INTRODUCCIN En la actualidad los cambios sociales, tecnolgicos, polticos han propiciado modificaciones en las necesidades y exigencias de los consumidores,

propiciando as el inters por parte de las empresas en desarrollar nuevos productos que satisfagan estas necesidades pero a su vez basndose en cualidades tales como: fcil utilizacin, accesibilidad y precio acorde a las caractersticas del producto ofertado. Esto conlleva a que las organizaciones modernas planifiquen y organicen actividades para el lanzamiento de sus nuevos productos al mercado comercial, a fin de dar a conocer las cualidades y beneficios de los mismos a los clientes potenciales. Una de estas actividades se basa en el desarrollo de eventos sociales para la introduccin y presentacin de productos y servicios. Es a partir de esta necesidad sentida por la marca KoolColor, que se produce el inters en realizar un evento de lanzamiento que permita la divulgacin de las caractersticas y cualidades de las pinturas para vehculos registradas bajo esta marca, con el objeto de iniciar un proceso de comercializacin y posicionamiento que le permita a la empresa en un mediano plazo expandirse en el resto del territorio nacional. Por lo tanto, el lanzamiento oficial de este producto implica la organizacin y planificacin de un evento social que permita la convergencia de los diversos actores del sector comercial, especficamente del sector automovilstico. Por lo que se hace necesario considerar etapas para la planificacin y organizacin del evento el lanzamiento de las pinturas KoolColor en el Estado Nueva Esparta. En consecuencia la investigacin

estar estructurada en cuatro continuacin:

(4) captulos, los cuales, se describen a

El Captulo I El Problema: se referir al planteamiento del problema, de los objetivos de la investigacin, tanto el objetivo general como los objetivos especficos, justificacin, alcances y limitaciones. El Captulo II Marco Terico: se reflejar el basamento terico y referencial de esta investigacin referido a las distintas teoras de ceremonial y protocolo El Captulo III Marco Metodolgico: abordar los mtodos, tcnicas e instrumentos aplicados a la investigacin, destacndose el nivel de la investigacin, el diseo de la investigacin, la poblacin y la muestra objeto de estudio, la descripcin de las tcnicas de recoleccin de datos y las herramientas a emplear para el anlisis de los resultados. El Captulo IV contempla la presentacin y anlisis de los resultados de la investigacin. Y por ltimo se presentaran las conclusiones y recomendaciones del estudio.

CAPTULO I EL PROBLEMA 1.1. Proceso Objeto de Estudio El proceso objeto de estudio est relacionado con la describir las fases de la planificacin y organizacin del lanzamiento de las pinturas KoolColor al mercado comercial del Estado Nueva Esparta. 1.2. Situacin a Evaluar La comercializacin de productos y/o servicios por parte de las

empresas que se encuentran en el mercado cada da enfrenta nuevos retos, debido a los cambios que se suscitan en los entornos empresariales y que generan una mayor competencia, lo que implica que cada organizacin debe ajustar sus procedimientos hasta lograr que cada da sean ms efectivos y les permitan cumplir las metas propuestas. Sin embargo, debido a la gran variedad de productos, as como de operaciones administrativas que estas deben ejecutar para poder cumplir con las expectativas de sus clientes. Al respecto Kothler y Armstrong (2006), definen al producto como: cualquier cosa que se puede ofrecer en un mercado para su atencin, adquisicin, uso o consumo y que podra satisfacer un deseo o una necesidad (p.7). Esto implica, que el concepto de producto no est limitado a objetos fsicos; cualquier cosa que pueda satisfacer una necesidad se puede llamar producto (objetos fsicos, servicios, personas, lugares, organizaciones e ideas). Adems de los bienes tangibles, los productos incluyen servicios, que son actividades o beneficios que se ofrecen a la venta

y que son bsicamente intangibles y no tienen como resultado la propiedad de algo. En tal sentido, un producto es el resultado de un esfuerzo creador que tiene un conjunto de atributos tangibles e intangibles (empaque, color, precio, calidad, marca, servicios y la reputacin del vendedor) los cuales son percibidos por sus compradores (reales y potenciales) como capaces de satisfacer sus necesidades o deseos. Por tanto, un producto puede ser un bien (una guitarra), un servicio (un examen mdico), una idea (los pasos para dejar de fumar), una persona (un poltico) o un lugar (playas paradisacas para vacacionar), y existe para 1) propsitos de intercambio, 2) la satisfaccin de necesidades o deseos y 3) para coadyuvar al logro de objetivos de una organizacin (lucrativa o no lucrativa).Sin embargo, las tendencias en reas como el mercadeo en las cuales se apoyan las organizaciones para la comercializacin de sus productos considera una segunda dimensin a esa tradicional definicin fundada en la existencia de una funcin genrica de la satisfaccin que proporciona. Es por ello que, Bonta y Farber (2005), afirman que la segunda dimensin se basa en criterios subjetivos, tales como imgenes, ideas, hbitos y juicios de valor que el consumidor emite sobre los productos. El consumidor identifica los productos por su marca (p.24). Es decir, que en este proceso de diferenciacin, el consumidor reconoce las marcas, a las que le asigna una imagen determinada. Por lo tanto, para lograr la aceptacin de los productos por parte de los consumidores es necesaria la introduccin del mismo en el mercado meta. Es all, donde los empresarios lanzan en el mercado sus productos con una produccin a gran escala y un programa exhaustivo de mercadotecnia; es cuando el producto es distribuido por primera vez y puesto a disposicin de

los compradores. Es por esto, que una de las principales acciones a ejecutarse est asociada con eventos para el lanzamiento de un determinado producto. Esto implica que el lanzamiento de nuevos productos o servicios es uno de los pilares clave de las empresas, razn por las cual las actividades de introduccin de los mismos son concebidas como eventos. Los eventos siempre han sido contemplados como acontecimientos programados Segn Gmez (1995) seala que un evento es un acontecimiento, una eventualidad, un hecho in previsto. Es decir, es algo que ocurre al azar, lejos de una planificacin estratgica; y eso, desde luego, no se adapta al complejo esfuerzo que realiza el que gerencia un evento especial. (p. 11). Esto implica que un evento se caracteriza por ser un proceso en el cual se evidencia un principio, un medio y un final, se hace con un propsito, su realizacin tiene un costo y alguien debe planificarlo, organizarlo y llevarlo a cabo. Sin embargo, la planificacin y organizacin de un evento depende de su naturaleza, esto implica que eexisten muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamao (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su rea de competencia o temtica. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, educativos, polticos, entre otros y a nivel de instituciones privadas: empresariales o corporativas, entre otros. Dentro de la clasificacin de las tipologas de eventos, SENA CEV, se encuentran la presentacin de productos, las cuales se definen como una exposicin con objetivo de formular un proyecto, cuya metodologa es el anlisis, estudio de factibilidades, objetivos, metas, estrategias y recursos necesarios para el desarrollo del mismo. (p.15). Este tipo de eventos son

conocidos tambin como lanzamiento de productos , los cuales representan uno de los acontecimientos ms destacados de la vida empresarial por la trascendencia institucional que puede alcanzar, cuyo xito depende en gran parte de una correcta organizacin, lo que conlleva a que sea categorizado como un evento empresarial, el cual representa un gran reto para el hombre de negocios, donde las organizaciones pretenden dar un paso adelante con respecto a la competencia, poniendo en el mercado un producto de calidad, capaz de satisfacer las necesidades de un mercado determinado y as obtener un margen de rentabilidad razonable. En el caso especfico de las pinturas koolColor las cuales tuvieron sus inicios en el ao 2007 como una iniciativa de su propietario ante la necesidad existente en el mercado de una pintura reparadora para vehculos que fuese de fcil aplicacin y de secado inmediato. Desde hasta la fecha se inicio un arduo y complejo proyecto de investigacin para desarrollar el concepto que ahora se presenta. Dos aos de estudios: Qu materia prima utilizar?, cmo modificar esa materia prima?, qu propiedades en particular se poda darle al producto?, cmo y en qu envasarlo?, cmo aplicarlo?, cmo transmitir la informacin relacionada con su uso?, cmo lograr que el color aplicar sea igual al del vehculo? Estas interrogantes, y muchas otras, fueron encontrando repuesta a travs de la asistencia tcnica de especialistas, la experimentacin, una serie interminable de ensayos y errores..y decenas de miles de bolvares. Finalmente, naci KoolColor. Para finales del ao 2008 se realiz la primera venta del producto en la Isla de Margarita, en un auto lavado de la ciudad de Porlamar. Pero esto tan slo era una fase ms en el proceso evolutivo de KoolColor, modificaciones en su imagen, aplicacin, sistema referencial de color, seis meses despus, KoolColor se empez a expandir

