esto es, lo suficientemente pronto para permitir que los resultados sean utilizados en el trabajo que se est desarrollando. Esto contrasta con el atraso inherente que es la caracterstica del retardo normal en todos los sistemas de procesado por lotes. Con base en esta definicin general, el procesado en tiempo real no puede identificarse nicamente en trminos de segundos o de minutos. En su lugar, depende del contexto en el cual el procesamiento ocurra. (Algunas personas aclaran que un sistema que no puede responder en un milisegundo no puede considerarse "de tiempo real". Sin embargo, esta definicin tan limitada no se acepta generalmente en la industria de la computacin o en los sistemas de procesamiento de transacciones.) Por ejemplo, si un corredor de bolsa solicita una informacin sobre una posible transaccin del mercado y recibe un precio en un minuto o dos como respuesta, esto puede constituir un sistema con respuesta de tiempo real. Pero el mecanismo de control de direccin de un cohete o misil necesita recibir la respuesta en fracciones de segundo para que pueda considerarse como de tiempo real. Por lo tanto, el factor importante no es el tiempo de respuesta absoluto) sino el tiempo transcurrido relativo o con referencia a las necesidades del usuario y sus actividades especficas de trabajo. Tipos de procesamiento en tiempo real El trmino tiempo real puede tener diferentes significados. Debe distinguirse entre sistemas que aceptan datos en tiempo real y aquellos que procesan en tiempo real. En algunos casos, los datos que deben ser recopilados continua o inmediatamente tan pronto como estn disponibles pueden ser procesados con una tolerancia de tiempo de respuesta ms amplia. Cuando la unidad de procesamiento real se encuentra distante, los usuarios deben confiar en la conexin de sus terminales a la UPC (Unidad Central de Procesamiento) y los archivos por medio de acceso remoto. Las terminales se pueden encontrar en el mismo edificio o bien a varios kilmetros, an a cientos de kilmetros de distancia. En estos casos, la terminal est conectada por medio de una lnea telefnica o de comunicacin por la cual pueden ser transmitidos los datos. El usuario trabaja en lnea y recibe la respuesta en tiempo real, suponiendo que se han satisfecho otros criterios, como los archivos en lnea. El mero uso de las capacidades de acceso remoto no garantiza la respuesta en tiempo real. Los datos deben estar en lnea y el sistema debe ser capaz de responder rpidamente sin un gran retraso. Para mejor comprender cmo ocurren estos procesos, se considerarn las funciones y los procedimientos asociados a un procesamiento de transacciones a medida que se aplican a los sistemas en lnea y a los sistemas de lotes.
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2.3.5 Software de aplicacin de negocio Hay disponibles miles de paquetes de software de aplicacin especfica para dar soporte a aplicaciones especficas de usuarios finales en los negocios y en otras reas. Por ejemplo, el software de aplicacin de negocio apoya a la reingeniera y la automatizacin de los procesos de negocio con aplicaciones estratgicas del negocio electrnico, como administracin de relaciones con el cliente, planeacin de recursos empresariales y administracin de la cadena de suministro. Otros ejemplos son los paquetes de software habilitados en Web para el comercio electrnico, o en reas funcionales de negocios como administracin de recursos humanos, contabilidad y finanzas. As, otros paquetes de software facultan a los administradores y profesionales de los negocios con herramientas de apoyo a la toma de decisiones como minera de datos, portales de informacin empresarial o sistemas de administracin del conocimiento. Paquetes integrados y aplicaciones integradas de software Esto se debe a que los paquetes de productividad ms ampliamente utilizados vienen vinculados como paquetes integrados de software, tales como Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Corel WordPerfec Office y StarOffice de Sun. El anlisis de sus componentes nos da una visin general de las importantes herramientas de software que se pueden utilizar para incrementar la productividad. Un paquete integrado de software cuesta mucho menos que el costo total de comprar sus paquetes individuales de forma separada. Otra ventaja es que todos los programas utilizan una interface grafica de usuario (GUI) similar, con iconos, barras de herramientas y de estatus, mens, etc., lo que les da la misma apariencia y comportamiento, y los hace ms fciles de comprender y utilizar. Los paquetes integrados de software tambin comparten herramientas comunes, tales como correctores ortogrficos y asistentes de ayuda, para incrementar su eficacia. Otra gran ventaja de estos paquetes es que sus programas estn diseados para trabajar juntos de un modo transparente e importar fcilmente los archivos del otro, sin importar que programa se est utilizando en ese momento. Estas capacidades los hacen ms eficaces y ms fciles de usar que utilizar una variedad de versiones individuales de paquetes. Por supuesto, poner tantos programas y caractersticas juntas en un paquete de tamao tan grande tiene algunas desventajas. Los crticos de la industria argumentan que la mayora de los usuarios nunca utilizan muchas caractersticas de los paquetes integrados de software. Los paquetes ocupan mucho espacio del disco, desde cerca de 100 a ms de 150 megabytes, segn la versin o funcionamiento que se instalen. Estas desventajas son una razn para el uso continuo de aplicaciones integradas como Microsoft Works, Lotus Suite WorkPlace, AppleWorks, etc. Las aplicaciones integradas combinan algunas de las funciones de varios programas: procesador de las palabras, hojas de clculo, graficas para presentaciones, administracin de base de datos, etc., dentro de un paquete de software.
