GESTO POR PROCESSOS

CenPRA/Ministrio da C&T 29/Outubro/2003

Marco A. Silveira

M. A. Silveira

OBJETIVOS DA APRESENTAO
. Fazer uma introduo sobre fundamentos dos processos e para a sua gesto. . Apresentar a importncia da gesto por processos para a implementao do enfoque sistmico/estratgico na Universidade. . Discutir os benefcios da gesto por processos. . Refletir sobre o papel de cada colaborador.

M. A. Silveira

COMPLEXIDADE DAS ORGANIZAES UNIVERSITRIAS

M. A. Silveira

OBJETIVO ESTRATGICO DAS ORGANIZAES

Manter o sucesso ao longo do tempo

SUCESSO = ser bem sucedida em seus propsitos.

M. A. Silveira

COMPLEXIDADES DA UNIVERSIDADE - PARTES INTERESSADAS / STACKHOLDERS * CLIENTES EXTERNOS (alunos, empresas, ....) * FUNCIONRIOS .Acadmicos .Administrativos * MANTENEDORA (Governo de SP) * FORNECEDORES * SOCIEDADE (como um todo)
As necessidades, os interesses e as expectativas dos stackholders so - na maioria das vezes potencialmente conflitantes (quando vistos isoladamente).
M. A. Silveira

COMPLEXIDADES DA UNIVERSIDADE - DIFERENTES FUNES * Ensino: Graduao / Ps * Pesquisa: Bsica / Aplicada * Extenso * RH * Finanas * Computao * Administrao geral * Secretaria (s) * Atendimento populao (Hospital, ...) * .......
M. A. Silveira

COMPLEXIDADES DA UNIVERSIDADE - FATORES COM IMPACTO NOS RESULTADOS* Fatores Tecnolgicos: equipamentos, infraestrutura, mobilirio, ..... * Fatores Organizacionais: estrutura, sistema de informao, mecanismos decisrios, modelos de gesto, ..... * Fatores Humanos: treinamento, conscientizao, liderana, motivao, ergonomia, .....

M. A. Silveira

UNICAMP: SISTEMA COMPLEXO EM AMBIENTE DESAFIADOR

AS C TI L PO
MANTENEDORES COLABORADORES Docentes/Funcion. CLIENTES FORNECEDORES SOCIEDADE

MEC

INFRA-ESTRUTURA FINANCEIRO PESSOAS TECNOLOGIA EXTENSO MARKETING GRADUAO PS/PESQUISA SECRETARIA AVALIAO INSTIT.

TE CN OL OG IA S

F. TECNOLGICOS F. ORGANIZACIONAIS F. HUMANOS

CO F M OR PE TI AS TI VA S

S TE N IE CL
M. A. Silveira

UNICAMP: SISTEMA COMPLEXO ESQUIZOFRENIA ORGANIZACIONAL

INFRA-ESTRUTURA FINANCEIRO PESSOAS MANTENEDORES COLABORADORES Docentes/Funcion. CLIENTES FORNECEDORES SOCIEDADE TECNOLOGIA EXTENSO MARKETING GRADUAO PS/PESQUISA SECRETARIA AVALIAO INSTIT. F. TECNOLGICOS F. ORGANIZACIONAIS F. HUMANOS

M. A. Silveira

UNICAMP: SISTEMA COMPLEXO SITUAO IDEAL/DESEJADA

AS C TI L PO

MEC

INFRA-ESTRUTURA FINANCEIRO PESSOAS

TE CN OL OG IA S

MANTENEDORES COLABORADORES Docentes/Funcion. CLIENTES FORNECEDORES SOCIEDADE

TECNOLOGIA EXTENSO MARKETING GRADUAO PS/PESQUISA SECRETARIA

F. TECNOLGICOS F. ORGANIZACIONAIS F. HUMANOS

??

CO F M OR PE TI AS TI VA S

AVALIAO INSTIT.

S TE N IE CL
M. A. Silveira

IMPLEMENTANDO A ESTRATGIA ORGANIZACIONAL

M. A. Silveira

ALINHAMENTO INTERNO DA UNIVERSIDADE

Consistncia interna na Universidade no que se refere a processos, aes, informaes e decises entre as suas diferentes reas e unidades funcionais.
. Para se alcanar esse estado, necessrio a implementao efetiva de Gesto Estratgica.

