ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS

I. POLITICA GENERAL DEL ACTIVO FIJO 1.- GENERALIDADES La poltica de la ESPEA es la de preparar la informacin financiera de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas internacionales de contabilidad, la ley de rgimen tributario interno, la ley y reglamento de equidad tributaria y las disposiciones del H. Consejo Politcnico. Los Estados Financieros estn presentados sobre la base de costos histricos, en sus activos fijos muebles e inmuebles. Son objeto de estas polticas los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Institucin, de acuerdo a la definicin que de Patrimonio de la ESPEA establece el artculo 43, literal a) del Estatuto Orgnico. Los bienes muebles e inmuebles sern registrados y controlados por la Direccin Financiera, Supervisin Administrativa a travs del Encargado de Activos Fijos, para lo que este funcionario establecer y difundir el sistema de control interno que considere necesario con el fin de concretizar estas polticas. Los bienes muebles e inmuebles patrimonio de la ESPEA tienen el carcter de inalienables e imprescriptibles, en tanto se destinen a sus servicios propios, no pudiendo utilizarse para ningn fin que no sea otro que el educativo institucional. Est prohibida cualquier forma de disposicin de los bienes muebles e inmuebles propiedad de la ESPEA hecha por personal no facultado para ello, de acuerdo a lo dispuesto en el Estatuto Orgnico y Reglamento Interno. Los titulares de la sede matriz, extensiones y CATs sern responsables del uso y corresponsables del control de aqullos que le sean asignados a la unidad para el desarrollo de sus funciones. Esta responsabilidad podr recaer en el personal administrativo que el titular para ello designe, siendo ste el enlace con el Departamento Financiero. 2. POLTICA GENERAL DE ADMINISTRACIN Y SISTEMA DE CONTROL

LINEAMIENTOS BSICOS

La administracin del activo fijo debe constituir, sin duda, un elemento relevante y clave de la gestin administrativa de la ESPEA, tanto por el uso intrnseco que se hace de ellos, como por la incidencia econmica que los mismos representan dentro de su patrimonio y adems por una serie de impactos econmicos, financieros, contables, legales y tributarios que se desprenden de la mera adquisicin y tenencia de este tipo de bienes. En consecuencia, como poltica general con respecto a los bienes del activo fijo de la ESPEA se debe velar en todo momento por la conservacin, control y custodia de ellos en todos sus mbitos y durante todo su ciclo de vida, que comienza con la decisin de su compra o adquisicin y finaliza con su venta, extincin o baja. Esta preocupacin y cuidado es con el objeto de optimizar su uso y salvaguardar el patrimonio de la ESPEA contra prdidas, daos u otras acciones o hechos que lesionen o disminuyan su valor o funcionalidad. El control general de esta poltica, como los procedimientos que de ella emanen para su eficiente operacin, ser responsabilidad de la Direccin Financiera y de la Supervisin Administrativa, mientras que la correcta aplicacin de sta ser responsabilidad de cada una de las unidades que administren sus bienes.

SISTEMA COMPUTACIONAL DE CONTROL Y REGISTRO La ESPEA posee un sistema computacional que permite en forma automatizada llevar el control contable y registro de cada bien. Este sistema permite contabilizar, revalorizar, depreciar y emitir informes de control. La operacin y mantenimiento de este sistema ser responsabilidad de la Direccin Financiera y se realizar en forma centralizada. La sede matriz, extensiones y CATs alimentarn al sistema con la informacin que enven en los formularios respectivos a la Direccin Financiera. 3.- IDENTIFICACION Y VALORIZACION DE BIENES DEL ACTIVO FIJO

IDENTIFICACIN De acuerdo a las consideraciones anteriores, se entender como activo fijo para ser incorporado al sistema, slo aquellos bienes que por su importancia econmica, operacional o estratgica importe mantenerlos identificados individualmente. La identificacin individual de los bienes se har mediante una etiqueta diseada para el efecto. Entre los tipos de bienes del Activo Fijo usualmente utilizados por la ESPEA se encuentran los siguientes: a) Mobiliarios

b) c) d) e) f) g) h) i)

Maquinarias y equipos Vehculos Herramientas Equipos, sistemas y paquetes informticos Bienes artsticos y culturales Libros y colecciones Partes y repuestos. Equipos de oficina

VALORIZACIN Estos activos se valorizan al costo de adquisicin o construccin de los respectivos bienes. Estos costos incluyen todos los desembolsos que se relacionan directamente con su adquisicin o construccin. Es decir, se deben incluir partidas tales como cargos por transporte, costo de instalacin, costo financiamiento, impuestos, etc. Se debe rebajar del costo del mismo los descuentos obtenidos en la adquisicin. El IVA no es parte del costo del bien, salvo cuando este no constituye crdito fiscal.

