TEMPO PARA GUARDA DE DOCUMENTOS

Federal Trabalhista e Previdencirio Tipos de Documentos - Acordo de compensao de horas -Acordo de prorrogao de horas - Atestado de Sade Ocupacional - CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - Carta com Pedidos de Demisso - CAT - Comunicao de Acidente do Trabalho - CIPA - Comisso Interna de Preveno de Acidentes - livros de atas - CIPA - Comisso Interna de Preveno de Acidentes - livros de atas - COFINS - Contribuio Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) - Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdncia Social) ao sindicato profissional - Comprovante de pagamento de benefcios reembolsados pelo INSS Prazo de Guarda pela Empresa 5 anos nicio da Contagem Retroativo data da extino do contrato de trabalho Retroativo data da extino do contrato de trabalho Amparo Legal Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT Item 7.4.5 Poraria SSST n 24/94 Primeiro dia do exerccio seguinte Retroativo data de extino do contrato de trabalho Primeiro dia do exerccio seguinte Prximo processo eleitoral ART.32 E 45 LEI 8.212/91 Item 5.40 Port. MTb n3.214/78 Item 5.40 Port. MTb n3.214/78 Data do recolhimento Primeiro dia do exerccio seguinte Par. 2, art. 10, Lei Compl. n70/91 Art.32 e 45 lei 8.212/91 Par 2 art 1, Port. MTb n 194/95

5 anos Tempo de validade 36 meses 5 anos 10 anos 5 anos

Indeterminado

5 anos

10 anos

10 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da Art.32 e 45 lei 8.212/91 constituio do crdito anteriormente efetuado Retroativo data de extino do contrato de trabalho Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT

- Comunicao do Aviso Prvio - Contrato de trabalho - DARFs - PIS (Programa de Integrao Social)

5 anos Indeterminado 10 anos

Data do recolhimento

Art.3, 10 Dec-lei n 2052/83

- Depsitos do FGTS

30 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da Art23, Par. 5, Lei 8.036

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes. Federal Comercial Fiscal Tipos de Documentos - Arquivo em meio magntico (sistema de processamento de dados para registrar negcios e atividades econmicas, escriturar livros ou elaborar documentos) - Auditores independentes (documentos, relatrios, pareceres etc) - Compensao mercantil - Comprov. dedues I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.) Prazo de Guarda pela Empresa nicio da Contagem Amparo Legal

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

Art. 7 IN SRF n 68/95

5 anos 20 anos

Data da emisso de seu parecer

Resoluo Art. 10 Cd. Coml.Brasileiro

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte ou Art.10 IN data de anulao da SE/MINC/SRF n 1/95 constituio do crdito anteriormente efetuado Primeiro dia do exerccio seguinte ou Art. 37 Lei 9430/96, data de anulao da inciso III art. 45 Lei constituio do crdito 8981/95 e art. 173 CTN anteriormente efetuado Trmino da vigncia Trmino vig. ou prazo prescricional, o que for maior Trmino da vigncia Trmino da vigncia Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exercicio seguinte Data da entraga SRF Primeiro dia do Resolio CFC n872/2000 Resoluo CFC n 872/2000 Resoluo CFC n 872/2000 Art. 3 ao 7 Circ. SUSEP 74/99 Resoluo CFC n 872/2000. MIPJ, IN SRF n 28/2000 Art. 25 da IN SRF 146/99 Art. 74 da Lei 6.404/76

- Comprovantes da Escriturao (Notas Fiscais e recibos) - Contrato de Seguros informao de valores - Contratos de seguros de bens documentos originais - Contratos de seguros pessoas documentos originais - Contratos Previdencirios Privados - DECORE - Declarao Comprobatria de Percepo de Rendimentos - DIPJ - Declarao Integrada de Informaes Econmico-Fiscal Pessoa Jurdica - DIRF - Declarao de imposto de Renda Retido na Fonte - Extino das debntures