por el territorio Nacional: Puerto La Cruz, Cuman, Barcelona, Maracaibo y ahora Caracas. En la actualidad existen ciudades que estn solicitando el producto tales como: Barquisimeto, Valencia, Maracay y Puerto Ordaz. Sin embargo, hasta la fecha la comercializacin ha sido un proceso de prueba sin que se haya efectuado un lanzamiento formal del producto que implique su introduccin al mercado. Por tal motivo, dada la importancia del lanzamiento de un producto novedoso en el pas surge de parte de los investigadores la siguiente interrogante: Cules son las caractersticas del proceso de planificacin y organizacin del lanzamiento de la marca KoolColor al mercado comercial del Estado Nueva Esparta? Por lo tanto, a partir de esta pregunta inicial se derivan nuevas interrogantes dentro de las cuales se encuentran: Cules son las fases de la planificacin y organizacin del lanzamiento de la marca KoolColor al mercado comercial del Estado Nueva Esparta? Qu elementos de la planificacin y organizacin requiere el lanzamiento de la marca KoolColor al mercado comercial del Estado Nueva Esparta? Qu recursos son necesarios para la planificacin y organizacin del lanzamiento de la marca KoolColor al mercado comercial del Estado Nueva Esparta?

1.3. Objetivos de la Investigacin 1.3.1. Objetivo General Describir las fases de la planificacin y organizacin del lanzamiento de la marca KoolColor al mercado comercial del Estado Nueva Esparta. 1.3.2. Objetivos especficos Caracterizar la Fase de Pre Evento en el proceso de planificacin y organizacin del lanzamiento de la marca KoolColor al mercado comercial del Estado Nueva Esparta. Determinar los elementos de la fase de Evento del lanzamiento de la marca KoolColor al mercado comercial del Estado Nueva Esparta. Definir la etapa de post Evento del lanzamiento de la marca KoolColor al mercado comercial del Estado Nueva Esparta. 1.4. Justificacin, Importancia y Finalidad En la actualidad, la dinmica empresarial y los constantes cambios del mercado requieren que las organizaciones se encuentren en una incesante bsqueda de estrategias para mantenerse en l, bien con la comercializacin de sus productos o el lanzamiento de nuevos productos y servicios que los hagan distinguirse de sus competidores.

Es all donde la realizacin de eventos espaciales para dar a conocer al mercado los servicios o productos ofertados por las represar, se han convertido es una estrategia de promocin. Si embargo como todo evento debe estar planificado y organizado de acuerdo a una variedad de criterios que conlleven al xito del mismo. En tal sentido, para la planificacin y organizacin de un evento de esta naturaleza es necesario considerar los elemento del proceso de planificacin y organizacin (pre evento, evento y post eventos) necesarios que garanticen el contar con los recursos necesarios, la organizacin de la actividad y lograr el objetivo fundamental que el lanzamiento de nuevo producto. Es por ello, que la relevancia del presente trabajo de investigacin desde una perspectiva prctica, implica el diseo de una seleccin de actividades inherentes a la planificacin y organizacin de un evento especial dirigido al lanzamiento comercial de un nuevo producto al mercado neoespartano. Por otra parte, desde una perspectiva terica implica la recoleccin y anlisis de una diversidad de teoras y criterios relacionados con la organizacin y planificacin de eventos. Y desde un punto de vista metodolgico implica el desarrollo de un conjunto de procedimientos sistemticamente organizados y basados en el mtodo cientfico que permitan el logro de los objetivos planteados por los autores. .

CAPTULO II FUNDAMENTOS TERICOS

Los fundamentos tericos de una investigacin, son un conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el fenmeno o problema planteado. De acuerdo a lo antes planteado, en el siguiente captulo se describen los aspectos tericos relacionados con el tema en estudio, dentro de los cuales se destacan: 2.1. Antecedentes de la Investigacin Los antecedentes contempla la sntesis y anlisis de investigaciones realizadas por otros autores y presentadas ante diversos organismos e instituciones, pero que estudio. Da Silva, Torres, Valerio y Bello, (2011). En su trabajo de grado titulado Lanzamiento de la revista cientfica del Centro de Investigaciones Tursticas (CITUR) de la Escuela de Hotelera y Turismo de la Universidad de Oriente Ncleo Nueva Esparta, presentado ante la Universidad de Oriente Ncleo Nueva Esparta, bajo la modalidad de cursos especiales de grado, para optar al ttulo de Licenciados en Hotelera y Turismo. Los autores plantean que la creacin de una revista cientfica, es un esfuerzo que resume en diversas a su vez guardan una relacin con el tema de

10

actividades la trayectoria cientfica del Centro de Investigaciones Tursticas de la Escuela de Hotelera y Turismo de la Universidad de Oriente, Ncleo Nueva Esparta, como unidad institucional orientada a la proyeccin y fomento de la actividad turstica en la regin insular y su correspondiente proyeccin al resto del pas. Es por ello, que dada la importancia de est revista como medio de divulgacin, se plantea el objetivo del presente estudio, el cual se basa en Caracterizar el proceso de planificacin y organizacin de un evento corporativo para el lanzamiento de la revista cientfica del Centro de Investigaciones Tursticas (CITUR) de la Escuela de Hotelera y Turismo de la Universidad de Oriente Ncleo Nueva Esparta. Para ello, emplearon una metodologa en un nivel descriptivo bajo una modalidad documental de campo, en la que se utiliz como tcnicas de recoleccin de datos la entrevista semi estructurada y la revisin documental, a travs de las cuales se obtuvo como resultado que el lanzamiento de la revista cientfica como evento cumple con las tres (03) fases de la planificacin, como lo son: el pre evento, evento y post evento con sus correspondientes actividades, as mismo se evidenci que CITUR, cuanta con los recursos necesarios para la realizacin del evento. En tal sentido, la relevancia de la presente investigacin radica en que servir de base para la determinacin de los elementos necesarios a incorporara en cada una de las etapas que conforman la planificacin y organizacin del lanzamiento de un producto, as como de base terica de la investigacin. Vsquez, Villarroel y Rajab (2011), En su trabajo de investigacin titulado Lanzamiento de un Producto, presentado ante la Universidad de Oriente Ncleo Nueva Esparta, bajo la modalidad de cursos especiales de grado, para optar al ttulo de Licenciados en Hotelera, plantean a travs del

11

presente estudio se formulan lineamientos que orientan al diseo de un manual de ceremonial y protocolo empresarial aplicable al lanzamiento de un producto, basndose en caracterizacin de los criterios y elementos del ceremonial y protocolo universal; sin descartar la importancia del ceremonial y protocolo para establecer relaciones pblicas exitosas y la comprensin de los principios del protocolo fundados en la Ordenacin, Jerarquizacin y Armonizacin. Entre las tcnicas de recoleccin de datos, se emple: revisin bibliogrfica y documentos en Internet, con el fin de obtener informacin que permitiera identificar los criterios y elementos presentes en el lanzamiento de un producto. En tal sentido, el presente trabajo de investigacin servir de base para comprender las diferentes actividades relacionadas con el lanzamiento de un producto, lo que le permitir a los autores establecer las tareas inherentes al pre evento, evento y post evento. Rivas (1996), Programacin y Organizacin de Eventos, Ceremonial y Protocolo. Trabajo para Optar a la Categora de Profesor Asistente. Universidad de Oriente, Guatamare. Esta investigacin se realiz para proporcionar herramientas terico-prcticas, en las reas de planificacin, organizacin, programacin y ejecucin de eventos de cualquier ndole y la adecuada aplicacin de las normas protocolares existentes en Venezuela y el ceremonial de estilo que debe ponerse en prctica dependiendo de la naturaleza del acto. 2.2. Bases Tericas Las bases tericas pueden concebirse como toda la informacin obtenida producto de la revisin bibliogrfica y que tiene como finalidad sustentar y

