Business Intelligence

El Conocimiento compartido
La Sociedad del Conocimiento se caracteriza por la utilizacin de la informacin para generar conocimiento, con el fin de mejorar los procesos de cualquier organizacin: la informacin es un bien cada vez menos restringido, ms compartido y la ventaja competitiva de las organizaciones radica en interpretarla y convertirla en un elemento diferencial, en un activo productivo y rentable. Los antiguos sistemas de informacin a la Direccin, que convertan datos operacionales en indicadores de gestin (la mayor parte de las veces de naturaleza econmico-financiera), se han visto absorbidos y superados por un nuevo concepto del tratamiento de la informacin para la toma decisiones que, bajo el nombre de Business Intelligence, evoluciona con fuerza en el mbito de las Tecnologas de la Informacin. Este cambio ha sido propiciado por la propia evolucin de las TIC, que permiten un tratamiento cada vez ms rpido, complejo e inmediato de los datos, la informacin y, en definitiva, el conocimiento.

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Qu es Business Intelligence?
Business Intelligence suele definirse como la transformacin de los datos de la compaa en conocimiento para obtener una ventaja competitiva (Gartner Group). Desde un punto de vista ms pragmtico, y asocindolo directamente a las tecnologas de la informacin, podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologas, aplicaciones y tecnologas que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e informacin desestructurada (interna y externa a la compaa) en informacin estructurada, para su explotacin directa (reporting, anlisis OLAP...) o para su anlisis y conversin en conocimiento soporte a la toma de decisiones sobre el negocio. Esta definicin pretende abarcar y describir el mbito integral del entorno BI, reflejado resumidamente en el grfico que aqu se muestra. Es importante considerar cualquier proyecto BI como un modelo objetivo integral. Algunas organizaciones han desarrollado proyectos parciales BI, sin tener en cuenta esta visin global, comprometiendo la calidad y efectividad de los resultados obtenidos.

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Componentes de una solucin BI

