ADQUISICIN Y RECEPCIN DE MEDICAMENTOS Es el proceso por el cual la institucin compra los medicamentos que requiere para cubrir la demanda

en un perodo determinado a los proveedores que se encuentren inscritos en el krdex o en la lista de proveedores, en las cantidades necesarias y a los precios ms asequibles. Despus de definir un listado bsico de medicamentos e insumos hospitalarios, se hace necesario saber a quin se le van a comprar, cunta cantidad, dnde se va a almacenar y cmo se va a distribuir a las diferentes unidades operativas; en tal forma que se hagan todas las operaciones y actividades bien y que al final del proceso se genere un servicio con calidad sin sobrecostos para la institucin. Las compras de los medicamentos, insumos y equipos requeridos por el sector salud son uno de los aspectos ms importantes y complejos de todo el sistema de suministros, debido al origen de estos productos. OBJETIVO El proceso de adquisiciones tiene por objeto obtener insumos de la calidad especificada, en la cantidad requerida, en el momento oportuno y al precio ms favorable posible. Existe una gran cantidad de variables no controlables que inciden en l y que exigen una adecuada integracin de este componente en el sistema de suministro, lo cual implica una estrecha relacin de las personas encargadas del mismo (cuya idoneidad es fundamental) con el personal asistencial, mediada por un flujo de informacin adecuado y la optimizacin de los procedimientos mediante la definicin de actividades y responsabilidades. Para el proceso de adquisiciones es esencial la calidad de los insumos que se desean comprar y es este el punto que mayor importancia reviste y mayores polmicas genera. El Estado, las unidades operativas y las Instituciones Prestadoras de Salud como responsables directos de la salud del pueblo ecuatoriano, al igual que los propios usuarios deben dirigir su esfuerzo a determinar cules son las condiciones y requerimientos que deben cumplir los elementos que se utilizan en la prestacin de los servicios de salud, en trminos de la satisfaccin de las necesidades reales de salud, so pena de perderse en la maraa de ofertas y alternativas existentes. Un punto crtico en la adquisicin de insumos hospitalarios es la calidad, es decir, no hay puntos intermedios debido a que estos son o no de calidad como s puede ocurrir con otros productos. Por esta razn deben definirse los criterios necesarios para garantizar la calidad de los productos que ingresan a la institucin, superando concepciones mecanicistas y sin fundamentos reales como el comprar slo por el precio (lo ms caro o lo ms barato). Otro punto critico en la adquisicin de insumos hospitalarios es la existencia de un comit que se responsabilice en forma directa de este proceso (Comit de Compras), el cual se convierte en el mecanismo para garantizar un desarrollo tcnico, confiable y transparente. En este comit deben participar como mnimo el administrador o similar como documentado de la situacin financiera de la institucin, el encargado de la seccin de suministros (Qumico Farmacutico, Jefe de Farmacia) como sabedor de los insumos que se requieren; y el gerente o director de la institucin, como ordenador del gasto. En todos los casos el comit se debe definir teniendo en cuenta como mnimo: integrantes, funciones, tareas de cada uno de sus integrantes; y debe oficializarse a travs de una resolucin. De toda reunin que realice el Comit debe quedar un acta, la cual debe tener como mnimo la siguiente informacin: fecha, lugar, orden del da, desarrollo de la reunin, proposiciones y
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varios, tareas, anexo del cuadro de adjudicaciones hechas por el comit, firmas del administrador y el gerente. PROCESO DE ADQUISICIN DE MEDICAMENTOS, SELECCIN Y VALORACIN DE PROVEEDORES Y RECEPCIN TCNICA DE PEDIDOS: Dentro del marco de referencia de la calidad total, en el cual se debe trabajar, el proceso de adquisiciones consta de las siguientes etapas: Planeacin y programacin, ejecucin, evaluacin y realimentacin. Planeacin. Para la programacin de las adquisiciones debe definirse en primer lugar una poltica clara en cuanto a la forma como se van a hacer las compras, teniendo en cuenta para ello la legislacin vigente y las condiciones especficas de cada institucin en cuanto a su capacidad de negociacin y a su ubicacin dentro del sistema de salud. Para ello, al igual que para tomar las decisiones finales sobre las compras, debe contarse con el equipo interdisciplinario que conforme el Comit de Compras. Es muy importante la funcionalidad de ste para asegurar la transparencia y la racionalidad en las adquisiciones. Las fuentes de abastecimiento deben ser seleccionadas por el Comit. Las fuentes bsicas son los laboratorios fabricantes, los distribuidores mayoristas y los distribuidores minoristas. Existen tambin otras formas de acceder a los mercados con buenos resultados en nuestro medio, como las cooperativas de hospitales. El siguiente cuadro presenta las ventajas y desventajas generales de cada una de estas fuentes: VARIABLE Oferta Precio Calidad Relacin necesidad compra Emergencias Evaluacin y control Formulario * = Situacin desfavorable FABRICANTE * * * * MAYORISTA * * * * MINORISTA * * * * *

3 = Situacin favorable

La importancia relativa de cada una de estas variables debe ser definida por cada institucin, teniendo siempre presente que las tres primeras son fundamentales. La estrategia cooperativa puede considerarse como un abastecedor mayorista que supera algunas de las desventajas que tiene esta fuente y por ello debe considerarse como alternativa importante. Los distribuidores minoristas son la fuente que menos ventajas presenta, y slo debe considerarse como fuente vlida en casos de emergencia. El presupuesto para la adquisicin de los insumos, que en la mayora de los casos parece insuficiente puede optimizarse de las dos formas siguientes: Aumentando la eficiencia en el sistema de suministro de medicamentos. Priorizando.

