Software para Gestin Interna de Instituciones Educativas

Gua de Inicio

Vigencia 2008

Indice
Comentarios Iniciales............................................................................................................................... 1 Acceso al sistema..................................................................................................................................... 2 Crear nuevos ciclos escolares ................................................................................................................. 3 Seleccionar el ciclo escolar de trabajo.................................................................................................... 3 Configurar niveles escolares.................................................................................................................... 5 Agregar documentacin requerida.......................................................................................................... 6 Agregar nuevos usuarios.......................................................................................................................... 6 Asignar privilegios a usuarios .................................................................................................................. 7 Fijar contrasear a usuarios .................................................................................................................... 8 Agregar alumnos de forma individual ..................................................................................................... 9 Administracin de Grupos......................................................................................................................10 Agregar grupo..........................................................................................................................................11 Agregar alumnos a grupos ....................................................................................................................12 Configuracin de conceptos de cobro...................................................................................................14 Creacin y administracin de planes de pagos....................................................................................15 Asignar cuentas por cobrar....................................................................................................................18 Registro de ingresos y emisin de recibos ...........................................................................................19 Configuracin de planes de estudio......................................................................................................23 Configurar un mtodo de Evaluacin....................................................................................................25 Creacin de krdex.................................................................................................................................27 Registro de Calificaciones......................................................................................................................28

Comentarios iniciales
Esta gua de inicio es proporcionada a todos los usuarios de Control Escolar GES, con el objetivo de que cuenten con un documento de apoyo que los gue en los primeros pasos durante la implantacin y configuracin. Estos primeros pasos que se ilustran, son esenciales para el funcionamiento bsico de Control Escolar GES, sin embargo no sustituyen al adiestramiento que todo usuario debe tomar. Este documento est dirigido fundamentalmente al Administrador de sistemas quien deber estar bien capacitado en la operacin y adems tendr que profundizar por su cuenta en los conceptos avanzados que le lleven a dominar todas las caractersticas, para lo cual deber utilizar materiales adicionales tales como manual de usuario, ayuda en lnea, documentacin tcnica, entre otros. Control Escolar GES es un software de amplio espectro institucional, lo cual significa que puede ser utilizado en todas las reas de una institucin educativa. Lo anterior obliga al Administrador del sistema a involucrarse en la operacin de las distintas reas que se integren en la operacin. Con la debida organizacin y una adecuada dedicacin su Institucin gozar en poco tiempo de los beneficios de este sistema.

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Aspectos Bsicos
Acceso al Sistema
Despus del proceso de instalacin de Control Escolar GES, la forma ms comn para acceder y comenzar a trabajar es mediante el men de inicio de Windows. Vea este ejemplo:

Haga clic en el acceso sealado como Control Escolar GES. . Despus de unos instantes Control Escolar GES lo recibir con la ventana de acceso a usuarios. Teclee el nombre de usuario que viene predefinido (admin) y contrasea (grupoges); ambos en minsculas.

Despus de introducir su contrasea haga clic en la opcin [ Ingresar]. Si es la primera vez que ] ingresa al sistema, aparecer un mensaje indicando que seleccione un ciclo escolar de trabajo.

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Crear nuevos ciclos escolares

La mecnica de trabajo generalizada para organizar la informacin en los colegios es por ciclo escolar, por lo tanto Control Escolar GES toma como base esta prctica. Por ello, antes de realizar cualquier actividad deber asegurarse de contar con algunos ciclos escolares cargados en su sistema. Para hacerlo elija la opcin [Ciclos Escolares] del men ] Configuracin, tal como se muestra a continuacin: En este momento se abrir la ventana en la que puede visualizar los ciclos precargados; revselos y haga los movimientos necesarios para incorporar los ciclos adecuados para su institucin.

Use esta opcin para abrir un nuevo ciclo.

Si requiere modificar algn ciclo, seleccinelo con el mouse y elija la opcin [Modificar Ciclo] ] Para abrir un nuevo ciclo o para modificar uno ya existente, se mostrar esta ventana de edicin:

Teclee o modifique los datos necesarios y haga "clic" en la opcin [Modificar]. Para salir sin guardar ] cambios seleccione [Cancelar]. ]

Marque esta casilla para mostrar este ciclo en la lista de cambio rpido en la barra de herramientas.

Seleccionar el ciclo escolar de trabajo

Siempre ser necesario contar con un ciclo escolar de trabajo, as podremos registrar alumnos, grupos, inscripciones, calificaciones y planes de pago. De no hacerlo el sistema no sabr a cual ciclo escolar aplicar la informacin.