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Las aplicaciones integradas han probado que ofrecen suficientes funciones y caractersticas para muchos usuarios de cmputo, a la vez que proporcionan algunas de las ventajas de los paquetes integrados de software en un paquete ms pequeo. Navegadores Web y ms. El componente de software ms importante para muchos usuarios de computadoras de la actualidad es el, alguna vez simple y limitado, pero ahora poderoso y rico en posibilidades, navegador Web. Un navegador como Microsoft Internet Explorer o Netscape Navigator es la interface clave de software que se utiliza para sealar y hacer clic en su camino por los recursos hipervinculados de WWW y el resto de Internet, as como por intranets y extranet corporativas. Alguna vez limitados para la navegacin en la Web, los navegadores se estn convirtiendo en la plataforma universal de software, sobre las cuales los usuarios finales se lanzan a la bsqueda de informacin, correo electrnico, transferencia de archivos multimedia, grupos de discusin y otras aplicaciones de Internet . Los expertos de la industria predicen que el navegador Web ser el modelo de la manera en que la mayora de las personas utilizaran las computadoras en red en el futuro. Por ahora, si quiere ver un video, hacer una llamada telefnica, revisar el correo electrnico, etc., puede utilizar su navegador para iniciar y hospedar dichas aplicaciones. Esa es la razn por la cual a los navegadores a veces se les llama el cliente universal, es decir, el componente de software instalado en todos los dispositivos de cmputo y comunicaciones en red de los clientes (usuarios) de una empresa. Correo electrnico y mensajes instantneos La primera tarea que muchas personas realizan en su trabajo en todo el mundo es revisar su correo electrnico. El correo electrnico ha cambiado la forma en la que las personas trabajan y se comunican. Millones de usuarios finales dependen ahora del software de correo electrnico para comunicarse unos con otros al enviar y recibir mensajes electrnicos y archivos adjuntos de documentos, mediante Internet o las intranets y extranets de sus organizaciones. El correo electrnico se almacena en servidores de red hasta que usted lo requiera. Siempre que quiera, puede leer su correo electrnico mediante su despliegue en sus estaciones de trabajo. As, en solo unos cuantos minutos de esfuerzo puede redactar, enviar o recibir un mensaje para uno o muchos individuos. Como mencionamos con anterioridad, el software de correo electrnico ahora es un componente ms de los paquetes integrados de software de alto nivel y de navegadores de Web. Los paquetes gratuitos de correo electrnico como Microsoft HotMail y Netscape WebMail estn disponibles para usuarios de Internet a partir de servicios en lnea y proveedores de servicios de Internet. La mayora del software de correo electrnico, como Microsoft Outlook Express o Netscape Messenger, puede dirigir mensajes a mltiples usuarios finales, basados en listas de correo predefinidas y proporcionar contraseas de seguridad, reenvi automtico de mensajes y acceso remoto al usuario. Asimismo, permiten almacenar mensajes en carpetas y hacen ms fcil aadir anexos de documentos y de archivos Web a los mensajes de correo electrnico. Los paquetes de
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correo electrnico tambin permiten que se editen y enven graficas y archivos multimedia, as como texto, y proporcionar capacidades de conferencia por computadora. Por ltimo, su software de correo electrnico puede filtrar y clasificar automticamente los mensajes de entrada y dirigirlos a las carpetas y buzones apropiados del usuario. Los mensajes instantneos (MI) son una tecnologa hibrida de conferencia informtica/correo electrnico que ha crecido con tanta rapidez que se ha convertido en un mtodo estndar de mensajes electrnicos para millones de usuarios de Internet en todo el mundo. Al utilizar mensajes instantneos, los grupos de profesionales de negocios o los amigos y asociados pueden enviar y recibir mensajes electrnicos de manera instantnea, y de este modo comunicarse y colaborar en tiempo real en un modo casi coloquial. Los mensajes surgen instantneamente en una ventana de MI, si estas en lnea, sin importar que otras tareas estn trabajando en ese momento. Procesamiento de palabras y autoedicin El software para procesamiento de palabras ha transformado el proceso de escritura. Los paquetes de procesamiento de palabras automatizan la creacin, edicin, revisin e impresin de documentos al procesar electrnicamente su informacin de texto. Los mejores paquetes procesadores de palabras como Microsoft Word, Lotus WordPro y Corel WordPerfect pueden proporcionar una amplia variedad de documentos atractivamente impresos con sus capacidades de autoedicin o publicacin. Estos paquetes tambin pueden convertir todos los documentos a formato HTML para publicarse como pagina Web en intranets corporativas o en Internet. Los paquetes de procesamiento de palabras tambin proporcionan otras caractersticas tiles. Por ejemplo, las caractersticas del corrector ortogrfico puede identificar y corregir errores de ortografa, y la de sinnimos le ayuda a encontrar mejores opciones a las palabras con el fin de expresar sus ideas. Adems de convertir documentos a formato HTML, tambin puede utilizar los mejores paquetes para disear y crear pginas web, a partir de borradores, para un sitio Web de Internet o intranet. Los usuarios finales y las organizaciones pueden utilizar software de autoedicin o de publicacin (DTP) para producir su propio material impreso con calidad profesional. Es decir, pueden disear e imprimir sus propios boletines, circulares, manuales y libros con diferentes tipos de estilos, graficas, fotos y colores en cada pgina. Por lo general, el material de texto y graficas puede generarse mediante paquetes procesadores de palabras y de graficas e importarse como archivo de texto y de graficas. Los escneres pticos pueden utilizarse para introducir los textos y las graficas a partir del material impreso. Tambin se pueden utilizar archivos de galeras de imgenes que son ilustraciones graficas realizadas de antemano y que son proporcionadas por el paquete de software o que estn disponibles desde otras fuentes.