12

argumentar los resultados obtenidos del proceso de investigacin. Dentro de los aspectos tericos considerados para este captulo se mencionan los siguientes: 2.2.1. Eventos Un evento es un suceso importante y programado, de ndole social, acadmica, artstica o deportiva; est motivado por la celebracin de algn acontecimiento o por la divulgacin de algn hecho trascendente. Es una reunin planificada, de carcter pblico o privado, que suele realizarse en el contexto de una organizacin o en el entorno de una persona o de un grupo para compartir alguna circunstancia especial. La palabra evento se ha incorporado al lenguaje cotidiano. Durante algn tiempo se consideraba una incongruencia planificar un evento, ya que el diccionario explicaba evento como un suceso inesperado. Pero, la Real Academia Espaola finalmente ha agregado otra acepcin que est impuesta por el uso popular y considera como evento lo que en la prctica se refiere a distintos tipos de reuniones empresariales y sociales. Las entidades dedicadas a esta actividad se presentan como organizadores de eventos y ofrecen un servicio que cubre distintos aspectos de la presentacin y el desarrollo de estos encuentros destinados a las celebraciones sociales o empresariales; son acontecimientos que requieren una correcta produccin, una planificacin de las acciones y la aplicacin del protocolo necesario en cada caso. Tanto en el mbito de la empresa como en el crculo social, los eventos se llevan a cabo con un objetivo y respetan una serie de ritos transmitidos por tradicin o por convenciones acordadas para el mejor intercambio en las

13

relaciones; de modo que es necesario un proceso previo para planificar cada una de las acciones. Los eventos son acontecimientos que se realizan con el objeto de celebrar algn hecho de inters. Segn Gmez (1995), un evento es un acontecimiento, una eventualidad, un hecho imprevisto (p.11). Es decir, es algo que ocurre al azar, lejos de una planificacin estratgica; y eso, desde luego, no se adapta al complejo esfuerzo que realiza el que gerencia un evento especial. Por otra parte, Servicio Nacional de Aprendizaje Comunidad Educativa Virtual (SENA-CEV) (2003, p. 35) seala que: (...) Evento viene de eventualidad, actividad especial que se realiza fuera de la rutina regular para celebrar un acontecimiento, lo que implica concertacin, planeacin, organizacin, ejecucin. Es decir que, un evento es considerado como cualquier actividad especial que requiere de la coordinacin de un conjunto de acciones puntuales para su desarrollo y que generalmente se encuentra asociado a la celebracin o conmemoracin de hechos importantes en la vida de cualquier persona. En tal sentido, Fleitmann (1997), plantea que un evento comprende congresos, seminarios, convenciones, conferencias, foros, coloquios y reuniones, de carecer nacional, internacional, regional y local (p.7). Esto implica que los eventos pueden ser de una variada naturaleza, lo cual esta relacionado con el objetivo que se persigue as como el mbito geogrfico o amplitud del mismo, lo que establece diferencias entre su estructura y complejidad. 2.2.2. Caractersticas de un Evento

14

De acuerdo con lo establecido en http//:www.wikipedia, las caractersticas de un evento se resumen en: Como todo proceso, tiene un principio, un medio y un final. Se hace con un propsito. Su realizacin tiene un costo. Alguien debe planificarlo, organizarlo y llevarlo a cabo. Asimismo, Fleitman (1997) plantea que otra de las caractersticas de los eventos es que requieren de: la instalacin, promocin, comercializacin, operacin y administracin de recursos (p.39). Adems, el mbito de los eventos puede ser de carcter internacional, nacional y regional. 2.2.3. Tipos de Eventos Actualmente no se ha establecido una clasificacin definitiva para los eventos, no obstante han recibido denominaciones propias en funcin a los objetivos que persiguen, a las caractersticas de los participantes y a la duracin y magnitud de los mismos. Rivas (1996) clasifica los eventos de la siguiente manera: eventos especiales, eventos con caractersticas particulares, eventos sociales, eventos religiosos, eventos deportivos y eventos poltico- administrativos. En cuanto a los eventos sociales Rivas (1996) seala que, son todos aquellos que persiguen la agrupacin de personas con la finalidad de celebrar o conmemorar un acontecimiento (p.66). A su vez el autor los clasifica en boda, matrimonio civil y eclesistico, comunin, confirmacin, 15 aos, bodas de oro, bodas de plata, aniversarios, funeral, graduacin,

15

ccteles, reconocimientos, inauguracin, bautizos, presentacin y bautizos de libros. (p. 66). Dentro de sta clasificacin se encuentran muchos eventos de origen religioso, pero al celebrarlos estos se convierten en actos sociales Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamao (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su rea de competencia o temtica. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, educativos, polticos, entre otros y a nivel de instituciones privadas: empresariales o corporativas, entre otros. Por otra parte, Servicio Nacional de Aprendizaje Comunidad Educativa Virtual (SENA-CEV) (2003, p.54) establece como clasificacin de un evento lo siguiente: 2.2.3.1. Eventos Laborales: Son aquellos eventos relacionados con el ambiente laboral y de trabajo. Dentro de este tipo de eventos se encuentran: Reunin corporativa. De ventas. De capacitacin. De accionistas. Presentacin de productos. Conferencias. Viajes de premios. Reunin de juntas directivas. 2.2.3.2. Reuniones Asociativas: Referentes al mbito empresarial o grupal. Dentro de stas se encuentran: Convenciones. Congresos. Foros.

16

 Simposios. Paneles. Seminarios. Mesa redonda. Rueda de prensa. Coloquios. Asambleas. 2.2.3.3. Deportivos y Culturales: Son los eventos que congregan a deportistas activos y aficionados en campeonatos, torneos y competencias. Los eventos culturales ms comunes son las exposiciones, presentaciones culturales, ferias y espectculos. 2.2.3.4. Sociales: Es uno de los eventos ms usuales que congrega a familias, amigos, instituciones y empresas. Entre las celebraciones sociales estn: Los matrimonios. Primeras comuniones. Bautizos. Quince aos. Grados. Despedidas. Recibimientos. Nombramientos. Fiestas infantiles. Navidad. Por otra parte Iruretagoyena (2009), plantea otra clasificacin de los eventos dentro de los cuales se destacan:

17

2.2.3.2. Eventos propios: Dentro de la entidad y sin asistencia de terceros: Son aquellos actos propios de la comunicacin interna de la empresa, tales como reuniones de accionistas, de gerencia, de departamentos; seminarios de capacitacin, conferencias para el personal o reuniones de distintas reas de la empresa para tratar temas relacionados con el accionar de la organizacin. Dentro de la entidad y con asistencia de terceros: Son aquellos actos que se llevan a cabo cotidianamente como parte de las actividades de la empresa, pero en los que participan terceros. Una reunin con proveedores, un visitante, los almuerzos de negocios; las videoconferencias, la firma de convenios y las reuniones de prensa son rutinas habituales en las que se involucran distintos aspectos de la empresa. El estado de la sala de espera y del resto de las instalaciones, la atencin y el tratamiento protocolar que cada ocasin exige son seales que pueden afectar la imagen de la empresa. Eventos propios organizados fuera de la empresa: Estas reuniones pueden involucrar solamente al personal o contar con la participacin de terceros; inauguraciones, aniversarios, despedidas, presentaciones, desayunos de trabajo, comidas de negocios, son reuniones que por distintos motivos pueden organizarse fuera de la empresa. 2.2.3.3. Eventos de Terceros Son las reuniones organizadas por otras entidades pblicas o privadas que invitan a representantes de la organizacin. En estos casos, la empresa puede tener participacin directa si patrocina el evento o si la reunin se ofrece en homenaje de un directivo o de un socio; o puede no tener

18

participacin directa si sus representantes asisten solamente como invitados. Estos eventos se pueden clasificar segn el mbito donde se desarrollan o la temtica que tratan o por la magnitud de la convocatoria:

Sociales: Bautizos, casamientos, aniversarios. Empresariales: Lanzamiento de producto. Culturales: Muestras, conciertos, presentaciones. Acadmicos: Entrega de diplomas, inicio del ao lectivo. Cientficos: Congresos, Convenciones, Jornadas, Foros. Deportivos: Campeonatos, carreras. Macroeventos Comerciales: Ferias y Exposiciones. Macroeventos culturales: Festivales, Semana del cine.

