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TRE-GO – TÉCNICO JUDICIÁRIO

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA – PROVA DE 23/01/2005

A questão 20 cabe recurso. Veja aqui os argumentos


QUESTÃO GABARITO COMENTÁRIO
CESPE
19. Julgue os itens abaixo, Item II – correto. O método Variadex nada mais é do
relativos ao arquivamento de que o método alfabético, convencionando cores para os
documentos e aos métodos diversos grupos de letras.
utilizados em arquivos.
I – O método de arquivamento Item II – O método rôneo nem sequer é mais utilizado.
variadex adota cores
preestabelecidas como Item III – Títulos não devem ser considerados quando
diferencial, o que facilita o nomes são organizados em ordem alfabética.
arquivamento e a localização
de documentos. Item IV – correto. O método duplex apresenta abertura
II – O método de arquivamento ilimitada de classes.
rôneo é um dos métodos C
padronizados mais utilizados Item V – correto. Antes de ser arquivado, o documento
nos arquivos especializados. deverá ser devidamente classificado.
III – Segundo as regras de
alfabetação, a titulação é um São, portanto, 3 itens corretos, sendo a letra C a
elemento a ser considerado ao resposta correta.
se adotar o método de
arquivamento alfabético.
IV – Uma das vantagens
apresentadas pelo método de
arquivamento duplex é a
possibilidade de criação de
classes ilimitadas.
V - O arquivamento de
documentos constitui uma
etapa posterior à classificação
atribuída aos documentos.
A quantidade de itens certos é
igual a
A- 1
B- 2
C- 3
D- 4
E- 5

20. Assinale a opção correta A – ERRADO. Os arquivos correntes são formados


acerca dos procedimentos pelos arquivos setoriais e pelo Arquivo Central.
operacionais relativos ao ciclo
vital dos documentos. B – CERTO. A utilização do arquivo intermediário
A - De acordo com a B permite racionalizar a guarda de documentos, pois
terminologia arquivística, os ali serão guardados documentos mais antigos e
arquivos correntes equivalem raramente consultados, o que normalmente demanda
aos arquivos centrais. grande quantidade de documentos que trariam
B – Uma das vantagens dificuldades aos setores, caso tivessem de ser
reveladas pela segunda idade é arquivados nos mesmos.
a racionalização da guarda dos
documentos arquivísticos. C – ERRADO. Não há descarte na terceira idade, pois
C – Os descartes efetuados na ali os documentos têm valor histórico.
terceira idade justificam-se
para os documentos destituídos D – ERRADO. O arranjo é uma atividade típica dos
de valor. arquivos permanentes.
D – O arranjo dos documentos
é uma atividade típica dos E – CERTO. A gestão de documentos envolve
arquivos correntes. atividades relativas a todas as fases do ciclo vital.
E – A gestão de documentos
compreende as atividades Observa-se, portanto, que há duas respostas corretas, as
atinentes a todo ciclo vital dos letras B e E, sendo que o Cespe considerou como
documentos. certa apenas a letra B

Vejamos alguns argumentos a serem utilizados para


recurso:
-----------------------------
RECURSO

Solicito a anulação da questão 20 pelos seguintes


fatores:

A lei 8.159/91 em seu artigo 3o define a gestão de


documentos dessa forma:

“Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o


conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase CORRENTE e
INTERMEDIÁRIA, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda PERMANENTE”

Observa-se, portanto, que a gestão de documentos


compreende atividades relativas às três fases do ciclo
vital.

Este assunto já foi, inclusive, objeto de prova pelo


Cespe em outra oportunidade:
“97 - A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos
documentos, desde a sua criação até a sua eliminação ou
guarda PERMANENTE, passando pelos estágios
CORRENTE e INTERMEDIÁRIO. (Polícia Federal -
Papiloscopista 2004)”

O gabarito definitivo considerou a resposta como CERTA, ou seja,


o próprio Cespe já considerou que a gestão de documentos
envolve atividades de TODO O CICLO VITAL e, agora, considera
incorreto um item que afirma que a gestão de documentos
compreende atividades de TODAS AS FASES do ciclo vital.

Fonte:
Lei 8.159/91
Prova – Polícia Federal Papiloscopista, promovida pelo Cespe
UnB 2004

PRG-DF NÍVEL MÉDIO


QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA – PROVA DE 09/01/2005

QUESTÃO RESPOSTA COMENTÁRIO


51. A literatura apresenta Arquivos e Bibliotecas têm finalidades
algumas semelhanças e diferentes. Enquanto o arquivo é criado para
diferenças entre servir à administração (com o tempo pode
bibliotecas e arquivos: C servir também à história), as bibliotecas têm
bibliotecas conservam finalidade cultural. Este item já havia caído
documentos para fins no concurso do Ministério do Meio
culturais e arquivos Ambiente de 2003 (item 2 da questão 3 de
conservam documentos nossa lista de exercícios vista em sala de
para fins funcionais. aula).
52. Uma das finalidades dos O arquivo é criado para servir à
arquivos é servir de base administração. Contudo, com o decorrer do
para o conhecimento da tempo, alguns de seus documentos podem
história. A função básica adquirir valor histórico e, assim, o mesmo
dos arquivos é possibilitar C passa a servir de base para a história. Este
ao usuário o acesso rápido item também já havia sido cobrado no
e preciso às informações concurso do Min Meio Ambiente de 2003
deixadas sob sua (item 4 da questão 3 de nossa lista de
responsabilidade de exercícios vista em sala de aula).
guarda.
53. Os arquivos podem ser O problema está somente no podem ser
denominados corrente, solicitados, pois esta definição é da fase
intermediário e intermediária, onde os documentos ainda
permanente em função da podem ser enviados aos setores que os
idade dos documentos produziram. Na fase permanente, os
mantidos sob sua guarda. documentos não podem ser enviados aos
No arquivo permanente, setores que os produziram. Este item, pra
são guardados os E variar, havia caído no Ministério do Meio
documentos que deixaram Ambiente de 2003 (de novo????) e é o item
de ser consultados com 2 da questão 23 de nossa lista de exercícios
freqüência, mas que vista em sala de aula.
podem ser solicitados
pelas unidades ou órgãos
que os produziram, para a
busca de solução de
assuntos similares ou para
retomar um problema que
se pensava resolvido.
54. Tabela de temporalidade A tabela de temporalidade é o instrumento
é o documento que que define os prazos de guarda (prazo em
especifica os prazos de C que documento ficará nas fases corrente e
permanência dos intermediária) e o destino final (eliminação
documentos nos arquivos ou guarda permanente). Portanto, o item está
corrente e intermediário. correto.
Questão já cobrada nos seguintes concursos:
- - TRF 6a Região 2002 (questão 25
de nossa lista de exercícios)
- - TJDF 2000 (questão 32 de nossa
lista de exercícios).

