Manual de Operacion PMG 2012

MANUAL DE OPERACIN DEL MDULO INSTITUCIONAL 2012
Programa Especial de Mejora de la Gestin en la APF 2008-2012 Es
NDICE
1. 2. 3. OBJETIVO DEL MANUAL ....................................................................................................................................................................................................................... 3 INTRODUCCIN ..........................................................................................................................................................................................................................3 ESTRATEGIA PMG 2012 ...............................................................................................................................................................................................................4
3.1. Proyectos institucionales ..................................................................................................................................................................................................................... 5 3.2. Proyectos transversales o interinstitucionales ..................................................................................................................................................................................... 5 3.3. Proyectos consolidados........................................................................................................................................................................................................................ 5 3.4. Regulacin base cero en trmites, servicios y normas.......................................................................................................................................................................... 5 3.5. Manuales Administrativos de Aplicacin General (MAAG)................................................................................................................................................................... 6 3.6. Reduccin de costos administrativos...................................................................................................................................................................................................... 6 3.7. Programas de Mejora Regulatoria 2011-2012......................................................................................................................................................................................... 7 4. FLUJO DE OPERACIN 2012 DEL PMG .................................................................................................................................................................................................. 8
4.1. Seleccin de iniciativas......................................................................................................................................................................................................................... 8 4.2. Registro de proyectos .........................................................................................................................................................................................................................12 4.3. Seguimiento de proyectos...................................................................................................................................................................................................................13 4.4. Cierre de proyectos .............................................................................................................................................................................................................................15 5. 6. CALENDARIO PMG 2012 ............................................................................................................................................................................................................ 16 PARTICIPANTES EN EL PMG ....................................................................................................................................................................................................... 17
ANEXO 1: INDICADORES DE PROYECTO............................................................................................................................................................................................... 22 ANEXO 2. PROGRAMAS DE TRABAJO PARA LOS PROYECTOS DE MEJORA SEGN SU CATEGORA .......................................................................................................... 27
Manual de Operacin del Mdulo Institucional 2012 2/39
1. OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer y dar a conocer a las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal (APF), sus rganos administrativos desconcentrados y la Procuradura General de la Repblica, as como a los rganos Internos de Control (OIC), las directrices que regularn la operacin del Programa Especial de Mejora de la Gestin en la Administracin Pblica Federal 2008-2012 (PMG) durante el ejercicio 2012.
1.1. Objetivos especficos

Establecer y dar a conocer a los participantes del Programa, la estrategia de operacin 2012 del PMG, la cual busca orientar los esfuerzos de mejora institucionales hacia la obtencin de resultados en beneficio de la ciudadana. Describir la operacin 2012 del PMG, la cual est basada en la consolidacin y aseguramiento de proyectos en ejecucin y realizacin de nuevos proyectos de mejora. Precisar los roles de cada participante del PMG, a fin de lograr un mayor entendimiento de las tareas a realizar, as como fortalecer la coordinacin y sinergia entre los involucrados.
2. INTRODUCCIN
A partir de la publicacin del PMG en el Diario Oficial de la Federacin1, el 10 de septiembre de 2008, las instituciones de la APF han dirigido sus esfuerzos de mejora para contribuir al logro de los objetivos del PMG: 1. 2. 3. Maximizar la calidad de los bienes y servicios que presta la Administracin Pblica Federal. Incrementar la efectividad de las instituciones. Minimizar los costos de operacin y administracin de las dependencias y entidades.
El Manual de Operacin del Mdulo Institucional 2012 complementa las estrategias, lneas de accin, indicadores, metas y funciones de los participantes que se establecen el Programa
Especial de Mejora de la Gestin en la Administracin Publica Federal 2008-2012, de conformidad con lo establecido en la seccin VII del referido Programa.
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Durante el ejercicio 2008 2009, las instituciones realizaron acciones de mejora comunes a toda la APF, a travs de los siete sistemas que integraron el componente estndar y de acciones del componente especfico del PMG en dicho periodo. A partir del ejercicio 2010, los esfuerzos se enfocaron a la realizacin de proyectos de mejora, buscando una mayor sinergia entre los sistemas del Programa. En el ejercicio 2011, se han mantenido los esfuerzos en la ejecucin de proyectos para consolidar resultados. Para el ejercicio 2012 es importante, por un lado, fortalecer y concluir los proyectos de mejora que se encuentran en ejecucin y as concretar los resultados esperados, y por otro, identificar e incorporar nuevos proyectos en el portafolio de la institucin que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas del Programa Especial de Mejora de la Gestin en la Administracin Pblica Federal 2008-2012.
3. ESTRATEGIA PMG 2012

La estrategia de ejecucin del PMG para el ejercicio 2012 da continuidad a los trabajos realizados por las instituciones en 2011, y se basa en la consolidacin de resultados, en la modernizacin y mejora de la gestin en materias como la simplificacin y mejora de procesos, simplificacin o eliminacin de normas, tramites y servicios, as como en la obtencin de ahorros por concepto de eficiencia y eficacia en la operacin y administracin. Los resultados alcanzados por cada institucin en estas materias, hasta el cierre del ao 2010, han sido evaluados mediante el ndice de Desarrollo Institucional (IDI 2010), que es el instrumento para evaluar los avances y resultados del PMG en las instituciones de la APF; y as dar cumplimiento a lo establecido en la Seccin VII Operacin General del programa de Mejora de la gestin, Apartado II Evaluacin. El anlisis de los resultados del IDI 2010 permitir a las instituciones focalizar sus esfuerzos de mejora y as orientar la identificacin, definicin y ejecucin de proyectos de mejora de gestin con un mayor alcance e impacto en el PMG. La definicin de nuevos proyectos de mejora de gestin por cada institucin responder a la necesidad de mejorar los resultados alcanzados de acuerdo con el IDI 2010, y reforzar de manera equilibrada las dimensiones, componentes y subcomponentes que contempla esta herramienta. La estrategia en cada institucin deber soportarse en la conclusin de proyectos en ejecucin, la implantacin de nuevos proyectos de mejora, la colaboracin entre los participantes del Programa, en metodologas que puedan ser adoptadas de manera homognea al interior del Gobierno Federal y en acciones apegadas y congruentes a lo establecido en el Programa. Cada institucin definir el nmero de proyectos de mejora que realizar con base en las reas de oportunidad identificadas, las recomendaciones de los rganos Internos de Control y su capacidad para realizarlos. Adicionalmente, si la implementacin de alguna poltica pblica transversal requiere la integracin de un proyecto de mejora en el transcurso del ao, la Secretara de la Funcin Pblica emitir los criterios correspondientes. Para el ejercicio 2012, las instituciones de la APF enfocarn sus esfuerzos en materia de mejora de la gestin, a travs de las siguientes lneas de accin:
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3.1. Proyectos institucionales

Identificar, definir, registrar en el Proyecto Integral de Mejora de la Gestin (PIMG) y ejecutar los proyectos relevantes en materia de mejora de la gestin, y asegurar que los resultados de estos proyectos causen un impacto pronto, oportuno y favorable a la sociedad de acuerdo con los objetivos del PMG. Asegurar que los proyectos en desarrollo se concluyan de acuerdo con lo planeado y los resultados alcanzados se documenten de manera precisa y completa en el Sistema de Administracin del PMG (SAPMG).
3.2. Proyectos transversales o interinstitucionales

Establecer los mecanismos de trabajo y colaboracin necesarios entre diversas instituciones para identificar problemticas comunes o procesos compartidos que requieran de acciones coordinadas; a fin de contribuir de manera eficaz a la mejora del proceso que comparten. Alcanzar resultados slidos de proyectos transversales en ejecucin, mediante los mecanismos de trabajo y colaboracin ya establecidos para cada proyecto entre las instituciones participantes, asegurando que dichos resultados resuelvan la problemtica identificada, mediante la mejora sustancial de los procesos. Las instituciones que participan en un proyecto de este tipo, definen en conjunto el proyecto transversal, el cual es coordinado por la institucin con la mayor participacin en el proyecto con la participacin de la SFP. El resto de las instituciones participan mediante la realizacin de un proyecto institucional que contribuye al proyecto. La coordinacin de las instituciones se lleva a cabo a travs de reuniones denominadas mesas de trabajo.
3.3. Proyectos consolidados

Asegurar que los proyectos realizados por un grupo de instituciones que estn agrupadas en un sector y son coordinadas por una determinada institucin, por tener una relacin funcional o de afinidad entre ellas; resuelven reas de oportunidad comunes.
3.4. Regulacin base cero en trmites, servicios y normas

Consolidar la eliminacin, fusin y mejora de trmites y servicios, as como de la normatividad administrativa y sustantiva para incrementar la efectividad de las instituciones. Los nuevos proyectos a ejecutar en 2012, correspondientes a esta lnea de accin, se orientan a mantener estos esfuerzos y compromisos para reducir cargas administrativas a los ciudadanos, mejorar la eficiencia del gobierno, incrementar la satisfaccin de los ciudadanos, promover la honestidad y transparencia en el ejercicio pblico.
3.5. Manuales Administrativos de Aplicacin General (MAAG)

Consolidar en todas las instituciones de la APF la instrumentacin de los MAAG para contar con una normatividad administrativa homognea y con procesos administrativos estandarizados. Adicionalmente, los proyectos de mejora 2012 se orientan a fortalecer la eficiencia gubernamental, logrando mejores niveles de servicio con menos recursos administrativos.
3.6. Reduccin de costos administrativos

Identificar y llevar a cabo acciones para generar ahorros, las cuales pueden corresponder a los grupos incluidos en los modelos de eficiencia administrativa. Estos modelos se definieron por la SFP con base en acciones de mejora en materia de eficiencia y ahorro implementadas por diversas instituciones de la APF durante el ejercicio 2009 y 2010; y son considerados mejores prcticas debido a su potencial para incrementar la eficiencia de procesos y la obtencin de ahorros. En el marco del PMG las instituciones podrn realizar acciones de mejora en materia de eficiencia y ahorro de acuerdo con stos modelos, ya sea como parte de un proyecto de mejora de la institucin, o de manera independiente a ste como acciones especficas. En la siguiente tabla se muestran los modelos de eficiencia administrativa mencionados:
Modelos de Eficiencia Administrativa 1 Administracin de Almacenes 2 Administracin de Seguros 3 Administracin de viticos y comisiones 4 Adquisiciones, compras consolidadas 5 Adquisiciones modalidades 6 Adquisiciones, compras consolidadas 7 Adquisiciones, conocimiento del mercado 8 Adquisiciones, contratos abiertos 9 Adquisiciones, contratos plurianuales 10 Adquisiciones, negociacin en contratos de viticos y comisiones 11 Adquisiciones, planeacin de compras 12 Adquisiciones, servicios informticos 13 Adquisiciones, uso de herramientas informticas 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Ahorro de agua Automatizacin Bancarizacin de procesos Bitcora Electrnica Eficiencia Energtica Oficina virtual Optimizacin de recursos Optimizar Telefona y comunicaciones Racionalizacin de bienes inmuebles Racionalizar uso de papel Rediseo Organizacional Tercerizar servicios Uso de factura y pago electrnico Otros
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3.7. Programas de Mejora Regulatoria 2011-2012

