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Coachingprozess

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Inhaltsverzeichnis
Vorstellung plancontext Folie 3 6

Coachingprozess 1 Organisa@ons- und Arbeitsplanung Folie 7 21 Coachingprozess 2 - Prozessmanagement und Qualittssicherung Ergebnis Coachingprozess Folie 22 27 Folie 28 Folie 29

Ergebnis Implemen@erung nach 1 Jahr

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- Inhaltsverzeichnis Folie 2

Broprol und technische AusstaPung

Adresse: Greifenhagener Strae 39, 10437 Berlin - Prenzlauer Berg, fon 030-44.71.88.31 fax 030-44.71.88.32, info@plancontext.de , www.plancontext.de Bro: Grndung: 01.Januar 2000 als GbR, seit 01.07.2009 Gesellscha\ mit beschrnkter Ha\ung Struktur: 11 EDV-Arbeitspltze; Sekretariat Mitarbeiter: 3 Gesch\sfhrer, 4 festangestellte Mitarbeiter, 2 Prak@kanten Schwerpunkte: Nachfolgende Themen in allen Leistungsphasen nach HOAI und darber hinaus fr den entlichen Au\raggeber: 1) Stadt und Landscha\: entliche Auenrume 2) Sport und Spiel 3) Schau und Event: Gartenschauen

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- Broprofil und techn. Ausstattung Folie 3

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- Bro Folie 4

Dirk Sadtler

Chris@an Loderer

Uwe Brzezek

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- Geschftsfhrung Folie 5

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- Team Folie 6

Coachingprozess 1 Organisa@on und Arbeitsplanung

Beratungsbedarf und Beratungsinhalte (Kick O)
viele Projekte gleichzei@gt beau\ragt Kern der Beratung war Entwicklung von wirksamen Strukturen und Arbeitsweisen Entwicklung von Arbeitsweisen um die Potenziale aller Beteiligter besser einsetzen zu knnen Entwicklung von Prolen fr die Neueinstellung von Mitarbeitern Organisa@onsaufstellung Projektplan und Kapazittsplan (PKP)

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Coachingprozess 1 - Beratungsbedarf und Beratungsinhalte Kick Off
Folie 7

(Kick O)

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Coachingprozess 1
- Was wir bieten - Kick Off Folie 8

(Kick O)

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Coachingprozess 1
- Was wir erwarten - Kick Off Folie 7

Organigramm wer macht was (Kick O)

erstellt aus Organisa@onsaufstellung und PKP Regelung der Zustndigkeiten im Gesch\sfhrerkreis und zwischen den Mitarbeitern Leitlinien sind die Leistungsphasen der HOAI

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- wer macht was Kick Off Folie 10

(Kick O)

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Coachingprozess 1
- Struktur plancontext 2011 Kick Off Folie 11

(Kick O)

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Coachingprozess 1
- Ziele fr das Unternehmen intern Kick Off Folie 12

(Kick O)

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Coachingprozess 1
- Ziele fr das Unternehmen extern Kick Off Folie 13

Projekte zum Erreichen dieser Ziele (Kick O)

- - - - - Organisa@onsstruktur Projektabwicklung Teamverstrkung Projektbesprechungen und Projektvorstellungen Wissensbertrag

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Coachingprozess 1
- Ziele fr das Unternehmen Kick Off Folie 14

Teamworkshop 1 Unternehmen Landscha\sarchitektur Struktur und (Lebens-) Qualitt

Mitarbeiter in den Prozess integrieren Verbesserungsvorschlge der Mitarbeiter aufnehmen Entwicklungswnsche der Mitarbeiter anregen Bisherige Strukturmanahmen der Inhaber vorstellen und errtern

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Coachingprozess 1
- Teamworkshop 1 - Struktur und Qualitt Folie 15

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Coachingprozess 1
- Teamworkshop 1 Resmee Folie 16

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Coachingprozess 1
- Teamworkshop 2 wie wir Projekte machen Folie 17

wir steuern den Prozess Projekt- und Kapazittsplan

gute Au\ragslage und vielfl@gste Anforderungen der Bauherren fhrte zu Unbersichtlichkeit und Kontrollverlusten (Eigenmch@gkeiten intern und extern) erste konkrete Manahme konzipieren eines Kapazittsplans bersichtliche Aufstellung der Projekte nach zeitlicher und inhaltlicher Anforderung, als Basis fr die Arbeits- und Personalplanung Gemeinsame, leicht handhabbare Datenstruktur

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Coachingprozess 1
- wir steuern den Prozess Folie 18

Projekt- und Kapazittsplan (PKP)

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- Projekt- und Kapazittsplan (PKP) Folie 19

Persnlicher Projekt- und Kapazittsplan fr Gesch\sfhrer und Mitarbeiter - PPKP

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Coachingprozess 1 Persnl. Projekt- und Kapazittsplan (PPKP) Folie 20

Ergebnis / Handlungsplan
Einsetzung von Projektverantwortlichen (PV) und Projektleitern (PL) Umsetzung der Vorschlge der Mitarbeiter bzgl. So\ware, Hardware, Ordnerstrukturen, Plangestaltung etc. Manahmenplan fr die Verbesserung der Arbeitspltze Aufstellung eines Weiterbildungsplans Erprobung von Besprechungsmodalitten PKP (Projekt- und Kapazittsplan) und PPKP (Persnlicher Projekt- und Kapazittsplan) werden erprobt Erstellung Finanzplanung Erstellung von Projektstrategien

