Reduo de Estoque em 3 Dimenses

Ge rsonJosJorio Rod u s rig e

REDUO DE ESTOQUE EM DIMENSES

EDS - Centro de Capacitao em Negcios - Manufatura

pag.

Reduo de Estoque em 3 Dimenses

ndice

Introduo Nota sobre o autor Resumo Concluso do autor Opinio do leitor

pg. 3 pg. 4 pg. 5 pg. 9 pg. 10

EDS - Centro de Capacitao em Negcios - Manufatura

pag.

Reduo de Estoque em 3 Dimenses

Introduo

Em primeiro lugar, achamos de vital importncia esclarecer qual a finalidade deste livro. O nosso intento colocar em discusso a questo da reduo dos estoques dos materiais produtivos, comprados na condio de peas prontas ou de matrias-primas. Embora, atualmente, muitas empresas estejam trabalhando para obter suas necessidades dentro da filosofia de fornecimento JUST-IN-TIME, o que em nossa opinio vantajoso e necessrio, achamos que s o emprego dessa tcnica no resolve por completo o problema dos altos estoques. No obstante, h dificuldades que barram sua efetiva adoo como: qualidade assegurada; pequeno nmero de tens utilizando a tcnica JUST-IN-TIME de fornecimento. A coisa se complica ainda mais quando, dentro de um estoque de matrias-primas, temos diversas famlias de materiais e ainda por cima com dimenses especiais, o que tornaria difcil ou impossvel adquirir estes tens de revendedores. Esse mesmo armazm pode ter tambm, alm das matrias-primas, milhares de peas compradas prontas. Em virtude desse grau de dificuldade, o que nota-se que as atuais tcnicas de reduo de inventrios so aplicadas, em sua maioria, aos materiais em processo ou, quando muito, a poucos tens do armazm. necessrio termos domnio sobre a formao de nossos estoques, pois somente assim conseguiremos atingir os giros de estoque pretendidos e determinados por nossos parmetros de dimensionamento. Durante anos trabalhamos nessa questo e fomos levados a acreditar que o domnio da funo estoque est ligado ao conjunto de valores que as variveis independentes, que contribuem para a sua formao, podem tomar. Uma das formas para evitar que os nveis de estoque fujam do nosso controle mudar a postura na forma de encar-lo. Podemos enxergar o estoque e med-lo de trs maneiras: em funo da variedade de tens; do volume de material; e do valor dos materiais estocados. O estoque pode ser grande ou pequeno em suas trs dimenses, ou somente em uma ou duas delas. Ento, qualquer maneira de trabalho para reduz-lo jamais ser completo se no forem observadas as caractersticas acima. Agindo assim, estaremos aptos a planejar nosso dimensionamento pretendido, programar as entregas de acordo com as informaes de demanda dos produtos a serem fabricados e controlar a dimenso do estoque planejado. O que estamos propondo , antes de tudo, um aprimoramento na qualidade dos servios de administrao de materiais comprados. Outro ponto que tambm temos que ter em mente com relao s dificuldades que normalmente surgem na execuo de uma tarefa desse tipo. Em virtude de ser um trabalho em equipe, dependente, portanto, do envolvimento de diversas reas, os conflitos de interesses surgem naturalmente. necessrio que todos tenham a idia clara do que representam os custos financeiros de manter altos estoques. O trabalho que propomos, antes de ser o da reduo de estoques, de saneamento, com o que possibilitaremos que quase todos os tens entrem num regime de giro planejado. Pensamos que possvel atingir o giro de estoque que quisermos, desde que estejamos dispostos a pagar o preo disso. Bastaria transferir o nosso problema para o fornecedor - ele estocaria para ns - e nosso resultado em termos de estoque seria magnfico. Porm, o reseultado global seria desastroso. Tudo isso refora a idia de que necessrio que desenvolvamos um trabalho em equipe, no qual toda a empresa seja envolvida, para buscar a melhor situao.

EDS - Centro de Capacitao em Negcios - Manufatura

pag.

Reduo de Estoque em 3 Dimenses

Nota sobre o autor

Gerson Jos Jorio Rodrigues

. Professor com Licenciatura em Fsica . Engenheiro Mecnico . Atua h anos na rea de Planejamento e Controle da Produo / Materiais.

EDS - Centro de Capacitao em Negcios - Manufatura

pag.