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Hojas de clculo electrnicas Los paquetes de hojas de clculo electrnicas, como Lotus 1-2-3, Microsoft Excel y Corel QuattroPro, se utilizan para anlisis, planeacin y modelacin de negocios. Ayudan a desarrollar una hoja de clculo electrnica, que es una hoja de trabajo de filas y columnas que pueden almacenarse en una PC o en un servidor de red, o convertirse a formato HTML y almacenarse como una pgina Web o como hoja Web en Internet. Desarrollar una hoja de clculo implica disear su formato y desarrollar las relaciones /formulas) que se utilizaran en la hoja de clculo. En respuesta a su entrada, la computadora realiza los clculos necesarios basados en las formulas que se definieron en la hoja de clculo, y despliegue los resultados inmediatamente, en su estacin de trabajo, o bien en el sitio Web. La mayora de los paquetes tambin ayudan a desarrollar representaciones graficas de los resultados de la hoja de clculo. Por ejemplo, podra desarrollar una hoja de clculo con el fin de registrar y analizar el desempeo pasado y presente de la publicidad para un negocio. Tambin podra desarrollar hipervnculos con una hoja de clculo Web similar en un sitio Web de intranet del equipo de mercadotecnia. Ahora tiene una herramienta de apoyo a la toma de decisiones para ayudar a contestar las preguntas de tipo de escenario posible que pueda tener acerca de la publicidad. Por ejemplo, Qu pasara con la participacin de mercado si los gastos de publicidad aumentaran en un 10%? Para contestar esta pregunta, tan solo cambiaria la formula de gastos de publicidad sobre la hoja de trabajo de desempeo de publicidad que usted desarrollo. La computadora calculara de nuevo las cifras afectadas, y producira nuevas cifras y graficas de participacin de mercado. Entonces, tendra una mejor perspectiva del efecto de las decisiones de publicidad en la participacin de mercado. Luego, podra compartir esta perspectiva con una nota en la hoja Web en el sitio Web de intranet de su equipo. Grficas para presentaciones Los paquetes de grficas para presentaciones ayudan a convertir datos numricos en despliegues de graficas tales como graficas lineales, de barras, circulares y muchos otros tipos. La mayora de los paquetes de alta calidad tambin ayudan a preparar presentaciones multimedia de graficas, fotografas, animaciones y segmentos de video, como la publicacin para Internet. No solo son los despliegues de graficas y de multimedia ms fciles de comprender y comunicar que los datos numricos, sino que los despliegues de colores y medios mltiples tambin pueden enfatizar ms fcilmente los puntos clave, las diferencias estratgicas y las tendencias importantes en los datos. Las graficas para presentaciones han probado ser mucho ms eficaces que las presentaciones tabulares de datos numricos para reportes y comunicacin en los medios de publicidad, reportes de administracin u otras presentaciones de negocios. . Los paquetes de software de grficas para presentaciones, como Microsoft PowerPoint, Corel Presentations, ofrecen muchas capacidades faciales de utilizar que fomentan el uso de presentaciones graficas. Por ejemplo, la mayora de los paquetes ayudan a disear y manejar exhibiciones de diapositivas generadas y coordinadas por computadora, que contiene muchos despliegues de graficas y multimedia integrados. O puede seleccionar de entre una variedad de
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plantillas prediseadas de presentaciones de negocios, preparar y editar el boceto y las notas para una presentacin y administrar el uso de archivos multimedia de graficas, fotografas, sonidos y segmentos de video. Y por supuesto, los mejores paquetes le ayudaran a preparar a ajustar sus presentaciones de graficas y multimedia para transferirlas en formato HTML a sitios Web en intranets corporativas o a Internet. Administradores de informacin personal El administrador de informacin personal (PIM) es un popular paquete de software para la productividad y colaboracin de los usuarios finales, y es una aplicacin popular para los dispositivos porttiles asistentes digitales personales (pda). Los PIM, ayudan a los usuarios finales a guardar, organizar y recuperar informacin acerca de clientes, planear y administrar citas, juntas y tareas. El paquete PIM organizara la informacin que introduzca y recuperara la informacin en una variedad de formas, segn el estilo de la estructura del PIM y de la informacin que desee. Por ejemplo, la informacin puede recuperarse como un calendario electrnico o como una lista de citas, juntas u otras cosas por hacer; el calendario de un proyecto, o como un despliegue de los hechos principales y de los datos financieros acerca de los clientes o prospectos de ventas. La mayora de los PIM incluyen ahora las capacidades de acceder a Internet y de proporcionar capacidad de correo electrnico. Tambin, algunos PIM utilizan opciones de internet y de correo electrnico para apoyar la colaboracin entre equipos, al compartir informacin como listas de contactos, de tareas y agendas, con otros usuarios de PIM en red.
