NOVAS REGRAS SOBRE UTILIZAO DE PROGRAMAS INFORMTICOS DE FATURAO

Direo de Servios de Comunicao e Apoio ao Contribuinte

Legislao: Portaria n. 363/2010, de 23 de junho, aps a primeira alterao introduzida pela Portaria n. 22-A/2012, de 24 de janeiro; Portaria n. 1192/2009, de 8 de outubro; e, art. 123. n. 9 do Cdigo do IRC Concluda a fase de certificao da maioria dos programas de faturao, o Ministrio das Finanas veio, recentemente, reforar este instrumento de combate fraude e evaso fiscal, alargando progressivamente o universo de contribuintes que, obrigatoriamente, devem utilizar programas certificados como meio de emisso de faturas ou documentos equivalentes e tales de venda. Definiu, tambm, as regras que os equipamentos ou programas informticos no certificados devem observar na emisso de documentos entregues aos clientes, quando se trate de contribuintes no abrangidos pela obrigatoriedade de utilizao de programas certificados de faturao. QUAIS AS PRINCIPAIS ALTERAES? De acordo com o artigo 2. da Portaria n. 363/2010, de 23 de junho, com a redao dada pela Portaria n. 22-A/2012, de 24 de janeiro, todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, com as excees constantes do n. 2 do artigo 2., passam a estar obrigados a utilizar, exclusivamente, um programa de faturao certificado. Deixa, portanto, de ser possvel, aps 1 de abril de 2012, o uso de mquina registadora ou a faturao manual emitida em documentos impressos por tipografias autorizadas, passando a sistema universal de faturao, a utilizao de programa certificado. Isto , com esta nova portaria, a lei passou a impor a utilizao de programa certificado como forma exclusiva de emisso de faturas ou documentos equivalentes e tales de venda. Esta obrigatoriedade de utilizao de programa certificado vigora a partir de 1 de abril de 2012 para sujeitos passivos com volume de negcios superior a 125 000 e a partir de 1 de janeiro de 2013, para os sujeitos passivos com volume de negcios superior a 100 000. Os sujeitos passivos que utilizem programas multiempresa ou que optem pela utilizao de programa informtico de faturao esto, em qualquer caso, obrigados a utilizar programa certificado, exceto se, diretamente ou atravs de empresa do mesmo grupo econmico, forem titulares dos direitos de autor do programa utilizado. QUEM EST SUJEITO S NOVAS REGRAS? 1. Todos os sujeitos passivos de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (IRS) ou de imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas (IRC), que no renam os requisitos de excluso.

2. Os sujeitos passivos que utilizem programa de faturao multiempresa (v.g. gabinetes de contabilidade que disponibilizam a vrios clientes o mesmo programa de faturao). 3. Os sujeitos passivos que optem, a partir de 1 de abril de 2012, pela utilizao de programa informtico de faturao, mesmo que renam condies de excluso. QUEM EST EXCLUDO DA OBRIGATORIEDADE DE UTILIZAR UM PROGRAMA CERTIFICADO? Excluem-se os sujeitos passivos mencionados no ponto 1 anterior que renam algum dos seguintes requisitos: - Utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo econmico, do qual sejam detentores dos respetivos direitos de autor; - Tenham tido, no perodo de tributao anterior, um volume de negcios inferior a 100.000, sendo que este limite de 125.000 at ao final do ano de 2012. - Tenham emitido, no perodo de tributao anterior, um nmero de faturas, documentos equivalentes ou tales de venda inferior a 1 000 unidades; - Efetuem transmisses de bens atravs de aparelhos de distribuio automtica ou prestaes de servios em que seja habitual a emisso de talo, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pr-impresso e ao portador comprovativo do pagamento. Bastar, por isso, que apenas uma destas condies se verifique para que o utilizador/sujeito passivo esteja dispensado. QUAIS OS DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ASSINADOS COM A CHAVE PRIVADA? Nos termos dos art.s 6. e 7. da Portaria n. 363/2010, de 23 de junho, com as alteraes introduzidas pela Portaria n. 22-A/2012, de 24 de janeiro, so assinados os seguintes documentos: As faturas ou documentos equivalentes e os tales de venda; As guias de transporte, guias de remessa e quaisquer outros documentos que sirvam de documento de transporte, nos termos do Decreto-Lei n. 147/2003, de 11 de julho. Quaisquer outros documentos, independentemente da sua designao, suscetveis de apresentao ao cliente para conferncia de entrega de mercadorias ou da prestao de servios, nomeadamente as designadas consultas de mesa. PRO FORMA OU

OS DOCUMENTOS DO TIPO FATURAS ORAMENTOS DEVEM SER ASSINADOS?

