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Preparado por: Unidad Sistemas de Informacin Oficina de Informtica y Recursos Educativos Escuela de Profesiones de la Salud Febrero-2009
Introduccin
Page | 2 El portal de servicios electrnicos provisto por el Proyecto GAE para el Sistema de la Universidad de Puerto Rico, utiliza los servicios de la compaa Google (Google Applications for Education). El mismo, es un innovador servicio de correo electrnico va web. Este nuevo servicio de correo permite a los usuarios administrar grandes volmenes de mensajes agrupndolos de forma automtica y relacionndolos a travs de conversaciones las cuales puedes ver en un conjunto. El correo electrnico @UPR.EDU que nos provee Google, no solamente es una eficaz herramienta de correo electrnico, sino que a su vez integra un servicio de mensajera instantnea en la ventana del navegador para que puedas comprobar qu usuarios se encuentran en lnea y conectarte con ellos en un tiempo real. Las conversaciones de mensajera instantnea tambin pueden guardarse, igual que las del correo electrnico. Tambin este nuevo servicio provee potentes herramientas de antivirus y de filtros para correo no solicitado (spam). Las capacidades de reenvo automtico y de acceso mvil hacen de este servicio una completa solucin de correo electrnico para las organizaciones. La gua que aqu te presentamos pretende brindarte informacin general para el uso de est importante herramienta que te permitir mantenerte informado y comunicado en tu ambiente de trabajo. Page | 2 2
Datos
Direcciones de correo electrnico personalizada para la UPR: todas las cuentas en este sistema, tienen la nomenclatura juan.delpueblo@upr.edu . Gran capacidad de almacenamiento de correo: todos los usuarios obtienen al menos 7 gigabytes de espacio de almacenamiento. Potentes herramientas de bsqueda de correo: contars con el potente motor de bsqueda de Google directamente en tu buzn. Podrs localizar mensajes guardados al instante, aunque no tengas organizado tu correo. Lista de contactos integrada: el correo electrnico de Google te ayudar a efectuar un seguimiento de tus contactos recordando automticamente a las personas con las que has mantenido correspondencia. Mensajera instantnea integrada: comprueba quin est online y envale un mensaje instantneo en tiempo real desde la ventana del navegador de correo. Proteccin frente a virus, spam y phishing: el correo electrnico utiliza una potente tecnologa para bloquear de forma eficaz la intrusin de virus, filtrar los mensajes spam y avisarte si recibes mensajes con una identidad suplantada (phishing). Navegadores compatibles: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Opera, Mozilla y Netscape, Google Chrome, entre otros. Idiomas compatibles: Disponible en ms de 20 idiomas.
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Una vez en la pgina del RCM, observe en la parte inferior izquierda de dicha pgina, una imagen titulada Informacin Email GAE, como se ilustra en la siguiente imagen.
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Haga clic encima de dicha imagen para llegar a la pgina Web, donde podr localizar informacin de cmo acceder a su nueva cuenta de correo electrnico y como recuperar sus credenciales, si es que no recibi la comunicacin por correo interno. La siguiente pantalla se desplegar.
Aqu, haga clic en el enlace llamado Autenticacin de Cuentas de Empleados en GAE. Esto le llevar a la siguiente pantalla.
Entre sus credenciales del correo electrnico actual (Username y Password) para que el sistema le devuelva las credenciales que deber utilizar en el nuevo sistema de correo electrnico.
Ingrese las credenciales de GAE en los encasillados de Usuario y Contrasea respectivamente. Luego haga clic en el botn de Someter Credenciales. Luego pasar a la siguiente pantalla.
En el encasillado de Pregunta, escoja una pregunta y coloque su respuesta en el encasillado llamado Respuesta. Esta pregunta se utilizar en caso de que usted no recuerde su contrasea y necesite que el sistema le enve una temporeramente para poder acceder a su correo electrnico. Finalmente, oprima el botn llamado Someter Informacin. Luego pasar a la siguiente pantalla. Page | 6 Page | 6 6
En esta pantalla necesitar escoger el idioma en el cual prefiere que se despliegue el portal creado para la UPR. Aconsejamos que usted escoja el idioma ingls para mayor facilidad. Luego, debe escribir los caracteres que aparecen en la imagen con letras en color verde. Finalmente oprimir el botn llamado Acepto Crear mi cuenta. Una vez realizado este procedimiento, acceder al portal de la UPR.
