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SUMRIO
1 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4 5 6
INTRODUO .......................................................................................... PLANEJAMENTO DA AUDITORIA INTERNA ................................ APRESENTAO DA EMPRESA EM ESTUDO .......................................... OBJETIVO DA AUDITORIA INTERNA .......................................................... METODOLOGIA DO TRABALHO ................................................................. ESTIMATIVA DE TRMINO DA AUDITORIA ............................................... PROCESSOS DA AUDITORIA INTERNA ........................................ PROCEDIMENTOS JUNTO AOS SCIOS .................................................. PROCEDIMENTOS JUNTO O SETOR DE COMPRAS ............................. PROCEDIMENTOS JUNTO GERNCIA GERAL ...................................... PROCEDIMENTOS JUNTO AO DEP. FINANCEIRO ................................... PROCEDIMENTOS JUNTO AO DEP. CONTBIL ....................................... PROCEDIMENTOS JUNTO AO DEP. PESSOAL ......................................... BENEFCIOS DA AUDITORIA DE CONTROLES INTERNOS .... CONCLUSO ........................................................................................... REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ...................................................
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1 INTRODUO
Nota-se que o ambiente empresarial est em constante mudana. H 500 anos a.C. Herclito (WATERMANN, 1993), j expunha: nada dura exceto a mudana. Neste contexto, as organizaes diferem entre si em muitas caractersticas, sejam elas relativas s metas; a quem elas servem; s suas funes; ao seu processo decisrio e tecnologia utilizada. Estas diferenas surgem em funo do ambiente que as cercam. Sendo assim, pode-se dizer que nos dias atuais, vive-se numa poca de grandes mudanas, onde a informao e o conhecimento exercem papis fundamentais e esto se disseminando por toda a parte. As organizaes precisam renovar sua filosofia de gesto para responder com eficincia e eficcia a essa nova realidade do mundo globalizado e exigente de hoje. A busca de informaes, qualidade, competncia, aliadas comunicao e a tecnologia so os caminhos que nos apontam o futuro. A informao a base da deciso, do julgamento, da ponderao. com ela que aprendemos e podemos questionar, levantarmos hipteses e possibilidades, diminuindo conseqentemente a margem de erro e aumentando os acertos. A informao soma, acrescenta, logo faz crescer. , na cultura democrtica, a base do poder. Quanto mais e melhor informado, o indivduo mais valorizado ser, pois pode tomar decises mais adequadas ao ser escolhido para o exerccio do poder (GAUDENER, 1991, p. 15). Assim, a crescente complexidade do processo administrativo tem levado os gestores a buscarem incansavelmente alternativas para superar os desafios encontrados no seu dia-a-dia. A escassez de recursos financeiros e o elevado custo para sua captao, juntamente com a falta de planejamento e controle, tm contribudo para que muitas empresas encerrem suas atividades. Em pocas de crise o gestor precisa de informaes contbeis precisas e oportunas para apoiar o seu processo decisrio. Dessa forma, fica perceptvel a necessidade de se ter um controle interno para que se possa ter mais agilidade, coerncia e preciso em informaes que se fazem muito importantes para a continuidade da empresa, afim de alcanar todos os seus objetivos no futuro. Portanto, pode-se dizer que o auditor interno a pessoa chave na execuo de todo esse processo dentro de uma empresa. possvel dizer ainda, que a Auditoria Interna fornece anlises, apreciaes, sugestes e informaes, relativas s atividades examinadas, incluindo a promoo do controle eficaz. O auditor interno deve revelar as fraquezas, determinar as causas, avaliar as conseqncias e encontrar uma soluo de modo a convencer os responsveis a agir. Padres de controle interno contbil so prontamente disponveis, embora algumas vezes eles no so aceitos e usados como uma base para comparao com operaes reais. Para os controles
administrativos, entretanto, um campo que abrange todas as atividades internas e externas organizao, concernente s operaes da organizao e a seus controles administrativos internos, os padres no esto prontamente disponveis. Muitos ainda no foram desenvolvidos, ou, quando desenvolvidos, aplicam-se a organizaes especficas. (...) Quando esses padres de controles administrativos no esto desenvolvidos ou no so apropriados para as atividades da organizao, h possibilidade de operaes ineficientes, no econmicas ou ineficazes (HERBERT, 1979, p. 122). A anlise dos controles internos dever ser considerada no planejamento de auditoria, uma vez que faz parte das tarefas do auditor avaliar se a estrutura da entidade conduz ao alcance de seus objetivos. A ao da Auditoria Interna estende-se por todos os servios, operaes e controles internos existentes na entidade. O posicionamento da Auditoria Interna na organizao deve ser suficientemente elevado para permitir-lhe o desempenho de suas responsabilidades com abrangncia e independncia. Em tese, o departamento de auditoria deve sempre estar vinculado ao nvel mais alto da fundao. Assim, este projeto abordar a Auditoria de Controles Internos junto a uma rede de supermercados localizada na cidade de Nanuque-MG., onde ser possvel mostrar que o sucesso empresarial, demanda muito o uso de prticas financeiras apropriadas, com gestores sedentos por informaes relevantes que iro auxiliar o processo decisrio.
