C

OBJETIVOS
Al concluir el estudio de e s t e captulo, usted ser capaz de; Conocer el marco metodolgico para aplicar la auditora administrativa,

Precisar el contenido, alcance y requerimientos tcnicos de las etapas metodolgicas de la auditora administrativa. Destacar la importancia que reviste respetar la secuencia del manejo de la informacin de acuerdo con la metodologa establecida. Aprender el uso correcto de la terminologa que da forma a la auditora administrativa.

Desarrollar la capacidad para integrar un proyecto de auditora. Distinguir claramente los factores del proceso administrativo y elementos que lo complementan. Mejorar su capacidad para seleccionar indicadores de gestin.
1

* 1|; /llfc l ' f|l ' , : Entender la importancia que revisten las fuentes de informacin para la auditora administrativa,

Conocer las tcnicas de recoleccin de informacin y enfoques de anlisis administrativo que se emplean. S e n t a r las bases para formular con precisin un diagnstico preliminar y un diagnstico administrativo. Identificar los diferentes tipos de informe de auditora. Ampliar la capacidad para llevar a la prctica las recomendaciones que se derivan de la implementacin de la auditora administrativa. Visualizar los requerimientos para el seguimiento puntual de las II conclusiones y recomendaciones.

74

"A

veces no sabemos dnde llegado ni a a cundo

hasta hemos

aprender, empezamos olvidar."

Hermenegildo
Torres

Metodologa de la auditora administrativa

METODOLOGIA
i -narco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin a metodologa de la auditora administrativa tiene el propsito de servir como
La de el la metodologa auditora tiene de de que sus de conduzcan programada en servir

- r undidad con que se revisarn y aplicarn los enfoques de anlisis administrativo garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados, ;mbin cumple la funcin de facilitar al auditor la identificacin y ordenamiento
:

reduzcan en forma programada y sistemtica, se unifiquen criterios y se delimite

administrativa propsito marco para fases se como

actuacin diferentes ejecucin en y forma

, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y lento, utilizarla de manera lgica y accesible se la ha dividido en etapas, en cada una

".formacin correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transac-

las acciones

3. .as guarden correspondencia con los planes, iiodologa son: -aneacin nstrumentacin Examen nforme > Seguimiento

cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las conformidad con lo que se ha explicado hasta aqu, las etapas que integran la

sistemtica

75

Auditora administrativa

PLANEACION
La planeador: de que se refiere a los lincamientos carcter general de la auditora administrativa garantizar prioritarios. la de los factores para cobertura

regulan la aplicacin

La planeacin se refiere los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditora administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditora y diagnstico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante,

OBJETIVO
En esta etapa, el propsito de la auditora administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

FACTORES A REVISAR
Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento, En el primer caso, se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuenciany relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente. Este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma objetiva la esencia o "razn de ser" de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar a la organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visin de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relacin con su objeto o atribucin sustantiva, En el segundo caso se incluye una relacin de los elementos especficos que complementan el proceso administrativo. Tales elementos especficos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y funcin, lo que permite determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin, PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPA Planeacin Visin Misin Objetivos Metas Estrategias/tcticas Procesos Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizonte PROPSITO ESTRATGICO

Definir el marco de actuacin de la organizacin

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

ETAPA Organizacin Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos tcnicos de apoyo

PROPSITO ESTRATGICO

Disear e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organizacin

Direccin Control Naturaleza Sistemas Niveles Proceso reas de aplicacin Herramientas Calidad ELEMENTOS ESPECFICOS Adquisiciones Medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrs, el conflicto y la crisis Tecnologa de la informacin Toma de decisiones Creatividad e innovacin

Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestin de la organizacin

ATRIBUTO FUNDAMENTAL Abastecimiento de recursos Resguardo y canalizacin de recursos Soporte especializado con visin de negocio Asistencia para mejorar el desempeo Determina la unidad de accin Disposicin de instalaciones para el flujo del trabajo

Almacenes e inventarios

Asesora externa

Asesora interna

Coordinacin

Distribucin del espacio

Auditora administrativa

ELEMENTOS ESPECFICOS Exportaciones Globalizacin Importaciones Informtica Investigacin y desarrollo Marketing Operaciones Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad Servicio a clientes Servicios generales

ATRIBUTO FUNDAMENTAL Alternativa de expansin Apertura a un mercado mundial Insumos de origen extranjero Manejo alterno de informacin Innovacin de valor Desplazamiento y ubicacin de productos Generacin de productos y/o servicios con un valor agregado Suministro de insumos Promueven la unidad de propsito Manejo, registro y control de recursos Capacidad de respuesta Desarrollo de condiciones de operacin Definen la distribucin interrelacionada de componentes

Sistemas

FUENTES DE INFORMACIN
Las fuentes de informacin representan instancias puede las internas y

Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor, a. Internas rganos de gobierno rganos de control interno Socios Niveles de la organizacin Unidades estratgicas de negocio

externas a las que se recurrir para informacin captar la

que se registra en los papeles de trabajo del auditor.

rganos colegiados y equipos de trabajo Sistemas de informacin

b. Externas rganos normativos (oficiales y privados) Competidores actuales y potenciales

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

Proveedores actuales y potenciales Clientes o usuarios actuales y potenciales Grupos de inters Organizaciones lderes en el mismo giro industrial o en otro Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias y de calidad Redes de informacin en el mercado global

INVESTIGACIN PRELIMINAR
vez que se ha definido la direccin y los factores que se auditarn, la secuencia l: c a para su desarrollo requiere de un "reconocimiento" o investigacin preliminar para :e:erminar la situacin administrativa de la organizacin,

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin del i3"-po de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeter a d o s , as como el primer contacto con la realidad, Este procedimiento puede provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias, aaoones a seguir o tiempos de ejecucin. Asimismo, permite perfilar algunos de los pro: e~~as que podran surgir y brindar otra perspectiva, Este acercamiento inicial demanda mucha precisin, ya que la informacin tiene que sna izarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusin cuando se interprete su contenido. -ara realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los =ZJ entes criterios: Determinar las necesidades especficas.

< dentificar los factores que requieren de atencin, Definir estrategias de accin. .erarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue, Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores, Especificar el perfil del auditor, Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido,

PREPARACIN DEL PROYECTO DE AUDITORA

I: - Dase en la informacin preliminar se debe proceder a preparar la informacin necesara oara instrumentar la auditora, la cual incluye dos apartados: la propuesta tcnica ^ r'ograma de trabajo. ^ O P U E S T A TCNICA Naturaleza Tipo de auditora que se pretende realizar.

Alcance rea(s) de aplicacin, Antecedentes Recuento de auditoras administrativas y estudios de mejoramiento previos,

Objetivos Logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditora administrativa. ,

Auditora administrativa

Estrategia Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de recursos, Justificacin Demostracin de la necesidad de instrumentarla, Acciones Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin, Recursos Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos,
Costo Estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios,

Resultados Beneficios que se espera lograr, Informacin complementaria elementos,de apoyo,

Material e investigaciones que pueden servir como

P R O G R A M A DE T R A B A J O

Identificacin Nombre de la auditora. Responsable(s) Auditor a cargo de su implementacin, rea(s) Universo bajo estudio, Clave Nmero progresivo de las actividades estimadas, Fases Definicin del orden secuencial para realizar las actividades, Calendario Fechas asignadas para el inicio y trmino de cada fase, Representacin grfica Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes, Formato Presentacin y resguardo de avances, Reportes de avance Seguimiento de las acciones, Periodicidad Tiempo dispuesto para informar avances,

a Actividades Pasos especficos para captar y examinar la informacin.

