Aus dem Datendschungel zu entscheidungsrelevanten Informationen SAP-Daten einfach und schnell analysieren

Mageschneiderte Lsung ohne hohen Aufwand

Aus dem SAP -Datendschungel zu entscheidungsrelevanten Informationen SAP gehrt ohne Frage zu den mit Abstand bekanntesten Software-Marken. Die vielfltigen Einsatzmglichkeiten von SAP -Systemen werden von Kunden auf der einen Seite als groer Vorteil gewertet, auf der anderen Seite ist damit hufig eine hohe Komplexitt der Anwendungen verbunden. Ohne langwierige und kostenintensive Vorarbeiten sind komplexe Datenanalysen kaum umsetzbar. Gleichzeitig sind nicht nur im Management, sondern auch direkt in den Fachabteilungen schnelle Entscheidungen auf Basis fundierter Informationen erforderlich. Abhilfe sollen alternative Business Intelligence Lsungen schaffen, mit denen SAP -Daten in allen Unternehmensbereichen ausgewertet werden knnen ohne, dass zeitintensive Implementierungs- und Schulungsphasen notwendig sind. Eine Herausforderung, vor der auch die Unternehmen Schlumberger, Greiner Bio One und SHT Haustechnik standen.

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> Schlumberger:

Verknpfung von SAP -Daten mit anderen Datenquellen

Zahlreiche Unternehmen sind auf der Suche nach Alternativen, wenn es um die Auswertung von SAP -Daten geht. So beispielsweise auch der Sekt- und Spirituosenhersteller Schlumberger. Die Unternehmensgruppe setzt seit 2005 SAP als Enterprise Resource Planning (ERP) System ein. Fr einige wenige Analysen nutzte Schlumberger SAP -CO-PA. Weder Einsatzmglichkeiten noch Performance entsprachen jedoch den aktuellen Anforderungen insbesondere hinsichtlich der gewnschten vielfltigen Auswertungsmglichkeiten. Neben klassischen Umsatz- und Deckungsbeitragsreports zum Monatsletzten bzw. Quartalsende bentigen beispielsweise Vertrieb und Marketing individuelle Analysen in den einzelnen Kundensegmenten, Produktgruppen oder Regionen, um ihre Vermarktungsstrategien berprfen und anpassen zu knnen. Wie hat sich der Umsatz von Schlumberger Sekt bei einem Getrnkefachgrohndler in einer Region entwickelt? Sind die Absatzzahlen bei der Promotion-Aktion fr den Rossbacher Kruterlikr erreicht oder verfehlt worden? Gibt es regional auffllige Abweichungen im Absatz von Schlumberger White Secco und wie lassen sie sich erklren? Dies sind nur einige der vielfltigen Fragen, die beantwortet werden mssen. Mit den zur Verfgung stehenden Tools konnte nur ein Bruchteil der mglichen Auswertungen aus SAP und dem CRM-Tool umgesetzt werden. In dieser Situation wurde Schlumberger auf das BI-Tool QlikView aufmerksam: QlikView kann ber den von SAP zertifizierten QlikView Connector direkt auf SAP -Daten aus SAP R/3, mySAP und SAP BI zugreifen. Neben der hohen Performance berzeugt vor allem die Mglichkeit, schnell und einfach auch externe, Nicht-SAP -Quellen mit in die QlikView-Analyse einzubeziehen, also Datenquellen wie relationale Datenbestnde, multidimensionale Datenbanken, strukturierte Quellen wie Text-, Excel- und XML-Dateien sowie ERP-Systeme wie Oracle, Movex, BPCS oder SalesLogix. Anders als beim SAP BI ist fr den Datenaustausch mit Drittsystemen kein OpenHub erforderlich.

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Im Gegensatz zu traditionellen OLAP-Lsungen bearbeitet und verdichtet QlikView die erforderlichen Daten direkt im Arbeitsspeicher (In-Memory-Analyse). Anschlieend finden hier alle Berechnungen und logischen Verknpfungen statt. Das ermglicht Abfragen und Analysen mit krzesten Response-Zeiten. Auerdem kann mit aktuellen Zahlen aus den operativen Unternehmensprozessen interagiert werden. Der Blick in die Daten ist nicht von speziellen Datenschemata abhngig, sodass fr die Nutzung keine spezifischen IT-Kenntnisse ntig sind. Fr schnelle Analysen stehen vordefinierte Analyse-Applikationen zur Verfgung. Fr individuelle Analysen knnen die gewnschten Daten im SAP Data Dictionary lokalisiert und bersichtlich dargestellt werden. Vorhandene SAP -Queries des eingesetzten ERP-Systems werden automatisch eingelesen. Die Logik bereits definierter BEx-Abfragen kann in QlikView weiter genutzt werden.

