Tese Filipe Ferreira Julho 2010

Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
Anlise, concepo e implementao de sistema de gesto documental para suporte a processos industriais
Filipe David Maia Ferreira
VERSO PROVISRIA Dissertao realizada no mbito do Mestrado Integrado em Engenharia Electrotcnica e de Computadores Major Automao
Orientador: Prof. Dr. Jos Antnio Faria
Julho de 2010
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2010 Filipe Ferreira
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Resumo
Este projecto consiste na anlise, concepo e implementao de um sistema de gesto documental de apoio a processos industriais integrado no sistema de gesto empresarial Infor ERP LN numa empresa industrial a Lankhorst Euronete Ropes, S.A. Os processos de produo desta organizao industrial dependem de um elevado nmero de documentao tcnica, com uma elevada diversidade e dinmica, devido grande variabilidade de produtos e gamas operatrias. Associados a estes processos, existem mltiplos contedos, por exemplo, fichas de processo, procedimentos, instrues de trabalho, que devem estar disponveis, de forma controlada, para as vrias reas e seces produtivas da organizao. A empresa no dispunha de um sistema capaz para gerir a documentao e imps-se a necessidade de implementar um sistema de gesto documental integrado com o sistema de gesto empresarial (ERP). Tratando-se de um problema complexo, o autor do projecto sentiu a necessidade de adoptar metodologias slidas na sua abordagem, pelo que, tendo por base os conceitos e mtodos de engenharia de sistemas, foi desenvolvida uma metodologia para abordar o problema concreto deste projecto a implementao do sistema de gesto documental na indstria. Foi efectuada uma anlise detalhada da organizao e funcionamento da empresa, com recurso a ferramentas de anlise e modelao de processos, seguiu-se uma anlise e especificao de requisitos e a anlise funcional. Foram desenvolvidos modelos conceptuais de domnio e processos relacionados com a gesto documental. A partir da, parametrizou-se e implementou-se o sistema, tendo sido desenvolvidos procedimentos e vdeo-tutoriais de apoio fase de formao dos utilizadores chave e entrada em produo. No final foram avaliados os resultados do projecto em termos de impacto na execuo dos processos chave da empresa.
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Abstract
This document results from a Project of analysis, design and implementation a document management system integrated with Infor ERP LN to support industrial processes. The production processes of industrial organization depend on a large number of technical documents, with a high diversity and dynamics, due to the great variability of products and routings. Associated with these procedures, there are multiple content, for example, process sheets, procedures, work instructions, which should be available in a controlled manner, for the various areas and productive sections of the organization. Under these conditions arose the possibility of using a document management system to manage the documentation associated with the set of production processes of the organization. Initially it presents a set of tools, methodologies and technologies related to document management systems and workflow, business process modeling, data modeling and systems engineering. Based on the systems engineering methodology is presented the methodology used to approach the specific problem in this project - the implementation of document management systems in industry. It presents a characterization of the company; using process modeling and analysis tools, following a requirements analysis and specification as well as functional analysis, which includes data and processes conceptual models related to document management. A brief introduction to business management system and the parameterization model of the document management system that meet the specific needs of the organization is presented. Finally, it describes the stages of system implementation and entry into production, as well as training of key users.
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Agradecimentos
Aos meus professores da FEUP, em especial ao professor Jos Faria, pelos ensinamentos e orientaes prestadas no s durante a tese mas tambm ao longo do curso. A todas as pessoas da Lankhorst|Euronete Ropes S.A. pela disponibilidade e apoio prestados. Aos meus amigos e colegas de curso, que de alguma forma participaram no meu desenvolvimento quer pessoal, quer profissional. Rita pela pacincia, carinho e apoio incondicional demonstrado ao longo do curso e da vida. Aos meus Pais e ao meu Irmo pela educao e pelas orientaes de vida que fizeram com que seguisse o caminho acertado.
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A paixo o ingrediente secreto que transforma tentativas em concretizaes. Gary Hamel
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ndice
Resumo ..................................................................................................... v Abstract ................................................................................................... vii Agradecimentos ..........................................................................................ix ndice ..................................................................................................... xiii Lista de Figuras .......................................................................................... xv Lista de Tabelas ....................................................................................... xvii Lista de Acrnimos ..................................................................................... xix Captulo 1.................................................................................................. 1 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Introduo ......................................................................................... 1 Motivao ....................................................................................... 1 Enquadramento ................................................................................ 2 Objectivos ...................................................................................... 3 Metodologia ..................................................................................... 4 Organizao da tese........................................................................... 5
Captulo 2.................................................................................................. 9 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Estado da Arte e Reviso Bibliogrfica........................................................ 9 Sistemas de gesto de documental ......................................................... 9 Sistemas de Gesto de Workflow .......................................................... 13 Modelao de Processos ..................................................................... 15 Modelao de dados .......................................................................... 17 Metodologia da Engenharia de Sistemas .................................................. 17
Captulo 3................................................................................................. 21 3 3.1 3.2 3.3 Caracterizao da Empresa .................................................................... 21 Modelos de produo e organizao funcional .......................................... 21 Mapa de Processos da Organizao ........................................................ 23 Sistema de informao (ERP) existente na empresa ................................... 28
Captulo 4................................................................................................. 29 4 Anlise e especificao de requisitos ........................................................ 29 xiii
4.1 4.2 4.3
Identificao dos stakeholders ............................................................ 29 Levantamento de necessidades ............................................................ 30 Especificao de requisitos ................................................................. 31
Captulo 5 ................................................................................................ 39 5 5.1 5.2 5.3 5.4 Anlise funcional ................................................................................ 39 Identificao dos tipos de documentos existentes ..................................... 39 Modelo de organizao dos documentos existentes ................................... 40 Caracterizao dos tipos de documentos ................................................ 42 Modelo de domnio ........................................................................... 50
Captulo 6 ................................................................................................ 59 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 Implementao em Object Data Management (ODM) Infor ERP LN................... 59 Apresentao do mdulo ODM do infor ERP LN ......................................... 59 Pr-avaliao da soluo ................................................................... 64 Parametrizao do sistema ................................................................. 64 Procedimentos, instrues de Trabalho e Video-Turoriais SGDoc da Lankhorst .. 75 Procedimentos para utilizao do SGDOC ............................................... 76 Video-Tuturiais ODM ......................................................................... 89 Entrada em produo ........................................................................ 90
Captulo 7 ................................................................................................ 91 7 7.1 7.2 Concluso ......................................................................................... 91 Resultados ..................................................................................... 91 Desenvolvimentos futuros .................................................................. 93
Anexos .................................................................................................... 95 Bibliografia............................................................................................... 97
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Lista de Figuras
Figura 1-1 - Diagrama de fluxo da metodologia adoptada no projecto ......................... 5 Figura 1-2 Artefactos produzidos ao longo do projecto ......................................... 6 Figura 2-1 - Gesto de Contedos no estruturados, relacionados com processos de negcios ....................................................................................................... 10 Figura 2-2- Elementos Bsicos do BPMN (fonte: OMG) ............................................ 16 Figura 2-3 - Processo de Engenharia de Sistemas (Fonte: IEEE 1220-2005) ................... 18 Figura 2-4- IEEE1220-2005 - Work Breakdown Structure ......................................... 19 Figura 3-1 - Organograma da organizao ......................................................... 22 Figura 3-2 - Processos LER ............................................................................. 23 Figura 3-3 - Interaco entre processos e fluxo de informao atravs de documentos ... 24 Figura 3-4 - Cabo de ao de construo 6x26WS+IWRC .......................................... 26 Figura 3-5 - Modelo do Processo de Produo de um cabo de ao com documentos associados ..................................................................................................... 27 Figura 4-1 - Organizao hierrquica dos documentos ........................................... 35 Figura 4-2 - Processo de criao e publicao de documento .................................. 36 Figura 4-3 - Processo de publicao rpida ........................................................ 36 Figura 4-4 - Processo de reviso de um documento .............................................. 37 Figura 5-1 - Organizao Actual do directrio Fichas de Processo ............................. 41 Figura 5-2 - Organizao Actual do directrio de projectos ..................................... 42 Figura 5-3 - Metodologia para caracterizao de documentos .................................. 42 Figura 5-4 - Modelo de fluxo do processo publicar novo documento .......................... 45 Figura 5-5 - fluxo do Processo de Aprovao Rpida ............................................. 48 Figura 5-6 - Processo de reviso de um documento .............................................. 50 Figura 5-7- Diagrama de classes do sistema de produo (modelo da base de dados) ..... 56 Figura 5-8 - Diagrama de classes do sistema de gesto documental (modelo da base de dados) .......................................................................................................... 57 Figura 6-1 - Definio dos cargos da LER no ODM ................................................. 65 Figura 6-2- Atribuies de permisses aos cargos no ODM ....................................... 65 Figura 6-3 Matriz cargos/permisses ................................................................ 66 Figura 6-4 Sesso Funes por Funcionrio (tcppl0170m000) ................................. 67 xv
Figura 6-5 Comits definidos no ODM ............................................................. 68 Figura 6-6 - Pessoas que formam o comit (por comit) ........................................ 68 Figura 6-7 reas definidas no ODM ................................................................ 70 Figura 6-8 Sesso de Atribuies de rea de trabalho (dmdoc5130m000) .................. 70 Figura 6-9 - Bibliotecas criadas na fase de implementao ..................................... 71 Figura 6-10 - Sesso Bibliotecas (dmsys0540m000) ............................................... 71 Figura 6-11 - Sesso Tipos de Documentos ......................................................... 75 Figura 6-12 - Sesso Documentos - VISO GERAL (dmdoc1510m000) .......................... 76 Figura 6-13 - Janela de pesquisa de documentos ................................................. 76 Figura 6-14 - Sesso Documentos - VISO GERAL (dmdoc1510m000) .......................... 77 Figura 6-15 - Sesso Filters (ttadv9593m000) ..................................................... 78 Figura 6-16 - Sesso Documentos DETALHES (dmdoc1510m000) ............................. 79 Figura 6-17 - Sesso Revises de documento VISO GERAL (dmdoc1520m000) ............ 81 Figuar 6-18 - Sesso Revises de documento entrada fcil (dmdoc1520m100) - separador Attached Files ................................................................................................ 82 Figura 6-19 - Sesso Revises de documento entrada fcil (dmdoc1520m100) - separador reviewers ..................................................................................................... 83 Figura 6-20 - sesso Item-Roteiros (tirou1101m000) ............................................. 84 Figura 6-21 - janela dmcom00005 ................................................................... 84 Figura 6-22 Sesso Attached Document revision (dmcom8110m000) .......................... 85 Figura 6-23 - Sesso revises de documento Viso Geral (dmdoc1520m000) .............. 85 Figura 6-24 - sesso Item-Roteiros (tirou1101m000) ............................................. 86 Figura 6-25 - janela dmcom00005 ................................................................... 86 Figura 6-26 - sesso Link de Arquivo fcil (dmdoc4540m002) inicia ........................ 88 Figura 6-27 - janela dmcom00005 ................................................................... 88 Figura 6-28 - sesso Attached Document Revision (dmcom8110m000) ....................... 89 Figura 6-29 - Video-tutoriais ODM online ........................................................... 89
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Lista de Tabelas
Tabela 4-1- Permisses sobre objectos a configurar .............................................. 33 Tabela 5-1 - Identificao dos tipos de documentos.............................................. 40 Tabela 5-2 -Campos de pesquisa para WRS ......................................................... 44 Tabela 5-3 - Identificao das entidades do sistema de produo ............................. 51 Tabela 5-4 - Identificao das entidades do Sistema de Gesto Documental ................ 52 Tabela 5-5 - Associao dos tipos de documentos s entidades do ERP ....................... 55 Tabela 6-1 pastas de segurana criadas no servidor ............................................ 69 Tabela 6-2 - Pastas de trabalho ...................................................................... 69 Tabela 6-3 - regras para a descrio do documento .............................................. 72 Tabela 6-4 - Regras para a descrio do documento ............................................. 73
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Lista de Acrnimos
BPM: Business Process Management BPMN: Business Process Management Notation BPMS: Business process Management System CM: Case Management DWM: Deep Water Mooring ECM: Enterprise Content Management ERP: Enterprise Resource Planning ETO: Engineering-To-Order FP: Ficha de Processo FT: Ficha tcnica IT: instruo de trabalho LER: Lankhorst Euronete Ropes MRP: Materials Requirement Planning MTO: Make-To-Order NIP: Nota Interna de Projecto ODM: Object Data Management PDF: Portable Document Format SGD: sistema de Gesto de Documental SGDW: Sistema de Gesto Documental e Workflow SPM: Single Point Mooring UML: Unified Modeling Language WfMC: Workflow Management Coalition WfMS: Workflow Management System WRS: Wire Rope Specification
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Captulo 1 1 Introduo
Esta dissertao foca a anlise, concepo e de implementao de um sistema de gesto documental de apoio aos processos de produo de acordo com os requisitos de uma empresa industrial a Lankhorst Euronete Ropes, S.A. Neste captulo comea-se por introduzir a motivao, os objectivos e o enquadramento geral do trabalho desenvolvido, seguidos da apresentao da metodologia de abordagem do problema. A ltima seco deste captulo descreve a organizao do documento.
1.1 Motivao
A implementao de solues de gesto documental contribui para aumentos de produtividade e eficincia nas organizaes. (Silva, 2004) De facto, muito do tempo gasto durante as tarefas de controlo e gesto dispendido a procurar e manipular documentos. Isto verdade tanto em ambientes administrativos como em ambientes industriais (ou ligados produo), como acontece neste projecto. As solues de gesto documental contribuem para o aumento da produtividade, fornecendo aplicaes que permitem pesquisar e consultar de forma rpida qualquer documento que exista na organizao. No entanto, os benefcios da introduo de sistemas de gesto documental nas organizaes no se esgotam na pesquisa e consulta de documentao. Os verdadeiros benefcios da implementao de sistemas de gesto documental surgem quando estes se integram nos processos das organizaes. (Joaquim, 2010) A gesto de processos e contedos associados essencial para o bom desempenho de uma organizao e tambm um reflexo da sua organizao interna. A existncia de grandes volumes de informao aumenta a dificuldade em aceder rapidamente informao e dificulta o controlo dos fluxos de informao. Torna-se assim
Introduo
necessria uma ferramenta que coordene a criao, a alterao, a distribuio e o arquivo dos documentos crticos para o negcio da organizao. No caso da empresa Lankhorst Euronete Ropes, S.A., no existia um sistema de gesto documental implementado, pelo que eram utilizadas pastas partilhadas no servidor, no existindo um controlo eficaz dos documentos e respectivas verses, uma vez que o ciclo de vida dos documentos no era controlado. Para perceber melhor o problema, tomemos o seguinte exemplo: o departamento de investigao e desenvolvimento desenvolve uma ficha de especificaes para um dado produto que depende da gama operatria a ser utilizada durante a produo. Na realidade, o que acontece actualmente que a gama operatria leva o nmero da ficha de especificaes associado e algum (normalmente o planeamento) tem de pesquisar numa pasta partilhada, entre um conjunto de documentos que esto apenas identificados por um nmero sequencial, a respectiva ficha. Isto introduz atrasos nos processos, levando diminuio da eficincia. Alm disso, como no existe uma gesto eficaz do ciclo de vida dos documentos, pelo que comum encontrar erros nas fichas de especificaes. Existem tambm casos de redundncia, isto , as pessoas gastam tempo a desenvolver fichas que j foram desenvolvidas no passado mas que, por falta de catalogao e indexao, se encontram perdidas. O ideal seria o sistema de informao mostrar a ficha de especificaes associada ao produto e gama operatria que consta na ordem de produo directamente a partir da sesso das ordens de produo. Dessa forma, mesmo os postos do shop-floor (produo), ao consultarem as ordens de produo, teriam acesso directo aos documentos necessrios e onde eles realmente so necessrios, sem necessitar de efectuar pesquisas noutras sesses de trabalho ou noutros sistemas ou pastas. Assim, este projecto tem como objectivo principal, a anlise, concepo e implementao de um sistema de gesto documental, integrado com o software de gesto empresarial, que responda s necessidades especficas da organizao.
1.2 Enquadramento
O projecto foi desenvolvido nas instalaes na Lankhorst Euronete Ropes S.A., uma unidade produtiva do Royal Lankhorst Euronete Group BV, situada na Pvoa de Varzim. O grupo consiste em 6 divises: Maritime and Offshore Division, Yarn Division, Pure composites Division, Fishing Division, Engineered products division e Yaching Division. Este detm uma posio de liderana no mercado internacional de sistemas de amarrao para plataformas de explorao petrolfera, cabos de ao, cordoaria, fios industriais, redes, produtos para desporto e produtos de plstico reciclado. A empresa adopta um modelo de produo MTO (make to order) com uma vasta gama de produtos. Alm disso desenvolve tambm produtos especficos para projectos, onde adopta
Objectivos
um modelo ETO (engineering to order). Isto leva a uma grande dinmica de documentao tcnica que vital para os processos de produo. A crescente evoluo da organizao aliada ao aumento de capacidade produtiva levou a um acrscimo do volume de informao, aumentando a dificuldade em aceder rapidamente informao e dificultando o controlo dos fluxos. Foi neste contexto que o director de produo da Lankhorst Euronete Ropes, S.A, preocupado com os problemas que pudessem advir da falta de controlo rigoroso e organizao dos documentos associados produo, props ao autor deste projecto um trabalho de anlise, concepo e implementao de um sistema de gesto documental de apoio aos processos da produo. Como a empresa possui o software de gesto empresarial (ERP), foi ainda sugerido que fosse avaliado o mdulo de gesto documental deste ERP e a viabilidade da implementao deste, de forma a responder s necessidades especficas da organizao. Este projecto foi desenvolvido no mbito da dissertao do Mestrado Integrado em Engenharia Electrotcnica e de Computadores da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto.
1.3 Objectivos
O objectivo principal deste projecto visa a anlise, a concepo e a implementao de um sistema capaz de gerir o repositrio e ciclo de vida de documentos vitais para a execuo dos processos core da produo da LER. Contudo, para garantir a obteno de resultados positivos, quer para a empresa, quer para o autor, foram definidas as seguintes metas a cumprir ao longo do projecto: Completa integrao do autor do projecto na equipa de gesto da Lankhorst, pois s assim ser possvel obter resultados proveitosos, quer para a empresa, quer para o autor; Caracterizar a empresa do ponto de vista funcional e processual, de forma a diagnosticar a situao actual e compreender as necessidades reais da organizao em termos de gesto documental; Identificar os stakeholders e perceber as suas expectativas quanto implementao de um sistema de gesto documental; Elaborar um documento de requisitos do sistema de gesto documental e valid-la junto dos stakeholders; Realizar uma anlise detalhada dos contedos e dos processos relacionados com a gesto documental, tendo como output modelos conceptuais de dados e processos, validando-os junto dos stakeholders; Avaliar e escolher uma soluo de gesto documental com base nos requisitos.
Introduo
Implementar o sistema, adaptando-o s necessidades especificas da organizao; Formar e apoiar os utilizadores chave, suportando-os com documentao de qualidade a que possam recorrer no futuro. Para alm destes objectivos, o autor traou ainda objectivos de crescimento pessoal e profissional relacionados com competncias transversais, nomeadamente comunicao, gesto de projectos, trabalho em equipa e gesto da mudana, factores vitais para o sucesso do projecto.
1.4 Metodologia
Face complexidade do problema, foi decidido adoptar a metodologia de Engenharia de Sistemas para definir as grandes fases do projecto. A figura 1-1 ilustra, recorrendo a um diagrama de fluxo, a metodologia adoptada, com as principais fases e entregas do projecto. A metodologia de engenharia de sistemas, que serviu de referncia para o projecto apresentada em detalhe na seco 5 do captulo 2. O primeiro passo no desenvolvimento deste projecto foi a definio do mbito e dos objectivos, bem como o planeamento das fases do projecto, suas actividades e milestones. A segunda fase do projecto teve como objectivo a caracterizao da empresa e das reas de negcio desta, a anlise do modelo de gesto e dos modelos de produo bem como a anlise dos processos chave da organizao. Esta fase foi importante, pois permitiu ao autor perceber o funcionamento da organizao, focando-se tambm nos fluxos de informao e de documentos entre processos, levando a uma compreenso das necessidades da organizao em termos de gesto documental integrada nos processos. Numa terceira fase foram identificados os stakeholders e foram realizadas algumas entrevistas de forma a perceber as suas expectativas em relao implementao do sistema de gesto documental. Esta fase teve como primeiro output uma lista de necessidades. Depois de conhecidas as necessidades dos stakeholders, foi elaborado um documento de requisitos, apresentado aos stakeholders, em sucessivas iteraes de forma a obter uma lista de requisitos o mais completa possvel. A fase terminou com a validao do documento de requisitos junto dos stakeholders. A quarta fase consistiu na anlise funcional de contedos e processos associados gesto documental da organizao. Esta fase permitiu obter modelos conceptuais de contedos e processos, os quais contriburam para uma percepo em mais detalhe das necessidades da organizao. Os modelos de contedos e processos foram discutidos e validados junto dos stakeholders, que contriburam para melhorar os modelos, de forma a ir de encontro s suas necessidades. Na quinta fase do projecto foi estudada e avaliada uma soluo de gesto documental a integrar no sistema de gesto empresarial (ERP) da organizao.
Organizao da tese
Figura 1-1 - Diagrama de fluxo da metodologia adoptada no projecto
Seguiu-se a implementao de um projecto-piloto, que se tornou til para apresentar o sistema aos stakeholders, a fim de receber feedback em termos de usabilidade e adaptabilidade ao sistema. Esta fase permitiu envolver as pessoas e convencer os mais resistentes mudana, dos benefcios da implementao de um sistema de gesto documental na organizao. Depois de obter feedback positivo em relao ao projecto-piloto, partiu-se para a elaborao de modelos de parametrizao do sistema para a LER, tendo por base os outputs das fases de especificao de requisitos e anlise funcional. A sexta e ltima fase consistiu na implementao do sistema e colocao deste em produo, tendo sido elaborados manuais de procedimentos e vdeo-tutoriais quer para os utilizadores, quer para o futuro administrador do sistema de gesto documental. Foram formados os utilizadores chave e foi feito um acompanhamento dos utilizadores e administradores durante a fase de entrada em produo, de forma a dar continuidade correcta manuteno e operao do sistema.
1.5 Organizao da tese