55. Acervo é conjunto de O conjunto dos documentos do arquivo é


documentos mantidos sob C chamado de acervo. Já o conjunto de
guarda de um arquivo. documentos de uma biblioteca é chamado de
coleção. Esta questão é inédita.
56. Conforme suas Os documentos de arquivo podem ser de
características, sua forma vários tipos (textuais, iconográficos,
e seu conteúdo, os cartográficos, audiovisuais etc) e ainda, de
documentos mantidos em acordo com o conteúdo, ostensivos ou
um arquivo são sigilosos. Os exemplos são perfeitos e já
classificados segundo a haviam sido cobrados parcialmente em
natureza do assunto e o algumas de nossas questões.
gênero. Documentos C
manuscritos são
classificados como
textuais, documentos com
imagens estáticas são
classificados como
iconográficos e
documentos que
demandam medidas
especiais de salvaguarda
para custódia e divulgação
são classificados como
sigilosos.
57. Na elaboração de um Este item (que pode parecer um pouco
plano de arquivo, uma confuso), se refere à utilização dos Arquivos
questão que deve ser Setoriais (nos diversos setores da empresa)
considerada se refere à ou do Arquivo Central (centralizando as
centralização ou atividades de arquivo corrente em apenas um
descentralização dos local). No caso da centralização, a
serviços de arquivo. No C responsabilidade pelo controle caberá apenas
arquivo centralizado, tem- ao Arquivo Central (também chamado de
se a reunião dos Arquivo Geral).
documentos sob guarda
em apenas um local, e a
atribuição da
responsabilidade pelas
atividades de controle do
arquivo cabe a apenas
uma unidade
organizacional.
58. Para que os arquivos A descentralização implicará na existência
descentralizados sejam dos Arquivos Setoriais (presentes em cada
acessados com rapidez e setor da instituição). Ocorre que as normas e
segurança, é importante atividades de controle devem ser
que a organização E centralizadas, a fim de uniformizar e
mantenha também padronizar a forma como os arquivos atuarão
descentralizadas as dentro da instituição.
atividades normativas,
bem como as de controle
e de orientação.
59. Os elementos do plano Questão baseada em Marilena Leite Paes,
arquivístico incluem: que, em seu livro, diz:
definição da unidade de
arquivo na estrutura “Para a elaboração do plano arquivístico
organizacional; devem ser considerados os seguintes
estabelecimento do elementos: posição do arquivo na estrutura
manual de normas e E da instituição, centralização ou
procedimentos; definição descentralização e coordenação dos serviços
dos recursos humanos de arquivo, escolha dos métodos de
necessários; escolha das arquivamento adequados, estabelecimento
instalações; e análise dos das normas de funcionamento, recursos
gêneros e espécies dos humanos, escolha das instalações e do
documentos da equipamento, constituição de arquivos
instituição. intermediário e permanente, recursos
financeiros”.

Esta questão, acredito, está muito avançada


para uma prova de nível médio que cobra
conceitos básicos. Eu mesmo tive
dificuldades e, num primeiro momento,
coloque como certa (na pressa de adiantar o
gabarito ainda no domingo). Enfim...
.
60. Considerando as Vemos neste exemplo que a instituição se
hipóteses de arquivamento utilizou de vários métodos vistos em sala de
a seguir, é correto afirmar aula: Na divisão principal, foi utilizado o
que o método principal método ideográfico (por assunto) e dentro de
empregado foi por cada um foram utilizados os métodos
assunto, mas foram geográfico (Goiás, Minas Gerais...),
empregados também os alfabético (nos nomes de pessoas) e
métodos secundários numérico cronológico (nas datas).
geográficos, alfabético e Como vimos em sala, a empresa pode
cronológico. utilizar vários métodos na organização de
VEÍCULOS seus arquivos, inclusive combinado os
- - Goiás C mesmos entre si, de forma a obter um melhor
- - Minas Gerais resultado no arquivamento de seus
- - São Paulo/Capital documentos (este item, por exemplo, foi bem
- - São parecido com o nosso exemplo do
Paulo/Interior arquivamento de contratos feito pelos
PESSOAL – ADMISSÃO E cursinhos, lembram)?
DEMISSÃO
- - de Abrão,
Antonio até Carvalho,
Paulo A.
- - de Castro, Maria
S. até Dias, Paulo, R.
PAGAMENTOS
- - antes de 1980
- - de 1981 a 1985
- - de 1986 a 1989
61. Simples e dígito-terminal O método numérico é dividido em: numérico
são métodos numéricos de C simples, cronológico e dígito-terminal. Pra
arquivamento. variar esta questão foi cobrada no concurso
da SGA em 2004 (questão 64 item 5 de
nossa lista de exercícios).
62. A fase de escolha dos Segundo Marilena Leite Paes, “a
métodos de arquivamento, importância das etapas de levantamento e
que fornece insumos para análise se faz sentir de modo marcante no
a fase de levantamento de momento em que o especialista escolhe os
dados, é uma das fases E métodos de arquivamento a serem adotados
mais importantes da no arranjo da documentação corrente”.
organização de arquivos
por adequar o arquivo às Pelo exposto no livro citado (que serviu de
necessidades de base para a questão, a escolha dos métodos
recuperação das de arquivamento é posterior à fase de
informações. levantamento de dados, que seria a primeira.
63. Na organização de O exame das normas e da estrutura é feito na
arquivos, o exame das fase de levantamento dos dados e não na
normas e da estrutura da E fase de análise dos dados, conforme
instituição ocorre na fase descrito. Este item contemplou um assunto
de análise dos dados inédito em provas do Cespe relativos à
coletados. Arquivologia.
64. A seqüência alfabética a Quando os nomes a serem ordenados
seguir não está de acordo contiverem nomes de parentesco no final, os
com as regras de mesmos devem vir acompanhados dos
alfabetação para C sobrenomes que os antecedem (regra de
arquivamento de nomes. alfabetação nº 3 de nossa apostila e resumo
- - Filho, Manoel distribuído em sala). O correto seria:
Arantes - - Arantes Júnior, Manoel
- - Júnior, Pedro - - Pereira Júnior, Pedro
Pereira - - Vieira Sobrinho, José
- - Sobrinho, José
Vieira
65. A estrutura hipotética de O item está errado porque os títulos que
arquivo descrita a seguir acompanham os nomes NÃO são
está de acordo com as considerados na alfabetação. Eles devem ir
regras de alfabetação. para o final entre parênteses (regra nº 4 de
- - Araújo, Professor nossa apostila e resumo distribuído em sala).
José de E O correto seria:
- - Júnior, - - Afonso Júnior (Coordenador)
Coordenador Afonso - - Araújo, José (Professor)
- - Lima, Diretor - - Lima, Pedro de (Diretor)
Pedro de - - Menezes, Paulo César de
- - Menezes, Paulo
César de
66. Quanto à natureza dos O arquivo citado armazenará documentos
documentos, a unidade referentes a um assunto específico (decisões
que tem sob sua guarda de tribunais superiores). É, portanto, um
documentos referentes às E arquivo ESPECIALIZADO. Um arquivo
decisões de tribunais especial é aquele que contém documentos
superiores é chamada de relativos a um mesmo tipo ou suporte.
arquivo especial.
67. A escolha do local A luminosidade natural (luz solar) deve ser
adequado para o arquivo evitada porque afeta a conservação dos
deve considerar vários documentos e provoca o enfraquecimento do
fatores ambientais. A esse papel. Este item já havia sido cobrado
respeito, está correta a E anteriormente nos concursos da Polícia
instalação do arquivo em Federal em 2004 e Crea-DF 2003 (itens 1 e 2
ambientes que recebam a da questão 76 de nossa lista de exercícios
luz direta do Sol para comentada em sala de aula).
evitar a formação e a
proliferação de fungos.
68. Quanto às instalações O arquivo deve se preocupar em manter a
físicas da unidade de umidade adequada aos documentos de seu
arquivo, devem ser C acervo. Tanto a umidade alta quanto o ar
evitados locais com seco tendem a danificar os documentos.
umidade e com ar seco.
69. Muito tem-se discutido Este item está baseado na C.F. em seu artigo
acerca da abertura dos 5º, que diz:
arquivos militares com
documentos produzidos “XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos
no tempo do regime públicos informações de seu interesse particular,
ou de interesse coletivo ou geral, que serão
militar, de 1964 a 1985. prestadas no prazo da lei, sob pena de
Em termos legais, as E responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo
pessoas têm direito a sigilo seja imprescindível à segurança da
receber de órgãos públicos sociedade e do Estado”
todas as informações de
O erro, portanto, é que nem todas as
seu interesse particular informações serão, obrigatoriamente
contidas em documentos disponíveis.
de arquivos, nos prazos
previstos em lei, sob pena Havia comentado, iniciamente que o item estava
de responsabilidade. correto, mas percebi depois a palavra que
anularia a questão. Desculpem pelo erro, é que
a pressa em disponibilizar as questões (que não
foram poucas), complicou um pouco...
70. Em razão de seu teor e O item foi retirado do Decreto 4.553/2002,
dos seus elementos que trata dos documentos sigilosos. Em seu
intrínsecos, as artigo 5º, parágrafo 4º, o mesmo define:
informações sigilosas são
classificadas em ultra- “§ 4º São passíveis de classificação como
reservados dados ou informações cuja revelação não-
secretas, secretas, C autorizada possa comprometer planos, operações ou
confidenciais e objetivos neles previstos ou referidos.”
reservadas. São
classificados como Obs.: É a primeira vez que um item de nível
reservados os documentos médio aborda assunto relativo a este decreto
cuja revelação não- (e também a última, pois o mesmo deixou de
autorizada possa vigorar nos últimos dias e só pôde ser
comprometer os objetivos cobrado, pois ainda estava em vigor quando
neles previstos. do lançamento do edital deste concurso).
71. O grau de sigilo atribuído Determinados documentos podem ser
a determinado documento desclassificados (perder o grau de sigilo,
permanece em vigor pelo E tornando-se ostensivos) e continuar sendo
mesmo prazo de guardados pela instituição.
arquivamento definido
para o documento.
72. É possível atribuir graus Este item também foi retirado do Decreto
diferentes de sigilo a anteriormente citado (finalmente este
partes de um mesmo Decreto foi cobrado, pois muita gente vem
documento, mas, no seu estudando Arquivologia apenas por ele e
todo, ele receberá o grau nunca havia sido cobrado). O item está
de sigilo mais elevado C correto porque no seu artigo 13, que diz:
aplicado às suas partes.
“Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as
partes componentes ou os anexos de um documento
sigiloso podem merecer diferentes classificações, mas
ao documento, no seu todo, será atribuído o grau de
sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas
partes.”
73. A tramitação de Pelo decreto já descrito (4553/2002), o
documento sigiloso pode documento sigiloso deverá ser
ocorrer desde que o acondicionado em envelope duplo, sendo
documento esteja em que a indicação do destinatário será colocada
envelope lacrado, com no envelope externo e o grau de sigilo no
indicação do destinatário E envelope interno.
e do grau de sigilo do
documento. Como a questão não deixa claro se as
informações citadas estarão no mesmo
envelope ou nos dois, acredito que a questão
gera dupla interpretação e, por isso, quem se
sentir prejudicado pode alegar que não fica
clara a situação. Citem o decreto 4.553/2002,
que vigorava quando da divulgação do
edital, e por isso, serve de referência.