Identificar y llevar a cabo acciones orientadas a reducir el costo de la regulacin y de los trmites, a fin de liberar recursos en beneficio de las actividades productivas o de la sociedad, las cuales podrn ser focalizadas en regulaciones y tramites de alto impacto e implementarse preferentemente a travs de disposiciones administrativas. Estas acciones se definieron con base en lo dispuesto por el Acuerdo que establece el calendario y los lineamientos para la presentacin de los Programas de Mejora Regulatoria 2011-2012, as como de los reportes peridicos de avances de las dependencias y organismos descentralizados de la Administracin Pblica Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 15 de julio de 2011, las cuales adems fueron incluidas en los Programas de Mejora Regulatoria 2011-2012 (en adelante, los Programas) presentados por las dependencias y organismos descentralizados. Dichas acciones, para el caso de mejora de trmites, se elaboraron con base en la informacin inscrita en el Registro Federal de Trmites y Servicios y deben atender alguno de los siguientes criterios: I. II. Eliminacin del Trmite; Transformacin de un Trmite con resolucin en Aviso;
III. Eliminacin de Requisitos; IV. Establecimiento o Reduccin de Plazos; V. Establecimiento de Afirmativa Ficta;
VI. Presentacin del Trmite en Medios Electrnicos; VII. Reduccin de Periodicidad de Presentacin del Tramite; VIII. Ampliacin de la Vigencia del Trmite; y IX. Otro. Asimismo, se identificaron las regulaciones de alto impacto que sern mejoradas durante la vigencia de los Programas y se efectu una descripcin de las acciones de mejora regulatoria a realizar. La Comisin Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER) asistir a las dependencias y organismos descentralizados que lo soliciten, en la estimacin de los beneficios generados por las acciones antes descritas.
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4. FLUJO DE OPERACIN 2012 DEL PMG

Una gestin eficiente incrementa la capacidad de las instituciones para cumplir con el mandato para el cual fueron creadas, por ello, la mejora de la gestin debe ser una prioridad institucional y debe ser implementada como una estrategia integral. Para definir la estrategia institucional en relacin a la mejora de la gestin, se debe realizar un anlisis detallado que permita identificar qu proyectos de mejora pueden ser implantados por la institucin para lograr y consolidar un gobierno centrado en el ciudadano. Para que esta estrategia sea adoptada e implantada con xito, es necesario comunicar y hacer partcipes a los integrantes de todos los niveles de la organizacin del compromiso adquirido. El modelo de operacin del PMG est basado en la implementacin de proyectos que mejoren la gestin institucional con impactos que generen ahorros, y que beneficien directamente al ciudadano, reduciendo la carga que representa la interaccin de este con las instituciones de gobierno. El registro de la informacin relacionada con estos proyectos se realiza a travs de formatos electrnicos en el Sistema de administracin del PMG (SAPMG), que contiene un flujo de operacin con 4 fases que comprenden desde la seleccin de una iniciativa de proyecto hasta cierre del proyecto, como se muestra en el siguiente esquema:
4.1. Seleccin de iniciativas

Para la definicin de iniciativas de proyecto que formen parte del PMG, se requiere realizar previamente un anlisis amplio de la institucin que proporcione informacin sobre su situacin actual en cuanto a: El estado de la gestin y de sus reas de oportunidad. La capacidad institucional para realizar con xito un proyecto. Las necesidades de mejora y de sus prioridades. Los proyectos institucionales que se encuentran en ejecucin.
La necesidad de fortalecer los proyectos de mejora en ejecucin y la factibilidad de desarrollar nuevos proyectos de mejora derivan en la definicin de las iniciativas de proyecto. En este proceso, se recomienda integrar al anlisis de la institucin los resultados alcanzados en los proyectos registrados en perodos anteriores y las recomendaciones derivadas de los diagnsticos realizados por el rgano Interno de Control (OIC). Para integrar las iniciativas de proyecto la institucin se puede apoyar en la metodologa descrita en la Gua para Integrar Proyectos de Mejora 2010 la cual se puede consultar en la pgina de Internet www.funcionpublica.gob.mx. Para asegurar el xito de un proyecto, en la integracin de las iniciativas es importante que exista congruencia, claridad y precisin en su definicin, lo cual se refleja en los siguientes elementos: a. Nombre del proyecto: Ttulo o calificativo que se utiliza para referirse al proyecto y establece la identidad del mismo. b. Fechas de ejecucin del proyecto: Establecen el marco de tiempo previsto por la institucin para alcanzar los resultados planeados. Se deben definir las fechas de inicio y de trmino de acuerdo con la planeacin general. c. Objetivo del proyecto: Propsito o fin que se pretende alcanzar, establecido a partir del anlisis y la valoracin de la situacin actual y futura en funcin de los objetivos del PMG. d. Descripcin del proyecto: Explicacin del contenido, caractersticas y productos esperados. e. Beneficios del proyecto: Ganancias en trminos de tiempo, costo o calidad que reciben los usuarios de algn proceso como resultado de una mejora institucional. f. Alcance: Descripcin de los lmites del proyecto, sus etapas, los productos finales y sus criterios de calidad.
g. Participantes en el proyecto: Identificacin y seleccin del patrocinador y responsable del proyecto, as como de los participantes del equipo de trabajo que realizan las actividades. h. Instituciones que participan en el proyecto: En el caso de proyectos transversales o interinstitucionales y consolidados, identificacin de las instituciones involucradas.
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Operacin de los proyectos transversales o interinstitucionales: 1. Las instituciones participantes identifican el alcance general del proyecto y el alcance particular de cada institucin involucrada. 2. 3. El grupo de instituciones acuerdan y definen qu institucin ser la que coordine los esfuerzos del proyecto. El grupo de instituciones acuerda y establece las caractersticas del proyecto, as como el plan de trabajo.
4. La institucin que coordina registra la informacin y el plan de trabajo del proyecto interinstitucional en el sistema SAPMG. 5. Cada institucin participante, define su propio proyecto institucional que contribuye al proyecto transversal. 6. La institucin que coordina promueve que los resultados individuales de los proyectos institucionales contribuyan eficazmente a los objetivos del proyecto transversal. 7. En el cierre de proyecto, cada institucin documenta el logro hacia los objetivos del proyecto interinstitucional. Operacin de los proyectos consolidados: La institucin coordinadora asume la responsabilidad de formular, integrar y registrar en el SAPMG el proyecto de mejora, incluyendo las actividades de las dems instituciones y las propias. Para la realizacin de estos proyectos, es necesario que participen en el mismo todas las instituciones involucradas. En este tipo de proyectos, se contempla que nicamente la institucin que encabeza el mismo, documenta la informacin relativa al proyecto en el sistema SAPMG. i. Resultados del proyecto: Deben ser medidos y valorados de manera cuantitativa y cualitativa una vez que sean alcanzados, durante el avance y la conclusin del proyecto. I. Medicin cuantitativa: Se realiza mediante los indicadores de proyecto con base en los resultados que se pretendan alcanzar (El conjunto de indicadores de proyecto definidos para estas mediciones se listan en el ANEXO 1) II. Medicin cualitativa: Descripcin de los logros alcanzados del proyecto en la fase de cierre mediante un informe final. j. Indicadores de proyecto: En la fase de definicin de la iniciativa se identifican y definen los indicadores de proyecto que sern empleados para la medicin de los resultados del mismo. Para cada uno de los indicadores que se asocian a cada proyecto, se llevar a cabo las siguientes mediciones durante la ejecucin:
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1. El valor inicial del indicador o LINEA BASE (Etapa 1). 2. El valor que se propone la institucin alcanzar como resultado de la ejecucin del proyecto, o META (Etapa 1) 3. El valor logrado durante la ejecucin del proyecto o VALOR ACTUAL (Etapas subsecuentes) La seleccin apropiada de los indicadores para cada proyecto corresponder con las caractersticas particulares del mismo, y deber: 1. Permitir valorar objetivamente los resultados del proyecto en trminos cuantitativos 2. Ser factible de medir 3. Corresponder claramente a los temas y resultados que se abordan en el proyecto. El nmero apropiado de indicadores para medir los resultados de cada proyecto depender de la naturaleza, complejidad, trascendencia e impacto del mismo. Entre mayor sea el nmero de indicadores seleccionados, mayor ser el impacto del proyecto. k. Categora de proyecto: En funcin del alcance de cada proyecto se selecciona la categora de acuerdo a la siguiente clasificacin: 1. Anlisis de situacin 2. Regulacin base cero en normas 3. Regulacin base cero en trmites y servicios 4. Mejora de procesos, trmites y servicios 5. Incorporacin de buenas prcticas y mejora de estndares 6. Uso de herramientas de tecnologas de informacin y comunicaciones 7. Atencin ciudadana integral en una oficina 8. Procesos y trmites 100% en lnea 9. Reingeniera 10. Proyectos interinstitucionales Estas categoras de proyecto estn basadas en los sistemas del PMG, mismos que se enuncian a continuacin: Trmites y servicios pblicos de calidad Gobierno digital Procesos eficientes Mejora regulatoria interna Racionalizacin de estructuras
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Una vez definidas las iniciativas de proyecto que sern llevadas a cabo, stas deben ser formalizadas con la validacin del responsable del proyecto, el responsable del PMG en la institucin y el Titular de la institucin respectivamente, a travs del SAPMG. Las instituciones de la APF conforman su portafolio de proyectos denominado Proyecto Integral de Mejora de la Gestin (PIMG) y puede incluir proyectos institucionales, proyectos transversales o interinstitucionales y proyectos consolidados. Una iniciativa de proyecto que no se formalice, podr ser mantenida en el portafolio de proyectos en tanto se redefine o se formaliza su planeacin y ejecucin como proyecto, o bien puede ser depurada del mismo por la propia institucin. El proyecto registrado es analizado por los Grupos Tcnicos, quienes, a travs del asesor correspondiente de la UPMGP, emiten su opinin en el SAPMG acerca de la alineacin del mismo con los objetivos del PMG, y de ser necesario, recomiendan ajustes a este. El proyecto podr ser ejecutado una vez que se realicen y documenten los ajustes a la definicin del proyecto derivados de estas recomendaciones. Para un proyecto interinstitucional, la opinin sobre alineacin del proyecto con los objetivos PMG ser expresada directamente a la institucin que coordina el proyecto, con efecto para el resto de las instituciones que participan en el mismo.
4.2. Registro de proyectos

En esta fase se concreta la planeacin de un proyecto. Cuando se encuentren formalizados los proyectos de mejora se debe definir, revisar y ajustar el programa de trabajo del proyecto, para ello en el sistema SAPMG se cuenta con programas predefinidos para cada categora de proyecto seleccionada en la fase anterior. Dichos programas de trabajo se listan en el Anexo 2., contemplan las etapas as como las actividades mnimas necesarias que deben llevarse a cabo en cada proyecto, y tambin presentan una sugerencia de las reas responsables de realizar cada actividad, las reas participantes en las actividades, as como el avance que puede estimarse en semanas para cada una de las etapas y el proyecto mismo, tomando en cuenta el eje de flexibilidad del PMG. El programa de trabajo puede ajustarse en cuanto a las siguientes definiciones: Fecha planeada de ejecucin para cada una de las actividades Responsable de llevar a cabo cada actividad Sub-actividades en caso necesario La definicin de cada proyecto, con elementos como: su objetivo, beneficios, indicadores, y su programa de trabajo, una vez que se documenta en el sistema SAPMG, es analizado por la Secretara de la Funcin Pblica, quien en su caso, emite su opinin y recomendaciones a travs de los asesores de
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la Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin o las reas de Auditora para Desarrollo y Mejora de la Gestin Pblica de los OIC . El proyecto podr ser ejecutado una vez que se realicen y documenten los ajustes a la definicin del proyecto derivados de estas recomendaciones. Una vez ajustado el programa de trabajo debe ser validado por el responsable del proyecto y por el responsable del PMG en la institucin, a travs del SAPMG. En lo que se refiere a los proyectos correspondientes al numeral 3.7 de este Manual, a efecto de reducir la carga administrativa para las instituciones y en atencin a los considerandos octavo y noveno2 del Decreto por el que se aprueba el Programa Especial de Mejora de la Gestin en la Administracin Pblica Federal 2008-2012, las acciones de mejora regulatoria de trmites correspondern con la categora 4.1 de los programas de trabajo previstos en el Anexo 2 del presente Manual, mientras que las acciones referidas a la mejora de regulaciones se registrarn de conformidad con el programa de trabajo previsto en la categora 4.2 del referido Anexo 2. Asimismo, las instituciones debern registrar en sus proyectos, en su caso, la informacin correspondiente a las actividades y etapas no contempladas en los archivos que se remitan para la captura de acciones.
4.3. Seguimiento de proyectos