Asimismo, Herrero (2001) plantea que a los fines organizativos un evento es una confrontacin del saber alcanzado en una determinada materia del conocimiento en interesadas. siguientes: A) Su carcter: pueden ser congresos, foros, conferencias, paneles, simposios, talleres, seminarios, asambleas y convenciones B) Su naturaleza: pueden ser eventos internacionales originados por alguna Institucin Internacional, eventos nacionales con participacin internacional tales como congresos, eventos nacionales generados por Instituciones y Organismos con carcter puramente nacional. C) por su origen: diseo propio, cuando es concebido totalmente en el pas, sede captada, cuando su celebracin es producto de la asignacin de sede por una Organizacin Internacional. (p.14). el cual participan especialistas y otras personas Por lo tanto, algunos criterios para su clasificacin son los

19

En tal sentido, la clasificacin de un evento depende de las perspectivas del autor citado lo cual es variable, sin embargo todas las clasificaciones existentes permiten enmarcar al evento dentro de una categora a fin de poder establecer los objetivos y lineamientos del mismo. 2.2.4. Organizacin y Planificacin de Eventos Para la produccin de un evento se tienen que tomar en cuenta elementos fundamentales como: planificacin, organizacin, ejecucin y supervisin, lo cual es representado de la siguiente manera: Figura N 1 ELEMENTOS PARA LA PRODUCCIN DE UN EVENTO
3 1 PROGRAMACIN PLANIFICACIN

4 EJECUCIN

2 ORGANIZACIN

Fuente: Rivas, L. (1996). En cuanto a la organizacin de un evento especial, Gmez (1995) toma en consideracin las siguientes funciones gerenciales: investigacin, planificacin y organizacin. En la investigacin deben tomarse en cuenta un anlisis de las necesidades y expectativas de los clientes, as como tambin un diagnstico estratgico donde se evalen las oportunidades y amenazas

20

(investigacin de mercado) y las fortalezas y debilidades que presenta la empresa organizadora del evento. En la fase de planificacin se procede a definir el perfil del pblico objetivo el cual va a permitir formular objetivos y establecer cronogramas, fecha de ejecucin del evento y presupuesto. Finalmente, en la etapa de organizacin se efectan contrataciones, se elabora el programa, se establecen recursos, y se promueve la imagen del evento. Asimismo, Gmez (1995) plantea que el Proceso Gerencial de los Eventos Especiales presenta fases muy especficas, las cuales corresponden a las funciones bsicas gerenciales: Cuadro N 1 PROCESO GERENCIAL DE LOS EVENTOS ESPECIALES

FUNCIONES DEL PROCESO FASES DEL PROCESO EN LOS GERENCIAL EVENTOS Investigacin Planificacin Pre-evento Organizacin Direccin Evento Evaluacin Post-evento Fuente: Gmez (1995). Como cualquier proyecto, para la realizacin de un evento es necesario planificarlo debidamente, ya que sin esto, hay mucho riesgo de no alcanzar el xito o de tener un gran desperdicio de recursos y esfuerzos. Hodge y Jhonson (citado por Rivas, 1996) plantea que: proceso continuo que permite al supervisor alcanzar con mayor eficiencia los propsitos que se han establecido, porque se fundamenta en dos aspectos claves: la racionalidad y la previsin. La racionalidad permite orientar las acciones a desarrollar para lograr una situacin determinada, y la previsin indica como disminuir los riesgos y evitar el azar. (p. 55). La planificacin es fundamental para una buena coordinacin entre todos los elementos que intervienen en la organizacin de un evento. En esta fase

21

se define el perfil del pblico que asistir al evento y se establecen los objetivos del mismo. Es necesario que la planificacin de respuestas a ciertas interrogantes: a) Qu se quiere lograr? se precisa el mbito de la situacin y se detectan las necesidades que deben ser satisfechas; b) Cmo alcanzarlo? orientacin del plan (actividades y recursos); c) Quin lo realizar? establece las responsabilidades; d) Cundo ser logrado? tiempo de ejecucin. En este mismo orden de ideas, en el proceso de organizacin de un evento es imprescindible la constitucin de un comit organizador que se responsabilice de las actividades antes, durante y despus del evento. La organizacin de un evento, tal como lo seala Hodge y Jhonson (citado por Rivas, 1996), consiste en la combinacin de elementos necesarios para la ejecucin del trabajo. Esta adecuada combinacin facilita la sistematizacin, integracin y coordinacin de actividades a cumplirse y el mejor aprovechamiento de los recursos existentes (p. 56). Dicho de otro modo, este proceso permite la distribucin de la estructura interna de cualquier dependencia y permite delegar responsabilidades a los encargados de su ejecucin. Es por ello que, en el momento de organizar un evento todo el comit debe tener muy claro cules son las funciones y las actividades a realizar. En esta etapa, el organizador toma decisiones acerca del personal, las actividades que desempearan, los grados de autoridad interna, las contrataciones, los recursos y finalmente promueve la imagen del evento. 2.2.5. Fases de un Evento Un evento es una serie amplia de actividades que adoptan formas muy variadas las cuales se puede clasificar segn sus objetivos (educativo, social,

22

turismo, deportivo, cultural, informativo, motivacional, religioso, poltico), y cuyo comn denominador es el de actuar como escenarios privilegiados en los cuales se vinculan las personas o las instituciones que ellas representan. En estos se articulan intereses comunes y se produce un intercambio de informacin y conocimientos. Gherardi (2007; pp. 16-17). Con el fin de planificar eventos exitosos el mismo autor plantea que la organizacin de eventos se realiza en cuatro fases: En la fase de programacin, se elabora el programa definitivo de las actividades protocolares y de ejecucin con el fin de coordinarlas y ejecutarlas. Las ventajas de este proceso tal como lo plantea Rivas (1996): es que va a permitir tomar las previsiones para cubrir los espacios tiles dentro de la programacin definitiva y que se puedan analizar los resultados finales del programa para as dar cumplimiento a las metas bajo las condiciones previstas, teniendo a la mano un cronograma de actividades. (p. 58). En la fase de programacin se observan elementos de tipo fsicos, humanos y financieros, que en algn momento pueden conducir el evento al fracaso, es por ello que, esta etapa ayuda a detectar, prevenir o solucionar acontecimientos; y a su vez, sirve de herramienta evaluativa debido a que, requiere de un cronograma de actividades donde se puede observar si el tiempo planeado fue el tiempo en que se ejecutaron las actividades. Una vez cumplidos los procesos de planificacin, organizacin y programacin llega el momento de la ejecucin. Fleitman (1997) afirma que: en esta etapa es cuando se debe poner en prctica todo lo planificado y la organizacin diseada para cumplir eficientemente con las actividades programadas para el evento (p. 139). Es el momento crucial del evento, donde los responsables deben tener muy claro los objetivos, las actividades a ejecutar y los cambios de ltima hora.

23

Todos los elementos que forman parte de un evento deben desenvolverse bajo funciones de supervisin, es por ello que Rivas (1996) plantea que: La supervisin es la labor de decisin y mando en cuanto a stos se relacionan con la observacin y la regulacin del desempeo requerido. (p. 59) En la supervisin es necesario tener liderazgo de forma tal que los subordinados ejecuten las actividades y se cumpla con los objetivos establecidos, todo esto en un clima de armona. En la realizacin de un evento la supervisin est presente en todas las fases anteriores, con el propsito de obtener un excelente producto final. Es importante sealar que por medio de una supervisin adecuada se puede evaluar el desempeo laboral, y de esta forma, recompensar a los trabajadores por el desarrollo eficiente y eficaz de las actividades o para la aplicacin de medidas disciplinarias, instrucciones, entre otras. Por otra parte, Rivas (1996) seala una metodologa general para la produccin de eventos la cual toman en consideracin tres etapas: preevento, evento y post- evento. 2.2.6. Etapas del Evento Pre- evento: se planifica, organiza, programa y recoordina todo lo concerniente al evento prximo a ejecutar. Dentro de las actividades que se realizan en esta etapa se encuentran: nombrar al comit organizador, comisiones de organizacin, finanzas, tcnicas y de relaciones pblicas y protocolo, fijar la sede provisional de comit organizador, fijar el nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo, determinar los objetivos y polticas del evento, establecer la estructura del programa,

24

seleccionar la fecha y lugar, elaborar cronograma de actividades, estimar los recursos humanos, materiales y tcnicos, elaborar el presupuesto y determinar las fuentes de financiamiento. Evento: se ejecutan y se controlan todas las actividades previstas en la primera etapa. Esta fase se inicia das antes de la ejecucin y es aqu donde se materializan todas las ideas concebidas en la etapa anterior. Post- evento: se procede a evaluar y establecer conclusiones de evento. Las actividades que se incluyen en esta etapa son: reproducir y enviar el material y las conclusiones del evento, redactar y enviar correspondencias a los medios de comunicacin, personal gubernamental y civil, se evala el evento y se recopila informacin relacionada con el evento desde su inicio hasta su culminacin para que estas sirvan de historial. 2.2.7. La Evaluacin de Evento. Es el proceso de verificacin del evento. A travs de la evaluacin, el equipo puede festejar sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder corregirlas. A travs de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden ms y ms exitosos cada ao.http://www.genv.net/es-es/node/1907 2.2.8 Eventos para el Lanzamiento de Productos El lanzamiento de un producto, es un evento que debe realizarse con mucha precisin, lo cual requiere que exista desde el principio, una muy buena planificacin, especialmente por la cobertura y difusin que tendr de los diferentes medios de comunicacin. En este sentido, y de acuerdo a lo establecido por la empresa saguzo.com (2012), es fundamental, invitar a la mayor cantidad de medios de comunicacin posibles, y facilitarles lo ms que

