Administracin y evaluacin del desempeo El tema de administracin y Evaluacin del Desempeo que veremos a continuacin, forma parte del

subsistema de Desarrollo de los Recursos Humanos. Al igual que los temas que se han desarrollado hasta ahora, es importante notar que todos y cada uno de ellos son parte de un sistema, cuyo ciclo constante los hace interactuar como partes de un todo que trabajando en forma aislada no lograran llevar a cabo sus propsitos. Es as como vemos que como paso previo al reclutamiento y seleccin de personal, resulta necesario conocer la filosofa, objetivos y propsitos de la organizacin; esto implica la valoracin de los recursos existentes, la planificacin de y los que van a ser necesarios para alcanzar esos objetivos. En este ensayo veremos cmo la Administracin y Evaluacin del Desempeo van ligados con cada uno de los subprocesos de los Recursos Humanos, desde brindar la informacin necesaria para determinar las compensaciones que se otorgan a los colaboradores (remuneracin), identificar problemas en el sistema de informacin sobre recursos humanos y poner en evidencia procesos equivocados de reclutamiento y seleccin, orientacin y capacitacin o un diseo de puesto deficiente. La administracin del desempeo es un proceso orientado hacia las metas, y pretende asegurarse de que se hayan implantado los procesos organizacionales adecuados para maximizar la productividad de los colaboradores, de los equipos y la organizacin; su importancia radica en que la evaluacin del desempeo se realiza una sola vez al ao, adems de ser un proceso dinmico y continuo. Por su parte, la evaluacin del desempeo es un sistema formal de revisin y evaluacin del trabajo de un individuo o un equipo, adems de ser una herramienta vital que refleja de manera directa el plan estratgico de la organizacin y que a su vez permite -pese a ser una actividad que provoca actitudes negativas y desagradables- dar retroalimentacin, motivar el mejoramiento del desempeo, tomar decisiones, justificar el despido de un colaborador, identificar necesidades de capacitacin y desarrollo, etc. La evaluacin del desempeo es una herramienta sumamente til en la Administracin de los Recursos Humanos, ya que entre los mltiples usos a los datos que brinda se encuentran algunos como la planeacin de recursos humanos, el reclutamiento y seleccin, la capacitacin y el desarrollo, la planeacin y el desarrollo de carrera, los programas de remuneracin, las relaciones internas con los colaboradores y la evaluacin potencial de los empleados. Pese a todas las cualidades que posee la evaluacin del desempeo, sta se encuentra influenciada por factores ambientales que pueden incidir en sus resultados, factores como la legislacin 1

requieren que los sistemas de evaluacin del desempeo no sean discriminatorios, de tal forma que puedan causar efectos negativos a ciertos grupos protegidos. Otro factor externo importante a tomar en cuenta son los sindicatos, ya que estn a favor de elementos como la antigedad para el otorgamiento de promociones y aumentos salariales. Sin embargo, es posible que el factor ms influyente sea la cultura corporativa imperante en la organizacin; una organizacin que no tenga una cultura basada en la confianza evitar que sus colaboradores se sientan motivados, por lo que su desempeo se ver visiblemente afectado, a diferencia de culturas corporativas en donde la comunicacin y la confianza son representativas. Ahora que hemos descrito las definiciones de Administracin y Evaluacin del Desempeo, es importante entender cmo funciona el proceso mismo de la Evaluacin del Desempeo. El primer paso para hacerlo es identificar las metas especficas, esto quiere decir que se debe seleccionar de entre todos los propsitos deseados por la Administracin, esta debe tomar las metas especficas ms importantes, aqu debemos tener presente dos realidades, 1. No podemos abarcar todo y 2. Debemos siempre establecer metas realistas. Seguidamente a la identificacin de metas debemos establecer los criterios del desempeo y comunicarlos a los colaboradores, estableciendo as las expectativas del puesto de trabajo con ayuda del anlisis de puestos. Como tercer paso debemos examinar el trabajo real logrado, seguido del proceso de evaluar el desempeo por parte del supervisor. Finalmente, el evaluador junto con el colaborador deben revisar el desempeo del trabajo para identificar las razones de deficiencias si este fuera el caso- y desarrollar en conjunto el plan adecuado para solucionarlas, definiendo de una vez las metas a alcanzar en el siguiente perodo. Seguidamente, es importante que conozcamos como se da el establecimiento de los criterios (estndares) del desempeo. Esto se lleva a cabo de acuerdo a parmetros tales como rasgos de personalidad tales como las actitudes, la apariencia y la iniciativa y que son la base para algunas evaluaciones, sin dejar de lado que stas son difciles de definir; asimismo se encuentran la adaptabilidad, el buen juicio, la apariencia y las actitudes que se pueden tomar en consideracin cuando se demuestra que estn relacionadas con el trabajo. Otro criterio importante son las competencias, que incluyen un amplio rango de conocimientos, habilidades y rasgos de personalidad. En este apartado de las competencias se encuentran cinco reas clave que es importante conocer, la contribucin estratgica que consiste en la capacidad de conectar a las empresas con sus mercados; el cconocimiento del negocio como la capacidad de conocer como se manejan los negocios; la credibilidad personal que brinda la capacidad para ser parte de un equipo ejecutivo; el ssuministro de RH como la capacidad para brindar un servicio eficaz y eficiente; y no menos importante, las tecnologas de RH que permiten hacer uso de la tecnologa para agregar valor a la organizacin. 2