Una solucin integral BI se compone de los siguientes elementos: Diseo conceptual de los sistemas. Para resolver el diseo de un modelo BI, se deben contestar a tres preguntas bsicas: cul es la informacin requerida para gestionar y tomar decisiones; cul debe ser el formato y composicin de los datos a utilizar; y de dnde proceden esos datos y cul es la disponibilidad y periodicidad requerida. En otras palabras, el diseo conceptual tiene diferentes momentos en el desarrollo de una plataforma BI: En la fase de construccin del datawarehouse y datamarts, primarn los aspectos de estructuracin de la informacin segn potenciales criterios de explotacin. En la fase de implantacin de herramientas de soporte a la alta direccin, se desarrolla el anlisis de criterios directivos: misin, objetivos estratgicos, factores de seguimiento, indicadores clave de gestin o KPIs, modelos de gestin... en definitiva, informacin para el qu, cmo, cundo, dnde y para qu de sus necesidades de informacin. Estos momentos no son, necesariamente, correlativos, sino que cada una de las etapas del diseo condiciona y es condicionada por el resto. Construccin y alimentacin del datawarehouse y/o de los datamarts. Un datawarehouse es una base de datos corporativa que replica los datos transaccionales una vez seleccionados, depurados y especialmente estructurados para actividades de query y reporting. Un datamart (o mercado de datos) es una base de datos especializada, departamental, orientada a satisfacer las necesidades especficas de un grupo particular de usuarios (en otras palabras, un datawarehouse departamental, normalmente subconjunto del corporativo con transformaciones especficas para el rea a la que va dirigido). La vocacin del datawarehouse es aislar los sistemas operacionales de las necesidades de informacin para la gestin, de forma que cambios en aqullos no afecten a stas, y viceversa (nicamente cambiarn los mecanismos de alimentacin, no la estructura, contenidos, etc.). No disear y estructurar convenientemente y desde un punto de vista corporativo el datawarehouse y los datamarts generar problemas que pueden condenar al fracaso cualquier esfuerzo posterior: informacin para la gestin obtenida directamente a los sistemas operacionales, florecimiento de datamarts descoordinados en diferentes departamentos, etc. En definitiva, segn la estructuracin y organizacin de cada compaa, pueden originarse situaciones no deseadas y caracterizadas generalmente por la ineficiencia y la falta de calidad en la informacin resultante. Herramientas de explotacin de la informacin: es el rea donde ms avances se han producido en los ltimos aos. Sin embargo, la proliferacin de soluciones mgicas y su aplicacin coyuntural para solucionar aspectos puntuales ha llevado, en ocasiones, a una situacin de desnimo en la organizacin respecto a los beneficios de una solucin BI. Sin entrar a detallar las mltiples soluciones que ofrece el mercado, a continuacin se identifican los modelos de funcionalidad o herramientas bsicas (cada producto de mercado integra, combina, potencia, adapta y personaliza dichas funciones): - Query & reporting: herramientas para la elaboracin de informes y listados, tanto en detalle como sobre informacin agregada, a partir de la informacin de los datawarehouses y datamarts. Desarrollo a medida y/o herramientas para una explotacin libre. - Cuadro de mando analtico (EIS tradicionales): elaboracin, a partir de datamarts, de informes resumen e indicadores clave para la gestin (KPI), que permitan a los gestores de la empresa analizar los resultados de la misma de forma rpida y eficaz. En la prctica es una herramienta de query orientada a la obtencin y presentacin de indicadores para la direccin (frente a la obtencin de informes y listados). - Cuadro de mando integral o estratgico (Balanced Scorecard): este modelo parte de que la estrategia de la empresa es el punto de referencia para todo proceso de gestin interno. Con l los diferentes niveles de direccin y gestin de la organizacin disponen de una visin de la estrategia de la empresa traducida en un conjunto de objetivos, iniciativas de actuacin e indicadores de evolucin. Los objetivos estratgicos se asocian mediante relaciones causa-efecto y se organizan en cuatro reas o perspectivas: financiera, cliente, procesos y formacin o desarrollo. El cuadro de mando integral es una herramienta que permite alinear los objetivos de las diferentes reas o unidades con la estrategia de la empresa y seguir su evolucin.
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Seleccin de herramientas
- OLAP (on-line analytical processing): herramientas que manejan interrogaciones complejas de bases de datos relacionales, proporcionando un acceso multidimensional a los datos, capacidades intensivas de clculo y tcnicas de indexacin especializadas. Permiten a los usuarios trocear sus datos planteando queries sobre diferentes atributos o ejes. Utilizan un servidor intermedio para almacenar los datos multidimensionales precalculados de forma que la explotacin sea rpida. - Datamining (minera de datos): Son autnticas herramientas de extraccin de conocimiento til, a partir de la informacin contenida en las bases de datos de cualquier empresa. El objetivo que se persigue es descubrir patrones ocultos, tendencias y correlaciones, y presentar esta informacin de forma sencilla y accesible a los usuarios finales, para solucionar, prever y simular problemas del negocio. El datamining incorpora la utilizacin de tecnologas basadas en redes neuronales, rboles de decisin, reglas de induccin, anlisis de series temporales... y visualizacin de datos. La seleccin de una u otra herramienta estar en funcin de mltiples aspectos a considerar: - Qu informacin se necesita. Es importante no complicarse, sobre todo al principio, con indicadores y modelos complejos: indicadores selectivos, sencillos, admitidos por todos los usuarios, etc. son una buena frmula en las primeras etapas del BI. - Para qu se quiere la informacin. Bajo el concepto general soporte a la toma de decisiones se esconden mltiples necesidades particulares: contrastar que todo va bien, analizar diferentes aspectos de la evolucin de la empresa, presentar informacin de forma ms intuitiva, comparar informacin en diferentes periodos de tiempo, comparar resultados con previsiones, identificar comportamientos y evoluciones excepcionales, confirmar o descubrir tendencias e interrelaciones, necesidad de realizar anlisis predictivos... son todas ellas necesidades parciales dentro del concepto general. - A quin va dirigida (organizacin en general, gestin, direccin, direccin estratgica...). - Aspectos meramente tcnicos (tiempos de respuesta, integracin, seguridad...) y funcionales (navegacin, entorno grfico...).