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Para seleccionar el ciclo escolar de trabajo elija la opcin [Ciclos Escolares] del men ] configuracin, como se muestra a continuacin:

En este momento el sistema mostrar la ventana en la que se visualizaran los ciclos existentes.

Elija el ciclo escolar que desea utilizar y haga "clic" en la opcin [Seleccionar ciclo]. ]

Marque esta casilla para mostrar la lista de cambio rpido en la barra de herramientas de la ventana principal. Se recomienda marcarla.

Una vez seleccionado el ciclo escolar, en la barra de ttulo de la ventana principal del sistema aparecer la leyenda del ciclo escolar elegido.

Si lo prefiere podr contar con la lista de cambio rpido en la barra de herramientas de la ventana principal. Aqu se podr realizar seleccionar o cambiar un ciclo directamente.

En esta lista solamente aparecern los ciclos marcados (pueden ser los ms frecuentes).

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Configurar Niveles Escolares

Parte principal del proceso de configuracin es preparar los niveles escolares que desea manejar con el sistema. El trmino nivel escolar en instituciones de educacin bsica es tambin conocido como SECCIN. Para universidades ser cada carrera o especialidad. En la pantalla de Configuracin seleccione la pestaa Niveles Escolares como aqu se muestra:

Cuando se ingresa por primera ocasin aparecer la lista de niveles vaca, aqu es donde inicia la manipulacin de los distintos Niveles de los cuales se compone su Institucin.

Agregar un nivel escolar

Dentro de la "pestaa" Niveles Escolares, haga clic en la opcin [Agregar... ...]. ...
Podr agregar niveles hasta alcanzar el lmite que marque su licencia.

En la ventana de Propiedades teclee los datos del nuevo nivel. Cada nivel es independiente y debe ser registrado con sus propios datos respecto a funcionarios, cargos, incorporacin, identificadores, etc.

Si desea establecer un logotipo para el nivel, utilice la pestaa Logotipo por Nivel. Este logotipo podr aparecer en los reportes especficos para este nivel educativo.

Despus de teclear todos los datos requeridos, haga "clic" en la opcin Registrar] [Registrar]. Seleccione [Cancelar] para ] salir sin guardar.

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Documentacin Requerida
En esta opcin podr especificar el conjunto de documentos que requiere su institucin por cada nivel educativo. As podremos controlar la documentacin recibida y obtener reportes de adeudos de documentacin. Seleccione el nivel para el cual desea definir los documentos y haga "clic" en la opcin [Documentos], situada en la parte inferior de la lista de niveles. ]

Configure los documentos por cada grado, como aqu se ilustra. Al principio la lista de documentos aparecer vaca, Usted deber agregar todos los documentos necesarios y el resultado final ser como el del lado derecho.

Para agregar un nuevo documento o modificar alguno ya existente, se mostrar la siguiente ventana. Al finalizar cada documento, haga clic en la opcin Registrar.

Agregar nuevos usuarios

La primera vez que ingresamos al sistema, utilizamos el usuario predeterminado (admin). Pero se deben crear los usuarios para cada uno de los integrantes de la institucin que van a utilizar el sistema. Desde el Men Configuracin seleccione la opcin [Usuarios...]

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Haga "clic" en la opcin [Crear Nuevo Usuario], del ] conjunto de opciones de la parte inferior de la ventana de Configuracin de Perfiles de Usuarios.

En la ventana que aparezca haga "clic" en la opcin [Crear Nuevo Usuario]. ].

Posteriormente introduzca los datos que se le solicitan: Para completar la operacin, haga "clic" en la opcin [Crear Usuario]. El nuevo usuario, aparecer de inmediato en la lista de usuarios disponibles.

Asignar Privilegios
Debe asignar privilegios a los usuarios de acuerdo a las actividades que vayan a desempear en el sistema. Seleccione el usuario al que desea asignar privilegios o permisos, haciendo "doble clic" sobre su nombre de acceso, con ello podr ver la lista de privilegios que ya tiene asignados. Si el usuario no tiene privilegios asignados, aparecer el siguiente mensaje: De la lista de Privilegios Disponibles, seleccione uno uno por uno los privilegios que desea asignar y arrstrelos sobre la zona de Privilegios Asignados Asignados.
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El privilegio se debe depositar en la lista privilegios asignados.

Aqu el privilegio ya aparece.