74. Considere a seguinte Item também retirado do Decreto


situação hipotética. 4.553/2002, que diz o seguinte:
Henrique, chefe do arquivo
de determinado órgão “Art. 32, § 3º Serão fornecidas certidões de
documentos sigilosos que não puderem ser
público, recebeu reproduzidos devido a seu estado de conservação,
solicitação judicial de desde que necessário como prova em juízo.”
reprodução de documento C
sigiloso que se encontrava
em péssimo estado de
conservação a ponto de
impedir sua reprodução.
Nessa situação, a solução
para a solicitação judicial
poderia ser a emissão e o
fornecimento de certidão
do documento sigiloso.
75. Os arquivos privados de Documentos que sejam considerados relevantes para
pessoas físicas ou o país, de acordo com a Lei 8.159/91,
jurídicas que contenham “Art. 12 - Os arquivos privados podem ser
documentos considerados identificados pelo Poder Público como de interesse
relevantes para o país ao público e social, desde que sejam considerados como
conjuntos de fontes relevantes para a história e
serem declarados de desenvolvimento científico nacional.
interesse público serão Art. 13 - Os arquivos privados identificados
transferidos para arquivo como de interesse público e social não poderão ser
público nos prazos alienados com dispersão ou perda da unidade
definidos em lei. E documental, nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos
o Poder Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos
privados identificados como de interesse público e
social poderá ser franqueado mediante autorização
de seu proprietário ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados
como de interesse público e social poderão ser
depositados a título revogável, ou doados a
instituições arquivísticas públicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de
entidades religiosas produzidos anteriormente à
vigência do Código Civil ficam identificados como de
interesse público e social.”

Ocorre que, pelo texto da lei, não há a obrigatoriedade


e nem prazo para a realização desta transferência.
96. O prazo de guarda O prazo de guarda dos documentos variará
atribuído para os de documento para documento, e não há
documentos da PRG/DF, regra geral como foi colocado.
finalizado o trâmite, é de E Este item já havia sido cobrado no concurso
5 anos, após o qual esses da FUNCAP/PA 2004 (questão 17 item 3 de
documentos são nossa lista de exercícios).
descartados.
97. Considerando que a Documentos obsoletos são aqueles
PRG/DF, enquanto órgão desprovidos de valor para a instituição, ou
acumulador, preserva uma seja, não têm valor administrativo nem valor
quantidade significativa histórico, portanto, passíveis de eliminação.
de documentos, por E O problema aqui é a incineração. Busquei na
questões de liberação de teoria (Marilena Leite Paes) e encontrei o
espaço físico é indicada a seguinte:
incineração de “o ato de eliminar, propriamente dito, deve
documentos obsoletos. ser feito de forma racional. Os processos
mais indicados são: a fragmentação, a
maceração, a alienação por venda ou doação.
A incineração – processo condenado -, quer
pelo aumento do índice de poluição que
provoca, quer pela impossibilidade de
reciclagem do papel, não deve ser adotada.”