Software para trabajo en grupo (groupware) El groupware es un software de colaboracin, es decir, un software que ayuda a los grupos de trabajo y a los equipos a trabajar de manera conjunta para lograr sus tareas de grupo. El groupware es una categora de software de aplicacin de propsito general que combina una variedad de caractersticas y funciones de software para facilitar la colaboracin. Por ejemplo, los productos groupware apoyan la colaboracin mediante correo electrnico, grupos de discusin y bases de datos, calendarizacin, administracin de tareas, datos, audio y videoconferencias, etc. Los productos de groupware dependen de Internet y de intranets y extranets corporativas para hacer posible la colaboracin en una escala global mediante equipos virtuales localizados en cualquier parte del mundo. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden utilizar Internet para correo electrnico global, fotos de discusin de proyectos y desarrollos conjuntos de pginas Web. O podran utilizar las intranets corporativas para publicar noticias del proyecto, reportes de progreso, y trabajar de manera conjunta en los documentos guardados es servidores Web. Las capacidades de colaboracin tambin se aaden a otro software para darle la caracterstica de groupware. Por ejemplo, en el paquete integrado de software de Microsoft Office, Microsoft Word mantiene un seguimiento de quienes hicieron revisiones a cada documento; con Excel mantienen un seguimiento de todos los cambios realizados a una hoja de clculo, y Outlook permite mantener un seguimiento de las tareas que se delegan a otros miembros del equipo.
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Dos adiciones recientes al mercado de software de colaboracin son Windows SharePoint Service, de Microsoft, y WebSphere, de IBM. Ambos productos permiten a los equipos crear con prontitud sitios Web sofisticados para compartir informacin y colaborar con los documentos. Adems, los negocios pueden utilizar estos productos como una plataforma para el desarrollo de aplicaciones que facilitan la creacin eficaz de portales de negocios basados en Web y de aplicaciones de procesamiento de transacciones. Los sitios Web construidos con herramientas de desarrollo de colaboracin pueden integrar una amplia variedad de aplicaciones individuales que permiten incrementar la productividad individual y de equipo. 2.3.5.1 Modelos de proceso de datos con software de aplicacin genrica Uso de la Hoja Electrnica de Clculo en la empresa Una hoja de clculo emplea filas y columnas de nmeros para crear un modelo o representar una situacin real. Por ejemplo, el registro de su chequera es un tipo de hoja de clculo, porque es una representacin numrica del flujo de efectivo que entra y sale de su cuenta de banco. Hoy en da, el software de hoja de clculo proporciona herramientas para crear hojas de clculo electrnicas. Es similar a una hoja de papel "inteligente" que suma automticamente las columnas de nmeros que usted anota. Tambin se usa para realizar clculos con base en ecuaciones simples que usted escribe, o en frmulas ms complejas integradas. Como opcin adicional, el software de hoja de clculo le ayuda a convertir sus datos en una variedad de grficos llenos de color. El software de hoja de clculo fue popular al principio entre contadores y administrativos financieros que trabajaban con hojas de clculo de papel, pero que encontraron que la versin electrnica era ms fcil de usar y menos propensa a errores que las calculadoras manuales. Otras personas descubrieron pronto los beneficios de las hojas de clculo para proyectos que requieren clculos repetitivos (presupuestos, mantenimiento de una boleta de calificaciones, balance de una chequera, seguimiento de inversiones, clculo de pagos de prstamos y estimacin del costo de un proyecto). Debido a que es fcil experimentar con diferentes nmeros, el software de hoja de clculo es til para anlisis del tipo qu pasara si?. Este anlisis le permite .responder preguntas como: Qu pasara si invierto 100 dlares al mes en mi plan de retiro? Y, qu pasara si invierto 200? Es mejor tomar una hipoteca a 30 aos con 6.75% de inters o una a 15 aos con 6.25 por ciento? Usted emplear el software de hoja de clculo para crear una hoja de clculo en su pantalla. Una hoja de clculo est basada en una cuadrcula de columnas y filas. Cada celda de la cuadrcula puede contener un valor, una etiqueta o una frmula. Un valor es un nmero que desea emplear en un clculo. Una etiqueta es cualquier texto que se emplea para describir datos. Por ejemplo, suponga que su hoja de clculo contiene el valor $486 000. Usara una etiqueta para identificar este nmero como ingreso.