25

se pueda su labor, en cuanto a responder a sus preguntas; propiciar que puedan tomar fotografas y video; proporcionarles nombres y puestos de ejecutivos de la empresa; y brindarles informacin ms detallada a ellos, en relacin al producto que se est lanzando, y en relacin a la empresa que lanza el producto. Esto implica que el lanzamiento de un producto contempla un complejo proceso que se inicia con el desarrollo del producto y por ende del profundo anlisis de los beneficios que este proporcionara a los consumidores. Por lo tanto, Maldonado (2012), plantea que existen cinco (5) pasos a considerar para la planificacin y organizacin del lanzamiento de un producto dentro de los cuales se encuentran: 1. Establecer objetivos: El primer paso para organizar un evento de empresa es determinar cules son los objetivos del evento, es decir, cules son las razones por las que se va a organizar el evento. Algunos ejemplos de objetivos podran ser el promocionar el lanzamiento de un nuevo producto, el promocionar la apertura de un nuevo local comercial, fortalecer la imagen institucional, motivar a los trabajadores, fomentar el trabajo en equipo, etc. 2. Determinar el tipo de evento: En base a los objetivos establecidos, se procede a determinar el tipo de evento que se realizar. Existen diferentes tipos de eventos de empresa, existen del tipo promocional tales como exhibiciones o inauguraciones, del tipo acadmico tales como seminarios o conferencias, del tipo gastronmico tales como cocteles o almuerzos, del tipo deportivo tales como campeonatos o clases gratuitas, o del tipo recreacional tales como viajes o campamentos. 3. Elaboracin del plan de evento: Una vez determinado el tipo de evento que se realizar se procede a elaborar el plan del evento. Es recomendable que el plan de evento se elabore con varios meses de anticipacin aunque ello depender de la

26

envergadura del evento. En el plan de evento se debe especificar por escrito lo siguiente: fecha y hora del evento: se debe tener en cuenta la disponibilidad de los invitados, la cercana con eventos de similar envergadura, entre otros aspectos. lugar del evento: se debe buscar un lugar con las condiciones apropiadas teniendo en cuenta el tipo de evento que se realizar y el concepto que se quiere de ste. presupuesto: cul ser la inversin total de la organizacin del evento. cronograma de actividades previas al evento: un cronograma con las actividades que se realizarn para la preparacin del evento. cronograma de actividades durante el evento: un cronograma con las actividades que se realizarn el da del evento.

4. Preparacin del evento: El siguiente paso consiste en hacer los preparativos del evento, basndose en el cronograma de actividades previas al evento que se haba elaborado en el plan de evento. Algunas actividades a realizar podran incluir la contratacin del personal necesario, la capacitacin de los trabajadores que participarn en el evento, el alquiler de las instalaciones y equipos, el decorado de las instalaciones, el diseo y la distribucin de las invitaciones, la promocin del evento, la bsqueda de auspiciadores, etc. 5. Desarrollo del evento: Un da antes de la fecha del evento se recomienda revisar los ltimos detalles, lo cual podra incluir revisar las instalaciones y equipos, repasar los puestos y las tareas de los participantes, repasar la ubicacin de los invitados, etc. Y una vez llegada la fecha del evento se procede al desarrollo del mismo, basndose en el cronograma de actividades durante el evento que se haba elaborado en el plan de evento. Algunas actividades a realizar podran incluir la bienvenida de los invitados, la presentacin de los expositores, la coordinacin con el equipo tcnico, la supervisin del personal, el control de la seguridad, la distribucin de los alimentos y bebidas, etc. 6. Evaluacin del evento: Finalmente, una vez terminado el evento se procede a la evaluacin del mismo. En primer lugar

27

se debe realizar un informe sobre los sucesos importantes acontecidos durante el evento, y luego, evaluar si se cumplieron con los objetivos propuestos, si los resultados fueron satisfactorios, si se cre una buena impresin en los invitados o asistentes, si el presupuesto fue sustentado, etc.

Por otra parte, Saguzo. Cindica que los factores a tomar en cuenta para el desarrollo de este tipo de evento, son: Invitaciones. Las cuales, adems de la informacin bsica que deben indicar (finalidad, lugar, fecha y hora), deben contar con la agenda a seguir, y con unas palabras relacionadas al producto que se lanzar por parte del Presidente, Director, Gerente General o Gerente de Mercadeo de la empresa, segn sea el caso. Lugar en el que se realizar el lanzamiento. Puede ser en las mismas instalaciones de la empresa, o en un hotel por ejemplo. Invitados al lanzamiento. Es importante invitar a socios, amigos, clientes, clientes potenciales, ejecutivos de la empresa, integrantes de los medios de comunicacin, colegas, y si las circunstancias lo ameritan, puede invitarse tambin a personalidades, o altos funcionarios del pas. Agenda a seguir. La cual debe ser muy bien planificada y estructurada, considerando tiempos reales y correctos; y en el da del lanzamiento, apegarse totalmente a ella. Audiovisuales. Para realizar las distintas presentaciones se debe contar con

28

laptops, teleprompter (si fuera necesario), micrfonos, pantallas, proyectores, luces, banners, etc. Servicio de alimentos y bebidas. Suele ser un cocktail que se realiza al finalizar el evento, con el objeto de que los invitados puedan intercambiar opiniones, aclarar dudas y en muchos casos, iniciar negociaciones. Presentaciones artsticas o espectculos. Estos son breves, y alusivos al lanzamiento. Se acostumbra realizar tambin otro tipo de actividades como rifas; y amenizar el cocktail con msica clsica, marimba, o con un grupo de jazz. Materiales publicitarios. Dentro de estos se consideran trifoliares, brochures, y artculos promocionales alusivos al lanzamiento, como bolgrafos, llaveros, sombrillas, gorras, playeras tipo polo, etc. Personal de apoyo. El cual debe estar muy bien informado de todo lo relacionado al evento y al producto que se est lanzando. 2.3. Definicin de Trminos Anfitrin: Es el protagonista del evento el cual preside. (www.lehotelier.com, 2012) Asesoramiento: Labor de apoyo exterior en determinada rea de las actividades institucionales o empresariales (www.lehotelier.com, 2012) Evento. Suceso importante y programado, de ndole social, acadmica, artstica o deportiva(www.RedRRPP.com).

29

Feed-back: proceso de retroalimentacin de la comunicacin, la emisin de un mensaje produce una respuesta en la recepcin y a su vez, esta respuesta produce una contra respuesta en la emisin. (www.lehotelier.com, 2012) Imagen: La percepcin considerada por los dems, la idea, o juicio, la Valoracin emitida. (www.lehotelier.com, 2012) Invitado: Aquel a quien se le solicita su presencia en un evento de cualquier naturaleza, merecedor de la debida cortesa. (www.lehotelier.com, 2012) Producto: Cualquier ofrecimiento que puede satisfacer una necesidad o un deseo, y podra ser una de las 10 ofertas bsicas: bienes, servicios, experiencias, eventos, personas, lugares, propiedades, organizaciones, informacin e ideas. (www.lehotelier.com, 2012) Organizador(a). Que organiza o tiene especial aptitud para organizar (http//:www.RedRRPP). Programa: elemento clave en las reuniones empresarias o institucionales para tener en claro cmo ser la marcha del encuentro. (www.lehotelier.com, 2012)

30

CAPTULO III MARCO METODOLOGICO En este capitulo se contemplan los aspectos relacionados con los mtodos, procedimientos, tcnicas e instrumentos seleccionados para dar respuesta a los objetivos planteados por los investigadores. Es por ello, que para el cumplimiento o efectividad del estudio y puesta en prctica del planteamiento efectuado, el marco metodolgico contempla el nivel, diseo de la investigacin, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos y tcnicas de anlisis de los resultados, los cuales se describen a continuacin: 3.1. Nivel de la Investigacin El nivel de la investigacin se refiere, a la profundidad que posee la investigacin, siendo el de este estudio de tipo descriptiva. De acuerdo con Hurtado (2000) la investigacin es descriptiva cuando se realiza la caracterizacin de un fenmeno de inters. (p.84). Es por ello, que basado en las caractersticas del presente estudio los autores identifican el nivel del mismo como descriptivo, por cuanto se bas en describir las fases de la planificacin y organizacin del lanzamiento de las pinturas KoolColor al mercado comercial del Estado Nueva Esparta. 3.2. Tipo de Investigacin El tipo de investigacin se refiere a la delimitacin del estudio en funcin de sus caractersticas, lo que permitir el diseo de estrategias especficas