98. A teoria arquivística O plano de classificação é a listagem de


preconiza que a forma de todos os assuntos referentes aos documentos
classificação das da instituição. Este plano de classificação
correspondências e dos C servirá de base para a elaboração da Tabela
demais documentos da de Temporalidade, que definirá prazos de
PRG/DF deve obedecer a guarda e destinação final a cada
um plano de classificação. classificação.
99. A permuta de O arquivo não utiliza permuta para a
documentos é utilizada obtenção de documentos. A instituição, a
pelas instituições E partir de suas atividades, produz ou recebe
arquivísticas como forma os documentos. Permuta é atividade
de suprir as lacunas desenvolvida pelas bibliotecas, na
existentes nos acervos. constituição de sua coleção.
100. Os documentos da Parte dos documentos da fase intermediária
PRG/DF que integram a será recolhido para a guarda permanente
fase intermediária serão (aqueles que possuírem valor histórico).
recolhidos para a guarda E Ocorre que outra parte será descartada
permanente sem que haja (aqueles desprovidos de valor administrativo
descartes. e histórico). O item diz que TODOS os
documentos do arquivo intermediário serão
recolhidos, o que é incorreto.
101. Os estágios de vida dos Brincandeira, né?
documentos arquivísticos C CORRENTE, INTERMEDIÁRIA E
cumprem um ciclo de 3 PERMANENTE.
fases.
102. O valor primário é Por ultimados entende-se documentos que já
atribuído aos documentos E cumpriram seus objetivos, ou seja, já
ultimados. perderam o valor administrativo (primário).
103. Os documentos Os arquivos guardam documentos de
produzidos no âmbito da diversos suportes (papel, CD, disquete, VHS
instituição, mesmo que etc.)
não estejam em suporte C
papel, são considerados
documentos de arquivo.
104. A função principal dos Questão cobrada anteriormente e comentada
arquivos é facultar o C em sala:
acesso aos documentos. “Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2003
A função principal do arquivo é tornar disponíveis as
informações contidas no acervo documental sob
sua guarda.”
105. Todos os documentos da Por valor secundário entende-se valor
terceira idade possuem C histórico. Os documentos da 3a idade
valor secundário. possuem tal valor.
106. As rotinas adotadas Apesar de ter sido considerado Errado, este
nesse setor (Protocolo), no item está Correto.
que se refere a registro e
movimentação, incluem o Dados para recurso:
recebimento e o Em seu livro: ARQUIVO: Teoria e Prática,
encaminhamento de Marilena Leite Paes, destaca as atividades
documentos. desenvolvidas pelo setor de Registro e
Movimentação do Protocolo:
Gabarito: E “...
Correta: C 5 – Receber dos vários setores os
documentos a serem redistribuídos, anotar
nas respectivas fichas (numéricas) o novo
destino
6 – Encaminhar os documentos aos
respectivos destinos, de acordo com
despacho de autoridade competente.”

Fonte: PAES, Marilena Leite. Arquivo:


Teoria e Prática. 3 ed. Rio de Janeiro : FGV,
2004, p. 56.
107. A verificação das folhas A expedição de documentos, segundo
e anexos que integram o C Marilena Leite Paes, compreende diversas
documento é uma rotinas, dentre elas “verificar se não faltam
atividade rotineira da folhas ou anexos”.
expedição. (PAES: Marilena Leite. Arquivo: Teoria e
Prática p. 60)
108. Os documentos com Entende-se por “protocolar” ou
características de “protocolizar” identificar o documento da
particular, que ingressam E instituição com um número de protocolo.
no setor de protocolo, Documentos particulares não são da
devem ser protocolados. empresa, e sim de funcionários das mesmas,
não havendo a necessidade de se autuar
(protocolizar) os mesmos.
109. Todas as folhas dos Páginas de processos não devem ser
processos que tramitam na C desmembradas dos mesmos. Para isso, há a
PRG/DF devem ser numeração das mesmas, de forma a evitar
corretamente enumeradas. sua retirada.
110. É de competência do Cabe ao Protocolo realizar as seguintes
setor de protocolo o E atividades: Recebimento, Registro e
empréstimo de Autuação, Classificação, Expedição ou
documentos. Distribuição e Controle da Movimentação. O
Protocolo não EMPRESTA, avalia ou
elimina documentos.

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO


QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA

QUESTÃO RESPOSTA COMENTÁRIO


Nos processos que tramitam Não é recomendável o uso de objetos
no TRT, em virtude da metálicos, pois os mesmos tendem a
inserção freqüente de novos C enferrujar e, desta forma, danificar os
documentos, é indicado o uso documentos. Em caso de necessidade, deve
de hastes plásticas. optar-se pelo uso de clipes e grampos
plásticos.
Os recursos técnicos de E O processo de microfilmagem é aplicado aos
microfilmagem são contra- documentos originais, permitindo que a
indicados para os processos instituição ganhe espaço, pois passa a
que tramitam no TRT em guardar documentos microfilmados no lugar
virtude de os documentos dos documentos em papel, que ocupam
serem originais. muito mais espaço. Tal procedimento só é
permitido aos documentos que não possuem
valor histórico, pois estes não poderão ser
eliminados, ainda que microfilmados.
Concluído o processo de E O filme original e o filme cópia criados no
microfilmagem, o filme processo de microfilmagem deverão
original e o filme-cópia serão obrigatoriamente, por motivos de segurança,
armazenados no mesmo ser armazenados em locais diferentes,
local, devido à classificação visando preservar a informação caso ocorra
que recebem. algum sinistro no filme original.
A luz e a temperatura são C Luminosidade e temperatura são agentes que
alguns dos principais agentes provocam a deterioração dos documentos.
de deterioração dos Este assunto foi extremamente abordado em
documentos de cunho nossas aulas.
arquivístico.
Os processos ultimatos de E Os documentos serão definidos como
procedência externa, serão permanentes pelo seu valor histórico,
transferidos ao arquivo de independente de serem internos ou externos,
caráter permanente ou seja, não é pelo simples fato de os
processo serem de origem externa que serão
definidos como permanentes.
Um dos critérios E O prazo de guarda dos documentos variará
estabelecidos nos processos de acordo com os critérios estabelecidos pela
de avaliação documental é Comissão de Análise de Documentos.
indicar o descarte dos Diversos documentos poderão ser
documentos que tenham sido preservados por 20, 30, 50, 100 anos ou
produzidos no prazo superior mais, de acordo com o valor que os mesmos
a 20 anos. apresentem. Aqueles que apresentarem valor
histórico, por exemplo, serão guardados
permanentemente, ou seja, não há o descarte
de documentos pelo simples fato de os
mesmos terem sido produzidos há mais de
20 anos.
Por suas características de E Apenas processos definidos como de valor
produção, todos os processos histórico serão preservados no arquivo
constituídos no TRT são de permanente da instituição.
guarda permanente.
É atribuída a guarda C Documentos que mostrem como a instituição
permanente aos atos foi constituída, organizada, como ela
normativos. desenvolveu e funcionou ao longo do tempo
são de caráter permanente. Atos normativos,
regulamentos, regimentos e normas mostram
como a instituição funcionou e por isso,
devem ser definitivamente preservados.