Algunos privilegios requieren que se indique expresamente, sobre qu niveles educativos aplicar. Esta caracterstica fue pensada para actuar a manera de filtro, permitiendo que los usuarios accedan solamente a las reas o niveles autorizados: el sistema les impedir ejecutar la operacin en los niveles que no hayan sido autorizados. Al terminar de marcar los distintos niveles requeridos, haga "clic" en la opcin [Aceptar Niveles]. ] Finalmente, el privilegio quedar asignado al usuario.

Contraseas
Antes de que un usuario ingrese al sistema lo apropiado es asignarle una contrasea. Desde la ventana de Configuracin de Usuarios, seleccione el usuario para el que desea establecer o cambiar la contrasea, haciendo "doble clic" sobre su nombre de acceso: Haga "clic" en la opcin [Fijar contrasea...].

Pida al usuario que introduzca su contrasea anterior (no se pedir si es un usuario nuevo). La nueva contrasea deber ser ingresada en dos ocasiones para confirmar que sea tecleada correctamente. Las contraseas que son ingresadas se mostrarn ocultas con asteriscos (***). Para guardar la nueva contrasea haga clic en la opcin [Registrar Contrasea].

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Alumnos y Grupos
Agregar alumnos de forma individual
Desde el men principal de [Control de Alumnos], ] haga "clic" en la opcin [Agregar Alumnos de forma Individual]. .

Luego aparecer la ventana de captura de alumnos: En el rea correspondiente al apellido paterno, teclee el apellido del alumno que desea registrar y oprima Enter. Se mostrar una lista de alumnos cuyo apellido coincida con el que fue tecleado. Verifique que el alumno no haya sido registrado anteriormente.

Despus de verificar que el alumno no est registrado, haga clic en la opcin [Crear Nuevo Alumno]. Esto le permitir iniciar la captura de los datos de los alumnos.

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Primero teclee los datos de identificacin.

Ahora incorpore los datos de la escolaridad. Ahora indique el Status del Alumno. Existen distintas opciones dependiendo el estado del alumno en la institucin. (p.e. Activo, Baja, Nuevo Ingreso, Egresado, etc).

Para concluir al registro del alumno, haga clic en la opcin [Registrar Alumno]. Para cancelar el registro del alumno haga clic en cualquier momento en la opcin [Salir de esta opcin]. Al seleccionar la opcin [Registrar Alumno] ] aparecer la ventana Documentos Entregados, ah deber marcar los documentos que haya recibido y opcionalmente la fecha de entrega. Cuando concluya haga clic en la opcin [Aceptar Documentos] para guardarlos permanentemente ] en la base de datos.

Administracin de grupos
En esta opcin encontraremos los pasos necesarios para crear los grupos con sus caractersticas especficas, en los cuales se podrn inscribir o reinscribir a los alumnos. Desde el men principal de Control de Alumnos, haga "clic" en la opcin [Administracin de Grupos]. ]

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Aparecer la siguiente ventana en la cual se podrn dar de alta, consultar, eliminar y hacer cambios en los grupos existentes.

Cada grupo deber identificarse con un cdigo nico. La institucin deber decidir la forma en que asignar cdigos a los grupos. Puede ser una combinacin de letras y nmeros con una longitud mxima de 15 caracteres.

Agregar grupos
Desde la pantalla [Administracin de Grupos], haga "clic" en ] la opcin [Agregar Grupo]. ]

En la pantalla para agregar grupos, indique el cdigo de grupo y los dems datos. Los grupos pueden ser Tradicionales (todos los alumnos-mismas clases) o Mezclados (permite alumnos de diferentes niveles). Una vez que haya introducido toda la informacin, haga "clic" en la opcin [Definir Grupo]. ]

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Agregar alumnos a grupos

Desde el men principal de Control de Alumnos, haga "clic" en la opcin [Consultas de alumnos por grupos]. ] Esto abrir la ventana de consulta de Alumnos por grupos.

Indique el cdigo del grupo que desea consultar y oprima Enter. Cuando el grupo es de reciente creacin aparecer sin alumnos. Si no recuerda el cdigo del grupo puede utilizar el botn auxiliar [?] para obtener una lista de los grupos existentes.

Observe que tambin se puede indicar un ciclo escolar, aunque por default se muestra el ciclo escolar activo. Para agregar un alumno a este grupo, haga clic en el botn [Alistar en Grupo] Ahora indique el nombre o matrcula del alumno que desea incorporar al grupo.
Para buscar por nombre teclee uno o dos apellidos (incluso el nombre) separados por coma y luego teclee Enter. P.e. JUAREZ <Enter> RAMIREZ,RUIZ <Enter> LOPEZ,ORTIZ,PABLO etc

El sistema buscar a todos los alumnos con esos apellidos y/o nombre y los mostrar en una lista de donde Usted deber elegir el adecuado.