(auditor interno). Porm, a empresa tem como staff uma empresa de Consultoria e Assessoria Jurdica e outra de Auditoria Externa que periodicamente esto desenvolvendo e elaborando estudos sobre toda a rede, o que pode ser percebido na Figura 01.
AUDITORIA
GERNCIA GERAL
COMPRAS
FINANCEIRO
CONTBIL
PESSOAL
PLANEJ. E CONTROLE
CPD
Figura 1 Organograma da empresa. 2.2 OBJETIVO DA AUDITORIA INTERNA possvel dizer que os principais objetivos da auditoria de controles internos so: verificar a existncia, a suficincia e a aplicao dos controles internos, bem como contribuir para o seu aprimoramento; verificar se as normas internas esto sendo seguidas; verificar a necessidade de melhoramento ou criao de novas normas internas. Pode-se dizer ento, que o auditor interno deve obter, analisar, interpretar e documentar as informaes fsicas, contbeis, financeiras e operacionais da empresa, para dar suporte aos resultados de seu trabalho. Em resumo, o seu principal objetivo assessorar os membros da empresa no desempenho de suas funes e responsabilidades para que os objetivos e metas estabelecidos sejam alcanados. No que tange os quesitos deste projeto, o principal objetivo est na averiguao dos controles internos da rede de supermercados, para que se examine a integridade, adequao e eficcia desses controles e ainda de orientar a alta administrao para tomadas de decises com exatido. 2.3 METODOLOGIA DO TRABALHO
As tcnicas mais apropriadas para a avaliao dos controles internos de uma organizao ou departamento so:
observao pessoal (direta); entrevistas; questionrios; fluxogramas ou mapas de processos; exame dos trabalhos realizados pela Auditoria Interna.
As tcnicas utilizadas no desenvolvimento deste projeto se deram por meio de observao pessoal e entrevistas, onde foram feitos alguns testes juntos aos procedimentos internos praticados na empresa durante a sua rotina de funcionamento. Essas tcnicas serviram para avaliar se o sistema de controle realmente funciona como previsto e travs de perguntas elaboradas para extrair o mximo de informaes relevantes para o estudo, procurou-se observar se os funcionrios esto realmente colocando em prtica os procedimentos e controles estabelecidos. 2.4 ESTIMATIVA DE TRMINO DA AUDITORIA Para a elaborao deste projeto de Auditoria de Controles Internos preciso demandar um tempo, que s ser estabelecido depois de uma anlise geral da situao da empresa, da urgncia e necessidade de quem a solicitou, da documentao necessria para o incio dos trabalhos e da disponibilidade das pessoas encarregadas por cada rea da empresa. O auditor interno deve documentar seu planejamento e preparar, por escrito, o programa de trabalho, detalhando o que for necessrio compreenso dos procedimentos que sero aplicados, em termos de natureza, oportunidade e extenso. Portanto, no se tem um prazo certo para trmino do estudo, sendo assim, esse prazo envolve desde a anlise at a execuo de todas as etapas e processos necessrios.