PROVA DA TERRACAP
Aplicada em 12/12/2004
QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA

Nº Item Resposta Comentário


63 A gestão de documentos E A gestão de documentos compreende as
compreende fundamentalmente as medidas adotadas visando o controle de todo
atividades típicas desenvolvidas o fluxo de documentos desde a sua criação até
nos arquivos correntes. sua destinação final, ou seja, compreende as
três fases: corrente, intermediária e
permanente.
64 O método decimal possibilita a E Os métodos de arquivamento mais utilizados
expansão ilimitada de subdivisões. são: alfabético, numérico, geográfico e
Portanto, esse é o método mais ideográfico. Não existe o método decimal.
indicado para o arquivamento de
processos administrativos.
65 O profissional responsável pelo C O setor responsável pelo encaminhamento de
encaminhamento de documentos documentos é o protocolo, que poderá abrir
contendo características de os documentos ostensivos e analisá-los. O
ostensivo pode interar-se do teor mesmo não acontecerá com documentos
informativo deste documento particulares e sigilosos.
antes de sua distribuição.
66 O arquivamento é uma etapa C Os documentos deverão ser classificados de
posterior à classificação de acordo com seu assunto, utilizando-se para
documentos, mediante a adoção de isso o Plano de Classificação.
um plano de classificação.
67 As pastas suspensas são unidades C Na fase corrente, os documentos são
de acondicionamento adotadas, guardados nos próprios setores, onde é
fundamentalmente, para o comum a utilização de arquivos de aço ou
arquivamento de documentos na armários, que acondicionam seus documentos
fase corrente. em pastas suspensas. Nas fases intermediária
e permanente, os documentos são
acondicionados em caixas de papelão.
68 A solicitação de empréstimos de C Os documentos do Arquivo Central só
documentos ao Arquivo Central poderão ser emprestados ao setores que os
poderá ser efetivada mediante a remeteram. Para tanto, deverá ser efetivada a
identificação do solicitante, do identificação do solicitante.
respectivo setor de trabalho e da
data do empréstimo.
69 Com o objetivo de racionalizar o E O período de permanência dos documentos
espaço físico nos setores de na fase corrente é definido na Tabela de
trabalho, é aconselhável que, Temporalidade. Este período poderá ser
finalizado o trâmite, os cumprido tanto nos arquivos setoriais quanto
documentos arquivísticos que no arquivo central.
devem ser preservados por um
período de dois anos ou mais
sejam transferidos ao Arquivo
Central.
70 Aos documentos arquivísticos de E O código atribuído aos documentos é o
produção interna será atribuído constante do Plano de Classificação, de
uma codificação complementar acordo com o assunto, indiferentemente de o
como elemento diferenciador dos mesmo ter sido produzido ou recebido pela
documentos de origem externa. instituição.

SUPERIOR TRIBUNAL MILITAR


QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA

QUESTÃO RESPOSTA COMENTÁRIO


101 – No funcionamento do C O Plano de classificação é adotado para
sistema de arquivo do STM, classificar os documentos de acordo com o
o plano de classificação é o assunto e, ainda, serve para organizar os
instrumento auxiliar adotado documentos nos arquivos setoriais utilizando
nos arquivos setoriais. o método ideográfico.
102 – A tabela de E A tabela de temporalidade é utilizada em
temporalidade é um todas as fases do ciclo vital, até porque é ela
instrumento auxiliar aplicado que determina o prazo de guarda do
aos documentos na fase documento nas duas primeiras e seu
permanente do ciclo vital dos recolhimento ou não para a fase permanente
documentos. (destinação final).
103 – As unidades de E Unidades de acondicionamento = caixas,
acondicionamento adotadas pastas ou qualquer outro material que sirva
na fase corrente permanecem para guardar documentos.
inalteradas quando ocorre o Transferência = Passagem de documentos da
processo de transferência dos fase corrente para a fase intermediária.
conjuntos documentais do O documento da fase corrente será
acervo arquivístico. armazenado de forma diferenciada após sua
transferência. Na fase corrente, os
documentos são acondicionados,
normalmente, em arquivos de aço, pastas
suspensas ou fichários. Já na fase
intermediária, devido a serem menos
consultados, os arquivos são acondicionados
em caixas de papelão.
104 – Na fase intermediária, C A documentação da fase intermediária
uma parcela dos documentos aguarda sua destinação final: eliminação ou
será recolhida para a guarda guarda permanente, ou seja, parte dela será
permanente, sem que ocorra recolhida sem que ocorra descarte (parcela
descarte. que irá para a guarda permanente).
105 – Um dos objetivos da C Gestão de documentos = controle de todo o
gestão de documentos na fluxo de documentos da instituição.
fase corrente é aumentar a Logo, ao se controlar os documentos
eficácia administrativa. correntes (tramitação, empréstimo,
arquivamento), melhora-se o desempenho da
atividade administrativa da instituição.
106 – Segundo as normas E O empréstimo de documentos nos arquivos
adotadas nos arquivos intermediários ou centrais se dará apenas aos
institucionais, o empréstimo setores que os produziram ou receberam, que
de documentos será facultado mantêm sobre eles a propriedade. Esta
a qualquer setor solicitante, questão não havia sido abordada até então
desde que cumpridos os em concursos anteriores promovidos pelo
prazos definidos para sua Cespe.
devolução.
107 – A composição do E O arquivo possui documentos de diversos
conceito de arquivo adotado tipos de suporte.
pela arquivística inclui os
documentos que possuam um
mesmo tipo de suporte físico.
108 – A composição do C Os documentos de arquivo serão preservados
conceito de arquivo adotado em função do valor que apresentem
pela arquivística inclui os (administrativo ou histórico).
documentos que devem ser
preservados em função de
seu valor.
109 – A composição do C Os arquivos são formados através da
conceito de arquivo adotado produção ou recebimento (acumulação) de
pela arquivística inclui os pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou
documentos que sejam privadas.
acumulados por pessoas
físicas e jurídicas, públicas
ou privadas.
110 – A composição do E Essa definição é cabível para biblioteca, e
conceito de arquivo adotado não para arquivo.
pela arquivística inclui os
documentos que constituam
coleções temáticas
111 – A composição do E A instituição pode adotar quantos métodos
conceito de arquivo adotado de arquivamento forem necessários para bem
pela arquivística inclui os organizar os documentos de seu arquivo.
documentos que obedeçam a
um método de arquivamento
único.
112 – O método alfabético de E Nomes de pessoas são organizados a partir
arquivamento adota a do sobrenome, e não a primeira letra do
primeira letra do nome como nome. Mesmo nos nomes de empresas ou
o principal elemento a ser eventos, o elemento a ser considerado é o
considerado na recuperação nome como um todo, e não apenas a
da informação. primeira letra.
113 – O assunto é o elemento E O método que utiliza o assunto como
preponderante para a elemento de recuperação é o
recuperação da informação IDEOGRÁFICO.
nos arquivos que utilizam o
método onomástico.
114 – No método numérico C O método numérico simples utiliza o número
simples, a recuperação da dos documentos para organizá-los.
informação obedecerá ao
número atribuído ao
documento.
115 – No caso de ser C Objetos de plástico são mais aconselháveis
imprescindível a junção de do que os de metal, pois não enferrujam e
anexos aos documentos, é tendem a conservar melhor os documentos.
indicado o uso de clipe
plástico.
116 – No caso de ocorrerem E As fitas adesivas acabam por danificar os
rasgos, é indicado o uso de documentos, pois causam o envelhecimento
fitas adesivas para as do papel no local em que são inseridas.
pequenas restaurações dos
documentos em suporte
papel.
117 – Para o registro do E Qualquer anotação que se faça necessária
código de classificação nos nos documentos, deverá ser feita a lápis, que
documentos do STM, deve possibilita a correção, se for necessária.
ser utilizada caneta
esferográfica, pois esta não
danifica as fibras do papel.
118 – As embalagens devem C Documentos em papel são danificados no
ser de tamanho maior que os momento em que são dobrados, o que
documentos em suporte pressupõe a adoção de caixas arquivo
papel a fim de se evitar maiores do que os documentos, de forma a
dobras e rasgos. não dobrá-los em seu armazenamento.
119 – O uso de luvas de C Fotografias e negativos, por serem muito
algodão é recomendável para sensíveis, devem ser manuseadas com luvas
o manuseio das fotografias e de algodão. Esta questão já havia caído no
dos negativos existentes no concurso do CREA-DF e consta em nossa
acervo arquivístico. lista de exercícios.
120 – O piso do espaço E A umidade é um fator que compromete a
reservado à guarda dos qualidade dos documentos. Deve-se evitar o
documentos deve ser lavado uso de água no interior do arquivo,
semanalmente com água e preferindo-se sempre a utilização de panos
sabão neutro a fim de se úmidos para a limpeza dos mesmos.
evitar as ações de agentes
nocivos.