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Las etiquetas y valores de esta hoja de clculo se forman de la misma manera en que se hace con el texto de un documento de procesamiento de palabras. Tambin puede cambiar fuentes y el tamao, el color y el estilo de stas (como negritas, cursivas y subrayado). Los valores contenidos en una celda pueden manipularse mediante frmulas colocadas en otras celdas. Una frmula funciona tras bambalinas para indicarle a la computadora cmo emplear el contenido de las celdas en los clculos. Puede ingresar una simple frmula en una celda para sumar, restar, multiplicar o dividir nmeros, y tambin designarse frmulas ms complejas para realizar casi cualquier clculo imaginable. Una frmula, como =D4-D5+D8/B2*110, puede contener referencias a celda (como D4 y D5), nmeros (como 110) y operadores matemticos, como los smbolos de multiplicacin (*), divisin (/), suma y resta. Las partes de la frmula pueden encerrarse entre parntesis para indicar el orden en que se ejecutarn las operaciones matemticas. La operacin en el conjunto de parntesis ms interno, en este caso (D8/B2), debe ser la primera en realizarse. Tiene la opcin de ingresar una frmula "desde cero", escribindola en una celda, o usar una funcin integrada proporcionada por el software. Para emplear una funcin, simplemente debe seleccionarla de una lista, y luego indicar las referencias a celda de los valores que desee incluir en el clculo. Cuando cambia el contenido de cualquier celda en una hoja de clculo, todas las frmulas se vuelven a calcular. Esta opcin de reclculo automtico asegura que los resultados de cada celda sean exactos en relacin con la informacin que se va ingresando en la hoja de clculo. Su hoja de clculo tambin se actualiza automticamente para reflejar las filas o columnas que agregue, elimine o copie dentro de la hoja de clculo. A menos que se especifique de otra manera, una referencia a celda ser una referencia relativa; es decir, una referencia que cambiar de B4 a B3, por ejemplo, si se elimina la fila 3 y todos los datos se mueven hacia arriba en la fila. Si no quiere que una referencia de celda cambie, debe emplear una referencia absoluta. Una referencia absoluta nunca cambia cuando inserta filas, o copia o mueve frmulas. Comprender cundo emplear referencias absolutas es uno de los aspectos clave para adquirir experiencia en diseo de hojas de clculo. Para crear una hoja de clculo efectiva y exacta, por lo general, debe comprender los clculos y frmulas que la integrarn. Por ejemplo, si quiere crear una hoja de clculo que le ayude a calcular su calificacin final de un curso, necesitar conocer la escala de las calificaciones y comprender la manera en que su instructor planea ponderar cada tarea y examen. Casi todo el software de hoja de clculo incluye unas cuantas plantillas o asistentes para hojas de clculo prediseadas, como facturas, informe de ingresos-egresos, hojas de saldo y calendarios de pagos de prstamos. Hay plantillas adicionales en la Web. Estas plantillas suelen estar diseadas por profesionales y contienes todas las etiquetas y frmulas necesarias. Para emplear una plantilla, simplemente debe ingresar los valores para su clculo.
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2.3.5.2 Modelo de proceso de datos con Hoja Electrnica de Clculo Planteamiento del problema Solucin (diagrama de flujo de datos) Uso de funciones, sintaxis y ejemplos de la Hoja Electrnica de Clculo =HOY() =AHORA() =COINCIDIR() =SUMA() =PROMEDIO() =CONTAR() =CONTARA() =ALEATORIO() =SI() =BUSCARV() =DESVEST() Introduccin a las macros
Uso de funciones, sintaxis y ejemplos de la Hoja Electrnica de Clculo FUNCIN HOY Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los clculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha. Sintaxis =HOY( ) Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los clculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el nmero de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el nmero de serie 39448 porque viene 39.448 das despus del 1 de enero de 1900. FUNCIN AHORA Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha. Sintaxis =AHORA( ) Microsoft Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que se puedan utilizar en clculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el nmero de serie 1
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y la fecha 1 de enero de 2008 es el nmero de serie 39448, porque es 39.448 das posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel. En los nmeros de serie, los dgitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los nmeros a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el nmero de serie 0,5 representa la hora 12:00 del medioda. La funcin AHORA slo cambia cuando se realiza un clculo en la hoja de clculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la funcin. No se actualiza constantemente. FUNCIN COINCIDIR Devuelve la posicin relativa de un elemento en una matriz que coincida con un valor especificado en un orden especificado. Utilice COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posicin de un elemento en un rango en lugar del elemento en s. Sintaxis =COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia) Valor_buscado es el valor que se utiliza para encontrar el valor deseado en una tabla. Valor_buscado es el valor que desea hacer coincidir en la matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busque algn nmero en la gua telefnica, estar usando el nombre de la persona como valor de bsqueda, pero el valor que realmente desea es el nmero de telfono. Valor_buscado puede ser un valor (nmero, texto o valor lgico) o una referencia de celda a un nmero, a un texto o a un valor lgico. Matriz_buscada es un rango de celdas contiguas que contienen posibles valores de bsqueda. Matriz_buscada debe ser una matriz o una referencia matricial. Tipo_de_coincidencia es el nmero -1, 0 1 y especifica cmo hace coincidir Microsoft Excel el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado. Los valores en el argumento matriz_buscada deben colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO; VERDADERO. Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden. Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los valores de matriz_buscada deben colocarse en orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A; ...2; 1; 0; -1; -2; ...y as sucesivamente. Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondr que es 1. Observaciones COINCIDIR devuelve la posicin del valor coincidente dentro de la matriz_buscada y no el valor en s. Por ejemplo: COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posicin relativa de "b" dentro de la matriz {"a";"b";"c"}. COINCIDIR no distingue entre maysculas y minsculas cuando hace coincidir valores de texto. Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A. Si tipo_de_coincidencia es 0 y valor_buscado es texto, valor_buscado puede contener los caracteres comodn asterisco (*) y signo de interrogacin (?). El asterisco equivale a una secuencia de caracteres y el signo de interrogacin a un nico carcter.