A tese encontra-se dividida em 7 captulos. A estrutura da tese reflecte a metodologia adoptada, descrita da seco anterior, englobando e resumindo o contedo dos principais artefactos produzidos ao longo do projecto que so mostrados na figura 1-2.
Introduo
Figura 1-2 Artefactos produzidos ao longo do projecto
O captulo 1 um captulo introdutrio, para que o leitor se inteire dos objectivos e entenda a metodologia adoptada. No captulo 2 apresentada uma reviso bibliogrfica, que inclui o estado da arte em termos de sistemas de gesto documental, sistemas de gesto de workflow e gesto de processos de negcios. So apresentadas tambm algumas ferramentas, nomeadamente as ferramentas de modelao de processos de negcios (BPMN), o UML (Unified Modeling Language) e a metodologia de engenharia de sistemas Norma IEEE-1220. O captulo 3 caracteriza a organizao em termos de organizao funcional, processos e sistema de informao. O captulo 4 o captulo referente anlise e especificao de requisitos. O captulo 5 diz respeito anlise funcional de contedos existentes na organizao e processos relacionados com a gesto documental (ciclo de vida dos documentos). So apresentados modelos conceptuais de dados e processos, relacionados com a gesto de contedos. O captulo 6 descreve a fase de implementao do sistema. feita uma introduo soluo adoptada e so apresentados os modelos de implementao, assim como descrita a forma como os utilizadores foram formados.
Organizao da tese
O captulo 7 o capitulo conclusivo, divido em duas partes, apresentado, primeiramente resultados e concluses do projecto e apontando, depois, algumas consideraes em termos do que pode ser desenvolvido na sequencia deste trabalho.
Introduo
Captulo 2 2 Estado da Arte e Reviso Bibliogrfica

Este captulo tem por objectivo apresentar o estado da arte acompanhado de uma reviso bibliogrfica sobre um conjunto de metodologias, tecnologias e sistemas relevantes para o projecto. Este captulo est dividido em cinco seces: estado da arte de sistemas de gesto documental; estado da arte em termos de sistemas de gesto de workflow; modelao de processos e notao normalizada BPMN (Business Process Management Notation); modelao de estruturas de dados utilizando UML e por fim a metodologia de engenharia de sistemas.
2.1 Sistemas de gesto de documental

Gesto documental, gesto de contedos empresariais (ECM) e gesto de processos de negcio so conceitos distintos, mas interligados. ECM, ou gesto de contedos empresariais, por si s apenas um de muitos termos utilizados no contexto da gesto de contedos e pode ser considerado apenas como um possvel termo geral para uma ampla gama de tecnologias. A AIIM (Association for Information and Image Management), uma organizao focada na gesto de contedos, documentos e registos fundada em 1943 como National Microfilm Association define a gesto de contedos empresariais (ECM) como o conjunto de estratgias, mtodos e ferramentas usadas para capturar, gerir, armazenar, preservar e distribuir contedos no estruturados e documentos relacionados com processos de negcio. A figura 21 ilustra esse conceito. As funcionalidades das aplicaes de arquivo tradicional, gesto documental e workflow foram convertidas ou utilizadas para gerar novas suites de produtos que combinam componentes baseados na Web com os produtos convencionais. Neste contexto, A gesto documental parte integrante de aplicaes ECM. Assim, o termo Enterprise Content Management refere-se a solues que integram Gesto Documental, Groupware e Workflow.
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Estado da Arte e Reviso Bibliogrfica
Figura 2-1 - Gesto de Contedos no estruturados, relacionados com processos de negcios (fonte: AIIM)
Inicialmente, associava-se a gesto documental ao processo de desmaterializao de documentos em papel. Hoje, o conceito evoluiu e, na gesto documental, cabe muito mais do que a simples captura, digitalizao, arquivo e posterior consulta de documentos. O conceito traduz a gesto do inteiro ciclo de vida da informao (o contedo dos documentos), independentemente do formato em que esta foi originalmente criada (papel, PDF, Word, Excel, JPEG, HTML, entre outros), do nmero de vezes que sofreu alteraes ou das plataformas/aplicaes em que foi disponibilizada. Mais do que isso, a Gesto Documental permite a anlise de fluxos de informao no estruturada e a criao de rotinas e mtodos de trabalho no dia-a-dia das organizaes, agilizando processos de negcio e melhorando o desempenho das empresas. neste sentido que o mercado da gesto documental est a evoluir, quer do lado da oferta, quer do lado da procura. (Joaquim, 2005) Segundo (Joaquim, 2005), a gesto documental e o workflow permitem s empresas a gesto de toda a informao no estruturada, factor decisivo para o seu negcio e que implementa os seguintes conceitos: Desmaterializao: Digitalizao dos documentos (usualmente os recebidos) em formato papel. Como resultado a desmaterializao produz documentos electrnicos que so uma "fotografia" do papel. Normalizao: A gesto documental permite a normalizao de todos os tipos de documentos da empresa, das entidades internas e externas e uniformizao de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos. Indexao Catalogao e categorizao dos documentos electrnicos. Esta fase em todo equivalente ao processo de arquivo fsico mas acrescentando os benefcios dos sistemas de informao.
Sistemas de gesto de documental
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Workflow Definio dos vrios estados pelos quais um documento passa, incluindo publicao, aprovao, distribuio e circulao ou arquivo e possibilitando o controlo dos fluxos de circulao de documentos. Pesquisa: Implementao de um motor de busca capaz de realizar OCR (Optical Caracter Recognition) sobre os documentos digitalizados, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente um documento, quando necessrio e em qualquer lugar. Reduo de Custos: Com a utilizao de uma soluo de gesto documental advm a reduo do custo de cpias, aumento de produtividade na procura e no reencaminhamento de documentos e reduo do espao de arquivo. Alguns destes conceitos esto relacionados com o que foi feito ao longo do projecto. A introduo do sistema de gesto documental na LER permitiu implementar os conceitos de indexao, workflow, pesquisa e reduo de custos. A implementao de sistemas de gesto documental possui as seguintes vantagens: Desmaterializao da documentao e dos processos de tramitao associados; Gesto do arquivo da empresa de uma forma centralizada; Normalizao dos documentos, processos e procedimentos; Uniformizao dos processos de trabalho; Rapidez na disponibilizao, acesso e tratamento dos documentos; Controlo dos fluxos de informao (documentos e processos); Ganhos de eficincia administrativa e consequentemente reduo de custos operacionais; Reduo da necessidade de espao fsico para arquivo e do custo com fotocpias; Possibilidade de medir a eficincia de recursos; As principais funcionalidades de um sistema de gesto documental so agrupadas em 3 grandes reas (Joaquim, 2010): Utilizao e encaminhamento Formatao de matrizes de documentos (templates) sem exigncia de instrues nem de programao;
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Criao de documentos com referenciao unvoca (meta-data) e sua validao, nomeadamente tipo, designao, assunto, autor, classificao, numerao, verso, data de criao e reviso, encaminhamento, impresso e arquivo;
Indexao das pastas e dos documentos por taxionomia hierrquica com o mnimo de 3 nveis, desenvolvida em funo dos temas; Controlo de verses dos documentos com reviso dos seus atributos Funcionalidades de trabalho colaborativo; Arquivo dos documentos em funo das Tabelas de conservao vigentes; Pesquisa e recuperao de informao por atributos ou por contedo, em todo o ciclo de vida dos documentos, garantindo o seu valor probatrio; Encaminhamento e rastreabilidade de documentos criados ou importados, com insero de comentrios, pareceres e decises, podendo as assinaturas manuscritas neles serem inseridas;
Notificaes de encaminhamentos com emisso de alertas para prazos-limite; Registo, digitalizao e arquivo de documentos recebidos e emitidos; Capacidade de integrar, importar e exportar contedos de diversos tipos, formatos, produtos e ambientes, nomeadamente texto, imagem, folhas de dados, grficos, udio, vdeo, flash, CRM, ERP, e-mail, fax e documentos Web;
Impresso dos documentos em papel ou gravao de CD-ROM, DVD, ou outro suporte digital actual;
Segurana Possibilidade de comunicao de dados encriptados e segurana atravs de assinaturas electrnicas e certificao cronolgica; Segurana do sistema, confidencialidade da informao e controlo de acessos a dados e documentos, com definio de perfis de utilizadores;
Administrao Interfaces parametrizveis amigveis para o utilizador. Garantir funes de administrao, nomeadamente de alterao de matrizes, taxionomias e perfis de acesso, assim como mtricas da informao e dos documentos tratados, tempos de tratamento e respectiva estatstica peridica. Garantir rotinas de auditoria.
Sistemas de Gesto de Workflow
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2.2 Sistemas de Gesto de Workflow

O Workflow Management Coalition (WfMC) uma entidade sem fins lucrativos, criada em 1993, que tem por objectivo o desenvolvimento de padres e terminologia para tecnologia de workflow. O WfMC define Workflow como a automao de um processo de negcio na totalidade ou em parte que viabiliza o controlo da tramitao de documentos, dados, informaes ou tarefas (em srie ou em paralelo), passados de um participante do processo para outro, efectivando uma aco especfica, de acordo com um conjunto de regras e procedimentos. O WfMC, define Sistema de Gesto de Workflow (WfMS - Workflow Management System) como "Sistema que define completamente, gere e executa fluxos de trabalho atravs da utilizao de um software cuja ordem de execuo controlada por uma representao computadorizada do fluxo de trabalho lgico. "Um sistema de gesto de workflow consiste num ou mais servios de activao do Workflow." (David Hollingsworth, 1995) (Turner, 2007) enumera as seguintes vantagens no uso de sistemas de workflow:
Reduo de consumo de papel; Simplificao dos formulrios previstos; Acesso remoto; Arquivo e recuperao de informaes simplificados; Habilidade de rapidamente trilhar as informaes submetidas; Possibilidade de saber os responsveis de cada tarefa do processo; Aumento no tempo de linhas de informao; Garantia da integridade dos processos; Manipulao electrnica de documentos; Eliminao do tempo de espera entre actividades; Integrao das actividades da empresa.
Segundo (Moro, 1998), os sistemas de workflow possuem um conjunto relativamente comum de funcionalidades. As principais so: Sequenciamento de tarefas - predefine a sequncia em que as actividades sero executadas, podendo ser baseado em respostas e em regras; Invocao automtica de aplicativos - o aplicativo adequado para a realizao da tarefa pode ser invocada automaticamente, atravs do Sistema de gesto de Workflow;
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Distribuio dinmica de trabalho - determinar que participante ir executar a tarefa; Definir prioridades de trabalho - a maioria dos sistemas de workflow permite que a prioridade de uma instncia seja alterada, normalmente por um utilizador administrador;
Acompanhamento do trabalho - capacidade de acompanhar uma determinada instncia de workflow e descobrir imediatamente o seu status actual de processamento,
Gerao de dados estratgicos - atravs do armazenamento de certos atributos de cada instncia de workflow executada, pode-se criar uma base de dados que reflecte a eficincia e a eficcia dos processos actualmente desempenhados pela organizao.
A cultura da empresa o aspecto mais difcil de mudar, desde que envolve, em ltima instncia, o comportamento de todos os colaboradores, num contexto onde se est a migrar de um modelo de gesto funcional para um ambiente que enfatiza a busca da excelncia atravs de equipas de trabalho, desvinculados das fronteiras tradicionais das unidades organizacionais (silos funcionais). O uso de uma tecnologia no convencional como workflow tambm contraria as prticas de operao clssicas, apoiadas intensamente no papel, nos arquivos manuais e na informao proprietria de cada um. (Fleury et al., 2004) Fleury et al. (2004) divide as solues de workflow em 3 tipos de sistemas: SISTEMAS AD HOC Adequados para um processo executado uma nica vez, cada pessoa actuando sobre o mesmo e encaminhando-o para o prximo actor, tipicamente baseado em ferramentas de correio electrnico. Exemplo: Recepo de um documento no departamento de vendas com a especificao e solicitao de fornecimento de um novo produto ou servio. A rea responsvel poderia digitalizar o documento e envia-lo por correio electrnico para o departamento de investigao e desenvolvimento de novos produtos, no sentido de obter informaes. O mesmo procedimento seria repetido para outros departamentos envolvidos, at ser finalmente devolvido ao departamento de origem de origem com todos os comentrios a respeito do pedido do cliente; SISTEMAS DE COORDENAO Concebidos para facilitar aces de coordenao de processos continuamente desenvolvidos na organizao, onde pessoas ou grupos trabalham em colaborao para atingir um determinado resultado.
Modelao de Processos
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Exemplo: no processo de desenvolvimento de um projecto envolve a criao de uma pasta com documentos e desenhos que especificam o projecto, esses documento so elaborados no departamento de investigao e desenvolvimento, esse conjunto de documentos depois enviado ao director de investigao e desenvolvimento e aos departamentos de vendas e produo, de forma a todos aprovarem o seu contedo. Se rejeitado volta ao departamento de Investigao e desenvolvimento, se aprovado publicado. O sistema permite ao gestor do processo especificar no s o seu fluxo, mas tambm as suas regras - rejeio/aprovao que determinaro caminhos alternativos para o fluxo da informao; SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Sistemas concebidos para o encaminhamento inteligente de formulrios atravs da organizao. Tais formulrios so baseados em textos e consistem em campos editveis, sendo encaminhados automaticamente de acordo com o tipo de informao nele inserido. Em complemento, tais sistemas podem notificar as pessoas a respeito de quando uma determinada aco executada, permitindo a gesto de prazos crticos. Exemplo: um pedido de compra de materiais, passando por diversos departamentos que vo passo-a-passo completando o preenchimento de informaes no documento electrnico at concluso do processo.
2.3 Modelao de Processos

Conceito de Processo de Negcio Um processo de negcio pode ser definido como um conjunto de actividades interrelacionadas iniciadas como resposta a um evento, com objectivo de obter resultados com valor para o cliente, sendo este interno ou externo organizao. (Sharp, et al., 2001) O conjunto de processos duma organizao representa a forma como esta atinge os seus objectivos. Os processos so transversais e inter-departamentais, pelo que gerir as organizaes como um conjunto de processos que interactuam entre si proporciona uma compreenso global do funcionamento da organizao. Alm disso leva a organizao a focarse nos seus objectos globais, eliminando os silos funcionais. A gesto de processos de negcio, detectando-se principalmente aqueles que so crticos, permite a melhoria, o controlo e a auditoria dos processos, minimizando custos, aumentando a produtividade e permite aperfeioar os servios prestados aos clientes. A modelao de processos uma ferramenta cada vez mais utilizada e de valor reconhecido. H uma tendncia para a gesto encarar as organizaes como um conjunto de processos de negcio inter-actuantes e gerir estes processos atravs da avaliao de indicadores de desempenho quantificveis.
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Notao Normalizada para modelao de processos de negcios BPMN O BPMN (Business Process Management Notation) um standard de modelao de processos de negcio desenvolvido pelo OMG (Object Management Group), uma organizao internacional criada em 1989 que aprova standards abertos para aplicaes orientadas a objectos. O objectivo principal do BPMN o de fornecer uma notao grfica que seja facilmente compreensvel por todos, desde os analistas que criam os modelos iniciais dos processos, passando pelos programadores responsveis pela implementao da tecnologia que ir executar os processos at aos gestores e supervisores dos processos. Os diagramas BPMN so baseados em fluxogramas adaptados para a criao de modelos grficos das operaes dos processos de negcio. O modelo do processo de negcio uma rede de objectos grficos, que consistem em actividades e controlos de fluxo que definem a ordem de execuo. Uma das directrizes do desenvolvimento do BPMN foi o de criar um mecanismo simples para a criao de modelos e ao mesmo tempo ser capaz de lidar com a complexidade inerente aos processos de negcio. A abordagem adoptada para responder a estes requisitos foi a de organizar os aspectos grficos em categorias especficas. O BPMN fornece um pequeno conjunto de categorias de notao, pelo que o leitor de um diagrama BPMN consegue facilmente reconhecer os tipos de elementos bsicos e compreender o diagrama. Dentro das categorias bsicas podem ser adicionadas variantes e informao para suportar os requisitos da complexidade sem grandes alteraes do aspecto dos diagramas. A figura 2-2 mostra os tipos de elementos bsicos da notao BPMN.
Figura 2-2- Elementos Bsicos do BPMN (fonte: OMG)
Modelao de dados
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2.4 Modelao de dados

