Analisis Funcional-Conceptos

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ANALISIS FUNCIONAL
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Prof. Dr. Jos Rodrguez de Rivera / Dpto. Ciencias Empresariales. Universidad de Alcal El anlisis segn "funciones", constituye el n cleo de las metdicas para la gestiin de procesos de produccin de valor. Este anlisis debe realizarse a nivel cualitatitivo y cuantitativo, definiendo por tanto las mtricas adecuadas a controlar los niveles de cumplimiento en la satisfaccin de necesidades y realizacin de exigencias o especificaciones derivadas del estudio de dichas necesidades. 1. Evolucin histrica del anlisis de funciones El Anlisis de Funciones fue considerado por Larry Miles como el concepto fundamental de su mtodo y el punto radical para diferenciarlo frente a otros procedimientos de racionalizacin o [2] reduccin de costes . Ahora bien, la forma prctica de realizarlo ha sufrido una serie de cambios que han ido aumentando su eficacia. Al principio, L. Miles comprendi las funciones como "efectos fsicos" de ciertos objetos, como propiedades fcticas de materiales etc., y subray que tales efectos podan conseguirse con otras alternativas de materiales o productos. Esa era una de las ventajas de la consideracin "funcional": abrir un horizonte de alternativas. Luego pas a concebir esos efectos en cuanto deseados por el usuario del objeto, lo que le permita definir las "funciones" de un producto como efectos adecuados al uso, y cuya preparacin constituira el objetivo del desarrollo del producto. La "funci n" fue vista as como la concrecin del valor de uso (en cierto modo contrapuesto al valor de cambio). El juicio de valor dado por el cliente al objeto se referira as a las distintas concreciones parciales de la utilidad del objeto, a las distintas "funciones". Entre esas funciones, Miles consider que deba diferenciarse entre las que aportaban las prestaciones tcnicas (los japoneses las denominan "hard"), y las que ocasionaban un juicio de valor de estima (dimensin "soft") o funciones de imagen, prestigio, esttica etc. El AV sita as el estudio del objeto en la perspectiva "comunicacional" sobre el "producto", distinta de la perspectiva tradicional tcnico-ingenieril. En lugar del concepto del producto-objeto resultante de ciertos factores, se le concibe ahora como "respuesta" (objetivizada en la forma concreta del servicio u objeto) a las necesidades del cliente - respuesta enmarcada en el dilogo o comunicacin en que consiste la actividad empresarial como intercambio de bienes realizado en el contexto del mercado. El AV exige pensar no en objetos, sino en funciones-respuesta Pero "pensar en funciones" no es fcil. Usar demasiadas palabras para describir una funcin puede indicar simplemente que no se ha comprendido en qu consiste una funcin. Miles recomienda usar un verbo activo y un substantivo designando algo medible, comprobable. Esta formulacin no es fcil de lograr. Un analista debe "aprender" a pensar, con precisin mental, en funciones. En segundo lugar, esta delimitacin del campo se orienta a realizar un trabajo "analtico", de diseccin exacta en las subfunciones y elementos o exigencias ligadas a ellas, hasta llegar al detalle ms minucioso. Esto se realiz inicialmente un poco al azar, sin ms mtodo. Luego, la t cnica del FAST, que se describe ms abajo, introducida en 1965 por Bytheway, y desarrollada por Ruggles, Snodgrass y otros, ha constitudo una ayuda esencial para desarrollar el anlisis de funciones. En Japn, la introducci n del anlisis funcional se debi al profesor Tamai que public el primer trabajo sobre el tema en 1967 en la Sangy Nritsu University, donde se elabor el tema y donde en 1975 lo conoci Akiyama que a partir de ellos realiz luego su estudio sistemtico sobre el anlisis
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Pgina 2 de 30 [3] funcional . Pero la mayor aportacin al AV en el Japn es la constituda por el m todo matricial del Quality Function Deployment, que no slo apunta a la mejora de la calidad, sino tambin a mostrar todas las interacciones del concepto "funcional" del producto con los dems pasos en el desarrollo analtico de calidad, innovaci n, fiabilidad, costes etc. El anlisis de funciones ha sido realmente el "instrumento" prctico que permiti la operacionalizacin del anlisis del "valor". Permiti pasar de una heurstica sencilla de buscar sustitutos para el cumplimiento de las tareas de un objeto (el caso de cambiar las materias primas escasas por otras con equivalentes propiedades) o reducir costes en un diseo y desarrollo, a una metodologa tan amplia como la actual del "Value Management" en que puede mejorarse procedimientos, configuraciones organizacionales, productividad etc., y sto virtualmente en todos los campos, desde los productos tcnicos a la construcci n, desde los procedimientos de fabricacin a la mejora de los servicios bibliotecarios de una universidad, desde una planificacin urbana integral a la mejora de un proyecto de investigacin.
2.
Conceptos bsicos en el anlisis de funciones
2.1 El trmino y el significado de "funcin" En ingls, el idioma en que L. Miles delimit su concepto, el trmino "function" indica acciones o efectos de cosas. Similar significado tiene el trmino en otros idiomas europeos. Al decir que algo 'no funciona' estamos indicando simplemente un "no producir" el efecto esperado (la radio, el tostador no producen la msica, el tostar...), y ese "algo" puede ser tambin una actividad administrativa, un proceso de investigacin etc. Cuando se habla pues de "funcin", en el SMV, se establece una referencia a lo dinmico, al hacer, al proceso activo, no a los objetos estticos o estados de cosas permanentes (aunque hayan sido causados como efecto de otros objetos). La funcin tiene una esencial referencia a los efectos (del objeto). Las acciones o procesos pueden estudiarse desde distintas perspectivas. En las ciencias naturales se las estudia como efectos causales determinados por las caractersticas de ciertos entes. El anlisis funcional atiende en cambio a la dimensin intencional, a la pretendida finalidad del efecto buscado en el objeto, a su forma de actuar (por ejemplo: no slo alimentar sino ofrecer un aspecto agradable y saber bien). Por esta razn se recomienda siempre formular la funcin en trminos de "infinitivo" y "substantivo". Todo producto, todo servicio tiene as "funciones" que son o pueden ser tiles a alguien, se orienta a satisfacer unas necesidades o cumplir unas exigencias, y por ello posee valor para el usuario. Estos efectos, vistos como dinmica de dichos objetos (productos, servicios etc.) son lo que debe procurar conseguir una empresa en aquello que produce para satisfacer as las exigencias o necesidades de los destinatarios de sus objetos comprendidos como "soportes" (materiales en productos, intangibles en servicios) del valor producido. Mientras las ciencias naturales estudian cosas, entidades delimitables fsicamente, en el AV se estudian "funciones" (en el sentido intencional indicado), que no son cosas, sino "relaciones" (de finalizacin-adecuacin entre el objeto y las necesidades a satisfacer). Pero una relacin es ante todo un constructo mental, algo producido por la mente ocupada de resolver un problema. El anlisis funcional del AV trabaja pues con constructos mentales, preparados con ciertos fines y dentro de ciertos condicionamientos. Dado que esta referencia a lo mental produce "resistencias" en el tcnico habituado a trabajar con elementos supuestamente objetivables, medibles, controlables incluso fsicamente, y teniendo en cuenta, que la empresa, ms que 'cosas', vende "funciones", es decir, que esta referencia tiene gran importancia prctica, hay que reflexionar sobre este punto. Pero esta consideraci n exige un cambio de enfoque en la forma tradicional de observar los fenmenos del mundo de la empresa y mercado.
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2.2 Cambio de perspectiva del anlisis por funciones frente a la consideracin tradicional tcnica El "pensar en funciones" supone un radical cambio de enfoque en las formas tradicionales de considerar los problemas de la produccin y comercializacin. En el enfoque ms tradicional, compartido por el de la ingeniera industrial y por la vieja teora econmico-empresarial de las "funciones de produccin" -, desde unos presupuestos ms o menos implcitos, como la concepcin "causalista" de la realidad, el inters en la disposicin organizativa de factores se diriga a conseguir la mejor mezcla de medios y actividades para reducir costes. Esto implicaba analizar el trabajo, los objetos, las actividades, y luego eliminar, como dicen en Japn, los tres obstculos: 'muri', 'mura' y 'muda': gasto, irracionalidad, inconsistencia. Pero, algo lgico, dado que lo nico relevante era lo traducible al lenguaje monetario, los resultados de esta disposicin o racionalizacin slo afectan al denominador del cociente de valor: a la reduccin de costes. Lo que aade el enfoque del Value Management es considerar todo, no desde la perspectiva contable del "valor aadido" monetariamente, sino desde la de la busca de un "Valor" a crear en el propio sistema para un cliente, usuario o destinatario. Nota sobre los destinatarios a lo largo de la cadena de produccin de valor Debe recordarse que junto al "cliente" (en el sentido restringido del trmino), muchas veces, existen otros beneficiarios anteriores del objeto elaborado en las distintas fases del ciclo de vida del producto, que tambin mantienen ciertas "expectativas" ante el rendimiento o prestaciones de lo que reciben. Esto es lo que sucede con el encargado de fabricar o mecanizar, cuando recibe un objeto a transformar. A veces ese objeto est en malas condiciones, requiere una limpieza etc. Lo mismo pasa cuando el empleado recibe un pliego de especificaciones mal formuladas, de forma confusa o con lagunas de informacin. El valor de lo recibido no corresponde a sus expectativas. Debe tambin tenerse en cuenta, que una empresa recibe as objetos desde sus proveedores o contratistas, y que los distribuidores, o el servicio posventa, deben tambin trabajar con objetos previamente elaborados. El grado de satisfaccin de los destinatarios intermedios es un indicador important simo para el productor sobre el posible xito o fracaso futuro de su producto. En este enfoque, "Valor" no es concebido en el horizonte econmico estricto de valor = precio, donde el valor aadido se contabiliza como diferencia entre el precio de venta y el precio de compra de los factores adquiridos, diferencia que equivale a la suma, tambin contabilizada en precios, de las aportaciones no adquiridas sino realizadas por la propia actividad. Valor, como se ha expuesto en el captulo anterior, implica, en el SMV, una serie de "relaciones" a las distintas modalidades de satisfaccin al destinatario del serducto, es decir implica cumplir "funciones". La "funcin" es pues la forma concreta de esa relacin de satisfaccin de necesidades (en el destinatario del soporte de valor). Pero, por tratarse de una "relacin", la funcin es un "constructo" mental (de los analistas) en que se establece esa adecuacin ms o menos lograda, pero deseada entre las necesidades percibidas en el destinatario, y las propiedades o prestaciones del objeto analizado.
Trabajar con funciones implica trabajar con constructos mentales Esto caracterizar no s lo la estructuraci n de las funciones, sino tambin el trabajo anal tico sobre ellas.
2.3 El concepto de "anlisis" (de funciones) en el SMV y AV file://C:\DOCUME~1\ADMINI~1\CONFIG~1\Temp\AVI7ZFEY.htm 23/06/2004
