Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Despus de inicializar el programa haciendo Clic el icono respectivo se procede a establecer el Acceso al
Sistema.
Para realizar el Acceso al Sistema de Control Administrativo y Acadmico debemos proporcionar el Nombre de Usuario y su Contrasea respectiva (tenga en cuenta maysculas/minsculas). En caso de ser correctos se dar acceso al men principal del Sistema. Si el nombre de Usuario o Contraseas no son los correctos el Sistema negar el acceso hasta tanto estos no sean los correctos. Nota: para los equipos que no cuentan con dispositivos de sonidos puede que aparezca mensaje de error al iniciar el acceso, pero la aplicacin continuara normalmente su funcionamiento.
Pgina 2 de 37
El Men Principal del Sistema proporciona acceso a las diferentes secciones de la Aplicacin, dependiendo de las Autorizaciones establecidas para el Usuario que ha realizado el acceso al Sistema
Tendrn a disposicin los accesos a las diferentes secciones. Administrativo: manejo de pre-inscripciones, matriculas, pensiones, recaudos, certificaciones, carn, otros. Acadmico: manejo de Evaluaciones, certificaciones, informes acadmicos, estadsticas
rendimiento, graduaciones, otros. Psico-Orientacin: manejo registro de citaciones, estadsticas, informes. Consultas: localizacin de informacin de los alumnos registrados en el sistema, financiera, acadmica, psicoorientacin y datos personales.
Pgina 3 de 37
Soporte: manejo de registros jurdicos de la entidad, copias de respaldo, cortes de energa, registro de usuarios, bancos, costos, escalas de evaluaciones, asignaturas e indicadores de logros para los diferentes periodos. IMPORTANTE: Cuando se emplea por vez primera la aplicacin o inicia un Nuevo Periodo Lectivo, la opcin obligada antes de iniciar los otros procesos es la de Soporte, para definir los parmetros de manejo de la aplicacin.
Pgina 4 de 37
Pgina 5 de 37
Pgina 6 de 37
Pgina 7 de 37
Debe especificar el Periodo Lectivo(Ao), Jornada, Grado, Periodo, Docente y la ubicacin del archivo, y si la informacin se Enva o Descarga. Puede captar Evaluaciones o Descripciones de las Evaluaciones. La opcin Captar Evaluacin x Docentes, se emplea cuando no se conocen los datos de procedencia y solo se cuenta con el archivo. Cuando se Enva informacin el formato esta vaci y debe llenarse Cuando se Descarga informacin los formatos deben estar llenos y se ingresan al sistema. La opcin de Calculo Automtico Periodo Final, obtiene promedio de las evaluaciones periodos anteriores. IMPORTANTE: las estructuras establecidas en el formato de hoja electrnica no deben alterarse, de lo contrario se puede obtener resultados inesperados al manejar la informacin. Esta herramienta es til cuando los docentes pueden procesar la informacin de manera externa e independiente del sistema.
Pgina 8 de 37
reas/Asignaturas y Logros/Indicadores, para un Periodo Lectivo. Los parmetros definidos pueden modificarse, eliminar o imprimirse Estos parmetros pueden copiarse de Periodos lectivos anteriores cuando as se requiera y sea pertinente. IMPORTANTE: de la definicin de estos parmetros depende la operatividad de las secciones Administrativo y Acadmico. IMPORTANTE: Es Pre-requisito para poder definir los parmetros de Logros/Indicadores, haber definidos los parmetros de reas/Asignaturas.
Pgina 9 de 37
Dentro de la seccin de Soporte tenemos la Sub Seccin de Parmetros Periodo y dentro de esta Sub Seccin Cuentas Bancos.
Debe especificar el Periodo Lectivo(Ao). Un cdigo para la Cuenta Banco y como mnimo el nombre del banco, nombre cuenta y numero de cuenta. Los parmetros de las Cuentas Bancos definidos pueden modificarse, eliminar o imprimirse Estos parmetros de Cuentas Bancos pueden copiarse de Periodos lectivos anteriores cuando as se requiera y sea pertinente. IMPORTANTE: de la definicin de estos parmetros depende la operatividad de las Secciones Administrativo, especficamente la Expedicin de Recibos para cancelar Pre-Inscripcin, Matriculas, Pensiones y otros Costos.