A S I G N A C I N DE LA R E S P O N S A B I L I D A D Para iniciar formalmente la auditora, siempre con base en la magnitud o grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente. La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en un directivo de lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de alguna de las reas de la organizacin, pero, cualquiera que sea, debe tener los conocimientos y experiencia necesarios en la implementacin de auditoras administrativas, Por otra parte, la organizacin puede optar por contratar un servicio externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organizacin como personal externo, CAPACITACIN Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitara la persona o equipo designados, no slo en lo que respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearn para levantar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la auditora, Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de informacin que se pretende captar, la distribucin de cargas de trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar y los mecanismos de coordinacin y supervisin establecidos,

La

organizacin,

debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente, el para iniciar formalmente estudio, siempre con

base en la magnitud o grado de complejidad de la auditora.

80

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

Para todos estos efectos, el programa debe integrar al personal sustantivo y adjetio del nivel de decisin, as como a mandos medios y nivel operativo de acuerdo con su a-ea de adscripcin, equipo de trabajo o proceso. Asimismo, se deben prever los requerimientos de apoyos audiovisuales, tcnicos y pedaggicos, Tambin es conveniente implementar una campaa de sensibilizacin en todos los - . eles de la organizacin para promover un clima de confianza y colaboracin. ACTITUD labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebirs por parte del auditor, Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de r^ocurarse una imagen positiva, lo que facilitar su tarea y estimular la participacin activa del personal de la organizacin.

Con el propsito de evitar que surjan falsas expectativas, tanto buenas como malas, es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios carezcan de sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir. Esto significa que debe apegar en todo momento a las directrices de la auditora en forma objetiva. Es de destacar que la consistencia del proceso en su conjunto depende, en gran me; da, de la seriedad y respeto que el personal responsable de la auditora muestre hacia es miembros de la organizacin, por lo que debe presentar una imagen profesional y antener un trato personal estrictamente de trabajo.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR
n esta fase, el diagnstico se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene de = organizacin como producto de su experiencia y visin, Si bien an no existen los ementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura rganizacional, la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en los suuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeo en trabajo, Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundan t e la razn por la que surge !a necesidad de auditar, Para ello, se deben considerar siguientes elementos: Gnesis de la organizacin
0

El

diagnstico marco la razn

preliminar: se debe preparar un fundamente de referencia que por la que surge a necesidad de auditar.

Creacin de la organizacin Cambios en su forma jurdica Conversin del objeto en estrategias Manejo de la delegacin de facultades

Infraestructura
0 0 0 8

Esquema de operacin (procesos/funciones) Modificaciones a la estructura organizacional Programacin institucional Nivel de desarrollo tecnolgico

Forma de operacin
0

Desempeo registrado Logros alcanzados

Auditora administrativa

Expectativas no cumplidas Proceso de toma de decisiones

Posicin competitiva
0

Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin Competencias centrales Clientes, proveedores y competidores

Esta primera aproximacin a la realidad de la organizacin debe identificar las ca y efectos que influyen en el comportamiento de todos y cada uno de los eleme bajo anlisis, as como sustentar los criterios para obtener y manejar la informado manera fluida y consistente para respaldar el proyecto de auditora administrati' partir de: Justificar la necesidad de auditar. Determinar el alcance de la auditora, 3, Determinar las acciones para atender las prioridades detectadas, 4, Establecer criterios para coordinar las acciones, lgicos,

5, Cuantificar las necesidades de recursos humanos, materiales, financieros y te 6, Conformar el equipo auditory asignar responsabilidades, Desarrollar el marco de trabajo, 8. Seleccionar en forma tentativa los indicadores de financieros y de gestin, 9. Definir el cuerpo de tcnicas para captar la informacin, 10, Seleccionar los enfoques para analizar y manejar la informacin, 11, Precisar los mecanismos de decisin, supervisin y control, 1 2, Especificar la forma y periodicidad para reportar avances,

iSIIUMENTACIN
Instrumentacin: se de seleccionan y as se tcnicas ms manejo la eiicen recoleccin aplican viables,

indicadores,

de los papeies de trabajo y evidencia, y supervisin para coordinacin necesaria una eficaz mantener

Concluida la parte preparatoria, una vez definidos los factores que se van a analizar fuentes de informacin viables para ese efecto, y que se ha preparado el proyect auditora y se ha sustentado tanto la propuesta tcnica como el programa de tral sin dejar de considerar la asignacin de responsabilidad, capacitacin necesaria y act que debe prevalecer, capitalizado en el diagnstico preliminar, se procede a la ins mentacin de la auditora, En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las t cas de recoleccin que se estimen ms viables de acuerdo con las circunstancias propia la auditora, la seleccin de instrumentos de medicin que se emplearn, el manejo d papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener coordinacin eficaz,

RECOPILACIN DE INFORMACIN
B 2

Esta tarea debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que ga posible su examen objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errare

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditora o, en su caso, suspenderla. Asimismo, se debe aplicar un criterio de discriminacin, siempre basado en el objetivo de la auditora, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme,

TCNICAS DE RECOLECCIN
"ara recabar la informacin requerida en formg gil y ordenada se puede emplear alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas: Investigacin documental Observacin directa Acceso a redes de informacin Entrevista Cuestionarios Cdulas

Investigacin documental Este aspecto de la auditora implica localizar, seleccionar y estudiar la documentacin puede aportar elementos de juicio a los auditores. Las fuentes documentales bsi;ss a las que se puede acudir son; a. Normativa Acta constitutiva Ley que ordena la creacin de la organizacin Reglamento interno Reglamentacin especfica Tratados y convenios Decretos y acuerdos Normas (nacionales e internacionales) Oficios circulares

b. Administrativa Organigramas Manuales administrativos Sistemas de informacin y certificacin Cuadros de distribucin del trabajo Estadsticas de trabajo Plantilla de personal Proyectos estratgicos Inventarios de mobiliario y equipo Redes para el anlisis lgico de problemas Sociogramas Indicadores financieros y de gestin Estudios de mejoramiento

Auditoras administrativas previas : Mercado Productos y/o servicios

83

Auditora administrativa

reas Poblacin Ingresos Factores limitantes

Comportamiento de la demanda Situacin actual Caractersticas Situacin futura (proyectada) Comportamiento de la oferta Situacin actual Anlisis del rgimen de mercado Situacin futura (previsible)
;

Determinacin de precios

d. ubicacin geogrfica Localizacin Orden espacial interno Caractersticas del terreno Cercana con el mercado (clientes y proveedores) Distancias y costo de transporte Alternativas de conexin con unidades nuevas Justificacin en relacin al tamao y procesos e, Estudios financieros Recursos financieros para inversin
n