Pgina 4 de 30 El trmino "Anlisis" se emplea en el la gesti n del valor con el significado de: Descomponer, desglosar (breaking down) algo, una entidad (objeto o accin) para descubrir sus componentes, elementos, aspectos que lo configuran. Diferenciar, identificar, a nivel lgico, cada una de las caractersticas o propiedades constitutivas de un concepto o constructo mental. La introduccin de los mtodos "racionales" de anlisis (del trabajo, de movimientos etc.) se hizo "programa" en Taylor, y ese programa implic la "tecnologizacin" de las mismas actividades de planificacin y organizacin. El AV emplea tambin el anlisis, pero no primariamente de operaciones o de objetos, sino de "funciones". En primer lugar se parte de la consideracin de que bienes, servicios, procesos y procedimientos producen efectos. El anlisis funcional debe identificarlos, descomponerlos en efectos subordinados, y definir as lo esencial de esas entidades en cuanto productoras de efectos. En segundo lugar, el anlisis funcional examina esos efectos analizados en cuanto responden a necesidades o problemas de ciertos destinatarios (clientes, usuarios de un servicio o utilizadores de un procedimiento o tcnica etc.). Es decir, estudia la relacin de adecuacin o finalizacin entre la entidad y las necesidades y problemas del destinatario. Esta relacin puede ser comprendida: por el productor del producto o servicio, serducto como valor a crear, o puede ser una relacin esperada por el destinatario como valor esperado. En el caso del valor a crear en un serducto, el anlisis funcional estudia (define, diferencia, delimita) las intenciones o propsitos de efectos a producir, el valor a percibir en el destinatario. Esto es, el anlisis funcional estudia el "mensaje" - (a objetivizar en el serducto) en cuanto respuesta a las exigencias del destinatario. Esto exige estudiar la expectativa de valor en el destinatario, las "funciones deseadas" (efectos de satisfaccin de ciertas necesidades). Finalmente, el anlisis funcional traduce esa informacin del espacio comunicacional con el cliente al espacio tcnico para desarrollar el mismo "concepto" de serducto, que no nace espontneamente, sino como producto de una idea de respuesta a las necesidades del mercado. El anlisis permite identificar esa orientacin bsica que debe orientar todo el desarrollo del serducto en cuanto orientado a sus destinatarios.
2.4 Pensar en funciones = pensar en finalidades (teleologa) La necesidad de precisar el "concepto de funcin" se funda en la dificultad prctica de llegar a pensar en "funciones" en lugar de en "cosas" o actividades. No es exacto decir que la diferencia entre "funcin" y "acti vidad" o "facticidad" es la existente entre algo "construdo" en la mente y algo "real": tambin la percepcin de lo real tiene un aspecto "construdo" por el sujeto. La diferencia hay que situarla entre una construccin de primer grado y una de segundo grado o "reflexin". En la percepcin de una "relacin" de adecuacin a deseos o necesidades de una persona se realiza una doble observacin: primero la de dichos deseos o necesidades de esa persona, luego la de que unos posibles efectos de un serducto pueden adecuarse a dichas necesidades. La construccin de una "relacin" como la de orientacin final o funcional requiere pues un doble esfuerzo mental - y precisamente por eso se exige tambin mayor elaboracin conceptual. Ahora bien, no se trata en la "funcin" de cualquier tipo de relacin sino de una "relacin de finalizacin", en el sentido de que un mismo fenmeno es buscado no slo como realidad fsica sino como cumplimiento de una exigencia de finalizacin. Por ejemplo, la realidad fsica de la luz no es vista como producida como efecto fsico del calentamiento de un filamento de una bombilla, sino como el cumplimiento de una finalidad: iluminar el espacio para permitir moverse en ausencia de luz solar. Esta finalidad, en la moderna comprensin del producto como respuesta o satisfaccin a las necesidades del usuario (que adquiere una bombilla para poder orientarse de noche en una habita-
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Pgina 5 de 30 cin), se refiere por tanto primariamente al destinatario del objeto o servicio. Slo en segundo lugar, se considera tambin como finalidad de la actividad productiva del fabricante (y a veces habr que compaginar ambos fines, p.ejemplo, con una matriz ponderada para decidir los "tradeoffs" correspondientes). La dimensin de "finalidad" (en griego, 'telos') permite denominar a la relacin funcional relacin "teleolgica" - orientada pues al "telos" : satisfaccin de necesidades del cliente. Pero junto a la connotacin teleolgica en referencia a las necesidades a satisfacer en el usuario, que podemos considerar como connotacin "comercial" o de "marketing" del producto, hay que considerar la connotacin ms objetiva o tcnica del producto, la de su realizacin fctica, y por ello hay que considerar tambin las "funciones" tcnicas del objeto en el sentido de efectos o propiedades buscadas en el objeto o proceso analizados. Precisamente el paso de uno a otro tipo de consideracin, la traduccin de lo 'teleolgico' en 'causal' o 'tcnico' es lo que constituye el ncleo de la actividad del anlisis funcional del SMV o del AV.
2.5 Diferencias entre el enfoque "teleolgico" sobre el "valor" y otros tipos de anlisis de sistemas La metodologa del SMV debe orientar y dar reglas para realizar el proceso de anlisis y solucin de problemas as como ordenar el uso de las distintas tcnicas parciales emplea das en dicho proceso, para ello sigue la metodologa de la "ingeniera de sistemas" (ver mdulo) que regula tanto la organizacin y accin del sistema observador-constructor (el equipo, sus fases de trabajo, la forma de emplear distintos instrumentos) como la elaboraci n del sistema-objeto que debe resolver los problemas considerados como relevantes al comienzo del proyecto. Ahora bien, la metodologa del SMV, como subconjunto de la ms amplia metodologa de la Ingeniera de Sistemas, se distingue de sta por su orientacin en la solucin de los problemas de creacin de valor segn la perspectiva "funcional" - una de entre distintas posibilidades de enfoque: p.ej. la cientfico-causal, la social-crtica etc. Es decir, esta metodologa define como forma bsica de conceptualizar las dimensiones del campo de problemas el planteamiento teleolgico-funcional. Este enfoque funcional se caracteriza ante todo por los siguientes rasgos: * El planteamiento funcional implica en primer lugar la distincin entre dos espacios sem nticos en que se realiza el anlisis: comunicacional-teleolgico y mtrico-tcnico Tanto las funciones de mercado como las tcnicas pueden ser concebidas (en el contexto del valor) como "funcin-finalidad" a lograr o cumplir por un objeto o sistema, o como "funcin-causal" en referencia los efectos o resultados fcticos del objeto. La funcin-finalidad se capta en el espacio semntico en que se realiza la comunicacin entre empresa y cliente o destinatario del serducto. La funcin-efecto causal se determina en el espacio metrizable de lo tcnico. En la realizacin del sistema de valor habr pues que recordar esta distincin entre la funci nfinalidad y funcin-actividad o funcin-causa-efectos para no confundir el "horizonte" en que se realiza el anlisis, pues es claro que es preciso no slo considerar los aspectos de teleologa (comercial o tcnica) sino tambin la forma de reali zarla tcnicamente, en el caso de productos industriales, u organizacionalmente en el caso de servicios. Precisamente, el SMV, como el mtodo japons del Quality Function Deployment, son hasta ahora los dos nicos mtodos que permiten efectuar de forma racional y controlada el proceso de traduccin desde el espacio comunicacional con el cliente, en que se atiende a sus necesidades y problemas (las "funciones" a realizar) al espacio mtrico tcnico. En la consideracin tcnica objetivante, tomarla unilateralmente puede ser una permanente tentacin o seduccin al experto en un campo tecnolgico, se concibe o plantea el problema del producto o del
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Pgina 6 de 30 proceso en esquemas o categoras mentales de causacin, es decir, como proceso resultante fcticamente como propiedades fcticas de los objetos (p. ejemplo, como propiedades naturales definidas cientficamente en el caso de la ignicin de un combustible que suministra llama y luz). En la consideracin teleolgica o funcional, la misma realidad no es considerada como efecto, sino como fin u objetivo a satisfacer. Esta distincin de horizontes o espacios semnticos de enfoque o comprensin (objetal, funcional o teleolgico) es bsica para evitar una tpica confusin en el desarrollo del SMV: muchos se preguntan si realmente pueden seguir considerando funcin (aquello encontrado inicialmente en su busca del "por qu" se hace algo) cuando en un paso posterior del anlisis encuentran que esa misma entidad es meramente un efecto causal de otra entidad. La distincin, subjetiva y fruto de una construccin mental por parte del analista, no es arbitraria ni superflua, sin ella no ser a posible "analizar" (que evidemente es siempre un trabajo de un sujeto). En resumen, las exigencias metodolgicas al anlisis funcional pueden resumirse en las siguientes proposiciones: a) Hay que considerar los objetos analizados desde la perspectiva de su relacin de "finalizacin" entre un campo de problemas, necesidades o exigencias (por parte del cliente) y las "respuestas" que debe suministrar el "sistema" a elaborar en el curso del desarrollo del proyecto o trabajo sobre el valor b) Hay que abrir un espacio "heurstico" de alternativas de realizacin. Estas alternativas se estructuran como formas selectivas de reduccin de complejidad. Esto implica: c) Hay que plantear el SMV slo cuando se dan "situaciones de complejidad", para las que no existen recetas, reglas aplicables generalmente. Se trata de situaciones que desbordan las posibilidades rutinarias de un sistema organizado con sus programas y estructuras usuales emplearlas en estas situaciones normales sera antieconmico. d) Hay que operar en la dimensin "heurstica" de este espacio de alternativas, que se concibe en contraposicin a las formas deductiva e inductiva de obtencin de nuevos datos a partir de otros anteriores. No es posible pues aplicar "algoritmos" que generaran, por as decirlo, automticamente una solucin. El anlisis funcional se emplea no para generar conocimientos ms o menos directamente implicados en el conjunto de informaciones previamente posedas, sino conocimientos o informaciones nuevos (la "variety" de la ciberntica contrapuesta a la redundancia) En ese espacio heurstico abierto al nivel de abstraccin funcional se facilita la comparaci n de las distintas alternativas de objetos (p.ej. diversas cosas o procesos): no en relacin a sus propiedades tcnicas o econmicas (dureza, maleabilidad, precio de adquisin), sino en relacin a sus potenciales de realizacin de funciones, es decir, en relaci n a las posibilidades de satisfacci n de las necesidades o deseos del cliente o destinatario del objeto analizado. Hablar en trminos de "funciones" facilita la comunicacin interdisciplinar entre los distintos grupos implicados en un desarrollo de producto o servicio. Las diferencias del enfoque del anlisis funcional "teleolgico" (orientado a las finalidades) frente a otros enfoques se resumen en la tabla siguiente (T-I).
Mtodo de Anlisis
Objeto Anlisis
de Rasgos del Tcnica mtodo analtico anlisis
de Reduccin de complejidad
Analisis descriptivo
Contesta a la cuesti n: qu es lo cosas y que es sto? fenmenos percibidos: procesos, tareas,
Hace * anlisis de homogeneos los procesos anlisis * anlisis de realizados por
seleccin segn esquemas presupuestos de comprensin 23/06/2004
Pgina 7 de 30 caractersticas de calidad etc. personas distintas, reglamenta el mtodo de investigacin - hay variedad de niveles de anlisis segn situacin, complejidad de causas, tareas * anlisis de movimientos * Diagramas de causaefecto * rboles de defectos (FTA) * Anlisis modal de efectos y faltas (AMFE) seleccin segn atri bucin de causacin de un ente a otro ente cotidiana...
Anlisis causaefecto
Por qu es relaciones esto as? causales entre fenmenos y eventos: p.ej., relacin entre defectos de un artculo y quejas - la respuesta del cliente correcta no se encierra en un resultado analtico
- es mtodo orientado a la prctica Anlisis Para qu constructos - necesidad de teleolgico se hace sto? sobre las "construccin" relaciones de mental de la destino o relacin finalidad, p.ej., - lgica iluminacin para teleolgica ver en un sitio oscuro
* rboles de familias de funciones * Tcnica de anlisis funcional de sistemas (FAST)
seleccin segn finalidades o propsito/intencin atribudas a otros
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3. T cnicas del Anlisis de Funciones
3.1. Definicin de funciones