REGISTROS Los responsables de la administracin del Activo Fijo de cada unidad debern informar a la Direccin Financiera todas las operaciones o actos que afecten o incidan en los activos fijos para proceder a su registro: Altas: incorporaciones por compras, donaciones u otras Bajas: ventas, donaciones, destruccin o prdida, obsolescencia, etc. Traslados: cambio de ubicacin de los bienes manteniendo la Unidad. Transferencias: cambio de Unidad o responsable.

ELIMINACIN DE REGISTROS Slo podrn eliminarse de los registros contables y control, contando con la documentacin sustentatoria apropiada y las autorizaciones correspondientes, aquellos bienes de propiedad de la ESPEA que han dejado de pertenecerle (ventas, donaciones, obsolescencia, destruccin) o bien que hayan desaparecido (prdidas, robos).

NMINA POR UNIDAD La Direccin Financiera proporcionar a cada dependencia de la ESPEA, por lo menos una vez al ao, una nmina actualizada de los bienes incorporados en el sistema de Activo Fijo, la misma que ser verificada y las novedades comunicadas para posibilitar las acciones correctivas necesarias..

ARCHIVO DE REGISTROS La Direccin Financiera mantendr un sistema de archivo especial con la informacin de cada uno de los bienes del activo fijo (rdenes de pago y facturas). Esta informacin se mantendr disponible para su consulta en la Direccin indicada. 4.- CONTROL DEL ACTIVO FIJO Las distintas unidades debern ejercer un adecuado control sobre los bienes del activo fijo que asegure su salvaguarda y proteccin contra hechos o actos que puedan afectarlos o daarlos sean voluntarios o fortuitos. INVENTARIOS (TOMA FSICA) Los responsables de la administracin del Activo Fijo de cada Unidad debern efectuar por lo menos una vez al ao un inventario de todos los bienes que se encuentren bajo su responsabilidad y reportar a la Direccin Financiera. Adicionalmente, el Administrador del os Activos Fijos podr realizar verificaciones peridicas y sorpresivas de los bienes y sus novedades sern reportadas a las autoridades para los correctivos pertinentes.

SEGUROS Y OTRAS MEDIDAS DE PROTECCIN La ESPEA deber tener plizas de seguro contratado contra daos por robo, inundacin o cualquier otro siniestro para todos los bienes incorporados en el sistema de activo fijo. Adicionalmente tendr un seguro contratado contra robos de equipos de computacin (hardware). Si la unidad requiere asegurar contra robo otros equipos distintos al hardware, podrn canalizarlo a travs de la Direccin Financiera. As mismo se deber reportar inmediatamente a las autoridades de la ESPEA los robos, sustracciones, prdidas, etc., para efectuar las acciones legales pertinentes. Se debern adoptar las medidas de seguridad normales mnimas que protejan a los bienes del activo fijo de algn dao o perjuicio (alarma contra robo e incendio, extintores, vigilancia, cerraduras, etc.).

II. ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS

1. CONCEPTO.La administracin de Activos Fijos comprende las actividades relativas a la recepcin, asignacin, salvaguarda, mantenimiento y control de los bienes de uso de la ESPEA. Para los propsitos de este Manual se establecen las siguientes definiciones: a) Activos Fijos: El Activo Fijo es el conjunto de bienes de naturaleza relativamente permanente, adquiridos, desarrollados, construidos por administracin propia o por