Calendario
Una vez usted haga clic en dicha opcin, se desplegarn todos los elementos que puede aadir a la pantalla de inicio en el portal de la UPR.EDU para usted. Los mismos estn clasificados por categora.
Al hacer clic, lo llevar a una nueva pantalla con todos los elementos de su correo electrnico. A continuacin, la pantalla que estarn observando.
En la pantalla de configuracin, vamos a la seccin de Idioma. Una vez aqu, cambiamos al idioma deseado.
Una vez cambiamos el idioma, hacemos un clic al botn de Guardar Cambios que aparece en la parte inferior de la seccin de Configuracin. (En este ejemplo cambiamos el idioma a ingls. De aqu en adelante, esta gua utilizar las opciones en el idioma ingls.)
Aqu hacemos clic en el enlace que aparece en la parte inferior de esa seccin con el nombre de Change Password.
Esto nos llevar a una nueva pantalla como la que vemos en la siguiente imagen.
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Aqu llenaremos la caja que aparece con el nombre de Contrasea actual, la caja con el nombre de Nueva contrasea y finalmente reescribiremos la nueva contrasea en la caja con nombre Confirma nueva contrasea. Una vez finalicemos ese proceso, le damos al botn de Someter informacin. Esto realizar el cambio de contrasea en el sistema.
Una vez haga clic en la opcin de Compose Mail, el sistema le proveer las opciones necesarias para componer un mensaje nuevo. Aqu se muestra lo que estar observando en pantalla.
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En la primera caja, al lado del To:, escribir la direccin de correo electrnico completa de la persona. En la caja del Subject, escribir el ttulo de su mensaje y en la ltima caja, escribir el cuerpo del mensaje. Una vez termine de redactar su mensaje, puede enviarlo, salvarlo o tiene la opcin de eliminarlo.
Haga clic en la frase Attach File. Esto abrir la ventana para buscar el archivo.
Aqu escoja el archivo y oprima el botn de Open para adjuntar el mismo al mensaje.
Page | 16 El proceso de adjuntar el mensaje puede tardarse un poco dependiendo del tamao. No se desespere.
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Una vez aqu, vamos a la seccin de My Picture que aparece en la seccin General del rea de Settings.
Se desplegar una ventana sobre la de Settings para que usted escoja la foto deseada.
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Una vez escoja la foto deseada, siguiendo las polticas que aparecen en esta ventana, le aparecer la opcin de realizar un corte de la imagen como aparece a continuacin.
Una vez usted decida como quiere que quede la imagen, oprimir el botn de Apply Changes. Esto har que su imagen sea incluida en el sistema.
Una vez marque el mensaje, oprima el botn que aparece en la parte superior de esta ventana con el nombre de Report spam. Esto clasificar el mensaje como Spam y lo mover a la bandeja que lleva ese mismo nombre.
Cmo preparar la firma electrnica para que aparezca en los mensajes enviados
Para preparar su firma electrnica para que aparezca en los mensajes enviados, debe hacer clic en la opcin de Settings que se encuentra en la parte superior de su ventana de correo electrnico.
Una vez en la pantalla de Settings, en la seccin llamada General, vaya hasta la seccin que dice Signature.
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Aqu escriba lo que desee para su firma electrnica y marque la opcin de la misma.
Para finalizar el proceso, debe oprimir el botn de Save Settings que aparece al final de la ventana de Settings.
Una vez usted marca los mensajes deseados para indicar que son de mayor relevancia, puede ver todos los mensajes de relevancia haciendo clic en la opcin de Starred que aparece a su mano izquierda de su correo electrnico.
Puede observar que todos los mensajes con estrella, se agrupan y se despliegan en su pantalla.
Creacin de Contactos
Para crear un contacto en su correo electrnico, debe hacer clic en el enlace de Contacts que aparecer Page | 21 en la parte izquierda del men de su correo electrnico. Page | 21 21
Una vez haga esto, se desplegar la pantalla donde se encuentran sus contactos.
Una vez en esta pantalla, va a dar un clic al icono que aparece en la parte superior de dicha ventana donde se encuentra el smbolo del signo de suma seguido por un dibujo que simboliza una persona.
Una vez haga clic en dicho smbolo, se desplegar las opciones para crear un contacto en su correo electrnico.