Anlisis y proyecciones financieras Programas de financiamiento Evaluacin financiera Creacin de valor

Situacin econmica
1

Sistema econmico Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa Aspectos sociales Variables demogrficas Relaciones con el exterior

g. Comportamiento del consumidor

:

Cultura Grupos de referencia y convivencia (baby boomers, generacin xy generacin y) Ciclo de vida del consumidor Proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisin y sentimiento posterior) Estratos sociales o nivel socioeconmico

Familia
:

Factores internos de influencia (percepcin, aprendizaje y motivacin)

:

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

acin d i r e c t a -i^rso que puede ser empleado por los auditores consiste en la revisin del rea r n d e se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones lael clima organizacional imperante, -ecomendable que el auditor responsable encabece la observacin directa, comen-a ice su percepcin con los otros auditores para asegurar que existe consenso en 3 as condiciones de funcionamiento del rea y definir los criterios a los que deber en todo momento la auditora, a r e d e s de i n f o r m a c i n :asc a redes, entre otras, intranet, extranet o query, permite detectar informacin :-:,3 0 normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del : - c -amo, lo que, a su vez, facilita el intercambio electrnico de datos y mantener eac n interactiva con el entorno. evista i tcnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientada= rara obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado y uno

:-- que puede brindar informacin mas completa y precisa, puesto que el entrevisrercibir actitudes y recibir comentarios,

r 3 tener contacto directo con el entrevistado, adems de obtener respuestas, que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos

Saber lo que se quiere y tener claro el propsito y sentido. Para ello se recomienda. con base en su conocimiento, preparar previamente una gua de entrevista r j e contenga la informacin que se desea obtener, para que al trmino de la

"i sma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas.

:-abajo, asignar responsabilidades y determinar las reas o unidades a auditar.

Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo, Desarrollar un esquema de

preparado para proporcionar la informacin con el tiempo y tranquilidad necesa' o s para disminuir el margen de error y evitar interrupciones,

Concertar previamente la cita, Verificar que el entrevistado est debidamente

5'ea de entrevista para llevarla a cabo en la forma programada. Para lograr un desarrollo eficaz es conveniente observar los siguientes pasos: Concentrarse de manera relajada, Seguir un mapa mental para captar la informacin de manera lgica y consecuente, :

-tender al compromiso. Acudir con la debida antelacin a la hora convenida al

no sea tan obvia,

Utilizar preguntas de terminacin abierta en las cuales la respuesta correcta

No hacer preguntas irrelevantes. e En la medida de lo posible escuchar, no hablar,

85

Auditora administrativa

f. g. h.

Asegurarse de no presionar la entrevista, Evitar la confianza en su memoria, Dejar "abierta la puerta".

5. Clasificar la informacin que se obtenga, Esto significa diferenciar la situacin real de la relativa a observaciones y sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos, 6, Registrar la informacin en una bitcora, Cuestionarios Estos instrumentos, que se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadasy separadas por captulos o temtica especfica, con el propsito de que muestren la interrelacin y conexiones lgicas entre las diferentes reas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organizacin, La calidad de la informacin que se obtenga depender de su estructura y forma de presentacin, En trminos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lgico, con redaccin comprensible y facilidad de respuesta, esto es, es necesario evitar recargarlo con demasiadas preguntas, Si el caso lo amerita, puede incluirse un instructivo de llenado, Cuando el proyecto de auditora sea muy amplio o la estrategia de implementacin as lo exija, las pruebas para respaldar las conclusiones pueden resultar muy costosas en relacin con el beneficio que se espera de la auditora, por lo cual se puede emplear el muestreo sin necesidad de investigar todas las reas de la organizacin, Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y volumen de la informacin, establecen cul es la mnima cantidad de informacin representativa del todo muestra que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ella tengan validez, No obstante, si en el curso de la revisin se advierten situaciones de las que se pueda inferir que existen irregularidades, las pruebas debern ampliarse hasta conseguir la evidencia suficiente, Cdulas Estas herramientas se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditora. Estn integradas por formularlos cuyo diseo incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis, amn de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta,

Su incorporacin al proyecto de auditora permite abrir el rango de captacin de informacin y comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el anlisis de resultados, Tambin hacen ms fcil asociar los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento organizacional, condicin que favorece el proceso de toma de decisiones, Como herramientas de diagnstico y evaluacin posibilitan no slo revisar las variables bajo anlisis, sino apreciar su influencia en otras variables o reas de operacin, lo que se transforma en un eslabn entre factores, indicadores, registros y consecuencias, Tambin simplifican el proceso de captacin de la informacin pues permiten asociar con claridad aspectos tcnicos con el desempeo, ordenan ideas y dejan emerger los supuestos subyacentes que sustentan los conceptos,

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

MEDICION
_= edicin se puede visualizar desde dos perspectivas: de forma y de fondo, Para la priera se utilizan las escalas de medicin; para la segunda, los componentes del proceso r nistrativo, elementos especficos e indicadores, ESCALAS DE MEDICIN iograr una mayor consistencia en la Instrumentacin, es necesario que los hechos 5e ruedan evaluar relacionndolos con una estrategia de accin, la cual a su vez se rela: : r a ron la composicin del proceso administrativo y los elementos especficos, visualiraroo el propsito estratgico y atributos fundamentales que los asocian, as como con t rdicadores aplicables en cada caso, _as escalas que se empleen con este fin deben cumplir con la funcin de garantizar a ttnfiabilidady validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo, par11- 5~nente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de cdigo mltiple que ruedan propiciar una interpretacin muy general o errnea, Asimismo, porque el manejo re -jnciados, valores numricos y matrices definen rangos de respuesta que eliminan s " : v a l e n c a y centran los criterios para valorar de manera objetiva la informacin, lo aue rosteriormente servir para lograr una mayor veracidad en las observaciones, conrus : - e s y recomendaciones que se formulen en el informe de auditora,

_a eleccin y empleo de las escalas de medicin estn estrechamente relacionados as directrices acordadas en la planeacin de la auditora, Sin embargo, su variedad _so y precisin dependen de las acciones que de manera particular ejerce el auditor, por - que es necesario que las integre de manera racional y congruente, PONENTES DEL P R O C E S O A D M I N I S T R A T I V O Y E L E M E N T O S ESPECFICOS seccin de los componentes del proceso administrativo y elementos especficos -acerse considerando las variables fundamentales que influyen en el desempera ^na organizacin, tal como su naturaleza, campo de actuacin, tamao, giro a l y enfoque estratgico. No obstante, el grado de profundidad con el que se re cada variable o juego de variables, depende del proyecto de auditora y de la =tegia para realizarlo. Para este efecto, se puede asignar un valor a cada etapa del so considerndolo como una totalidad (100% o 1000 puntos) y porcentajes o punspecficos por componente en funcin del peso establecido para cada etapa, De aera, la suma del porcentaje o puntos establecidos para cada elemento especr= acuerdo con el nmero de elementos elegidos, debe totalizar 100% o 1000 Es importante sealar que, aunque la ponderacin pueda implicar cierto nivel _r etividad, en el momento de aplicar las tcnicas de recoleccin la incidencia de -estas validarn o no tal estimacin, Bajo esta ptica, es posible determinar el perre! proceso administrativo y los elementos especficos, DORES