3.1.1 La definicin de la funci n constituye el elemento central del anlisis por funciones
En el SMV, la funcin es comprendida (en el sentido de adecuacin teleolgica a ciertas necesidades) como el efecto o prestacin pretendidos en un producto o servicio (serducto) en referencia a unas necesidades o deseos de su destinatario, es decir, aparte de los efectos fsicos o propiedades objetivas del ente en cuestin, el usuario o destinatario quiere que se satisfagan sus necesidades o deseos (p.ej., respecto a la esttica o diseo, a ciertas prestaciones fsicas, a comodidad en respuesta a determinadas exigencias etc.). Una definicin supone siempre una "sustitucin" de una formulacin por otra que emplea distintos trminos. Tal "sustitucin" se justifica slo en la medida en que los nuevos trminos sustitutivos cumplan mejor la funcin comunicacional de la formulacin, es decir, traduzcan a un lenguaje ms claro y libre de equvocos el contenido de la primera formulacin. La funcin se define en un proceso en que se clarifica su contenido indicando, positivamente, los elementos bsicos y distinguindolo (por as decirlo, negando) frente a otros posibles elementos. Ahora bien, esa definicin se realiza en el marco de un problema prctico (con distintas exigencias a las un problema terico) en que se acta bajo un determinado inters (o constelacin de intereses). Aqu ese inters es el de "crear valor" para un destinatario. Por tanto, aparte de las condiciones generales (en la Epistemologa se meta-define lo que es una definicin y qu condiciones debe cumplir) impuestas a toda definicin, en cuanto que el "uso" de las funciones definidas en el AV, no slo se refiere al proceso de diseo o preparacin, sino tambin a su empleo por los sujetos participantes (equipo de AV), es preciso que esas "definiciones" ayuden a comunicar/coordinar las actividades de esos sujetos. En consecuencia, la definicin de funciones deber formular claramente y de forma adecuada a la capacidad de dichos sujetos, las caractersticas bsicas "para el destinatario" del serducto, es decir, las definidas en el espacio semntico comunicacional, con prioridad a las que considerara fundamentales su productor en la dimensin tcnica. La identificacin de las funciones principales del serducto implica: 1. atender en primer lugar a las exigencias concretas y a los deseos del destinatario; luego a sus necesidades "objetivas" (ms all de las explicitadas desde la percepcin subjetiva del cliente) aunque sean latentes; 2. distinguirlas de otras posibles o verosmiles asignaciones de finalidad que vendran sugeridas por los contextos comercial (comparacin con otros objetos de la competencia, del pasado etc.) o tcnico (por ejemplo, tentacin de introducir ltimas novedades tecnolgicas) etc. Las funciones a estudiar y desarrollar debern adems evaluarse, siquiera sea de forma aproximada, respecto a su relacin a los costes o desventajas que ocasionen al destinatario (y al entorno). Esta exigencia se deriva del principio bsico: mejorar el cociente de valor entre prestaciones funcionales y costes implicados. Su operacionalizacin implicar, en un paso posterior, determinar cuantitativamente tanto los costes por funcin, como los valores y costes funcionales de los componentes o elementos del serducto. 3. Establecer "compromisos" en la planificacin de niveles de cumplimiento funcional. Tal como se visualiza en el "tejado" de la Casa de Calidad, habr que identificar posibles sinergias funcionales,
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Pgina 9 de 30 o tambin posibles conflictos (el incremento de velocidad perjudica a la seguridad del vehculo - la energa a absorber crece con el cuadrado de la velocidad). 3.1.2 Forma prctica de definir funciones Dado que las funciones son "conceptos" o "constructos relacionales", el anlisis por funciones utiliza modelos verbales que "formulen" una "relaci n". As, para definir una funcin, "en cuanto relacin de adecuacin" deseada a ciertas necesidades (o de soluciones a ciertos problemas) hay que comenzar por interrogar sobre el "efecto" o "prestacin" etc., que produce el serducto considerado - para constatar luego dichos efectos responden o no a las necesidades o problemas a satisfacer y solucionar. Se emplea para formular verbalmente estas preguntas una proposicin que debe contener un verbo en infinitivo (una frase verbal, que responde mejor a la "actividad" deseada, a la dimensin dinmica de la funcin), y un substantivo ( o frase nominal). Ejemplos de formulacin verbal: Objeto de la definicin de las funciones
verbo (infinitivo) (serducto: producto, servicio, Funcin sistema) goma de borrar posibilitar reloj fusible proyector indicar bloquear hacer visible
substantivo
correccin de lo escrito tiempo exceso de corriente documentos etc.
Las ventajas de esta resumida formulacin son que permiten concentrarse en las caractersticas esenciales funcionales, reducen el riesgo de malentendidos, y facilitan la comunicacin. En la formulacin deben tenerse en cuenta los puntos siguientes: 1) El verbo en infinitivo indica, predica la accin deseada. Por esta razn se debe emplear verbos transitivos (referidos al objeto sobre el que actan). Por ejemplo: Funcin de una bombilla: "suministrar luz" (transitivo), mejor que: "iluminarse" 2) Los substantivos (o frase nominal) indican objetos a que se dirige la accin formulada en el verbo. Por ejemplo: correccin de signos equivocados (que posibilita la accin de la goma); temperatura adecuada a combustin de papel de fumar (facilitada por la accin del encendedor de bolsillo). 3) Debe formularse a un cierto nivel de abstraccin - distanciamiento a lo concreto. Esto se justifica por el carcter de constructo mental de toda funcin. Por ejemplo: Objeto de la definicin de la funcin encendedor de bolsillo carpeta documentos taladro Formulacin preferida Formulacin errnea (distante a lo concreto) (demasiado concreta) producir determinada producir llama temperatura mantener juntos soportes de informacin producir orificios unir fsicamente papeles cortar cierta cantidad metal
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bombilla
permitir visin en un espacio posibilitar ver de tanto metros cuadrados informar sobre el peso de un objeto
bscula
pesar un objeto
Consejos para la definicin de funciones: En la medida de lo posible, los substantivos deben indicar caractersticas medibles o comparables, los verbos deben orientarse a la accin (reducir el esfuerzo fsico del conductor sera una funcin de la direccin asistida). Hay que evitar verbos en pasivo, o verbos indirectos (como suministra, da, prepara etc.) que apenas si contienen informacin concreta. Evitar frases en que se describen "objetivos" o "metas", como: optimizar, maximizar, prevenir, ... o: "100 %", "en la mayora de los casos", etc. Efectuar una lista con numerosas combinaciones de dos palabras en referencia a la funcin a describir, y seleccionar luego la mejor combinacin.
3.2 Sentido de la definicin de funciones: Estructuracin del proceso de comprensin del objeto analizado Es evidente que un anlisis de un objeto complejo exige un cierto nivel de "comprensin" del objeto. Normalmente esa comprensin comienza recopilando datos sobre el objeto familiar o no para saber algo ms sobre l. Es decir, pasar del conocimiento de - al conoci miento por familiaridad, al conocimiento en profundidad. Para ello se usa el procedimiento "Definir" (otros seran: comparacin, establecimiento de analogas etc.) que tiene el sentido de delimitar el campo designado empleando distintos trminos o conceptos, que si bien no aaden contenido (una definicin a diferencia de un axioma no crea nuevos sentidos), si traducen su formulacin a otros trminos que deben ayudar a evitar confusin y facilitar la comunicacin entre los utilizadores de la nueva formulacin. La definicin da pues un buen punto de partida para profundizar en el conocimiento del objeto: Llegar a determinar tanto las causas como la finalidad asignada al objeto serducto implica una profundizacin en ese conocimiento, que supera entonces el nivel del Alltagswelt (life-world) y se adentra en el de conocimiento crtico y cientfico. Hay que subrayar de nuevo, que ese adentrarse en el objeto tiene en el AV un movil prctico. No se trata de saber a nivel metafsico, sino a nivel de preparacin de una accin (la de produccin, mejora, distribucin o similares). Por tanto, las "relevancias" del objeto vienen dictadas por esta relacin prctica. El anlisis funcional se desarrolla a un nivel de estructuracin semntica: la problemtica del objeto estudiado es estructurada en torno a determinados contenidos conceptuales, en que se han seleccionado determinados aspectos relevantes del campo de complejidad. La metodologa del AV exige una serie de pasos en la estructuraci n del espacio semntico de comprensin del campo de problemas, para convertir todos los elementos del objeto (producto, servicio, problema) analizado en funciones. Esta parquedad en la descripcin permite evitar divagaciones, ambigedades o puntos que daran pie a confusionismo en la comunicacin interna en el equipo de valor.
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Reglas en la determinacin de funciones Las reglas para la descripcin de funciones son las siguientes: 1) Determinar primero las necesidades (explcitas o latentes) del usuario respecto a un producto o servicio. Se deben definir las caractersticas de calidad primaria (contrapuesta a las "sustitutivas", para emplear la terminologa del Management de la Calidad). Para definir claramente las funciones de un objeto ayuda el empleo de preguntas orientadas a determinar el tipo de relacin de finalizacin entre las necesidades o problemas a satisfacer o solucionar y las caractersticas o propiedades del objeto a configurar. Se pueden plantear pues cuestiones como las siguientes: Para qu se hace el objeto? Qu es lo que realiza, o para qu sirve? Qu tareas cumple? Qu necesidades deben satisfacer estas tareas? Cmo deben configurarse esas tareas para satisfacer las necesidades detectadas? Qu efectos tienen sta o aquella tarea del objeto analizado? Qu otras cosas realizaran el mismo cometido? 2). Estructurar de forma precisa (con parquedad), clara y libre de ambigedad la formulacin/descripcin de cada funci n: usar verbo y substantivo. Para facilitar el proceso de abstraccin desde el nivel concreto, en que el observador o analista tiene el peligro de quedar demasiado prendido en la concrecin material o tcnica del objeto investigado (p.ejemplo, al presuponer que una estructura debe ser forzosamente de metal, olvidando los nuevos materiales) hay que estructurar sintcticamente la descripcin de la funcin. 3) Conseguir un determinado nivel de "Abstraccin" en el anlisis funcional: Distanciamiento a lo concreto. La formulacin "funcional" posibilita el distanciamiento a lo concreto. Permite trabajar consecuentemente dentro del enfoque relacional-telegico y posibilita el paso a un estadio de creatividad en que pueden concebirse nuevas alternativas al tradicional mazo de cables. Al hablar a este nivel an no entramos en las formas concretas, los tipos de cable o fibra elegidos para la transmisin de informacin, el ordenador que procesa datos etc. La abstraccin progresiva efectuada en esta forma de definicin de funciones, puede, por ejemplo, desarrollarse as: 1 Determinar qu tarea o misin tiene el objeto (la solucin que debe suministrar a su usuario): -'la goma debe borrar escritos'. Y no limitarse a decir: la goma debe "posibilitar" borrar... 2 Describir la tarea: - 'la acci n de la goma consiste en arrancar parte del papel con lo escrito'. 3 Formular la tarea escuetamente, en 'verbo + substantivo': - 'borrar escritura'. A veces ser necesario aadir un calificativo suplementario: p.ejemplo, la tarea del depar tamento de Marketing es: "asegurar participacin ('con beneficios') en el mercado". 4 Distanciamiento frente a la descripcin inicial: P.ej.: 'facilitar la sustitucin de signos escritos' (como formulacin ms abstracta, y por tanto aplicable a la goma de borrar, al tipex, a la cinta de borrado de una mquina de escribir, o a la pantalla de un procesador de textos); o: "almacenar informacin" como funcin que puede realizarse en un fichero convencional de papel, en una cinta de grabadora, en un diskette de ordenador, en un
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Pgina 12 de 30 disco ptico (CD-Rom) etc.
3.3 Traduccin desde el espacio "funcional" al espacio de mtricas "tcnicas" Como se ha indicado arriba, el trabajo sobre funciones se realiza con el fin de traducir las necesidades o problemas del destinatario, constatadas en el espacio semntico de comunicacin con el cliente (interno o externo), al espacio "mtrico" en que trabajan los tcnicos en el desarrollo o mejora del serducto analizado. Ahora bien, esta traduccin se puede realizar de dos formas: como en el AV tradicional por progresiva concrecin, o - como en el Quality Function Deployment - por construccin de matrices en que una misma funcin puede suponer varias exigencias tcnicas a realizar por los elementos del serducto. a) En el AV tradicional, esta traduccin se efectu normalmente mediante una progresiva articulacin del rbol de funciones que van pasando, en cada nivel de articulacin, de lo abstracto a lo ms concreto. Para ciertos objetos no muy complejos parece podr utilizarse esta progresiva articulacin de funciones primarias en secundarias etc. con la condicin de que en su ltimo nivel de articulaci n se llegue a posibilitar la introduccin de una "mtrica", es decir, la operacionalizacin de la funcin. As, por ejemplo, la funci n de un fusible se formular de forma ms operacionalizable si se afirma "el fusible sirve para cortar excesos de corriente", que si simplemente se afirma "cortar electricidad"; o la funcin de una factura como "determinar cantidad a pagar por -" es preferible a "exigir pago por -". El trmino "exceso de corriente" puede traducirse facilmente a la exigencia tcnica: cortar a ms de n amperios; el trmino "cantidad a pagar" ... se traduce directamente a cifras concretas. b) El otro procedimiento es el introducido en el mtodo japons del Quality Function Deployment, en que se define una matriz con los vectores funciones y exigencias tcnicas, en cuyas casillas se pueden determinar las distintas relaciones entre ambas magnitudes. El vector "funciones" se define dentro del espacio semntico de comunicacin con el cliente (espacio propio de la dimensin "marketing" de la actividad de una organizacin) - donde ciertamente es posible determinar tambin diferencias en escalas ordinales (likert etc.), mientras que el vector "exigencias tcnicas" responde al espacio semntico de lo tcnico, con "mtrica" - que implica un segundo vector paralelo al de la definicin de tales exigencias indicando las "unidades de medida" en que se sitan tales exigencias. Hay que recordar aqu, que tal espacio "mtrico" no es otro que el de las "caractersticas sustitutivas" de la calidad, segn Ishikawa. Es decir, las caractersticas que sustituyen para el inters del t cnico, las caractersticas primarias de calidad = formas de satisfacci n de necesidades o problemas del destinatario del serducto.