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA - SGA

*** A numeração é referente à Prova Alfa ***

Acerca da organização dos arquivos, julgue os itens aque se seguem.

116. Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao


armazenamento de documentos. (C)
Comentário:
Arquivamento é a forma como são organizados os documentos no arquivo, ou seja, refere-
se ao acondicionamento e ao armazenamento dos mesmos .

117. O método de arquivamento é determinado em função da espécie e da data do


documento. (E)
Comentário:
O item está incorreto, pois o método de arquivamento é determinado pela natureza do
documento e pela estrutura da instituição em questão.

118. O método de arquivamento alfabético considerao o nome como elemento principal.


(C)
Comentário:
O item está correto, pois o método alfabético organiza os documentos a partir do nome em
destaque nos mesmos.

119. O método de arquivamento geográfico considera a data do documento como elemento


principal (E)
Comentário:
O item está incorreto, pois o método geográfico organiza por local ou setor de produção
do documento. O método que utiliza a data é o numérico cronológico.

120. O método de arquivamento numérico pode ser dividido em numérico simples,


cronológico ou dígito-terminal. (C)
Comentário:
Os método de arquivamento podem ser do tipo alfabético ou numérico. Na obra Arquivo:
Teoria e Prática, Marilena Leite Paes divide os métodos do tipo numérico em: numérico
simples, cronológico e dígito-terminal. A surpresa ficou por conta do último (dígito-
terminal) que nunca havia sido citado nos concursos anteriores, daí o motivo de não ter
dado destaque para o mesmo, o que tornou esse item o único complicado.
Comentário Geral:
Estranhamente, o Cespe, pela primeira vez, não cobrou nenhum item de Teoria das 3
Idades, o que desfavoreceu aqueles que estavam preparados para este assunto. De qualquer
forma, os itens foram simples, e, a exceção do último, que trouxe um item novo até então
nas provas do Cespe, os anteriores, inclusive, já haviam sido cobrados em provas anteriores
e estavam em nossa lista de exercícios.

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA - ANEEL

Acerca da organização dos arquivos, julgue os itens aque se seguem.

48. Assinale a opção que não implica em restrição de acesso.


(A) Documento secreto
(B) Documento ostensivo
(C) Documento confidencial
(D) Documento reservado
(E) Documento sigiloso

Comentário:
Naturalmente, o item correto é o item B e não o A, como consta no Gabarito divulgado
pela Esaf. Clique aqui para saber como argumentar em seu recurso. Não deixe de entrar,
pois se não houver recursos, o gabarito ficará errado e, às vezes, um ponto faz toda a
diferença.

42. De acordo com o conhecimento arquivístico sistematizado, nas organizações, os


documentos mais recentes e freqüentemente consultados localizam-se nos
(A) arquivos permanentes.
(B) arquivos históricos.
(C) arquivos correntes.
(D) arquivos intermediários.
(E) arquivos de segurança.

Comentário:
Documentos recentes e freqüentemente consultados... pra variar um pouco (décima vez que
cai este item. Não é possível que alguém teve dificuldades).

43. (Esaf-ANEEL 2004) Analise os conceitos a seguir.


I - Documento oficial é aquele emitido ou rreconhecido por instituição do poder público.
II - A duplicata consiste em dois ou mais exxemplares de um mesmo documento.
III - O emissor é a pessoa ou entidade responnsável pela produção de um documento,
independente de conter assinatura.
IV - A guia-fora é um indicador colocado no lugar de um documento para assinalar sua
remoção temporária.
Assinale a quantidade de itens corretos.
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.

Comentário:
Todos os itens estão corretos e se referem à terminologia arquivística. Algumas questões
anteriores, comentadas em sala de aula, continham tais termos.

44. A atividade de avaliação documental tem por finalidade:


I – orientar o usuário sobre o acesso aos documentos de seu interesse.
II – permitir a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secundário.
III – distribuir os documentos de um arquivo conforme sua classificação.
IV – otimizar recursos humanos e materiais.
A quantidade itens certos é igual a
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.

Comentário:
É praticamente a mesma questão da Polícia Federal, comentada em sala de aula (questão
72 de nossa lista de exercícios. Entende-se por avaliação a definição dos prazos de guarda
e da destinação final dos documentos, ou seja, o estabelecimento daqueles documentos que
poderão ser eliminados, por não terem mais valor. Com isso, a instituição ganha espaço,
além de otimizar (gastar menos) com recursos humanos e materiais. Portanto, os itens II e
IV estão certos e os itens I e III estão incorretos, ou seja são 2 os itens corretos.

45. Constituem atividades de protocolo, exceto:


(A) receber a correspondência e separar a correspondência oficial da particular.
(B) eliminar a correspondência destituída de valor secundário.
(C) controlar o trâmite dos documentos na organização.
(D) receber a correspondência para expedição.
(E) ler a correspondência e verificar a existência de antecedentes.

Comentário:
Esta era a questão que comentei ser praticamente certa nesta prova, tendo inclusive
destacado os três itens que poderiam aparecer como sendo o item incorreto (avaliação,
eliminação ou empréstimo). Espero que tenham se lembrado disso.

46. O instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento,


eliminação e mudança de suporte de documentos chama-se:
(A) plano de classificação.
(B) inventário.
(C) listagem de eliminação.
(D) tabela de temporalidade.
(E) termo de recolhimento.