Reduo de Estoque em 3 Dimenses

Resumo
Antes de traar uma meta de giro de estoque, o pessoal envolvido no trabalho deve questionar alguns pontos como: . Qual o nvel de estoque planejado atualmente ? . Esse nvel tem sido atingido ? . O que impede sua obteno ? . necessrio traar nova meta ou trabalhar para atingir a planejada ? . Qual o giro possvel de ser atingido sem grandes mudanas ? . Qual o tempo necessrio para ating-lo ? . possvel traar metas mais ousadas sem comprometer a produo ? . A empresa est disposta a investir para conseguir giros maiores ? . O que pode ser conseguido sem investimento ? Analisadas estas questes podemos partir para o trabalho. Falando um pouco de estoques e seu dimensionamento, temos que, o valor de estoque variar de acordo com a previso de entrega dos produtos que definiro a demanda dos materiais, porm, o giro do estoque deve ser planejado. Quanto maior for o nmero de cdigos controlveis espalhados pelo depsito, maior ser o seu nmero de itens. Da vem a primeira dimenso de estoque que a variedade de tens que, por incrvel que parea tendem naturalmente a crescerem. Isso ocorre porque, geralmente, no existe uma viso geral dos custos com materiais. Os nveis de estoques acabam fugindo do controle quando surge a necessidade de desenhar um novo produto e, consequentemente determinar os materiais que o compe, existindo a preocupao em especificar aquele que gere a menor perda. Isso contribui para o aumento em estoque. Este material pode ter baixo consumo e, ao mesmo tempo, lote mnimo para compras. Em virtude disso, os pedidos colocados tinham os seus lotes superdimensionados, aumentando o estoque e o valor do material passa a ser obsoleto. Se juntarmos o estoque de segurana (ES) com o excesso de estoque, com certeza representar alguns milhes de dlares. Deve-se trabalhar para reduo de tens de estoque, no que seja regra bsica mas, mesmo que ocorra um ganho imperceptvel, menos provvel, ainda teremos algumas vantagens com esse trabalho, tais como: menos tens para administrar; menos registros no computador; menos pedidos de compras; menos documentao; pedidos de compras com maiores lotes, com aumento de barganha do comprador; melhor aproveitamento da rea do depsito; menos recebimento; menor nmero de tens para controlar; etc. Quanto maior for a rea necessria para estocar os materiais que compes esta VARIEDADE, maior ser seu VOLUME de material estocado e esta a segunda das trs dimenses citadas neste livro, ocupando um lugar muito especial dentre elas. Mesmo que uma reduo do volume de estoque possa no representar ganhos extraordinrios em relao a custo, temos ainda um ganho de reduo de rea. A quantidade de material em estoque teoricamente determinada por dois parmetros: estoque de segurana e lote de compra. Portanto temos: EMD = ES + Q/2 Onde: EMD - Estoque Mdio Dimensionado ES - Estoque de Segurana Q - Lote de Compra Aps conhecermos o clculo do EMD, mostramos como chegar ao giro de estoque referente a um calendrio de trabalho estabelecido: G = C/EMD Onde: G - Giro de estoque C - Calendrio EDS - Centro de Capacitao em Negcios - Manufatura pag. 5