As aplicaes empresariais, que suportam os processos core e mantm a organizao em funcionamento devem ser mais do que apenas um conjunto de blocos de cdigo. Estas devem ser estruturadas de forma a permitir escalabilidade, segurana e execuo robusta, e a sua arquitectura deve ser definida com suficiente clareza para que os programadores possam rapidamente localizar e corrigir erros. claro que uma arquitectura bem definida e desenhada beneficia qualquer aplicao informtica e no s as maiores e com maior impacto nas organizaes. Contudo, a estruturao uma forma de lidar com a complexidade, por isso os benefcios da estruturao, modelao e desenho crescem com o aumento da complexidade da aplicao empresarial. A modelao uma fase essencial nos projectos de software. A utilizao de modelos assegura a completa e correcta definio de funcionalidades, a satisfao das necessidades do cliente e o suporte escalabilidade, robustez, segurana e outros tipos de requisitos antes da implementao em cdigo, levando a uma reduo de custos que possam advir de alteraes futuras difceis de efectuar em arquitecturas no estruturadas. O Unified Modeling Language (UML) uma linguagem de modelao standard aplicada em engenharia de software. O standard foi criado e gerido pelo Object Management Group (OMG). O UML utilizado para especificar, visualizar, modificar, construir e documentar os artefactos durante a fase de desenvolvimento de um software orientado a objectos, para que o projecto satisfaa todos os requisitos. No contexto deste projecto, o UML vai ser utilizado para definir os modelos conceptuais de dados durante a fase de anlise funcional de contedos e processos. O modelo conceptual de dados permitir ficar com uma ideia clara das entidades do sistema de produo e entidades do sistema de gesto documental, bem como as relaes entre elas.
2.5 Metodologia da Engenharia de Sistemas

A metodologia de Engenharia de Sistemas foi utilizada, neste projecto como referncia metodolgica. O processo de desenvolvimento do projecto segue muito de perto o modelo do Processo de Engenharia de Sistemas (SEP) que se decompe em 8 sub-processos, como ilustrado na figura 2-3.
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Figura 2-3 - Processo de Engenharia de Sistemas (Fonte: IEEE 1220-2005)
O primeiro sub-processo anlise de requisitos estabelece as capacidades do sistema e a performance do produto e define os comportamentos operacionais do sistema, interfaces humanos com o sistema, caractersticas fsicas e outras restries que possam ter impacto no design da soluo. A equipa de projecto conduz vrias anlises de risco de forma a identificar e resolver conflitos. Este sub-processo conduz a uma baseline de requisitos que d uma viso segundo trs perspectivas: perspectiva operacional - de que forma que os produtos vo servir os utilizadores; perspectiva funcional o que o que sistema vai ser capaz de fazer e uma perspectiva de design - requisitos para as tecnologias e para o design de interfaces homem/mquina. Este sub-processo corresponde fase 3 do projecto, que diz respeito anlise e especificao de requisitos para o sistema de gesto documental, que teve como output uma baseline de requisitos. O output desta fase do projecto descrito no captulo 4 da tese. A validao de requisitos avalia a baseline para garantir que esta aborda adequadamente as expectativas dos stakeholders, as restries do projecto e da empresa, os condicionalismos externos, e o suporte durante o ciclo de vida do sistema. Se no, a equipa de projecto repete a anlise de requisitos e validao de requisitos, at alcanar uma baseline de requisitos devidamente validada. Este sub-processo foi tambm executado no decorrer do projecto, ao validar a baseline de requisitos junto dos stakeholders. O sub-processo anlise funcional descreve o problema, identificado na fase de anlise de requisitos com mais detalhe, e decompe as funes do sistema em funes de mais baixo nvel, alocando as funes aos elementos do sistema. Este processo produz uma arquitectura
Metodologia da Engenharia de Sistemas
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funcional. Esta fase corresponde fase de Anlise funcional de contedos e processos, descrito no captulo 5 da tese. A verificao funcional avalia a integridade da arquitectura funcional no cumprimento da baseline de requisitos validada e produz uma arquitectura funcional verificada. As actividades de validao dos modelos de caracterizao de documentos e modelos de processos e dados reflectem a execuo deste sub-processo ao longo do projecto. A Sntese traduz a arquitectura funcional verificada numa arquitectura de design. escolhida uma soluo de um conjunto de alternativas, tendo em conta factores como custo, o cumprimento de prazos, o desempenho, e o risco. O sub-processo design verification garante a rastreabilidade, partindo do nvel mais baixo da arquitectura de design at arquitectura funcional verificada. Esta verificao de design assegura tambm que a arquitectura de design satisfaz a baseline de requisitos validada. As tarefas de controlo so realizadas para gerir e documentar as actividades e resultados do processo de engenharia de sistemas (SEP). A equipa de projecto monitoriza e controla dados, configuraes, interfaces, riscos e progresso tcnica do projecto atravs deste subprocesso.
Figura 2-4- IEEE1220-2005 - Work Breakdown Structure
A figura 2-4 mostra como a norma IEEE1220 divide o sistema num conjunto de produtos e seus subsistemas, bem como os processos do ciclo de vida que suportam esses produtos. A figura mostra ainda a decomposio de cada um dos subsistemas nos seus elementos, os quais podem ser vistos como outros sistemas que podem, por sua vez, ser tambm decompostos.
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As caixas sombreadas da hierarquia do produto descrevem progressivamente os elementos subordinados dentro da estrutura do sistema que tipicamente resulta das fases de definio do sistema, design preliminar e design detalhado. As caixas no sombreadas representam as fases do ciclo de vida de um sistema.
Captulo 3 3 Caracterizao da Empresa

Neste captulo apresenta-se o resultado da fase de caracterizao da empresa. O captulo divide-se em 3 partes: Estrutura da organizao e modelos de produo; Mapa de Processos da Organizao e Introduo ao Sistema de Informao Empresarial. Este captulo pretende apresentar o que necessrio para compreender o trabalho desenvolvido, nomeadamente os modelos de estrutura e de produo, os stakeholders, os processos e o fluxo de documentos entre eles.
3.1 Modelos de produo e organizao funcional

O modelo de produo caracterizado pelo tipo e volume de produtos produzidos, em combinao com o layout da fbrica e o fluxo de materiais. A LER conta com uma vastssima gama de produtos, contudo, esta produz para encomendas de clientes poucos produtos de cada vez e alguns deles costumizados. O modelo de produo da LER apresenta as seguintes caractersticas: Baixo volume de produo de produtos standard; Produo de produtos configurados a partir de um item genrico (make-to-order); Produo de itens totalmente customizados (engineering-to-order); Alta variabilidade de gamas operatrias; Controlo do shop floor com ordens de produo. Os produtos so produzidos para uma ordem de um cliente, no existe stock de produto acabado, mas pode existir stock de produto intermdio. Os produtos podem ser totalmente customizados para responder s necessidades do cliente (ETO) ou configurados a partir de itens genricos, baseado em opes (material, dimetros e tipo de cobertura). Neste caso aplica-se o modelo MTO.
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Caracterizao da Empresa
Estes modelos de produo levam a um grande volume e a uma grande dinmica de documentao tcnica, o que se torna problemtico quando no existe uma ferramenta capaz de gerir eficazmente a documentao. A empresa possui uma estrutura funcional bem definida. O Organograma da figura 3-1 mostra a estrutura funcional e os cargos definidos dentro da empresa.
Figura 3-1 - Organograma da organizao
Os stakeholders do projecto de implementao do sistema de gesto documental esto presentes neste organograma. Os documentos da produo so elaborados pelo departamento de Engenharia de Produto e posteriormente validados e aprovados pelos Directores de I&D e Produo. Os departamentos comercial e qualidade, e as seces produtivas iro consultar os documentos da produo. De salientar que, embora este projecto vise apenas a implementao do sistema no mbito da produo, todas as reas foram envolvidas durante a fase de anlise de necessidades e especificao de requisitos, de forma a avaliar a viabilidade da futura extenso do sistema a todas as reas da organizao. Durante estas fases houve ainda a participao de elementos de outras unidades do grupo, que expuseram tambm algumas necessidades. Os stakeholders so claramente identificados no captulo 4, seguido da lista de necessidades enumeradas por cada um deles.
Mapa de Processos da Organizao
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3.2 Mapa de Processos da Organizao

Numa fase inicial, para melhor entendimento do funcionamento da organizao, foram identificados os processos chave e foi elaborado um mapa de processos que ilustrado na figura 3-2. Como vamos verificar, contedos e processos encontram-se interligados, por isso, importante identificar os processos chave da empresa e perceber a relao e o fluxo de informao e documentos entre eles.
Figura 3-2 - Processos LER
Vejamos como a informao flui ao longo dos processos, evidenciando a importncia de documento vitais para a produo, tais como fichas de processo, e instrues de trabalho. Aps uma anlise dos processos chave da organizao foi fcil de perceber que as sadas dos processos projectar sistema e desenvolver novo produto se tratavam de documentos, que especificam materiais e mtodos para a produo. Esses documentos so utilizados posteriormente pelo planeamento da produo e pelos prprios operadores durante as suas tarefas ao longo do processo produtivo. Aps esta observao simples perceber que a gesto documental dever estar integrada com os processos, disponibilizando os contedos necessrios ao longo dos mesmos, fazendo passar a informao atravs das fronteiras dos departamentos. Para uma melhor compreenso tomemos o exemplo da Figura 3-3, onde as setas a tracejado representam o fluxo documental.
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Figura 3-3 - Interaco entre processos e fluxo de informao atravs de documentos
Neste exemplo, o departamento de investigao e desenvolvimento (I&D) desenvolve uma ficha de especificaes para um dado produto que depende da gama operatria a ser utilizada na sua produo. Esse documento pode ser associado, no sistema de informao, gama operatria do produto em causa. Contudo, no SI, o planeamento da produo vai estar a trabalhar numa sesso de ordens de produo, e no numa sesso de gamas operatrias, pois quem define as gamas a o departamento de I&D. O ideal seria o SI mostrar a ficha associada ao produto e gama operatria que consta na ordem de produo directamente a partir da sesso das ordens de produo. Dessa forma, mesmo os postos do shop-floor (produo), ao consultarem as ordens de produo, teriam acesso directo aos documentos necessrios, sem necessitar de efectuar pesquisas noutras sesses de trabalho ou noutros sistemas ou pastas. A anlise e modelao de alguns processos chave ajudaram a perceber que documentos so necessrios para cada processo, de que forma estes fluem entre processos e como e por quem so utilizados em cada um dos processos. Os processos so caracterizados de uma forma sistemtica, seguindo um template que inclui o seguinte: Objectivo do processo; mbito, Entradas e sadas; Partes interessadas; Sntese da execuo do processo, Interaces com outros processos, Modelo de fluxo do processo
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Detalhes de actividades. Apresenta-se de seguida o modelo de um dos processos modelados: processo Produzir cabo de ao.
3.2.1 Processo Produzir cabo de ao (Modelo)

3.2.1.1 Objectivo Assegurar que o cabo produzido dentro dos prazos estipulados, segundo as especificaes dadas pelo departamento de I&D atravs de documentos como fichas de processo, fichas tcnicas e instrues de trabalho, cumprindo os requisitos de qualidade e segurana, com um mnimo de desperdcios, e sempre que possvel expondo ideias e introduzindo melhorias de forma a melhorar o desempenho do processo e a qualidade do produto. 3.2.1.2 mbito (Entidades, limites) O processo aplica-se produo de todas a gamas de dimetros de cabos de ao com alma de ao do tipo TurboWire, Eurowire ou Europact. No se incluem neste processo os cabos com coberturas txteis. Ter em ateno que cada dimetro implica um conjunto calibres de arame diferente. Existem cerca de 60 calibres de arame. O processo inicia com a recepo de uma ordem de produo e fim com a entrega do produto final no armazm de produto acabado 3.2.1.3 Entradas e sadas O processo tem como entradas a matria-prima (arame de ao galvanizado), a energia e a mo-de-obra aplicada. O resultado, ou sada cabo de ao para aplicaes de pesca industrial e elevao. 3.2.1.4 Partes Interessadas (clientes fornecedores e parceiros) Existem fornecedores de arame de ao e fornecedores de massa lubrificante. Os clientes directos so as unidades comerciais do grupo, que possuem pontos distribuio a nvel mundial. Os clientes finais so maioritariamente empresas de pesca industrial ao nvel global.
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3.2.1.5 Execuo do processo | Sntese O processo inicia-se com a bobinagem da quantidade de arame necessria e devidamente dividido em cargas de bobines de forma a suprir as necessidades dos clientes internos (postos seguintes). Seguidamente produzido em simultneo o cordo (conjunto de arames torcidos) para as camadas exteriores e para a camada interior (alma), tambm fechada a alma (IWRC Independent Wire Rrope Core), enquanto ainda se continua a produzir os cordes exteriores (uma vez que so normalmente 6). No final a bobine de alma (IWRC) e as bobines de cordo exterior so colocadas numa mquina cochadora (planetary closer) e produzido o cabo final. Cordo exterior (26 arames) IWRC alma (7cordes X 7 arames)
Figura 3-4 - Cabo de ao de construo 6x26WS+IWRC
3.2.1.6 Interaces com outros processos Este processo interage com o processo de planeamento da produo, uma vez que este que envia a ordem de produo. Alm disso o processo de produo e o processo de planeamento trocam informaes, em virtude de atrasos que possam ocorrer e que obriguem a introduzir alteraes no plano de produo. O processo de controlo de qualidade est tambm constantemente a trocar informao com o processo de produo, a fim de garantir a qualidade ao longo de todo o processo. No final existe uma interaco com o processo de expedio, uma vez que a o fim do processo de produo que despoleta o processo de expedio e facturao da encomenda. Existe ainda interaco com processos de compras (armazns e compras, embora exista uma componente previsional, os processos da produo alimentam, em tempo real as compras e o armazm.)
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3.2.1.7 Modelo de fluxo
Figura 3-5 - Modelo do Processo de Produo de um cabo de ao com documentos associados
Detalhe das actividades Bobinar Arames: No posto de trabalho bobinagem, o operador recebe intruses de trabalho para bobinagem de arame, estas IT possuem toda a informao necessria para o operador realizar o seu trabalho sem falhas: tipo de bobines, nmero de bobines, calibre do arame e comprimento a bobinar. Estas fichas de trabalho indicam ainda a posio da mquina destino e a que ordem de produo se referem. Como a bobinagem tem uma capacidade superior torcedura, o operador da bobinagem tem tempo de colocar as bobines junto posio de entrada de cada uma das mquinas torcedoras. As IT da bobinagem so vitais para a execuo e coordenao desta tarefa. Torcer cordo exterior Esta tarefa recebe as bobinas do posto de bobinagem, na quantidade e calibre de arame exactos, bem como comprimentos e nmero de cargas. De qualquer forma, a instruo de trabalho da torcedura contem essa informao e o operador dever verificar se realmente a bobinagem lhe forneceu correctamente o arame bobinado. Alm da informao do produto a receber da bobinagem, a IT tem ainda informao acerca de parmetros de mquina, passos de toro, parmetros a colocar na mquina, tipo
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de lubrificao a aplicar, tipo de bobine de sada, numero de bobines de sada e comprimentos por bobine. As IT da torcedura so vitais para a execuo das tarefas de torcedura. Fecho do Cabo O fecho do cabo recebe como entradas as bobines de cordo exterior e a alma (IWRC). Nesta fase o operador do cableamento (fecho do cabo) produz o cabo final. As IT do cableamento contm toda a informao necessria para o correcto fabrico do produto sem falhas. Observaes finais Como se observa no exemplo de produo de um cabo de ao, existe um conjunto de documentos que circula pela produo durante a execuo de um produto e que depende do produto e da gama operatria que ser utilizada. Antes da implementao do Sistema de Gesto Documental, esses documentos encontravam-se arquivados em pastas separadas no servidor, sem qualquer meta-data que permitisse pesquisar ou associar os documentos aos produtos ou gamas. O Planeamento de produo despendia muito do seu tempo a procurar os documentos manualmente, para os anexar s ordens de produo. Alm disso no existia controlo das verses, pelo que no era possvel, por exemplo, saber qual a verso utilizada na produo de um cabo, da qual se recebeu uma reclamao. O mecanismo de ciclo de vida de documentos tambm no existia, factor de extrema importncia, pois ao implementar um workflow de aprovao diminui as possibilidades de erros nos documentos, facto que foi tambm verificado durante a fase de anlise de contedos, que descrita posteriormente, neste trabalho.
3.3 Sistema de informao (ERP) existente na empresa

Aquando da aquisio da empresa Quintas e Quintas offshore pelo grupo Royal Lankhosrt Euronete, foi implementado o ERP Infor LN ex BaaN, sistema que se encontrava j implementado em todas as restantes unidades do grupo. O Infor ERP LN (ex-BaaN) um sistema de gesto de recursos empresariais constitudo por vrios mdulos, nomeadamente: Recursos Humanos, Financeiro, Projecto, Planeamento, e-commerce, facturao, Produo, Armazns, Despacho, Servio, Gesto da qualidade e Gesto documental. Na LER esto implementados os mdulos de RH, Financeiro, Projecto, Planeamento, Facturao, Produo e Armazns. Durante o decurso deste projecto foi estudado, avaliado e implementado o mdulo de Gesto Documental (ODM).
Captulo 4 4 Anlise e especificao de requisitos

Este captulo encontra-se dividido em trs subseces, numa primeira parte (seco 4.1) identificam-se os stakeholders. Aps identificao dos principais intervenientes, foi conduzida uma entrevista pessoal a cada um deles, de onde foi retirado o conjunto de expectativas esperadas para o sistema a ser implementado (seco 4.2). Aps essa primeira entrevista, foi elaborado um primeiro documento de requisitos que foi apresentado aos stakeholders. Estes contriburam com a sua opinio quanto s funcionalidades sugeridas. Este processo iterativo permitiu chegar a um documento de requisitos mais completo e de acordo com as necessidades reais dos stakeholders. No terceiro ponto (4.3) apresentada a lista validada de requisitos agrupados nos seguintes 5 grandes grupos:
Pesquisa de documentos; Permisses; Ciclo de vida dos documentos; Controlo de verses; Gesto de interaces entre actores do sistema.
4.1 Identificao dos stakeholders

O facto da fase de caracterizao da empresa ter como objectivo identificar e analisar os processos chave da organizao obrigou o autor a visitar todos os departamentos da organizao. Sendo assim, essa fase permitiu ainda identificar os stakeholders, pois medida que o autor avanava ao longo dos fluxos dos processos, tornou-se inevitvel identificar e conhecer os stakeholders do sistema a implementar. Os stakeholders identificados foram os seguintes:
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Anlise e especificao de requisitos
Directores e assistentes da rea comercial (Vendas); Director de logstica e assistentes de planeamento e controlo de produo (planeamento); Director de Produo e Encarregados das seces produtivas; Director e assistentes do departamento de qualidade; Director e Assistentes de Engenharia do Produto e I&D;
4.2 Levantamento de necessidades