5 anos

20 anos 5 anos 20 anos 20 anos 5 anos

5 anos 5 anos 5 anos

exerccio seguinte - Imposto de Renda - documentos relativos declarao (geral) - Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurdica) - comprovantes de escriturao 5 anos Primeiro dia do exerccio seguinte Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

5 anos

Ocorrncia fato gerador 1 dia exerc. Art. 116,421, DEC. n seguinte ou data 2637/98 c/c art. 37 Lei n anulao.constituio 9430/96 crdito anteriormente efetuado Art. 174,195 do Cd. Tributrio Nacional

- Livros obrigatrios de escriturao fiscal e comercial Livro Dirio Livro Razo - Novao mercantil - Pagamentos mercantis - S\A - Ttulos ou contratos de investimentos coletivos - Ttulos de capitalizao documentos originais - Ttulos de capitalizao informaes de valores

Primeiro dia do 5 anos exerccio seguinte ou Indeterminado data de anulao da 10 anos constituio do crdito anteriormente efetuado 20 anos 20 anos 8 anos 20 anos 20 anos Primeiro dia do exerccio seguinte Trmino da vigncia ou resgate, o que for maior Trminno da vigncia

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.

Estadual Fiscal Tipos de Documentos Prazo de Guarda pela Empresa 5 anos nicio da Contagem Amparo Legal Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 193 do RICMS Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 193 do RICMS

- Bilhete de Passagem Arquivrio

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Bilhete de Passagem e Nota Bagagem

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Bilhete de Passagem Ferrovirio

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Bilhete de Passagem Rodovirio - Carn de recolhimento - ME e EPP anterior regime de estimativa - Conhecimento de Transporte Aqutico de Gargas

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

5 anos

Art. 193 do RICMS

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Conhecimento de Transporte Ferrovirio de Cargas

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Cupon Fiscal emitido por ECF

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

- Despacho de Transporte - Documentos fiscais e formulrios no emitidos Desenquad. ME/ EPP - Livro de Movimento de

5 anos

Primeiro dia do exerccio seguinte

5 anos

Art. 193 do RICMS Primeiro dia do

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes. Municipal Comercial Fiscal Tipos de Documentos - Documentos em geral - Livro de Registro de Impresso de Documentos Fiscais - Livro de Registro de Movimento Dirio de ingressos em Diverses Pblicas - Livro de Registro de Notas Fiscais de Servios Prestados - Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Servios Prestados a Terceiros - Impressos Fiscais e Termos de Ocorrncias - Nota Fiscal - Fatura de Servio - Nota Fiscal de Servio Prazo de Guarda pela Empresa 5 anos 5 anos nicio da Contagem Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Amparo Legal Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes. Livros Fiscais Prazo de Conservao As empresas num modo geral indstria, comrcio e prestadoras de servios devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crdito do imposto (ICMS/IPI) ter a sua prescrio em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretao equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentaes sem observar as regras de outros tributos. Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prev tratamento especial para conservao de documentos relacionados toda atividade praticada, incluindo neste caso a prpria documentao do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pblica tem o direito de constituir o crdito tributrio, ou seja, exigir o tributo administrativamente, at 5 anos do primeiro dia do exerccio quele em que o lanamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o perodo necessrio para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurdica ocorre com a entrega da declarao DIPJ no exerccio seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teramos uma contagem totalmente alargada para fins de conservao de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contbeis.

Ano do registro dos fatos administrativos e contbeis Ano da entrega da declarao do imposto de renda Incio da prescrio (CTN/66, art. 173, inciso I) (+) 5 anos para ocorrncia da prescrio (1998 + 5) Prazo necessrio para guarda dos documentos (1996 2003) Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI

1996 1997 1998 2003 7 anos 5 anos

Esse entendimento foi ratificado pela Lei n. 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de compras", exigido pelo imposto de renda, foi substitudo pelo livro "registro de entradas modelos 1 e 1A" , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princpio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrio, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.