que possam ser ofertados aos consumidores. Portanto, preciso ter muita cautela ao efetuar uma compra. Primeiramente, a empresa precisa conhecer as pessoas que so responsveis nesse setor e constatar se elas realmente se encaixam nele, uma vez que oportuno ter uma viso polivalente para se chegar uma finalizao de compra de sucesso. Outro ponto importante nessa anlise a escolha do fornecedor, pois, o setor deve estar sempre atento aos preos de diversos fornecedores para que compre com preo mais baixo com a mesma qualidade dos outros. Tem que ter cuidado para no fixar em um nico fornecedor de um determinado produto e acabar comprando mais caro do que outros fornecedores. A cotao de preos ao efetuar uma compra sempre primordial, alm da questo da qualidade. Em relao quantidade de produtos a serem comprados, tem que se focar no que realmente preciso somando com certa margem de estoque, pois, no se pode comprar o mnimo possvel que leve a faltar produtos e nem numa quantidade exagerada que leve ao acmulo de produtos nos depsitos, acarretando no vencimentos dos mesmos e at mesmo para no prender o dinheiro em mercadorias que poderia est girando em outros pontos na empresa. A comunicao uma questo muito importante, tanto na questo com os fornecedores quanto com os demais departamentos da empresa. Se a comunicao com o fornecedor for eficaz, a empresa no ir ter falta de produtos e as compras tero um prazo de chegada mais rpido, se for ineficaz, as compras podero demorar de chegar e acontecer a falta de produtos nas gndolas. Porm, possvel identificar que a comunicao com os demais departamentos se torna mais importante ainda, pois se haver integrao de sistemas quando uma compra efetuada e/ou entregue, automaticamente o setor financeiro j recebe e programa o pagamento, assim como para o departamento contbil e de planejamento e controle. 3.3 PROCEDIMENTOS JUNTO GERNCIA GERAL
Nesta etapa, sero verificados questes que envolvem a gerncia da empresa, pois, a figura do gerente tem importncia muito significativa para a conduo dos processos que envolvem a mesma. O gerente precisa ser lder e polivante, para que assim, desenvolva e aplique as suas habilidades gerencias, criando consequentemente, um ambiente propcio para um trabalho harmnico junto com sua equipe de trabalho. Alm disso, preciso verificar a comunicao do gerente com todos os outros departamentos da empresa, pois, os problemas que surgirem nesses departamentos no devem ser levados Diretoria e sim Gerncia. Em muitas empresas isso se torna confuso e os departamentos procuram Diretoria ao invs da Gerncia. Ento, preciso que esse critrio seja estabelecido e que a gerncia fique atenta para solucionar os problemas que surgirem e s levarem ao nvel superior quando for de ltimo caso e em situaes especiais que no forem de sua alada. importante tambm, verificar o atendimento dos gerentes para com os clientes, uma vez que problemas com vendas, produtos, condies de pagamento, entrega, etc. so procurados logo gerncia para solucion-los. Da mesma forma, ocorre com os funcionrios. 3.4 PROCEDIMENTOS JUNTO AO DEPARTAMENTO FINANCEIRO
verificar o saldo bancrio, contas a pagar e a receber; verificar a relao de cheques emitidos e recebidos;
verificar a negociao com credores; verificar se as previses de receitas so compatveis com o realizado; verificar o controle do fluxo de caixa; verificar o controle do planejamento econmico-financeiro. O setor financeiro o mais precioso em uma empresa, j que o que mais envolve a questo de dinheiro, portanto, deve ser verificado todas as etapas existentes. um dos setores mais complexos que existem, principalmente no ramo de supermercados. Assim, deve ser verificado o controle do saldo bancrio, da emisso e recebimento de cheques, do controle de fluxo de caixa, das previses de receitas, etc. Para que no haja nenhum erro, desvio ou prejuzo preciso analisar com muita importncia os documentos que envolvem todas as etapas sugeridas acima e as demais que tambm envolvem esse setor. 3.5 PROCEDIMENTOS JUNTO AO DEPARTAMENTO CONTBIL
