PDVSA

MANUAL DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

VOLUMEN 1

PDVSA N

TITULO

SIS16

GUA PARA LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIRPDVSA)

0
REV.

JUN.03
FECHA

BORRADOR
DESCRIPCIN FECHA JUN.03 APROB.

17

L.T.

L.V.
APROB. APROB. FECHA JUN.03

PAG. REV.

APROB.

E1994

ESPECIALISTAS

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Indice
1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 DOCUMENTOS DE REFERENCIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 DEFINICIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Especificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Instrucciones de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Manual del SIR PDVSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procedimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2 2 3
2 2 2 2 3 3 3 3

4 REQUISITOS GENERALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIRPDVSA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 Generalidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Poltica de Seguridad, Higiene y Ambiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Manual del SIRPDVSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procedimientos Documentados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Instrucciones de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Especificaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Documentos Externos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3 4
4 5 5 7 9 10 10 10 11

6 PROCESO DE ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIRPDVSA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.1 6.2 6.3 Responsabilidad para la Elaboracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mtodos de Elaboracin de la Documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilizacin de Referencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11
11 11 13

7 PROCESO DE APROBACIN, EMISIN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIRPDVSA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 Revisin y Aprobacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Distribucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Incorporacin de Cambios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Emisin y Control de los Cambios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Copias No Controladas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 13 13 13 14

8 BIBLIOGRAFA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

Establecer directrices para el desarrollo y mantenimiento de la documentacin necesaria para asegurar la implantacin eficaz del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA), adaptado a las necesidades especficas de la organizacin. El uso de estas directrices ayudar a establecer un sistema documentado como el requerido por la norma PDVSA SIS06 Lineamientos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA). No tiene la intencin de que sea utilizada como requisitos para propsitos contractuales, reglamentarios o de certificacin/registro.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PDVSA SIS06 Lineamientos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA). PDVSA SIS14 Gua para Determinar Brechas para la Implantacin del SIRPDVSA. PDVSA SIS15 Gua para la Implantacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA).

DEFINICIONES
3.1 Documento
Informacin y su medio de transporte. Por ejemplo: procedimiento, registro, instruccin de trabajo, especificacin, informe, norma. NOTA: El medio de transporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stas.

3.2

Especificacin
Documento que establece requisitos. Por ejemplo: especificacin de proceso, especificacin de ensayo/prueba, especificacin de equipos, especificacin de productos.

3.3

Formulario
Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA). NOTA: Un formulario se transforma en un registro cuando se le incorporan los datos.

3.4

Informacin
Datos que poseen significado.

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3.5

Instrucciones de Trabajo
Descripcin detallada de cmo realizar y registrar las tareas. Por ejemplo: descripciones escritas detalladas, diagramas de flujo, plantillas, modelos, especificaciones, normas tcnicas, manuales de instrucciones de equipos, fotos, videos, listas de verificacin, o una combinacin de las anteriores. NOTA 1: Las instrucciones de trabajo pueden estar o no documentadas. NOTA 2: Las instrucciones de trabajo deberan describir cualquier material, equipo y documentacin a utilizar.

3.6

Manual del SIR PDVSA

Documento que especifica el Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) de una organizacin.

3.7

Procedimiento
Forma especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso. NOTA 1: Los procedimientos pueden estar documentados o no. NOTA 2: Cuando un procedimiento est documentado, se utiliza con frecuencia el trmino procedimiento escrito o procedimiento documentado.

3.8

Registro
Documento que representa resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. NOTA: Los registros pueden utilizarse para documentar informacin y para proporcionar evidencia de la planificacin, implantacin, verificacin, auditora y revisin de las actividades.

REQUISITOS GENERALES
Una organizacin tiene flexibilidad en la manera en que selecciona la documentacin de su Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA). Cada organizacin individual debe desarrollar la cantidad de documentacin que necesite para demostrar la efectiva administracin integral de los riesgos a la salud y seguridad de los trabajadores, a la integridad de las instalaciones y al ambiente. La documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) puede relacionarse con las actividades totales de una organizacin o con una parte seleccionada de esas actividades. Es importante que los requisitos y el contenido de la documentacin se orienten de acuerdo a lo establecido en la norma PDVSA SIS06 Lineamientos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA).