M. A. Silveira

HIATO ESTRATGIA-IMPLEMENTAO

ESTRATGIA

IMPLEMENTAO

M. A. Silveira

LIGANDO A ESTRATGIA AO

Objetivos Estratgicos
IA G AT TR ES

Medidas de Objetivos Desempenho Rotinas

O A NT E EM PL M I
M. A. Silveira

de Curto Prazo

IMPLEMENTANDO O ENFOQUE SISTMICO (ou ENFOQUE ESTRATGICO)

PENSAR GLOBALMENTE, AGIR LOCALMENTE.

M. A. Silveira

DESDOBRAMENTO: Meio para Alcanar o Alinhamento Interno

Processo de desagregao coerente e paulatina de um sistema (a UNICAMP, a Pr-Reitoria,...), ou de seus elementos (ex: metas, processos), feito de forma tal a manter o alinhamento interno. NOTA: existem vrias maneiras de desdobrar um mesmo sistema.

M. A. Silveira

DESDOBRAMENTO DA ESTRATGIA
(SLACK et al: 1997)
ESTRATGIA DA UNIVERSIDADE

ESTRATGIA ESTRATGIA DO DO NEGCIO 4 ESTRATGIA NEGCIO 3 ESTRATGIA DO DA NEGCIO 2 PR-REITORIA 1

ESTRATGIA DE A

ESTRATGIA DE B

ESTRATGIA DA CECOM

ESTRATGIA DE D

ESTRATGIA DE E

ESTRATGIA REA MDICA

ESTRATGIA REA DE ENFERMAGEM

ESTRATGIA REA DE ODONTOLOGIA

M. A. Silveira

ENFOQUE SISTMICO: A UNIVERSIDADE COMO UM TODO INTEGRADO (SISTEMA)

M. A. Silveira

EVOLUO DO PENSAMENTO

Do Enfoque Analtico-Cartesiano-Reducionista ao Enfoque Sistmico-Holstico-Orgnico

M. A. Silveira

EVOLUO DO PENSAMENTO

Do Enfoque Analtico-Cartesiano-Reducionista ao Enfoque Sistmico-Holstico-Orgnico

OU Da Gesto Departamentalizada Gesto por Processos

M. A. Silveira

SISTEMA:

O QUE SISTEMA?

a) Conjunto de elementos em interao (Bertalanffy) b) Conjunto de objetos com relaes entre eles e entre seus atributos, conectados ou relacionados entre si e com o ambiente de forma tal a formar um todo (Schoderbek et al.) c) Um todo concebido com 9 aspectos: componentes, conexo, estrutura, interao, processo, holismo, identidade, ambiente e conceituao (Harry) .............

OU

Conjunto de partes coordenadas, realizando determinadas funes.

M. A. Silveira

ENFOQUE SISTMICO

ESTUDO DAS INFLUNCIAS MTUAS EXERCIDAS ENTRE OS ELEMENTOS DO SISTEMA E, A INFLUNCIA EXERCIDA SOBRE ELES PELO AMBIENTE.
. PERMITE COMPATIBILIZAR OS DIVERSOS ASPECTOS E AS DIFERENTES DEMANDAS DO TODO.

M. A. Silveira

ENFOQUE SISTMICO
ESTUDO DAS INFLUNCIAS MTUAS EXERCIDAS ENTRE OS ELEMENTOS DO SISTEMA E, A INFLUNCIA EXERCIDA SOBRE ELES PELO AMBIENTE.

O TIMO DE UM SISTEMA DIFERENTE DA SOMA DOS TIMOS DAS PARTES QUE O COMPEM, VISTAS ISOLADAMENTE.

M. A. Silveira

COMPONENTES DE UM SISTEMA

M. A. Silveira

A NATUREZA DOS DIFERENTES SISTEMAS

M. A. Silveira

A NATUREZA DOS DIFERENTES SISTEMAS Exemplo de sistemas de diferentes naturezas: .

Relgio - Computador

M. A. Silveira

A NATUREZA DOS DIFERENTES SISTEMAS Exemplo de sistemas de diferentes naturezas: . Relgio - Computador . Clula - Corao -

Corpo humano

M. A. Silveira

A NATUREZA DOS DIFERENTES SISTEMAS Exemplo de sistemas de diferentes naturezas: . Relgio - Computador . Clula - Corao - Corpo humano . Ser humano . Grupo de pessoas . Empresas -

Universidades

M. A. Silveira

MAS, O QUE PROCESSO?