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Una vez en esta pantalla, escribir su nombre, ttulo (opcional), compaa (opcional) y el E-mail de la persona. Para crear un contacto, solo es requisito llenar el encasillado del nombre y del E-mail. Los dems encasillados son opcionales. Una vez complete el formulario, va a oprimir el botn de Save que se encuentra al comienzo de dicho formulario. El correo electrnico provisto por GAE es bastante intuitivo. El comenzar a insertar contactos en su lista de contactos, una vez usted comienza a escribir y recibir correspondencia electrnica de algn usuario. O sea, no tendr que aadir estos contactos manualmente, ya que el sistema reconoce que con esos usuarios, usted se comunica frecuentemente. Algo que debemos sealar de esto es, que en ocasiones, hasta que no conversemos con algunos usuarios frecuentemente, no se estar aadiendo dicha informacin a su listado de contactos. Esto puede tomar algunos minutos luego de las primeras conversaciones. Otro dato que debemos mencionar, es que el sistema no provee buscar la informacin de un contacto en el sistema de GAE, como lo haca el sistema de Exchange. Esto quiere decir que cuando no sepamos el E-mail de una persona, no podremos realizar una bsqueda por nombre de dicha persona para conocer su E-mail.
Si deseamos crear una lista de distribucin, necesitamos hacer un clic en la opcin de Contacts.
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Una vez en el rea de Contacts, vamos a dar un clic al icono que aparece en la parte superior de dicha ventana donde se encuentra el smbolo del signo de suma seguido por un dibujo que simboliza dos personas.
Al hacer clic en dicho icono, el sistema nos va a preguntar qu nombre le daremos a la lista que vamos a crear. Debemos escribir el nombre de la lista que vamos a crear y luego oprimir el botn de OK.
Una vez creada la lista de distribucin, podremos aadir contactos a la misma. Para aadir contactos a la lista, necesitamos tener los contactos ya creados en nuestro repositorio de contactos. En el ejemplo siguiente, estaremos buscando un contacto y lo aadiremos a nuestra lista de distribucin. Primeramente, buscaremos el contacto que deseamos aadir a nuestra lista, para esto, podemos Page | 24 comenzar a escribir el contacto en el rea de aadir. Page | 24 24
Cuando comenzamos a escribir el nombre del contacto, el sistema nos va a traer el mismo. Lo seleccionamos e inmediatamente dicho contacto estar aadido a su lista de distribucin. Como mencionamos en el tpico anterior, una vez entablamos comunicacin con alguna persona en el correo electrnico, dicho E-mail el sistema lo colocar como contacto. As que podremos aadir estos contactos tambin en nuestras listas de distribucin. Si deseamos eliminar una lista de distribucin, solo tenemos que seleccionarla y oprimir el botn de Delete group.
Una vez hagamos clic en la opcin de Settings, el sistema nos va a desplegar las opciones de configuracin.
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En esta ventana, haremos clic en la opcin llamada Labels. Esto nos despliega el rea para manejar los Labels.
Para crear un nuevo Label, escriba en el encasillado de Create a new label: el nombre de dicho label. Una vez escrito el nombre, vamos a oprimir el botn de Create.
Una vez creado el label, usted puede acomodar mensajes en el mismo. Para esto, vayamos al Inbox haciendo clic en dicha opcin.
Una vez en el Inbox, vamos a marcar el mensaje o los mensajes que queremos relacionar con el label, en este caso, Mensajes de OIRE. Una vez marcado el mensaje, vamos a la opcin de Labels en la parte superior de la ventana y le damos clic a la misma.
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Aqu escogemos el nombre del label, que en este caso es Mensajes de OIRE. Una vez seleccionamos esto, el mensaje se relaciona con dicho label.
Si deseamos abrir el label para ver todos los mensajes relacionados a este, slo tenemos que hacer clic en el nombre del label que se encuentra en la parte inferior izquierda de nuestra pantalla del correo electrnico.
En esta ventana, se despliegan todos los mensajes con el label Mensajes de OIRE. Para eliminar un label de nuestro correo electrnico, debemos hacer clic en la opcin de Settings en la parte superior de nuestro correo electrnico y all escoger la seccin de Labels.
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Una vez aqu, localizamos el label que deseamos eliminar y hacemos clic en la opcin de remove que se encuentra en la parte derecha del nombre del label seleccionado. Esto eliminar el label, pero no eliminar los mensajes. Si deseamos cambiarle el nombre al label, lo podemos hacer en esta misma ventana, escogiendo la opcin de rename.