3.4 Establecer criterios de cumplimiento para las funciones Los criterios para seleccionar y ponderar las funciones deben definirse en referencia a las necesidades a cubrir por las funciones, es decir, al destinatario del serducto. Esta tarea, la de la "escucha de la voz del cliente" es descrita detenidamente en el mtodo del Quality Function Deployment. Por otra parte hay que considerar otro tipo de criterios. Al desarrollar el estudio de funciones en su articulacin en funciones de primero, segundo etc. grado, se va pasando desde lo ms abstracto a lo ms concreto. Y en cada paso de concrecin se realiza adems una reducci n del grado de abstraccin o distanciamiento a lo fctico. En esta concrecin se pasa as, grado a grado, a magnitudes operacionalizables mtricamente o a "criterios" operacionalizantes de las funciones.
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Pgina 13 de 30 Para comprender el papel de estos criterios operacionalizadores de funciones es til la referencia a la gestin de Calidad en la que se distingue entre el "grado" (mbito de caractersticas) y el "nivel" (en que se cumplen dichas caractersticas). Tambin en el anlisis de funciones hay que distinguir no slo qu funciones hay que cumplir sino tambin en qu nivel se las cumple, o en qu condiciones o restricciones se la podr realizar. Es decir, hay que considerar los niveles de satisfaccin de necesidades o problemas exigibles al cumplimiento funcional. As, cuando se trabaja segn el mtodo tradicional de AV en que no se emplea la matriz del QFD "funciones-exigencias", es pues necesario dar criterios de operacionalizacin de las funciones. Un primera ayuda, para definirlos es til emplear la heurstica de las llamadas 5 W (who, what, when, where, why, how much).
who (quin) What (qu) When (cundo) Where (dnde) How Much (canto)
Funcin: Why (por qu) "suministrar luz" Criterios facilidad de operacin, reduccin de peligros, p.ej.: excesivo calor, ... seguridad, operabilidad peso, dimensiones de la ampolla de vidrio (condiciones materiales) mantenimiento, duracin : tantas horas (fiabilidad) Resistencia a temperatura (en n grados), espacio necesario en centmetros cbicos (condiciones fsicas) luminosidad (n lmenes), (rendimiento de la lmpara)
En el anlisis funcional, la funcin en sentido estricto (p.ej., indicar el tiempo) puede generar una funcin en sentido lato del trmino, o ms bien una exigencia a cumplir (p.ej.: tener un error menor de n segundos al mes). Esta exigencia se define como "criterio" de concrecin de cumplimiento de la funcin. Pero junto a esos niveles de cumplimiento hay que considerar otros factores, por ejemplo, la calidad exigida, caractersticas sustitutivas etc. La gestin de la creacin de valor en un serducto implica siempre un desarrollo y despliegue de la calidad en que se traducen a caractersticas mtricas de calidad (caractersticas sustitutivas) las especificaciones primarias. Esto implica introducir valores numricos, p.ej., de fluctuaciones toleradas. Es tambin necesario identificar en esa dimensin mtrica las "restricciones" a que estn sometidas las funciones en su realizacin.
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Pgina 14 de 30 Los niveles de cumplimiento pueden estudiarse en referencia a la percepcin del cliente, pero tambin pueden verse en la matriz funciones-exigencias segn el nivel de cumplimiento de stas, por ejemplo, cuando el nivel del cumplimiento de la funcin ahorro de combustible en un vehculo, se traduce a la exigencia medible de consumos de gasolina por 100 km. de recorrido a determinada velocidad.
4. La clasificacin de funciones Es esencial determinar qu funciones o tareas debe realizar el objeto analizado (funciones-objetivo). Normalmente, las exigencias planteadas a un objeto constituyan un complejo poco diferenciado en sus aspectos cuantitativos y cualitativos. Lo que inicialmente es considerado como una funcin bsica puede luego subdividirse en funciones ms concretas y tambin ms facilmente analizables. Por ejemplo, el cumplir exigencias ecolgicas en una instalaci n qumica puede descomponerse en las funciones parciales de mantener la pureza del aire, mantener la pureza del agua, no contaminar el subsuelo etc. El AV implica ese anlisis de las exigencias generales para definir funciones concretas. Al principio, L. Miles estudiaba las funciones en referencia a las partes, simplemente estableciendo un listado de partes y funciones y distinguiendo slo entre funciones bsicas y secundarias. La figura 4-1 visualiza las funciones de una bombilla. Hoy, las tcnicas de anlisis diferencian ms. El proceso de anlisis comienza normalmente a partir de un diseo existente, o de un objeto real. Y entonces habr que considerar qu funciones puede realizar ese objeto (Funciones-ES). Lo normal, ser que el objeto desarrolle varias de dichas funciones, y normalmente ser posible articularlas en un rbol funcional en "clases" y "especies" funciones. Las funciones pueden clasificarse desde distintos enfoques: a) Clasificacin segn su importancia: Las clases de funciones sirven para elaborar una ordenacin segn su mayor o menor importancia. a1) Funciones principales o fundamentales: Son las que aportan la utilidad buscada primariamente por el usuario del producto, es decir, la razn de la existencia del objeto. Designan tareas o fines fundamentales o irrenunciables del objeto desde la perspectiva del cliente (p.ejemplo: las conteni das en las especificaciones exigidas), as como objetivos/finalidades de uso del objeto. Pueden existir simultaneamente varias funciones principales, por ejemplo: en una cartera de documentos se trata de transportar con seguridad y de forma que no se daen los papeles o documentos necesarios. La pregunta que define la funcin es: Qu es lo que quiere el cliente de este objeto? Para cumplir una funcin fundamental se necesitan los efectos logrados por determinadas propiedades del objeto o por otras funciones auxiliares. Este nivel contiene funciones generalmente de tipo ms global - y que deberan ser independientes de las otras (pero eso no es tan fcil de lograr: las funciones de seguridad en un vehculo no son independientes de las tcnicas o de las de esttica del objeto). a2) Funciones secundarias o auxiliares: En realidad, toda funcin o tarea principal se subdivide y realiza a travs de tareas secundarias. Una funcin auxiliar slo existe para permitir se realice una funcin principal. En general se presentan como "consecuencia" de tener que realizar una eleccin en la implementacin de la funcin principal, y por tanto a un nivel de menor abstraccin. Por ejemplo: en un encendedor de bolsillo la funcin primaria es suministrar una temperatura de ignicin suficiente para encender el papel del cigarrillo. Esta funcin puede realizarse mediante la eleccin de combustibles: alcohol, gasolina, gas,
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Pgina 15 de 30 mecha... Una vez decidido que el encendedor funcione a gas, la funcin secundaria de "evitar el escape del gas" existe slo en cuanto se ha definido la principal como suministrar temperatura de ignicin por combustin del gas. Es en las funciones secundarias donde es ms fcil realizar eliminaciones, sustituciones o innovaciones. Es decir al pasar de las funciones principales a las secundarias, y de sas a las terciarias se reduce el espacio heurstico Las funciones secundarias o auxiliares describen la forma en que el usuario de las prestaciones del objeto las concibe en su detalle. Esta descripci n detallada implica la descomposicin del objeto analizado en sus distintos elementos: partes, procesos, actividades, pasos o estadios a dar en la ejecucin de una actividad etc. La fig. 4-2 presenta el esquema de Preguntas para clasificar funciones segn prioridad Un punto crtico de limitar el anlisis a esta clasificacin en funciones ms o menos importantes para la realizacin del objeto consiste en tener que trabajar sobre sus partes y elementos, lo que reduce el campo de observacin y hace perder de vista otras funciones operativas. a3) Funciones innecesarias y/o perjudiciales : Dado su carcter crtico, deben distinguirse estas funciones perjudiciales o innecesarias. Se trata de aquellas que no aportan utilidad ni al productor ni al cliente, que no contribuyen a que el objeto funcione realmente mejor, o a que se venda mejor; y en el caso de perjudicar incluso al cumplimiento de las funciones exigidas sern funciones indeseadas. Por tanto son o superfluas o realmente dainas (como los efectos secundarios de muchos medicamentos, la contaminaci n producida por un vehculo a motor etc.) y debe procurarse un nuevo diseo o plan en que se supriman o al menos reduzcan esos efectos. La deteccin de estas funciones es un elemento esencial del AV. Permite ahorrar costes innecesarios, eliminar efectos secundarios perjudiciales etc. Las causas que originan estas funciones pueden ser: Modificacin en las exigencias planteadas al objeto. Informaciones incompletas sobre lo que espera realmente el usuario del objeto. Conocimientos incompletos, lagunas de conocimiento tcnico propio, falta de percepcin sobre las propias posibilidades. Burocratismo. Comodidad, pereza, inercia (queriendo conservar el vino rancio en odres nuevos), falta de visin comercial etc. Egoismos departamentales. b) Clasificacin segn el tipo de prestacin: Los tipos de funciones sirven para ordenarlas a distintos campos de utilizacin del objeto de AV. b1) Funciones t cnicas o de cumplimiento de los efectos fcticos deseados: Son las que responden a las exigencias de utilizacin de un objeto, tcnica y econmicamente, por ejemplo, un bolgrafo tiene la funcin de permitir trazar signos o escribir, una agencia de viajes propone y facilita el viaje, etc. En estas funciones se exige calidad, fiabilidad (nivel de prestaciones garantizado durante un cierto perodo), eficiencia en el uso de los factores empleados (p.ejemplo, ahorro energtico en una lmpara) etc. b2) Funciones de uso o manejo: Permiten al usuario conseguir las prestaciones o cumplimiento de fines deseados mediante el objeto gracias a la manipulacin adecuada de ste. El volante de un vehculo debe ser manejable por una persona sin grandes fuerzas fsicas, las instrucciones de uso de un programa deben ser comprensibles, etc. file://C:\DOCUME~1\ADMINI~1\CONFIG~1\Temp\AVI7ZFEY.htm 23/06/2004
Pgina 16 de 30 b3) Funciones de seguridad El manejo o disfrute del objeto no debe implicar riesgos, p.ejemplo: para el conductor o para los otros: peatones o conductores. b4) Funciones de imagen, de esttica, de efecto psicolgico: Responden a la satisfaccin de necesidades de tipo psico-social generadas, p.ejemplo, por modas o tendencias de gusto en la sociedad o sus grupos. Describen caractersticas exteriores independientes del cumplimiento tcnico o de la manipulacin del objeto, pero deseadas por el cliente: La l nea de un automvil, estilos de construccin, el aspecto externo de una estilogrfica cromada, o una decoracin en una agencia sirven precisamente a cumplir este tipo de funcin. El diseo de un objeto debe permitir la obtencin de las funciones tcnicas, de uso y de imagen o estimacin. As, p.ejemplo, en la agencia de viajes esta funcin se cumple estudiando informaciones de hoteles y dialogando con clientes para indagar sus deseos etc. Nota: Funciones desde la perspectiva del productor o del usuario del objeto: Las funciones primarias debern coincidir con las funciones deseadas por el cliente. De lo contrario no estara creando un "producto", que por definicin es algo destinado a satisfacer necesidades o exigencias del posible usuario y que debe aportar "utilidad" a ambos. En cambio, la descripcin y definicin de las funciones o tareas secundarias del objeto pueden muy bien diferir de las definidas en detalle por el cliente. Al fin y al cabo, el proceso de produccin para el mercado tiene la estructura de un proceso de comuni cacin (entre fabricante y cliente) en que existir siempre una cierta diferencia entre lo dicho (materializado en el producto) y lo esperado/deseado/interpretado por parte del cliente. Estas funciones muestran la forma en que el productor concibe la realizacin de los deseos detallados del cliente.
5. Sistematizacin, articulacin de funciones Las funciones pueden ser mutuamente independientes o estar enlazadas unas con otras. El cumplimiento de unas puede exigir se hayan cumplido otras. El conjunto de las funciones desarrolla un efecto global que se designa como la funcin total del objeto. Sistematizar funciones implica determinar qu relaciones existen entre las distintas funciones parciales del objeto de anlisis. La ordenacin y relacin de las funciones ha sido el objeto de las tcnicas FAST que se describen en el excurso. En esas tcnicas, la ordenacin puede asumir forma de red muy compleja (como en un esquema PERT). En la medida de lo posible, la simplificacin necesaria para una praxis fluida del anlisis exige que esa articulacin muestre la conexin de las funciones parciales en forma de arbol de familias de funciones (por as decirlo: funciones madre, funciones hijas, funciones nietas etc.). En la clasificacin y ordenacin de funciones se pasa desde el nivel ms general al ms concreto. Esta progresiva concrecin puede plantearse desde un enfoque meramente "descriptivo", o segn el enfoque "teleolgico", el especfico del anlisis funcional, de forma que se comience por los fines y se busquen luego los medios, aunque en cada paso un medio puede convertirse en fin del paso siguiente. En la lgica teleolgica: - El objeto de anlisis, y de sistematizacin, son intenciones, fines de sujetos humanos, y sus comportamientos orientados segn dichos fines. - Los lazos o relaciones establecidas pueden tener distinta intensidad, gradaci n (a diferencia de las magnitudes discretas 0,1, de la diferencia 'si - no'). - El nivel de abstracci n de un fin es superior al de los medios que contribuyen a realizarlo. - Los fines de orden superior sirven para determinar criterios sobre los medios. - La determinaci n de los fines superiores refleja las "orientaciones bsicas de valor" del sujeto. file://C:\DOCUME~1\ADMINI~1\CONFIG~1\Temp\AVI7ZFEY.htm 23/06/2004