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La priorizacin debe hacerse teniendo en cuenta la importancia relativa del medicamento dentro de la atencin en salud, clasificacin VEN: Vitales, Esenciales y No esenciales y su valor econmico, movimiento anual e importancia dentro de los gastos anuales en insumos clasificacin ABC (anexo A), esta ltima permite centrar la atencin en los productos ms representativos, los A que representan el 80% del presupuesto del Servicio Farmacutico, se deben adquirir mximo para un mes. Seleccin y valoracin de los proveedores. Es una actividad muy importante dentro de la programacin, la cual se inicia con la publicacin en una cartelera institucional de los productos que se requieren con sus cantidades y con su denominacin comn internacional o genrica (SELECCIONADOS) para que los proveedores se enteren y presenten sus ofertas. Un registro de proveedores permite a las instituciones del sector pblico seleccionar los fabricantes nacionales e internacionales que estn en condiciones de entregar regularmente medicamentos de calidad aceptable, a precios comparativamente bajos y dentro de los plazos pactados. Todos estos requisitos deben concurrir en forma simultnea pues comprar medicamentos de calidad aceptable a precios excesivos es tan ineficiente como comprarlos a precios muy bajos si resultan de calidad dudosa o se reciben muchos meses despus de lo previsto. El costo visible de un medicamento, es decir, el precio facturado, no representa necesariamente el costo final para la institucin. Cuando las entregas se retrasan obligando a hacer adquisiciones de emergencia a un precio mayor, cuando ocurren errores de despacho, cuando se producen prdidas por mala calidad o empaque deficiente no cubiertas por los seguros se generan costos adicionales, llamados costos ocultos, que incrementan el costo visible. Lamentablemente, no siempre se cuantifican estos costos ocultos y se continan aceptando ofertas que en apariencia son ms bajos, pero que en realidad conducen a un costo final ms elevado. Un registro de proveedores de medicamentos debe reunir ciertos requisitos que van ms all de un simple listado de nombres y direcciones de laboratorios farmacuticos. Entre los requisitos cabe destacar los siguientes: a. Los proveedores deben ser fabricantes y no intermediarios. Esto es de particular importancia cuando los medicamentos se adquieren en el exterior pues en muchos pases la vigilancia sanitaria sobre los intermediarios exportadores es dbil o inexistente. Las compaas farmacuticas cuyos productos son fabricados en el pas por terceros a travs del sistema de maquila (toll manufacture) no deben considerarse como intermediarios. b. Los fabricantes deben ser calificados, es decir, sus plantas o laboratorios deben estar autorizados a funcionar por la autoridad sanitaria competente de sus respectivos pases. c. Los fabricantes deben ser idneos, es decir, deben tener suficiente capacidad operativa para elaborar las formas farmacuticas que ofrecen, tanto en lo que ser refiere a personal como a instalaciones, equipos y normas de fabricacin. A veces se esgrime el argumento que si un ente del Estado como el MSP o sus dependencias autoriz el funcionamiento de un laboratorio, todas las instituciones del ministerio pblico tienen obligadamente que aceptarlo como proveedor. Esta interpretacin no es correcta pues las instituciones, al igual que cualquier comprador, pueden reservarse el derecho de comprobar la capacidad operativa de un proveedor, sea mediante su personal o mediante cuestionarios que el proveedor debe completar. d. El registro debe estar inserto en un sistema computarizado que de informacin cruzada, es decir, que seale como mnimo que productos puede entregar un determinado proveedor, y cuales proveedores pueden entregar un determinado producto, adems de informacin comparativa sobre precios.

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e. El registro debe incluir una evaluacin objetiva del comportamiento de proveedor, valorando y ponderando factores, tales como la calidad de los productos entregados, oportunidad de despachos, cumplimiento de las instrucciones de la orden de compra, etc. Los llamados a inscribirse en el registro de proveedores deben publicarse ampliamente en el pas. Adems es necesario enviarlos a las representaciones diplomticas en todos los pases donde se conoce que exista una industria farmacutica desarrollada y en condiciones de exportar. Conviene tener presente que la OPS y UNICEF son dos fuentes valiosas para tener nombres de proveedores potenciales de productos farmacuticos. Para su inscripcin en el registro debe exigirse a los proveedores que presenten un documento firmado por el representante legal de la empresa, que seale lo siguiente: 1. Para los laboratorios del pas: Nombre o razn social Direccin completa Nombre del representante legal Nombre de las personas autorizadas a firmar ofertas Nombre del Qumico Farmacutico responsable Copia legalizada ante notario del certificado expedido por la autoridad sanitaria competente que lo autoriza como fabricante de productos farmacuticos. Formas farmacuticas que est en condiciones de elaborar. Productos que ofrece, indicando su composicin cuali y cuantitativa y el nmero y fecha de su registro sanitario. Una declaracin expresa que autorice a funcionarios de la institucin para que inspeccione las instalaciones del proveedor y confirmen su capacidad operativa. 2. Para los laboratorios del extranjero:

Respecto del proveedor: Nombre o razn social Direccin completa Nombre del representante en el pas Copia de la licencia del fabricante expedida por la autoridad sanitaria competente de su pas, legalizada ante el consulado. Productos que ofrece, indicando su composicin cuali y cuantitativa. Para cada producto ofrecido debe exigirse el respectivo Certificado de producto farmacutico expedido en el formato sugerido por la OMS para la certificacin de calidad de los productos objeto de comercio internacional. Solo deberan aceptarse productos que estn registrados en el pas de origen para venderse en dicho pas y no nicamente para exportacin, a menos que esta situacin sea debidamente justificada. Respecto del representante en el pas: Nombre o razn social del representante Direccin completa Copia del contrato de representacin, legalizado en el consulado respectivo. La valoracin de los proveedores se refiere a la evaluacin que se les debe hacer, a travs de un registro por escrito de todo lo relacionado con su desempeo en el proceso de adquisicin. Se debe tener en cuenta la calidad desde el punto de vista del producto en s y del servicio, para lo cual es importante tener definidos unos parmetros y unos puntajes asociados con cada uno de ellos, algunos de los cuales pueden ser:

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Calidad. Oportunidad. Servicio. Oferta. Tiempos de entrega.

