Costeo Basado en Actividades (ABC)

Una oportunidad para las empresas de hoy En la actualidad, las empresas enfrentan un significativo nivel de competencia, clientes altamente exigentes, menor duracin del ciclo de vida de los productos, alto nivel de integracin industrial, plataformas comunes de produccin o prestacin de servicios, mltiples lneas de productos y canales de distribucin, entre otros. Ello, en definitiva, se traduce en un alto nivel de complejidad de las operaciones comerciales, para las cuales, los sistemas tradicionales de costos no han sido capaces de apoyar adecuadamente. El Costeo Basado en Actividades, ABC (Activity Based Cost), surge ante la falla de los sistemas tradicionales de costeo, en distribuir correctamente los productos, los gastos y costos indirectos. Actualmente, los sistemas implementados por algunas compaas y que han sido diseados, principalmente, para valorizar inventarios con el propsito de preparar los estados financieros y pagar impuestos, no estn proporcionando a los gerentes la informacin oportuna y pertinente para introducir mejoras en la eficiencia operacional y medir los costos de los productos. ABC asigna costos a las actividades basado en cmo stas usan los recursos y asigna costos a los objetos de costos, basado en cmo stos hacen uso de las actividades. El proceso de asignacin de costos a actividades y objetos de costos, se apoya en criterios llamados drivers ("generador" o "inductor" de costos), que explican la relacin de causa y efecto entre estos elementos. Por lo tanto, los conceptos claves de ABC son: Recursos: Elementos econmicos usados o aplicados en la realizacin de actividades. Se reflejan en la contabilidad de las empresas a travs de conceptos de gastos y costos como sueldos, beneficios, depreciacin, electricidad, publicidad, comisiones, materiales, etc. Actividades: Conjunto de tareas relacionadas y que tengan un sentido econmico relevante para el negocio. Por ejemplos preparar plan anual, facturar, vender, atender clientes. Saber distinguir hasta qu nivel llegar en el detalle de las actividades, es un elemento crtico en un proyecto ABC, la experiencia es el principal fundamento de este proceso. Objetos de Costos: Es la razn para realizar una actividad. Incluye productos/servicios, clientes, proyectos, contratos, reas geogrficas, etc. Drivers: Es un factor o criterio para asignar costos. Elegir un driver correcto, requiere comprender las relaciones entre recursos, actividades y objetos de costos. Drivers de Recursos, son los criterios o bases usadas para transferir costos de los recursos a las actividades. Drivers de Actividad o Costo, son los criterios utilizados para transferir costos desde una actividad a uno o varios objetos de costos. Este driver se selecciona considerando cmo se relaciona la actividad con el objeto de costo y cmo la relacin se puede cuantificar. ABC no es un nuevo mtodo de contabilidad financiera, ya que el anlisis de actividades usa cifras obtenidas del sistema contable.