La seleccin de ios

componentes proceso y especficos hacerse elementos

del

administrativo debe considerando

las variables que influyen en el desempeo de organizacin, naturaleza, actuacin, enfoque una de como su campo tamao, estratgico.

giro industrial y

Los son

indicadores un elemento del proceso

estratgico

de evaluacin de la forma de gestin organizacional, ya permiten que ordenar las

re radores son un elemento estratgico del proceso de evaluacin de la forma de organizacional, ya que permiten ordenar las acciones en relacin con los resulr_e se pretenden alcanzar, convirtindose en el marco de referencia para definir r-'a de los aspectos a auditar, establecer las prioridades de las acciones a analizar a r e l valor de las cifras y comportamientos que se obtengan, use : : m o sistema permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o pross-ite la Informacin para generar alternativas altamente significativas para los t re toma de decisiones, Ahora bien, el empleo conjunto de Indicadores finan-

acciones en funcin de los resultados que se pretenden alcanzar,

87

Auditora administrativa

cieros y de gestin se hace con el propsito de fundamentar el desempeo histrico de acuerdo con ei sentido y esencia de las acciones,

Es conveniente anotar que, en el proceso de mplementacin de la auditora, a seleccin de indicadores es fundamental porque reduce la subjetividad en la forma de asignar valores o puntos con un criterio estimativo, pondera objetivamente el peso de los factores bajo anlisis y se constituye en una gua de actuacin para todos los que participan en ella,

PAPELES DE TRABAJO
Para e a su tiene ordenar, imprimir trabajo, que en las las realizadas, la obtenida agilizar coherencia el auditor en se hacerlo donde

papeles de trabajo; registros describen y aplicados, pruebas informacin que se llega. tcnicas

procedimientos

y las conclusiones a las

previsiones de presupuesto, en la medida en que esta informacin respalde la evidencia, la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditora, El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicacin de la auditora, ya que son el testimonio que registra el trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones, Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir; Identificacin de la auditora, El proyecto de auditora, ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes de! trabajo realizado,

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, que no son otra cosa que los registros en donde se describen las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones a las que se llega, Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo; adems, apoyan a ejecucin y supervisin del trabajo, Deben formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas, Tambin deben indicar las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o

Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditora, Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo, Anotaciones sobre informacin relevante, Ajustes realizados durante su ejecucin, : Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin, Reporte de posibles irregularidades, Para homogenizar su presentacin y contenido y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas, sino consignar los tpicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y contener argumentos suficientemente slidos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo, Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y tcnicas empleados son suficientes y competentes, Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, debe proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que es necesario resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaracin o investigacin que pudiera emprenderse, y adems de su utilidad para auditoras subsecuentes,

Captulo 3: M e t o d o l o g a de la a u d i t o r a a d m i n i s t r a t i v a

En caso de que se abra un proceso de investigacin, se podra obligar al auditor a suspender o a posponer la auditora para no interferir con l en tanto no se aclaren las ; rcunstancias que lo originaron,

EVIDENCIAS
_a evidencia representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejerci: o de la auditora, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los vicios y conclusiones que formula el auditor Por tal motivo, al reunira se debe prever et nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, as como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que ;ebe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que H^rjan durante el proceso de ejecucin, La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros: Fsica
La

evidencia la

representa

comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditora.

Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a travs de notas, fotografas, grficas, cuadros, mapas o muestras materiales, Se logra por medio del anlisis de documentos, Est contenida en cartas, contratos, -egistros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicacin relacionada con el trabajo Testimonial S obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicacin de la ajditora Analtica Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de la informa: m por reas, apartados y/o componentes, que la evidencia sea til y vlida, debe reunir los siguientes requisitos: Documental

Suficiente Debe ser necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor, Competente Debe ser consistente, convincente, confiable y haber sido validada, -e'evante Debe aportar elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lgica y convincente. -e-zinente Debe existir congruencia entre las observaciones, conclusiones y reco-endaciones de la auditora,
; -.ndamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de ' t e m o , al titular de la organizacin y/o al lder del proyecto las siguientes si-

- T r e m a s para obtener evidencia suficiente, producto de registros incorrectos, -aciones no registradas, archivos incompletos y documentacin inadecuada o ace-ada.

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Auditora administrativa

2. Transacciones realizadas fuera del curso normal. 3. Limitaciones para acceder a los sistema de informacin. 4. Registros incongruentes con las operaciones realizadas. 5. Condicionamiento de las reas para suministrar evidencias, En todas las oportunidades el auditor deber proceder con prudencia, estos es, debe preservar su integridad profesional y conservar los registros de su trabajo, lo cual incluye los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas,

SUPERVISIN DEL TRABAJO

Para tener la seguridad de que se aplica y espeta aprobado, ejercer una el programa es necesario estrecha

supervisin dei trabajo

que realizan los auditores, autoridad posea delegando sobre y la quien

Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad, De esta manera, a medida que se descienda en el nivel de responsabilidad, el auditor que encabece una tarea tendr siempre la certeza del dominio del campo de trabajo y de los elementos de decisin para vigilar que las acciones obedezcan a una lgica en funcin de los objetivos de la auditora, La supervisin en las diferentes fases de la ejecucin de la auditora comprende: a. Revisin del programa de trabajo, b. Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores. c. Aclaracin oportuna de dudas. d. Control del tiempo invertido de acuerdo con el estimado. e. Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo. Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que estn completos y cumplen con su propsito, Para llevar a cabo la supervisin en forma consistente y homognea es conveniente observar los siguientes criterios: Asegurarse de que existe coincidencia entre las lneas fundamentales de investigacin en todo el equipo de auditores, Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda o aclaracin. Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes procedentes, Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las lneas de investigacin definidas, Celebrar reuniones peridicas para mantener actualizados a los auditores e ins-

experiencia,

conocimiento capacidad.

truirlos para mejorar su desempeo.

Asimismo, es de vital importancia que en la etapa de supervisin del trabajo se considere:

90

Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisin de auditor responsable,

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

Que los documentos que no cuenten con esta firma se sometan a revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable. para garantizar el contenido de las conclusiones, Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor lder del equipo, Llevar una bitcora que describa el comportamiento de los auditores, Preparar un informe que consigne los logros y obstculos que se encontraron a lo largo de la auditora, Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.

EXAMEN
^-a vez que se haya puesto en marcha la instrumentacin luego de haber selecciona:: . aplicado las tcnicas de recoleccin, determinados los instrumentos de medicin, - : ada la elaboracin de los papeles de trabajo y registradas las evidencias bajo una estricta supervisin, se debe llevar a cabo el examen, el cual consiste en dividir o separar elementos componentes de los factores bajo revisin para conocer la naturaleza, caractersticas y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interderendencia e interaccin de las partes entre sy con el todo, y de stas con su contexto,

El examen consiste
en dividir o separar los elementos de conocer componentes revisin para la naturaleza, caractersticas y origen de su comportamiento.

los factores bajo

PROPSITO
El ^opsito del examen es aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los -res propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo 5. ero a examen y las circunstancias especficas del trabajo a fin de reunir los elementos me recisin ptimos.