El seguimiento de un proyecto durante su ejecucin consiste en describir los avances obtenidos en la realizacin de las actividades que hayan sido concluidas en el programa de trabajo. Estas acciones se documentan a travs de los formatos electrnicos del SAPMG. Durante la ejecucin y la conclusin del proyecto se tiene prevista una valoracin cuantitativa de los resultados alcanzados y a alcanzar, esto es, mediante los indicadores de proyecto (Anexo 1), que se establecen en la Fase 1. Seleccin de iniciativas. Todos los indicadores de proyecto seleccionados en la fase 1 debern documentar mediciones en el sistema SAPMG: - Medicin de lnea base y meta, la cual deber registrarse al inicio de la ejecucin del proyecto durante la etapa de definicin de la situacin actual. - Valor actual, en cuanto se registren cambios a las mediciones iniciales durante el desarrollo del proyecto, y con la frecuencia que se requiera.
Que la Ley Federal de Procedimiento Administrativo establece en su articulo 69-D, fraccion II, que las dependencias y organismos descentralizados de la Administracion Publica Federal deberan someter a la opinion de la Comision Federal de Mejora Regulatoria, al menos cada dos anos, un programa de mejora regulatoria en relacion con la normativa y los tramites que aplican, asi como sus reportes periodicos sobre los avances correspondientes; Que es necesario establecer mecanismos de coordinacion entre el "Programa Especial de Mejora de la Gestion en la Administracion Publica Federal 20082012" y el instrumento juridico que se emita a fin de establecer los lineamientos para la presentacion de los programas de mejora regulatoria de las dependencias y organismos descentralizados de la Administracion Publica Federal. Ello, a efecto de garantizar la transparencia, calidad y eficiencia en la emision y aplicacion de regulaciones, a fin de mejorar de manera integral los tramites y servicios que se ofrecen a la ciudadania;
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En los programas de trabajo definidos en el PMG, se encuentran actividades de medicin de la satisfaccin de los usuarios que reciben los beneficios del proyecto, estas mediciones se registran mediante los indicadores de proyecto, aunque los indicadores de satisfaccin no hayan sido parte de la definicin del proyecto, las instituciones debern documentar mediciones en al menos uno de los indicadores de satisfaccin. Los proyectos de reingeniera, asociados con la categora de proyecto 9, de acuerdo con las actividades establecidas en dicha categora, debern incorporar mediciones de indicadores de proyecto relacionados con: tiempo para realizar un proceso, y con la proporcin de personal sustantivo y de personal administrativo. Una vez registrado el avance de todas las actividades del programa de trabajo, la finalizacin del proyecto debe ser validada por el responsable del proyecto y por el responsable del PMG en la institucin, a travs del SAPMG. En lo que se refiere a los proyectos de mejora regulatoria citados en el numeral 3.7 de este documento, en el SAPMG estar disponible para institucin la descripcin y dems informacin de las acciones de mejora regulatoria que las dependencias y organismos descentralizados incorporaron a sus respectivos Programas de Mejora Regulatoria 2011-2012, a fin de que sean validados como proyectos en el SAPMG por las propias instituciones. La informacin mencionada acerca de las acciones de mejora regulatoria corresponder a las actividades 2.1 a 2.3 de la categora 4.1 para el caso de los proyectos relacionados con trmites, mientras que para el caso de las acciones de regulaciones corresponder a las actividades 2.1 y 2.2 de la categora 4.2 del citado anexo 2. Las instituciones, adems de validar dicha informacin debern registrar en sus proyectos, en su caso, la informacin correspondiente a las actividades y etapas restantes, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 4.2 del presente Manual.
4.3.1 Cambios a los proyectos

Es importante que la institucin defina claramente los proyectos para minimizar la necesidad de cambios durante la ejecucin del mismo; sin embargo, durante la realizacin de un proyecto se pueden presentar situaciones que requieran realizar ajustes. Los ajustes se deben documentar en el sistema SAPMG, por el responsable del proyecto con la aprobacin del responsable del PMG en la institucin. La institucin puede realizar los cambios que abarcan diferentes aspectos del proyecto como son: duracin de actividades (sin afectar la fecha de terminacin del proyecto), responsables de proyecto, participantes o agregar indicadores de proyecto, entre otros. El procedimiento de control de cambios en los proyectos se encuentra instrumentado en el sistema SAPMG con los siguientes pasos: 1. Solicitud de cambio por el responsable del proyecto 2. Aprobacin de la solicitud por el responsable del PMG en la institucin
3. Registro del cambio por el responsable del proyecto 4. Aprobacin del cambio por el responsable del PMG en la institucin
En lo que se refiere a los proyectos correspondientes al numeral 3.7 de este Manual (Programas de Mejora regulatoria 2011-2012), se requerir acreditar que los cambios hayan sido registrados previamente en los Programas de Mejora Regulatoria 2011-2012 ante la COFEMER para efectuar el ajuste correspondiente en el SAPMG.
4.4. Cierre de proyectos

4.4.1 Conclusin de proyectos Para dar por concluido un proyecto de mejora, se debe asegurar que se han realizado todas las actividades establecidas en el programa de trabajo y se deben documentar los logros alcanzados en el proyecto de forma cualitativa y cuantitativa, as como las diferencias entre lo planeado y lo alcanzado, los beneficios obtenidos, el alcance final que tuvo el proyecto, el resultado de los indicadores de proyecto y el programa de trabajo final, incluyendo las actividades que generaron desfases o las situaciones que pusieron en riesgo la ejecucin del proyecto. La conclusin de un proyecto debe documentarse por el responsable del mismo, de manera precisa y completa en el SAPMG.
4.4.2 Terminacin anticipada (Cancelacin de proyectos) En el caso que la institucin enfrente condiciones que ameriten no continuar con la ejecucin de un proyecto, ste podr ser cancelado cuando existan causas justificadas y as se solicite previamente a la SFP. Para ello, el Titular de la institucin debe enviar un documento formal dirigido al Titular de la Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin Pblica de la SFP, informando los motivos por los que se solicita la cancelacin del proyecto y registrando en los formatos electrnicos del SAPMG los avances alcanzados hasta ese momento. En caso de que a juicio de la Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin Pblica, no existan causas plenamente justificadas para la cancelacin del proyecto, sta lo informar a la institucin, dentro del un plazo de cinco das hbiles siguientes a partir de la recepcin del documento formal. Un proyecto cancelado debe documentar el cierre del mismo, sealando las diferencias entre los resultados alcanzados con los planeados en la definicin del proyecto as como los motivos de esto.
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4.4.3 Aseguramiento de mejoras A partir de la conclusin de proyectos y con el objetivo de asegurar que los resultados alcanzados se mantengan, la institucin realizar un monitoreo peridico de los valores de los indicadores de proyecto, los cuales se registrarn a travs del SAPMG. Esta accin permitir garantizar la sustentabilidad de la mejora a lo largo del tiempo. 4.4.4 Lecciones aprendidas El aprendizaje obtenido durante las diferentes fases del proyecto constituye un activo relevante para la institucin, por lo cual se debe asegurar que las experiencias acumuladas puedan ser transferibles a otros proyectos de la institucin o de otras instituciones; para ello las situaciones y experiencias aprendidas del proyecto debern ser documentadas en los formatos electrnicos del SAPMG. Como parte de los estmulos al buen desempeo de las instituciones la Secretara de la Funcin Pblica analizar las solicitudes de casos de xito que se registren en el SAPMG y publicar en la pgina del PMG aquellos proyectos que alcancen esta categora.
5. CALENDARIO PMG 2012

La operacin del PMG durante el periodo 2012 contempla los siguientes eventos: Planeacin y seleccin de iniciativas de proyecto Del 2 al 27 de enero de 2012, la institucin realiza la evaluacin de resultados alcanzados en los proyectos 2011, la planeacin y registro de nuevas iniciativas de proyecto en el SAPMG considerando el anlisis de las fechas factibles de ejecucin, los recursos involucrados, los beneficios y los resultados esperados. En este periodo, el rgano Interno de Control (OIC) promover la calidad y relevancia de las acciones comprometidas por la institucin, cuidando que las mismas se vinculen al logro de los objetivos planteados en el Programa y emitiendo opiniones no vinculantes a travs de su participacin en los equipos de trabajo que para tal efecto constituya el responsable del PMG en la institucin. La evidencia del cumplimiento de estas funciones deber documentarse por el OIC en el SAPMG. Durante este periodo, el Titular de la institucin formaliza las iniciativas que se convierten en nuevos proyectos que compromete la institucin, esta accin se realiza con su validacin en el SAPMG. En el caso de proyectos iniciados en 2011 y que no han concluido se mantendrn vigentes en el SAPMG para poder finalizar la fase 4 Cierre de proyectos. Con este portafolio de proyectos se integrara el Proyecto Integral de Mejora (PIMG) de la Gestin de la Dependencia o Entidad.
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Revisin de nuevos proyectos Del 30 de enero al 10 de febrero de 2012, los grupos tcnicos examinan y emiten recomendaciones a los nuevos proyectos, asegurando la coherencia y nivel de exigencia de los compromisos establecidos en cada uno. Registro de proyectos Del 13 al 24 de febrero de 2012, los responsables de cada proyecto en las instituciones definen, ajustan y documentan el programa de trabajo del proyecto en el SAPMG de acuerdo a las opiniones de los grupos tcnicos si fuera el caso. Seguimiento de proyectos A partir del 27 de febrero de 2012, se realiza la ejecucin de los proyectos, documentando los avances en el SAPMG. Para dar seguimiento a estas actividades se pueden realizar reuniones peridicas con la participacin de las instituciones, la SFP y el OIC. En el caso de que alguno de los eventos anteriores se culmine con anticipacin a las fechas sealadas, el SAPMG estar habilitado para continuar con la siguiente etapa.
Cierre de proyectos El cierre de un proyecto se debe documentar en el SAPMG durante el siguiente mes a la terminacin de actividades. El rgano Interno de Control (OIC) verificar los avances y resultados de las acciones contenidas en los proyectos de mejora e identificar nuevas reas de oportunidad para ampliar el alcance de los proyectos en etapas subsecuentes del programa.
6. PARTICIPANTES EN EL PMG
6.1. Participantes de las instituciones A. Titular de la institucin Compromete a la institucin con la mejora de la gestin. Define los proyectos de mejora de la institucin que deben ser ejecutados en el marco del PMG. Designa o ratifica al responsable del PMG en la institucin. Slo en caso de cambios, la institucin lo informar a la SFP.
B. Responsable del PMG en la institucin
17/39
Mantiene informado al Titular de la institucin de los avances y resultados de los proyectos en el marco del PMG. Involucra a las reas de la institucin en la estrategia de mejora de la gestin. Involucra a personal clave para apoyar iniciativas y patrocinar proyectos. Coordina y asegura la alineacin de la estrategia PMG con los objetivos y estrategias institucionales. Promueve la identificacin, definicin y ejecucin de iniciativas de proyectos de mejora. Designa o confirma al enlace operativo del PMG en la institucin. Slo en caso de cambios, la institucin lo informar a la SFP. Garantiza la ejecucin de los proyectos y de los planes de aseguramiento de las mejoras implementadas.
C. Patrocinador de proyecto Proporciona apoyo a los proyectos para asegurar que los resultados alcanzados resuelvan las necesidades de la institucin y se lleven a cabo con los recursos previstos. Garantiza recursos para la ejecucin de proyectos. Gestiona, cuando sea necesario, el involucramiento y apoyo de la alta direccin para el desarrollo del proyecto. Participa con el Titular y con la SFP en la evaluacin de los resultados de los proyectos de mejora.
D. Enlace operativo del PMG Identifica y promueve iniciativas de proyectos de mejora en la institucin. Apoya a los responsables de proyecto y a los equipos de trabajo en la definicin de iniciativas de proyecto. Apoya a los responsables de proyecto para el logro de resultados. Mantiene informado al responsable del PMG en la institucin sobre los avances y resultados de los proyectos de mejora. Administra el acceso al SAPMG de los usuarios en la institucin.
E. Responsable de proyecto Documenta las iniciativas de proyecto que la institucin y los grupos de trabajo identifican.
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Documenta la informacin clave de su proyecto, el plan de trabajo del mismo y coordina a los responsables de cada actividad. Identifica, mide y evala la realizacin de actividades de su proyecto. Informa al equipo de trabajo, al patrocinador, al responsable del PMG y a los involucrados, el estado y avances de su proyecto. Registra avances y resultados del proyecto de mejora en el SAPMG. Coordina las reuniones de revisin de avances y logros de su proyecto. Atiende las recomendaciones y comentarios a los proyectos por parte de los involucrados Establece y ejecuta el plan de aseguramiento de la mejora. Solicita la intervencin del patrocinador de su proyecto para mantener el avance del mismo de acuerdo con lo planeado. En los proyectos interinstitucionales en que participe, asegura la realizacin del plan de proyecto de acuerdo con los objetivos del proyecto interinstitucional.
F. Equipo de trabajo Realiza las actividades del proyecto de acuerdo con el plan de trabajo. Informa al responsable del proyecto el avance de su ejecucin.
6.2. Otros participantes A. Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin Pblica (UPMGP) de la SFP Emite y coordina la ejecucin de la estrategia de mejora de la gestin. Integra y difunde los resultados del PMG. Coordina la participacin de los grupos tcnicos y OIC. Apoya y asesora a los OIC y a los participantes de las instituciones, en la estrategia de mejora de la gestin. Promueve proyectos interinstitucionales de mejora. Promueve temas de inters para realizar proyectos de mejora en las instituciones.
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B. Grupos tcnicos Asesoran en los aspectos tcnicos del sistema de su competencia para la adecuada definicin de iniciativas, para la ejecucin de los proyectos y para el logro de resultados. Evalan los proyectos propuestos en el PIMG y emiten recomendaciones para asegurar la alineacin de stos con los objetivos del PMG. Informan a la UPMGP sobre los avances del sistema de su competencia, con base en los resultados alcanzados.
C. rgano Interno de Control Promueve en la Institucin las Polticas de Mejora de la Gestin. Asesora a los actores del PMG en la institucin sobre la operacin de la estrategia de mejora de la gestin. Promueve y asesora a la institucin en la integracin y seguimiento de la ejecucin del Proyecto Integral de Mejora de la Gestin (PIMG), incluyendo: 1. Apoyar a la institucin en la definicin de iniciativas y en la ejecucin de proyectos de mejora. 2. Participar cuando sea necesario en la implementacin de acciones de los proyectos de mejora. 3. Verifica la ejecucin de los proyectos institucionales. 4. Coordina y participa con la institucin en revisiones de avance, recomendando acciones para mejorar los resultados de los proyectos. 5. Verificar los resultados parciales y la efectividad de las mejoras implementadas a travs de los proyectos de mejora. 6. Promover ante la institucin que los resultados sobresalientes de los proyectos de mejora de la institucin se clasifiquen como mejores prcticas. Realiza diagnsticos acerca de la institucin para: 1. Identificar y proponer a la institucin temas de inters que deriven en nuevos proyectos de mejora o fortalecimiento de los existentes. 2. Verificar el logro de los proyectos de mejora que conforman el PIMG, o acciones especficas en materia de mejora de la gestin.
Promueve y asesora a la institucin en la implementacin de las estrategias plasmadas en este Manual. En caso necesario, informa al Comisario los resultados de los proyectos que no muestran avances respecto a lo planeado y solicita su apoyo para promover las acciones necesarias que permitan su realizacin.
D. Comisarios y Delegados Impulsan la estrategia de mejora de la gestin en los espacios institucionales en los que participan. Emiten opiniones y recomendaciones sobre los proyectos de mejora cuando lo consideren conveniente.
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ANEXO 1: INDICADORES DE PROYECTO

ID Indicadores de proyecto Tendencia Definicin Unidad de medida Mtodo de clculo Valor en el que se expresa el resultado
Trmites y servicios
Reduccin
2 3 4 5 6
Requisitos en trmites y servicios Trmites que eliminan el uso de papel Procesos que eliminan el uso de papel Tiempo para realizar un trmite o servicio Tiempo para realizar un proceso Servidores pblicos que participan en un trmite o servicio. Servidores pblicos que participan en un proceso Costo promedio de la operacin de un trmite o servicio
Reduccin Incremento
Incremento
Reduccin
Reduccin
Reduccin
Reduccin
Reduccin
10
Costo promedio de la operacin de un proceso
Reduccin
Trmites y servicios de la institucin registrados en los inventarios de trmites y Suma de los trmites y servicios en la servicios (Registro Federal de Trmites y Trmites y servicios institucin Servicios, Inventario de la SFP, Portal de Transparencia) Requisitos que se solicitan para otorgar cada Requisitos de trmites Suma de los requisitos que se solicitan en cada trmite servicio o servicios trmite Tramites que eliminan el uso de papel debido a Suma de los trmites de la institucin que Trmites la incorporacin de tecnologas de informacin reemplazan la gestin de documentos en y comunicacin papel por gestin electrnica Procesos que eliminan el uso de papel debido Suma de los procesos de la institucin que Procesos a la incorporacin de tecnologas de reemplazan la gestin de documentos en informacin y comunicacin papel por gestin electrnica Tiempo total en das y horas para la atencin Tiempo de ciclo para la entrega de un trmite Tiempo de un trmite o servicio desde la recepcin de o servicio la solicitud hasta la entrega de la resolucin Tiempo total en das y horas para el ciclo de Tiempo de ciclo para la entrega del producto Tiempo un proceso desde la entrada del insumo (s) de un proceso hasta la salida del producto (s) Suma de servidores pblicos que participan de Servidores pblicos que participan de manera manera directa en el trmite o servicio Servidores pblicos directa en la atencin de un trmite o servicio (recepcin, procesamiento de entrega de resolucin del trmite) Servidores pblicos que participan de manera Suma de servidores pblicos que participan de Servidores pblicos directa en la atencin de un proceso manera directa en el proceso Monto expresado en pesos de los recursos Costo de los recursos dedicados a la obtencin Monto en Pesos dedicados a la emisin de trmites o brindar de un producto o servicio con relacin al y servicios, dividido entre el nmero de trmites nmero de transacciones en el mismo periodo Trmites o servicios o servicios emitidos u otorgados en el mismo perodo Monto expresado en pesos de los recursos Costo de los recursos dedicados a la obtencin Monto en Pesos dedicados a generar los productos de un de un producto o servicio con relacin al y proceso, dividido entre el nmero de nmero de transacciones en el mismo periodo Procesos productos durante el mismo perodo 22/39
Valor absoluto
Valor absoluto Valor absoluto
Valor absoluto
Valor absoluto
Valor absoluto
Valor absoluto
Valor absoluto
Promedio
Promedio
11
12
13
14
15
16
17 18 19
Satisfaccin de los usuarios respecto a los productos derivados de un proceso o trmite o servicio Quejas relacionadas con trmites o servicio Satisfaccin del usuario con el desempeo de los servidores pblicos que participan en un trmite o servicio Percepcin de la honestidad relacionada con la prestacin de un trmite o servicio Satisfaccin del usuario con la informacin disponible para la realizacin de un trmite o la obtencin de un servicio Satisfaccin del usuario con las instalaciones donde se realiza el (los) trmite(s) o se brinda(n) el(los) servicio(s) Capacidad de la institucin para realizar trmites o servicios Capacidad de la institucin para realizar procesos Espacios o ventanillas para realizar un trmite u obtener un servicio Espacios para realizar un proceso Grado de madurez de los servicios digitales de las institucin para brindar un trmite o servicio
Incremento
Calificacin de los usuarios a los atributos de calidad del producto derivado del proceso o trmite Quejas relacionadas con trmites o servicios en un determinado periodo de tiempo Calificacin de los usuarios de un trmite o servicio al trato, imparcialidad y capacidad de los servidores pblicos que participan en un trmite o servicio Calificacin de los usuarios de un trmite o servicio al nivel de honestidad en la prestacin del trmite o servicio. Calificacin de los usuarios de un trmite o servicio a la transparencia, accesibilidad y claridad de la informacin
Calificacin de 0 a 10
Promedio de la calificacin a los atributos de calidad del producto de un proceso o trmite Suma de las quejas de un trmite o servicio en un perodo determinado Promedio de la calificacin a los atributos de trato, imparcialidad y capacidad de los servidores pblicos que participan en trmite o servicio Promedio de la calificacin de los usuarios de un trmite o servicio al nivel de honestidad en la prestacin del trmite o servicio Promedio de la calificacin de los usuarios de un trmite o servicio a los atributos de transparencia, accesibilidad y claridad de la informacin Promedio de la calificacin de los usuarios a los espacios fsicos de atencin Suma de trmites o servicios que se concluyen en un da
Promedio
Reduccin
Quejas
Valor absoluto
Incremento
Promedio
Incremento
Promedio
Incremento
Promedio
Incremento
Calificacin de los usuarios de un trmite o servicio a los espacios fsicos de atencin Nmero mximo de trmites o servicios que se concluyen en un da Nmero mximo de procesos que se concluyen en un da Visitas secuenciales a ventanillas o espacios de atencin que realiza el usuario de un trmite o servicio para poder completarlo Visitas a espacios de atencin que realiza el usuario de un proceso para completarlo Mide el grado de madurez de los servicios digitales con base en la usabilidad, disponibilidad, funcionalidad y grado de automatizacin de un trmite
Promedio
Incremento Incremento Reduccin
Trmites Procesos Espacios o ventanillas de atencin Espacios para completar un proceso.
Valor absoluto
Suma de ciclos de un proceso que se concluyen Valor absoluto en un da Suma de visitas secuenciales a ventanillas o espacios de atencin que realiza el usuario de un trmite o servicio para poderlo completar Suma de visitas a espacios de atencin que realiza el usuario de un proceso para poder completar el proceso Total de puntos obtenidos (mximo puntaje en la categora de servicios digitales) Valor absoluto
20
Reduccin
Valor absoluto
21
Incremento
Valor absoluto
23/39
22
Trmites o servicios con elementos biomtricos de identificacin Trmites o servicios con uso de firma electrnica Procesos con uso de firma electrnica como elemento de identificacin Procesos, trmites o servicios con uso de la CURP como elemento de identificacin Proceso, trmites o servicios que incorporan el RUPA como elemento de acreditacin Trmites y servicios en su nivel ptimo de automatizacin
Incremento
23
Incremento
24
Incremento
Trmites o servicios en los que se reemplazan requisitos de identificacin incorporando elementos biomtricos (huellas dactilares, geometra de mano, cara, retina, iris, voz) Trmites o servicios en los que se reemplazan requisitos de autenticacin de usuario por el uso de firma electrnica o firma electrnica avanzada Procesos en los que se reemplazan requisitos de autenticacin de usuario por el uso de firma electrnica o firma electrnica avanzada Trmites o servicios en que se incorporan la CURP como medio de verificacin de identidad Mide los procesos, trmites o servicios que integran al RUPA como medio de acreditacin
Trmites o servicios
Suma de los trmites o servicios en los que se reemplazan requisitos de identificacin por elementos biomtricos (huellas dactilares, geometra de mano, cara, retina, iris, voz) Suma de trmites o servicios que incluyen la firma digital como medio de autenticacin del usuario Suma de procesos que incluyen la firma digital como medio de autenticacin del usuario Suma de trmites o servicios que emplean la CURP como medio de verificacin de identidad Suma de procesos, tramites o servicios que incorporan el RUPA como medio de acreditacin Suma de trmites o servicios que se encuentran en su nivel ms alto de su automatizacin dividido entre el nmero de trmites o servicios que son susceptibles de automatizar, multiplicado por cien Suma de procesos que se encuentran en su nivel ms alto de su automatizacin dividido entre el nmero de procesos que son susceptibles de automatizar, multiplicado por cien Monto en pesos del presupuesto que es ejercido en un periodo, dividido entre el presupuesto programado en dicho periodo, multiplicado por cien Monto en pesos del presupuesto de obras concluidas en un periodo, dividido entre el presupuesto programado de en dicho periodo, multiplicado por cien
Valor absoluto
Trmites o servicios
Valor absoluto
Procesos
Valor absoluto
25
Incremento
Procesos, trmites o servicios
Valor absoluto
26
Incremento
Procesos, trmites o servicios
Valor absoluto
27
Incremento
Mide el avance de los trmites o servicios para llegar a su nivel ms alto de automatizacin
Trmites
Porcentaje
28
Procesos en su nivel ptimo de automatizacin
Incremento
Mide el avance de los procesos para llegar a su nivel ms alto de automatizacin
Procesos
Porcentaje
29
Presupuesto programado que es ejercido Presupuesto programado para proyectos de infraestructura que es ejercido
Incremento
Mide la desviacin en la ejecucin oportuna de un presupuesto
Monto en pesos
Porcentaje
30
Incremento
Mide la ejecucin oportuna de los proyectos de infraestructura con base en los calendarios de ejecucin
Monto en pesos
Porcentaje
24/39
31
32 33
Acciones realizadas de los planes operativos anuales de la institucin de acuerdo con el PND Instrumentos del marco normativo de operacin sustantiva Instrumentos del marco normativo de administracin
Incremento
Reduccin
Reduccin
Mide la contribucin de los proyectos de mejora para que las acciones de los planes operativos se completen de acuerdo con las estrategias del PND Mide la eliminacin de los instrumentos normativos no esenciales para la operacin sustantiva Mide la eliminacin de los instrumentos normativos no esenciales para la administracin
Acciones POA Normas de operacin sustantiva en la institucin Normas de administracin en la institucin
Suma de acciones realizadas en los planes operativos anuales de la institucin de acuerdo Valor absoluto con las estrategias establecidas en el PND Suma de los instrumentos normativos de operacin sustantiva que son vigentes y que estn registrados en la institucin Suma de los instrumentos normativos de administracin que son vigentes y que estn registrados en la institucin Suma de los MAAGs que entran en operacin en las instituciones, de acuerdo con las siguientes materias: 1. Adquisiciones, 2. Obra Pblica, 3. Recursos Financieros, 4. Recursos humanos y servicios personales, 5. Recursos materiales y servicios generales, 6.Tecnologas de informacin, 7. Transparencia, 8. Auditora, 9. Control Suma de las transacciones de un trmite automatizado realizadas en lnea, dividido entre [el nmero de transacciones en lnea ms el nmero de transacciones en ventanilla], multiplicado por cien Suma de los ahorros (monto de presupuesto asignado menos gasto ejercido) derivados de cada una de las acciones de mejora en cada proyecto Suma de los ahorros (monto de presupuesto asignado menos gasto ejercido) derivados de cada una de las acciones de mejora en cada proyecto Suma de los ahorros (monto de presupuesto asignado menos gasto ejercido) derivados de cada una de las acciones de mejora en cada proyecto Suma de los ahorros (monto de presupuesto asignado menos gasto ejercido) derivados de cada una de las acciones de mejora en cada proyecto Valor absoluto
Valor absoluto
34
Adopcin de manuales administrativos de aplicacin general (MAAG)
Incremento
MAAGs que reemplazan en la operacin a procedimientos especficos en la institucin
MAAG
Valor absoluto
35
Proporcin de uso de trmites y servicios en su nivel mximo de automatizacin Ahorros en servicios personales establecidos en capitulo 1000 Ahorros en materiales y suministros segn lo establecido en capitulo 2000 Ahorros en servicios generales segn lo establecido en capitulo 3000 Ahorros en inversin segn lo establecido en capitulo 5000
Incremento
Mide el uso que se da a los trmites y servicios en su nivel mximo de automatizacin
Trmites y Transacciones
Porcentaje
36
Incremento
Mide la contribucin del proyecto de mejora en los ahorros en el capitulo 1000
Monto en pesos
Valor absoluto
37
Incremento
Monto en pesos
Valor absoluto
38
Incremento
Monto en pesos
Valor absoluto
39
Incremento
Monto en pesos
Valor absoluto
25/39
40 41 42
Ahorros en obra pblica segn lo establecido en capitulo 6000 Personal con funciones administrativas Personal con funciones sustantivas Propuestas ciudadanas atendidas derivadas del concurso para identificar el trmite ms intil Observaciones de auditora atendidas en el proyecto
Incremento
Mide la contribucin del proyecto de mejora en los ahorros en el capitulo 6000 Mide el cambio de la estructura de la institucin en las reas administrativas como resultado de los esfuerzos de racionalizacin Mide el cambio de la estructura de la institucin en las reas sustantivas como resultado de los esfuerzos de racionalizacin Mide la incorporacin de mejoras a la operacin en atencin a las propuestas ciudadanas para un trmite o servicio derivadas del concurso para identificar el trmite ms intil Mide la incorporacin de mejoras a la operacin en atencin a las observaciones de auditora para un proceso, trmite o servicio Mide la incorporacin de mejoras a la operacin en atencin a las observaciones derivadas de revisiones de control para un proceso, trmite o servicio
Monto en pesos
Reduccin
Plazas
Incremento
Plazas
43
Incremento
Propuestas ciudadanas
44
Incremento
Observaciones de auditora
45
Acciones de mejora de revisiones de control atendidas en el proyecto
Incremento
Acciones de mejora
Suma de los ahorros (monto de presupuesto menos gasto ejercido) derivados de cada una Valor absoluto de las acciones de mejora en cada proyecto Plazas del personal que labora en reas administrativas, dividido entre el total de Porcentaje plazas, multiplicado por cien Plazas del personal que labora en reas sustantivas dividido entre el total de plazas, Porcentaje multiplicado por cien Suma de propuestas ciudadanas que son resueltas con los resultados del proyecto, dividido entre el nmero total de propuestas Porcentaje ciudadanas recibidas para el trmite o servicio, multiplicado por cien Suma de observaciones de auditora atendidas, divididas entre el nmero de observaciones Porcentaje (para esa categora de proyecto), multiplicado por cien Suma de acciones de mejora de revisiones de control atendidas, dividido entre el nmero de observaciones de revisiones de control (para Porcentaje esa categora de proyecto), multiplicado por cien
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Anexo 2. PROGRAMAS DE TRABAJO PARA LOS PROYECTOS DE MEJORA SEGN SU CATEGORA
Categora 1. Anlisis de situacin

Actividad Hito Etapa 1. Anlisis de situacin Actividad 1.1 Identificar los problemas Actividad 1.2 Realizar un diagnstico de la situacin actual Actividad 1.3 Identificar el estado que se quiere alcanzar Actividad 1.4 Identificar la brecha entre la situacin actual y el estado a alcanzar Enunciado de los problemas Anlisis de los problemas Descripcin del estado a alcanzar Definicin de acciones de mejora rea de la institucin rea de la institucin rea de la institucin rea de la institucin OIC OIC OIC OIC 1 4 6 8 1 4 6 8 Responsable Participantes Avance de la etapa en semanas Avance del proyecto en semanas
Categora 2. Regulacin base cero en normas

Actividad Hito Etapa 1. Anlisis de situacin Actividad 1.1 Identificar los problemas Actividad 1.2 Realizar un diagnstico de la situacin actual Actividad 1.3 Identificar el estado que se quiere alcanzar Actividad 1.4 Identificar la brecha entre la situacin actual y el estado a alcanzar Enunciado de los problemas Anlisis de los problemas Descripcin del estado a alcanzar Definicin de acciones de mejora Etapa 2. Regulacin base cero en normas Actividad 2.1 Identificar las normas a eliminar o mejorar Actividad 2.2 Eliminar o mejorar las normas Actividad 2.3 Actualizar los registros de normas Definicin de las normas a eliminar o mejorar Definicin de las normas eliminadas o mejoradas Registros de normas actualizados rea de la institucin rea de la institucin rea de la institucin rea jurdica/ OIC rea jurdica/ OIC rea jurdica/ OIC 2 4 6 10 12 14 rea de la institucin rea de la institucin rea de la institucin rea de la institucin OIC OIC OIC OIC 1 4 6 8 1 4 6 8 Responsable Participantes Avance de la etapa en semanas Avance del proyecto en semanas
27/39
Categora 3. Regulacin base cero en trmites

Etapa 2. Regulacin base cero en normas (Para esta categora de proyecto, la Etapa 2 se incluye en las actividades 3.3, 3.4, y 3.5 de la Etapa 3) Etapa 3. Regulacin base cero en trmites Actividad 3.1 Identificar los trmites a eliminar o fusionar Actividad 3.2. Definir la causa de la eliminacin o fusin de los trmites Actividad 3.3 Identificar las normas a eliminar o mejorar que sustentan al trmite as como aquellas asociadas al proceso Actividad 3.4 Eliminar o mejorar las normas Actividad 3.5 Actualizar los registros de normas Actividad 3.6 Modificar los registros de trmites Actividad 3.7 Modificar la operacin de los procesos de la institucin Definicin de los trmites a eliminar o fusionar Definicin de la causa de la eliminacin o fusin de los trmites Definicin de las normas a eliminar o mejorar Definicin de las normas eliminadas o mejoradas Registros de normas actualizados Los trmites no aparece en los registros Los trmites no se realizan o se ha fusionado rea duea del trmite rea duea del trmite rea de la institucin rea de la institucin rea de la institucin rea duea del trmite rea duea del trmite OIC OIC rea jurdica/ OIC rea jurdica/ OIC rea jurdica/ OIC OIC OIC 1 1 3 5 7 8 12 9 9 11 13 15 16 20
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Categora 4. Mejora de procesos, trmites y servicios

Etapa 2. Regulacin base cero en normas (Esta etapa aplica si la mejora del proceso, trmite o servicio requiere la eliminacin o mejora de normas) Actividad 2.1 Identificar las normas a eliminar o mejorar Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin Actividad 2.2 Eliminar o mejorar las normas Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin Actividad 2.3 Actualizar los registros de normas Registros de normas actualizados rea de la institucin Etapa 3. Regulacin base cero en trmites (Esta etapa aplica si la mejora del proceso, trmite o servicio requiere la eliminacin o fusin de trmites y servicios) Actividad 3.1 Identificar los trmites a eliminar o fusionar Definicin de los trmites a eliminar o fusionar rea duea del trmite Actividad 3.2. Definir la causa de la eliminacin o fusin de los trmites Definicin de la causa de la eliminacin o fusin de los trmites rea duea del trmite Actividad 3.3 Identificar las normas a eliminar o mejorar que sustentan Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin al trmite as como aquellas asociadas al proceso Actividad 3.4 Eliminar o mejorar las normas Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin Actividad 3.5 Actualizar los registros de normas Registros de normas actualizados rea de la institucin Actividad 3.6 Modificar los registros de trmites Los trmites no aparece en los registros rea duea del trmite Actividad 3.7 Modificar la operacin de los procesos de la institucin Los trmites no se realizan o se ha fusionado rea duea del trmite Etapa 4. Mejora de procesos, trmites y servicios Actividad 4.1 Definir las caractersticas del proceso Actividad 4.2 Analizar el proceso Actividad 4.3 Implantar acciones de mejora Actividad 4.4 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Actividad 4.5 Medir la satisfaccin del usuario Definicin del proceso Identificacin de reas de oportunidad Mejoras implantadas Definicin del plan de aseguramiento de la mejora Medicin de la satisfaccin del usuario rea duea del proceso/trmite rea duea del proceso/trmite rea duea del proceso/trmite rea duea del proceso/trmite rea duea del proceso/trmite
rea jurdica/ OIC rea jurdica/ OIC rea jurdica/ OIC
2 4 6
10 12 14
OIC OIC rea jurdica/ OIC rea jurdica/ OIC rea jurdica/ OIC OIC OIC
1 1 2 4 6 8 12
15 15 16 18 20 22 26
OIC OIC OIC rea de calidad/OIC rea de calidad/OIC
1 4 14 16 18
27 30 40 42 44
29/39
Categora 4.1. Mejora regulatoria de trmites (COFEMER)

Actividad Hito Etapa 1. Anlisis de situacin Actividad 1.1 Realizar un diagnstico de la situacin actual Anlisis de las reas en que puede reducirse la carga administrativa derivada de los trmites que aplica la dependencia u organismo descentralizado (texto o archivo) Etapa 2. Definicin de Acciones de Mejora Actividad 2.1 Identificar las acciones de mejora a efectuar en trmites Definicin de los trmites a mejorar y las acciones a realizar (archivo Excel a importar) Descripcin puntual de las acciones a realizar (archivo Excel a importar) Definicin de los instrumentos jurdicos que se crearn, modificarn o eliminarn para efectuar las acciones de mejora (archivo Excel a importar) Etapa 3. Implementacin de Acciones de Mejora Actividad 3.1 Elaborar propuesta de regulacin para implementar la mejora Actividad 3.2. Envo a la COFEMER para proceso de mejora regulatoria Elaboracin de proyecto regulatorio necesario para mejorar los trmites (archivo) Presentacin de proyecto regulatorio a la COFEMER para obtener una resolucin (captura) Presentacin de resolucin de la COFEMER (archivo) rea de la institucin Unidad Administrativa Responsable/ROMR Unidad Administrativa Responsable/ROMR Unidad Administrativa Responsable/ROMR Unidad Administrativa Responsable/ROMR Unidad Administrativa Responsable/ROMR 1 62 rea de la institucin Unidad Administrativa Responsable/ROMR Unidad Administrativa Responsable/ROMR Unidad Administrativa Responsable/ROMR 1 1 rea de la institucin Unidad Administrativa Responsable/ROMR 1 1 Responsable Participantes Avance de la etapa en semanas Avance del proyecto en semanas
Actividad 2.2 Describir las acciones de mejora a efectuar en trmites
rea de la institucin
Actividad 2.3 Sealar el mecanismo de implementacin
62
Actividad 3.3 Obtener de resolucin de la COFEMER
62
Actividad 3.4 Publicar la regulacin en el Diario Oficial de la Federacin Actividad 3.5 Solicitar modificacin de trmites en el Registro Federal de Trmites y Servicios
Expedicin de la regulacin y notificacin (captura) Notificacin a la COFEMER de modificaciones a registros de trmites (captura) Etapa 4. Evaluacin y Monitoreo
62
62
Actividad 4.1 Evaluar el impacto de las mejoras efectuadas Actividad 4.2 Monitorear la aplicacin de las mejoras
Determinacin de liberacin de carga administrativa (texto o archivo) Supervisin de la forma en que se aplican los trmites con posterioridad a la implementacin de la mejora (captura)
rea de la institucin/COFEMER rea de la institucin/SFP
COFEMER OIC
1 63
62 70
30/39
Categora 4.2. Mejora de regulaciones (COFEMER)

Actividad Hito Etapa 1. Anlisis de situacin Actividad 1.1 Realizar un diagnstico de la situacin actual Anlisis de las reas en que puede reducirse la carga administrativa derivada de las regulaciones que aplica la dependencia u organismo descentralizado (texto o archivo) Etapa 2. Definicin de Acciones de Mejora Actividad 2.1 Identificar las acciones de mejora a efectuar en regulaciones Actividad 2.2 Describir las acciones de mejora a efectuar en regulaciones Definicin de las regulaciones a mejorar y las acciones a realizar (archivos Excel a importar) rea de la institucin Unidad Administrativa Responsable/ROMR Unidad Administrativa Responsable/ROMR 1 1 rea de la institucin Unidad Administrativa Responsable/ROMR 1 1 Responsable Participantes Avance de la etapa en semanas Avance del proyecto en semanas
Descripcin puntual de las acciones a realizar (crear, modificar o rea de la institucin eliminar regulaciones) (archivos Excel a importar) Etapa 3. Implementacin de Acciones de Mejora
Actividad 3.1 Elaborar propuesta de regulacin para implementar la mejora Actividad 3.2. Envo a la COFEMER para proceso de mejora regulatoria
Elaboracin de proyecto regulatorio necesario para mejorar el marco jurdico (archivo) Presentacin de proyecto regulatorio a la COFEMER para obtener una resolucin (captura) Presentacin de resolucin de la COFEMER (archivo)
Actividad 3.3 Obtener de resolucin de la COFEMER
Unidad Administrativa Responsable/ROMR Unidad Administrativa Responsable/ROMR Unidad Administrativa Responsable/ROMR
62
62
62
31/39
Categora 5. Incorporacin de buenas prcticas y mejora de estndares

Etapa 2. Regulacin base cero en normas (Esta etapa aplica si la incorporacin de la buena prctica requiere la eliminacin o mejora de normas) Actividad 2.1 Identificar las normas a eliminar o mejorar Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin Actividad 2.2 Eliminar o mejorar las normas Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin Actividad 2.3 Actualizar los registros de normas Registros de normas actualizados rea de la institucin Etapa 3. Regulacin base cero en trmites (Esta etapa aplica si la incorporacin de la buena prctica requiere la eliminacin o fusin de trmites y servicios) Actividad 3.1 Identificar los trmites a eliminar o fusionar Definicin de los trmites a eliminar o fusionar rea duea del trmite Actividad 3.2. Definir la causa de la eliminacin o fusin de los trmites Definicin de la causa de la eliminacin o fusin de los trmites rea duea del trmite Actividad 3.3 Identificar las normas a eliminar o mejorar que sustentan Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin al trmite y aquellas asociadas al proceso Actividad 3.4 Eliminar o mejorar las normas Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin Actividad 3.5 Actualizar los registros de normas Registros de normas actualizados rea de la institucin Actividad 3.6 Modificar los registros de trmites Los trmites no aparece en los registros rea duea del trmite Actividad 3.7 Modificar la operacin de los procesos de la institucin Los trmites no se realizan o se ha fusionado rea duea del trmite Etapa 4. Mejora de procesos, trmites y servicios Actividad 4.1 Definir las caractersticas del proceso Definicin del proceso rea duea del proceso/trmite Actividad 4.2 Analizar el proceso Identificacin de reas de oportunidad rea duea del proceso/trmite Actividad 4.3 Implantar acciones de mejora Mejoras implantadas rea duea del proceso/trmite Actividad 5.1 Implantar buenas prcticas Actividad 5.2 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Actividad 5.3 Medir la satisfaccin del usuario Etapa 5. Incorporacin de buenas prcticas y mejora de estndares Descripcin de las buenas prcticas implantadas rea duea del proceso/trmite Definicin del plan de aseguramiento de la mejora rea duea del proceso/trmite Medicin de la satisfaccin del usuario rea duea del proceso/trmite
2 4 6
10 12 14
OIC OIC rea jurdica/ OIC rea jurdica/ OIC rea jurdica/ OIC OIC OIC OIC OIC OIC OIC rea de calidad/OIC rea de calidad/OIC
1 1 3 5 7 8 12 1 4 14 4 6 8
15 15 17 19 21 22 26 27 30 40 44 46 48
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Categora 6. Uso de herramientas de tecnologa de informacin y comunicaciones (TIC)

Etapa 2. Regulacin base cero en normas (Esta etapa aplica si la incorporacin de TIC requiere la eliminacin o mejora de normas) Actividad 2.1 Identificar las normas a eliminar o mejorar Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin Actividad 2.2 Eliminar o mejorar las normas Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin Actividad 2.3 Actualizar los registros de normas Registros de normas actualizados rea de la institucin Etapa 3. Regulacin base cero en trmites (Esta etapa aplica si la incorporacin de TIC requiere la eliminacin o fusin de trmites) Actividad 3.1 Identificar los trmites a eliminar o fusionar Definicin de los trmites a eliminar o fusionar rea duea del trmite Definicin de la causa de la eliminacin o fusin de los Actividad 3.2. Definir la causa de la eliminacin o fusin de los trmites rea duea del trmite trmites Actividad 3.3 Identificar las normas a eliminar o mejorar que sustentan Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin al trmite as como aquellas asociadas al proceso Actividad 3.4 Eliminar o mejorar las normas Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin Actividad 3.5 Actualizar los registros de normas Registros de normas actualizados rea de la institucin Actividad 3.6 Modificar los registros de trmites Los trmites no aparece en los registros rea duea del trmite Actividad 3.7 Modificar la operacin de los procesos de la institucin Los trmites no se realizan o se ha fusionado rea duea del trmite Etapa 4. Mejora de procesos, trmites y servicios Actividad 4.1 Definir las caractersticas del proceso Actividad 4.2 Analizar el proceso Actividad 4.3 Implantar acciones de mejora Definicin del proceso rea duea del proceso/trmite Identificacin de reas de oportunidad rea duea del proceso/trmite Mejoras implantadas rea duea del proceso/trmite Etapa 5. Incorporacin de buenas prcticas y mejora de estndares (Esta etapa aplica si la incorporacin de TIC proviene de buenas prcticas) Descripcin de las buenas prcticas implantadas rea duea del proceso/trmite Etapa 6. Uso de herramientas de tecnologas de informacin y comunicaciones Actividad 6.1 Planear la incorporacin de TIC Actividad 6.2 Implantar las TIC Actividad 6.3 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Actividad 6.4 Medir la satisfaccin del usuario Integracin de los requerimientos de TIC Implantacin de TIC concluida Plan de aseguramiento de la mejora implantado Satisfaccin del usuario medida rea duea del proceso/trmite rea duea del proceso/trmite rea duea del proceso/trmite rea duea del proceso/trmite
2 4 6
10 12 14
1 1 2 4 6 8 12
15 15 16 18 20 22 26
OIC OIC OIC
1 4 14
27 30 40
Actividad 5.1 Implantar buenas prcticas
OIC rea de informtica/OIC rea de informtica/OIC rea calidad/OIC rea de calidad/OIC
4 2 10 12 14
44 46 54 56 58
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Categora 7. Atencin ciudadana integral en una oficina