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Las directrices que tiene esta gua tienen el propsito de asistir a la organizacin en el desarrollo de la documentacin de su Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA)

DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIRPDVSA)

5.1
5.1.1

Generalidades
La forma de organizar la documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) debe seguir los procesos o la estructura de los elementos del sistema, o a una combinacin de ambas. La estructura de la documentacin utilizada en el Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) puede describirse en forma jerrquica. Esta estructura facilita la distribucin, conservacin y entendimiento de la documentacin. El Anexo A ilustra un jerarqua tpica de la documentacin de un sistema de gestin. La extensin de la documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) puede diferir de una organizacin a otra debido a: a. b. c. el tamao de la organizacin y el tipo de actividades, la complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal.

5.1.2

5.1.3

5.1.4

La documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) puede incluir definiciones. El vocabulario utilizado debera estar de acuerdo con definiciones y trminos normalizados, establecidos en las normas PDVSA SIS06, PDVSA IRS00 en un diccionario de uso general. La documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) usualmente incluye lo siguiente: a. b. c. d. e. f. g. Poltica de Seguridad, Higiene y Ambiente. Manual del SIRPDVSA Procedimientos documentados Instrucciones de trabajo Formularios Especificaciones Documentos externos

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h. 5.1.5

Registros

La documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) puede estar en cualquier tipo de medio, tales como papel, medios electrnicos o una combinacin de estos

5.2

Poltica de Seguridad, Higiene y Ambiente

La poltica de seguridad, higiene y ambiente y sus objetivos y metas deben estar documentados y pueden estar en un documento independiente o estar incluidos en el Manual del SIRPDVSA.

5.3
5.3.1 a.

Manual del SIRPDVSA

Contenido El Manual del SIRPDVSA es nico para cada organizacin. Esta gua permite la flexibilidad en la definicin de la estructura, forma, contenido, o el mtodo de presentacin de la documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) para todos los tipos de organizaciones. Una organizacin pequea puede encontrar apropiado incluir la descripcin de su Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) completo dentro de un solo manual, incluyendo todos los procedimientos documentados requeridos por la norma PDVSA SIS06. Las organizaciones grandes pueden necesitar varios manuales a nivel global, nacional o regional, y una jerarqua ms compleja de documentacin. El Manual del SIRPDVSA debe incluir el alcance del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos, los detalles de cualquier exclusin y sus justificacin, los procedimientos documentados, o referencia a ellos, y una descripcin de los elementos del sistema. La informacin acerca de la organizacin, tal como el nombre, ubicacin y medios de comunicacin, deben estar incluidos en el Manual del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA). Tambin puede ser incluida informacin adicional tal como su lnea de negocio, una breve descripcin de sus antecedentes, historia y tamao. El Manual del SIRPDVSA debe contener los puntos descritos en los apartados 5.3.2 a 5.3.9. Ttulo y Alcance El ttulo y/o alcance del Manual del SIRPDVSA debe definir la organizacin a la cual el manual aplica. El manual debe hacer referencia a la norma del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) PDVSASIS06, sobre la cual est basado el sistema.

b.

c. d.

e.

f. 5.3.2

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5.3.3

Tabla de Contenido La tabla de contenido del manual del SIRPDVSA debe incluir el nmero y ttulo de cada seccin y su localizacin.

5.3.4

Revisin, Aprobacin y Modificacin La evidencia del estado de revisin, aprobacin y modificacin y la fecha del Manual del SIRPDVSA debe estar claramente indicado en el manual. Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debe estar identificada en el documento o en el anexo apropiado.

5.3.5 a.

