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Abstract This paper reviews technological aspects regarding the current applications of Kanban as a production line orientation and control. A review of the Kanban shows that this production system was firstly designed for sequencing tasks in the manufacturing industry. Although this initial concept remains, information technology and database applied for Kanban implementation has today allowed a real time evaluation of the production line that could also be used for decision support tasks, also known as business intelligence. Information technology systems such as database, Workflow and EDI are then reviewed focusing on support for modern Kanban applications. Keywords: Kanban, Workflow, IT 1. INTRODUO Este artigo analisa o Sistema Kanban com vistas a uma abordagem de Tecnologia de Informao (TI) para sua implementao. Como forma de ordenar e informar da realizao de atividades de manufatura em processos produtivos seriados, o Kanban uma ferramenta j testada e de comprovado sucesso (SHINGO, 1996). Quando auxiliado por elementos de TI, o kanban torna-se ainda mais til na administrao de processos, inclusive com capacidade para ser integrado com sistemas de informao dos demais setores empresariais. Este potencial associado ao kanban eletrnico j realidade (MONDEN, 1984). Por exemplo, pedidos criados no setor de vendas podem acionar automaticamente a linha de produo via kanban eletrnico. Este tipo de automao de processos quebraria com premissas de que o kanban no se aplica a processos de produo customizada. Um histrico de produo gerado a partir de kanban eletrnico poderia inclusive servir de suporte a decises sobre processos Madeto-Order. Para tanto, os processos empresariais devem ser modelados, padronizados e documentados, permitindo futuras consultas.
2. JUST IN TIME (JIT) Existe uma tendncia internacional por otimizao de processos produtivos com vistas reduo de custos de produo e aumento na capacidade competitiva. Muitos destes conceitos tem origem no Sistema Toyota de Produo, que possui como premissas produo abastecida no momento certo, com a quantidade necessria de recursos e sem gerao de estoque (SHINGO, 1996). Um exemplo quando a produo de um modelo para o perodo de um ms deve ser feita em diferentes etapas, com diferentes componentes e lead-times. Neste caso, a situao ideal seria de produzir somente a quantidade necessria para o ms, intercalando-se com a produo de outros modelos, conforme a necessidade do mercado. Este mercado pode ser tanto os processos seguintes (o mercado interno), quanto os clientes (mercado externo), que vem a ser o dispositivo que dispara da produo. Aqui entra o Sistema Kanban, atravs de suas informaes, para ocorrer de forma correta esta chegada.
funcionrios; e (iii) a Tecnologia da Informao (TI) a forma utilizada pelos funcionrios para adquirir, processar e comunicar a informao (KRAJEWSKI, 1999). A TI formas de comunicao eletrnica como processadores de texto, tabelas, grficos, e-mail, base de dados e Internet. Atravs destes recursos, gerentes utilizam as informaes de maneira a serem tomadas as decises mais efetivas (KRAJEWSKI, 1999). Aplicaes diretas da TI na engenharia de produo so essenciais para controle de mquinas, equipamentos e recursos em processos produtivos. Sua utilidade infinita como prtica da produo e como exemplos podem ser citados: integrao automtica de movimentao de materiais, seqenciamento de processos, automao de processos e inspeo eletrnica de qualidade dos produtos (ALTER, 1999). TI constitui-se de quatro componentes bsicos: software, hardware, bases de dados e telecomunicaes (KRAJEWSKI, 1999; LAUDON & LAUDON, 1997; McLEOD, 1998; ALTER, 1999). Este trabalho contempla bases de dados empresariais, uma vez que este o meio tecnolgico atravs do qual a empresa vai implementar e gerenciar o Sistema Kanban.
Alm de serem fundamentais para o gerenciamento da produo. Isto devido porque a base de dados vai servir de suporte para que o Sistema de Informaes da empresa possa ser utilizado para esta finalidade. Os dados da linha de produo so lidos e armazenados nele, onde podem vir a ser acessados a qualquer momento por qualquer pessoa autorizada a ter estas informaes. De posse destas informaes, as pessoas responsveis pela superviso e controle da linha de produo tm a sua disposio o status on-line da produo. Como estes dados so armazenados, ainda podem ser comparados dados de produo de perodos distintos, com vistas a uma melhor performance do setor produtivo da empresa. Casos em que ocorram problemas, como paradas na linha, ou quebras ocasionais ficam registradas e pode-se ter noo de quanto perdido nestes casos. Com este foco, pode-se evitar estas perdas ou minimiza-las com base nestas informaes. Como ltimo ponto, a utilizao da base de dados pode servir para ser diminudo o nmero de cartes (Kanban) atravs da soluo destes imprevistos e tambm a configurao de novos padres produtivos.