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Si se trata de un grupo Tradicional, el sistema solo mostrar alumnos que correspondan al nivel del Grupo. En esta imagen se observa que tratndose de un grupo de Primaria, el sistema solo muestra alumnos de Primaria. Para grupos Tradicionales el grado del alumno tambin debe corresponder con el grado del Grupo. Esto evita que usted inscriba a un alumno de 5to. Grado en un grupo de 1er. Grado.

Despus de incorporar al alumno, de inmediato aparecer en el grupo. A partir de este momento ser incluido en todas las consultas referentes a ese grupo. En la siguiente imagen observar un grupo de Primaria donde se observan varios alumnos incorporados.

Usando la barra lateral de opciones tenemos la posibilidad de Alistar alumnos en el Grupo, Quitar alumnos del grupo, aplicar Bajas, obtener Listas, Constancias, Ver Krdex, Estados de Cuenta y Cerrar Ciclos.

Haciendo clic con el botn derecho del Mouse sobre algn alumno, obtenemos un men contextual con otras opciones que nos permiten mayor interaccin (podremos consultar la documentacin del alumno, ver su fotografa, cambiarlo de grupo, etc.)

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Cobranza
Configuracin de Conceptos de Cobro
Un concepto de cobro, es cualquier rubro que la institucin educativa identifique como fuentes de ingreso. Por ejemplo: Colegiaturas, Expedicin de Constancias, Trmites de Titulacin, etc. En general, cualquier concepto que se cobre dentro de una institucin. Control Escolar GES ofrece la flexibilidad para agregar conceptos de cobro y configurarlos de acuerdo a cada necesidad. Para ingresar seleccione la opcin Configuracin de Conceptos de Cobro del submen Cobranza. As ingresaremos a la ventana Configurar Conceptos de Cobro:

Cada concepto de cobro estar identificado por un cdigo nico, con 5 caracteres de longitud mxima. En esta opcin tambin se pueden dar de alta los distintos tipos de Beca o Subsidio.

Cmo agregar un concepto de Cobro?

Haga "clic" en la opcin Agregar Concepto y llene los datos que el sistema solicitar. Ingrese el cdigo del concepto (5 caracteres) y una descripcin amplia. Los conceptos de cobro deben ir marcados como Cargos Ordinarios. Si el concepto de cobro tiene un Precio Regular indquelo. Al terminar de teclear los datos anteriores haga clic en la opcin [Registrar].

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Creacin y Administracin de Planes de Pagos

Para indicar la forma en que sus alumnos deben realizar sus pagos Usted deber crear al menos un Plan de pagos. Los planes de pagos permiten indicar las fechas de pago, cantidades, descuentos, recargos, etc. Para ejemplificar mejor este concepto imaginemos una institucin que plantea dos posibilidades de pago a sus alumnos. Cada alumno tiene la libertad de elegir el plan de pagos que mejor le convenga: la primera se conforma de 10 pagos mensuales por $ 800. La segunda se forma de 5 a pagos bimestrales por la cantidad de $ 1700.00. La opcin Planes de Pagos, se localiza en el submen del Mdulo de Cobranza como Cobranza, aqu se muestra:

Cmo agregar un plan de pagos?

Seleccione el ciclo escolar y el nivel o seccin adecuada.

Agregue el Plan de Pagos, seleccionando la opcin [Agregar Plan y luego llenando los datos que se Agregar Plan] solicitan en la ventana.

Despus de completar los datos haga clic en la opcin [Guardar Cambios]. Despus de crear la definicin del Plan, procederemos a realizar la programacin de pagos. Para activar el plan y programar algunos pagos, haga doble clic sobre el plan de pagos que acabamos de crear.

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Para que aparezca la ventana que se utiliza para programar un pago, haga clic en la opcin [Programar Pago...]. Inserte los datos que se le solicitan:

Cuando concluya el ingreso de todos los datos, haga clic en la opcin [Programar Pago].