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FUNCIN SUMA Suma todos los nmeros de un rango. Sintaxis =SUMA(nmero1;nmero2; ...) Nmero1;nmero2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Observaciones Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros que escriba directamente en la lista de argumentos. Si un argumento es una matriz o referencia, slo se considerarn los nmeros en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores. FUNCIN PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Sintaxis =PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) Nmero1, nmero2,... son entre 1 y 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener. Observaciones Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el valor cero. FUNCIN CONTAR Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros, adems de los nmeros dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un rango o de una matriz de nmeros. Sintaxis =CONTAR(ref1;ref2;...) Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.
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Observaciones Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones textuales de nmeros se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a nmeros se pasan por alto. Si un argumento es una matriz o referencia, slo se considerarn los nmeros en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Utilice la funcin CONTARA si necesita contar valores lgicos, texto o valores de error. FUNCIN CONTARA Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un rango o matriz. Sintaxis =CONTARA(valor1;valor2;...) Valor1, valor2, ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin, incluyendo texto vaco ("") pero excluyendo celdas vacas. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacas que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lgicos, texto, o valores de error, use la funcin CONTAR. FUNCIN ALEATORIO Devuelve un nmero aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, distribuido uniformemente. Cada vez que se calcula la hoja de clculo, se devuelve un nmero aleatorio nuevo. Sintaxis =ALEATORIO( ) Observaciones Si desea usar ALEATORIO para generar un nmero aleatorio pero no desea que los nmeros cambien cada vez que se calcule la celda, puede escribir =ALEATORIO() en la barra de frmulas y despus presionar la tecla F9 para cambiar la frmula a un nmero aleatorio. FUNCIN SI Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
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Sintaxis =SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula. Observaciones Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Vea el ltimo de los ejemplos siguientes. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones. FUNCIN BUSCARV Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. La V de BUSCARV significa "Vertical". Sintaxis =BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en es la tabla de informacin donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
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Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podra devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del men Datos y seleccione la opcin Ascendente. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. El texto en maysculas y en minsculas es equivalente. Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #REF! Ordenado es un valor lgico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolver una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el valor de error # N/A. Observaciones Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor ms grande que sea menor o igual a valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A. FUNCIN DESVEST Calcula la desviacin estndar en funcin de un ejemplo. La desviacin estndar es la medida de la dispersin de los valores respecto a la media (valor promedio). Sintaxis =DESVEST(nmero1; nmero2; ...) Nmero1, nmero2, ... son de 1 a 30 argumentos numricos correspondientes a una muestra de una poblacin. Tambin puede utilizar una matriz nica o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma.
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Observaciones DESVEST parte de la hiptesis de que los argumentos representan la muestra de una poblacin. Si sus datos representan la poblacin total, utilice DESVESTP para calcular la desviacin estndar. Introduccin a las macros Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones (funcin: frmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar frmulas en una hoja de clculo, especialmente aquellas que llevan a cabo clculos prolongados o complejos.) que se almacenan en un mdulo (mdulo: coleccin de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos de mdulos: mdulos estndar y mdulos de clase.) de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Por ejemplo, si suele escribir cadenas largas de texto en las celdas, puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto. Grabar macros. Al grabar una macro, Excel almacena informacin sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuacin, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic (Visual Basic: versin visual del lenguaje de programacin Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.) almacena cada macro en un nuevo mdulo adjunto a un libro. Ejecutar fcilmente una macro. Se puede ejecutar una macro seleccionndola de una lista en el cuadro de dilogo Macro. Para que una macro se ejecute cada vez que haga clic en un botn determinado o presione una combinacin de teclas especfica, asigne la macro a un botn de la barra de herramientas, a un mtodo abreviado de teclado (mtodo abreviado: tecla o combinacin de teclas de funcin, como F5 o CTRL+A, que utiliza para ejecutar un comando. Una tecla de acceso, por lo contrario es un combinacin de teclas, como ALT+F, que mueve el foco a un men, comando o control.) o a un objeto grfico de una hoja de clculo. Administrar macros. Tras grabar una macro, se puede ver el cdigo de macro con el Editor de Visual Basic (Editor de Microsoft Visual Basic: entorno en que pueden modificarse las macros que se hayan grabado y escribirse nuevas macros y programas de Visual Basic para aplicaciones.) para corregir errores o modificar lo que hace la macro. Por ejemplo, si la macro de ajuste de texto tambin tiene que aplicar el formato de negrita al texto, se puede grabar otra macro para aplicar el formato de negrita a una celda y, a continuacin, copiar las instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de texto. El Editor de Visual Basic es un programa diseado para que los usuarios principiantes puedan escribir y editar fcilmente cdigo de macro, y proporciona mucha Ayuda en pantalla. No es preciso
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saber cmo se programa o se utiliza el lenguaje de Visual Basic para realizar cambios sencillos en las macros. El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiarlas de un mdulo a otro, copiarlas entre diferentes libros, cambiar el nombre de los mdulos que almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros. Seguridad de macros. Excel incluye protecciones para ayudar a proteger contra virus (virus: programa o macro que "infecta" archivos de un equipo mediante la insercin de copias de s mismo en ellos. Cuando el archivo infectado se carga en memoria, el virus puede infectar a otros archivos. Los virus suelen tener efectos secundarios muy dainos.) susceptibles de ser transmitidos por macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se puede certificar esas macros con una firma digital (firma digital: sello electrnico seguro con cifrado que certifica la autenticidad de una macro o documento. Esta firma confirma que la macro o documento emitido por el equipo o la persona que lo firma no ha sido alterado.) de modo que los dems usuarios pueden comprobar que proceden de una fuente fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar su origen antes de habilitarlas.
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2.4 Modelos de procesos de datos con programas para computadora.
2.4.1 Programa de cmputo
Un programa de cmputo es un conjunto de instrucciones o declaraciones (tambin conocidas como cdigo) que debe realizar el CPU de una computadora. Los programas, o software, tienen distintas formas. stas se pueden dividir en tres categoras principales: sistemas operativos, herramientas y aplicaciones.
Un programa normalmente est compuesto de un mdulo principal y submdulos. Estos mdulos estn almacenados como un conjunto de archivos; los programas grandes pueden contener miles de archivos individuales, cada uno para un propsito especfico. Algunos de los archivos contienen instrucciones para la computadora, mientras que otros archivos contienen datos. Para las PC basadas en Windows, algunas extensiones comunes para los archivos de programas son las siguientes:
Archivos ejecutables. Un archivo ejecutable (.exe, .com) es parte de un programa que en realidad enva comandos al procesador. De hecho, cuando usted ejecuta un programa, est ejecutando el archivo ejecutable. El procesador ejecuta dos comandos del archivo, de ah proviene el nombre archivo ejecutable. Los archivos ejecutables normalmente (pero no siempre) tienen la extensin de nombre de archivo .exe.
Archivos de biblioteca dinmica de vnculos. Un archivo de biblioteca dinmica de vnculos (.dll) es un archivo .exe parcial. Un archivo .dll no puede ejecutarse por s mismo; en lugar de esto, sus comandos son accedidos por otro programa que est ejecutndose. Debido a que los archivos .dl! pueden contener partes de un programa ejecutable, ofrecen a los programadores una manera efectiva de dividir programas grandes en componentes pequeos que son reemplazables. Esta caracterstica hace que el programa completo sea ms fcil de actualizar. Adems, los archivos .dll tambin pueden ser compartidos por distintos programas al mismo tiempo.
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Archivos de inicializacin. Un archivo de inicializacin (.ini) contiene informacin sobre configuraciones, por ejemplo, el tamao y punto de inicio de una ventana, el color del fondo, el nombre del usuario y otros aspectos. Los archivos de inicializacin ayudan a los programas a ejecutarse o contienen informacin que los programas pueden utilizar cuando se ejecutan. Aunque los archivos de inicializacin se siguen utilizando, muchos programas nuevos almacenan las preferencias del usuario y otras variables del programa en el Registro de Windows, una base de datos especial que contiene informacin sobre el usuario de la computadora, los programas instalados y ciertos dispositivos de hardware.
Archivos de ayuda. Un archivo de ayuda (.hlp, .chm) contiene informacin en un formato indexado y con vnculos cruzados. Al incluir un archivo de ayuda, los programadores pueden proporcionar al usuario informacin de ayuda en lnea.
2.4.2 Introduccin a lenguajes de programacin El software es la razn por la cual las personas compran computadoras. Las instrucciones de un programa se ejecutan en el nivel del hardware principalmente en el CPU. Por ejemplo, el programa puede decirle al CPU que recupere una parte especfica de informacin de la memoria. Si el programa le dice al CPU que reproduzca un archivo de sonido, entonces el programa genera una interrupcin. Una interrupcin es una seal hacia el CPU con el fin de que ejecute una serie de pasos previamente programados. En este caso el hardware enviara el archivo de sonido al dispositivo de salida de audio. Un individuo que tiene una capacitacin muy exhaustiva, conocido como programador de computadoras, crea esta lista de instrucciones. Esta lista con frecuencia se conoce como cdigo y el proceso de escritura de la lista normalmente se conoce como codificacin.