M. A. Silveira

PROCESSOS E SUA GESTO * Enfoque por processos . uma forma estruturada de visualizao do trabalho.

M. A. Silveira

PROCESSOS E SUA GESTO * Enfoque por processos . uma forma estruturada de visualizao do trabalho. . Trata-se, portanto, de um ferramental metodolgico.

M. A. Silveira

PROCESSOS E SUA GESTO

* Enfoque por processos . uma forma estruturada de visualizao do trabalho. . Trata-se, portanto, de um ferramental metodolgico.

* Processo o resultado da articulao de - pessoas, - instalaes, - equipamentos, e - outros recursos (materiais, ....).
M. A. Silveira

PROCESSOS - Vrias Definies -

Transformao de um conjunto de ENTRADAS (materiais, pessoas e/ou informaes) em SADAS adequadas (materiais, pessoas, informaes e/ou servios) ou, Sequncia coordenada de atividades, com o objetivo de produzir um dado resultado ou,
............
M. A. Silveira

PRODUTO: RESULTADO DE UM PROCESSO

M. A. Silveira

PROCESSOS
Transformao de um conjunto de ENTRADAS (materiais, pessoas e/ou informaes) em SADAS adequadas (materiais, pessoas, informaes e/ou servios) ou, Sequncia coordenada de atividades, com o objetivo de produzir um dado resultado
ENTRADAS SADAS

Materiais Informaes Clientes Servios

PROCESSO

Servios, bens,equipamentos, materiais processados, informaes

M. A. Silveira

PRODUTO: Resultado Intencional de qualquer processo

E N T R A D A S

PROCESSO

PRODUTO

PRODUTO: Resultado Intencional de qualquer processo

CAUSA
PROCESSO

EFEITO

PRODUTO

PRODUTO: Resultado Intencional de qualquer processo

CAUSA
PROCESSO

EFEITO

PRODUTO

Pode ser: . Um Produto (resultado) final da Universidade.

PRODUTO: Resultado Intencional de qualquer processo

CAUSA
PROCESSO

EFEITO

PRODUTO

Pode ser: . Um Produto (resultado) final da Universidade. . Um Produto (resultado) intermedirio de qualquer rea.

CLIENTE: DESTINATRIO DE UM PRODUTO

M. A. Silveira

CLIENTE: Destinatrio de um Produto

MEIO
PRODUTO

FIM

CLIENTE

CLIENTE: Destinatrio de um Produto

MEIO
PRODUTO

FIM

CLIENTE

Pode ser: . Um Cliente Final da Universidade: alunos, empresas, ...

CLIENTE: Destinatrio de um Produto

MEIO
PRODUTO

FIM

CLIENTE

Pode ser: . Um Cliente Final da Universidade: alunos, empresas, ... . Um Cliente Interno: outra rea, colegas, .....

REPRESENTANDO PROCESSOS: MODELO ENTRADA/SADA

M. A. Silveira

MODELO ENTRADA/SADA DE UM PROCESSO - Exemplo Entradas Processo Produto Cliente

Materiais Servios Informaes

Oferecer Curso

Curso

Alunos

M. A. Silveira - PhD

Gesto por Processos Exerccio: Modelando o SEU Processo

M. A. Silveira

Gesto por Processos Exerccio: Modelando o SEU Processo 1) Todo trabalho viabilizado atravs de uma rede de processos

M. A. Silveira

REDE DE PROCESSOS PROCESSO: uma transformao que agrega valor

- Todo trabalho realizado por meio de rede de processos. - A rede de processos normalmente complexa (no sequencial)

O Sistema (a UNICAMP) implementado atravs de processos existentes em cada funo e interfuncionais. O Sistema mais do que a soma de processos Para ser efetivo, precisa de coordenao e compatibilidade dos processos que o compe e de definio das suas interfaces
M. A. Silveira

MACROPROCESSO =S MICROPROCESSOS
(SLACK et al: 1999)
Rede de TV

Informaes de consumidores Sistema de computadores Funcionrios de pesquisa e anlise Madeira, ao plstico etc. Carpinteiros Mquinas Produo de cenrios Cenrios e instalaes Pesquisa de Mercado