Especificar polticas de recargos y descuentos

Control Escolar GES contempla un procedimiento estndar para realizar el clculo de descuentos y recargos. Este procedimiento permite indicar: Descuento por Pago Anticipado. Cuando se realiza un pago en fechas anteriores a la fecha de inicio programada. Descuento por Pronto Pago. Este descuento, como su nombre lo indica, concede una distincin a los pagos recibidos durante los primeros das del periodo de pago oportuno. Descuento por Pago Antes del Vencimiento. No es tan comn, pero puede otorgarse un descuento especial por pagar antes del vencimiento. Recargos por pago vencido antes de la conclusin del periodo. Son los recargos que se cobran despus del vencimiento pero antes de la conclusin del periodo (este periodo regularmente es un mes). Recargos por pago vencido en los siguientes periodos. Son los recargos que se generarn cuando los pagos se reciben despus de la conclusin del periodo (por ejemplo, en el mes siguiente). Despus de agregar algn plan de pagos, seleccinelo con el Mouse y posteriormente seleccione la opcin "Especificar las polticas de recargos y descuentos"

Seleccione el Plan de Pagos. Luego utilice la opcin Especificar las polticas de recargos y .

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En la siguiente ventana se podrn indicar las distintas variantes de descuentos y recargos.

Primero indique los descuentos que aplicarn para este plan de pagos, marcando las casillas correspondientes.
Nota: Las fecha de pronto pago y de vencimiento no se muestran en esta pantalla, sin embargo, ambas fechas se define en cada uno de los pagos programados.

Tanto recargos como descuentos pueden especificarse por porcentaje o por cantidad.

Si as lo requiere, indique los recargos que aplicarn.

El sistema analizar el plan de pagos y mostrar grficamente tres periodos para ubicarse en tres espacios de tiempo (en la imagen anterior se muestra Septiembre, Octubre y Noviembre 2001). Despus de complementar los parmetros de descuentos y recargos, podr realizar una simulacin para verificar que arroje los resultados correctos.

Tambin es posible indicar si dentro de los clculos se excluyen los das sbado y domingo as como permitir la acumulacin de recargos al trmino del periodo (recargos sobre recargos). Para finalizar haga clic en la opcin Registrar Polticas. Los cambios en esta opcin surtirn efecto inmediato.
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Asignar Cuentas por Cobrar

En Control Escolar GES los pagos programados (Plan de Pagos) se convierten en Cuentas por Cobrar; con ellas la Institucin podr dar seguimiento a los adeudos que tengan los alumnos, mediante su registro personal de Cuentas por Cobrar. La Asignacin de Cuentas por Cobrar, se realiza en una opcin con igual nombre y est ubicada en el submen de Control de Cobranza.

Cmo asignar cuentas por Cobrar?

Control Escolar GES tiene la capacidad de tomar los planes de pago y crear cuentas por cobrar para los alumnos. A esto se le denomina asignacin de cuentas por cobrar. Es necesario que decida la forma en que asignar las cuentas por cobrar : Por nivel, por grupo o por alumno. A esto se le llama mbito de creacin.

En algunas ocasiones, las instituciones determinan distintos planes de pago, y deben asignar cuentas por cobrar de acuerdo a la eleccin de cada alumno, para ello se debe utilizar el mbito Por Alumno. El sistema mostrar una lista de los planes de pago disponibles, seleccione el que deba asignar.

Para proceder a la asignacin de cuentas por cobrar, haga clic en la opcin "Iniciar Creacin..." y conteste afirmativamente a las preguntas de confirmacin. Al terminar la creacin de cuentas por cobrar el sistema enviar un aviso de finalizacin.

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Registro de Ingresos (Captura de Cobros)

Proceso de Cobranza
Uno de los mltiples beneficios de Control Escolar GES es la facilidad de utilizar dos modalidades de cobranza. a) Modalidad de Control de Caja nica. Es la modalidad tradicional en la cual solo se cuenta con un punto de cobranza. Caractersticas: Mantiene un nmero consecutivo de comprobante de pago. Los cortes de caja se obtienen de la cobranza total, no se pueden separar cobros por cajero o por caja. Es muy sencillo, no requiere de aperturas o cortes de caja. Para realizar cobros en esta modalidad, solo basta con tener configurada una caja e ingresar a la opcin de Registro de Cobros. Para mayor referencia vea la seccin de Registro de Cobros en este captulo.
b) Modalidad de Control Extendido de Cajas. Se pueden operar simultneamente procesos de

cobro en distintos puntos de la institucin. Caractersticas: Permite la operacin de varias cajas de forma simultnea. Da la posibilidad de manejar varias sesiones de cobranza por da. Mantiene un nmero consecutivo de comprobante de pago por cada sesin.. Al iniciar la sesin de cobranza, se designa a un usuario autorizado a cobrar (Cajero), siendo este usuario el nico que puede realizar cobros. Permite emitir una pliza de ingresos (pre-contabilizacin). Se realizan cortes de caja para impedir cobros posteriores. El estado de la cobranza de cada caja puede ser monitoreado desde cualquier punto de la red, por un supervisor.