Para adelantar una valoracin objetiva y confiable se debe abrir una carpeta por proveedor y en ella ir archivando toda la informacin. Los criterios de calificacin que se deben tener en cuenta con respecto al producto son: - Problemas que se hayan detectado con el uso del producto (falta de efectividad), cuya fuente principal es el personal mdico de la institucin. - Incumplimiento de las especificaciones de la USP en el anlisis fisicoqumico. - Defectos de la produccin detectados al momento de la recepcin (crticos, mayores, menores). Los criterios de valoracin con respecto al servicio son: - Cumplimiento en el sostenimiento de ofertas. - Cumplimiento en las entregas de pedidos. - Rapidez con la que atiende los reclamos. - Disposicin a la atencin de reclamos. - Volumen de devoluciones hechas durante el ao. Los criterios anteriores deben ser complementados con otros que a juicio de los comits de Farmacia y Teraputica o de Compras sean pertinentes para las condiciones particulares de la Institucin. Para el proceso de valoracin se deben asignar valores numricos a cada criterio (lo debe hacer el comit de compras) y establecer el de cada proponente. Previamente se debe establecer el puntaje mnimo que debe obtener un oferente para ser considerado como proveedor y permanecer inscrito en el krdex institucional. MODELO PARA EVALUACIN O CALIFICACIN DE PROVEEDORES
TIPO DE PROVEEDOR PLAZO DE ENTREGA EXPERIENCIA PLAZO DE CANCELACIN

Productor 25 puntos Representante 20 puntos Importador 15 puntos Distribuidor 10 puntos

Entrega inmediata hasta Ms de 10 aos 7 das 25 puntos 25 puntos De 8 a 30 das De 5 a 10 aos 20 puntos 15 puntos De 31 a 60 das Menos de 2 aos 15 puntos 10 puntos Ms de 61 das Menos de 2 aos 10 puntos 10 puntos

Ms de 120 das 25 puntos De 90 a 120 das 20 puntos De 30 a 89 das 15 puntos Menos de 30 das 10 puntos

TABLA DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES CATEGORA POR PROVEEDOR PROVEEDOR A PROVEEDOR B PROVEEDOR C PROVEEDOR D INTERVALO DE PUNTOS 100 a 80 79 a 66 65 a 55 54 a 40

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Programacin de las adquisiciones: estimacin de necesidades Para una adecuada programacin de las compras es requisito fundamental un buen proceso de estimacin de necesidades, el cual tiene como finalidad establecer los requerimientos de medicamentos necesarios para cierto periodo de tiempo (cantidad, calidad y momento oportuno). Cuando se tiene claro que es lo que se va a comprar, es necesario determinar en que cantidades debe comprarse para suplir las necesidades por un periodo de tiempo determinado. Lo ms importante para la adecuada estimacin de las cantidades a adquirir es contar con informacin actualizada y permanente, y tener en cuenta las tendencias y perspectivas futuras, como por ejemplo el aumento de la demanda de insumos por nuevos contratos, la supresin de un programa, o las variaciones en la oferta de productos en el mercado. Metodologa para estimar necesidades de medicamentos esenciales Para este proceso se debe tener muy claro los clientes y usuarios de los servicios de la institucin. (Este mtodo se explicar en una clase de laboratorio). Mtodo por consumos histricos (Ms conocido y utilizado). Se recopila la informacin de los elementos (krdex, comprobantes de entrega, formatos de consumo, etc.) que evidencien cmo ha sido el movimiento de los medicamentos en la institucin, durante un tiempo determinado (mnimo durante seis meses). Con base en esta informacin se establece el consumo promedio mensual (CPM) de cada producto. Con base en el consumo promedio mensual, el tiempo que transcurre entre el momento en que se inicia el proceso de adquisiciones y el que llega el medicamento a la institucin (tiempo de reposicin), se determinan los niveles mnimos y mximos de existencias, el punto de reposicin (cantidad de existencias a la cual le debe iniciar el proceso de adquisiciones) y la cantidad a pedir. Criterios que son fundamentales para la programacin y ejecucin de las adquisiciones. Consumo promedio mensual (CPM). Para conocer este dato se debe obtener el consumo de cada insumo durante los ltimos seis meses (tres meses como mnimo, en caso de no contar con informacin de seis meses), datos que se obtienen directamente de las tarjetas del krdex, las cuales deben ser actualizadas constantemente con informacin veraz. Para calcular el consumo promedio mensual, se suman los consumos de los meses analizados y se divide por el nmero de stos. A continuacin se presenta un ejemplo de la forma correcta como se debe desarrollar esta actividad: Supngase que el consumo de Quinidina inyectable durante los ltimos tres meses fue: Enero Febrero Marzo 80 ampollas 60 ampollas 70 ampollas

CPM = 80 + 60 + 70 / 3 = 210 / 3 = 70 Entonces, CPM = 70, indica que cada mes en promedio la Institucin se gastan 70 ampollas de Quinidina.