Reduo de Estoque em 3 Dimenses

Uma vez o giro de estoque planejado j ter sido calculado, faz-se a comparao com o giro de estoque real obtido. Parte-se ento, para descobrir os motivos pelos quais o planejado no foi alcanado. Um ponto importante na anlise de um estoque o valor dos materiais em excesso e dos obsoletos. bom sabermos que, com relao dimenso do estoque de segurana, quanto menor o percentual sobre o estoque mdio dimensionado, menor ser o capital que a empresa deixar parado para efeito de segurana e reposio. Quanto menor for a quantidade de dinheiro no caixa da empresa, maior ser a quantidade de dinheiro investido em estoque, sendo considerada a terceira dimenso ou medida de grandeza, o VALOR. Quando reduzirmos a quantidade fsica de material do depsito, no estamos somente pensando na economia da rea, mas tambm em suas consequncias nos custos indiretos (movimentao e armazenagem, administrao, qualidade, obsolncia, oportunidade, seguro, etc) e resultados diretos no desempenho financeiro. Planejar a formao de estoques considerando o dinheiro envolvido na operao faz com que tenhamos melhores condies de prever os gastos com a aquisio de materiais, e nos fornece subsdios para que possamos ajustar, antecipadamente, o valor das entradas, de modo que a previso se concretize. Nas empresas, geralmente, so utilizadas duas linguagens: a das coisas (cho de fbrica) e a do dinheiro (gabinetes). O administrador de materiais precisa ser bilinge. Por esse motivo, importante o controle da dimenso do valor do estoque, dando o domnio sobre o valor que deve atingir mensalmente e, atravs desse controle, asseguramos a obteno do giro planejado. Para o perfeito entendimento da teoria das trs dimenses de estoque necessrio esclarecer: . Somente o estoque pode assumir trs dimenses, o que no acontece com um item isolado do depsito; . Para um item isolado, verdadeira a afirmao de que seu volume diretamento proporcional aos seu valor; J para o estoque, esta afirmao no verdadeira. As trs grandezas envolvidas em um estoque no so dependentes entre si. Considerando que ningum faz estoque por fazer, fazem porque receberam informaes que os estimularam a faz-los, pensamos que os estoques advm de informaes que achamos inportante divid-las em trs categorias: externas, de controle de estoque e interdepartamentais. Com relao s informaes externas, temos que, o ideal seria que os estoques nascessem da necessidade de atender os pedidos de entregas de produtos firmes. Porm, forados a formar estoques baseado em previses de vendas de produtos. Quanto maiores os LEAD-TIMES de compras, maior ser a quantidade de pedidos colocados nos fornecedores. Por outro lado, quanto maior for o horizonte coberto por uma previso, maior ser a chance dessa preciso j estar errada na data de seu nascimento. Isso mostra que a varivel tempo tem grande influncia no tamanho que os estoques podem atingir. O que sugerimos que se faa o maior esforo possvel para reduzir o tempo de todo o processo envolvido nessas operaes de compra. Os giros de estoque esto intimamente relacionados ao tempo que separa a chegada dos caminhes que abastecem os armazns de matrias-primas dos que entregam os produtos acabados da empresa. Nossa grande tarefa encurtar o intervalo de tempo que separa esses dois eventos. Quanto s informaes de controle de estoque temos que, da mesma forma que precisamos melhorar as informaes externas empresa, no podemos descuidar das informaes internas de contabilidade dos estoques. Como por exemplo: estoques fsicos existentes; estoques encomendados; reservas de estoque; estoque fsico disponvel; histrico de movimentaes, etc. Atualmente, a maioria das empresas utilizam-se de sistemas em computador para ajud-las no controle dessas informaes. Mas de que adianta ter um bom sistema se ele depende da interveno humana na alimentao dos seus dados, chegando ao ponto da informao chegar atrasada aos tomadores de decises ? Resumindo, as informaes so importantes no tempo certo. Falando de informaes interdepartamentais, quem deseja trabalhar com estoques bem balanceados e reduzidos, necessita fazer com que haja troca de informaes entre diversas reas da empresa. Dando um exemplo clssico, existem empresas que possuem, em estoque, materiais que passaram de sua data de validade porque o mesmo foi substitudo por um outro produto mais barato e que dava uma real vantagem empresa. Pois bem, est claro que o ganho no foi completo pelo fato de no ter havido troca

EDS - Centro de Capacitao em Negcios - Manufatura

pag.