Para operar una caja en esta modalidad, debe hacerse una Apertura de caja. Para la supervisin o el cierre de la sesin de cobranza se realiza un Corte de Caja.

Apertura de Cajas
Es la activacin de una caja para poder realizar cobros. Al momento de la apertura se asigna un operador, monto de efectivo con el que se inicio y el nmero del comprobante de pago (que ser mantenido como consecutivo automticamente). Cuando aparezca la ventana de apertura de cajas teclee la fecha en la cual se necesita la operacin de una caja.

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Acto seguido, el sistema mostrar todas las cajas configuradas indicando cuales estn disponibles y cuales ya estn EN USO. Para proceder a la apertura de caja, haga doble clic sobre la caja que desee utilizar. Cuando se selecciona una caja disponible inmediatamente el sistema nos mostrar la opcin "Realizar Apertura", lo que nos indica que el sistema est preparado para recibir la indicacin y los datos de apertura.

Ingrese los datos de la operacin de Apertura. Al completar todos los datos haga "clic" en la opcin "Realizar Apertura"

En este momento se inicia la sesin de operacin de una caja (Sesin de Caja o Turno) y un usuario del sistema se constituye en un operador de caja o Cajero.

Nota Importante : Antes de realizar algn cobro se debe configurar al menos un

punto de cobranza (Caja). Esta funcin se realiza desde la opcin de configuracin.

Cmo registrar un Cobro?

El registro de cobros es el mecanismo para recibir los pagos de los alumnos. Cuando un alumno acude a realizar un pago el sistema tomar como base las cuentas por cobrar para permitir el clculo de descuentos, recargos, becas, etc. Control Escolar GES le ofrece la posibilidad de recibir pagos programados, pagos espordicos, abonar anticipos (al saldo o a los recargos) o liquidar anticipadamente. La opcin "Registro de Ingresos y Emisin de Recibos", se ubica en el submen de Cobranza.

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Dentro de la ventana de Registro de Ingresos, lo primero que deberemos hacer es teclear la fecha en la que se va a realizar un cobro.

Dependiendo de la modalidad de cobro, el sistema automticamente asignar el nmero de recibo. Modalidad de Control de Caja nica: Despus de la fecha, el usuario deber seleccionar manualmente la caja que utilizar para cobrar, el sistema verificar el status de esa caja y asignar su nmero de recibo consecutivo. Modalidad de Control Extendido de Cajas: Despus de introducir la fecha, el sistema buscar una caja abierta en tal fecha para el usuario que est operando el sistema; si no exista una caja disponible aparecer un mensaje indicando que debe realizar una apertura previamente. De regreso al registro de cobros una vez tecleada la fecha, debe seleccionar la forma en que se va a aplicar el cobro, por alumno o por familia y hacer "clic" en la opcin "Siguiente Pago".
Despus de oprimir la opcin [Siguiente Pago] elegiremos al alumno o a la familia que realizar el pago.

Esta imagen muestra la forma en que se inicia un pago por alumno.

Despus de elegir al alumno o familia el sistema muestra los datos que identifican al pagador.

Ahora el sistema mostrar todos los pagos que estn pendientes por cubrir incluyendo los adeudos. Usted deber sealar los conceptos por cubrir en este pago, marcando la casilla de la columna Pagar como aqu se muestra:

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Las cuentas por cobrar vencidas se muestran en color ROJO. Adems, se consideran las polticas de recargos y descuentos para mostrar en las columnas Recargos y Descuentos. Las becas tambin son consideradas. A medida que se marquen los renglones por cobrar, el sistema mostrar la cantidad a pagar en la parte inferior derecha de la ventana.

Haga clic en la opcin [Registrar el Recibo] para ejecutar el paso final del cobro (indicar la forma de pago).

En esta ventana deber indicar la forma de pago: Efectivo, Depsito Bancario, Tarjeta o Cheque. Si el pago es en efectivo, teclee la cantidad que est recibiendo. Para concluir haga clic en la opcin "Registrar Pago".

Al registrar el pago, el sistema permitir emitir el comprobante de pago o recibo.