Poltica, Objetivos y Metas de Seguridad, Higiene y Ambiente Cuando la organizacin elige incluir la poltica de seguridad, higiene y ambiente en la Manual del SIRPDVSA, el manual puede incluir una declaracin de la poltica, los objetivos y las metas. Las metas de seguridad, higiene y ambiente para alcanzar los objetivos pueden estar especificadas en otra parte de la documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) como lo determine la organizacin. La poltica de seguridad, higiene y ambiente debe incluir un compromiso para cumplir con los lineamientos del SIRPDVSA y mejorar continuamente la eficacia del sistema. Los objetivos se derivan de la poltica de seguridad, higiene y ambiente de la organizacin y han de ser alcanzados. Los objetivos deben ser cuantificables y medibles para que se conviertan en metas. Organizacin, Roles y Responsabilidades El Manual del SIRPDVSA debe proporcionar una descripcin de la estructura de la organizacin. Los roles y responsabilidades pueden indicarse por medio de organigramas y descripciones de puesto. stos pueden estar incluidos o hacerse una referencia a ellos en el Manual del SIRPDVSA.

b.

5.3.6

5.3.7

Documentos de Referencia El Manual del SIRPDVSA debe contener una lista de los documentos a los que se hace referencia, pero que no estn incluidos en el Manual.

5.3.8 a.

Descripcin de los Elementos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) El Manual del SIRPDVSA debe incluir una descripcin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) y su implementacin en la organizacin. Las descripciones de los elementos del sistema descritos en el punto 6 de la norma PDVSASIS06 deben incluirse en el Manual. Los procedimientos documentados o referencias a ellos deben estar incluidos en el Manual. La organizacin debe documentar su Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) especfico siguiendo la estructura de la norma PDVSASIS06.

b.

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c. 5.3.9

El Manual del SIRPDVSA debe reflejar los mtodos usados por la organizacin para satisfacer su poltica y objetivos. Anexos Pueden incluirse anexos que contengan informacin de apoyo al manual.

5.4
5.4.1 a.

Procedimientos Documentados
Estructura y Formato La informacin necesaria de los procedimientos documentados (en papel o medios electrnicos) debe ser definida por la organizacin en funcin de sus necesidades y puede contener lo siguiente: texto, diagramas de flujo, tablas, figuras o una combinacin de stas. Los procedimientos documentados deben tener la estructura indicada en el punto 5.4.2 y cada uno de ellos debe tener una identificacin o codificacin nica. Los procedimientos documentados pueden hacer referencia a instrucciones de trabajo que definan el cmo se desarrolla una actividad. Los procedimientos documentados generalmente describen actividades que competen a funciones diferentes, mientras que las instrucciones de trabajo generalmente se aplican a las tareas especficas dentro de una funcin. Aunque los lineamientos del SIRPDVSA no especifican el formato requerido para los procedimientos documentados, el formato indicado en el Anexo B debera ser utilizado, tanto para la portada como las dems pginas. Con el objeto de reducir la confusin e incertidumbre, es necesario mantener en el SIRPDVSA la estructura y formato seleccionado para los procedimientos documentados. Contenido Ttulo El ttulo debe identificar claramente el procedimiento documentado. b. Objetivo El objetivo de los procedimientos documentados debe estar definido. c. Alcance Se debe describir el alcance del procedimiento documentado, incluyendo las reas que cubre y las que no. d. Referencias Se deben listar los procedimientos documentados, instrucciones de trabajo o formularios a los que se hace referencia en el procedimiento documentado.

b.

c.

d.

5.4.2 a.

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e.

Definiciones Se deben describir las definiciones de los trminos utilizados en el procedimiento documentado, necesarios para la correcta interpretacin del mismo.

f.

Roles y Responsabilidades Se deben describir los roles de los responsables de la aplicacin del procedimiento documentado, as como las responsabilidades del personal responsable involucrado en el mismo.

g.

Descripcin de Actividades El nivel de detalle puede variar dependiendo de la complejidad de las actividades, los mtodos utilizados, y el nivel de habilidades y formacin necesario para que el personal logre llevar a cabo las actividades. Independientemente del nivel de detalle, los siguientes aspectos deberan considerarse cuando sea aplicable: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. descripcin de los procesos mediante texto y/o diagramas de flujo relacionados con las actividades requeridas; establecimiento de qu debe hacerse, por quin o por qu funcin de la organizacin; porqu, cundo, dnde y cmo; descripcin de los controles del proceso y de los controles de las actividades identificadas; definicin de los recursos necesarios para el logro de las actividades (en trminos de personal, formacin, equipos y materiales); definicin de la documentacin apropiada relacionada con las actividades requeridas; definicin de los elementos de entrada y resultados del proceso; definicin de las mediciones a tomar.