Reduo de Estoque em 3 Dimenses

de informao entre as pessoas que deveriam estar envolvidas no processo. E o pior que, s vezes, pode ocorrer de algum estar fazendo um novo pedido de compra para esse mesmo material. Concluso: todos agem pensando na otimizao de suas reas, sem estarem por dentro da necessidade de se buscar o verdadeiro ganho; aquele que envolve o todo. Por isso, defendemos a idia de que necessria a conscientizao geral de que a otimizao s ocorrer se for global, e isso s se consegue com a SINTONIA ENTRE AS REAS. O trabalho em equipe pode trazer ganhos de diversas maneiras, e uma delas pode ser a reduo de tempos, importante para quem quer estoques enxutos e menores prazos de entrega. Depois de dimensionarmos o estoque que pretendemos ter e obtermos as informaes que regero a sua formao, s nos resta verificar se tudo est saindo conforme o planejado. Por isso, tratamos agora das formas de controlar o estoque, dividindo-as em trs tipos: em funo do artigo; em funo das famlias de materiais e em funo do giro desejado. Quando dizemos em funo do artigo, significa conhecer cada material que entra na empresa, qual o espao que ocupa, seu tempo de vida, se as condies de estocagem garantem sua qualidade, se o seu acondicionamento seguro, se so tens estratgicos de estoque, etc. Achamos muito importante esse ponto porque ocorre com muitos administradores. Planejam seus estoques sem ao menos conhecerem os materiais que os compem. Decidem os lotes de compra, a segurana que utilizaro e partem para o trabalho. A, deparam com problemas do tipo: no h espao disponvel para aloc-lo quando o lote de compra grande ou, as instalaes no podem garantir a qualidade do material, e outros. J para o controle em funo das famlias de materiais, pensamos que, planejar e controlar a dimenso dos estoques dessa forma facilita a tarefa de mant-los dentro dos limites planejados, ou seja, facilita a localizao dos grupos mais significativos em relao ao capital empatado; facilita a diviso do problema em partes com possibilidade de resolv-lo a partir dos grupos que apresentam maiores valores; facilita uma maior probabilidade dos tens que compem a famlia serem adquiridos de um mesmo fornecedor; facilita uma maior probabilidade de todos os tens da famlia tratada serem administrados por um mesmo comprador; facilita a possibilidade de estarem estocados em uma mesma rea; facilita a probabilidade de consumo por um mesmo usurio; melhora o poder de anlise; maior rapidez nas decises; fcil localizao dos tens cujo comportamento est desbalanceando o estoque, e outras. Hoje, na maioria das empresas, existem sistemas informatizados que tambm auxiliam esse controle, s que, embora estejamos preocupados com o desempenho individual de giro dos materiais, no podemos perder de vista a idia do global. O que pretende-se mostrar que, trabalhando com famlias de materiais, podemos otimizar o desempenho dos estoques, reduzir custos e, sobretudo, melhorar o relacionamento com os clientes. No tipo de controle da dimenso do estoque em funo do giro desejado, que poderia ser tambm traduzido por giro em funo do capital dispendido, dizemos que todo o trabalho empreendido atravs de tcnicas ou filosofias de otimizao do uso de equipamentos, potencial dos homens e materiais s tem uma finalidade: gastar menos e ganhar mais, logicamente, dinheiro. Como j mencionado, o giro uma funo da demanda e que o estoque mdio dimensionado calculado em funo do estoque de segurana e do lote de compra, que uma entrega planejada, e que esta entrega pode ter em seu lote uma quantidade de material necessria para ajustar o estoque de segurana nova demanda apresentada, diramos que as estregas previstas poderiam ser compostas de: ENTREGA PREVISTA = ES + Q As variveis entrega prevista e demanda so conhecidas dentro de um intervalo de tempo. Se soubermos lidar com essas variveis, bem como reduzirmos os tempos envolvidos no processo, poderemos encontrar as sadas para aumentarmos a velocidade, at atingirmos os giros planejados. Trabalhando com as famlias de materiais podemos determinar o valor de sua demanda mensal, o valor das entradas e, portanto, saber quanto deveremos ter em estoque. Sabendo quanto temos em estoque, quais so os tens discrepantes e quanto queremos de giro, podemos agir no tens significativos para irmos ajustando o giro. Estaremos, dessa forma, voltados para o desempenho global da famlia em questo. Sabemos que para produzirmos algo precisamos de material, mo-de-obra e equipamento. Hoje, em muitas empresas, esto sendo valorizados, o homem e, acima de tudo, tentando, com isso, fazer com que eles sintam-se importantes em todo o processo. atravs dele que conseguimos reduzir tempos, gerando produtos com maior qualidade e preos competitivos.

EDS - Centro de Capacitao em Negcios - Manufatura

pag.

Reduo de Estoque em 3 Dimenses

Vrias tcnicas/filosofias tem surgido para ajud-los nesta tarefa de reduo de tempo como: CEP, JIT, CEQ, e outras. No Brasil, existe uma ligeira tendncia das empresas em manter estoques por causa da nossa economia inflacionria e pacotes que vo e vem. Para encerrar, apresentamos algumas razes para evitarmos estoques desnivelados e, sobretudo, altos: ponto de vista financeiro; a reduo ou eliminao de excessos e materiais obsoletos; atualizao de custos; busca de eficincia e qualidade na administrao; manuteno de um programa de otimizao e outras. Colocamos agora algumas palavras importantes quando falamos de controle do dimensionamento de estoque administrativo pelo homem (detentor do poder de modificar seu funcionamento e desempenho), vulgo o abecedrio do conflito: Atrasar; Bravata; Comodidade; Desconhecimento; Especulao; Feudalismo; Garantia; Hbito; Ironia; Justificar; Kanban; Medo; Negociar; Oposio; Participao; Qualidade; Realizao; Sensatez; Tcnica; Uniformidade; Vontade; Zelo. Concluindo, todo o processo depende apenas das pessoas.