31

para dar respuesta a los objetivos planteados por los autores. El tipo de la investigacin a considerar es documental. Segn Hurtado (2000), la investigacin documental es aquella se ocurre cuando el el investigador requiere obtener los datos por medio de la revisin de documentos. (p.237). En tal sentido, dadas las caractersticas de la investigacin se considera de tipo documental, por cuanto la mayor proporcin de los datos recolectados para dar cumplimiento a los objetivos se obtuvieron de fuentes bibliogrficas. 3.3. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos. Las tcnicas en instrumentos de recoleccin de datos estn referidas al origen de la informacin que sirvi de base para el desarrollo del estudio, as como el conjunto de estrategias a travs de las cuales se extrajeron dichos datos. De acuerdo con Arias (2006), las tcnicas son el procedimiento o forma particular de obtener datos o informacin. (p. 68). Mientras que los instrumentos son cualquier recurso, dispositivo o formato (en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar informacin. (p. 69). Es decir, que las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos son el conjunto de herramientas que se llevan a cabo obtener la informacin que sustentar la investigacin.

Para la obtencin de toda la informacin requerida para el anlisis del tema en estudio y lograr el desarrollo de la investigacin, fue necesaria la aplicacin de las siguientes tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos de acuerdo con las fuentes de informacin dentro de las cuales se encuentran: 3.3.1. Revisin bibliogrfica y documental

32

Toda investigacin debe estar sustentada en datos bibliogrficos, para lo cual es necesaria una revisin de informacin terica relacionada con el tema de estudio. Segn Arias (2006), la revisin documental consiste en la bsqueda, revisin, eleccin y clasificacin del conjunto de materiales bibliogrficos que contienen toda la informacin terica que sustenta el trabajo de investigacin. (p.67).

Por lo tanto, para alcanzar los objetivos planteados en este trabajo, se realizaron consultas bibliogrficas sobre el tema en estudio. Por lo tanto, con la aplicacin de esta tcnica se identificaron los autores que han guiado el desarrollo terico del trabajo. Para la revisin del material bibliogrfico se aplic como instrumento el fichaje. Al respecto Hurtado (2000), la ficha est conformada por una lmina de cartulina en la que se realizan registros o anotaciones de gran inters producto de la revisin de diferentes textos relacionados con el tema de estudio. (p.426). bibliogrfica revisada se encontraron Dentro de la informacin informes y reportes textos,

administrativos de la empresa, informacin online, entre otros recursos de carcter documental.

En tal sentido, el resumen de los trminos de recoleccin de datos empleados por cada objetivo establecido por los autores se muestra en el cuadro N 2 .

33

3.5. Tcnicas de procesamiento y Anlisis de Datos

Las tcnicas de procesamientos de datos se refieren a todas las herramientas a emplear para el anlisis de los resultados obtenidos en el proceso de investigacin. Para efectos del presente estudio se aplic el anlisis cualitativo. Al respecto, Hurtado (2000), establece que un anlisis cualitativo es aquel que permite examinar los datos de manera cientfica y de manera ms especficamente, generalmente con ayuda de herramientas del campo de la administracin. (p.487). Es decir, que para la aplicacin de este tipo de anlisis debe existir entre los elementos del problema de la investigacin una relacin cuya naturaleza sea representable por algn esquema o modelo a travs del cual se presenten los datos obtenidos. Cuadro N 2. Tcnicas de Recoleccin de Datos

Objetivo Caracterizar la Fase de Pre Evento lanzamiento de la en el

Tcnica Revisin documental. Documentos Web

proceso de planificacin y organizacin del marca KoolColor al mercado de la Isla de Margarita, Estado Nueva Esparta. Determinar los elementos Evento del lanzamiento de la fase de de la marca

Revisin documental Documentos Web

KoolColor al mercado de la Isla de Margarita, Estado Nueva Esparta. Definir la etapa de post Evento del lanzamiento de la marca KoolColor al mercado de la Isla de Margarita, Estado 34 Nueva Esparta.
Fuente: Elaboracin propia, (2012).

Revisin documental Documentos Web

CAPITULO IV PRESENTACION Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS Todo proceso puede ser estudiado como una secuencia de pasos o etapas que van completando determinados resultados intermedios hasta conformar el resultado final. Es por ello, que en el presente captulo se expresan los resultados obtenidos en el proceso de investigacin, a fin de dar cumplimiento a los objetivos de la investigacin. 4.1. Caracterizar la Fase de Pre Evento en el proceso de planificacin y organizacin del lanzamiento de la marca KoolColor al mercado de la Isla de Margarita, Estado Nueva Esparta. La etapa del pre evento est constituida por el proceso de planificacin y organizacin del futuro evento. Durante esta etapa, se deben establecer claramente los objetivos y la consideracin de los aspectos que van a desarrollarse durante la realizacin del evento tales como: seleccin de la fecha y lugar de realizacin del evento, elaboracin de la lista de invitados, diseo, elaboracin y envi de las invitaciones, invitacin de los medios de comunicacin, seleccin del material promocional, consideracin de los aspectos para la organizacin del brindis de celebracin y la determinacin de los recursos humanos, financieros, tcnicos y materiales para el logro del objetivo del evento. Los elementos o conjuntos de actividades realizadas para el desarrollo del evento se encuentran descritos de acuerdo a cada una de las fases del evento y dentro de estas se pueden mencionar las siguientes:

4.1.1. Actividades y Elementos del Pre evento De acuerdo con lo planteado por Uzcategui (2012), se pueden mencionar diez (10) aspectos a considerar para la planificacin de un pre evento relacionado con el lanzamiento de KoolColor dentro de las cuales se encuentran: . 4.1.1.1. Seleccin de la Fecha del Evento: La fecha del evento no es ms que da y hora de realizacin del evento. De acuerdo a lo planteado por Marcano (2009), para la seleccin de la fecha de un evento es necesario considerar una serie de aspectos dentro de los cuales se pueden mencionar: que existe un margen de tiempo para la organizacin requerida, evitar la coincidencia del evento con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de pblico, asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales o regionales y programar las actividades durante la semana o a finales de sta. Es por ello, que por razones propias de la empresa inherentes a factores econmicos contar con los recursos financieros para la realizacin del evento, asimismo existe un marguen de tiempo prudencial para la planificacin y organizacin del lanzamiento lo que le permite a la Direccin de la empresa preparar y estimar los recursos necesarios para el lanzamiento de la maraca KoolColor. En tal sentido, la fecha seleccionada ser el da Viernes 14 de Diciembre del ao en curso en un horario comprendido entre las 6:00 a 8:00 p.m.,puesto que implica la presentacin de la marca KoolColor, los productos ofertados y el brindis de celebracin.