Pgina 17 de 30 En la prctica de un relacionamiento en forma de rbol, las dos formas bsicas de ordenacin (descriptiva o teleolgica) pueden realizarse en respuesta a las preguntas: a1) (descriptiva): Cmo se realiza la funcin de orden superior en la de orden inferior? a2) (teleolgica): Qu medios contribuyen a realizar el fin de esta funcin? Para ascender desde las funciones de un nivel inferior a las del superior, las preguntas seran: b1) (descriptiva): A qu funcin de orden superior se ordena sta (del inferior)? b2) (teleolgica): Para qu debe realizarse esta funci n? (cul es la finalidad superior a la que se orienta la finalidad parcial de esta funcin inferior?). En el estudio de la finalidad o tareas del objeto (perspectiva derivada predominantemente del estudio de objetos inmateriales, de servicios): se interroga por la finalidad-funcin a) para el cliente: p.ejemplo, de un lpiz, estudiando su forma de servir al consumidor (trazar signos sobre el papel, consistencia en su mina, facilidad de manejo, duracin, posibilidad de afilarlo), y b) por la finalidad o funciones para el productor : p.ej.. preparar la cubierta de madera a la mina del lpiz, elaboracin de sta, juntar las partes, examinar la calidad, poner una marca. Ejemplo de articulacin de funciones. En una bomba elctrica de combustible, las funciones de primer nivel seran: 1. guiar el combustible al motor 2. limitar la presin 3. impulsar el combustible Las funciones de segundo nivel se derivan de las primeras. Dicha derivacin se expresa en la respuesta a la pregunta por el "cmo? o con qu medios?". A la funcin 1: aportar combustible, el 'cmo' se realiza tcnicamente especifica las subfuncionesmedios: 1.1. conducir el fluido combustible de X a Y, lo que puede implicar a su vez: 1.1.1 conexionar tubera y depsito de forma estanca 1.1.2 limitar flujo de salida de combustible etc. Pero la misma funcin tcnica debe conseguirse atendiendo a condiciones de mercado y clientela, por tanto se tiene la funcin: 1.2 reducir el desgaste de las piezas O en la funcin de uso: 2: facilitar la obtencin de la chispa etc. Lograr esta articulacin presupone una total claridad sobre los fines u objetivos propuestos en la configuracin del producto. Un rbol de funciones puede tener la estructura de la figura 5-1 Como ejemplo concreto de las funciones de un producto sencillo pueden considerarse las de un encendedor de bolsillo (Este rbol se estructura segn la fig. 5-2). A la izquierda se describen las funciones de primer grado o principales, que en este caso se articulan en funcin tcnica: generar temperatura de encendido; funciones de uso: adaptarse al bolsillo, facilitar manejo con una mano, funci ncomercial (de la firma que regala el aparato): portar el logo de la firma; funcin de seguridad; y funcin de mantenimiento (centrada en el ahorro de combustible, cambio de piedra etc.). La utilidad de la articulacin u ordenaci n de funciones se deriva de sus objetivos: file://C:\DOCUME~1\ADMINI~1\CONFIG~1\Temp\AVI7ZFEY.htm 23/06/2004
Pgina 18 de 30 1) Examen crtico de las tareas esenciales reales del objeto, su separacin de otras accidentales etc. 2) Permitir un Anlisis de Utilidades (p.ejemplo, segn el mtodo de Anlisis de Valor Util). 3) Permitir el posterior anlisis de costes por funci n como base a la evaluacin econmica del objeto actual y pauta para el diseo del nuevo objeto modificado. 4) Facilitar un anlisis ABC de las tareas centrales y menos importantes del objeto, con lo que se posibilita tambin concentrar energas (y ahorrar costes) al mejorar el objeto.
** Anlisis funcional "normativo-jerquico"- segn "niveles" del sistema estudiado:
La metodologa del SMV regula el proceso de anlisis sistematizndolo, en la medida de lo posible, aunque salvando la dimensin heurstica en el estudio de las funciones. Esta sistematizacin del [4] anlisis se da ms en el mbito de lengua alemana que en el anglosajn o francfono. Este tipo de anlisis funcional aprovecha el avance logrado en el desarrollo del F.A.S.T. La caracterstica de este anlisis que puede denominarse "normativo" (en el sentido de prescribir una forma de proceder ms sistemtica) es la de proceder "segn niveles" de abstraccin. La normativa para el anlisis contiene tambin otros puntos: a) Clara orientacin del anlisis segn la nueva concepcin del producto. Es decir, segn el concepto de producto como respuesta y satisfaccin de necesi dades del usuario a lograr mediante un conjunto de prestaciones del productor. b) Articulacin de funciones segn niveles de abstraccin y por tanto de mayor apertura a posibles implementaciones - a nivel inferior - por funciones menos abstractas. c) Orden l gico de articulacin, no slo segn encadenamiento de fines y formas de realizarlos (lnea descendente definida por el cmo) sino tambin en ordenamiento lgico de subordinacin de fines superiores a fines subordinados. Esta articulacin debe enlazar jerrquicamente las funciones consideradas (todas, las necesarias y no necesarias) en estructura de rbol, es decir no en la estructura de flujo tipo red PERT, como en el FAST de la primera poca, estructurando dichas funciones en varios niveles de subordinacin. La estructura en rbol constituye uno de los mejores medios para visualizar y discutir las funciones relevantes para el cliente, y las derivadas, que pueden ser ms interesantes para el t cnico de desarrollo. d) Clara delimitacin (no siempre clara en el FAST, en cuanto que las preguntas por el "cundo" no se sitan al nivel de abstraccin funcional, sino al de actividades o factici dades) entre la dimensin funcional y la dimensin de facticidad. Es decir, diferenciacin de los conceptos relacional-funcionales frente a los referentes a la dimensin objetal, que en primer lugar es la de las exigencias tcnicas a los objetos o realidades que implementan las funciones. e) Como consecuencia de lo anterior, complementando el diagrama en rbol jerrquico como se emplea en el FAST ms desarrollado, se construye una matriz con las dos dimensiones "funcional" y "tcnica". La primera dimensin de esa matriz corresponde al espacio comunicacional-subjetiva es a la que se refiere el Marketing-dimensin (el departamento opera ya en el espacio mtrico) al estudiar necesidades, funciones como relaciones de cumplimiento de tales necesidades. La segunda dimensin, mtrica, es la tratada por los sistemas de informaci n tcnica del sistema (Calidad, Fiabilidad, Caractersticas y Prestaciones tcnicas etc.).
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Pgina 19 de 30 Hasta que no se dispuso del instrumento "Matrices" desarrollado sobre todo en Japn en la "House of Quality", el AV traduca directamente funciones a "realizadores" (objetos o procesos) sin pasar por el paso intermedio de las "exigencias" (o caractersticas "substitutivas" de calidad). Hoy se aconseja, segn las circunstancias concretas y grado de dificultad del objeto, iniciar el anlisis pasando de funciones a exigencias tcnicas. f) Ponderacin de las funciones: Las funciones se deben ponderar (una condicin previa necesaria para poder realizar luego la comparacin entre coste por funcin y su importancia). Dicha ponderacin constituye un elemento bsico y debe realizarse evidentemente de acuerdo a un proceso de decisin con criterios claramente definidos (p.ejemplo, dando ms o menos importancia a la aportacin de Marketing, o de Fabricacin etc.).
6. Ponderacin de las funciones Es evidente que las distintas formas de crearse valor para un cliente no tienen todas igual relevancia para l. Por tanto hay que determinar esa importancia o "peso" de las funciones. Un primer medio para lograrlo viene dado por la misma clasificacin en niveles jerrquicos de las distintas funciones en principales, secundarias y auxiliares, que permite subvidir la importancia de un nivel entre las distintas funciones que lo constituyen. Tambin la distincin entre necesarias e innecesarias permitir fijar centros de relevancia e inters para el anlisis. Por otra parte, no todas las modalidades o tipos de realizacin funcional tienen la misma importancia. Un mtodo prctico de ponderacin debe posibilitar conceder gradualmente distintos pesos relativos a todas las funciones de un rbol de funciones. Para ello se comenzar atribuyendo pesos a las de distintos tipo de primer nivel. Luego se repite este proceso para las de distinto tipo dentro de cada nivel. Si se efecta una porcentalizacin de pesos, Los pesos resultantes de las funciones de ltimo nivel se obtienen, por ejemplo, mediante una sencilla multiplicacin: Si la F.2 obtuvo un 0.4 del peso total (la F.1 un 0.6), y dentro de la F.2 la F.2.1 obtiene el 0.3 y la F.2.2 el 0.7; y al nivel 3, la F.2.2.1 tiene un 0.2 y la F.2.2.2 un 0.8 ; entonces los pesos totales de las funciones en cuestin sern:
F.2.1 => 0.4 * 0.3 = 0.12
F.2.2.1 => 0.4 * 0.7 * 0.2 = 0.056 F.2.2.2 => 0.4 * 0.7 * 0.8 = 0.224
La concesin de pesos a las funciones debe realizarse en el Equipo de AV y seguir un mtodo de eleccin segn comparacin entre preferencias. En el apndice sobre el "An lisis del Valor Util" se propone una posible metodologa a seguir en este proceso de asignacin de pesos a las funciones.
NB. Sobre la determinacin de las funciones "meta"
Partiendo de la articulacin de funciones en el estado actual puede plantearse la cuesti n de si debe o no asignarse esa funcin al objeto en estudio. Slo cuando la respuesta sea claramente un SI deber considerrsela como "funcin-meta". Los motivos de una respuesta afirmativa podran ser: - La funcin aporta una ventaja competitiva en el mercado y aporta ingresos imposibles si no se la cumple. - De las funciones imaginables en un producto de este tipo, sta es la ms econmica de realizar. - Existen imposiciones externas que obligan a realizarla (p.ejemplo, hay que consumir calor residual de una instalacin).
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Excursus Tcnicas, Instrumentos del An lisis de Funciones La definicin/formulacin de funciones, como fines a cumplir, debe realizarse para cada producto y para todos sus elementos o componentes ms importantes. Evidentemente, muchos objetos son multifuncionales: una furgoneta puede desearse para transportar carga y personas, un carro blindado para suministrar potencia de fuego, movilidad, capacidad de resistencia etc. La delimitacin y descripcin de las funciones puede constituir una difcil tarea. Requiere prctica y capacidad crtica. En Amrica se han editado listados que ayudan a identificar las funciones enumerando hasta 250 verbos y 450 nombres. Pero la mejor ayuda consiste en dominar una o ms tcnicas de anlisis. En la realizacin del anlisis funcional es posible emplear varias tcnicas. En primer lugar se expondr la tcnica de clasificacin y ordenacin articulada de funciones. La tcnica ms desarrollada para el anlisis de un "sistema" funcional es la del FAST. En Francia se emplea el Cuaderno de exigencias funcionales (CdCF). Sin embargo, la tcnica de ordenacin ms amplia y cada vez ms empleada es la del mtodo del QFD (Despliegue de funcional de la calidad), desarrollado en Japn y orientado a la planificacin integral de la calidad del producto. La importancia del QFD se desprende de la siguiente reflexin: el anlisis funcional constituye de todas formas slo el primer paso en el diseo y configuracin de un producto o servicio. A partir de las funciones definidas en el anlisis hay que pasar luego a definir las exigencias tcnicas, de calidad, de fiabilidad etc. Para ello se emplearn las matrices de conversi n (de traduccin) del lenguaje funcional a los distintos lenguajes tcnicos (como en el QFD).
F.A.S.T: Tcnica del Anlisis Funcional de Sistemas (Functional Analysis System Technique) * Origen e historia de la evolucin del mtodo[5] Inicialmente, a partir de la concepcin de L.D. Miles sobre funciones de uso y de estima, la determinacin de stas se efectuaba un poco al azar, o guada slo para la intuicin y experiencia del analista. El instrumento de anlisis denominado FAST es un procedimiento desarrollado inicialmente en los Estados Unidos a mediados de los aos sesenta para analizar las prestaciones y uso de productos o servicios. Su definicin se debe a Charles W. Bytheway, que lo desarroll en la Univac de Salt Lake City en 1964, y lo present en 1965 en la conferencia de AV de la sociedad americana de ingenieros de valor. Bytheway introdujo una tcnica auxiliar para este trabajo, la del "function analysis system technique" o FAST. Su punto de partida fue la consideracin de que un sistema logra ejercer sus funciones principales slo cuando tambi n se realizan las funciones de sus elementos y que por tanto deba existir una relacin causal o de condicionamiento entre unas y otras. Bytheway cre un instrumento de ayuda l gica al anlisis de sistemas complicados para determinar las funciones bsicas que deban cumplir esos sistemas, y que posibilitaba la ordenacin de las funciones en una jerarqua de causas y efectos, con lo que podan relacionarse unas funciones con otras. Esto no hasta entonces no era posible, y realmente no poda estudiarse el objeto como file://C:\DOCUME~1\ADMINI~1\CONFIG~1\Temp\AVI7ZFEY.htm 23/06/2004
Pgina 21 de 30 "sistema", es decir analizando las relaciones internas existentes en l. Adems este estudio se centr en las relaciones entre "funciones" desempeadas por los elementos del objeto. Para identificar y diferenciar las funciones principales de las secundarias, Bytheway emple preguntas que permitan aislar las funciones bsicas de las secundarias, pero adems facilit clarificar las relaciones "conceptuales" entre las distintas funciones-relaciones identificadas. En 1965, restringi el nmero de preguntas a nueve fundamentales. En el listado se insertaban huecos (entre parntesis) para formular en verbo-substantivo la funcin a definir (que se concreta aqu en un ejemplo que facilite la comprensi n): 1) 2) Cul es el problema o tema que querra Vd. resolver al tratar de (iluminar espacio)? Qu es lo que realmente intenta Vd. hacer al (iluminar el espacio)?
3) Qu funcin de orden superior ha motivado que se busque (iluminar el espacio)? (p.ejemplo: la necesidad de ver en ausencia de luz natural) 4) Por qu es necesario (iluminar espacio)? 5) Cmo se consigue ahora (iluminar el espacio) y cmo se piensa sera mejor realizar esa funcin? 6) 7) 8) 9) Origina el mtodo elegido para (iluminar el espacio) tener que realizar otras funciones (p.ej.: calentar el filamento)? Si Vd. no tuviera que (iluminar el espacio), tendra que seguir cumpliendo las otras funciones (calentar filamento, aislar gas interno de la atmsfera etc.)? Si Vd (ilumina el espacio), deben realizarse las otras funciones dependientes como resultado del sistema seleccionado? Qu o quin (ilumina el espacio) realmente ahora?
Las preguntas 1, 2, 3 y 4 identifican funciones de orden superior. Las 4, 5 y 6 desarrollan un sendero crtico de funciones ms relevantes, y las 7, 8 y 9 determinan dependencias interfuncionales (ver fig. F-1). La articulacin funcional se realiza en una lnea descendente en que se abren posibilidades respecto al "cmo" (How?) realizar las funciones de orden superior, o ascendente si se busca el "por qu?/para qu?" (Why?) de la existencia de cada funcin inferior, que debe encontrarse en la funcin de orden superior. A medida que se desciende (en el esquema: hacia la derecha) es evidente que se concretan funciones a alternativas fsicas ms delimitadas. Hacia la izquierda las funciones tienen un carcter ms y ms abstracto. [6] Bytheway denomin su procedimiento "Function Analysis System Technique" (FAST) . Un diagrama FAST permite as trazar un camino, acendente, hacia las funciones superiores o descendente hacia las funciones subordinadas. Para Bytheway su tcnica deba comprenderse como una mera ayuda a la creatividad del analista. El FAST supuso un enorme avance en el anlisis funcional al dar "mtodo" a lo que antes se deba [7] hacer de forma meramente improvisada. El mtodo sigui evolucionando . En el mismo ao de [8] 1965, Mudge public su ensayo sobre la construccin y uso de los esquemas de funciones . Mudge explic que el esquema debe identificar las funciones innecesarias, las que se sobrecubren, y las que originan elevados costes. Esto permitira evaluar de forma ms objetiva el diseo propio y conseguir reducir costes sin daar la aportacin esencial del producto. Pero segn Mudge, aunque uno site arriba lo esencial y abajo las aportaciones secundarias, no se dispondra de una lgica especial de conexin entre funciones. Su esquema se emplea sobre todo buscando sistematizar funciones que realicen lo deseado al mnimo coste. En realidad, conduce as el AV a un "diseo al coste". [9] En 1968, Wayne Ruggles simplific el mtodo de Bytheway para acortar el tiempo de anlisis (fig. F-2) e introdujo la consideracin temporal: junto a las preguntas "Por qu?" y "Cmo?", insert