PROCEDIMIENTO
: remas que se deben evaluary racionalizar los efectos de un cambio. E t'ocedimiento de examen consta de los siguientes pasos: Conocer el hecho que se analiza, E s c r i b i r ese hecho, descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar todos sus aspectos y de-e.isarlo de manera crtica para comprender mejor cada elemento, : ante comparaciones y bsqueda de analogas o discrepancias, I r r e n a r cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin seleccionado me-^mentalmente, el examen sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar

:-efinir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente . en conjunto,

91

Auditora administrativa

Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que originaron y el camino para su atencin. Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actit interrogativa y formular de manera sistemtica seis preguntas: 1. Qu trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan, 2. Para qu se hace? Propsitos que se persiguen. 3. Q u i n lo hace? Personal que interviene, 4. Gmo se hace? Mtodos y tcnicas que se aplican.. 5. Con qu se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan 6. Cundo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos, 7. Por qu se hace? Lgica o razn que se sigue, Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las pregur anteriores, dichas respuestas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogad mediante la pregunta Por qu? hasta en cinco ocasiones de manera consecutiv; primer por qu generalmente produce una explicacin superficial de una situacin, f cada uno de los subsiguientes examina de una manera ms profunda las causas de situacin y las soluciones potenciales, El objetivo de los cinco por qu es mejorar la i era en la que se visualizan las cosas y generar alternativas para su atencin. A parti este momento el examen se torna ms crtico, y permite que, con base en las nu< respuestas, se asuma una perspectiva cada vez ms profunda con respecto a las a nativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor. Este anlisis tambin permite que el auditor enlace informacin especfica con puestos subyacentes que son en gran medida reglas del juego no escritas tales cor Motivadores (lo que resulta importante para el personal), como la remunera la esencia de los puestos, el desarrollo profesional, la posicin, las contratad y los despidos. Facilitadores (qu es importante para el personal), como las descripcione puestos, organigramas, procesos, lneas de trabajo y supervisin y responsab des asignadas, Indicadores (cmo se mide al personal, o cmo pueden las personas cons aquello que les resulta importante), para medir el rendimiento, descripcin! objetivos y metas a alcanzar, las evaluaciones, el objeto, la visin y la estrats

Una vez que se identifican las reglas del juego no escritas es conveniente ant el surgimiento de detonadores que impulsen un cambio demasiado rpido o difi asimilar, a saber; intolerancia estrs, conflicto y crisis trabajo en equipo deficiente tiempos de entrega prolongados

92

De igual forma, se deben dimensionar los efectos colaterales que producen reglas y delinear una va de atencin para prever el surgimiento de comportam tales como:

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

cinismo

anarqua impotencia

bloqueo

juego de poder

para que la auditora t o m e un cauce ms profundo al interrelacionar distintos niveles de en efectos,

El examen integrado de hechos, supuestos y reglas no escritas del juego debe servir

conocimiento, An ms, es una oportunidad para entender cmo las causas se traducen

ENFOQUES DEL ANLISIS ADMINISTRATIVO

_os enfoque del anlisis administrativo constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, Estas importantes herramientas de trabajo le posibilitan: Comprobar si la ejecucin de las etapas del proceso administrativo se apega a lo previamente planeado. Dar soporte a la evaluacin cualitativa y cuantitativa de los indicadores establecidos. Fortalecer el examen de los resultados de la organizacin, Considerar elementos o circunstancias que inciden en los resultados, Tener un perfil ms claro de los niveles de eficacia, Asociar el uso de los recursos con las tcnicas de trabajo, Determinar el grado de consistencia de cada uno de los procesos,

Entre los enfoques que se utilizan para realizar el anlisis y que representan un apoyo s ioso para el auditor se encuentran los siguientes: ENFOQUES ORGANIZACIONALES

-ccin

afirmativa

-gramas que mejoran la situacin de los grupos minoritarios en las organizaciones, Accin

independiente

Er aquella en que una organizacin utiliza estrategias independientes para modificar ; jn aspecto de su ambiente,

-ccin cooperativa i aquella en la cual dos o ms organizaciones trabajan juntas en estrategias cooperamas para influir en el ambiente, n voluntaria

- oromiso voluntario con grupos de inters y causas sociales.

ptacin a las masas

:s producidos en masa, oracin de productos variados adaptados al bajo costo de los productos estandari-

nistracin
e_o inteligente de los recursos estratgicos de una organizacin con el propsito de r una ventaja competitiva sustentable,

93

Auditora administrativa

ANLISIS MULTINIVEL
El conocimiento de perfil real de una organizacin a travs de la implementacin de una auditora administrativa dispone de ms de un marco de referencia, Si bien el empleo de las tcnicas de recoleccin producto de la percepcin de la realidad y el contexto de actuacin contenidos en el diagnstico preliminar constituye un primer nivel de anlisis, el examen de los resultados obtenidos orientados por los indicadores de gestin y alineados con la asignacin de valores siguiendo el mtodo de precisar la situacin real de cada factor y las recomendaciones viables y de all desprender las conclusiones consecuentes, en funcin del diferente grado de aplicacin de los enfoques administrativos y cuantitativos involucrados, determinan un segundo nivel de anlisis, El juego de variables asociadas con los supuestos detrs de las lneas de accin, modelos tcitos que cobran sentido por medio de la deteccin de reglas de juego no escritas, se transforman en un tercer nivel de anlisis, La definicin de un contexto de interdependencia e interaccin que vincula causas y efectos se traduce en un cuarto nivel de anlisis, Si a esto se asocia la reflexin de las tendencias del desempeo y el redireccionamiento propuesto, se puede inferir un quinto nivel, Adems, cada vez que se realice una nueva revisin de resultados a la luz del cambio como comn denominador, es posible que surjan nuevos niveles o entreniveles de anlisis que modifiquen o complementen cualquiera de los niveles previos, Queda claro, entonces, que una auditora administrativa permite precisar el comportamiento histrico de una organizacin, pero es tambin un elemento de decisin que representa un mecanismo de cambio, Es all donde reside su capacidad sustantiva de perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y convertirla en una ventaja competitiva sustentable,

FORMULACIN DEL DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO

B A S E CONCEPTUAL La diagnosis, parte esencial de la auditora administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse, Es tambin una oportunidad para disear un marco global de anlisis para sistematizar la informacin de la realidad de una organizacin, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades, para identificar los factores ms relevantes de su funcionamiento, para determinar los recursos disponibles para resolver sus problemas, para relacionar las causas de su comportamiento y el impacto de los efectos en sus resultados; y, sobre todo, para servir como cauce a las acciones necesarias que permitan su atencin eficaz,