Aps identificao dos principais intervenientes, foi conduzida uma entrevista pessoal a cada um deles, de onde foi retirado o conjunto de expectativas esperadas para o sistema a ser implementado, isso resultou numa lista de necessidades que se apresenta de seguida: Vendas Aceder a catlogos e dados de produto a partir de um artigo; Anexar email e ficheiros a ordens de venda; Enviar email com documento que est no sistema em anexo, directamente. Planeamento Aceder directamente s fichas de processo a partir das ordens de produo (depois de escolhida a gama operatria); Imprimir as fichas de processo juntamente com as ordens de produo de forma automtica; Direco de Produo (LER) Pesquisa de documentos de forma eficiente, no caso das fichas de processo e fichas tcnicas: por caractersticas do produto (designao comercial, tipo de construo, dimetro, calibre da fiao, cor, etc.)definir campos de pesquisa para os vrios documentos/identificao e critrios de arrumao; Associar Instrues de trabalho a operaes dos gamas operatrias nos cabos de ao; Associar fichas de processo aos gamas operatrias para que o planeamento tenha acesso de forma transparente quando utiliza um dada gama operatria; Possibilidade dos encarregados de seco proporem alteraes s fichas de processo quando detectado um erro; Notificao dos interessados quando um documento criado, revisto, enviado para aprovao ou aprovado; Importar documentos j existentes todos de uma vez. Direco de Qualidade (Cerfil)
Especificao de requisitos
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Possibilidade de edio dos documentos depois de estes serem enviados para Aprovao; Impresso dos documentos associados a um item de forma automtica; Controlar edio de documentos, garantir que um documento no est a ser editado por 2 pessoas ao mesmo tempo. Engenharia de Produto Pesquisar fichas de processo por tipo de produto, construo, dimetro e calibre; Identificar inequivocamente os documentos para evitar redundncia; Agrupar documentos relativos a um projecto em pastas; Associar pastas de projecto ao projecto do LN; Permitir enviar documentos para aprovao do director e notific-lo; Notificar automaticamente os interessados quando for aprovado. Direco de Logstica Manter histrico de verses associadas aos artigos, mas activar para visualizao directa apenas a ltima verso publicada. Direco de Produo (Cerfil Maia) Possibilidade de inserir templates para documentos de forma que quando se crie um novo documento o template surja para ser preenchido; Imprimir instrues de trabalho associadas a ordens de produo; Possibilidade de edio colaborativa (discusso de reviso).
4.3 Especificao de requisitos

Os requisitos do sistema de gesto documental descritos neste subcaptulo esto agrupados em 5 grandes reas: pesquisa de documentos, permisses, aspectos relacionados com o ciclo de vida dos documentos, controlo de verses e gesto de interaco entre actores no sistema.
4.3.1 Pesquisa de documentos

Pesquisar documentos por campos que dependem do tipo de documento e do tipo de produto; Pesquisar documentos associados a uma ordem de produo, ordem de venda ou qualquer outro objecto do ERP; Aceder directamente aos documentos mais relevantes associados a objectos do ERP (exemplo: abrir instrues de trabalho associadas a operaes de um roteiro com um clique);
32 Pesquisa no contedo dos documentos;
No resultado de pesquisa de um documento, mostrar todas as verses existentes, evidenciando a ltima.
4.3.2 Gesto de Permisses

Atribuir permisses a um cargo e associar utilizadores a esse cargo; Atribuir grupo de utilizadores (comit) por defeito a um documento, com base no tipo de documento (exemplo: uma Wire Rope Specification ter o Comit de Engenharia de Fishing associado por defeito); Possibilidade de edio do grupo de pessoas que foi atribudo por defeito ao documento (adicionar e retirar utilizadores ao grupo); Possibilidade de alterao de comit para um documento em particular; Embora as permisses sejam baseadas nos cargos, os utilizadores apenas tm permisso sobre documentos dos quais fazem parte do grupo de revisores desse mesmo documento; Permisses atribudas com base em resultados de querys para responder a situaes pontuais. Veja-se o caso seguinte: Caso: Director de Engenharia tem permisso para aprovar documentos (pelo cargo que ocupa), no entanto, ele no pode aprovar documentos de engenharia na rea de fishing porque existe um responsvel especfico nesta rea, mas pode rever e editar esses documentos, ou seja, tem que fazer parte do comit de revisores do documento para ter acesso s operaes do ciclo de vida do documento. O que acontece que ter acesso aprovao tambm (porque tem essa permisso associada ao seu cargo). Como resolver o problema? Criar uma query que devolve todos os documentos menos os documentos que tm o comit de engenharia de fishing associado e dar permisso ao cargo do director de engenharia para aprovar apenas os documentos que aparecem no resultado da query. Uma outra soluo seria escolher, num conjunto de checkboxes, que permisses dar a cada membro do grupo de revisores de um dado documento. Isso implicaria a criao de uma tabela que relaciona-se documentos, utilizadores e operaes. A tabela 4-1 mostra as operaes sobre objectos que devero ser alvo de permisses configurveis por cargo:
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Tabela 4-1- Permisses sobre objectos a configurar
Objecto Verso de Documento
Registo de Documento
Ficheiros
Operao (permisso) Visualizar verso de documento; Criar nova verso (rever antiga); Enviar para Aprovao; Aprovar/ Reprovar; Publicar; Assinalar como desactualizada; Ligar a outros objectos do ERP (para saber que verso foi utilizada numa dada ordem de produo.) Visualizar; Criar Novo; Editar campos de pesquisa; Eliminar Registo; Ligar a outros Objectos do ERP; Check in/out; Criar ficheiro; Copiar ficheiros; Eliminar ficheiros; Editar ficheiro no servidor; Enviar ficheiro por email; Obter cpia local de ficheiro; Imprimir ficheiros; Visualizar ficheiro; Criar bibliotecas; Apagar bibliotecas; Editar bibliotecas; Criar; Eliminar; Editar;
Bibliotecas Grupos de revisores (comits)
4.3.3 Ciclo de vida de documento

Neste ponto so enumerados os requisitos ligados a, nomeadamente, criao de novos documentos, edio, upload de ficheiros, modos de reviso de um documento, aprovao e publicao dos mesmos. Os requisitos relacionados com o ciclo de vida so os seguintes: Permitir criar, editar, aprovar, reprovar, publicar e marcar como desactualizado uma verso de um documento, conforme ilustrado pelos diagramas de fluxo das figuras 42, 4-3 e 4-4; Permitir criar tipologias de documentos; Sugerir template para documento quando o mesmo criado, tendo por base a tipologia de documento escolhido; Possibilidade de escolher entre dois modos de edio de documentos: Possibilidade de activao de mecanismo de check in e check out para evitar edio simultnea do mesmo ficheiro ou ento edio colaborativa de documentos: permitir editar os
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Anlise e especificao de requisitos ficheiros simultaneamente, notificando os utilizadores e mostrando as diferenas quando se pretende gravar alteraes; Edio de documentos directamente no servidor; Upload/download de mltiplos ficheiros; Upload/download de ficheiros por drag and drop; Criao rpida de um documento a partir da sesso de qualquer objecto do ERP (exemplo: na sesso roteiros, clicar num atalho e criar directamente um novo documento, que entrar em processo de aprovao mais frente ou poder ser publicado de imediato caso o seja escolhido o processo de aprovao rpida); Possibilidade de definir o tipo de ficheiros e extenses que podem ser arquivados numa dada pasta (ficheiros texto, vdeo, emails). A lista de extenso deve ser associada a um tipo de documento; Permitir escolher o grau de estruturao do sistema de gesto documental, isto , escolher o tipo de processo que se pretende para o ciclo de vida do documento (processo com ciclo de reviso activo ou processo de aprovao rpida). Os swimlanes das figuras 4-2 e 4-3 modelam os dois tipos de processos; No caso do processo de aprovao com o ciclo de reviso activo, permitir ainda escolher o modo de aprovao de proposta de reviso de entre as seguintes opes: o Sequncia fixa de revisores: Existe um conjunto de revisores pr determinados pelo responsvel (director de engenharia) que devero rever o documento de forma sequencial, enviando cada um o seu comentrio ao originador do documento, sendo que este efectua as alteraes necessrias. Os comentrios devem ficar visveis tambm para os restantes revisores. Quando todos os revisores aprovarem o documento, enviada uma mensagem a todos os revisores e o documento poder ser publicado pelo director de engenharia ou por outro colaborador com as permisses necessrias, sendo enviada uma mensagem a o notificar a publicao; Frum Aps o envio do documento para reviso, os revisores que tem permisso podem participar num frum onde trocam mensagens de forma a chegarem a um consenso quanto ao seguimento a dar ao documento. No final, enviada uma mensagem a todos os intervenientes e o documento passa ao estado Aprovado ou Reprovado. No caso de reprovao, o resultado da discusso deve ser enviado a quem originou o documento e este deve ter acesso ao tpico de forma a perceber as razoes da reprovao. No caso de ser aprovado este passar ao estado aprovado podendo ser publicado de seguida por um o revisor com essa permisso; Reviso simples
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nomeado um dos revisores que dever aprovar ou recusar a verso do documento, enviando a lista de razes ao criador do documento.
4.3.4 Controlo de Verses

Indicar o estado das verses de documentos: em desenvolvimento, enviado para reviso, aprovado, reprovado, publicado, vencido, desactualizado; Colocar as verses no estado em desenvolvimento numa pasta separada (pasta de trabalho ou de desenvolvimento, uma vez que os documentos aprovados no podero ser alterados; Criar bibliotecas lgicas para arrumar os documentos (podero ser pastas); No caso de pastas, apresentar sempre a ultima verso dos documentos na raiz da pasta principal enquanto mantm as anteriores numa subpasta verses anteriores; Incrementar automaticamente o nmero da verso do documento quando criado um documento com o mesmo nome; Colocar a nova verso na pasta principal e passar a anterior para a pasta verses anteriores quando uma verso no estado em desenvolvimento aprovada; Possibilidade de aprovar conjuntos de documentos. A figura 4-1 ilustra duas alternativas para organizar hierarquicamente os documentos e suas verses. No primeiro caso no temos informao da aprovao de um conjunto de documentos, j no segundo caso possvel saber quais os documentos que foram aprovados em conjunto.
Projecto x
Projecto x
versao1 aprovado
AS-v2.pdf
AS-V1
TQ-V1
TQ-v2.pdf
DWG-V1 versao2 - em desenvolvimen to AS-001-V1
DWG1v1.dwg Verses vencidas AS-v1.pdf
TQ-001-V2
DWG-001-V2 verso 3 - em desenvolvimen to
TQ-v1.pdf
Figura 4-1 - Organizao hierrquica dos documentos
AS-001-V2
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4.3.5 Gesto da Interaco

De forma a identificar claramente as notificaes que poderiam ocorrer ao longo do ciclo de vida do documento, foram modelados vrios processos relacionados com o ciclo de vida de um documento. Os swimmlanes das figuras 4-2, 4-3 e 4-4 modelam os processos de criao e reviso de um documento, indicando tambm os eventos que despoletam notificaes.
Figura 4-2 - Processo de criao e publicao de documento
Figura 4-3 - Processo de publicao rpida
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Figura 4-4 - Processo de reviso de um documento
Os requisitos ao nvel da interaco entre actores so os seguintes: Notificar revisores do grupo (escolhidos pelo responsvel) quando uma verso de documento enviada para reviso. Notificar revisores do grupo de reviso (escolhidos pelo responsvel) quando um documento aprovado/reprovado. Notificar interessados (como que o sistema sabe quem so? escolher grupos, por exemplo: por departamento) quando um documento publicado; Notificar revisores quando um documento assinalado como desactualizado; As notificaes de eventos podero ser feitas de 4 formas: o o o o Placard de notcias; Compor email; log ; Notificao automtica por mail.
Estas opes devero ser escolhidas na altura em que o evento acontece, sendo que se deve poder indicar notificaes obrigatrias na altura da criao do documento, que no podero ser desactivadas pelos revisores, mas apenas pelo responsvel do grupo de reviso. Placard de notcias: quando escolhida esta forma de notificao, a descrio do evento adicionado ao placard de noticias na pagina principal do SGdoc. Compor email: o sistema compe um email indicando o evento, a sua data, o documento a que se refere, inserindo links para o documento e os endereos dos revisores a notificar; deixando em aberto a opo de completar o email e envi-lo.
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Anlise e especificao de requisitos Log: sempre que esta modalidade activa para um documento, e poder ser activa por defeito para todos os eventos quando o documento criado. Os eventos so todos registados no log do sistema; Notificao automtica por email: o sistema envia automaticamente um email aos utilizadores seleccionados na lista de revisores/interessados, indicando o evento, o cdigo e ttulo de documento e os links para acesso directo ao documento a partir do email.
4.3.6 Outros requisitos

Associar email a um objecto do ERP de forma rpida (por exemplo com drag and drop); Imprimir documentos associados a objectos do ERP, automaticamente (exemplo: imprimir ficha de processo associada a gama operatria quando impressa a ordem de produo) Possibilidade de registar uma proposta de alterao de um documento; Associao de documentos a Objectos do ERP, tais como ordens de venda, ordens de produo, roteiros, operaes, produtos, famlias de produtos, etc.
Captulo 5 5 Anlise funcional

Neste captulo so apresentados os resultados da fase de anlise funcional, a qual incidiu sobre contedos e processos associados gesto documental na organizao. Esta fase permitiu obter modelos conceptuais de domnio e processos que conduziram a uma melhor percepo das necessidades da organizao. Os modelos de contedos e processos foram discutidos e validados junto dos stakeholders que contriburam para melhorar os modelos de forma a ir de encontro s suas necessidades. Na seco 5.1 so identificados e descritos os tipos de documentos existentes na produo. Na seco 5.2 apresenta-se o modelo de organizao de documentos existente na empresa antes da realizao deste projecto. Na seco 5.3 feita a caracterizao dos vrios documentos identificados. Na seco 5.4 apresenta-se um modelo conceptual de domnio do sistema a implementar. Atravs desse modelo possvel ter uma percepo do que o fluxo de documentos ao longo dos processos representar em termos de dados.
5.1 Identificao dos tipos de documentos existentes

Depois de recolhida a informao e analisados os documentos da produo, existentes em pastas partilhadas no servidor, foram identificados os tipos de documentos que suportam a produo. So disponibilizados em anexo exemplos desses documentos. A tabela 5-1 mostra os tipos de documentos identificados e uma breve descrio dos mesmos.
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Anlise funcional
Tabela 5-1 - Identificao dos tipos de documentos
Sigla e Nome FP Ficha de Processo.
Breve Descrio Inclui dados de produto, gama operatria, dados de configurao das mquinas, etc. Documento aplicado a uma nica gama operatria de um dado artigo (item).
IT Instruo de Trabalho
Instrues de Trabalho para Operaes de uma gama operatria. Aplicam-se a uma dada operao de uma gama operatria. Existem apenas na seco de cabos de ao.
FT Ficha Tcnica
Documento com dados tcnicos referentes a um tipo de produto (cordo de ao, cabo misto, etc.). associado a uma subfamlia de produtos porque contm informao para toda a gama de dimetros de um produto final.
WRS Wire Rope Specification (Ficha tcnica de cabos de ao)
Documento com dados tcnicos referentes a um tipo de cabo de ao. O tipo de contedo mesmo das fichas tcnicas. associado a uma subfamlia de produtos porque contm informao para toda a gama de dimetros de um tipo de cabo de ao.
NIP Nota Interna de Projecto
Trata-se de uma pasta que contm um conjunto de documentos relativos a um projecto. Entre os documentos destaca-se a AS (Assembly Specification) que obrigatria para qualquer projecto. Os documentos opcionais so: TQ (Tape and Quantity) e desenhos diversos.
5.2 Modelo de organizao dos documentos existentes

Durante a fase de anlise, verificou-se que os documentos se encontravam organizados numa estrutura em rvore (pastas partilhadas no servidor com controlo de acessos), no existindo qualquer mecanismo de pesquisa ou associao de documentos a entidades do sistema de produo. A figura 5-1 mostra a organizao das fichas de processo existente. De notar que as fichas tcnicas WRS e FT esto dentro da pasta relativa a fichas de processo, no entanto, o contedo destes documentos limita-se a dados tcnicos de produto e no de processo. Na opinio do autor estes devero ser logicamente separadas em diferentes bibliotecas. O terceiro nvel (visvel no diagrama) no existe no modelo de organizao actual. As fichas de processo esto divididas apenas pelo 2 nvel, no entanto, aps uma anlise dos
Modelo de organizao dos documentos existentes
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contedos das fichas de processo chega-se concluso que possvel fazer uma separao das fichas de processo por tipo de produto. Os campos de pesquisa deste tipo de documento dependem do tipo de produto a que se referem, pelo que faz todo o sentido criar subfamlias de fichas de processo. Esta diviso em famlias e subfamlias deve ser explorada e definida dentro da organizao de forma a estabelecer um novo modelo de organizao para os documentos, alm de que deve ficar claro o significado atribudo s famlias/subfamlias, o que no acontece actualmente. No passado, a empresa funcionava segundo um modelo MTS, produzindo produtos de menor dimenso para um mercado de cordoaria tradicional. A organizao e nomenclatura utilizada nos documentos reflectem ainda esse modelo de produo ao atribuir designaes aos produtos segundo uma viso de produo interna e no uma viso comercial orientada ao cliente. Uma vez que a empresa progrediu para um modelo MTO ou ETO, no faz sentido ter uma organizao e nomenclatura orientadas produo, uma vez que esta diferente da nomenclatura comercial. Os documentos relativos a produtos devem ser identificados segundo a nomenclatura comercial que se deve tornar uniforme em toda a organizao, visto que define os produtos no mercado.
FICHAS DE PROCESSO
AO
FIOS E CORDAS ENTRANADAS
CABOS
GAMA98
WRS
Corda ENtranada
Cordas Torcidas
gama98
FTCM
Fio torcido
Cabos Entranados
euroneema
FPA
Fiao
lankotech
ITA
Fio Pac/Pec
tipto winchline
Enleia
4x2 euroflex
Fio PAC
euroflex
Alma CAbo Ao
eurotech
Fiao Poliester
polyester wire construction strongline
Figura 5-1 - Organizao Actual do directrio Fichas de Processo
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Anlise funcional
A nota Interna de Projecto (NIP) consiste numa pasta contendo vrios documentos, entre os quais a AS Assembly Specification, documento obrigatrio em todas as pastas de projecto. Alm deste, a NIP pode ainda conter documentos como a TQ (Tape and Quantity) ou desenhos diversos. Poder ainda conter outros documentos opcionais. A figura 5-2 ilustra a organizao da Pasta de projecto.
Pasta de Projecto (NIP)
AS
TQ
DWG1
...
DWGn
Figura 5-2 - Organizao Actual do directrio de projectos
5.3 Caracterizao dos tipos de documentos

Na fase de anlise funcional foram caracterizados todos os documentos identificados na seco 5.1, que dizem respeito produo. Para a caracterizao dos documentos foi seguida uma metodologia que ilustrada na figura 5-3.
Figura 5-3 - Metodologia para caracterizao de documentos
Para cada um dos tipos de documento identificados, feita uma breve descrio do mesmo, analisada a estrutura interna e o suporte do documento, feita uma referncia organizao e catalogao dos mesmos. Alm disso ainda definida a metadata associada a cada um dos tipos de documentos, de forma a criar regras de catalogao que permitam identificar qualquer documento de forma inequvoca dentro da organizao. So ainda
Caracterizao dos tipos de documentos
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exploradas as associaes de documentos a outras entidades do sistema de produo e so explorados e modelados os processos relacionados com o ciclo de vida dos documentos. Esta metodologia foi executada para cada tipo de documento. A ttulo de exemplo, apresenta-se de seguida a caracterizao dos documentos do tipo WRS (Wire Rope Specification).
5.3.1 Caracterizao do tipo de documento WRS