Mit QlikView steht uns ein Software-Tool zur Verfgung, das alle Reporting- und Analyse-Anforderungen auf Basis unterschiedlichster Datenquellen erfllen kann. Und zwar ohne, dass wir Stunden in aufwndige Vorarbeiten fr die eigentlichen Datenanalysen investieren mssen, erlutert Mag. Gregor Trieb, Bereichsleiter Controlling und IT bei Schlumberger. Gleichzeitig ist die Anwendung so unkompliziert, dass nicht nur das Controlling, sondern auch Mitarbeiter der anderen Fachabteilungen wie Vertrieb und Marketing Daten einfach und schnell nach ihren individuellen Fragestellungen bis auf Detailebene analysieren knnen ohne Support durch die IT-Abteilung oder externe Berater.

Andere Datenquellen wie Oracle, Access, SOL-Server, Excel, ERP-Systeme, Web-Dateien etc.

SAP BI

Finanzcontrolling Produktionsplanung Materialmanagement Vertriebscontrolling HR-Analysen Kundenspezifische Applikationen

SAP ERP

Connector

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> Greiner Bio One:

Flexibilitt und Performance als entscheidendes Auswahlkriterium

Auf SAP und QlikView setzt auch die Greiner Bio One GmbH. Seit Oktober 2009 nutzt der Medizintechnikanbieter SAP -Module im Unternehmen, lediglich im Personalbereich werden andere Lsungen eingesetzt. Mit der SAP -Implementierung musste auch ein neues Analyse- und Reportingtool eingefhrt werden. Jedoch fiel hier die Wahl nicht auf SAP . Da SAP einen Groteil der BW-Anwendungen mittel- bis langfristig durch BusinessObjects-Produkte ersetzt, haben wir uns BO nher angeschaut, erlutert Markus Wagner, Head of IT bei Greiner Bio One. Schnell war aber klar, dass diese Lsung der Overkill fr uns gewesen wre. Die Software ist absolut berdimensioniert und zu komplex modelliert, um unseren Anforderungen entsprechen zu knnen. Des Weiteren ist BO separat lizenzierungspflichtig. Eine Arbeitsgruppe aus Vertretern der Geschftsfhrung sowie der Abteilungen IT, Controlling und Finance evaluierte daraufhin vier alternative BI-Lsungen. Die Produkte wurden sowohl hinsichtlich des Anforderungskataloges als auch aus kaufmnnischer Sicht gegenbergestellt. Die Wahl fiel schlielich auf QlikView. QlikView hat uns technisch und wirtschaftlich berzeugt, so Wagner. Ein entscheidendes Kriterium war natrlich die Performance. Der ganz klare Hauptvorteil ist fr uns aber das interaktive Arbeiten. Des Weiteren war der Zeitaufwand von 2,5 Wochen fr die Implementierung vergleichsweise gering und durch die Flexibilitt von QlikView knnen wir Anpassungen an unsere aktuellen Informationsbedrfnisse kurzfristig und ohne groen Aufwand vornehmen. Begeistert hat auch die Drill-down-Funktionalitt von QlikView. Die Mglichkeit, einzelne Aspekte individuell bis auf Transaktionsebene analysieren zu knnen, wird bei uns im Unternehmen sehr stark genutzt, so Wagner.

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Nutzung in zahlreichen Unternehmensbereichen

Aktuell wird QlikView bei Greiner Bio One schwerpunktmig in der Geschftsfhrung und im Verkauf eingesetzt. Die Geschftsleitung nutzt das Analyse-Werkzeug unter anderem fr Rechnungseingangs- und -ausgangsjournale sowie fr Verkaufsberichte zu Auftragseingang und Fakturierungsausgang. Der Verkauf fhrt im Wesentlichen Analysen mit verschiedenen Vergleichsperioden durch. Wie hat sich das erste Quartal 2009 im Vergleich zum ersten Quartal 2010 entwickelt? Gab es regionale Unterschiede? Wo wurde mehr verkauft? Gab es bei dem Absatz bestimmter Produkte lnderspezifische Abweichungen? Dies sind typische Fragestellungen, die mit QlikView beantwortet werden. Knftig soll QlikView ebenfalls Mitarbeitern in der Produktion, im Controlling sowie im Einkauf zur Verfgung stehen.

