DEPARTAMENTO DE CIENCIAS, ECONMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DEL COMERCIO

ELABORACIN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTN PUJIL DEL PROCESO HABILITANTE: ASESORA (GESTIN DE PLANIFICACIN, ASESORA JURDICA Y RELACIONES PBLICAS) Y DE APOYO (SECRETARA GENERAL Y GESTIN ADMINISTRATIVA)

MISE ADRIANA PUMASUNTA CARMEN FEBRERO 2012

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CAPTULO I GENERALIDADES
Introduccin Los procesos sern documentados en este manual segn las normativas vigentes, logrando disminuir la burocracia existente en cada una de las jefaturas y departamentos de la Institucin. Justificacin

Mejorar las relaciones laborales entre empleados y trabajadores dentro de la organizacin, creando un excelente ambiente de trabajo en el cual se d cumplimiento a sus deberes y obligaciones, a fin de conseguir un mejoramiento continuo en los procesos.
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OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivo General

Elaborar un Manual de Procedimientos para el Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Pujil, que permita ejecutar de manera eficiente las funciones y disminuir tiempos inactivos de los procesos que llevan a cabo los funcionarios de la entidad.

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Objetivos Especficos
Determinar las caractersticas generales del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Pujil para llevar a cabo este proyecto. Definir el Marco Terico que respalda la indagacin del proyecto sobre: Manual de Procedimientos. Efectuar un Estudio Preliminar del Proceso Habilitante: Asesora (Gestin de Planificacin, Asesora Jurdica y Relaciones Pblicas) y Apoyo (Secretara General y Gestin Administrativa), con el propsito de adquirir un conocimiento integral para desarrollar las actividades. Disear y proponer el Manual de Procedimientos que dirija de manera eficiente la realizacin de las actividades que desempean cada uno de los funcionarios, mediante una distribucin eficaz del trabajo para mejorar los mtodos, tiempos y la calidad en los servicios.
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DESCRIPCIN DEL GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTN PUJIL

El Municipio es la institucin reguladora, que permite coordinar diversas obras realizando autogestin comunitaria. Esta en funcionamiento desde el 10 de Mayo de 1881, ao en que el Sr. Gabriel Garca Villacs ejerci sus actividades como Primer Presidente del Cabildo.

El Palacio Municipal
Sede de la administracin local por donde han pasado 112 Presidentes, que han puesto a prueba su patriotismo e ingenio en la conduccin de los problemas comunales para realizar trabajos en beneficio de la sociedad.

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Visin

Misin
El Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal de Pujil para los prximos aos se constituir en un ejemplo del desarrollo local y contar con una organizacin interna, altamente eficiente, que genere productos y servicios compatibles con la demanda de la sociedad, capaz de asumir los nuevos papeles vinculados con el desarrollo, identidad cultural y gnero descentralizando y optimizando los recursos. Dinamizar los proyectos de obras y servicios con calidad y oportunidad, que aseguren el desarrollo social y econmico de la poblacin, con la participacin directa y efectiva de los diferentes actores sociales, dentro de un marco de transparencia, tica institucional y el uso ptimo de los recursos humanos altamente comprometidos, capacitados y motivados

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Organigrama Estructural del G.A.D.M.P

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Procesos del G.A.D.M.P

Procesos Agregadores de Valor
Obras Pblicas Urbanismo Fiscalizacin Operacin y Mantenimiento Servicios Pblicos y Desarrollo Comunitario Desarrollo Social Gestin Ambiental Educacin y Cultura Turismo Avalos y Catastros Justicia y Polica Comisaria Municipal Administracin de Plazas y Mercados Polica Municipal
ASESORA:

Gestin de Planificacin Asesora Jurdica Compras Pblicas Relaciones Pblicas

APOYO: Secretara General Gestin Administrativa: Recursos Humanos Informtica y Tecnolgico Servicios Institucionales Gestin Financiera Contabilidad Rentas Tesorera

Concejo Municipal Alcalda

Procesos Gobernantes

Procesos Habilitantes

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CAPTULO II MARCO TERICO

Manuales: Permiten visualizar las actividades y las interacciones que las personas realizan con otras reas funcionales dentro de una organizacin.

Importancia: Explican de forma detallada los procedimientos que realizan los funcionarios, permiten detectar las fallas para evitar cometer errores y duplicidad de funciones.
Procedimientos:Descripcin de cada actividad a seguir en un proceso laboral, para as garantizar la minimizacin de errores. Importancia: Ayuda a la descripcin secuencial de las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa.
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Manuales de Procedimientos: Constituye un documento de aplicacin, cuya informacin es analizar y sintetizar cuellos de botellas que existen a lo largo del proceso de dichas actividades. Ventajas: Controla de mejor manera el cumplimiento de las actividades diarias sin permitir desigualdad. Sirve como gua para el entrenamiento de nuevo personal dentro de la empresa. Mapa de Procesos:

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Diagramas de Flujo: Son una parte importante del desarrollo de procedimientos, debido a que por su sencillez grfica permite ahorrar muchas explicaciones. Caractersticas: Describir las etapas o fases de un proceso y entender cmo funciona. Identificar a los clientes y proveedores de un proceso. Dar seguimiento a los productos generados por un proceso. Simbologa y significado de los Diagramas de Flujo

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CAPTULO 3 Y 4 ANLISIS SITUACIONAL Y PROPUESTA DEL MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO HABILITANTE

DE ASESORA (GESTIN DE PLANIFICACIN, ASESORA JURDICA Y RELACIONES PBLICAS) Y DE APOYO (SECRETARA GENERAL Y GESTIN ADMINISTRATIVA)

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Anlisis Situacional

Se identifican los elementos bsicos que conforman la Unidad, especificando los procedimientos que lo integran, los responsables del proceso y el tiempo que tardan en realizar cada una de las actividades. Este documento describe los procesos administrativos en los cuales se expone una serie de fases o etapas secuenciales orientadas a la consecucin de un resultado, agregando valor a un insumo y contribuyendo a la satisfaccin de una necesidad.