Del mismo modo, la capacidad para el logro de metas al evaluar los resultados finales en cuanto al logro de estas, se convierte en un factor apropiado que debe evaluarse, junto con el potencial de mejoramiento que consiste en hacer una visin a futuro incluyendo los comportamientos y los resultados necesarios para desarrollar al colaborador y as lograr las metas organizacionales. En cuanto al tema de las evaluaciones, es importante anotar la relevancia de la responsabilidad de quienes las realizan, aqu los administradores deben participar en forma directa en ellas para el xito del programa. Las evaluaciones pueden llevarse a cabo por los diferentes actores o colaboradores de la organizacin. En el caso del supervisor inmediato, es quien se encarga directamente de la evaluacin del desempeo de sus subordinados, tambin se de la evaluacin de los gerentes por los subordinados, evaluacin que es factible y necesaria, ya que conduce a los supervisores a volverse consientes de las necesidades del grupo de trabajo. Otra forma de evaluacin se presenta cuando sta es realzada por los compaeros de trabajo y miembros del equipo, lo que es sumamente positivo ya que son los compaeros de trabajo quienes conviven cerca con el colaborador que se somete a la evaluacin, los miembros del equipo conocen el desempeo de sus compaeros mejor que nadie, por lo que la presin se convierte en una motivacin que deriva en compromiso y productividad. La evaluacin puede tambin llevarse a cabo por medio de la autoevaluacin, ya que son las mismas personas las que conocen tanto sus puntos altos, sus debilidades y lo que necesitan mejorar. Por su parte, algunas organizaciones utilizan el mtodo de evaluacin por parte de los clientes porque demuestra un compromiso con el cliente, hace a los empleados y motiva el cambio. En cuanto al periodo de evaluacin, este se realiza de manera peridica (anual o semestral), la administracin del desempeo es un proceso que se incorpora dentro de su trabajo diario, por lo que es aconsejable hacerlo de forma calendarizada. Entre las tcnicas de evaluacin del desempeo se encuentran la retroalimentacin de 360 grados, tcnica que implica informacin de evaluacin proveniente tanto de niveles mltiples dentro de la empresa como de fuentes externas, por lo que ofrece una medida ms objetiva y un panorama ms amplio del desempeo del individuo. El riesgo ms grande es la confidencialidad ya que la informacin es muy sensible. Otro mtodo de evaluacin consiste en las escalas de calificacin, tcnica que califica a los empleados de acuerdo con factores definidos, se usan adjetivos como sobresaliente, satisface la expectativa o necesita mejorar. Es una tcnica muy sencilla, lo que le permite hacer rpidas evaluaciones, se eligen dos factores a evaluar los relacionados con el trabajo (incluyen la calidad y cantidad del mismo) y las caractersticas personales (comportamientos, habilidades, adaptabilidad).

En el tema de evaluacin del desempeo, es necesario que las organizaciones o alta gerencia brinden capacitaciones a los encargados de desarrollar esta herramienta, ya sean evaluadores o los mismos jefes inmediatos de los colaboradores a evaluar. El conocimiento y habilidad que posee un evaluador o administrador se ver reflejado en el resultado final de este proceso, ya sea positivamente o negativamente, y traer repercusiones sobre los colaboradores. Para sacar el mximo provecho a este proceso existen mtodos especficos para desarrollarlos aplicando el que mejor se adapte a la organizacin, todo dependiendo del objetivo que se quiere alcanzar. Por ejemplo, en un colaborador que est sometido a evaluacin, todas las personas que se encuentran alrededor de l o ella, pueden otorgar calificaciones incluyendo al gerente, el colaborador mismo, el supervisor, compaeros de trabajo, etc., este mtodo puede entregar informacin valiosa para planes de sucesin, capacitacin y desarrollo profesional. Existe otra tcnica conocida como incidentes crticos, en el cual el evaluador mantiene registros escritos acerca de las acciones favorables y desfavorables del colaborador en su puesto de trabajo, esta tcnica tiene como ventaja, que, cubre todo el periodo de evaluacin y no se enfoca solamente en las ltimas acciones realizadas en los ltimos das o meses. Por otra parte el evaluador puede redactar una breve narracin en que describe el desempeo del empleado por medio de un ensayo, esta tcnica se debe utilizar correctamente y el evaluador debe contar con habilidades de redaccin para lograr tener la respuesta esperada de la evaluacin, sin perjudicar al colaborador. Tambin podemos evaluar por estndares por medio de la comparacin, teniendo como ventaja la objetividad, para que este propsito se cumpla es necesario que los colaboradores tengan claro la manera en que estos se establecen. En la clasificacin, el evaluador puede colocar a todos los colaboradores procedentes de un grupo en el orden de su desempeo laboral, dndoles un orden del nivel ms alto al ms deficiente, siendo este comparativo con los dems compaeros. Pero si deseamos ubicar a los colaboradores en diferentes clasificaciones de forma proporcionada en cada categora, se puede utilizar el mtodo de distribucin obligatoria, de igual manera se debe de tener cuidado en esta forma de evaluacin ya que puede generar incertidumbre y molestias en los colaboradores por entender que es una manera en que la organizacin racionaliza los despidos con mayor facilidad. Por todas estas razones, es importante evaluar que es lo que pretendemos alcanzar como informacin sobresaliente, que tipo de evaluacin sera la ms apropiada para la empresa y ms aceptable para el colaborador, pudiendo as, evitar o disminuir problemas en la evaluacin del desempeo, tales como, incomodidad del evaluador al presentar el sistema de evaluacin defectuosidad, falta de objetividad 4

