Resumen Tema 31 - Definicin, Estructura y Partes d los SI. El Ciclo d Vida d los SI. Modelos del Ciclo d Vida.

Diferencia Informacin y Datos. Un dato es el registro en un cdigo convenido por un grupo social de la medida o de la identificacin de ciertos atributos de un objeto o de un suceso (por ejemplo, el tamao, el coste, la fecha, etc.). La informacin es lo que resulta del anlisis, manipulacin y presentacin de los datos. Los datos por s mismos no tienen significado alguno; deben ser presentados en una forma til y colocados en un contexto que les d valor. Cuando a los datos se les aporta significado, propsito y utilidad se transforman en informacin. Si a la informacin le aportamos la experiencia que posee la persona que utiliza esa informacin, obtenemos conocimiento, que es el ltimo escaln de elaboracin, y en el que se basan en ltimo trmino las decisiones.

Debemos adoptar pues, el concepto de informacin como la suma de datos ms significado, lo que nos lleva al concepto de informacin semntica. Una informacin ser significativa o relevante en cuanto sea til, como materia prima para una decisin determinada, aceptando pues que la utilidad de la informacin est estrechamente relacionada con las decisiones que deben ayudar a tomar. La informacin relevante a la que nos referimos es aquella que: o Mejora el conocimiento de aquello sobre lo que se quiere decidir. o Reduce la incertidumbre, y por tanto el riesgo, a la hora de decidir. o Es til para el cometido que se pretende. Clasificacin de la informacin en base a distintos criterios: o Por su origen, procedencia o fuente: interna, externa, gubernamental, etc. o Por su naturaleza: cuantitativa, cualitativa, formal, informal, etc. o Por el nivel al que se dirige: estratgica, tctica, operativa, etc. o Por el tiempo de ocurrencia: histrica, presente, futura. o Por la frecuencia: continuada (tiempo real), horaria, diaria, mensual, anual, etc. o Por el uso: planificacin, control, etc. o Por el formato: escrita, oral, visual, etc. o Por el momento de presentacin: en instantes predeterminados, ocasional, bajo demanda. La informacin es tan buena como bueno es el dato del que procede. La informacin inexacta es el resultado de equivocaciones en las actividades de compilacin, procesamiento o preparacin de un informe El nivel de exactitud de la informacin ha de estar en coordinacin con el nivel exigido por el tipo de decisin. Generalmente mucha informacin no significa mejor informacin. Para que la informacin tenga valor ha de ser utilizada.

Los directivos deben tener confianza en la fuente. La confianza se genera en muchos casos por xitos pasados en base a informacin de similar procedencia. Cada persona tiene definidas una serie de responsabilidades. Es necesario identificar las necesidades de informacin de las distintas personas de la organizacin como paso indispensable para lograr la eficacia adecuada en el sistema. La informacin adecuada suele tener las siguientes caractersticas: o Relevancia o Exactitud o Suficiencia o Confianza en la fuente o Oportuna o Detalle o Canal de comunicacin o Inteligibilidad Para poder tomar decisiones correctamente se debe tener la informacin precisa en el momento exacto. La informacin debera tener el menor nivel de detalle posible que facilite la toma de decisin a la que se dirige. La inteligibilidad es el proceso que transforma los datos en informacin. Flujo de informacin dentro de la organizacin:

El mismo dato presentado en contextos diferentes adquiere distintos significados. Las tecnologas de la informacin debern proveer: o Medios adecuados para la difusin de informacin; redes de comunicaciones. o Bases de datos consistentes y fiables. o Bases de datos que permitan un acceso flexible por parte del usuario. o Herramientas de usuario final para la elaboracin por parte del usuario. El sistema de informacin recoge tanto aspectos tecnolgicos como organizativos y de la propia estrategia de la empresa. El grado y modo de utilizacin difiere sensiblemente en funcin de las caractersticas del puesto en cuestin. La complejidad creciente de la empresa requiere de una cierta distribucin de la capacidad de decisin entre todos los miembros de la empresa. Muchos de los nuevos modelos sobre las organizaciones, como la organizacin aprendiente, la organizacin orquestal o las adhocracias abogan por un nuevo tipo de organizacin basado en los flujos de informacin, conocimientos e inteligencia entre sus miembros y unidades operativas. 2