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Pgina 22 de 30 la del "Cundo?". El mtodo gua el trabajo de estudio de las funciones esenciales concebidas como relaciones de cumplimiento de una exigencia (definida en el "cuaderno de cargas o especificaciones". La articulacin o desglose del conjunto se realiza no sobre los objetos o subsistemas reales (p.ej. actividades fsicas), sino sobre subfunciones o funciones subordinadas que permiten realizar las funciones esenciales. Richard J. Park (en la Chrysler Corporation) y Frank Wojciechowski (en la Xerox Corporation) [10] modificaron de nuevo el esquema FAST : Tambin aplicaron una lgica de articulacin descendente segn los criterios del "Cmo?" y "Por Qu?", pero aadieron bifurcaciones en los senderos cuando eran necesarias varias funciones inferiores para la realizacin de la superior. La fig. F-3 presenta un ejemplo. En realidad, la nica diferencia notable frente al esquema inicial de Bytheway consiste en ser ms consecuente al pasar desde lo abstracto a lo concreto mostrando de forma ms completa el rbol de funciones. Pero estos esquemas no contienen referencia a posibles "alternativas" (p.ej. convertir la energa no mediante un filamento incandescente, sino a travs de un gas etc.). En estos esquemas, la concrecin puede llegar a incluir no ya funciones sino tambin componentes o partes fsicas (a la derecha del esquema). Una modificacin ms importante es la introducida por Ted Fowler y Tom Snodgarss que incluye la consideracin del punto de vista del cliente (fig. 5.4-4). Este cambio de la visin tcnica a la visin del Marketing se realiza dentro del cambio realizado tambin respecto al concepto de "producto": antes concebido como suma de propiedades tcnicas o fsicas, hoy considerado como "respuesta" a la demanda del cliente. Las funciones esenciales son aqu las que ms directamente enlazan con las necesidades del cliente: asegurar facilidad de uso, satisfacer exigencias de imagen, garantizar seguridad fsica del usuario etc. Este esquema pretende ser completo, y se articula en forma jerrquica. El empleo de las cuestiones "Cmo?" y "Por Qu?" se comprende ms bien que como forma de pasar de lo abstracto a lo concreto, como una manera de pasar de las funciones estrictamente de satisfacci n de necesidades (en la dimensin Marketing) a las funciones tcnicas. En realidad, en esta ltima modificaci n, el FAST inserta en el mismo rbol de funciones lo que en el QFD se consideran ya "exigencias tcnicas" que habr que cumplir para realizar las funciones. En Japn, los trabajos de Mudge se publicaron entre 1965 y 1975 en la revista de la Asociaci n Japonesa de VE. Y en esa misma revista, el profesor Tamai public el primer trabajo sobre el tema en 1967 acuando el trmino de "arbol de familia de funciones". En su universidad, la Sangy Nritsu University se desarrollaron estos estudios, donde Akiyama los conoci en 1975. La siguiente tabla compara los objetivos del FAST de Bytheway, del Diagrama funcional de Mudge, [11] y del rbol de funciones de Tamai :
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FAST de Bytheway Objetivos: - Identificar funcin bsica - Sistematizar funciones - Ayuda a la creatividad
Diagrama de Mudge
Arbol de familia de funciones de Tamai - Comprueba factibilidad de funciones - Descubre funciones descuidadas - Identifica campos de funciones - Revela relaciones de jerarqua funcional - Ensea conceptos para disear la realizacin de cierta funcin - Identifica funciones bsicas
- Indica funciones y costes innecesarios - Facilita evaluar objetivamente planes
Segn una encuesta realizada en Japn en 1984 a 123 firmas, el FAST se empleaba en el 26 % de las [12] empresas, el Arbol de funciones en el 66% y otros procedimientos en el 8% . ** La prctica del FAST El desarrollo del anlisis funcional en el procedimiento F.A.S.T. busca ante todo efectuar un encadenamiento lgico (que es representado en un diagrama de flujo, como el de la figura 5.4-5) de las relaciones entre las distintas funciones del objeto. Pero el F.A.S.T. es tambin tcnica heurstica, es decir, pretende abrir espacios de alternativas, y ayuda a detectar qu funciones existen o deben existir en el objeto estudiado. El F.A.S.T. distingue entre: - Funciones de orden superior: indican el objetivo o finalidad para la que se concibe el sistema en estudio (en el diagrama de flujo se representan hacia la izquierda). Son las aut nticas funcionesfinalizantes. - Funciones de orden inferior: indican la forma concreta en que realizar las de orden superior (en el esquema se representan hacia la derecha). Estas funciones, en sus distintas articulaciones descendentes (a la derecha del sendero crtico) se van convirtiendo en exigencias tcnicas. En el orden lgico del anlisis, una misma funcin puede ser fin-superior de las siguiente o funcin inferior de la anterior. - Objetivos/especificaciones (se les denomina tambin funciones "primarias": indican el uso principal intendido en el sistema analizado (se sitan a la derecha de la lnea vertical de fines) y son las que determinan realmente la lnea central (sendero crtico princi pal) de funciones bsicas al sistema. - Funciones independientes o de apoyo: no est n directamente enlazadas a las funciones de la lnea crtica central. Se las considera "secundarias" respecto a los objetivos, naturaleza y caractersticas del problema central. Son consideradas ante todo como funciones-causa-efectos, y por tanto se refieren a la secuencia temporal (ms bien contestan a la cuestin "Cundo" se realizan las distintas actividades implicadas). - Funciones secundarias dependientes: describen una de las formas (generalmente contingente, es decir, abierta a otras alternativas) en que realizar las funciones principales (en el diagrama se las
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Pgina 24 de 30 sita a la derecha de los objetivos-especificaciones, "funciones primarias"). *** Consejos en la elaboracin del FAST: En la heurstica del F.A.S.T. (en la determinacin de funciones) se realiza procurando diferenciar varias lneas de preguntas (junto a las originales de Bytheway): La primera se refiere al "por qu" de la funcin, la razn por la que se efect a, p. ejemplo, la accin de la lavadora, es decir, "eliminar suciedad" en tejidos, que a su vez tiene el por qu de "mantener la limpieza" del vestuario. La segunda lnea de anlisis se orienta a buscar el "cmo" se realizar dicha funcin, p. ejemplo, separando mediante un agente qumico las partculas de grasa del tejido y haciendo arrastrar esas partculas por un flujo de agua. Pero la citada separaci n de partculas podra tambin conseguirse de otra forma, p. ejemplo, mediante una vibracin de las partculas obtenible quiz con ultrasonidos, y arrastrndolas luego con agua. En esta segunda alternativa se evitara adems el efecto o funcin perjudicial actual de la contaminacin qumica por aguas residuales del lavado. Siguiendo en la lnea de cmo realizar el proceso de lavado llegaramos a las funciones de suministro y transformacin de energa elctrica en energa mecnica (para producir el flujo de agua) etc. En una tercera lnea se considera el proceso en su secuencia temporal, se estudian pues los puntos"cundo" se debe realizar tal o tal accin. Es claro en el ejemplo citado, si tomamos como centro del anlisis la funcin de separacin de las partculas de suciedad, que despus del proceso propiamente dicho de lavado deber efectuarse un proceso de eliminacin de los residuos, etc. Hay que crear una lnea de relaciones lgicas a lo largo y ancho del diagrama segn el grado de abstraccin/generalizacin o concrecin. A la izquierda se sitan las ms abstractas (y ms directamente relacionadas a las necesidades del cliente). El desarrollo arborescente hacia la derecha deber ser comprobado recorriendo el camino inverso (hacia la izquierda) preguntando el "Por Qu?" de cada funcin concreta. A veces ser necesario insertar ah nuevas funciones que expliquen el nexo entre una superior y otra inferior. El "sendero crtico" en el FAST consta de las funciones ms esenciales. Es necesario distinguir stas de otras no tan importantes (a los distintos niveles de abstraccin-concrecin) o que implican costes no justificables. A veces se tratar de efectos innecesarios, o incluso nocivos (la difusin de calor a la atmsfera, la emanacin de dixido de carbono etc.). Las funciones detectadas como no esenciales, costosas o nocivas debern ser las primeras que deben ser corregidas o eliminadas en el AV. Hay que recordar, que la realizacin del F.A.S.T, como la de cualquier otro procedimiento en esta fase de anlisis, no tiene como objetivo solucionar el problema, sino simplemente identificar en un marco de referencia "funcional", las dimensiones bsicas, los t rminos en que se plantea el problema. Para desarrollar el diagrama de flujo (que permite ordenar las ideas en esta bsqueda), se trazan inicialmente dos lneas verticales, una a la izquierda y otra a la derecha (que definen ya parte de la "ventana" de anlisis). As como un eje central horizontal (donde se insertarn las funciones bsicas). Se inserta a la derecha de la lnea vertical izquierda, y en el eje central, la funcin base considerada punto de partida, p.ejemplo: separar suciedad de tejidos. Sigue la pregunta del "por qu?" se realiza tal funcin base: la respuesta a esta pregunta se inserta a la izquierda de la lnea vertical, y considerada como funcin de orden superior. En el ejemplo, se la describe como "obtener o mantener limpio el vestuario". Se debe verificar luego la validez de esta funcin-fin superior, interrogando (por as decirlo en orden descendente) sobre el "cmo" se realiza tal funcin. Si la deduccin fue correcta, deber encontrarse la funcin bsica inicial. Se procede luego en orden descendente buscando el "cmo" se realiza la funcin bsica, y se escribe en el bloque a la derecha dicha forma. Por ejemplo, en el caso de la limpieza se insertar la funcincausa-efectos de actuar qumicamente sobre la suciedad. Pero aqu evidentemente podra haberse
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Pgina 25 de 30 insertado una alternativa, como la accin de los ultrasonidos. La validacin de la respuesta se realiza como arriba volviendo a buscar el cmo y el porqu en la relacin de ambas funciones (relativamente son causa final y causa eficiente). El encadenamiento de funciones en relacin mtua de por qu y cmo se prosigue hacia la derecha generando el camino crtico del eje central. Este camino crtico concluye en una ltima funcin de orden inferior que se escribe a la derecha de la segunda lnea vertical que delimita la ventana. En el FAST hay que emplear tambin la descripcin de funciones en "verbo + substantivo". En la medida de lo posible hay que restringir cada formulacin al empleo de un nico verbo y un nombre, no extenderse en "frases" complicadas. En la prctica es aconsejable emplear pequeas fichas para escribir cada funcin, con lo que se facilita luego la construccin del rbol ordenando distintas fichas. El FAST es una tcnica de anlisis de sistemas y por tanto implica la "delimitacin" del sistema: las lneas verticales puntuadas pueden ayudar a definir precisamente el campo de problemas construdo como sistema (no hay sistemas, pero hay que pensar en sistemas!). La consideracin de los costes (por funciones) se estudia en el captulo III. **** Aspectos crticos: El enfoque funcional del F.A.S.T inicial (pues posteriormente esta denominacin tambin abarca otros elementos del anlisis "por niveles" del sistema) estaba orientado todava ms a la perspectiva del tcnico que al enfoque del Marketing o Management Estratgico del producto. Esta concepci n sigue siendo un escollo en la comprensin del Anlisis Funcional: el producto es as concebido primariamente como algo generado por un potencial de factores internos, ms que como "respuesta" a una demanda externa. La "funcin" sigue siendo pues un efecto causal a obtener, no una relacin de finalizacin en la que es esencial el sujeto de necesidad a quien se destina el objeto de anlisis. El procedimiento tiene el inconveniente de dejar fuera de la "ventana" de anlisis una gran parte de la red de funciones que constituyen el "sistema" del objeto estudiado. En la praxis se suele evaluar que los costes afectados por estas funciones analizadas desde esa ventana slo suponen un 30% del total de costes del objeto. Esto puede suponer un serio impedimento al esfuerzo de racionalizacin de un proceso, o al desarrollo de alternativas decididamente ms econmicas.
***** Anlisis de Disfunciones Constituye una variante tcnica del anlisis de funciones que parte de los problemas planteados, p.ej., en m quinas o procedimientos, al desarrollar y crear un producto. Esta t cnica emplea un sistema de diagramas similar al del FAST o al PERT (Program Evaluation Review Technique). El ejemplo de la figura F -2 visualiza la forma de proceder en este tipo de anlisis.
En lugar de buscar una funcin positiva (iluminar espacio) se parte de algo negativo: "remover la obscuridad"(del filamento frio). Esto es posible por la funcin (positiva) de "emitir luz", que a su vez implica la disfuncin: calentar el filamento (al paso de la electricidad). El "pasar electricidad" implica superar la disfuncin "provocar cortacircuto" (si no est bien aislado el cable). Por otra parte, el calentar el filamento implica la disfuncin: "oxidar metal" y "quemar filamento". Esta disfuncin se supera con la funcin positiva "rodear filamento con gas inerte". Este gas tendera a escapar (disfuncin) por lo que hay que buscar la funcin positiva del "encerrar gas en bulbo de vidrio" etc. etc. En el anlisis de disfunciones tambin se crea un sendero crtico de disfunciones (formuladas en verbo + substantivo) ms importantes a superar (la 1 : remover la obscuridad). Pero en lugar de articular funciones con funciones se articulan disfunciones y "componentes" o elementos, u "operaciones" que superan esas disfunciones. Esos componentes se formulan con un file://C:\DOCUME~1\ADMINI~1\CONFIG~1\Temp\AVI7ZFEY.htm 23/06/2004
Pgina 26 de 30 substantivo. El anlisis de disfunciones incluye l gicamente el de los costes implicados.