contrato, necesarios para el cumplimiento de objetivos institucionales. Un bien para ser considerado como activo fijo debe cumplir con las siguientes caractersticas: Que sea de naturaleza relativamente duradera, con vida til superior a un ao (como mobiliario, maquinaria, equipos, vehculos, semovientes) o bienes inmuebles como instalaciones, terrenos y edificios. Que este destinado al uso y no a la venta, nicamente los activos utilizados en las operaciones normales de la empresa se clasifican como activos fijos. b) Usuario de un activo: es aquel funcionario al cual se le entregue mobiliario, equipo, maquinaria o vehculos para la ejecucin de sus labores. 2. OBJETIVOS.El presente Manual tiene por objetivos: a) Establecer funciones y responsabilidades para el adecuado manejo de los activos fijos de la ESPEA, en lo que respecta a las actividades relacionadas a: recepcin, asignacin, salvaguarda, mantenimiento y control de los mismos. b) Establecer los procedimientos necesarios de registro y control del activo fijo, mediante la descripcin de sus caractersticas fsicas y tcnicas, su costo, localizacin y asignacin de los mismos, as como su autorizacin correspondiente para su alta, transferencia y baja, con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario de activo fijo de la ESPEA. c) Promover la racionalidad en la distribucin, uso y conservacin de los activos Fijos de la institucin para lograr una administracin eficiente, oportuna y transparente. d) Disponer de una gua normativa de consulta para coadyuvar en la administracin eficiente de los Activos Fijos del ESPEA. 3. RESPONSABILIDADES POR EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS

3.1 ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS Para la administracin de Activos Fijos la entidad cuenta con un Encargado de Activos Fijos, el cual es responsable ante la Direccin Financiera. Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos son las siguientes: Recepcin de Muebles Asignacin de Activos Fijos Muebles Incorporacin al Registro de Activos Fijos Muebles Codificacin y etiquetado Registro de Derecho Propietario en coordinacin con Supervisin Administrativa. Mantenimiento, reparacin y cambio de repuestos de Activos Fijos Muebles Salvaguarda de Activos Fijos Muebles Verificacin fsica peridicas, sorpresivas y a requerimiento de instancias superiores. Mantenimiento de Inmuebles Salvaguarda, inspeccin y control fsico de inmuebles

3.2 FUNCIONARIOS DE LA ESPEA Todos los funcionarios de la institucin (directivos, directores y coordinadores de sede, delegados y oficinistas de los catss, jefes de oficina y empleados en general) son responsables por: El debido uso, custodia, preservacin de lo bienes que le sean asignados. Demandar con la debida anticipacin, los servicios de reparacin de los bienes que le sean asignados. Para ser liberados de la responsabilidad el funcionario deber devolver a la Direccin Financiera mediante Acta de Transferencia- el o los bienes que estaban a su cargo.

3.3 MANEJO Y CONTROL GENERAL DE ACTIVOS FIJOS La propiedad planta y equipo como componente de la posicin financiera reflejada en los Estados Financieros requiere un manejo y control riguroso en forma permanente ya que constituye el principal activo de la Institucin y componente bsico del patrimonio que peridicamente dado su materialidad debe estar sujeto de evaluacin de los entes que dictaminan dichos estados. El enfoque de control debe estar orientado a: a) Que los inventarios fsicos estn correctamente valorizados. b) Que la informacin contable en dlares sea equivalente al inventario fsico. c) Que los activos asignados a cada dependencia queden bajo la responsabilidad de los empleados responsables no solamente en cuanto a su custodia sino tambin en cuanto al manejo y conservacin; que a su vez puede ser delegado a sus subalternos sin perder el sentido de la responsabilidad principal. d) Que la codificacin de control fsico est unificada, controlada permanentemente y debidamente sistematizada. e) Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias y movimientos de activos dentro y fuera de la ESPEA, en todas las sedes que se encuentren en funcionamiento. f) Que las responsables del manejo y control acten coordinadamente en cuanto a las funciones que les compete para el manejo de los activos fijos. Lo anterior implica que la informacin de activos fijos debe mantener actualizada donde se pueda presentar una relacin valorizada de los activos fijos muebles e inmuebles de todas las sedes de la ESPEA o lugares en donde presta sus servicios, as mismo, de todos los elementos de laboratorios, bodegas, bibliotecas, almacenes, gimnasio, apartahotel, centro recreacional, y de todas aquellas reas que manejan elementos o mercancas de propiedad de la ESPEA , facilitando de esta manera los controles de auditora interna en la verificacin selectiva peridica. As mismo a travs del aplicativo de control se debe mantener actualizada la ubicacin y responsable por matriz, extensiones o cats. Los conteos peridicos programados y realizados por la auditora interna en coordinacin con las reas responsables deben reportarse oportunamente a contabilidad con el

propsito de actualizar permanentemente los registros contables en el sistema computarizado. Se propone que la responsabilidad del manejo fsico de activos fijos est centralizada en la Supervisin Administrativa, a travs de un Encargado de Activos Fijos, que responda por la ejecucin y coordinacin de todas las actividades referentes a la operacin de las polticas que se proponen en este manual y aplicativo de control con que actualmente se manejan los activos de la ESPEA. As mismo, las reas deben asumir la responsabilidad directa del manejo y control fsico para apoyar los requerimientos de control exigidos por la Direccin Financiera y Auditora Interna en cuanto a movimientos, transferencias, salidas y reingresos por reparaciones, mantenimiento y dems situaciones que se puedan presentar.