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Una vez seleccionamos el mensaje o los mensajes que deseamos archivar, oprimimos el botn de Archive en la parte superior de dicha ventana. Cuando haga esto, los mensajes van a desaparecer de su Inbox y se movern a la seccin de All Mail. Si los mensajes estaban relacionados a algn label en particular, tambin los encontrar en dicho label.
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Como se puede observar en la imagen, los mensajes se encuentran en la seccin de All Mail. Si deseamos regresar los mensajes a nuestro Inbox, slo tenemos que seleccionarlos y oprimir el botn de Move to Inbox.
Una vez haga clic en dicha seccin, esto abrir una nueva pgina del Internet con su calendario.
Para crear un evento en su calendario, slo tiene que hacer clic en la opcin llamada Create Event que aparece en la parte superior izquierda de esta pantalla.
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Una vez haga clic en dicha opcin, el sistema le proveer la pantalla para la creacin de un evento.
En esta pantalla, llenar la plantilla con la informacin que desea. Una vez finalice dicho proceso, debe oprimir el botn de Save que aparece en la parte superior de esta pantalla. Esto crear un evento en su sistema de calendario.
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Para entablar una conversacin con alguien de sus contactos, slo tiene que pasar el cursor por encima de su nombre y esto le despliega una serie de opciones.
Una de ellas es la opcin de Chat. Para entablar una conversacin con esta persona, slo tiene que dar un clic a esta opcin.
Aparecer una pantalla en la parte inferior de su ventana de correo electrnico, parecida como la que se muestra aqu. Para comenzar a conversar con la persona, slo tiene que escribir en el recuadro y oprimir la tecla de enter para enviar el mensaje.
Para utilizar esta herramienta en tiempo real, usted debe observar si la persona se encuentra conectada en su correo electrnico. Para poder reconocer esto, debe observar si aparece un crculo verde contiguo al nombre de la persona. Esto le dejar saber que la persona se encuentra conectada.
Page | 34 Si la persona no se encuentra en su listado de contactos, usted puede enviarle una invitacin para que puedan entablar una conversacin utilizando la herramienta. Para esto, debe escribir el email de la persona en el recuadro de bsqueda del Chat.
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En este caso, le estaremos enviando una invitacin al usuario carlos.ortiz33@upr.edu. Para esto, debemos entonces, una vez escrito el E-mail, seleccionar la opcin de Invite to chat. Una vez realizamos esto, se despliega otra pantalla parecida a la que vemos a continuacin.
Una vez cotejamos que el E-mail del usuario se encuentra correctamente escrito, oprimimos el botn de Send Invites. Esto le enviar la invitacin al usuario y aadir el mismo a su lista de contactos. Tenemos que esperar a que el usuario responda la invitacin para poder entablar una conversacin utilizando el sistema de mensajera instantnea.
Notas Finales
El sistema de GAE, es uno poderoso y de gran capacidad. Existen ciertos cambios que podran traer Page | 35 alguna dificultad en algunas situaciones y queremos desglosarlos a continuacin. Page | 35 35 1. Cuando usted recibe anejos de documentos de Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint, etc.), e intenta descargarlos a su computadora utilizando Internet Explorer, los documentos se descargan como archivos comprimidos. Aqu mostramos como sera la descarga:
Cuando le damos al botn de Save, el documento ha sido grabado como PruebaDocumentoWord_docx.zip. Este es un formato comprimido.
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Tenemos que dar doble clic sobre el documento para poder realizar la descompresin y luego poder dar doble clic al documento. Esto es parte de este sistema y no podemos controlar dicha funcin.
2. Cmo ltima nota, deseamos sealar la manera en que se van guardando las conversaciones de los mensajes en nuestro correo electrnico. Dichas conversaciones se van relacionando a medida que hacemos Reply en los mensajes. Esto quiere decir que el sistema va agrupando las conversaciones y no las acomoda como mensajes nicos. Aqu un ejemplo de esta situacin.
Podemos observar que en este mensaje tenemos dos conversaciones por el nmero (2) al lado del nombre del remitente y de la palabra en ingls me. Cuando abrimos el mensaje, se despliega la conversacin de los mensajes.
Aqu se encuentra la primera conversacin y la segunda conversacin. Las flechas muestran las conversaciones.