****** Quality Function Deployment Constituye una nueva modalidad, desarrollada en Japn, para el estudio de las funciones. En lugar de buscar un rbol en que se desglosan jerrquicamente las funciones -de -finalidad -valoral desde las primarias, pasando por las derivadas o secundarias etc. hasta llegar a funciones ms concretas, que prcticamente se identifican a exigencias tcnicas, en el QFD se efecta un desglose mucho menor de funciones (con lo que stas realmente quedan en el dominio estrictamente de finalidad o teleolog a) y se unen en una matriz a "exigencias tcnicas" (o exigencias secundarias de calidad). Una ventaja es evitar tambi n repeticiones que falsear an la ponderaci n de funciones del ltimo nivel de desglose detallado. Otra es evitar el premioso trabajo propio del F.A.S.T. Pero en el QFD hay que traducir los pesos (importancia dada a las funciones por el cliente o mercado) a las cargas o pesos derivados para las exigencias t cnicas, o para otras magnitudes derivadas (como el vector de componentes o realizadores funcionales etc.). Es precisamente esa derivacin de pesos (cuantificaci n obtenida en el estudio del mercado) a cifras de importancia de esas magnitudes tcnicas o de calidad etc. lo que constituye la base para poder estimar el "valor" (siempre referido al receptor del objeto) de cada componente o proceso etc. en la ejecuci n del objeto. S lo as podr luego compararse el valor y el coste del objeto y determinar el cociente de valor (o el coste target de los elementos del objeto: como coste referido y proporcional al "valor" funcional de cada elemento).
D ada la importancia de este instrumento para la actual forma de realizar el AV se describe en un cap tulo especial.
7. Examen de cumplimiento de funciones por el objeto El AV, en cuanto procedimiento de optimacin del cociente "funciones, costes" tiene objetivos comunes con el "controlling". Esto implica al menos un nivel mnimo de cuantificacin, no slo de los costes, sino tambin el mismo cumplimiento funcional. Esta funcin del AV, todava poco tenida en cuenta en el Diseo/Configuracin de productos, puede desarrollarse empleando las llamadas "Matrices de cumplimiento de funciones"
7.1 Matrices de cumplimiento funcional Para la evaluaci n del cumplimiento funcional se recomien da pues el uso de matrices como la de la figura 7-1 que permiten ordenar y visualizar los perfiles de cumpli miento de las distintas funciones. Estas matrices pueden emplearse tanto para el objeto inicialmente analizado como para valorar las posibles alternati vas que lo sustituyan.
MATRIZ DE CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES Alternativa Nr ...... Funciones Funcin I Funcin II Funcin III .........
Soluciones (elementos reales Grado de cumplimiento que las realizan) 1 2 3 4 5 6 7 sistema A ========> sistema A + B ==============> sistema C ====> ........... ...........
Fig. 7-1. Matriz de cumplimiento de funciones Las aportaciones a la consecucin de funciones-objetivo se ordenan empleando distintos tipos de escalas (nominales, ordinales, de intervalos, proporcionales) en que se evalan los grados de cumplimiento de dichas funciones: tcnicas, de manejo, de seguri dad, de imagen etc. En estas
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Pgina 27 de 30 evaluaciones se puede emplear el mtodo de anlisis de valor til expuesto en el apendice I.
7.2 Pasos a dar en el anlisis de cumplimiento de funciones: El anlisis de cumplimiento de funciones debe realizarse por un grupo interdepartamental en que participen, p.ejemplo, tanto los tcnicos de desarrollo como algn representante del rea de Comercial/Marketing que conozca bien las necesidades o exigencias del potencial cliente o usuario. En la forma de proceder es necesario seguir los siguientes pasos: a) En primer lugar hay que traducir las funciones parciales a criterios operacionales, es decir, medibles o evaluables de forma objetiva. En el anlisis del cumplimiento funcional, no basta pedir buenas cualidades p.ej. de velocidad o consumo, sino debe especificarse el criterio de evaluacin del cumplimiento de dichas funciones parciales. Esta operacionalizacin implica adems la decisin sobre los extremos superior e inferior de cumplimiento de una funcin. P.ejemplo: el consumo de gasolina de un vehculo de una determinada categora se fijar entre 5 litros y 15 litros por 100 km. En la figura 7-2 se muestra cmo se desarrolla este paso. Para las distintas funciones (velocidad, aceleracin, consumo, visibilidad, confort climtico) se definen criterios o pautas: por ejemplo, las tres primeras se relacionan con una gama de cumplimiento cuantitativo en que se determinan puntos de mximo o mnimo exigido de cumplimiento de las caractersticas del objeto en estudio. En este caso se trata de un vehculo de gama media econmica. El equipo define los extremos mnimo y mximo de cada escala para velocidad, aceleracin y consumo. Normalmente, esta determinacin se efecta en referencia a valores reales en la competencia. Para las otras propiedades se indican objetos que pueden contribuir a satisfacer una necesidad: barrederas en la ventana trasera, en los mismos cristales de los focos, o incluso instalacin de clima artificial son posibilidades cuantificables slo con magnitudes discontinuas. Lo mismo sucedera con distintos elementos para seguridad en niebla: faros traseros, delanteros, halgenos, o radar integrado en un dispositivo electrnico que frene el vehculo segn la velocidad y distancia al vehculo delantero. b) No deben pasarse directamente los valores posibles en las escalas num ricas as definidas a puntos de evaluacin del cumplimiento de funcin. Normalmente ser necesario construir unos diagramas de conversin de los valores asignados al cumplimiento de criterios (en velocidad, consumo, seguridad etc.) a los puntos de evaluacin (de suyo sin otra dimensin que la de un grado mayor o menor de preferencia). No tiene el mismo valor reducir un consumo de 15 a 14 litros que lograr reducirlo de 7 a 6. La prueba es que la misma publicidad indica los consumos reducidos incluso con fracciones: 5.4 litros etc. Lo mismo sucede con las aceleraciones ms elevadas. Nadie se preocupa por diferencias de dos segundos cuando nos movemos en la gama de los 20 o 18 segundos para lograr 100 Km/h. Pero s es relevante el paso de los 7 a 6 segundos. Esto hace que las curvas de traduccin o refraccion de los datos directos a los puntos de evaluacin no sean lineales. Suelen tener una forma curva (cuando se trata de datos medibles de forma continuada). A veces en la parte superior indican casi un acercamientoasinttico al ptimo. Estas curvas se disean con la partici pacin de los [13] tcnicos y expertos comerciales( ). En el caso de cumplimiento de funciones como las de confort etc. que dependen de la existencia o no de un determinado objeto (instalacin de aire climatizado, p.ejemplo) se obtienen curvas discontinuas en forma de escalera en que cada escaln define la presencia de un determinado factor. En el ejemplo de la fig. 7-2, las curvas asumen la formas de la fig. 7-3 (a, b, c, d, e). c) Finalmente, esta transformacin de los datos primitivos lleva a la nueva elaboracin de un cuadro como el de la fig. 7-4 en el que los valores obtenidos para el cumplimiento de las distintas funciones se han pasado ya a grados de preferencia de acuerdo con las curvas de conversin anteriores, y suministra un cuadro o matriz de las respectivas "utilidades" de los parmetros estudiados. d) La matriz de utilidades (por cumplimiento funcional) debe ser normalmente "ponderada": no tiene el mismo valor la seguridad (frenado, adherencia en suelos difciles etc.) que la esttica o capacidad de transporte de un vehculo. Por ello podrn ponderarse los puntos de utilidad obtenidos. file://C:\DOCUME~1\ADMINI~1\CONFIG~1\Temp\AVI7ZFEY.htm 23/06/2004
Pgina 28 de 30 Suele ser til visualizar esos puntos en un grfico de perfiles. Esto ayuda sobre todo en la fase de comparacin entre alternativas, tal como se representan en la fig. 7-5. En ella se muestran adems los valores ponderados segn los pesos de las funciones en las columnas de la derecha, lo que permite comparar no slo perfiles, sino tambin valores totales.
8. Consideraciones metodolgicas prcticas 8.1 Orientaciones generales
El esfuerzo de anlisis y abstraccin servir para encontrar los distintos fines parciales de las tareas o funciones del objeto. Esta descripcin debe poseer las caractersticas generales de un buen anlisis: 1) Forma de seleccionar el campo de anlisis: - Concentrarse en un campo delimitado claramente, - buscar la mayor exactitud posible en la formulacin, - buscar la independencia mtua de las caractersticas o criterios de preferencia sobre ellas, 2) La identificacin debe referirse a todas las funciones bsicas y debe abarcar todas las formas posibles de su realizacin (la sustituibilidad de signos como funcin puede realizarse con goma de borrar, con tippex, con cintas absorbentes etc.). En caso contrario deber buscarse un mayor nivel de abstraccin y distanciamiento frente a lo concreto. 3) La definicin de las funciones debe excluir todas las soluciones no satisfactorias, en caso contrario deber buscarse una mayor concretizacin. 4) En la medida de lo posible, deben definirse funciones operacionalizables (con magnitudes medibles), y los verbos empleados en la descripcin debern referirse a "actividades" autnticas. En caso contrario debern articularse ms, detallarse ms concretamente. 5) Actuar con el mximo de objetividad: no prejuzgar jams la decisin sobre la mejor alternativa.
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8.2 Orientaci n a las "funciones ideales" (enfoque Nadler)
La "metodologa" del AV implica dar directrices sobre la forma de reali zar el Anlisis de Funciones. Una importante directriz es la que exige orientarse, desde el comienzo del anlisis, a las funciones ideales (segn el llamado enfoque Nadler). Esto implica que el anlisis funcional no deba limitarse a analizar "lo que es o causa" el objeto estudiado, preguntando "cmo es", o cmo se estructura este objeto (servicio o producto), sino deber plantear el problema a un suficiente nivel de abstraccin, en referencia a las caractersticas o atributos "ideales" que "deberan" conseguirse con el objeto estudiado, que permita aquella distancia o altura respecto al plano de lo fctico que es necesaria para poder generar creativamente "alternativas". Pensar funciones ideales, no es evidentemente sino buscar el ptimo en la satisfaccin de las necesidades del cliente, es decir, el mximo en "CALIDAD". Por tanto el anlisis de funciones deber moverse en la dimensin relacional teleolgica y no en la de vinculacin o apresamiento en facticidades permite lograr esa perspectiva que libera de ataduras, por abstraccin y distanciamiento respecto a las soluciones concretas, es decir, permite alcanzar una posicin desde la que es posible pensar sobre las exigencias al objeto prescindiendo, de momento, de la forma de concretar (en determinados elementos) su realizacin. Como consecuencia de tal enfoque ser posible: a) Clarificar y delimitar las "expectativas" de solucin de problemas o satisfaccin de necesidades planteadas al objeto estudiado, a sus funciones. Es decir, definir los "objetivos" de cumplimiento funcional derivndolos de la satisfaccin a dichas necesidades o expectativas. b) Definir un orden de preferencias, ponderando dichos objetivos y dndoles pesos relati vos de importancia. Establecer as niveles de valoracin, distinguiendo aspectos exigidos u obligatorios, aspectos deseados pero modificables, m rgenes de eleccin o grados de flexibilidad en la forma y nivel de satisfaccin a las necesidades. c) Clarificar los factores condicionantes o restrictivos derivados o implicados en el uso del producto, distinguirlos de los aspectos o variables alterables, y sto tanto en lo que concierne a los elementos del sistema productivo, como a factores del entorno-mercado. d) Determinar criterios operacionalizados (es decir, cuantificados en la medida de lo posible) de cumplimiento funcional de dichos objetivos. Esos criterios posibilitarn a su vez: i) Evaluar la forma de cumplimiento funcional en el estado actual de desarrollo del producto analizado. i) Evaluar con respecto a los costes implicados y elegir luego la alternativa ms apropiada. En esta definicin de preferencias habr que considerar tanto el punto de vista del cliente como el del productor del objeto material o inmaterial. Por lo dems, en general, deber tenerse en cuenta que en un proceso de produccin, los responsables de cada fase deben considerar como su "cliente" a los encargados de la fase siguiente.
[1] [2] Miles, L.D.: Techniques of Value Analysis and Engineering. New York 1961. McGraw-Hill Book Company Inc.
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[3] Akiyama, Kaneo (1991): Function Analysis - Sistematic Improvement of Quality and Performance. Productivity Press (orig. japons: 1989). [4] [5]
Hndel, S. )1978): Wertanalyse bei Dienstsleistungen in Wirtschaft, Staat und Wissenschaft. Essen: Girardet.
Shillito, M.Larry / De Marle, David J.: Value. Its Measurement, Design and Management. New York 1992, John Wiley & Sons. Pp. 147 ss. [6] Bytheway, C.W.: (1965) Basic Functions Determination Logic. Proceedings, Society of American Value Engineers, pp. 38.1 - 38.21; (1971): FAST Diagrams for Creative Analysis. Journal of Value Engineering, (march) pp. 6-10; (1972): Innovation to FAST. Proceedings, SAVE Regional Conference, Detroit, pp. 6.1-6.7. [7] Wojciechowski, F.X. (1978): The Various Types and Uses of the FAST Diagram. Proceedings, Society of American Value Engineers. 13, pp. 153-159. [8] [9] , Mudge, Arthur E. (1965): How to Construct and Use a VE Function Chart. Value Engineering.
Fowlkes, J.K./ Ruggles, W.F. / Groothuis, J.D. (1972): Advanced FAST Diagramming. Proceedings, Society of American Value Engineers.7, (june) pp. 45 -52. [10] Wojcieskowski, F.X. (1972): FAST Diagram - Its Many Uses. Proceedings, SAVE Regional Conference. Detroit, pp. 10.1-10.4. [11] [12] Tamai, M. (1967): How to Build Functional Family Trees. Value Engineering, 8, pp. 7 ss.
Tanaka, M. (1985): A Survey Concerning Target Costs, VE, and Price Estimates in the Product Development and Design Process. Japan VE Association 1985. [13] ) A este respecto, vase como introduccin a estos problemas la obra de Watson y Buede, 1987, citada en la Bibliografa final que se apoya a su vez en los trabajos de Keeney.
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Analisis Funcional-Conceptos