La organizacin puede decidir que algunos de los aspectos anteriores sea ms apropiado incluirlos en una instruccin de trabajo. h. Registros Los registros relacionados con las actividades descritas en el procedimiento documentado deben definirse en esta seccin del procedimiento documentado. Los formularios que se utilicen para estos registros deben estar identificados. Debe estar establecido el mtodo requerido para completar, archivar y conservar los registros. i. Anexos Pueden incluirse anexos que contengan informacin de apoyo al procedimiento documentado, tales como tablas, grficos, diagramas de flujo y formularios.

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5.4.3

Revisin, Aprobacin y Modificacin Debe indicarse la evidencia de la revisin y aprobacin, estado de revisin y fecha de modificacin del procedimiento documentado.

5.4.4

Identificacin de los Cambios Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debe indicarse en el procedimiento documentado.

5.5
5.5.1

Instrucciones de Trabajo
Las instrucciones de trabajo deben ser desarrolladas y mantenidas para describir el desempeo de todo trabajo que podra verse afectado adversamente por la falta de tales instrucciones. El nivel de detalle utilizado en las instrucciones de trabajo debe adaptarse a las necesidades del personal de la organizacin y dependen de la complejidad del trabajo, mtodos utilizados, formacin recibida, y las habilidades y calificaciones del personal. Las instrucciones de trabajo deben describir las actividades crticas. Deben evitarse detalles que no den mayor control de la actividad. La formacin o adiestramiento puede reducir la necesidad de tener instrucciones detalladas, siempre y cuando el personal involucrado tenga la informacin necesaria para hacer su trabajo correctamente. Estructura y Formato Todas las instrucciones de trabajo deben tener un ttulo y una identificacin o codificacin nica. As mismo, deben contener los objetivos, el alcance del trabajo y hacer referencia a otras instrucciones de trabajo o formularios pertinentes. En casos particulares, las instrucciones de trabajo pueden estar incluidas en los procedimientos documentados o hacerse referencia en ellos. Aunque los lineamientos del SIRPDVSA no especifican el formato requerido para las instrucciones de trabajo, el formato indicado en el Anexo B debera ser utilizado. En cualquier formato o combinacin que sea seleccionado, las instrucciones de trabajo deben estar en el orden o secuencia de las operaciones, que reflejen exactamente los requisitos y actividades pertinentes. Con el objeto de reducir la confusin e incertidumbre, es necesario mantener en el SIRPDVSA la estructura y formato seleccionado para las instrucciones de trabajo.

5.5.2

5.5.3

5.5.4 a.

b. c.

d.

e.

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5.5.5

Revisin, Aprobacin y Modificacin La organizacin debe proporcionar clara evidencia de la revisin y aprobacin de las instrucciones de trabajo y de su estado de revisin y fecha de modificacin.

5.5.6

Registros Cuando sea aplicable, los registros especificados en las instrucciones de trabajo deben definirse en esta seccin de la instruccin. Los registros mnimos requeridos estn identificados en la Norma PDVSASIS06. El mtodo requerido para completar, archivar y conservar los registros debe estar establecido. Los formularios usados para estos registros deben estar identificados como corresponda.

5.5.7

Identificacin de los Cambios Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debe indicarse adecuadamente en la instruccin de trabajo.

5.6

Formularios
Los formularios se desarrollan y mantienen para registrar los datos que demuestren el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA). Los formularios deben contener un ttulo, nmero de identificacin, estado de revisin y fecha de modificacin. En el manual del SIRPDVSA, procedimientos documentados y/o instrucciones de trabajo deben hacerse referencia a los formularios o bien incluirlos como anexos.