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Procesos Habilitantes
ASESORA: Planificacin Estratgica (P.E) Asesora Jurdica (A.J) Compras Pblicas (C.P) Relaciones Pblicas (R.P) APOYO: Secretara General (S.G) Gestin Administrativa: Unidad de Administracin del Talento Humano (U.A.T.H) Informtica y Tecnolgico (I.T) Servicios Institucionales (S.I) Adquisiciones (ADQ) Proveedura Bodega (BOD) Activos
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Estructura del Anlisis Situacional

Nombre de la Direccin, Departamento o Unidad. Objetivo del rea. Levantamiento de procesos. Funcionarios Descripcin de puestos y funciones. Por cada uno de los funcionarios. Identificacin de clientes. Clientes Internos y Externos. Identificacin de procesos. Productos y Servicios. Identificacin de actividades y tiempos. Actividad, Responsable y tiempo. Diagrama de flujo.

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Propuesta del Manual de Procedimientos

Estructura: Objetivo del rea. Productos / servicios Procedimientos Base legal Poltica Descripcin Formato del procedimiento Diagrama de flujo El Manual de Procedimientos incorpora procedimientos giles y confiables basados en normativas legales vigentes, evitando as posibles sanciones y permitiendo que los funcionarios y empleados tengan una fuente de consulta sobre las rutinas de trabajo.
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DEPARTAMENTO DE INFORMTICA Y TECNOLGICO

I.T.1

Soporte tcnico de la red de computadores y sistemas con entrega y adquisicin de partes. Soporte tcnico de la red de computadores y sistemas con entrega y adquisicin de partes.

I.T.PROP 1

Base legal (Reglamento de Bienes del Sector Pblico)

Art. 96.- Mantenimiento.- El mantenimiento de equipos informticos estar a cargo de la Unidad responsable de esta actividad en cada Institucin. En las entidades que no dispongan de esta unidad, se deber contratar los servicios externos para el efecto, de acuerdo a los procedimientos internos de cada entidad y en atencin a las normas vigentes sobre la materia.

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UNIDAD DE ADQUISICIONES

ADQ.12 ADQ.PROP 12

Adquisicin de materiales

Adquisicin de materiales

Base legal (Reglamento interno para la administracin y control de los bienes de larga duracin y bienes sujetos de control administrativo del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del cantn Pujil) 3.2.- Constituyen bienes de propiedad del Gobierno Municipal del Cantn Pujil, todos los activos adquiridos con fondos propios, los ingresados legalmente por donaciones, apropiaciones, cambios, permuta, embargo de personas naturales o jurdicas segn disposiciones previstas en el Cdigo Civil y Reglamento General de Bienes del Sector pblico y otras.

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CAPTULO 5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES:

Las caractersticas generales permitieron sondear de mejor manera la situacin actual que atraviesa la Institucin. El Marco Terico descrito en el trabajo de investigacin sirvi de sustento y apoyo para la elaboracin del Manual de Procedimientos. Se realiz el Estudio Preliminar del Proceso Habilitante: Asesora y Apoyo (Secretaria General y Gestin Administrativa), en donde se pudo conocer las actividades que realizan cada uno de los funcionarios en los puestos de trabajo. El Manual de Procedimientos propuesto es de fcil entendimiento, contiene la descripcin del procedimiento del producto en forma ordenada, secuencial y lgica, a la vez permitir dirigir de manera eficiente la realizacin de las actividades que desempean cada uno de los funcionarios en los puestos de trabajo.

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RECOMENDACIONES Se solicite al Legislativo Municipal, implementar en cada una de las Direcciones, Departamentos y Unidades del GAD Municipal del Cantn Pujil una red o sistema informtico de cero papeles en donde el proceso empiece en la Unidad de Archivo, registrando el requerimiento en una base de datos a la cual puedan acceder solo los entes competentes al trmite. Solicitar al Legislativo Municipal, acoger el Art. 384.-Delegacin y Avocacin de la COOTAD, en donde se expresa que el Director Administrativo podr conocer, autorizar y certificar los requerimientos de compra hasta $4790.5 previa notificacin al Alcalde. Permitir que la certificacin de fondos solicitada a la Direccin Financiera sea va telefnica o mediante correo electrnico, evitando la duplicidad de funciones y desperdicio de tiempo. Se considere implementar y socializar la propuesta del Manual de Procedimientos a todos los funcionarios y empleados del GAD Municipal del Cantn Pujil para que la utilicen como una matriz gua para regular los pasos y actividades de los diferentes procesos, a fin de orientar laboralmente a las nuevas generaciones.

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Funcionarios del G.A.D Municipal del Cantn Pujil

Los grandes logros no son fruto del azar, sino del esfuerzo de equipos comprometidos y motivados !!!
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No fue fcil, pero tampoco imposible

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