OFICINA VIRTUAL

Es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes. La oficina virtual tiene como objetivo minimizar los costes de estructura de una multinacional, mediana o pequea empresa, y emprendedores autnomos. Gracias a la domiciliacin de sociedades se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina fsica, que pueden ser a menudo costosos. Con el actual avance de las comunicaciones ya no es necesario disponer de un espacio fsico y estas oficinas virtuales son la eleccin ideal para negocios de reciente implantacin en un territorio concreto. El servicio virtual no tiene fronteras. Una persona utilizando este tipo de servicio puede sin problema conducir su empresa desde un otro pas. La oficina virtual ayuda a controlar gastos, mantener flexible las opciones comerciales, ahorro de capital y conectarse eficientemente con los clientes. Es una opcin perfecta se puede decir para aquellos empresarios que buscan una alternativa al modelo clsico de la oficina fsica o ejecutiva. Quienes pueden acogerse a este nuevo sistema: Empresas que desean tener una mejor imagen, con moderna tecnologa a un mnimo costo operacional. Comerciantes o Representantes de Venta que viajan con frecuencia. Agentes de Bienes Races. Profesionales independientes, Abogados, Asesores y Ejecutivos.

LA ORGANIZACIN VIRTUAL 1. Gerencia tradicional Eficiencia y control, conceptos ntimamente relacionados 2. El dilema gerencial en la organizacin virtual Cmo hacemos para dirigir a personas a las que no vemos? Confiando en ellas La organizacin virtual se basa ms en la confianza que en el control. Para que la virtualidad funcione, hace falta confianza; la tecnologa por s sola no alcanza. HERRAMIENTAS PARA LOGRAR QUE LAS PERSONAS SE INVOLUCREN E INTEGREN EN LAS ESTRUCTURAS VIRTUALES

Tecnologa Simbologa Lenguaje

Lenguaje.Unificacin del lenguaje Terminologa que permita identificarse con el conjunto al cual se pertenece.

Consejos para instalar una oficina virtual: 1. Planifique. Opere de acuerdo a un plan sencillo y claro que le permita guiar su negocio y sus actividades de mercadeo. 2. Flexibilidad. Usted debe dirigirse por las necesidades de sus clientes. Esto significa que debe tener la capacidad de ser flexible en extremo. Es la capacidad de adaptarse a las nuevas circunstancia, la que dar la ventaja competitiva. Con clientes cada da ms sofisticados y exigentes, debe estar listo y dispuesto para ser flexible. 3. Credibilidad: Todos los aspectos de su negocio deben ser altamente profesionales para dar credibilidad a sus clientes e inspirarles confianza total. 4. Relacin. Siempre est dispuesto a mantener contacto y relacionarse con sus clientes y prospectos. No solamente por ocasionales e-mail, sino por todos los medios a su alcance: boletines, folletos, cartas, tarjetas virtuales y cualquier forma que sea oportuna. 5. Pasin. Tener dedicacin total a los clientes y prospectos, sentir verdadera pasin por su trabajo, y hacer que ello se extienda a sus colaboradores, es vital para el xito de una oficina u operacin virtual. 6. Paciencia. Afianzar una oficina virtual requiere de mucha paciencia. Es cuestin de tiempo. Existe hbitos y costumbres de los clientes que son difciles de modificar de la noche la maana. La paciencia y constancia son importantes.

EJEMPLO DE OFICINA VIRTUAL

Requisitos para establecer una oficina virtual en cualquier lugar.1. Servicio de Correo.Servicio de recepcin de correspondencia o maildrop. 2. Servicio de Telfono y Faxes.Servicio de gestin de llamadas telefnicas en diferentes modalidades: Voice Mail Box (Buzn de Voz) Call Forwarding (Reenvo de llamadas) Call Answering (Recepcin de llamadas por operadora)

Servicio de recepcin de fax, normalmente mediante el sistema llamado efax o Fax To Email. 3. VOIP Desktop Phone and Softphone.VOIP o telfonos IP permite establecerse en cualquier lugar geogrfico, sea desde la casa, oficina, o en distinto lugar y comunicarse telefnicamente. 4. Sistema Nube (Cloud Computing).Computacin en la nube es un modelo de prestacin de servicios con una tecnologa que permite al usuario acceder a un catlogo de servicios estandarizados y responder a las necesidades de su negocio en forma flexible.