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reas funcionales y beneficios BI

Originariamente, los sistemas de informacin a la direccin aportaban informacin bsicamente econmico-financiera. Con la extensin de las herramientas de Business Intelligence, este concepto abarca ahora todas las reas funcionales de la empresa: recursos humanos, logstica, calidad, comercial, marketing, etc. En la actualidad, estas visiones funcionales han sido superadas por el concepto de CPM (Corporate Performance Management), que aporta informacin integral de la empresa en todas sus reas y a travs de todos sus ciclos de gestin: planificacin, operacin y anlisis de resultados. Entre los obstculos tradicionales a la implantacin BI se encuentra la dificultad para calcular su ROI (Return On Investment). La mayor parte de los beneficios producidos son intangibles, derivados de la mejora de la gestin de la compaa. En trminos econmicos, se evidencia una reduccin de costes por incremento de la eficiencia de la infraestructura TIC y un incremento de la productividad de los empleados directamente derivado de la disponibilidad de informacin; estas magnitudes son difcilmente cuantificables, aunque diferentes fuentes las sitan en torno al 5% y 1015%, respectivamente. Cualitativamente, los beneficios se derivan, obviamente, del incremento de la eficiencia en el proceso de toma de decisiones: mayor informacin, de mejor calidad, ms fiable, compartida por toda la organizacin, menores tiempos de respuesta en su obtencin, mejora de la comunicacin en la empresa y creacin de un lenguaje homogneo. En el debe de las implantaciones BI, hay que destacar la dificultad de integracin con el resto de sistemas de la compaa y, sobre todo, la dificultad para conjugar las expectativas de los usuarios con las soluciones implementadas, por lo que los aspectos de definicin conceptual y seleccin de plataforma, junto a la gestin del cambio en la implantacin de los proyectos, adquieren un valor relevante. La experiencia dice que los factores puramente organizativos originan ms de la mitad de los fracasos de proyectos BI. Por todo ello, podemos identificar como factores crticos para el xito de una estrategia BI los siguientes: Importancia del diseo como factor clave para el xito. Importancia de seleccionar y disponer de una plataforma tecnolgica y de herramientas adecuadas. Alineacin de los objetivos del departamento de sistemas de informacin y los usuarios. Importancia de consensuar con los usuarios. Importancia de contar con apoyo e impulso desde la direccin general. Importancia de contar con personal cualificado, tanto en las fases de diseo como de implantacin.

Los protagonistas BI

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Algunas lneas propuestas para el desarrollo de proyectos BI

Definicin y desarrollo de sistemas de informacin para la gestin econmica de las administraciones pblicas por conceptos de negocio Los sistemas de informacin de gestin han encontrado tradicionalmente un elevado nivel de rechazo (no utilizacin) en las administraciones pblicas, debido a que la informacin aportada lo es nicamente en trminos presupuestarios o, en el mejor de los casos, por expedientes administrativos. Ibermtica propone su oferta BI para las AA.PP. para que los anlisis de gasto y su seguimiento puedan hacerse desde un punto de vista conceptualmente til para los altos gestores y polticos responsables del desarrollo de los programas. Desarrollo de soluciones para la aportacin de informacin, derivadas de normativas suprarregionales o supranacionales Un ejemplo aplicable es la Base de Datos de Subvenciones y Ayudas Pblicas (TeSeO), atendiendo al nuevo escenario recogido en la Ley 38/2003 de 17 de noviembre, General de Subvenciones, y que afecta a las diversas Comunidades Autnomas. Para dar cumplimiento a los requerimientos de aportacin de informacin derivados de dicha Ley, se desarrolla una solucin integrada de gestin de subvenciones, cuyo objetivo es gestionar de forma centralizada la informacin relativa a las subvenciones y ayudas pblicas, permitiendo el acceso a dicha informacin por parte de los gestores y de la intervencin competente, y facilitar el intercambio de informacin entre la Intervencin General de la Comunidad Autnoma y la Intervencin General de la Administracin del Estado, en ambos sentidos, relativa a las ayudas concedidas. Para conseguir los objetivos anteriores, el sistema integra, adems de la propia funcionalidad de gestin de las subvenciones, un Datawarehouse sobre el mdulo Business Warehouse de SAP, el cual permitir realizar el seguimiento de indicadores, explotar la informacin a distintos niveles de agregacin, proporcionar cuadros de mando y nutrir los futuros portales del Gestor y del Ciudadano. El proyecto se est desarrollando en la Junta de Castilla-La Mancha, Junta de Castilla y Len, y Principado de Asturias, y responde a las necesidades comunes de todas las administraciones autonmicas. Desarrollo de soluciones BI complementarias a la implantacin de sistemas BPM Si bien los sistemas transaccionales utilizan y producen informacin del negocio de las organizaciones (qu hacemos), la propia definicin de los sistemas de gestin de procesos (BPM) implica que su utilizacin aporte a las empresas informacin sobre el cmo lo hacemos (en una vertiente interna) y sobre el cmo va lo mo? (vertiente cliente, proveedor... agentes externos en general). La utilizacin de soluciones BI para gestionar y analizar dicho tipo de informacin aporta a los gestores una nueva dimensin para abordar decisiones relativas a la mejora de los procesos y al seguimiento de las polticas de calidad, entre otros mbitos. Preguntas como dnde est...?, cunto falta...?, cunto tiempo estamos tardando en...?,dnde estn los cuellos de botella?,dnde estamos siendo ms/menos productivos?,dnde faltan/sobran recursos?", encuentran en este tipo de soluciones una base slida para ser respondidas.

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Algunas de las experiencias abordadas por Ibermtica en el mbito del BI