La diagnosis es un recurso que traduce y en os hechos circunstancias informacin que y puede

concreta

El diagnstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analtico de la realidad de la organizacin, MARCO DE R E F E R E N C I A Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditora, se dispone de una base de informacin con la perspectiva de la gnesis, infraestructura administrativa, forma de operacin y posicin competitiva, lo que permite establecer las bases de actuacin con la certeza de que enmarca las variables y estrategias fundamentales,

cuantificarse cualificarse,

114

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

TENIDO : _ e el diagnstico administrativo aporte elementos de decisin sustantivos a la tiene que incorporar los siguientes aspectos: contexto Fisonoma de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y su trayectoria histrica Mecnica para generar bienes, servicios, capital y conocimiento Esfera de accin Posicin en el mercado Ciclo de vida de la organizacin -formacin operativa Gestin de funciones, procesos y proyectos Coordinacin de las acciones Administracin de la tecnologa de la informacin Anlisis de la interaccin, planeacin, organizacin, direccin y control

desempeo Manejo de indicadores financieros y de gestin Comportamiento organizacional < Resultados alcanzados Margen de efectividad Estrategia competitiva Propsito estratgico Enfoque estratgico Procesos estratgicos Habilidades distintivas

_derazgo Valores Trabajo en equipo Calidad de vida de la organizacin Cultura organizacional

Perspectivas Estructura Oportunidades de negocio Administracin del cambio Potencial de innovacin Control estratgico

INFORME
-5 zar el examen de la organizacin, de acuerdo con el procedimiento corresponde, y una vez que se han seleccionado los enfoques de anlisis organizacional y : dativos y formulado el diagnstico administrativo, es necesario preparar un ine, en el cual se consignen los resultados de la auditora e identifique claramente

Auditora administrativa

Una vez seleccionados

los enfoques de anlisis y y organizacional cuantitativos formulado

el diagnstico
al

administrativo,

finalizar el examen de la organizacin es necesario preparar un Informe en el cual se consignen los resultados de la auditora claramente sistema, e identifique el rea, o el

el rea, sistema, programa, proyecto, etc, auditado, el objeto de la revisin, la duracir alcance, recursos y mtodos empleados, En virtud de que en este documento se sealan los hallazgos as como las conclusio nesy recomendaciones de la auditora, es indispensable que brinde suficiente informa cin respecto de la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, e relacin con el nmero de casos o transacciones revisadas en funcin de las operacione que realiza la organizacin, Asimismo, es importante que tanto los hallazgos como la recomendaciones estn sustentados por evidencia competente y relevante, debida mente documentada en los papeles de trabajo del auditor. Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberi reunir atributos tales como:

Objetividad Visin imparcial de los hechos. Oportunidad Disponibilidad de la informacin en tiempo y lugar. Claridad Fcil comprensin del contenido, Utilidad Provecho que puede obtenerse de la informacin, Calidad Apego a las normas de administracin de la calidad y elementos del sis tema de gestin de la calidad, Lgica Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas,

programa

proyecto auditado,

objeto de la revisin, su duracin, alcance, recursos y los empleados. mtodos

El informe constituye un factor invaluable debido a que posibilita conocer si los ins trumentos y criterios aplicados contemplaban las necesidades reales, y deja abierta I alternativa de su presentacin previa al titular de la organizacin para determinar los le gros obtenidos, particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de juici que no fueron captados en la aplicacin de la auditora, Asimismo, permite establecer le condiciones necesarias para su presentacin e instrumentacin, En caso de una modif cacin significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendr que ajustarse.

ASPECTOS OPERATIVOS
Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en trminc prcticos, con base en las premisas que se acordaron para orientar las acciones que ; llevaron a cabo en forma operativa. Para abordar este aspecto, es recomendable seguir el orden siguiente: 1. Introduccin Criterios considerados para emprender y ejecutar la auditora, 2. Antecedentes Informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de la org nizacin, 3. Justificacin Elementos que hicieron necesaria su aplicacin, 4. Objetivos de la auditora Razones por las que se efectu la auditora y los fin que se persiguen con el informe. 5. Estrategia Cursos de accin seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ello: 6. Recursos Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos empleados, 7. Costo Recursos financieros utilizados en su desarrollo. 8. Alcance mbito, profundidad y cobertura del trabajo, 9. Acciones Pasos o actividades realizados en cada etapa,

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

ditora.

Metodologa Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en que se sustent la auResultados Hallazgos significativos y evidencia suficiente que la soporte,

Conclusiones Inferencias basadas en las pruebas obtenidas, Recomendaciones Sealamientos para mejorar el desempeo, Alternativas de implantacin Programa y mtodos viables, Desviaciones significativas Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditora,
Opiniones de los responsables de las reas auditadas
Puntos de vista expuestos

acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones,

Asuntos especiales Toda clase de aspectos que requieran de un estudio ms profundo,

UNEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACION

ra que el informe tenga verdadero efecto en el desempeo de una organizacin, es casario presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial atencin a la formu:n de criterios, si bien susceptibles de llevarse a la prctica, tambin con una visin ratgica, para lo cual deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos: No perder de vista el objeto de la auditora cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales, Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad, i Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, segn sea el caso, Homogeneizar la integracin y presentacin de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atencin, Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente los resultados, Aliegar a los niveles de decisin los elementos idneos para una toma de decisiones objetiva y congruente, : Establecer las bases para constituir un mecanismo de informacin permanente, Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que reviste el incumplimiento (o hacerlo extemporneamente) de las medidas recomendadas, Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y seguimiento de las acciones, Tomar en cuenta los resultados de auditoras realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la implementacin de resultados, conveniente que antes de emitir el informe, una persona independiente a la aplide la auditora revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de verificar que cumplido con todas las normas legales y ticas y que la opinin que se vaya a E'tar est justificada y debidamente amparada por el trabajo realizado,

117

Auditora administrativa

TIPOS DE INFORME
La variedad de opciones para presentar los informes depende del destino y propsito que se les quiera dar, adems del efecto que se pretende con su presentacin, En atencin a estos criterios, los informes ms representativos son: Informe general Informe ejecutivo Informe de aspectos relevantes

INFORME G E N E R A L Responsable. rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe, Introduccin. Breve descripcin de la circunstancias que hicieron necesario aplicar la auditora, mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, duracin de la revisin, as como el propsito y explicacin general de su contenido, Antecedentes. Exposicin de la gnesis de la organizacin, es decir, orgenes, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron en la decisin de implementar la auditora, Tcnicas empleadas. Instrumentos y mtodos utilizados para obtener resultados en funcin del objetivo Diagnstico, Definicin de las causas y consecuencias de la auditora, las cuales justifican los ajustes o modificaciones posibles, derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados, trumentar los resultados, Propuesta. Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden Estrategia de implementacin. Explicacin de los pasos o etapas previstas para ins-

Seguimiento. Determinacin de los mecanismos de informacin, control y evaluacin necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos, Conclusiones y recomendaciones. Sntesis de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para el logro de las propuestas, Apndices o anexos. Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin de la auditora, INFORME E J E C U T I V O Responsable. rea o unidad administrativa encargada de preparar el Informe, Periodo de revisin. Lapso que comprendi la auditora, Objetivos. Propsitos que se pretende obtener con la auditora, Alcance. Profundidad con la que se audit la organizacin, Metodologa, Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar a evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditora, Sntesis. Relacin de os resultados y logros obtenidos con los recursos asignados,

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

Conclusiones. Sntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuacin, \ F O R M E DE A S P E C T O S R E L E V A N T E S Zccumento que se integra con base en un criterio de selectividad, que considera los gtamen de la organizacin, aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el '.'ediante este informe se puede analizar y evaluar: Si se llev a cabo todo el proceso de apHcacin de la auditora, Si se presentaron observaciones relevantes, Si la auditora est en proceso, se reprogram o se replante, Las horas hombre que realmente se utilizaron, La fundamentacin de cada observacin, Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas, Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas,

_as observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentan las six entes caractersticas: inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin, Inobservancia del marco normativo aplicable, Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios, Deficiencia en el servicio de los proveedores, -alta de Informacin del desempeo de competidores, -rdlda de oportunidades de negocio, Saja rentabilidad y productividad, x stencia de una cultura organizacional dbil, \ecesidad de adecuary/o actualizar los sistemas, Generacin de bienes y servicios sin la calidad requerida, Potencial de Innovacin desaprovechado. _ agencia de replantear los procesos centrales, '.ecesldad de redireccionar el enfoque estratgico,
La las los para forma la ya el implementacin uno de de

recomendaciones aspectos efectiva clave a

ra apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organizacin, este inr jede presentarse acompaado de un ejemplar del informe general o ejecutivo,

constituye

afectar en organizacin, que representa de las en especficas

PROPUESTA DE IMPLEMENTACIN
: ^mentacin de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para e- forma efectiva a la organizacin, ya que representa el momento de transfori ^'opuestas en acciones especficas para cumplir con el propsito de la auditora, r~z ementacin se realiza en tres fases:
:

momento

transformar propuestas acciones para

cumplir con

el propsito de la auditora.

'edaracin del programa

rtegracln de recursos ecjcin del programa

119

Auditora administrativa

1 P r e p a r a c i n del programa Para elaborar el programa es necesario cumplir con estos pasos: Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su realizacin, Establecer el tiempo de duracin de cada actividad y el total de la implementacin, Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo, Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecucin,

2 M t o d o s de i m p l e m e n t a c i n Los mtodos deimplementacin aceptados para traducir las recomendaciones en acciones especficas son: Instantneo

Proyecto piloto En paralelo Parcial o por aproximaciones sucesivas Combinacin de mtodos

Mtodo

instantneo

Refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditora en forma inmediata, tomando en cuenta que sean viables de ejecutar y que existan las condiciones para hacerlo eficazmente,

Mtodo

del

proyecto

piloto

Consiste en realizar un ensayo con los resultados de la auditora en slo una parte de la organizacin, con la finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir cambios en una escala reducida y llevar a cabo cuantas pruebas sean necesarias antes de implementarlos en forma global,

Mtodo

en

paralelo

Representa la operacin simultnea, por un periodo determinado, tanto del ambiente o condiciones normales de trabajo, como las que se van a implementar, lo que permite efectuar modificaciones y ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores,

Mtodo

parcial

por

aproximaciones

sucesivas

Consiste en seleccionar parte de los resultados de la auditora e implementarlos procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso slo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado,

Combinacin

de

mtodos

Constituye el empleo de ms de un mtodo para implementar las recomendaciones, tomando en cuenta el efecto que los cambios administrativos puedan provocar en la organizacin, 3, I n t e g r a c i n de r e c u r s o s

20

Una vez estructurado el programa de implementacin, se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha,

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

Sesrus, se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar tcnica y mente la Implementacin y, en su caso, el acondicionamiento fsico de las iones. Par - r n o , de acuerdo con los requerimientos de la auditora y el programa de imrarn, se lleva a cabo la seleccin y capacitacin del personal que va a colaborar eecucin. ^ucion del p r o g r a m a zcs os pasos anteriores, se procede a mplementar la recomendaciones mediane.r eo del mtodo seleccionado y la realizacin de las actividades programadas. Es -eresario que el personal que participa en el proceso reciba la informacin y c n oportunas para interactuar en condiciones ptimas, : a simultnea se tiene que efectuar el seguimiento y evaluacin de los avanr_e se nayan realizado,

PRESENTACIN DEL INFORME

jb debe convocar al grupo auditor para efectuar una revisin de su contenido, ez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la

tasa te que se detecte algn aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, se deben rnerrto de: erar os ajustes necesarios para depurarlo, El Informe final aprobado se har del co-

ar de la organizacin :-rano de gobierno " I -rano de control Interno ", se es directivos a-dos medios y nivel operativo

-r--Do(s) de filiacin, corporativo(s) o sectorial(es) lerendencia globalizadora (en el caso de instituciones pblicas) le acuerdo con las normas de funcionamiento, convenios de coordinacin, conaprensivo a las instituciones con las que nteracta la organizacin, a los gru-

: < sectorial, enfoque estratgico y relaciones con el entorno, el informe se puede Cre iters, clientes y proveedores, con el objeto de fortalecer o reconsiderar los

le :r-formdad con la instancia o nivel al que vaya dirigido el informe y las tcnicas lapcK) de soporte informtico, lminas o material audiovisual, 'ras consecuentes para su adecuada estructura, el informe puede presentarse con

-es rara desarrollar el trabajo en conjunto,

SEGUIMIENTO
ues de seleccionar y presentar la alternativa de tipo de informe congruente con jr: - rades definidas y habiendo de verificar los aspectos operativos y llneamientos -ees para preparar la propuesta de implementacin, es conveniente concentrarse a seguimiento, En esta etapa las observaciones que se producen como resultado a a j d tora deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no slo se orientan a -r - as fallas detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia,

Auditora administrativa

Es necesario un estricto de seguimiento las observaciones resultado de

En este sentido, el seguimiento no se limita a determinar observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento para la organizacin, lo que hace posible: Verificar que las acciones propuestas como resultado de las observaciones se lleven a la prctica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con los responsables de rea, funcin, proceso, programa, equipo, proyecto o recurso revisado a fin de alcanzar los resultados esperados, Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones, Constatar las acciones que se llevaron a cabo para implementar las recomendaciones, Al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como se atendieron,

que se producen como la auditora, ya que no slo se orientan a corregir las fallas detectadas, recurrencia. sino tambin a evitar su

OBJETIVO GENERAL
Establecer lineamlentos generales, acciones especficas y criterios para la ejecucin de auditoras de seguimiento para garantizar que las observaciones formuladas por el auditor se atiendan e implementen de manera puntual.

LINEAMIENTOS GENERALES
A fin de que el seguimiento cumpla con los requisitos consignados en el informe con una cobertura tcnica de primer nivel, es preciso que se apegue a elementos lgicos y consecuentes con la auditora y con la realidad de la organizacin, por lo que se deben considerar directrices como: Definir las reas en las que se comprobar la implementacin de las recomendaciones propuestas por el auditor tomando como referencia el informe de la auditoray las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin, Considerar la participacin de especialistas cuando la evaluacin de la implementacin de recomendaciones as lo requiera, Realizar con la amplitud necesaria las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopcin de las recomendaciones sugeridas por el auditor. Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de las recomendaciones en los trminos y fechas establecidos, Brindar el apoyo necesario a las reas involucradas durante el proceso de seguimiento e implementacin de recomendaciones, Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de la aplicacin de las recomendaciones, Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especia cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que dieron origen a las observaciones, Reprogramar las fechas compromiso para implementar las recomendaciones en los casos en que stas no se hayan adoptado o bien se atendieron parcialmente El auditor comentar con el responsable del rea sujeta a seguimiento las observaciones determinadas, con el objeto de que se aporten pruebas o elementos de

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

juicio adicionales que en el desarrollo de la auditora no fueron expuestas, lo cual permitir rectificar su opinin, Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de observaciones derivadas de una auditora en proceso, deber adjuntarse al informe, Establecer, cuando se justifique, fechas de reprogramacin para implementar en su totalidad las recomendaciones conforme a los trminos previamente acordados con el titular de la organizacin,

ACCIONES ESPECFICAS
= examinar el grado de avance en la adopcin de las recomendaciones y establecer : =ses para implementar una auditora de seguimiento, el auditor debe verificar cmo ::mportan, lo cual puede generar dos resultados: _as recomendaciones se han implementado conforme a programa, "al implementacin se ha realizado fuera de programa,
r ecomendaciones

programadas

Estrategia Asignacin de responsabilidad r actores considerados .reas de aplicacin -eriodo de realizacin Porcentaje de avance Costo -Doyo y soporte utilizados -esultados obtenidos moacto logrado

-ecomendaciones fuera de programa Estrategia Desviaciones Cansas Efectos - :ernativas de solucin planteadas - ternativas de solucin implementadas - ; : o n e s correctivas realizadas la endario de aplicacin

IOS PARA LA EJECUCIN DE LA AUDITORA DE SEGUIMIENTO

a mplementacin de las recomendaciones y observaciones no se lleva a cabo : 5 los sealamientos contenidos en el informe, se ejecutan en forma parcial zan deficientemente, se hace necesaria la aplicacin de una auditora de se-

123

una iniciativa relacionada con la auditora previa, pero distinta en su lgica y concepcin, Bajo esta visin, es conveniente establecer criterios que la guen, tales como:

a las recomendaciones y observaciones que contienen los informes, con el propsito de atenderlas en la auditora de seguimiento a realizar,

Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin referentes

reas involucradas, a fin de obtener un panorama general del avance en la implementacin de las recomendaciones. Especificar el nmero de semanas-hombre que comprender la revisin, el respon

Entrevistarse antes de la ejecucin de esta auditora con los responsables de las

sable de la supervisin y los auditores que participarn en la ejecucin,

Dar prioridad a la comprobacin del cumplimiento en los trminos establecido y fechas programadas en las disposiciones de apoyo preparadas, la definicin di medidas correctivas y las sugerencias de tipo preventivo para evitar la recurrenci de las observaciones detectadas por el auditor, Cuando en la auditora de seguimiento se detecten nuevas irregularidades s deber ampliar el alcance de los procedimientos de auditora con la finalidad c plantear al responsable del rea las recomendaciones necesarias para subsanarla y establecer conjuntamente las fechas compromiso,

RESUMEN
Para llevar a cabo una auditora administrativa es necesario contar con un marco metodolgico que oriente las acciones en sus diferentes etapas: planeacin, instrumentacin, serie de examen, informe y seguimiento. para Cada una con el de ellas fin dispone de una componentes indispensables cumplir convenido.

En la planeacin se establece el objetivo de la auditora, los factores a revisar, que incluyen el proceso administrativo y los elementos especficos que complementan su funcionamiento, las fuentes de estudio internas y externas, la investigacin preliminar, la preparacin del proyecto de auditora, que considera la propuesta tcnica, el programa de trabajo y los aspectos de capacitacin, asignacin de responsabilidad y actitud, as como el diagnstico preliminar, En la Instrumentacin se determina cmo recopilar la informacin a travs de tcnicas de recoleccin como la investigacin documental, observacin directa, acceso a redes de informacin, entrevistas, cuestionarlos y cdulas, se toman en cuenta los aspectos de medicin como escalas e indicadores, los papeles de trabajo del auditor, la evidencia que sustenta los hallazgos y la supervisin del trabajo en sus diferentes modalidades. En el examen se establece el propsito, el procedimiento, los enfoques de anlisis administrativo, tanto organizacionales como cuantitativos seleccionados para orientar el contexto de la informacin captada, y la formulacin del diagnstico administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que servirn para evaluar los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un modelo analtico y distintivo de organizacin, En el informe se registran los resultados de la auditora, los aspectos operativos acordados para orientar su ejecucin, los lineamientos generales para su

Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa

r^eraracin, los tipos de informe que se pueden utilizar, tales como el general, el eecutivo y el de aspectos relevantes, y la propuesta de implementacin. Analmente, en el seguimiento se integran las observaciones y recomenda: :-es, para lo cual se precisa un objetivo, lineamientos generales y acciones esr e : " cas para examinar el grado de avance en la implementacin de los cambios 5- : r idos y sentar las bases para realizar una auditora de seguimiento.

f CONCLUSIN
I arco metodolgico representa el camino indicado para guiar las acciones de jra auditora administrativa y la alternativa de brindar a una organizacin los entos de juicio idneos para transformar las experiencias en conocimiento, n es una oportunidad para evaluar estratgicamente el desempeo de - ; - e ' a crtica y objetiva, fortalecer las capacidades distintivas y crear las condir rres para un crecimiento sostenido. C E G U N T A S P A R A DEBATE L _Z> importancia tiene que una auditora administrativa se apegue a una erodologa consistente?

ZL _Irmo influyen los indicadores de gestin en la ponderacin de peso de los errores bajo anlisis?
: _ede

un diagnstico administrativo convertirse en una ventaja competitiva?

rfrrmacln?

:. e papel juegan los enfoques de anlisis administrativo en el examen de la

: _ = relacin existe entre la auditora y la administracin del cambio? Ce r^ manera crea valor la auditora administrativa para una organizacin? E; a auditora administrativa una herramienta de estrategia?

CASO PRACTICO: PUBLICIDAD NACIONAL

iCEDENTES
r a 1964, Daniel Mario Martnez trabaj como ayudante de impresor en Farias : Posteriormente lo hizo en pequeos negocios del mismo giro como impresor, : en uno de ellos logr el puesto de encargado, donde diriga entre 8 y 10 perZesDus, durante dos aos, lo hizo por su cuenta asociado con un hermano, nar la sociedad dividieron sus bienes, Daniel conserv algunos instrumentos -a es y comenz a trabajar por su cuenta, Tena a su cargo a dos personas a las sracit en todo lo referente a la serigrafa, Despus, rent un local y de manera -a adquira materia prima para producir y vender sus productos. Er ; * ' necesitaba ms espacio para la elaboracin de sus productos, por lo que j~a rasa para ampliar su capacidad de produccin y contrat ms personal, E~ r 13 adquiri un terreno, donde construy las instalaciones de Publicidad Nacioe- 1985 ampli con la adquisicin del lote contiguo.

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