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- Teamworkshop Ergebnis- und Handlungsplan Folie 21

Coachingprozess 2 Prozessmanagement und Qualittssicherung

Beratungsbedarf und Beratungsinhalt (Kick O) Systema@sche Analyse und Op@mierung der Regelprozesse Akquisi@on/Bewerbung/WePbewerbe Entwurf / Ausfhrungsplanung / Ausschreibung Bauberwachung Erstellen broeigener Regelprozesse und Ablufe

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Coachingprozess 2 - Beratungsbedarf und Beratungsinhalt Kick Off Folie 22

SchniPstellenanalyse und Qualittstore (Kick O)

Ausgangslage: Regelprozess entlang der HOAI ist lckenha\ formuliert, daher Fehlerquellen Kompetenzen und bergaben zwischen Lph. sind nicht klar formuliert, daher Fehlerquelle Neue Mitarbeiter knnen nicht gengend eingearbeitet werden

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Coachingprozess 2 - Schnittstellenanalyse und Qualittstore Kick Off
- Folie 23

Methodischer Ansatz zur Qualittssicherung (Kick O)

SchniPstellen der Lph werden als Qualittstore deniert daran orien@ert werden Handlungsanweisungen erstellt Kurz: Tore bes@mmen, Probleme benennen, Fakten formulieren, Qualitten denieren, ToDo festlegen danach Ordnerstrukturen, Planwerk und Leistungsverzeichnis dementsprechend berarbeiten

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Coachingprozess 2
- Methodischer Ansatz Kick Off Folie 24

Handlungsplan Teamworkshop 1 und 2

Systema@sche und detaillierte Analyse aller Qualittstore berarbeitung und Weiterentwicklung der Ordnerstrukturen Ausweitung der Methode auf alle anderen Leistungen SchriPweise Einfhrung der op@mierten Arbeitsweisen in laufende und neue Projekte Aktualisierung der Brohinweise als Arbeitsanleitung fr Mitarbeiter Mentoring-Programm fr Neueinstellungen Aktualisierung der Controlling- und Ausschreibungsso\ware

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Coachingprozess 2
- Handlungsplan Teamworkshop 1 und 2 Folie 25

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Coachingprozess 2
- Qualittstore Teamworkshop 1 und 2 Folie 26

Ergebnistabelle zu den Qualittstoren

Tor Problem bestimmen

Daten, Zahlen, Fakten

Ziel: Was braucht der Konkretes To Do Kunde

4-3

- Entwsserung nicht vollstndig gelst -Kosten dafr unklar/ nicht bercksichtigt

-Hhen noch unklar - funktionsfhige - Entwsserung nicht Entwsserung durchdacht - Kostensicherheit - Bestandsleitungen und Situation unklar

-Hhenkonzept, Entwsserung grob lsen - Bestand / Leitungen bercksichtigen

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Coachingprozess 2
- Ergebnistabelle zu Qualittstoren Folie 27

Ergebnis Coaching-Prozess
Sicht von auen durch Coach auf die Mitarbeiter und Brostrukturen war sehr wich@g Neue Kommunika@onsmglichkeiten zwischen den Inhabern und dem Team Broprozesse im Broteam besprochen Bewusstsein und Verstndnis fr Probleme der Anderen geweckt (Koniktmanagement) Beginn SchniPstellendeni@on (Qualittstore) und schri\lich festgehalten Arbeitsau\rge verteilt PKP und PPKP erarbeitet, als neue Elemente der Broorganisa@on Arbeitsprole und Personalbedarf ermiPelt Fehler in der Aufgabenverteilung und Teamzusammenstellung wurden erkannt und behoben Beginn berarbeitung der Allgemeinen Brohinweise Gemeinsame Erarbeitung und Vereinbarung von nderungen als allgemein verbindlich Betriebsklima wurde nachhal@g verbessert Iden@ka@on der Mitarbeiter durch Einbeziehung in die Umstrukturierung wurde erhht

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- Ergebnis Coachingprozess Folie 28

Ergebnis der Implemen@erung nach einem Jahr

Posi@v: Abschluss SchniPstellendeni@on (Qualittstore) und schri\lich festgehalten Einzelne Arbeitsau\rage wurden erledigt Personalentscheidungen getroen (Einstellungen und Kndigungen) klarere Zustndigkeiten innerhalb des Bros wurden geklrt Zuschuss von 50% zu beiden Coachingprozessen erhalten (Frderung aus dem Bundesministerium fr Wirtscha\ und Technologie, Zuschuss zur Unternehmensberatung Kommunika@on innerhalb des gesamten Bros hat sich verbessert Bearbeitung der Leistungsphasen ist besser geworden Nega@v: Fortschreibung des PKP und PPKP aus zeitlichen Grnden schwierig Ergebnisse der Arbeitsau\rge (z.B. neue Projektstruktur) noch nicht als allgemein verbindlich vereinbart Teamzusammenstellung noch immer nicht op@mal Akquise und weiterer Ausbau der Umstrukturierung noch schwierig, da Gesch\sfhrung zu sehr in Projektarbeit eingebunden ist Projektzustndigkeiten knnten noch klarer sein berarbeitung der Allgemeinen Brohinweise nicht abgeschlossen Bearbeitungsvorgaben mssen noch erarbeitet werden Bearbeitung der Leistungsphasen noch nicht op@mal

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- Ergebnis Implementierung Folie 29