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Si se presentan perodos en los cuales no hay salidas o gastos de un insumo, estos se deben analizar para establecer las causas por las cuales no hubo consumo, anlisis que nos permite saber si se incluye o no este valor en el promedio. As por ejemplo, si la causa por la que no aparecen registradas salidas es debida a que no hubo consumo de ese insumo, an habiendo existencia, ese dato se debe incluir en el promedio y por lo tanto se suman los valores de los otros dos meses y se divide por tres. Ejemplo: Enero Febrero Marzo 100 ampollas 0 ampollas 50 ampollas

CPM = 100 + 0 + 50 / 3 = 150 / 3 = 50 Si se estn analizando los ltimos tres meses y slo hubo consumo en uno de ellos an habiendo existencia de l, es necesario que se pase esta informacin al comit de Farmacia y Teraputica para que l analice qu est sucediendo con el insumo. Si se estn analizando los tres ltimos meses y solamente se cuenta con uno o dos datos y la causa es que el producto estaba agotado en el mercado o la institucin no lo haba podido adquirir por alguna causa, los ceros no se deben incluir en el promedio y debe buscarse la informacin de los tres ltimos meses en los que hubo existencias del insumo. Ejemplo si los movimientos son: Enero Febrero Marzo 120 ampollas 0 ampollas 0 ampollas

La situacin es que en enero se consumieron 120 ampollas, pero en febrero y marzo, no hubo consumo por no tenerlo disponible. No se debe dividir el 120 por tres, se busca la informacin de meses anteriores, as: Diciembre Noviembre Octubre Septiembre 80 ampollas 70 ampollas 55 ampollas 80 ampollas

Se toman los meses de enero, diciembre y noviembre para determinar el promedio: CPM = 120 + 80 + 70 / 3 = 270 / 3 = 90 Se presentan situaciones en las cuales el consumo de un insumo tiende a subir o a bajar paulatinamente con el tiempo. En estos casos es riesgoso utilizar el consumo promedio y en vez de esta herramienta estadstica, se debe utilizar la regresin lineal, para lo cual se debe contar con siete datos como mnimo. Tiempo de reposicin. Es la fraccin de tiempo que se requiere para llevar a cabo todos los trmites administrativos necesarios para la adquisicin, sumndole adems, el tiempo que se gasta el proveedor en entregar el pedido a la institucin. Cada unidad debe definir su tiempo de reposicin, el cual depender de los medios de transporte, vas de acceso a la unidad, del flujo de los trmites administrativos y de la ubicacin geogrfica de la institucin (los ms lejanos al domicilio de los proveedores, tendrn un tiempo de reposicin generalmente mayor)

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La importancia de este parmetro se fundamenta en que si no se tiene en cuenta el tiempo gastado en los trmites administrativos y el tiempo que gasta el proveedor para entregar el pedido se incurre en el error de no pedir la cantidad adecuada, lo que conllevara a desabastecimientos o a realizar demasiados pedidos del mismo insumo durante un mes. Esto genera desgaste administrativo y trastornos en el funcionamiento de la unidad. Una vez determinado el tiempo de reposicin, se debe definir el perodo para el cual se harn los pedidos, de acuerdo a la poltica de compra de la institucin: uno, dos, o tres meses; dependiendo de la capacidad financiera de la empresa, de la capacidad de almacenamiento de que se disponga y ESENCIALMENTE de la clasificacin ABC. Nivel mnimo de existencias (NmE). Llamado tambin Stock mnimo (sm) Se define como la cantidad de insumo que se debe tener en existencia en almacn o Farmacia segn sea el caso, necesaria para cubrir un tiempo de reposicin. La importancia de manejar este parmetro consiste en que esta cantidad acta como una reserva de seguridad y que debe permanecer siempre como tal. Permite, disponer del insumo durante un tiempo de reposicin en las situaciones en las que aumenta el consumo, realizar pedidos por debajo del punto de reposicin (comprar siempre al mismo tiempo) y cubrir emergencias mientras llega un nuevo pedido. A continuacin se presenta una propuesta de frmula para calcular este parmetro: NmE = CPM * FRACCIN DE TIEMPO DE REPOSICIN CON RESPECTO A UN MES Punto de reposicin (PR). Se define como el momento en el cual hay suficiente cantidad del insumo para cubrir su gasto hasta que llegue el nuevo pedido sin utilizar el nivel mnimo de existencias, NmE. En otras palabras es el punto en el cual se deben empezar a realizar los trmites de pedido para garantizar abastecimiento oportuno. Es importante porque permite visualizar el momento preciso en el cual debe iniciarse el proceso de adquisicin para no sufrir agotamientos. Para ello entonces, debemos tener en cuenta el nivel mnimo de existencias ms un tiempo de reposicin que se consumir mientras llegue el nuevo pedido sin que se agote el nivel mnimo. A continuacin se presenta una propuesta de frmula para calcular este parmetro: PR = NmE + CONSUMO DURANTE UN TIEMPO DE REPOSICIN (NmE) = 2 NmE Nivel mximo de existencia (NME). Se define como la cantidad mxima que se debe tener en existencia de un insumo determinado, an habiendo acabado de recibir un nuevo pedido, es decir, es el lmite superior del cual no nos debemos pasar en existencias. La importancia de manejar este parmetro radica en permitir mantener en existencia las cantidades adecuadas para un perodo determinado por la poltica de su compra, sin necesidad de hacer inversiones en cantidades exageradas, lo cual ayuda a optimizar el presupuesto de la unidad. El nivel mximo de existencias o NME se calcula teniendo en cuenta la cantidad mnima que se debe tener como reserva (NmE) ms la cantidad que se consume durante el perodo para el cual se compra (CPM*meses para los cuales se adquiere).
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A continuacin se presenta una propuesta de frmula para calcular este parmetro: NME = NmE + CPM * MESES PARA LOS CUALES SE COMPRA Cantidad a pedir (CAP). Se define como la cantidad de insumo que se debe solicitar a un proveedor para reestablecer aquellos que se han consumido durante el perodo para el cual se compra. Es importante manejar tcnicamente este parmetro porque permite calcular, de una manera mas precisa y no al tanteo, la cantidad que realmente se requiere para ese perodo, debido a que para ello se tienen en cuanta las existencias del insumo al momento de iniciar los trmites de adquisicin. Para calcular la cantidad a pedir se debe tener en cuenta el Punto de Reposicin (PR), la cantidad que se consume durante el perodo para el cual se compra (CPM*meses para los cuales se adquiere) y las existencias al momento de empezar a hacer el pedido. A continuacin se presenta una propuesta de frmula para calcular este parmetro: CAP = (PR + CPM * MESES PARA LOS CUALES SE COMPRA) - EXISTENCIAS Como se observa, todos los parmetros tcnicos que nos permiten gerenciar los insumos hospitalarios esenciales, dependen del consumo promedio, razn por la cual este valor debe estar muy bien calculado y para ello se requiere que el krdex est siempre actualizado y con informacin veraz. Ejemplo Supngase que se va a adquirir penicilina benzatnica para el mes de octubre de 2010, el trmite se va realizar el da 15 de ese mes, fecha a la cual se tienen en existencia 200 ampollas, adems el tiempo de reposicin es de 8 das, la poltica de compra de este insumo es mensual y los consumos histricos son los siguientes: Febrero/2007 Marzo/2007 Abril/2007 Mayo/2007 600 frasco-ampollas 500 frasco-ampollas 0 frasco-ampollas (no haba en el mercado) 400 frasco-ampollas

Con la informacin anterior determine todos los parmetros: 600 + 500 + 400 CPM = --------------------- = 500 frasco-ampollas 3 NmE = CPM(500)*Fraccin del tiempo de reposicin con respecto a un mes(8/30) NmE = 500*0.25 = 125 frasco-ampollas. PR = 2NmE = 2*125 = 250 frasco-ampollas. NME = NmE + CPM*meses para los que se adquiere =125 + 500*1=625 frasco-ampollas. CAP = (PR + CPM*meses para los que se adquiere) Existencias CAP = (250 + 500*1) - 200 = 550.

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Anlisis: Se interpreta entonces, que mensualmente la institucin consume 500 frascoampollas de penicilina Benzatnica, que debe tener permanentemente como mnimo 125 Ampollas, que el nuevo pedido lo empezar a tramitar cuando hayan en existencia 250 frasco-ampollas (PR) y que nunca podr tener mas de 625 frasco-ampollas en existencia mientras el consumo promedio sea de 500 y la poltica de compra sea mensual. Obsrvese que a pesar de que el pedido se realiza en una cantidad inferior al punto de reposicin (200< 250), no se presenta agotamiento. Esto debido a que se tiene definido el nivel mnimo; de ah su importancia. Cuando el pedido llegue se tendr una existencia de 75 ampollas (si en un mes se consumen 500, en una semana 125, y 200-125=75), lo fundamental es evitar pedir por debajo del NmE, debido a que a la llegada del producto seguramente ya se tuvo demanda no atendida, sin embargo lo correcto es iniciar los trmites en el punto de reposicin, para mayor claridad obsrvese lo que ocurre en las siguientes situaciones y su correlacin grfica.

Si para el segundo mes se inicia el proceso en el punto de reposicin, existencias de 250, la cantidad a pedir ser de: CAP = 250 + 500 - 250 = 500 Frasco-ampollas. Si para el tercer mes se inicia el proceso donde se indica en el grfico, existencias de 375, la cantidad a pedir ser de: CAP = 250 + 500 - 375 = 375 Frasco-ampollas.

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Si para el cuarto mes se inicia el proceso donde se indica en el grfico, existencias de 125, la cantidad a pedir ser de: CAP = 250 + 500 - 125 = 625 Frasco-ampollas. Si para el quinto mes se inicia el proceso donde se indica en el grfico, existencias de 625, la cantidad a pedir ser de: CAP = 250 + 500 - 625 = 125 Frasco-ampollas Si para el sexto mes se inicia el proceso donde se indica en el grfico, existencias de 75, la cantidad a pedir ser de: CAP = 250 + 500 - 75 = 675 Frasco-ampollas Se observa que el punto clave para hacer los pedidos es el punto de reposicin ya que permite contar con insumo necesario hasta que llegue el nuevo pedido sin que se gaste el nivel mnimo de existencias. Tambin se observa que pedir por debajo del punto de reposicin es un riesgo, debido a que pueden consumirse an los insumos del nivel mnimo de existencia, por tanto debe evitarse iniciar los trmites en el nivel mnimo de existencia y nunca por debajo de l (vemos en el ejemplo que se queda con saldo negativo que indica desabastecimiento), adems cuando llega el pedido vamos a tener mas de la cantidad mxima que es 625 y esto debido a que al hacer el clculo se tiene en cuenta lo que se gasta durante el perodo de desabastecimiento (50 unidades que se dejaron de suministrar). Una vez definidas las cantidades a adquirir, se pide cotizacin como mnimo a tres de los proveedores inscritos en el krdex y con base en esta informacin se elabora un cuadro de evaluacin de ofertas (Anexo B, Cuadro de Evaluacin de Ofertas), que debe ser presentado al comit de compras para hacer las adjudicaciones Toda la metodologa presentada para la estimacin de las necesidades es vlida para calcular cantidades cuando se distribuye desde una bodega central hacia distintos puntos de dispensacin. Mtodo por perfil epidemiolgico. De acuerdo con el perfil epidemiolgico definido se establecen las cantidades de los medicamentos necesarios para cada tratamiento y se multiplica la frecuencia (ocurrencia) de la enfermedad por la cantidad de medicamento necesario para el tratamiento. Este mtodo es de mucha utilidad cuando se van a incluir nuevos medicamentos para el tratamiento de una patologa y por lo tanto, inicialmente no se dispone de informacin de su movimiento. Ejecucin de la compra. El proceso de compra se hace a travs de un documento llamado orden de compra u orden de pedido (Anexo C, formato modelo de orden de compra). Este documento debe diligenciarse por duplicado, de los cuales la original se enva al proveedor y la copia se entrega al encargado de recepcin. Evaluacin y realimentacin. Esta actividad es fundamental dentro del proceso de adquisiciones, para su desarrollo cabal se deben definir indicadores que permitan evaluar el grado de cumplimiento de la funcin
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social de garantizar la disponibilidad y accesibilidad de los insumos que se requieran en el mbito institucional para una adecuada prestacin de los servicios y/o que sean solicitados por los usuarios. A manera de sugerencia algunos de estos indicadores deben ser: Demanda no atendida. Dirigido a caracterizar pedidos o prescripciones no dispensados o dispensados en forma incompleta. Porcentaje de insumos agotados. El cual permite establecer en un momento determinado que cantidad de productos no estn disponibles y por tanto existe posibilidad de generar demanda no atendida. Porcentaje de descuento promedio obtenido en la compra. El cual facilita la valoracin global del proceso y fundamental para definir polticas de negociacin y de descuentos con las aseguradoras y usuarios. Cantidad de dinero utilizado para compras urgentes o en condiciones diferentes de negociaciones usuales. Contribuye tambin a valorar el funcionamiento global del proceso. Cantidad de reclamos por mala calidad o por problemas relacionados internos y externos. Orienta la efectividad de la seleccin y valoracin de los proveedores. De lo expuesto se evidencia que el proceso de adquisiciones tiene tres grandes frentes de trabajo: La definicin de las necesidades en cuanto a identidad de los productos, cantidades de los mismos y requerimientos de calidad. El trabajo con los proveedores, tendiente a obtener las mejores condiciones de calidad, oportunidad y costos. El adecuado funcionamiento del Comit de Compras, el manejo de informacin exacta y oportuna y el krdex de proveedores, aunados a la honestidad e idoneidad del personal encargado de esta funcin, son las claves del xito de las adquisiciones. RECEPCIN TCNICA DE PEDIDOS La recepcin es el proceso mediante el cual se hace una comparacin entre lo pactado con el proveedor y lo que l enva (recepcin administrativa) y entre lo establecido por la legislacin vigente, las necesidades de uso del producto y lo que el producto presenta (recepcin tcnica). Recepcin administrativa Se refiere a la verificacin de las especificaciones administrativas del pedido que acaba de llegar. Para ello se debe tener en cuenta: Factura del proveedor, orden de compra y el pedido que llega. Se debe entonces confrontar que: El producto pedido s sea el que llega fsicamente y en la factura. La forma farmacutica sea la solicitada. El valor unitario corresponda al de la orden de compra. El valor total est bien calculado (por producto y total de la factura). La fecha de entrega debe coincidir con la fecha pactada. Las cantidades deben coincidir: cantidad fsica, facturada y pedida.

Recepcin tcnica
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Se refiere a las caractersticas de calidad (de almacenamiento, transporte y fabricacin) del producto. Estado de los embalajes (no deben estar rotos, mojados, abiertos, mal tratados). La leyenda de los embalajes debe coincidir con la de la orden de compra: producto, concentracin, proveedor. Fecha de vencimiento, la cual debe ser igual o inferior a cinco aos, contados a partir de la fecha de fabricacin. Nmero del lote de fabricacin. Laboratorio fabricante. En el proceso de recepcin es importante tener claro el significado de los siguientes trminos, Agrafe, Defecto, Defecto crtico, Defecto mayor, Defecto menor, Embalaje, Empaque, Empaque primario, Envase, Empaque secundario, Impresin, Inspeccin, Letra Clave, Lote de Recepcin, Material de Acondicionamiento, Medicamento Defectuoso, Muestra, Plan de Muestreo, Nivel Aceptable de Calidad (N.A.C.), Rtulo, Tapa. Agrafe: Protector metlico externo que asegura y fija la tapa de los envases de los productos de uso parenteral que vienen en frasco vial, cuya finalidad es garantizar el aislamiento de su contenido del medio ambiente, actuando como sistema de seguridad para la conservacin de sus propiedades fisicoqumicas y microbiolgicas. Banda de seguridad: Es un sello temporal incorporado entre la tapa y el cuello del recipiente, que se rompe en el momento de la apertura, utilizado principalmente en los productos farmacuticos lquidos, con el fin de garantizar que no ha existido ningn tipo de manipulacin del contenido previa a su utilizacin final. En otras formas farmacuticas se utilizan diferentes sistemas de seguridad con el mismo fin, como los sellos de aluminio en la boca del tubo colapsable de cremas, ungentos y colirios. Defecto: Cualquier discrepancia o inconformidad de la unidad de producto con respecto a sus especificaciones previamente establecidas. Defecto crtico: Es aquel que inhabilita el producto para el uso por producir condiciones peligrosas o inseguras, desde el punto de vista fisicoqumico o microbiolgico, para los potenciales usuarios o para quienes lo mantienen y administran. Tambin es defecto crtico aquel que impide la normal utilizacin del producto. Son ejemplos de defecto crtico la presencia de cuerpos extraos en formas farmacuticas de administracin parenteral y la deficiencia en la vlvula de un inhalador. Defecto mayor: Es aquel que, sin ser crtico, puede ocasionar fallas o reducir en forma significativa la utilidad del producto. Por ejemplo, la ausencia de la banda de seguridad. Defecto menor: Es aquel que no reduce significativamente la utilidad del producto. Por ejemplo, la deficiencia esttica de las etiquetas que no impida la legibilidad de la informacin. Cierre: Sistema o dispositivo que impide la salida del contenido de un envase determinado y es parte constitutiva de l. Embalaje: Empaque diseado para proteger y facilitar el transporte de medicamentos e insumos en general en cantidades apreciables. Empaque: Es el recipiente que contiene uno o varios envases. Envase primario: Es el recipiente que est en contacto directo con el producto.

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Envase secundario: Es el recipiente que puede contener varios envases primarios y se encuentra en contacto directo con stos. Fecha de vencimiento: Es la fecha hasta la cual el fabricante del medicamento garantiza, basado en las pruebas de estabilidad, que ste conserva sus caractersticas de eficacia, seguridad, pureza y las dems que corresponden a la naturaleza del producto, siempre y cuando sea almacenado todo el tiempo bajo las condiciones que se indican en su empaque. Corresponde por lo tanto, a la fecha hasta la cual se puede utilizar un medicamento, con la garanta del fabricante, de que no existen riesgos de fracaso teraputico o efectos no deseados debidos a cambios en el producto; para productos nuevos es de un mximo de dos (2) aos, extensibles hasta cinco (5) aos de acuerdo con las pruebas de envejecimiento normal. Constituye una de las exigencias para el rotulado de todo medicamento. Lote: Cantidad determinada de un material, de caractersticas similares o que es fabricado bajo condiciones de produccin presumiblemente uniformes, que se somete a inspeccin como un conjunto unitario. Material de acondicionamiento: Todos aquellos elementos que participan en el empaque, envase, cierre y rotulado de un medicamento y que lo hace apto para ser dispensado, conservando sus requisitos de estabilidad. Muestreo: Es el proceso por medio del cual se extrae una fraccin estadsticamente significativa de un lote para analizar sus caractersticas propias y a partir de los resultados generalizar las conclusiones para todo el lote. Nmero de lote: Es la designacin en nmeros y/o letras codificacin del producto que identifica el lote a que ste pertenece y que permite en caso de necesidad localizar y revisar todas las operaciones de fabricacin e inspeccin practicadas durante su produccin. Bajo ste nmero se guarda todos los aspectos y operaciones que tuvieron que ver con la fabricacin del lote. Vida til de un producto farmacutico: Es el perodo de tiempo durante el cual puede utilizarse el producto sin que se afecte su seguridad, eficacia, pureza, siempre y cuando se mantengan las condiciones de conservacin y almacenamiento recomendadas por el fabricante. El perodo de vida til comienza al momento de ser fabricado un producto (lote fabricacin) y termina normalmente con la fecha de expiracin. Recepcin: Conjunto de actividades tendientes a verificar y garantizar el ajuste de las caractersticas de los productos farmacuticos a los requerimientos administrativos y tcnicos en el momento de su ingreso a la Institucin. Presentacin: Es la forma como se consigue un medicamento en el mercado. Por ejemplo el Propranolol de 80 mg viene en cajas por 20 tabletas. Forma farmacutica: Es la conformacin final que se le da al frmaco mediante un proceso farmacotcnico para garantizar su estabilidad durante el perodo de vida til, facilitar su administracin y favorecer su acceso y disponibilidad en el sitio de accin. Por ejemplo tabletas, cpsulas, grageas, jarabes, elixires, supositorios, inyectables, etc. TOMA DE MUESTRAS El muestreo lo debe realizar el funcionario responsable del Servicio Farmacutico (Qumico Farmacutico o Regente de Farmacia), quien debe definir el plan de muestreo a utilizar y calcular el tamao de la muestra, utilizando para ello la norma ICONTEC 2859-1 (En Colombia). Inspeccin
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Despus de conocer el nmero de unidades a inspeccionar, se procede a hacer el muestreo a travs de mtodos adecuados de extraccin de muestras, como por ejemplo al azar, de tal forma que la muestra sea representativa del lote de recepcin. La muestra debe ser obtenida del total del lote. Una vez extrada sta, se procede a la inspeccin, en la cual se deben revisar las especificaciones tcnicas ya descritas y las que se detallan a continuacin: En Rtulos (En Colombia) Franja roja en sentido horizontal que la deben tener los antibiticos, vacunas y vitaminas en forma lquida. (En Colombia) Franja verde con la leyenda MEDICAMENTO ESENCIAL, (En Colombia) Franja de color violeta que identifica a los medicamentos de control especial. Concentracin de principio activo. Contraindicaciones. Condiciones de almacenamiento. Indicaciones si es de venta libre. No debe tener indicaciones si no es de venta libre. La leyenda MANTNGASE FUERA DEL ALCANCE DE LOS NIOS Estado y posicin de la etiqueta, la cual no debe estar torcida, sucia, manchada, rota, mal pegada ni arrugada. En embalajes La identificacin del embalaje debe corresponder con lo descrito en la orden de compra, debe ser clara y completa. Debe estar bien sellado, sin quebraduras, no debe presentar humedad ni estar mojado. En el empaque La identificacin debe corresponder con lo descrito en la orden de compra y el embalaje y debe ser completamente legible. No debe presentar deterioro, ni carencia de cierre. No debe presentar manchas, perforaciones, rayones. Ausencia de material adherido con pegantes. El empaque debe estar limpio y no presentar humedad de ningn tipo. En el envase Si el envase es de vidrio debe cumplir con: Tener color adecuado cuando el medicamento lo requiera (proteger de la luz) Contenido completo. Tapa con banda de seguridad y cierre hermtico. Ausencia de polvo, manchas u otras suciedades. No presentar grietas. No debe estar deformado ni con suciedad exterior Si el envase es de plstico debe cumplir con: Estar libre de olores sospechosos. Contenido completo. Tapa con banda de seguridad. No presentar deformaciones. No presentar perforaciones como tampoco materiales extraos. No presentar superficies arrugadas, rayones.

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En las Tapas Ausencia de perforaciones o rupturas. Buen ajuste de la tapa. No se aceptan frascos chorreados o que dejen escapar parte del medicamento por mal ajuste de la tapa. Que est acompaada por la banda de seguridad. En la impresin Debe ser clara, sin manchas de tinta o sustancias que impidan leer la informacin. No debe desprender la tinta al tocarla con los dedos. En los blsteres Completamente sellados. Completamente llenos. No deben estar rotos, arrugados. Deben tener la informacin de: Nombre genrico y/o comercial, lote, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante. FORMAS FARMACUTICAS Lquidos estriles No deben presentar turbidez, partculas extraas, cambio de color. Jarabes, elxires, suspensiones, emulsiones, soluciones, tinturas y extractos No deben presentar sustancias precipitadas o extraas No debe haber desprendimiento de gases: los frascos plsticos se inflan y los de vidrio explotan. Las suspensiones deben regenerarse al agitarlas suavemente. Falta de homogeneidad en emulsiones. Polvos, granulados, tabletas, grageas, efervescentes, tabletas vaginales cpsulas duras y blandas, polvos

Deben presentar color uniforme: no se aceptan unidades de diferentes colores en un mismo lote. Los bordes de las tabletas y grageas no deben estar quebrados ni desmoronados. No deben presentar manchas en su superficie. Las tabletas y grageas no deben presentar polvo (de la misma tableta) adherido a la superficie. Las cpsulas deben estar llenas: no se aceptan cpsulas abiertas, parcialmente llenas, ni tampoco vacas. Slidos Estriles El color debe ser uniforme. El polvo debe desprender fcilmente de las paredes del frasco. No se aceptan frascos con polvo apelmazado que den indicios de humedad. No deben contener partculas extraas: pedazos de vidrio, de caucho, de metal, etc. Cremas y Ungentos Los tubos deben estar sin deformaciones: no se aceptan tubos arrugados, aplastados, rotos.
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Deben estar hermticamente sellados: especialmente los productos oftalmolgicos. Deben estar completamente llenos: no se aceptan parcialmente llenos. Deben estar protegidos por una tapa, la cual debe ajustar perfectamente al cerrar el tubo. Para efectos de aceptacin o rechazo, se deben tener en cuenta los tipos de defectos: crtico, mayor o menor (Anexo E, clasificacin de defectos). Una vez conocido el nmero de defectuosos se procede a la aceptacin o al rechazo, cruzando en la tabla 2 A de la norma tcnica colombiana NTC-ISO-2859-1: planes de muestreo simple para inspeccin normal, anexos D1 Y D2, el nmero de la muestra contra el nivel de calidad establecido. En este cruce se encuentra el nmero de defectuosos con los que se puede aceptar y el nmero de defectuosos con el que se debe rechazar el lote de recepcin. En general, los niveles aceptables de calidad son: 1% para defectos crticos, 6.5% para defectos mayores, y 15% para defectos menores, aunque estos niveles deben ser definidos por la institucin y los debe dar a conocer a los proveedores al momento de las contrataciones. El lote se acepta si el nmero de defectuosos es igual o inferior al establecido para el N.A.C. respectivo, si es superior al establecido en la tabla, entonces se rechaza. Para efectos de aceptacin o rechazo, se deben tener en cuenta los tipos de defectos: crtico, mayor o menor (Anexo E, clasificacin de defectos). Una vez conocido el nmero de defectuosos se procede a la aceptacin o al rechazo, cruzando en la tabla 2 A de la norma tcnica colombiana NTC-ISO-2859-1: planes de muestreo simple para inspeccin normal, anexos D1 Y D2, el nmero de la muestra contra el nivel de calidad establecido. En este cruce se encuentra el nmero de defectuosos con los que se puede aceptar y el nmero de defectuosos con el que se debe rechazar el lote de recepcin. BIBLIOGRAFIA Carlos Moreno y Gloria Jaramillo, "Seleccin y estimacin de necesidades de medicamentos para los sistemas de salud", en CONTRERAS M., Carmen Rosa y MORENO R. Carlos, ed. Curso de gerencia y administracin de sistemas de suministro de medicamentos esenciales. 2a. Edicin. Cooperativa de Hospitales de Antioquia, Ministerio de Salud de Colombia, OPS/OMS. Universidad de Antioquia, Medelln, 1997. Unidad 4. Carmen Rosa Contreras, Beatriz Orrego y Nelly Marn, "Adquisicin de medicamentos Esenciales", en CONTRERAS M., Carmen Rosa y MORENO R. Carlos, ed. Curso de gerencia y administracin de sistemas de suministro de medicamentos esenciales. 2a. Edicin. Cooperativa de Hospitales de Antioquia, Ministerio de Salud de Colombia, OPS/OMS. Universidad de Antioquia, Medelln, 1997. Unidad 5. Fundacin Restrepo Barco. Gua para el mejoramiento de un rea de suministros. Serie Geos. Editorial Guadalupe SA. Santaf de Bogot 1992. Instituto Colombiano de Normas Tcnicas -ICONTEC- Procedimiento de Muestreo Para Inspeccin por Atributos: Parte 1. Planes de Muestreo Determinados por el Nivel Aceptable de Calidad (NAC) para Inspeccin Lote a Lote. NTC-ISO 2859-1. Santaf de Bogot 1994. Management Scieces for Health. El suministro de Medicamentos. Boston, Massachusetts USA. pp. 103-290 Memorias del seminario Mejoramiento de la Efectividad de la Administracin de Suministros. Medelln, agosto de 1996. Dictado por el doctor Mauricio Beltrn Jaramillo. Wexnan S. El proceso de Adquisiciones de medicamentos en el sector pblico. Washintong, Programa Regional de Medicamentos Esenciales. Organizacin Mundial de la Salud. 1989. pp. 13-43.

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Serna A.T. El registro y Calificacin de Proveedores como herramienta en el Proceso de Adquisiciones y Aseguramiento de la Calidad de los Insumos de Salud. Cooperativa de Hospitales de Antioquia. Revista Nuevos Tiempos. 1995; 2:37-46.

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