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Aspectos Acadmicos
Configuracin de Planes de Estudio
Es necesario que Usted configure un Plan de Estudios por cada nivel educativo antes de proceder al registro y control de calificaciones. Cada plan de estudios contendr asignaturas oficiales, extraoficiales, opcionales, crditos por asignatura, prerrequisitos acadmicos, etc. Para ingresar a la definicin de Planes de Estudio, utilice la opcin del mismo nombre ubicada en el submen Control Acadmico. Luego, al ingresar a la ventana de Planes de Estudio, utilizaremos la opcin [Agregar] ubicada en la parte inferior. En la ventana que aparezca llene los datos generales y las dems propiedades del plan.

Aqu tenemos un esquema clsico de registro de calificaciones, donde se aceptan calificaciones desde 5 hasta 10. La mnima aprobatoria es 6.

Antes de registrar cualquier asignatura, deber agregar cuando menos una etapa al plan de estudios. Las etapas se manejan en la parte inferior de la misma ventana del plan de estudios. Para configurar una etapa usaremos las opcin + (Agregar). En planes de estudio sin etapas aparentes, agregue una etapa UNICA o etapa GENERAL. No agregue ni invente etapas indiscriminadamente, los planes de estudios que estn divididos por etapas as lo indican y generalmente corresponden a niveles de bachillerato y superiores. Para finalizar haga clic en el botn [Registrar].

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Asignaturas de un Plan de Estudios

Definir las asignaturas que conforman un plan de estudios es el segundo paso de los procesos de control Acadmico. Para proceder a la integracin del Plan de Estudios, seleccione un plan y luego haga "clic" sobre la opcin Ver Asignaturas.

Aqu aparecern todas las asignaturas. Utilice las opciones de la parte inferior para integrar el plan de estudios.

Para agregar una nueva asignatura utilice la opcin [Nueva Asignatura]. La ventana para agregar asignaturas es la siguiente:

Al concluir el llenado de todos los datos haga "clic" en la opcin Agregar Agregar. Para seguir ingresando asignaturas repita el procedimiento anterior.

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Configurar un Mtodo de Evaluacin

Un mtodo de evaluacin es la forma en que se registrarn las calificaciones en un plan de estudios. Contempla tambin, la mecnica por medio de la cual se calcularn los promedios. Los mtodos de evaluacin se forman por criterios de evaluacin (tambin conocidos como aspectos de evaluacin). Un criterio de evaluacin es la forma en que se registra una calificacin. Control Escolar GES permite definir los siguientes tipos de criterios: Criterio de Captura. Es una calificacin Simple que el usuario debe teclear. Esta calificacin debe cumplir con los parmetros mnimos y mximos de registro de calificaciones del plan de estudio. Criterio de Clculo. Se calcula automticamente y sin intervencin del usuario a travs de los valores capturados en uno o varios criterios de captura. Criterio de Mayor. Es un tipo especial de criterio de clculo, que tiene la facultad de determinar si una asignatura es considerada aprobada o reprobada.

Caractersticas de los criterios de evaluacin

Se identifican por una letra (A Z, AA-AZ, BA-BZ, etc.). Cuentan con un nombre corto, que ser visualizado durante los procesos de registro de calificaciones. Cuentan con un nombre largo o descripcin. Si se trata de criterios de clculo, cuentan con una frmula que servir para calcular el resultado (promedios). Su registro puede estar condicionado a la condicin aprobatoria o reprobatoria de otro criterio. Es decir, pueden bloquearse si el otro criterio ha sido aprobado o reprobado. Ejemplos Identificador A B C D E F

Nombre Primer Parcial Segundo Parcial Tercer Parcial Promedio Examen Extraordinario Promedio Final

Tipo de Criterio Informacin Adicional Criterio de Captura Criterio de Captura Criterio de Captura Criterio de Clculo Formula = ( A + B + C ) / n Se captura solamente cuando D Criterio de Captura (Promedio) sea reprobatorio. Formula = (D >= m) @ (E >= m) @ 5 Criterio de Mayor (cualquier calificacin aprobatoria en D o E)

En el ejemplo anterior se observa lo siguiente: Se deben capturar 3 calificaciones cuando menos (A, B y C). Se calcula un promedio con base en las anteriores (( A + B + C ) / n). Si el promedio es reprobatorio se permite capturar E (Extraordinario). El promedio final es cualquier calificacin aprobatoria en D (promedio) o E (Extraordinario). Si en D o E no hay calificacin aprobatoria se tendr como resultado 5 (CINCO). El Mtodo de Evaluacin General aplicar para todas las asignaturas del Plan de Estudio. Tambin podr aplicar mtodos de evaluacin para una asignatura en particular.