Comentário:
Precisa? Pra quem viu uma aula inteira só de tabela de temporalidade, não é possível que
tenha tido dificuldades pra resolver este item.

62. (Esaf-ANEEL 2004) Com relação à classificação de documentos de arquivo, assinale as


assertivas a seguir:
I – O método geográfico é utilizado preferencialmente quando o principal elemento a ser
considerado é a procedência.
II – No Sistema Decimal de Melvil Dewey a divisão dos assuntos parte sempre do geral
para o particular.
III – O método variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o
arquivamento e a localização dos documentos.
IV – No método numérico cronológico, além da ordem numérica, tem-se que observar,
também, a data dos documentos.
Assinale a quantidade de itens corretos.
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.

Comentário:
Os itens I e IV não apresentaram dificuldades, pois tratam de assuntos comentados em
sala. A surpresa ficou para os itens II e III, que nunca haviam aparecido em provas do
Cespe e, por isso, não cheguei a comentar em sala. O item II está correto, pois o Plano de
Classificação dos Arquivos segue a técnica desenvolvida por Melvil Dewey, bibliotecário
inglês, que dividiu o conhecimento humano em 10 áreas, partindo do geral, subdividindo
cada área em 10, até chegar no particular, sistema este utilizado em bibliotecas (CDD
Código Decimal de Dewey). É pena, pois muitos alunos devem ter tido problemas nesta
questão...

48. Conforme a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, assinale a opção incorreta.


(A) A administração da documentação pública ou de caráter público, compete às
instituições federais, estaduais, do Distrito Federal e municipal.
(B) Os documentos de valor intermediário são inalienáveis e imprescritíveis.
(C) Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse
público e social.
(D) Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recebimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal.
(E) A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica no
recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua
transferência à instituição sucessora.

Comentário:
Apesar de não termos comentado em sala toda a lei, esta questão, única sobre a parte de
Legislação Arquivística, não trouxe problemas, pois o item incorreto diz que os
documentos com valor intermediário jamais perderão o valor (imprescritíveis), o que
sabermos tratar-se de afirmação incorreta, pois, na fase intermediária, o documento tem
valor administrativo, e irá, fatalmente, perdê-lo, quando então será destinado à destruição
ou à guarda permanente.

49. Assinale a opção que não se refere a uma operação de conservação.


(A) Varredura.
(B) Alisamento.
(C) Desinfestação.
(D) Laminação.
(E) Limpeza.

Comentário:
Neste item, a Esaf foi mais exigente que as questões anteriores aplicadas pelo Cespe, que
nunca haviam citado os métodos de conservação. O item correto é a letra A, pois o
restante se trata de métodos de conservação dos documentos, citados pela bibliografia
arquivística.

50. Com relação ao bom acondicionamento de documentos, analise as seguintes rotinas.


I – Ao fazer anotações nos documentos deve-se fazê-lo com lápis preto (grafite) macio, em
local predeterminado.
II – No preenchimento de etiquetas identificadoras das caixas, deve-se utilizar canetas
hidrográficas e esferográficas.
III – Deve-se utilizar, nas caixas, etiquetas que colam quando umedecidas, ao invés das
auto-adesivas.
IV – Deve-se preencher os espaços vazios dentro das caixas com calços, evitando que os
documentos se dobrem dentro delas.
Assinale a quantidade de itens corretos.
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.

Comentário:
O único item incorreto é o item III (etiquetas que colam quando umedecidas, afinal, como
sabemos, os documentos não devem ser acondicionados em locais com umidade muito alta,
o que inviabilizaria a utilização de tais etiquetas). De qualquer forma, a questão veio
repleta itens nunca cobrados anteriormente, o que a tornou um tanto complexa para a
maioria.

Comentário Geral:
Em geral, as questões cobradas acompanharam os assuntos cobrados pelo Cespe em seus
concursos e utilizados em nossas aulas, apesar de alguns itens trazerem novidades, o que
deve ter complicado para alguns. Entretanto, acertando acima de 7 já é uma marca
excelente, visto que a grande maioria dos candidatos não tem qualquer noção dos assuntos
cobrados, apesar de alguns extremamente simples. NÃO DEIXEM DE ENTRAR COM
RECURSO NA PRIMEIRA QUESTÃO, POIS PODE FAZER MUITA DIFERENÇA.

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA - POLÍCIA FEDERAL

*** A numeração é referente à Prova Verde ***

A avaliação documental é uma função típica adotada mundialmente no tratamento de


acervos arquivísticos. Em relação a essa função, julgue os itens que se seguem.

Comentário do enunciado:
A avaliação é a definição de prazos de guarda e destinação final dos documentos, que
permitirá eliminar documentos na instituição. É realizada pela Comissão de Avaliação de
Documentos ao se criar a Tabela de Temporalidade.

96. A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de


materiais. (E)
Comentário:
A avaliação é realizada para que se possa eliminar documentos e, assim, a empresa poder
economizar em sua guarda, tanto no que se refere à pessoal como a recursos materiais.

97. A avaliação de documentos permite aumentar o índice de recuperação da informação.


(C)
Comentário:
A avaliação, que tem como decorrência a criação da tabela de temporalidade, permite
organizar os documentos por assunto, além de possibilitar a eliminação daqueles
documentos que não tem mais valor administrativo. Com isso, a quantidade de documentos
será menor e os que forem conservados estarão organizados, o que facilitará a sua
recuperação (localização).

98. A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico. (C)
Comentário:
Após a avaliação, alguns documentos serão definidos como passíveis de eliminação, o que
permitirá ganho de espaço físico no arquivo.

99. Como um dos requisitos básicos de sua função, o responsável pela avaliação
documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada. (C)
Comentário:
Os integrantes da Comissão de Avaliação de Documentos, responsáveis pela avaliação,
devem ter conhecimento da estrutura e funcionamento da instituição, assim como as
características dos documentos avaliados, para que possam melhor desempenhar sua
atividade.
100. A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo
corrente. (C)
Comentário:
Não acredito que alguém tenha tido dificuldades nesta questão, afinal, todos saíram
experts em tabela de temporalidade e eliminação de documentos, que, por sinal, pode
ocorrer, de acordo com a tabela, nas fases corrente e intermediária e NUNCA na
permanente. Essa questão já havia caído no TST 2003, questão comentada em sala, e
ainda era o item 9 dos exercícios disponibilizados aqui em minha página referentes à
Teoria das 3 Idades e o item 15 do Simulado 6 aplicado em várias de minhas turmas. Ainda
contam com o fato de muitos candidatos, que estudaram por apostila, acharem que a
eliminação só ocorre na fase permanente....

A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados


pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação.
Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir.

101. Para melhor preservação dos documentos, deve-se guardá-los em caixas ou pastas
suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e deve utilizar espaços
físicos que recebam diretamente a luz solar. (E)
Comentário:
Conforme comentado em sala, a luz solar danifica os documentos e deve ser evitada. Esta
questão, inclusive, já havia caído, com outras palavras, no CREA-DF 2003, além de
termos comentado a mesma em sala de aula (penúlima questão da lista de exercícios, item
1). O item 26 do Simulado 6, aplicado em algumas turmas, também falou sobre esse
assunto (Deve-se evitar a exposição do documento à luz solar...)