Pgina 10 de 37
Dentro de la seccin de Soporte tenemos la Sub Seccin de Parmetros Periodo y dentro de esta Sub Seccin Escala Evaluacin.
Debe especificar el Periodo Lectivo(Ao). Un cdigo para la Escala, el nombre de la Escala, el rango de porcentajes que representa esta Escala y si esta Escala se establece para Reprobar una Asignatura. Los parmetros de las Escalas definidas pueden modificarse, eliminar o imprimirse Estos parmetros de las Escalas pueden copiarse de Periodos lectivos anteriores cuando as se requiera y sea pertinente. IMPORTANTE: de la definicin de estos parmetros depende la operatividad de las Secciones Acadmica, especficamente el proceso de Logros/Indicadores, Informes Rendimiento Acadmico, Recuperaciones, Consultas, Certificaciones, Graduaciones.
Pgina 11 de 37
Dentro de la seccin de Soporte tenemos la Sub Seccin de Parmetros Periodo y dentro de esta Sub Seccin reas/Asignaturas.
Debe especificar el Periodo Lectivo(Ao), Jornada y Grado. Un cdigo para la rea/Asignatura, el nombre de la rea/Asignatura, nmero de horas semanales. Establecer el tipo de rea/Asignatura, rea de la cual depende y docentes por grupos. Los parmetros de las reas/Asignaturas definidas pueden modificarse, eliminar o imprimirse Estos parmetros de las reas/Asignaturas pueden copiarse de Periodos lectivos anteriores cuando as se requiera y sea pertinente. IMPORTANTE: de la definicin de estos parmetros depende la operatividad de las Secciones Acadmica, especficamente el proceso de Logros/Indicadores, Informes Rendimiento Acadmico, Recuperaciones, Consultas, Certificaciones, Graduaciones.
Pgina 12 de 37
Dentro de la seccin de Soporte tenemos la Sub Seccin de Parmetros Periodo y dentro de esta Sub Seccin Descripcin / Evaluacin.
Debe especificar el Periodo Lectivo(Ao), Jornada, Grado y Periodo. Un cdigo para el Logro/Indicador y la descripcin de este. Los parmetros de las Logro/Indicador definidos pueden modificarse, eliminar o imprimirse Estos parmetros de los Logro/Indicador pueden copiarse de Periodos lectivos anteriores cuando as se requiera y sea pertinente. IMPORTANTE: de la definicin de estos parmetros depende la operatividad de las Secciones Acadmica, especficamente el proceso de Logros/Indicadores, Informes Rendimiento Acadmico, Recuperaciones, Consultas, Certificaciones, Graduaciones.
Pgina 13 de 37
Dentro de la seccin de Soporte tenemos la Sub Seccin de Parmetros Periodo y dentro de esta Sub Seccin Costos.
Debe especificar el Periodo Lectivo(Ao). Un cdigo para el Costo y como mnimo el Tipo de costo y la Descripcin del costo. De acuerdo al tipo de Costo a definir se debe digitar valores de matriculas, pensiones y otros costos. Los parmetros de Costos definidos pueden modificarse, eliminar o imprimirse Estos parmetros de Costo pueden copiarse de Periodos lectivos anteriores cuando as se requiera y sea pertinente. IMPORTANTE: el valor de la Pensin, debe ser el mismo de las Escala de pensiones para los pagos de 1-5 das, cuando la Entidad Educativa tenga valores de pagos de acuerdo a las fechas de cancelacin. IMPORTANTE: de la definicin de estos parmetros depende la operatividad de las Secciones Administrativo, especficamente la Expedicin de Recibos para cancelar Pre-Inscripcin, Matriculas, Pensiones y otros Costos.
Pgina 14 de 37
La seccin de Consultas.