Equipamentos de transmisso e de produo de programas

Manuteno e conserto

Equipamento mantido e consertado

Orientao Baseada em Anlise Estatstica

M. A. Silveira

Gesto por Processos Exerccio: Modelando o SEU Processo 1) Todo trabalho viabilizado atravs de uma rede de processos 2) Toda pessoa faz parte de um processo

M. A. Silveira

Gesto por Processos Exerccio: Modelando o SEU Processo 1) Todo trabalho viabilizado atravs de uma rede de processos 2) Toda pessoa faz parte de um processo 3) Todo processo gera um produto (sada)

M. A. Silveira

Gesto por Processos Exerccio: Modelando o SEU Processo 1) Todo trabalho viabilizado atravs de uma rede de processos 2) Toda pessoa faz parte de um processo 3) Todo processo gera um produto (sada) 4) Todo processo tem um cliente (interno ou externo Universidade)

M. A. Silveira

Gesto por Processos Exerccio: Modelando o SEU Processo 1) Todo trabalho viabilizado atravs de uma rede de processos 2) Toda pessoa faz parte de um processo 3) Todo processo gera um produto (sada) 4) Todo processo tem um cliente (interno ou externo Universidade) 5) Todo processo requer entradas

M. A. Silveira

Gesto por Processos Exerccio: Modelando o SEU Processo 1) Todo trabalho viabilizado atravs de uma rede de processos 2) Toda pessoa faz parte de um processo 3) Todo processo gera um produto (sada) 4) Todo processo tem um cliente (interno ou externo Universidade) 5) Todo processo requer entradas 6) Todo processo tem fornecedores
M. A. Silveira

DUAS REPRESENTAES PARA UM MESMO PROCESSO

- Tachizawa/Andrade e Silveira/Mezomo -

Entradas
Modelo Tachizawa /Andrade

Processo

Produto

Cliente

Docentes Aluno

Oferecer Curso

Profissional

Organizao Contratante

Modelo Silveira/Mezomo

Materiais Servios Informaes

Oferecer Curso

Curso

Alunos

M. A. Silveira - PhD

REPRESENTANDO PROCESSOS: FLUXOGRAMA

M. A. Silveira

EXEMPLO DE FLUXOGRAMA DE UM PROCESSO: Reviso de Processos Crticos (no CenPRA)

Definir participantes da Equipe de Discusso no Identificar os principais problemas de acordo com participantes Atende Requisitos ? sim Negociao com a diretoria sobre requisitos para o processo Validao pela Direo

Definio de requisitos: Mandatrios Desejveis

no

Est de Acordo ? sim

Reviso dos procedimentos formalizados [Manual/Plan 2003]

Precisa de alteraes ? sim

no

Formalizao dos documentos associados .

Discusso sobre novos procedimentos CGAI Todos

Fim

GESTO POR PROCESSOS X GESTO DEPARTAMENTALIZADA

M. A. Silveira

PROCESSOS X DEPARTAMENTOS

M. A. Silveira

PROCESSOS X DEPARTAMENTOS * Quem o alvo das atividades: - o destinatrio do produto (interno ou externo universidade) ? ou - o chefe?

M. A. Silveira

PROCESSOS X DEPARTAMENTOS * Quem o alvo das atividades: - o destinatrio do produto (interno ou externo universidade) ? ou - o chefe? * Qual Foco: - nas necessidades inerentes ao trabalho? ou - nos interesses especficos do Setor?
M. A. Silveira

PROCESSOS X DEPARTAMENTOS

VISO NO FLUXO DE TRABALHO ou VISO RESTRITA AO SETOR

M. A. Silveira

PROCESSOS: FATOR-CHAVE PARA O SUCESSO ORGANIZACIONAL

M. A. Silveira

CADEIA DE RELAES CAUSAIS DO SUCESSO DAS ORGANIZAES Considerando: SUCESSO= OBJETIVO ESTRATGICO

Sucesso depende da

SATISFAO DO CLIENTE

Satisfao do cliente depende do

VALOR AGREGADO PELO PRODUTO

M. A. Silveira

CADEIA DE RELAES CAUSAIS DO SUCESSO DAS ORGANIZAES

Sucesso da Organizao depende do

VALOR AGREGADO PELO PRODUTO

Valor agregado depende de

CUSTOS e/ou PRAZOS e/ou QUALIDADE e/ou MARCA

Os quais dependem dos

PROCESSOS

M. A. Silveira

RAZO DA NFASE ATUAL EM GESTO DE PROCESSOS

(com base na cadeia de relaes causais mostrada)