5.3.1.1 Breve descrio do tipo de documento WRS (Wire Rope Specification) um documento que contm dados tcnicos de produto referentes a um tipo de cabo de ao. Indica o tipo de construo do cabo, os dimetros de arame utilizados, os passos de toro e cableamento, entre outros. associado a uma subfamlia de produtos porque contm informao para toda a gama de dimetros de um tipo de cabo de ao. 5.3.1.2 Estrutura interna e suporte do documento O documento criado numa folha de Excel seguindo um template do tipo de documento em questo, seguidamente exportado para pdf e disponibilizado no servidor. O documento consiste apenas em tabelas de texto. 5.3.1.3 Organizao (bibliotecas) Actualmente, os documentos deste tipo esto contidos na pasta
\\server\\fichasDeProcesso\\ao, misturadas com documentos do tipo FT (Fichas tcnicas de cabos mistos). Na minha opinio seria benfico, passar a colocar os documentos numa biblioteca chamada fichas tcnicas e numa subbiblioteca ao. 5.3.1.4 Identificao de campos de pesquisa Actualmente, os nomes dados aos ficheiros correspondentes a documentos do tipo WRS seguem a seguinte regra: ccccccc+aaaaaa_x onde: ccccccc indica o tipo de construo do cabo de ao; aaaaaaa indica o tipo de alma do cabo de ao; x indica o numero da reviso do documento em questo. Note-se que apenas est disponvel a ultima verso do documento, pelo que no possvel verificar, por exemplo, qual a ficha de processo que foi utilizada num produto para o qual chegou uma reclamao. Temos apenas acesso data de criao do documento se abrirmos o ficheiro pdf.
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Anlise funcional
Aps anlise deste tipo de documento chega-se concluso que o conjunto de campos de pesquisa que permitem identificar de forma inequvoca um documento deste tipo so os apresentados na tabela 5-2.
Tabela 5-2 -Campos de pesquisa para WRS
Tipo de Produto Designao comercial Tipo de construo
Ex: SR (Steel Rope) Exs: Eurowire / Europact /Turbowire Exs: 6x19S / 6xK19 /6x26WS (6 cordoes de 19 arames construo Seale)
Tipo de Alma
Exs: IWRC (Internal Wire Rope Core)
Uma vez que estas fichas tcnicas contm informao para toda a gama de dimetros deste tipo de cabo, o campo dimetro do cabo no necessrio. O ttulo de um documento deste tipo deve seguir a seguinte regra:
[tipo de produto] [designao comercial] [construo do cordo]+[tipo de alma] [infoAd] Exemplos: SWR Eurowire 6x19S+IWRC ; SWR Europact 6xk19s+FC ; SWR Turbowire 3x31 Esta regra permite identificar um documento deste tipo (WRS) de forma inequvoca. 5.3.1.5 Associaes Estes documentos so associados a todos os produtos de uma subfamlia de cabos de ao (ex: todos os 6x19S+IWRC). Portanto devem ser associados a uma subfamlia de produtos. 5.3.1.6 Processo de criao de um novo documento Objectivo Assegurar que todos os documentos do tipo WRS associados s famlias de produtos so geridos e arquivados de forma segura e de fcil acesso para consulta por todas as partes interessadas. Assegurar uma identificao inequvoca de documentos e a ausncia de redundncia. mbito (Entidades, limites) O processo aplica-se aos documentos do tipo WRS. O processo tem incio na criao de um novo documento e fim com a publicao deste (disponibilizao a todas as partes interessadas).
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Partes Interessadas Departamento de Engenharia de Produto do Ao (fishing); Departamento Comercial; Departamento de Produo, incluindo o planeamento e a logstica; Membros da Direco da Fbrica; Execuo do processo | Sntese O documento criado por um elemento do Grupo de Engenharia de Produto. A criao do documento coincide com a criao da primeira reviso que dever tomar o estado em desenvolvimento. Quando o documento est pronto para enviar para reviso, ainda em estado de desenvolvimento, o colaborador que originou o documento envia o documento para reviso e o sistema envia uma mensagem de correio electrnico aos elementos que devem ser conhecedores, pedindo a reviso e aprovao do mesmo. O documento passa ao estado Enviado para Reviso. Nesta fase podero existir vrias alternativas para a anlise e discusso da proposta de reviso do documento. Quando tomada oficialmente uma deciso, o documento passa a um dos dois estados: Aprovado ou Reprovado. No caso de Aprovao, o documento passar a substituir a verso anterior, sendo que a anterior deve passar ao estado vencido. No caso de Recusado, a verso em causa no poder ser corrigida. Deve ser criada uma nova verso e deve ficar o registo de que a verso anterior foi recusada e o porqu. Fluxo Global do Processo (BPMN)
Figura 5-4 - Modelo de fluxo do processo publicar novo documento
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Anlise funcional
Detalhe das actividades Criar novo registo de documento O utilizador responsvel pela criao do novo documento cria um novo registo indicando que tipo de documento se trata (WRS,FP,FT..etc.), qual o grupo de revisores que devero ter acesso reviso do mesmo, quem o principal responsvel pelo documento e o id do utilizador que criou o documento. Alm disso deve preencher os campos que identificam o documento, seguindo as regras definidas para cada tipo de documento. O documento deve ainda possuir um cdigo nico que permita identificar o documento, contudo isto no suficiente para pesquisar documentos. Criar nova verso do documento Ao registar um novo documento, o sistema dever criar a primeira verso documento atribuindo-lhe o cdigo Ver-001, por exemplo. Anexar ficheiros Seguidamente o utilizador que cria o documento poder anexar os ficheiros que pretender, desde que estes tenham uma extenso aceitvel, de acordo com o que foi definido pelo gestor do sistema de informao. Enviar documento para reviso Quando a verso est completa, o criador do documento envia a verso para apreciao e aprovao por parte do grupo de revisores definido para este documento especfico. Anlise discusso de proposta A actividade de anlise e discusso da proposta de reviso pode ser feita de trs formas: Sequncia fixa de revisores: Existe um conjunto de revisores pr determinados pelo responsvel (director de engenharia) que devero rever o documento de forma sequencial, enviando cada um o seu comentrio ao criador do documento, sendo que este efectua as alteraes necessrias. Os comentrios devem ficar visveis tambm para os restantes revisores. Frum Aps o envio do documento para reviso, os revisores que tem permisso podem participar num frum onde trocam mensagens de forma a chegarem a um consenso quanto ao seguimento a dar ao documento. Reviso simples nomeado um dos revisores que dever aprovar ou recusar a verso do documento, enviando a lista de razes ao criador do documento. Tomada de deciso No final, o responsvel principal aprova/reprova o documento e enviada uma mensagem a todos os intervenientes. O documento passa ao estado Aprovado ou Reprovado. No caso de reprovao, o resultado da discusso deve ser enviado a quem originou o
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documento e este deve ter acesso ao tpico de forma a perceber as razoes da reprovao e este deve criar uma nova verso corrigindo os erros. No caso de ser aprovado este passar ao estado aprovado podendo ser publicado de seguida por um revisor com essa permisso. Publicao O documento poder ser publicado pelo director de engenharia ou por outro colaborador com as permisses necessrias, sendo enviada uma mensagem a todos os interessados a notificar a publicao. O processo descrito poder ser necessrio em alguns casos, contudo na maior parte dos casos, os documentos so aprovados/publicados de uma forma rpida, sem passar por todas as actividades do workflow. Visto que a empresa no possui uma dimenso que justifique um sistema totalmente estruturado de workflow em todas as situaes pensou-se numa soluo mais leve e mais gil para colocar os documentos disponveis no Sistema de Gesto Documental o Processo de Aprovao Rpida, que caracterizado de seguida.
5.3.1.7 Processo de Aprovao Rpida
Objectivo Assegurar que todos os documentos do tipo WRS associados s famlias de produtos so geridos e arquivados de forma segura e de fcil acesso para consulta por todas as partes interessadas bem como assegurar a usabilidade do sistema.
mbito (Entidades, limites) O processo aplica-se aos documentos do tipo WRS. O processo tem incio na criao de um novo documento e fim com a publicao deste (disponibilizao a todas as partes interessadas).
Partes Interessadas Departamento de Engenharia de Produto do Ao (fishing); Departamento Comercial; Departamento de Produo, incluindo o planeamento e a logstica; Membros da Direco da Fbrica;
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Anlise funcional
Execuo do processo | Sntese O documento criado por um elemento do grupo de engenharia de produto (fishing) e publicado de imediato. Neste caso a responsabilidade recai unicamente sobre quem publica o documento, que poder ser o prprio criador. Esta modalidade de processo de aprovao escolhida na altura da criao do documento podendo ser alterada mediante permisso.
Fluxo Global do Processo (BPMN)
Figura 5-5 - fluxo do Processo de Aprovao Rpida
Detalhe das actividades Criar novo registo de documento O utilizador responsvel pela criao do novo documento cria um novo registo indicando que tipo de documento se trata (WRS,FP,FT..etc.), qual o grupo de revisores que devero ter acesso reviso do mesmo, quem o principal responsvel pelo documento e o id do utilizador que criou o documento. Alm disso deve preencher os campos que identificam o documento, seguindo as regras definidas para cada tipo de documento. O documento deve ainda possuir um cdigo nico que permita identificar o documento, contudo isto no suficiente para pesquisar documentos. Criar nova verso do documento Ao registar um novo documento, o sistema dever criar a primeira verso documento atribuindo-lhe o cdigo Ver-001, por exemplo. Anexar ficheiros Seguidamente o utilizador que cria o documento poder anexar os ficheiros que
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pretender, desde que estes tenham uma extenso aceitvel, de acordo com o que foi definido pelo gestor do sistema de informao. Publicao O documento poder ser publicado pelo director de engenharia ou por outro colaborador com as permisses necessrias, sendo enviada uma mensagem a todos os interessados a notificar a publicao.
5.3.1.8 Processo de Reviso de um documento. (criao de nova verso)
Objectivo Assegurar que todos os documentos do tipo WRS associados s famlias de produtos so geridos e arquivados de forma segura e de fcil acesso para consulta por todas as partes interessadas bem como assegurar a usabilidade do sistema. mbito (Entidades, limites) O processo aplica-se aos documentos do tipo WRS. O processo tem incio na criao de um novo documento e fim com a publicao deste (disponibilizao a todas as partes interessadas).
Partes Interessadas Departamento de Engenharia de Produto do Ao (fishing); Departamento Comercial; Departamento de Produo, incluindo o planeamento e a logstica; Membros da Direco da Fbrica;
Execuo do processo | Sntese Rever documento equivalente a criar uma nova verso mantendo a anterior em vigor at que a nova seja aprovada e publicada. A menos que a anterior seja assinalada como obsoleta / Desactualizada. Um documento entra em processo de reviso sempre que um revisor com essa permisso cria uma nova verso que dever tomar o estado em desenvolvimento. Este evento dever originar uma notificao a todos os revisores. A partir desse momento, todos os revisores tm acesso a rever o documento segundo um mtodo escolhido pelo responsvel (sequencia fixa, reviso simples ou frum). A proposta de reviso ento aprovada ou reprovada, surgindo uma nova notificao.
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Anlise funcional
No caso de aprovao, a nova verso passa ao estado aprovada, e a anterior passar ao estado vencido ou substitudo. Quando uma nova verso criada os links que estavam associados verso anterior devero ser copiados para a nova verso.
Fluxo Global do Processo (BPMN)
Figura 5-6 - Processo de reviso de um documento
5.4 Modelo de domnio

Neste ponto apresenta-se uma proposta de modelo de domnio que dever suportar um sistema de gesto documental de forma a responder aos requisitos identificados no captulo 4. As actividades desta fase de anlise funcional permitiram desenhar um modelo conceptual que permite identificar e perceber quais as entidades do sistema de produo que devero ser relacionadas com as entidades do sistema de gesto documental. Na seco 5.4.1 so identificadas as entidades do sistema de produo, na seco 5.4.2 so identificadas as entidades relacionadas com o sistema de gesto documental a implementar. Na seco 5.4.3 apresentada a proposta de modelo de dados que dever responder aos requisitos do sistema.
5.4.1 Identificao das entidades do Sistema de Produo

A tabela 5-3 mostra as entidades do sistema de produo que devero ser integradas com o sistema de gesto documental.
Modelo de domnio
Tabela 5-3 - Identificao das entidades do sistema de produo
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Descrio Famlia de produtos subfamlia de produtos Produto (item)
Exemplo concreto Cabos de Ao Cabo 6X26WS+IWRC Cabo 6X26WS+IWRC com dimetro X, comprimento Y e embalado de forma Z
Projecto
Projecto desenvolvido segundo especificaes de um cliente, (pode englobar I&D). Utiliza produtos fabricados ou comprados. Inclui assemblagem desses produtos a fim de fornecer um sistema de amarrao ao cliente.
Gama operatria
Gama de operaes (conjunto de passos desde a matria prima montagem (fabricao) do produto final (exemplo: raw=arames de ao->bobinar->torcer>cocharcabo final). As operaes esto interligadas por um fluxo.
Operao
Etapa ou actividade da gama operatria, realizada num centro de trabalho ou mquina.
BOM (Bill of Materials)
Lista de materiais (matria prima e intermdios) necessrios para a produo de um dado produto. Estrutura em rvore. Exemplo: so necessrios arames de ao, bobinas de arame bobinado, bobinas de cordo, bobinas de alma para produzir o cabo final.
Centro de trabalho
Conjunto de equipamentos que realiza uma dada operao.
Mquina Ordem de produo Indica o artigo ou conjunto de artigos e a quantidade a produzir, a gama operatria e as datas de inicio e fim planeado para cada operao. o documento que guia a produo.
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Anlise funcional
5.4.2 Identificao das Entidades do Sistema de Gesto Documental

A tabela 5-4 mostra as entidades que devero formar o modelo de dados do sistema de gesto documental.
Tabela 5-4 - Identificao das entidades do Sistema de Gesto Documental
Documento
Apenas verses. e verso
entidade Cada de
lgica.
Registo
de
documento que poder ter associado a si N verso documento ter so ficheiros entidades diferentes associados. (documento, ficheiro diferentes) Verso de Documento Diferentes verses podem ter ficheiros diferentes. No deve ser criado um novo documento mas sim uma nova verso. Uma verso de documento pode ser composta por vrios ficheiros. (Caso da NIP) Tipo de Documento Tipo de documento (ex. WRS, FP, FT, NIP, AS, etc..) Cargo Cargo ou funo exercida pelo utilizador. Entidade que ter associado a si um conjunto de permisses. Revisor Utilizadores do sistema com permisses alm de consulta de documentos. Grupo de revisores Conjunto de revisores que poder ser associado a um documento, de forma a ter acesso s funes relacionadas com o ciclo de vida do documento. Permisso Aces ou operaes passveis de serem realizadas sobre objectos do sistema de gesto documental. Tipo de ficheiro de Tipos de ficheiros que podero ser inseridos num documento (exemplo: ficheiros texto, folhas de calculo, imagens, desenhos, vdeos, fotos, etc..) Extenso Extenso de ficheiro permitida para um dado documento. Permite limitar o nmero de programas de edio/visualizao de
Modelo de domnio
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documentos. Exemplos: *.txt, *.doc, *.docx para ficheiros de texto; *.xls, *.xlsx para folhas de calculo Ficheiro Ficheiro devidamente identificado que pode ser colocado nas pastas referentes s bibliotecas do SGDoc. biblioteca Entidade documentos associada. lgica. da Ter uma pasta os
associada onde sero colocados todos os biblioteca. Todos documentos devero ter uma biblioteca
5.4.3 Modelo de Domnio