EDS - Centro de Capacitao em Negcios - Manufatura

pag.

Reduo de Estoque em 3 Dimenses

Concluso do Autor

Segundo o autor, um elemento crtico na luta pelo controle de custos est relacionada administrao de materiais, incluindo otimizao dos custos de materiais comprados e controle de investimentos nos inventrios. Afinal, a massa de manobra da administrao de materiais muito significativa, tanto em relao lucratividade quanto satisfao do cliente. E, mais ainda, atravs da rea de suprimentos que sai o equivalente a at 80% das receitas, para o capital de giro. Em contrapartida, e isto constatao prtica, os estoques so consumidores de uma grande parcela do capital de giro, o que representa custo, j que implica em armazenagem, movimentao e controles, alm do prprio capital aplicado nestes estoques e que poderia ser utilizado de uma outra forma. De uma maneira clara e objetiva, procuro colocar os meios para que se alcance o objetivo almejado por todas as empresas: a reduo, ou pelo menos o saneamento, dos estoques de materiais produtivos, comprados na condio de peas prontas ou de matrias-primas, de forma que todos os tens permaneam num regime de giro planejado. Na minha anlise, que visa um aprimoramento na qualidade dos servios de administrao de materiais comprados, no pretendo atrelar esta questo ao sistema e tcnicas como Just-in-Time, TQC, e outras, atualmente muito empregados pelas empresas. sob a tica das trs dimenses do estoque - variedade dos tens, volume de material e valor dos materiais estocados - que desenvolvi este livro, atendendo a anseios de pessoas que querem saber o quando e quanto obter materiais. E, considero tambm as interfaces interdepartamentais, onde normalmente ocorrem conflitos com os objetivos maiores da empresa. Coloco tambm com um certo destaque as informaes externas que no podemos deixar de lado quando objetivamos uma melhora em qualquer que seja a rea que estamos tentando desenvolver um novo trabalho. Acredito que esse contedo poder facilitar o trabalho das pessoas que, de uma forma direta ou indireta esto envolvidas com este assunto delicado nos dias de hoje: a gesto de estoques. Concluindo de forma prtica e objetiva, no adianta de nada todas essas palavras se as pessoas envolvidas no processo no esto cientes do quanto suas decises e atividades esto relacionadas ao processo como um todo. Portanto, diramos que os resultados dependem fundamentalmente de determinao em se egajar no programa.

EDS - Centro de Capacitao em Negcios - Manufatura

pag.

Reduo de Estoque em 3 Dimenses

Opinio do Leitor

Achei o assunto muito bem abordado em termos tericos, enquanto que os exerccios prticos poderiam ser mais explicativos e melhor representado. Isso no quer dizer que o contedo seja ruim, mais que, literalmente este livro direcionado a pessoas que possuem conhecimento das reas envolvidas no processo descrito. Mesmo assim, concordo com as colocaes feitas quanto s trs dimenses, enquanto que, para mim, a chave est na pessoa que conduz o processo. Enquanto elas no estiverem comprometidas para um resultado geral da empresa, no vai adiantar implantao de tcnicas para a melhoria de qualidade ou mesmo agilidade. Quanto a isso, estou plenamente de acordo com o autor. Quando ele diz que as informaes apenas um meio importantssimo em todo o processo, no tenho dvida que muitos dos problemas de vrias empresas que esto quebrando hoje seja consequncia da falta de troca de informaes entre as reas. Cada uma delas trabalham individualmente, no tendo, s vezes, a idia ao menos de qual a influncia dos resultados de sua atividade nas demais reas. Recomendo este livro apenas s pessoas que queiram, de alguma forma, conhecer a opinio do autor sobre o assunto, e principalmente, para pessoas que j possuam conhecimento bsico das reas que envolvem o processo de reduo de estoques e em que isso influencia.

EDS - Centro de Capacitao em Negcios - Manufatura 10

pag.