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Conceptos bsicos en el anlisis de funciones

2.3 El concepto de "anlisis" (de funciones) en el SMV y AV file://C:\DOCUME~1\ADMINI~1\CONFIG~1\Temp\AVI7ZFEY.htm 23/06/2004

de Rasgos del Tcnica mtodo analtico anlisis

Contesta a la cuesti n: qu es lo cosas y que es sto? fenmenos percibidos: procesos, tareas,

Hace * anlisis de homogeneos los procesos anlisis * anlisis de realizados por

seleccin segn esquemas presupuestos de comprensin 23/06/2004

* rboles de familias de funciones * Tcnica de anlisis funcional de sistemas (FAST)

seleccin segn finalidades o propsito/intencin atribudas a otros

3. T cnicas del Anlisis de Funciones

3.1. Definicin de funciones

correccin de lo escrito tiempo exceso de corriente documentos etc.

Pgina 12 de 30 disco ptico (CD-Rom) etc.

** Anlisis funcional "normativo-jerquico"- segn "niveles" del sistema estudiado:

- Indica funciones y costes innecesarios - Facilita evaluar objetivamente planes

Pgina 26 de 30 substantivo. El anlisis de disfunciones incluye l gicamente el de los costes implicados.

8. Consideraciones metodolgicas prcticas 8.1 Orientaciones generales

8.2 Orientaci n a las "funciones ideales" (enfoque Nadler)

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