3.3. WORKFLOW
Workflow uma ferramenta que tm por finalidade automatizar processos, racionalizando-os e, conseqentemente, aumentando sua produtividade por meio de dois componentes implcitos: organizao e tecnologia (CRUZ, 2000) (Fig. 1). Isto une a Tecnologia de Processos a TI.
Existem cinco tipos de Workflow: ad hoc, produo/transao, administrativo, orientado a objeto e sistema baseado no conhecimento (CRUZ, 2000). Neste artigo, o tipo produo/transao abordado, pois neste campo que est relacionado o assunto abordado pelo artigo. Sistemas de Workflow orientados a objetos e baseados no conhecimento so tambm vlidos (poderiam tambm ser abordados uma vez que so sistemas mais avanados que o abordado e tambm o englobam). Este tipo de Workflow envolve mais que um departamento de uma empresa, uma vez que os processos so multidisciplinares e multifuncionais (CRUZ, 2000). O Workflow se divide em: processo, instncia ou casos, pastas, papis e documentos (CRUZ, 2000). Processo o conjunto de atividades que tem por finalidade transformar, montar, manipular e processar insumos para produzir bens e servios que sero disponibilizados para clientes. As subdivises de processos so: subprocessos, atividades, procedimentos e tarefas (Fig. 2). Subprocesso um conjunto de atividades correlacionadas, que executa uma parte especfica do processo, do qual recebe insumos e para o qual envia o produto do trabalho realizado. Atividade um conjunto de procedimentos que deve ser executado a fim de produzir determinado resultado. Procedimento um conjunto de informaes que indica para o responsvel por uma atividade como, quando e com o
que ela deve ser executada. E, por fim, tarefa a menor parte realizvel de uma atividade (CRUZ, 2000). Instncia (ou caso) uma ocorrncia dentro de uma atividade dentro do processo produtivo. Pasta a reunio lgica de documentos e estes colees de dados. Estes documentos, colocados numa pasta, sero utilizados por uma instncia dentro de um processo por um papel (CRUZ, 2000).Um ambiente Workflow traduz a realidade do processo produtivo para o computador, e para tanto, ele tem trs diferentes elementos primrios para a alocao de tarefas assim elencados: papis, regras, rotas. Papel a funo, cargo, com suas caractersticas e habilidades necessrias para executar determinada tarefa (CRUZ, 2000). Regras so atributos que definem de que forma os dados que trafegam no fluxo de dados devem ser processados, rotados e controlados pelo sistema Workflow. E rota o caminho que tem a funo de transferir a informao dentro do processo, ligando as atividades associadas ao fluxo de trabalho. necessrio definir os trs componentes intrnsecos da estrutura do Workflow: tempo, evento e objeto. O tempo de processamento de um objeto divido em tempo necessrio e tempo possvel, onde o primeiro o intervalo no qual uma atividade deve ser processada e o segundo o tempo no qual a atividade efetivamente processada. Evento, dentro da estrutura Workflow similar a tarefa dentro da diviso de processo. E objeto a reunio de regras, procedimentos e informaes em um nico elemento (CRUZ, 2000). Para a configurao do Workflow, necessria a seguinte arquitetura de TI: uma rede de computadores, sendo a mais recomendada a plataforma cliente-servidor, subdividida em (i) comunicao com o usurio, (ii) lgica da aplicao e (iii) servidores de arquivos e bancos de dados. As funes da comunicao com o usurio so entrada e sada de dados, alm de sua interpretao e processamento, e apresentao das opes de uso pelo usurio, que neste caso o funcionrio. A lgica de aplicao tem como tarefas a edio destes dados e a manuteno do padro de execuo de processamento para todo o grupo de usurios da aplicao e execuo das atividades que compem o processo. E os servidores de arquivos e bancos de dados so responsveis pelo gerenciamento da gravao e recuperao, alm da segurana e execuo de rotinas de salvamento e recuperao dos dados (CRUZ, 2000). Definida a forma como ser processado o fluxo de trabalho em termos eletrnicos, deve ser conceitualizada a forma de trabalho atravs da qual a linha de produo far com que os processos sejam efetuados. 