102. O O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode
emprestá-lo a outros setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver
algum pedido de informação. (E)
Comentário:
O empréstimo poderá ocorrer nas fases corrente e intermediária, sendo que apenas a
permanente não poderá realizá-la. Este é, inclusive, o item 50 dos exercícios de Teoria das
3 Idades disponíveis aqui em minha página. O empréstimo pode ocorrer nos arquivos
correntes, que inclusive configura a <<tramitação>> dos documentos.

103. Os funcionários responsáveis pelos arquivos correntes devem efetuar a atuação, o


controle da tramitação, a distribuição e a expedição dos documentos sob sua guarda. (E)
Comentário:
Tais atividades são responsabilidade do <<PROTOCOLO>>. O Protocolo é atividade da
fase corrente, mas, da forma como está, a questão sugere que tais atividades são
desenvolvidas pelos diversos arquivos correntes, ou seja, nos próprios setores em que os
documentos são produzidos, o que não é verdade. Questões de Protocolo foram discutidas
em sala, pois já haviam caído em diversos concursos, e, como adiantei, sempré é cobrado
sobre as atividades do mesmo. Os itens 16, 17, 18, 19 e 20 do Simulado 6, aplicado em
algumas de minhas turmas, falava sobre tais atividades.
104. Nos arquivos correntes, são guardados os documentos utilizados com muita freqüência
pelos funcionários do órgão. (C)
Comentário:
Esta é, com certeza, a questão mais fácil de todas. É aquela que adiantei que já havia
caído em pelo menos oito concursos e que, com certeza, cairia de novo. Constava,
inclusive, como item 9 do Simulado do tipo 5, aplicado na maioria de minhas turmas e em
pelo menos 6 questões comentadas de concursos anteriores. O item 14 disponível nesta
página também falava sobre isso... Enfim, dispensa maiores comentários, certo? Questão
GRÁTIS para todos... (quem estudou, é claro!)

105. Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários
métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico. (C)
Comentário:
Como comentado em sala, existem vários tipos de métodos, que são de dois tipos:
alfabéticos e numéricos. Os métodos do tipo alfabético mais comuns são: alfabético e
geográfico (citados na questão) e os do tipo numérico são: numérico, cronológico (citado
na questão) e ideográfico. O fato de a questão ter citado numérico-cronológico pode ter
confundido alguém, mas havíamos comentado que o método cronológico é do tipo
numérico, item 3 do Simulado 5 aplicado em várias turmas, o que torna a questão correta,
sem dúvida.

Comentário Geral:
Conforme previ em minhas aulas, o assunto Teoria das três idades e Tabela de
Temporalidade apresentou vários itens: 4 ao todo, que não devem ter sido problema para
meus alunos. Os assuntos restantes (Protocolo, Preservação Métodos de Arquivamento
também foram vistos em sala). Avaliação é que talvez tenha complicado um pouco, pois
falamos bastante sobre criação da Tabela, definição dos documentos que seriam eliminados
e, da forma como caiu, o candidato teria de deduzir os itens a partir do conhecimento sobre
o funcionamento da tabela. Enfim... Não houve surpresas com relação ao conteúdo, e acho
que meus alunos se saíram bem. Conforme previ, não costuma cair nenhuma questão sobre
leis e decretos, apesar de inúmeras pessoas ficarem decorando as mesmas. Bom pra quem
não se preocupou com isso e aprendeu a prática, certo? Caso alguma questão venha a
divergir deste gabarito, darei as dicas para entrar com recurso mais tarde, mas duvido que
isso aconteça, pois as questões estão bem simples e não devem apresentar problemas

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA - STJ

PROVA VERDE

121. Para que a produção documental se dê de forma racionalizada, é recomendável evitar a


reprodução desnecessária de documentos. (C)
Comentário:
A reprodução desnecessária de documentos faz com que haja um volume maior de
documentos e, conseqüentemente, dificulta a gestão documental.

122. Documentos originais não devem ser desmembrados de seus conjuntos. (C)
Comentário:
Se o documento faz parte de um conjunto, não devem ser desmembrado do mesmo, sob
pena de perder o seu valor.

123. Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados. (C)
Comentário:
Os documentos devem ser classificados com seu código de classificação constante na
Tabela de Temporalidade, de forma que fique claro o prazo de guarda no arquivo corrente,
primeira fase em que o mesmo será arquivado.

124. A principal função de um setor de protocolo deve ser o empréstimo de documentos.


(E)
Comentário:
A principal função do setor de protocolo é o controle da tramitação de documentos. Para
tanto, o mesmo pode exercer as seguintes atividades: Recebimento, Registro, Controle,
Classificação e Expedição. Dentre as atividades do protocolo, não se encontra o
empréstimo, que é atividade exclusiva dos arquivos correntes ou intermediários.

125. O instrumento utilizado para controlar os documentos que tramitam em instituições


como o STJ denomina-se folha de autuação. (E)
Comentário:
Para controlar a tramitação dos processos, utiliza-se o registro de protocolo (número de
protocolo)

126. A Tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de


terceira idade. (E)
Comentário:
Questão fácil... Os documentos de 3a idade (permanentes) não precisam ter seu prazo de
guarda definidos na Tabela de temporalidade, pois serão guardados definitivamente.

127. O plano de classificação visa possibilitar o arquivamento e a recuperação de


documentos. (C)
Comentário:
Ao utilizar o plano de classificação, pode-se organizar os documentos pelo seu código,
facilitando assim o arquivamento e a posterior recuperação dos mesmos.

128. O descarte deve ocorrer em todas as fases do ciclo vital de documentos (E)
Comentário:
O descarte (eliminação) não ocorre na fase permanente, apenas nas duas primeiras (corrente
e intermediária)

129. As minutas de documentos devem receber classificações individualizadas em função


do prazo de guarda a elas atribuído (E)
Comentário:
As minutas (rascunhos dos documentos em elaboração) não são classificadas e muito
menos têm prazo de guarda, pois nem são documentos, ainda.
130. Cumpridos os prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade para os documentos
da fase corrente, aqueles que não forem descartados devem ser recolhidos à fase
intermediária. (E)
Comentário:
Após cumprido o prazo da fase corrente, os documentos que não forem descartados
(eliminados) podem ser transferidos para a fase intermediária ou recolhidos para a fase
permanente. Observe que o termo RECOLHIDOS foi usado indevidamente. (Não existe
recolhimento para a fase intermediária).

Comentário Geral:
Conforme previ em minhas aulas, o assunto Teoria das três idades e Tabela de
Temporalidade dominou as questões de arquivologia. Foram 4 itens (126, 128, 129 e 130).
Além disso, conforme comentei em sala, algumas apostilas e até alguns professores pregam
a eliminação na fase permanente como possível, o que não é aceito pela Arquivologia,
conforme fica claro na questão 128.
A surpresa ficou por conta dos itens 122 e 129, que utilizaram alguns termos desconhecidos
para alguns candidatos (desmembramento e minuta), o que pode ter complicado um pouco.
Enfim... Boa Sorte para todos!

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