> SHT Haustechnik:

Unlimitierte Ausweitungsmglichkeiten und individuelle Anpassbarkeit

SAP ERP als Unternehmenssoftware ist auch bei der SHT Haustechnik AG eine feste IT-Gre. In Sachen Reporting stie das System jedoch an seine Grenzen: Der Grohndler fr Sanitr-, Heizungs- und Installationstechnik versorgt rund 4.000 Kunden mit 400.000 verschiedenen Artikeln. Entsprechend hoch ist die Vielfalt der auszuwertenden Daten. SAP bot nur beschrnkte Auswertungsmglichkeiten. Darber hinaus mussten zum Teil Wartezeiten von fnf bis zu zwanzig Minuten in Kauf genommen werden, bis ein Bericht abrufbar war. Aufgrund der hohen Komplexitt von SAP scheuten sich aus Angst vor Fehlern zudem viele Mitarbeiter, Auswertungen vorzunehmen. Ein weiteres Manko: Die Auendienstler als Hauptabnehmer von Analysen und Reportings bentigen aktuelle Kennzahlen, wie zum Beispiel Umsatz- und Margenentwicklungen, Auenstnde, Auftragsstnde oder Logistikdaten, die unterwegs per Laptop abgerufen werden knnen. Jedoch erwiesen sich die Auswahlmglichkeiten als zu kompliziert und die Zugriffszeiten als zu lang, um effizient mobile Auswertungen mit SAP fahren zu knnen.

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SAP hat zudem eine sehr strenge Datenzuordnung. Dies fhrte zu Analyseproblemen, zum Beispiel wenn der SHT-Betreuer eines Kunden wechselte. Sollte die Entwicklung des Auendienstmitarbeiters und seiner Kunden analysiert werden, war es nicht mglich, Daten des vorherigen Betreuers automatisch in die Auswertung einzubeziehen. Ein wesentliches Kriterium fr die Auswahl von QlikView als BI-Lsung war dementsprechend die hohe Anpassungsfhigkeit an die individuellen Anforderungen und die Flexibilitt der BI-Lsung. Im Gegensatz zu SAP - und OLAP-basierten BI-Tools muss nicht vorab przise definiert werden, wie ein bestimmter Bericht auszusehen hat, sondern nderungswnsche lassen sich jederzeit flexibel und unaufwndig umsetzen. SAP kann nur sehr begrenzt entsprechend der individuellen Anforderungen modelliert werden. Im Regelfall muss ich meine Bedrfnisse an SAP anpassen, um mich nicht zu sehr vom Standard zu entfernen, erlutert Mag. Heimo Ertl, CFO bei SHT. Bei QlikView ist das anders. Hier kann ich ohne Aufwand eine mageschneiderte Lsung erstellen, die auch im Nachhinein flexibel an genderte Erfordernisse anpassbar ist. Wichtig war SHT auch die hohe Geschwindigkeit aufgrund der eingesetzten Komprimierungstechnologie, mit der in QlikView auch groe Datenmengen verarbeitet werden knnen. berzeugt hat auerdem die Benutzerfreundlichkeit. Durch die intuitiv zu bedienende Oberflche stt QlikView sowohl bei IT-Experten, bei Entscheidern in der Geschftsfhrung als auch bei Anwendern in den Abteilungen auf hohe Akzeptanz. Die gesamte Reportingoberflche des Unternehmens wird mittlerweile ber QlikView abgewickelt. Insgesamt sind 14 unterschiedliche QV-Applikationen zum Beispiel im Bereich Vertriebsmonitoring, Erfolgsrechnung, Six Sigma, Mahnwesen oder Lieferantenbeurteilungen im Einsatz. SAP bringt als integriertes System viele Vorteile. Gleichzeitig sind die einzelnen Module in sich sehr komplex und ohne Spezialwissen nur schwer nutzbar, so Ertl. QlikView hat eine durchgngige Logik und ermglicht uns, die verschiedenen SAP -Bereiche ber eine Ebene unkompliziert miteinander verbinden zu knnen. Der Bedarf vieler Firmen an leistungsstarken und gleichzeitig einfach zu bedienenden Analyse- und Reportingwerkzeugen, gepaart mit dem Wunsch nach Unabhngigkeit von der SAP -BI-Strategie, wird auch in Zukunft ein viel diskutiertes Thema sein. Mit QlikView haben viele Unternehmen bereits eine kreative Lsung gefunden.

www.qlikview.com