3.4 ADQUISICION DE ACTIVOS Esta funcin debe estar centralizada en la Comisin de Construcciones y Adquisiciones (art. 73 del Reglamento Interno) y en la Direccin Financiera, quienes deben cumplir con los requisitos y niveles de autorizacin establecidos en el reglamento y sern responsable de hacer cumplir la poltica institucional de adquisicin de bienes acorde a las polticas de calidad, servicio al cliente por parte del proveedor, y condiciones econmicas de pago. Igualmente, esta rea tendr la responsabilidad de recepcionar el(los) bien(es), del cual deber enviar un documento con las caractersticas del mismo a la Direccin Financiera quien en conjunto con el responsable de ingreso de datos en el sistema (contabilidad) se encarguen del respectivo ingreso de la informacin al mismo.

3.5 CATEGORIZACIN DE ACTIVOS FIJOS Se debe realizar una categorizacin de activos debido a que sera improcedente asignar a un solo departamento la responsabilidad de todos los Activos de la ESPEA, por lo tanto se tomarn las diferentes reas que se responsabilizarn de sus activos y desde ellos se iniciar el proceso para cualquier movimiento. Este proceso de categorizacin as mismo ser el inicio del historial de un Activo dentro de la Organizacin donde desde el momento mismo que se recibe el activo por parte de la Unidad respectiva se categorizar, identificar con una etiqueta y se enviar el documento Formato nico para el movimiento de Activos de la ESPEA (Con descripcin, categorizacin y datos del Activo) a la Direccin Financiera y Supervisin Administrativa quienes se encargarn de verificar, dar el visto bueno e informar al Departamento de Contabilidad para que realice el ingreso de los datos al sistema computarizado. Posteriormente se retornar el documento a la Matriz, Extensin o CAT y ah se realizar la entregar formalmente al Usuario Inicial del Activo y as mismo el Encargado de Activos Fijos deber enviar original del formato a la Supervisin Administrativa.

3.6 ETIQUETADO Ser un proceso exclusivo del Encargado de Activos Fijos y se realizar al recibir el Activo. Este proceso deber realizarse antes de entregar cualquier activo a las reas responsables. Todos los activos que ingresan deben tener su registro de inventario (etiqueta) en un lugar visible. Se considera procedente a partir de un inventario fsico total identificar todos los activos, sistematizar el control numrico y as unificar las numeraciones existentes. La etiqueta debe contener la siguiente informacin: DATOS DE USO OBLIGATORIO: Identificacin de la entidad (ESPEA) Equipo Mueblemodelo Ao Serie Lugar Fecha de compra Fecha de inventario cdigo Firma de la persona que lo controla y revisa en Contabilidad.

3.7 INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS AL SISTEMA COMPUTARIZADO Ser un proceso coordinado entre La Direccin Financiera y Contabilidad. Tal como est establecido, todos los activos adquiridos se ingresarn al sistema computarizado con las especificaciones requeridas por el aplicativo en forma individual. 3.8 CONTROL FISICO DE ACTIVOS FIJOS El control fsico parte desde el ingreso del activo con el respectivo registro e identificacin por el Encargado de Activos Fijos. La Direccin Financiera y Auditora interna programarn un inventario total con la identificacin numrica como punto de partida debidamente conciliado en los registros, en unidades y valores en dlares. Una vez determinado el ajuste en valores se debe seguir un control riguroso de cada uno de los movimientos de activos (Entradas, salidas, prestamos, reubicaciones, movimientos por mantenimiento o reparacin, baja por obsolescencia o desuso, etc.)