El Servicio de Salud del Principado de Asturias (SESPA) ha contratado ha Ibermtica la realizacin de su cuadro de mando de Gestin Farmacutica. Mediante este cuadro de mando, que se est realizando con la plataforma SAP BW, se obtendr la informacin relevante, agrupada y homogeneizada, de manera que se puedan analizar evoluciones, realizar comparativas temporales y entre hospitales y, en suma, disponer de una herramienta de gestin que provea de informacin relevante a la direccin del SESPA y que permita obtener conocimiento de la informacin de las aplicaciones existentes. Cimubisa y el Ayuntamiento de Bilbao han realizado con Ibermtica un cuadro de mando de seguimiento de ejecucin presupuestaria, otro de elaboracin presupuestaria y un ltimo de control de la gestin de multas, todo ello en la plataforma SAP BW. El Gobierno de Cantabria ha realizado con Ibermtica la consultora de sus sistemas para la seleccin de la herramienta corporativa de BI y la definicin del alcance funcional del Data Warehouse Corporativo, decidindose por la herramienta COGNOS. Actualmente el proyecto se encuentra en fase de implantacin de la solucin. Daimler Chrysler, S.A. ha confiado en Ibermtica el desarrollo y ampliacin de funcionalidad de la planificacin y presupuestacin mediante el mdulo BPS de SEM (Strategic Enterprise Management) de SAP. Asimismo, se realiza asesoramiento y modificaciones en SAP BW. Ibermtica realiza en Naturgas Energa labores de mantenimiento evolutivo y correctivo del cuadro de mando comercial realizado con SAP BW. El mantenimiento incorpora nueva funcionalidad a dicho cuadro de mando. Por otro lado, se han realizado las labores de instalacin y administracin del sistema del BW en los entornos de desarrollo y produccin. Desarrollo e implantacin de los Sistemas de Informacin soporte al Modelo Estratgico en Eusko Trenbideak en SAP. La empresa pblica EuskoTren ha implantado la plataforma SAP BW como ncleo de los Sistemas de Informacin, con un doble objetivo, no slo como soporte a la toma de decisiones, sino adems como herramienta de explotacin de la informacin relativa al Mdulo de Intervencin. Ibermtica participa en el proyecto como colaborador de referencia de BearingPoint. La Consejera de Economa de La Comunidad de Castilla y Len realiza su seguimiento presupuestario mediante el cuadro de mando de Ejecucin Presupuestaria realizado en la plataforma SAP BW, usando la interfaz de salida web. Recientemente se ha contratado un proyecto piloto con la Consejera de Agricultura para la realizacin de un cuadro de mando que permita medir indicadores propios de su negocio, saneamiento ganadero, actuaciones veterinarias, produccin agrcola, solicitudes de ayuda por campaa, etc. El Principado de Asturias ha vuelto a confiar en Ibermtica para la implantacin del proceso de consolidacin de empresas pblicas, fundaciones, consorcios y OOAA realizado en SAP BW-BPS, facilitando as la rendicin de cuentas, la integracin de la informacin de las distintas entidades, la elaboracin de los estados contables, el anlisis de los distintos indicadores y el envo de la informacin a la IGAE, el Principado y el Tribunal de Cuentas. La Autoridad Portuaria de Santander contrat en 2005 a Ibermtica la implantacin de su entorno de Business Intelligence, basado en la suite de herramientas de Cognos. El proyecto incluy la adquisicin de licencias, desarrollo de cubos (modelizacin y cargas de datos) y mantenimiento de los mismos para la gestin de mercancas y buques. Ibermtica, dentro del marco de la alianza estratgica ESCAN, colabor con Unilog en la implantacin del proyecto Bonsi de Business Intelligence en Lafarge Asland. El proyecto Bonsi implica el desarrollo e implantacin de un sistema Data Warehouse o Business Intelligence en diversos pases europeos. El objetivo del proyecto es dotar a los responsables de negocio de la Divisin de Cementos de las herramientas business intelligence de anlisis y reporting ms adecuadas para optimizar la direccin y la toma de decisiones en su actividad empresarial. El proyecto ha sido realizado bajo la tecnologa Cognos y en un entorno JD Edwards. La Diputacin Foral de Guipzcoa, dentro de la evolucin de sus sistemas de Gestin Tributaria, implanta una solucin BI basada en Cognos. Mediante este proyecto, llevado a cabo por Ibermtica, se facilita la gestin de los responsables de la seccin de la Renta y Patrimonio con el aporte de informacin sobre las labores realizadas, posibilitando la mejora de los procesos del
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Departamento. El sistema implementado se basa en la solucin Cognos como herramienta de gestin de la informacin. El Grupo Logstico Santos implanta un sistema de informacin de gestin. El Grupo Logstico Santos, empresa lder del sector transportes y logstica, ha implantado, en colaboracin con Ibermtica, un modelo de informacin que agrupa los indicadores y las variables clave de su negocio. Tras la modelizacin del negocio en sus reas clave y factores crticos, a travs de la informacin, se procedi a su desarrollo e implantacin con la ayuda de herramientas de Business Intelligence (MIS Decision-Ware). Gamesa Elica ha confiado en Ibermtica para la realizacin de un cuadro de mando piloto realizado en la plataforma SAP BW, con salida de informacin integrada en PORTAL. El alcance del piloto contempla datos sobre produccin y ventas de aerogeneradores, entradas de mercancas, ordenes de fabricacin y expediciones realizadas por las plantas. Dentro del marco de las soluciones de planificacin y Presupuestacin de SAP, BW-BPS, clientes como el Grupo Aguas de Valencia o Bahas de Vizcaya han contratado a Ibermtica la implantacin de dicha solucin para la elaboracin de sus presupuestos.

Persona de contacto:
Estibaliz Rotaeche Corts Responsable Business Intelligence Tlf: 94 431 0200 / 659 576 668 e-mail: e.rotaeche@ibermatica.com

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