Este procedimiento nos permite localizar la informacin de los alumnos, mostrando los registros localizados en los diferentes aos y grados. La informacin se localiza de acuerdo a una Identificacin o los Apellidos o un Nombre (completa o parcial). Cuando el alumno esta registrado se aplica un doble Clic para mirar la informacin en detalle: Informacin Psicoorientacin, Acadmica, Administrativa y Datos personales. Si el alumno no registra informacin en alguna de las secciones de informacin, el elemento permanece inhabilitado (gris tenue) IMPORTANTE: al momento ingresar los datos para localizar la informacin esta debe escribirse tal y como fue registrada, de otro modo puede que la bsqueda no tenga xito.
Pgina 15 de 37
Pgina 16 de 37
Pgina 17 de 37
Pgina 18 de 37
Pgina 19 de 37
Pgina 20 de 37
Pgina 21 de 37
IMPORTANTE: al momento ingresar los datos para localizar la informacin esta debe escribirse tal y como fue registrada, de otro modo puede que la bsqueda no tenga xito.
Pgina 22 de 37
Pgina 23 de 37
Pgina 24 de 37
Pgina 25 de 37
Pgina 26 de 37
Pgina 27 de 37
Pgina 28 de 37
Pgina 29 de 37
Pgina 30 de 37
Pgina 31 de 37
Pgina 32 de 37
Pgina 33 de 37
Pgina 34 de 37
1. Cumplido con los pasos anteriores procedemos as: 2. En Acadmico, en la seccin Informes, Sub Seccin Captura Evaluacin. Imprimir listas captura informacin evaluaciones del periodo. 3. En Acadmico, en la seccin Logros. Ingresar las evaluaciones del periodo. 4. En Acadmico, en la seccin Informes, Sub Seccin Informe Evaluacin. Imprimir Informes Evaluacin del periodo. 5. En Acadmico, en la seccin Informes, Sub Seccin Pendiente Recuperacin. Imprimir listas alumnos Pendientes Recuperaciones del periodo. 6. En Acadmico, en la seccin Informes, Sub Seccin Captura Recuperaciones. Imprimir listas Captura informacin Recuperaciones del periodo. MANEJAR USUARIOS
1. En Soporte, en la seccin Usuarios. Ingresar como Usuario Supervisor 2. Seleccionar Procesar otro Usuario, digitar el Cdigo en Proceso, nombre Usuario, sealar el acceso a las diferentes opciones, escoger la Categora Usuario, Autorizado Hasta, Sealar Permitir Cambio Contrasea. 3. Finalmente para Crear/Guardar Cambios, digite la Contrasea y repita Contrasea para Confirmar. 4. Un usuario que ha sido creado anteriormente, puede ser modificado (Editar Usuario), Eliminado (Borrar Usuario) o Modificar su Contrasea.
Pgina 35 de 37
5. Si ingresa con un Usuario que no tenga la categora de Supervisor, algunas opciones se restringen o no son permitidas.
MANEJAR IMGENES Para el manejo de las imgenes se recomienda la creacin de una Carpeta y la rotulacin de cada imagen con el apellido, nombre del alumno y el curso al cual pertenece. Igualmente al escanear o realizar toma de las fotos, establecer un tamao 3x3 centmetros real y en formato gif, tif o jpeg de preferencia. IMPORTANTE: debe tener instalado Microsoft Photo Editor o similar.
Pgina 36 de 37
PANTALLA VISTA PRELIMINAR Este es una pantalla de ejemplo de la Vista Preliminar de un Informe. Tiene las opciones avanzar o retroceder en las paginas, ir al inicio o al final del Informe, manejar el zoom de la ventana, salir de la vista previa e imprimir seleccionando la impresora y la caractersticas de esta impresin. Por Ejemplo:
Pgina 37 de 37
MANEJO ARCHIVOS HOJAS ELECTRNICAS Para el manejo de las hojas Electrnicas en las cuales se ingresan los datos para las evaluaciones tenga en cuenta la siguiente grafica. Para los casos cuando se manejan versiones diferentes de la hoja electrnica, conserve el formato original y haga caso omiso a las advertencias de perdida de caractersticas si utiliza este formato.