El Sistema de Informacin constituye la base para el desarrollo de nuevos productos o servicios, es el soporte principal del trabajo de los directivos, permite coordinar el trabajo dentro y entre organizaciones y sobre todo permite mejorar el funcionamiento, desarrollando nuevos modelos organizativos con una clara orientacin a la informacin, coincidente con lo que hoy se conoce como orientacin a los procesos. Las tecnologas de la informacin dan lugar a nuevas formas y procedimientos de gestin, nuevas estrategias y nuevos valores. Sistema es, en un sentido amplio, un conjunto de componentes que interaccionan para cumplir algn objetivo. Lgicamente este concepto es aplicado a la empresa, lo que nos permite conceptualizarla como un sistema complejo, abierto, dinmico y artificial, que podemos descomponer en diferentes niveles de subsistemas. Uno de los elementos nucleares del Sistema Empresa es el Subsistema de Informacin. El sistema de informacin puede definirse tcnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que recogen, procesan, almacenan y distribuyen la informacin para dar soporte a la toma de decisiones y al control en una organizacin. Adems del apoyo a la toma de decisiones, coordinacin y control, los sistemas de informacin pueden ayudar a los gestores y trabajadores en general a analizar problemas o situaciones y a desarrollar nuevos productos. Un sistema de informacin es un conjunto de componentes interrelacionados que recogen, procesan y distribuyen datos e informacin, incluyendo asimismo los mecanismos de retroalimentacin implicados. El sistema de informacin de la organizacin no es un departamento nuevo, ni mucho menos una parte dependiente de alguno de los departamentos funcionales clsicos; aunque por motivos histricos los primeros tratamientos automticos de datos cayeron dentro de las competencias del rea financiera. El sistema de informacin no es por supuesto un centro de proceso de datos (el extendido C.P.D.) como presumiblemente muchos componentes de una empresa, incluso a nivel gerencial, pueden creer. Lo anterior encaja perfectamente en nuestro concepto y definicin del sistema de informacin de una organizacin, donde un centro de proceso de datos sera slo una parte de los recursos de informacin, una parte de las actividades de informacin. En el campo de los Sistemas de Informacin es tnica habitual hablar del recurso informacin como si de una sola cosa se tratara, cuando nos estamos refiriendo a dos realidades distintas. Dichas realidades son la propia Informacin, y los Soportes de dicha Informacin, es decir, el concepto y la herramienta tcnica. Puesto que los sistemas de informacin soportan a otros subsistemas de la empresa, los analistas (de sistemas) deben primeramente estudiar el sistema organizativo como un todo y despus estudiar los detalles de los sistemas de informacin. Un sistema de informacin debe proveer informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisiones en una empresa. En trminos muy generales, la tarea del diseo y desarrollo de un sistema de informacin consiste en analizar un problema de administracin, determinar los requerimientos de informacin por parte del usuario, disear un nuevo sistema y conseguir su implantacin a la vista de unas restricciones de tiempo, recursos y presupuesto determinadas. Un sistema de informacin, entendido como un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan de manera unitaria ejecuta tres actividades generales. En primer lugar, recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa, en segundo lugar acta sobre los datos para producir informacin y por ltimo el sistema produce la informacin para los usuarios. O sea, el sistema es un generador de informacin que utiliza procedimientos que determinan cmo se elabora la informacin. Los sistemas de informacin precisan los siguientes elementos: o Hardware o Software 3