3.9 UTILIZACION Y MANEJO DE LOS ACTIVOS EN LA SEDE MATRIZ, EXTENSIONES Y CATS El adecuado manejo de todos los activos en cada una de las dependencias corresponder a respectivo usuario. El Director o Coordinador de Sede (Extensin), delegado del CAT, jefe de oficina o departamento respondern pecuniariamente por perdidas, daos o deterioro por mal uso. Una vez establecida la responsabilidad se proceder a descontar por nmina el valor que se determine para el activo afectado.

Cada dependencia tendr la relacin de activos a cargo debidamente registrada ante la Supervisin Administrativa (segn datos entregados por el departamento de Contabilidad y que son arrojados por el sistema computarizado) y debern contar con la firma de aceptacin del funcionario responsable quien recibir por parte de La Supervisin Administrativa un Acta donde se relacionan todos los activos que a partir de la fecha quedan a su cargo. Cabe anotar que el empleado quien tendr a cargo determinada cantidad de activos asume la responsabilidad de su cuidado y por ello se obliga a entregar su inventario completo al finalizar el contrato laboral con la Institucin, de lo contrario podr dejar de recibir sus prestaciones sociales, liquidacin y dems pagos legales hasta tanto no deje solucionada esta situacin con la Institucin. Esto debe estar comprendido dentro de los contratos laborales que los empleados firmarn al inicio de cada ao y por lo tanto ser de su conocimiento previo. Cada funcionario al tomar posesin de su cargo, recibir de su jefe de rea el inventario correspondiente de su dependencia. Igualmente al hacer entrega del cargo se verificar el estado del inventario y el jefe est en la obligacin de entregar al funcionario su paz y salvo administrativo, as como la Supervisin Administrativa revisar y confrontar los inventarios de Activos de los Jefes (incluyendo los de sus colaboradores de la dependencia) para poder expedir el paz y salvo administrativo a los directivos. 3.10 INVENTARIOS PERIODICOS DE CONTROL POR PARTE DE AUDITORIA INTERNA La Supervisin Administrativa solicitar peridicamente al Departamento de Auditora Interna para que conjuntamente con las reas responsables de los Activos elaboren un plan de inventarios rotativos que permita mediante muestreos aleatorios detectar el comportamiento de los Activos, sus asignaciones y se establezca si est operando adecuadamente la poltica y gestin de los mismos al interior de la ESPEA. La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar fsicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. sta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, segn sea el caso. La toma del inventario deber considerar, adems de la comprobacin de la presencia fsica, su estado de conservacin y condiciones de utilizacin y de seguridad.

3.11 DEPRECIACIONES La Direccin Financiera a travs de su departamento de contabilidad har depreciaciones de los activos de acuerdo al mtodo contable tcnicamente reconocido en forma coherente al uso o deterioro del activo pero de manera uniforme y teniendo en cuenta la vida til de cada lnea de activos tal como lo establecen las normas contables y las disposiciones legales del SRI.

3.12 ADICIONES, RETIROS Y VALORIZACIONES Slo se debe considerar adicin desde el punto de vista contable aquellas erogaciones que aumenten el valor comercial del activo, su vida til, capacidad y eficiencia. Todo retiro de activos de la operacin normal tiene que estar plenamente justificado y verificado por La Supervisin Administrativa y deber contar con las autorizaciones del rector y de la Direccin Financiera segn los siguientes conceptos: MAL ESTADO DESUSO (REEMPLAZO) OBSOLESCENCIA PERDIDA Contablemente los retiros deben estar plenamente justificados, soportados (con el acta respectiva, verificada por parte de Auditoria Interna, soportes tcnicos del estado del Activo y con el visto bueno de la Direccin Financiera y Supervisin Administrativa. Las valorizaciones o desvalorizaciones se harn de acuerdo a las normas legales y reglamentarias vigentes (avaluos tcnicos). En caso de no existir facturas u otra documentacin de soporte, se proceder a contratar peritajes especializados.

Dado y firmado en el saln de sesiones del H. Consejo Politcnico, el da de hoy 16 de diciembre de 2008,

Ing. Washington Estrada A. MSc. RECTOR DE LA ESPEA

Abg. Emilia Escobar SECRETARIA GENERAL (E)

CERTIFICO. Que el presente Manual ha sido conocido y aprobado por los integrantes del H. Consejo Politcnico en su sesin extraordinaria de diecisis de diciembre del dos mil ocho, el mismo que entra en vigencia a partir de la presente fecha.

Abg. Emilia Escobar SECRETARIA- PROCURADORA (E)

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