4. CONCLUSES Kanbans de produo e movimentao so resultantes de necessidades fsicas de transporte da informao gerada. Com a adoo de elementos de TI, esta necessidade de movimentao fsica j no mais necessria. Redes de computadores interligando diferentes pontos da fbrica so usadas para comunicar as informaes do kanban. Tambm a necessidade fsica de pessoal para tal movimentao torna-se inexistente, visto que as ordens de produo seriam apresentadas em telas eletrnicas. Outro fator que deve ser ressaltado o fato de ser possvel uma fcil e rpida verificao por qualquer executivo da empresa sobre o status de qualquer ordem ou pedido. Este acompanhamento pode ser feito a qualquer momento sem o deslocamento da pessoa at a linha de produo, ou seja, atravs de seu prprio computador de seu prprio escritrio so possveis a consulta e anlise. Uma vez que o Kanban, em sua forma original, encontrado sem aparatos eletrnicos, o Workflow no pode ser implantado, pois necessita de uma estrutura de TI para seu funcionamento. Pode-se ento chegar concluso que o Kanban eletrnico o formato do subprocesso produtivo do Workflow de Produo. Isto vai de encontro ao
relatado no item 3.3, pois serve para informar a toda e qualquer pessoa que tenha acesso, informaes sobre a posio de pedidos em subprocessos produtivos. Isto porque o Workflow engloba todo o processo dentro da empresa. Este formato de processamento da informao extremamente til para setores da empresa que no participam da produo efetivamente e necessitam desta informao. Por exemplo, quando uma recebe um pedido e este est sendo processado em sua linha de produo, normalmente as pessoas encarregadas do setor de vendas da empresa no tm contato direto e no sabem sobre o status do produto. Caso o cliente queira saber sobre o prazo de entrega de algum produto ou lote de produtos, a pessoa pode inform-lo atravs de uma consulta em um browser do aplicativo de Workflow responsvel pela execuo do pedido. Estas consultas podem ser efetuadas a qualquer momento e sobre qualquer caso ou instncia aberta na empresa e em qualquer ponto do processo. Isto abre uma grande lacuna para o controle sobre quem est produzindo, o que est produzindo e quanto est produzindo dentro da empresa, para uma viso em nvel gerencial. E, caso haja a necessidade de alguma modificao em termos de prazos de entrega, ordens de processamento de tarefas ou de pedidos, que nada mais do que um caso aberto dentro da empresa. A ferramenta de Workflow permite empresa ter um controle completo sobre todos os processos, casos (ou instncias) abertos dentro da empresa da empresa, os funcionrios e tambm sobre as prioridades dadas dentro da empresa, tanto em forma de processos (quais os mais importantes) quanto em termos de instncias. Isto facilita aos executivos terem toda a empresa sob seu controle, com a facilidade e a rapidez que a TI pode oferecer. Todo este aparato deve ser bem regido e administrado, sempre se recordando que fundamental empresa, antes de utilizar as ferramentas citadas anteriormente, ter todos os seus processos elaborados e definidos para uma efetiva e eficaz implantao. Alm disto, necessrio que para a acepo do sistema Kanban, existe a necessidade de termos um processo produtivo que englobe itens seriados. Isto porque este um sistema que funciona para produo em srie. As ferramentas apresentadas formam um link que une a TI, a tecnologia de processos e a tecnologia de produtos. Isto devido ao sistema de multidisciplinaridade apresentada pela ferramenta Workflow, que complementa o Sistema Kanban, unificando-o ao restante da empresa. Esta unificao pode ainda abranger plantas e escritrios distantes fisicamente, mas passveis de serem unidos atravs das ferramentas de telecomunicaes da TI, tais como Internet, Intranet e Extranet. E, em uma formao ainda superior, pode ser englobada a cadeia de suprimentos para uma percepo e preparao por parte da empresa para ocasionais atrasos em entregas. Por exemplo, se a empresa tem um item que vem de dois ou mais fornecedores, e estes tem seus sistemas (neste caso o Workflow) ligados empresa, esta tem controle sobre um eventual atraso na entrega de uma delas, j solicitando aos demais fornecedores que aumentem sua produo para suprir este dficit apresentado, sem que seja necessria a espera por um pedido feito s pressas. 5. SUGESTES PARA TRABALHOS FUTUROS Existem ferramentas que podem ser utilizadas para aperfeioamento e aprimoramento da produtividade da empresa e da customizao de processos. Duas delas foram apresentadas e interligadas neste estudo. Esta rea de conhecimento abrangente e extremamente voluptuosa em termos de assuntos a serem estudados e pesquisados. Existe uma carncia por um modelo de implantao do Sistema Kanban com auxlio de elementos de TI, ou seja, o Kanban Eletrnico. De forma que este um
assunto que pode ser explorado e confeccionado, para um eficaz e padronizado modelo de trabalho.
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