5.4.3.1 Descrio Um artigo ou produto fabricado possui uma lista de materiais (bill of materials) composta por outros artigos, podendo estes ser artigos comprados ou artigos intermdios. O artigo pertence a uma subfamlia (por exemplo, o cabo de ao de construo 6x19s+fc de 20 mm da famlia 6x19s+FC). Essa subfamlia, por sua vez pertence a uma famlia denominada Cabos de Ao. As chamadas fichas tcnicas (WRS e FT) so associadas a uma subfamlia de produtos, uma vez que estas contm informao para toda uma gama de dimetros de um dado produto (exemplo: todos os dimetros do cabo de ao do tipo 6x19s+fc). (Famlia: cabos de ao. subfamlia: 619s+fc.) Um item pode ter associados vrias gamas operatrias alternativas. Os gamas operatrias determinam as operaes de produo e sua sequncia. Uma gama operatria possui vrias operaes e uma operao poder fazer parte de vrias gamas operatrias. Uma operao realizada num nico centro de trabalho que pode conter uma ou mais mquinas. Normalmente, existe uma ficha de processo associada a cada gama operatria (gama operatria). A ficha de processo (FP) consiste num ficheiro pdf que contem informao relativa s operaes a realizar, em que maquinas realizar, quais os parmetros de setup das mquinas, bem como dados relacionados com caractersticas de produtos a utilizar para o fabrico de um dado item. No caso da seco dos cabos de ao a ficha de processo depende do nmero de vezes consecutivas que o item produzido, uma vez que so estas FP que ditam a optimizao de cargas. Este problema de optimizao de cargas obriga a criar FP para cada conjunto de nmero de bobines e comprimento. Este um problema tpico que poderia ser resolvido pela introduo de um sistema de execuo fabril integrado com o ERP Baan/LN com funes de
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Anlise funcional
optimizao de cargas, evitando assim o nmero elevado de fichas de processo que se verifica. A empresa trabalha, por vezes segundo um modelo ETO (Engineering To Order), pelo que por vezes surgem projectos. Os projectos englobam itens produzidos, itens comprados e actividades de montagem. Previamente existe uma fase de projecto que tm como output um conjunto de documentos (especificaes, desenhos, etc.) que so guardados numa pasta de projecto. Entre os documentos d-se especial ateno Assembly Specification (AS), uma vez que este o documento guia do projecto que menciona todos os outros que possam existir. Em termos de organizao de contedos, foi possvel verificar que existem vrios tipos de documento. O documento de um determinado tipo e possui vrias verses que podero ser guardadas em histrico. O documento (ficheiro) tem sempre uma verso. Cada tipo de documento criado e revisto por um conjunto de revisores que tm acesso pasta que contem esse tipo de documento. Podero surgir documentos especficos que podero ser aprovados por uma pessoa que no aprova, normalmente, o tipo de documento em questo. Existem permisses para visualizar, editar, criar, eliminar, rever e aprovar documentos. Uma mquina pertence a um centro de trabalho, um centro de trabalho pode possuir uma ou mais mquinas. Uma ordem de produo relativa a uma gama operatria, uma gama operatria pode ser utilizada em n ordens de produo e uma ordem de produo pode ser relativa a vrias gamas operatrias, embora actualmente na empresa, uma ordem apenas refere uma gama operatria. A gama operatria pode ser composta por n operaes assim como uma operao faz parte de n gamas operatrias, pelo que surge uma relao n:n criando uma nova tabela. Uma gama operatria associada a um nico artigo (item), e um item pode ter n gamas operatrias, que correspondero a vrias gamas operatrias de fabrico alternativas. Alm de gamas operatrias, um produto possui ainda uma lista de materiais (BOM bill of materials) que composto por outros itens. Um BOM composto por vrios itens e um item tem um nico BOM, pelo que surge uma nova relao n para n. Um item pertence a uma subfamlia de produtos e este, por sua vez pertence a uma famlia. Um projecto composto por vrios itens e um item pode estar em vrios projectos. Um projecto tem associado a si uma pasta que engloba todos os documentos referentes a esse projecto (AS, TQ, desenhos, etc.). Os documentos pertencem a um dada famlia de documentos (tipo) e possuem vrias verses. A criao, reviso e aprovao de documentos feita por utilizadores do sistema dependendo do seu grau de permisso que funo do cargo que ocupa dentro da organizao. Os cargos possuem permisses sobre os documentos. Um documento pode ser revisto por vrios utilizadores e um revisor pode rever n documentos, surgindo uma nova
Modelo de domnio
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relao n para n. Um utilizador pode ainda ocupar vrios cargos. Por exemplo, o director de produo tambm colaborador de engenharia. Este facto pode mudar com o tempo pelo que devera existir uma tabela de relaes funcionrio/cargo. As associaes entre documentos e entidades do ERP dependem do tipo de documento em questo. Se o documento do tipo FP (Ficha de Processo), este associado a uma gama operatria de um dado artigo. Se se trata de um Instruo de trabalho do ao, esta associada a uma operao de uma dada gama operatria. No caso das WRS e FT, estas so associadas a uma subfamlia de produtos, uma vez que contem informao para um dado produto, mas para toda a gama de dimetros desse mesmo produto. No caso de documentos de projecto, como o caso da Assembly Specification, Tape and Quantity, e desenhos tcnicos, estes so associados a um dado projecto. Os documentos devem ser pesquisveis separadamente, para que no seja necessrio aceder a um projecto para visualizar uma Assembly Specification, por exemplo. As relaes dos documentos com os objectos do ERP dependem do tipo de documento, pelo que no possvel represent-las no diagrama EA, no entanto a tabela 5-5 define essas relaes. De forma a termos informao da verso do documento utilizada numa dada ordem de produo, no se devem associar os documentos s entidades do sistema de produo mas sim as verses dos documentos. Dever existir uma tabela que relaciona tuplos das entidades do sistema de produo com verses de documentos.
Tabela 5-5 - Associao dos tipos de documentos s entidades do ERP
Tipo de Documento FP Ficha de Processo.
Entidade associada inicialmente Gama Operatria
IT Instruo de Trabalho FT Ficha Tcnica WRS Wire Rope Specification (Ficha tcnica de cabos de ao) NIP Nota Interna de Projecto
Operao de gama operatria
subfamlia de produtos
subfamlia de produtos
Projecto
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Anlise funcional
As associaes constantes da tabela 5-5 relacionam as entidades do sistema de produo com as entidades do sistema de gesto documental. As figuras 5-7 e 5-8 apresentam modelos entidade associao, representando as relaes entre entidades quer para o sistema de produo, quer para o sistema de gesto documental.
cliente
ordemDeProduo
linhaDeGamaOperatria 1 -referenteAo - utilizada -utiliza * -tem gamaOperatria ordemDeVenda * 1
-fazParteDa 1
-executaA 1
operao
-possui
-usaO 1
-referenteAo
-inclui
-IncluidoNa
-fazParte
1 artigo * * -utiliza - utilizado
centroDeTrabalho
+pertence a +possui
mquina
-referenteAo -utiliza -referente * 1 -utilizadoEm bom -possui * 1
projecto
* 1
-englobaO -pertenceA subFamilia -engloba -pertence a familia
Figura 5-7- Diagrama de classes do sistema de produo (modelo da base de dados)
Modelo de domnio
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versoDeDocumento
-contidoNa
-contm
ficheiro
1 * 1 -fazParteDa -possui biblioteca -rev 1 * * -Armazena * 1 1 -Armazenada grupoDeRevi sores -rev -RevistoPor * * 1 documento -DoTipo -possui -Do
tipoDeDocum ento
-Permitido
* 1 * template
-permite
tiposDeFicheiro
pasta
* *
-Permitida -permite
* * -aloja * 1 -Alojada * servidor -RevistoPor
-fazParte -contm -AtribuidoA -tm cargo
extenso
utilizador
* * * -Atribuida -tem
objecto
permisso
-sobreUm
Figura 5-8 - Diagrama de classes do sistema de gesto documental (modelo da base de dados)
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Anlise funcional
Captulo 6 6 Implementao em Object Data Management (ODM) Infor ERP LN

Neste captulo comea-se por apresentar o mdulo de gesto documental do infor ERP LN (Object Data Management). Na seco 6.2 relatada a fase de avaliao da soluo ODM face aos requisitos. A seco 6.3 a forma como o sistema foi parametrizado. As seces 6.3, 6.4 e 6.5 dizem respeito validao dos parmetros, entrada do sistema em produo e fase de elaborao de procedimentos, vdeo-tutoriais que serviram de apoio formao dos utilizadores chave.
6.1 Apresentao do mdulo ODM do infor ERP LN

O ODM o mdulo do ERP infor LN (ex-baan) que se destina a fornecer uma gesto documental a toda a organizao integrada no Infor ERP LN. O sistema assegura segurana, consistncia e confiana atravs dos seguintes recursos: Acesso controlado aos documentos, armazenamento seguro do contedo dos documentos, suporte ao ciclo de vida dos documentos, gesto de associaes entre documentos e outros objectos na base de dados do infor ERP LN, templates para documentos, entre outros. O software possui um mecanismo de autorizaes que utilizado para determinar as aces que cada utilizador individual poder executar sobre as vrias entidades do sistema. O conjunto de aces que um utilizador pode executar num documento, ficheiro, ou qualquer outro objecto depender do seu cargo definido no mdulo ODM. Os cargos so associados a permisses para executar diferentes operaes em diferentes objectos. Podem ainda ser associadas condies a permisses de forma a especificar que um determinado cargo poder apenas executar uma aco especfica sobre um objecto se uma condio particular for verificada. Os principais objectos do mdulo do os seguintes:
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Implementao em Object Data Management (ODM) Infor ERP LN
Bibliotecas Tipos de Documentos Documentos Revises de Documento Ficheiros Cpias impressas
Para uma melhor compreender o funcionamento do software, foi necessrio estudar as entidades, e, com recurso a experimentos foi possvel chegar a uma breve descrio das entidades, que passo a apresentar. Penso que importante explicar a diferena entre os conceitos de documento, reviso de documento e ficheiro no ODM, pois algo que pode causar confuso. No ODM, um documento no mais que uma entidade puramente lgica, um registo na base de dados, possui um ttulo e tem um tipo, uma biblioteca e poder ter um grupo de revisores associado por defeito. Em ODM, um documento no um ficheiro. Uma reviso de documento tambm uma entidade lgica, mais um registo na base de dados. Uma reviso pertence a um dado documento, e funciona como uma verso do documento, mas ainda no possui contedo. Aquilo a que normalmente chamamos documento (documento do Word, por exemplo) , na terminologia do ODM um ficheiro, que pode fazer parte da reviso x do documento y, por exemplo. Um documento possui ento vrias verses, que por sua vez podem possuir vrios ficheiros. Diferentes verses do mesmo documento podem possuir ficheiros completamente distintos.
6.1.1 Bibliotecas
As bibliotecas so utilizadas para organizar e catalogar os documentos numa estrutura hierrquica. Uma biblioteca pode conter objectos do tipo sub-biblioteca, documentos e reas de segurana. Todos os documentos so associados a uma biblioteca. Essa biblioteca utilizada para gerir a rea de armazenamento segura (pasta) para os documentos de um dado tipo e, portanto, todas as bibliotecas devem ter uma rea de segurana (pasta) associada, pois, s assim os documentos sero armazenados correctamente. Os ficheiros que so anexos aos documentos que pertencem a uma biblioteca sero movidos para a rea segura quando a reviso do documento for submetida para aprovao ou, no caso de processo de aprovao rpida, publicada. Antes disso, eles permanecem numa rea de trabalho que especfica de cada utilizador. No entanto as reas de trabalho podem ser partilhadas, para que os utilizadores tenham acesso a documentos em fase de
Apresentao do mdulo ODM do infor ERP LN
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desenvolvimento. Uma melhor descrio do mecanismo de pastas e servidores pode ser consultada no manual de procedimentos, em anexo.
6.1.2 Tipos de Documentos

Os documentos so associados a um dado tipo de documento. O tipo de documento usado para definir o modo de reviso do documento e pode tambm ser usado para definir a mscara identificadora do documento, assim como os tipos de ficheiros (extenses) que podem ser anexos s revises desse documento. Os tipos de documentos so associados a modos de reviso. O correspondente modo de reviso aplicado a todos os documentos desse tipo de documento.
6.1.3 Revisores de tipo de documento

Para tornar o processo de reviso de documentos mais eficiente, um comit que consiste num presidente e seus revisores ir rever os documentos. O presidente pode gerir os revisores do seu comit. Um documento poder, opcionalmente, ter um comit associado, o que faz com apenas os membros do comit possam rever o documento. Todos os revisores que fazem parte do comit, incluindo o presidente passam a fazer parte do tipo de documento.
6.1.4 Documentos
A informao de um documento pode ser armazenada em ficheiros electrnicos ou num meio no electrnico tal como papel. O acesso informao sempre feito a partir do documento, que a unidade de controlo para o utilizador no ODM. O documento funciona como a pgina de rosto para os ficheiros e copias impressas. Se no existirem ficheiros nem copias impressas, o documento uma entidade puramente lgica, geralmente utilizada para agrupar verses de documentos. Ao criar um documento, o ODM cria automaticamente a primeira reviso (verso) desse documento. As revises de documento monitorizam as alteraes aos documentos e seus ficheiros anexos ou cpias impressas. As revises tm um estado associado que indica a posio do ciclo de vida em que a reviso se encontra: Em desenvolvimento, Enviado para Aprovao, Aprovado, Liberado/Publicado ou Expirado. As operaes com ficheiros que podem ser realizadas numa reviso dependem do estado da reviso. Por exemplo, no pode ser alterado o contedo de uma reviso que se encontre no estado publicado.
6.1.5 Revisores de Documento

Os revisores so importados para o documento tendo por base o tipo de documento e comit associado. O comit por defeito pode ser alterado na altura da criao do documento assim como os revisores podem ser associados individualmente ao documento.
6.1.6 Reviso de Documento

As funcionalidades chave de um ciclo de vida de um documento so as seguintes:
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Estado de reviso de documento por parte do ciclo de vida. Histrico de revises Check-in e check-out de ficheiros. A reviso de documento o objecto principal para gerir o ciclo de vida do documento. Ficheiros e cpias impressas podem ser anexos as revises de documentos, sendo que diferentes revises de um mesmo documento podem ter ficheiros anexos completamente diferentes. O mdulo de gesto documental permite dois mtodos de trabalho com documentos. O mtodo standard inclui todas as fases do ciclo de vida de um documento, os documentos tero que ser submetidos e aprovados antes de serem publicados. Contudo, este ciclo de vida pode no ser relevante para determinados tipos de documentos. O utilizador pode especificar que estes documentos podem ser publicados directamente sem passar pelo processo de aprovao, escolhendo o processo de aprovao rpida.
6.1.6.1 Descrio dos estados de reviso de documento Em desenvolvimento Neste caso estamos perante a primeira reviso de um novo documento ou uma nova reviso de um documento j existente. Quando o documento est neste estado, qualquer utilizador com as permisses necessrias pode modifica-lo, anexando ficheiros ou copias impressas e pode proceder com as operaes do ciclo de vida da reviso (mediante autorizao). Enviado para Aprovao Indica que a reviso (verso) do documento foi submetida para reviso. Quando o documento est neste estado qualquer utilizador com autorizao necessria pode visualizar os ficheiros. Os ficheiros so movidos da rea de trabalho para a rea de segurana que foi definida para a biblioteca associada ao documento. Aprovado O processo de reviso foi completado com sucesso. No possvel efectuar mais alteraes reviso, os ficheiros que foram cortados podem ainda ser visualizados. Os ficheiros anexados podem ser no podem ser movidos. Publicado A reviso de documento foi publicada. O desenvolvimento do documento foi completado com sucesso. No caso dos documentos light, os ficheiros so copiados da rea de trabalho para a rea de segurana definida para a biblioteca associada. Rejeitado A reviso de documento foi rejeitada pelo revisor. No possvel adicionar mais links a este documento durante este estado. Os ficheiros anexos continuam na rea de segurana.
Apresentao do mdulo ODM do infor ERP LN
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Retirado A reviso de documento foi retirada. O contedo obsoleto. Nenhuma associao pode ser feita a esta reviso. Uma reviso de documento pode ser retirada mesmo se esta possuir ligaes a qualquer entidade do ERP, ficheiros ou cpias impressas. Vencido Uma reviso de um dado documento passar ao estado vencido sempre que uma nova reviso do mesmo documento for publicada. Apenas uma reviso pode estar no estado publicado, para um mesmo documento.
6.1.7 Revisores de reviso de documento

O processo de reviso pode ser de dois tipos normal ou sequncia de revisores fixos. Na sequncia de Revisores fixos, a reviso feita em sequncia pelos revisores que devem fornecer as recomendaes para a reviso final que realizada pelo presidente do comit.
6.1.8 Associao de revises de documento a outras entidades do ERP

Todas as sesses do SSA ERP Baan/LN possuem um cone com um clip que permite anexar documentos e revises de documentos aos objectos. Tambm possvel aceder a esta funo atravs do menu edit.
6.1.9 Ficheiros
Quando se associa um ficheiro pela primeira vez a uma reviso de documento, este colocado numa rea de trabalho e assinalado como estando no estado check out. Para documento standard, os ficheiros anexados so marcados como checked in quando um utilizador submete a verso do documento para reviso. No caso de documento light (processo de aprovao rpida), isso acontece quando o documento publicado. Quando um ficheiro marcado como checked in, este movido automaticamente da rea de trabalho para a rea segura. Para editar um ficheiro necessrio efectuar check out do mesmo.
6.1.10
Tipos de Ficheiro
Quando um ficheiro registado, este deve ter associado a si um tipo de ficheiro. O administrador do sistema de gesto documental responsvel por definir os tipos de ficheiro e suas extenses para cada tipo de documento.
6.1.11
Operaes com ficheiros
As operaes seguintes podem ser aplicadas: Visualizar, imprimir, editar, check in, check out, enviar por email, mover, obter copia local, arquivar.
6.1.12
Fluxo de informao ao longo dos processos de negcio
Os links entre objectos do ERP e documentos podem ser mantidos ao longo do fluxo do processo de negcio desde a entidade fonte at entidade alvo. Por exemplo: Existindo uma ficha de processo associada a um item-roteiro, no mdulo de engenharia, quando for criada
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uma ordem de produo utilizando o item-roteiro em questo, os links para os ficheiros sero copiados para a ordem de produo em causa e o responsvel pela seco produtiva ter acesso directo aos documentos que necessita de forma directa, atravs da sesso das ordens de produo, sem necessidade de pesquisa em outros locais. As entidades envolvidas no processo de integrao so as seguintes: Servios, Gesto de Ordens, Fabricao, Projectos, Pessoas, Armazm, Financeiro e Gesto da Qualidade.
6.1.13
Processo de aprovao rpida
A aprovao rpida uma funcionalidade que pode ser utilizada para obter uma publicao rpida de um documento, em vez de o fazer passar por um processo de ciclo de vida completo. O tipo de ciclo de vida de um documento determinado pelo facto de se escolher um mecanismo de aprovao rpida ou no. Se o mecanismo de aprovao rpida for aplicado a um documento, os passos intermdios do ciclo de vida so saltados.
6.2 Pr-avaliao da soluo

Havia dvidas quanto soluo ODM preencher os requisitos da organizao, pelo que, antes de se avanar em definitivo para a implementao do sistema e aps o estudo da soluo por parte do autor do projecto, foi implementado um projecto-piloto, completamente funcional, numa companhia de testes (933 LER Dump). Este projecto-piloto permitiu apresentar a soluo aos stakeholders e permitiu tambm, que estes, sentados nas suas prprias secretrias, pudessem experimentar e explorar o sistema, de forma a perceberem se as suas necessidades eram realmente satisfeitas pela introduo do ODM. Durante esta fase o autor efectuou tambm algumas experiencias e explorou um pouco melhor tudo o que a ferramenta podia oferecer, ultrapassando dificuldades que foram surgindo no decorrer da implementao. Aps uma fase de testes, e depois de recebido feedback positivo por parte dos stakeholders, prosseguiu-se para a elaborao do modelo de parametrizao completo com vista implementao do sistema no ambiente de produo.
6.3 Parametrizao do sistema

Nesta seco define-se um conjunto de parmetros com vista configurao das permisses, ciclo de vida do documento, controlo de verses e pesquisa dos documentos. Uma entidade central na definio de parmetros o tipo de documento, uma vez que atravs da definio de um tipo de documento, possvel inserir valores por defeito para que cargos, pessoas ou grupos de pessoas (comits) tero acesso a um dado tipo de documento,
Parametrizao do sistema
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em que biblioteca e rea (pasta) um documento ser armazenado e qual o processo de reviso dos documentos.
6.3.1 Permisses
A definio de permisses feita com base nos cargos que os utilizadores ocupam. Sendo assim, foi definida a matriz cargos/permisses da figura 6-3. Os cargos so baseados no organograma actual da empresa e so definidos na tabela Regras do ODM como mostra a figura 6-1.
Figura 6-1 - Definio dos cargos da LER no ODM
Cada Cargo ter atribudas aces, conforme ilustrado na matriz da figura 6-3. A atribuio de funes aos cargos feita na sesso Atribuies de funo (dmcom0135m000), como mostra a figura 6-2.
Figura 6-2- Atribuies de permisses aos cargos no ODM
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Figura 6-3 Matriz cargos/permisses
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6.3.2 Pessoas por Cargo

Depois de definidos os cargos e as permisses a eles associadas, foi necessrio definir que pessoas ocupam esses cargos. Isso feito na sesso funes por funcionrio, onde para cada cargo possvel adicionar pessoas da lista de funcionrios. A figura 6-4 mostra o exemplo para o cargo director de produo.
Figura 6-4 Sesso Funes por Funcionrio (tcppl0170m000)
6.3.3 Comits
Alm dos cargos, foram definidos grupos de pessoas, que sero posteriormente associados a documentos, de forma a limitar o acesso s operaes do ciclo de vida dos documentos. Por outras palavras, ao associar um comit a um documento, estamos a indicar ao sistema qual o grupo de revisores desse mesmo documento. Para a LER, os comits as definir so os seguintes:
CEF - Comit de Engenharia Fishing CEM - Comit de Engenharia Maritime CEO - Comit de Engenharia Offshore CG - Comit Geral
Os comits so definidos na sesso comit de gesto de documento, como ilustra a figura6-5.
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Figura 6-5 Comits definidos no ODM
A sesso revisores por comit (figura 6-6) permite gerir os revisores que fazem parte do comit.
Figura 6-6 - Pessoas que formam o comit (por comit)
6.3.4 reas (Pastas)