36

4.1.1.2. Tipos de Evento y su Objetivo: La caracterizacin del evento se inicia luego de haberse escogido el tema se deber definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar o lograr a travs de las actividades que se llevarn a cabo. Por lo tanto, dada las caractersticas del evento y de acuerdo a los criterios de clasificacin de eventos propuestos por los autores descritos con anterioridad el mismo se define como un evento corporativo de tipo privado. Razn por la cual, el estilo del mismo es casual, en un ambiente ameno que permita la socializacin y el fortalecimiento de las relaciones entre la empresa por con sus clientes potenciales. En tal sentido, a pesar de que los productos pertenecientes a la marca KoolColor se encuentran en algunos establecimientos comerciales el evento tiene como finalidad intensivo en el Estado Nueva Esparta. 4.1.1.3. Seleccin del Lugar del Evento: La seleccin del lugar depende las caractersticas del evento. Al respecto Marcano (2010), plantea que: dentro de los aspectos a considerar para la seleccin del espacio o instalaciones donde se realizara el evento debe cumplir con exigencias como: capacidad, comodidad, iluminacin, equipos, acceso, entre otras. Por lo tanto, por ser el lanzamiento de una marca y productos dirigidos al sector automotriz requiere del desarrollo de actividades, entrega de material publicitario la realizacin de un brindis como cierre del evento y la presentacin de material audio visual. Por lo tanto, es necesaria la utilizacin de un espacio adecuado razn por la cual se arrendara el saln principal Hotel Venetur Margarita, ubicado en la Calle los Uveros del Municipio Maneiro del Estado Nueva Esparta, por cuanto tiene los espacios acordes para el lanzamiento de la marca KoolColor, as como una ubicacin estratgica que facilita el acceso de los invitados. el lanzamiento formal de la marca y aperturar un proceso de comercializacin

37

4.1.1.4. Elaboracin de la Lista de Invitados: Se refiere a confeccionar la lista inicial de invitados y participantes del evento. De acuerdo a lo planteado por Marcano (2010), dentro del tipo de invitados que pueden asistir a un evento se encuentran: los invitados especiales, quienes le confieren notoriedad al evento debido a su prestigio, reconocimiento cientfico, social o poltico y los participantes asisten al evento en calidad de pblico. En tal sentido, para el lanzamiento comercial de la marca KoolColor se consideran como invitados especiales los representantes de las alcaldas de los Municipio Mario y Maneiro, por la asesoria brindada a la empresa, durante la elaboracin de las permisologas, representantes de la aduna Subalterna de Punta de Piedras, Guardia Nacional Bolivariana y Representante de la Cmara de Comercio del Estado Nueva Esparta. Mientras que se consideran como participantes a los propietarios y encargados de Auto lavados, estaciones de servicios, empresas de ventas de repuestos automovilsticos y otras empresas del ramo que hacen vida comercial en la regin por cuanto forman parte del segmento de mercado a captar. Adems, de miembros de los medios de comunicacin social de relevancia en la regin como representante de Gente Feliz del Diario el Sol de Margarita, Juventud Rumbera, representantes de las principales emisoras de radio, Isla Teve, entre otros medios. 4.1.1.5. Diseo de la Invitacin: Consiste en el diseo de la invitacin de manera formal, que ser enviada a cada uno de las personas asistentes al evento. Para la elaboracin de la invitacin se contar con la asesoria y diseo de la empresa Bakhos Print, ubicada en el C.C. Provemed, as como del resto del material publicitario a entregar en el evento. En dichas invitaciones se indica el motivo, lugar, fecha hora del evento y pedir confirmacin de asistencia a los invitados. 38

4.1.1.6. Confirmacin de Asistencia: Consiste en elaborar una lista de confirmacin, con el objeto de estimar de forma precisa los recursos necesarios para el desarrollo del evento. Dicha confirmacin ser llevada en un registro tal como se muestra en el Anexo 1, en el cual se describe el nombre, apellido, nmero de telfono del invitado y la institucin a la cual representa y si asistir o no al evento. 4.1.1.7. Anfitrionas: La empresa har la contratacin de anfitrionas quienes asistirn a los organizadores del evento en la recepcin de los invitados, bienvenida, apoyo en la logstica del evento, as como de la entrega del material promocional diseado para el lanzamiento del producto. Las anfitrionas utilizaran uniformes alusivos a la marca del producto y se encontraran en las reas de acceso y dispersos por toda el rea brindando atencin a los invitados. As mismo realizan demostraciones interactivas sobre la aplicacin de los productos. 4.1.1.8. Prever los Equipos que se requieran: Se debe tener preparado el sonido para la musicalizacin del evento, as como la disposicin del micrfono en el pdium para las palabras de bienvenida, la presentacin del producto, as como la pantalla de proyeccin, video beem y la computadora a travs de los cuales se efectuara la proyeccin del material audiovisual preparado, con el fin de verificar que no se presenten fallas y que todo funcione perfectamente antes del lanzamiento. 4.1.1.9 Ornamentacin de la Sala: Se coloca pendones, pantallas LCD con micros promocionales de pinturas KoolColor y un stand en el cual se podrn apreciar las caractersticas del producto en fsico. En el escenario dispuesto

39

para el lanzamiento un pantalla de proyeccin en la cual se reflejara la informacin referente al producto, y un podium con los estandartes de la empresa y la marca KoolColor. Para la ornamentacin de la sala se emplearan globos y pendones alusivos a la marca de la empresa y un rea destinada a la colocacin de los alimentos y bebidas a distribuir durante el brindis disperso por estaciones en la sala. 4.1.1.10. Brindis del lanzamiento de pinturas KoolColor: Consiste en la seleccin de bebidas, cocteles y aperitivos de servir una vez culminado el evento con motivo de la celebracin del lanzamiento de pinturas Koolcolor y una oportunidad para la interrelacin entre los representante de la marca y los clientes potenciales, considerando el nmero de invitados y el espacio en el cual se desarrolla el evento, a fin de permitir y facilitar esta vinculacin. Asimismo, se contara con la ambientacin de un grupo de Jazz en vivo que favorezca el ambiente para el dialogo. Para el desarrollo de cualquier evento es necesaria la estimacin de un conjunto de recursos tcnicos, humanos, financieros y materiales, los cuales son necesarios en cada una de las etapas del evento. Es por ello, que para cada fase de planificacin y organizacin de eventos se establecieron el conjunto de actividades inherentes a la estimacin de tales recursos y dentro de la cuales se pueden mencionar: 4.1.11. Estimacin de recursos (Humanos, Tcnicos y Materiales): Consiste en la identificacin de los recursos necesarios para la realizacin del evento en funcin de las actividades a desarrollar. De acuerdo a lo planteado por Marcano (2010), dentro de los recursos a requerir para la planificacin y organizacin de un evento se encuentran:

40

El Recurso Humano est integrado por el profesional, especializado en eventos y obrero que se requiere para la realizacin del evento, tales como: anfitriones, tcnicos de sonido y video, agentes de seguridad, etc. Los Recursos Tcnicos lo constituyen equipos de: sonido, grabacin, apoyo audiovisual (pantallas, televisores, proyectores para diapositivas, video Beam) Los Recursos Materiales se refieren a los implementos necesarios y las instalaciones a utilizar: lpices, carpetas, libretas, mesas, sillas, etc. En tal sentido, la estimacin de los recursos necesarios se plantea en el anexo N 2. 4.1.12. Elaboracin del presupuesto de Gastos: Se basa en la estimacin de los costos en los cuales se incurrir para la ejecucin del evento (ver anexo 3). Segn Marcano (2010), para su elaboracin se debe tomar como base el inventario de los recursos a utilizar, luego se procede a realizar solicitudes de cotizaciones a las diferentes empresas o personas que puedan proveer servicios y recursos a fin de obtener el clculo total de gastos y costos. Frecuentemente se le asigna un 10% de la suma total del presupuesto para cubrir los imprevistos. 4.1.13. Adquisicin de Materiales y Equipos: Consiste en la compra de materiales y contratacin de servicios complementarios requeridos para la realizacin del evento con los que la universidad no cuente o disponga para tales fines. 4.2. Determinar los elementos de la fase de Evento del lanzamiento de la marca KoolColor al mercado de la Isla, Estado Nueva Esparta

41

En esta etapa de planificacin y organizacin es en la que se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos, se cancelan los pagos pendientes, se reproduce y se hace el envo del material y de las conclusiones del evento. Asimismo, se desarrollan todas las actividades inherentes al evento en s. Dentro de las principales actividades inherentes al evento se encuentran: la bienvenida de los invitados, presentacin del producto, cierre del evento y brindis de celebracin. De acuerdo a lo planteado por Marcano (2010), el evento es donde se va a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el pre-evento por lo tanto, va a consistir en la reunin de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programacin que el comit organizador prepar como evento. El proceso del evento, propiamente dicho, est conformado por la direccin del montaje definitivo del lanzamiento. Dentro de las actividades relacionadas con el evento se encuentran: 4.2.2.1 Recibimiento de los invitados: Consiste en la salutacin de parte de los organizadores del evento a sus invitados, para ello deben contar con el apoyo de las anfitrionas quienes acompaaran a los representantes de la marca KoolColor en la recepcin de los invitados, previo a la presentacin del producto. La recepcin estar pautada entre las 6:00 a 6:30 de la tarde a fin de dar inicio a la presentacin de forma puntual. 4.2.2.2 Palabras de Bienvenida: Consiste en una breve alocucin que no supera los cinco (5) minutos, con el objeto de agradecer la presencia de los invitados y destacar la importancia del evento. Para ello, es necesario el contar con un orador de orden que defina las pautas del evento y el cual 42