5.7

Especificaciones
Las especificaciones son documentos que establecen requisitos. Las especificaciones no se tratan en detalle en esta gua porque son nicas para la instalacin, equipo, producto o servicio.

5.8
5.8.1

Documentos Externos
La organizacin debe considerar los documentos externos y su control en su Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) documentado. Los documentos externos pueden incluir planos del cliente, especificaciones, requisitos legales o reglamentarios, normas, cdigos y manuales de mantenimiento. Se debe tener el control de las actualizaciones de los documentos externos, as como, de su distribucin. Una lista maestra de documentos externos con los estados de revisin puede utilizarse para asegurar que el usuario tenga la edicin actualizada de estos documentos.

5.8.2 5.8.3

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5.9
5.9.1

Registros
Los registros del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) muestran los resultados obtenidos o proporcionan evidencia que indica que se estn realizando las actividades establecidas en los procedimientos documentados e instrucciones de trabajo. Los registros deben indicar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA). Las responsabilidades para la preparacin de los registros deben ser consideradas en la documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA). NOTA: Generalmente los registros no estn bajo control de modificacin, puesto que los registros no estn sujetos a cambio.

5.9.2 5.9.3

PROCESO DE ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIRPDVSA)

6.1 Responsabilidad para la Elaboracin
La documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) debe ser desarrollada por aquellas personas involucradas en los procesos y actividades. Esto conducir a un mejor entendimiento de los requisitos necesarios y proporciona al personal un sentido de pertenencia y compromiso.

6.2
6.2.1

Mtodos de Elaboracin de la Documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA)

El anlisis de los procesos identificados en la gua PDVSA SIS15 y el anlisis de brechas identificadas en la gua PDVSA SIS14 deben ser las fuerzas conductoras que definen la cantidad de documentacin necesaria para el Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA). No debera ser la documentacin la que conduzca los procesos. La revisin y utilizacin de los documentos y referencias existentes pueden reducir significativamente el tiempo para desarrollar la documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA), sirviendo adems de ayuda para identificar aquellas reas donde las insuficiencias del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) necesitan ser consideradas y corregidas. La secuencia de preparacin de la documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) no necesariamente sigue la jerarqua ilustrada

6.2.2

6.2.3

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en el Anexo A, ya que los procedimientos documentados e instrucciones de trabajo son frecuentemente elaborados antes de finalizar el manual del SIRPDVSA. 6.2.4 a. Los siguientes representan ejemplos de acciones que pueden iniciarse, cuando corresponda: Decidir cules requisitos de documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) son aplicables al proceso de acuerdo a la norma PDVSASIS06. Obtener datos acerca del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) y procesos existentes a travs de varios medios, tales como la gua PDVSA SIS14, otros cuestionarios y entrevistas. Establecer y listar los documentos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) aplicables existentes y analizarlos para determinar su utilidad. Formar al personal involucrado respecto a la elaboracin de la documentacin y los requisitos de la norma del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA). Solicitar y obtener fuentes adicionales de documentacin o referencias de las unidades operativas. Determinar la estructura y formato para los documentos propuestos. Preparar diagramas de flujo que cubran los procesos dentro del alcance del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA). Analizar los diagramas de flujo para posibles mejoras e implementar esas mejoras. Validar la documentacin a travs de pruebas de mplementacin. Utilizar cualquier otro mtodo adecuado dentro de la organizacin para completar la documentacin del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA). Revisar y aprobar la documentacin antes de su liberacin.

b.

c. d.

e. f. g. h. i. j. k.

6.3
6.3.1

Utilizacin de Referencias
Siempre que sea apropiado, y para limitar el tamao de la documentacin del SIRPDVSA, deben incluirse referencias a normas PDVSA existentes, a otros documentos existentes utilizados en el Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIRPDVSA) o a otros documentos disponibles para los usuarios. Cuando se utilizan referencias, debe evitarse en lo posible especificar su estado de revisin y fecha a fin de evitar cambiar el documento del SIRPDVSA donde

6.3.2

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se hace la referencia cuando se cambia el estado de revisin del documento al que se hace referencia.