cuando la evaluacin se enfoca en factores como actitudes, apariencia y personalidad, error o efecto de halo cuando se generalizan las caractersticas del desempeo ya sea positiva o negativa, se debe evitar al mximo la indulgencia y severidad, los sesgos del comportamiento y personales, la manipulacin de la informacin ya que esto deteriora el proceso y nos brinda resultados no deseados, adems de provocar ansiedad en los empleados y desercin. El sistema de evaluacin debe ser eficaz y con esto nos referimos a que su propsito bsico es mejorar el comportamiento o actuacin de toda la organizacin, nos ayuda a tomar decisiones como salarios, ascensos y hasta despidos. Los factores subjetivos como la iniciativa, entusiasmo, lealtad son importantes, pero si no estn relacionados con el trabajo no deben tomarse en cuenta. Las expectativas del desempeo deben estar bien definidas e informadas a los colaboradores para que ellos mismos se autoevalen y hagan las correcciones necesarias antes de la evaluacin formal, si sabemos cules son las expectativas de nuestro desempeo es ms fcil cumplir las mismas. Se debe estandarizar el uso de esta herramienta para puestos iguales, tomando en cuenta el tiempo de ejercer el empleo, al realizar estas evaluaciones de forma regular, nos aseguramos el buen desempeo, recordemos que estas deben ser firmadas por ambas partes. La capacitacin para las personas que efectan las evaluaciones nos asegura su exactitud, sin olvidar la realimentacin que se debe de presentar en estas evaluaciones y sus indicaciones bien detalladas. Toda situacin que se crea necesaria de informar, debe de hacerse en el momento y no acumularlo para la evaluacin formal, la comunicacin abierta y continua es la clave para el buen desempeo. Es vital que este proceso sea lo ms justo e imparcial posible, para no perder la credibilidad en el proceso, abriendo procesos de administracin y solucin de quejas. Las implicaciones legales que pueden existir por aplicar de manera inadecuada estas evaluaciones son muchas, por eso se deben minimizar y hasta eliminar los errores que puedan entorpecer el proceso. La parte ms difcil de la evaluacin del desempeo es la entrevista o el cara a cara con el colaborador, pues la mayora del tiempo se dan enfrentamientos entre las partes, el manejar con tacto la entrevista y enfocar las necesidades de mejora de manera positiva, hacer entender al colaborador que no es el nico evaluado y que nuestro enfoque es hacia la mejora y no el regao, puede ayudar a que este proceso se lleve de mejor manera. Debemos programar e informar a los colaboradores del momento en que se va a llevar a cabo la entrevista y no posponerla por miedo a la reaccin de los colaboradores o nuestra propia reaccin, debemos ser profesionales y

realizarlo a tiempo y de la mejor manera, las demoras solo crean incertidumbre innecesaria. El xito de la entrevista de evaluacin radica en su estructura, los objetivos primordiales a tomar en cuenta son: discutir el desempeo del colaborado, segundo asistir al empleado en el establecimiento de metas y en los planes de desarrollo personal para el siguiente periodo de evaluacin y por ultimo sugerir medios para el logro de las metas establecidas, incluyendo el apoyo del administrador y el de la empresa. Los elogios y criticas deben de estar justificados en el resultado de la evaluacin, al realizar las observaciones de las oportunidades de mejora se deben enfocar en la deficiencia y no en la persona, hacer nfasis en los aspectos positivos, criticar las acciones y no a las personas, encaminar la entrevista hacia un ganar-ganar y que el colaborador sea quien proponga la mejora que puede realizar y no el entrevistador. Los colaboradores deben documentar cada proceso que hayan mejorado o las iniciativas que sugirieron para mejorar los procesos, esto debe enviarse al entrevistador, para que su evaluacin sea ms objetiva y exacta. Debemos concluir las entrevistas con planes especficos y convenios de desarrollo para el colaborador, tratar de que no sea desmotivante la realimentacin, ya que de ser as, existira poca colaboracin para mejorar y siempre estar pendiente de las capacitaciones que requieran los colaboradores se lleven a cabo y que cuenten con el apoyo del supervisor en el proceso. Siempre pensemos en que si la administracin cumple con su parte del desarrollo del colaborador, depende de los colaboradores tener un buen desempeo.