OS PROCESSOS ESTO NA ORIGEM DO SUCESSO DAS ORGANIZAES Esse o estgio dominante atualmente
M. A. Silveira

ELEMENTOS PARA GESTO POR PROCESSOS

M. A. Silveira

* OBJETIVOS a serem alcanados * RECURSOS disponveis * PROCESSOS existentes

- ELEMENTOS BSICOS PARA GESTO -

GESTO UNIVERSITRIA

Aplicvel qualquer nvel ou setor da Universidade !

M. A. Silveira

- ELEMENTOS BSICOS PARA GESTO * OBJETIVOS * RECURSOS * PROCESSOS existentes devem ser: - alinhados com a estratgia global - eficazes (para atingir os objetivos) - eficientes (para otimizar o uso dos recursos)

GESTO UNIVERSITRIA

M. A. Silveira

FUNDAMENTOS DA GESTO * CICLO GERENCIAL PDCA *

Gerenciar
Planejar, Controlar e Melhorar os Processos relevantes para a Instituio.

M. A. Silveira

CICLO GERENCIAL PDCA

* PLANEJAR - Plan * FAZER - Do * AVALIAR - Check * CORRIGIR - Act e, * P, D, C, A e, * P, D, ........
M. A. Silveira

Gesto por Processos - Repetindo: importante! * Todo trabalho viabilizado atravs de uma rede de processos * Todo pessoa faz parte de um processo * Todo processo gera um produto (sadas) * Todo processo tem um cliente (interno ou externo Universidade) * Todo processo requer entradas * Todo processo tem fornecedores

M. A. Silveira

VANTAGENS DA GESTO POR PROCESSOS

M. A. Silveira

Gesto por Processos * Benefcios *

M. A. Silveira

Gesto por Processos * Benefcios *

* Foco no que realmente interessa : o trabalho!

M. A. Silveira

Gesto por Processos * Benefcios *

* Foco no que realmente interessa : o trabalho! * Ferramenta para implementao da Estratgia organizacional: Pensar Global, agir local!

M. A. Silveira

Gesto por Processos * Benefcios *

* Foco no que realmente interessa : o trabalho! * Ferramenta para implementao da Estratgia organizacional. * Confere simplicidade e agilidade s atividades.

M. A. Silveira

Gesto por Processos * Benefcios *

* Foco no que realmente interessa : o trabalho! * Ferramenta para implementao da Estratgia organizacional. * Confere simplicidade e agilidade s atividades. * Dota a Universidade de flexibilidade organizacional

M. A. Silveira

Gesto por Processos * Benefcios *

* Foco no que realmente interessa : o trabalho! * Ferramenta para implementao da Estratgia organizacional. * Confere simplicidade e agilidade s atividades. * Dota a Universidade de flexibilidade organizacional * Facilita a gesto: indicadores de desempenho, definio clara dos elementos, ....

M. A. Silveira

Gesto por Processos * Benefcios *

* Foco no que realmente interessa : o trabalho! * Ferramenta para implementao da Estratgia organizacional. * Confere simplicidade e agilidade s atividades. * Dota a Universidade de flexibilidade organizacional * Facilita a gesto: indicadores de desempenho, definio clara dos elementos, .... * Permite uma viso integrada da Universidade

M. A. Silveira

Gesto por Processos * Benefcios *

* Foco no que realmente interessa : o trabalho! * Ferramenta para implementao da Estratgia organizacional. * Confere simplicidade e agilidade s atividades. * Dota a Universidade de flexibilidade organizacional * Facilita a gesto: indicadores de desempenho, definio clara dos elementos, .... * Permite uma viso integrada da Universidade * Instrumentaliza a aplicao de abordagens inovadoras: - Gesto do Conhecimento Organizacional - Gesto de Competncias
M. A. Silveira

GRATO PELA ATENO!

marco.silveira@cenpra.gov.br

M. A. Silveira