Actividad Hito Etapa 1. Anlisis de situacin Enunciado de los problemas Anlisis de los problemas Descripcin del estado a alcanzar Definicin de acciones de mejora Responsable Participantes Avance de la etapa en semanas 1 4 6 8 Avance del proyecto en semanas 1 4 6 8
Actividad 1.1 Identificar los problemas Actividad 1.2 Realizar un diagnstico de la situacin actual Actividad 1.3 Identificar el estado que se quiere alcanzar Actividad 1.4 Identificar la brecha entre la situacin actual y el estado a alcanzar
rea de la institucin rea de la institucin rea de la institucin rea de la institucin
OIC OIC OIC OIC
Etapa 2. Regulacin base cero en normas (Esta etapa aplica si la incorporacin de la atencin ciudadana integral en una oficina de servicio requiere la eliminacin o mejora de normas) Actividad 2.1 Identificar las normas a eliminar o mejorar Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin rea jurdica/ OIC Actividad 2.2 Eliminar o mejorar las normas Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin rea jurdica/ OIC Actividad 2.3 Actualizar los registros de normas Registros de normas actualizados rea de la institucin rea jurdica/ OIC Etapa 3. Regulacin base cero en trmites (Esta etapa aplica si la incorporacin de la atencin ciudadana integral en una oficina de servicio requiere la eliminacin o fusin de trmites) Actividad 3.1 Identificar los trmites a eliminar o fusionar Definicin de los trmites a eliminar o fusionar rea duea del trmite OIC Definicin de la causa de la eliminacin o fusin de los Actividad 3.2. Definir la causa de la eliminacin o fusin de los trmites rea duea del trmite OIC trmites Actividad 3.3 Identificar las normas a eliminar o mejorar que sustentan Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin rea jurdica/ OIC al trmite as como aquellas asociadas al proceso Actividad 3.4 Eliminar o mejorar las normas Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin rea jurdica/ OIC Actividad 3.5 Actualizar los registros de normas Registros de normas actualizados rea de la institucin rea jurdica/ OIC Actividad 3.6 Modificar los registros de trmites Los trmites no aparece en los registros rea duea del trmite OIC Actividad 3.7 Modificar la operacin de los procesos de la institucin Los trmites no se realizan o se ha fusionado rea duea del trmite OIC Etapa 4. Mejora de procesos, trmites y servicios Actividad 4.1 Definir las caractersticas del proceso Definicin del proceso rea duea del proceso/trmite OIC Actividad 4.2 Analizar el proceso Identificacin de reas de oportunidad rea duea del proceso/trmite OIC Actividad 4.3 Implantar acciones de mejora Mejoras implantadas rea duea del proceso/trmite OIC Etapa 5. Incorporacin de buenas prcticas y mejora de estndares Actividad 5.1 Implantar buenas prcticas Descripcin de las buenas prcticas implantadas rea duea del proceso/trmite OIC Etapa 6. Uso de herramientas de tecnologas de informacin y comunicaciones Actividad 6.1 Planear la incorporacin de TIC Integracin de los requerimientos de TIC rea duea del proceso/trmite rea de informtica/OIC Implantacin de TIC concluida Actividad 6.2 Implantar las TIC rea duea del proceso/trmite rea de informtica/OIC Etapa 7. Atencin ciudadana integral en una oficina Actividad 7.1. Adecuar el espacio fsico Actividad 7.2. Capacitar al personal del espacio de contacto ciudadano Actividad 7.3 Certificar al personal Actividad 7.4 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Actividad 7.5 Medir la satisfaccin del usuario Espacio fsico adecuado Personal capacitado Personal certificado Plan de aseguramiento de la mejora implantado Satisfaccin del usuario medida reas dueas de los trmites reas dueas de los trmites reas dueas de los trmites rea duea del proceso/trmite rea duea del proceso/trmite OM o equivalente/ OIC OIC OIC rea de calidad/OIC reas de calidad/OIC
2 4 6
10 12 14
1 1 2 4 6 8 12 1 4 14 4 2 10 2 5 8 10 12
15 15 16 18 20 22 26 27 30 40 44 46 54 56 59 62 64 66
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Categora 8. Procesos y trmites 100% en lnea

Actividad Hito Etapa 1. Anlisis de situacin Enunciado de los problemas Anlisis de los problemas Descripcin del estado a alcanzar Definicin de acciones de mejora Responsable Participantes Avance de la etapa en semanas 1 4 6 8 Avance del proyecto en semanas 1 4 6 8
Actividad 1.1 Identificar los problemas Actividad 1.2 Realizar un diagnstico de la situacin actual Actividad 1.3 Identificar el estado que se quiere alcanzar Actividad 1.4 Identificar la brecha entre la situacin actual y el estado a alcanzar
rea de la institucin rea de la institucin rea de la institucin rea de la institucin
OIC OIC OIC OIC
Etapa 2. Regulacin base cero en normas (Esta etapa aplica si la automatizacin de procesos y trmites al 100% requiere la eliminacin o mejora de normas) Actividad 2.1 Identificar las normas a eliminar o mejorar Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin Actividad 2.2 Eliminar o mejorar las normas Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin Actividad 2.3 Actualizar los registros de normas Registros de normas actualizados rea de la institucin Etapa 3. Regulacin base cero en trmites (Esta etapa aplica si la automatizacin de procesos y trmites al 100% requiere la eliminacin o fusin de trmites) Actividad 3.1 Identificar los trmites a eliminar o fusionar Definicin de los trmites a eliminar o fusionar rea duea del trmite Definicin de la causa de la eliminacin o fusin de los Actividad 3.2. Definir la causa de la eliminacin o fusin de los trmites rea duea del trmite trmites Actividad 3.3 Identificar las normas a eliminar o mejorar que sustentan Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin al trmite as como aquellas asociadas al proceso Actividad 3.4 Eliminar o mejorar las normas Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin Actividad 3.5 Actualizar los registros de normas Registros de normas actualizados rea de la institucin Actividad 3.6 Modificar los registros de trmites Los trmites no aparece en los registros rea duea del trmite Actividad 3.7 Modificar la operacin de los procesos de la institucin Los trmites no se realizan o se ha fusionado rea duea del trmite Etapa 4. Mejora de procesos, trmites y servicios Actividad 4.1 Definir las caractersticas del proceso Definicin del proceso rea duea del proceso/trmite Actividad 4.2 Analizar el proceso Identificacin de reas de oportunidad rea duea del proceso/trmite Actividad 4.3 Implantar acciones de mejora Mejoras implantadas rea duea del proceso/trmite Etapa 5. Incorporacin de buenas prcticas y mejora de estndares Actividad 5.1 Implantar buenas prcticas Descripcin de las buenas prcticas implantadas rea duea del proceso/trmite Etapa 6. Uso de herramientas de tecnologas de informacin y comunicaciones Actividad 6.1 Planear la incorporacin de TIC Integracin de los requerimientos de TIC rea duea del proceso/trmite Actividad 6.2 Implantar las TIC Implantacin de TIC concluida rea duea del proceso/trmite Etapa 7. Atencin ciudadana integral en una oficina (Esta etapa no aplica para proyectos categora 8) Etapa 8. Procesos y trmites 100% en lnea Actividad 8.1. Automatizar trmite o proceso Proceso o trmite automatizado (100% en lnea) rea duea del proceso/trmite Actividad 8.2 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Plan de aseguramiento de la mejora implantado rea duea del proceso/trmite Actividad 8.3 Medir la satisfaccin del usuario Satisfaccin del usuario medida rea duea del proceso/trmite
2 4 6
10 12 14
OIC OIC rea jurdica/ OIC rea jurdica/ OIC rea jurdica/ OIC OIC OIC OIC OIC OIC OIC rea de informtica/OIC rea de informtica/OIC
1 1 2 4 6 8 12 1 4 14 4 2 10
15 15 16 18 20 22 26 27 30 40 44 46 54
rea de informtica/OIC reas de calidad/OIC reas de calidad/OIC
4 6 8
58 60 62
35/39
Categora 9. Reingeniera
Actividad 2.1 Identificar las normas a eliminar o mejorar Actividad 2.2 Eliminar o mejorar las normas Actividad 2.3 Actualizar los registros de normas
Actividad 3.1 Identificar los trmites a eliminar o fusionar Actividad 3.2. Definir la causa de la eliminacin o fusin de los trmites Actividad 3.3 Identificar las normas a eliminar o mejorar que sustentan al trmite as como aquellas asociadas al proceso Actividad 3.4 Eliminar o mejorar las normas Actividad 3.5 Actualizar los registros de normas Actividad 3.6 Modificar los registros de trmites Actividad 3.7 Modificar la operacin de los procesos de la institucin
Etapa 2. Regulacin base cero en normas (Esta etapa aplica si la reingeniera requiere la eliminacin o mejora de normas) Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin Registros de normas actualizados rea de la institucin Etapa 3. Regulacin base cero en trmites (Esta etapa aplica si la reingeniera requiere la eliminacin o fusin de trmites) Definicin de los trmites a eliminar o fusionar rea duea del trmite Definicin de la causa de la eliminacin o fusin de los rea duea del trmite trmites Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin
2 4 6
10 12 14
1 1 2 4 6 8 12
15 15 16 18 20 22 26
Actividad 4.1 Definir las caractersticas del proceso Actividad 4.2 Analizar el proceso Actividad 4.3 Implantar acciones de mejora Actividad 4.4 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Actividad 4.5 Medir la satisfaccin del usuario
Actividad 5.1 Implantar buenas prcticas Actividad 5.2 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Actividad 5.3 Medir la satisfaccin del usuario
Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin Registros de normas actualizados rea de la institucin Los trmites no aparece en los registros rea duea del trmite Los trmites no se realizan o se ha fusionado rea duea del trmite Etapa 4. Mejora de procesos, trmites y servicios (Esta etapa aplica si la reingeniera requiere la mejora de procesos, trmites y servicios) Definicin del proceso rea duea del proceso/trmite Identificacin de reas de oportunidad rea duea del proceso/trmite Mejoras implantadas rea duea del proceso/trmite Definicin del plan de aseguramiento de la mejora rea duea del proceso/trmite Medicin de la satisfaccin del usuario rea duea del proceso/trmite Etapa 5. Incorporacin de buenas prcticas y mejora de estndares (Esta etapa aplica si la reingeniera requiere la incorporacin de buenas prcticas) Descripcin de las buenas prcticas implantadas rea duea del proceso/trmite Definicin del plan de aseguramiento de la mejora rea duea del proceso/trmite Medicin de la satisfaccin del usuario rea duea del proceso/trmite
1 4 14 16 18
27 30 40 42 44
OIC rea de calidad/OIC rea de calidad/OIC
4 6 8
48 50 52
36/39
Etapa 6. Uso de herramientas de tecnologas de informacin y comunicaciones (Esta etapa aplica si la reingeniera requiere la incorporacin de TIC) Actividad 6.1 Planear la incorporacin de TIC Integracin de los requerimientos de TIC rea duea del proceso/trmite Actividad 6.2 Implantar las TIC Implantacin de TIC concluida rea duea del proceso/trmite Actividad 6.3 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Plan de aseguramiento de la mejora implantado rea duea del proceso/trmite Actividad 6.4 Medir la satisfaccin del usuario Satisfaccin del usuario medida rea duea del proceso/trmite Etapa 7. Atencin ciudadana integral en una oficina (Esta etapa aplica si la reingeniera requiere la incorporacin de atencin ciudadana integral en una oficina) Actividad 7.1. Adecuar el espacio fsico Espacio fsico adecuado reas dueas de los trmites Actividad 7.2. Capacitar al personal del espacio de contacto ciudadano Personal capacitado reas dueas de los trmites Actividad 7.3 Certificar al personal Personal certificado reas dueas de los trmites Actividad 7.4 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Plan de aseguramiento de la mejora implantado rea duea del proceso/trmite Actividad 7.5 Medir la satisfaccin del usuario Satisfaccin del usuario medida rea duea del proceso/trmite Etapa 8. Procesos y trmites 100% en lnea (Esta etapa aplica si la reingeniera requiere la incorporacin de procesos y trmites 100% en lnea) Actividad 8.1. Automatizar trmite o proceso Proceso o trmite automatizado (100% en lnea) rea duea del proceso/trmite Actividad 8.2 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Plan de aseguramiento de la mejora implantado rea duea del proceso/trmite Actividad 8.3 Medir la satisfaccin del usuario Satisfaccin del usuario medida rea duea del proceso/trmite Etapa 9. Reingeniera Actividad 9.1. Adecuar los procesos Actividad 9.2 Adecuar la estructura Actividad 9.3. Adecuar la normatividad Actividad 9.4 Informar a la organizacin Propuesta de reestructura y adecuacin de procesos Nueva estructura, perfil de puestos y organigramas adecuados Nuevo reglamento o estatuto orgnico publicado Organizacin informada OM OM OM OM
rea de informtica/OIC rea de informtica/OIC rea calidad/OIC rea de calidad/OIC
2 10 12 14
54 62 64 66
OM o equivalente/ OIC OIC OIC rea de calidad/OIC reas de calidad/OIC
2 5 8 10 12
68 71 74 76 78
rea de informtica/OIC reas de calidad/OIC reas de calidad/OIC
4 6 8
82 84 86
reas de la institucin/OIC reas de la institucin/OIC rea jurdica/ reas de la institucin/OIC reas de la institucin/OIC
8 16 24 26
94 102 110 112
37/39
Categora 10. Proyectos interinstitucionales