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Lenguajes de programacin Aunque el cdigo de una computadora puede consistir slo en unos y ceros, los programadores de computadoras no trabajan ni piensan de esa manera. Los programadores utilizan lenguajes de programacin en lugar de lenguajes binarios. Los lenguajes de programacin le permiten al programador describir un programa utilizando una variante del idioma ingls bsico. Los resultados se guardan en un archivo y entonces se llaman cdigo fuente. Cdigo El trmino cdigo se refiere a las declaraciones escritas en cualquier lenguaje de programacin, por ejemplo en el cdigo mquina o en el de alto nivel. Desde luego, el sistema binario es demasiado crptico para que los humanos se puedan relacionar con l durante mucho tiempo. sta es la razn por la cual se crearon los lenguajes de programacin de computadoras: para simplificar el proceso de escritura de instrucciones que las computadoras puedan utilizar. La programacin es tediosa pero tambin emocionante. Es tediosa debido a que todos los lenguajes de programacin, al igual que los idiomas hablados, tienen un conjunto de reglas obligatorias. Sin embargo, un fragmento de cdigo debe ser perfecto antes de que se pueda ejecutar. No se permiten errores gramaticales o de sintaxis en la programacin. El programador debe corregir estos errores antes de probar el programa. La escritura de cdigo le proporciona al programador la oportunidad de crear algo nuevo. El desarrollador logra ejercitar su creatividad. La emocin proviene del desafo de resolver un problema. El problema puede ser tan simple como calcular un valor o tan complejo como determinar la ruta de un satlite en rbita. La posibilidad de resolver problemas, aunque sean menores, mediante un fragmento de cdigo es un reto difcil de resistir para los programadores.
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Cdigo mquina La memoria e interruptores de procesamiento de una computadora utilizan el sistema binario de numeracin, el cual consiste en unos y ceros. Cualquier comando de software que afecte directamente al hardware debe estar escrito en el sistema binario de numeracin. Debido a que estos unos y ceros forman el lenguaje del hardware de computadoras, este cdigo se conoce normalmente como cdigo mquina o lenguaje mquina. El lenguaje mquina consiste slo en unos y ceros. Aunque este formato carezca de sentido para usted, lo tiene para la computadora y puede concebirse como el lenguaje de computadora de nivel ms bajo. 2.4.3 Planeacin de un programa de cmputo La escritura de programas puede ser extremadamente difcil. Sin un plan, el programador escribir un programa defectuoso o completamente intil para realizar una tarea. Cuando se planea, el programador tendr una idea de lo que debe hacer y sabr por dnde comenzar. Dos herramientas de planeacin que utilizan los programadores con frecuencia son los diagramas de entrada-procesosalida (IPO, por sus siglas en ingls) y pseudocdigo. El diagrama IPO ayuda al programador a determinar lo que es necesario para escribir el programa. Consiste en tres columnas. En la primera columna el programador lista qu datos son necesarios para resolver la tarea. En la ltima columna, el programador lista los resultados deseados. La columna de en medio es la parte difcil. Aqu el programador lista los pasos que son necesarios para obtener el resultado deseado. Normalmente los pasos se escriben en pseudocdigo. El pseudocdigo est formado por frases del lenguaje natural que tienen apariencia de cdigo de programacin. La idea es escribir en el idioma hablado lo que se necesita que ocurra en el cdigo. Muchas veces el programador no sabe perfectamente lo que debe escribir en cada paso del programa. Al describir el cdigo el programador al menos tiene un inicio y puede comenzar a pensar sobre cmo implementar el cdigo.
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2.4.4 Solucin de problemas con lenguaje de programacin (VBA) Ahora ya sabe que un programa es un conjunto de pasos que controlan una computadora, pero es probable que no sepa qu apariencia tienen estos pasos. Su apariencia o estructura depende un poco del lenguaje de programacin, pero el concepto general es el mismo sin importar qu lenguaje se utiliza. Cada paso del cdigo es una instruccin que realiza una sola tarea en una secuencia de pasos que llevan a cabo una tarea ms compleja. Control de flujo de un programa Cuando inicia un programa, la computadora comienza a leer y llevar a cabo declaraciones en el punto de entrada del principal archivo ejecutado. Normalmente, este punto de entrada es la primera lnea (o declaracin) del archivo, aunque puede estar ubicado en otro lugar. Despus de la ejecucin de la primera declaracin, el programa pasa el control (o flujo) a otra declaracin y as en adelante hasta que se ejecuta la ltima declaracin del programa; entonces el programa termina. El orden en el cual se ejecutan las declaraciones de un programa se conoce como control de flujo del programa. Algoritmos Los pasos que se representan en un diagrama IPO normalmente conducen hacia un resultado deseado. En conjunto, estos pasos se conocen como algoritmo. Un algoritmo es una serie de instrucciones paso a paso que, cuando se siguen, producen un resultado conocido o esperado. Los pasos para encontrar una solucin son los mismos sin importar que se encuentre la solucin con una computadora o a mano, por lo cual se puede tener un programa y un diagrama IPO hecho a mano para realizar la misma tarea.
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Los algoritmos pueden tener muchos otros usos. Un programa de hoja de clculo, por ejemplo, puede contener un algoritmo que despliegue la suma de las celdas que marque el usuario. Este tipo de algoritmo permitira que el usuario marcara celdas, leyera los nmeros de esas celdas, calculara el total de los nmeros y los desplegara en la pantalla. Otro algoritmo de una hoja de clculo podra buscar la palabra ms larga en una columna y entonces ajustar el ancho de la columna para que se ajuste al texto.
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UNIDAD II. TECNOLOGAS INFORMTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS

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2.4 Modelos de procesos de datos con programas para computadora.

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