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Definir un nuevo Criterio de Evaluacin

Si desea definir un sistema de evaluacin, seleccione el plan de estudios y haga clic en la opcin [Mtodos de Evaluacin]. No es aconsejable proceder a la creacin de Krdex hasta tener completamente definido su Mtodo de Evaluacin.

Con las opciones de la parte inferior podr manejar los criterios.

Para agregar un nuevo criterio haga clic" en la opcin Agregar Criterio. Llene los datos que se le solicitan en la siguiente ventana:

Para calificaciones seleccione el Aspecto a evaluar Rendimiento Acadmico. Automticamente se asignar un identificador de criterio. Es necesario teclear un nombre corto (10 caracteres) y una descripcin (30 caracteres). Para frmulas indique la forma de clculo y complete los dems datos. Para profundizar en ese tema lea el manual de usuario o la ayuda en lnea).

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Este es un ejemplo de un mtodo de evaluacin clsico para educacin Secundaria.

Creacin de Krdex por Grupos

Antes de proceder a la Captura de Calificaciones es necesario realizar la creacin de Krdex. Seleccione la opcin Creacin de Krdex por Grupos, en el submen Control Acadmico.

Al creacin de krdex, seleccionaremos el nivel o seccin para la cual desea crear krdex. P.e. Secundaria.

Despus de seleccionar cualquier nivel o seccin, aparecern todos los planes de estudio configurados para tal nivel. Adems aparecern todos los grupos vigentes de dicho nivel. Elija el plan de estudios que va a utilizar para crear los krdex.

Elija el grupo o los grupos, para los cuales va a crear los Krdex. Para seleccionar varios grupos mantenga presionada la tecla Shift (Maysculas) y haga clic sobre otros grupos.

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Haga "clic" sobre la opcin [Iniciar creacin de Krdex]. En el dilogo de confirmacin que aparezca haga "clic" en la opcin SI.

El proceso final de creacin de krdex mostrar el siguiente aspecto durante el avance.

Si algn alumno ya tuviera creado un krdex con el mismo plan de estudio, este procedimiento se limitar a actualizar los Krdex (en caso necesario). Consideraciones Importantes: Durante este proceso se realizan verificaciones y validaciones altamente eficientes, de forma tal, que si ocurre algn error durante este proceso (p.e. que se apague la computadora), no se aplicar ninguna modificacin a los krdex. Si agrega o elimina algn criterio de evaluacin o asignatura tendr que utilizar esta opcin para mantenerlos actualizados.

Registro de Calificaciones por Grupo

Despus de que los alumnos cuentan con su krdex creado, podemos pensar en capturar calificaciones. En el submen de Control Acadmico seleccione la opcin Registro de Calificaciones por Grupo y Asignatura. A continuacin el sistema solicitar el cdigo del grupo. Marca la casilla por Grupo y luego teclee la Clave de Grupo, Grupo. Grupo

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Para proceder haga "clic" en la opcin Seleccionar Grupo.

A continuacin aparecer ante Usted la ventana de Registro de Calificaciones por Grupo.

Aqu aparecen las asignaturas que estn disponibles para este grupo. Como el grupo seleccionado corresponde a primer ao de secundaria, solo aparecen las asignaturas correspondientes a primer grado.

Haga doble clic sobre el nombre de la Asignatura, que desee capturar.

Ahora aparecer en la parte derecha de la ventana la lista de alumnos de ese grupo, para proceder al registro o modificacin de las calificaciones. En la siguiente imagen se muestran las calificaciones (ya capturadas) del primer bimestre (BIM1).

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En esta parte tambin se muestran los distintos criterios de evaluacin configurados, en este ejemplo se registrarn calificaciones para el criterio A B1 (Bimestre 1). Utilice las otras pestaas para registrar calificaciones en otros bimestres. Los criterios de clculo no pueden modificarse.

Para registrar calificaciones, nos ubicaremos en la columna de la calificacin correspondiente a un alumno y teclearemos la calificacin que corresponda. Una calificacin slo ser aceptada cuando cumpla con los parmetros de registro de calificaciones especificados en el plan de estudios.

Las calificaciones pueden protegerse o desprotegerse utilizando estas opciones Aqu vemos unas calificaciones protegidas. Las calificaciones protegidas estarn bloqueadas para cualquier modificacin.

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