debe poseer como caractersticas estar vinculado al medio comunicacional, es por ello, que considerando las caractersticas del evento se considerar como orador del evento al locutor ngelo Camino, por su trayectoria en el medio radial y la amplia aceptacin de sus prorratas de parte de la comunidad neoespartana. 4.2.2.4 Presentacin de Pinturas KoolColor: Consiste en la descripcin y cualidades del producto, ventajas, caractersticas, beneficios, accesibiidad al producto, margen de ganancias, representacin de ventas, solicitud de pedidos entre otros aspectos tcnicos. Dicha presentacin estar a cargo de Rubn Portillo propietario y creador de la marca koolColor. 4.2.2.5 Entrega de Material P.O.P: Consiste en el obsequio de material publicitario como bolgrafos, gorras, llaveros e incluso kits de los productos a fin de permitir que los clientes tengan mayor contacto con el producto, los mismos sern entregados por las anfitrionas a travs de diversas actividades integradoras y bajo la conduccin de ngelo Camino. 4.2.2.6. Celebracin del brindis: Consiste en la relacin social entre los organizadores del evento e invitados a fin de conocer la opinin acerca del producto, celebrar su lanzamiento a afianzar las relaciones clienteproveedores. Dentro de los recursos necesarios para el desarrollo del evento se encuentran: 4.2.2.7 Montaje de lo materiales necesario para el lanzamiento: Se basa esencialmente en la organizacin del espacio, distribucin de al funciones, decoracin y ambientacin del sitio seleccionado para el evento as como de la previsin de situaciones antes de la realizacin del evento.

43

4.3. Definir la etapa de post Evento del lanzamiento de las pinturas KoolColor al mercado comercial del Estado Nueva Esparta. Es la etapa final y consiste en la evaluacin del evento, a travs de la medicin de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumpli o no, se recopila y archiva la informacin correspondiente al evento (memoria y cuenta). Por ltimo, el proceso de post evento no es ms que la evaluacin del evento como un todo, en esta etapa se evaluar la aceptacin del producto la cual se medir en funcin del nmero de visitas programadas que los representantes de ventas adquieran al finalizar el evento de parte de los clientes potenciales. En tal sentido, el resumen de las etapas y elementos considerados en la planificacin y organizacin del lanzamiento de pinturas KoolColor se describe anexo 3. 4.3.1. Rendicin de cuentas y evaluacin de los gastos: Consiste en la relacin de los gastos incurridos y su correlacin con las facturas a fin de dar rendimiento del presupuesto asignado para el desarrollo del evento.

44

CONCLUSIONES Una vez obtenidos lo resultados del proceso de investigacin los autores plantan las siguientes conclusiones: La planificacin y organizacin del lanzamiento de las pinturas para vehculos KoolColor al mercado comercial del Estado Nueva Esparta, cumplen con las etapas de pre evento, evento y post evento, cada una con sus respectivas actividades. El pre evento implica los siguientes aspectos: relacionados la

determinacin del objetivo del evento seleccin de la fecha y lugar del evento, invitados, diseo de invitaciones, seleccin de los recursos necesarios para su ejecucin. Asimismo, los recursos requeridos la empresa representante de marca KoolColor har las contrataciones de las empresas seleccionadas para el servicio de sonido, proyecciones, materiales publicitarios y por ende alimentos y bebidas requeridos para le realizacin del evento. En cuanto a la fase del evento incluye el montaje de los recursos necesarios para el lanzamiento y su desarrollo, en el cual se describen las ventajas. La fase del post evento permite la evaluacin del lanzamiento del evento como actividad social y como estrategia para la captacin del mercado, introduccin del producto y apertura de cartera de clientes.

45

RECOMENDACIONES Una vez establecidas las conclusiones de la investigacin se plantean las siguientes recomendaciones: Seguir el orden de las actividades mencionadas encada etapa que conlleva la planificacin, organizacin direccin y ejecucin de los eventos especiales. Considerar cada etapa del evento como un proceso nico que requiere de atencin a fin de no pasar desapercibidos detalles que pudiesen afectar el desarrollo del evento. Confirmar la asistencia de los invitados a fin de contar con los recursos necesarios, espacios y elementos del brindis adecuado. Ser puntuales en el inicio y clausura del evento, para evitar prolongaciones que generen como consecuencia la perdida del control de la actividad. Cumplir con el cronograma y secuencia de actividades planificadas. Contar con el apoyo de empresas profesionales en el ramo. Establecer estregis para la creacin inmediata de la cartera de clientes. Ofrecer material promocional y demostraciones en vivo de las propiedades del producto.

46

REFERENCIAS a. Textos Arias (2006).El Proyecto de Investigacin. Gua para su elaboracin. Edt. Episteme. Caracas. Bonta, P y Farber, M. (2005). Preguntas Sobre Marketing y Publicidad. Edt. Grupo Norma. Colombia. Da Silva, J; Torres, L; Valerio, M y Bello, O. (2011). Lanzamiento de la revista cientfica del Centro de Investigaciones Tursticas (CITUR) de la Escuela de Hotelera y Turismo de la Universidad de Oriente Ncleo Nueva Esparta. Trabajo de Grado, modalidad de cursos especiales de grado. Universidad de Oriente Ncleo Nueva Esparta. Fleitman, J. (1997).Eventos y exposiciones. Edt. McGraw-Hill. Mxico. Gherardi (2007). Cmo hacer eventos exitosos. Coleccin Quirn. Edt. El Nacional. Caracas.

Gmez, A. (1995).Gerencia de Eventos Especiales. Edt. Panapo. Caracas. Herrero, P. (2001). Gestin y Organizacin de Congresos. Edt. Trillas. Mxico. Hurtado (2000).Metodologa de la Investigacin Holstica. Edt. Sypal. Caracas. 47

Isaac (1993).Metodologa de la Investigacin. Edt. Trillas. Mxico. Kothler (2001).Fundamentos de Mercadotecnia. 4 Edicin. Edt.Pretince-Hall Hispanoamericana, S.A. Mxico. Kothler, P Y Armstrong, G. (2006). Fundamentos de Marketing, 6ta edicin. Edt. Prentice Hall. Mxico. Marcano, C. (2010). Eventos. Presentacin Power Point. Universidad de Oriente Ncleo Nueva Esparta. Rivas (1996).Programacin y Organizacin de Eventos, Ceremonial y Protocolo. Trabajo para Optar a la Categora de Profesor Asistente. Universidad de Oriente, Guatamare. Sabino (2000). El proceso de Investigacin. Edt. Panapo. Caracas Vsquez, Villarroel y Rajab (2011). Lanzamiento de un Producto. Trabajo de grado modalidad de cursos especiales de grado. Universidad de Oriente Ncleo Nueva Esparta. b. Entrevistas Uzcategui, G. (2012). Representante de Ventas de MJC MARGARITA. (Entrevista personal). lvarez, L. (2012). Gerente General de la empresa Ambienta Soluciones Integrales, C.A. (Entrevista personal).

48

lvarez, C. (2012). Coordinador de Eventos de la empresa Murano Eventos con Clase. (Entrevista personal). Medina, E. (2011). Coordinadora de Protocolo de la Universidad de Oriente. Ncleo Nueva Esparta. c. Referencias Electrnicas Diccionario online. (2012). (Pguina Web). Disponible: http://www.

lehotelier.com .com. Consultado: 08/02/2012

Glosario de Planificacin de Eventos. (2001). (Documento en lnea). Disponible: http://www. RedRRPP.com. Consultado: 08/02/2012.

Iruretagoyena

(2009).

El

Ceremonial: en

estrategia lnea).

de

comunicacin. Disponible:

(Documento

http://www.mailxmail.com/curso-ceremonial-estrategiacomunicacion. Consultado: 08/02/2012

Maldonado, L. (2012). Cmo organizar un evento de empresas. (Documento en Lnea). Disponible: http://crecenegocios.com. Consultado: 1702-2012. Saguzo. Com (2012). Lanzamiento de productos. (Pgina Web). Disponible: http://Saguzo.com. Consultado: 17-02-2012.

49

Servicio Nacional de Aprendizaje Comunidad Educativa Virtual (SENACEV) (2003). (Documento en lnea).. Disponible: http://www.genv.net/es-es/node/1907. Consultado: 08/06/2011

50

ANEXOS

51

Anexo 1. Lista de Confirmacin de Asistencia Nombre del Evento: Lanzamiento KoolColor Fecha:__/___/2012 Nombre y apellido del Invitado Empresa o institucin Nmero de telfono Asistencia la evento si No

Fuente: Elaboracin propia, (2012).

52