Actividad Hito Etapa 1. Anlisis de situacin Actividad 1.1 Identificar los problemas Actividad 1.2 Identificar instituciones y actores participantes Actividad 1.3 Instalar mesa o subgrupo de trabajo interinstitucional Actividad 1.4 Realizar un diagnstico de la situacin actual Actividad 1.5 Identificar el estado que se quiere alcanzar Actividad 1.6 Identificar la brecha entre la situacin actual y el estado a alcanzar Enunciado de los problemas Nombre de instituciones y actores participantes Formalizacin de la instalacin de la Mesa o subgrupo de trabajo interinstitucional Anlisis de los problemas Descripcin del estado a alcanzar Definicin de acciones de mejora rea de la institucin reas de la (las) institucin (es) reas de la (las) institucin (es) reas de la (las) institucin (es) reas de la (las) institucin (es) reas de la (las) institucin (es) OIC OIC OIC OIC OIC OIC 1 2 4 8 10 12 1 2 4 8 10 12 Responsable Participantes Avance de la etapa en semanas Avance del proyecto en semanas
Etapa 2. Regulacin base cero en normas (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la eliminacin o mejora de normas) Actividad 2.1 Identificar las normas a eliminar o mejorar Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin Actividad 2.2 Eliminar o mejorar las normas Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin Actividad 2.3 Actualizar los registros de normas Registros de normas actualizados rea de la institucin Etapa 3. Regulacin base cero en trmites (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la eliminacin o fusin de trmites) Actividad 3.1 Identificar los trmites a eliminar o fusionar Definicin de los trmites a eliminar o fusionar rea duea del trmite Definicin de la causa de la eliminacin o fusin de los Actividad 3.2. Definir la causa de la eliminacin o fusin de los trmites rea duea del trmite trmites Actividad 3.3 Identificar las normas a eliminar o mejorar que sustentan Definicin de las normas a eliminar o mejorar rea de la institucin al trmite as como aquellas asociadas al proceso Actividad 3.4 Eliminar o mejorar las normas Definicin de las normas eliminadas o mejoradas rea de la institucin Actividad 3.5 Actualizar los registros de normas Registros de normas actualizados rea de la institucin Actividad 3.6 Modificar los registros de trmites Los trmites no aparece en los registros rea duea del trmite Actividad 3.7 Modificar la operacin de los procesos de la institucin Los trmites no se realizan o se ha fusionado rea duea del trmite Etapa 4. Mejora de procesos, trmites y servicios (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la mejora de procesos, trmites y servicios) Actividad 4.1 Definir las caractersticas del proceso Definicin del proceso rea duea del proceso/trmite Actividad 4.2 Analizar el proceso Identificacin de reas de oportunidad rea duea del proceso/trmite Actividad 4.3 Implantar acciones de mejora Mejoras implantadas rea duea del proceso/trmite Actividad 4.4 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Definicin del plan de aseguramiento de la mejora rea duea del proceso/trmite Actividad 4.5 Medir la satisfaccin del usuario Medicin de la satisfaccin del usuario rea duea del proceso/trmite
2 4 6
14 16 18
1 1 2 4 6 8 12
19 19 20 22 24 26 30
1 4 14 16 18
31 34 44 46 48
Actividad 5.1 Implantar buenas prcticas Actividad 5.2 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Actividad 5.3 Medir la satisfaccin del usuario
Etapa 5. Incorporacin de buenas prcticas y mejora de estndares (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la incorporacin de buenas prcticas) Descripcin de las buenas prcticas implantadas rea duea del proceso/trmite Definicin del plan de aseguramiento de la mejora rea duea del proceso/trmite Medicin de la satisfaccin del usuario rea duea del proceso/trmite
OIC rea de calidad/OIC rea de calidad/OIC
4 6 8
52 54 56
38/39
Etapa 6. Uso de herramientas de tecnologas de informacin y comunicaciones (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la incorporacin de TIC) Actividad 6.1 Planear la incorporacin de TIC Integracin de los requerimientos de TIC rea duea del proceso/trmite rea de informtica/OIC Actividad 6.2 Implantar las TIC Implantacin de TIC concluida rea duea del proceso/trmite rea de informtica/OIC Actividad 6.3 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Plan de aseguramiento de la mejora implantado rea duea del proceso/trmite rea calidad/OIC Actividad 6.4 Medir la satisfaccin del usuario Satisfaccin del usuario medida rea duea del proceso/trmite rea de calidad/OIC Etapa 7. Atencin ciudadana integral en una oficina (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la incorporacin de atencin ciudadana integral en una oficina) Actividad 7.1. Adecuar el espacio fsico Espacio fsico adecuado reas dueas de los trmites OM o equivalente/ OIC Actividad 7.2. Capacitar al personal del espacio de contacto ciudadano Personal capacitado reas dueas de los trmites OIC Actividad 7.3 Certificar al personal Personal certificado reas dueas de los trmites OIC Actividad 7.4 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Plan de aseguramiento de la mejora implantado rea duea del proceso/trmite rea de calidad/OIC Actividad 7.5 Medir la satisfaccin del usuario Satisfaccin del usuario medida rea duea del proceso/trmite reas de calidad/OIC Etapa 8. Procesos y trmites 100% en lnea (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la incorporacin de procesos y trmites 100% en lnea) Actividad 8.1. Automatizar trmite o proceso Proceso o trmite automatizado (100% en lnea) rea duea del proceso/trmite rea de informtica/OIC Actividad 8.2 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Plan de aseguramiento de la mejora implantado rea duea del proceso/trmite reas de calidad/OIC Actividad 8.3 Medir la satisfaccin del usuario Satisfaccin del usuario medida rea duea del proceso/trmite reas de calidad/OIC Etapa 9. Reingeniera (Esta etapa aplica si el proyecto interinstitucional requiere la reingeniera de alguna institucin) reas de la Actividad 9.1. Adecuar los procesos Propuesta de reestructura y adecuacin de procesos OM institucin/OIC Nueva estructura, perfil de puestos y organigramas reas de la Actividad 9.2 Adecuar la estructura OM adecuados institucin/OIC rea jurdica/ reas de la Actividad 9.3. Adecuar la normatividad Nuevo reglamento o estatuto orgnico publicado OM institucin/OIC reas de la Actividad 9.4 Informar a la organizacin Organizacin informada OM institucin/OIC Etapa 10. Proyectos interinstitucionales Actividad 10.1. Actividades realizadas Actividad 10.2. Seguimiento de indicadores Adjuntar archivo de evidencia de las actividades realizadas Verificar el avance en el resultado de los indicadores de cada Institucin rea de la institucin rea de la institucin reas de la institucin/OIC reas de la institucin/OIC
2 10 12 14
58 66 68 70
2 5 8 10 12
72 75 78 80 82
4 6 8
86 88 90
12 24 36 40
102 110 118 120
2 24
122 122
39/39

Manual de Operacion PMG 2012

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MANUAL DE OPERACIN DEL MDULO INSTITUCIONAL 2012

Programa Especial de Mejora de la Gestin en la APF 2008-2012 Es

Programa Especial de Mejora de la Gestin en la APF 2008-2012 Es

1. OBJETIVO DEL MANUAL

1.1. Objetivos especficos

Manual de Operacin del Mdulo Institucional 2012

Programa Especial de Mejora de la Gestin en la APF 2008-2012 Es

3. ESTRATEGIA PMG 2012

Manual de Operacin del Mdulo Institucional 2012

Programa Especial de Mejora de la Gestin en la APF 2008-2012 Es

3.1. Proyectos institucionales

3.2. Proyectos transversales o interinstitucionales

3.3. Proyectos consolidados

3.4. Regulacin base cero en trmites, servicios y normas

Programa Especial de Mejora de la Gestin en la APF 2008-2012 Es

3.5. Manuales Administrativos de Aplicacin General (MAAG)

3.6. Reduccin de costos administrativos

Manual de Operacin del Mdulo Institucional 2012

Programa Especial de Mejora de la Gestin en la APF 2008-2012 Es

3.7. Programas de Mejora Regulatoria 2011-2012

Manual de Operacin del Mdulo Institucional 2012

Programa Especial de Mejora de la Gestin en la APF 2008-2012 Es

4. FLUJO DE OPERACIN 2012 DEL PMG

4.1. Seleccin de iniciativas

Programa Especial de Mejora de la Gestin en la APF 2008-2012 Es

Manual de Operacin del Mdulo Institucional 2012

Programa Especial de Mejora de la Gestin en la APF 2008-2012 Es

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4.2. Registro de proyectos

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4.3. Seguimiento de proyectos

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4.3.1 Cambios a los proyectos

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4.4. Cierre de proyectos

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5. CALENDARIO PMG 2012

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B. Responsable del PMG en la institucin

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ANEXO 1: INDICADORES DE PROYECTO

Costo promedio de la operacin de un proceso

Valor absoluto Valor absoluto

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Incremento Incremento Reduccin

Trmites Procesos Espacios o ventanillas de atencin Espacios para completar un proceso.

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