o Bases de datos o Telecomunicaciones o Personas o Procedimientos Las caractersticas que debe tener un sistema de este tipo son las siguientes: o Contener informacin interna y externa a la organizacin. o Consistencia e Integracin. Asegurar una nica fuente de informacin de gestin para todas las reas de la empresa. o Facilitar la comprensin de la informacin mediante una ordenacin adecuada de las ideas. o Ser utilizado por todos escalones de la estructura jerrquica. Cada escaln obtendr informacin a su nivel. o Se debe evitar que la alta direccin de la organizacin viva con una informacin creada y manipulada para ella misma. o Proporcionar la informacin al ritmo que el negocio requiera. o Facilitar a los directivos una gestin ms gil, mediante indicadores clave adecuados a los objetivos y estructura de la organizacin. o Rpido acceso a la informacin actual e histrica. Clasificacin de los Sistemas de informacin por su adecuacin o no a la estructura jerrquica: o Formal. La informacin viaja de forma jerrquica. Su principal problema es su excesivo formalismo: lentitud, inmovilismo, falta de iniciativa, rigidez ante circunstancias variantes. Sus canales principales son las reuniones, informes y consultas al staff. o Informal. Los principales problemas son la imposibilidad de control, se desvirtan las rdenes, se producen desajustes jerrquicos. Sus canales son las relaciones amistosas basadas en cuestiones ajenas al trabajo. Clasificacin de los Sistemas de informacin por su direccin: o Descendente. Los principales problemas son el distinto lenguaje de los diversos niveles jerrquicos y el desconocimiento de la realidad de los problemas por parte del nivel superior. o Ascendente. Aadir a los mencionados anteriormente su uso interesado, pues slo progresarn las noticias favorables. Aparecen canales para quejas y sugerencias. o Horizontales y Transversales. Necesita una coordinacin a todos los niveles. Puede aparecer una falta de formalismo en los mensajes y falta de responsabilidad. Un sistema de informacin est constituido por un enorme nmero de partes o subsistemas, que interaccionan unos con los otros en grado diferente. La estructuracin de estas partes tiene simultneamente una dimensin vertical y horizontal:

En su dimensin vertical, el sistema de informacin tiene niveles jerrquicos que abordan los temas con diferentes grados de detalle. La mayora de autores proponen una divisin en tres niveles Estratgico, Tctico y Operativo. En su dimensin horizontal, cada nivel puede dividirse en subsistemas (especialmente en el nivel operativo y tctico), que pueden estar directamente conectados unos con los otros, aportando un alto grado de integracin con un considerable aumento de eficiencia. Una clasificacin muy extendida de los sistemas basados en ordenador es la realizada segn sus misiones (a veces, bastante enlazadas unas con otras) y esta misma clasificacin refleja su aparicin temporal. As, y comenzando por los ms antiguos, tenemos: o Sistemas de Proceso Electrnico de Datos (EDPS) o Sistemas de Proceso de Transacciones (TPS) o Sistemas de Informacin para la Gestin (MIS) o Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS) o Sistemas de Soporte a la Decisin (DSS) o Sistemas Expertos (ES) o Sistemas de Informacin para la Direccin (EIS o ESS) Debemos introducir el concepto de sistema global de informacin de la organizacin, refirindonos al conjunto de elementos y sus interrelaciones que realizan alguna tarea en relacin con los datos y la informacin de la organizacin, cualquiera que sea su nivel, objetivo, alcance o mbito y pertenecientes a la categora de hardware (mquinas), software (programas), o de orgware (procesos, flujos de comunicacin, documentos y actividades de personas). Por ello, forman parte del SGI todas las aplicaciones informticas de la organizacin, los documentos, las comunicaciones de todo tipo (escritas, orales, postales, electrnicas, etc.), los procedimientos y normas, los sistemas de archivo (manuales y electrnicos), etc. Cuando una persona de la empresa llama por telfono, enva un fax, redacta un memorandum, o consulta en papel o en una pantalla una orden de trabajo est participando y formando parte del SGI de la organizacin. Podemos distinguir cuatro etapas distintas en el crecimiento de todo sistema de informacin en una empresa, cada una con sus aplicaciones, sus beneficios, sus inconvenientes y sus problemas de gestin. La empresa que se inicia en el empleo de sistemas y tecnologas de la informacin debe pasar por cada una de estas etapas y debe completar una etapa antes de pasar a la siguiente: