Ebook Lopd Trabajadores

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Copyright 2012 Global Publishers Espaa, S.L. Madrid

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PROTECCIN DE DATOS Y TRABAJADORES:
UNA RELACIN DE ALTA TENSIN
Qu voy a encontrar en este ebook? Es para m?
El contenido de este ebook est indicado tanto para responsables de recursos
humanos y personal como para directores generales, gerentes, etc. que no tie-
nen muy claras las implicaciones de la normativa de proteccin de datos en las
relaciones laborales. Es una toma de contacto perfecta muy fcil de leer y muy
clara. Este ebook le ser muy til!
Domine en una sola jornada la gestin de los datos personales de sus trabajadores.
Vea el programa del Seminario que encontrar al final de este documento.
Un paso adelante: una jornada completa para saber

tanto como el que ms
Una vez haya digerido el contenido de este ebook, o si ya est familiarizado con
lo que se cuenta en l y es plenamente consciente de la importancia y los ries-
gos que implica gestionar los datos personales de los trabajadores dentro de la
relacin laboral, le invitamos a dar el paso siguiente:
Seminario Trabajadores y LOPD (ley de proteccin de datos de carcter perso-
nal), todo lo que necesita saber, en una sola jornada de mxima intensidad prc-
tica. Descrguese aqu el programa.
Cundo: Martes 28 de febrero de 2012

Dnde: Madrid. Hotel Meli Castilla.
Quin: Organizado por Asesoriza Seminarios, con la
direccin tcnica de Gmez Acebo & Pombo.
Objetivos: En una sola jornada prctica, interactiva e
intensiva, aprender a fondo cmo gestionar correc-
tamente los datos personales de los trabajadores
para no correr ningn riesgo y conver tirlos en sus
aliados LOPD para cumplir esta ley en su empresa.
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SUMARIO de este e-book
1. LOPD y trabajadores: matrimonio forzoso ................................................................ 4
2. La normativa de proteccin de datos en las relaciones laborales, en pocas palabras ..... 5
3. Qu es qu en la proteccin de datos aplicada a la plantilla .................................... 6
4. Informacin y consentimiento: dos piezas clave. La excepcin en las relaciones
laborales.................................................................................................................... 7
4.1. Un matiz: el principio de calidad y proporcionalidad de los datos ..................... 8
4.2. Cundo informar a los trabajadores .............................................................. 9
5. Qu ocurre si infringe la normativa de proteccin de datos: las sanciones ............. 10
6. Conclusin. Y ahora qu? ................................................................................ 12
Programa completo del Seminario LOPD y Trabajadores: Cmo gestionar los datos den-
tro de la relacin laboral .......................................................................................... 14
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1. LOPD y trabajadores: matrimonio forzoso
En relacin con su plantilla, su empresa archiva infor-
macin de sus trabajadores imprescindible para llevar
a cabo gestiones tan cotidianas como retenerles el
IRPF, pagar a la Seguridad Social o dar orden al banco
para que les transfiera cada mes el importe de sus
sueldos. Esta informacin se considera de carcter
personal y est plenamente sometida a la normativa
de proteccin de datos y, como tal, a su sistema de
sanciones.
Al mismo tiempo, su plantilla maneja datos personales
en el marco de la relacin laboral con su empresa (de clientes, clientes potenciales, otros
trabajadores, etc.), que tambin est sometida a la normativa de proteccin de datos.
La Agencia Espaola de Proteccin de Datos (AEDP), la autoridad que vela por el cumpli-
miento de la normativa sobre la materia, cuenta con que la proteccin de datos ya debe estar
plenamente incorporada a la cultura, diseo, organizacin y funcionamiento de las empresas.
Y los incumplimientos se pagan muy caros.
Por eso su empresa tiene que conocer y aplicar a la perfeccin la normativa en relacin a sus
trabajadores, pues sobre ellos pivota la responsabilidad de su empresa en esa doble ver-
tiente:
puesto que su empresa maneja informacin personal de los empleados a la que se
aplica directamente al normativa
puesto que sus empleados, en el marco de sus funciones, manejan informacin per-
sonal en nombre de su empresa (de clientes, clientes potenciales, etc.) a la que tam-
bin se aplica la normativa.
Adems, no hay que pasar por alto que los trabajadores se han convertido en grandes de-
nunciadores de sus propias empresas. Las denuncian (y lo que sigue son casos reales) si
algn dato de sus nminas queda a la vista de otros trabajadores, por dar informacin de ms
(o de menos) a los representantes de los trabajadores, por cometer errores en el momento
del despido
Y no slo eso: algunos trabajadores, esgrimiendo la normativa de proteccin de datos, estn
empezando a sublevarse y se niegan a facilitar a sus empresas informacin personal que
sta necesita, y que muchas veces no sabe si puede o no puede exigirles (sus nmeros de
telfonos mviles por si necesitan localizarles fuera del horario de trabajo, los nombres de
sus familiares directos a efectos de permisos retribuidos).
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2. La normativa de proteccin de datos en las relaciones la-
borales, en pocas palabras
El punto de arranque es partir del hecho de que cualquier
empresa que tenga empleados (sean stos muchos o pocos
incluso uno solo! y tenga sus datos informatizados o en
papel), la empresa est sometida a la normativa de protec-
cin de datos en relacin a su plantilla.
Los trabajadores estn obligados a dar a su empresa ciertos datos personales (nombre, n-
mero de la Seguridad Social, NIF, etc.) pues sin ellos ni siquiera podra formalizarse ni llevarse
a cabo con normalidad la relacin laboral. Precisamente por ello la normativa no supedita
tener esos datos a contar con el consentimiento del trabajador (como s ocurre en otros
casos al solicitar datos personales) y, adems, permite a las empresas aplicar a esos datos
que se archivan medidas de seguridad de nivel bsico (es decir, las menos complicadas)
pese a que algunos de los datos que puedan dar los trabajadores puedan ser de nivel alto
(por ejemplo, el grado de discapacidad propia o de los descendientes o ascendientes), que
en otros casos ya obligara a dotar a sus archivos de medidas de ese nivel alto. Eso s, su
empresa no queda eximida de la obligacin de informar a los trabajadores de los extremos
a los que obliga la normativa (de lo que va a hacer con esos datos, del nombre de su em-
presa, de cmo ejercer sus derechos, etc.).
Ahora bien, si su empresa va a pedir a sus empleados ms datos de los necesarios (por
ejemplo, porque vaya a hacerles tests psicotcnicos o a usar sus imgenes en la web cor-
porativa) o bien va a hacer con los datos un uso que va ms all de la propia relacin labo-
ral (por ejemplo, va a crear una bolsa de trabajo formada por ex trabajadores) entonces ya
no slo deber informarles de ello, sino tambin pedirles su consentimiento.
Tampoco deber pedirles su consentimiento, aunque s informarles, s va a tomar medidas
como instalar cmaras de videovigilancia en la empresa o encargar la confeccin de las n-
minas a un tercero, pues ese tipo de decisiones entran dentro de su poder organizativo y de
direccin. Pero en este caso, si hay una tercera empresa o persona fsica que va a acceder
a los datos de los trabajadores (en los ejemplos anteriores, a las imgenes de las cmaras
de videovigilancia o a los datos para elaborar las nminas), entonces su empresa deber fir-
mar un contrato de acceso a datos por parte de un tercero en el que quede regulado lo rela-
tivo a la proteccin de datos personales.
Y antes de nada, antes incluso de contratar al primer trabajador de la empresa, deber ins-
cribir su fichero de trabajadores ante la AEPD.
As funciona, en esencia, la normativa de proteccin de datos aplicada a las relaciones labo-
rales. Con todos los matices, particularidades y dificultades que plantea el da a da.
3. Qu es qu en la proteccin de datos aplicada a la plantilla
Cualquier empresa que tenga o pretenda crear un fichero con datos de carcter personal
(sea de trabajadores o de cualquier otro colectivo), debe saber que ste est sometido a las
exigencias de la normativa de proteccin de datos (Ley Orgnica 15/99 de 13.12.99 de Pro-
teccin de Datos de Carcter Personal en adelante LOPD- y RD 1720/2007 de 21.12.07, -
en adelante RLOPD). Tenga en cuenta las siguientes definiciones:
Un dato de carcter personal es cualquier informacin numrica, alfabtica, grfica,
fotogrfica, acstica o de cualquier otro tipo concerniente a personas fsicas identifica-
das o identificables. Aplicado a los trabajadores, sera su nombre y apellidos, su direc-
cin, su nmero de telfono, su direccin de email, su fotografa o su imagen grabada
por las cmaras, su huella digital, etc.
Fichero es el conjunto organizado de datos de carcter personal que permita acce-
der a esos datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que sea la forma o
modalidad de su creacin, almacenamiento, organizacin y acceso, y en tanto en for-
mato papel como digital.
El concepto de fichero se aplica a los datos con-
tenidos en programas informticos pero tambin en
sopor tes no informticos (es decir, en papel); la
clave est en que se trate de informacin estructu-
rada en la que resulte posible recuperar los regis-
tros relativos a un individuo determinado.
Y as, si los datos personales de sus empleados estn
organizados en forma de fichero (lo que ocurrir desde el
momento en que usted tenga algn trabajador y simple-
mente tenga archivados sus contratos o sus nminas) y aunque los datos simplemente se
usen para llevar a cabo gestiones tan cotidianas como retenerles el IRPF, pagar a la Seguri-
dad Social o dar orden al banco para que les transfiera cada mes el importe de sus nmi-
nas, entonces tenga en cuenta que estn plenamente sometidos a la normativa de proteccin
de datos de carcter personal.
Eso significa que su empresa debe cumplir las obligaciones que impone la normativa de pro-
teccin de datos en relacin a su plantilla, que se extiendan tambin a los procesos de se-
leccin de personal, a la prevencin de riesgos laborales, a las relaciones con los
representantes de los trabajadores, a la externalizacin de servicios (para la gestin de las
nminas, por ejemplo), etc.
La Agencia Espaola de Proteccin de Datos (AEPD). Es la autoridad que vela por el
cumplimiento de la normativa sobre proteccin de datos y controla su aplicacin. A ella
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deber dirigirse su empresa para inscribir sus ficheros y tambin a quien podran diri-
girse sus trabajadores, llegado el caso, para denunciar posibles incumplimientos de su
empresa. La AEPD es competente para ficheros de titularidad privada, cualquiera que
sea el lugar del territorio nacional en el que el responsable del fichero tenga su domi-
cilio. Las agencias de proteccin de datos autonmicas (Catalua, Madrid y Pas Vasco)
slo tienen competencias sobre ficheros de titularidad pblica, es decir, si el emplea-
dor es una administracin pblica, y dentro de su mbito territorial.
4. Informacin y consentimiento: dos piezas clave.
La excepcin en las relaciones laborales
La LOPD pretende proteger a los ciudadanos y su privacidad, y por
ello establece dos deberes que su empresa debe respetar en todo
momento: el consentimiento y la informacin. Ambos en realidad
estn relacionados, pues una personal slo podr dar su consenti-
miento al tratamiento de sus datos personales una vez se le haya
informado de cier tos aspectos (para qu van a usarse, quin es el
titular de sus datos, etc.).
El deber de informacin consiste en informar a una persona, para que pueda consentir en
el tratamiento de sus datos, y de forma expresa, precisa e inequvoca, de lo siguiente
(ar t. 5 de la LOPD):
- de la existencia de un fichero o tratamiento de datos personales
- de la finalidad que justifica recoger o tratar los datos
- de los destinatarios de la informacin
- de la posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, rectificacin, cancelacin y opo-
sicin (que ver ms adelante)
- de la identidad y direccin del responsable del tratamiento
- destinatarios de la informacin en caso de cesiones de datos
Esta informacin se recoge en clusulas o leyendas informativas en las que se informa a
la persona para que, tras esta informacin, decida si dar su consentimiento al tratamiento
de sus datos.
Sin embargo, las relaciones laborales son precisamente una excepcin a la regla del con-
sentimiento, es decir, que su empresa no necesita el consentimiento del trabajador para
tratar sus datos personales siempre que ese tratamiento sea necesario para cumplir con
la relacin laboral (ar t. 7 y 8 de la LOPD).
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Por lo tanto, como ve, su empresa no necesita el consentimiento de sus trabajadores para tra-
tar sus datos personales necesarios para la relacin laboral, pero s est obligado a cumplir su
obligacin de informacin.
4.1 Un matiz: el principio de calidad y proporcionalidad de los datos
Su empresa no necesita el consentimiento de los trabajadores para el tratamiento de los datos
personales imprescindibles y necesarios para llevar a cabo la relacin laboral. Esto significa
que:
Los datos deben recogerse con fines determinados explcitos y legtimos.
Los datos deben ser adecuados, pertinentes y no excesivos en relacin con esa finalidad.
Esto es lo que se denomina el principio de calidad y proporcionalidad de los datos (art. 4 de
la LOPD). En consecuencia, si su empresa se limita a recoger del trabajador los datos que ne-
cesita segn la normativa laboral y fiscal correspondiente, sin solicitar datos ms all de esos
y sin usarlos para otros fines, entonces no necesitar el consentimiento de los trabajadores. Si,
por el contrario, recoge ms datos de los necesarios o bien los usa para otros fines, entonces
necesitar el consentimiento de los trabajadores.
UN EJEMPLO: Su empresa va a realizar una campaa de marke-
ting e imprime folletos para recoger los datos personales de intere-
sados en sus productos. Los que rellene el cupn de los datos
personales deben ser informados en los trminos que exige el art. 5
de la LOPD y dar su consentimiento a que sus datos sean incluidos
en un fichero de interesados para recibir publicidad. Los trabajado-
res que entran a trabajar en una empresa deben ser informados en los
trminos que marca el art. 5 de la LOPD, pero la empresa no tiene
la obligacin de recabar su consentimiento para poder tratar los
datos personales que le exigen la normativa laboral y fiscal en el
marco de la relacin laboral con esos trabajadores.
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4.2 Cundo informar a los trabajadores
El momento de la contratacin es el ms adecuado para informar al trabajador respecto del
tratamiento que se realizar de sus datos. Para ello, es conveniente que incluya al anexo una
clusula informativa que el trabajador deber firmar como parte de la relacin contractual.
Sin embargo, tenga en cuenta lo siguiente:
No confundir informacin con consentimiento. El contrato es el marco adecuado para
informar sobre los tratamientos directamente relacionados con la prestacin laboral,
que precisamente no exigen consentimiento. Pero si su empresa va a realizar otros tra-
tamientos que s exigen consentimiento, deber recabar ste mediante otro instru-
mento.
UN EJEMPLO: Al incorporarse a la empresa, su empresa, entre
otros datos de sus trabajadores, les solicita la fecha de nacimiento,
pues es un dato personal necesario que necesitar consignar en los
contratos de trabajo, imprescindible para poder aplicarse bonifica-
ciones a la Seguridad Social en contratos con trabajadores mayores
o menores de cierta a edad, para que sus trabajadores puedan acce-
der a la jubilacin parcial y su empresa realizar contratos de relevo,
para jubilarse definitivamente, etc.. Sin embargo, salvo que su em-
presa haya recabado el consentimiento de los trabajadores para ello,
su empresa no podr utilizar este dato personal relativo a la fecha de
nacimiento para felicitarles el cumpleaos, puesto que felicitar el
cumpleaos no es una obligacin laboral de su esa, y se tratara en-
tonces de un uso distinto a la finalidad para la que fue recogido (art.
4.2 de la LOPD). Si su empresa lo hiciera y un trabajador lo denun-
ciara, podra ser sancionada por ello.
UN EJEMPLO: Una empresa formaliza un convenio gracias al cual
el trabajador obtiene ventajas para ciertas compras, pero requiere
que la empresa confirme la identidad de cada beneficiario. Al tra-
tarse de una decisin de consumo ajena a la relacin contractual, el
contrato de trabajo resulta un instrumento ineficaz para obtener el
consentimiento.
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Cumplir su deber de informacin en el contrato de trabajo no exime del deber de infor-
macin sobre los nuevos tratamientos de datos personales que la empresa decida re-
alizar con carcter posterior al nacimiento de la relacin laboral. As, si se producen
cambios que afecten el tratamiento de los datos personales (bien por la aparicin de
nuevos tratamientos o bien por la aparicin de nuevas finalidades), su empresa deber
informar de ello al trabajador.
5. Qu ocurre si infringe la normativa de
proteccin de datos: las sanciones
UN EJEMPLO: Su empresa instala un sistema de videovigilancia
con el que antes no contaba, por lo que debe informar de ello a los
trabajadores. Un trabajador que no estaba afiliado a ningn sindi-
cato pasa a hacerlo, por lo que su empresa desde ese momento tiene
que descontar de su nmina la cuota sindical e ingresarla en el sin-
dicato correspondiente; esta situacin que no exista antes debe que-
dar recogida documentalmente.
ATENCIN!
Las sanciones a las que podra enfrentarse su
empresa en caso de incumplimiento en materia
de proteccin de datos son muy elevadas. Tenga
en cuenta que pese a que lo que se incumpla
pueda parecer un simple trmite administrativo
(como no registrar el fichero en la AEPD), legal-
mente se est considerando una vulneracin de
derechos fundamentales. Adems, cualquiera de
sus trabajadores podra denunciar ante la AEPD
los incumplimientos. Piense que cualquier per-
sona puede consultar en la web de la AEPD, en
tiempo real, si su empresa tiene inscrito su fi-
chero de trabajadores, qu datos contiene y cul
es su finalidad y, de no ser as, presentar una re-
clamacin, lo que podra desencadenar todo un
proceso de inspeccin y sancionador.
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Grado y
sancin
Leves
(de 900 a
40.000 )
No remitir a la Agencia Espaola de Proteccin de Datos las notificaciones
previstas en la LOPD o en sus disposiciones de desarrollo.
No solicitar la inscripcin del fichero de datos de carcter personal en el Re-
gistro General de Proteccin de Datos.
El incumplimiento del deber de informacin al afectado acerca del trata-
miento de sus datos de carcter personal cuando los datos sean recaba-
dos del propio interesado.
La transmisin de los datos a un encargado del tratamiento sin dar cum-
plimiento a los deberes formales establecidos en el art. 12 de la LOPD.
Graves
(de 40.001 a
300.000 )
Proceder a la creacin de ficheros de titularidad pblica o iniciar la recogida
de datos de carcter personal para los mismos, sin autorizacin de disposi-
cin general, publicada en el Boletn Oficial del Estado o diario oficial corres-
pondiente.
Tratar datos de carcter personal sin recabar el consentimiento de las perso-
nas afectadas, cuando el mismo sea necesario conforme a lo dispuesto en
la LOPD y sus disposiciones de desarrollo.
Tratar datos de carcter personal o usarlos posteriormente con conculcacin
de los principios y garantas establecidos en el art. 4 de la LOPD y las dispo-
siciones que lo desarrollan, salvo cuando sea constitutivo de una infraccin
muy grave.
La vulneracin del deber de guardar secreto acerca del tratamiento de los
datos de carcter personal a los que se refiere el art. 10 de la LOPD.
El impedimento o la obstaculizacin del ejercicio de los derechos de acceso,
rectificacin, cancelacin y oposicin.
El incumplimiento del deber de informacin al afectado acerca del tratamiento
de sus datos de carcter personal cuando los datos no hayan sido recabados
del propio interesado.
El incumplimiento de los restantes deberes de notificacin o requerimiento al
afectado impuestos por la LOPD y sus disposiciones de desarrollo.
Mantener los ficheros, locales, programas o equipos que contengan datos de
carcter personal sin las debidas condiciones de seguridad que por va regla-
mentaria se determinen.
No atender los requerimientos o apercibimientos de la Agencia Espaola de
Proteccin de Datos o no proporcionar a aqulla cuantos documentos e infor-
maciones sean solicitados por la misma.
Infracciones
12
6. Conclusin. Y ahora qu?
Ahora ya conoce las reglas bsicas para saber gestionar los datos personales de los traba-
jadores dentro de la relacin laboral, el punto de partida para sentar las bases en su empresa
y evitar sanciones.
Ahora le animamos a dar el paso siguiente y DOMINAR, en una sola jornada, la letra pequea
de la relacin trabajadores-LOPD, cuyo incumplimiento est penalizado con multas en muchos
casos millonarias (hasta 600.000 euros).
Por eso el prximo mar tes 28 de febrero hemos organizado un Seminario (ver programa)
donde conocer a fondo -y en un solo da!- todas las implicaciones de la normativa de pro-
teccin de datos en relacin a sus trabajadores:
Seleccin y contratacin
Videovigilancia
Control del absentismo
Grado y
sancin
La obstruccin al ejercicio de la funcin inspectora.
La comunicacin o cesin de los datos de carcter personal sin contar con le-
gitimacin para ello en los trminos previstos en la LOPD y sus disposiciones
reglamentarias de desarrollo, salvo que la misma sea constitutiva de infrac-
cin muy grave.
Muy Graves
(de 300.001
a 600.000 )
La recogida de datos en forma engaosa o fraudulenta.
Tratar o ceder los datos de carcter personal a los que se refieren los apar-
tados 2, 3 y 5 del art. 7 de la LOPD salvo en los supuestos en los que la
misma lo autoriza o violentar la prohibicin contenida en el apartado 4 del art.
7 de la LOPD.
No cesar en el tratamiento ilcito de datos de carcter personal cuando exis-
tiese un previo requerimiento del Director de la Agencia Espaola de Protec-
cin de Datos para ello.
La transferencia internacional de datos de carcter personal con destino a
pases que no proporcionen un nivel de proteccin equiparable sin autoriza-
cin del Director de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos salvo en los
supuestos en los que conforme a la LOPD y sus disposiciones de desarrollo
dicha autorizacin no resulta necesaria.
Infracciones
13
Uso de redes sociales y nuevas tecnologas
Control de la incapacidad temporal
Relaciones con los sindicatos y el comit de empresa
Prevencin de riesgos laborales
Despidos
Nminas
Formacin e informacin a los trabajadores
Y mucho ms
Le animo a descargarse el programa de este Seminario y a compartir esta jornada con los
mejores ponentes, expertos en las reas de Proteccin de Datos, Propiedad Industrial, Inte-
lectual y Tecnologa y Derecho Laboral de Gmez-Acebo & Pombo.
Descubra por qu no puede perdrselo
descargndose ahora el programa
Asesoriza
Capitn Haya, 35. 28020 MADRID | Telf.:914 170 615 | Fax: 914 170 054 |
info@asesoriza.com | www.asesoriza.com
No est permitida la reproduccin total o parcial del contenido de este Informe, ni su tratamiento informtico,
ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea mecnico, electrnico, por fotocopia,
por registro o de otro tipo, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del copyright.
Este informe se ha terminado de redactar en Febrero de 2012. Ni la empresa editora ni los autores se hacen
responsables de los daos y perjuicios que la informacin contenida en este Informe pueda causar
a quienes acten o dejen de actuar conforme a ella.

Seguridad, salud y rentabilidad en su empresa

Asesora prctica y rigurosa para directivos y empresarios

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Un paso adelante: una jornada completa para saber

Cundo: Martes 28 de febrero de 2012

Seguridad, salud y rentabilidad en su empresa

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