Su propsito es proporcionar a los gerentes una herramienta para aumentar la rentabilidad por medio de proveer informacin basada en hechos, para mejorar las decisiones estratgicas, operacionales y de precios; que en forma conjunta determinarn el resultado financiero futuro de la empresa. ABC es comnmente implementado independientemente de los actuales sistemas contables. Los datos de gastos y ventas son obtenidos del sistema contable y del sistema de ventas, pero el clculo, anlisis y preparacin de informes ocurre fuera de estos sistemas. Aunque no es necesario reemplazar el actual sistema contable, cuando la implementacin avanza al interior de la empresa y se aprecian cada vez mayores beneficios, generalmente se tiende a modificar los sistemas internos para hacerlos ms eficientes. Beneficios Aprender a pensar en nuevos trminos (actividades, recursos, objetos de costos, drivers) Aprender a optimizar actividades dentro de la cadena de valor de las empresas, con un enfoque de procesos en vez de reas funcionales Ensear al personal de las empresas a utilizar y compartir la informacin de ABC para mejorar el uso de los recursos y rentabilidad en general; y Proporcionar anlisis de los beneficios y oportunidades detectados a travs de ABC Esto nos lleva al siguiente paso... Administracin Basada en Actividades (ABM) Administracin Basada en Actividades, ABM (Activity Based Management), implica el uso de la informacin obtenida a travs de ABC para comprender y hacer cambios beneficiosos en la forma que las compaas hacen negocios. Con Costeo Basado en Actividades (ABC), las empresas pueden responder preguntas tales como Cules son las actividades que ms cuestan a la empresa?, Qu actividades agregan valor?, Qu actividades se pueden ejecutar ms eficientemente?, Cules son los clientes menos rentables?, Qu servicios son los que cuestan ms proporcionar?, Cules son los canales de distribucin ms econmicos?, etc. En resumen, ABM se hace realidad cuando se desarrolla una gestin basada en la informacin proporcionada por ABC. ABM se inserta dentro de un marco de administracin estratgica de costos y en los procesos de mejora continua, incorpora tcnicas de anlisis, tales como: Anlisis de actividades Anlisis de causa/efecto a travs de los drivers Anlisis de las actividades que agregan y no agregan valor Calidad y satisfaccin de los clientes Benchmarking/Mejores Prcticas Es importante comprender que una implementacin de ABC/M es un proceso evolutivo de aproximacin en etapas al negocio, y como tal, es un proyecto en constante desarrollo y maduracin. Cada implementacin de ABC/M es nica e implica sus propias restricciones y desafos de acuerdo a las caractersticas de cada empresa, industria y complejidad del negocio.

Un proyecto inicial ABC/M puede tomar un tiempo de tres a siete meses para ser completado. Los proyectos de plazos breves, se enfocan en reas muy especficas y delimitadas del negocio, lo que permite mostrar resultados en el corto plazo y a la vez, ir progresando a travs de la curva de experiencia. mbito de Aplicacin y Beneficios Aunque las empresas productivas fueron las pioneras en el uso de ABC, actualmente los beneficios de ABC/M no se encuentran limitados al sector productivo. De un tiempo a esta parte, un amplio espectro de compaas del sector de servicios, han comenzado a utilizar esta herramienta de gestin. Las empresas ms interesadas en implementar ABC/M, comparten algunos atributos: Los gastos generales o costos indirectos son altos Necesidad de conocer la real rentabilidad de los productos/servicios Una proporcin sustancial de los costos son incurridos en ventas, administracin y funciones de apoyo. Necesidad de lograr un fuerte control de los gastos generales y costos indirectos. El sistema contable vigente, distribuye los gastos generales y costos indirectos a los productos, proveedores y clientes, de una manera incompleta y simplista La proliferacin de productos, servicios, clientes o proveedores Rentabilidades declinantes o un aumento de las amenazas de competidores emergentes. La variedad/diversidad es significativa en trminos de procesos o productos/servicios El costo de los productos/servicios no refleja el actual uso de los recursos consumidos Los informes financieros soportan las necesidades contables, no las de gestin del negocio Este mismo mbito de aplicacin, demuestra las significativas reas en las cuales ABC/M contribuye a mejorar la gestin de las empresas. Otros beneficios adicionales se pueden visualizar, por ejemplo, cuando las empresas necesitan reducir gastos. Normalmente esto se realiza utilizando un enfoque orientado a reducir un cierto porcentaje de algunas cuentas de gastos (remuneraciones, gastos generales, electricidad, etc.) y reas funcionales, sin tener claro el impacto que puede tener en algunos procesos claves. Sin embargo, ABC/M permite concentrarse en aquellas actividades que no agregan valor, evaluar aquellas actividades que estn fuera de la cadena de valor de la empresa, analizar las posibilidades de outsoursing sabiendo cunto cuesta desarrollar la actividad internamente, comparar actividades similares desarrolladas en diferentes reas de la empresa para imitar las mejores prcticas (benchmark interno), etc. Lo anterior, permite tener una cabal comprensin de la gran variedad de criterios de anlisis y herramientas de gestin que ABC/M puede aportar a la empresa moderna altamente competitiva.