PROCESO DE APROBACIN, EMISIN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIRPDVSA)
7.1
7.1.1

Revisin y Aprobacin
Antes de la emisin, los documentos deben ser revisados por el personal autorizado para asegurar la claridad, exactitud, adecuacin y estructura apropiada. Los usuarios de los documentos tambin deben tener la oportunidad de evaluar y comentar sobre la facilidad de uso de los documentos y sobre si los mismos reflejan las prcticas reales. La liberacin de los documentos debe ser aprobada por la direccin responsable de su implementacin. Cada copia debe tener evidencia de esta autorizacin de su liberacin y debe conservarse evidencia de la aprobacin de los documentos.

7.1.2

7.1.3

7.2
7.2.1

Distribucin
El mtodo de distribucin de los documentos por el personal autorizado debe asegurar que las ediciones pertinentes de los documentos apropiados estn disponibles para todo el personal que necesite la informacin incluida en los documentos. Para facilitar la distribucin y control adecuado de los documentos del SIRPDVSA, se puede, por ejemplo, enumerar las copias de los documentos de cada destinatario. La distribucin de los documentos, tales como el manual del SIRPDVSA, puede incluir partes externas (por ejemplo, clientes, organismos de certificacin, aseguradoras y autoridades reglamentarias).

7.2.2

7.2.3

7.3

Incorporacin de Cambios
Se debe proporcionar un proceso para el inicio, desarrollo, revisin, control e incorporacin de los cambios a los documentos. El mismo proceso de revisin y aprobacin utilizado en el desarrollo de documentos originales debera aplicarse al procesar los cambios.

7.4
7.4.1

Emisin y Control de los Cambios

La emisin y control de los cambios en los documentos son esenciales para asegurar que el contenido de los documentos es aprobado apropiadamente por el personal autorizado y que la aprobacin es fcilmente identificable.

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7.4.2 7.4.3

Pueden considerarse varios mtodos para facilitar el proceso fsico de hacer los cambios. Debe establecerse un proceso para asegurarse de que slo los documentos aprobados estn en uso. Los documentos modificados deben ser remplazados por la ltima versin. Una lista maestra de documentos con los estados de revisin puede utilizarse para asegurar que el usuario tenga la edicin correcta de los documentos autorizados. La organizacin debe considerar el registro del historial de los cambios a los documentos, para propsitos legales y/o de preservacin de los conocimientos.

7.4.4

7.5

Copias No Controladas
Para el propsito de ofertas, uso del cliente fuera de la organizacin y otra distribucin especial de los documentos en los que no se pretende el control de los cambios, tales documentos distribuidos deben estar claramente identificados como copias no controladas. NOTA: Si este proceso fallara, podra causar el uso no intencionado de documentos obsoletos.

BIBLIOGRAFA
COVENINISO 9000:2000 Fundamentos y Vocabulario. COVENINISO/TR 1013:2002 Directrices para la Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

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ANEXO A JERARQUA TPICA DE LA DOCUMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN

Contenido del documento Manual del Sistema de Gestin (Nivel A) Procedimientos del Sistema de Gestin (Nivel B) Procedimientos operacionales, instrucciones de trabajo, formularios y otros documentos del Sistema de Gestin (Nivel C) Registros (Nivel D) A. Describe el sistema de gestin de acuerdo a la poltica y los objetivos establecidos. B. Describe los procesos y actividades interrelacionados requeridos para implementar el sistema de gestin. C. Consta de documentos de trabajo detallados.

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TITULO

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TITULO DEL DOCUMENTO

X X X
REV.

X X X
FECHA

X X X
DESCRIPCIN FECHA

X X X

X X X

X X X
REV. FECHA

X X X
APROB.

PAG. ELAB. APROB. XX

APROB. XXX

XX

XX

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MANUAL DE SEGURIDAD INDUSTRIAL NOMBRE DEL ELEMENTO DEL SIR PDVSA TITULO LA DOCUMENTACION GUIA PARA DEL DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIRPDVSA)
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1 2 3 4 5 6 7

OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS DEFINICIONES ROLES Y RESPONSABILIDADES DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ANEXOS