Para a implementao do repositrio de informao, comeou-se por criar e registar as pastas, que posteriormente sero associadas s bibliotecas de documentos, de forma a
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organizar os documentos hierarquicamente. Pastas sem documentos, que servem apenas para estruturar a rvore, no precisam ser registadas. Por exemplo: todas as pastas da companhia LER estaro dentro de uma pasta com o nome LER, no entanto essa pasta no vai conter documentos mas sim outras pastas, pelo que no necessrio o seu registo na base de dados do ODM. Assim, foram definidas as pastas das tabelas 6-2 e 6-3 na sesso reas do ODM (dmdoc5120m000) (figura 6-7): reas de Segurana:
Tabela 6-1 pastas de segurana criadas no servidor
Nome FP LER
Servidor NODE02
Caminho d:\inforln\odm\ler\fple r
Descrio Pasta para armazenar fichas de processo
IT LER
NODE02
d:\inforln\odm\ler\itle r
Pasta para armazenar instrues de trabalho
FT LER
NODE02
d:\inforln\odm\ler\ftle r
Pasta para armazenar fichas tcnicas
WRS LER
NODE02
d:\inforln\odm\ler\wrsl er
Pasta para armazenar ficheiros do tipo Wire Rope Specification Pasta para armazenar documentos relacionados com projectos Pasta para armazenar documentos da manuteno
PROJ LER
NODE02
d:\inforln\odm\ler\proj ler
MAN LER
NODE02
d:\inforln\odm\ler\ma nler
reas de Trabalho:
Tabela 6-2 - Pastas de trabalho
Trabalho p ler
Node02
D:\inforln\odm\ler\tra balhopler
rea de trabalho partilhada
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Figura 6-7 reas definidas no ODM
Atribuio de reas de trabalho a utilizadores Para cada utilizador do sistema, foi atribuda a rea de trabalho partilhada. Isso feito na sesso dmdoc5130m000 (figura 6-8). Essa rea de trabalho define qual a pasta que ele vai utilizar por defeito, durante as fases de desenvolvimentos de documentos.
Figura 6-8 Sesso de Atribuies de rea de trabalho (dmdoc5130m000)
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Os utilizadores do ODM podem optar por trabalhar com a rea de trabalho partilhada ou podem criar uma rea de trabalho especfica, com acesso restrito. Essa rea pode ser criada na prpria mquina do utilizador, com a desvantagem de esta no ficar permanentemente disponvel.
6.3.5 Bibliotecas
No ODM, um documento pertence sempre a uma biblioteca. Nesta fase de implementao foram criadas as bibliotecas da tabela 6-9, de forma a organizar o repositrio de documentos. As bibliotecas so definidas na sesso Bibliotecas (Figura 6-10).
Figura 6-9 - Bibliotecas criadas na fase de implementao
Descrio Fichas de processo ler
rea respectiva Fp ler
Descrio Biblioteca referente a fichas de processo da ler
Fichas tcnicas ler
Ft ler
Biblioteca referente a fichas tcnicas
Wire rope specification
Wrs ler
Biblioteca referente documentos do tipo WRS
Instrues de trabalho
It ler
Biblioteca referente a instrues de trabalho
Projectos ler
Proj ler
Biblioteca referente a documentos relacionados com projectos
Figura 6-10 - Sesso Bibliotecas (dmsys0540m000)
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6.3.6 Tipos de documentos

A fase de anlise funcional levou definio dos seguintes tipos de documentos: 6.3.6.1 Fichas de Processo (FP) Mscara: FP-##### Biblioteca: Fichas de Processo Pasta: FP LER Comit por defeito: CG Comit Geral Processo de Aprovao Rpida: Opcional Tipos de ficheiros aceites: .xls .xlsx .pdf Controlo de verses: sim Associaes: roteiro de um dado item. Regras para descrio do documento:
Tabela 6-3 - regras para a descrio do documento
Tipo de produto
Regra para ttulo de documento
Exemplo de Titulo de documento
ty
twisted yarn
TY [material][calibre][cor] [v/m][roteiro] BR [designaoComercial/MATERIAL]
TY PP 16000den YL21 40V/M 1
BR PES 170MM 32T 1
br
braided rope
[dimetro] [construco][roteiro]
CR [designaoCom/Construc]+ [alma][dimetro] [tamanho] cr combined rope [numBob] [roteiro] double braided DBR[mateial][diametro] [outro] db rope ST[material][construco][diametro st strands ] [outro] SR [designaoCom/Construc][dimetr o][numBob][tamanho][roteiro] sr steel rope [outro] TR tr twisted rope [designaoComercial/MATERIAL]
CR 412W+iwrc 20MM 2 B2000M 1
SR Eurowire 6x19s+FC 22MM B200M 2 1
TR EUROFLEX 20mm 3ST 1
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[diametro] [construco][cocha][sentido] [roteiro] TT [material][calibre][cor] [sentido] TT PP 16000den YL21 1 tt twisted twine ][roteiro] [outro] COVR [designaoComercial/MATERIAL] [diametro] [construco] W/[materialCobertura] ][roteiro] covr Covered rope [outro] TY [material][calibre][cor][roteiro] tape tape [outro] IWRC [tipo de produto final] [construco][diametro] [num de iwrc iwrs bobines][comprimento][roteiro] IWRC SR 6X7+SC 10.7MM 2B4000M 1 TAPE PES 16000den YL21 1 COVR GAMA98 174MM W/PES 1
6.3.6.2 Wire Rope Specification (WRS) Mscara: WRS-###### Biblioteca: WRS LER Pasta: WRS LER Comit por defeito: CEF Comit de Engenharia Fishing Processo de Aprovao Rpida: Sim Tipos de ficheiros aceites: .xls .xlsx .pdf Controlo de verses: sim Associaes: subfamilia de produtos da famlia de cabos de ao (Steel Rope) Regras para descrio do documento:
Tabela 6-4 - Regras para a descrio do documento
Tipo de produto SR Steel Rope
Regra para ttulo de documento
SR [designao comercial] [construo do cordo]+[tipo de alma] [outro]
Exemplo de documento SR Eurowire 6x19S+IWRC
Titulo
de
6.3.6.3 Ficha Tcnica (FT) Mscara: FT-###### Biblioteca: Fichas Tcnicas LER Pasta: Fichas Tcnicas LER Comit por defeito: CG Comit Geral Processo de Aprovao Rpida: Opcional
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Tipos de ficheiros aceites: .xls .xlsx .pdf Controlo de verses: sim Associaes: subfamilia de produtos Regras para descrio do documento: Regra: [tipo de produto] [tipo de construo/Designao] [MAT] [alma] [CliENTE] Exemplo: ST 1*19S SW180
6.3.6.4 Instruo de Trabalho (IT) Mscara: IT-###### Biblioteca: Instrues de Trabalho Pasta: Instrues de trabalho Comit por defeito: CPF Comit Produo Fishing Processo de Aprovao Rpida: Sim Tipos de ficheiros aceitem: .xls .xlsx .pdf Controlo de verses: sim Associaes: operao de roteiro Regras para descrio do documento: Regra Exemplo
[Tipo de Documento] [designaoCom/Construco] SR Eurowire 6x19s+FC 22MM [dimetro][numBob][tamanho][roteiro] [outro] B200M 2 1
6.3.6.5 NIP (Nota Interna de Projecto) Mscara: NIP-###### Biblioteca: NIP Pasta: NIP Comit por defeito: CEO Comit Engenharia Offshore Processo de Aprovao Rpida: No Tipos de ficheiros aceites: *.xls *.xlsx *.pdf *.doc *.docx *.dwg *.sldasm;*.asm *.slddrw Controlo de verses: sim Associaes: projecto Regras para descrio do documento: Regra: [Nome do Projecto][Data] Exemplo: ZEITCO 11FEV2010 Assembly Specification:AS [nome do projecto][data] Tape and Quantity: TQ [nome do projecto][data]
Procedimentos, instrues de Trabalho e Video-Turoriais SGDoc da Lankhorst
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Desenhos: DWG [nome do projecto][data][titulo do desenho]
Figura 6-11 - Sesso Tipos de Documentos
Depois de parametrizar devidamente o sistema de forma a responder as necessidades especficas da empresa, prosseguiu-se para a fase de formao dos utilizadores chave. De notar que muitos dos utilizadores tinham j uma ideia do funcionamento do sistema adquirida durante a fase de teste do sistema no projecto-piloto, como descrito na seco 6.2 deste captulo.
6.4 Procedimentos, instrues de Trabalho e Video-Turoriais SGDoc da Lankhorst

De forma a suportar a fase de formao, acompanhamento dos utilizadores e entrada do sistema em produo, foi elaborado um manual de procedimentos ODM e tambm um conjunto de vdeo-tutoriais de apoio aos utilizadores que est disponvel online em http://www.fferreira.pt.vc e tambm no CD-ROM que acompanha este documento. A ttulo de exemplo so apresentados na seco 6.5 os procedimentos relacionados com a utilizao do sistema de gesto documenta.
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6.5 Procedimentos para utilizao do SGDOC

6.5.1 Visualizar lista de documentos
1. No menu Gesto de dados de objecto, faa duplo clique em Gesto de Documentos>> Documentos >> Documentos. A sesso documentos VISO GERAL (dmdoc1510m000) inicia, listando todos os documentos registados no sistema.
Figura 6-12 - Sesso Documentos - VISO GERAL (dmdoc1510m000)
6.5.2 Pesquisar documentos

Para pesquisar documentos utilize o comando localizar ( surgir com uma lista campos para refinar a pesquisa: ), uma janela de pesquisa
Figura 6-13 - Janela de pesquisa de documentos
Poder ainda ordenar a lista de documentos por campo, conforme ilustrado na figura seguinte
Procedimentos para utilizao do SGDOC
77
Figura 6-14 - Sesso Documentos - VISO GERAL (dmdoc1510m000)
Poder ainda criar filtros personalizados para efectuar pesquisas: Para isso siga o seguinte procedimento: 1. Na sesso documentos, clique Exibir >> Filtro >> Novo. A sesso Filters (ttadv9593m000) surge. 2. No campo Nome do filtro, insira o nome pelo qual pretende identificar o filtro de pesquisa. Quando aplicar um filtro numa pesquisa, o titulo dado surgir no ttulo da sesso de Documentos. 3. Seleccione a check box publish caso pretenda que o filtro seja publicado e se torne visvel a todos os utilizadores do odm. Nota: Esta funcionalidade s est disponvel para os super utilizadores. 4. Clique Arquivo>> Novo, ou em alternativa ( ). Um novo registo adicionado tabela. 5. Preencha os campos da linha: Field Name: O campo que usado para filtrar os registos de documentos. Para que um registo surge quando aplicado o filtro, os dados do registo devem satisfazer o valor e a condio introduzidos nos respectivos campos. Se forem definidas mais do que uma condio (vrias linhas na tabela), as condies so combinadas formando uma relao do tipo AND. Quando o filtro for aplicado, apenas surgem os documentos que satisfazem todas as condies.
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Condio: A condio que o campo seleccionado anteriormente dever satisfazer, tendo em conta o valor introduzido no campo Value. Value: O valor que o registo deve satisfazer (segundo a condio) para ser mostrado quando aplicado o filtro. Nota: O valor case sensitive. possvel utilizar .* nas condies contains ou doesnt contain.
Figura 6-15 - Sesso Filters (ttadv9593m000)
Exemplo: Configurar um filtro para mostrar apenas fichas de processo dos cabos de ao EUROWIRE
6.5.3 Registar novo documento

1. No menu Gesto de dados de objecto, faa duplo clique em Gesto de Documentos>> Documentos >> Documentos. A sesso de documentos (dmdoc1510m000) inicia, listando todos os documentos registados no sistema. 2. Clique Arquivo>>Novo ou ( inicia. ). A sesso Documentos DETALHES (dmdoc1510m000)
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Figura 6-16 - Sesso Documentos DETALHES (dmdoc1510m000)
3. No campo Tipo, utilize a seta de pesquisa para escolher o tipo de documento que pretende criar (os tipos de documentos so definidos pelo administrador de sistema. Essa tarefa descrita no capitulo 8 deste manual). Aps escolher o tipo de documento, o cdigo do novo do documento gerado automaticamente, com base na mscara que foi definida para o tipo de documento escolhido. Para mais informaes sobre como configurar mscaras, consulte o captulo referente a mscaras de objectos. No caso de ter sido definida uma biblioteca por defeito para o tipo de documento, esta surgir tambm de forma automtica, podendo ser alterada caso pretenda. 4. No campo titulo insira o ttulo que pretende dar ao documento, tendo em conta as regras de nomenclatura definidas para o sistema de gesto documental da sua organizao. 5. Caso pretenda que o documento sofra um processo de aprovao rpida, seleccione a checkbox respectiva. O processo de aprovao rpida uma funcionalidade que pode ser usada para obter uma aprovao rpida, em vez de submeter o documento a processo mais demorado (ciclo de vida normal). Se a checkbox for activa, todas as
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Implementao em Object Data Management (ODM) Infor ERP LN fases intermdias do ciclo de vida do documento em questo sero ignoradas. Depois de criar o documento, s possvel mudar este campo se todas as verses do documento estiverem no estado Em desenvolvimento. 6. No campo >Funo Responsvel, indique, caso pretenda qual o cargo responsvel pelo documento. Utilize a seta de pesquisa para abrir a lista de cargos que foi definida pelo administrador do sistema informtico para seleccionar o cargo em questo. 7. No campo originador, insira o nome da pessoa que criou o documento. 8. No caso do tipo de documento ter um comit de regio atribudo por defeito, este surgir automaticamente, aquando da criao do novo documento. No entanto, este poder ser alterado nessa altura. Poder utilizar a seta de pesquisa para abrir a sesso comits e seleccionar o comit responsvel pela reviso do documento Nota: Apenas o presidente do comit tem acesso gesto dos revisores. No caso de Processo de Aprovao rpida no necessrio um comit. 9. Assinale se pretende utilizar uma sequncia de revisores fixa para a reviso do documento. No caso de activar esta opo, apenas o presidente do comit poder definir os revisores a utilizar e sua sequncia, bem como quais os revisores a notificar. 10. Assinale se pretende activar o modo reviso exclusiva. Neste modo de reviso, apenas o utilizador que criou o documento poder enviar o mesmo para reviso. 11. Preencha as chaves de busca, pelas quais pretende pesquisar o documento. Nota: A chave de busca I preenchida automaticamente com uma cpia do titulo do documento. 12. Clique salvar . Repare que o sistema cria automaticamente a primeira verso ), que se
(reviso) do documento. Note que o cone revises de documentos ( encontrava desactivo, est agora activo.
6.5.4 Verses de Documento

6.5.4.1 Visualizar lista de verses de um documento A partir da sesso Documentos VISO GERAL (dmdoc1510m000) ou a partir da sesso DOCUMENTOS DETALHE (dmdoc1510m000), possvel aceder sesso Revises de documento VISO GERAL (dmdoc1520m000) atravs do cone ou no menu Especifico >> reviso de Documento. A sesso revises de documento Viso Geral (dmdoc1520m000) inicia listando todas as verses (revises) do documento seleccionado no campo documento no topo da sesso.
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Figura 6-17 - Sesso Revises de documento VISO GERAL (dmdoc1520m000)
6.5.4.2 Ciclo de vida do documento A partir da sesso revises de documento (dmdoc1520m000) possvel realizar as operaes do ciclo de vida do documento atravs do menu especfico ou atravs dos atalhos. A figura seguinte ilustra o processo do ciclo de vida. Tambm possvel realizar estas operaes a partir da sesso Revises de Documento Entrada Fcil (dmdoc1520m100).
6.5.5 Gerir Contedos de uma verso (reviso).

1. Na sesso Revises de documentos (dmdoc1520m000), seleccione a linha correspondente verso que pretende. Nota: A verso (reviso) dever estar no estado em desenvolvimento para que o seu contedo possa ser alterado. 2. Clique no cone ( ) ou em alternativa no menu Especifico>> Revises de
Documento - entrada fcil. A sesso Revises de Documento entrada fcil (dmdoc 1520m100) inicia, mostrando, na parte superior informaes relativas biblioteca, comit, detalhes do documento, estado e estatsticas. Na rea inferior surgem os separadores que se seguem: 6.5.5.1 Attached files: Abrir este separador equivale a abrir a sesso Arquivos Anexados, atravs do Menu Especfico >> Arquivos Anexados ou clicando no cone ( ) Neste separador possvel gerir os ficheiros que fazem parte da verso do documento. A partir do menu especfico possvel realizar todas as operaes sobre o ficheiro, desde que o utilizador tenha permisso para as realizar: Exibir, editar, imprimir, mover, copiar, obter cpia local, check in file, check out file,). Estas operaes esto acessveis tambm
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atravs
de
cones
na
barra
de ).
atalhos
do
separador
Attached
Files
Figuar 6-18 - Sesso Revises de documento entrada fcil (dmdoc1520m100) - separador Attached Files
6.5.5.2 Hard Copies: Abrir este separador equivale a abrir a sesso cpias impressas anexadas, atravs do Menu Especfico >> Cpias Impressas Anexadas ou clicando no cone ( verso do documento. O contedo de um documento pode ser armazenado em papel, sendo que estas so chamadas de Hard Copies ou cpias impressas. Estas cpias impressas so armazenadas num dado local, dependendo da necessidade de utilizao das mesmas. Essas cpias impressas podem ser registadas no ODM, anexando-as a uma reviso de um documento, no podendo ser registadas independentemente. O tipo de documento a que a reviso pertence determinar se as cpias impressas possuem controlo de verso ou no ou no. 6.5.5.3 Reviewers: Abrir este separador equivale a abrir a sesso revisores de documentos ). Neste separador possvel gerir as Cpias Impressas (Hard Copy) que fazem parte da
(dmdoc2530m000), a partir da sesso de documentos VISO GERAL (dmdoc1510m000). Este separador permite ao presidente do comit gerir os revisores especficos de um documento. No caso do documento sofre processo de aprovao rpida, no existem revisores e este separador surge desactivado.
83
Figura 6-19 - Sesso Revises de documento entrada fcil (dmdoc1520m100) - separador reviewers
6.5.5.4 Recommendation by Reviewers: Este separador pode ser utilizado para inserir recomendaes de alterao ao documento. No mecanismo de sequncia de revisores fixos, os revisores inserem as suas propostas segundo uma sequncia predefinida. As recomendaes podem ser no sentido de aprovar ou reprovar uma proposta de alterao. O presidente aprova ou reprova a proposta. Exemplo: Depois de todos os revisores aprovarem a proposta de alterao, o presidente poder reprova-la e vice-versa. Apenas o presidente pode aprovar uma proposta de alterao. Se o presidente seleccionar a check-box Notificar por email quando define os revisores, qualquer operao do ciclo de vida do documento ou qualquer recomendao inserida por um revisor so enviadas para o prximo revisor da sequencia e uma cpia enviada para o presidente. No mecanismo de reviso normal a mensagem de e-mail enviada para todos os revisores com uma cpia para o presidente. Neste caso, os revisores podem inserir recomendaes sem seguir nenhuma sequncia. A possibilidade de aprovar uma proposta de alterao est disponvel apenas para o presidente. O presidente pode adicionar ou eliminar revisores lista de revisores desde que a proposta de alterao esteja no estado Criado. O presidente pode adicionar ou remover revisores a partir da sesso Revisores por comit (dmcom0126m000). O presidente pode ainda seleccionar as opes Modificar a Sequencia ou Notificar por email na sesso revisores alterao especifica (dmchm0522m001).
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6.5.6 Associar documentos a objectos do ERP

6.5.6.1 Associar uma reviso j criada Para associar uma reviso de documento a um objecto do ERP siga o seguinte procedimento: 1. Abra a sesso correspondente entidade do registo ao qual pretende associar uma reviso de documento. No exemplo ilustrado pelas figuras foi usada a sesso ItemRoteiros (tirou1101m000) .
Figura 6-20 - sesso Item-Roteiros (tirou1101m000)
2. Seleccione a linha o registo ao qual pretende associar uma reviso de documento 3. Clique no cone ( ), ou em alternativa Editar >> Anexos. A janela dmcom00005,
inicia, fornecendo as opes Reviso de Documento ou Link de arquivo fcil.
Figura 6-21 - janela dmcom00005
4. Clique
reviso
de
Documento.
sesso
Attached
document
revision
(dmcom8110m000) inicia, mostrando os dados relativos ao objecto ao qual pretende associar uma reviso de documento no topo da sesso e uma tabela listando todas as revises de documento associadas ao objecto em questo. 5. Clique ( tabela. ), ou em alternativa Arquivo >> Novo. Um novo registo ser adicionado
85
Figura 6-22 Sesso Attached Document revision (dmcom8110m000)
6. Utilize a seta de pesquisa de documento (
) para abrir a sesso revises de
documento Viso Geral (dmdoc1520m000) e escolher a reviso que pretende associar ao objecto. Na sesso revises de documento Viso Geral (dmdoc1520m000) poder utilizar o comando para pesquisar o documento pretendido.
Figura 6-23 - Sesso revises de documento Viso Geral (dmdoc1520m000)
7. Seleccione a linha correspondente reviso que pretende e clique OK.
6.5.6.2 Criar e associar simultaneamente um novo documento de forma rpida Para criar e associar simultaneamente uma reviso de documento a um objecto do ERP siga o seguinte procedimento: 1. Abra a sesso correspondente entidade do registo ao qual pretende associar uma reviso de documento. No exemplo ilustrado pelas figuras foi usada a sesso ItemRoteiros (tirou1101m000) .
86
Figura 6-24 - sesso Item-Roteiros (tirou1101m000)
2. Seleccione a linha o registo ao qual pretende associar uma reviso de documento Clique no cone ( fornecendo as ), ou em alternativa Editar >> Anexos. A janela dmcom00005, inicia, opes Reviso de Documento ou Link de arquivo fcil
3. Clique Link de Arquivo fcil. A sesso Link de Arquivo fcil (dmdoc4540m002) inicia. 4. No campo Tipo, utilize a seta de pesquisa para escolher o tipo de documento que pretende criar (os tipos de documentos so definidos pelo administrador de sistema. Essa tarefa descrita no capitulo 8 deste manual). Aps escolher o tipo de documento, o cdigo do novo do documento gerado automaticamente, com base na mscara que foi definida para o tipo de documento escolhido. Para mais informaes sobre como configurar mscaras, consulte o captulo referente a mscaras de objectos. No caso de ter sido definida uma biblioteca por defeito para o tipo de documento, esta surgir tambm de forma automtica, podendo ser alterada caso pretenda. 5. No campo titulo insira o ttulo que pretende dar ao documento, tendo em conta as regras de nomenclatura definidas para o sistema de gesto documental da sua organizao.
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6. Caso pretenda que o documento sofra um processo de aprovao rpida, seleccione a checkbox respectiva. O processo de aprovao rpida uma funcionalidade que pode ser usada para obter uma aprovao rpida, em vez de submeter o documento a um processo mais demorado (ciclo de vida normal). Se a checkbox for activa, todas as fases intermdias do ciclo de vida do documento em questo sero ignoradas. Depois de criar o documento, s possvel mudar este campo se todas as verses do documento estiverem no estado Em desenvolvimento. 7. No campo >Funo Responsvel, indique, caso pretenda qual o cargo responsvel pelo documento. Utilize a seta de pesquisa para abrir a lista de cargos que foi definida pelo administrador do sistema informtico para seleccionar o cargo em questo. 8. No campo originador, insira o nome da pessoa que criou o documento. 9. No caso do tipo de documento ter um comit de reviso atribudo por defeito, este surgir automaticamente, aquando da criao do novo documento. No entanto, este poder ser alterado nessa altura. Poder utilizar a seta de pesquisa para abrir a sesso comits e seleccionar o comit responsvel pela reviso do documento Nota: Apenas o presidente do comit tem acesso gesto dos revisores. No caso de Processo de Aprovao rpida no necessrio um comit. 10. Assinale se pretende utilizar uma sequncia de revisores fixa para a reviso do documento. No caso de activar esta opo, apenas o presidente do comit poder definir os revisores a utilizar e sua sequncia, bem como quais os revisores a notificar. 11. Utilize o comando o ficheiro que pretende. 12. Se pretender associar mais do que um ficheiro mesma reviso do documento active a checkbox Vincular outro arquivo. 13. Clique salvar . O sistema cria automaticamente a primeira verso (reviso) do para abrir o explorador do Windows e seleccionar
documento e associa esta ao objecto da entidade seleccionado inicialmente.
88
Figura 6-26 - sesso Link de Arquivo fcil (dmdoc4540m002) inicia
6.5.7 Visualizar/imprimir documentos associados a objectos do ERP

1. Na sesso de trabalho, seleccione a linha correspondente ao objecto do qual pretende visualizar ou imprimir documentos associados. 2. Clique ( ) ou em alternativa Editar >> Anexos. A janela dmcom00005, inicia.
3. Clique
Reviso
de
documento.
sesso
Attached
Document
Revision
(dmcom8110m000) inicia, listando todas as revises de documento associadas ao objecto indicado no topo da sesso. 4. Seleccione a linha correspondente reviso que pretende visualizar ou imprimir. 5. No menu Especifico ter acesso s operaes Exibir, Imprimir ou enviar por email.
Video-Tuturiais ODM
89
Figura 6-28 - sesso Attached Document Revision (dmcom8110m000)
6.6 Video-Tuturiais ODM

Para alm do manual de procedimentos, do qual foi inserido um excerto na seco anterior, foram elaborados tambm vdeo-tutoriais com o objectivo de auxiliar de uma forma mais eficiente todos os utilizadores e futuros administradores do sistema de gesto documental. Os vdeo-tutoriais esto disponveis na pgina oficial de apoio dissertao em http://www.fe.up.pt/fferreira.pt.vc e tambm no CD-ROM que acompanha este documento.
Figura 6-29 - Video-tutoriais ODM online
90
6.7 Entrada em produo

A entrada em produo iniciou-se com a introduo das fichas de processo da seco dos cabos de ao, que eram os documentos mais crticos. Durante esta fase, o autor acompanhou todos os passos, desde a elaborao dos documentos, passando pela colocao destes no sistema, ciclo de vida e publicao at associao dos documentos s entidades do ERP (gamas operatrias de um dado produto). Foram tambm acompanhados todos os postos/cargos envolvidos nos processos que de alguma forma necessitam de consultar este tipo de documentos (colaboradores de logstica, encarregados de seco e produo).
Captulo 7 7 Concluso
7.1 Resultados
O projecto de implementao do sistema de gesto documental no terreno, no mostrou ser uma tarefa fcil, especialmente quando o nmero de pessoas envolvidas considervel. A maior dificuldade sentida foi talvez o facto de muitos dos intervenientes serem bastante resistentes mudana, seja por questes de mudana de hbitos, necessidade de aprendizagem ou receio do desconhecido. Exemplos de questes com que o autor foi confrontado foram: Funcionamos assim h muitos anos e sempre resultou! Porque haveramos de mudar?, Nenhuma das outras unidades do grupo tem este sistema implementado, porque haveramos de implement-lo? ou O tempo j pouco para o meu trabalho, ainda vou ter que usar mais um software?. No entanto, a definio clara de objectivos e metas para o projecto, aliado metodologia baseada em engenharia de sistemas mostraram ser vitais para o progresso e sucesso do projecto, contribuindo tambm para ultrapassar esta dificuldade relacionada com a resistncia mudana, introduzindo gradualmente fases de envolvimento e demonstrao de benefcios. Alm disso, a preocupao constante do autor em ouvir as pessoas, validar todas as etapas do projecto junto das mesmas, e a disponibilidade formar e produzir contedos de apoio, foram tambm factores cruciais para o sucesso do projecto. A primeira fase do projecto definio do mbito, objectivos e preparao de ferramentas - permitiu ao autor organizar o seu pensamento, definindo os limites do seu trabalho, traando objectivos concretos e dotando-se de metodologias, ferramentas e tecnologias para apoio ao projecto. A segunda fase do projecto - caracterizao da empresa foi importante, pois permitiu perceber o funcionamento da organizao, focando-se tambm nos fluxos de documentos entre processos, levando a uma compreenso das necessidades da organizao em termos de gesto da informao integrada nos processos. 91
92
Concluso
O facto de ter sido elaborado o mapa de processos da organizao levou o autor a visitar todos os departamentos da organizao e dessa forma adquirir um conhecimento abrangente. Sendo assim, esta fase permitiu ainda identificar os stakeholders, pois medida que o autor avanava ao longo dos fluxos dos processos, tornou-se inevitvel identificar e conhecer os stakeholders do sistema a implementar. Esta fase permitiu ainda ao autor conhecer o sistema de gesto empresarial adoptado pela empresa, bem como os mdulos implementados, e de que forma e por quem so utilizados. No final desta fase o autor ficou com uma viso abrangente do funcionamento da organizao. Com vista a uma anlise de requisitos mais ambiciosa e abrangente, esta foi realizada de uma forma iterativa, envolvendo sempre os stakeholders. Aps uma primeira entrevista, foi elaborado um primeiro documento de requisitos que foi apresentado aos stakeholders. Estes contriburam com a sua opinio quanto s funcionalidades sugeridas. Este processo iterativo deu origem identificao de funcionalidades no previstas inicialmente e permitiu chegar a um documento de requisitos mais completo e de acordo com as necessidades reais dos stakeholders. Esta fase, ao envolver as pessoas, contribuiu j para a resoluo do problema da resistncia mudana. De facto, alguns dos stakeholders comearam j a ganhar algum interesse, visto estarem na expectativa de verem implementadas algumas das funcionalidades que sugeriram, e que certamente, vo trazer benefcios em termos de produtividade. A quarta fase - anlise funcional associados gesto documental da organizao permitiu obter modelos conceptuais de contedos e processos, os quais contriburam para uma melhor percepo das necessidades da organizao. Tambm os modelos de contedos e processos foram discutidos e validados junto dos stakeholders, que contriburam para melhorar os modelos, de forma a ir de encontro s suas necessidades. A implementao de um projecto-piloto ajudou a ultrapassar o problema da resistncia mudana, mostrando os benefcios da gesto documental aos mais resistentes, fazendo-os sentir os verdadeiros benefcios da gesto documental integrada nos processos da organizao. A implementao do sistema de gesto documental teve impacto na execuo dos processos de negcio da organizao a vrios nveis. Os documentos esto agora acessveis directamente a partir das sesses de trabalho do ERP disponibilizando a informao onde ela realmente necessria. Alm disso esto devidamente catalogados e arrumados, permitindo uma pesquisa rpida dos mesmos. Isto resulta em ganhos de eficincia e consequentemente reduo de custos operacionais. Os documentos possuem agora um mecanismo de controlo de verses eficiente, contribuindo para a eliminao de erros no processo, como foi possvel verificar na seco dos cabos de ao, onde logo aps a introduo do sistema, comearam a ser detectados erros
Desenvolvimentos futuros
93
que contribuam para aumento do desperdcio. De facto, com a introduo do sistema de gesto documental, conseguiu-se diminuir a percentagem de desperdcio de ao de 9% para 5%. Um outro aspecto importante a relatar a eliminao da redundncia. Estando os documentos controlados e associados s entidades do ERP, tais como famlias de produtos e produtos, deixaram de existir documentos repetidos. De facto, o departamento de Engenharia de produto j no perde tempo a elaborar documentos que j existiam na organizao mas que no estavam devidamente arrumados e catalogados. Em suma, o autor considera que a metodologia adoptada no projecto mostrou ser eficaz na abordagem ao problema proposto. Esta permitiu, no s implementar o sistema de forma metdica como tambm auxiliar o autor do que diz respeito aos conflitos que iam surgindo em relao ao projecto. Os objectivos traados inicialmente foram cumpridos e o projecto foi realizado com sucesso dentro do seu mbito.
7.2 Desenvolvimentos futuros

Na opinio do autor, seria interessante e benfico para a organizao estender o domnio de aplicao do sistema de gesto documental a outras reas, tais como qualidade, manuteno, e no ficar s pela produo. Os dados comuns do sistema encontram-se j parametrizados pelo que a extenso se baseia em analisar os contedos e processos relacionados com as outras reas, de forma a chegar a modelos de implementao. A metodologia adoptada durante este projecto pode ser aplicada, com a vantagem de acelerar o processo de implementao. Uma outra vertente de desenvolvimentos futuros a introduo de novas funcionalidades de forma a cumprir os requisitos no satisfeitos, quer atravs de adaptaes do software actual, quer atravs de integrao deste com outros sistemas de gesto de contedos. Visto o sistema ERP estar instalado em todas as unidades do grupo, seria interessante estender o mbito tambm a essas unidades, de forma a obter um sistema de gesto documental centralizado e integrado com os processos intra e inter-empresariais.
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Concluso
Anexos
[1] Documento de Necessidades [2] Documento de requisitos do sistema [3] Documento de Anlise de contedos e processos [4] Apresentao aos stakeholders [5] Modelos de parametrizao [6] Manuais de procedimentos ODM
95
96
Bibliografia
Baan International B.V., a subsidiary of SSA Global Technologies, Inc. 2005. SSA ERP LN 6.1 Functions and Features . 2005. Becker, Jrg e Kugeler, Martin e Rosemann, Michael. 2003. Process Management. s.l. : Springer, 2003. ISBN 3540434992. BPM Focus. 2008. An Introduction to Business Process Management. 2008. Cuthbert, Haim Kilov and Lillian. 1995. A model for Document Management. Computer comunications. 1995, Vol. 16. David Hollingsworth. 1995. The Workflow Reference Model. Hampshire, UK : The Workflow Management Coalition, 1995. Design and Implementation of ISO Document Management System. Li Sui, Gengchen Shi, Ping Song, Xingyu Yuan. 2008. International Conference on Computer Science and Software Engineering : s.n., 2008. Faria, Jos A. Outubro 2008. Fundamentos de Modelao de Processos de Negcio. FEUP : s.n., Outubro 2008. Hamel, Gary. 2007. O Futuro da Gesto. s.l. : Actual, 2007. 9789898101198. IEEE 1220: For Practical Systems Engineering. Doran, Teresa. 2008. s.l. : Computer, 2008. IEEE Standards. 2005. IEEE Standard for Application and Management of the Systems Engineering Process. 2005. Jenkins, Tom, Kohler, Walter e Shackleton, John. 2006. Enterprise Content Management. Methods - What you need to know. Canada : Open Text Corporation, 2006. ISBN 0-9730662-7-x. Jeston, John e Nelis, Johan. 2008. Business Process Management: Practical Guidelines to Successful Implementations. s.l. : Butterworth-Heinemann, 2008. 0750686561. Joaquim, Ana. 2010. Gesto Documental e Workflow. Webuild. [Online] 8 de Maio de 2010. [Citao: 8 de Maio de 2010.] http://www.webuild.pt/conteudo.aspx?caso=contextual&lang=pt&id_object=347&name=Gest ao-documental-e-workflow.
97
98
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Tese Filipe Ferreira Julho 2010

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Tese Filipe Ferreira Julho 2010

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Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto

Orientador: Prof. Dr. Jos Antnio Faria

2010 Filipe Ferreira

A paixo o ingrediente secreto que transforma tentativas em concretizaes. Gary Hamel

Captulo 4................................................................................................. 29 4 Anlise e especificao de requisitos ........................................................ 29 xiii

4.1 4.2 4.3

Anexos .................................................................................................... 95 Bibliografia............................................................................................... 97

Figura 1-1 - Diagrama de fluxo da metodologia adoptada no projecto

1.5 Organizao da tese

Figura 1-2 Artefactos produzidos ao longo do projecto

Captulo 2 2 Estado da Arte e Reviso Bibliogrfica

2.1 Sistemas de gesto de documental

Estado da Arte e Reviso Bibliogrfica

Sistemas de gesto de documental

Estado da Arte e Reviso Bibliogrfica

Sistemas de Gesto de Workflow

2.2 Sistemas de Gesto de Workflow

Estado da Arte e Reviso Bibliogrfica

2.3 Modelao de Processos

Estado da Arte e Reviso Bibliogrfica

Figura 2-2- Elementos Bsicos do BPMN (fonte: OMG)

2.4 Modelao de dados

2.5 Metodologia da Engenharia de Sistemas

Estado da Arte e Reviso Bibliogrfica

Figura 2-3 - Processo de Engenharia de Sistemas (Fonte: IEEE 1220-2005)

Metodologia da Engenharia de Sistemas

Figura 2-4- IEEE1220-2005 - Work Breakdown Structure

Estado da Arte e Reviso Bibliogrfica

Captulo 3 3 Caracterizao da Empresa

3.1 Modelos de produo e organizao funcional

Figura 3-1 - Organograma da organizao

Mapa de Processos da Organizao

3.2 Mapa de Processos da Organizao

Figura 3-2 - Processos LER

Figura 3-3 - Interaco entre processos e fluxo de informao atravs de documentos

Mapa de Processos da Organizao

3.2.1 Processo Produzir cabo de ao (Modelo)

Figura 3-4 - Cabo de ao de construo 6x26WS+IWRC

Mapa de Processos da Organizao

3.2.1.7 Modelo de fluxo

Figura 3-5 - Modelo do Processo de Produo de um cabo de ao com documentos associados

3.3 Sistema de informao (ERP) existente na empresa

Captulo 4 4 Anlise e especificao de requisitos

4.1 Identificao dos stakeholders

Anlise e especificao de requisitos

4.2 Levantamento de necessidades

4.3 Especificao de requisitos

4.3.1 Pesquisa de documentos

32 Pesquisa no contedo dos documentos;

Anlise e especificao de requisitos

No resultado de pesquisa de um documento, mostrar todas as verses existentes, evidenciando a ltima.

4.3.2 Gesto de Permisses

Tabela 4-1- Permisses sobre objectos a configurar

Objecto Verso de Documento

Bibliotecas Grupos de revisores (comits)

4.3.3 Ciclo de vida de documento

4.3.4 Controlo de Verses

DWG1v1.dwg Verses vencidas AS-v1.pdf

DWG-001-V2 verso 3 - em desenvolvimen to

Anlise e especificao de requisitos

4.3.5 Gesto da Interaco

Figura 4-2 - Processo de criao e publicao de documento

Figura 4-3 - Processo de publicao rpida