No. No entanto, as faturas pro forma, oramentos, bem como quaisquer outros documentos com eficcia externa eventualmente emitidos por um programa de faturao, no sujeitos a assinatura, devem conter de forma evidente a sua natureza e conter a expresso Este documento no serve de fatura, competindo ao produtor de

software criar condies que no permitam tais alteraes de layouts, de modo a impedir qualquer confuso com uma fatura. POSSO CONTINUAR A USAR FATURAS OU DOCUMENTOS EQUIVALENTES MANUAIS (IMPRESSOS EM TIPOGRAFIAS AUTORIZADAS)? Se no est obrigado a utilizar programa certificado pode continuar a usar faturas ou documentos equivalentes manuais (impressos em tipografias autorizadas). Porm, os sujeitos passivos que no renam nenhum dos requisitos de excluso, s podem emitir faturas ou documentos equivalentes impressos em tipografias autorizadas em caso de inoperacionalidade do programa de faturao (situaes em que o acesso ao programa de mostre invivel), devendo ser integrados no programa imediatamente aps a cessao da sua inoperacionalidade, utilizando uma numerao sequencial prpria e uma srie especfica, anual ou plurianual, por tipo de documento. POSSO CONTINUAR A USAR MQUINAS REGISTADORAS? Se no est obrigado a utilizar programa certificado de faturao, pode continuar a utilizar documentos emitidos por mquinas registadoras. Deve, todavia, ter em considerao que foram igualmente estabelecidas regras a observar pelas mquinas registadoras. Assim: Os equipamentos ou programas de faturao no certificados que, para alm dos tales de venda, emitam quaisquer outros documentos suscetveis de apresentao aos clientes como comprovativo da transmisso de bens ou da prestao de servios, nomeadamente as designadas consultas de mesa, devem: a) Numerar sequencialmente esses documentos, que devem conter ainda os seguintes elementos: i. ii. iii. iv. v. b) Data e hora da emisso; Denominao social e nmero de identificao fiscal do fornecedor de bens ou prestador de servios; Denominao usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos servios prestados; O preo lquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preo com a incluso do imposto; A indicao de que no serve de fatura;

Registar os documentos numa srie especfica, em base de dados, no rolo interno da fita da mquina ou no jornal eletrnico, evidenciando igualmente os documentos anulados.

Os documentos emitidos, em modo de treino, pelos equipamentos ou programas de faturao no certificados, devem conter obrigatoriamente a meno Documento emitido para fins de formao.

UMA EMPRESA TEM DUAS ATIVIDADES DISTINTAS, CORRESPONDENTES A DIFERENTES CAEs, EM QUE NUMA DAS ATIVIDADES O VOLUME DE NEGCIOS SUPERIOR A 125.000 E EMITE MAIS DE 1 000 FATURAS ANO, ENQUANTO QUE NA OUTRA NO ATINGE OS 100.000. A PRIMEIRA ATIVIDADE NECESSITA DE SOFTWARE CERTIFICADO E A SEGUNDA NO? A obrigatoriedade de utilizao de software certificado aplica-se aos sujeitos passivos e no s atividades. Assim, o volume de negcios, bem como o nmero de faturas emitidas a considerar para efeitos de possvel excluso, o da entidade. A exigncia de programa de faturao certificado aplica-se a todas as atividades exercidas, independentemente do seu local de prestao, podendo utilizar programas diferentes, desde que sejam todos certificados. TENHO DOIS OU MAIS ESTABELECIMENTOS PRINCIPAIS OU LOCAIS DO EXERCCIO DE ATIVIDADE, COM O MESMO PROGRAMA CERTIFICADO. POSSO USAR PROGRAMAS DIFERENTES? NECESSRIO DISTINGUIR AS FATURAS? O sujeito passivo pode usar um ou mais programas certificados nos seus locais de venda, devendo fornecer um ficheiro XML de SAF-T (PT) de cada um deles. Deve(m) ser criada(s) srie(s) especfica(s) para cada um dos estabelecimentos, de modo a que as faturas, documentos equivalentes e tales emitidos, incluam juntamente com o nmero do documento essa srie especfica do estabelecimento, que os permita distinguir entre si. UTILIZO UM PROGRAMA INFORMTICO DE FATURAO NO CERTIFICADO. COM AS NOVAS ALTERAES, POSSO CONTINUAR A UTILIZ-LO? Sim, pode, enquanto reunir os requisitos de excluso anteriormente mencionados, nomeadamente, os relativos ao volume de negcios e nmero de documentos emitidos. SE UTILIZAR UM PROGRAMA DE FATURAO DESENVOLVIDO PELA PRPRIA EMPRESA OU POR EMPRESA INTEGRADA NO GRUPO ECONMICO A QUE PERTENO, NECESSITO DE CERTIFICAR O PROGRAMA? No. S precisar de ser certificado se for utilizado por sujeitos passivos no pertencentes ao grupo econmico, como no caso dos franchisados, da autofaturao ou da utilizao no modo multiempresa. Para o efeito, considera-se grupo econmico a empresa me e subsidirias que ficam abrangidas pelo disposto no art. 6. do Decreto-Lei n. 158/2009, de 13 de julho, que aprovou o Sistema de Normalizao Contabilstica e revogou o Plano Oficial de Contabilidade. PARA

MAIS INFORMAES Aceda ao Portal das Finanas em www.portaldasfinancas.gov.pt e proceda do seguinte modo: (Incio / Apoio ao contribuinte / Certificao de Software de Faturao); Contacte o Centro de Atendimento Telefnico da Autoridade Tributria e Aduaneira, atravs do 707 206 707, todos os dias teis das 08H30 s 19H30; Dirija-se a um Servio de Finanas. DSCAC / maro de 2012