verificar o controle de estoque; verificar se as demonstraes contbeis esto corretas; verificar a classificao de documentos e conciliaes contbeis; verificar o fechamento de balanos; verificar se os tributos esto calculados e pagos corretamente; verificar a exatido e fidelidade dos dados contbeis. verificar os lanamentos dos livros contbeis. O setor contbil, atuando de forma adequada, organizada e atualizada, poder oferecer a qualquer organizao suporte ferramental suficiente para gerao de relatrios gerenciais e tomadas de deciso, alm de uma administrao financeira funcional. A administrao poder visualizar e divulgar a verdadeira fotografia econmicofinanceira da entidade e da sim, fazer o seu planejamento financeiro e tributrio e definir a sua estratgia de crescimento. Sendo assim, preciso verificar todos os documentos e processos que envolvem o setor contbil, desde o lanamento de dados at o fechamento de balanos. Assim, tambm como em outras etapas de controle, como por exemplo: controle de estoque, saldo de caixa, demonstraes financeiras, conciliaes bancrias, clculo e pagamento de taxas e tributos, etc. Dessa maneira, possvel checar a veracidade de todos os lanamenos feitos pela contabilidade e enfim tomar as referidas decises. 3.6 PROCEDIMENTOS JUNTO AO DEPARTAMENTO PESSOAL
o funcionrio para saber se ele realmente est apto ocupar a funo que exerce, seja isso atravs de treinamento ou experincia no ramo. Esse setor deve ser sempre atento muitas questes trabalhistas exigidas por lei, como por exemplo: contratao e registro dos funcionrios, recolhimento e repasse de todas taxas devidas para contribuio, controle de frias, etc. preciso verificar tambm, se as pessoas responsveis por este setor, esto de olho na atualizao dessas leis, assim tambm como no cdigo civil e trabalhista, programas do governo, tabelas, entre outros. Aqui se verifica tambm a assiduidade dos funcionrios, se eles esto faltando muito e saber consequentemente o motivo dessas faltas. Outra questo muito importante a ser verificada o fechamento da folha de pagamento. preciso muita cautela e muita ateno na sua confeco. Enfim, um setor que trabalha com o lado humano, desde a contratao at a resciso de contrato.
Interna examina a eficcia dos controles internos, e faz recomendaes especficas para o seu aprimoramento. Ento, pode-se dizer, que a auditoria interna consiste na anlise e verificao sistemtica, no mbito da organizao, dos atos e registros contbeis, oramentrios, financeiros, operacionais e patrimoniais, e da existncia e adequao dos controles internos, baseada nos princpios da legalidade, legitimidade, economicidade, eficincia e eficcia.
5 CONCLUSO
Com o aumento da complexidade das operaes de uma empresa, aumentou a necessidade de normas e procedimentos internos (controles internos). Da surge a importncia do auditor interno, cuja funo principal verificar se as normas internas vem sendo seguidas. A auditoria interna auxilia a organizao a alcanar seus objetivos atravs da aplicao de uma abordagem sistemtica e disciplinada para a avaliao e melhoria da eficcia dos processos de gerenciamento de riscos, de controle e de governana corporativa. Sendo assim, o presente projeto est voltado na aplicao dos controles internos da rede de supermercados em estudo, trabalhando na verificao e anlise de todos os processos que envolvem e que so praticados na empresa no seu dia-a-dia. Conforme exposto nos captulos anteriores, pode-se perceber que foi demonstrado passo-a-posso todas as etapas a serem verificadas e a maneira e procedimentos de como acontecer. Portanto, possvel dizer que este projeto torna-se um suporte administrao da empresa, j que envolve de forma integral as operaes da mesma, oferecendo informaes oportunas e precisas para as tomadas de decises, buscando assim agregar valor gesto. Conclui-se ento, que este projeto de auditoria de controles internos pode ser caracterizado de forma positiva para a empresa a ser auditada, pois, fortalece as decises a serem tomadas atravs da conferncia de dados e informaes internas obtidas em todo os processos de trabalhos internos.
6 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS 1. ALMEIDA, Jos Joaquim Marques de; MARQUES, Maria da Conceio da
Costa. Intensificar o papel da auditoria no setor pblico: uma oportunidade para reforo da eficincia nas organizaes. Revista brasileira de contabilidade. Braslia, ano XXXIII, n. 145, p. 39-54, janeiro/fevereiro 2004.
IFAC Federao Internacional de Contadores. Normas Internacionais de Auditoria. Traduo de Vera Maria Conti Nogueira e Danilo A Nogueira. So Paulo: Instituto Brasileiro de Contadores Pblicos, 1997.
5.